INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO
“SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL”
DIRECCIÓN DE DESARROLLO XXX XXXXXXX HUMANO OCTUBRE 2018
CÓDIGO: INS-DTH-002
INSTRUCTIVO PARA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL Página 1 de 12
TABLA DE CONTENIDO
1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 4
11. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO INSTITUCIONAL 12
1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO
MACROPROCESO | PROCESO | SUBPROCESO |
Gestión de Desarrollo Institucional | Gestión de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano | Selección y contratación de personal |
RESPONSABLE DEL PROCESO: | - Direcciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo establecidas en el Orgánico Estructural vigente - Dirección de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano | |
VERSIÓN DEL DOCUMENTO | 1.0 | |
CÓDIGO | INS-DTH-002 | |
2. OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir que permitan gestionar las etapas, actividades y responsables en el proceso de selección y contratación de servidores que ingresarán al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo, bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales, profesionales y/o técnicos.
3. ALCANCE
El presente instructivo es de aplicación obligatoria para todos los servidores de las Direcciones del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo, que tengan a su cargo actividades o productos dentro del proceso de selección de personal.
4. BASE LEGAL
• CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
• LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PÚBLICO
• REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PÚBLICO
• NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
5. REGLAS INTERNAS
5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Portoviejo en el ámbito de sus competencias, cuando se requiera realizar procesos de selección de personal.
5.2. El incumplimiento por parte de los servidores responsables del control y la ejecución del instructivo, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.
5.3. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o por necesidad institucional.
5.4. La Dirección de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano es la competente para gestionar todos los procesos de selección de personal que se realicen en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo.
5.5. Previo a realizar el proceso de selección, se deberá contar con la respectiva certificación presupuestaria, emitida por la Dirección Financiera de la entidad o quien haga sus veces.
5.6. Se establecen como fases del instructivo para contratación de personal, las siguientes:
• Solicitud de personal por la unidad requirente
• Autorización de la máxima autoridad o su delegado
• Certificación de disponibilidad presupuestaria
• Proceso de selección de personal a cargo de la Dirección de Desarrollo xx Xxxxxxx Humano
• Informe de resultados del proceso de selección y contratación
5.7. La base de información de aspirantes ingresados, será administrada por la Dirección de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano (DDTH), donde constarán los documentos habilitantes de soporte.
5.8. La base de información que se construye como producto de los procesos de selección desarrollados por la DDTH servirá de insumo para la elaboración de procesos de selección abreviados.
6. DEFINICIONES
GADMP: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo.
UNIDAD REQUIRENTE: Dirección de la estructura organizacional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo que crea la necesidad.
SELECCIÓN DE PERSONAL: Es el proceso aplicado para determinar los/las aspirantes a cubrir una plaza de empleo, que cumplan los requisitos del puesto.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL COMPLETO: Se denomina al instructivo aplicado para cubrir más de 5 vacantes o plazas de trabajo.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL ABREVIADO: Instructivo aplicado para cubrir hasta cuatro vacantes o plazas de trabajo requerida y que, debido a criterio de urgencia de su cobertura, se realiza utilizando la base de información de aspirantes calificados previamente. Su aplicación se describe en la descripción narrativa del presente instructivo.
PUNTAJE FINAL: Sumatoria del puntaje obtenido en las pruebas técnicas de conocimiento más el puntaje obtenido de la entrevista.
7. RESPONSABILIDADES
a) Responsables de la ejecución: Los responsables de la ejecución del presente instructivo (desde el ámbito de su competencia, según el rol indicado) son:
- Unidad Requirente (Direcciones de la Estructura Organizacional)
- Director/a de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano
- Coordinador de Gestión xxx Xxxxxxx Humano
- Analista de Desarrollo Institucional y Humano 2
- Analista de Desarrollo Institucional 3
- Director/a Financiero
- Director/a de Comunicación
- Director/a de Desarrollo de Tecnología
- Director/a Administrativo / Bodega
b) Responsables del control: Director/a de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano.
c) Distribución: La Dirección de Planificación Estratégica y Gestión de la Calidad informará la aprobación del presente instructivo y sus modificaciones a los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Portoviejo mediante correo electrónico. El responsable de procesos realizará la publicación en la Intranet de la institución.
8. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Nº | ACTIVIDAD | DOCUMENTO | RESPONSABLE | TIEMPO (días) | |||
ETAPA 1: SELECCIÓN DE PERSONAL | |||||||
1 | Comunicar a la máxima autoridad del GADMP o sus delegado la necesidad de personal a través de un memorando interno, exponiendo las razones y justificativos necesarios que avalen su pedido y solicita su autorización. | - Memorando interno -Documentos que justifiquen la necesidad | Unidad requirente | Inicio del proceso | |||
2 | ¿Está de acuerdo? SI: Autorizar a la Dirección de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano el inicio del proceso de selección solicitado por la Unidad Requirente. NO: Informar la negación a la unidad requirente. | Memorando aprobado mediante sumilla inserta | Máxima autoridad del GADMP o su delegado | 3-5 | |||
3 | Solicitar vía gestor documental Financiera la certificación de presupuestaria. | a | la Dirección disponibilidad | Memorando solicitud disponibilidad presupuestaria | de de | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 1 |
4 | Emitir la certificación de disponibilidad presupuestaria y enviar a la Dirección de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano. | Certificación presupuestaria | Director Financiero | 1 | |||
5 | ¿Es procedimiento de selección abreviado? | de personal | - Convocatoria INS-DTH-002-01 | Analista de Desarrollo Institucional Humano | 2 | ||
Nº | ACTIVIDAD | DOCUMENTO | RESPONSABLE | TIEMPO (días) |
SI: Escoger del Banco de Datos, al/los aspirante (s), para cubrir vacantes conforme al perfil requerido. Paso 16. NO: a) Elaborar la convocatoria del proceso de selección. b) Elaborar el cronograma del proceso de selección. | - Cronograma INS-DTH-002-02 | 2 | ||
6 | Aprobar la convocatoria y cronograma del proceso de selección. | Convocatoria y cronograma aprobado | Director de Desarrollo xx Xxxxxxx Humano | 1 |
7 | Autorizar la publicación de la convocatoria y la ejecución del cronograma del proceso de selección. | Convocatoria y cronograma autorizado | Máxima autoridad del GADMP o su delegado | 1 |
8 | Publicar la convocatoria en los medios de difusión masiva (Prensa, intranet, página web institucional) | Publicación en medios de difusión masiva | Director de Comunicación | 2 |
9 | a) Recibir documentos o requisitos entregados por los aspirantes interesados. b) Validar los perfiles presentados de acuerdo con el Manual de Puestos del GADMP. ¿Cumple perfil? SI: Ingresar a la fase de pruebas de conocimientos técnicos y entrevistas. Continúa al PASO 10 NO: Alimentar la base de datos de los aspirantes que no cumplieron con el perfil. FIN. | Perfil validado mediante una firma de quien verifica la información | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 6 |
10 | Notificar a los aspirantes que cumplieron el perfil de requisitos. | Notificación a los aspirantes que cumplieron fase | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 1 |
11 | Preparar banco de preguntas a aplicar en las pruebas y entrevistas a aspirantes (incluye respuestas esperadas) en coordinación con el Director de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano | Banco de preguntas | Director de la Unidad requirente | 2 |
12 | a) Tomar las pruebas de conocimientos técnicos a los aspirantes seleccionados. b) Calificar las pruebas de conocimientos técnicos. c) Entrevistar a los aspirantes mejores puntuados en las pruebas de conocimientos técnicos, de entre quienes obtuvieren las mejores calificaciones. | Formularios de pruebas de conocimientos y entrevistas a los aspirantes calificados | Director de Desarrollo xx Xxxxxxx Humano y Director de la Unidad requirente | 3 |
13 | Elaborar memorando de comunicación de los resultados de pruebas de conocimientos técnicos y entrevistas firmado por el Director de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano y del Director del área requirente y envía al señor Alcalde. | Memorando con los resultados de las pruebas de conocimientos técnicos y entrevistas. INS-DTH- 002-03 | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 1 |
14 | ¿Está de acuerdo? SI: Xxxxxxx memorando con resultados del proceso de selección y autorizar la contratación del personal seleccionado. NO: Nuevo proceso de selección. | Memorando con resultados debidamente aprobado | Xxxxxx autoridad o su delegado | 3 |
Nº | ACTIVIDAD | DOCUMENTO | RESPONSABLE | TIEMPO (días) |
15 | Alimentar la base de datos. FIN | Base de datos actualizada | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 0.50 |
ETAPA 2: CONTRATACIÓN DE PERSONAL | ||||
16 | Solicitar al aspirante seleccionado por la máxima autoridad o su delegado los requisitos legales de ingreso y verifica su cumplimiento. ¿Cumple requisitos? SI: Elaborar el contrato de trabajo, según modalidad contractual definida, previo informe técnico de la DDTH NO: Reiniciar el paso 13 notificando la nómina de elegibles | Ficha de requisitos de ingreso - Requisitos INS-DTH- 002-04 - Contrato de trabajo INS-DTH-002-06 | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 3 |
17 | Suscribir el contrato de trabajo por las partes intervinientes y registrar el mismo. | Contrato de trabajo legalizado | Máxima autoridad del GADMP o su delegado | 3 |
18 | Realizar el ingreso del nuevo servidor/a en el SAFT. | Coordinador de Gestión xxx Xxxxxxx Humano/ Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 1 | |
19 | Realizar el ingreso del nuevo servidor/a al IESS, previa notificación de la Coordinación de Gestión xx Xxxxxxx Humano. | Aviso de entrada al IESS | Analista de Desarrollo Institucional Humano 3 | 1 |
20 | Solicitar vía correo electrónico a las direcciones de: Desarrollo de Tecnología y Administrativo respectivamente: - Activación de cuenta de usuario y equipo informático - Mobiliario | Correo institucional solicitando los implementos informáticos y mobiliario necesario para el nuevo servidor | Coordinador de Gestión xxx Xxxxxxx Humano/ Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 0.50 |
21 | Realizar la inducción sobre los accesos a los sistemas internos. Servicios al empleado: roles de pago, permisos, faltas, atrasos, etc. | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | ||
22 | Entregar credenciales de acceso a los sistemas informáticos del GAD Entregar el acuerdo de responsabilidad de uso de medios electrónicos | - Correo institucional de confirmación de registro de usuario. -Acuerdo de responsabilidad firmado por el servidor | Director de Desarrollo Tecnología | 0.50 |
23 | Realizar la inducción sobre la Política de Seguridad de la Información | - Política de Seguridad de la Información | Director de Desarrollo Tecnología | 0.50 |
24 | Asignar equipos informáticos / maquinarias / herramientas de trabajo | Acta de entrega recepción de bienes | Director Administrativo/Bodeg a | 0.50 |
Nº | ACTIVIDAD | DOCUMENTO | RESPONSABLE | TIEMPO (días) |
25 | Realizar la inducción general de ingreso que incluye: -Entrega del Orgánico Estructural de la Institución; -Descripción del Código de Ética Institucional; -Reglamento Interno de la Institución; - Presentación al grupo de trabajo; y, - Registro de huella digital en el reloj biométrico. | Analista de Desarrollo Institucional Humano 2 | 1 | |
26 | Realizar la inducción sobre el manejo de sistemas relacionados al cargo. | Director del a Unidad requirente | 0.50 | |
FIN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN | 38.00 | |||
9. FLUJO
9.1. SELECCIÓN DE PERSONAL
9.2. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
10. FORMATOS
10.1 INS-DTH-002-01 “CONVOCATORIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN”
10.2 INS-DTH-002-02 “CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN”
10.3 INS-DTH-002-03 “MEMORANDO DE COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE PRUEBAS DE CONOCIMIENTOS Y ENTREVISTAS”
10.4 INS-DTH-002-04 “LISTADO DE REQUISITOS DE INGRESO AL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO”
10.5 INS-DTH-002-05 “ACUERDO DE RESPONSABILIDAD DEL USO DE SISTEMAS DEL
GAD DE MUNICIPAL XX XXXXXXXXXX”.
10.6 INS-DTH-002-06 “CONTRATO DE TRABAJO”
10.7 ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES
10. ANEXOS N/A
11. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO INSTITUCIONAL
No. | Descripción de la modificación | Fecha del cambio | Versión | Responsable del cambio |
1 | Creación del documento | 1/09/2018 | 1.0 | Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxx COORDINADORA DE GESTIÓN XXX XXXXXXX HUMANO |
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx ASISTENTE ADMINISTRATIVA (COORDINACIÓN DE PROCESOS) |