PROCESO UARIV-SA-006-2019

PROCESO UARIV-SA-006-2019

ANEXO No. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

OBJETO: Prestación de servicios técnicos, operativos y logísticos en la organización, administración, operación y ejecución de eventos y/o actividades institucionales, en cumplimiento de las obligaciones misionales de la dirección de asuntos étnicos.

Los siguientes son los requerimientos mínimos con los que debe cumplir el posible oferente y futuro contratista, así:

TABLA DE CONTENIDO

1. NORMAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1.1. SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LAS DIFERENTES ACTIVIDADES CON VÍCTIMAS DE LAS COMUNIDADES ÉTNICAS EN EL TERRITORIO NACIONAL QUE SERÁN ORGANIZADAS

POR LA UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL PARA LAS VÍCTIMAS.

1.2. COMPONENTES GENERALES DEL PROCEDIMENTO BASICO PARA LA REALIZACION DE ACTIVIDADES.

A. REQUERIMIENTO OPERATIVO

B. ASISTENTES A LAS ACTIVIDADES

C. TIEMPOS DE RESPUESTA PARA EL REQUERIMIENTO OPERATIVO.

D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES

E. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

-CONVOCATORIAS, INVITACIONES, TIQUETES AEREOS, TRANSPORTE TERRESTRE, FLUVIAL Y MULTIMODAL

-CONTACT CENTER

Invitaciones

Bases de Datos de Asistentes

Registro de Asistentes

Identificación

-ESPECIFICACIONES Y NECESIDADES GLOBALES DE BIENES Y/O SERVICIOS A CONTRATAR

-CALIDAD DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS REQUERIDOS.

1. ALIMENTOS Y BEBIDAS:

2. ALOJAMIENTO. (SOLAMENTE PERSONAL EXTERNO A LA UNIDAD)

3. SALONES (Infraestructura Física, Mobiliario, Materiales Y Equipos)

Espacio Físico

Cantidad de Espacios

4. EQUIPOS – AYUDAS AUDIOVISUALES

5. IMPRESOS Y MATERIALES ESPECIALES (Papelería Y Suministros)

6. TRANSPORTE

• Suministro de tiquetes aéreos

• Transporte Terrestre y fluvial

• Transporte Local

• Servicio de transporte terrestre automotor especial

7. REEMBOLSOS A VICTIMAS

a) Apoyo de Transporte

b) Apoyo compensatorio

c) Apoyo de Estadía

d) Apoyo necesario para las víctimas en condición de discapacidad y adulto mayor

e) Xxxxx a las mujeres víctimas con hijos menores de 5 años

8. OLLAS COMUNITARIAS

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

2.1. Recurso Humano mínimo a requerir:

2.1.1. Un (1) Coordinador General del Contrato

2.1.2. Un (1) Coordinador Administrativo

2.1.3. Asistentes administrativos y Logísticos:

3. LISTADO GLOBAL DETALLADO DE BIENES Y/O SERVICIOS POSIBLES A REQUERIR

4. EVALUACIÓN DEL EVENTO

5. RECIBIDO A SATISFACCIÓN

6. GESTIÓN DE LOS EVENTOS

7. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

1. NORMAS O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

A continuación, se presentan las especificaciones técnicas generales de los servicios logísticos, objeto del presente proceso de selección contractual, las cuales se constituyen como soporte de las obligaciones que tendrá el futuro contratista en el término de ejecución del contrato.

1.1. SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LAS DIFERENTES ACTIVIDADES CON VÍCTIMAS DE LAS COMUNIDADES ÉTNICAS EN EL TERRITORIO NACIONAL QUE SERÁN ORGANIZADAS POR LA UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL PARA LAS VÍCTIMAS.

En esta sección se identifican características generales de los servicios logísticos mínimos requeridos por la Unidad para la organización y montaje de actividades con las víctimas de las comunidades Étnicas del territorio nacional y demás servicios requeridos en la producción de actividades.

Cada actividad requerida por la Unidad tendrá características específicas y tipificadas en su desarrollo dependiendo de la naturaleza de la Comunidad Étnica, sus costumbres, el número de participantes, su condición física y mental, su gastronomía, su nivel de educación, su ubicación geográfica en el territorio nacional, las normas propias que los rigen, entre otras tantas situaciones que determinan la particularidad de cada Comunidad Étnica, con el objeto de satisfacer el cumplimiento de los planes de acción establecidos por la Unidad y de las normas vigentes. Para ello y propendiendo la correcta realización de las actividades requeridas, la Unidad establece el siguiente procedimiento de planeación operativa y de ejecución contractual, cuya observancia determina la correcta satisfacción de las necesidades de la institución, y que el adjudicatario de este proceso tendrá que atender:

El procedimiento básico para la realización de cualquier evento será el siguiente:

1. El supervisor presentara el requerimiento del evento.

2. El operador presentara mínimo tres (3) cotizaciones al requerimiento, de conformidad con las necesidades propias de la actividad

3. En el evento de considerarse necesario la Unidad requerirá una cuarta cotización

4. Se aprobará el evento por parte de la Unidad, por escrito

5. Una vez realizado el evento el operador junto con la planilla de asistencia y registro fotográfico deberá tramitar un formato que entregará la Unidad de recibo a satisfacción del evento.

No obstante, este procedimiento podrá variar de conformidad con las necesidades y las concertaciones entre la Unidad y las Comunidades Étnicas a atender.

El operador debe garantizar que los bienes y/o servicios requeridos deberán entregarse y presentarse en las condiciones requeridas y en los sitios donde se origina la actividad, sin importar las condiciones geográficas de los mismos.

Nota1: El operador prestará a cabalidad y en los sitios y zonas geográficas requeridas en los requerimientos operativos, los bienes y/o servicios que en ellos se incluyan, garantizando que estos sin importar las condiciones geográficos del territorio nacional, lleguen a su destino final.

Nota 2: Para la ejecución contractual se deberá tener en cuenta el numeral 3. EVENTOS Y CAPACITACIONES de la Directiva Presidencial No 09 del 09 de noviembre de 2018, relacionada con Directrices de Austeridad, que están incluidas “Dentro de una política pública de austeridad, eficiencia, economía y efectividad que debe prevalecer en la rama ejecutiva del orden nacional, y con el fin de obrar de manera responsable y hacer prevalecer el principio de economía, en el marco de las normas sobre austeridad del gasto público”.

1.2. COMPONENTES GENERALES DEL PROCEDIMENTO BASICO PARA LA REALIZACION DE ACTIVIDADES.

A. REQUERIMIENTO OPERATIVO

Entiéndase como la solicitud formal, vía correo electrónico que realizará la Unidad, en los tiempos y términos establecidos por ella, en el requerimiento del suministro de bienes y la prestación de servicios necesarios para la ejecución de cada una de las actividades que la Unidad prepare y proyecte con las víctimas de las comunidades Étnicas del territorio nacional. Para esta solicitud se expedirá por la Unidad mediante los formatos establecidos para dicho requerimiento e indicará la siguiente información:

a) Xxxxx, hora estimada y lugar de la actividad

b) Protocolo o programación generalizados del Evento.

c) Las especificaciones técnicas y descripción de los bienes y servicios requeridos al Operador, establecidos y programados previamente por la Unidad y quien ella designe para esta función.

d) Número de participantes a la actividad.

e) Tiempo de duración de la actividad.

f) El área y ubicación geográfica de la Comunidad Étnica donde se realizará la actividad.

g) El tipo de actividad según la Unidad determine y programe de acuerdo con la Comunidad Étnica.

h) Los datos de contacto de la persona asignada por la Unidad como encargada de la ejecución de la actividad.

i) Observaciones especiales del requerimiento. La Unidad en este punto del requerimiento dará a conocer si a ello hubiere lugar, de todas las personas y/o asistentes de las Comunidades Étnicas a la actividad, que requieren por condiciones especiales cuales quiera que estas sean, los bienes y/o servicios específicos y necesarios que les permitan participar y hacer parte integral en la ejecución de la actividad a realizar. De igual manera se detallarán, las recomendaciones y medidas de protección de las víctimas de las Comunidades Étnicas que así lo requieran, para garantizar plena asistencia y participación a las actividades.

Para toda solicitud y/o requerimiento la Unidad, enviará al adjudicatario de este proceso, las solicitudes en los tiempos estimados y programados según los cronogramas que se establezcan para la ejecución de las actividades con las Comunidades Étnicas.

Una vez La Unidad envié por correo electrónico el requerimiento operativo para la actividad el adjudicatario de este proceso, se pondrá en contacto con la Unidad o con quien ella designe como encargado para la coordinación de la ejecución de la actividad, con el fin que se planee, organice y elabore el esquema logístico total para la realización de la actividad, teniendo en cuenta el requerimiento operativo y así mismo se establezcan y se programen las necesidades, cantidades y costos, entre otros de los bienes y/o servicios que se llegaren a requerir por la Unidad, para la ejecución de cada actividad a realizar.

Para todos y cada uno de los bienes y/o servicios que se llegaren a requerir por la Unidad, y que no se encuentren contemplados dentro de las necesidades mínimas queridas de este ANEXO TÉCNICO, El CONTRATISTA deberá presentar a la Unidad o quien ella designe como SUPERVISOR, mínimo tres (3) cotizaciones del bien y/o servicio objeto del requerimiento, las cuales no podrán superar las 72 horas de elaboración, cuando el presupuesto asignado para la ejecución de la actividad supere CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000), ó de 48 horas

cuando sea un monto inferior, contadas a partir del día siguiente del envío del requerimiento operativo. Lo anterior en caso de que el requerimiento operativo sea recibido por el CONTRATISTA después de las 4 p.m. De lo contrario el tiempo se contará a partir del mismo día del envío del requerimiento operativo. Lo anterior con el fin que la Unidad realice el análisis de costos con base en los precios xxx xxxxxxx vigente de los bienes y/o servicios que se requieran y de esta manera poder establecer los pagos por ellos.

Finalmente dado el caso que la Unidad, mediante el SUPERVISOR, observe u objete las cotizaciones de los bienes y/o servicios requeridos en ellas, el CONTRATISTA deberá subsanarlas y enviar nuevamente la o las cotizaciones teniendo en cuenta y manteniendo el cronograma establecido para la ejecución del evento.

La Entidad se reserva la facultad de solicitar una cuarta (4ª) cotización, cuando advierta que las cotizaciones presentadas por el contratista no reflejan las mejores alternativas de precio xxx xxxxxxx. Igualmente, el CONTRATISTA deberá comparar los precios de las cotizaciones presentadas, siempre optando por realizar la actividad con la cotización más económica.

En caso de que la Unidad, requiera cancelar o aplazar la realización de alguna actividad programada con el CONTRATANTE, podrá hacerlo previamente con un tiempo mínimo de 18 horas, a la realización del mismo mediante correo electrónico que informe la cancelación. En todo caso las cancelaciones o aplazamientos de las actividades, NO generarán cobro, sobrecosto o valor excedente alguno, por ningún concepto de parte del CONTRATISTA, a la Unidad.

Cuando El CONTRATISTA necesite realizar alguna modificación a las actividades requeridas y previamente programadas, deberá informarla mediante solicitud escrita y justificada a la Unidad o quien ella designe como SUPERVISOR.

Las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios mínimos requeridos que se encuentran establecidas en este Anexo Técnico para la ejecución del objeto contractual de este proceso, podrán variar según lo solicitado en el requerimiento operativo, y están sujetas a los lineamientos generales y específicos que se establezcan para la realización de las actividades y que se ajusten a las necesidades de las Comunidades Étnicas sujetos de este proceso.

NOTA 1: En los casos excepcionales que la Unidad requiera del desarrollo de actividades de ejecución inmediata los tiempos anteriormente mencionados serán reducidos de conformidad al requerimiento enviado.

B. ASISTENTES A LAS ACTIVIDADES

El número de asistentes a las actividades que programé la Unidad para la atención a las víctimas de las Comunidades Étnicas en el territorio nacional se programará anticipadamente mediante el requerimiento operativo; igualmente será proyectado por el CONTRATISTA, en la programación que este elaboré para la actividad requerida.

Así las cosas, y una vez recibido dicho requerimiento el CONTRATISTA podrá ajustar la asistencia teniendo en cuenta los rangos asistenciales, teniendo en cuenta que estos pueden variar, dado el caso.

Los rangos asistenciales para Comunidades Étnicas en el territorio nacional a tener en cuenta son los siguientes:

• De 10 a 50 personas (mesas de trabajo, talleres regionales, espacios de consulta y participación, círculos de discusión, actividades de atención y reparación, actos simbólicos, conmemoraciones e iniciativas locales de memoria, entre otros).

• De 51 a 200 personas (pilotos, encuentros departamentales, encuentros nacionales, actividades de atención y reparación, procesos de socialización, difusión con las entidades en el nivel nacional, territorial, instituciones locales, sociedad civil, marchas, plantones, espacios artísticos, actos simbólicos, conmemoraciones e iniciativas locales de memoria, espacios de consulta y participación, entre otros).

• Entre 201 a 1000 personas o más (actividades de atención y reparación, procesos de socialización, difusión, marchas, plantones, espacios artísticos, actos simbólicos, conmemoraciones e iniciativas locales de memoria, espacios de consulta y participación, entre otros).

Los tiempos de duración de las actividades serán establecidos por la complejidad y necesidad de estas, también de conformidad con la programación que establezca la Unidad, y así mismo serán indicados en el requerimiento operativo.

Nota 1: No están autorizados a cargo de este contrato compra de regalos, souvenirs y/o bienes similares, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 209 y 355 de la Constitución Política, el Decreto 1068 de 2015, así como en el Artículo 83 de la Ley 1873 del 20 de diciembre de 2017 y las disposiciones que la deroguen, modifiquen o sustituyan, relativa a la política de austeridad referente al gasto público, según lo señalado por el Unidad.

Nota 2: la cobertura de las actividades es en todo el territorio Nacional.

Nota 3: Los horarios de las actividades serán acordados y establecidos en el requerimiento operativo. Las modificaciones a los horarios establecidos en el requerimiento operativo a que haya lugar deben ser aprobadas por la Unidad.

Nota 4: Se conformará un equipo operativo por parte del Contratista encargado de verificar la ejecución del contrato, el cumplimiento de metas que se requieren con el fin de garantizar que el contrato se ejecute de acuerdo con lo establecido en el Estudio Previo y Anexo técnico.

C. TIEMPOS DE RESPUESTA PARA EL REQUERIMIENTO OPERATIVO.

• Tiempos de Respuesta favorable a los requerimientos de la UNIDAD: Se entiende como el tiempo que tiene el CONTRATISTA para responder favorablemente a los requerimientos operativos solicitados por la Unidad que se estima en un máximo de doce (12) horas a partir del acuse de recibo del requerimiento operativo. En caso de no poder atender la solicitud el Contratista deberá justificar a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe, la negativa de ejecución, quien aceptará o no dicha justificación.

• Tiempos Mínimos Requeridos Para La Realización De La Preproducción Y Montaje De Las Actividades Con Las Victimas De Las Comunidades Étnicas:

La Unidad con el fin de ejecutar satisfactoriamente el objeto de este proceso, y las actividades programadas para las Comunidades Étnicas, dentro del requerimiento operativo establece los siguientes tiempos mínimos de entrega de los bienes y/o servicios que se puedan llegar a requerir y de conformidad con lo que se establezca en el requerimiento operativo, así:

Salones, auditorios, y/o escenarios	Confirmación del sitio. Mínimo cuatro (4) días calendario antes de la realización de la actividad
Suministro de materiales descritos en el anexo	Entrega del material. Mínimo doce (12) horas antes de la realización de la actividad.

Hospedajes (todo tipo conforme requerimiento operativo.)	Confirmar lugar del hospedaje. Mínimo tres (3) días calendario antes de la realización de la actividad.
Alimentación (todo tipo conforme requerimiento operativo.)	Entrega de los alimentos. mínimo dos (2) horas antes de la realización de la actividad.
Reembolsos de transporte	Dos (2) horas antes de la realización de la actividad.
Tiquetes	Dos (2) días calendario antes de la realización de la actividad
Servicios educativos y culturales	Confirmar mínimo tres (3) días calendario antes de la realización de la actividad.
Demás bienes y servicios	Entrega de los bienes y/o prestación de los servicios mínimo doce (12) horas calendario antes de la realización de la actividad.

Nota 1: En caso dado, que los anteriores tiempos no se cumplan por parte del CONTRATISTA, se informará a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe, con el fin de llevar las acciones pertinentes.

Nota 2: En los casos excepcionales que la Unidad requiera del desarrollo de actividades de ejecución inmediata los tiempos anteriormente mencionados serán reducidos de conformidad al requerimiento enviado.

D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES

Para establecer los valores de cada una de las actividades, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

(i) Los bienes y/o servicios que se encuentran en la propuesta económica se deberán suministrar a los precios establecidos en la misma, y a los cuales únicamente se les reconocerá el IVA, sin aplicar EN NINGUNA CIRCUNSTANCIA porcentaje de intermediación.

(ii) En caso de que existan bienes y/o servicios no contemplados en la oferta económica se deberá realizar el siguiente procedimiento:

a. La Unidad establecerá un formato de solicitud de cotización con los bienes y/o servicios no contemplados.

Reglas para la estructuración del estudio xx xxxxxxx de los bienes y/o servicios no contemplados:

Una vez La Unidad envié el requerimiento operativo para la realización de las actividades al CONTRATISTA, y se incluyan bienes y/o servicios no contemplados, éste deberá presentar mínimo 3 cotizaciones las cuales debe cumplir con los siguientes lineamientos:

• Una (1) solicitud de cotización se gestionará con posibles proveedores de bienes y/o servicios en el territorio nacional.

• Dos (2) solicitudes de cotización deberán gestionarse con posibles proveedores de los bienes y/o servicios comerciales de la zona a desarrollar la actividad, las cuales deberán tener como mínimo nombre, dirección, teléfono fijo, celular, y NIT (si aplica).

• Cuando en el territorio nacional o en la zona de la ejecución de la actividad no se encuentren proveedores específicos que puedan suministrar los bienes y/o servicios requeridos, éstos podrán ser cotizados con miembros de la comunidad u organizaciones de víctimas del sitio donde se realizará la actividad.

• En caso de que alguna de las anteriores condiciones no se llegara a cumplir, La Unidad determinará las condiciones de cotización más apropiadas y que cumplan con los precios xx xxxxxxx vigentes para la adquisición de estos bienes y/o servicios.

• La UNIDAD se reserva el derecho a solicitar directamente cotizaciones de los elementos, bienes y/o servicios requeridos y escoger la más favorable para la entidad en términos de precio, siempre y cuando se cumplan las especificaciones técnicas requeridas.

• La UNIDAD, en cualquier caso, se reserva la facultad de verificar los precios cotizados.

• Una vez el CONTRATISTA tenga las cotizaciones de los bienes y/o servicios que se requieren, deberá enviar a la Unidad el estudio xx xxxxxxx con los respectivos soportes con el fin de establecer los precios de referencia para cada una de las actividades.

• El tiempo de presentación de las cotizaciones no podrá ser superior a 12 horas, contados a partir de la hora siguiente del envío del requerimiento operativo. El CONTRATISTA deberá enviar las cotizaciones según las condiciones anteriormente establecidas en este Anexo Técnico. Las cotizaciones deberán reflejar las mejores alternativas de precio, cumplir las características técnicas solicitadas en el requerimiento operativo, con los criterios de calidad y eficiencia requeridos.

• Para establecer el valor total de cada una de las actividades a ejecutar en el cumplimiento del objeto contractual, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Tener claridad del valor a cobrar de los bienes y/o servicios solicitados en el requerimiento operativo que se encuentren descritos en el anexo técnico, y sobre los cuales únicamente se les reconocerá el IVA.

2. El CONTRATISTA deberá identificar y relacionar todos los elementos que no cuentan con precio de referencia, valores a los cuales únicamente les podrá aplicar, a su precio base, el IVA y a la misma base el porcentaje de intermediación. En ningún caso se reconocerá porcentajes de intermediación sobre el valor del IVA. Lo anterior con el fin de tener el control financiero de la ejecución del contrato.

Nota 1: Dependiendo del lugar de realización de las actividades, el número de cotizaciones podrá variar de acuerdo con la solicitud de la Unidad.

Nota 2: Las cantidades de los bienes y servicios establecidas podrán variar en lo solicitado en el requerimiento operativo, dichos cambios a que hubiere lugar serán solicitados por la UNIDAD mediante correo electrónico, lo cual puede modificar el valor final de la actividad.

Nota 3: En el caso que, se proyecte por parte del CONTRATISTA el aumento del presupuesto aprobado para la actividad, éste aumento debe ser inmediatamente informado por escrito a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe, explicando la situación para su previa aprobación o rechazo, en caso contrario La Unidad no asumirá el mayor valor facturado previa justificación y sin aprobación de la Unidad.

Nota 4: Es importante aclarar que en el caso de la actividad que se realice con las comunidades étnicas, y con el fin de garantizar el respeto a los usos y costumbres de las mismas y el fortalecimiento a la autonomía y a los gobiernos propios, los insumos requeridos para cada actividad podrán ser adquiridos con dichas comunidades.

E. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

✓ CONVOCATORIAS, INVITACIONES, TIQUETES AEREOS, TRANSPORTE TERRESTRE, FLUVIAL Y MULTIMODAL

La UNIDAD en los casos que se requiera, entregará junto con el requerimiento operativo aprobado:

• Los guiones respectivos para la realización de las invitaciones o convocatorias,

• La lista de probables asistentes o entidades a invitar,

• Datos de contacto, con el fin de que se realice la correspondiente convocatoria.

• Lista de invitados para expedición de tiquetes

✓ CONTACT CENTER

El CONTRATISTA deberá contar con un servicio de comunicación donde se utilicen diferentes canales de atención como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes a Whatsapp o mensajería instantánea, que permita, convocar, invitar e informar a los asistentes de la actividad sobre sitio, lugar, itinerarios de viaje, cambios de tiquete, hospedaje, entre otros.

Con la información entregada por la Unidad o por el responsable designado de la actividad, el CONTRATISTA deberá diligenciar una planilla de seguimiento que se elaborará para tal fin, en la cual registrará los medios con los cuales contactó a cada uno de los participantes, hora de la llamada, hora del envío del correo electrónico, mensaje, entre otros. Esto con el fin de confirmar y garantizar la mayor asistencia y participación a la actividad por parte de los miembros de las Comunidades Étnicas convocadas. Así mismo reportará en dicha planilla al responsable designado, las personas confirmadas y las personas que no asistirán a la actividad.

El CONTRATISTA, deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos, para prestar el servicio de CONTACT CENTER, los cuales harán parte de los insumos que el CONTRATISTA entregará como prueba de la ejecución de actividades contractuales, al momento de la presentación de su informe para el pago:

1. Llamada Telefónica: Tres intentos en horas diferentes

2. Mensaje de voz: Si no es posible la comunicación telefónica demostrada, se dejará mensaje de voz con la información necesaria.

3. Mensaje de Whatsapp: Se debe reforzar el mensaje de voz con mensaje instantáneo o mensaje en Whatsapp, verificando en este último que se halla recibido por parte del invitado.

4. Correo Electrónico: Se debe enviar correo electrónico a los invitados, para informarles de la actividad.

Nota: En todo caso los tiquetes deben remitirse por correo electrónico.

✓ CONTROL DE ASISTENCIA A LA ACTIVIDAD:

Dentro de la ejecución de la actividad a desarrollar y de conformidad a los requerimientos establecidos en el Requerimiento Operativo enviado por la Unidad, el CONTRANTISTA, deberá llevar el control de asistencia a la actividad que se realice según los siguientes parámetros:

• Invitaciones: El CONTRATISTA para la divulgación y promoción de la actividad, previa revisión y aprobación de la Unidad o del SUPERVISOR a quien ella designe, elaborará las invitaciones a la actividad y dispondrá de los recursos técnicos y tecnológicos que se requieran con el fin de hacer la entrega de dichas invitaciones a la totalidad de los participantes de las Comunidades Étnicas esperadas a la actividad con mínimo quince (15) días calendario de antelación a la actividad y dejando registro digital o base de datos de la realización de esta actividad.

• Bases de Datos de Asistentes: El CONTRATISTA elaborará una base de datos digital en Excel que contenga la lista de los posibles asistentes de las Comunidades Étnicas o entidades a invitar, los datos de contacto que le suministrará la Unidad con antelación, en el momento de la construcción de la estructura logística de la actividad por parte del CONTRATISTA. La base de datos física y digital debe mantenerse actualizada de principio a fin de la actividad y debe ser entregada a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe en el momento al concluir el evento.

Así las cosas, en todo caso se debe elaborar la base de datos anteriormente mencionada y mínimo se debe incluir la siguiente información:

No.

NOMBRE COMPLETO

Tipo de Documento

Documento De Identidad

* Género

** Etnia

Entidad, Dependencia, Comunidad, pueblo o consejo comunitario

E-mail

Ciudad

Dpto

dirección y/o ubicación

teléf ono

Firma o Huella

M/F

A/I/G/NA

1

2

3

4

5

…

* Género: M: Masculino / F: Femenino

** Etnia: A: Afrocolombiano / I: Indígena / G: Gitano / NA. No aplica

• Registro de Asistentes: El CONTRATISTA efectuará el registro de los asistentes en el sitio de la actividad, para lo cual dispondrá de personal suficiente, como mínimo una persona por cada 40 participantes y la cantidad de equipos que requiera (Computadores, Video Beam, impresoras, marcadores, escarapelas, plásticos, cintas o cordones, etc.) para que esta labor sea ágil y no llegue a causar demoras en la iniciación de la actividad.

El registro incluirá al menos datos de nombre del participante, institución y/o entidad, cargo, dirección, teléfono, fax, departamento, municipio y correo electrónico. El formato a utilizar deberá ser el suministrado por la Unidad.

• Identificación: El CONTRATISTA elaborará las escarapelas según modelo e instrucciones y aprobación del SUPERVISOR, en todo caso estará a su cargo la marcación de estas y las entregará a los asistentes en el momento del registro.

Los Documentos anteriormente requeridos harán parte de las pruebas que se requerirán al momento en que el CONTRATISTA presente su informe para el pago.

✓ ESPECIFICACIONES Y NECESIDADES GLOBALES DE BIENES Y/O SERVICIOS A CONTRATAR

LISTADO DE ESPECIFICACIONES Y NECESIDADES GENERALES A INCLUIR EN LA PRESTACION DE BIENES Y/O SERVICIOS QUE REQUIERE LA UNIDAD DEL OPERADOR LOGISTICO
1. ALIMENTOS Y BEBIDAS
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Desayunos	Desayunos con alimentos nutritivos y balanceados tales como Bebidas frías y/o calientes, frutas, Huevos, alimentos de panadería en general, entre otros
Almuerzos	Los almuerzos, deben incluir alimentos nutritivos y balanceados los cuales deben contener las cantidades necesarias de componentes para una dieta balanceada. Los Almuerzos los conformarán sopas, bandejas (incluirán proteína caerles, enérgicos, verduras, entre otros), jugos y postres.
Cenas	Las cenas, deben incluir alimentos nutritivos y balanceados los cuales deben contener las cantidades necesarias de componentes para una dieta balanceada. Los Almuerzos los conformarán sopas, bandejas (incluirán proteína caerles, enérgicos, verduras, entre otros), jugos y postres.
Refrigerios	Los refrigerios o snacks que serán suministrados por el contratista deben ser consistente y complementado nutricionalmente. Dentro de estos refrigerios se incluyen: Bebidas Calientes (diferentes a café) o bebidas frías, alimentos que contengan proteínas, entre otros.
Estación Café/Aromática/Agua	Cantidades y permanencia de acuerdo con las especificidades contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento.
Servicio / Meseros	Cantidades y permanencia de acuerdo con las especificidades contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento.
2. ALOJAMIENTO
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Habitación Sencilla (Individual)	Buena ventilación, buena iluminación, buen espacio, aire acondicionado y/o ventilador si el clima lo requiere, no disponer de minibares ni llamadas telefónicas.
Habitación Doble	Buena ventilación, buena iluminación, buen espacio, aire acondicionado y/o ventilador si el clima lo requiere, no disponer de minibares ni llamadas telefónicas.
Habitación Triple	Buena ventilación, buena iluminación, buen espacio, aire acondicionado y/o ventilador si el clima lo requiere, no disponer de mini-bares ni llamadas telefónicas.
3. SALONES
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Salones	Buena ventilación, buena iluminación, espacioso, aire acondicionado si el clima lo requiere, cuya distribución del salón puede ser (U - Espina de Pescado - Imperial - Auditorio - Aula, entre otros). Los salones a requerir variaran de conformidad con la cantidad de asistentes y con lo establecido en el requerimiento operativo para cada actividad.
4. EQUIPOS - AYUDAS AUDIOVISUALES
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Computador Portátil	Equipo de cómputo con todas las especificaciones tecnicas y tecnológicas que satisfagan la ejecución de las actividades. sumado a lo anterior los equipos a requeridos deben contar con su respectiva licencia y medios de instalación, configuración y de acuerdo con las especificaciones y cantidades establecidas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
Video Beam	Video Beam con todas las especificaciones tecnicas y tecnológicas que satisfagan la ejecución de las actividades. sumado a lo anterior los equipos a requeridos deben contar con su respectivos medios de instalación, configuración y de acuerdo con las especificaciones y cantidades establecidas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
Sonido	Sistemas de sonido con todas las especificaciones tecnicas y tecnológicas que satisfagan la ejecución de las actividades. sumado a lo anterior los sistemas requeridos deben contar con su respectivos medios de instalación, configuración y de acuerdo con las especificaciones y cantidades establecidas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.

Grabación de Video	Grabación de Video de Óptima calidad, incluye personal que realiza el video y todos los accesorios para su correcto funcionamiento y de acuerdo con las especificaciones y cantidades establecidas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
5. IMPRESOS Y MATERIALES ESPECIALES (Papelería Y Suministros)
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Block papel iris	Variedad de colores, tamaño estándar, entre otros.
Esferos	Tinta negra o azul, resistente, buena calidad, marca reconocida, entre otros
Libretas	Tamaño 1/2 carta, resistente, buena calidad, marca reconocida, entre otros
Marcadores Borrables	Variedad de colores, resistentes, buena calidad, marca reconocida entre otros.
Marcadores Permanentes	Variedad de colores, resistentes, buena calidad, marca reconocida entre otros.
Fichas Bibliográficas	Variedad de colores, resistente, buena calidad, marca reconocida entre otros.
Papel Periódico	Tamaño pliego, resistente, buena calidad, entre otros.
Carpas Diferentes Dimensiones	contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo. De acuerdo con las especificaciones solicitadas en el requerimiento operativo.
Impresiones	el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo. De acuerdo con las especificaciones y cantidades establecidas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
Porta pendones	De pared y de árbol estándar. Según especificaciones tecnicas del requerimiento operativo.
Sillas Plásticas	De conformidad con las especificaciones técnicas y la cantidad establecida en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
Tarimas	De conformidad con las especificaciones técnicas y la cantidad establecida en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
6. TRANSPORTE
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Tiquetes Aéreos	Entiéndase como los tiquetes aéreos nacionales con tarifas promocionales y económicas que se encuentren vigentes en el mercado y que se ajusten a las necesidades establecidas en el requerimiento operativo que la Unidad envié al CONTRATISTA, estos tiquetes aéreos serán por persona en trayectos de ida y regreso, también en las fechas determinadas en los requerimientos operativos.
Tiquetes Terrestres	Entiéndase como los tiquetes aéreos nacionales con tarifas promocionales y económicas que se encuentren vigentes en el mercado y que se ajusten a las necesidades establecidas en el requerimiento operativo que la Unidad envié al CONTRATISTA, estos tiquetes terrestres serán por persona en trayectos de ida y regreso, también en las fechas determinadas en los requerimientos operativos.
Transporte Terrestre	El servicio a contratar se realizará en la modalidad de transporte público terrestre y/o automotor especial, el cual consistirá en disponer de transporte para personal, equipos y bienes, entre otros a todo costo, que incluye: Vehículo, combustibles, repuestos, mantenimiento, peajes, parqueaderos, conductor (salario y sus prestaciones, alojamiento, alimentación y dotación) y cualquier otro costo derivado del servicio, (Bus, Van, Taxi, entre otros) confortables (aire acondicionado y baño para trayectos mayores de 2 hrs.), modelos recientes, con normatividad legal vigente tanto para el vehículo como para el conductor (Mínimo (5) años de experiencia como conductor de transporte público, tener conocimiento de la zona en la cual operara) y acuerdo con las especificidades contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo. Los vehículos tendrán placas de servicio público (blanca, sin restricción de pico y placa). Contar con equipos de radio comunicación en los vehículos o en su defecto, deberá suministrar a cada uno de los conductores un teléfono móvil con sistema de manos libres para mantener comunicación permanente ya sea en zonas urbanas o rurales. Garantizar que cada uno de los vehículos cuente con la Revisión Técnico- Mecánica y de gases vigente realizada en lugares certificados por la autoridad ambiental.
Transporte Fluvial	El servicio a contratar se realizará en la modalidad de transporte público fluvial, siempre y cuando se cuente con esta modalidad en la zona de operación y consistirá en disponer del transporte para personal, equipos y bienes, entre otros a todo costo, que incluye: Vehículo, combustibles, repuestos, mantenimiento, peajes, parqueaderos, conductor (salario y sus prestaciones, alojamiento,

	alimentación y dotación) y cualquier otro costo derivado del servicio, (Bus, Xxxx, Taxi) confortables (aire acondicionado y baño para trayectos mayores de 2 hrs.), modelos recientes, con normatividad legal vigente tanto para el vehículo como para el conductor (Mínimo (5) años de experiencia como conductor de transporte público, tener conocimiento de la zona en la cual operara) y acuerdo con las especificidades contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento operativo.
7. REEMBOLSOS A VICTIMAS
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Apoyo de Transporte	Gastos en que incurre la persona víctima para asistir al evento, se cuenta desde el sitio de su vivienda hasta llegar al lugar del evento y viceversa.
Apoyo compensatorio	Se cancela de acuerdo a lo determinado en el protocolo de participación y cuyo valor será cuantificado por el responsable del evento e informado al contratista en el requerimiento operativo.
Apoyo de Estadía	Es el valor por reembolso que se otorga a la persona víctima en cuyo traslado tuvo que pernoctar en sitio diferente al evento.
Apoyo necesario para las víctimas en condición de discapacidad y adulto mayor	Es el valor que se cancela por concepto de pago de gastos de transporte y alimentación al acompañante de la persona en condición de discapacidad o al adulto mayor que por sus condiciones requiere de cuidados y atención especial.
Apoyo a las mujeres víctimas con hijos menores de 5 años	Es el valor que se cancela por concepto de pago de gastos transporte y alimentación a la persona que actuará como cuidadora del menor de 5 años, para dicho pago deberá presentar el registro civil de nacimiento donde se evidencie la edad del menor.
8. OLLAS COMUNITARIAS
CONCEPTO	PROCEDIMIENTO GENERAL
Xxxx comunitaria	Se entiende como olla comunitaria al mecanismo por medio del cual se garantiza logísticamente, el desarrollo de una jornada comunitaria, ejecutada por la misma Comunidad Étnica, con el objetivo de aportar a los procesos de autogestión partiendo principalmente de los usos y costumbres de cada una de ellas, sin tratar de cambiar ningún aspecto tradicional.

En todo caso las necesidades se establecerán específicamente y de conformidad con los requerimientos operativos elaborados por las personas a quienes la Unidad designe para ello y estarán sujetas a las condiciones propias que las Comunidades Étnicas y las actividades los requieran, con el objetivo único de prestar atención a las víctimas de estas Comunidades.

✓ CALIDAD DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS REQUERIDOS.

Los bienes y/o servicios que por medio de los requerimientos operativos se soliciten para las actividades, por parte de la Unidad y en los casos que asi se solicite, deben ser nuevos, genuinos y originales, no homologados ni remanufacturados y deben cumplir con las garantías técnicas de calidad tanto de tiempo como de duración de acuerdo a las otorgadas por el fabricante, distribuidor, ensamblador y representante de las marcas en Colombia de cada uno de los bienes y/o servicios que se llegaran a requerir.

A continuación, se detallan más a fondo las necesidades anteriormente expuestas, así:

1. ALIMENTOS Y BEBIDAS:

El CONTRATISTA organizará el suministro de alimentación para los asistentes de las actividades, en las condiciones y cantidades autorizadas por La Unidad establecido previamente en el requerimiento operativo, para ello es necesario remitir las opciones de menú por lo menos con tres (3) días de anticipación a la ejecución de la actividad, esto con el fin de prever los cambios en los menús a que hubiere lugar.

Los desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios deberán brindarse de acuerdo con los usos y costumbres de la región y/o los participantes, cultura y tradiciones de las

Comunidades Étnicas, en donde se llevará a cabo la actividad, de acuerdo a lo establecido en el requerimiento operativo. El CONTRATISTA deberá presentar a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe, variedad de menús para cada comida.

El tiempo de presentación de las opciones no podrá ser superior a 72 horas cuando el presupuesto de los eventos supere los CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) ó 48 horas cuando no los supere, contados a partir del día siguiente del envío del requerimiento operativo. Lo anterior en caso de que el requerimiento operativo sea recibido por el CONTRATISTA después de las 4 p.m. De lo contrario el tiempo se contará a partir del mismo día del envío del requerimiento operativo. Lo anterior con el fin de seleccionar la opción que la Unidad considere más apropiada, y también para concertar con las Comunidades Étnicas, los menús a ofrecer. Las tarifas serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal del punto D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES, de este ANEXO TÉCNICO.

Con la claridad que el objetivo y misión de la Unidad es la contribución al fortalecimiento organizativo de las Víctimas de las Comunidades Étnicas, éstas podrán ser tenidas en cuenta como CONTRATISTA para el servicio de alimentación, promoviendo que dentro de los alimentos suministrados se incluyan productos orgánicos, que fomenten el agro redes y la creación de alternativas económicas haciendo hincapié en la zona rural siempre y cuando cumplan con los requisitos xx Xxx.

El CONTRATISTA dispondrá que la alimentación se ofrezca en el sitio de alojamiento o de la actividad, o en un restaurante cercano al lugar del alojamiento o de la actividad, o se podrá contratar con la comunidad, grupo u organización con la cual se esté desarrollando la actividad.

Para todos los efectos el CONTRATISTA deberá garantizar que los alimentos se encuentren en óptimas condiciones de higiene y salubridad. Cuando la alimentación deba ser entregada en sitio, los productos deberán haber sido adquiridos directamente en la zona donde se realizará la actividad, y ser entregados en recipientes amigables con el medio ambiente, condiciones que no generarán ningún costo adicional para la Unidad. En cualquier evento, el contratista deberá garantizar las condiciones de higiene de los alimentos, y en especial, deberá considerar las fechas de vencimiento de los productos y de sus insumos.

Los productos de papel, como servilletas, toallas de manos, entre otros utilizados en el desarrollo del contrato deben ser fabricados con: residuos agroindustriales, papel reciclado, o madera proveniente xx xxxxxxx forestales sostenibles.

Con el fin de garantizar el respeto a los usos y costumbres de las comunidades étnicas y campesinas y el fortalecimiento a la autonomía y a los gobiernos propios, los insumos requeridos para cada actividad podrán ser adquiridos con dichas comunidades, de acuerdo con la concertación realizada previamente.

El contratista debe garantizar la adecuada gestión de los residuos generados durante el desarrollo de los eventos; por lo cual debe proporcionar elementos señalizados para su almacenamiento en el área que se desarrollará el evento y efectuar el adecuado aprovechamiento o disposición final de los mismos,

El CONTRATISTA organizará y pagará el suministro de alimentación para los asistentes del evento y/o actividad, en las condiciones del requerimiento operativo

previamente establecidas y autorizadas por la Unidad o el SUPERVISOR a quien ella designe así:

• Desayuno: Debe realizarse en el sitio de alojamiento, en los lugares donde el Hotel cuente con restaurante, o en su defecto en un restaurante cercano al hotel, que no tenga necesidad de pago de transporte adicional, en lo posible todo debe estar incluido en la tarifa del hotel.

• Almuerzo: El CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre en buffet a los asistentes que indique la Unidad o el SUPERVISOR a quien ella designe en salón próximo al de reunión, o en su defecto en un restaurante cercano al lugar de la actividad. (Esto se ajustará a la programación de la ruta y/o actividad), previa autorización de la Unidad.

• Cena: El CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre en el sitio de alojamiento, o en su defecto en un restaurante cercano al hotel, que no cause un costo adicional por concepto de transporte.

• Refrigerios (AM/PM): El CONTRATISTA dispondrá que estos se suministren un espacio diferente al de reunión o en el mismo si fuere necesario.

• Alternativas: El CONTRATISTA deberá presentar a la Unidad o al SUPERVISOR quien ella designe, mínimo tres (3) opciones por día, para cada comida, el tiempo de presentación de las opciones no podrá ser superior a 72 horas cuando el presupuesto de los eventos supere los CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) ó 48 horas cuando no los supere, contados a partir del día siguiente del envío del requerimiento operativo. Lo anterior en caso de que el requerimiento operativo sea recibido por el CONTRATISTA después de las 4 p.m. De lo contrario el tiempo se contará a partir del mismo día del envío del requerimiento operativo. Lo anterior con el fin de seleccionar la opción que la Unidad considere más pertinente, PREVIA CONCERTACIÓN CON LAS COMUNIDADES ÉTNICAS.

Nota 1: En todo tipo de actividad, sin importar su duración, participantes y lugar, el CONTRATISTA deberá disponer y garantizar la estación de café, agua, galletas y bebidas aromáticas, sin que la misma implique un sobrecosto en el valor del evento facturado.

Nota 2: Para el caso de los desayunos, el CONTRATISTA deberá procurar en el proceso de consecución de cotizaciones que dicho servicio esté incluido en la tarifa del lugar de alojamiento.

Nota 3: En los casos de actividades en las que se presente algún tipo de excedente con la alimentación ofrecida, se debe llegar a un acuerdo previo con el grupo, organización, comunidad, o autoridades étnicas, o con quien indique la Unidad o a quien ella designe para la actividad, frente al procedimiento a seguir para entregarlos o distribuirlos entre los asistentes, siendo necesario para ello realizar una nota aclaratoria en el documento o listado en el que se relacionan las entregas correspondientes.

Nota 4: De acuerdo con las especificaciones del requerimiento operativo, el CONTRATISTA deberá garantizar que el sitio en el cual se van a servir los alimentos cuente con el personal suficiente para atender los espacios en que se deba servir alimentación. Los desplazamientos, viáticos y demás gastos de manutención de este

deberán ser responsabilidad del contratista y en ningún caso serán reconocidos por la Unidad.

Nota 5: En los casos, en que la alimentación sea entregada en condiciones poco higiénicas o de mala presentación, no serán recibidos dichos servicios y no se tendrán en cuenta para establecer el valor de la actividad, a no ser que dicha contingencia sea resuelta de manera inmediata en conformidad al cronograma previsto para el desarrollo de las actividades.

Nota 6: Para eventos que se realicen con servicios de alimentación presentar listado de asistencia exceptuando las exposiciones itinerantes, eventos enfocados a niños (NNA), ferias de atención al ciudadano, stand, eventos abiertos al público en general y demás eventos que la Unidad comunique con antelación. Para todos los casos que no requieran listado de asistencia, se deberá presentar un registro fotográfico o un video.

Nota 7: Con el fin de disminuir los impactos ambientales de los residuos de insumos, envases y embalajes se debe revisar la compatibilidad entre el producto a contener y el material del envase para eliminar riesgos sobre el producto, la salud o los ecosistemas, la posibilidad de recuperación y reutilización de los productos, el uso de materiales reciclados siempre y cuando no se ponga en riesgo la salud pública y los ecosistemas, controlando los desperdicios propios de la actividad y el producto no conforme. ”

Nota 8: Para el empaquetado del servicio de alimentación, se deberán utilizar materiales reciclables, reciclados o biodegradables (No se permite el uso de icopor), siempre y cuando no se ponga en riesgo la salud pública y los ecosistemas.

Nota 9: Para el transporte de los alimentos se debe contar con el Concepto del vehículo a nivel sanitario, expedido por la entidad competente, para garantizar que el vehículo fue inspeccionado y por tanto está en condiciones de transportar alimentos.

Minuta mínima de alimentos

Para la elaboración de la minuta de alimentos que se utilizará en cada actividad, los posibles menús se describirán detalladamente en el requerimiento operativo por parte de la Unidad, y esta se construirá de conformidad con las necesidades de cada actividad y de las necesidades de las Comunidades Étnicas para el desarrollo de estas. El CONTRATISTA, recibirá el requerimiento operativo y estructurará la logística de la actividad basado en él, y en los menús que allí se requieran teniendo en cuenta la siguiente tabla general de comidas:

ALIMENTOS Y BEBIDAS
Desayunos	Desayunos con alimentos nutritivos y balanceados tales como Bebidas frías y/o calientes, frutas, Huevos, alimentos de panadería en general, entre otros
Refrigerios	Los refrigerios o snacks que serán suministrados por el contratista deben ser consistente y complementado nutricionalmente. Dentro de estos refrigerios se incluyen: Bebidas Calientes (diferentes a café) o bebidas frías, alimentos que contengan proteínas, entre otros.
Almuerzos	Los almuerzos, deben incluir alimentos nutritivos y balanceados los cuales deben contener las cantidades necesarias de componentes para una dieta balanceada. Los Almuerzos los conformarán sopas, bandejas (incluirán proteína caerles, enérgicos, verduras, entre otros), jugos y postres.
Cenas	Las cenas, deben incluir alimentos nutritivos y balanceados los cuales deben contener las cantidades necesarias de componentes para una dieta balanceada. Los Almuerzos los conformarán sopas, bandejas (incluirán proteína caerles, enérgicos, verduras, entre otros), jugos y postres.
Estación Café/Aromática/Agua	Cantidades y permanencia de acuerdo con las especificaciones contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento.

Servicio / Meseros Cantidades y permanencia de acuerdo con las especificaciones contempladas en el formato de solicitud puntual del requerimiento.

En todo caso, El CONTRATISTA para construir las minutas de alimentos y menús tendrá atenta cuenta de las NECESIDADES de cada Comunidad Étnica y cada actividad, para ello se tendrán en cuenta aspectos importantes tales como: población, región, cultura, tradiciones y costumbres; las cuales se especificarán detalladamente en el requerimiento operativo y serán aprobados previamente por la Unidad.

2. ALOJAMIENTO. (SOLAMENTE PERSONAL EXTERNO A LA UNIDAD)

El profesional encargado de la actividad incluirá en el requerimiento operativo, la base de datos de los participantes de las Comunidades Étnicas, con nombre completo, número de identificación, fechas de nacimiento, datos de contacto y ubicación real, con el fin de establecer los servicios de alojamiento requeridos. Para lo cual el CONTRATISTA deberá comunicarse con cada uno de los posibles participantes de la actividad con el fin de ultimar detalles en cada caso en específico (novedades como situaciones de discapacidad, etc.).

Para todos los efectos, los lugares de alojamiento deberán contar con acceso e instalaciones para personas con discapacidad y personas mayores. En zonas, regiones, municipios, veredas o corregimientos que no cuenten con lugares de alojamiento que cumplan con esta indicación, el CONTRATISTA deberá confirmar previamente con el responsable de la actividad por parte de la Unidad el número de participantes con discapacidad o personas mayores, o menores de edad y el tipo de condición física en la que se encuentren, para así buscar la mejor opción de alojamiento que se ajuste a sus necesidades.

El alojamiento de los participantes deberá ser en el mismo lugar de la actividad, o en su defecto, en lugares aledaños, de tal forma que no se requiera trasladar al personal mediante transporte terrestre. Solo para los casos en los que no haya disponibilidad o no se cuente con alojamiento en el mismo lugar de la actividad o alojamientos aledaños, se podrá contratar el servicio en una ubicación diferente.

Hoteles y Hostales

El CONTRATISTA deberá disponer en las ciudades, municipios o corregimientos sedes de las actividades, hoteles clasificados como 4 estrellas, o lo que indique la Unidad, (se exceptúan de la exigencia estrellas las zonas que por su ubicación geográfica no cuenten con este tipo de servicio, o que en ausencia de la clasificación de estrellas tengan los mismos servicios y calidad según la Resolución No. 657 xx xxxxx 8 de 2005, la Resolución 320 del 21 de febrero de 2006, y la Resolución 2322 de 12 de octubre de 2006 emanadas del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y demás normas aplicables a la materia).

Las tarifas de los servicios de alojamiento en hoteles y/u hostales a contratar que no se encuentren descritos en el requerimiento operativo serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal a). del punto D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TÉCNICO.

El CONTRATISTA organizará la acomodación sencilla, doble, o triple, según lo establecido en el requerimiento operativo, entregada por el responsable de la actividad a quien la Unidad designe. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario esté dedicado a la actividad o hasta el día de la fecha de su vuelo

de regreso y/o desde el día anterior al inicio de la actividad, según lo señalado en el requerimiento operativo.

Así mismo, el CONTRATISTA deberá gestionar en preferencia, opciones de alojamiento que incluyan de manera gratuita para la Unidad los siguientes servicios: transporte puerta a puerta aeropuerto y/o terminal – hotel y viceversa; salones con ayudas audiovisuales, desayunos, estaciones de café, entre otros.

El servicio de alojamiento debe incluir algunos servicios conexos como acceso al servicio de Internet o wifi siempre y cuando las condiciones del lugar o zona geográfica así lo permitan; servicio de llamadas locales y desayuno incluido en la tarifa; con check in desde las 3:00 p.m. y check out no antes de las 12:00 m, servicios de guarda equipajes y de confirmación de reservas aéreas.

Para cada requerimiento operativo presentará mínimo tres (3) alternativas de hotel (incluyendo los hoteles recomendados por la Unidad), con las mismas características para ser comparados, salvo condiciones o características particulares de la región o ciudad en donde la disponibilidad no ofrece alternativas de selección.

Nota 1: En caso de cancelación de reservas por parte del CONTRATISTA en el hotel autorizado por La Unidad, será el CONTRATISTA el que asumirá la totalidad de los costos que se generen por el traslado y alojamiento de los asistentes a otro hotel.

Nota 2: En ningún caso la Unidad asumirá los gastos por concepto de mini-bar, bebidas alcohólicas, lavandería, llamadas telefónicas a celulares o larga distancia nacional o internacional, propinas o penalidades y demás aspectos no contemplados en el alojamiento, por lo cual el CONTRATISTA deberá informar de manera respetuosa tanto a los beneficiarios del alojamiento como a los lugares de alojamiento tal condición con anticipación al inicio del alojamiento.

Nota 3: El CONTRATISTA podrá tener en cuenta la consecución de hostales, fondas, cajas de compensación, u otros tipos de alojamientos brindados por las Comunidades Étnicas entre otros; bajo las condiciones solicitadas por La Unidad en el requerimiento operativo si hubiere lugar a ello, garantizando las tarifas más bajas, y dando uso al procedimiento para establecer el valor de las actividades, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio donde se desarrollen estas, siempre y cuando se cumpla la normatividad aplicable a la materia y al tipo de alojamiento solicitado en el requerimiento operativo.

Clase de Hoteles: El CONTRATISTA debe disponer en las ciudades o regiones sedes de las actividades, de hoteles clasificados como máximo 4 estrellas, (se exceptúan zonas que por su ubicación geográfica no cuenten con el tipo de servicio), o que en ausencia de la clasificación de estrellas tenga los mismos servicios y calidad según la Resolución 657 del 08 xx Xxxxx de 2005 (por la cual se reglamenta la categorización por estrellas de los establecimientos hoteleros o de hospedaje que prestan sus servicios en Colombia) y la resolución 320 del 21 de Febrero de 2006 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (por la cual se modifica el plazo contemplado en el artículo 4° de la Resolución 657 de 2005, por la cual se reglamenta la categorización por estrellas de los establecimientos hoteleros o de hospedaje que prestan sus servicios en Colombia).

Para cada actividad con las Comunidades Étnicas se presentarán tres (3) alternativas de hotel a la Unidad o al SUPERVISOR a quien ella designe con el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en el requerimiento operativo. El tiempo de

presentación de las alternativas no podrá ser superior a 72 horas cuando el presupuesto de los eventos supere los CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) ó 48 horas cuando no los supere, contados a partir del día siguiente del envío del requerimiento operativo. Lo anterior en caso de que el requerimiento operativo sea recibido por el CONTRATISTA después de las 4 p.m. De lo contrario el tiempo se contará a partir del mismo día del envío del requerimiento operativo.

• Acomodación: El CONTRATISTA organizará la acomodación sencilla, twin o triple, según instrucciones que imparta la Unidad, en el requerimiento operativo. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario esté dedicado al evento o hasta el día anterior a la fecha de su vuelo de regreso.

Para los territorios de las Comunidades Étnicas donde no existan opciones de alojamiento que cumplan con la normativa nacional, según el requerimiento operativo, el CONTRATISTA reconocerá los costos que se generen por esta necesidad.

Igualmente, el CONTRATISTA deberá garantizar las mejores condiciones posibles mediante el alquiler de utensilios como: colchonetas, hamacas, chinchorros, entre otros, si así lo solicita La Unidad, de conformidad con lo establecido en el requerimiento operativo. Las tarifas serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal a del punto D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TÉCNICO.

• Paquetes hoteleros: El CONTRATISTA debe ofrecer a la Unidad cuando en el requerimiento operativo se requiera, opciones de paquetes hoteleros para los asistentes provenientes de lugares diferentes al de la realización de la actividad, dentro de los topes presupuestales definidos, según los lugares nacionales.

• Contingencias en el alojamiento: Si para la fecha prevista para la realización de un encuentro no hay cupo para la totalidad de asistentes prevista en cada caso, el CONTRATISTA debe informar y garantizar a la Unidad, el alojamiento en otros hoteles de características y precios similares al aprobado.

• Servicios conexos al alojamiento no incluidos: En ningún caso la Unidad, asumirá los gastos por concepto de bar, minibar, lavandería, llamadas telefónicas a celulares o larga distancia nacional o internacional, propinas o penalidades por cambio de itinerario, servicios de Spa y belleza, entre otros, por lo cual el CONTRATISTA debe informar a los beneficiarios del alojamiento tal condición con anticipación al inicio del alojamiento.

Igualmente, el CONTRATISTA deberá garantizar las mejores condiciones posibles mediante el alquiler de utensilios como: colchonetas, hamacas, chinchorros, entre otros, si así lo solicita La Unidad a través del profesional y/o contratista responsable de la actividad, de acuerdo con lo registrado en el requerimiento operativo. Las tarifas serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal a de D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TÉCNICO.

3. SALONES (Infraestructura Física, Mobiliario, Materiales Y Equipos)

Espacio Físico:

El CONTRATISTA deberá facilitar un espacio físico cómodo necesario para la ejecución de las actividades, considerando el número de personas a participar y las cantidades

descritas en los requerimientos operativos, se debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda, espina de pescado, en “O”, en “U” o auditorio, según sea necesario, dotado con sillas, mesas y tablero acrílico y papelógrafo, iluminación natural o artificial suficiente, así como ventilación, incluyendo aire acondicionado en las ciudades donde se requiera, aislamiento de ruidos exteriores, sonido básico, conectividad a internet, y tomacorrientes para uso de computadores. (Salón, Centro de convenciones, tarimas, salones dotado con equipos para video conferencias, coliseo, etc. según requerimiento del evento a realizar y número de asistentes).

Cuando por situaciones de seguridad o con el fin de preservar las alianzas estratégicas con las entidades que apoyan la gestión, la Unidad se reserva el derecho de escoger el lugar donde se ejecutara el evento mediando petición motivada por parte del SUPERVISOR del contrato.

Cantidad de Espacios:

En algunos casos el CONTRATISTA debe disponer de más de un espacio o salón dadas las características de la actividad, así como el suministro del servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos necesarios para el evento o actividad requerido por la Entidad, estos sucesos serán informados por el SUPERVISOR al momento de comunicarle la decisión de la Unidad de realizar la actividad.

Los espacios físicos para el desarrollo de las actividades podrán ser: salones de hotel, centros de convenciones, coliseos, polideportivos, aulas de instituciones educativas, salones comunales, plazas o plazoletas, juntas de acción comunal, casas de la cultura, canchas, entre otras opciones, según lo solicitado por el designado responsable de la actividad en el requerimiento operativo.

Estos espacios físicos temporales o fijos (oficinas o edificaciones), deben garantizar la seguridad de los ocupantes, contando con señalización de emergencias (salidas de emergencia, rutas de evacuación y planos de ubicación del punto de encuentro), se debe contar en los espacios con extintores en cantidad suficiente y camillas rígidas para el traslado de paciente y tener actualizado el plan de emergencia, incluidas las entidades xx xxxxxxx (xxxx xxxx, bomberos, defensa civil, hospitales o centros de salud, policía y ambulancias). Se debe contar con brigadistas de emergencia, así como plan de gestión integral de residuos o desechos peligrosos.

En caso de que, en la ciudad, municipio, o corregimiento, sólo exista un sitio que cumpla las condiciones para la actividad sólo se presentará dicha opción.

Las tarifas para los sitios que no encuentren en el requerimiento operativo, serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal a de D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TÉCNICO.

Cuando se trata de jomadas con comunidades étnicas y no étnicas, que cuenten con la disponibilidad de los lugares en que normalmente se realizan los encuentros comunitarios, (por ejemplo: Casas de la Cultura, Juntas de Acción Comunal, Salones Comunales, malocas, entre otros) y/o que el mobiliario con el que cuente la comunidad podrá ser utilizado en cada una de las jomadas, a fin de respetar sus usos y costumbres en los encuentros comunitarios. Aplicar las normas que correspondan para aglomeración de personas en caso de emergencia.

Cuando la comunidad, grupo u organización dispone de espacios comunitarios para realizar actividades, estos podrán ser tenidos en cuenta para el desarrollo de las actividades.

En los casos en que la Unidad gestione previamente y sin costo alguno los lugares para el desarrollo de las actividades, estos no serán solicitados al CONTRATISTA a través del requerimiento operativo.

Nota 1: En los procesos de cotización de los sitios a contratar para la realización de la jomada, se deberán priorizar, los espacios físicos con los hoteles donde se ha contratado el servicio de alojamiento, teniendo en cuenta que estos, por lo general no generan costo alguno.

Nota 2: Para la realización de la actividad el CONTRATISTA deberá tener en cuenta la normatividad de aglomeraciones, seguridad industrial, manejo de emergencias vigente para el municipio o departamento y control de acceso a las instalaciones. En este sentido, cuando así se requiera, el CONTRATISTA deberá coordinar con la Policía Nacional, la Xxxx Xxxx, la Defensa Civil y Bomberos, el apoyo requerido para la realización de la actividad, según las necesidades requeridas, número de asistentes, y las disposiciones aplicables a la materia. En todo caso, antes de iniciar cualquier actividad, previamente el CONTRATISTA deberá socializar el plan de emergencia, rutas de evacuación y puntos de encuentro con el profesional y/o contratista responsable de la jomada y con los asistentes. En los casos en que estos servicios generen costo alguno, los mismos deberán verse reflejados en el cuadro comparativo si a ello hay lugar, o en su defecto deberá ser comunicado por escrito a la Unidad para su respectiva aprobación. Igualmente, para el respectivo pago deberán presentarse los soportes.

Nota 3: El CONTRATISTA deberá garantizar que los espacios físicos cuenten con equipos de emergencia mínimos, tales como: extintores, botiquín de primeros auxilios y camilla de emergencia. Los cuales no deben generar costo alguno para la Unidad.

Nota 4: El CONTRATISTA debe gestionar la presencia permanente de personal de vigilancia para el aseguramiento de las actividades en el espacio físico, con el fin de implementar un control de acceso a las instalaciones y reacción inmediata frente a cualquier incidente que afecte o pueda afectar la integridad del personal asistente a la actividad o pueda ocasionar el hurto de objetos personales. Este aspecto se deberá contemplar dentro del requerimiento operativo en conformidad a la dimensión del evento.

Nota 5: Todo tipo de imagen institucional utilizada en actividades, capacitaciones, eventos, actividades, entre otros, debe ser previamente aprobada por la Presidencia de la República de acuerdo a lo establecido por la Directiva Presidencial Nº 03 de 2019.

• Mobiliario: El espacio para el evento en caso de ser necesario, debe disponer xx xxxxxx, mesas, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, estructuras, techos, muros de contención, calentadores y demás mobiliario de acuerdo con las instrucciones entregadas por la Unidad.

• Identificación Institucional: Realizar el montaje de los elementos de identificación institucional o de cooperantes nacionales o internacionales, si es del caso, en el lugar de realización del evento.

• Horarios: Los salones se deben tener disponibles en horario solicitado y debidamente organizados de acuerdo a lo solicitado en requerimiento operativo.

• Alternativas: El CONTRATISTA deberá presentar a la Unidad o al SUPERVISOR quien ella designe, opciones de salón para la realización de la actividad, el tiempo de presentación de las opciones no podrá ser superior a 72 horas cuando el presupuesto de los eventos supere los CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) ó 48 horas cuando no los supere, contados a partir del día siguiente del envío del requerimiento operativo. Lo anterior en caso de que el requerimiento operativo sea recibido por el CONTRATISTA después de las 4 p.m. De lo contrario el tiempo se contará a partir del mismo día del envío del requerimiento operativo. Lo anterior con el fin de seleccionar la opción que la Unidad considere más pertinente.

4. EQUIPOS – AYUDAS AUDIOVISUALES

El CONTRATISTA debe suministrar los siguientes equipos según los requerimientos de la Unidad, para cada evento:

• Sonido Profesional,

• Megáfonos,

• Audiovisuales (DVD, Blue-ray, Video Bean, Telón o pantallas de proyección),

• Micrófonos de base y de solapa,

• Grabación, producción de video, manejo de cámaras, efectos especiales,

• Plantas eléctricas,

• Equipos de Cómputo,

• Pantallas LEDS,

• Video walls,

• Televisores,

• Consolas,

• Equipos de comunicación requeridos dentro del evento, tales como radios, avanteles, celulares, diademas entre otros.

• Computadores, impresoras, modems de internet, entre otros.

Los equipos y elementos de producción referenciados son enunciativos, requiriendo su necesidad de acuerdo con la naturaleza del evento o actividad a realizar.

5. IMPRESOS Y MATERIALES ESPECIALES (Papelería Y Suministros)

Dentro de este aspecto se prestarán los siguientes servicios:

o Elaboración y producción de impresos acorde con la naturaleza del servicio, tales como diseño de artes, impresión de material como volantes, afiches, pendones, backings, señalización, pancartas, pasacalles, folletos, memorias y producciones especiales, entre otros.

o Adecuación y decoración de locaciones donde se realizará el evento o actividad, tales como centros xx xxxx y ambientación.

o Montajes y desmontajes.

o De ser necesario el CONTRATISTA debe proporcionar otros servicios asociados al evento como transporte, actividades culturales y recreativas, seguros, materiales de papelería, carpas, cajas, personal de aseo etc.

Para la impresión se deben emplear productos de papel que sean fabricados con: residuos agroindustriales, papel reciclado, o madera proveniente xx xxxxxxx forestales sostenibles.

Las máquinas empleadas de impresión deben contar con norma técnica de bajo consumo energético o demuestren que su consumo de energía es menor a otros de su misma categoría a través de su ficha técnica

El CONTRATISTA deberá coordinar con la Policía Nacional, Xxxx Xxxx, Defensa Civil y Bomberos, el apoyo para la realización del evento, según necesidades requeridas por el número de asistentes y teniendo en cuenta las disposiciones de seguridad para eventos masivos establecidas en el municipio de realización de este.

OTROS SERVICIOS ESPECIALES, ESPORÁDICOS, O CONEXOS A INCLUIR

De acuerdo con el requerimiento operativo, el CONTRATISTA debe proporcionar otros servicios asociados a la actividad como realización de talleres, conferencias, actividades culturales y deportivas y otros servicios de apoyo que se requieran para cada una de las actividades.

Según se establezca en el requerimiento operativo, dentro de estos servicios, se deberá incluir el personal, transporte, montaje, desmontaje, suministros e implementos necesarios para llevar a cabo la actividad, sin costos adicionales para la Unidad.

Previo a la realización de las actividades, el CONTRATISTA deberá solicitar a los PROVEEDORES de estos servicios los documentos requeridos por Ley para el pago, así como informar y realizar los pagos en los plazos establecidos. En la prestación de este tipo de servicios solo se reconocerán los porcentajes de intermediación firmados en el contrato.

Las tarifas de los servicios especiales, esporádicos o conexos que no se encuentren en el requerimiento operativo, serán aprobadas previamente mediante el procedimiento para la estructuración de los estudios xx xxxxxxx, descrito en el numeral ii literal a del punto D. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL VALOR DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TÉCNICO.

Nota 1: En los casos en que el personal de servicios especiales, esporádicos o conexos resida en un lugar diferente al lugar de la actividad, el valor de los viáticos deberá estar incluido en el valor total del servicio. No obstante, se debe propender porque este personal resida en los lugares o zonas donde se vaya a llevar a cabo la actividad, según lo exigido en el requerimiento operativo, con el fin entre otros, de no incurrir en gastos de transporte, alojamiento y alimentación para estos casos.

Nota 2: En todo caso, para la realización de los eventos se deben tener en cuenta los diferentes protocolos establecidos por la Unidad relacionados con la mitigación de los riesgos propios a las actividades.

Nota 3: En los casos, de procesos de acompañamiento de Familiares Victimas de Desaparición Forzada, durante la búsqueda de sus seres queridos se debe tener en cuenta que los posibles lugares de enterramiento pueden estar ubicados en zonas de difícil acceso, por lo cual se puede requerir diversos medios de trasporte y la entrega de alimentos en zonas alejadas xxx xxxxx urbano, razón por la cual el operador deberá seguir las indicaciones del responsable de la actividad quien garantiza el acompañamiento psicosocial a las familias.

Nota 4: EL CONTRATISTA, en los casos que la Unidad lo requiera, deberá contar con personal que lleve la relatoría y documentación de la actividad, con el fin de poder construir las evidencias de la actividad.

Otros servicios a Cargo del CONTRATISTA

Elaboración de memorias del evento en caso de requerirse, apoyados en personas especializadas en los temas tratados:

• Grabar en medio magnético y video, registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, diseñar y entregar en formato digital memorias del evento de acuerdo al material que se presente durante el mismo y las especificaciones de cada actividad, indicadas por el supervisor o coordinador de este. (En caso de requerirse).

• Hay que asegurar que el registro audiovisual, la transcripción del material en caso de ser requerido, o el registro fotográfico o de audio, sea entregado oportunamente a la Unidad, según los tiempos, cantidades, formatos y especificaciones indicadas por la Unidad.

• Grabar en audio y video las conferencias, paneles, presentación de programas, trabajo y cierre de la actividad.

• Hacer envío oportuno de los materiales que se requieran para el desarrollo de la actividad.

6. TRANSPORTE

El contratista deberá suministrar el transporte de acuerdo con las necesidades establecidas en el requerimiento operativo, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por la Unidad.

• Suministro de tiquetes aéreos (únicamente personal externo a la Unidad): Entiéndase como los tiquetes aéreos nacional en clase económica por persona en trayectos de ida y regreso, en conformidad a las fechas determinadas en los requerimientos operativos.

El profesional designado por la Unidad para la actividad, mediante el requerimiento operativo y con formato acordado previamente, entregará la base de datos en Excel de los participantes con de conformidad con los datos mínimos que se solicitan en el punto

D. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES de este ANEXO TECNICO, con el fin de establecer el itinerario de viaje más adecuado para el suministro de tiquetes aéreos, terrestres y/o fluviales. En este aspecto es importante tener en cuenta que muchos de los participantes no se encuentran en ciudades dotadas de aeropuerto y se deberá gestionar el itinerario de viaje completo con el fin de llegar a los lugares en los cuales se realizará la actividad respectiva, para lo cual el CONTRATISTA deberá comunicarse con cada uno de los posibles participantes de la actividad con el fin de ultimar detalles en cada caso específico (novedades como exceso de equipaje, traslado de material, situaciones de discapacidad, entre otros).

Una vez aprobados, el CONTRATISTA gestionará el transporte aéreo, con base en los itinerarios de viaje previstos, efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes aéreos, en la ruta ida y regreso, de la sede de origen al lugar de la actividad más cercano que cuente con aeropuerto de conformidad a los itinerarios de viaje aprobados por la Unidad.

El operador deberá informar a la Unidad o a quien ella designe, y a los beneficiarios de forma directa, el itinerario y reserva del tiquete, los datos de su vuelo utilizando los medios idóneos para que el viajero pueda tener la información clara y precisa. El operador deberá estar pendiente del arribo, logística y salida del viajero, y será el

responsable de informar a la Unidad o a quien ella designe, sobre cualquier novedad que se presente durante la permanencia en la ciudad.

El contratista deberá entregar mensualmente una relación de los tiquetes que no hayan sido utilizados y estén pendientes de revisar, al igual que realizar la gestión pertinente para hacer uso de estos en otra actividad que se requiera. Adicionalmente entregar un resumen con las tarifas preferenciales que dieron dentro de este periodo y los cambios que se generaron y que no causaron penalidad.

Nota 1: El operador logístico contratado deberá garantizar que los tiquetes aéreos no utilizados puedan ser reprogramados y reutilizados en otras fechas, previamente avalado por la Unidad o el SUPERVISOR a quien ella designe. En caso de cobro de penalidades o multas estas serán con cargo al presupuesto del evento con la debida justificación soportada.

Nota 2: Se podrán dar aprobaciones parciales de las solicitudes de eventos por parte de la Unidad a través de correo electrónico remitido al CONTRATISTA. Sin embargo, en caso de que el CONTRATISTA decida expedir tiquetes sin la autorización expresa de la Unidad, éste asumirá los costos que se generen por el traslado de las personas al igual que el pago de penalidades en los tiquetes reservados o expedidos.

Nota 3: En caso de que el asistente haya efectuado el pago de su tiquete, previa solicitud y validación de la Unidad o del SUPERVISOR a quien ella designe, deberá reembolsar dicho gasto contra la factura del tiquete, que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete, durante el desarrollo de la actividad.

Nota 4: Se deberá tener en cuenta el numeral 3 Eventos y Capacitaciones de la Directiva Presidencial No 09 del 09 de noviembre de 2018. Directrices de austeridad que están incluidas “Dentro de una política pública de austeridad, eficiencia, economía y efectividad que debe prevalecer en la rama ejecutiva del orden nacional, y con el fin de obrar de manera responsable y hacer prevalecer el principio de economía, en el marco de las normas sobre austeridad del gasto público, se imparten las siguientes directrices”.

• Transporte Terrestre y fluvial:

Entiéndase como apoyo de transporte el desplazamiento de las víctimas de las Comunidades Étnicas y sus acompañantes si eso da a lugar a las actividades realizadas por la Unidad, con el fin de implementar las medidas de reparación integral.

El CONTRATISTA apoyado en los listados de asistentes confirmados y autorizados por la Unidad, suministrará los tiquetes para transporte terrestre y/o fluvial y atendiendo los itinerarios de viaje acordados, efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes en las rutas de ida y regreso de ser necesario, de la sede de origen a la sede del evento. Según tabla de precios de transporte terrestre autorizadas para tal fin.

• Transporte Local:

El CONTRATISTA dispondrá según lineamientos establecidos en el requerimiento operativo aprobado por la Unidad, los servicios de transporte local para trasladar al personal asistente autorizado por la Unidad o a quien ella designe, del aeropuerto al sitio de alojamiento en ida y regreso, u otros desplazamientos autorizados por la Unidad o SUPERVISOR a quien ella designe, en vehículos cómodos y con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar. En caso de que el servicio de

transporte se cancele sin previo aviso, el CONTRATISTA asumirá todos los costos que se generen por traslado de los asistentes al punto o puntos previstos.

Para este tipo de transporte, se reconocen dos tipos de servicios:

a. SERVICIOS DE TRANSPORTE TERRESTRE O FLUVIAL REGULADOS.

Para el transporte terrestre y/o fluvial, La Unidad o a quien ella designe, con el requerimiento operativo, entregará el listado con el número de participantes, con el itinerario de viaje intermunicipal y/o local y el valor del transporte por participante, según tablas de precios de transporte terrestre y/o fluviales autorizadas según corresponda, por los cuales el CONTRATISTA únicamente podrá cobrar adicional el porcentaje de intermediación estipulado en el contrato.

b. SERVICIOS DE TRANSPORTE TERRESTRE O FLUVIAL NO REGULADOS

En los casos en los cuales no se cuente con servicios de transporte cuyos precios estén regulados por el Ministerio de Transporte, o la entidad que corresponda, se reconocerán los valores de transporte, de acuerdo con las condiciones que se presenten en cada uno de los territorios, siempre y cuando se incluya dicho requerimiento de transporte en el requerimiento operativo.

De acuerdo con las condiciones de la operación y aplicable para los dos tipos de transporte, el CONTRATISTA deberá realizar el reconocimiento del recurso del transporte a cada uno de los participantes antes de iniciar la actividad y en los tiempos acordados de conformidad con los lineamientos de establecidos en el requerimiento operativo de la actividad.

• Servicio de transporte terrestre automotor especial:

Cuando La Unidad solicite en el requerimiento operativo servicio de transporte especial, el CONTRATISTA dispondrá en la estructuración logística, los servicios de transporte terrestre automotor especial para trasladar al personal que asista a la actividad y este autorizado por La Unidad (personal externo de la UNIDAD), del aeropuerto al lugar de alojamiento y viceversa; del lugar de alojamiento al lugar donde se llevarán a cabo las actividades; de un municipio, vereda o corregimiento a otro; u otros desplazamientos autorizados por el UNIDAD, en vehículos de modelos recientes máximo con cinco (5) años de antigüedad, cómodos y con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar y con el cumplimiento de las condiciones técnico- mecánicas que establece la Ley. Este servicio también deberá disponer de transporte de equipos y bienes, a todo costo, cuando así lo solicite la Unidad.

El CONTRATISTA deberá verificar que -los vehículos utilizados para prestar el servicio de transporte terrestre automotor especial, estén habilitados por el Ministerio de Transporte y cuenten con una póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual.

El contratista deberá garantizar que el mantenimiento de los vehículos utilizados para prestar el servicio de transporte terrestre automotor especial, se efectué en lugares certificados por la autoridad ambiental competente, que realicen el manejo de aceites usados, baterías, llantas usadas. Asegurando que los residuos peligrosos generados por el desarrollo del objeto contractual tales como aceites usados, baterías, elementos y/o envases impregnados con aceites y llantas usadas sean entregados a los gestores

ambientales autorizados, de igual forma el contratista deberá garantizar que cada uno de los vehículos cuente con la revisión Técnico-Mecánica y de gases vigente realizada en lugares certificados por la autoridad ambiental.

El valor de este servicio de transporte terrestre automotor deberá incluir los costos directos e indirectos que conlleve la prestación de este, tales como: vehículo, combustibles, peajes, parqueaderos, conductor (salario y sus prestaciones, alojamiento, alimentación y dotación) y cualquier otro costo derivado del servicio. La prestación de este servicio deberá cumplir la normatividad aplicable a la materia, y lo solicitado en el requerimiento operativo.

Para los casos en que aplique, se deberá contar con equipos de radio comunicación en los vehículos o en su defecto, se deberá suministrar a cada uno de los conductores un teléfono móvil con sistema de manos libres para mantener comunicación permanente ya sea en zonas urbanas o rurales. Las tarifas de los servicios de transporte terrestre automotor a contratar que no se encuentren descritos en el anexo técnico deben ser revisadas y aprobadas por la Unidad.

NOTA GENERAL PARA LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE

En los casos en que los participantes necesiten realizar desplazamientos terrestres y/o fluviales de larga duración (seis horas en adelante), se contemplará previa autorización de la Unidad, el costo de desayunos, almuerzos, cenas o refrigerios, según sea el caso. El valor será referido según en el requerimiento operativo y el reconocimiento asociado a estos costos será entregado a los participantes. El CONTRATISTA deberá diligenciar el formato definido por la Unidad para tal fin que contenga concepto, valor, nombre, número de identificación, firma y/o huella del beneficiario. En todo caso los valores no podrán superar los definidos por la Unidad.

En el caso de transporte fluvial, el CONTRATISTA deberá asegurar que la empresa prestadora del servicio se encargue de suministrar chalecos salvavidas, kit personal de primeros auxilios, a los participantes de la actividad, así mismo el prestador del servicio deberá contar con un protocolo de seguridad el cual deben activar en caso de una emergencia.

7. REEMBOLSOS A VICTIMAS

La Unidad provee las condiciones técnicas y logísticas a través de las cuales las personas víctimas podrán ejercer su función de representación y logro de participación efectiva en los espacios dispuestos en la Ley de Víctimas, para ello fue expedido el Protocolo de Participación Efectiva de las Victimas (Resolución 0677 de 2017, articulo

8) donde establece como participan las comunidades étnicas en ausencia de los protocolos para estas comunidades. Así mismo, es el mecanismo que garantiza a las víctimas su intervención real y efectiva en los espacios de participación ciudadana local, regional y nacional.

Nota: La Unidad cuenta con dos (2) tipos de reembolsos que son: para los representantes xx xxxx de víctimas étnicos que se reúnan con la Unidad para tratar diferentes temas conforme a la resolución y los reembolsos de transporte o alimentación y hospedaje cuando no se puede pagar con atención por el contratista dichos servicios de acuerdo con las condiciones de los territorios.

Apoyos:

a) Apoyo de Transporte: Gastos en que incurre la persona víctima para asistir al evento, se cuenta desde el sitio de su vivienda hasta llegar al lugar del evento y viceversa.

b) Apoyo compensatorio: Se cancela de acuerdo a lo determinado en el protocolo de participación y cuyo valor será cuantificado por el responsable del evento e informado al contratista en el requerimiento operativo.

c) Apoyo de Estadía: Es el valor por reembolso que se otorga a la persona víctima en cuyo traslado tuvo que pernoctar en sitio diferente al evento.

d) Apoyo necesario para las víctimas en condición de discapacidad y adulto mayor: Es el valor que se cancela por concepto de pago de gastos de transporte y alimentación al acompañante de la persona en condición de discapacidad o al adulto mayor que por sus condiciones requiere de cuidados y atención especial.

e) Apoyo a las mujeres víctimas con hijos menores de 5 años: Es el valor que se cancela por concepto de pago de gastos transporte y alimentación a la persona que actuará como cuidadora del menor de 5 años, para dicho pago deberá presentar el registro civil de nacimiento donde se evidencie la edad del menor.

8. OLLAS COMUNITARIAS

Se entiende como olla comunitaria al mecanismo por medio del cual se garantiza logísticamente, el desarrollo de una jornada comunitaria, ejecutada por la misma Comunidad Étnica, con el objetivo de aportar a los procesos de autogestión partiendo principalmente de los usos y costumbres de cada una de ellas, sin tratar de cambiar ningún aspecto tradicional.

Así las cosas, y para cumplimiento de la misionalidad de la Unidad, el CONTRATISTA, deberá contar en primera instancia, con la participación directa y activa de cada una de las Comunidades Étnicas en el proceso de proyección, preparación y ejecución de las ollas comunitarias de conformidad con lo que se establezca en el requerimiento operativo de cada actividad. Dado el caso que la comunidad por algún motivo sustentado no pueda ejecutar esta actividad, el CONTRATISTA tendrá que asignar esta actividad a un tercero con las capacidades técnicas para ejecutarla, teniendo en cuenta los aspectos de tradición, técnicos y presupuestales expuestos en este Anexo Técnico.

Para la ejecución presupuestal de las ollas comunitarias, El CONTRATISTA, basado en el requerimiento operativo, realizará la consignación de los recursos a las comunidades; cómo mínimo con cinco (5) días calendario de antelación al inicio del desplazamiento a la actividad, con el fin de garantizar la correcta ejecución de esta.

El CONTRATISTA, deberá cancelar en efectivo y en el lugar de la reunión convocada, los valores que por los conceptos anteriores se fijen y sean solicitados por el responsable del evento en el formato de solicitud.

Como soporte de la entrega del recurso, el CONTRATISTA deberá presentar: Cuenta de cobro firmada y con huella de la persona víctima, discriminando los conceptos anteriormente establecidos, fotocopia de la cédula, anexando los soportes de pago entregados por las víctimas: Facturas de hoteles, recibos de pago. (peajes, gasolina, alimentación, otros), recibos de caja, entre otros.

La Unidad pagará al CONTRATISTA, los costos antes mencionados, incluyendo el porcentaje de intermediación ofertado en su propuesta.

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

2.1. Recurso Humano mínimo a requerir:

2.1.1. Un (1) Coordinador General del Contrato

El oferente debe contar con un profesional que cuente con posgrado (especialización o maestría) en áreas relacionadas con la gestión y formación en Logística, y tenga relación con este proceso.

Además, con las siguientes condiciones:

• Experiencia específica mínima certificada de seis (6) años, en coordinación o dirección de actividades de logística para eventos académicos, institucionales, corporativos o de trabajo.

• Que preste sus servicios a Nivel Nacional.

• Tiempo Completo

2.1.2. Un (1) Coordinador Administrativo

Adicional al profesional anterior el oferente deberá contar con un profesional que en su perfil cumpla con las siguientes condiciones:

• Título profesional en áreas de contabilidad, administración, finanzas o afines.

• Experiencia específica mínima certificada de seis (5) años, certificada en manejo de costos y/o presupuestos, análisis y/o ejecución financiera.

• Nivel Nacional.

• Según necesidades del servicio, previa aprobación del supervisor

2.1.3. Asistentes administrativos y Logísticos:

El oferente debe contar con cinco (5) Asistentes Administrativos y Logísticos que en su perfil cumplan con las siguientes condiciones:

• Título de Técnico o Tecnólogo en finanzas, administración de empresas, administración de empresas turísticas, administración de negocios o afines o auxiliar contable o afines.

• Experiencia especifica mínima certificada de seis (6) meses en el desarrollo de actividades administrativas, financieras y logísticas.

• Nivel Nacional

• Según necesidad del servicio; previa solicitud del supervisor y teniendo en cuenta la necesidad de personal requerido para la actividad

NOTA 1: Dentro del porcentaje de coordinación El CONTRATISTA deberá asumir el valor del alojamiento, alimentación, traslados, tiquetes, impuestos, tasas y demás erogaciones de su recurso humano.

Nota 2: los documentos correspondientes al cumplimiento de los perfiles (formación y experiencia) del personal del recurso humano mínimo requerido debe presentarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato y deberá mantenerse durante la ejecución del mismo conforme a las condiciones establecidas. La entidad verificará el cumplimiento de este requisito al inicio y durante la ejecución del contrato.

3. LISTADO GLOBAL DETALLADO DE BIENES Y/O SERVICIOS POSIBLES A REQUERIR

Teniendo en cuenta la necesidad diversa y de conformidad con lo que se concerté con las Comunidades Étnicas para la ejecución de las actividades, la adquisición de bienes y/o servicios se pueden presentar eventualmente y es planificada solamente hasta el momento en que se elaboré el requerimiento operativo.

A continuación, se presenta una lista de bienes y/o servicios posibles a requerir que ha sido ya utilizada por la Unidad en la ejecución de su cumplimiento misional, y para este proceso sirve como instrumento de evaluación económica para la Unidad.

El listado total de los bienes y/o servicios posibles a requerir al momento de ejecutar el objeto por el contratista es el siguiente:

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
LOGISTICA
1	COMPUTADOR PORTATIL	Alquiler Computador Portátil. CPU Procesador min. Intel Core i5 U o AMD PRO, MRAM min. 4GB DDR2, Disco Duro 250 GB (7200 rpm) SATA, Batería duración 3 hrs min, cargador, Mouse, Monitor panel plano 14” - 15”, Unidad DVD+/-RW integrada, Puertos mínimo 3 USB 2.0, puerto de video 1 VGA y 1 puerto HDMI integrado. Conectividad integrada tarjeta de red 1000/100/10 y conexión inalámbrica 802.11 a/b/g/n, punto de red Gigabit Ethernet (RJ-45), Audio interno, Teclado en español, Sistema operativo Microsoft® Windows® 10 Professional o superior, Office 2010 o superior, Antivirus y Anti spam instalados y actualizado a última versión, Compresor de archivos Winzip versión 12 o superior, Acrobat Reader. Todo lo anterior con su respectiva licencia y medios de instalación y configuración que permitan la lectura de archivos y la proyección de los mismos.	Unidad
2	GRABACION DE VIDEO HASTA 60 MINUTOS	Grabación de Video de Óptima calidad, incluye personal que realiza el video y todos los accesorios para su correcto funcionamiento.	Unidad
3	SONIDO BASICO	Alquiler Sonido: Dos (2) Cabinas autopotenciadas de 450 Wts cada una, con consola (mixer) de 4 canales, potencia del sonido deberá ser acorde al número de personas (Max. 50 pax). Sonido de óptima calidad que esté acorde a las características del lugar, incluye: cabinas amplificadas, tripodes para las cabinas, dos (2) Micrófono de cable, cableado suficiente, extensiones eléctricas y demás elementos para su correcto funcionamiento.	Global
4	SONIDO AMPLIO Y SUFICIENTE PARA ESPACIOS ABIERTOS	Alquiler Sonido: Cabinas de 450 Wts cada una con consola de 16 canales, potencia del sonido deberá ser acorde al número de personas (Max. 100 pax). Sonido de óptima calidad que esté acorde a las características del lugar, incluye: cabinas amplificadas, Micrófonos de cable o inalámbricos, distro de corriente, bases para micrófono y cabinas, retornos, cableado suficiente, extensiones eléctricas, patch bay, bajos, procesador de efectos, EQ y demás elementos para su correcto funcionamiento	Global
5	SONIDO AMPLIO Y SUFICIENTE PARA ESPACIOS CERRADOS	Alquiler Sonido: Cabinas auto potenciadas, potencia del sonido deberá ser acorde al número de personas (Max. 200 pax). Sonido de óptima calidad que esté acorde a las características del lugar, incluye: cabinas amplificadas, Micrófonos de cable o inalámbricos, distro de corriente, bases para micrófono y cabinas, retornos, cableado suficiente, extensiones eléctricas, patch bay y demás elementos para su correcto funcionamiento	Global
6	TARIMA 3x3	Alquiler Tarima 3 x 3: 9 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
7	TARIMA 3x3 con carpa	Alquiler Tarima 3 x 3: 9 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
8	TARIMA 4x4	Alquiler Tarima 4 x 4: 16 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
9	TARIMA 4x4 con carpa	Alquiler Tarima 4 x 4: 16 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
10	TARIMA 5x5	Alquiler Tarima 5 x 5: 25 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
11	TARIMA 5x5 con carpa	Alquiler Tarima 5 x 5: 25 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
12	TARIMA 6x6	Alquiler Tarima 6 x 6: 36 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
13	TARIMA 6x6 con carpa	Alquiler Tarima 6 x 6: 36 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
14	TARIMA 8x8	Alquiler Tarima 8 x 8: 64 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
15	TARIMA 8x8 con carpa	Alquiler Tarima 8 x 8: 64 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
16	TARIMA 12x6	Alquiler Tarima 12 x 6: 72 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
17	TARIMA 12x6 con carpa	Alquiler Tarima 12 x 6: 72 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
18	TARIMA 12x12	Alquiler Tarima 12 x 12: 144 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa.	Unidad
19	TARIMA 12x6 con carpa	Alquiler Tarima 12 x 12: 144 m2, incluye estructura, piso, escalera o rampa y carpa del tamaño del área de la tarima	Unidad
20	MESONES DE 1,80 X 0,80	Alquiler Mesón en madera o plástico de medidas Min. 1,80 X 0,80 MTS (día)	Unidad

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
21	MANTEL	Alquiler Mantel Blanco línea hotelera 170*90 cm	Unidad
22	SILLAS PLASTICAS	Alquiler Silla pastica tipo estándar sin brazos	Unidad
23	VIDEO BEAM DE 4000 LUMMENS ANS	Alquiler Video Beam de 4.000 lúmenes con cableado	Unidad
24	PLANTA ELECTRICA 75 KWA, MEDIA JORNADA	Alquiler Planta eléctrica 75KWA, incluye combustible, cableado y demás insumos y/o accesorios para su operación en un periodo de 6 horas continuas.	Unidad
25	PLANTA ELECTRICA 75 KWA, JORNADA COMPLETA	Alquiler Planta eléctrica 75KWA, incluye combustible, cableado y demás insumos y/o accesorios para su operación en un periodo de 10 horas continuas.	Unidad
26	SALON - CAPACIDAD HASTA 100 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 100 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx. Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
27	SALON - CAPACIDAD HASTA 200 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 200 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx. Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
28	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 10 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 10 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
29	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 20 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 20 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
30	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 30 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 0 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
31	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 50 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 50 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
32	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 100 PAX	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 100 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
33	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 10 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 10 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
34	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 20 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 20 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
35	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 30 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 30 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
36	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 50 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 50 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
37	SALON DOTADO - CAPACIDAD HASTA 100 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 100 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café).Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
38	SALON DOTADO CAPACIDAD HASTA 200 PAX INCLUYE ALIMENTACION	Alquiler Salón amplio con capacidad de hasta 200 personas, con ventilación adecuada, conexiones eléctricas e iluminación adecuada para el desarrollo de actividades tipo taller x xxxxxxxxx, incluye sonido, sillas, mesas, mantelería y ayudas audiovisuales (pc, video beam, pantalla y tableros acrílicos), incluye alimentación (Refrigerio AM, Almuerzo, Refrigerio PM y estación de café). Se debe garantizar el fácil acceso y desplazamiento para personas con movilidad reducida	Unidad
39	Persona adicional o de descuento	Teniendo en cuenta que la capacidad de los salones es por numero de personas (10, 20, 30, 50, 100, 200, 300 o 500 PAX), en caso de presentarse mayores personas a las establecidas para el salón de acuerdo a requerimiento o por el contrario las personas a asistir son menores a la capacidad del salón, este valor corresponderá al valor por persona adicional o descuento por persona en los salones que incluye alimentación.	Unidad
40	CARPA 5x5 mts ESTILO PIRAMIDE	Alquiler carpa 5 metros de ancho por 5 metros de fondo, altura central aprox. de 2, 60M, xxxxxxx aprox. de 2,20 metros de altura, estilo pirámide o 4 aguas, estructural en tubería cuadrada encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas totalmente impermeable para el techo. Capacidad 25 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.	Unidad
41	CARPA 6x6 mts ESTILO PIRAMIDE	Alquiler carpa 6 metros de ancho por 6 metros de fondo, altura central aprox. de 2, 60M, xxxxxxx aprox. de 2,20 metros de altura, estilo pirámide o 4 aguas, estructural en tubería cuadrada encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas totalmente impermeable para el techo. Capacidad 36 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.	Unidad
42	CARPA 12X6 TIPO HANGAR MODULAR TECHO CIRCULAR	Alquiler carpa 12 metros de ancho por 0 xxxxxx xx xxxxx, xxxxxx xxxxxxx Xxxxx. xx 0X, xxxxxxx aprox. de 2,40 metros de altura, estilo hangar, circular, estructural en tubería redonda encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas	Unidad

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
		totalmente impermeable para el techo. Capacidad 72 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.
43	CARPA 12X12 mts TIPO HANGAR MODULAR TECHO CIRCULAR	Alquiler carpa 12 metros de ancho por 12 metros de fondo, altura central aprox. de 5M, distribuidos, xxxxxxx aprox. de 2,40 metros de altura, estilo hangar, circular, estructural en tubería redonda encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas totalmente impermeable para el techo. Capacidad 144 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.	Unidad
44	CARPA 12X30 mts TIPO HANGAR MODULAR TECHO CIRCULAR	Alquiler carpa 12 metros de ancho por 30 metros de fondo, altura central Aprox. de 5M, distribuidos, xxxxxxx aprox. de 2,40 metros de altura, estilo hangar, circular, estructural en tubería redonda encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas totalmente impermeable para el techo. Capacidad 360 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.	Unidad
45	CARPA 12X42 mts TIPO HANGAR MODULAR TECHO CIRCULAR	Alquiler carpa 12 metros de ancho por 00 xxxxxx xx xxxxx, xxxxxx xxxxxxx xx 0X, xxxxxxxxxxxx, xxxxxxx de 2,40 metros de altura y 2,60 metros del inicio de la parábola al punto central del techo, estilo hangar, circular, estructural en tubería redonda encerchada y de fácil ensamblaje, Lona plástica con microfibras internas totalmente impermeable para el techo. Capacidad 504 m2. Incluye transporte, instalación antes del inicio de la actividad y retiro al finalizar.	Unidad
46	BAÑOS PORTÁTILES	Alquiler baño portátil, construido en polietileno de alta resistencia que soporta cualquier tipo de clima, unidades con sanitario, orinal o lavamanos de acuerdo a las necesidades de requerimiento	Unidad
47	Portapendones	Alquiler Portapendones tipo araña, una sola cara, medidas 160c m x 60 cm	Unidad
48	ALQUILER VAN MIN. 10 PASAJEROS	Servicio de transporte terrestre, doce (12) horas dentro de la ciudad o municipios circundantes, incluye conductor, combustible y demás cargos inherentes para la prestación del servicio. El servicio debe prestarse con todos los documentos en regla, seguros y revisiones tecnicomecanicas de acuerdo a la normatividad vigente.	Unidad
49	ALQUILER PICK UP DOBLE CABINA	Servicio de transporte terrestre, doce (12) horas dentro de la ciudad o municipios circundantes, incluye conductor, combustible y demás cargos inherentes para la prestación del servicio. El servicio debe prestarse con todos los documentos en regla, seguros y revisiones tecnicomecanicas de acuerdo a la normatividad vigente.	Unidad
50	ALQUILER BUSETA CAP MIN 20 PASAJEROS	Servicio de transporte terrestre, doce (12) horas dentro de la ciudad o municipios circundantes, incluye conductor, combustible y demás cargos inherentes para la prestación del servicio. El servicio debe prestarse con todos los documentos en regla, seguros y revisiones tecnicomecanicas de acuerdo a la normatividad vigente.	Unidad
51	ALQUILER BUS CAP MIN 35 PASAJEROS	Servicio de transporte terrestre, doce (12) horas dentro de la ciudad o municipios circundantes, incluye conductor, combustible y demás cargos inherentes para la prestación del servicio. El servicio debe prestarse con todos los documentos en regla, seguros y revisiones tecnicomecanicas de acuerdo a la normatividad vigente.	Unidad
MATERIALES
52	BLOCK PAPEL BOND TAMAÑO MEDIA CARTA POR 50 HOJAS	Block en papel Bond 75g, tamaño media carta por 50 hojas (Blanco, rayado o cuadriculado)	DOCENA
53	BLOCK PAPEL BOND TAMAÑO CARTA POR 35 HOJAS	Block en papel Bond 75g, tamaño carta por 35 hojas (Blanco, rayado o cuadriculado)	DOCENA
54	BLOCK PAPEL IRIS (Tamaño carta por 40 Hojas)	Block en papel Iris, tamaño carta por 40 hojas	DOCENA
55	CUADERNO	Cuaderno cuadriculado de 50 hojas sin diseño en la portada	Paquete x 12 Unidades
56	CAJA DE CRAYONES	Variedad de colores	CAJA X 12 unidades
57	CARTULINA	Pliego 100 cm *70 cm de 150 a 165 g/m2, variedad de colores.	DOCENA
58	Notas adhesivas tipo POST - IT o similar	Paquetes de post - it x 100 hojas (cuadrados o de formas xx xxxxxx o corazones)	PAQUETE X 100 HOJAS
59	CINTA ADHESIVA PEQUEÑA (12mm x 33m) PAQUETE X 3 UNIDADES	12 mm * 33 mm	Paquetex 3 unidades
60	CINTA ADHESIVA GRANDE (55mm x 33m)	55 mm * 33 mm	DOCENA
61	CINTA DE ENMASCARAR MEDIANA (18mm x 40m)	Cinta de enmascarar. Tamaño de 18 mm x 40 metros	Paquetex 3 unidades
62	CINTA DE ENMASCARAR MEDIANA (18mm x 40m)	Cinta de enmascarar. Tamaño de 18 mm x 40 metros	Paquete x 6 Unidades
63	CINTA TRASPARENTE MEDIANA	Cinta Trasparente 12 mm x 40 metros	Paquetex 3 unidades
64	CINTA TRASPARENTE GRANDE	Cinta Trasparente 24 mm x 40 metros	Paquete x 3 unidades
65	ESFEROS (negro o azul) x 12 Unidades	Tinta negra o azul, resistente, buena calidad	Paquete x 12 Unidades
66	ESFEROS (negro o azul) x 50 Unidades	Tinta negra o azul, resistente, buena calidad	Caja x 50 Unidades
67	Lápiz No. 2 Caja x 24 Unidades	Lápiz No. 2 punta fina con borrador	Caja x 24 unidades
68	FICHAS BIBLIOGRAFICAS (tamaño 10 x 15 cm)	Variedad de colores, tamaño 10*15, paquete * 100 unidades	PAQUETE X 100 UNIDADES
69	IMPRESIONES (Blanco y negro papel carta estándar)	Blanco y negro papel carta estándar	UNIDAD

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
70	MARCADORES BORRABLES (Variedad de colores)	Variedad de colores, resistentes, buena calidad (cotizar unidad)	Paquete x 12 Unidades
71	MARCADORES DELGADOS - PLUMONES (Variedad de colores)	Variedad de colores, resistentes, buena calidad (cotizar unidad)	Paquete x 12 Unidades
72	MARCADORES PERMANENTES (Variedad de colores)	Variedad de colores, resistentes, buena calidad (cotizar unidad)	Paquete x 12 Unidades
73	OCTAVOS DE CARTULINA (Variedad de colores)	Variedad de colores paquete, Tamaño octavo.	Paquete x 12 Unidades
74	PAPEL BOND (Pliego 100 cm *70 cm)	Pliego 100 cm *70 cm	DOCENA
75	PAPEL XXXXXXXX (Carta, blanco, 90 gramos)	Papel xxxxxx Xxxxxxxx paquete * 50 hojas	PAQUETE X 50 HOJAS
76	PAPEL PERIODICO (Pliego 100 cm *70 cm)	Pliego 100 cm *70 cm	DOCENA
77	PLIEGO PAPEL CREPE (pliego)	Variedad de colores (cotizar por pliego)	DOCENA
78	PLIEGO PAPEL XXXXX (Pliego, 60gr)	Papel 60 gr.	DOCENA
79	PAPEL XXXXX (0.90 X 297 MT)	PAPEL XXXXX, XXXXX DE 0.90 X 297 MT. 90GRMS	ROLLO
80	PAPEL XXXXX (1.25 X 296 MT)	PAPEL XXXXX, XXXXX DE 1.25 X 296 MT. 90GRMS	ROLLO
81	RESMA DE PAPEL TAMAÑO CARTA (75 g/m2 resma 500 hojas)	Resma de papel bond de 75 g/m2. tamaño carta. resma 500 hojas	RESMA
82	Hojas Foami	Hojas Foami de 25 * 35 cmts. Variedad de colores	Paquete x 10 Unidades
83	Cartón Paja en 1/8	Cartón Paja en 1/8. Color crema	Paquete por 10 unidades
84	Cartón paja en pliego	Cartón paja en pliego. Color crema	Unidad
85	PEGANTE LIQUIDO DE PAPEL (Tamaño 40 gr)	Tamaño 40 gr, con tapa dosificadora	UNIDAD
86	PEGANTE LIQUIDO DE PAPEL (Tamaño 245 gr)	Tamaño 245 gr, con tapa dosificadora	UNIDAD
87	Pegante en Barra de 20gr	Pegante en barra de 20gr de limpia y fácil aplicación producto de rápido secado para aplicar sobre papel, cartón y cartulina. no toxico	PAQUETE X 2
88	Silicona liquida x 50 ml	Frasco de silicona liquida x 50 ml con tapa dosificadora	Frasco
89	PINCELES (Nailon N° 3 )	Pincel de nailon N° 3	UNIDAD
90	TAJALAPIZ (Metálico)	Metálico caja * 12	CAJA X 12 UNIDADES
91	PLASTILINA	Barras de plastilina, colores surtidos	Paquete x 12 Unidades
92	TEMPERAS Variedad de colores, tamaño pequeño)	Variedad de colores caja * 6, tamaño por 40ml	CAJA X 6 UNIDADES
93	TIJERAS 7"	Tijeras xx xxxxx inoxidable de 7 pulgadas, livianas con cuchillas de filo cortado. Los mangos son para mano derecha o izquierda, colores surtidos	Paquete x 3 Unidades
94	TIJERAS PUNTA ROMA	TIJERAS PUNTA ROMA No. 6, colores surtidos	Unidad
95	Kit pintacaritas	Pintura para maquillaje. 8 colores.	Kit
96	Banderines de papel	Triangulares de 15 * 18 cmts, en papel silueta de variados colores, con palito xx xxxxxx	PAQUETE X 100 UNIDADES
97	Brocha 3"	Cerdas 100% naturales de 3" con mango en madera o plástico ergonómico	UNIDAD
98	Rodillo en felpa 15 cm	Rodillo felpa de 15 cm de largo	Unidad
99	Rodillo en poliéster 15 cm	Rodillo en poliéster de 15 cm de largo	Unidad
100	GUANTES QUIRURGICOS	Guantes Quirúrgicos, Caja por 50 unidades, diferentes tallas	Caja x 50 Unidades
101	Bolsa de Basura	Bolsa de Basura grande	Paquete x 10 Unidades
102	Arreglo floral para mesa principal	Medidas de 40 * 20 cmts Variedad xx xxxxxx	Unidad
103	impresión en Ploter - Carta	Impresión en Ploter full color hoja carta	Unidad
104	impresión en Ploter - Oficio	Impresión en Ploter full color hoja oficio	Unidad
105	impresión en Ploter - Medio Pliego	Impresión en Ploter full color medio pliego	Unidad

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
106	impresión en Ploter - Pliego	Impresión en Ploter full color pliego	Unidad
107	Impresión fotografías o imágenes	Impresión en tela tipo banner. Medidas 1m * 75 cmts, Full Color	Unidad
108	Impresión pancarta	Impresión en tela tipo banner. Medidas 3m * 1m, Full Color	Unidad
109	Palos de Balso (Tipo Pincho)	Palos de Balso (Tipo Pincho), 30 cm de largo	Paquete x 100 unidades
110	CHINCHES	Chinches de tamaño estándar de colores surtidos	Caja x 100 unidades
111	Aguja croché	Agujas croché	Paquete x 10 Unidades
112	clip estándar	Clip Alambre metálico galvanizado tamaño estándar	Caja x 100 unidades
113	Clip tipo mariposa	Clip Alambre metálico galvanizado tipo mariposa	Caja x 100 unidades
114	Nylon trasparente	Nylon trasparente, calibre No. 1, Rollo x 100 mts	Rollo
115	Cintas de Papel 19 mm	Rollo de Cinta de Papel 19 mm x 100 mts (Colores variados)	Rollo
116	Cintas de Papel 12 mm	Rollo de Cinta de Papel 12 mm x 100 mts (Colores variados)	Rollo
117	Hilo xx Xxxxx	Hilos xx Xxxxx de Poliéster Tamaño T70, 1500 yard para Multi-Propósito Colores surtidos	Rollo
118	Tela Lienzo	Tela lienzo 0.190kg/m ancho 1.6 m x 20 mts de largo	ROLLO
119	Tela xxxx xxxxxx	Tela Xxxx xxxxxx 0.000.xx/x ancho 1.50m x 20 mts de largo	ROLLO
120	Tela Franela	Tela Franela ancho 1.150 m x 20 mts de largo	ROLLO
121	Ovillo de lana	Ovillo de Xxxx xxxx. Variedad de colores, ± 90 mts	Unidad
122	CHAQUIRA CHECA	Chaquira checa, colores varios	Libra
123	pañitos húmedos	Pañitos húmedos sin alcohol, paquete x 100 unidades	Paquete
124	Cabuya fique	Rollo Cabuya tipo fique x 40 mts	Rollo
125	Hoja de lija	Hoja de lija 1/8, grano No. 220	Unidad
126	Lámina triplex	Lámina triplex de 1.20 m * 1.20 m. 4mm	Unidad
127	Vinilo Tipo 1	Vinilo acrílico de 1/4.Variedad de colores	Unidad
128	Pintura en Aerosol	Pintura en Aerosol. Colores surtidos. Lata 300 cc	Unidad
129	Pintura galón	Pintura galón para exteriores. Colores surtidos	Unidad
130	Cucharas soperas desechables	Paquete cucharas soperas desechables x 100 unidades	Paquete x 100 Unidades
131	Platos desechables para sopa	Paquete platos desechables para sopa x 100 Unidades	Paquete x 100 Unidades
132	Tenedores desechables grandes	Paquete tenedores desechables grandes x 100 Unidades	Paquete x 100 Unidades
133	Cucharas desechables grandes	Paquete cucharas desechables grandes x 100 Unidades	Paquete x 100 Unidades
134	Vasos plásticos desechables 7oz	Paquete vasos plásticos desechables 7oz x 50 Unidades	Paquete x 50 Unidades
ALIMENTACION, HIDRATACION Y ESTACION DE CAFÉ
135	DESAYUNO	Jugo, Plato de frutas o Huevos al Gusto, Panes variados, Mantequilla y/o Mermelada, Te o Café con leche o chocolate, o de acuerdo con los usos y costumbres de la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificaran en el formato de solicitud del requerimiento.	Unidad
136	ALMUERZO	Sopa, plato fuerte y bebida, será seleccionado previamente y de acuerdo con las opciones de menú presentado por el operador o de acuerdo con la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud puntual del requerimiento.	Unidad
137	CENA	Plato fuerte, bebida, será seleccionado previamente y de acuerdo con las opciones de menú presentado por el operador o de acuerdo con la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud puntual del requerimiento.	Unidad
138	REFRIGERIO (AM o PM)	Por la mañana refrigerio caliente acompañado de jugo o café, por la tarde refrigerio frio o postre, lo anterior de acuerdo con los usos y costumbres de la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud del requerimiento	Unidad
139	Agua Mineral en bolsa por 360 ml	Agua natural en envase xx xxxx plástica por 360 ml y que cuente con Registro Sanitario Invima	Paquete x 50 Unidades
140	Agua Natural en botella plástica por 300 ml	Agua natural sin gas en envase no retornable en botella de plástico por 300 ml y que cuente con Registro Sanitario Invima	Paquete x 24 Unidades
141	ESTACIÓN DE CAFÉ Y AGUA (para 30 PAX)	Cantidades y permanencia de: café, agua aromática de sabores variados, agua natural, crema para el café, azúcar normal, mezcladores y vasos 4oz. De acuerdo con la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud puntual del requerimiento. Incluye personal que atiende la estación	Estación
142	ESTACIÓN DE CAFÉ Y AGUA (para 50 PAX)	Cantidades y permanencia de: café, agua aromática de sabores variados, agua natural, crema para el café, azúcar normal, mezcladores y vasos 4oz. De acuerdo con la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud puntual del requerimiento. Incluye personal que atiende la estación	Estación
143	ESTACIÓN DE CAFÉ Y AGUA (para 100 PAX)	Cantidades y permanencia de: café, agua aromática de sabores variados, agua natural, crema para el café, azúcar normal, mezcladores y vasos 4oz. De acuerdo con la población, región, cultura, tradiciones y costumbres las cuales se especificarán en el formato de solicitud puntual del requerimiento. Incluye personal que atiende la estación	Estación
HOSPEDAJE

ÍTEM	NOMBRE	ESPECIFICACION TECNICA	UNIDAD DE MEDIDA
144	HOSPEDAJE INDIVIDUAL	Acomodación individual en hotel 4 estrellas, incluye desayuno.	Global
145	HOSPEDAJE ACOMODACIÓN DOBLE	Acomodación doble en hotel 4 estrellas, incluye desayuno.	Global
146	HOSPEDAJE ACOMODACIÓN TRIPLE	Acomodación triple en hotel 4 estrellas, incluye desayuno.	Global

4. EVALUACIÓN DEL EVENTO

Al finalizar cada evento, con participación superior a 20 personas, el designado de la actividad, aplicará una encuesta a los asistentes sobre los servicios prestados por las entidades o personas naturales contratadas por el CONTRATISTA, según formato que elaborará la Unidad y socializará al CONTRATISTA.

Este formato incluirá la evaluación de los servicios prestados por el CONTRATISTA, en materia de oportunidad, calidad del servicio, agilidad y disposición del personal del CONTRATISTA y prestador del servicio para atender los diferentes requerimientos, así como de las condiciones de los espacios físicos donde se desarrolló el evento.

Se espera que la calificación promedio mínima que obtenga el servicio prestado como resultado de la evaluación sea de Cuatro (4.0) puntos, en una escala de uno (1) a cinco (5), en caso que la calificación sea menor de los Cuatro (4.0) puntos, la Unidad se reservara el derecho de seleccionar nuevamente al prestador de ese servicio contratado por el CONTRATISTA, por tanto no podrá volver a ser presentado como opción dentro de las próximas cotizaciones, al igual de generar descuentos por el mal servicio prestado o dejado de prestar.

El resultado de las encuestas será analizado conjuntamente por la Unidad o el SUPERVISOR a quien ella designe y el CONTRATISTA. En todo caso, el CONTRATISTA debe ejecutar las acciones de mejoramiento pactadas para las siguientes actividades de acuerdo con los resultados de la evaluación.

5. RECIBIDO A SATISFACCIÓN

Al finalizar cada evento, el designado de la Unidad responsable de la actividad, diligenciará el formato de recibido a satisfacción, donde relacionará los servicios efectivamente recibidos y anexará copia de las facturas firmadas de los CONTRATISTA es que ofrecieron el servicio o entregaron los productos.

6. GESTIÓN DE LOS EVENTOS

El CONTRATISTA deberá proyectar, organizar y administrar las funciones a ejecutar con base en lo establecido en el requerimiento operativo que la Unidad o a quien ella designe para tal fin, de tal manera que cada actividad realizada con las Comunidades Étnicas se desarrolle sin ningún tipo de inconveniente.

La Unidad adicional a la designación del SUPERVISOR, podrá designar personal que determine pertinente, con el fin que las actividades se desarrollen efectivamente. El Coordinador General del CONTRATISTA será el interlocutor con la Unidad.

En caso de requerirse personal adicional al que se establezca en el requerimiento operativo de cada actividad, el CONTRATISTA, previa autorización y concertación con la Unidad o a quien ella designe, lo convocará y se le pagarán los honorarios de acuerdo a las tarifas acordadas para este servicio. Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos de cada evento.

Todo el personal que el CONTRATISTA designe para su representación logística en cada actividad deberá asistir a las reuniones necesarias que convoque la Unidad para la planeación, ejecución y evaluación de las actividades, con el fin que el CONTRATISTA pueda empalmar correctamente la información y así mismo pueda construir las estructuras logísticas para las actividades.

El personal que el CONTRATISTA para trabajo de campo durante el evento, deberá cumplir con lo establecido en los requerimientos operativos, para este fin, adicionalmente deberá cumplir con las reglas mínimas de presentación personal y disposición en la atención a cada participante y/o personal de la Unidad presente en las actividades, portar su identificación y vestuarios pertinentes de tal forma que los asistentes los puedan ubicar fácilmente y de manera oportuna y precisa.

Una vez finalizada la actividad, El CONTRATISTA deberá entregar un informe de los servicios prestados acompañado de los soportes que sustenten los pagos realizados a quienes ejecutaron la actividad, que incluirán registro final de participantes, listados de entrega de materiales con fecha, hora y firma de recibido, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización de la actividad y un informe financiero de ejecución que contenga como mínimo la siguiente información en formato Excel y Columnas independientes así:

Requerimiento Operativo No	Lugar y Descripción del Evento	Fechas del Evento		Nombre o Razón Soc de lo(s) Contratista(s) que atendieron el evento	Documento Contratista	Valor Aprobado en Cotización al CONTRATISTA	Valor Pagado por bien y/o prestación de servicio	Estado de ejecución R.O.	Observaciones
		Fecha de Inicio del Evento	Fecha de Finalización del evento
Número del R.O.	Lugar y Descripción del Evento según Orden de Servicio.	Fecha de inicio según R.O.	Fecha de finalización según R.O.	Razón Social del CONTRATISTA quien ejecuto actividades para el Operador Logístico	Número del NIT o Cédula	Valor de la cotización aprobada.	Valor pagado	Establecer el nivel de cumplimiento o Estado de ejecución R.O.	Incluya si se presenta el caso la razón por la cual se presenta una diferencia entre el valor cotizado y el valor facturado.

No obstante, el CONTRATISTA, incluirá la información pertinente que le permita complementar la ejecución financiera de la actividad también teniendo en cuenta lo establecido en el Requerimiento Operativo.

La Unidad se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de estos con dos (2) días hábiles de anticipación al evento programado e informará al CONTRATISTA la nueva fecha. Igualmente, la Unidad comunicará con mínimo dos (2) días de anterioridad a la realización del evento, las cancelaciones de alguno (s) de los hospedajes o el cambio de nombre de participantes en un evento que lo requiera.

El CONTRATISTA deberá presentar el estado de pago a sus proveedores y sobre las órdenes de servicio que genere con terceros, presentadas a la Unidad para reembolso xxx xxxxx inmediatamente anterior y de presentarse el caso, y la fecha tentativa de pago a los prestadores del servicio. En ningún caso será responsabilidad de la Unidad cumplir con las obligaciones contractuales de cualquier tipo que adquiera el CONTRATISTA, con sus proveedores, ni durante ni después de la ejecución contractual.

El CONTRATISTA deberá elaborar un reporte por cada evento, con listas de asistencia, registro fotográfico, memorias, actas debidamente firmadas y enviar mensualmente el consolidado a la

Unidad, como soportes probatorios y productos finales para la certificación y aceptación cuando se genere el informe para pago por parte de la Unidad.

7. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• El CONTRATISTA debe gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen por actividad y el tiempo disponible para la organización de este.

• El CONTRATISTA debe contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con la Unidad o SUPERVISOR a quien ella designe, y una capacidad de reacción que le permita asistir a los representantes del CONTRATISTA a reuniones, programadas con antelación no menor a 6 horas.

• El CONTRATISTA se obliga a responder por los daños y perjuicios que se causen a los participantes de las actividades, en el caso de intoxicaciones por causa de alimentos o accidentes causados por hechos generados por la prestación del servicio de logística.

• El CONTRATISTA, para efectos del pago por la prestación de los bienes y/o servicios, deberá presentar un informe de la ejecución del contrato, indicando entre otros asuntos el valor detallado de cada uno de los eventos desarrollados durante el periodo acordado a facturar por la Unidad, junto con los soportes necesarios (facturas, Rut, cámaras de comercio, copias de la cédula en caso que el CONTRATISTA sea una persona natural, entre otros), y el saldo disponible para los eventos futuros, en un formato que contenga como mínimo la siguiente información en formato Excel y Columnas independientes. Adicional incluir aquellos reportes que por disposición de la Unidad el CONTRATISTA deba diligenciar para efectos del control en la ejecución física y presupuestal del Contrato.

• El CONTRATISTA deberá presentar un informe final consolidado de ejecución presupuestal y de los servicios prestados, listados de entrega de material, actividades realizadas y novedades reportadas durante la realización del contrato.

• La Unidad convocará reuniones mensuales para evaluar la ejecución del contrato y retroalimentación sobre las evaluaciones de la prestación del servicio.

• Recibo a satisfacción: Al finalizar los eventos este se deberá diligenciar por la comunidad receptora de los mismos y será requisito necesario para el pago.

• El requerimiento de los servicios se hará mediante una planilla o requerimiento operativo por la Unidad y que no necesariamente se tendrán que utilizar todos los servicios que aparecen dentro de este anexo técnico.