Procedimientos de Compra
Procedimientos de Compra
2017
Departamento logístico
Acción Contra el Hambre
Contenido:
2.2 Las diversas categorías de mercados 5
2.3 Criterios de selección del proveedor 8
3. Procedimientos de compra 11
3.2. Procedimiento Negociado 13
3.3 Licitación Nacional Abierta 15
3.4 Licitación Internacional Abierta 16
3.5 Convocatoria Nacional/Internacional de Interés, Licitación Restringida 16
4. Documentación estándar usada para compras 23
4.1 Términos y Condiciones generales de compra - T&Cs 23
4.3 Orden de Compra al Proveedor 24
4.6 Distribuidores autorizados y productos, servicios y obras especializados 27
Las compras son una parte compleja de la cadena de aprovisionamiento. La razón de esta complejidad radica en que en un breve periodo de tiempo el logista debe coordinar varios aspectos:
- Especificaciones técnicas y exigencias del departamento técnico
- Respeto a los procedimientos de compra de Acción Contra el Hambre
- Respeto a los procedimientos de los donantes
- Negociación y relación con los proveedores
- Control de cantidad y de calidad, transporte y almacenaje
Para facilitar los procesos de compra y anticipar los aspectos antedichos, es esencial trabajar en base al Plan de Proyecto de Compra. De hecho, no se debería validar internamente ningún pedido sin un Plan de Proyecto de Compra apropiado que sea evaluado y aprobado por los Departamentos Técnico, Administrativo, Logístico y de Recursos Humanos.
Los procedimientos de compra son internos a Acción Contra el Hambre y establecen los estándares mínimos, asegurando responsabilidad, transparencia e igualdad de trato a los proveedores, ausencia de conflicto de intereses y buena relación calidad-precio. Mientras que los procedimientos se establecen para asegurar la objetividad durante el proceso de selección, los propios criterios de selección pueden diferir según el contexto, las necesidades del programa y las normas de los donantes.
La noción de umbrales es esencial para asegurar la proporcionalidad entre el xxxxx xxx xxxxxxx de compra y el procedimiento. Cuanto más alto sea el umbral, más complejo será el procedimiento que garantice los principios mencionados anteriormente.
Cada compra específica necesita ser analizada desde la perspectiva de los procedimientos de compras de Acción Contra el Hambre, así como desde la de los requerimientos de los donantes. En todo caso, si existe alguna contradicción entre los procedimientos de compra internos de Acción Contra el Hambre y las normas del donante, prevalecen estas últimas.
El Coordinador Logístico es responsable de la implementación de los principios y procedimientos de compra tanto de Acción Contra el Hambre como de los donantes. Es esencial que los logistas entiendan la razón de estos procedimientos y vayan más allá de la documentación. Todo el personal logístico debe permanecer sumamente atento e intransigente frente a los conflictos de intereses y la corrupción. En algunas ocasiones específicas y excepcionales en las que resulte imposible seguir el procedimiento requerido, el Coordinador Logístico puede pedir una derogación.
Puede encontrarse información adicional importante y estrechamente vinculada a los procedimientos de compra en:
- Directrices para la Financiación de Proyectos
- Manual de Transporte, ya que el transporte internacional es un tema clave para el aprovisionamiento tanto a nivel regional como de la Sede.
- Directrices para la Cadena de Suministro
2. Definiciones
Acción Contra el Hambre trabaja con la noción xx xxxxxxx para definir el objeto de la compra.
Un mercado se define como una compra de artículos, obras o servicios, o un conjunto de artículos, de obras o de servicios interrelacionados.
Otra forma de decirlo: un mercado engloba un mismo tipo de suministro, servicio o trabajo cuando puede ser proporcionado por un mismo tipo de proveedores.
Por ejemplo, podemos definir varios conjuntos de artículos interrelacionados de la siguiente manera:
- Material de construcción: ladrillos, cemento, xxxxxx xx xxxxx, xxxxxx xx xxxxxx....
- Herramientas: hachas, picos, azadas, carretillas, palas....
- Material de oficina: bolígrafos, papel, cuadernos...
- Material publicitario: pegatinas, camisetas, gorras...
Los productos de cada uno de estos ejemplos forman un sistema de artículos interrelacionados y se deben considerar como UN único mercado
Acción Contra el Hambre intenta consolidar las compras siempre que las condiciones de transporte, almacenaje y seguridad lo permitan. Dicha consolidación permite negociar para obtener mejores precios y, al mismo tiempo, reduce la carga de trabajo del personal de compras. En la práctica, eso significa animar a los logistas a consolidar los pedidos a nivel de la base, de la región y de la capital siempre que sea posible. La consolidación de pedidos es necesaria para compras pertenecientes a un mismo proyecto y donante, y se recomienda encarecidamente en el caso de donantes múltiples, a menos que los requisitos de un donante específico la hagan imposible.
Fragmentar un mercado artificialmente dentro de un presupuesto (también llamado una división fraudulenta xxx xxxxxxx) con el fin de evitar un procedimiento pertinente está prohibido y se considera una mala práctica grave.
Una fragmentación xxx xxxxxxx se convierte en fraudulenta cuando el objetivo es aplicar un procedimiento de compra menos restrictivo que el que se habría aplicado si el mercado no estuviera fragmentado.
Sin embargo, una fragmentación xxx xxxxxxx es posible cuando no es fraudulenta, y cuando se dan las circunstancias que la hacen necesaria o preferible en términos de seguridad, relación coste-eficacia, etc. En tal caso, las circunstancias que llevaron a elegir la fragmentación xxx xxxxxxx deben ser claramente explicadas y documentadas mediante el Proceso de Solicitud de Derogación (por favor, consulte el Procedimiento de Derogación).
Ejemplo:
La Base A necesita 5.000 sacos de cemento y la Base B necesita 5.000 sacos de cemento.
El coste del cemento en la base A es de 10 USD por saco, el coste de cemento en la base B es de 11 USD por saco y el coste de cemento en el capital es de 9 USD por saco.
El coste del transporte desde la capital hasta las Bases A y B es de 3 USD por saco. Tras la comparación del coste (presentada en la Tabla de Valoración), en este caso resulta más económico comprar el cemento por separado en cada base. En otros casos, sin embargo, la capital puede ofrecer un precio mejor debido a las cantidades consolidadas. Para justificar dicha fragmentación xxx xxxxxxx, es necesario preparar un estudio xx xxxxxxx apropiado y aplicar un proceso de solicitud de derogación, y toda la documentación relacionada deberá incluirse en el dossier de compra.
2.2 Las diversas categorías de mercados
Los procedimientos de compra de Acción Contra el Hambre definen tres categorías principales de mercados:
Suministros
El mercado de suministros comprende la compra, o el alquiler con opción de compra(*), de productos tangibles y de conjuntos interrelacionados. En general, en Acción Contra el Hambre un mercado se considera de suministros cuando hay traspaso de propiedad de bienes tangibles.
Un producto se define mediante una descripción detallada y/o especificaciones técnicas (incluyendo imágenes, si es necesario) y una unidad de compra (kg, litro, pieza…).
Los costes de preparación, instalación y mantenimiento relacionados con los productos adquiridos pueden ser considerados como parte del mismo mercado de suministros si dichos servicios adicionales han sido comprados, entregados y facturados junto con los artículos principales, y siempre y cuando dichos costes sigan siendo menores en comparación con los costes totales de compra.
Las adquisiciones típicas de Acción Contra el Hambre en el mercado de suministros incluyen: alimentos, materiales de construcción, artículos no alimentarios para la distribución, material de oficina, equipamientos, alquiler de vehículos y de otros bienes (excluyendo alquiler de propiedades) etc.
Por favor, tenga especial cuidado en la definición de los mercados de alquiler de vehículos. El arrendamiento financiero o “leasing” (con o sin opción de compra) se considera de hecho como un mercado de suministro y no como un mercado de servicios.
Obras y Servicios
Por mercado de obras se entiende el diseño de una obra y/o su ejecución o realización conforme a los requisitos especificados por Acción Contra el Hambre.
Un ejemplo xx xxxxxxx de obras es el conjunto de obras de construcción o de ingeniería civil que cumple una función económica o técnica.
“Obras típicas” de Acción Contra el Hambre son: la rehabilitación subcontratada, la construcción de letrinas y pozos…
El mercado de servicios comprende los servicios intelectuales y no intelectuales con excepción de los contemplados por los mercados de suministros, de obras, e inmobiliario. El mercado de servicios incluye evaluaciones, estudios y asistencia técnica. dquisiciones típicas de Acción Contra el Hambre en el mercado de servicios son: servicios jurídicos, despacho de aduanas y de transporte de carga, transporte aéreo y terrestre, etc.
Inmobiliario
El inmobiliario constituye la cuarta categoría xxx xxxxxxx e incluye el alquiler de bienes inmuebles (tales como terrenos, edificios, etc.). El procedimiento de adjudicación de un mercado inmobiliario es más informal porque el proceso de selección de la propiedad se basa más en los requisitos que el mercado de suministros, y puede implicar rondas de negociaciones no previstas en la licitación, etc. El logista tiene que evaluar el mercado local y elegir la solución más rentable que procure satisfacer tantos requisitos iniciales como sea posible.
Por favor, tenga en cuenta que la mayoría de los donantes NO financian la compra de bienes, sino solamente su alquiler.
Mercados híbridos
El procedimiento de compra para la combinación de los mercados (“compra híbrida") se define en base al coste más alto en el mercado.
Por ejemplo, una compra incluye tanto el mercado de suministros (cemento) como el de servicios (transporte terrestre). Si el xxxxx xxx xxxxxxx de servicios (transporte terrestre) excede el xxxxx xxx xxxxxxx de suministros (cemento), la compra “híbrida” será tratada como mercado de servicios y se aplicarán los procedimientos de compra correspondientes.
Lista no exhaustiva de ejemplos de Mercados:
Concepto a comprar |
Tipo xx xxxxxxx |
Explicación / Comentarios |
Cemento / Herramientas / Materiales de construcción / Xxxxxx xx xxxxxx / Planchas xx xxxxx / bloques de cemento-hormigón |
Suministros |
Elementos tangibles. Incluso si la entrega en varias bases es solicitada al proveedor (servicio), la mayor parte corresponde a una compra de suministros. |
Construcción de un almacén |
Trabajos / Servicios |
Incluso si los materiales de construcción son proporcionados por el proveedor (suministro), la mayor parte corresponde a la construcción (trabajo) |
Impresión de una cantidad determinada de tarjetas (vouchers) para la distribución de Comida /Material de oficina /Muebles / Generador |
Suministros |
Elementos tangibles. Incluso si la entrega o instalación en varias bases es solicitada al proveedor (servicio), la mayor parte corresponde a una compra de suministros. |
Ordenadores / Discos Duros/ Llaves USB/ Servidores/ Conmutadores de red/ Routers /Cables |
Suministros |
Elementos tangibles. Incluso si la garantía o instalación del sistema operativo es solicitada al proveedor (servicio), la mayor parte corresponde a una compra de suministros. |
Acceso a un proveedor de Servicios de Internet |
Trabajos / Servicios |
Elementos no tangibles |
Mantenimiento y reparación de equipos informáticos |
Trabajos / Servicios |
Si se trata de un contrato específico para el mantenimiento entonces es un mercado de Servicios (en cambio la garantía o mantenimiento durante 2 años incluida al momento de la compra de un ordenador se consideraría un Suministro). |
Compra de tanque de agua / bomba hidráulica/ productos químicos de testeo de agua /incubadora/ piezas de incubadoras, máquinas perforadoras/ consumibles de incubadoras / mangueras / Yesos |
Suministros |
Elementos tangibles |
Perforación y acondicionamiento xx xxxxx e instalación de bombas hidráulicas manuales |
Trabajos / Servicios |
Si Acción Contra el Hambre suministra las bombas para ser instaladas por el proveedor, entonces el mercado es claramente de tipo Trabajos. Si el proveedor es solicitado de proporcionar e instalar las bombas, el mayor gasto caerá probablemente en los costos de construcción, por lo que sería un mercado híbrido, teniendo que respetar los umbrales de un mercado de Trabajos / Servicios. |
Suministro de agua |
Trabajos / Servicios |
Acción Contra el Hambre paga por el servicio de transporte de agua de un punto a otro. |
Contrato para la provisión de Carburante en Estaciones de Servicio y en barriles a las bases Acción Contra el Hambre |
Suministros |
El elemento principal suministrado es Carburante. Si el proveedor ofrece tarjetas de recarga de carburante y suministra los barriles a las bases Acción Contra el Hambre, esto además sería un mercado de servicios adicional. |
2.3 Criterios de selección del proveedor
"La selección de proveedores es un proceso multicriterio de toma de decisiones que incluye tanto factores cualitativos como cuantitativos."1 Los criterios para la selección del proveedor son definidos por un equipo compuesto típicamente por logistas y personal del programa. Los administradores deben participar (como parte del Comité de Compras) en el proceso de selección de proveedores. Por último, algunos criterios (como, por ejemplo, la nacionalidad de los proveedores) pueden ser establecidos por los donantes.
Es necesario inspeccionar el mercado local antes de enviar el pedido a la capital. Con el fin de seleccionar un proveedor apropiado a nivel nacional, debe realizarse un estudio xx xxxxxxx en cada base y en la capital para definir cuál es el modo más eficiente y el más económico de comprar productos.
Los criterios de selección del proveedor deben ser establecidos y comunicados claramente a los proveedores a través de la Solicitud de Cotización/Dossier de Licitación, asegurando la igualdad de trato para todos los proveedores. Los criterios de selección del proveedor NO PUEDEN ser modificados una vez hayan sido comunicados a los proveedores.
Criterios comunes de selección del proveedor incluyen (los criterios no tienen el mismo peso según el proyecto y el contexto):
Precios competitivos
Capacidad de cumplir especificaciones y estándares
Disponibilidad de productos y capacidad de cumplir con la fecha de entrega solicitada
Calidad de producto y de servicio
Rendimiento y durabilidad de los productos (alimentos)
Métodos de entrega fiables
Métodos y prácticas de control de calidad
Capacidades técnicas y de liderazgo
Capacidad de proporcionar productos nicho o únicos y/o de diseñar conceptos
Estabilidad financiera y poder del crédito
Condiciones/requisitos de pago
Compatibilidad con los productos existentes
Distribución/instalaciones de almacenamiento y recursos adecuados
Disponibilidad de recambios
Garantía, seguro, y compromiso de suministro
Capacidad y experiencia demostradas
Disponibilidad de recursos de apoyo al servicio
Experiencia previa y rendimiento demostrado en el suministro de los productos/servicios que se vayan a comprar (a comprobar en certificados de cumplimiento anteriores. Las llamadas “malas experiencias anteriores” deben documentarse).
Seguridad
Para asegurar la selección apropiada, las especificaciones técnicas de los productos deben ser muy claras y detalladas, lo que implica que se excluirá a algunos proveedores durante la licitación. Algunos donantes permiten que los criterios de selección se establezcan libremente siempre y cuando se cumplan las condiciones de calidad y de rentabilidad.
Los criterios de evaluación que figuran en el Documento de Licitación pueden ser algo genéricos (“Capacidad técnica del proveedor”, por ejemplo), lo que puede ser útil para mantener una cierta flexibilidad.
Pero es muy importante tomarse un tiempo para definir claramente los criterios de evaluación detallados para la fase de valoración (a realizar por asesores técnicos).
Por ejemplo, para una licitación de perforación xx xxxxx, la “capacidad técnica del proveedor” puede interpretarse como:
- Experiencia en la perforación de XX pozos (para comprobar la capacidad de desenvolverse en grandes proyectos)
- Experiencia en perforaciones con ONGs o agencias de la ONU
- Experiencia en perforaciones en las regiones/distritos seleccionados (para evaluar sus conocimientos del territorio)
- Experiencia en la instalación de bombas (especificando los tipos de bombas)
- Número de equipos de perforación propiedad del proveedor
- Número y tipo de brocas de perforación
- Número de compresores en funcionamiento propiedad del proveedor
- Número de vehículos de supervisión
- Número de camiones de servicio propiedad del proveedor
- Experiencia y cualificación de hidrogeólogos
- Experiencia de perforadores
- Tipo de método geofísico empleado en la oferta de la empresa.
- Capacidad de movilizar al personal y al equipo dentro de las dos semanas siguientes a la firma del contrato
- etc.
Normas de Origen y Nacionalidad:
Algunos donantes han establecido normas de admisibilidad basadas en la nacionalidad de los proveedores y en el origen de los bienes. ECHO ya no aplica la norma de la nacionalidad, ni la del de origen, pero EuropeAid y los donantes de América siguen aplicándolas.
Por favor, revise detenidamente las directrices de las Normas de los Donantes sobre Origen y Nacionalidad.
Durante el proceso de selección del proveedor es necesario hacer un balance entre diversos factores tangibles e intangibles, algunos de los cuales podrían entrar en conflicto. Los métodos para determinar hasta qué punto un potencial proveedor pueda ajustarse a los criterios incluyen:
Pedir un presupuesto formal, lo que supone haber proporcionado al proveedor las especificaciones y otros requisitos (por ejemplo, las pruebas).
Visitas al proveedor por parte del equipo de gestión y/o de selección (para visitar la fábrica, el almacén, el stock, el equipo de producción y los equipamientos del proveedor).
Confirmación del estado del sistema de calidad, ya sea mediante una evaluación in situ, un informe escrito, o solicitando un certificado de registro del sistema de calidad.
Conversaciones con/recomendaciones de otras ONGs servidas por el proveedor.
Obtención de informes financieros a disposición del público (disponible en algunos países) y comprobación de expedientes negativos.
Evaluación (mediante pruebas de laboratorio o tests de validación, por ejemplo) de muestras obtenidas del proveedor.
Hay una historia (probablemente apócrifa) acerca de un astronauta americano que acababa de regresar de orbitar alrededor del mundo. Durante la rueda de prensa posterior, un periodista le preguntó: “¿Cuáles fueron sus últimos pensamientos antes del despegue? ¿Estaba pensando en su familia, o en su país, o estaba usted absorbido por los procedimientos previos al vuelo?” El astronauta contestó: “No, nada de eso. ¡Estaba pensando en el hecho de que cada pieza de mi nave espacial había sido suministrada por el licitador más económico!” FUENTE: Xxxxxx y Xxxxxx (1991, P. 34)
3. Procedimientos de compra
La compra se puede definir como la adquisición de productos, servicios, obras y bienes inmuebles al óptimo costo total posible y en la cantidad y calidad adecuadas. Estos productos, servicios, obras y bienes inmuebles también se adquieren en el momento y lugar convenidos en los programas llevados a cabo por Acción Contra el Hambre y/o por sus socios de acuerdo con los procedimientos definidos en este documento y las obligaciones contractuales de los donantes de Acción Contra el Hambre. El objetivo del Plan de Proyecto de Compra es ayudar al Departamento Logístico a anticipar el procedimiento de compra que será necesario utilizar, evitando la fragmentación xxx xxxxxxx gracias a una visión y comprensión globales (desde el punto de vista de la base/ del proyecto/ del país).
Un procedimiento de compra estándar implica los siguientes pasos principales:
Inspección del proveedor y/o la publicación (licitación, Convocatoria de Interés…)
Revisión interna de la inspección (análisis y comparación de las ofertas)
Aprobación de la selección del proveedor
Revisión de la documentación y autorización del compromiso financiero
Publicación de los resultados
Recibo/transporte de la compra
Pago al proveedor (basado en las condiciones convenidas previamente)
Actualización final, revisión del dossier de compra y archivo del mismo
Dependiendo del xxxxx xxx xxxxxxx, se aplican diferentes procedimientos de compra. Acción Contra el Hambre dispone de cinco procedimientos estándares, que se describen a continuación, y define umbrales para los diferentes mercados y costes (véanse los detalles en las tablas al final del documento).
|
Suministros |
Obras y Servicios |
Inmobiliario |
Menos de 2.500 € |
Compra Directa |
Compra Directa |
Contrato |
Entre 2.500 € y 9.999 € |
Compra Negociada |
||
Entre 10.00 € y 99.999 € |
Compra Negociada |
||
Entre 100.000 € y 149.999 € |
Licitación Nacional Abierta/ Licitación Internacional Restringida |
||
Entre 150.000 € y 199.999 € |
Licitación Internacional Abierta |
||
Entre 200.000 € y 299.999 € |
Licitación Nacional Abierta |
||
Más de 300.000 € |
Licitación Internacional Abierta |
Los procedimientos de compra y sus umbrales son un solo una medida entre otras, utilizados por Acción Contra el Hambre, para encontrar la mejor oferta (calidad, precio, tiempo de entrega y lugar) con la inversión correcta de energía. Los equipos logísticos deben completar los procedimientos de compra con las siguientes acciones:
La identificación de los mercados más importantes (a nivel financiero, de frecuencia, etc.), con el fin de tratarlos de forma específica y trabajar en la eficiencia de su suministro.
Desarrollo de un panel de proveedores, usando la "Solicitud de Información", y manteniéndolo al día. Esto permitirá a solicitar citas a proveedores "con capacidad" e interesados en responder a nuestras consultas negociadas
Firma de los Acuerdos Marco, con el fin de optimizar el proceso de compra seguido y aumentar la eficiencia de nuestra cadena de suministro
Visitar las plantas, tiendas y almacenes de los proveedores y la creación de una relación directa con ellos, con el fin de trabajar en una colaboración beneficiosa para ambas partes
Los umbrales tienen que ser respetados y no podrán ser aumentados bajo ningún concepto. En determinadas circunstancias y con el consentimiento del Coordinador Logístico, del Administrador y del Jefe de Misión, se puede reducir el umbral siempre que sea inferior a los que presentaremos a continuación (en cualquier caso tiene que ser corroborado por la Sede). Del mismo modo, el logista puede elegir un procedimiento más complejo que el requerido basándose en el xxxxx xxx xxxxxxx.
Por ejemplo, el umbral para un procedimiento de compra directa (mercado de suministros) es de 2.500 €. El Coordinador Logístico, el Administrador y el Jefe de Misión pueden convenir que se reduzca a 2.000 €. Asimismo, si se requiere un procedimiento negociado, en algunos casos el logista puede llevar a cabo una licitación nacional pero no un procedimiento de compra directa.
Enfoque sobre proyectos financiados por fondos internos de Acción Contra el Hambre: ("Z2" en París, fondo puente en Nueva York)
Acción Contra el Hambre trabaja a veces con un capital social (fondos internos) que sirve para poner en marcha proyectos, en espera de la aprobación de la financiación de los donantes.
En dicho caso, el importe de la compra que determina el procedimiento adecuado a aplicar es el importe real total de la compra (dentro del proyecto), no sólo el de las primeras compras financiadas con fondos internos.
EXCEPCIONES a los umbrales standard de Acción Contra el Hambre:
AFD (Agencia Francesa de Desarrollo) requiere el uso de procedimiento negociado a partir de 5000€ para suministros, trabajos y servicios.
Las reglas y reglamentación federal de donantes de EEUU (OFDA, Food For Peace) no hacen ninguna diferencia entre Suministros, Servicios y Obras y requieren una Licitación Abierta Nacional a partir de 150.000 USD.
Las reglas de los donantes pueden variar a lo largo del tiempo, por lo que debes verificar con la sede las actualizaciones que se pudieran dar.
El encargado de la compra se abastecerá del proveedor más ventajoso reconocido en el Catálogo de la Misión o de la Base. Si el artículo solicitado no figura en el Catálogo de la Misión o de la Base, el encargado de la compra deberá hacer un estudio informal xxx xxxxxxx (llamada, visita, o e-mail a 3 proveedores distintos).
El encargado de la compra tiene que rellenar una Orden de Compra al Proveedor que tendrá que ser aprobada por las personas autorizadas de los Departamentos Administrativo y Logístico. Por favor, consulte la Lista de Firmas Autorizadas para saber quién está autorizado a firmar (véase el capítulo “Firma autorizada”).
A continuación, el encargado de la compra:
Emitirá la Orden de Compra al Proveedor (OCP)
Aceptará un anticipo (o un cheque bancario) del Contable o del Administrador
Comprará los artículos (en la tienda del proveedor o por encargo)
Entregará los artículos al stock o directamente al solicitante
Justificará el anticipo*
Actualizará el Catálogo de la Misión o de la Base (sólo si el producto se compra regularmente o si se comprará con regularidad en el futuro)
Actualizará el seguimiento de pedidos o informará al logista
*Para más información sobre el Proceso de Justificación de Xxxxxxxx, por favor, consulte con el Administrador.
El dossier de compra se compone de:
La Orden de Compra al Proveedor firmada por las personas pertinentes (véase el formulario de Orden de Compra al Proveedor - Modo de empleo)
La copia de la factura indicando “pagado por + forma de pago + fecha de pago”
Comprobante de entrega de los artículos:
Hoja de Envío del proveedor, u
Hoja de Recepción de Acción Contra el Hambre cuando se transfiera al stock sin hoja de envío del proveedor, u
Hoja de Envío interna de Acción Contra el Hambre cuando se entregue al solicitante sin albarán de entrega del proveedor
3.1.1. Caso específico: Gastos Logísticos Menores
Con el fin de facilitar la gestión de compras logísticas pequeñas, imprevistas y de bajo impacto, el proceso de adquisición clásico ha sido adaptado creando el proceso de “Gastos Logísticos Menores" (GLM). Está formado por 3 documentos:
• El "Procedimiento de GLM": establece normas y explica funciones y responsabilidades
• El "Formulario de GLM": permite autorizar y dar seguimiento a los gastos. Sustituye a PR y SPO del proceso clásico
• La factura, una vez recibida, completa el conjunto de documentos. Debe estar sellada y firmada por la persona que recibe los bienes/servicios, con el fin de confirmar su recepción
Nota: el formato de la GLM es una proposición. Reúne toda la información necesaria para facilitar el proceso; también podría ser sustituido por un documento equivalente (potencialmente ya utilizado en la misión) que permita recoger los mismos datos.
Por favor, consulte el formulario 08. Gastos Logísticos Menores en el capítulo de compras para obtener más detalles
El encargado de la compra tiene que preparar por escrito una Solicitud de Cotización oficial y detallada.
El encargado de la compra pedirá por lo menos 3 cotizaciones por escrito a distintos proveedores. En caso de que no se puedan obtener 3 cotizaciones, adjuntará las solicitudes de cotización enviadas a los diferentes proveedores junto con el dossier de compra y el formulario del acuerdo para justificar que no ha sido posible conseguirlas. Todas las cotizaciones tienen que ser completas e indicar claramente el nombre y la dirección de los proveedores, así como el periodo de validez del precio.
El encargado de la compra está exento de pedir 3 cotizaciones solamente cuando haya hecho una compra idéntica recientemente y las fechas de validez de las recibidas entonces sean aún válidas.
Ésta es la razón por la cual las cotizaciones deben tener una fecha de validez: las cotizaciones válidas por 6 meses eximirán al encargado de la compra de solicitar otras nuevas para los 2 meses siguientes a la petición inicial (si se garantiza, una vez más, que la mercancía y las condiciones de compra son idénticas a las de la compra inicial).
Las cotizaciones son analizadas en base a los criterios de selección mencionados en la Solicitud de Cotización y los resultados presentados en la Tabla de Valoración. La selección del proveedor es responsabilidad conjunta del Departamento Logístico y de los Gestores del Programa.
Antes de que el compromiso financiero se haga efectivo, el Coordinador Logístico y el Administrador tienen que completar y aprobar el Formulario de Acuerdo. En el caso de contratos superiores a 10.000€ es obligatoria la validación del Jefe de Misión y del personal pertinente de los Departamentos de Logística y de Administración de la Sede.
Cada sede tiene la facultad de aumentar este umbral para que sea validado por la Sede, en base a criterios específicos para determinadas misiones.
En el marco de los procedimientos negociados se prepara sistemáticamente una Orden de Compra al Proveedor (OCP) con sus Términos y Condiciones (T&Cs), o un contrato formal de compra/servicio/obra/alquiler de propiedad con el proveedor.
Los contratos para la compra de obras o servicios se preparan sistemáticamente cuando implican un compromiso complejo (el proyecto de un edificio, servicios que necesitan ser explicados detalladamente…).
Una OCP es suficiente para aquellas compras que no exijan descripciones complejas (por ejemplo, la de sacos de cemento…)
Entonces, el encargado de la compra:
- Elaborará los documentos de compra (Tabla de Valoración + Formulario de Acuerdo + OCP o contrato, si se requiere).
- Se asegurará de que la Orden de Compra al Proveedor -y el Contrato, si existe- estén firmados por quien corresponda.
- Coordinará la recepción de los artículos en stock o la entrega directa de los mismos en el lugar designado.
- Junto con el Administrador, coordinará el pago oportuno al proveedor.
- Archivará el dossier de compra de acuerdo con los procedimientos especificados en el capítulo Archivo del Kit Logístico V3.
El dossier de compra se compone de:
- Los originales de las distintas cotizaciones de proveedores recibidas y la Solicitud de Cotización (sobre todo si no se ha recibido ninguna).
- La Tabla de Evaluación con todas las validaciones necesarias, junto con la Nota Explicativa, si procede.
- El Formulario de Acuerdo con todas las validaciones necesarias.
- La Orden de Compra al Proveedor o Contrato firmado por las partes
- La copia de la factura que indique " la referencia del Dossier de Compra2 + pagado + la forma de pago + la fecha de pago”
- Comprobante de entrega de los productos:
Hoja de Envío del proveedor, u
Hoja de Recepción cuando se transfiera al stock sin hoja de envío del proveedor, u
Hoja de Envío interna de Acción Contra el Hambre cuando se entregue al solicitante sin una hoja de envío del proveedor.
Orden de Compra al Proveedor firmada por el almacenista o por el solicitante
Nota importante: Si una oferta de licitación ha sido declarada “desierta” (sin ofertas u ofertas suficientes) entonces está permitido el lanzar un procedimiento negociado, en este caso, alguno de los proveedores que han proporcionado sus ofertas en la licitación, aunque no hayan sido totalmente satisfactorias, así como otros proveedores conocidos, pueden ser contactados y solicitados para que envíen su cotización. Esto no debe ser considerado como una división fraudulenta xx xxxxxxx ya que en un primer momento se aplicó el procedimiento correspondiente, y la repetición de la licitación llevaría probablemente al mismo resultado insatisfactorio. Esta situación debe documentarse adecuadamente en el informe de la licitación y en una nota aclaratoria. (Mirar el apartado de Licitación para información más detallada).
2 Por favor, consulte el modo de empleo de la Tabla de Seguimiento de Pedidos para saber más sobre la Referencia del Dossier de Compra.
El proceso de licitación comparativa es el sistema de adquisición de productos (servicios u obras) solicitando ofertas a “ofertantes” o “licitadores” y eligiendo al proveedor de entre las cotizaciones recibidas. Al igual que en los procedimientos anteriores, los criterios de selección deben establecerse y comunicarse con antelación a los posibles ofertantes. En la mayoría de los casos, se elegirá la licitación más barata.
A diferencia del procedimiento negociado por el cual Acción Contra el Hambre reconoce 3 potenciales proveedores a los que solicita una cotización, el proceso de licitación es público y cualquiera puede presentar una oferta.
Las ofertas de licitación son valoradas por un Comité de Evaluación de ofertas creado al iniciarse el proceso. Todos los miembros del Comité de Evaluación y los empleados involucrados en el proceso de licitación tienen la obligación de entender y firmar la Declaración de Objetividad y Confidencialidad.
Nota importante: Todos los documentos necesarios para la licitación tienen que estar preparados y haber sido verificados antes del inicio de la misma. Estos documentos se envían al Oficial de Logística de la Misión de la Sede para su aprobación al menos una semana antes de la publicación de la licitación.
La licitación nacional abierta consiste en:
Creación del Comité de Evaluación
Definición de los criterios de selección de los proveedores
Publicación en los medios de comunicación locales y nacionales del Aviso de Licitación aprobado
El envío del Dossier de Licitación a los proveedores interesados que lo hayan solicitado
Completar la Lista de Aspirantes y Licitadores
La evaluación de todas las ofertas recibidas utilizando el Informe de Evaluación de Licitaciones
Completar el Formulario de Acuerdo y el Informe de Evaluación de Licitaciones para presentarlos a la Sede
Adjudicar el contrato al proveedor elegido e informar a los no elegidos
Firmar el contrato
Un proceso de licitación exige rigor y claridad en su procedimiento (tanto interna como externamente, para los licitadores). Es importante no subestimar la carga de trabajo que implica para el logista de Acción Contra el Hambre ni los plazos exigidos. Por ejemplo, es habitual conceder a los posibles proveedores por lo menos 3 semanas para presentar su oferta tras publicarse el aviso de licitación.
Por favor, consulte la nota explicativa “Léame” de la Licitación, en la que se detallan todos los pasos, documentos y miembros del comité.
Licitación Internacional Abierta
El procedimiento es idéntico al de la licitación nacional abierta. Sólo difieren las modalidades de publicación, ya que la licitación Internacional Abierta debe publicarse en, al menos, un medio de comunicación internacional. Además, la Sede de París también puede publicar la Convocatoria de Licitación en la página web de Acción Contra el Hambre.
Antes de iniciar una licitación internacional abierta, el Coordinador Logístico y el Oficial de Logística de la Misión de la Sede tienen que ponerse de acuerdo sobre la gestión de la licitación internacional abierta.
La licitación internacional abierta puede ser administrada:
A nivel de la Misión
A nivel de las sedes de ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE Internacional
Una licitación restringida es un tipo de licitación que se envía sólo a contratistas, vendedores o proveedores preseleccionados que han sido previamente cualificados a través de un proceso de evaluación. En consecuencia, las licitaciones nacionales o internacionales restringidas, comprenden dos etapas distintas:
Convocatoria de Interés, cuyo propósito es identificar a los proveedores fiables
Proceso de licitación restringida con los proveedores previamente determinados para la adjudicación xxx xxxxxxx
Etapa 1 - Convocatoria Nacional/Internacional de Interés
Una Convocatoria Nacional o Internacional de Interés es una licitación abierta a todas las partes interesadas. Puede ser publicada como parte de una licitación nacional/internacional restringida/para la elaboración de contratos marco y/o para crear una base de datos de proveedores.
Nota: Se recomienda encarecidamente a las misiones publicar cada año Convocatorias Nacionales/Internacionales de Interés, en uno o dos de los principales periódicos/medios de comunicación internacionales, para los artículos más recurrentes (por ejemplo, material de oficina, material de construcción, semillas…, según los principales programas de la misión).
El proceso de Convocatoria de Interés está gestionado por el Coordinador Logístico. Los gestores del programa pertinentes tienen que ser consultados en asuntos técnicos, ya que algunos de ellos, muy específicos, podrían descalificar un potencial proveedor. El principal objetivo de la Convocatoria de Interés es conocer mejor el mercado y crear una base de datos de proveedores (por ejemplo, se puede utilizar la Lista de Proveedores).
El proceso de Convocatoria Nacional/Internacional de Interés implica las siguientes etapas para identificar a proveedores fiables:
El Coordinador Logístico, junto con el Gestor de Programa si es necesario, definirá el conjunto de las tareas que los proveedores tendrán que cumplir, los productos que tendrán que suministrar, así como los criterios de selección.
La Convocatoria de Interés será publicada en medios de comunicación nacionales/internacionales.
El Coordinador Logístico puede contactar también con algunos proveedores que hayan sido reconocidos (recomendados por otras ONGs, por ejemplo), pero con los cuales no haya trabajado nunca, y pedirles que rellenen el cuestionario.
El Coordinador Logístico registrará a todos los aspirantes en la Lista de Candidatos y Licitadores. (*)
Los candidatos presentarán sus respuestas a Acción Contra el Hambre.
El Coordinador Logístico registrará a todos los candidatos en la Lista de Candidatos y Licitadores. (*)
Cada solicitud de registro (incluido el Cuestionario de Evaluación del Proveedor) será evaluada por el Coordinador Logístico y el Gestor de Programas pertinente en términos de aspectos técnicos, según los criterios establecidos al principio del proceso. El no proporcionar la información solicitada en la Convocatoria de Interés y en el Cuestionario de Evaluación del Proveedor puede ser motivo de descalificación para el potencial proveedor.
Las razones más comunes del rechazo son:
Improcedencia de la mercancía o del servicio ofrecido
Imposibilidad de demostrar estabilidad financiera
Experiencia o capacidad empresarial insuficiente del proveedor
Incapacidad para demostrar competencia técnica o certificación profesional.
Una vez seleccionadas las ofertas en orden de conformidad con los criterios, la documentación y las referencias de los candidatos superiores serán cuidadosamente verificadas.
Es obligatoria una verificación de las referencias antes de aprobar la lista final de licitadores.
De entre las ofertas conformes y con referencias verificadas, el Comité de Evaluación reconocerá a los mejores candidatos. No hay una cantidad predeterminada de empresas a elegir si el objetivo es sólo actualizar la visión general xxx xxxxxxx y conocer mejor a los potenciales proveedores. Pero si la Convocatoria de Interés sirve para preparar una Licitación Restringida, al menos 4 empresas deben ser preseleccionadas; de lo contrario, el logista deberá explicar el motivo por el cual hay menos de 4 candidatos disponibles.
Por último, el logista preparará un Informe de Evaluación que será firmado por todos los miembros del Comité de Evaluación.
(*) Nota: Una Convocatoria de Interés se diferencia de una Convocatoria de Licitación en que la primera no incluye ninguna solicitud de precio, sólo información sobre las empresas y sus productos. Por lo tanto, las empresas que presenten el Cuestionario de Evaluación del Proveedor se considerarían más bien ”participantes” que ”licitadores”; sin embargo, se puede utilizar la misma plantilla del documento ”Lista de Candidatos y Licitadores” para hacer un seguimiento de las empresas interesadas.
El procedimiento de Convocatoria de Interés se explica con mayor detalle en el capítulo ”Convocatoria de Interés”
Etapa 2 –Licitación Nacional/Internacional restringida
De nuevo, el paso 2 no se aplica si el objetivo es sólo evaluar el mercado de proveedores e identificar nuevos proveedores potenciales.
Para suministros de entre 60.000 € y 149.999 €, la Licitación Nacional Abierta puede reemplazarse por/combinarse con una Licitación Internacional Restringida
Una licitación restringida es un tipo de licitación que sólo incluye contratistas preseleccionados o vendedores que hayan sido previamente calificados mediante un proceso de evaluación.
Los pasos de una Licitación Restringida son prácticamente idénticos a los de la Licitación Abierta, salvo en el de la publicación; en vez de, o además de, publicar la Convocatoria de Licitación en un medio de comunicación nacional, el logista también invitará a participar a proveedores internacionales previamente identificados.
Lo ideal sería incluir de 4 a 8 empresas en el procedimiento de Licitación Restringida.
Dichas empresas internacionales pueden ser seleccionadas para participar:
mediante un proceso de Convocatoria de Interés
mediante una Licitación Internacional Abierta de productos similares anterior: empresas que hayan participado en una licitación durante los últimos 6 meses antes de la licitación actual pueden ser preseleccionadas para la nueva licitación.
Los pasos de una Licitación Restringida son los siguientes:
El Comité de Evaluación elabora y aprueba el Dossier de Licitación, incluidos los criterios de selección de los proveedores.
El Dossier de Licitación se envía a los candidatos preseleccionados en la primera etapa del procedimiento.
Se elige la mejor oferta entre los candidatos preseleccionados, en base a los criterios definidos en el dossier de licitación.
Los resultados de la etapa 2 son presentados en la Tabla de Valoración y aprobados por el Comité de Evaluación.
La documentación para las Etapas 1 y 2 se archiva conformemente a los procedimientos descritos en el capítulo Archivo.
Los contenidos del dossier de compra para una licitación restringida son:
Para la Etapa 1:
Declaración de Objetividad y Confidencialidad
Convocatoria de Expresiones de Interés (copia del anuncio)
Cuestionario de los proveedores recibidos por ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE
Lista de Aspirantes y Licitadores (o participantes)
Informe de Evaluación (especificando la lista de candidatos preseleccionados)
Para la Etapa 2:
Dossier de la Licitación
Los originales de las diferentes cotizaciones recibidas
La Tabla de Valoración con todas las validaciones necesarias junto con la Nota Explicativa, si procede.
El Formulario de Acuerdo con todas las validaciones necesarias
El contrato firmado por las partes
Copia de la factura que mencione "referencia del Dossier de Compra + pagado + forma de pago + fecha de pago "
Control de calidad y documentación de entrega
Nota: para evitar confusiones y posibles conflictos con proveedores ha sido decidido denominar CONTRATO exclusivamente cuando existe un compromiso firme de compra entre Acción Contra el Hambre y el proveedor, y ACUERDO XXXXX cuando solo se contemplan y definen precios y condiciones durante un cierto periodo pero sin compromiso de compra, (“Contrato marco” es un término similar pero la noción de “contrato” lo hacía a veces confuso).
Un Acuerdo Xxxxx tiene por objeto definir las condiciones comerciales aplicables a la compra de bienes específicamente determinados y por un periodo de tiempo preestablecido. Es especialmente pertinente para artículos pequeños, de poco valor y de menor complejidad comprados de forma regular (ejemplos típicos: material de oficina, la mayor parte de piezas de recambio, cemento, servicio de teléfono móvil de prepago…).
Un Acuerdo Xxxxx es aplicable cuando se esperen varias entregas, pero no puedan preverse ni cantidades concretas ni fechas de entrega.
Es importante comprender que un Acuerdo Xxxxx NO se considera en sí un compromiso de compra, sino que simplemente establece las condiciones que se aplicarían SI ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE decidiera hacer un pedido. Como tal, no existe ningún compromiso ni exclusividad.
Para evitar confusiones y posibles conflictos, es fundamental dejar muy claro a los proveedores desde el principio del proceso de licitación, que el objetivo es firmar un Contrato Xxxxx, y no un contrato de compra habitual. Una vez más, un Acuerdo Marco no significa ingresos garantizados para el proveedor, de modo que es importante asegurarse de que los licitadores entiendan el mecanismo.
Dado que no existe exclusividad, un Acuerdo Xxxxx puede firmarse con 2 o 3 proveedores distintos de los mismos productos, en idénticos términos. Resulta fundamental ser muy claro con todos los contratantes. Cuando hay más de un Acuerdo Xxxxx como resultado de un único procedimiento de compra, cada Acuerdo Xxxxx tiene que tener su referencia de dossier de compra. El primer proveedor se queda con la referencia del dossier de compra “original”. Para cada nuevo proveedor se le dará una nueva referencia de dossier de compra. El vínculo entre el dossier de compra original y los adicionales se creará poniendo la referencia del dossier de compra en las “Observaciones” de la TSP y del Formulario de Acuerdo.
El formato de referencia de los contratos con los proveedores será el del Dossier de Compra seguido por un punto y un número dos dígitos ".XX", que secuencialmente diferenciará a los distintos proveedores.
El Acuerdo Xxxxx definirá las especificaciones de los artículos en cuestión, sus precios de compra, plazos de entrega, garantías, etc., para la duración del contrato.
La compra real será confirmada emitiendo una Orden de Compra al Proveedor cada vez que sea necesario, haciendo clara referencia al Contrato Xxxxx.
La idea es ganar tiempo evitando solicitudes de cotizaciones repetitivas y ahorrar fondos negociando mejores precios para cantidades ya consolidadas.
¿Qué procedimiento de compra se aplica en un Contrato Xxxxx?
Se aplican los mismos umbrales que los que se utilizan en las compras habituales (las de una sola ocasión). Por tanto, podría firmarse un Acuerdo Xxxxx tras un Procedimiento Negociado, una Licitación Nacional o una Licitación Internacional (abierta o restringida).
Para poder calcular el importe estimado de un Contrato Xxxxx, se tendrá en cuenta el valor máximo de todos los contratos previstos durante el periodo de vigencia del Contrato Marco.
Ejemplo 1. Usted desea firmar un Acuerdo Xxxxx de un año para la compra de material de oficina.
Se estima que el valor medio de sus necesidades durante todo un año es de 2.000 €.
En ese caso puede firmar un Acuerdo Xxxxx con el proveedor que usted elija al tratarse, pues, de una Compra Directa.
Ejemplo 2. Usted desea firmar un Acuerdo Marco de 6 meses para comprar cemento, ya que varios programas que lo requieren expirarán en 6 meses.
Se estima que el presupuesto total para cemento será de 22.000 € sobre 6 meses.
En ese caso, necesitará aplicar un Procedimiento Negociado y firmar un Acuerdo Xxxxx con la empresa que le proporcionó la mejor oferta de entre las 3 recibidas.
Otra opción es consultar los gastos de años anteriores para los artículos en cuestión. La información obtenida indica a los licitadores cuáles son los volúmenes potenciales, sin proyección en firme por parte de ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE.
Los Contratos Marco no pueden ser utilizados para impedir, restringir o distorsionar la competencia. En el caso de mercados que estén sujetos a una rápida evolución de precios y tecnología, los Contratos Xxxxx que no vayan a incluir una nueva licitación deberían tener una cláusula de revisión cada seis meses. El plazo de un Acuerdo Xxxxx no debería exceder los dos años.
Misiones Acción Contra el Hambre-FR y Acción Contra el Hambre-ES. El dossier de compra debe ser debidamente validado (FA firmado por el coordinador logístico y el referente logístico en sede) antes que el Acuerdo Marco sea firmado.
Misiones Acción Contra el Hambre-US: validación normal del FA (firmas y umbrales)
Para todas las misiones Una vez el Acuerdo Marco sea firmado, es posible recibir las SP para suministros y servicios para un contrato determinado.
El departamento de logística preparará la OCP y FA (si requerido) basándose en un dosier de compra/Acuerdo Marco firmado. La referencia de la OCP debe incluir la referencia original del dossier de compra + un secuencial (-01, -02, etc.). No es necesario rehacer cada procedimiento de compra, pero cada SP/OCP debe ser validado en función del montante y umbral adecuado.
Pasos |
Validación |
Comentarios |
Estimación de necesidades |
Coordinador logístico y solicitante |
En base a las actividades del proyecto, bienes/Servicios/trabajos y el PCP/PA/Presupuesto, evaluar si un Acuerdo marco es necesario, durante cuánto tiempo y por qué valor total. |
Selección del procedimiento |
Coordinador logístico /Referente logístico |
Seleccionar el procedimiento adecuado en función de la reglamentación del donante y de Acción Contra el Hambre: Negociado o Licitación (nacional, internacional o restringida) |
Apertura del Dossier de Compra |
Coordinador logístico |
Crear la referencia del DC: Código País/Código Base/Número en la TSP, sin referencia de Solicitud de pedido. |
Compra Negociada / Licitación |
Coordinador logístico |
Efectuar el procedimiento correspondiente según las directrices del KIT LOG 3 sin SP ni línea financiera. |
Formulario de Acuerdo |
Coordinador logístico y Referente logístico (Misiones FR+ ES) |
El FA no tendrá una referencia de SP ni una línea financiera. |
Coordinador logístico, Referente logístico y financiero si > 10K€(Misiones US) |
||
Acuerdo Marco |
Log/Fin/ Proveedor |
El Acuerdo Xxxxx está listo para ser firmado por el representante Acción Contra el Hambre y el proveedor. Referirse a los formatos de contratos Standard en el Kit Log 3. |
Solicitud de Pedido |
Cada SP/OCP debe ser validado en función de los procedimientos y umbrales del Kit Log V3 |
El Acuerdo marco está firmado. Tras recibir la SP, preparar la OCP /FA en función del DC / Acuerdo Marco firmado. La referencia de la OCP debe incluir la referencia original del DC+ un número secuencial (-01, -02, etc.). La referencia a FA en esta fase debe incluir DC original + una letra por orden alfabético (-A, -B, etc.). |
GESTIÓN DE LOS ACUERDO MARCO:
Un seguimiento detallado de las cantidades comprometidas y efectuadas a través de un Acuerdo Xxxxx debe ser realizado para asegurarse que el importe total validado (suma de las Órdenes de Compra a Proveedores bajo un mismo Acuerdo Marco) no exceda del límite financiero del procedimiento que fue aplicado (Directo, Negociado)
El seguimiento de todos los pedidos relacionados con un Acuerdo Xxxxx puede ser realizado a través del fichero de seguimiento de contratos, añadiendo una nueva hoja en blanco para el nuevo Acuerdo Marco y vinculándola con la referencia correspondiente de la lista de Contratos.
El importe total validado (suma de las Órdenes de Compra a Proveedores bajo un mismo Acuerdo Xxxxx) puede ser sin embargo excedido si es anticipado y tratado como sigue:
Si el sobrecoste puede ser considerado como marginal y no excede al máximo del pro procedimiento aplicado (p.ej. el monto estimado total es de 20000€ y la cantidad a la que ascienden la suma de las distintas SP es de 23000€ => continúa siendo un procedimiento negociado), en este caso se debe ESCRIBIR UNA NOTA ACLARATORIA y añadirla al dosier de compra.
Si el sobrecoste es elevado (se podrían haber mejorado los términos y condiciones ofrecidos por el proveedor y haber negociado un mejor contrato con Acción Contra el Hambre)) O en caso que el total validado exceda del máximo umbral del procedimiento aplicado: varias opciones pueden ser considerados, por lo que POR FAVOR CONTACTA TU REFERENTE LOGISTICO EN SEDE PARA DARLE EL TRATAMIENTO ADECUADO A ESTA SITUACIÓN.
Recomendaciones
Indiciar un volumen máximo y mínimo que se puede indicar en una Solicitud de Cotización.
Solicitar inicialmente a los proveedores descuentos graduales en función del volumen ordenado. (en función de la cantidad e importe de las transacciones realizadas con este proveedor.)
Si el proveedor no ofrece ningún descuento por grandes volúmenes ordenados, debe figurar por escrito en la cotización remitida. Las condiciones del Acuerdo Xxxxx serán entonces válidas hasta el umbral máximo del procedimiento seleccionado.
Establecer un margen en la cantidad máxima estimada, ya que una infraestimación conllevaría trabajo adicional.
Otra opción es analizar el histórico de compras para algunos elementos y estimar el posible volumen potencial para el siguiente periodo.
Los Acuerdos Marco no deben ser utilizados para prevenir, restringir o distorsionar la libre competencia de los proveedores. En mercados sujetos a una alta volatilidad de precios o cambios tecnológicos, la firma de Acuerdos Xxxxxx debería contemplar la posibilidad de revisión cada 6 meses y apertura a nuevos proveedores.
La duración de un Acuerdo Marco no debe sobrepasar dos años.
Todas las misiones deben incluir en su planificación la firma de Acuerdos Xxxxxx donde sea posible. Una vez completado el procedimiento de compra, la presencia de Acuerdos Marco facilita sustancialmente la carga de trabajo de los departamentos logísticos así como minimizar el riesgo de división fraudulenta xx xxxxxxx, disminuyendo así el riesgo financiero.
En caso de dudas sobre cómo gestionar algún tipo de compra para ciertos suministros, servicios, trabajos o propiedades, o este no haya sido explicado detalladamente en este documento, por favor contacta rápidamente a tu referente logístico en sede.
Hay que tener en cuenta que algunos de los documentos utilizados para los procedimientos de compra beberían ser adaptados en cada país.
Estos se describen en la siguiente lista:
|
Tipo de personalización |
|
Documentos concernidos |
Legislación y jurisdicción |
Política anticorrupción |
Términos y condiciones de compra |
X |
X |
Buenas prácticas en los negocios |
X |
X |
Solicitud de cotización |
n/a |
n/a |
Expediente licitación |
n/a |
X |
Orden de compra al proveedor |
X |
X |
Contrato de suministros |
X |
X |
Contrato de trabajos |
X |
X |
Contrato alquiler de vehículos |
X |
n/a |
Contrato alquiler inmuebles |
X |
n/a |
Acuerdo marco |
X |
X |
Términos y Condiciones generales de compra - T&Cs
Los Términos y Condiciones de Compra (T & Cs) guían la compra/el alquiler y la entrega de productos, servicios, obras y propiedades de Acción Contra el Hambre. Los Términos y Condiciones de Compra son los términos generales que se aplican normalmente, a menos que en el contrato no se mencionen otras condiciones particulares.
Los Términos y Condiciones de Compra están definidos por Acción Contra el Hambre. La única actualización posible de la información es la del tribunal de justicia competente (en el último artículo de los T&Cs). Todos los demás datos tendrán que permanecer inalterados, siempre y cuando no entren en contradicción con las leyes locales nacionales. El Coordinador Logístico tendrá que evaluar si el uso de los T & Cs es pertinente y viable en cada una de las misiones de ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE. Si no es así, tendrá que adaptar los T & Cs al contexto y a la legislación nacionales. Dicha adaptación tendrá que ser aprobada por un abogado local o por la Sede.
Los T & Cs tendrán que ser aprobados de forma explícita o implícitamente (haciendo referencia a este documento en la OCP o contrato) y comprendidos por el proveedor. Los T & Cs de compra deberán acompañar cada OCP o contrato.
En algunos casos, el proveedor puede tener sus propios Términos y Condiciones de venta. En este caso, las diferencias entre los dos T & Cs tendrán que ser reconocidas y aclaradas en el contrato.
Por favor, consulte el Formulario del Catálogo de la Misión y la Hoja de Explicación del Catálogo de la Misión.
La Orden de Compra al Proveedor (OCP) es a la vez un documento interno y externo. Es interno porque sirve para validar las informaciones financieras y pedir un anticipo o el pago al proveedor. Puede funcionar como un documento externo cuando se utiliza como “contrato” (hasta 60.000 €) entre un comprador y un vendedor, indicando tipos, cantidades y precios acordados para los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador, y autorizando al vendedor a producir/entregar bienes, servicios, u obras efectuando el pago en una fecha posterior.
El envío de una OCP a un proveedor supone un compromiso financiero y una oferta legal para comprar productos, servicios u obras. Por lo tanto, los Departamentos de Logística y Administración tienen que aprobar internamente cada OCP antes de que ésta sea enviada al proveedor.
En Acción Contra el Hambre hay varios casos en los que se tiene que utilizar una OCP:
Cuando Acción Contra el Hambre tiene una cuenta (o un Contrato de larga duración / Xxxxx) con un proveedor, la OCP debidamente autorizada se enviará al proveedor cada vez que los productos, servicios u obras tengan que ser entregados (o prestados). Acción Contra el Hambre pagará la factura al proveedor al final del mes.
En el procedimiento de compra directa, la OCP tendrá que ser autorizada por el logista y el administrador pertinentes, pero no necesitará ser compartida con / firmada por el proveedor, a menos que éste necesite cierto tiempo para preparar la orden.
En algunos otros casos y contextos, el coordinador logístico puede decidir que sea necesario que la OCP sea firmada por el proveedor.
Además, el único caso en que una OCP puede ser para múltiples proveedores es en pequeñas compras directas, para mercados por debajo de 2.500 €. De este modo, las compras en muy pequeñas cantidades efectuadas en las tiendas de los proveedores pueden acumularse en una única OCP y evitar así un papeleo excesivo.
En los procedimientos negociados y si los T&Cs son aplicables a la compra, éstos se enviarán junto con la OCP al proveedor. Éste deberá acusar recibo y aceptación por escrito de la OCP y de los T&Cs mediante firma y envío de dicha documentación a Acción Contra el Hambre. Después de eso, la OCP se convierte en un contrato legal entre Acción Contra el Hambre y el proveedor
Ello significa que la OCP puede ser utilizada como un contrato “light” de hasta 50.000€. No obstante, el logista puede decidir que utilizar un contrato formal tenga más sentido que utilizar los T&Cs (por ejemplo, en el caso de una compra de alimentos con especificaciones técnicas y que requieran un control de calidad...)
Puede encontrar más información sobre la OCP en el mismo formulario OCP - Cómo usar.
Atención: NUNCA hay que poner la información financiera en la Orden de Compra al Proveedor (OCP)..
Para más información acerca de la OCP, consultar el Formulario de OCP – Modo de empleo
Un contrato es “un acuerdo con condiciones específicas entre dos o más personas o entidades en el que existe un compromiso para hacer algo a cambio de un beneficio económico conocido como contraprestación”.
La existencia de un contrato exige, por lo general, la presencia de los siguientes elementos:
a) una oferta,
b) la aceptación de esa oferta,
c) un compromiso a desempeñar,
d) una contraprestación (que puede ser una promesa de pago en alguna forma),
e) el momento o la situación en que se tiene que desempeñar ese compromiso,
f) los términos y condiciones de ejecución, incluyendo el cumplimiento del compromiso;
g) capacidad de ejecución2.
Los contratos deben ser cumplimentados por escrito y firmados por ambas partes para ser efectivos. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente preparar y firmar los contratos por escrito siempre que sea posible.
Acción Contra el Hambre exige el uso de los contratos para:
todos los mercados de suministros que superen los 50.000 €
todos los mercados inmobiliarios, independientemente del importe
todos los mercados de obras y servicios que superen los 10.000 €.
Además:
El Oficial de Logística de la Misión y el responsable financiero de la Sede pueden reducir el umbral requerido para la preparación de contratos para cada misión.
Los contratos deben ser utilizados para importes inferiores siempre que los procedimientos individuales de los donantes lo requieran.
Los contratos pueden ser utilizados para mercados de menor coste siempre que el Coordinador Logístico considere necesario aclarar los detalles de la relación entre Acción Contra el Hambre y el proveedor.
Los formatos de contratos (obras, compras, alquileres, etc.) para la misión deben ser revisados por un abogado para asegurarse de que las condiciones se ajusten a la legislación nacional y de que Acción Contra el Hambre tenga protección legal en caso de conflictos. A continuación, los formatos se distribuyen a las bases para ser utilizados.
Todos los contratos deben ser aprobados por el Coordinador Logístico y el Administrador a través del proceso de validación (Formulario de Acuerdo) y firmados por las personas apropiadas (el responsable del departamento de logística de donde se realiza la compra). Si el contrato se firma en la base, el Coordinador Logístico y el Administrador deben aprobarlo antes de tomar cualquier medida.
Por encima de 50 000 €, todos los contratos deben ser aprobados por el director de país.
Para más información sobre los contratos, consultar el apartado “Léame” de Contratos.
La derogación (en este contexto) es la cancelación parcial o total del procedimiento de compra requerido. El logista tiene que solicitar una derogación cuando piense que no será posible respetar los procedimientos de compra estándares de Acción Contra el Hambre o una norma del donante en particular.
En cualquier caso, el logista necesita rellenar el Formulario de Derogación.
Pueden darse varios casos:
La derogación puede estar relacionada con normas internas de compra de Acción Contra el Hambre O de los donantes
La derogación puede preverse antes de que el Donante apruebe el proyecto, O bien puede ser necesaria cuando el programa ya se haya iniciado (y, por lo tanto, una vez los donantes ya hayan concedido los fondos).
Es importante tener en cuenta las normas de cada Donante y contrato para elegir el proceso adecuado. Es obligatorio rellenar la solicitud de derogación interna en cada uno de los casos, pero no siempre es necesario presentar la derogación a los donantes.
A continuación se presentan algunos ejemplos:
Con ECHO, nuestros procedimientos internos fueron aprobados y en tanto que socio “previamente aprobado” (“P-socio”), los umbrales de ECHO no cuentan, sólo prevalecen nuestras propias normas. Por lo tanto, bastará una derogación interna, siempre y cuando sea aprobada por la Sede.
En el caso de DFID y OFDA, no existen umbrales de compra en sus directrices. Por lo tanto, es inútil presentar una derogación, y también es suficiente una derogación interna aprobada por la Sede. Sin embargo, la OFDA debe aprobar previamente otras derogaciones, por ejemplo, el origen y uso de materiales específicos (productos farmacéuticos, semillas, etc.).
Por el contrario, con EuropeAid el respeto de la derogación interna no es suficiente: el logista debe preparar una solicitud de derogación para enviarla a la Sede. A continuación, ésta la presentará a EuropeAid.
La coordinación de la Derogación
Si se puede anticipar la necesidad de una derogación antes de que se inicie el programa, las solicitudes de derogación deberán adjuntarse a la propuesta del programa antes del comienzo de la operación.
La Sede decidirá entonces si la Derogación, junto con la propuesta, debe ser presentada al Donante
Si surge la necesidad de derogar un proyecto en curso, el logista deberá esperar la aprobación del Oficial de Logística de la Misión de la Sede antes de proseguir con la compra.
Dependiendo del donante que financie la compra, la Sede decidirá si éste debe aprobar o denegar la Derogación, y enviará instrucciones al Logista de la Misión.
Requisitos para TODAS las Solicitudes de Derogación
La solicitud tiene que estar justificada. Un contexto específico (situación de monopolio de una empresa paraestatal, por ejemplo), una situación de seguridad difícil, restricciones técnicas muy específicas, o la necesidad de una compra rápida pueden ser justificaciones válidas.
En caso de emergencia, y siempre que el donante haya aprobado la derogación, puede aplicarse el procedimiento negociado en base a una única cotización, independientemente del importe total de la compra.
Al solicitar una derogación, el logista tiene que proponer el procedimiento que seguirá. En todos los casos, la derogación deberá ser aprobada por, al menos, el Oficial de Logística de la Misión de la Sede. El Formulario de Derogación y su aprobación forman parte del archivo de compra y deben adjuntarse a él.
Requisitos específicos para la compra de productos farmacéuticos y equipos médicos
El logista debe verificar los requisitos específicos del donante para la compra de productos farmacéuticos y equipos médicos.
Necesidades de derogación excepcionales adicionales:
En caso de ser requerida una excepción a cualquier parte de esta política (cuando una vía de derogación no esté específicamente definida en el documento), una solicitud de excepción debe ser sometida a:
Para Acción Contra el Hambre ES: el Desk Manager, que buscará la aprobación del Director de Logística / Director de Operaciones, según proceda
Para Acción Contra el Hambre FR: el gestor logístico y de finanzas validarán (o no) conjuntamente
Para Acción Contra el Hambre US: el director de operaciones
Distribuidores autorizados y productos, servicios y obras especializados
Algunos productos, servicios y obras sólo pueden estar disponibles a través de un distribuidor autorizado en el país de operación. Varios proveedores pueden ofrecer sus respectivos productos, servicios y obras, pero sólo los proveedores autorizados los ofrecen directa y legalmente y proporcionan servicios, licencias, garantía, etc. Normalmente, esto se debe al hecho de que sólo una empresa en el país de operación ha recibido la autorización legal/comercial de un organismo regulador, fabricante, propietario, etc., o a que los gobiernos de cada país monopolizan sus respectivos mercados. Éste puede ser el caso de determinados fabricantes (Toyota o Motorola), proveedores de servicios (de comunicación por satélite) o propietarios de derechos intelectuales (Sphinx, Microsoft).
En tales circunstancias, Acción Contra el Hambre aceptará una única oferta para estas mercancías, servicios, obras, así como para los derivados de la compra inicial (piezas de repuesto necesarias para el equipo comprado al distribuidor autorizado). El dossier de compra debe incluir explicaciones y pruebas de que el proveedor en cuestión es el único autorizado en el país. En muchas ocasiones, es necesario comparar los productos/servicios/obras ofrecidos por el proveedor autorizado y los que están disponibles fuera del país de operación. El resultado de la selección debe ser aprobado a nivel de la Sede.
Para cualquier compromiso financiero por encima de 10.000 €, la misión tiene que recibir la validación de las sedes respectivas. La misión tiene que enviar el Formulario de Acuerdo firmado por el Jefe de Misión, junto con el resto de la información incluida en el dossier de compra.
El Gestor Logístico y el Asesor Financiero de la Sede examinarán estos documentos y, si los aprueban, devolverán firmado el Formulario de Acuerdo a la misión para autorizar el gasto.
Cada sede tiene la facultad de disminuir o aumentar este umbral para la validación de la Sede. En determinadas circunstancias, puede tomarse una decisión concreta sobre las particularidades de una misión determinada en un determinado momento con el fin de aumentar o reducir temporalmente dicho umbral. Esta decisión es adoptada por el Oficial de Logística de la Misión de la Sede y el Asesor Financiero en la Sede.
Después de la compra, el logista tiene que entregar la factura, el recibo y el comprobante de entrega del artículo al Administrador. Sin una comprobación de entrega el pago no se puede realizar.
Una factura indica el importe que Acción Contra el Hambre tiene que pagar por un producto, servicio, obra, etc., incluidos todos los impuestos aplicables.
Un recibo indica que Acción Contra el Hambre ha pagado la factura.
La Hoja de Envío del proveedor tiene que ser sellada por el representante de Acción Contra el Hambre. Si el proveedor no puede ofrecer una Hoja de Envío, Acción Contra el Hambre debe emitir una nota de recepción.
Hay que tener en cuenta que NINGÚN pago final puede realizarse por parte de Acción Contra el Hambre sin una hoja de envío u hoja de recepción firmada que pruebe la recepción: los donantes demandan este tipo de pruebas de recepción.
Esta prueba de recepción puede ser cualquiera de los siguientes:
- Una nota de entrega firmada
o
- Una nota de recepción firmada
o
- Una aprobación formal en la factura original; deberá marcarse lo siguiente en la factura: "Referencia xxx Xxxxxx de Compra +" APROBACIÓN DE RECEPCIÓN "+ fecha + nombre y cargo de la persona que recibe los bienes / servicios para Acción Contra el Hambre (el solicitante) + firma.
NB:
En caso de recepción de compras directas, es preferible la última opción
La misión puede hacer un sello con los datos a ser llenados:
RECEIPTION APPROVAL |
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PD Ref |
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Date of reception |
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Name of receiver |
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Position |
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Signature |
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Las facturas y recibos deberán obtenerse independientemente de si el pago se realiza en efectivo, cheque o transferencia.
Es responsabilidad del comprador asegurarse de que la factura cumpla con los requisitos administrativos, de acuerdo con el Kit de Administración. También es la responsabilidad del Logista de compras comunicar a Administración cómo se imputa el pago entre diferentes líneas financieras según la solicitud de pedido original.
5. Normas de los donantes
El equipo logístico debe estar familiarizado con las normas de los donantes relacionadas con la logística en todas las etapas del ciclo del proyecto, incluyendo la planificación, ejecución, y evaluación y asegurarse de que Acción Contra el Hambre cumple con sus obligaciones contractuales con el donante. Entre otros procedimientos, el logista debe verificar si el donante tiene normas específicas sobre los umbrales y procedimientos de compra, productos médicos y agrícolas, equipamientos y presentación de informes.
Si el donante está explícitamente de acuerdo con los procedimientos de Acción Contra el Hambre o si no dispone de procedimientos/requisitos relacionados con la compra, deberán seguirse los procedimientos de compra de Acción Contra el Hambre. En los demás casos, hay que seguir los procedimientos de compra del donante. Si existe contradicción entre los procedimientos del donante y de Acción Contra el Hambre, las normas del donante prevalecen.
Hincapié sobre los centros de aprovisionamiento humanitarios (HPC en sus siglas en inglés) según lo definido por ECHO
Los centros de aprovisionamiento humanitarios (HPC en sus siglas en inglés) son organizaciones sin ánimo de lucro especializadas en la gestión técnica y comercial de suministros y servicios necesarios para la implementación de proyectos humanitarios. Pueden facilitar asistencia técnica para las compras o suministrar stocks pre-establecidos, poner a disposición capacidades logísticas o de compra.
Para los proyectos financiados por ECHO, se pueden simplificar los procedimientos de compra porque los partners de ECHO pueden decidir de utilizar un procedimiento de compra directo para contratar un HPC. Los partners pueden comprar a los HPC sin lanzar o publicar licitaciones independientemente del valor del contrato.
Las lista de entidades certificadas como “HPC” por ECHO se actualiza constantemente en la página web de ECHO, a esta dirección: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxx/xxxxx/xxxxx/xxxxxx/XXX-xxxxxxxx_xx.xxx
6. Archivo y Conservación de los documentos de compra
Los documentos relativos a las compras tienen que ser archivados y conservados en la misión durante 10 años o hasta su traslado a la Sede. Por favor, consulte el capítulo de Archivo para más detalles.
Umbral y procedimiento |
Resumen del procedimiento |
Autorización |
Dossier de compra |
Archivo |
Menos de 100 € imprevistos dentro del presupuesto logístico
GLM |
En caso de que la logística tenga pequeños gastos imprevistos, se usa el formulario de manera única para solicitar y justificar el avance. |
Formulario de GLM |
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Menos de 2.500 €
Compra Directa |
Envío de una Orden de Compra al Proveedor al proveedor más conocido:
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Logista +Administrador O Base: Logista-administrador + Asistente Administrador Son necesarias dos firmas |
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Administración: Factura/recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
De 2.500 € a 99.999 €
Procedimiento Negociado |
Comparación de 3 cotizaciones diferentes (o al menos comprobación de que se solicitaron 4 cotizaciones)
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Administración: Factura/Recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
De 100. 000 € a 149.999 €
Licitación Nacional Abierta/Licitación Internacional Restringida |
Definición de las necesidades en el Dossier de Licitación, publicación de una invitación a la licitación, y selección del mejor proveedor según los criterios preestablecidos:
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Comité de Evaluación
+
Sede |
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Administración: Factura/Recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
Más de 150.000 €
Licitación International Abierta |
Igual que arriba MÁS:
Publicación en el país de la operación y en un país(es) vecino(s) |
Igual que arriba
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Igual que arriba |
Igual que arriba |
UMBRALES Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS - Acción Contra el Hambre - SUMINISTROS
UMBRALES Y PROCEDIMIENTO DE COMPRAS - Acción Contra el Hambre – OBRAS Y SERVICIOS
Umbral y procedimiento |
Resumen del procedimiento |
Autorización |
Dossier de compra |
Archivo |
Menos de 100 € imprevistos dentro del presupuesto logístico
GLM |
En caso de que la logística tenga pequeños gastos imprevistos, se usa el formulario de manera única para solicitar y justificar el avance. |
Formulario de GLM |
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De 0 € A 9.999 €
Compra Directa |
Envío de una Orden de Compra al Proveedor al proveedor más conocido:
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Logista +Administrador O Base: Logista-Administrador + Asistente Administrador Son necesarias dos firmas |
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Administración: Factura/recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
De 10.000 € a 199.999 €
Procedimiento Negociado |
Comparación de 3 cotizaciones diferentes (o al menos comprobación de que se solicitaron 4 cotizaciones)
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Administración: Factura/recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
De 200.000 € a 299.999 €
Licitación Nacional Abierta |
Definición de las necesidades en el Dossier de Licitación, publicación de una invitación a la licitación, y selección del mejor proveedor según los criterios preestablecidos:
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Comité de evaluación
+
Sede
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Administración: Factura/recibo + copia de la OCP Logística: Dossier original de la compra |
Más de 300.000 € Licitación Internacional abierta |
Igual que arriba MÁS:
Publicación en el país de la operación y en un país(es) vecino(s) |
Igual que arriba
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Igual que arriba |
Igual que arriba |
UMBRALES Y PROCEDIMIENTO DE COMPRAS - Acción Contra el Hambre - INMOBILIARIO
Umbral y procedimiento |
Resumen del procedimiento |
Autorización |
Dossier de compra |
Archivo |
IGUALES para TODAS las cantidades
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Administración: Factura/recibo + copia del contrato
Logística: Dossier original de la compra |
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Acción Contra el Hambre - Kit Log V 3.4 Page 12 / 40
3.3 – Procedimientos de compra 2015