FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS

	GESTION CONTRACTUAL	Código: A-GC-FR-015
		Versión: 03
	ESTUDIOS PREVIOS MINIMA CUANTIA	Fecha aprobación: 16/Jun/2015

FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS
Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.2.1.5.1
DEPENDENCIA QUE PROYECTA	SECRETARIA DE GOBIERNO
FECHA	22-10-2015

1. DESCRIPCIÓN SUSCINTA DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

La Constitución Política prevé en el artículo 2 como fines del Estado: “Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.”

La Secretaria de Gobierno del Departamento de Cundinamarca dentro de su competencia y obligaciones debe fomentar la convivencia, la seguridad ciudadana y la protección de la vida y los bienes de la ciudadanía urbana y rural que permita la consolidación de un Departamento próspero y confiable en el marco del programa de seguridad con convivencia y derechos humanos.

La Secretaria de Gobierno requiere obtener bonos para el suministro de víveres, alimentos, elementos de aseo, combustible y demás artículos necesarios en el marco del programa de fomentar la convivencia, la seguridad ciudadana del municipio de Facatativá, en pro de un municipio seguro, próspero y confiable y para dar cumplimiento a la normatividad vigente en el marco de las responsabilidades que tiene el Departamento.

Que el alcalde municipal de Facatativá solicito apoyo por medio de bonos para fortalecer procesos y desarrollar proyectos de seguridad y convivencia por parte del ente territorial, con ocasión de resolver los diferentes desordenes y disturbios generados en la comunidad Facatativá.

La Secretaria de Gobierno requiere obtener bonos para el suministro de víveres, alimentos, elementos de aseo, combustible y demás artículos necesarios en el marco del programa de fomentar la convivencia, la seguridad ciudadana como apoyo al municipio de Facatativá, dentro de este marco, la administración pública local, es un promotor social, generador de condiciones favorables para la consolidación de un municipio seguro, próspero y confiable y de esta manera dar cumplimiento a la normatividad vigente en el marco de las responsabilidades que tiene el Departamento.

Que la modalidad de mínima cuantía permite satisfacer la necesidad en el marco de adquirir elementos, víveres, combustible entre otros, lo cual si bien es viable y legal en razón a referir bienes de común utilización generan entre otros aspectos contar con bodegaje, la no posibilidad de contar con cantidades requeridas y especificaciones totales, gastos de transporte adicionales en relación a contar con los mismos municipios que se requieran, tardanza en la atención por parte de la fuerza pública entre otros aspectos. Igualmente se plantea la posibilidad de adquirir bonos redimibles por medio de los cuales se garantiza de manera eficiente, oportuna e integral la atención, por parte de la fuerza pública, sin generar traumatismos y demoras en la entrega, lo cual permite mejorar el campo de respuesta por parte de la Secretaria de Gobierno.

Que con el desarrollo del presente proceso se plantea dar cumplimiento a la meta 502- - fortalecer 15 provincias en seguridad mediante las comunicaciones, tecnología, movilidad, logística, dotaciones, durante el periodo de gobierno, adquisición de víveres, elementos de aseo, combustible entre otros elementos que permitan garantizar la protección de la población en el Departamento en general.

OPCIONES PARA RESOLVER LA NECESIDAD: La Secretaria de Gobierno es conocedora de la importancia y necesidad de contar con el óptimo suministro del combustible y demás elementos para apoyar a la fuerza pública mediante la celebración de un contrato de encaminado a ADQUISICIÓN DE BONOS REDIMIBLES PARA ALIMENTOS , VÍVERES, ELEMENTOS DE ASEO, COMBUSTIBLE Y DEMÁS REQUERIDOS PARA APOYAR A LA FUERZA PÚBLICA EN EL MARCO DE SUS COMPETENCIAS EN EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA. Con la ejecución de este contrato se evita la pluralidad de procesos en los diferentes municipios celebración de convenios interadministrativos, en aras de satisfacer la necesidad en pro de la seguridad y convivencia ciudadana.

Es de anotar que el contrato de compraventa genera mejor manejo y seguimiento en relación con el cumplimiento de políticas departamentales y el objeto del mismo.

OPCIONES MÁS FAVORABLES PARA RESOLVER LA NECESIDAD: La Secretaria de Gobierno considera que la necesidad puede ser atendida mediante la celebración de un contrato de obtención de bonos, bajo la modalidad de contratación mínima cuantía en razón a su valor, en la cual se obtenga los elementos mencionados en párrafos anteriores, mediante el cual se agiliza y controla de manera más eficaz el consumo de combustible en cada vehículo de la entidad y satisfacer una necesidad apremiante de elementos de aseo y víveres..

El objeto del presente proceso se encuentra en el plan de adquisiciones y contratación 2015, razón por la cual se expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. 7000070004 Valor $ 51.000.000 Rubro: 1105/3-1701/GR:3:4-01-01-502/A.18.4.6 / SECRETARIA DE GOBIERNO / INT F. ORDEN PUBLICO Y SEG CIUDADANA / Fortalecer 15 provincias en seguridad mediante las comunicaciones, tecnología, movilidad, logística, dotaciones, durante. Proyecto P> 295950/06 IMPLEMENT SEGURIDAD URBANA Y RURAL que se encuentra en el plan de adquisiciones y contratación.

Con el alcance planteado se busca cumplir con metas y políticas establecidas en el plan de desarrollo, proyecto de inversión 502- FORTALECER 15 PROVINCIAS EN SEGURIDAD MEDIANTE LAS COMUNICACIONES, TECNOLOGÍA, MOVILIDAD, LOGÍSTICA, DOTACIONES DURANTE EL PERIODO DE GOBIERNO.

Se estable que la Secretaria de Gobierno en su Plan de Contratación y Plan de Adquisiciones consagro la necesidad antes planteada.

2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.

1. OBJETO:

ADQUISICIÓN DE BONOS REDIMIBLES PARA ALIMENTOS, VÍVERES, ELEMENTOS DE ASEO, COMBUSTIBLE Y DEMÁS REQUERIDOS PARA APOYAR A LA FUERZA PÚBLICA EN EL MARCO DE SUS COMPETENCIAS EN EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.

2. ALCANCE:

Bonos Intercambiables: Entiéndase para el presente proceso por Xxxx Intercambiable aquel mecanismo que ofrece alternativa de canjear, intercambiar o redimir por combustible un valor determinado.

La xxxxxxxxxxxx xxx Xxxx Intercambiable puede ser como bono, tarjeta, libreta, cheque u otra presentación que permita su redención. Los bonos intercambiables o redimibles por combustible serán al portador.

Los bonos intercambiables serán redimibles única y exclusivamente por víveres, elementos de aseo y combustible. Los bonos intercambiables en ninguna de sus presentaciones o modalidades podrán tener cuota de manejo, costos de elaboración, ni cobros adicionales por las transacciones realizadas con éstas.

Los bonos intercambiables deberán tener una vigencia para ser redimibles hasta el 31 de diciembre de 2015.

Una vez el contratista haga la entrega total de los bonos a la Secretaria de Gobierno del Departamento de Cundinamarca, este último hará entrega a los beneficiarios del mismo de acuerdo a los requisitos y parámetros establecidos por la Secretaría para el fomento de la convivencia y seguridad ciudadana.

DESTINACIÓN	VALOR
COMBUSTIBLE	$20.000.000
ALIMENTOS, VÍVERES Y ELEMENTOS DE ASEO	$31.000.000
VALOR TOTAL	$51.000.000

3. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC

Una vez definidos claramente los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

Clasificación UNSPSC	Segmento	Familia	Clase	Producto (De ser posible)
84	12	18	04	84121804

3. LAS CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS.

Los bonos deben cumplir con las siguientes especificaciones:

• Mediante “Chequera”, la cantidad requerida.

• Las chequeras se deben entregar empacadas en bolsas selladas, por seguridad en el manejo.

• La impresión en papel de seguridad, código xx xxxxxx, numeración consecutiva, Razón Social y Nit., en denominaciones de $ 30.000, $20.000 y $10.000, que equivalgan al presupuesto oficial determinado en desarrollo del proceso de modalidad de mínima cuantía.

• La emisión de los bonos o cupones deben tener una vigencia mínima de un año y deben tener cambio en el Departamento de Cundinamarca.

OTRAS EXIGENCIAS TECNICAS:

• El oferente deberá garantizar que los bonos o cupones pueden ser cambiados o utilizados en el Departamento de Cundinamarca.

• El proponente deberá presentar compromiso escrito a través del cual se obliga a nombrar una persona debidamente facultada para resolver en forma inmediata cualquier circunstancia que se presente dentro del desarrollo del contrato; para ello, deberá entrar en contacto con el Supervisor del contrato.

• El proponente deberá certificar los lugares donde se pueda prestar los servicios requeridos, los siete días de la semana y durante los meses en que se hagan efectivos los bonos.

1. Plazo de Ejecución:

El plazo de ejecución contractual es de CINCO (05) DIAS contados a partir de la firma del acta de inicio.

2. Lugar de Ejecución

Las obligaciones derivadas del contrato son ejecutadas en el Departamento de Cundinamarca, Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca, ubicada en la calle 26 No. 51 – 53 Torre central, o en el lugar que indique el supervisor del contrato SE ESTABLECE QUE LOS BONOS DEBEN TENER COBERTURA A NIVEL DEPARTAMENTAL Y NACIONAL.

3. Forma de pago:

La Secretaría de Gobierno de Cundinamarca, efectuará el pago del presente contrato de la siguiente forma: 100% de su valor dentro de los quince (15) días siguientes al recibo a satisfacción de los bienes, previa presentación de la factura, parafiscal y demás que se requieran por parte de la Entidad.

4. Obligaciones del contratista.

1. Cumplir las condiciones técnicas exigidas en el estudio previo y aviso del presente proceso.

2. Cumplir las condiciones técnicas, jurídicas, y comerciales presentadas en la propuesta.

3. Efectuar la entrega y/o desarrollo de los elementos requeridos en debida forma.

4. Garantizar la calidad de los servicios a prestar.

5. Xxxxxxx las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la Secretaría de Gobierno por conducto del supervisor.

6. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social.

7. Las demás obligaciones que se deriven de la presente invitación, de la propuesta y la naturaleza del contrato.

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO

El valor presupuestado para desarrollar el objeto contractual se establece en la suma de CINCUENTA Y UN MILLONES DE PESOS ($51’000.000.oo), IVA INCLUIDO, de acuerdo al desarrollo de actividades encaminadas a determinar precio, ofertas y condiciones para garantizar el desarrollo del objeto contractual. Se estableció el valor del presupuesto de acuerdo a cotizaciones efectuadas por parte de la entidad en las cuales se manifestó las exigencias requeridas, las condiciones de plazo, la forma de pago y contractual obteniendo entre otros resultados lo siguiente:

COTIZANTES	Producto	PRESUPUESTO	COMISIÓN
SODEXO	COMBUSTIBLE	$20.000.000.OO	5.0%
SODEXO	ALIMENTOS, VÍVERES Y ELEMENTOS DE ASEO	$31.000.000.OO	4.0%

Cabe anotar que la Secretaría de Gobierno del departamento de Cundinamarca, efectúo solicitudes a varios terceros que se encuentran en capacidad de desarrollar el mismo objeto o actividad, en razón a la naturaleza comercial de las mismas, estableciendo de manera directa y específica las actividades a desarrollar, el alcance de las mismas entre otros aspectos. La entidad efectúo análisis comparativo de las cotizaciones obtenidas de forma telefónica y escrita, revisando de manera integral y formal las condiciones establecidas, la forma propuesta de pago entre otros aspectos en el marco de fundar de manera adecuada y específica el presupuesto oficial para el inicio de la etapa pre contractual.

Igualmente se verifico en el SECOP procesos similares los cuales se mencionan a continuación:

PROCESO: AQUIRIR BONOS DE COMBUSTIBLE PARA FORTALECER LAS 15 PROVINCIAS EN SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA EN TODOS LOS MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO EN EL MARCO DEL SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD URBANA Y RURAL DE CUNDINAMARCA

MODALIDAD: MÍNIMA CUANTÍA

VALOR. 64.000.000 MCTE

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BONOS ENCAMINADOS A OBTENER VIVERES, ALIMENTOS, ELEMENTOS DE ASEO Y ABARROTES REQUERIDO PARA EFECETUAR ATENCIÓN INTEGRAL A VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

MODALIDAD: SUBASTA

VALOR. 300.000.000 MCTE

PROCESO: COMPRA DE BONOS ENCAMINADOS A OBTENER COMBUSTIBLE PARA LAS FUERZAS MILITARES DE SEGURIDAD

MODALIDAD: MÍNIMA CUANTÍA

VALOR. 60.000.000 MCTE

Se establece por parte de la Secretaría de Gobierno los descuentos y demás impuestos que debe asumir el contratista:

TRIBUTO	VALOR Y PORCENTAJE
PRO DESARROLLO DEPARTAMENTAL	2.0%
PRO CULTURA	1%
ESTAMPILLA PRO DESARROLLO UDEC	0.5%
PRO HOSPITALES	2%
PRO ELECTRIFICACIÓN	0.10 UVT = $2.800
PRO AUDLTO MAYOR	2%

1. IDENTIFICACIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Disponibilidad presupuestal No. 7000070004 Valor $ 51.000.000 Rubro: 1105/3-1701/GR:3:4-01-01-502/A.18.4.6 / SECRETARIA DE GOBIERNO / INT F. ORDEN PUBLICO Y SEG CIUDADANA / Fortalecer 15 provincias en seguridad mediante las comunicaciones, tecnología, movilidad, logística, dotaciones, durante. Proyecto P> 295950/06 IMPLEMENT SEGURIDAD URBANA Y RURAL.

5. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

MATRIZ DE RIESGOS

N°

Clase

Fuente

Etapa

Tipo

Descripción (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Probabilidad

Impacto

Calificación Total

Prioridad

1

General

Interno

Ejecución

Financieros

Modificación régimen de impuestos aplicables al contrato y/o a terceros.

Incremento en los valores deducibles por impuestos al contrato.

2

1

3

Riesgo Bajo

2

Especifico

Externo

Ejecución

Financieros

Aumento de la Tasa Representativa xxx Xxxxxxx TRM.

Aumento o disminución del valor del producto final, frente al valor ofertado.

3

2

5

Riesgo Medio

3

Especifico

Interno

Ejecución

Operacional

Falta de entendimiento entre el Departamento de Cundinamarca y el Contratista sobre alcance funcional para la instalación y configuración de la solución propuesta que está plasmada en cronogramas de ejecución.

Retraso en las actividades del proyecto o contrato para su terminación dentro de los plazos establecidos en cronograma.

3

2

5

Riesgo medio

MATRIZ DE RIESGOS ( Continuación )
N°	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/Controles a ser implementados	Impacto después del tratamiento				¿Afecta el equilibrio económico del contrato?	Persona responsable por implementar el tratamiento	Monitoreo y revisión
			Probabilidad	Impacto	Calificación Total	Categoría			¿Cómo se realiza el monitoreo?	Periodicidad ¿Cuándo?
1	Contratista	Asegurar un margen de ganancia que mitigue el impacto en caso de ocurrir.	2	1	3	Riesgo Bajo	NO	Personal Administrativo Contratista.	Consulta Normas legales Vigentes.	Semanal
3	Contratista	Ficha Especificaciones Técnicas Mínimas con descripción clara del alcance.	2	1	3	Riesgo Bajo	NO	Gerente de Proyecto Contratista.	Análisis y revisión en reunión de inicio y seguimiento	Inicio del contrato
4	Departamento de Cundinamarca	Elaboración, seguimiento y estricto cumplimiento del cronograma de actividades según línea base de tiempo.	4	3	7	Riesgo Alto	SI	Supervisor	Consulta a los directivos de la Secretaria de Gobierno para proceder con las tareas a realizar.	Diario
5	Contratista	Asegurar backup del recurso humano calificado para esta línea tecnológica.	2	1	3	Riesgo Bajo	NO	Gerente de Proyecto Contratista.	Capacitación y respaldo del equipo de trabajo.	N/A

IMPACTO RIESGO
Impacto
Calificación Cualitativa		Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente.	Dificulta la ejecución del contrato de manera baja, aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual	Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las partes	Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aun así permite la consecución del objeto contractual	Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual.
Calificación Monetaria		Los sobrecostos no representan más del uno por ciento (1%) del valor del contrato.	Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato.	Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%).	Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%).	Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%).
Categoría	Valoración	Insignificante	Menor	Moderado	Mayor	Catastrófico
		1	2	3	4	5
Raro (puede ocurrir excepcionalmente)	1	2	3	4	5	6
Improbable (puede ocurrir ocasionalmente)	2	3	4	5	6	7
Posible (puede ocurrir en cualquier momento futuro)	3	4	5	6	7	8
Probable (probablemente va a ocurrir)	4	5	6	7	8	9
Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias)	5	6	7	8	9	10
Valoración del Riesgo	Categoría
8, 9 y 10	Riesgo extremo
6 y 7	Riesgo alto
5	Riesgo medio
2, 3 y 4	Riesgo bajo

6. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

La Secretaría de Gobierno del Departamento de Cundinamarca con base en el decreto 1082 de 2015, considera necesario solicitar una garantía única de acuerdo a las siguientes equivalencias: CUMPLIMIENTO: equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y tres (3) meses más. CALIDAD: equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y tres (3) meses más.

7. ANEXOS:

A continuación se presenta una lista enunciativa de soportes de los estudios previos:

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.

• Certificado de inscripción y viabilidad del proyecto

• Estudio xx xxxxxxx con sus soportes.

• Todos aquellos documentos en los cuales se soporta la futura contratación.

8. RESPONSABLES

_____________________ _______________________ _______________________

XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXX XXX XXXXXXX

Asesor Asesor Contratista