Celebrar un contrato de fiducia mercantil de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos de inversión del Fondo Adaptación
CONVOCATORIA ABIERTA No. XXX 2012
PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES
OBJETO
Celebrar un contrato xx xxxxxxx mercantil de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos de inversión del Fondo Adaptación
Bogotá D.C. [•] de 2011
TABLA DE CONTENIDO
1 DEFINICIONES 6
2 CONDICIONES GENERALES 7
2.1 Introducción 7
2.2 Régimen jurídico 7
2.3 Presupuesto oficial estimado 8
2.4 Disponibilidad presupuestal 8
2.5 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección 9
2.6 Modalidad de participación 9
2.7 Sobre las comunicaciones 9
2.8 Documentos otorgados en el extranjero 10
2.9 Consularización 10
2.10 Apostilla 11
3 DEL PROCESO -‐ INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES 12
3.1 Objeto del Proceso 12
3.2 Cronograma del Proceso de Selección 12
3.3 Ronda de Comentarios 13
3.4 Audiencia de emisión de versión corregida y aclaraciones 13
3.5 Entrega de Ofertas 13
3.6 Evaluación 14
3.6.1 Admisibilidad de Oferta 14
3.6.2 Elegibilidad de Oferta 14
3.6.3 Orden de Elegibilidad 15
3.7 Selección 16
3.8 Celebración del Contrato 16
4 DE LOS PROPONENTES 17
4.1 Quienes pueden participar 17
4.2 Calidades generales exigidas 17
4.2.1 Ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones o conflicto de intereses para proponer y/o contratar 17
4.3 Calidades particulares exigidas -‐ Documentos 18
4.3.1 Certificado de constitución, existencia y representación legal 18
4.3.2 Autorización para comprometer a la sociedad 18
4.3.3 Constitución del consorcio o la unión temporal 19
4.3.3.1 Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal 19
4.3.3.2 Condiciones de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal20
4.3.4 Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia 21
4.3.5 Póliza Global Bancaria y Garantía Única de Cumplimiento 21
4.4 Otros documentos 22
4.4.1 Certificación Bancaria 23
4.4.2 Fotocopia del RUT 23
5 DE LAS PROPUESTAS 24
5.1 Presentación de las propuestas 24
5.1.1 Entrega de las propuestas 25
5.2 Condiciones de las propuestas 26
5.2.1 Presentación de propuestas alternativas o parciales o totales 26
5.2.2 Validez de las propuestas 26
5.2.3 Retiro de las propuestas 27
5.2.4 Sobre la obligatoriedad de las propuestas 27
5.2.5 Publicidad de las propuestas 27
5.3 Contenido de las Propuestas 27
5.4 Requisitos y documentos de las Propuestas 27
5.4.1 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas -‐ Jurídicos 28
5.4.1.1 Carta de presentación de la propuesta 28
5.4.1.2 Garantía de Seriedad de la Propuesta 28
5.4.1.3 Los documentos relacionados en el numeral 4.3 del presente pliego de condiciones 30
5.4.2 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas – Financieros. 30
5.4.3 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas – Técnicos. 30 5.4.4 Oferta Económica 30
5.4.5 Requisitos y documentos técnicos objeto de calificación 31
5.5 Causales de rechazo de las Propuestas 31
6 ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO 33
6.1 Objeto 33
6.2 Características técnicas mínimas de los bienes y/o servicios objeto de la contratación 33
6.2.1 Monto estimado de los recursos a administrar 33
6.2.2 Especificaciones Técnicas Esenciales de los bienes y/o servicios a contratar: 34
6.2.2.1 Descripción de los servicios como administrador fiduciario 36
6.2.2.2 Especificaciones Tecnológicas 36
6.3 Obligaciones del Contratista 37
6.3.1 Obligaciones generales 37
6.3.2 Obligaciones financieras y de inversión 43
6.3.3 Obligaciones relacionadas con cada una de las subcuentas del patrimonio autónomo fondo adaptación 46
6.3.3.1 Subcuenta de Recaudo 46
6.3.3.2 Subcuenta de Costos y Gastos 47
6.3.3.3 Subcuenta de Estudios y Diseños 47
6.3.3.4 Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones 47
6.3.3.5 Nuevas Subcuentas 47
6.3.4 Fondo de Contingencias y Litigios 48
6.3.5 Obligaciones relacionadas con la presentación de informes y rendición de cuentas. 48
6.4 Obligaciones a cargo del FONDO ADAPTACIÓN 49
6.5 Forma de pago 50
6.6 Plazo de ejecución 50
6.7 Distribución de los riesgos previsibles del contrato 51
6.7.1 Tipificación 51
6.7.2 Estimación 51
6.7.3 Asignación 51
6.8 Responsabilidad 55
7 DE LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES, EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS 56
7.1 Verificación de requisitos habilitantes 56
7.1.1 Habilitación Jurídica 56
7.1.2 Habilitación Financiera 56
7.1.2.1 Capacidad financiera 56
7.1.2.2 Evaluación de la Calificación en la administración de portafolios 57
7.1.3 Habilitación Técnica 58
7.1.3.1 Requisitos y documentos habilitantes de la propuesta – Técnicos 58
7.2 Criterios de calificación de las Propuestas 62
7.2.1 Calificación oferta económica (Máximo 650 puntos) 63
7.2.2 Propuesta técnica (Máximo 250 puntos) 63
7.2.2.1 Calificación de la experiencia específica adicional a la mínima requerida para el equipo de responsables directivos 64
7.2.2.2 Calificación a la experiencia específica adicional a la mínima requerida para el equipo básico de sistemas 64
7.2.3 Apoyo a la industria nacional (Puntaje máximo 100 puntos) 65
8 TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO XX XXXXXXX MERCANTIL DE ADMINISTRACIÓN Y DE PAGOS 66
1 DEFINICIONES
Comité Fiduciario: Es el órgano del Patrimonio Autónomo encargado de vigilar e impartir instrucciones a la sociedad administradora en relación con todos los aspectos administrativos, técnicos y financieros del Patrimonio Autónomo.
Consejo Directivo del FONDO ADAPTACIÓN: Es el órgano de dirección y administración del Fondo Adaptación, tal y como lo señala el artículo 2 del Decreto Ley 4819 de 2010.
Fondo Adaptación: (FONDO ADAPTACIÓN): Es el establecimiento público con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creado por el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010.
Idioma: Es el castellano. Todos los documentos deben presentarse en castellano o adjuntarse la traducción oficial al mismo.
Nuevas Subcuentas: Serán todas y cada una de las subcuentas que ordenará crear el Comité Fiduciario según las instrucciones que le sean impartidas por parte del Consejo Directivo del Fideicomitente.
Pliego de Condiciones: Es el presente documento junto con todos sus anexos y Adendas, en el cual se indican los requisitos, condiciones y términos del proceso.
El Pliego de Condiciones contiene la información mínima requerida, e incluye los formatos y Anexos que el FONDO ADAPTACIÓN facilita, los cuales deben ser diligenciados por el Proponente y presentados junto con las especificaciones de los productos ofrecidos.
2 CONDICIONES GENERALES
2.1 Introducción
El proponente deberá examinar cuidadosamente el presente Xxxxxx de Condiciones con el fin de que su propuesta se ajuste en su totalidad al mismo y tener en cuenta que las reglas en él contenidas son de obligatorio cumplimiento en caso de que le sea adjudicado el contrato.
Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en el pliego de condiciones o en los demás documentos que forman parte del presente proceso, o si tiene alguna duda en cuanto al significado o sobre algún punto xxx xxxxxx deberá dirigirse por escrito a XXXXX XXXXX XXXXXX o a la dirección de correo xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx dentro del plazo previsto para tal efecto en el cronograma establecido en el numeral 3.2. de este Pliego de Condiciones. En caso de no hacerlo se entenderá, con la presentación de la oferta, que no existen dudas y que acepta totalmente las condiciones de este Pliego de Condiciones.
2.2 Régimen jurídico
El presente proceso de selección y el contrato que de él se derive, se sujetarán a las siguientes disposiciones:
• La Constitución Política; Decreto Ley 4819 de 2010, 2906 y 2962 de 2011 y las demás normas que lo adicionen o modifiquen.
• Los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, demás decretos reglamentarios y normas aplicables que regulen la materia.
• Las normas comerciales y las civiles pertinentes y en su defecto, las reglas establecidas en este Pliego de Condiciones, las resoluciones, y los documentos que se expidan con ocasión del proceso.
• Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del contrato le sean aplicables.
2.3 Presupuesto oficial estimado
El presupuesto Oficial destinado para esta contratación es hasta por la suma de treinta y cinco mil ochocientos noventa y tres millones novecientos sesenta mil pesos ($00.000.000.000), incluidos los impuestos a que haya lugar.
En el presente cuadro se discriminan los valores estimados y por vigencia fiscal hasta obtener el monto que se considera como presupuesto para el presente proceso de selección:
2012 | 2013 | 2014 |
$2.563.854.285 | $ 00.000.000.000 | $ 00.000.000.000 |
El presupuesto oficial estimado comprende el valor de la comisión fiduciaria por toda la ejecución del contrato y la suma correspondiente a las inversiones iniciales para la ejecución del mismo, que el FONDO ADAPTACIÓN ha estimado en seiscientos cuarenta millones novecientos sesenta y tres mil quinientos setenta y un pesos ($640.963.571), así como los impuestos, tasas, contribuciones y demás costos directos e indirectos.
El proponente no podrá exceder en su propuesta el valor del presupuesto oficial estimado destinado para la presente contratación, total y de cada una de sus vigencias, so pena de rechazo de la propuesta.
Para la vigencia 2012 se debe tener en cuenta que el valor presupuestado de dos mil quinientos sesenta y tres millones ochocientos cincuenta y cuatro mil doscientos ochenta y cinco pesos ($2.563.854.285) incluye las inversiones iniciales para la ejecución del contrato y la comisión de los meses de febrero a diciembre de 2012.
2.4 Disponibilidad presupuestal
Para atender la contratación que resulte de este proceso de selección el FONDO ADAPTACIÓN cuenta con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. [•] del [•] de [•] de 2012 por valor de [$•], expedido por el [•] y No. [•] del [•] de [•] de 2012 por valor de [$•], expedido por el [•]; y las Autorizaciones de Vigencias Futuras según oficio No. [•] suscrito por el Director General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público radicado el [•] de [•]
de 2012, por valor de [$•] para el año 2012, [$•] para el año 2013, [$•] para el año 2014.
2.5 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección
De acuerdo con lo establecido en el artículo 7º del Decreto Ley 4819 de 2010 y Decretos 2906 y 2962 de 2011, la presente contratación se regirá por el derecho privado.
2.6 Modalidad de participación
En este proceso de Convocatoria Abierta podrán participar todas las sociedades fiduciarias autorizadas para operar en Colombia por la Superintendencia Financiera de Colombia, directamente o a través de Consorcios o Uniones Temporales, que cumplan las condiciones previstas en este Pliego de Condiciones.
2.7 Sobre las comunicaciones
Los interesados y los proponentes en sus comunicaciones y propuestas según el caso, deberán informar una dirección de correo electrónico, un número de fax y una dirección física, donde podrán ser enviadas las comunicaciones que el FONDO ADAPTACIÓN considere necesarias en desarrollo del proceso de selección. Las comunicaciones enviadas por alguno de estos medios, inclusive a la dirección de correo electrónica (e-‐mail), serán plenamente válidas y eficaces para el proceso de selección y los términos o plazos serán contados a partir del recibo de la comunicación por parte del proponente.
En el recibo y radicación de cualquier documento físico en el FONDO ADAPTACIÓN, así sea a través de correo certificado, debe observarse, que el día hábil respectivo vence a las 6:00 p.m., por lo tanto, cualquier comunicación, documento, etc., recibido o radicado en un horario posterior, se tendrá como recibido en el día hábil siguiente. Esta observación debe acatarse para efecto del vencimiento de los plazos otorgados por el FONDO ADAPTACIÓN en el curso del proceso.
Las comunicaciones por medios electrónicos (fax, mail) podrán remitirse durante el término del día, salvo que este Pliego de Condiciones indique lo contrario para la respectiva actuación.
Todas las comunicaciones y peticiones de este proceso deben radicarse por escrito dirigido a XXXXX XXXXX XXXXXX, ubicado en el FONDO ADAPTACIÓN, en la Calle 99 No 9A -‐54 piso 3, o al correo electrónico: [xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx], y las respuestas se publican en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx].
El FONDO ADAPTACIÓN atenderá oportunamente todas las peticiones que se reciban según lo establecido en este Pliego de Condiciones.
La correspondencia entregada en oficina, dependencia de la entidad o cualquier otra dirección de correo diferentes a las señaladas anteriormente, no será considerada para efectos del presente proceso, a menos que se radique en xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx dentro de los términos señalados para la etapa, o trámite respectivo, por consiguiente será responsabilidad de los interesados y proponentes verificar que la dirección o lugar sean los indicados en el presente Pliego de Condiciones.
Ninguna aclaración verbal por parte de personal del FONDO ADAPTACIÓN podrá afectar el alcance y condiciones xxx Xxxxxx de Condiciones y sus Adendas, si las hubiere. Para estos efectos sólo se tendrán como válidas las comunicaciones escritas por parte de los funcionarios competentes.
2.8 Documentos otorgados en el extranjero
Los documentos otorgados en el extranjero que no estén en idioma castellano deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 65, 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano y 480 del Código de Comercio Colombiano, y en la resolución 2201 del 22 de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, o con el requisito de la apostilla contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera.
2.9 Consularización
De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el Cónsul colombiano o, a falta de éste por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en los convenios internacionales sobre el régimen de poderes.
Tratándose de sociedades, de conformidad con el citado artículo, al autenticar los documentos referidos, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país (art. 65 C.P.C.). Surtido este trámite estos documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Oficina de legalizaciones, Xxxxxxxxxxx 00 Xx. 00-x‐00 Xxxxxx) para la correspondiente legalización de la firma del Cónsul y demás trámites pertinentes.
2.10 Apostilla
Cuando se trate de documentos expedidos por entes públicos otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto por la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de consularización, siempre que el documento provenga de uno de los países signatarios de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, que trata sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada por la mencionada ley.
En este caso sólo será exigible el apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el titulo en que ha actuado el funcionario o persona firmante del documento, y que se surte ante el funcionario o autoridad competente en el país de origen. Si el apostille esta dado en idioma diferente al castellano, deberá presentarse acompañado de la respectiva traducción oficial al castellano, y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes.
3 DEL PROCESO -‐ INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES
3.1 Objeto del Proceso
Celebrar un contrato xx xxxxxxx mercantil de recaudo, de administración y de pagos para el recaudo, administración y pagos de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN en los términos establecidos en el Decreto Ley 4819 de 2010, Decretos 2906 y 2962 de 2011 y demás normas y reglamentos que los complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan, que cumpla con las exigencias técnicas, jurídicas y económicas definidas en el presente Pliego de Condiciones.
3.2 Cronograma del Proceso de Selección
ACTIVIDAD | PLAZO (DÍAS) | FECHA |
Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones | 12 días hábiles | 27-‐12-‐11 hasta el 13-‐01-‐12 |
Audiencia de aclaración | 1 día hábil | 16-‐01-‐12 |
Publicación respuesta a las observaciones | 5 días hábiles | 23-‐01-‐12 |
Publicación Pliego Definitivo | 10 días hábiles | 23-‐01-‐12 hasta 03-‐02-‐12 |
Presentación de ofertas – Cierre de la selección abierta | 1 día hábil | 03-‐02-‐12 |
Evaluación de ofertas | 10 días hábiles | 06-‐02-‐12 hasta el 17-‐02-‐12 |
Publicación informe de evaluación y verificación -‐ Traslado Informe de evaluación y verificación | 5 días hábiles | 20-‐02-‐12 hasta 24-‐02-‐12 |
Respuesta observaciones | 3 días hábiles | 27-‐02-‐12 hasta 29-‐02-‐12 |
Publicación informe final de evaluación | 1 día hábil | 01-‐03-‐12 |
Adjudicación | 1 día hábil | 02-‐03-‐12 |
3.3 Ronda de Comentarios
A partir de la fecha de retiro xxx Xxxxxx de Condiciones, los invitados debidamente inscritos, tendrán un plazo de tres (3) días hábiles para formular comentarios a los documentos de la Invitación (Pliego de Condiciones, incluida la Minuta de Contrato), los cuales deberán ser presentados con sujeción a las siguientes reglas: cada invitado deberá presentar en archivo electrónico y documento impreso una versión corregida xxx Xxxxxx de Condiciones (incluida la Minuta del Contrato) con marcas de revisión (“Control de Cambios”) de Microsoft Word, que reflejen sus comentarios. Cada cambio puede o no estar acompañado de la sustentación o explicación respectiva. En consecuencia, FONDO ADAPTACIÓN sólo considerará las sugerencias que estén representadas en un texto concreto (insertado o suprimido) sobre los documentos de la Invitación (Pliego de Condiciones y Minuta de Contrato).
FONDO ADAPTACIÓN analizará las sugerencias de los invitados pero se reserva el derecho de aceptar o no los cambios propuestos a los documentos de la invitación.
3.4 Audiencia de emisión de versión corregida y aclaraciones
Dentro de las cuatro (4) semanas siguientes a la fecha de vencimiento de la Ronda de Comentarios, FONDO ADAPTACIÓN emitirá una versión corregida de los documentos de la Invitación (Pliego de Condiciones, Minuta de Contrato y demás Anexos) que contemple los cambios que fueron aceptados. La entrega a los invitados de la versión corregida se hará en audiencia, en la cual además se hará una presentación de las explicaciones relacionadas con los cambios introducidos al documento.
Salvo que FONDO ADAPTACIÓN discrecionalmente decida someter nuevamente a consideración de los invitados los documentos de la Invitación, la Versión Corregida será definitiva y dará paso a la siguiente etapa, esto es, la Entrega de Ofertas. En el caso en que FONDO ADAPTACIÓN decida someter nuevamente la versión a una nueva Ronda de Comentarios, el procedimiento anterior se repetirá.
3.5 Entrega de Ofertas
Las Ofertas deberán ser presentadas en sobre cerrado y depositadas en la urna señalada para el efecto, en las oficinas del FONDO ADAPTACIÓN ubicado en la Calle 99 No 9A-‐ 54 Piso 3 en la Fecha Límite de Entrega de Ofertas, antes de que el reloj
dispuesto para tal fin marque las 15:00 horas. El sobre deberá estar marcado con la siguiente información:
Oferta para la Convocatoria Abierta no. [•] de 2011 Original (o copia)
Nombre del oferente:
Dirección:
Correo electrónico:
Teléfono:
Fax:
El sobre deberá contener el original y tres (3) copias de la Oferta, en sobres separados y cerrados, y marcados como original, primera copia, segunda copia y tercera copia. Cada uno de estos sobres deberá contener: un sobre con la información general de la Oferta y otro sobre cerrado con la Oferta Económica. Si existe alguna diferencia entre la información contenida en el original y alguna de las copias, FONDO ADAPTACIÓN rechazará la Oferta. Todos los folios de la Oferta original y sus copias fieles deberán ser numerados. La totalidad de la Oferta deberá ser formulada en castellano y aquellos documentos que sean presentados en idioma diferente, deberán estar acompañados de traducción oficial.
3.6 Evaluación
3.6.1 Admisibilidad de Oferta.
FONDO ADAPTACIÓN comenzará el proceso de evaluación con la revisión del cumplimiento de los requisitos de participación a los que se refiere el capítulo 4 de este documento. Aquellas Ofertas que satisfagan a cabalidad los Requisitos de Participación podrán ser sometidas a la revisión de elegibilidad al que se refiere el numeral siguiente.
La ausencia de presentación del documento que acredite el respectivo Requisito de Participación dará lugar al rechazo de la Oferta.
3.6.2 Elegibilidad de Oferta
FONDO ADAPTACIÓN someterá a la revisión de las condiciones de Elegibilidad aquellas Ofertas que hayan superado satisfactoriamente los Requisitos de Participación. El análisis de elegibilidad consistirá en establecer si el Oferente
cuenta con la capacidad técnica y económica exigida, de manera que aquellas Ofertas que satisfagan las condiciones de elegibilidad obtendrán una calificación “Pasa” mientras que aquellas que no lo hagan obtendrán una calificación de “No pasa”.
FONDO ADAPTACIÓN podrá solicitar aclaraciones o especificaciones sobre aspectos que a su juicio ofrezcan duda en la interpretación de las Ofertas pero en ningún caso estas solicitudes de aclaración o especificación podrán ser utilizadas por los Oferentes como oportunidad para modificar, corregir o adicionar su Oferta. En caso de que la aclaración o especificación contenga aspectos que puedan modificar, corregir o adicionar la Oferta, FONDO ADAPTACIÓN no tendrá en cuenta la aclaración o especificación y se atendrá únicamente a los términos de la Oferta originalmente presentada.
La calificación obtenida por los Oferentes en cada uno de los criterios de elegibilidad será comunicada a todos estos y dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación, los Oferentes tendrán a su disposición todas las Ofertas en FONDO ADAPTACIÓN para su revisión. Antes del vencimiento del plazo de revisión, los Oferentes podrán presentar observaciones al análisis de Elegibilidad publicado y FONDO ADAPTACIÓN se pronunciará sobre dichos comentarios dentro de los tres
(3) días siguientes, con las modificaciones a las calificaciones que resulten pertinentes.
El sobre de la Oferta de aquellas Ofertas que obtengan calificación “Pasa”, será abierto por FONDO ADAPTACIÓN, para efectos de Orden de Elegibilidad.
3.6.3 Orden de Elegibilidad
Con base en la información contenida en el formato de Oferta (Anexo xx), el FONDO ADAPTACIÓN obtendrá de cada Oferta una calificación para cada uno de los criterios de elegibilidad. Con base en la puntuación obtenida por los Oferentes FONDO ADAPTACIÓN elaborará un Orden de Elegibilidad que ubicará en primer lugar a la Oferta que contenga el mayor puntaje obtenido de la suma del puntaje obtenido en la evaluación técnica y en la económica. Ese Orden de Elegibilidad será comunicado a todos los Oferentes.
Si como resultado de la calificación, dos o más proponentes obtuvieren igual puntaje total teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad, se les dará una oportunidad para que dentro del día siguiente a la Publicación del Orden de Elegibilidad presenten de nuevo la Oferta modificando únicamente los aspectos económicos y se resolverá el empate de acuerdo con los siguientes criterios:
• Se adjudicará a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación económica.
• Se adjudicará a la propuesta que haya obtenido mayor puntaje en la evaluación técnica.
3.7 Selección
A opción de FONDO ADAPTACIÓN, dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación del Orden de Elegibilidad, FONDO ADAPTACIÓN podrá convocar al Oferente cuya Oferta se encuentra en el primer lugar del Orden de Elegibilidad para que concurra a la firma de la Minuta del Contrato correspondiente a la Versión Definitiva de ese documento, dentro de los diez (10) días siguientes a dicha convocatoria. En caso de incumplimiento por parte del Oferente convocado, FONDO ADAPTACIÓN podrá repetir el anterior procedimiento con el Oferente que sigue en el Orden de Elegibilidad, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la Oferta con respecto al incumplido.
3.8 Celebración del Contrato
El Oferente seleccionado deberá suscribir la Minuta de Contrato sin modificaciones, salvedades ni condicionamientos en el término previsto en el numeral anterior previo el cumplimiento de los siguientes requisitos para la suscripción del mismo:
a) Constituir las garantías (Póliza Global Bancaria y Garantía Única de Cumplimiento) a que hace referencia la Cláusula 31 del Contrato.
b) Pagar los derechos de publicación del Contrato en el Diario Único de Contratación Pública en los términos previstos por la Cláusula 35 del Contrato.
Dentro de los diez (10) días siguientes a la suscripción y perfeccionamiento del Contrato, FONDO ADAPTACIÓN deberá devolver a los Oferentes sus Ofertas y la garantía de seriedad de las mismas.
4 DE LOS PROPONENTES
4.1 Quienes pueden participar
Todas las sociedades fiduciarias constituidas en Colombia y autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, directamente o a través de consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social comprenda el objeto de la presente contratación, tengan capacidad de contratación y cumplan las condiciones jurídicas, técnicas, financieras, y económicas previstas en este Pliego de Condiciones.
4.2 Calidades generales exigidas
4.2.1 Ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones o conflicto de intereses para proponer y/o contratar
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del Decreto Ley 4819 de 2010, Decretos 2906 y 2962 de 2011 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, los proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones o conflicto de intereses consagrados en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, en el artículo 4º del Decreto 679 de 1994, artículo 40 de la Ley 734 de 2002, artículo 60 de la Ley 610
de 2000, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, artículo 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad en un proponente sobrevenga dentro del proceso de selección o durante la ejecución del contrato o sobre alguno de los miembros de un consorcio o unión temporal, se dará aplicación al artículo 9° de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes y complementarias.
Acerca de las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades, se observarán las indicadas en el artículo 10° de la Ley 80 de 1993 y disposiciones concordantes y complementarias.
La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta.
Igualmente, los interesados en participar en este proceso deberán tener en cuenta el contenido del artículo 5o. de la Ley 828 de 2003 "Sanciones Administrativas", en cuyo tercer inciso se establece: "El no pago de las multas aquí señaladas inhabilitará a la persona natural o jurídica para contratar con el Estado mientras persista tal deuda, salvo que se trate de procesos concursales y existan acuerdos de pago según la Ley 550 de 1999".
El proponente o cada uno de los integrantes del proponente, cuando se trate de un consorcio o una unión temporal, no deben estar relacionado(s) en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, a no ser que se acredite la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pago. El proponente deberá efectuar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación de la propuesta. La manifestación se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta.
4.3 Calidades particulares exigidas -‐ Documentos
4.3.1 Certificado de constitución, existencia y representación legal
El proponente deberá acreditar con el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o autoridad competente, con fecha no superior a un mes calendario anterior a la fecha de cierre del proceso de selección, su personería jurídica, el haber sido legalmente constituida como tal con antelación a la fecha de apertura del presente proceso y que su duración no será inferior al término de ejecución del contrato y un (1) año más. Además, el objeto social deberá comprender el objeto de la presente contratación.
Si figuran limitaciones en los estatutos para el Representante Legal, deberá adjuntar fotocopia de los mismos.
En caso de prórroga del plazo para la entrega de propuestas, el certificado de representación legal, tendrá validez con la primera fecha para la presentación de las propuestas, señalada en este Pliego.
4.3.2 Autorización para comprometer a la sociedad
Cuando el representante legal de la sociedad se halle limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar mediante extracto o
copia del acta aprobada de la Junta de Socios o Asamblea respectiva, donde conste que ha sido facultado para presentar propuesta y firmar el contrato hasta el valor total del mismo, en caso de adjudicársele el contrato que resulte del proceso de selección. En todo caso este documento debe cumplir los requisitos señalados en el artículo 189 del Código de Comercio.
4.3.3 Constitución del consorcio o la unión temporal
Tratándose de consorcio o unión temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, los términos y extensión de la participación, la designación de la persona que lo representará y señalarán las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad.
Igualmente deberán anexar el respectivo documento de consorcio o unión temporal. La omisión de este documento o la de alguna(s) de sus firmas no es subsanable y la propuesta será rechazada.
4.3.3.1 Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal
El proponente, con la propuesta, deberá anexar un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, y/o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo siguiente:
a) Identificación de cada uno de sus integrantes: Nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio.
b) Designación del representante: Xxxxxxx señalar expresamente su identificación, facultades, entre ellas, la de presentar la propuesta correspondiente al presente proceso de selección y las de celebrar, modificar, transigir, conciliar y liquidar el contrato en caso de ser adjudicatario, así como la de suscribir todos los documentos contractuales y postcontractuales que sean necesarios, es decir que el representante legal tiene plenas facultades para representar a la forma asociativa y adoptar todas las decisiones.
c) Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones.
d) Indicar la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente.
e) En todo caso, la vigencia de la forma de asociación escogida, no podrá ser inferior al término de ejecución y liquidación del contrato y un año (1) año más.
f) Se deben anexar los documentos de constitución y representación legal de cada uno de sus integrantes, y de sus representantes legales, sus NIT, cédulas de ciudadanía, certificado de cumplimiento de pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.
4.3.3.2 Condiciones de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal
Los proponentes que se presenten como consorcio o unión temporal deberán tener en cuenta lo siguiente:
a) Los objetos sociales de cada uno de sus integrantes deben comprender el objeto del presente proceso y la duración de las personas jurídicas que lo conforman no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato, hasta la liquidación y un (1) año más.
b) FONDO ADAPTACIÓN no acepta propuestas bajo la modalidad de promesa de conformación de Consorcios o Uniones Temporales.
c) Para el caso de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, para efectos de pago deberán manifestar con respecto a la facturación, dentro de su propuesta:
• Si la va a efectuar en representación del consorcio o la unión temporal uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el número de identificación tributaria -‐ NIT de quien va a facturar.
• Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán informar su número de identificación tributaria – NIT y establecer la participación de cada uno dentro del valor del contrato.
• Si la facturación se va a realizar directamente por el consorcio o unión temporal, se deberá enunciar el número de identificación tributaria – NIT que se haya solicitado para el consorcio o unión temporal ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y los datos de razón social y NIT de cada uno de los integrantes indicando el nivel de participación de cada uno dentro del contrato.
d) No podrá haber cesión entre quienes integran el Consorcio o Unión Temporal, salvo que FONDO ADAPTACIÓN lo autorice en los casos que legalmente esté permitido.
e) Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes, términos y/o extensión de la participación, no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de FONDO ADAPTACIÓN.
f) En el evento de presentarse inhabilidades sobrevinientes para los miembros de la unión o consorcio, el representante tendrá la obligación de informarlo por escrito a FONDO ADAPTACIÓN dentro de los cinco días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que dieron lugar a ella.
g) Las personas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán acreditar individualmente los requisitos de que trata el Capítulo IV de este Pliego de Condiciones.
4.3.4 Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia
El proponente deberá acreditar mediante este certificado que se ha constituido legalmente en el país como sociedad fiduciaria. Este documento debe tener fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la oferta.
4.3.5 Póliza Global Bancaria y Garantía Única de Cumplimiento
El proponente deberá presentar fotocopia o certificación de la Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros -‐IRF-‐ o Global Bancaria, que tenga contratada con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia.
La Póliza Global Bancaria que tienen las fiduciarias deberá mantenerse vigente desde el momento de la suscripción del contrato y hasta la suscripción del acta de
liquidación del contrato o ejecutoria de la Resolución de liquidación unilateral. Esta póliza deberá amparar los recursos del FONDO ADAPTACIÓN contra los siguientes riesgos:
a) Actos de falta de honradez, fraudulentos o dolosos y en general actos de infidelidad de los empleados de la fiduciaria.
b) Xxxxx y hurto calificado, engaño, malversación, extravío o desaparición de dichos bienes, incluyendo los que se produzcan por razón de motines, huelgas, y catástrofes, bien sea que dichos bienes se encuentren en poder de la fiduciaria o sean objeto de movilización o transporte.
c) Falsificación o adulteración de documentos.
d) Delitos cometidos por medios electrónicos.
El Proponente que resulte favorecido por el presente proceso de selección, para la suscripción del contrato y durante toda su vigencia, deberá contar con una Póliza de Global Bancaria, que sea suficiente para el cubrimiento del 5% de la sumatoria del saldo inicial de recursos (portafolio y liquidez) que recibirá el contratista y los recursos administrados por mes. Esta póliza deberá cubrir los riesgos por evento y mantener siempre la cobertura del 5% del valor de los recursos administrados por mes.
Así mismo, y a título de Garantía Única de Cumplimiento, el Proponente que resulte favorecido deberá constituir a su xxxxx y a favor del FONDO ADAPTACIÓN una póliza de seguro en una compañía de seguro vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia que ampare al menos los siguientes riesgos:
a) De cumplimiento y calidad equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del Contrato xx Xxxxxxx vigente por el término de duración del Contrato xx Xxxxxxx y un año más contado a partir de la fecha de expedición de la garantía, previo registro presupuestal.
b) Esta garantía también cubrirá el pago de la cláusula penal y las multas que deba pagar el contratista.
4.4 Otros documentos
El proponente deberá presentar con su propuesta los siguientes documentos necesarios para la suscripción del contrato, los cuales no serán objeto de verificación:
4.4.1 Certificación Bancaria:
Certificación expedida por la entidad financiera en la que tenga la cuenta que señala dentro del Formato de Liquidación y Pago a Contratistas en General, certificación que debe contener el nombre de la entidad Financiera, el nombre del beneficiario, el tipo de cuenta y el número de la cuenta de ahorro o corriente que posea, para efectos del pago del contrato por parte de FONDO ADAPTACIÓN.
4.4.2 Fotocopia del RUT
Fotocopia del RUT del proponente y de cada uno de los miembros que lo integran, expedido por la DIAN.
5 DE LAS PROPUESTAS
5.1 Presentación de las propuestas
Las propuestas se entregarán en las oficinas del FONDO ADAPTACIÓN], situada en el Calle 99 No 9A-‐54 Piso 3, en el horario de 8:15 AM a 5:00 PM en días hábiles y hasta la hora prevista en el día de cierre de este proceso de selección. No se recibirán propuestas enviadas por correo (salvo que se reciban en el lugar indicado para su entrega antes de la fecha y hora de cierre) ni entregadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre.
No se admitirán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad al cierre del proceso; lo cual no obsta para que puedan solicitarse las aclaraciones que fueren necesarias.
Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, debe estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.
La presentación de la propuesta implica el conocimiento de la legislación colombiana y la aceptación de todas las condiciones y obligaciones establecidas en el presente Pliego de Condiciones.
Las propuestas deberán ser presentadas en idioma castellano, (una copia en medio magnético, diligenciando los anexos técnico y económico) en original y dos (2) copias, legibles, de idéntico contenido, foliadas en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, incluyendo en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos en el pliego de condiciones, entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:
“FONDO ADAPTACIÓN.
Proceso de Convocatoria Abierta No. [•] de 2011
OBJETO: Celebrar un contrato xx xxxxxxx mercantil de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN
Calle 99 No 9A-‐54 Piso 3
Nombre o Razón Social del proponente
Indicar en cada sobre si contiene original o copia
Dirección, Teléfono, dirección de correo electrónico y fax”.
En caso de presentarse discrepancias en la información contenida en la propuesta original, con respecto a los documentos de los sobres que contienen las copias, se aplicarán las siguientes reglas:
• Si se presenta alguna discrepancia entre el contenido del sobre original y el contenido de las copias prevalecerá el correspondiente a la propuesta original, salvo que del contenido de los sobres de copias el proponente acredite algún o algunos de los requisitos exigidos en el presente Pliego de Condiciones. En este último caso, FONDO ADAPTACIÓN podrá solicitar las aclaraciones que correspondan.
• Si se presentan discrepancias entre cantidades expresadas en letras y en números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras, salvo que se presente error aritmético.
Las anteriores reglas serán aplicables, siempre que de las discrepancias no se advierta la existencia de inexactitudes en la información suministrada por el proponente o en la contenida en los documentos y certificados anexos a la propuesta que den lugar a la aplicación de las causales de rechazo establecidas en el presente Pliego de Condiciones.
Los costos que demanden la elaboración y presentación de la propuesta son responsabilidad del proponente, así como los ofrecimientos contenidos en la misma. Por consiguiente, FONDO ADAPTACIÓN no reconocerá gasto alguno en caso de declararse desierto el proceso o no resultar favorecido con la adjudicación.
5.1.1 Entrega de las propuestas
a) La propuesta deberá presentarse en la fecha y hora prevista para la entrega de propuestas de conformidad con lo establecido en el numeral 3.2 del presente Pliego de Condiciones, en las Oficinas delFONDO ADAPTACIÓN ubicada en la Calle 99 No 9A-‐54 Piso 3 . Para el efecto, se debe diligenciar el formato de registro de propuestas, y se entregará la propuesta al funcionario designado por FONDO ADAPTACIÓN.
b) Las propuestas enviadas por correo certificado se entenderán recibidas por FONDO ADAPTACIÓN en la fecha y hora en que sean radicadas en [NOMBRE DE LA OFICINA]. La propuesta así remitida se entenderá
entregada en tiempo, siempre que la fecha y hora de recibo no sean posteriores a la fecha y hora previstas para la entrega de propuestas, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.2 del presente Pliego de Condiciones.
c) En caso de entregarse una propuesta en un sobre abierto, FONDO ADAPTACIÓN la recibirá pero no se hace responsable de su contenido y confidencialidad.
5.2 Condiciones de las propuestas
5.2.1 Presentación de propuestas alternativas o parciales o totales
El proponente presentará una propuesta total que contenga todos los requerimientos señalados en el capítulo VI de este Pliego de Condiciones. No se aceptarán propuestas parciales, ni alternativas de propuestas, ni alternativas de presupuestos, por lo tanto, el proponente debe presentar una propuesta total, que incluya la totalidad de los bienes y servicios que conlleve la total ejecución del objeto contractual.
Por Consorcio o Unión Temporal se recibirá una sola propuesta, por lo tanto, un miembro o integrante de un proponente solamente podrá presentar para este proceso una sola propuesta a través de cualquiera de las formas asociativas.
La propuesta que no ofrezca todos los bienes y servicios objeto del presente proceso de selección será rechazada.
5.2.2 Validez de las propuestas
La propuesta deberá tener una validez mínima de tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre de la presente convocatoria. En caso de no expresar en la propuesta el término de validez de la misma, se entenderá como tal el término de vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta.
Durante este período la propuesta será irrevocable, de tal manera que el proponente no podrá retirarla ni modificar los términos o condiciones de la misma, so pena de dar aplicación a lo previsto frente a la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, hasta tanto no se haya legalizado y cumplido los requisitos de ejecución del respectivo contrato.
5.2.3 Retiro de las propuestas
El proponente podrá solicitar por escrito, con anterioridad al inicio de la diligencia del cierre del proceso de selección, la no consideración de su propuesta y la devolución de la misma. El sobre con su contenido será entregado sin abrir y de ello se dejará constancia en el acta de cierre de la convocatoria.
5.2.4 Sobre la obligatoriedad de las propuestas
El sólo hecho de la presentación de las propuestas no obliga en forma alguna a FONDO ADAPTACIÓN a aceptarlas ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes las presentan.
5.2.5 Publicidad de las propuestas
Después de efectuada la evaluación de las propuestas, las mismas podrán ser consultadas por las personas que lo soliciten.
Cuando el proponente manifieste, indicando la norma, que sus documentos tienen carácter reservado, y FONDO ADAPTACIÓN así lo constate, no se expedirá copia de dichos documentos.
5.3 Contenido de las Propuestas
La propuesta debe contener los documentos habilitantes del proponente que son objeto de verificación como son: los jurídicos, financieros, técnicos que determinan la calidad y capacidad del proponente, y la propuesta técnica y económica que son objeto de calificación, según el caso.
No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato.
5.4 Requisitos y documentos de las Propuestas
La propuesta debe contener la información requerida en los documentos señalados a continuación, la cual es necesaria para su verificación y selección objetiva.
FONDO ADAPTACIÓN podrá comprobar la autenticidad de los documentos enumerados en el presente capítulo, aportados por los proponentes.
5.4.1 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas -‐ Jurídicos
5.4.1.1 Carta de presentación de la propuesta:
Firmada por el proponente, o por el representante legal de la persona jurídica, del consorcio o de la unión temporal, según sea el caso, conforme con el Anexo No. 1 del presente pliego de condiciones.
En la carta de presentación el proponente deberá indicar sobre la información suministrada en su propuesta, cuál es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. En caso de no hacer dicha manifestación se entenderá que no existen documentos de carácter reservado.
Si no se anexa a la propuesta la carta de presentación de la propuesta, o se omitió la firma del proponente o su representante legal, la propuesta será rechazada.
5.4.1.2 Garantía de Seriedad de la Propuesta
El proponente deberá acompañar a su propuesta una garantía de seriedad de la misma. La garantía debe ser expedida y cumplir con los siguientes requisitos:
BENEFICIARIO | FONDO ADAPTACIÓN NIT: [#] |
AFIANZADO Y TOMADOR: | El afianzado es el proponente. En este aspecto se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. El /los nombre(s) debe(n) señalarse de la misma forma como figura(n) en el certificado de existencia y representación legal, (persona jurídica) o en el documento de identidad (persona natural). 2. En el caso de consorcios o uniones temporales debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando todos y cada uno de sus integrantes). |
VIGENCIA: | Igual o superior a tres (3) meses contados a partir de la fecha del cierre del proceso. |
VALOR ASEGURADO: | Diez por ciento (10%) del presupuesto oficial. |
OBJETO: | Amparar la seriedad de la oferta del proponente en el proceso de Convocatoria Abierta No. [•] de 2011, cuyo objeto es contratar un contrato xx xxxxxxx mercantil de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos del patrimonio del FONDO ADAPTACIÓN. |
FIRMA: | Suscrita por la aseguradora y el proponente tomador. |
En caso de prórroga de los plazos previstos para la presentación de propuestas, evaluación, adjudicación y suscripción del contrato, dicha garantía deberá ser ampliada en su vigencia por solicitud de FONDO ADAPTACIÓN, si lo estima conveniente. Los costos que se causen por la expedición o prórrogas de la garantía estarán a cargo del proponente.
La presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la propuesta, es un requisito exigido en el presente Pliego de Condiciones, la ausencia de dicha garantía constituirá causal de rechazo de la propuesta.
Si la garantía presenta errores en su constitución, según lo solicitado en este numeral, FONDO ADAPTACIÓN podrá solicitar su corrección, dentro del término de evaluación de las propuestas. De no ser atendida por el proponente oportunamente la solicitud que en tal sentido le efectúe FONDO ADAPTACIÓN, se entenderá que el proponente carece de voluntad de participación y su propuesta será rechazada.
La garantía de seriedad se hará efectiva a favor de FONDO ADAPTACIÓN, a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo FONDO ADAPTACIÓN recurrir a las demás acciones civiles o penales que pudieren ser instauradas.
FONDO ADAPTACIÓN hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cualquiera de los siguientes eventos:
a) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
b) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato
se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.
c) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.
d) El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
En el evento de que por cualquier circunstancia FONDO ADAPTACIÓN no pueda hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, podrá demandar por vía ejecutiva el pago de la suma equivalente al valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la propuesta del proponente, dado que la sola presentación de la propuesta constituye aceptación plena por parte del proponente de todas las condiciones previstas en este pliego.
5.4.1.3 Los documentos relacionados en el numeral
4.3 del presente pliego de condiciones
5.4.2 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas – Financieros.
Son los requisitos y documentos contenidos en el Capítulo VII xxx Xxxxxx de Condiciones.
5.4.3 Requisitos y documentos habilitantes de las propuestas – Técnicos.
Son los requisitos y documentos contenidos en el Capítulo VI xxx xxxxxx de condiciones.
5.4.4 Oferta Económica.
Son los requisitos y documentos de la Oferta Económica contenidos en el Capítulo VII xxx xxxxxx de condiciones.
5.4.5 Requisitos y documentos técnicos objeto de calificación.
Son los requisitos y documentos objeto de calificación contenidos en el Capítulo VII xxx xxxxxx de condiciones.
5.5 Causales de rechazo de las Propuestas
Se rechazarán aquellas propuestas que se encuentren en cualquiera de las siguientes causales:
a) La comprobación de que el proponente se halla incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades o conflicto de intereses para contratar o proponer, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente.
b) Las propuestas que contengan enmendaduras graves o presenten alteraciones e irregularidades que no permitan determinar los aspectos substanciales de la propuesta, o la calificación de las mismas, no convalidadas, aclaradas o certificadas con la firma del proponente.
c) La inclusión en la propuesta de textos cuyo contenido contradiga, modifique o condicione los requerimientos y especificaciones previstas en este pliego de condiciones.
d) No acreditar o no cumplir las calidades jurídicas, técnicas y financieras habilitantes del proponente y de la propuesta, previstas en el pliego de condiciones.
e) Cuando, teniendo presente el estudio realizado por FONDO ADPATACIÓN previamente, el valor de la propuesta resulte artificialmente bajo, y analizadas las explicaciones del proponente el área respectiva y/o el Comité Asesor y Evaluador consideren con fundamentos objetivos y razonables que esa propuesta económica pone en riesgo el proceso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de resultar favorecida con la adjudicación.
f) Las propuestas que superen el presupuesto estimado destinado para cada vigencia fiscal y el total establecido para la presente contratación.
g) Cuando se hubiere presentado la propuesta después de la fecha y hora exacta establecida para el cierre del proceso de selección, o en oficina o
dependencia diferente a la indicada al efecto en el presente pliego de condiciones.
h) Cuando se compruebe inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la contenida en los documentos y certificados anexos a la propuesta, y las explicaciones del proponente no aclaren la situación, o esta aclaración implica modificación o mejoramiento de la propuesta.
i) Cuando de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia Financiera la entidad no se encuentre en condición patrimonial para celebrar y ejecutar el contrato.
j) Cuando el proponte o uno de sus integrantes, o alguno de los miembros del equipo directivo así como del equipo de sistemas propuesto haya sido condenado por lavado de activos o financiación a grupos armados al margen de la ley o terroristas.
k) La presentación de varias propuestas por el mismo proponente dentro del mismo proceso, por sí o por interpuesta persona (en consorcio, en unión temporal o individualmente).
l) La no presentación de la garantía de seriedad en forma simultánea con la propuesta.
m) Las demás señaladas en el presente pliego de condiciones.
6 ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO
6.1 Objeto
Celebrar un contrato xx xxxxxxx mercantil de recaudo, de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos de inversión del FONDO ADAPTACIÓN.
Así mismo, el Contrato tiene como objeto celebrar, a través del patrimonio autónomo que se constituya, los contratos que sean necesarios para ejecutar los proyectos contenidos en el Plan de Acción adoptado por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación y realizar el pago de las obligaciones adquiridas por el patrimonio autónomo en virtud de estos contratos celebrados.
Todo lo anterior en los términos establecidos por el Decreto Ley 4819 de 2010, los Decretos 2906 y 2962 de 2011 y demás normas y reglamentos que lo complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.
6.2 Características técnicas mínimas de los bienes y/o servicios objeto de la contratación
6.2.1 Monto estimado de los recursos a administrar
El monto aproximado de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN a recaudar y administrar a través del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y de Pagos es de aproximadamente catorce billones DE PESOS M/C ($14.000.000.000.000), de acuerdo con lo establecido en la Ley 1450 2011 (Plan Nacional de Desarrollo), suma que será recaudada directamente por el contratista según las fuentes de financiación de cada subcuenta, con un promedio mensual estimado de TRESCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILOCHOCIENTOS OCHENTA
Y NUEVE PESOS M/C ($388.888.888.889). El estimado se presenta a continuación:
2012 | 2013 | 2014 | Promedio |
$ 00.000.000.000 | $ 000.000.000.000 | $ 000.000.000.000 | $ 000.000.000.000 |
Las cifras anteriores corresponden a estimaciones realizadas por el FONDO ADAPTACIÓN; sin embargo, dichas cifras no comprometen al FONDO ADAPTACIÓN a transferir de manera efectiva a las administradoras seleccionadas los montos aquí proyectados.
6.2.2 Especificaciones Técnicas Esenciales de los bienes y/o servicios a contratar:
• El proponente debe garantizar un sistema de información en línea que encadene las sucursales a nivel nacional y un consolidador central;
• El proponente debe constituir una unidad de negocio dedicada única y exclusivamente a atender las necesidades del FONDO ADAPTACION.
• El proponente debe presentar dentro de los treinta (30) días siguientes a la firma del Contrato un Manual Operativo que defina los procesos que permitan integrar la información transaccional que gestiona la Fiduciaria en la contabilidad del FONDO ADAPTACION. Así mismo, el Manual Operativo deberá definir los controles necesarios para garantizar la integridad de la información
• Al momento de la suscripción del Contrato, las partes establecerán cronogramas y agendas de trabajo que garanticen que la información requerida por el FONDO ADAPTACIÓN sea suministrada por el proponente de manera oportuna;
• La Fiduciaria desempeñará un rol de control a través de la verificación preventiva sobre los pagos, comprobado que los proyectos realmente están avanzando conforme a lo señalado en las actas de obra o en los documentos pertinentes y que se han cumplido a satisfacción los filtros de control establecidos por el FONDO ADAPTACION. Para tal efecto el FONDO ADAPTACION le definirá un Check List que deberá entregar con cada desembolso realizado.
• En caso que el proponente asuma la responsabilidad de administrar los anticipos girados a los contratistas, verificará que los mismos se utilicen única y exclusivamente sobre los proyectos del FONDO ADAPTACION;
• El proponente debe garantizar que cualquier actualización, desarrollo e implementación de orden tecnológico y técnico que deba realizar en sus sistemas de información será asumido por este. Lo anterior teniendo en cuenta que cuando se inicie con los sistemas de información financieros y administrativos del fondo, se deben desarrollar e implementar las interfaces de servicios web correspondientes. Para este ítem se deben revisar los requerimientos detallados de los servicios web, indicados más adelante.;
• El proponente debe permitirle al FONDO ADAPTACIÓN acceso al sistema de consultas en línea que le permita ver el flujo transaccional y los saldos de las cuentas y Subcuentas del patrimonio autónomo;
• Los pagos autorizados a proveedores serán transmitidos por el Fondo a través de interfaz y la Fiduciaria una vez los realice debe reportar el cuadre de pagos totales realizados contra lo autorizado por el Fondo.
• El proponente debe contar con un asesor tributario para garantizar que todas las operaciones ejecutadas por el patrimonio autónomo cumplan estrictamente con las normas vigentes.
• El proponente debe contar con un plan de contingencia que permita la continuidad de las operaciones del patrimonio autónomo. Los tiempos de restablecimiento del servicio normal no podrán superar dos (2) días hábiles.
• El proponente se obliga a no dejar partidas conciliatorias sin aclarar con más de 30 días de antigüedad;
• El proponente se obliga a enviar mensualmente al Departamento de Contabilidad del FONDO ADAPTACIÓN las conciliaciones bancarias debidamente aprobadas.
• El proponente acepta que todos sus actos y operaciones relacionadas con el FONDO ADAPTACION sean auditados por la firma que le preste los servicios de control integral;
• La Fiducia debe garantizar que los sistemas de información provistos para las operaciones de autorizaciones y de pagos, generan trazas de auditoria.
• El proponente se obliga a documentar el mapa de procesos asociados con la operación que le administrará al FONDO ADAPTACION.
6.2.2.1 Descripción de los servicios como administrador fiduciario
En desarrollo del objeto, el contratista deberá recaudar, asegurar, administrar e invertir los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, efectuar los pagos, giros o transferencias y celebrar los contratos de interventoría, obra, prestación de servicios, consultoría y compraventa necesarios para el desarrollo del objeto del FONDO ADAPTACIÓN que correspondan de acuerdo con la Ley y los reglamentos, aplicando para el efecto, desde el inicio del contrato xx xxxxxxx, los procedimientos establecidos para cada subcuenta, y cumpliendo con lo señalado en las órdenes de pago y de suscripción de los contratos sin perjuicio de su revisión y actualización con base en nuevos desarrollos normativos, reglamentarios y tecnológicos, y presentar los informes sobre el funcionamiento del FONDO ADAPTACIÓN en los términos y plazos señalados en las normas legales, las instrucciones y directrices señaladas por el FONDO ADAPTACIÓN, en el Pliego de Condiciones y sus adendas, el contrato resultante del presente proceso de selección y en su oferta.
El contratista actuará en nombre del FONDO ADAPTACIÓN y deberá cumplir con el objeto del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes y con todas y cada una de las obligaciones que se señalan en el presente Pliego de Condiciones.
6.2.2.2 Especificaciones Tecnológicas
Disponer, para uso exclusivo del FONDO ADAPTACIÓN, de la infraestructura tecnológica que garantice la adecuada, eficiente, segura y oportuna operación del FONDO ADAPTACIÓN y sus subcuentas, incluyendo sus procesos informáticos, administrativos, técnicos y financieros, la cual, en todo caso, debe incluir como mínimo, los siguientes componentes:
6.2.2.2.1 Sistema de información que cumpla por lo menos con las siguientes características: (i) contar con los protocolos y estándares que sirvan para intercambiar datos con los sistemas del FONDO ADAPTACIÓN a través de web services una vez los solicite el Fondo; (ii) los web services deben cumplir con los estándares mínimos de definiciones basados en XML y seguridad ; (iv) la disponibilidad de los servicios web debe ser de 7x24; y
(v) la disponibilidad del sistema debe ser del 99.7
6.2.2.2.2 El proponente debe garantizar que sus sistemas de información posean protocolos de seguridad tanto para el envío de información (conexión https) como para el ingreso al sistema (certificado de sitio seguro).
6.2.2.2.3 Servidores de aplicaciones suficientes para la operación de todas las subcuentas del FONDO ADAPTACIÓN, incluyendo sus procesos administrativos, técnicos y financieros.
6.2.2.2.4 Brindar esquemas y estructura tecnológica para proveer información histórica correspondiente a las transacciones del Fondo y que la misma se tome de las copias de respaldo (backup) que utiliza el proponente. Es de anotar que para estas peticiones se utilizaría un formato especial y los archivos deben ser generados en formatos que puedan ser visualizados en las herramientas y programas que posea el Fondo. Por ejemplo, Archivos Planos, Hojas de Cálculo, etc. Para ello el proponente debe entregar un manual con el procedimiento, el cual será revisado y aprobado por el FONDO ADAPTACIÓN.
6.2.2.2.5 El proveedor garantiza tener infraestructura de almacenamiento de información y bases de datos suficientes para soportar las transacciones que se realicen para el FONDO ADAPTACIÓN.
6.2.2.2.6 El proveedor garantiza generar los reportes que requiera el FONDO ADAPTACIÓN, de acuerdo a las solicitudes que se generen. Para ello debe presentar un formato en el cual se realizarían las solicitudes, formato que será revisado y aprobado por el FONDO ADAPTACIÓN.
6.3 Obligaciones del Contratista
El contratista deberá cumplir con el objeto del contrato, de acuerdo con las siguientes obligaciones:
6.3.1 Obligaciones generales
a) Cumplir con todas las obligaciones legales y reglamentarias sobre el funcionamiento del FONDO ADAPTACIÓN y en particular las obligaciones previstas en el Decreto Ley 4819 de 2010, los Decretos 2906 y 2962 de
2011, la Ley 1474 de 2011 y las normas complementarias que modifiquen, aclaren, sustituyan o adicionen y todas las demás que regulan el FONDO ADAPTACIÓN;
b) Garantizar, durante toda la vigencia del contrato, la continuidad de la operación integral acuerdo con las obligaciones contractuales, los procesos y procedimientos vigentes para los cuales deberán revisarse y actualizarse con base en los desarrollos normativos, reglamentarios y/o tecnológicos que estén vigentes y administrar los recursos del FONDO ADAPTACIÓN de acuerdo con las normas vigentes y las políticas generales que adopte el FONDO ADAPTACIÓN.
c) Desarrollar e implementar los cambios que se contemplen en las normas que regulen la operación del FONDO ADAPTACIÓN, de acuerdo con lo señalado en dichas normas.
d) Disponer de la infraestructura física, administrativa, financiera, técnica, tecnológica, y operativa necesaria que garantice la adecuada operación del FONDO ADAPTACIÓN desde el inicio del contrato, y la continuidad de todos los procesos, durante la ejecución del mismo.
e) Disponer de la estructura organizacional y funcional que garantice la adecuada ejecución del contrato.
f) Atender las solicitudes de información del FONDO ADAPTACIÓN y de los diferentes actores que realizan trámites ante el FONDO ADAPTACIÓN y darles solución, consultando si es necesario, los archivos históricos del FONDO ADAPTACIÓN recibidos del anterior administrador fiduciario de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN y atender las solicitudes y trámites en curso.
g) Realizar en coordinación con el FONDO ADAPTACIÓN los cronogramas de trámite y pago que garanticen el adecuado flujo de recursos.
h) Garantizar durante la ejecución del contrato el recurso humano, con la dedicación, la formación y la experiencia necesaria, para atender todas y cada una de las obligaciones del contrato y responder con calidad y oportunidad por cada una de ellas.
Para la contratación de las personas naturales se deberá cumplir con las siguientes reglas:
• Las personas presentadas en la oferta no pueden ser retiradas durante la ejecución del contrato sin aviso al FONDO ADAPTACIÓN. En el evento de ser necesario el cambio de este personal, el FONDO ADAPTACIÓN evaluará si el nuevo personal cumple con el perfil mínimo y los requisitos contenidos en el Pliego de Condiciones; en todo caso el FONDO ADAPTACIÓN se reservará el derecho de aceptar o no a los candidatos que en este último caso se propongan. De igual manera, el FONDO ADAPTACIÓN, de considerarlo necesario, podrá solicitar durante la ejecución del contrato el reemplazo de cualquier integrante que haga parte del equipo de trabajo.
• Los contratos del personal que preste los servicios al administrador fiduciario en las tareas relacionadas con los procesos del FONDO ADAPTACIÓN deberán incluir la obligación de no prestar servicios relacionados directamente con las funciones de su contrato a un tercero, de manera simultánea a su vinculación con el administrador fiduciario de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, así como dentro del año siguiente a su retiro o desvinculación.
• En ningún caso se podrá vincular al equipo de trabajo para ejecutar el contrato, personal que haga parte de la interventoría al contrato o auditoría del FONDO ADAPTACIÓN.
• Los contratos suscritos con dicho personal deberán incluir una cláusula en la que se obliguen a mantener la reserva y confidencialidad de la información que administre y/o a la que tenga acceso.
• El Administrador Fiduciario informará el esquema de verificación aplicado para garantizar el cumplimiento de esta obligación, así como comunicará al FONDO ADAPTACIÓN inmediatamente la ocurrencia de algún conflicto de interés que se presente.
i) Realizar los actos y contratos necesarios para cumplir el contrato, los cuales deben financiarse con cargo a la comisión fiduciaria. El contratista deberá informar al FONDO ADAPTACIÓN sobre los servicios que requiera subcontratar para la ejecución del contrato y presentar al FONDO ADAPTACIÓN, cuando lo requiera, copia de todos los contratos suscritos
para desarrollar el objeto contractual y/o los acuerdos de niveles de servicios;
j) Responder al FONDO ADAPTACIÓN por la restitución de los recursos que sean pagados, transferidos o girados indebidamente, como consecuencia de errores o incumplimiento de las obligaciones del Administrador Fiduciario del FONDO ADAPTACIÓN, y efectuar los requerimientos respectivos cuando se detecten giros indebidos originados en el cruce con otras bases de datos.
k) Disponer de la estructura de un sistema de control interno integral para el contrato xx xxxxxxx mercantil de recaudo, de administración y de pagos para el recaudo, administración y pagos de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, la cual deberá ser presentada al FONDO ADAPTACIÓN al inicio del contrato. Esta estructura deberá incluir, entre otros, el esquema de seguimiento que se realice a los contratos necesarios para la operación del FONDO ADAPTACIÓN que el Administrador Fiduciario suscriba con terceros, el esquema de seguimiento y monitoreo permanente al cumplimiento de los planes de trabajo, planes de mejoramiento, cronogramas y mapas de riesgos y los mecanismos de control que garanticen que los recaudos, administración y pagos, giros o transferencias se realizan de manera segura y a los beneficiarios que corresponden y generar las recomendaciones necesarias.
l) Xxxxxx con cargo a la remuneración fiduciaria, los pagos o deducciones que sea necesario desembolsar por servicios financieros por el recaudo o disposición de los recursos, así como por los pagos, giros o transferencias que deba realizar el FONDO ADAPTACIÓN en cumplimiento del objeto de cada subcuenta, incluyendo el pago de comisiones derivadas de la administración y gestión del portafolio de inversiones frente a toda transacción;
m) Realizar los trámites y efectuar los pagos, giros o transferencias que ordene el FONDO ADAPTACIÓN dentro de las 24 horas siguientes al recibo de la ordenación del gasto del pago, giro o transferencia y emitir los certificados de conformidad con las normas vigentes o cuando los beneficiarios lo soliciten;
n) Recibir, administrar y conservar en forma clasificada y organizada, con los mecanismos de custodia requeridos conforme a la normatividad vigente, los archivos físicos, en medio magnético y electrónico, de toda la correspondencia, transacciones e información relativa a las operaciones
históricas y actuales realizadas con los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, los cuales son de propiedad del mismo fondo.
Esta información debe entregarse al FONDO ADAPTACIÓN cuando lo solicite y a la finalización del contrato a quien el FONDO ADAPTACIÓN indique.
o) Para dar cumplimiento al objeto del Contrato, el proponente podrá utilizar en modalidad de consulta los sistemas de gestión documental y sistemas de control de proyectos. Esto con el fin de garantizar la optima administración de las comunicaciones, peticiones y reclamos que reciba y tramite, garantizando el seguimiento, la calidad, y la atención oportuna a las mismas. Los accesos a los sistemas del FONDO ADAPTACIÓN serán acordados previamente con las áreas correspondientes.
p) Informar al FONDO ADAPTACIÓN cualquier situación que afecte la ejecución del contrato; a los organismos de control y vigilancia del sector, o a la Fiscalía General de la Nación cuando proceda sobre las inconsistencias, anomalías o irregularidades detectadas en relación con los recaudos del FONDO ADAPTACIÓN y la ejecución de sus recursos, operaciones y trámites que se realizan ante el FONDO ADAPTACIÓN inmediatamente se tenga conocimiento del hecho.
q) Presentar y sustentar al FONDO ADAPTACIÓN y a los Organismos de Control, información detallada y precisa sobre cada una de las transacciones para el manejo de portafolio que se realicen, de conformidad con los informes requeridos por estas entidades;
r) Informar, desde el inicio del contrato y durante la vigencia del mismo, a través de medios masivos de comunicación que acuerden las partes y la página WEB a todos que realicen trámites ante el FONDO ADAPTACIÓN, sobre las cuentas de recaudo e información relevante sobre la operación, requisitos para los trámites y funcionamiento del fondo.
s) Comunicar a los beneficiarios de los giros, pagos o transferencias, por correo certificado y a través de medios electrónicos y/o página WEB, dentro del día hábil siguiente a su realización, los valores con el detalle que le permita al beneficiario identificar el concepto del giro, pago o transferencia.
t) Presentar ante las autoridades competentes las acciones prejudiciales y judiciales pertinentes para defender ante ellas los intereses del FONDO
ADAPTACIÓN, iniciando los respectivos procesos, con el fin de obtener el correspondiente pago de lo debido haciendo uso de los recursos de la subcuenta de contingencias.
u) Adelantar la defensa judicial de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN y llevar todos los procesos judiciales y/o demandas que se deriven de la operación del fondo en todas sus instancias haciendo uso de los recursos de la subcuenta de contingencias.
v) Realizar el seguimiento periódico en todos los procesos y/o acciones que se adelanten ante las diferentes jurisdicciones, realizando todas las actuaciones que en derecho corresponda en defensa de los intereses del FONDO ADAPTACIÓN, cualquiera que sea la calidad en la que actúe.
w) Adoptar mecanismos idóneos de control que hagan el seguimiento a los procesos que vinculen al FONDO ADAPTACIÓN en todo el país, que permitan determinar en cualquier momento el estado y etapa en que se encuentran los mismos y la consecuente y oportuna actuación procesal que se requiera; para esto deberá garantizarse la disponibilidad de la información actualizada de las diferentes etapas, en el software dispuesto para tal fin en el FONDO ADAPTACIÓN;
x) Disponer de una revisoría fiscal para el FONDO ADAPTACIÓN, que deberá atender los requerimientos y reuniones del FONDO ADAPTACIÓN. La Revisoría Fiscal deberá dar estricto cumplimiento a la orientación profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública del 21 xx xxxxx de 2008, relacionada con el ejercicio profesional de la revisoría fiscal y demás normas aplicables a esta actividad
y) Informar al FONDO ADAPTACIÓN y a los beneficiarios de los giros, pagos o transferencias, sobre las inconsistencias que se presenten en las cuentas corrientes o de ahorros que impidieron hacerlos efectivos y adelantar las gestiones necesarias para subsanar estas inconsistencias.
z) Asumir los costos y gastos derivados de la ejecución del contrato, con cargo a la remuneración fiduciaria.
aa) Declarar los presuntos conflictos de interés que pudiera tener algún miembro del equipo de trabajo para el desarrollo del contrato.
bb)Al finalizar el contrato, el administrador fiduciario del FONDO ADAPTACIÓN deberá garantizar la entrega del negocio en marcha, del sistema de información, que haya desarrollado, adaptado, modificado o mejorado durante la ejecución del contrato, junto con bases de datos, datos y documentación técnica; del portafolio de inversiones inventariado, endosado y con la tramitación ante los depósitos centrales de valores; de los contratos suscritos si fueren necesarios para garantizar la ejecución de procesos; de los archivos físicos inventariados con los soportes de las operaciones realizadas, y de toda la información, archivos, documentos, aplicativos, bases de datos, e información histórica generada durante su gestión al frente del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y de Pagos;
cc) Presentar al inicio de la ejecución del contrato la propuesta de plan de trabajo para la ejecución del mismo, el cual podrá actualizarse cada vez que sea necesario. Sobre el desarrollo de este plan, deberá presentarse un informe de avance mensual, que incluirá una matriz de seguimiento a los desarrollos o modificaciones del sistema de información y sus cronogramas y deberá presentarse junto con el informe de gestión.
dd)Presentar dentro de los treinta (30) primeros días de ejecución del contrato una propuesta de indicadores de gestión del FONDO ADAPTACIÓN, propuesta que deberá implementar y reportar sus resultados en los informes mensuales de gestión.
6.3.2 Obligaciones financieras y de inversión
a) Disponer durante toda la ejecución del contrato de una red de servicios financieros con cobertura nacional, departamental y municipal para garantizar los pagos, giros o transferencias a las los beneficiarios de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, garantizando el adecuado flujo de los recursos a los correspondientes beneficiarios. Los pagos, giros o transferencias, deberán realizarse en el lugar del país que se requiera, a través de las redes de las entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
b) Mantener actualizada la propuesta operativa de manejo y gestión del portafolio y disponibilidades del FONDO ADAPTACIÓN con la respectiva justificación, que contenga las políticas específicas de administración del portafolio del FONDO ADAPTACIÓN. Durante la ejecución del contrato, toda la información necesaria debe ser entregada al interventor de gestión del
portafolio. Las modificaciones a las políticas deben ser presentadas al FONDO ADAPTACIÓN.
c) Recibir, capturar, verificar y registrar en la base de datos del FONDO ADAPTACIÓN la información relacionada con las cuentas corrientes o de ahorros a las cuales deben girarse, pagarse o transferirse los recursos del FONDO ADAPTACIÓN a los beneficiarios de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, y de ser necesaria su actualización, efectuar con la debida oportunidad los requerimientos correspondientes;
d) Invertir los recursos del FONDO ADAPTACIÓN que se le confían, con los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad, de acuerdo con las normas vigentes como administrador de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN y la propuesta operativa para el manejo del portafolio.
e) Responder por las decisiones de administración e inversión de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN. Es responsabilidad del administrador fiduciario la evaluación y determinación de cada una de las operaciones de administración e inversión que realice con los recursos del FONDO ADAPTACIÓN abstenerse de realizar inversiones en entidades matrices, subsidiarias o subordinadas.
f) Asistir al FONDO ADAPTACIÓN cuando así se lo requiera, en los procesos de presupuestación y formulación de proyectos y subproyectos y suministrar con oportunidad las estimaciones sustentadas y la información que al respecto se le solicite y realizar y actualizar mensualmente o cuando el FONDO ADAPTACIÓN así lo requiera, los modelos de flujos de ingresos y gastos del FONDO ADAPTACIÓN y estimar sobre bases técnicas la proyección de sus recursos y la ejecución de los mismos, tomando esta información como base para la toma de decisiones sobre el portafolio de inversiones del fondo.
g) Informar al FONDO ADAPTACIÓN, con la periodicidad que éste defina, sobre los procesos, procedimientos, soporte tecnológico, criterios para la evaluación de riesgos y políticas adoptadas por el administrador fiduciario para la administración del portafolio, entre otros, cupos, niveles de riesgo, concentración, rotación, tipo de títulos, tipo de operaciones, agentes y procedimientos de valoración del portafolio.
h) Mantener disponibles los soportes y justificación de cada una de las transacciones y operaciones realizadas con los recursos del FONDO
ADAPTACIÓN y suministrarlos cuando le sean requeridos por los directivos del mismo, o a cualquier organismo de control y vigilancia, dentro de los plazos por ellos definidos y sustentar esta información, cuando así se requiera.
i) Mantener, actualizar, desarrollar y modificar, con base en los requerimientos del FONDO ADAPTACIÓN de conformidad con sus necesidades y cambios normativos, el software que permita realizar el registro y control presupuestal y contable de todas las transacciones del FONDO ADAPTACIÓN, los recaudos y giros, las operaciones de tesorería, la conciliación bancaria, el portafolio de inversiones y las demás operaciones financieras inherentes al desarrollo del objeto del contrato; este software deberá permitir el acceso a la información en tiempo real y reflejar todas las operaciones del manejo presupuestal, Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Registro Presupuestal (RP) y autorizaciones de giro, pago o transferencias, control de reservas, cuentas por pagar y vigencias futuras y registrar todas las operaciones financieras, incluyendo las operaciones relacionadas con el Presupuesto General de la Nación, garantizando su óptimo funcionamiento.
j) Llevar la contabilidad del FONDO ADAPTACIÓN, por subcuenta y consolidada, en forma independiente, de manera que puedan identificarse en cualquier tiempo los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones del FONDO ADAPTACIÓN y el flujo de ingresos, recursos, pagos, gastos, giros o transferencias de cada subcuenta, presentar los estados financieros mensuales, semestrales y anuales correspondientes, con base en el Plan General de Contabilidad Pública y demás normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y el Sistema Integrado de Información Financiera -‐SIIF-‐ del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los estados financieros anuales, deberán ser presentados con el dictamen del revisor fiscal;
k) Realizar el registro presupuestal, contable y control de todas las operaciones relacionadas con el FONDO ADAPTACIÓN, de tal manera que se afecte oportuna y adecuadamente la información presupuestal y contable del mismo, reflejando la realidad económica del fondo;
l) Realizar las gestiones correspondientes para la actualización y depuración permanente de los valores registrados como acreedores en los estados financieros. En los casos en que se requiera deberá soportar y sustentar las operaciones contables ante el Secretario General del FONDO ADAPTACIÓN.
m) Reportar a los organismos de control y vigilancia del sector, el incumplimiento en las obligaciones relacionadas con el giro de recursos.
n) Realizar los pagos, giros o transferencias por los conceptos de gasto de las Subcuentas del FONDO ADAPTACIÓN, distintos al proceso de giro y compensación, dentro del día hábil siguiente al recibo la orden emitida por el FONDO ADAPTACIÓN;
o) Garantizar el óptimo funcionamiento, mantener, actualizar, desarrollar y modificar con base en los requerimientos del FONDO ADAPTACIÓN o las posibilidades técnicas que surjan, de conformidad con los cambios normativos, el software para el registro control y seguimiento de proyectos, convenios y contratos con cargo a los recursos de las subcuentas del FONDO ADAPTACIÓN.
p) Presentar el primer día hábil del mes de febrero de cada año un informe con la estructura de costos de la unidad de gestión del administrador fiduciario de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN para el desarrollo del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y de Pagos correspondiente al año anterior. La estructura del informe será definida por el FONDO ADAPTACIÓN.
q) Generar y disponer de la información o reportes que establezca el FONDO ADAPTACIÓN.
6.3.3 Obligaciones relacionadas con cada una de las subcuentas del patrimonio autónomo fondo adaptación
6.3.3.1 Subcuenta de Recaudo
El contratista estará obligado a crear una Subcuenta de Recaudo en el Patrimonio Autónomo para recaudar todos los recursos del Patrimonio Autónomo.
La Subcuenta de Recaudo deberá cumplir las siguientes condiciones:
a) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo serán utilizados únicamente para conformar cada una de las demás Subcuentas del Patrimonio Autónomo según la instrucción expresa que imparta el Comité Fiduciario al Contratista.
b) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo no podrán ser utilizados para realizar pagos a los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo ni a al Contratista.
c) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo podrán ser invertidos transitoriamente en Títulos de Tesorería TES, Clase “B” xxx xxxxxxx primario adquiridos directamente en la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según las instrucciones que imparta el Comité Fiduciario al Contratista.
6.3.3.2 Subcuenta de Costos y Gastos
El Contratista estará obligado a crear una Subcuenta de Xxxxxx y Gastos en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los Costos y Gastos del Patrimonio Autónomo de conformidad con lo señalado en dicho Contrato xx Xxxxxxx.
6.3.3.3 Subcuenta de Estudios y Diseños
El Contratista estará obligado a crear una Subcuenta de Estudios y Diseños en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los estudios y diseños a que haya lugar para desarrollar los proyectos contenidos en el Plan de Acción siempre que en una eventual Subcuenta no se prevea la realización de los estudios y diseños del proyecto.
6.3.3.4 Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones
El Contratista estará obligado a crear una Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los subsidios, garantías e indemnizaciones a que haya lugar para desarrollar los proyectos contenidos en el Plan de Acción.
6.3.3.5 Nuevas Subcuentas
El Contratista estará obligado a crear las nuevas subcuentas necesarias para el desarrollo del objeto del Contrato xx Xxxxxxx que le sean indicadas y ordenadas por el Comité Fiduciario.
El Comité Fiduciario determinará en cada caso el objeto de cada una de las Nuevas Subcuentas y las condiciones particulares que deberá cumplir cada una de ellas.
6.3.4 Fondo de Contingencias y Litigios
El Contratista queda obligado a crear un Fondo de Contingencias y Litigios cuyos recursos serán utilizados única y exclusivamente para sufragar los costos y gastos que pueda llegar a tener el Patrimonio Autónomo como consecuencia de algún evento de fuerza mayor o caso fortuito o para sufragar los costos en los que deba incurrir el Patrimonio Autónomo por cuenta de algún proceso judicial o litigio que deba emprender en contra de algún Beneficiario o tercero, o por cuenta de algún proceso judicial o litigio que sea emprendido en su contra.
6.3.5 Obligaciones relacionadas con la presentación de informes y rendición de cuentas.
a) Disponer y suministrar de forma electrónica al FONDO ADAPTACIÓN y al revisor fiscal del mismo y a los organismos de control y vigilancia, la información relacionada con todas las operaciones del FONDO ADAPTACIÓN.
b) Garantizar al FONDO ADAPTACIÓN, el acceso permanente a los aplicativos y a las bases de datos del sistema de información y prestar el apoyo necesario para el cumplimiento de su función.
c) Presentar al FONDO ADAPTACIÓN, en forma impresa y en medio magnético, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia para las entidades públicas, como mínimo los siguientes informes Financieros: (a) Estados Financieros, (b) Informe de Ejecución Presupuestal, (c) Informe de Proyecciones de Ingresos y Gastos del FONDO ADAPTACIÓN y (d) Informe sobre gestión del Portafolio. La información sobre la gestión del portafolio debe llevarse en forma electrónica e incluir, entre otros aspectos, la exposición al riesgo, valoración del portafolio a precios xx xxxxxxx, rentabilidad y rendimientos efectivos, clasificación por tipo de inversión, emisor y plazos (compra y vencimiento). Estos reportes deben ser presentados mensualmente dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al reportado.
d) Efectuar los ajustes que se requieran a los informes de acuerdo con las observaciones del Comité Fiduciario del Patrimonio Autónomo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones y presentar la versión definitiva dentro del mismo término.
e) Elaborar y ejecutar los planes de mejoramiento necesarios para subsanar observaciones encontradas por el FONDO ADAPTACIÓN y el Comité Fiduciario del Patrimonio Autónomo, o los entes de control, reportando mensualmente al FONDO ADAPTACIÓN o a los organismos de control y vigilancia que lo requieran, los avances logrados.
f) Proporcionar la información que el FONDO ADAPTACIÓN considere necesaria para verificar la operación y/o el cumplimiento de las obligaciones a cargo del administrador fiduciario. Dicha información deberá ser suministrada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se solicite, salvo que el solicitante considere oportuno brindar un plazo diferente para el efecto".
6.4 Obligaciones a cargo del FONDO ADAPTACIÓN
a) Adelantar los trámites que legalmente le corresponden, con el fin de que se giren los recursos del aporte de la Nación a la cuenta del FONDO ADAPTACIÓN.
b) Cancelar la remuneración prevista en el contrato, previo cumplimiento de los requisitos para el pago.
c) Verificar periódicamente el cumplimiento y la calidad de los servicios del Administrador Fiduciario de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, con el fin de establecer que los mismos se presten en la forma y oportunidad debidas y cumplan con las condiciones de calidad requeridas.
d) Xxxxxxx y evaluar oportunamente los informes presentados por el Administrador Fiduciario de los recursos del FONDO ADAPTACIÓN, y solicitar los ajustes que se requieran.
e) Xxxxxxx y evaluar los hallazgos que sobre la operación del FONDO ADAPTACIÓN se presenten y solicitar al administrador fiduciario los ajustes a que haya lugar.
6.5 Forma de pago
El FONDO ADAPTACIÓN pagará el valor del contrato mediante una remuneración mensual fija, por la administración general del FONDO ADAPTACIÓN y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.
Esta remuneración se pagará mes vencido en pagos sucesivos iguales, para cada vigencia, previo el cumplimiento de los requisitos planteados en este numeral. Se pagarán fracciones de mes dependiendo de la fecha de inicio y finalización del contrato.
A partir de enero de 2013 el valor de la comisión se ajustará anualmente con el porcentaje del IPC causado en la vigencia inmediatamente anterior.
En todo caso, los pagos que el FONDO ADAPTACIÓN se compromete a efectuar, quedan sujetos al PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) de acuerdo con las normas orgánicas de presupuesto vigentes.
Los pagos se harán previo cumplimiento de los siguientes requisitos:
• Presentación de la factura de acuerdo con las normas tributarias vigentes.
• Entrega de informes mensuales exigidos en el pliego de condiciones.
• Concepto sobre la procedencia de pago por parte del interventor y a falta de éste por el supervisor del mismo.
• Certificación expedida por el revisor fiscal sobre el cumplimiento en el pago de los aportes de sus empleados (salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF, SENA), de acuerdo con lo establecido de conformidad en las disposiciones legales vigentes.
6.6 Plazo de ejecución
El plazo de ejecución del contrato resultante del proceso de selección que se adelante, será de tres (3) años contados a partir de la fecha de la firma del acta de inicio.
6.7 Distribución de los riesgos previsibles del contrato
La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del contrato objeto del presente proceso de selección se sujetarán a los criterios definidos en este numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con las previsiones legales pertinentes, la naturaleza del contrato y el contenido xxx xxxxxx de condiciones, considerando, preponderantemente, que, será responsabilidad del contratista la ejecución del contrato de conformidad con los estudios, parámetros y condiciones técnicas que forman parte del presente proceso, y por parte de FONDO ADAPTACIÓN será el pago del valor pactado.
Las partes entienden como riesgo contractual previsible aquella amenaza, peligro o acontecer futuro e incierto que por la experiencia técnica y profesional de los contratantes es razonablemente previsible, y que en el evento de materializarse pueden generar daños y perjuicios a una de las partes o ambas, presentándose desequilibrio económico de la ecuación contractual. Para el efecto se tipifican los siguientes:
6.7.1 Tipificación
Es determinar, definir los diferentes riesgos que se pueden presentar de acuerdo con la clase y naturaleza del contrato y de las obligaciones del mismo.
6.7.2 Estimación
Los riesgos previsibles asignados al contratista se estiman, para el contrato objeto del presente proceso de selección, como de alto impacto, mediano impacto o bajo impacto, y su costo xx xxxxxxxx se considera incluido dentro del valor de administración que se presente en la propuesta económica, sin que el contratista pueda reclamar, por el hecho de la concreción de uno o varios de los riesgos estimados un valor adicional.
6.7.3 Asignación
Es el resultado de la tipificación y estimación de los riesgos previsibles, con el objeto de que sean considerados oportuna y eficientemente y para establecer cuál de las partes soportará las consecuencias negativas de su materialización.
TIPO DE RIESGO | TIPIFICACIÓN | IMPACTO | ESTIMACIÓN | ASIGNACIÓN |
Servicios prestados a cargo del Contratist a | Variaciones en costos y tarifas de servicios financieros prestados por terceros. | Contratista | ||
Cargos y sobrecostos por transacciones reversadas o rechazadas | Contratista | |||
Sobrecostos por contingencias para garantizar seguridad y continuidad de la operación | Contratista | |||
Pérdidas de recursos | Contratista | |||
Indemnizaciones , reclamaciones e intereses xx xxxx | Contratista | |||
Pérdidas en el portafolio del FONDO ADAPTACIÓN | Contratista | |||
Imposibilidad de acceder a la red de servicios financieros a nivel nacional, departamental o municipal | Contratista | |||
Fraudes e infidelidad | Pérdida de recursos objeto de la fiducia relacionados con eventos de | Contratista |
infidelidad financiera | ||||
Pérdida de recursos relacionados con el contrato debido a fraudes externos o realizados por terceros | Contratista | |||
Robo o pérdida de títulos valores o documentos negociables relacionados con los recursos objeto de la fiducia | Contratista | |||
Fraude electrónico | Contratista | |||
Riesgos de solvencia de emisores | Pérdida de recursos objeto de la fiducia por deterioro en la capacidad de pago de los emisores | Contratista | ||
Riesgo de contrapart e | Pérdida de recursos por incumplimiento de la contraparte en los compromisos de pago | Contratista | ||
Revelació n de informació n | Revelación de información confidencial a un tercero no autorizado | Contratista | ||
Riesgos económico | Fluctuaciones de precios | Fondo Adaptación/Contrati |
s | sta | |||
Riesgos sociales o políticos | Cambios en la situación política o sistema de gobierno | Fondo Adaptación | ||
Paros, huelgas, actos terroristas | Fondo Adaptación | |||
Riesgo tecnológic os | Fallas en las telecomunicacio nes | Contratista | ||
Utilización de mayores recursos personales, tecnológico o de infraestructura derivados xx xxxxxx en el software o hardware | Contratista | |||
Utilización de mayores recursos tecnológicos derivados de pérdidas de datos, de la base de datos o de la integralidad de la información | Contratista | |||
Utilización de mayores recursos por cuenta de daños en el software | Contratista | |||
Difusión de software dañino que origine daños en el sistema | Contratista | |||
Vulnerabilidad | Contratista |
de los programas de software | ||||
Caída del sistema por agotamiento de los recursos | Contratista | |||
Ataques intencionados al sistema de información | Contratista | |||
Fallas en el proceso de migración de datos | Contratista |
6.8 Responsabilidad
En todo caso, el proponente que resulte adjudicatario del contrato tendrá la absoluta responsabilidad en la ejecución de todas las actividades necesarias para la total y cabal ejecución del objeto contractual. Por lo tanto, el proponente debe considerar todos los aspectos técnicos, económicos, financieros, y xxx xxxxxxx para evitar la ocurrencia de situaciones y materialización de riesgos que afecten la cabal ejecución del contrato y la permanencia de la ecuación contractual durante toda la vigencia del contrato, y en tal evento, serán de su cargo y responsabilidad los gastos que esto conlleve.
7 DE LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES, EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
7.1 Verificación de requisitos habilitantes
Una vez cerrado el proceso, se procederá dentro del término indicado en el numeral 2.2., del presente Pliego de Condiciones para verificar y evaluar la propuesta y sus documentos a fin de determinar el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros que la habilitan.
7.1.1 Habilitación Jurídica
El Comité Evaluador, dentro del término señalado en el numeral anterior, realizará la verificación de los documentos jurídicos de las propuestas indicados en los Capítulos IV y V del presente Pliego de Condiciones, a fin de establecer la habilidad jurídica de la propuesta y del proponente.
Este aspecto es objeto de verificación y no de calificación, por tanto, si la propuesta cumple todos los aspectos que determinan la capacidad jurídica, se evaluará como CUMPLE JURIDICAMENTE. En caso contrario se evaluará como NO CUMPLE JURIDICAMENTE y la propuesta será RECHAZADA.
7.1.2 Habilitación Financiera
El Comité Evaluador, dentro del término establecido en este Pliego de Condiciones, realizará la verificación de los documentos financieros de las propuestas indicados en este Capítulo, a fin de establecer la capacidad financiera del proponente.
Este aspecto es objeto de verificación y no de calificación, por tanto, si el proponente cumple todos los aspectos que determinan la capacidad financiera, se evaluará como CUMPLE FINANCIERAMENTE. En caso contrario se evaluara como NO CUMPLE FINANCIERAMENTE y la propuesta será RECHAZADA.
7.1.2.1 Capacidad financiera
El contratista (cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, de ser el caso) deberán anexar certificación del Revisor Fiscal acreditando que la
Fiduciaria, en su contabilidad, se ajusta en un todo a las normas que le son aplicables del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Decreto 663 de 1993 y el Decreto 2555 del 2010, Circulares Básica Jurídica y Básica Contable de la Superintendencia Financiera y demás normas vigentes sobre la materia, en especial, lo relacionado con el patrimonio, capital mínimo requerido y el margen de solvencia, según la metodología establecida en el Decreto mencionado.
7.1.2.2 Evaluación de la Calificación en la administración de portafolios
En atención a lo dispuesto en el Decreto 1525 de 2008 y en particular con lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 49 de dicho Decreto, el proponente deberá contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o en calidad en la administración de activos o de portafolios otorgada por alguna calificadora de riesgo debidamente autorizada para operar en Colombia, de acuerdo con la homologación que se expone a continuación, para lo cual deberá allegar la certificación correspondiente vigente a la fecha de presentación de la propuesta.
Escala | BRC INVESTOR SERVICES S.A. | XXXXX RATINGS COLOMBIA S.A. | VALUE AND RISK RATINGS S.A. |
Primer Nivel | P AAA: La sociedad tiene una habilidad superior para la administración de portafolios. La estructura organizacional y operativa, la gestión de riesgos de la compañía y la calidad de los controles que ejercen los órganos encargados garantizan el mínimo riesgo para los recursos de sus clientes. La compañía ha sido capaz de obtener los retornos ofrecidos a sus clientes en sus portafolios administrados. | Superior M1: Las operaciones de administración de activos presentan la menor vulnerabilidad M1 ante fallas operativas o en la administración de inversiones | Nivel Alto AAA: La administración y control de los riesgos, la capacidad operativa así como la calidad gerencial y el soporte tecnológico de la firma para la administración de portafolios es excelente. |
Elaborado con base en: xxx.xxx.xxx; xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx; xxx.xxxxxx.xxx;
7.1.3 Habilitación Técnica
El Comité Evaluador, dentro del término señalado en el presente Pliego de Condiciones, realizará la verificación de los requisitos mínimos técnicos de las propuestas, a fin de establecer la habilidad técnica de la propuesta.
Estos aspectos técnicos son objeto de verificación y no de calificación, por tanto, si la propuesta cumple todos los aspectos técnicos habilitantes, se evaluará como CUMPLE TÉCNICAMENTE. En caso contrario, se evaluará como NO CUMPLE TÉCNICAMENTE y la propuesta será RECHAZADA.
7.1.3.1 Requisitos y documentos habilitantes de la propuesta – Técnicos
Los requisitos y documentos mediante los cuales se acredita el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas son los siguientes:
7.1.3.1.1 Capacidad Administrativa y Operativa
El proponente deberá presentar con la oferta su estructura organizacional y funcional para la adecuada ejecución del contrato en donde se detalle el organigrama con jerarquías, dependencias, niveles de responsabilidad, número de personas (profesionales, técnicas o administrativas) que trabajarán en cada área.
En todo caso durante la ejecución del contrato se deberá garantizar la disponibilidad de la infraestructura necesaria para su ejecución.
7.1.3.1.2 Experiencia General del Proponente
El proponente deberá acreditar experiencia dentro de los últimos Diez (10) años desde el 1º xx xxxxx de 2001 al 31 de enero de 2012, en contratos de encargo fiduciario, fiducia pública, o patrimonios autónomos, cuyo objeto, obligaciones y/o actividades sean el recaudo, administración y pago de recursos, con un monto mínimo de recursos totales administrados (sin distinción del contratante) por valor de DOS BILLONES DE PESOS ($2.000.000.000.000) durante los 10 años.
Para efectos de la acreditación de la experiencia general del proponente, se deberá anexar la certificación emitida por el Revisor Fiscal de la respectiva fiduciaria, en la cual se indique el valor de los recursos administrados durante los últimos diez (10) años, en los contratos de encargo fiduciario, fiducia pública, o patrimonios autónomos.
Dado que los proponentes podrán ser consorcios o uniones temporales, se sumará la experiencia general certificada de cada uno de los integrantes de la estructura plural, en contratos de encargo fiduciario, fiducia pública o patrimonios autónomos, ponderada por su participación en el respectivo consorcio o unión temporal.
7.1.3.1.3 Equipo de trabajo mínimo
El FONDO ADAPTACIÓN requiere que los proponentes que participen en esta Convocatoria Abierta presenten, para verificación, el personal de responsables directivos de los principales procesos, así como del equipo básico de sistemas, que cumpla requisitos mínimos de formación y de experiencia general y específica, que garanticen el cumplimiento del objeto contractual con calidad. Para efectos de la evaluación en su propuesta, deberá presentar: (a) un equipo de responsables a nivel directivo conformado por seis (6) personas, y; (b) un equipo básico de sistemas conformado por cinco (5) personas.
El equipo de responsables directivos y básico de sistemas, deberá tener los perfiles mínimos descritos más adelante, los cuales se verificarán para efectos de la habilitación del proponente.
Para este fin, el proponente deberá suministrar los documentos que acrediten la formación académica y la experiencia para cada uno de los integrantes del equipo de responsables directivos y del equipo básico de sistemas. Para cada persona, se debe anexar como mínimo los documentos relacionados a continuación:
a) Hoja de Vida, diligenciada en el formato del Departamento Administrativo de la Función Pública.
b) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.
c) Fotocopia de los Diplomas o actas de grado.
d) Fotocopia de las Certificaciones en Manejo de la Plataforma Propuesta (para el Director de Sistemas)
e) Carta de compromiso para trabajar con el proponente en la ejecución del contrato, manifestando expresamente que acepta las obligaciones, responsabilidades y actividades a desempeñar y la dedicación exclusiva al proyecto y la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés.
f) Tarjeta Profesional para las profesiones que la ley lo exija.
Equipo de responsables directivos y sus correspondientes perfiles mínimos será el siguiente:
1. Gerente del Proyecto: Profesional en Economía, Administración de Empresas, Contaduría, Administración Pública, Finanzas, Derecho o Ingeniería, con especialización o maestría y mínimo ocho (8) años de ejercicio profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en cargos de nivel directivo y ejecutivo en el sector público o privado. La experiencia acreditada en niveles diferentes a los señalados, se tomará como experiencia general.
2. Director Financiero: Profesional en Economía, Finanzas, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial, con maestría o especialización y mínimo ocho (8) años de experiencia profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en cargos de nivel directivo, ejecutivo y/o asesor en el desarrollo de actividades de administración o coordinación de procesos y procedimientos presupuestales, contables, de tesorería, financieros, en entidades y/o empresas públicas del orden nacional o en el sector financiero. La experiencia acreditada en niveles o áreas diferentes a los señalados, se tomará como experiencia general.
3. Director de Control Interno. Profesional, con maestría o especialización y mínimo ocho (8) años de ejercicio profesional en Economía, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría, Finanzas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas, o Medicina de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en cargos relacionados con el control interno, auditoría de procesos, interventoría de contratos, supervisión de procesos, organización y métodos, evaluación y administración de riesgos, en el sector público y/o
privado. La experiencia acreditada en niveles ó áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general.
4. Director de Portafolio: Profesional en Economía o Finanzas o Administración de Empresas o Administración Pública o Contaduría Pública o Ingeniería Industrial con maestría o especialización y mínimo ocho (8) años de experiencia profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en el desarrollo de actividades de analista financiero, trader en mesa de dinero, administración ó coordinación de portafolios o inversiones en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o en encargos fiduciarios o patrimonio autónomos. La experiencia acreditada en áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general.
5. Director de Procesos Operativos: Profesional en Economía o Finanzas o Administración de Empresas o Administración Pública o Contaduría Pública o Ingeniería Industrial con maestría o especialización, y mínimo ocho (8) años de experiencia profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en temas relacionados con investigación operacional, relacionados con el desarrollo de actividades de planeación, organización y evaluación de métodos y de proyectos, administración logística, administración de recursos humanos, técnicos y financieros, integración de procesos y procedimientos de gestión y operación de las diferentes áreas organizacionales, y en la ejecución de proyectos. La experiencia acreditada en áreas diferentes a las señaladas, se tomará como experiencia general.
6. Director de Sistemas: Profesional en Ingeniería de Sistemas, con maestría o especialización y mínimo ocho (8) años de ejercicio profesional, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de cuatro (4) años en cargos de nivel directivo y ejecutivo en el área de sistemas de información.
El equipo básico de sistemas estará compuesto por el siguiente perfil de personas:
1. Arquitecto de Software: Profesional en Ingeniería de Sistemas, con maestría o especialización y con experiencia general relacionada al ejercicio de su profesión de mínimo cinco (5) años, de los cuales como experiencia específica se debe acreditar un mínimo de tres (3) años en Arquitectura y Desarrollo de Software en la plataforma SQL Server.
2. Administrador de Base de Datos: Profesional en Ingeniería de Sistemas, con maestría o especialización y con experiencia general relacionada al ejercicio de su profesión de mínimo cinco (5) años, de los cuales como experiencia específica se debe acreditar un mínimo de tres (3) años en administración de bases de datos de SQL Server.
3. Líder Funcional: Profesional en Ingeniería de Sistemas, con maestría o especialización y experiencia profesional mínima de cinco (5) años, de los cuales, como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de tres (3) años en proyectos de desarrollo de software.
4. Líder de Calidad de Software: Profesional en Ingeniería de Sistemas con maestría o especialización y con experiencia profesional mínima de cinco
(5) años, de los cuales, mínimo tres (3) años como experiencia específica en aseguramiento de calidad de software.
5. Líder de Seguridad de la Información: Profesional en Ingeniería de Sistemas con maestría o especialización y con experiencia profesional mínima de cinco (5) años, de los cuales, mínimo tres (3) años como experiencia específica en seguridad de la información.
Para el caso de los ingenieros se tendrá en cuenta la experiencia profesional certificada a partir de la expedición de la tarjeta profesional.
La carta de presentación de la propuesta debe contener el aval de un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente, en virtud de lo establecido en la Ley 842 de 2003.
7.2 Criterios de calificación de las Propuestas
El FONDO ADAPTACIÓN, previo análisis comparativo de las ofertas que se ciñan a los requisitos establecidos en el presente documento, seleccionará el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, aplicando los mismos criterios para todas, sobre un total de MIL (1.000) puntos, discriminados de acuerdo con los siguientes factores de puntuación:
Factores | Puntaje | Subtotal |
Propuesta económica | 650 | |
Valor total de la propuesta | ||
Propuesta técnica | ||
Experiencia específica adicional a la mínima exigida en el pliego de condiciones para las 10 personas del equipo de responsables directivos, con un puntaje máximo de 20 puntos para cada uno de ellos. | 200 | 250 |
Experiencia específica adicional a la mínima exigida en el pliego de condiciones para las 5 personas del equipo básico de sistemas, con un puntaje máximo de 10 puntos cada uno de ellos. | 50 | |
Apoyo a la industria nacional | ||
Recurso humano nacional 100% | 100 | 100 |
Recurso humano nacional y extranjero | 50 | |
100% recurso humano extranjero, no allega certificación, o no la presenta conforme a los requisitos | 0 | |
Puntaje total | 1000 | |
7.2.1 Calificación oferta económica (Máximo 650 puntos)
El proponente debe presentar una oferta económica en moneda legal colombiana, la propuesta deberá incluir todos los impuestos xx Xxx. El valor por la administración general del Fondo deberá presentarse por el periodo del contrato, considerando incrementos del 3% anual a partir de enero de 2012.
Para la calificación de este criterio, se asignará el máximo puntaje de seiscientos cincuenta (650) puntos al oferente que presente la propuesta de menor precio. A los demás oferentes se les asignará el puntaje en forma inversamente proporcional aplicando la siguiente fórmula:
Puntos = Menor Precio ofrecido x Máximo puntaje (650 puntos) Precio ofrecido a calificar
7.2.2 Propuesta técnica (Máximo 250 puntos)
El puntaje máximo establecido para la evaluación de éste criterio es de doscientos cincuenta (250) puntos.
7.2.2.1 Calificación de la experiencia específica adicional a la mínima requerida para el equipo de responsables directivos
El puntaje máximo establecido para la evaluación de éste criterio es de doscientos
(200) puntos; se otorgará máximo 20 puntos por cada profesional. Se calificará la experiencia específica adicional a los mínimos requeridos en el numeral 6.1.3.1.3 del presente pliego, de la siguiente manera:
Equipo trabajo | de | Criterios calificación | de | Valoración | Puntaje | Puntaje máximo | total |
Equipo directivo | Se calificará a partir de la experiencia específica mínima requerida que es de 4 años. | Mayor a 4 y menor o igual a 8 años | 20 x 10 | ||||
Más de 8 años | |||||||
Total | |||||||
7.2.2.2 Calificación a la experiencia específica adicional a la mínima requerida para el equipo básico de sistemas
El puntaje máximo establecido para la evaluación de éste criterio es xx xxxx (10) puntos para cada uno de los integrantes del equipo básico en sistemas, hasta un puntaje máximo de cincuenta (50) puntos. Se calificará la experiencia específica adicional a los mínimos requeridos establecidos en el ítem de PERFILES.
Equipo trabajo | de | Criterios calificación | de | Valoración | Puntaje | Puntaje máximo | total |
Equipo básico de sistemas | Se calificará a partir de la experiencia específica mínima requerida que es de 3 años. | Mayor a 3 y menor o igual a 6 años | 10 x 5 | ||||
Más de 6 años | |||||||
Total | |||||||
El proponente que no acredite en su equipo de trabajo experiencia adicional a la mínima solicitada o no la presente con los requisitos señalados en el pliego, obtendrá una calificación xx xxxx (0) en el presente criterio.
7.2.3 Apoyo a la industria nacional (Puntaje máximo 100 puntos)
Se otorgarán cien (100) puntos por oferta de servicios nacionales, al proponente que acredite que el ciento por ciento (100%) del personal del equipo de trabajo ofrecido está conformado por nacionales colombianos. Tendrá un puntaje de cincuenta (50) puntos el proponente que acredite que el personal del equipo de trabajo está conformado por nacionales colombianos y extranjeros. El proponente que acredite ciento por ciento (100%) personal extranjero, o no acredite el requisito señalado en el presente pliego, obtendrá una calificación xx xxxx (0) puntos.
Lo anterior debe ser acreditado con una certificación expedida por el representante legal. El proponente que no acredite el requisito señalado en el presente pliego, obtendrá una calificación xx xxxx (0) en el este criterio.
8 TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO XX XXXXXXX MERCANTIL DE
ADMINISTRACIÓN Y DE PAGOS
El contrato a suscribir contendrá las siguientes cláusulas (no obstante, pueden ser objeto de ajustes sin variar sus aspectos substanciales):
CONTRATO XX XXXXXXX MERCANTIL DE ADMINISTRACION Y PAGOS PATRIMONIO AUTÓNOMO “FONDO ADAPTACIÓN”
celebrado entre,
FONDO ADAPTACIÓN
“El Fideicomitente”
y
“(□)”
“El Consorcio o Unión Temporal o La Fiduciaria”
(□) de (□) de 2011
CONTRATO XX XXXXXXX MERCANTIL DE ADMINISTRACION Y PAGOS PATRIMONIO AUTÓNOMO “(□)”
El Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y Pagos (el “Contrato xx Xxxxxxx”) contenido en este documento se suscribe el día (□) de [□] de 2011 entre:
(i) De una Parte, FONDO ADAPTACIÓN, una entidad pública del orden nacional, creada mediante el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010, representada en este acto por XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX, mayor de edad, con domicilio en la ciudad de [□], quien actúa en calidad de Gerente y por tanto Representante Legal, identificada con la cédula de ciudadanía N° (□) expedida en [□], todo lo cual consta en el Decreto No. (□) del (□) de [□] de 2011 mediante el cual se hizo su nombramiento y en el Acta de Posesión No. (□) del (□) de [□] de 2011, (en adelante “El Fideicomitente o el Fondo Adaptación”), debidamente facultado para la suscripción del presente Contrato, de conformidad con el Acta No. [□] correspondiente a la sesión del día (□) de (□) de 2011 del Consejo Directivo, documentos que forman parte integral de este Contrato como Anexo A; y
(ii) De otra Parte, el [CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL O FIDUCIARIA “[□]”], constituido mediante escritura pública No. (□) de la Notaría (□) del Círculo de [□] la cual se adjunta al presente como Anexo B, representado en este acto por [□], mayor de edad, con domicilio en la ciudad de [□], quien actúa en calidad de Gerente y por tanto Representante Legal, identificado con la cédula de ciudadanía N° (□) expedida en [□] (en adelante “[El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria]”) compuesto por las sociedades fiduciarias que se relacionan a continuación:
• Fiduciaria [□] S.A., una sociedad de servicios financieros, con domicilio principal en la ciudad de [□], constituida y existente de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, mediante Escritura Pública No. (□) de fecha (□) de (□) de (□), otorgada en la Notaría (□) del Círculo de [□], con permiso de funcionamiento conferido por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia) mediante la Resolución No. (□) del (□) de [□] de (□), todo lo cual consta en los certificados de existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de
Colombia y la Cámara de Comercio de [□], que se incluyen como Anexo B del presente Contrato;
• Fiduciaria [□] S.A., una sociedad de servicios financieros, con domicilio principal en la ciudad de [□], constituida y existente de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, mediante Escritura Pública No. (□) de fecha (□) de (□) de (□), otorgada en la Notaría (□) del Círculo de [□], con permiso de funcionamiento conferido por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia) mediante la Resolución No. (□) del (□) de [□] de (□), todo lo cual consta en los certificados de existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Cámara de Comercio de [□], que se incluyen como Anexo B del presente Contrato;
• Fiduciaria [□] S.A., una sociedad de servicios financieros, con domicilio principal en la ciudad de [□], constituida y existente de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, mediante Escritura Pública No. (□) de fecha (□) de (□) de (□), otorgada en la Notaría (□) del Círculo de [□], con permiso de funcionamiento conferido por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia) mediante la Resolución No. (□) del (□) de [□] de (□), todo lo cual consta en los certificados de existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Cámara de Comercio de [□], que se incluyen como Anexo B del presente Contrato;
El Fideicomitente y [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] podrán igualmente ser referidos en este Contrato, conjuntamente como las “Partes” y cada uno individualmente, como la “Parte”.
CONSIDERACIONES
1. Que mediante el Decreto 4580 del 7 de diciembre de 2010 y con base en el artículo 215 de la Constitución Política, el Gobierno Nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional, con el fin de conjurar la grave calamidad pública e impedir la extensión de sus efectos;
2. Que las funciones legales y los recursos asignados al Sistema Nacional para la Atención y Prevención de Desastres son insuficientes para conjurar los efectos de esta calamidad pública y restablecer el orden económico, social y ecológico;
3. Que la situación de calamidad pública puede en el futuro extender sus efectos a magnitudes cada vez mayores, de manera que se hace necesario adoptar medidas y construir obras para impedir definitivamente la prolongación de esta situación, y proteger en lo sucesivo a la población de amenazas económicas, sociales y ambientales como las que se están padeciendo;
4. Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.12 del Decreto 4580 del 7 de diciembre de 2010 es necesario adoptar medidas inmediatas de reparación y reconstrucción, de tal manera que las prioridades de las obras en concesión y las públicas realizadas directamente por el gobierno, xxxx xxxxxx, aeroportuarias, portuarias, férreas o fluviales, estén orientadas a conjurar la crisis e impedir la extensión de sus efectos, con el fin de que la actividad económica en las zonas afectadas, la movilidad y seguridad de las personas y el acceso a servicios sociales no continúen severamente perturbados;
5. Que resulta necesario establecer un mecanismo institucional para la estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición, transferencia y protección de recursos y demás acciones que se requieran en la etapa de recuperación, construcción y reconstrucción por el Fenómeno de “La Niña”, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo;
6. Que en consecuencia, el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010 creó el Fondo Adaptación como entidad pública del orden nacional, con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera y adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
7. Que de conformidad con el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010 el objeto del Fondo Adaptación será la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de “La Niña”;
8. Que de conformidad con el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010 el Fondo Adaptación tendrá como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de “La Niña”, así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo;
9. Que de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 5 del Decreto Ley 4819 de 2010 los recursos que constituyen el patrimonio del Fondo Adaptación serán administrados por éste a través de un patrimonio autónomo que se constituya para tal fin en los términos y condiciones que reglamente el Gobierno Nacional;
10. Que de conformidad con el artículo 7 del Decreto Ley 4819 de2010 los contratos que celebre el Fondo Adaptación para el cumplimiento de su objeto, cualquiera que sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007;
11. Que para efectos de desarrollar su objeto el [FECHA] el Fondo Adaptación abrió la Licitación Privada No. (□) de 2011 con el fin de seleccionar a la fiduciaria, consorcio o unión temporal de fiduciarias encargadas de celebrar con el Fideicomitente un contrato xx xxxxxxx mercantil de administración y de pagos para el recaudo, administración y pago de los recursos del Fondo Adaptación;
12. Que una vez evaluadas todas las propuestas presentadas de conformidad con los términos xxx xxxxxx de condiciones de la Licitación Privada No. (□) de 2011, el Fondo Adaptación seleccionó a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] -‐por haber obtenido el puntaje más alto entre los participantes-‐, para suscribir con el Fideicomitente el presente Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y de Pagos (en adelante “El Contrato xx Xxxxxxx”).
En virtud de lo anterior, las Partes han convenido que el presente Contrato xx Xxxxxxx se regirá por las siguientes:
CLÁUSULAS
CLÁUSULA 1 DEFINICIONES
Sin perjuicio de otras definiciones incluidas a lo largo de este documento, para todos los efectos del desarrollo, ejecución, terminación y liquidación de este Contrato xx Xxxxxxx, se definen a continuación los siguientes términos:
Aporte Inicial: El aporte inicial será cualquier suma de dinero que el Fideicomitente aportará a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] con el propósito de constituir el Patrimonio Autónomo, y que será utilizado para los fines de este contrato.
Beneficiarios del Patrimonio Autónomo: Tendrán la calidad de beneficiarios del Patrimonio Autónomo los prestadores de servicios, constructores, interventores, proveedores, consultores y demás terceros con quien [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], actuando en calidad de representante legal y vocero del Patrimonio Autónomo, celebre los Contratos, o los demás contratos que le sean expresamente indicados siempre que medie Orden de Suscripción de Contratos impartida por parte del Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
Bienes Fideicomitidos: Son los recursos dinerarios a que hace referencia la Cláusula 5 del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Comité Fiduciario: Es el órgano del Patrimonio Autónomo encargado de vigilar e impartir instrucciones a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en relación con todos los aspectos administrativos, técnicos y financieros del Patrimonio Autónomo.
Consejo Directivo del Fondo Adaptación: Es el órgano de dirección y administración del Fondo Adaptación, tal y como lo señala el artículo 2 del Decreto Ley 4819 de 2010.
Contratos o Contrato: Son todos los contratos de prestación de servicios, consultoría, obra, interventoría o compraventa, que serán celebrados por el Patrimonio Autónomo de conformidad con las instrucciones que le imparta el Gerente del Fideicomitente o su delegado. Los Contratos a celebrar corresponden a aquellos necesarios para ejecutar los proyectos señalados en el Plan de Acción adoptado por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación.
Las minutas de cada uno de estos Contratos se incluyen al presente Contrato xx Xxxxxxx como Anexo C.
Contrato xx Xxxxxxx: Es el presente contrato xx xxxxxxx mercantil de administración y pago.
Destinatarios de los Pagos: Serán destinatarios de los pagos (i) los prestadores de servicios, (ii) consultores, (iii) constructores, (iv) interventores o (v) vendedores con quienes el Patrimonio Autónomo suscriba alguno de los Contratos de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado a través de las Órdenes de Pago.
Fideicomitente: Es el Fondo Adaptación, una entidad pública del orden nacional, creada mediante el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010.
[El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria]: Es [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] constituido mediante escritura pública No. (□) de la Notaría (□) del Círculo de [□] compuesto por las sociedades fiduciarias que se relacionan a continuación: [INCLUIR LISTADO].
Gerente del Fondo Adaptación: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 4 del Decreto Ley 4819 de 2010, el gerente del Fondo Adaptación será a su vez el representante legal del mismo.
Nuevas Subcuentas: Serán todas y cada una de las subcuentas que creará el Comité Fiduciario de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] según las instrucciones que le sean impartidas por parte del Consejo Directivo del Fideicomitente.
Orden de Pago: Será la orden de pago que imparta el Gerente del Fondo Adaptación, actuando directamente o a través de un delegado debidamente facultado para tal, a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] para que en los términos indicados en la misma, y con cargo a los recursos de la subcuenta que le sea indicada, efectúe el pago a favor del Beneficiario del Patrimonio Autónomo que le sea señalado en el término indicado.
La Orden de Pago solo podrá impartirse mediante escrito debidamente suscrito por el Gerente del Fondo o su delegado debidamente autorizado para tal. El formato de la Orden de Pago que deberá ser utilizado por las Partes del presente Contrato xx Xxxxxxx se incluye al mismo como Anexo D.
Orden de Suscripción de Contratos: Será la orden que imparta el Gerente del Fideicomitente o su delegado a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] para que en los términos indicados en la misma, suscriba el Contrato o Contratos en calidad de administrador y vocero del Patrimonio Autónomo.
La Orden de Suscripción de Contratos solo podrá impartirse mediante escrito debidamente suscrito por el Gerente del Fondo o su delegado autorizado para tal. El formato de la Orden de Suscripción de Contratos que deberá ser utilizado por las Partes del presente Contrato xx Xxxxxxx se incluye al mismo como Anexo E.
Patrimonio Autónomo o Fideicomiso: Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones creados a partir de los Bienes Fideicomitidos en virtud del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Plan de Acción: Corresponde al plan que será adoptado por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación
Subcuentas: Serán todas las subcuentas en las que estará dividido el Patrimonio Autónomo, esto es, las Nuevas Subcuentas que se vayan creando con el paso del tiempo en al Patrimonio Autónomo y las Subcuentas relacionadas en la Cláusula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Subcuenta de Contingencias y Litigios: será la subcuenta que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a fin de constituir una reserva para sufragar los costos y gastos del Patrimonio Autónomo enunciados en la Cláusula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx en los términos y bajo las condiciones enunciadas en dicha Cláusula.
Subcuenta de Costos y Gastos: será la subcuenta del Patrimonio Autónomo que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a la que se refiere la Clausula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Subcuenta de Estudios y Diseños: será la subcuenta del Patrimonio Autónomo que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a la que se refiere la Clausula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Subcuenta de Recaudo: será la subcuenta del Patrimonio Autónomo que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a la que se refiere la Clausula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Subcuenta de Subsidios: será la subcuenta del Patrimonio Autónomo que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a la que se refiere la Clausula (□) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
CLÁUSULA 2 PARTES
Fideicomitente: Es el Fondo Adaptación, una entidad pública del orden nacional, creada mediante el artículo 1 del Decreto Ley 4819 de 2010.
[El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria]: Es [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] constituido mediante escritura pública No. (□) de la Notaría (□) del Círculo de [□] compuesto por las sociedades fiduciarias que se relacionan a continuación: [INCLUIR LISTADO].
Beneficiarios: serán los prestadores de servicios, constructores, interventores, proveedores, consultores y demás terceros con quien [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], actuando en calidad de representante legal y vocero del Patrimonio Autónomo, celebre los Contratos, o los demás contratos que le sean expresamente indicados siempre que medie Orden de Suscripción de Contratos impartida por parte del Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
CLÁUSULA 3 NATURALEZA DEL CONTRATO XX XXXXXXX
El presente Contrato xx Xxxxxxx Mercantil de Administración y Pagos es un contrato de derecho privado que se rige por las normas del Código de Comercio y del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993). Por lo tanto, los Bienes Fideicomitidos constituyen un Patrimonio Autónomo independiente y separado de los patrimonios de las Partes en este contrato, el cual está exclusivamente destinado a los fines del presente Contrato xx Xxxxxxx. En consecuencia, los bienes de propiedad del Patrimonio Autónomo se destinarán exclusivamente al cumplimiento de las obligaciones contraídas por el Fideicomitente para cumplir así la finalidad perseguida, de acuerdo con los términos del presente contrato.
CLÁUSULA 4 OBJETO
El objeto de este Contrato xx Xxxxxxx es la constitución de un Patrimonio Autónomo con los Bienes Fideicomitidos destinados al recaudo y administración de los recursos del patrimonio del Fondo Adaptación.
Así mismo, el presente Contrato xx Xxxxxxx tiene como objeto celebrar a través del Patrimonio Autónomo los Contratos que sean necesarios para ejecutar los proyectos contenidos en el Plan de Acción adoptado por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación y realizar el pago de las obligaciones adquiridas por el Patrimonio Autónomo en virtud de estos Contratos a cada uno de los Beneficiarios del mismo con cargo a los Bienes Fideicomitidos.
En desarrollo de lo anterior, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] recaudará los recursos que conforman el patrimonio del Fondo Adaptación, administrará los Bienes Fideicomitidos, celebrará los Contratos que sean del caso de conformidad con lo dispuesto en las correspondientes Ordenes de Suscripción de los Contratos y efectuará pagos para atender las obligaciones a favor de los Beneficiarios, siempre que medie Orden de Pago impartida por el representante legal del Fideicomitente o su delegado.
CLÁUSULA 5 BIENES FIDEICOMITIDOS
Los bienes que conformarán el Patrimonio Autónomo, (en adelante “Bienes Fideicomitidos”) son:
5.1. Suma de un millón de pesos colombianos (Col$ 1.000.000.00) como Aporte Inicial, que el Fideicomitente transfiere a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], a título xx xxxxxxx mercantil, afecto a las instrucciones contenidas en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
5.2. Los recursos que conformarán el patrimonio del Fondo Adaptación a que hace alusión el artículo 5 del Decreto Ley 4819 de 2010, a saber:
a) Las partidas que se le asignen en el presupuesto nacional.
b) Los recursos provenientes de crédito interno y externo.
c) Las donaciones que reciba para sí.
d) Los recursos de cooperación nacional o internacional.
e) Los recursos provenientes del Fondo Nacional de Calamidades.
f) Los demás recursos que obtenga o se le asignen a cualquier título.
Estos recursos podrán ser fideicomitidos directamente por el Fideicomitente o por terceros a nombre y por cuenta de este y estarán afectos a las instrucciones contenidas en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
CLÁUSULA 6 PATRIMONIO AUTONOMO
Los Bienes Fideicomitidos, el recaudo efectivo de los mismos y cualquier otro recurso que con causa u ocasión de este Contrato xx Xxxxxxx llegare a recibir [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], conforman un Patrimonio Autónomo de acuerdo con los términos de los artículos 1227 y 1233 del Código de Comercio, que se mantendrán separados jurídica, contable y materialmente de otros activos de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] o de los que correspondan a otros negocios fiduciarios.
Las obligaciones que se contraigan en cumplimiento del objeto e instrucciones de este contrato, están amparadas exclusivamente por los activos de este Patrimonio Autónomo, de manera que los acreedores de dichas obligaciones no podrán perseguir los bienes vinculados a otros Patrimonios Autónomos bajo la administración de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], ni los que pertenecen al patrimonio de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], así como los acreedores de dichos patrimonios autónomos y de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] tampoco podrán perseguir los activos del presente Patrimonio Autónomo.
El Patrimonio Autónomo que se establece, el cual se deberá dedicar exclusivamente a los objetivos de este Contrato xx Xxxxxxx, será denominado por el Fiduciario “Patrimonio Autónomo Fondo Adaptación” o para efectos del presente contrato, simplemente el “Patrimonio Autónomo”.
CLÁUSULA 7 APORTE INICIAL
El Aporte Inicial será utilizado por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] para constituir el Patrimonio Autónomo.
CLÁUSULA 8 RECIBO DE BIENES FIDEICOMITIDOS
El Fideicomitente deberá transferir al Patrimonio Autónomo las sumas de dinero en pesos colombianos como recursos destinados al pago de las obligaciones que se deriven de la ejecución del presente Contrato xx Xxxxxxx y de conformidad a las instrucciones que ahí se establezcan.
El giro de los recursos podrá ser realizado directamente por el Fideicomitente o por terceros a nombre y por cuenta de este. En estos eventos el Fideicomitente deberá informar a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] quién realizará el giro y cuál será el monto a girar con al menos un día de antelación al mismo.
CLÁUSULA 9 SUBCUENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
Con el fin de desarrollar el objeto del presente Contrato xx Xxxxxxx, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] queda expresamente autorizado para crear las siguientes subcuentas que serán manejadas independientemente, así como los rendimientos imputables a cada una de ellas, dependiendo de los recursos que sean aportados pero que integrarán en un todo las siguientes:
9.1. Subcuenta de recaudo
Es la subcuenta que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] para recaudar todos los recursos del Patrimonio Autónomo.
La Subcuenta de Recaudo deberá cumplir las siguientes condiciones:
d) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo serán utilizados únicamente para conformar cada una de las demás Subcuentas del Patrimonio Autónomo según la instrucción expresa que imparta el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
e) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo no podrán ser utilizados para realizar pagos a los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo ni a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
f) Los recursos de la Subcuenta de Recaudo podrán ser invertidos transitoriamente en Títulos de Tesorería TES, Clase “B” xxx xxxxxxx primario adquiridos directamente en la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según las instrucciones que imparta el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
9.2. Subcuenta de Costos y Gastos
Es la subcuenta que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los Costos y Gastos del Patrimonio Autónomo listados en la Cláusula (•) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
Las instrucciones para la conformación de la Subcuenta de Costos y Gastos con los recursos de la Subcuenta de Recaudo serán impartidas por el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
Por su parte las Órdenes de Pago con cargo a los recursos contenidos en la Subcuenta de Costos y Gastos serán impartidas a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
9.3. Subcuenta de Estudios y Diseños
Es la subcuenta que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los estudios y diseños a que haya lugar para desarrollar los proyectos contenidos en el Plan de Acción.
Las instrucciones para la conformación de la Subcuenta de Estudios y Diseños con los recursos de la Subcuenta de Recaudo serán impartidas por el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
Por su parte las Órdenes de Pago con cargo a los recursos contenidos en la Subcuenta de Estudios y Diseños serán impartidas a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
9.4. Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones
Es la subcuenta que creará [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en la que serán consignados los recursos necesarios para pagar los subsidios, garantías e indemnizaciones a que haya lugar para desarrollar los proyectos contenidos en el Plan de Acción.
Las instrucciones para la conformación de la Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones con los recursos de la Subcuenta de Recaudo serán impartidas por el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
Por su parte las Órdenes de Pago con cargo a los recursos contenidos en la Subcuenta de Subsidios, Garantías e Indemnizaciones serán impartidas a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
9.5. Nuevas subcuentas
[El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] queda expresamente autorizado para crear las nuevas subcuentas necesarias para el desarrollo del objeto del presente Contrato xx Xxxxxxx que le sean indicadas y ordenadas por el Comité Fiduciario.
El Comité Fiduciario determinará en cada caso el objeto de cada una de las Nuevas Subcuentas y las condiciones particulares que deberá cumplir cada una.
Al igual que las Subcuentas descritas en los numerales 9.1 a 9.4 de la presente Cláusula 9, todas y cada una de las Nuevas Subcuentas, y los rendimientos imputables a cada una de ellas, serán manejadas independientemente por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], formarán parte del Patrimonio Autónomo y por ende les son aplicables todas las disposiciones del presente Contrato xx Xxxxxxx.
CLÁUSULA 10 FONDO DE CONTINGENCIAS Y LITIGIOS
[El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] queda expresamente autorizado para crear un Fondo de Contingencias y Litigios.
Los recursos de este Fondo serán utilizados única y exclusivamente para sufragar los costos y gastos que pueda llegar a tener el Patrimonio Autónomo como consecuencia de algún evento de fuerza mayor o caso fortuito o para sufragar los costos en los que deba incurrir el Patrimonio Autónomo por cuenta de algún proceso judicial o litigio que deba emprender en contra de algún Beneficiario o tercero, o por cuenta de algún proceso judicial o litigio que sea emprendido en su contra.
El Fondo de Contingencias y Litigios será aprovisionado con los recursos que mensualmente aporte [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] equivalentes al [□] porciento (#%) de los recursos que reciba ese mes la Subcuenta de Recaudo del Patrimonio Autónomo.
Dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes el Comité Fiduciario indicará a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] cuál es el monto de los recursos de la Subcuenta de Recaudo que deben ser girados al Fondo de Contingencias y Litigios dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la instrucción.
El Fondo de Contingencias y Litigios deberá cumplir las siguientes condiciones:
10.1. Los recursos del Fondo de Contingencias y Litigios serán utilizados únicamente en los eventos descritos, siempre que medie orden expresa impartida por parte del Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
10.2. Los recursos de la Subcuenta de Recaudo no podrán ser utilizados para realizar pagos a los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo ni a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
10.3. Los recursos de la Subcuenta de Recaudo podrán ser invertidos transitoriamente en Títulos de Tesorería TES, Clase “B” xxx xxxxxxx primario adquiridos directamente en la Dirección General de Crédito Público y xxx Xxxxxx Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según las instrucciones que imparta el Comité Fiduciario a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
CLÁUSULA 11 INVERSIONES DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO
Cuando en el Patrimonio Autónomo se generen excedentes transitorios de liquidez estos deberán cumplir con el régimen de inversiones establecidos en el artículo 1 del Decreto 1525 de 2008 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
CLÁUSULA 12 PROCEDIMIENTO DE PAGO
El Gerente del Fondo Adaptación actuando directamente o a través de un delegado debidamente facultado para tal, será el encargado de impartir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] las Órdenes de Pago a favor de los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo. La forma en que [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] deberá efectuar cualquiera de los pagos que se deriven del presente Contrato xx Xxxxxxx se sujetará al siguiente procedimiento:
12.1. El Fideicomitente, a través del gerente del fondo adaptación enviará al domicilio de [el consorcio, unión temporal o fiduciaria] una orden de pago a favor de algún beneficiario del patrimonio autónomo.
12.2. Todas las Órdenes de Pago deben ceñirse al modelo incluido al presente Contrato xx Xxxxxxx como Anexo D. En consecuencia, las Ordenes de Pago deben contener al menos la siguiente información:
a. Nombre completo, NIT o cédula de ciudadanía de la persona destinataria del pago.
b. Valor neto a pagar.
c. Modalidad de pago.
d. Entidad financiera receptora de los recursos y número de la cuenta de destino.
e. Concepto del pago e identificación del Contrato que dio origen a la obligación.
f. Dirección y teléfono del destinatario.
g. Subcuenta(s) de la(s) cual(es) deberán tomarse los recursos destinados al pago ordenado. En caso de que los recursos deban provenir de dos o más Subcuentas, deberá indicar qué cuantía debe ser tomada de cada una de las Subcuentas.
h. Firma del Gerente del Fondo Adaptación y sello del Fideicomitente. En caso de que la Orden de Pago sea suscrita por el delegado del Gerente del Fondo Adaptación, a ésta deberá anexarse el original del documento mediante el cual se faculta expresamente al delegado para impartir dicha Orden de Pago.
i. Original de la certificación suscrita por el interventor del Contrato que dio origen a la obligación que vaya a ser cancelada en la que conste que éste ha aprobado el pago de dicha obligación.
12.3. Una vez recibida la Orden de Pago por parte del Fideicomitente, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] procederá a verificar:
a. Que la Orden de Pago haya sido suscrita por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
b. Que en caso de que la Orden de Pago haya sido suscrita por el delegado del Gerente del Fondo Adaptación, ésta contenga el documento mediante el cual se faculta expresamente al delegado para tal.
c. Que la Orden de Pago contenga todos los datos requeridos en los literales a) a h) del numeral 2 inmediatamente anterior. En caso de que la Orden de Pago no contenga todos los datos requeridos, ésta deberá ser devuelta por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] inmediatamente al Fideicomitente para su corrección.
d. Que la(s) Subcuenta(s) de la(s) cual(es) se van a tomar los recursos cuente(n) con los recursos requeridos para realizar el pago. En caso de que la Subcuenta(s) no cuente(n) con los recursos requeridos, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] procederá de inmediato a informar al Fideicomitente. Sí por el contrario la Subcuenta indicada cuenta con los recursos requeridos para atender el pago ordenado, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] deberá proceder a realizar el pago.
12.4. El proceso de verificación y pago indicado en el numeral 3 anterior deberá llevarse a cabo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que sea recibida la Orden de Pago en el domicilio de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
12.5. Una vez realizado el pago a los Beneficiarios por parte de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], este deberá informar al Fideicomitente mediante correo electrónico adjuntando el correspondiente soporte de pago.
12.6. Semanalmente [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] deberá enviar al Fideicomitente un informe de los movimientos y pagos realizados y el estado de cada una de las Subcuentas del Patrimonio Autónomo.
Parágrafo Primero: [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] no realizará pagos sobre canje ni en sobregiro, es decir, solo girará los fondos disponibles en cada una de las Subcuentas.
Parágrafo Segundo: [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] deberá efectuar los pagos que le hayan sido ordenados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la Orden de Pago que cumpla con todos los requisitos indicados. El pago solo se realizará mediante abono en cuenta.
Parágrafo Tercero: En ningún evento [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] efectuará pagos diferentes a los ordenados por medios de las Órdenes de Pago con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo.
Parágrafo Cuarto: En ningún evento [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] podrá efectuar pagos con cargo a los recursos de la Subcuenta de Recaudo así medie Orden de Pago proferida por el Gerente del Fondo Adaptación.
CLÁUSULA 13 PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCIÓN DE LOS CONTRATOS
El Gerente del Fondo Adaptación actuando directamente o a través de un delegado debidamente facultado para tal, será el encargado de impartir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] las Órdenes de Suscripción de Contratos con cada uno de los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo. La suscripción de cada uno de los Contratos que deberá llevar a cabo [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en calidad de administrador y vocero del Patrimonio Autónomo se sujetará al siguiente procedimiento:
13.1. El Fideicomitente, a través del Gerente del Fondo Adaptación enviará al domicilio de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] la Orden de Suscripción de Contrato.
13.2. Todas las Órdenes de Suscripción de Contratos deben ceñirse al modelo incluido al presente Contrato xx Xxxxxxx como Anexo E. En consecuencia, las Ordenes de Suscripción de Contratos deben contener al menos la siguiente información:
a. Identificación completa de la(s) contraparte(s) que suscribirá(n) el Contrato (nombre completo, NIT o cédula de ciudadanía)
b. Tipo de Contrato a suscribir.
c. Número de identificación del Contrato y Subcuenta(s) a la cual se adscribe.
d. Descripción general del objeto del Contrato.
e. Valor del Contrato.
f. Tiempo de vigencia del Contrato.
g. Certificación suscrita por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado, en la que se indique que el Contrato que ha de suscribirse ha sido estudiado y analizado por las áreas jurídica, técnica y financiera del Fideicomitente y que en su xxxx saber y entender éste es legal, válido, ejecutable y vinculante para las partes.
h. Original y copia del formulario de conocimiento del “cliente” debidamente suscrita por la contraparte.
i. Original y copia del Contrato suscrito por la contraparte(s).
13.3. Una vez recibida la Orden de Suscripción de Contrato por parte del Fideicomitente, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] procederá a verificar:
a. Que la Orden de Suscripción de Contrato haya sido suscrita por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado.
b. Que en caso de que la Orden de Suscripción de Contrato haya sido suscrita por el delegado del Gerente del Fondo Adaptación, ésta contenga el documento mediante el cual se faculta expresamente al delegado para tal.
c. Que la Orden de Pago contenga todos los datos requeridos en los literales a) a i) del numeral 2 inmediatamente anterior. En caso de que la Orden de Suscripción de Contrato no contenga todos los datos requeridos, ésta deberá ser devuelta por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] inmediatamente al Fideicomitente para su corrección.
d. Que el formulario de conocimiento del “cliente” esté debidamente diligenciado.
e. Que la certificación suscrita por el Gerente del Fondo Adaptación o su delegado esté debidamente suscrita y cuente con toda la información requerida.
13.4. Verificado lo anterior, El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] procederá a suscribir el Contrato indicado y enviará por correo certificado el original del mismo al domicilio del Fideicomitente.
13.5. El proceso de verificación indicado en el numeral 3 anterior y la posterior suscripción del Contrato deberá llevarse a cabo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que sea recibida la Orden de Suscripción de Contrato en el domicilio de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
13.6. El Fideicomitente queda encargado de conservar el original de todos los Contratos suscritos en sus archivos.
13.7. Así mismo, el Fideicomitente está obligado a hacer seguimiento a cada uno de los Contratos suscritos y a velar por el efectivo cumplimiento de las obligaciones consignadas en cada uno de estos.
13.8. Mensualmente el Fideicomitente, directamente o a través del interventor deberá enviar a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] un informe del estado de ejecución de cada uno de los Contratos.
CLÁUSULA 14 COMITÉ FIDUCIARIO
Es el órgano del Patrimonio Autónomo encargado de vigilar e impartir instrucciones a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en relación con todos los aspectos administrativos, técnicos y financieros del Patrimonio Autónomo.
El Comité Fiduciario estará integrado por cinco (5) miembros. Uno de los miembros será el Gerente del Fondo Adaptación. Los cuatro (4) miembros restantes serán elegidos por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación.
El Comité Fiduciario se reunirá ordinariamente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes en el domicilio del Fideicomitente en la ciudad de Bogotá.
Extraordinariamente el Comité Directivo podrá reunirse a solicitud del [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] o de cualquiera de sus miembros.
A estas reuniones podrá asistir un delegado del [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] con voz pero sin voto, quien ostentará la calidad de secretario del Comité Fiduciario.
El secretario del Comité Fiduciario será el encargado de convocar a los miembros del Comité Fiduciario a todas las reuniones ordinarias o extraordinarias.
El Comité tendrá entre sus funciones:
14.1. Darse su propio reglamento.
14.2. Considerar los informes, estados de cuenta y balances presentados por el [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
14.3. Considerar los informes, estado de las obras, estado de los proyectos presentados por el interventor al Fideicomitente.
14.4. Verificar el flujo de los pagos comprometidos versus el periodo de ejecución de los Contratos.
14.5. Dentro del marco de inversiones previsto en el presente Contrato xx Xxxxxxx y cuando se someta a su consideración, dar instrucciones a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] sobre la inversión de los recursos del Patrimonio Autónomo.
14.6. Impartir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] las órdenes de apertura de Nuevas Subcuentas en el Patrimonio Autónomo atendiendo las disposiciones del presente Contrato xx Xxxxxxx.
14.7. Aprobar la cesión de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], previa verificación del cumplimiento de requisitos equivalentes a los exigidos en el momento de la oferta privada.
14.8. Instruir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en todos los eventos en que ésta se lo solicite por escrito.
14.9. Aprobar las garantías a las que se refiere la Cláusula (⦁) del presente Contrato xx Xxxxxxx.
14.10. Las demás consignadas en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
CLÁUSULA 15 DECLARACIONES DEL FIDEICOMITENTE
Por la sola firma del presente Contrato xx Xxxxxxx, el Fideicomitente manifiesta:
15.1. Que tiene plena capacidad para suscribir y cumplir este Contrato xx Xxxxxxx y que no existe ninguna restricción legal relacionada con la suscripción del mismo o su cumplimiento.
15.2. Que todas las acciones y condiciones legales que se requieren para suscribir o cumplir válidamente este Contrato xx Xxxxxxx han sido llevadas a cabo.
15.3. Que los recursos objeto del Fideicomiso provienen de las fuentes indicadas en el artículo 5 del Decreto 4819 de 2010 y las demás normas que lo adicionen o modifiquen, y que por ende estas no provienen de ninguna actividad contraria a las normas vigentes.
CLÁUSULA 16 DERECHOS DEL FIDEICOMITENTE
Sin perjuicio de los demás derechos contemplados en este Contrato xx Xxxxxxx y en virtud de la ley, el Fideicomitente tendrá los derechos que a continuación se señalan, siempre y cuando aún conserve su existencia legal:
16.1. Exigir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales a su cargo conforme a los términos previstos en el presente Contrato xx Xxxxxxx, el pliego de condiciones y en la Ley.
16.2. Exigir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] las rendiciones de cuentas y los informes en los términos y plazos previstos en este Contrato xx Xxxxxxx conforme a la legislación vigente.
16.3. Exigir a la [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] que lleve una contabilidad separada para el manejo de los recursos del presente Contrato xx Xxxxxxx entre las Subcuentas, inversiones, pagos y entre los activos de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
16.4. Exigir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Contrato xx Xxxxxxx para las Órdenes de Pago antes de realizar el pago ordenado.
16.5. Exigir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Contrato xx Xxxxxxx para las Órdenes de Suscripción de Contratos antes de suscribir el Contrato ordenado.
16.6. Exigir a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] a la terminación de este Contrato xx Xxxxxxx por causas contractuales o legales, proceder a la liquidación del Patrimonio Autónomo y a la restitución de los bienes que conforman el Patrimonio Autónomo, conforme a lo establecido en este contrato.
16.7. Objetar los actos de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] que considere que son anulables, ya sea por virtud de la ley o del presente Contrato xx Xxxxxxx.
16.8. Inspeccionar en cualquier tiempo la contabilidad de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en cuanto se relaciona con el presente Contrato xx Xxxxxxx.
16.9. En las circunstancias previstas en el artículo 1239 del Código de Comercio, revocar el presente Contrato xx Xxxxxxx, solicitar la remoción del [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] y nombrar un sustituto. Para la remoción y sustitución de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], el Fideicomitente solicitará el previo consentimiento escrito del Comité Fiduciario.
16.10. Los demás derechos establecidos en el presente Contrato xx Xxxxxxx y en la Ley.
CLÁUSULA 17 OBLIGACIONES DEL FIDEICOMITENTE
El Fideicomitente deberá cumplir las siguientes obligaciones:
17.1. Efectuar a favor del Patrimonio Autónomo, la transferencia de los recursos referidos en la Cláusula 5.
17.2. Elaborar las Órdenes de Pago de conformidad con los requisitos señalados en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
17.3. Elaborar las Órdenes de Suscripción de Contratos de conformidad con los requisitos señalados en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
17.4. Certificar a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] que las Órdenes de Pago cuentan con el correspondiente visto bueno por parte del interventor del Contrato relacionado con la Orden de Pago.
17.5. Certificar para cada Contrato que haya de ser suscrito por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], en calidad de admiistrador y vocero del Patrimonio Autónomo, sea legal, válido, vinculante, ejecutable para las Partes.
17.6. Certificar para cada Contrato que haya de ser suscrito por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] que el área jurídica, técnica y financiera del Fideicomitente han aprobado la suscripción del mismo en los términos señalados en el Contrato que ha de suscribirse.
17.7. Verificar que los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo diligencien debidamente el formato de conocimiento del cliente en los términos señalados por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria].
17.8. Facultar debidamente al delegado del Gerente del Fondo Adaptación mediante el otorgamiento de un poder amplio y suficiente para suscribir cada Orden de Pago en su nombre.
17.9. Facultar debidamente al delegado del Gerente del Fondo Adaptación mediante el otorgamiento de un poder amplio y suficiente para suscribir cada Orden de Suscripción de Contrato en su nombre.
17.10. Hacer seguimiento a la debida ejecución de las obligaciones de cada uno de los Beneficiarios del Patrimonio Autónomo en virtud de los Contratos suscritos con éstos.
17.11. Hacer seguimiento a la debida ejecución de las obligaciones de cada uno de los interventores que sean contratados.
17.12. Velar por el cumplimiento de las obligaciones de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria.
17.13. Informar por escrito a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], al Comité Fiduciario y al Consejo Directivo del Fondo Adaptación de la ocurrencia de aquellos eventos que puedan llegar a ocasionar un incumplimiento en el pago de sus obligaciones.
17.14. Informar por escrito a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria], al Comité Fiduciario y al Consejo Directivo del Fondo Adaptación de la ocurrencia de aquellos eventos que puedan llegar a afectar sustancial y adversamente los Bienes Fideicomitidos y el cumplimiento del objeto del presente Contrato xx Xxxxxxx.
17.15. Custodiar la versión original de los Contratos que sean suscritos por le Patrimonio Autónomo.
17.16. Informar por escrito a [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, cada vez que modifique o cambie datos correspondientes a su dirección, domicilio, teléfonos, fax, representación legal, correo electrónico y en fin, cualquier circunstancia que varíe de las que reporte a la firma del presente contrato, con base en lo dispuesto en la Circular Externa número cero ochenta y uno (081) de noviembre tres (3) de mil novecientos noventa y seis (1996) expedida por la Superintendencia Bancaria (Hoy Superintendencia Financiera) y todas aquellas que la aclaren modifiquen o adicionen.
17.17. Prestar todo el soporte técnico y administrativo que se requiera para el cumplimiento de sus obligaciones.
17.18. Pagar la comisión fiduciaria, y demás costos y gastos a que se refiere el presente Contrato xx Xxxxxxx con cargo a los recursos de la Subcuenta de Costos y Gastos.
17.19. Revisar, hacer observaciones y aprobar los informes que periódicamente rinda el [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] en desarrollo de su gestión, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su presentación. En caso de que el Fideicomitente no se pronuncie dentro del
plazo estimado en relación con los informes, se presumirá su conformidad con los mismos.
17.20. En el evento en que por circunstancias de orden legal o fiscal los Bienes Fideicomitidos se eliminen, o no sean suficientes para sufragar las obligaciones adquiridas por el Patrimonio Autónomo, el Fideicomitente se obliga a sustituirlos o complementarlos con otras fuentes de pago.
17.21. En el evento en que se presente cualquier medida de bloqueo o congelación de los Bienes Fideicomitidos, se obliga a adelantar todas las acciones o a coadyuvar los incidentes, gestiones o procesos que se requieran con el fin de levantar tales medidas o solucionar los inconvenientes.
17.22. Las demás asignadas por la ley o por este contrato.
CLÁUSULA 18 DECLARACIONES DE [EL CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O FIDUCIARIA]
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del Decreto Ley 4819 de 2010 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] afirma bajo la gravedad de juramento no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones o conflicto de intereses consagrados en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, en el artículo 4º del Decreto 679 de 1994, artículo 40 de la Ley 734 de 2002, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
CLÁUSULA 19 DERECHOS DE [EL CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O FIDUCIARIA]
Además de otras facultades otorgadas a la Fiduciaria, en otros apartes de este Contrato xx Xxxxxxx o en virtud de la ley, la Fiduciaria tendrá las siguientes facultades y derechos:
19.1. Nombrar los representantes o apoderados necesarios para la ejecución del presente Contrato xx Xxxxxxx y la defensa de los Bienes Fideicomitidos y el ejercicio de los derechos del Patrimonio Autónomo.
19.2. Percibir la remuneración a que se refiere la Cláusula (•) de este Contrato xx Xxxxxxx.
19.3. Solicitar al Fideicomitente el giro de los Bienes Fideicomitidos a favor del Patrimonio Autónomo.
19.4. Exigir al Fideicomitente el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
19.5. Convocar al Comité Fiduciario cuando lo considere necesario.
19.6. Renunciar a la gestión fiduciaria prevista en el presente Contrato xx Xxxxxxx cuando se presenten las causales contempladas en el artículo 1232 del Código de Comercio, una vez presente al Fideicomitente las cuentas finales de su gestión.
19.7. Los demás que establezcan las normas vigentes aplicables, el pliego de condiciones y este Contrato xx Xxxxxxx.
CLÁUSULA 20 OBLIGACIONES DE [EL CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O FIDUCIARIA]
Sin perjuicio de otras obligaciones previstas en este Contrato xx Xxxxxxx, serán obligaciones de [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] las siguientes:
20.1. Realizar diligentemente todos los actos necesarios para el alcance del objeto del presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.2. Recibir y administrar los Bienes Fideicomitidos en la forma prevista en este Contrato xx Xxxxxxx.
20.3. Cobrar la comisión a que tiene derecho.
20.4. Hacer parte del Comité Fiduciario con voz pero sin voto y llevar la secretaría del mismo.
20.5. Convocar a los miembros del Comité Fiduciario a las reuniones ordinarias o extraordinarias del mismo.
20.6. Administrar los Bienes Fideicomitidos de manera independiente de sus recursos y de los otros negocios fiduciarios, llevando una contabilidad separada de los mismos.
20.7. Recibir y recaudar los Bienes Fideicomitidos en la Subcuenta de Recaudo en las condiciones y según los procedimientos previstos en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.8. Abrir en la Patrimonio Autónomo las Nuevas Subcuentas que le sean ordenadas por el Comité Fiduciario.
20.9. Conformar cada Subcuenta con los recursos que le sean indicados por el Comité Fiduciario.
20.10. Realizar los pagos ordenados por el Gerente del Fondo Adaptación mediante las Órdenes de Pago, previa verificación de lo indicado en la Cláusula 12 del Presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.11. Informar al Fideicomitente cada vez que una Orden de Pago no cumpla con los requisitos dispuestos en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.12. Realizar los pagos ordenados por el Comité Fiduciario con cargo a los recursos del Fondo de Contingencias y Litigios.
20.13. Obtener, conservar, custodiar y tener a disposición del Fideicomitente los documentos relacionados con los pagos efectuados y los extractos de los movimientos de los títulos en los cuales estén invertidos transitoriamente los recursos del Patrimonio Autónomo.
20.14. Mantener la liquidez necesaria en cada una de las Subcuentas para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de pago previstas en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.15. Suscribir los Contratos que le sean ordenados por el Gerente del Fondo Adaptación mediante las Órdenes de Suscripción de Contratos, previa verificación de lo indicado en la Cláusula 13 del Presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.16. Informar al Fideicomitente cada vez que una Orden de Suscripción de Contrato no cumpla con los requisitos dispuestos en el presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.17. Enviar al domicilio del Fideicomitente el original de cada Contrato suscrito por [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] y guardar en sus archivos una copia del mismo.
20.18. Informar al Fideicomitente cada vez que se realice cada uno de los pagos de conformidad con la Orden de Pago recibida.
20.19. Presentar al Fideicomitente semanalmente un informe de todos los movimientos y pagos realizados y del estado de cada una de las Subcuentas del Patrimonio Autónomo.
20.20. Rendir cuentas comprobadas de su gestión cada tres meses, la cual deberá ser presentada a al Fideicomitente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del respectivo corte, vía correo electrónico, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 007 de 1996 de la Superintendencia Financiera. Sí la Fiduciaria no recibe reparo alguno a la rendición de cuentas presentada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo por parte del Fideicomitente, esta se entenderá aprobada.
20.21. Abstenerse de efectuar pagos o de suscribir contratos sin contar con las respectivas Órdenes de Pago y Órdenes de Suscripción de Contratos requeridas.
20.22. Permitir y facilitar la inspección que pueda hacer el Fideicomitente o el Comité Fiduciario al desarrollo de su labor.
20.23. Poner a disposición del Patrimonio Autónomo su personal, equipos, infraestructura tecnológica, sistemas electrónicos, y software para el correcto y eficiente funcionamiento del objeto del presente Contrato xx Xxxxxxx.
20.24. Aplicar planes de contingencia en caso de presentarse fallas o imprevistos en el sistema tecnológico y proceder a la reparación o sustitución inmediata de ser el caso.
20.25. Actuar en defensa de los Bienes Fideicomitidos ejerciendo las acciones tendientes al levantamiento de la medida o la devolución, dando aviso inmediato sobre tal hecho al Fideicomitente y al Comité Fiduciario y ejercer las acciones legales en cuanto sea necesario, contra actos de terceros o del mismo Fideicomitente. Lo anterior con cargo al Fondo de Contingencias y Litigios del Patrimonio Autónomo.
20.26. Dar cumplimiento a las normas relacionadas con la prevención xxx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo y exigir al Fideicomitente el suministro y/o la actualización de la información requerida para dar cumplimiento al principio de conocimiento del cliente.
20.27. Solicitar instrucciones al Superintendente Financiero cuando tenga fundadas dudas sobre la naturaleza y alcance de sus obligaciones.
20.28. Presentar la rendición final de cuentas de su gestión, al terminar el contrato xx Xxxxxxx Mercantil.
20.29. Las demás obligaciones necesarias para dar cumplimiento al objeto contractual estipulado.
CLÁUSULA 21 RESPONSABILIDAD DE LA FIDUCIARIA
La responsabilidad que adquiere [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] es de medio y no de resultado y, por lo tanto, responderá hasta por culpa leve en el desarrollo de su gestión. Además, [El Consorcio, Unión Temporal o Fiduciaria] solo será responsable por la recepción de los Bienes Fideicomitidos y pago con los recursos existentes en el Patrimonio Autónomo, por lo tanto no está obligada a asumir con recursos propios financiación alguna derivada del presente contrato, y no responderá por las obligaciones del Fideicomitente ni por los incumplimientos que por defecto en la entrega de los recursos necesarios para efectuar los pagos se puedan presentar durante la ejecución del contrato.