MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA OFICINA DE CONTROL INTERNO

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE LA DIRECCION DE ENERGIA ELÉCTRICA CON CORTE A JUNIO DE 2022

Bogotá, D.C., julio de 2022

OCI-INFORME-061-2022

TRD 15.29 Supervisión de Contratos DEE

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. CLIENTES 3

4. EQUIPO DE TRABAJO 3

5. CRITERIO NORMATIVO 3

5.1 FUNCIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 4

5.2. NORMATIVIDAD APLICABLE AL TEMA EVALUADO 4

6. METODOLOGÍA 5

6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO 5

6.2 MEDICIÓN DEL CONTROL 6

6.3 MEDICIÓN DE LA GESTIÓN 6

6.4 SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES 7

6.5. VALIDACIÓN 8

7. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO 8

7.1. DESIGNACIÓN DE SUPERVISORES 8

7.2. SEGUIMIENTO OBLIGACIONES CONTRATISTAS DIRECCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA VIGENCIAS 2021 Y 2022 11

7.3. INFORMES PERIÓDICOS DEL SUPERVISOR DE A CARGO DE LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA 13

7.4. SEGUIMIENTO MATRIZ DE RIESGOS IDENTIFICADOS EN ESTUDIOS PREVIOS DE CONTRATOS SUSCRITOS POR LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA 20

8. VALORACIÓN DEL RIESGO, EFICIENCIA DEL CONTROL Y EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN 22

9. FIRMAS 22

10. ANEXO 1 “MATRIZ EJECUCIÓN OBLIGACIONES CONTRATISTAS DIRECCIÓN DE ENERGIA ELECTRICA - 2021 Y 2022” 23

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE LA DIRECCIÓN DE ENERGIA ELECTRICA A JUNIO DE 2022

1. OBJETIVO

El objetivo de la Auditoria a la Supervisión de Contratos, suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, con recursos del Presupuesto del Ministerio de Minas y Energía, consistente en determinar el grado de cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a los supervisores de los contratos.

2. ALCANCE

− Establecer el nivel de cumplimiento del supervisor de las funciones establecidas en el contrato, en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, en los lineamientos de SECOP, y en la Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión e Interventoría de los Contratos Suscritos por las Entidades Estatales, entre enero de 2021 y junio del año 2022.

− Verificar que la información de interés general, producida en desarrollo del proceso de supervisión de los contratos, se encuentre publicada y actualizada en los Sistemas de Información establecidos para tal fin y/o en el Portal Web del Ministerio de Minas y Energía.

3. CLIENTES

Los clientes de esta auditoria son el Despacho del ministro, la secretaria general, la Dirección de Energía Eléctrica y los demás miembros del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno y la ciudadanía en general1.

4. EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo estuvo conformado por Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, jefe de la Oficina de Control Interno, quien supervisó la verificación realizada por el funcionario Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx.

5. CRITERIO NORMATIVO

1 Toda vez que el literal d) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, establece que se debe publicar de manera proactiva todos los informes de gestión, evaluación y auditorías del sujeto obligado.

5.1 FUNCIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

- Literal e) del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

“Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios”. (Subrayado fuera de texto)

- Literal e) del artículo 8 del Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.

Las Oficinas de Control Interno, “…verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización…”. (Subrayado fuera de texto).

- Decreto 943 de 2014, “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.”

- Resolución 40447 del 22 xx xxxx de 2019, por la cual se conforman unos Grupos internos de trabajo del Ministerio de Minas y Energía.

- Resolución 01219 del 17 de diciembre de 2021, Por la cual se crean, modifican y suprimen unos Grupos Internos de Trabajo y se dictan otras disposiciones

5.2. NORMATIVIDAD APLICABLE AL TEMA EVALUADO

Las normas que se utilizarán como parámetros para realizar el seguimiento so n las siguientes:

✓ Ley 80 de 1993. “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

✓ Ley 1150 de 2007. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia de la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

✓ Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo”.

✓ Decreto 381 de 2012. “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Minas y Energía”.

✓ Decreto 1073 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Minas y Energía”.

✓ Resolución 4 1194 del 30 de octubre de 2015. “Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía”.

✓ Manual de Contratación suscrito por el subdirector Administrativo y Financiero del Ministerio de Minas y Energía expedido de Conformidad con las facultades otorgadas en la Resolución 40136 del 28 xx xxxxx de 2021. (Código GJ-M-01 28-10-2021 – V4)

✓ Resolución 4 0548 del 18 xx xxxxx de 2019 “por la cual se delega unas funciones”

✓ Resolución 4 1288 del 30 diciembre de 2016 “por la cual se conforma el Comité de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, y se dictan otras disposiciones en materia coordinación precontractual, contractual y post contractual”

✓ Resolución 4 0206 del 14 xx xxxxx de 2017 “Por la cual se modifica y aclara la resolución Número 4 1288 del 30 diciembre de 2016 “Por la cual se conforma el comité Asesor de contratación del Ministerio de Minas y Energía y se dictan otras disposiciones en materia de coordinación precontractual, contractual y post contractual”

✓ Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales – Colombia Compra Eficiente.

✓ Comunicado Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente – Contratación de urgencia manifiestas y con Organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales por causa del COVID 19.

✓ Circular No. 21 del 30 de diciembre de 2016 de la Procuraduría General de la Nación. Supervisión de los Contratos Estatales.

✓ Programa Anual de Auditorías de Gestión Independiente 2022

6. METODOLOGÍA

La auditoría se realizó mediante consultas realizadas a las Bases de Datos que se encuentran publicadas en la página Web institucional, SECOP II, y la información suministrada por parte de la Dirección de Energía Eléctrica del Ministerio de Minas y Energía y el Grupo de Gestión Contractual.

6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO

Se procedió a determinar si la variable analizada cuenta con riesgo identificado en el Mapa de Riesgos. Cuando no se encontró documentado el riesgo, la Oficina de Control Interno procedió a identificarlo con base en el criterio normativo aplicable, para posteriormente analizarlo, valorarlo y determinar su materialización.

El criterio aplicado para establecer la materialización del riesgo, de las variables analizadas, correspondió a los siguientes parámetros de valoración y medición del nivel del riesgo.

Nivel del Riesgo
Bajo Mediano Alto

Bajo: Se refiere a que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo importante y aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo. No presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

Mediano: Es cuando el tópico analizado muestra un grado de desarrollo. Su aporte al logro de los objetivos no es sustancial y presenta dificultades operativas que retrasan la ejecución de las metas previstas. Presenta algún grado de Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

Alto: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Si bien no impide el logro de los resultados, los retrasa de manera importante y sólo se obtienen de forma parcial. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido.

6.2 MEDICIÓN DEL CONTROL

Se procedió a determinar si la variable analizada cuenta con control identificado en el Mapa de Riesgos o en el procedimiento documentado. Cuando no se encontró documentado el control, la Oficina de Control Interno procedió a describirlo con base en el riesgo identificado, para posteriormente analizarlo y determinar su eficiencia.

El criterio aplicado para determina la Eficiencia o Ineficiencia del control descrito de la variable evaluada, correspondió a los siguientes parámetros de medición del control.

Control Eficiente: Cuando el control establecido contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control se aplica o es apropiado.

Control Ineficiente: Cuando el control establecido no contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control no se aplica, es ineficaz o inapropiado.

6.3 MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

Con base en el análisis e impacto del resultado alcanzado por el ejecutor de la variable analizada, la materialización del riesgo inherente y la eficiencia del control procedió la Oficina de Control Interno a establecer la efectividad de la gestión.

El criterio aplicado para determina la Efectividad o No Efectividad de la gestión del ejecutor de la variable evaluada, correspondió a los siguientes parámetros.

Gestión Efectiva: Cuando la acción realizada condujo al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, a través del uso óptimo de los recursos utilizados2, la no materialización del riesgo inherente o la eficiencia del control.

Gestión No Efectiva: Cuando la acción realizada no condujo al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, viéndose afectada por la no utilización óptima de los recursos, la materialización del riesgo inherente o la ineficiencia del control.

6.4 SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES

El criterio aplicado al seguimiento del “SECOP II”, para determinar el estado de las Actividades formuladas, correspondió al siguiente esquema.

NIVEL DE RIESGO DE CUMPLIMIENTO

ESTADO DE LA META

CUMPLIDA		BAJO
CUMPLIDA PARCIALMENTE		MEDIANO
PENDIENTE		ALTO
REALIZACIÓN POSTERIOR [1]		NINGUNO

[1] La realización de la meta es posterior a la fecha xx xxxxx del seguimiento

BAJO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera total en las condiciones predefinidas. No presenta Materialización de Riesgo respecto al cumplimiento en las condiciones predefinidas en el Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

MEDIANO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera parcial en las condiciones y fechas predefinidas. Presenta algún grado de Materialización de Riesgo respecto al cumplimiento en las condiciones predefinidas en el Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

ALTO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento no se haya cumplido en las condiciones y fechas predefinidas. Presenta Materialización de Riesgo respecto al cumplimiento en las condiciones predefinidas en el Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

2 Desde el punto de vista de la Economía, definida como la ausencia de desperdicio en la obtención de un determinado resultado. Glosario DAFP, del 6 xx xxxxx de 2012.

NINGUNO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento este prevista para ejecutar después de la fecha xx xxxxx del seguimiento.

Riesgo Identificado por la OCI3: Que el Grupo de Gestión Contractual no publique en SECOP II el Plan anual de Adquisiciones y sus modificaciones.

Control Identificado por la OCI4: Realizar seguimiento a las actividades de seguimiento en el sistema SECOP II, de manera que se cumplan las actividades predefinidas en el Plan.

La verificación del riesgo de cumplimiento de actividades se realiza con base en las evidencias o soportes que respaldan la ejecución, presentados por el Grupo de Gestión Contractual responsable de la ejecución de las actividades del “SECOP II”. Las Evidencias fueron confrontadas con la formulación, condiciones y fechas predefinidas y atendiendo al cumplimiento de estos calificará y determinará la Materialización de Riesgo de cumplimiento del plan.

6.5. VALIDACIÓN

La información contenida en el presente informe fue validada por la Dirección de Energia Eléctrica, mediante correo electrónico del día 28 de julio de 2022 y los comentarios aportados por el área organizacional anteriormente mencionada se encuentran incluidos en este informe de seguimiento.

7. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO

7.1. Designación de supervisores Criterio Normativo:

- Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública «ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con

el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. (…)”

- Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, GJ-M-01 del 28-10-2021 V-4, el

numeral 5.4. “OBLIGACIÓN DE DESIGNAR INTERVENTOR O SUPERVISOR, determina

que “Dentro del contrato o convenio, se establecerá por parte del ordenador del gasto el

funcionario que ejercerá la supervisión, previamente definido en los estudios previos por el

3 No se encuentra incluido en el Mapa de Riesgos del Proceso “Auditoría Interna de Gestión Independiente”.

4 Con base en el riesgo identificado por el auditor se procedió a establecer un control para la mitigación del mismo, con miras a analizarlo y determinar su efectividad.

área solicitante. Suscrito el contrato o convenio, el (a) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Contractual, realizará la comunicación de supervisión al funcionario establecido en el contrato. (…)”.

- Cláusula siete de los Contratos: “El Ministerio ejercerá la supervisión y el control del Contrato por medio del Coordinador del Grupo (…) o quien haga sus veces o quien designe por escrito el ordenador del Gasto, quien tendrá las funciones señaladas en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, adoptado mediante Resolución No. 41194 del 30 de octubre de 2015 o aquella que la adicione, modifique, o sustituya, así como las funciones señaladas en la Ley 1474 de 2011, así como las funciones señaladas en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, adoptado mediante Resolución No. 4 1194 del 30 de octubre de 2015 o aquella que la adicione, modifique o sustituya..(…)”subrayado fuera de texto.

Riesgo Identificado5: Posibilidad que no se comunique la designación del supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, de acuerdo con los lineamientos legalmente establecidos.

Control Identificado: Aplicar la normatividad vigente.

Solicitud de Información: Mediante radicado 0-0000-000000 del 29 xx xxxxx de 2022 la Oficina de Control Interno, solicitó a la Dirección de Energía Eléctrica remitir la información de la designación por escrito de los supervisores de los contratos suscritos para apoyar la gestión de la Oficina.

Selección de la Muestra: La Dirección de Energía Eléctrica, remitió cuadro con relación de 176 Contratos suscritos entre enero de 2021 a junio de 2022, mediante correo electrónico del 08 de julio de 2022.

Para efectos de verificar la designación escrita del supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, se seleccionó una muestra aleatoria de 12 contratos del total de contratos suscritos para apoyo de la Dirección de Energía Eléctrica.

Verificación OCI: La OCI revisó los soportes suministrados por la Dirección de Energía Eléctrica, y consultó en el aplicativo SECOP II, que los contratos objeto de esta auditoría, contienen la cláusula que indica la designación del supervisor.

También se verificó la designación del supervisor y la notificación escrita para los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, se mediante memorando suscrito por la Coordinadora del Grupo Gestión Contractual, donde les indica los lineamientos para efectuar la

5 Numeral 4.4.1 Manual de Contratación adoptado mediante Resolución 4 1194 de 2015 y Clausula Contratos de prestación de servicios –Grupo Ejecución Estratégica del Sector Extractivo - Obligaciones del Ministerio.

correcta supervisión, como lo indica el Manual de Contratación. En el siguiente cuadro se muestra el registro y análisis de la información realizado por la Oficina de Control Interno:

SEGUIMIENTO DE DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE SUPERVISORES CONTRATOS DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS A CARGO DE LA DIRECCIÓN DE ENERGIA ELECTRICA

Item

Numero Contrato

Nombre Contratista

supervisor

Radicado Designación Supervisor

valoracion riesgo

GGC-358-

2021

XXXXX XXXXXX XXXXXX

XXXXXXX

XXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXX XXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-420-

2021

XXXX XXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXX

XXXXXXX XXXXX

XXXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-019-

2021

XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

XXXXXX

XXXX XXXXXX

XXXXXXX XXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-186- 2021

XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX

XXXXXX XXXXXX

XXXXXXXXX XXXXXXXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-257-

2021

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

XXXXXXX XXXXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-263- 2021

XXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXX

XXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXXX XXXXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-312-

2022

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

XXXX XXXXXXXXX

XXXXX XXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-068-

2022

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxx Xxxx

0-0000-000000

Bajo

GGC-317-

2022

XXXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXX

XXXXXXXX XXXXXX

XXXX XXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-472- 2022

XXXXX XXXXXX XXXXX XXXX

XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

XXXXXXXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-450-

2022

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

XXXX XXXXXX

XXXXXXX XXXXX

0-0000-000000

Bajo

GGC-439-

2022

XXXXX XXXXXXX CORPUS

XXXX XXXXXX

XXXXXXX XXXXX

0-0000-000000

Bajo

Fuente: Correo electrónico remitido por la DEE el 08-07-2022

Los resultados anteriores evidencian que los contratos objeto de auditoria cuentan con la comunicación de designación del supervisor, las cuales están publicadas en el SECOP II

Observación OCI:

• En los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, firmados por el Subdirector Administrativo y Financiero6, seleccionados como muestra de auditoría, se evidencia que contienen la cláusula, que indica la designación del supervisor y mediante notificaciones hechas a través de memorando enviado por la Coordinadora de Gestión Contractual se comunicó la designación al respectivo supervisor de cada contrato suscrito por la Dirección de Energía Eléctrica durante la vigencia auditada ( enero de 2021 a junio de 2022, de conformidad con lo dispuesto en el contrato y el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía.

• Los contratos a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica, objeto de auditoria cuentan con la comunicación de designación del supervisor, las cuales están publicadas en el SECOP II.

Lo anterior indica, que el riesgo inherente de “Posibilidad que no se comunique la designación del supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, de acuerdo con los lineamientos legalmente establecidos”, no se materializó ubicándose en un nivel de riesgo Bajo, permitiendo determinar que el control establecido fue Eficiente y que la gestión fue Efectiva

7.2. Seguimiento obligaciones contratistas Dirección de Energía Eléctrica vigencias 2021 y 2022

Riesgo Identificado7: Posibilidad que la Dirección de Energía Eléctrica no realice seguimiento a las obligaciones consagradas en los contratos de prestación de servicios suscritos en las vigencias 2021 y 2022

Control Identificado: Aplicar la normatividad vigente.

Selección de la Muestra: La Dirección de Energía Eléctrica, remitió cuadro con la relación de 176 Contratos suscritos entre enero de 2021 a junio de 2022, mediante correo electrónico del 08 de julio de 2022

6 En calidad de Ordenador del Gasto del Ministerio de Minas y Energía.

7 Numeral 4.4.1 Manual de Contratación adoptado mediante Resolución 4 1194 de 2015 y Clausula Contratos de prestación de servicios –Grupo Ejecución Estratégica del Sector Extractivo - Obligaciones del Ministerio.

Para efectos de verificar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones consagradas en los contratos de prestación de servicios profesionales, de los contratistas a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica, se seleccionó una muestra aleatoria de cuatro (4) contratos del total de contratos suscritos por la misma.

Verificación OCI: La Oficina de Control Interno para verificar el cumplimiento de las obligaciones consagradas en los contratos de prestación de servicios profesionales de los contratistas a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica, procedió a revisar de manera aleatoria algunas de las obligaciones de los contratos GGC 257 de 2021, GGC-358 de 2021, GGC-312 de 2022 y GGC-450 de 2022.

Para lo anterior revisó la información registrada en el “Informe mensual de actividades de servicios profesionales y de apoyo a la Gestión, en los cuales se detallan las obligaciones y/o actividades descritas en el respectivo contrato, como también los avances, logros y evidencias del mes, alineados al cumplimiento del objeto de cada contrato. Estos se encuentran debidamente firmado por el contratista y aprobados por el respectivo supervisor para efectos de la presentación y aprobación de las cuentas de cobros presentados por los contratistas. Los resultados se presentan en el “Anexo 1 MATRIZ EJECUCIÓN OBLIGACIONES CONTRATISTAS DIRECCIÓN DE ENERGIA ELÉCTRICA - 2021 Y 2022”

La Oficina de Control Interno después de efectuar la verificación de manera aleatoria de algunas de las obligaciones de los contratos seleccionados como muestra formula las siguientes observaciones.

Observación OCI:

- El Supervisor del contrato GGC 358 de 2021, firmó los informes de aprobación y recibo a satisfacción de los entregables de contratistas y su respectiva autorización del pago de acuerdo con presentación de la cuenta mensual o de acuerdo con la forma de pago pactada en el contrato.

- El Supervisor del contrato GGC 257 de 2021, firmó los informes de aprobación y recibo a satisfacción de los entregables de contratistas y su respectiva autorización del pago de acuerdo con presentación de la cuenta mensual o de acuerdo con la forma de pago pactada en el contrato.

- El Supervisor del contrato GGC 312 de 2022, firmó los informes de aprobación y recibo a satisfacción de los entregables de contratistas y su respectiva autorización del pago de acuerdo con presentación de la cuenta mensual o de acuerdo con la forma de pago pactada en el contrato.

- El Supervisor del contrato GGC 450 de 2022, firmó los informes de aprobación y recibo a satisfacción de los entregables de contratistas y su respectiva autorización del pago de acuerdo con presentación de la cuenta mensual o de acuerdo con la forma de pago pactada en el contrato.

- Las cuentas de cobro de los contratos GGC 358 de 2021, GGC 257 de 2021 GGC 312 de 2022 y GGC 450 de 2022 a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica cuentan con el registro respectivo en el aplicativo SECOP II.

Lo anterior indica, que el riesgo inherente de “Posibilidad que la Dirección de Energía Eléctrica no realice seguimiento a las obligaciones consagradas en los contratos de prestación de servicios suscritos en las vigencias 2021 y 2022”, no se materializó ubicándose en un nivel de riesgo Bajo, permitiendo determinar que el control establecido fue Eficiente y que la gestión fue Efectiva

7.3. Informes periódicos del supervisor a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica.

Criterio Normativo

• Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía, GJ-M-01 del 28-10-2021 V-4, el numeral 5.5. “FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES”, determina que “Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual de los contratos vigilados, dirigida a verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. En ningún caso los interventores o supervisores en ejercicio de sus funciones pueden sustituir al Ministerio de Minas y Energía en la toma de decisiones sobre el contrato vigilado por lo que las mismas siempre deben ser tomadas por quien ejerza la ordenación del gasto con base en lo que los primeros hubieran informado sobre la ejecución de las obligaciones contractuales”.

• “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales8”, de Colombia Compra Eficiente, Capitulo IV Guía para ejercicio de la supervisión e Interventoría, establece que “Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el

8 Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.

desarrollo de la ejecución contractual9, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito10 y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP11.

A continuación, menciono lo que debe contener cada ítem para mayor claridad:

A. Actividades Generales, Subrayado fuera de texto. Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores:

• Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.

• Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de Xxxxxxx y el manejo dado a ellos en los Documentos del Proceso.

• Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el contrato.

(…)

• Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato.

• Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso.

• Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.

• Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función. (…)

B. Seguimiento Administrativo. Subrayado fuera de texto.

• Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.

• Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías.

• Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de control.

• Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso.

• Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

9 Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011.

10 Artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

11 . G-EFSICE-02-Colombia Compra Eficiente

C. Seguimiento técnico. Subrayado fuera de texto.

• Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.

• Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.

• Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las partes.

• Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar recomendaciones a la Entidad Estatal sobre el particular.

• Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato.

D. Seguimiento financiero y contable. Subrayado fuera de texto.

• Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la Entidad Estatal, incluyendo el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la disponibilidad de caja.

• Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista, incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato.

• Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo.

• Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada amortización del mismo en los términos de la ley y del contrato.

• Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.

E. Seguimiento jurídico: Subrayado fuera de texto.

• El seguimiento jurídico del contrato busca la conformidad de la ejecución del contrato con el texto del contrato y la normativa aplicable12

Riesgo Identificado13: “Posibilidad que el supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, no presenten informe periódico que contenga los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”.

Control Identificado: Aplicar la normatividad vigente.

12 Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.

13 Numeral 4.4.1 Manual de Contratación adoptado mediante Resolución 4 1194 de 2015 y Clausula Contratos de prestación de servicios –Grupo Ejecución Estratégica del Sector Extractivo - Obligaciones del Ministerio.

Solicitud de Información: Mediante radicado 0-0000-000000 del 29 xx xxxxx de 2022 la Oficina de Control Interno, solicitó a la Dirección de Energía Eléctrica remitir la información correspondiente a los informes periódicos de supervisión de las vigencias 2021 y 2022.

Selección de la Muestra: La Dirección de Energía Eléctrica, compartió la información correspondiente a 176 contratos suscritos entre enero de 2021 x xxxx de 2022 mediante correo electrónico del 8 de julio de 2022

Verificación OCI: La OCI revisó en dos (2) contratos de la vigencia 2021 y dos (2) de la vigencia 2022, a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica, la elaboración del informe periódico del supervisor, que contenga los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales. En el siguiente cuadro los resultados de las variables verificadas:

SEGUIMIENTO SUPERVISION CONTRATOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ENERGIA Eléctrica 2021-2022

ITEM

CONTRATO

NOMBRE RAZON SOCIAL

SUPERVISOR

COMUNICACIÓN DE REMISIÓN DEL INFORME MENSUAL

CONTRATO (Cuenta de cobro )

FORMATOS INFORME MENSUAL

PUBLICACION INFORME DEL SUPERVISOR (SECOP)

ESTADO CONTRATO

INFORME PERIODICO SUPERVISOR CON COMPONENTES CONCEPTOS XX XXX (1)

RIESGOS CONTRATO

TÉCNICO

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO Y CONTABLE

JURÍDICO

VALORACIÓN DEL RIESGO

Analisis Matriz Riesgos Estudios Previos

Nivel de riesgo

GGC - 358- 2021

XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXX

3- 2021- 020479 03- 11-

2021

Formato INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS:GF F- 31 del 20- 02- 2020, V- 1

Formato INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAGJ- F- 39 19/ 01/ 2022, V- 2

Ejecutado

ALTO

GGC- 358- 2021

XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

XXXXXXX XXXXXXX

: 3- 2021- 014787 04- 08-

2021

Formato INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS:GF F- 31 del 20- 02- 2020, V- 1

Formato INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAGJ- F- 39 19/ 01/ 2022, V- 2

Ejecutado

ALTO

GGC- 312- 2022

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

XXXXX XXXX XXXX XXXXXXXXX

3- 2022- 013603 02- 06-

2022

Formato INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS:GF F- 31 del 20- 02- 2020, V- 1

Formato INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAGJ- F- 39 19/ 01/ 2022, V- 2

En Ejecutado

ALTO

GGC- 450- 2022

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

XXXXXXXX XXXXXX XXXX XXXXX

3- 2022- 014081 06- 06-

2022

Formato INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS:GF F- 31 del 20- 02- 2020, V- 1

Formato INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍAGJ- F- 39 19/ 01/ 2022, V- 2

En Ejecución

ALTO

FUENTE: - Consulta Secop II.

(1) Manual de Contratación del MME y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales

Lo anteriormente expuesto evidencia la elaboración de informes mensuales de los contratos objeto de auditoria, los cuales son utilizados como herramienta de control para el pago de la cuenta del contratista, usando el formato Informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción, (Código: GF-F-31 , Versión: V-1, Fecha: 2/20/2020) por medio del cual el supervisor autoriza el pago, y el formato informe mensual de actividades servicios profesionales y de apoyo a la gestión ministerio de minas y energía Código: GJ-F-39 Versión: V-2 Fecha: 19/01/2022, donde el contratista registra el informe de actividades del mes.

De otra parte, no se evidencia la elaboración y divulgación de los informes periódicos de supervisión de los contratos que contengan los componentes para emitir los conceptos técnico, administrativo, contable y jurídico, seguimiento matriz de riesgo contrato y conclusiones como lo enuncia la normatividad establecida para el tema.

Observación OCI:

- La Dirección de Energía Eléctrica, como herramienta de control para el pago de la cuenta del contratista, utiliza el formato Informe periódico de supervisión y recibido a satisfacción, (Código: GF-F-31 , Versión: V-1, Fecha: 2/20/2020), el cual es un formato que contiene información básica del contrato, financiera y avance del contrato mas no contiene los componentes del informe periódico de supervisión, conforme con lo establecido en el Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía.

- En la muestra objeto de auditoria no se evidencia la elaboración y divulgación de los informes periódicos de supervisión de los contratos que contengan los componentes para emitir los conceptos técnico, administrativo, contable y jurídico, seguimiento matriz de riesgo contrato y conclusiones como lo enuncia la normatividad establecida para el tema

- En el proceso de Gestión Contractual el cual forma parte del proceso de Gestión Jurídica, se debe considerar asociar las actividades de elaboración del Informes periódico de supervisión, ya que está asociado mediante formato (Código: GF-F-31, Versión: V-1, Fecha: 2/20/2020 registrado en el proceso de Gestión Financiera.

- En el sistema de gestión de calidad del Ministerio en el proceso de seguimiento, vigilancia y control de políticas, proyectos y reglamentos sectoriales - Dirección de Hidrocarburos, se encuentra registrado el Formato informe periódico de supervisión - convenio y/o contrato Dirección de Hidrocarburos con Código: SP-F-14, fecha: 11-05-2021 y versión: V-1. Es un formato utilizado por los supervisores de contratos de la citada Dirección, para elaborar los informes periódico de supervisión y contiene los componentes para emitir los conceptos técnico, administrativo, contable y jurídico, seguimiento matriz de riesgo contrato y conclusiones como lo enuncia la normatividad establecida para el tema.

Lo anterior indica, que el riesgo inherente de “Posibilidad que el supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, no presente informe periódico que contenga los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”, se materializó ubicándose en un nivel de riesgo ALTO, permitiendo determinar que el control establecido fue no Eficiente y que la gestión fue no Efectiva.

CONSIDERACIONES

✓ Los supervisores de contratos a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica deben elaborar, y divulgar los informes periódicos de supervisión de los contratos que contengan los componentes para emitir los conceptos técnico, administrativo, contable y jurídico, seguimiento matriz de riesgo contrato y conclusiones como lo enuncia la normatividad establecida para el tema. Estos informes se deben publicar en el Aplicativo SECOP II, de acuerdo con lo dispuesto en la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”, de Colombia Compra Eficiente, Capitulo IV Ejercicio de la supervisión e Interventoría”.

✓ El administrador del Sistema de Gestión del Ministerio de Minas y Energía debe analizar la viabilidad de ajustar los formatos registrados en el Sistema Gestión de la Calidad que debe suscribir el supervisor de los contratos y convenios, de tal forma que estén registrados en el Proceso de Gestión Contractual y que permita conceptuar sobre aspectos técnicos, administrativos, financieros, contable y jurídico, y evaluación de riesgos de la matriz de estudios previo, lo que va permitir realizar el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación, en cumplimiento con las disposiciones normativas vigentes14,.

✓ El administrador del Sistema de Gestión del Ministerio de Minas y Energia debe considerar revisar conjuntamente con el responsable del proceso de Jurídica - Contratación, el incluir y adoptar para las actividades del proceso de gestión contractual, el formato INFORME PERIÓDICO DE SUPERVISIÓN-CONVENIO Y/O CONTRATO DIRECCIÓN DE HIDROCARBUROS SP-F-14 del 11-05-2021 V-1, ya que este es un formato que no solo es de los supervisores de contratos de la citada Dirección, sino que todos los supervisores de contratos de las áreas organizacionales de la entidad, deben implementar, por cuanto este formato contiene los componentes para emitir los conceptos técnico, administrativo, contable y jurídico, seguimiento matriz de riesgo contrato y conclusiones como lo enuncia la normatividad establecida para el tema.

Proceso de Validación: La Dirección de Energía eléctrica, a través de las Profesionales, Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, mediante correo electrónico del 28 de

14 Numeral 6. CAPÍTULO V. DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA del Manual de Contratación y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales y el circular número 21 emitida por la Procuraduría General de la Nación.

julio de 2022, manifestó lo siguiente: “El Manual de contratación señala aspectos a tener en cuenta en la supervisión, las funciones y prohibiciones de los supervisores , en lo que respecta a los componentes mencionados los contratos mencionados no tuvieron circunstancia especiales que generaran la realización de conceptos”. “El Manual de contratación señala aspectos a tener en cuenta en la supervisión, las funciones y prohibiciones de los supervisores, en lo que respecta a los componentes mencionados los contratos mencionados no tuvieron circunstancias especiales que generaran la realización de conceptos”. “En caso de presentarse alguno de los riesgos contemplados en los contratos, el mismo debe verse reflejado en el informe periódico de supervisión, debido a que los mismos afectarían directamente el contrato. No se extrae de las actividades generales de la Guía de CCE, del Manual para la identificación y cobertura del riesgo M-ICR-01, ni del Manual de Contratación la generación de un documento adicional o independiente para realizar el seguimiento. ”

Comentario OCI: Considerando los comentarios de la Dirección de Energía Eléctrica, de acuerdo con lo descrito en el numeral 7.3 Criterio Normativo15 del presente informe, normatividad sugerimos analizar en detalle para el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, en lo que refiere a la documentación16 y presentación de informes periódicos que contenga los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales, la OCI se mantiene en lo observado y en la calificación del riesgo, dado que la información que presenta el supervisor sobre seguimiento es la registrada en los formatos allegados que solo muestran información básica del contrato, datos de gestión y obedecen a lo reportado por el Supervisor para efectos del control de pagos, más no se describen, conceptúan y analizan todas las variables que hacen parte de los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, que le permitan al ordenador del gasto tomar decisiones frente a posibles desviaciones.

De otra parte, se debe tener en cuenta lo estipulado en numeral 3.8.6 de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2015, define Información Documentada como “Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene”. (Resaltado y subrayado fuera de texto

15 En especial los conceptos de los aspectos descritos en el Numeral 5.5 del Manual de Contratación del Ministerio de Minas y Energía y la Circular 21 de 2016 emitida por la Procuraduría.

16 El Numeral 3.8.6 de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2015, define Información Documentada como “Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene”. (Resaltado y subrayado fuera de texto)

7.4. Seguimiento Matriz de Riesgos identificados en estudios Previos de Contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica.

Criterio Normativo.

• “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales”, de Colombia Compra Eficiente, Capitulo IV Ejercicio de la supervisión e Interventoría, establece” (…) Actividades Generales, Subrayado fuera de texto. Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores: (…)

o Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de Xxxxxxx y el manejo dado a ellos en los Documentos del Proceso.

• Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, M-ICR- 01, expedido por Colombia Compra Eficiente. Tabla 1. Matriz Riegos que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo). Subrayado fuera de texto xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxx_xxxxxx_xxxxxxxxx_ riesgo.pdf.

Riesgo Identificado17: “Posibilidad que el supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica no realice el monitoreo a la matriz de riesgos identificada en los estudios previos de contrato, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, M-ICR-01, expedido por Colombia Compra Eficiente.”.

Control Identificado: Aplicar la normatividad vigente.

Verificación OCI: La OCI en los cuatro (4) contratos seleccionados como muestra de auditoría, efectuó la realización del monitoreo a los riesgos de la contratación identificados en los estudios previos. En el cuadro anterior “SEGUIMIENTO SUPERVISION CONTRATOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ENERGIA ELÉCTRICA 2021-2022”, se evidencia que ninguno de los contratos objeto de auditoria cuentan con el seguimiento a los riesgos de la matriz de estudios previos.

Lo anterior indica, que el riesgo inherente de “Posibilidad que el supervisor de los contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica, no realice el monitoreo a la matriz de riesgos identifica en los estudios previos de contrato, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de

17 Numeral 4.4.1 Manual de Contratación adoptado mediante Resolución 4 1194 de 2015 y Clausula Contratos de prestación de servicios –Grupo Ejecución Estratégica del Sector Extractivo - Obligaciones del Ministerio.

contratación, M-ICR-01, expedido por Colombia Compra Eficiente”, se materializó ubicándose en un nivel de riesgo ALTO, permitiendo determinar que el control establecido fue no Eficiente y que la gestión no fue Efectiva.

CONSIDERACIONES

✓ Los supervisores de los contratos a cargo de la Dirección de Energía Eléctrica deben realizar monitoreo a los riesgos identificados y registrados en la matriz de los estudios previos de contrato, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación del MME y Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, M-ICR- 01, expedido por Colombia Compra Eficiente.

Proceso de Validación: La Dirección de Energía eléctrica, a través de las Profesionales, Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, mediante correo electrónico del 28 de julio de 2022, manifestó lo siguiente: “El Manual de contratación señala aspectos a tener en cuenta en la supervisión, las funciones y prohibiciones de los supervisores , en lo que respecta a los componentes mencionados los contratos mencionados no tuvieron circunstancia especiales que generaran la realización de conceptos”. “El Manual de contratación señala aspectos a tener en cuenta en la supervisión, las funciones y prohibiciones de los supervisores, en lo que respecta a los componentes mencionados los contratos mencionados no tuvieron circunstancias especiales que generaran la realización de conceptos”. “En caso de presentarse alguno de los riesgos contemplados en los contratos, el mismo debe verse reflejado en el informe periódico de supervisión, debido a que los mismos afectarían directamente el contrato. No se extrae de las actividades generales de la Guía de CCE, del Manual para la identificación y cobertura del riesgo M-ICR-01, ni del Manual de Contratación la generación de un documento adicional o independiente para realizar el seguimiento. ”

Comentario OCI: Considerando los comentarios de la Dirección de Energía Eléctrica, de acuerdo con lo descrito en el numeral 7.4 Criterio Normativo del presente informe, normatividad que sugerimos analizar en detalle para el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, en lo que refiere a la documentación, de conformidad con lo establecido en la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las entidades estatales, en lo que contiene la Tabla 1. Xxxxxx Xxxxxx que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo18, la OCI se mantiene en lo observado y en la calificación del riesgo, dado que la información que presenta la Dirección y los supervisores no registra evidencia del seguimiento a la matriz de riesgos de contratación de los estudios previos del contrato. Subrayado fuera de texto.

18 Lineamientos de administración de Riesgos del Proceso Contractual contenidos en Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación- M-ICR-01- Colombia Compra Eficiente.

8. VALORACIÓN DEL RIESGO, EFICIENCIA DEL CONTROL Y EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN

Con base en la evaluación, la Oficina de Control Interno determinó la Eficiencia del control para el cumplimiento de la variable analizada, la valoración del riesgo inherente y la Efectividad de la gestión realizada, cuyos resultados se resumen en el siguiente cuadro:

RESUMEN CALIFICACIÓN DE VARIABLES ANALIZADAS

Con base en la evaluación realizada, la Oficina de Control Interno determinó la Eficiencia del control establecido para el cumplimiento de la variable analizada, la valoración del riesgo inherente y la Efectividad de la gestión realizada, cuyo resultado se muestra en el siguiente cuadro resumen.

VARIABLE ANALIZADA	Control Eficiente	Valoración del Riesgo	Gestión efectiva
7.1 Designación de supervisores	SI	BAJO	SI
7.2 Seguimiento obligaciones contratistas cargo de la oficina de planeación y gestión internacional vigencia 2022	SI	BAJO	SI
7.3 Informes periódicos del supervisor a cargo de la Dirección de energía Eléctrica.	NO	ALTO	NO
7.4 Seguimiento Matriz de Riesgos identificados en estudios Previos de Contratos suscritos por la Dirección de Energía Eléctrica	NO	ALTO	NO

9. FIRMAS

XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX

Jefe Oficina de Control Interno

XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX

Profesional Oficina de Control Interno

10.ANEXO 1 “MATRIZ EJECUCIÓN OBLIGACIONES CONTRATISTAS DIRECCIÓN DE ENERGIA ELECTRICA - 2021 Y 2022”

NOMBRE

CTO

OBLIGACIÓN

AVANCES Y/O LOGROS DEL MES INFORMADOS POR EL CONTRATISTA

CUENTA MES

CUMPLE SI/NO

OBSERVACIONES

LINK

RIESGO

XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX

GGC-358-2021

Entregable mes de Octubre del cto 020-2022: "Presentar un informe (octubre) que contenga el reporte de seguimiento y trámites adelantados frente a las liquidaciones de los contratos cuya fuente de financiación corresponda a los Fondos de Inversión FAZNI, FAER y PRONE".

El contratista informó frente al cumplimiento de este entregable lo siguiente: "Se revisó cada una de las solicitudes realizadas por la Dirección de Energía, donde se elaboró y reviso la documentación descrita a continuación en la cual se identificó que la documentación remitida por la Dirección De Energía debía subsanar observaciones.

N°CONTRATOTrámite realizado ESTADO DELTRÁMITE 1FAZNI 399-

2016ACTA DE LIQUIDACIÓN Se revisódocumentacióny acta de liquidación queda con la observación tiene de actualizarpólizas.2FAZNI 544-081- 2017ACTA DE LIQUIDACIÓNSe revisódocumentacióny acta de liquidación la cual tiene aúnactualizarpólizasy certificado parafiscales.3FAZNI 625-121- 2017ACTA DE LIQUIDACIÓNSe realizan observaciones referentes al estado financiero certificado parafiscales al acta de liquidacióny a la documentaciónalafechase encuentraen revisión. .

OCTUBRE

El Supervisor del Contrato XXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXX XXXX aprobó según las evidencias presentadas por el contratista la cuenta de cobro #8 con radicado 3-

2021-020479 03-11-2021

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link y frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes de octubre de 2021.

xxxxx://xxxxxxxxx.xx xxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xx ndering/Opportunity Detail/Index?noticeU I D=CO1.NTC.1801614

&isFromPublicArea=T rue&isModal=true&a sPopupView=true

BAJO

XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX

GGC-358-2021

Entregable mes de Octubre del cto 358-2022: "Realizar la verificación del cumplimiento de los aspectos establecidos como obligación de los contratos asignados, según corresponda, verificando las actas de recibo y entrega, informes periódicos, solicitudes, soportes técnicos, desembolsos, pagos, remuneraciones informes de los contratistas derivados, informes de interventoría, informes del encargo fiduciario, cronogramas y demás documentos contractuales de los contratos relacionados con los fondos FAER, FAZNI y PRONE, de acuerdo con las cláusulas pactadas para garantizar una eficiente y oportuna gestión desde el Grupo de Gestión Contractual, cuando sea designado por el supervisor".

El contratista informó frente a este entregable, " Dando cumplimiento a esta obligación,se verifico el cumplimiento de los aspectos establecidos como obligación de los contratos:PRONE 442-2015PRONE 443-2015FAER 670- 2017FAER 568-2019FAER 374-2016 FAER 412-2019FAER 435-2015FAER

641-2017FAER 642-2017FAER 659-2017FAZNI 593-2017.

Se verifico el cumplimiento referente CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA

–MODIFICACIONES la cual reza “Todamodificación o enmienda total o parcial del presente Contrato deberá estar justificada, estar suscrita por las Partes y constar por escrito” de esta manera se determina y se evidencia que la documentación y anexos aportadospor la Dirección de Energía Eléctrica, así mismo la cláusula SUSPENSIÓN.

Sumado a lo anterior se revisaron los siguientes contratos, se revisan pólizas referentes a los contratos y se remiten para aprobación:FAER 670-2017FAZNI 374-2016FAZNI 593-2017PRONE 723-2019PRONE 724-2019PRONE 725-

2019PRONE 726-2019PRONE 727-2019PRONE 729-2019PRONE 730-

2019PRONE 731-2019PRONE 734-2019PRONE 737-2019PRONE 743-

2019PRONE 782-2019PRONE 442-2015FAZNI 808-2019

ABRIL

El Supervisor del Contrato XXXXXXX XXXXXXX

XXXXXXXX XXXX aprobó según las evidencias presentadas por el contratista la cuenta de cobro #2 con radicado 3-

2021-010520 31-05-2021

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes xx xxxxx de 2021

xxxxx://xxxxxxxxx.xx xxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xx ndering/Opportunity Detail/Index?noticeU I D=CO1.NTC.1801614

&isFromPublicArea=T rue&isModal=true&a sPopupView=true

BAJO

XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

GGC-257-2021

Entregable mes xx xxxxx de cto 257-2021: "Proyectar comunicaciones internas y externas desde el punto de vista tecnico y profesional de acuerdo a las instrucciones que imparta la supervisión del contrato.

El contratista informó frente al cumplimiento de este entregable lo siguiente: "durante el mes xx xxxxx di respuesta a las siguientes comunicaciones".

Solicitud con radicado 0-0000-000000, fue respondida con el radicado 2-2021- 002942.

solicitud con radicado 0-0000-000000, fue respondida con los radicados 2-2021- 010946 y 0-0000-000000

solicitud con radicado 0-0000-000000, fue respondida con radicado 2-2021- 010709

JUNIO

El Supervisor del Contrato Xxxxxxx Xxxxxxx aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuenta de cobro #5 con radicado 3-

2021-012513 30-06-2021

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes xx xxxxx de 2021,

2021 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.174

9303&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

GGC-257-2021

Entregable mes de diciembre del cto 257-2021: "Prestar apoyo tecnico a la dirección de energia electrica, en la gestión de las actividades relacionadas con los planes y proyectos que busquen la universalizacion del servicio de energia electrica.

El contratista informó frente al cumplimiento de este entregable lo siguiente: "realicé ajuste definitivo del documento del proyecto de inversión MEJORAMIENTO EN LA DISMINUCIÓN DE LAS BRECHAS DE ACCESO A

ENERGIA ADSEWUIBLE Y LIMPIA NIVEL NACIONAL, registrado con el codigo BPIN 2020011000140, acción con la cual se distribuyen los recursos asignados para el proyecto para el año siguiente.

DICIEMBRE

El Supervisor del Contrato Xxxxxxx Xxxxxxx aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuenta de cobro #12 con radicado 3-

2021-027384 30-12-2021

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , como se comprueba en el link, frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes de diciembre de 2021,

2021 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.174

9303&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

GGC-312-2022

Entregable mes xx xxxx del cto 0312-2022: "Apoyar al Grupo de Gestión Contractual, en lo concerniente a los procesos sancionatorios y análisis de la regulación en materia minero-energética, en especial los asociados a la Dirección de Energía Eléctrica que surjan con ocasión a los proyectos de inversión FAZNI, FAER y PRONE. Así como todos los demás trámites, acciones y procesos relacionados en materia contractual, que están a cargo o que deban adelantarse desde el Grupo de Gestión Contractual de la Subdirección Administrativa y Financiera.".

El contratista informó frente al cumplimiento de esta obligación lo siguiente: "Se encuentran en estudio los incumplimientos xxxxxxxxx.Xx dio respuesta al derecho de petición sobre el incumplimiento del contrato 307de 2014

MAYO

El Supervisor del Contrato XXXXX XXXX XXXX

XXXXXXXXX aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuenta de cobro #5 con radicado 0-0000-000000

02-06-2022

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes xx xxxx 2022,

2022 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.267

7753&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

GGC-312-2022

Entregable mes de febrero del cto 358-2022: "Elaborar y/o revisar las comunicaciones oficiales, informes, respuestas de derechos de petición, respuestas a solicitudes de información y demás documentos relacionados con la administración y ejecución de los recursos del fondo FSSRI en la ZNI.

El contratista informó frente al cumplimiento de esta obligación lo siguiente: "Proyecté la respuesta para laSSPD radicado 0-0000-000000 Fecha: 22-02- 2022,como complemento de la respuesta que se dio a la CGR, en atención al traslado que realizó la SSPD a este Ministerio del numeral primero (1)

de la solicitud de la Contraloría, sobrela denuncia CGR 2021-219828- 80524-D."

FEBRERO

El Supervisor del Contrato XXXXX XXXX XXXX

XXXXXXXXX aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuenta de cobro #2 con radicado 0-0000-000000

07-03-2022

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , como se comprueba en el link, frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes de febrero de 2022.

2022 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.267

7753&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

GGC-450-2022

Entregable mes xx Xxxxx del cto 358-2022: "Asesorar y apoyar financieramente a la Dirección de Energía Eléctrica y a todos los grupos que la conforman en la administración de los proyectos que hace parte de la misma, así como en la estructuración de la contratación de los proyectos que emergen de dichos fondos.

El contratista informó frente al cumplimiento de esta obligación lo siguiente: Marzo 10y 18: Asistía las reunionespararevisarel cronograma para el nuevo contrato xx Xxxxxxx de FENOGE.Marzo 24 y 31: Asistí a las reunionespara acompañar los avances en el Manual Operativo de FONENERGIA, en las que se han realizado aportespor parte del equipo líder y del xxxxxxxxxXXXX.Xx hicieron observaciones en el documento compartido para este propósito.

MARZO

El Supervisor del Contrato Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuenta de cobro #3 con radicado: 3-

2022-008674 04-04-2022

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes xx xxxxx de 2022,

2022 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.274

5772&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

XXXXXX XXXXXX XXXXXX

GGC-450-2022

El contratista informó frente al cumplimiento de esta obligación lo siguiente: "Se enlistan los siguientes escenarios para la promoción de inversión en el sector minero-energético en primer semestre 2022 y su estatus:

1. Mayo – Colombia Investment Roadshow. Eventoorganizado por ProColombia para realizarse entre el 4 y 5 xx xxxx en Madrid en función de la promoción FDI en el sector.

Este evento ya ha sido confirmado por el Despacho. 2. Mayo - Colombia Inside Out. Evento organizado por ProColombia en NYC. Pendiente de invitación.

Fecha

probable: 11 xx xxxx. No se participará.

3. Mayo – GRI evento NYC. 11 y 12 xx xxxx. Evento en el marco del Inside Out de ProColombia. No se contempla

participación 4. Mayo – GH2, Barcelona (17 y 18 de myao). Evento confirmado por Xxxxxxxx para participación del ministro en panel y reuniones bilaterales.

5. Xxxx – EHEC, Madrid (19 y 20 xx xxxx). Evento coorganizado por la Aeh2. Confirmación de participación por parte del Despacho. 6. Mayo – WEF, Davos (22-26 xx xxxx). Participación

confirmada por parte del Despacho.

7. Junio – Global Energy Show 2022. Evento que fue reprogramado por COVID y a realizarse en Calgary, Canadá,

del 7 al 9 xx xxxxx. Pendiente de confirmación.

01-04-2022 al

30-04-2022

El Supervisor del Contrato X Xxxxxxxxx aprobó según las evidencias presentadas por el contratistas la cuarta cuenta de cobro y radicado: 0-0000-000000

OBSERVACIÓN OCI: de acuerdo a la revisión efectuada en SECOP II por la OCI, el modelo utilizado para presentar la cuenta de cobro es el formato xx Xxxx, el cual se descargó de la plataforma SECOP II, como se comprueba en el link , frente a esta obligación el contratista presentó documentos soporte en la cuenta de cobro que llevaron a determinar q cumplió con la presente obligación en el mes xx xxxxx de 2022, tiene el comprobante del pago de pago de salud y de pensión por el mes xx xxxxx de 2022

2022 xxxxx://xxxxx xxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxx lic/Tendering/Opport unityDetail/Index?not iceUID=CO1.NTC.274

5772&isFromPublicAr ea=True&isModal=tru e&asPopupView=true

BAJO

Fuente: SECOP II: 15 de julio de 2022

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MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA OFICINA DE CONTROL INTERNO

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