No. PLAN DE MEJORAMIEN TO AC AP Realizar el seguimiento del registro documental a los contratos en la Secretaria jurídica. Cuadro Excel de seguimiento 2016/01/07 2016/07/06 Secretario de Despacho y Área Jurídica Carta por parte del Secretario de...
No. PLAN DE
MEJORAMIEN
TO
AC AP
Realizar el seguimiento del
registro documental a los
contratos en la Secretaria
jurídica.
Cuadro Excel de
seguimiento 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
Jurídica
Carta por parte del Secretario
de Despacho a la Secretaria
jurídica solicitando la entrega
oportuna de los contratos
radicados y numerados
debidamente escaneados
para su respectiva publicación
en el Secop
Oficio a la secretaria
jurídica de la alcaldía 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
Planeación
2
FALTA DE CLARIDAD DENTRO DE LA MINUTA
CONTRACTUAL: En el proceso de revisión de los documentos
que conforman las carpetas contractuales N°1504060265,
1506240462, 1506240479, 1508190579 se observó que dentro
del contrato no se especifica, ni se determina la periodicidad con
que se deben presentar los informes de supervisión e
interventoría, lo anterior busca garantizar que se está realizando
el debido seguimiento y control durante la ejecución del contrato.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo
Claridad dentro de la
minuta contractual en la
periocidad de
presentación de
informes
Aplicar la Ley 1474 del 2011
Articulo 84 y parágrafos del
Estatuto Anticorrupción y Decreto
045 del 2007 Manual de los
procedimientos para las
interventorías de los contratos que
se celebre a Administración
Central del Municipio de Manizales.
Incluir en la minuta la
periodicidad del seguimiento
de acuerdo al tipo de
contratación
Minuta de contrato.
Informes 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
de Jurídica
3
AUSENCIA DE INFORMES DE SUPERVISION. En el proceso
de revisión de los documentos que conforman las carpetas
contractuales, se pudo evidenciar que dentro de los expedientes
no reposan los informes xx xxxxx y julio, en el contrato
N°1505050338 y en el contrato N°1506240527 el del mes xx
xxxxxx de 2015, incumpliendo así lo estipulado dentro del decreto
Municipal 045 de 2007 y lo pactado dentro de los contratos.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo
Informes de supervisión
dentro de los
expedientes
Cumpliendo de lo estipulado dentro
del decreto Municipal 045 de 2007
y lo pactado dentro de los
contratos.
Socializar la circular No. 016 a
los supervisores y dejar acta
de registro de la misma
Acta de la reunión de
socialización 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho , Área
de Planeación y
Área Jurídica
4
USO DE PAPEL RECICLABLE DENTRO DE LOS
EXPEDIENTES. En el proceso de revisión de los documentos
que conforman las carpetas contractuales, se pudo evidenciar
que dentro de los expedientes reposa documentación impresa en
papel reciclable sin ningún tipo de marca que lo diferencie, se
observó dentro de los contratos números 1506240462,
1505050338 ,1504060265, 150116009, 1502190578,
1506240527, 1501160010. La Reutilización de papel es un punto
válido del ahorro, pero conlleva consideraciones a tener en
cuenta. La primera de ellas es la seguridad, muchas veces se
descuida la impresión a reutilizar con material confidencial o
reservado.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo Uso adecuado del papel
reciclaje
Verificar que las hojas de papel
reciclable no contengan
información confidencial o
reservada de la Institución y así
evitar confusiones o algún tipo de
fraude con los documentos que
reposan en los expedientes
contractuales.
Reunión con los funcionarios
de la Secretaria de Educación
Municipal, con el fin de dar a
conocer el uso debido del
papel reciclable
Acta de registro de
asistencia a la reunión 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
de Planeación 1
EDUCACIÓN (Auditoría
Integral)
2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
Jurídica
Publicar dentro los
términos legales los
contratos en la página
Colombia Compra
Eficiente
Dar cumplimiento a los
lineamientos establecidos en la
Circular SJ. No. 0856 “publicación
en el SECOP” expedida por la
Secretaria Jurídica de la Alcaldía
de Manizales.
Designar la auxiliar
administrativa del área de
jurídica para publicar los
contratos en el Secop.
Carta designación para
la auxiliar administrativa
del área jurídica.
2016/01/07
1
1- Se observa Publicación extemporánea de los siguientes
contratos en la página de Colombia compra eficiente.
Contrato No. Fecha de creación Fecha de publicación
Documentos
N°1501160009 00 xx xxxx xx 0000 00 xx xxxx xx 0000 Otro si
N°1501160010 00 xx xxxx xx 0000 00 xx xxxx xx 0000 Otro si
N°1501160011 00 xx xxxx xx 0000 00 xx xxxx xx 0000 Otro si
N° 1501160012 00 xx xxxx xx 0000 00 xx xxxx de 2015 Otro si
N°1506240527 00 xx xxxxx 0000 (después del contrato) 6 de julio
de 2015 Estudios previos
N°1501160010 00 xx xxxxx xx 0000
(Xxxx xx xxxxxxxxxxx),xxx estudios previos fueron publicados
después del contrato 23 de octubre de 2015 Estudios previos y
acta de liquidación.
N°1501160011 20 xx xxxxxx de 2015 (Acta de liquidación),los
estudios previos fueron publicados después del contrato 23 de
octubre de 2015 Estudios previos y acta de liquidación.
N°1501160012 Fue publicado después del contrato Estudios
previos
N° 1501160009 Fue publicado después del contrato Estudios
previos
N°1506180436 Fue publicado después del contrato Estudios
previos
N° 1506240462 Fue publicado después del contrato Estudios
previos
N° 1506240479 3 xx xxxxxx de 2015 22 de octubre de 2015 Acta
de liquidación
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo
FUENTE DE
EVIDENCIA QUE
SUSTENTE EL
CUMPLIMIENTO DE
LAS ACCIONES
FECHA DE
INICIACION DE
ACTIVIDADES
FECHA DE VENCIMIENTO AREA
RESPONSABLE DEPENDENCIA
No. DE
HALLAZ
GOS
DESCRIPCION DEL HALLAZGO CAUSA
CLASIFICACION
ACCION DE
MEJORAMIENTO
PROPOSITO DE LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES
5
INCUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 016 DEL 24 DE
NOVIEMBRE DE 2014: En el proceso de revisión de los
documentos que conforman las carpetas contractuales números
1501160012, 1501160010, 1506240527, 1508190578,
1501160009, 1501160011, 1506240479, 1506180436,
1504060265, 1505050338, 1506240462, 1506240462 se observó
que las actas de inicio fueron enviadas a la Secretaria Jurídica,
con posterioridad a los tres días de la creación del documento
omitiendo lo establecido en la circular antes mencionada.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo
Remitir por parte de los
supervisores a la
Secretaria jurídica
dentro de los términos
las actas de inicio y
demás documentos del
contrato
Dar cumplimiento a todos los
lineamientos establecidos por la
Secretaria Jurídica de la Alcaldía
de Manizales, en especial a la
Circular 016 del 24 de noviembre
de 2014, la que expresa que todo
documento expedido de un
contrato estatal debe allegarse
dentro de los tres (3) días
siguientes de su creación.
Socializar la circular No. 016 a
los supervisores y dejar acta
de registro de la misma donde
se determine el procedimiento
y tiempo de elaboración de las
actas de seguimiento de los
contratos
Acta de la reunión de
socialización y acuerdo
de tiempos
2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y Área
Jurídica
Presentación de diagnóstico
sobre el estado actual de las
historias laborales a la nueva
administración
Documento de
diagnóstico 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y
Recursos
Humanos
Oficiar a la Secretaria de
Servicios Administrativos
requiriendo el apoyo
Comunicación 2016/01/07 2016/07/06
Secretario de
Despacho y
Recursos
Humanos
1 EDUCACIÓN (Auditoría
Integral)
7
El Riesgo No. 568: Historias laborales archivadas sin el orden
que establece la Ley de Gestión Documental (2015 II)
Se evidencia materialización del riesgo toda vez que los controles
existentes no son efectivos para mitigarlo, incumpliendo con lo
establecido en la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo”
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo
Gestionar con la
Secretaria de Servicios
Administrativos la
consecución de
recursos físicos y
materiales para la
organización de las
historias laborales de
conformidad con la
norma legal vigente
Al 100% las hojas de vida
organizadas
Realizar acta de reunión con
los dueños de los procesos.
Enviar correo electrónico a la
Secretaria de Servicios
Administrativos para reportar
la actualización de los riesgos
Acta de reunión -
correo electrónico 6
No se evidencia trazabilidad en el mapa de riesgos de la
Secretaria de Educación en el aplicativo de calidad ISOLUCION,
en el seguimiento y control a los siguientes riesgos:
RIESGO NOMBRE DEL RIESGO
339 Falta de asignación de estrategias en el SIMAT a los
estudiantes (2014 III)
330 Desconocer la existencia y ubicación de Establecimientos
privados de educación formal y educación para el trabajo y el
desarrollo humano (2014 III)
333 No realizar seguimiento a los Establecimientos educativos
oficiales y privados a los que se les hayan encontrado
incumplimientos reiterativos (2014 III)
332 Otorgar licencias de funcionamiento o registro de programas
sin el cumplimiento de los requisitos legales (2014 III)
343 Ataques de Virus informático (2014 III)
523 Fallas en el Hardware y Software de las I.E. (2015 I)
330 Desconocer la existencia y ubicación de Establecimientos
privados de educación formal y educación para el trabajo y el
desarrollo humano (2014 III)
333 No realizar seguimiento a los Establecimientos educativos
oficiales y privados a los que se les hayan encontrado
incumplimientos reiterativos (2014 III)
332 Otorgar licencias de funcionamiento o registro de programas
sin el cumplimiento de los requisitos legales (2014 III)
325 Inadecuada administración documental de las hojas de vida
del sector educativo (2014 III)
510 Modificación extemporánea al cronograma establecido para
liquidación mensual de la nómina (2015 I)
345 Inadecuada selección de personal del sector educativo (2014
III)
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Correctivo Evidenciar los cambios
realizados a los riegos
Mapa de riesgos actualizados con
sus respectivos documentos de
análisis
2016/07/06
Secretario de
Despacho y Líder
Área Planeación
2016/01/07
1. Enviar oficios mensuales a
la Secretaría de Hacienda,
Oficina de Bienes con el fin
que informen el estado actual
de los procesos jurídicos de
restitución de bienes
Oficio a la Secretaria
de Hacienda
2. Promover reuniones
trimestrales con el líder de
proceso de la Oficina de
Bienes y el Secretario de
Hacienda para conocer el
estado actual de los trámites
Acta de reunión
1. Enviar oficio a la Secretaría
Jurídica del Municipio para
que se realicen ajustes a las
minutas contractuales
Oficio a la Secretaria
Jurídica
2. Remitir copia del plan de
mejoramiento al Abogado
asignado a la Secretaria de
Desarrollo Social para que
inlcuya dicho clausulado en
los borradores de minutas
contractuales previo al envió a
la oficina Juridica
Minutas contractuales
1. Realizar los informes de
supervisión en los tiempos
establecidos en las minutas
contractuales
Informes de
supervisión
Secretaria de
Despacho y
Lideres de
proceso
2. Enviar oficio a los lideres
de proceso informando la
obligatoriedad de presentar
informes de supervisión en los
tiempos establecidos en los
contratos
Oficio a los lideres de
proceso
Secretaria de
Despacho
1. Enviar oficio a los lideres de
proceso recordando el
cumplimiento de la circular
016 de 2014
Oficio a los lideres de
proceso
Secretaria de
Despacho
4
2. Hacer seguimiento mensual
al envio de la documentación
relacionada con expedientes
contractuales a la Secretaria
Juridica
Actas de reunion
Secretaria de
Despacho y
Lideres de
proceso
1. Oficiar al abogado asignado
y a su par la responsabilidad
de publicar los contratos en el
secop en los términos
establecidos
Oficio Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015 Secretaria de
Despacho
2. Expedir certificacion
mensual del cumplimiento de
todos los requisitos
contractuales
Certificación mensual Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015
Secretaria de
Despacho y
Abogado
Secretaria de
Desarrollo Social
5
Publicación extemporánea en el SECOP. Se observa publicación
extemporánea de los siguientes documentos en la página del
SECOP, Contrato y estudios previos del proceso N°1501020007
de fecha 2 de enero de 2015, publicados el 16 y el 19 de enero
de 2015 respectivamente
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015
INCUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 016 DEL 24 DE
NOVIEMBRE DE 2014: En el proceso de revisión de los
documentos que conforman las carpetas contractuales números
1505050343, 1507070536, 1507300562, 1509040595,
1509110602 se observó el incumplimiento a lo establecido en la
Circular antes mencionada, de igual manera dentro del contrato
número 1501020007, se evidenciaron dos actas de cambio de
supervisión, que fueron enviadas con posterioridad a los tres días
de suscrito el documento.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Dar cumplimiento a
todos los lineamientos
establecidos por la
Secretaria Jurídica de la
Alcaldía de Manizales,
en especial a la Circular
016 del 24 de noviembre
de 2014,
Allegar dentro de los tres (3) días
siguientes de su expedicion los
documentos que hacen parte de
los expedientes contractuales
Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015
3
AUSENCIA DE INFORMES DE SUPERVISION. En el proceso
de revisión de los documentos que conforma la carpeta
contractual N°1411260678, se pudo evidenciar que dentro del
expediente no reposa el informe de Septiembre de 2015,
incumpliendo así lo estipulado dentro del decreto Municipal 045
de 2007 y ley 1474 de 2011, así como lo pactado dentro de los
contratos.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Realizar un exhaustivo
seguimiento y control a
la ejecución de los
diferentes procesos
contractuales
Evitar incumplimiento de la
normatividad que regula los
procesos contractuales
Publicacion de la informacion
contractual en el portal SECOP en
los tiempos establecidos por la
norma
Publicar los contrato en
el SECOP, siguiendo los
terminos establecidos
en el Decreto 1510 del
17 julio del año 2013 en
sus definiciones
iniciales, y el artículo 19
de la norma en cita.
Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015
Secretaria de
Despacho y el
área de
Promoción
Comunitaria
2
FALTA DE CLARIDAD DENTRO DE LA MINUTA
CONTRACTUAL: En el proceso de revisión de los documentos
que conforman las carpetas contractuales N°1503310259,
1505050343, se observó que dentro del contrato no se
especifica, ni se determina la periodicidad con que se deben
presentar los informes de supervisión e interventoría, lo anterior
busca garantizar que se está realizando el debido seguimiento y
control durante la ejecución del contrato
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Establecer
taxativamente en el
clausulado de las
minutas contractuales,
la periodicidad con que
deben presentarse los
informes o actas de
supervisión e
interventoría, con el fin
de garantizar la
responsabilidad que le
asiste al responsable del
seguimiento y control
durante la ejecución del
contrato
Dar cumplimiento a lo que
establece la Ley 1474 del 2011
Articulo 84 y parágrafos del
Estatuto Anticorrupción y Decreto
045 del 2007 Manual de los
procedimientos para las
interventorías de los contratos que
se celebre la Administración
Central del Municipio de Manizales.
Enero 06 de 2016 Julio 06 de 2015
Secretaria de
Despacho,
Oficina Juridica
Municipio de
Manizales y
Abogado
Secretaria de
Desarrollo Social
2 DESARROLLO SOCIAL
(Auditoría Integral)
1
Para la fecha de la presente auditoria se evidencia que aún existe
comodatos vencidos, como lo son los de Marmato y La Isla, toda
vez que las sedes comunales siguen siendo utilizadas con fines
completamente diferentes a los inicialmente pactados en el
comodato.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Efectuar seguimiento y
control a los procesos
llevados a cabo desde la
Oficina de Bienes del
Municipio para agilizar la
restitución del bien
Restitución de los bienes
inmuebles de propiedad del
Municipio de Manizales
1 No se evidencia procedimiento de legalizacion xx xxxxx menores
aprobados por el Sistema de Gestión de Calidad
Falta del
procedimeinto y
aprobacion del
mismo en el
sistema de
gestion de
calidad
x
Elaborar el
procedimiento para la
Legalizacion xx xxxxx
menores
crear y Establecer el procedimiento
para la Legalizacion de las cajas
menores ademas de ser aprobado
por el sistema de gestion de
calidad
el Secretario de Despacho-
Hacienda y el jefe del grupo
de Contabilidad se reuniran
para establecer el
PROCEDIMEINTO PARA EL
MANEJO DE LAS CAJAS
MENORES
procedimiento xx xxxxx
menores
-oficio enviado a la
oficina de gestion de
calidad para la
respectiva aprobacion y
cargue en isolucion del
"procedimiento para el
manejo xx xxxxx
menores
00 xx xxxxxxx 0000 31 xx Xxxxx 2016
Secretario de
Despacho-
Hacienda y jefe
del Grupo de
Contabilidad
2
El formato utilizado para la legalizacion xx xxxxx menores debe
estar estandarizado y aprobado por el Sistema de Gestión de
Calidad
Falta del
formato y
aprobacion del
mismo en el
sistema de
gestion de
calidad
X
Estabndarizar el formato
para la legalizacion xx
xxxxx menores
crear y Estandarizar el formato
para el reembolso xx xxxxx
menores ademas de ser aprobado
por el sistema de gestion de
calidad
el Secretario de Despacho-
Hacienda y el jefe del grupo
de Contabilidad se reuniran
para establecer el EL
FORMATO DE REEMBOLSO
DE CAJA MENOR
formato de reembolso
de caja menor y oficio
enviado a la oficina de
gestion de calidad para
la respectiva
aprobacion y cargue en
isolucion del "Formato
de Reembolso de caja
menor"
00 xx xxxxxxx 0000 31 xx Xxxxx 2016
Secretario de
Despacho-
Hacienda y jefe
del Grupo de
Contabilidad
3
En el manejo de la caja menora de la Unidad de Divulgación y
Prensa no se evidenciaron documentos provisionales, ni registros
en el libro auxiliar que permitan determinar la sufragación de
gastos identificados de definidos dentro del marco legal de las
cajas mejores ( DECRETO 2768 DEL 28 DE DICIEMBRE DEL
2012) Por valor de $ 60,800 (SESENTA MIL OCHOCIENTOS
PESOS MCTE)
Falta del
conocimiento
necesarios para
dar
cumplimiento a
lo establecido
en la
Normatividad
Vigente
x
capacitar a los
funcionarios encargados
del manejo de las Cajas
Menores, donde se les
de instrucciones para el
manejo de estas,
deacuerdo a la
normatividad legal
vigente
actualizar a los funcionarios
encargados de las cajas menores
de cada secretaria deacuerdo a la
normativdad legal vigente para su
respectivo y correcto manejo
El Jefe del Grupo de
Contabilidad socializara por
medio de una capacitacion el
procedimiento para el manejo
de las cajas menores y el
formato para el reembolso del
mismo establecidos por la
Alcaldia de Manizales
Listado de asistencia
de la capacitacion
donde se socializara
formato de reembolso
xx xxxxx menores y el
procedimientos para el
manejo xx xxxxx
menores
00 xx xxxxxxx 0000 31 xx Xxxxx 2016
Secretario de
Despacho-
Hacienda y jefe
del Grupo de
Contabilidad
4
EN EL MANEJO DE LA CAJA MENOR DE LA SECRETARIA DE
SALUD PUBLICA, SE EVIDENCIARON RECIBOS DE CAJA
MENOR SIN EL LLENO DE REQUISITOS DILIGENCIADOS,
INCUMPLIENDO CON ELLO LO ESTABLECIDO EL ARTICULO
CUARTO , PARAGRAFO I DE LA RESOLUCION 871 DE 24 XX
XXXX DE 1996 " PARA CADA GASTO DEBERA ELABORARSE
UN COMPROBANTE DE PAGO EL CUAL DEBERA IR
FIRMADO POR EL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR Y EN
EL DONDE DEBE CONSTAR EL NOMBRE O RAZON SOCIAL
Y EL NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD O
IDENTIFICACION TRIBUTARIA DEL BENEFICIARIO, EL
CONCEPTO, LOS DESCUENTOS X XXXX, SI LOS HUBIERE Y
ANEXARSE LA FACTURA CON LA CONSTANCIA DE SU
CANCELACION, SEGUN EL CASO"
Falta del
conocimiento
necesarios para
dar
cumplimiento a
lo establecido
en la
Normatividad
Vigente
x
capacitar a los
funcionarios encargados
del manejo de las Cajas
Menores, donde se les
de instrucciones para el
manejo de estas,
deacuerdo a la
normatividad legal
vigente
actualizar a los funcionarios
encargados de las cajas menores
de cada secretaria deacuerdo a la
normativdad legal vigente para su
respectivo y correcto manejo
El Jefe del Grupo de
Contabilidad socializara por
medio de una capacitacion el
procedimiento para el manejo
de las cajas menores y el
formato para el reembolso del
mismo establecidos por la
Alcaldia de Manizales
Listado de asistencia
de la capacitacion
donde se socializara
formato de reembolso
xx xxxxx menores y el
procedimientos para el
manejo xx xxxxx
menores
00 xx xxxxxxx 0000 31 xx Xxxxx 2016
Secretario de
Despacho-
Hacienda y jefe
del Grupo de
Contabilidad
3 HACIENDA
(Cajas Menores)
1
Revisada la contratación realizada por la Secretaría de Servicios
Administrativos en la presente vigencia, se pudo establecer, que
aun se siguen presentando publicaciones extemporáneas en el
portal de Colombia Compra Eficiente, situación que se pudo
establecer al realizar la respectiva revisión de documentación en
el portal antes referido.
Durante el proceso se auditoria se verificó la oportunidad de
cargue de información en la página de Colombia Compra
Eficiente, allí se pudo evidenciar que los documentos que a
continuación se enuncian fueron publicados de manera
extemporánea.
• En el contrato N° 1403120096 la comunicación de aceptación
de la oferta, se publicó extemporáneamente toda vez que la
misma se firmó el día 12 xx xxxxx de 2014 y solo se publicó
hasta el día 20 xx xxxxx del año en curso.
• Del contrato antes descrito el acta de liquidación del contrato, se
publicó extemporáneamente ya que la misma se firmó el día 06
xx xxxxx de 2014 y solo se publicó hasta el día 25 xx xxxxx del año
en curso.
• En el contrato N° 1403140101 el acta de inicio, se publicó
extemporáneamente toda vez que la misma se firmó el día 19 xx
xxxxx de 2014 y solo se publicó hasta el día 27 xx xxxxx del año
en curso, de igual forma el acta de liquidación también se publicó
de manera extemporánea.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
2
Revisada la contratación del año curso y su posterior publicación
en la página del SECOP, se pudo establecer que en la presente
vigencia aún se siguen realizando publicaciones con datos
equívocos, situación está genera poca credibilidad de la
información suministrada en el portal web antes descrito, la
situación en comento se pudo establecer en el contrato
1402270078, toda vez que que el plazo de ejecución del contrato
era hasta el día 15 de diciembre de 2014 y/o hasta agotar
disponibilidad presupuestal correspondiente, en los datos
publicados en la página de Colombia Compra Eficiente menciona
que el plazo de ejecución es de 15 meses.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados con
los datos correctos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
3
Revisada la contratación realizada por la Secretaría de Servicios
Administrativos en la presente vigencia, y consultado los datos
publicados en la página del SECOP se pudo establecer que aún
se sigue presentando la situación que originó el levantamiento del
presente hallazgo, lo anterior encuentra sustento en la situación
que a continuación se enuncia:
Expedientes contractuales publicados en la página del SECOP
sin las respectivas firmas:
• En el contrato N° 1403100094 la invitación publica se publicó en
la página del SECOP sin la respectiva firma del secretario de
despacho, cabe precisar que el documento original que se
encuentra en la carpeta se haya firmada.
• El contrato número 1406050197, se evidencia el aviso de
convocatoria pública selección abreviada de menor cuantía MC-
SSA-037-2014, no contiene firmas el documento original de igual
forma se encuentra publicado en la página del SECOP, sin las
respectivas firmas.
• En el contrato N° 1403100094 la invitación pública se publicó en
la página del SECOP sin la respectiva firma del responsable del
proceso.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados con
las firmas correspondientes.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
Omisión de publicación de documentos en la página del SECOP
Durante el proceso de auditoria se tomó una muestra aleatoria de
expedientes contractuales con el fin de realizar la verificación de
la documentación contenida en las carpeta, de igual forma se
procedió a revisar la publicación de documentos en la página del
SECOP, de lo cual se pudo evidenciar que en el proceso
contractual número 1403200107 se realizó un otrosí, y el mismo
no fue publicado en el SECOP, tal como estaba establecido en
documento antes referido.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
5
Durante el proceso de auditoria se pudo establecer que los
estudios previos que conforman los expedientes contractuales
enunciados en el hallazgo que nos ocupa ya se encuentran
debidamente firmados, sin embargo el mismo no se subsanará
toda vez que la situación en comento se presentó nuevamente en
la presente auditoria, con el contrato N°1403140101, en donde la
invitación pública se publicó en la página del SECOP sin la
respectiva firma del Secretario de Despacho, de igual forma
también se encuentra sin su respectiva firma en la carpeta.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados con
las firmas correspondientes.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
6
Se evidencia documento para aprobación del Plan Estratégico de
Gestión xxx Xxxxxxx Humano de la Alcaldía de Manizales. Se
evidencia documento para aprobación del Plan Estratégico de
Gestión xxx Xxxxxxx Humano de la Alcaldía de Manizales.
A la fecha de la auditoria el Plan Estratégico de Gestión xxx
Xxxxxxx Humano de la Alcaldía de Manizales no ha sido firmado
ni socializado, por tanto, el hallazgo persiste.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
X
Aprobar y socializar el
Plan Estratégico de
Gestión Humana
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente
Aprobar por decreto el Plan
Estratégico de Gestión
Humana
Enviar por correo electrónico
a todos los funcionarios de la
Administración, el Plan
Estratégico de Gestión
Humana
Decreto Plan
Estratégico de Gestión
Humana
Correo electrónico de
socialización
01 de Febrero de
2016 15 de Febrero de 2016
Unidad de
Gestión Humana
7
Durante el proceso de auditoría de Control Interno, se evidencia
que aún existen Historias Laborales a las cuales no se les ha
realizado el proceso de actualización física con su hoja xx xxxx,
conforme a los preceptuado en la Circular No. 004 xx Xxxxx 6 de
2003 emanada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública – DAFP Archivo General de la Nación.
Falta de
personal para
realizar las
actividades
programadas
X
Realizar actualización
física con hoja xx xxxx al
100% de las historias
laborales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente establecida por el Archivo
General de la Nación
Disponer de otro funcionario
para realizar la actualización
de las hojas de vida
Establecer un cronograma
para la actualización de las
hojas de vida
Actualizar con hoja xx xxxx el
100% de las historias
laborales
Vinculación de personal
Cronograma de
actualización
Hojas de vida con hoja
xx xxxx
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión Humana
8
A la fecha de la presente auditoria a pesar de haberse suscrito
contrato No.1310040823 el cual tiene como alcance. “Desglose
de la deuda para registro de saldos pendientes, correspondientes
a los años 2008, 2009, 2010,2011 y 2012 para los contribuyentes
del Impuesto Predial e Industria y Comercio y determinar los
diferentes tipos de contribuyentes para cada una de las vigencias
desde el año 2008 al 2012”, no se encuentra la cartera por
edades en el sistema.
Error
involuntario.
Falta de control
y seguimiento
X
Efectuar el Desglose de
la deuda de saldos
pendientes, de los años
2008,2009,2010,2011 y
2012 tanto para los
contribuyentes del
impuesto predial como
de Industria y comercio.
Xxxxxxx por edades desglosada en
el Sistema, tanto para los
contribuyentes de Impuesto Predial
como de Industria y Comercio.
Discriminar la cartera por
edades para los impuestos de
industria y comercio y predial
Remitir la cartera por edades
a la Unidad xx Xxxxxx
Archivos con la deuda
discriminada por
edades
Oficios y/o correos
electrónicos, remitiendo
la cartera por edades a
la Unidad xx Xxxxxx
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Tecnológica
9
No se evidencia Oportunidad en el cargue de la información en el
Aplicativo de Calidad ISOLUCION de los indicadores (SER25.)
durante el mes xx Xxxxx y (SER22.) durante el mes xx Xxxx de
2015, de la Secretaría de Servicios Administrativos; incumpliendo
con ello lo estipulado en la Circular SPM 277 de fecha 02 de
febrero de 2015.
Falta de control
y seguimiento X
Cargar oportunamente
el 100% de los
indicadores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos
Cumplir a cabalidad con los
lineamientos y políticas
establecidos por la Administración
Central Municipal
Revisar el Sistema de Gestión
Integral para verificar que se
carguen los indicadores de
manera oportuna
Sistema de Gestión
Integral (Software
ISOLUCION) - Módulo
Indicadores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
10
Publicación extemporánea en el SECOP.1- Se observa
Publicación extemporánea de los siguientes contratos en la
página de Colombia compra eficiente.N°1504300330, N°
1509230618, N°1511040651.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
11
Omisión de Publicación en el SECOP. Se observa omisión de
publicación de documentos dentro de los siguientes contratos: N°
1504100277, N°1506190439, N°1507060534
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación oportuna de los
documentos en el SECOP.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
12
FALTA DE CLARIDAD DENTRO DE LA MINUTA
CONTRACTUAL: En el proceso de revisión de los documentos
que conforman las carpetas contractuales N°1503250244,
1506230448, 1507090544, 1507060534 se observó que dentro
del contrato no se especifica, ni se determina la periodicidad con
que se deben presentar los informes de supervisión e
interventoría, lo anterior busca garantizar que se está realizando
el debido seguimiento y control durante la ejecución del contrato,
garantizando así la observancia a lo que estipula el Decreto
Municipal 045 de 2007, ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción
y lo pactado dentro del contrato.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la minuta de los
contratospara verificar
que se incluya la
periodicidad con que se
deben presentar los
informes de supervisión
e interventoría
Garantizar que se incluyan en las
minutas de los contratos la
periodicidad con que se deben
presentar los informes de
supervisión e interventoría
Revisar la minuta de los
contratos para verificar que se
incluya la periodicidad con
que se deben presentar los
informes de supervisión e
interventoría
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Minuta de los contratos
de la Secretaría de
Servicios
Administrativos
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
13
En el proceso de revisión de los documentos que conforman la
carpeta contractual N°1504100277, se pudo evidenciar que en el
SECOP, se encuentra publicado un otro si sin fecha de
Suscripción y en el expediente reposa con fecha del 17 xx xxxxx
de 2015, es de recordar que la información publicada en el
SECOP, deberá ser coherente y fidedigna con la que reposa en
el proceso contractual.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP y su respectiva
remisión a la Secretaría
Jurídica
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP y que
los mismos sean enviados a la
Secretaría Jurídica
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y verificar la
publicación de los
documentos en el SECOP y
su remisión a la Secretaría
Jurídica.
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la publicación
en el SECOP, el envío
de la documentación a
la Secretaría Jurídica y
su respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
14
INCUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 016 DEL 24 DE
NOVIEMBRE DE 2014: En el proceso de revisión de los
documentos que conforman las carpetas contractuales números
1503250244,1504100277,
1504300330,1505260389,1509230618,1506230448,1506190439,
1507060534 se observó que las actas de inicio fueron enviadas
a la Secretaria Jurídica, con posterioridad a los tres días de la
creación del documento omitiendo lo establecido en la circular
antes mencionada.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
todos los documentos
que hacen parte del
proceso contractual y su
respectiva remisión a la
Secretaría Jurídica
Garantizar que se envíen todos los
documentos de los procesos
contractuales de acuerdo a los
lineamientos establecidos en la
Circular 016 del 24 de Noviembre
de 2014
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales y enviarlos a la
Secretaría Jurídica
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar todos los
documentos de los
procesos contractuales
y enviarlos a la
Secretaría Jurídica y su
respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
15
AUSENCIA DE FECHA EN ADENDAS: dentro de la revisión del
contrato N°1503310258, se pudo observar que la adenda N° 2
no se establece la fecha en que fue suscrito el documento.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
X
Realizar seguimiento a
todos los documentos
que hacen parte del
proceso contractual
Garantizar que los documentos de
los procesos contractuales de la
Secretaría de Servicios
Administrativos tengan la fecha de
suscripción del documento
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales
Socializar las funciones
propias de los supervisores
y/o interventores, frente a los
procesos contractuales
Designación a través
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar todos los
documentos de los
procesos contractuales
y su respectivo par.
Circular dirigida a los
supervisores de la
Secretaría de Servicios
Administrativos,
socializando las
funcioens y deberes de
los supervisores y/o
interventores
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
16
Dentro del Presupuesto de Ingresos de la Secretaria de Servicios
Administrativos para la vigencia 2015 está el Rubro denominado
Reintegro por Incapacidades y ARP por valor de Veintitrés
millones setecientos setenta y cuatro mil ciento diez y ocho pesos
($23.774.118), cuya ejecución de la Renta al 31 de octubre de
2015 es cero, toda vez que no se evidencia gestión por parte de
esta Secretaria para el respectivo recaudo.
Falta de claridad
en el
procedimiento
del cobro de
licencias y
asignación de
responsabilidad
es
X
Realizar de manera
oportuna el cobro de las
incapacidades a EPS y
la ARL y realizar la
conciliación de los
respectivos recaudos
Mantener al día la ejecución de la
renta y la conciliación por concepto
de reintegro de incapacidades
Revisar y ajustar el
procedimiento de cobro de
incapacidades
Definir responsables y
tiempos de las actividades
para realizar el cobro y la
conciliación de incapacidades
Realizar de manera oportuna
el cobro y la conciliación de
las incapacidades
Procedimiento
actualizado en
ISOLUCION
Cobro y conciliación de
incapacidades
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión Humana
17
No se evidencia en el aplicativo de calidad ISOLUCION xxx xxxx
de riesgos, la actualización de los siguientes riesgos: 494
Desactualización de la Tecnología Computacional (2015 I)
495 Sufrir colapso telefónico institucional (2015 I)
496 Sufrir fallas en las Plataformas de Información (2015 I)
497 No respetar las normas sobre derechos de autor (2015 I)
504 No cubrir en un 100% la vigilancia a los bienes muebles e
inmuebles de la Administración Central (2015 I)
505 Inoportunidad en la atención de los requerimientos de
mantenimiento correctivo y preventivo de los bienes muebles e
inmuebles de la administración central (2015 I)
466 Mantener un inventario sistematizado no confiables de
bienes muebles (2015 I)
467 No reunir la información y las evidencias requeridas en el
tiempo establecido para realizar reclamaciones de siniestros a las
compañías de seguros (2015 I)
468 Realizar el aviso de siniestros a las compañías de seguros
sin cumplir los tiempos establecidos (2015 I)
469 Realizar entregas de suministros de papelería y útiles de
escritorio que no correspondan a las necesidades de las
dependencias (2015 I)
470 Utilización indebida de recursos físicos y tecnológicos para
favorecer intereses particulares (2015 I)
Falta de control
y seguimiento
de los líderes de
proceso
Falta de
aplicación de los
lineamientos
que establece la
Administración
para la
actualización xxx
Xxxx de
Riesgos
X
Actualizar de manera
oportuna el 100% de los
riesgos establecidos en
los procesos y servicios
en los cuales participa la
Secretaría de Servicios
Administrativos
Cumplimiento de la Política de
Administración del Riesgo,
establecida en la Plataforma
Estratégica de la Alcaldía de
Manizales
Actualización xxx Xxxx de
Riesgos de la secretaría de
Servicios Administrativos
Sistema de Gestión
Integral (Software
ISOLUCION) - Módulo
Riesgos
01 xx Xxxxx de 2016 30 xx Xxxxx de 2016
Secretaría de
Servicios
Administrativos
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
18
No se evidencia un adecuado “seguimiento al control” por parte
del funcionario encargado de los siguientes riesgos, ya que no se
presentaron evidencias de las actividades realizadas, en los
siguientes riesgos:
Riesgo No. 496 Sufrir fallas en la plataforma de información. •
Mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software.
Riesgo No. 616 Perder las historias clínicas custodiadas.
• Archivador con seguridad
Falta de control
y seguimiento
de los líderes de
proceso
Falta de
aplicación de los
lineamientos
que establece la
Administración
para la
actualización xxx
Xxxx de
Riesgos
X
Actualizar de manera
oportuna el 100% de los
riesgos establecidos en
los procesos y servicios
en los cuales participa la
Secretaría de Servicios
Administrativos
Cumplimiento de la Política de
Administración del Riesgo,
establecida en la Plataforma
Estratégica de la Alcaldía de
Manizales
Actualización xxx Xxxx de
Riesgos de la secretaría de
Servicios Administrativos
Sistema de Gestión
Integral (Software
ISOLUCION) - Módulo
Riesgos
01 xx Xxxxx de 2016 30 xx Xxxxx de 2016
Secretaría de
Servicios
Administrativos
19
Utilización de formatos desactualizados.
Riesgo No. 494 Desactualización de la Tecnología Computacional.
• Rotación de equipos usados hacia oficinas y despachos de menor
movimiento: Se encuentra en uso el formato SA-GA-RF-FR-001
Versión 1 - Acta de baja del servicio de bienes muebles, el cual se
encuentra desactualizado y su código vigente es PSI-XXX-FR-013
Riesgo No. 505 Inoportunidad en la atención de los requerimientos
de mantenimiento correctivo y preventivo de los bienes muebles e
inmuebles de la administración central.
• Formato de atención y gestión de solicitudes: Se encuentra en uso
el formato SA-GA-RF-FR-001 Versión 1 - Registro de prestación del
Servicio, el cual se encuentra desactualizado y sin código vigente en
el ISOLUCION.
Riesgo No. 504 No cubrir en un 100% la vigilancia a los bienes
muebles e inmuebles de la Administración Central.
• Monitoreo a los bienes muebles e inmuebles a través de los
sistemas de alarmas: Se evidencia la utilización del formato JU-CO-
CO-FR-003 Versión 1 - Acta de recibo parcial contratos de
prestación de servicios y/o contratos de suministro, en el sistema de
calidad ISOLUCION aparece el formato PSI-SJM-FR-13.
Riesgo No. 644 Perder información de los servidores públicos
consignada en las Historias Laborales.
• Se tiene un servidor público responsable exclusivamente de las
historias laborales: Se evidenció la utilización del formato XX-XX-XX-
XX-000 para el control xx xxxxxxxx de documentos, el cual se
encuentra desactualizado, el formato registrado en el sistema
ISOLUCION es: PSI-XXX-FR-025.
Desconocimient
o del Sistema
de Gestión
Integral -
Software
ISOLUCION
Falta de control
y seguimiento
de los líderes de
proceso
X
Realizar actualización de
los formatos que son
utilizados en los
servicios y procesos en
los cuales participa la
Secretaría de Servicios
Administrativos
Dar aplicación a los lineamientos
de control de documentos
establecidos en la Administración
Central Municipal
Cumplimiento de las Normas ISO
9001 y GP 1000
Revisar los formatos que se
aplican en la Secretaría de
Servicios Administrativos para
determinar caules se
encuentran desactualizados
Actualizar los formatos
pertinentes, de acuerdo a la
codificación vigente utilizada
en el Sistema de Gestión
Integral
Formatos de la
Secretaría de Servicios
Administrativos
actualizados y con la
versión vigente
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa
20
Una vez cotejada la Orden de servicio con la factura, no se
evidencio dentro de las siguientes órdenes de servicio la cantidad
de llantas objeto de cambio: 22/06/2015 BYS010 OUC088
AUTOMOVIL NISSAN SEC. JURIDICA LA ORDEN NO
DESCRIBE CANTIDAD DE LLANTAS
01/07/2015 BYS011 OUC087 AUTOMOVIL NISSAN SEC. DE
COMPETITIVIDAD LA ORDEN NO DESCRIBE CANTIDAD DE
LLANTAS.
Falta de
seguimiento y
control
X
Controlar en el Sistema
de Gestión Integral el
formato para las
ordenes de servicio
Garantizar que las ordenes de
servicio coincidan con las facturas
Controlar el formato para las
ordenes de servicio en el
Sistema de Gestión Integral -
Software ISOLUCION
Formato de órdenes de
servicio controlado en
ISOLUCION
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
21
Una vez revisado el consecutivo de las órdenes de servicios
emitidas desde la oficina de Bienes del Municipio para la vigencia
2015, no se evidenciaron las ordenes de servicio cuyo
consecutivo corresponde a BYS017 y BYS018.
Falta de
seguimiento y
control
X
Controlar en el Sistema
de Gestión Integral el
formato para las
ordenes de servicio
Garantizar que se conserve un
consecutivo en las ordenes de
pago
Controlar el formato para las
ordenes de servicio en el
Sistema de Gestión Integral -
Software ISOLUCION
Formato de órdenes de
servicio controlado en
ISOLUCION
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
22
Una vez verificado el kilometraje establecido en la orden de
servicio y el contenido en la factura de venta emitida por el
contratista, se pudo evidenciar que los mismos arrojan una
diferencia considerable mayor en la factura así: 10/04/2015
29002 39974 XXX-XXXXXXXX 000 XXX00X XXX. XXXXXXXX X
XXXXXX. 000000
27/04/2015 35100 36100 XXX-XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
30/04/2015 31250 32719 SEC-TRANSITO 019 VPU44C SEC.
TRANSITO Y TRANSP. 157844
02/06/2015 29660 33562 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
03/06/2015 113200 114985 SEC TRANSITO 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
07/07/2015 39338 49400 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
07/07/2015 48476 50158 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
14/07/2015 32150 34930 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
16/07/2015 120000 124502 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
31/07/2015 89500 103233 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
12/08/2015 72073 73820 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
????? 35500 37522 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X XXX.
XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
????? 30200 37065 SEC. TRANSITO 063 VPU05C SEC.
TRANSITO Y TRANSP. 162155
Falta de
seguimiento y
control
X
Establecer un
procedimiento para
Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la
administración central
municipal
Garantizar el seguimiento y control
al mantenimiento de los vehículos
de la Administración Central
Municipal
Levantar un procedimiento
para Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la administración
central municipal
Procedimiento
documentado, revisado
y aprobado en el
Sistema de Gestión
Integral
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
23
Una vez verificado el kilometraje establecido en la orden de
servicio y el contenido en la factura de venta emitida por el
contratista, se pudo evidenciar que los mismos arrojan una
diferencia considerable menor en la factura así: 10/04/2015
27800 24485 SEC-TRANSITO 003 VPU30C MOTOCICLETA
SEC. TRANSITO Y TRANSP. 157142
04/08/2015 88100 26789 SEC. TRANSITO 051 SEH89B
MOTOCICLETA XXX. XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
21/09/2015 34500 32799 XXX. XXXXXXXX 000 XXX00X
XXXXXXXXXXX XXX. XXXXXXXX X XXXXXX. 000000
13/10/2015 77000 75500 SEC. TRANSITO 079 SEH91B
MOTOCICLETA SEC. TRANSITO Y TRANSP. 163928
Falta de
seguimiento y
control
X
Establecer un
procedimiento para
Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la
administración central
municipal
Garantizar el seguimiento y control
al mantenimiento de los vehículos
de la Administración Central
Municipal
Levantar un procedimiento
para Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la administración
central municipal
Procedimiento
documentado, revisado
y aprovado en el
Sistema de Gestión
Integral
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
24
Se observaron las siguientes facturas sin sus respectivas
órdenes de servicio: 15/08/2015 VPU08C XXX. XXXXXXXX X
XXXXXX. 000000 $ 60.000
26/05/2015 225491 OUC035 XXX. XXXXXXXX X XXXXXX.
000000 $ 1.161.997
16/04/2015 203755 OUC036 XXX. XXXXXXXX X XXXXXX.
000000 $ 1.161.997
24/04/2015 26392 VPU36C SEC. TRANSITO Y TRANSP.
157400 $ 60.000
Falta de
seguimiento y
control
X
Establecer un
procedimiento para
Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la
administración central
municipal
Garantizar el seguimiento y control
al mantenimiento de los vehículos
de la Administración Central
Municipal
Levantar un procedimiento
para Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la administración
central municipal
Procedimiento
documentado, revisado
y aprobado en el
Sistema de Gestión
Integral
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
25
No se evidencian procedimientos aprobados dentro del Sistema
de Gestión Integral ISOLUCION, para el servicio de
Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles y Vehículos
del Municipio.
Falta de
seguimiento y
control
X
Establecer un
procedimiento para
Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la
administración central
municipal
Garantizar el seguimiento y control
al mantenimiento de los vehículos
de la Administración Central
Municipal
Levantar un procedimiento
para Coordinar y Controlar el
Mantenimiento de los
vehículos de la administración
central municipal
Procedimiento
documentado, revisado
y aprobado en el
Sistema de Gestión
Integral
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
26
Una vez revisado el Servicio de Administración y Mantenimiento
de Bienes Muebles de Vehiculos del Municipio no se evidencia
cumplimiento a la función esencial del Profesional Universitario –
Bienes y Servicios “Coordinar y Controlar el Mantenimiento, los
seguros, las revisiones, y la documentación necesaria de los
vehículos de la administración central municipal”.
Falta de
seguimiento y
control
X
Establecer un
procedimiento para
Coordinar y Controlar el
Mantenimiento, los
seguros, las revisiones,
y la documentación
necesaria de los
vehículos de la
administración central
municipal
Garantizar que se cumpla la
función esencial del Profesional
Universitario – Bienes y Servicios
Levantar un procedimiento
para Coordinar y Controlar el
Mantenimiento, los seguros,
las revisiones, y la
documentación necesaria de
los vehículos de la
administración central
municipal
Dar cumplimiento al Decreto
0296 de 2015
Procedimiento
documentado, revisado
y aprobado en el
Sistema de Gestión
Integral
Manual de Funciones
de la Secretaría de
Servicios
Administrativos
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
27
No se evidencian dentro del Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION, formato estandarizado para las Órdenes de
Servicios de Mantenimiento y suministro de llantas de los
vehículos de la administración central municipal.
Falta de
seguimiento y
control
X
Controlar el formato
para las ordenes de
servicio de
mantenimiento y
suministro de llantas de
los vehículos
Controlar las ordenes de servicio
de mantenimiento y suministro de
llantas de los vehículos
Controlar un formato para las
ordenes de servicio de
mantenimiento y suministro de
llantas de los vehículos
Formato de órdenes de
servicio de
mantenimiento y
suministro de llantas de
los vehículos
controlado en
ISOLUCION
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxx de 2016
Oficina de Bienes
y Servicios
5
SECRETARIA DE TICS Y
COMPETITIVIDAD
(Auditoria Integral)
1
Las publicaciones en el SECOP no se realizan en los términos
que estipuila el decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 el cual
consagra: Publicidad en el SECOP: La entidad está obligada a
publicar en el Secop los documentos del proceso y los actos
administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres
días siguientes a su expedición. con la publicación de manera
extemporánea se incumple con la normatividad que regula el
proceso y genera vulneración al principio de publicidad que rige
la materia contractual.
Carencia de
mecanimos
adecuados de
seguimiento y
control a los
procesos
contractuales.
X
Diseño de estrategias
con el fin de establecer
lineamientos eficaces
que permitan que las
publicaciones se
realicen de forma
oportuna, con el fin de
dar estricta observancia
al decreto 1510 de 2013
en su artículo 19 y al
principio de publicidad y
transparencia
contractual.
Garantizar el cumplimiento de los
principios contractuales de
transparencia y eficiencia al brindar
la publicidad requerida a todos los
procesos de selección de los
contratistas durante todas las
etapas del proceso contractual.
1. Diseño e implementación
de un cuadro de control para
la publicación de documentos
de los procesos contractuales
en el SECOP (A través de
una herramienta de trabajo
colaborativo)
2. Determinación de la
directrices y
responsabilidades de cada
uno de los funcionarios de la
Secretaría, tanto en la
publicación como en el
seguimiento.
3. Elaboración de cronograma
de seguimiento mensual a las
publicaciones.
1. Cuadro de control
implementado.
2. Circular interna.
3. Cronograma de
seguimiento.
4. Actas de reunión
2016/04/25 2016/10/25
Secretaría de
TIC y
Competitividad
1
No existe dentro de los estudios previos de los contratos N.
1504210309, 1506240494, 1506240495, 1504100276,
1503300252, 1505270393, 1502200111, 1504010263,
1503190230, 1503090190, 1504160292, 1506110422,
1505150364, (MIC-SSP-081-2015) la fecha exacta en la que
fueron suscritos lo que no permite seguir un orden lógico y
cronológico de los documentos que hacen parte de los proceso
contractuales, incumpliendo así lo preceptuado en el Artículo 24
de la Ley 80 de 1993
Incumplimiento
a la
normatividad
legal vigente y a
las directrices
impartidas por la
Secretaría
Jurídica
x
Colocar la fecha en la
que se realicen los
estudios previos de
acuerdo al artículo 24 de
la Ley 80 de 1993
Dar cumplimiento a lo establecido
al artículo 24 de la Ley 80 de 1993
Solicitar a la Secretaría
Jurídica concepto aclaratorio
sobre la fecha que debe llevar
los estudios previos y
socializar la respuesta con
toda el grupo de la Unidad de
Prensa
Acta de reunión de la
socialización de la
respuesta de la
Secretaría Jurídica
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
2
No se encontró dentro de la revisión realizada a las carpetas
contractuales N°s 1504210309, 1506240494, 1506240495,
1504100276, 1503300252, 1505270393, 1502200111,
1504010263, 1503190230, 1503090190, 1504160292,
1506110422, 1505150364, (MIC-SSP-081-2015), los informes de
supervisión que debe presentar el supervisor durante la ejecución
del contrato y que deben ser publicados en la página del Secop,
incumpliendo así lo preceptuado en el Artículo 8 del Decreto 103
de 2015, los Artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y el
Decreto 045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales
Deficiencia en
los
procedimientos
implementados
en la
contratación e
incumplimiento
de la
normatividad
que regula el
procedimiento
contractual
x
Realizar las respectivas
actas de supervisión de
cada contrato de
acuerdo al artículo 8 del
Decreto 103 de 2015,
los Artículos 83 y 84 de
la Ley 1474 de 2011 y el
Xxxxxxx 000 xx 0000 xx
xx Xxxxxxx xx Xxxxxxxxx
Dar cumplimiento a lo establecido
en el al artículo 8 del Decreto 103
de 2015, los Artículos 83 y 84 de la
Ley 1474 de 2011 y el Decreto 045
de 2007 de la Alcadía de
Manizales
Expedir circular interna sobre
la supervisión de los contratos
y realizar la solicalización de
esta con el grupo de trabajo
de la Unidad de Prensa
Circular de la
supervisión de los
contratos y acta de
reunión de la
socialización
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
4
SECRETARIA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoria Integral)
Prensa (Auditoría Interna)6
3
Se evidencia que dentro de la cláusula de Supervisión de las
minutas contractuales de los contratos N°s 1504210309,
1506240494, 1506240495, 1504100276, 1503300252,
1505270393, 1502200111, 1504010263, 1503190230,
1503090190, 1504160292, 1506110422, 1505150364, (MIC-SSP-
081-2015), no se especifica, ni se determina la periodicidad con
que se deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, observándose así el incumplimiento al Artículo 83 y
84 xx Xxx 1474 de 2011y el Decreto 045 de 2007, ejecución 3,16.
Incumplimiento
de las
directrices
impartidas para
los procesos
contractuales
x
Incluir en la cláusula de
los contratos la
periodicidad con la que
se deben presentar los
respectivos informes de
supervisión.
Dar cumplimiento a lo establecido
en el Artículo 83 y 84 xx Xxx 1474
de 2011y el Decreto 045 de 2007,
ejecución 3,16.
Verificar con el abogado
designado para llevar a cabo
la contratación, que dentro de
la minuta contractual esté
incluida la periodicidad con
que se debe presentar los
informes de supervision o
interventoría
Mintutas contractuales Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
4
Se pudo evidenciar dentro de la revisión al expediente contractual
N° 1504100276, fue realizada una adición al contrato el día 23 xx
xxxxx de 2015, y las estampillas fueron canceladas el 29 de
diciembre de 2015, incumplimiendo así lo estipulado el Acuerdo
0794 Artículo 10, 0798 y 0484 de 2012
No se realizó un
seguimiento al
proceso de
legalización
contractual con
respecto al
pago de las
estampillas
x
Establecer control
especial para el cobro
de las estampillas
Dar cumplimiento a lo establecido
en el el Acuerdo 0794 Artículo 10,
0798 y 0484 de 2012
Establecer control directo con
los contratistas recepcionando
los recibos originales de
dichos pagos
Archivo físico los
recibos de pago de las
estampillas con los
originales de los
contratos, archivo
digital en Unidad de
Divulgación y Prensa
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
5
No se encontró de las carpetas contractuales N°s 1504010292,
el recibo de pago correspondiente a la estampilla pro adulto
mayor derivada de la adición que se le realizó al contrato
incumpliendo así el acuerdo 0794 artículo 10 de 2012
No se realizó un
adecuado
seguimiento por
parte del
supervisor al
proceso de
legalización
contractual con
respecto al
pago de las
estampillas
x
Establecer control
especial para el cobro
de las estampillas
Dar cumplimiento a lo establecido
en el el Acuerdo 0794 Artículo 10,
0798 y 0484 de 2012
Oficiar al contratista para que
realice el pago de la
estampilla y archivar el
respectivo soporte de pago
original de las estampillas en
el expediente contractual
Copia Oficio enviado al
contratista y recibos de
pago originales en el
expediente
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
6
No se evidencia la publicación de los tres días en el Secop según
Decreto 1510 de 2013 en su Artículo 19. De los contratos que se
relacionan a continuación.
Incumplimiento
a la
normatividad
que regula la
actividad
contractual
x
Realizar las
publicaciones
respectivas dentro de
los términos
establecidos por la ley
Dar cumplimiento a lo establecido
en el el Decreto 1510 de 2013 en
su Artículo 19.
Elaborar planilla de control
para el seguimiento a las
publicaciones en el SECOP
Planilla de control
actualizados Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
7
Se omitió por parte de la Alcaldía de Manizales la verifiación del
certificado judicial dentro de los contratos N°s 1505270393 y
1503090190, incumpliendo así lo estípulado en el Decreto Ley 19
de 2012 en su Artículo 94.
Falta de control
en la revisión
por parte de la
Unidad de
Prensa de los
documentos
contractuales
requeridos para
la contratación.
x
Anexar los respectivos
certificados judiciales y
asi dar cumplimiento a
los requisitos exigidos
para la contratación
Dar cumplimiento a lo establecido
en el el Decreto Ley 19 de 2012
en su Artículo 94.
Establecer una hoja de
chequeo en la recepción de
los documentos entregados
por parte del contratista
hoja de chequeo
diligenciada Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
8
No se remitieron a la Secretaría Jurídica dentro de los tres días
siguientes a su firma de las actas de inicio de los contratos N°s.
1506240694, 1506240495, 1503300252, 1502270393,
1502200111, 1504010263, 1504010263, 1503190230,
1503090190, 1504160292, 1506110422, 1505150364,
incumpliendo la Xxxxxxxx 000 xx xxxxxxxxx xx 0000 xx xx
Xxxxxxxxxx Jurídica de la Alcaldía de Manizales.
Incumplimiento
de los
lineamientos
internos en
materia
contractual
x
Allegar a la Secretaría
Jurídica las actas de
inicio en los tiempos
establecidos, cabe
anotar que el
cumplimiento está sujeto
a las firmas por parte de
la Secretaría General
Dar cumplimiento a lo establecido
a la Circular 016 de noviembre de
2014 de la Secretaría Jurídica de
la Alcaldía de Manizales.
Dar cumplimiento a lo
establecido en el el Decreto
1510 de 2013 en su Artículo
19.
Oficios con los cuales
fueron radicadas las
respectivas actas a las
Secreratía Jurídica
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
Prensa (Auditoría Interna)6
9
No se evidencia la fecha exacta en la que se suscribió la adición
N°1 del contrato N° 1502200111, lo que no permite seguir un
orden lógico y cronológico del proceso contractual ni verificar el
cumplimiento de los términos de las publicaciones en el Secop,
incumplimiento del Decreto 1510 de 2013 en sus artículos 19 y
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
Falta de control
de la Unidad de
Prensa en el
desarrollo de los
procesos
contractuales
x
Verificar en la Secretaría
Jurídica que todos los
documentos estén
debidamente suscritos
Dar cumplimiento a lo establecido
en el Decreto 1510 de 2013 en sus
artículos 19 y Artículo 24 de la Ley
80 de 1993.
Revisar que una vez se
suscriba un documento quede
debidamente firmado y
fechado
Minuta, adiciones y
otrosi debidamente
protocolizadas
Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
10
No se evidencian las actas de pagos parciales ni los informes de
supervisión realizados al contrato N° 1503190230, incumpliendo
lo estipulado en la Ley 1474 de 2011 en sus artículos 83 y 84, en
el Decreto 045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales como lo
pactado por las partes del contrato en las Cláusulas Segunda y
Quinta del 19 xx xxxxx de 2015.
No se realizó un
seguimiento al
proceso de
liquidación de
los contratos
x
Allegar a la Secretaría
Jurídica los respectivos
informes de supervisión
así como las respectivas
actas parciales y finales
Dar cumplimiento a lo establecido
en la Ley 1474 de 2011 en sus
artículos 83 y 84, en el Decreto
045 de 2007 de la Alcaldía de
Manizales como lo pactado por las
partes del contrato en las
Cláusulas Segunda y Quinta del 19
xx xxxxx de 2015.
Hacer seguimiento de los
procesos enviadas a la
Secretaría Jurídica a través
de libro radicador
Oficios remisorios de
las respectivas actas Marzo 30 de 2016 Septiembre 30 de 2016
Unidad de
Divulgación y
Prensa
1
Se evidencian en los Sistemas de Política de Gestión
Documental el vencimiento de términos en algunas de las
solicitudes presentadas. Conforme a lo establecido en el artículo
23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”, Art.31 de la
1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 7 xx xxxx de 2015 al 23 xx
xxxxx de 2016, se siguen presentando vencimiento de términos.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente.
Gran cantidad
de solicitudes a
la UGR.
X
Elaborar mecanismos
adecuados de
verificación, seguimiento
y control a las
respuestas cargadas en
el sistema Gestión
Electrónica Documental
“GED”.
Evitar sanciones estipuladas en la
Ley
Revisión del estado de los
GED (Derechos de Petición)
de la UGR. Verificación
semanal - Cuadro Excell
seguimiento verificación.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Acta de Reunión Interna
Mensual de la UGR .
Carpeta "Seguimiento
de la respuesta a los
GED". Revisión al
momento de la
Auditoría del GED
(Gestión Electrónica
Documental) para
verificar. Actas de
Reunión Interna de la
UGR.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Encargada de
PQRs),
Secretaria UGR.
2
No se evidencia ingreso al inventario de bienes del municipio de
Manizales de la donación de una motocicleta marca Yamaha
modelo 2013, ubicada en la bodega del cuerpo oficial de
bomberos (Fundadores), por lo tanto la motocicleta no cuenta
SOAT, documentación requerida y chip de gasolina,
encontrándose subutilizada a la fecha de la auditoria. Hecho que
se puede configurar en detrimento patrimonial e incumpliendo la
Ley 610 del 2000 Art.7.
Carencia de
mecanismos de
control, para la
legalización del
bien.
X
Realizar los trámites
pertinentes a la inclusión
en el inventario de
bienes de la Alcaldía de
Manizales de la
motocicleta Yamaha
modelo 2013 la cual fue
donada por la Unidad
Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres a
través de su oficina
Fondo Nacional de
Calamidades, quien hizo
entrega a la Xxxx Xxxx
(Como operador de la
donación).
Aprovechamiento de los bienes
para el cumplimiento del servicio.
Legalización de la donación
ante la UNGRD (Unidad
Nacional para la Gestión del
Riesgo de Desastres) y el
operador de la donación (Xxxx
Xxxx Colombiana Seccional
Caldas). Ingreso a Inventario
de Bienes del Municipio.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Acta de Reunión Interna
Mensual de la UGR .
Documento de
legalización del bien.
Acta de Inventario.
Actas de Reunión
Interna de la UGR.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
7
UNIDAD DE GESTION
DEL RIESGO - UGR
(Auditoría Integral)
Prensa (Auditoría Interna)6
3
El Plan de Emergencias del Cuerpo Oficial de Bomberos del 1 de
septiembre de 2015, no contempla información suficiente sobre
temas relacionados con Hidráulica, Equipamiento, Personal,
Vehículos y Mapas de Riesgos, incumpliendo los lineamientos
establecidos en el artículo 171. Planes de Emergencia, de la
Resolución No. 0661 del 26 xx xxxxx de 2014 “Por la cual se
adopta el Reglamento Administrativo, Operativo, Técnico y
Académico de los Bomberos de Colombia”.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente.
X
Actualizar el Plan de
Emergencias del Cuerpo
Oficial de Bomberos del
1 de septiembre de
2015, incluyendo
información suficiente en
temas relacionados con
Hidráulica,
Equipamiento, Personal,
Vehículos y Mapas de
Riesgos de conformidad
con los lineamientos
establecidos en el
artículo 171. Planes de
Emergencia, de la
Resolución No. 0661 del
26 xx xxxxx de 2014 “Por
la cual se adopta el
Reglamento
Administrativo,
Operativo, Técnico y
Académico de los
Bomberos de Colombia”.
Evitar sanciones estipuladas en la
Ley
Actualizar el Plan de
Emergencias del Cuerpo
Oficial de Bomberos.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Actas de Reunión Interna
Mensual de la UGR para
seguimiento.
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Documento
"Plan de Emergencias
del Cuerpo Oficial de
Bomberos" actualizado.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
4
Al revisar el consolidado de las horas extras correspondientes a
los Bomberos y Jefes de Servicios de los turnos A, B y C,
recargos nocturnos, dominicales y festivos, se evidenció que el
titular del cargo Técnico Operativo de Prevención viene
cumpliendo simultáneamente funciones de Subcomandante de
Bomberos, contraviniendo así el Art. 35 Numeral 14 de la Ley 734
de 2002.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente
X
Garantizar que las
funciones de los cargos
Técnico Operativo de
Prevención y
Subcomandante de
Bomberos, no sean
realizadas
simultáneamente por un
solo funcionario.
Evitar sanciones estipuladas en la
Ley. Cumplir la Ley 734 de 2002.
Revisión con la Secretaría de
Servicios Administrativos y
Reuniones internas periódicas
de la UGR. Seguimiento por
parte del Director de la UGR
mediante Actas de Reunión
Interna Mensual, para
solucionar la situación.
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Oficio enviado a
la Secretaría de
Servicios
Administrativos
solicitando la revisión
de la situación.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
5
Se observa que las zonas destinadas para la asepsia de las
ambulancias ubicadas en las estaciones de Bomberos
(Fundadores y Malteria) no se encuentran en condiciones aptas
para realizar la desinfección de los equipos, incumpliendo con el
Manual de procedimientos para la gestión Integral de Residuos
Hospitalarios y Similares en Colombia expedida por el Ministerio
de Salud y la Protección Social y Ministerio del Medio Ambiente.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente
X
Garantizar que las
zonas destinadas para
la asepsia de las
ambulancias ubicadas
en las estaciones de
Bomberos se
encuentren en
condiciones aptas para
realizar la desinfección
de los equipos.
Cumplir el Manual de
procedimientos para la gestión
Integral de Residuos Hospitalarios
y Similares en Colombia expedida
por el Ministerio de Salud y la
Protección Social y Ministerio del
Medio Ambiente.
Verificación de las
condiciones de las zonas para
asepcia de ambulancias.
Solicitar el apoyo de la Oficina
de Seguridad y Salud en el
Trabajo de la Alcaldía para
llevar a cabo la verificación de
las condiciones de las zonas
para asepsia de las
ambulancias del Cuerpo
Oficial de Bomberos.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Actas de Reunión Interna
Mensual para verificar el
seguimiento.
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Registro
fotográfico. Documento
verificación de las
condiciones de las
zonas para asepsia de
ambulancias. Oficio
solicitando el apoyo de
la Oficina de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
7
UNIDAD DE GESTION
DEL RIESGO - UGR
(Auditoría Integral)
6
Se observó que cuando se presentan movimientos internos en
las estaciones del Cuerpo Oficial de Bomberos, no realizan
actualización de los inventarios a su cargo, en los formatos
establecidos en el Sistema de Gestión Integral, Acta de traslado
de bienes código PSI-XXX-FR-20 y el formato entrega temporal o
definitiva del puesto de trabajo código PSI-ATH-FR-04.
Carencia de
mecanismos de
control, para la
legalización del
bien.
X
Realizar los trámites
pertinentes para
garantizar que en los
movimientos internos de
personal en las
estaciones del Cuerpo
Oficial de Bomberos, se
realicen las
actualización de los
inventarios en los
formatos establecidos
en el Sistema de
Gestión Integral.
Aprovechamiento de los bienes
para el cumplimiento del servicio.
Seguimiento a los inventarios
de bienes cada vez que se
realice la rotación del personal
del Cuerpo Oficial de
Bomberos. Actas de
Inventario de Bienes del
Municipio. Seguimiento por
parte del Director de la UGR
mediante Acta de Reunión
Interna Mensual de la UGR .
Actas de inventario del
Cuerpo Oficial de Bomberos.
Archivo documental:
Actas de Inventario vs
rotación de Personal
del Cuerpo Oficial de
Bomberos. Actas de
Reunión Interna de la
UGR"
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
7
No se evidencia respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por los particulares e ingresada al
Sistema de Gestión Electrónica Documental- GED de los años
2015: 21878 y del 2016: 6079-5718-7745-7582-8031-5190 ,
incumpliendo así lo consagrado en el Art. 23 de la Constitución
Política de Colombia y la Ley 1755 del 2015
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Elaborar mecanismos
adecuados de
verificación, seguimiento
y control a las
respuestas cargadas en
el sistema Gestión
Electrónica Documental
“GED”.
Garantizar que la informacion
pueda ser verificada tanto en fisico
como en el "GED"
Verificación aleatoria
quincenal - Cuadro Excell
seguimiento verificación.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Actas de Reunión Interna
Mensual para verificar el
seguimiento.
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Sistema
Gestión Electrónica
Documental “GED”.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR, Profesional
Universitario Ing.
Civil),
Secretaria UGR.
8
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación: N°1506240496, N°
1602040049, N°1602180078, N°1603030113 y N° 1601260030.
Falta de
mecanismos de
control para el
manejo de la
documentacion
requerida en la
contratacion
X
Garantizar la publicación
de documentos
contractuales dentro de
los tres días en el
SECOP según Decreto
1510 de 2013 en su
artículo 19
Confiabilidad en el manejo de la
documentación
Control y seguimiento a las
publicaciones contractuales
en el SECOP realizado por el
Director Técnico de la UGR y
la Auxiliar Administrativo
(Contratación UGR) .
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Actas de Reunión Interna
Mensual de la UGR para
seguimiento.
Base de datos
seguimiento
publicaciones en el
SECOP. Archivo
documental: Carpeta
"Actas de Reunión
Interna de la UGR" .
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Contratación
UGR), Secretaria
UGR.
9
No se evidencia el acta de entrega del bien dado en comodato en
el contrato N° 1602040049, de lo que se pude concluir que no se
perfecciono el contrato, incumplimiento así del Artículo 32 de la
ley 80 de 1993 y el Artículo 2200 del código civil Colombiano
Carencia de
mecanismos de
control, para la
legalización del
bien.
X
Realizar los trámites
pertinentes para realizar
el acta de entrega del
bien dado en comodato
según contrato N°
1602040049.
Aprovechamiento de los bienes
para el cumplimiento del servicio.
Realizar acta de entrega.
Seguimiento por parte del
Director de la UGR mediante
Acta de Reunión Interna
Mensual de la UGR .
Acta de entrega en
comodato. Carpeta
Actas de Reunión
Interna de la UGR"
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR ,
Comandante
Cuerpo Oficial de
Bomberos,
Secretaria UGR.
10
Se evidencio que dentro de la cláusula de Supervisión de las
minutas contractuales de los Contratos N°s 1602040049,
1603010107, 1602180078, no se especifica, ni se determina la
periodicidad con que se deben presentar los informes o actas de
supervisión e interventoría, observándose así el incumplimiento al
Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007,
ejecución 3.16.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente
X
Realizar gestiones con
la Secretaría Jurídica
para garantar que en los
contratos que se
realicen en la UGR, se
especifique y se
determine la
periodicidad con que se
deben presentar los
informes o actas de
supervisión e
interventoría.
Garantizar el cumplimiento de la
normatividad vigente y la labor
eficiente de la supervisión de
contratos.
Gestión con la Secretaría
Juridica para la inclusión de la
periodicidad para presentar
informes de supervisión en los
contratos. Seguimiento por
parte del Director de la UGR
mediante Acta de Reunión
Interna Mensual de la UGR .
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Minutas
contractuales con los
ajustes.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Contratación
UGR), Secretaria
UGR.
7
UNIDAD DE GESTION
DEL RIESGO - UGR
(Auditoría Integral)
11
No se evidenciaron los informes físicos ni magnéticos de
supervisión dentro de la revisión realizada a los contratos
N°1511270681, y para el contrato N° 1506240496 los de los
meses de septiembre y octubre de 2015, incumpliendo lo
estipulado en la ley 1474 de 2011 en sus artículos 83y 84, el
Decreto 045 de 2007 de la alcaldía de Manizales como lo pactado
por las partes dentro del contrato.
Falta de
mecanismos de
control para el
manejo de la
documentacion
X
Garantizar la inclusión
de los informes de
supervisión de contratos
en las carpetas
respectiva que reposan
en la Secretaría
Jurídica.
Evitar sanciones estipuladas en la
Ley
Control y seguimiento para la
entrega de informes de
Supervisión en la Secretaría
Jurídica. Seguimiento por
parte del Director de la UGR
mediante Actas de Reunión
Interna Mensual de la UGR
para seguimiento.
Libro de radicación
"Supervisión de
Contratos UGR a
Secretaría Jurídica".
Archivo documental:
Carpeta "Actas de
Reunión Interna de la
UGR" . Oficios a la
Secretaría Jurídica
remitiendo los informes
de supervisión.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Contratación
UGR), Secretaria
UGR.
12
No hay coherencia entre la minuta contractual N° 1506240496
que reposa en la carpeta y la publicada en el SECOP ya que la
última se encuentra sin fecha de suscripción, incumpliendo así lo
preceptuado en la ley 80 de 1993 en sus artículos 23 y 24 y en el
Decreto 303 de 2014 Manual de Contratación de la Alcaldía de
Manizales.
Falta de
mecanismos de
control para el
manejo de la
documentacion
X
Garantizar que la
publicación de
documentos
contractuales en el
SECOP corresponda al
contrato.
Confiabilidad en el manejo de la
documentación
Control y seguimiento a las
publicaciones contractuales
en el SECOP. Seguimiento
por parte del Director de la
UGR mediante Actas de
Reunión Interna Mensual de
la UGR para seguimiento.
Base de datos
seguimiento
publicaciones en el
SECOP. Archivo
documental: Carpeta
"Actas de Reunión
Interna de la UGR" .
Minutas contractuales
debidamente fechadas.
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Contratación
UGR), Secretaria
UGR.
13
No se encontró la publicación en la página del SECOP de las
actas e informes de supervisión en la muestra de los contratos
N°s 1602030048, 1602040049, 1602080053, 1602180078,
1603010107, 1603030113, 1601260030, incumpliendo así lo
estipulado en el Decreto 103 de 2015 en sus Artículos 6 y 7.
Falta de
mecanismos de
control para el
manejo de la
documentacion
X
Garantizar la publicación
de las actas e informes
de supervisión
contractuales en el
SECOP.
Confiabilidad en el manejo de la
documentación
Control y seguimiento a las
publicaciones contractuales
en el SECOP. Seguimiento
por parte del Director de la
UGR mediante Actas de
Reunión Interna Mensual de
la UGR para seguimiento.
Base de datos
seguimiento
publicaciones en el
SECOP. Archivo
documental: Carpeta
"Actas de Reunión
Interna de la UGR" .
2016/05/13 2016/11/13
Director Técnico
UGR , Auxiliar
Administrativo
(Contratación
UGR), Secretaria
UGR.
1
Se evidencian en los Sistemas de Política de Gestión
Documental el vencimiento de términos en algunas de las
solicitudes presentadas. Conforme a lo establecido en el artículo
23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”, Art.31 de la
1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 28 xx xxxx de 2015 al 8 xx xxxxx
de 2016, se siguen presentando vencimiento de términos.
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente.
X
Evitar el vencimiento de
términos en los
procesos ya que se
incurriría en faltas
disciplinarias.
Darle cumplimiento al lo estipulado
en el Artículo 23 de la Ley 734 de
2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la Ley 1755 de 2015 y
Ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
Se solicitará a la Unidad de
Gestión Tecnológica
capacitación sobre todos los
procesos del Sistema de
Información y Ventanilla
Única, haciendo énfasis en el
cumplimiento de términos.
Se realizará verificación
semanal en el sistema
confirmando que los trámites
se respondan dentro de los
tiempos establecidos en la
norma, a
Acta de asistencia a
capacitación
Informe de muestra
mensual del Sistema
de Información en
relación con el
cumplimiento del
cargue de respuestas
firmadas y en los
tiempos de respuesta,
y acciones establecidas
para corregir los
trámites que no
cumplan con los
requisitos normativos
2016/06/01 2016/08/01 SECRETARIO
DE DESPACHO
2
Se evidencian respuestas brindadas al ciudadano cargadas en
los sistemas de Peticiones, Quejas y Reclamos "PQRS" y el de
Gestión Electrónica Documental "GED" sin su respectiva firma
incumpliendo así el Artículo 36 del Decreto 19 de 2012 "Ley
Antitrámites"
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 28 xx xxxx de 2015 al 8 xx xxxxx
de 2016, se siguen presentando documentos sin su respectiva
firma.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Verificar que todos los
documentos que xxxx
cargados en el Sistema
de Información GED
lleven su respectiva
firma
Asegurar la validez de los
documentos que son emitidos en
la Secretaría
Mensualmente se tomará una
muestra aleatoria de los
procesos de la Secretaría y se
verificará que los documentos
allí cargados contengan sus
respectivas firmas.
Informe de la muestra
mensual del Sistema
de Información en
relación con el
cumplimiento del
cargue de respuestas
firmadas y en los
tiempos de respuesta,
y acciones establecidas
para corregir los
trámites que no
cumplan con los
requisitos normativos
2016/06/01 2016/12/31 SECRETARIO
DE DESPACHO
7
8
UNIDAD DE GESTION
DEL RIESGO - UGR
(Auditoría Integral)
MEDIO AMBIENTE
(Auditoria Integral)
3
No se evidencia cargue en los sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos "PQRS" y el de gestión electrónica documental "GED"
las respuestas emitidas al ciudadano. Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía, el
ciudadano no puede observar la respuesta a su solicitud en el
sistema.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Realizar trazabilidad de
los documentos
respuesta enviados al
solicitante.
Garantizar que la información
pueda ser verificada tanto en
medio físico como en el sistema
Mensualmente se tomará una
muestra aleatoria de los
procesos de la Secretaría y se
verificará que los documentos
respuesta si esten cargados
Informe de la muestra
mensual del Sistema
de Información en
relación con el
cumplimiento del
cargue de respuestas
firmadas y acciones
establecidas para
corregir los trámites
que no cumplan con los
requisitos normativos
2016/06/01 2016/12/31 SECRETARIO
DE DESPACHO
4
Se evidencian respuestas cargadas en los sistemas de
Peticiones, Quejas y Reclamos "PQRS" y el de Gestión
Electrónica Documental "GED" que no corresponden a las
solicitudes presentadas por el ciudadano incumpliendo así lo
establecido en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código
disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía,
se observa que las solicitudes del año 2015: 18090 y del año
2016: 446-4487-6276-7326-7608-8538 sus respuestas no son las
requeridas.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Verificación,
seguimiento y control a
las respuestas cargadas
en los sistemas de
información
Garantizar que el documento
cargado en el sistema sea
coherente y la respuesta
pertenezca con lo solicitado por el
ciudadano
Verificar que los documentos
de respuesta adjuntos a los
procesos sí pertenezcan a lo
solicitado por el ciudadano
Informe de la muestra
mensual del Sistema
de Información en
relación con el
cumplimiento del
cargue de respuestas
firmadas y acciones
establecidas para
corregir los trámites
que no cumplan con los
requisitos normativos
2016/06/01 2016/12/31 SECRETARIO
DE DESPACHO
5
Se evidencia que en la actualidad existen 33 procesos de
restitución de laderas activos que cuentan con sus respectivas
resoluciones y actos administrativos y se encuentran pendientes
por realizar la respectiva diligencia de desalojo.
Persiste toda vez que revisados nuevamente la base datos que
reposa en la Oficina de Restitución de Uso Público se pudo
verificar que el hallazgo no presento un avance significativo a la
fecha de la auditoria solo se habían restituido Cinco (5) laderas,
es de anotar que a pesar de las gestiones realizadas se dificulta
llevar a cabo este proceso ya que antes de realizarse la diligencia
son notificados de fallos judiciales que impiden seguir adelante la
ejecución del proceso, incumpliéndose asi la Ley 388 de 1997, el
Art. 2 de la Constitución Política, Art. 69 de la Lay 9ª. De 1989
Falta de
ejecución en los
procesos
X
Se realizará un acto
administrativo para
desalojo mensual que
permita avanzar en las
diligencias de desalojo
pendientes dando
celeridad a los procesos
pendientes
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente.
Realizar un informe mensual
de cada proceso pendiente
que permita avanzar en las
diligencias de desalojo.
Se actuará conforme al
protocolo establecido para la
recuperación de las áreas
ocupadas
Informe mensual
Actas y evidencias
fotográficas, decisión
Judicial o
Administrativa
2016/06/01 2016/12/31
UNIDAD DE
PROTECCION
AL
PATRIMONIO
NATURAL
6
Se evidencia que el personal encargado del funcionamiento de la
unidad de protección animal, no cuenta con la dotación de los
implementos necesarios de protección para evitar el contacto
directo con los factores de riesgo que allí se presenten.
Una vez revisados los implementos necesarios de protección se
pudo constatar que solo fueron entregados guantes y botas
quedando pendientes overoles, gafas demás elementos de
seguridad en el trabajo, los cuales se encuentran en proceso de
contratación. Incumpliendo así la Ley 9 de Enero 24 de 1979
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento.
X
Dotar con los elementos
básicos necesarios al
personal de la Unidad
de Protección Animal.
Brindar las condiciones mínimas
de protección a través de la
dotación de implementos de
trabajo que permitan desarrollar las
diferentes labores requeridas para
brindar bienestar a los animales
contenidos en la Unidad de
Protección Animal.
1. Determinar los requerimientos
individuales de dotación del
personal de la Unidad de Protección
Animal que ingresa de forma
temporal del 02 xx Xxxx de 2016 a
31 de Diciembre de 2016.
Solicitar información a la oficina de
seguridad y salud en el trabajo
sobre los elementos básicos de
dotación que requiere el personal
de la Unidad de Protección Animal.
Dotación de elementos básicos a
los operarios de la Unidad de
Protección Animal por parte de la
oficina de seguridad y salud en el
trabajo (botas pantaneras, gafas
protectoras, protectores de oidos,
delantal en pvc, guantes plásticos,
protector solar, tapabocas, gorra).
Elaborar los documentos requeridos
para iniciar el proceso contractual
pertinente a través de licitación
pública para adquirir la dotación
básica para los operarios de la
Unidad de Protección Animal.
Elaborar los formatos que permitan
llevar el seguimiento sobre la
utilización de implementos de
dotación por parte del personal de
la Unidad de Proteccion Animal.
Respuesta a oficio
donde se solicitó a la
oficina de seguridad y
salud en el trabajo
información sobre
dotación: SMA-UPA
002 GED 39487-15 del
4 de enero de 2016.
Carpeta contractual
con la trazabilidad del
proceso para llevar a
cabo la contratación
para dotar al personal
de la Unidad de
Protección Animal
Formatos para realizar
el control y seguimiento
referente a los
implementos de
dotación del personal
de la Unidad de
Protección Animal
30 xx Xxxx de 2016 00 xx Xxxxx xx 0000
XXXXXXXX-
XXXXXX XX
XXXXXXXXXX
ANIMAL
8 MEDIO AMBIENTE
(Auditoria Integral)
7
Se observa que la planta física destinada por el Municipio como
bodega ubicada en la xxxxx 00 xxxxxxx 00 esquina para almacenar
los bienes decomisados por la Inspección de Vigilancia y Control
Ambiental, presenta un alto grado de deterioro e inseguridad, lo
que dificulta la custodia y cuidado de los elementos aprehendidos
a los vendedores informales, incumpliendo así con el Parágrafo
del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2002 “Reglamento
de convivencia ciudadana”.
X
Solicitar a la Secretaría
de Servicios
Adminsitrativos otra
sede que sirva como
bodega del Municipio y
pueda cumplir
cabalmente con su fin.
Garantizar la custodia de las
mercancías, objeto de los
procedimientos de control de
espacio publíco, para darle
cumplimieto a lo establecido en el
art 230 de la Ordenanza 468 de
2002.
Solicitud de nuevas
instalaciones para que
cumplan la funcion de Bodega
Municipal.
Oficio dirigido a la
Secretaria de Servicios
Administartivos.
2016/06/01 2016/12/31
SECRETARIO
DE DESPACHO-
UNIDAD DE
INSPECCIÓN
VIGILANCIA Y
CONTROL
AMBIENTAL
8
No se evidencia respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por los particulares e ingresada al
Sistema de Gestión Electrónica Documental- GED de los años
2015: 39206-37625-36304-22844 y del 2016: 2804, incumpliendo
así lo consagrado en el Art. 23 de la Constitución Política de
Colombia y la Ley 1755 del 2015
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento.
X
Resolver las solicitudes
de los ciudadanos con
respuestas de fondo
Garantizar que las respuestas
emitidas por la Secretaría
respondan de fondo a lo solicitado
por el ciudadano
Todos los oficios de repuesta
llevarán también la firma del
Secretario de Despacho, con
el fin de aprobar lo
manifestado y tener una
revisión de la respuesta.
Muestra aleatoria de
oficios con la firma del
secretario de despacho
2016/06/01 2016/12/31 SECRETARIO
DE DESPACHO
9
No se encontró evidencia de la segunda actualización de los
Riesgos: “Alta contaminación visual en la ciudad, en
determinadas épocas”; “Desprotección de la vida y bienes de los
ocupantes en nuevos asentamientos humanos en laderas de
protección ambiental” y “Posibilidad de que los funcionarios de
espacio público sufran lesiones personales, en la ejecución de
sus labores”, con corte al 31 xx Xxxxxx de 2015, igualmente el
Riesgo “Proliferación de animales domésticos en vía pública” no
presenta la segunda y tercera actualización de la vigencia 2015,
incumpliendo con la política de Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual
se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración
Central del Municipio de Manizales” en su artículo 13 y el cual
fuera modificado por el Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Realizar los reportes a la
Secretaría de Servicios
Administrativos, donde
se evidencien la
actualización de los
riesgos
Darle cumplimiento al Decreto
0160 de 2015
Actualizar el mapa de riesgos
de cada dependencia y
verificacíon
Realizar las actualizaciones
en las fechas requeridas por
la Oficina de Calidad de la
Secretaría de Servicios
Administrativos
Comunicación escrita o
correo electrónico
donde se evidencie la
actualización xxx xxxx
de riesgos, en las
fechas establecidas por
la Oficina de Calidad
Oficina de Calidad de la
Secretaría de Servicios
Administrativos
2016/06/01 2016/12/31 TODAS LAS
ÁREAS
10
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación:
N°1505050336 -Prorroga.
N° 1505110355- Acta final y de liquidación.
N°1505110356- Acta final y de liquidación
N°1507150551-Acta de reinicio.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Darle cumplimiento al
Artículo 19 del Decreto
1510 de 2013
Hacer pública de manera oportuna
las actuaciones de la
administración dentro del proceso
contractual.
Publicar en el SECOP de
manera oportuna los
documentos requisito en los
procesos de contratación,
para ello se va a contar con
dos funcionarios con su
respectiva clave.
Fechar las actas e informes
con fechador una vez estén
firmados y listos para subir al
SECOP
Consulta directa a la
pagina de Colombia
Compra Eficiente.
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
2016/06/01 2016/12/31 TODAS LAS
ÁREAS
11
No se especifica, ni se determina la periodicidad con que se
deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, dentro de la cláusula de supervisión de las minutas
contractuales de los contratos N°s 1505110356, 1507150551,
1508260581, 1509300624, 1509300625, 1602010037,
incumpliendo el Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el
Decreto 045 de 2007, ejecución 3.16.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Especificar en el
contrato la periodicidad
en la que se deben
entregar los informes de
supervisión.
Hacer un continuo y efectivo
seguimiento de los contratos
Realizar una circular interna
para los supervisores e
interventores de contratos
citando la importancia de
especificar la periodicidad en
la entrega de actas de
supervisión
Designar un funcionario para
que apoye con la verificación
Copia de la Circular
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
2016/06/01 2016/12/31
SECRETARIA
DE MEDIO
AMBIENTE
8 MEDIO AMBIENTE
(Auditoria Integral)
12
No se evidenciaron los informes de supervisión del contrato N°
1505110355 de los meses xx xxxxx y julio de 2015, incumpliendo
lo estipulado en la ley 1474 de 2011 en sus artículos 83 y 84,
el Decreto 045 de 2007 de la alcaldía de Manizales como lo
pactado por las partes dentro del contrato.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X Hacer cumplir las
cláusulas contractuales
Garantizar para las partes
contratante y contratista el
cumplimiento de las cláusulas
contractuales
Aportar en la carpeta
contractual todos los informes
de supervisión como también
en la plataforma del SECOP
Designar un funcionario para
que apoye subiendo los
contratos y sus informes al
SECOP y lleve seguimiento a
la programación de
documentación del los
contratos y los informes
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
2016/06/01 2016/12/31 TODAS LAS
ÁREAS
13
No se encontró dentro de la carpeta contractual N°1505070349 El
soporte del pago del 5% correspondiente al pago de la
contribución especial del contrato de obra , establecida en el
Artículo 6 de la ley 1106 de 2006 prorrogada por el parágrafo del
artículo 8 de la ley 1738 de 2014.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Incluir copia de las
ordenes de pago en las
carpetas contractuales,
dado que dichos
documentos presentan
el valor del 5%
correspondiente al pago
de la contibución
especial del contrato de
obra
Complementar la información de
las carpetas contractuales con el
soporte de la operación
presupuestal correspondiente al
5% de pago de la contribución
especial del contrato de obra
El operador de presupuesto
de la Secretaría de Medio
Ambiente enviará copia de las
ordenes de pago a la carpeta
contractual
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
2016/06/01 2016/12/31
XXXX XXXXX
XXXXXXXXXXX-
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS
14
No se evidencia el acta de inicio con la evidencia de haberse
instalado las vallas y requisitos para empezar la ejecución del
contrato N° 1505070349, incumpliendo lo estipulado en el
Decreto 1510 de 2013 como lo pactado en la minuta contractual
en la cláusula vigésima primera y en el Decreto 303 de 2014
Manual de contratación de la Alcaldía de Manizales.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Incluir foto de la valla en
las carpetas
contractuales adjunta al
acta de inicio
Complementar la información del
acta de inicio en la carpetas
contractuales
La auxiliar administrativa del
área encargada de los
contratos correspondientes
incluirá en las carpetas
contractuales la foto de la
valla adjunta al acta de inicio
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
26-05-16 2016/12/31
XXXX XXXXX
XXXXXXXXXXX-
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS
15
No hay coherencia entre Lo publicado en la página del Secop del
contrato N° 1509300624 y los documentos que reposa en la
carpeta ya que se pudo observar en la página un oficio aclaratorio
del 5 de octubre de 2015, el que no se encontró en la carpeta
contractual y en el contrato N° 1505110356 se evidencio dentro
de la carpeta una aceptación de oferta que pertenece al proceso
MIC-SMA-075-2015, incumpliendo así lo preceptuado en el
Decreto 1510 de 2013 en el artículo 19, ley 80 de 1993 en sus
artículos 23 y 24 y en el Decreto 303 de 2014 Manual de
Contratación de la Alcaldía de Manizales.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Evitar la confusión de
documentos que se
archivan en las carpetas
contractuales
Maximizar mediante recurso
humano la verificación de los
documentos contractuales
Realizar un registro correcto
de la información contractual
reportada a la Secretaría
Jurídica mediante la
designación de funcionarios
de apoyo contractual
Tomar una muestra aleatoria
de las carpetas contractuales
y hacer revisión
Revisión de las
carpetas que reposan
en la Secretará Jurídica
Designación de
funcionarios de apoyo
contractual
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
2016/06/01 2016/12/31
XXXXX XXXXX
XXXXX
VALENCIA-
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX-
8 MEDIO AMBIENTE
(Auditoria Integral)
16
No se evidencio dentro de la revisión del contrato N°
1505050336, el acta de entrega de las obras ejecutadas al
municipio de Manizales según lo que había quedado pactado en
minuta contractual, incumpliendo así la cláusula segunda
obligaciones del contratista numeral H.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
Verificación continua de
documentos legales del
contrato físico y digital
para complementar
información a publicar
Cumplimiento a las obligaciones
contractuales
Realizar seguimiento mensual
al cumplimiento de las
obligaciones contracutales
Se presentarán
informes mensuales de
seguimiento y
supervisión de
contratos
Copia del documento
enviado al funcionario
asignándole la labor de
apoyo en los procesos
contractuales.
Revisión de minutas y
carpetas contractuales
2016/06/01 2016/12/31 TODAS LAS
ÁREAS
9
CONTROL
DISCIPLINARIO
(Auditoría Integral)
1
No se llevó a cabo correctamente el analisis de datos
correspondiente al Indicador UCD-2 "Nulidad en el procedimiento
disciplinario", toda vez que la fórmula para medir el indicador es
N° de nulidades presentadas /total de procesos activos *100,
y en la descripción cualitativa solo registra el número de nulidades
presentadas, dejando sin especificar el total de procesos activos,
tal como lo requiere el indicador, incumpliendo los lineamientos
del Manual de Indicadores de la Alcaldía de Manizales
Desconocimient
o del Sistema
de Medición del
Indicador de
Gestión
x
Aplicación de la
medición de acuerdo a
los parámetros
establecidos en el
Manual de Indicadores
de la Alcaldía
Ofrecer ihformación necesaria para
medir la gestión del proceso
Incluir en la medición del
Indicaror UCD-2 "Nulidad en
el procediiento disciplinario",
el número de procesos
activos.
La medición será realizada
por la Directora Administrativa
de la Unidad y se hará
trimestralmente, como lo
establece el Indicador.
La Directora realiza control
mensual de los procesos con
las diferentes profesionales
universitarias de la Unidad, a
afectos de llevar un control de
los mismos, el cual permite
advertir el trámite procesal.
ISOLUCION 3 xx xxxxx de 2016 3 de diciembre de 2016
UNIDAD DE
CONTROL
DISCIPLINARIO
INTERNO
1
No se evidencian respuestas claras, precisas, concisas y
eficientes emitidas al ciudadano, Año 2015: 13679- 14517-29524-
31385-33801 Año 2016: 3701.
Incumpliendo así lo consagrado en el Art. 23 de la Constitución
Política de Colombia y la Ley 1755 del 2015. La ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción.
No se dio el
tratamiento
adecuado a la
solicitud
x
Diseño de estrategia
para optimizar el manejo
de las herramientas
ofimáticas establecida
por la alcaldía para
garantizar que las
respuestas dadas al
ciudadano esten
debidamente cargadas
en el GED
Dar cumplimiento al artículo 23 de
la Constitución Política de
Colombia y la Ley 1755 del 2015.
La ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción, y brindar una
respuesta oportuna al Usuario
1- Solicitar Capacitación a la
oficina del atención al usuario
2- Diseñar un formato de
seguimiento para llevar un
control efectivo 3- Revisar el
contenido de las respuestas
por parte del lider del proceso
1- formatos
diligenciados 2- Base
de datos 3-Software
GED y soporte 4-Oficio
enviado solicitando
capacitación
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
2
No se evidencian respuesta por escrito en el Sistema de Gestión
Electrónica Documental “GED” Conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
Año 2015: 15771- 17872-20207-23255.24979-28622-29318- Año
2016:417-2091-13176-17036-28088-12346.
No se dio el
tratamiento
adecuado a la
solicitud
x
Realizar una revisión y
ajustes para determinar
la manera de evidenciar
el cargue de información
correspondiente a las
respuestas solicitadas
Realizar correctamente el cargue
de las de las respuestas en el
GED
Cargar las respuestas dadas
al ciudadano en el GED,
conforme a la normatividad
que aplica el proceso.
Software GED y
soporte 19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
8
10
MEDIO AMBIENTE
(Auditoria Integral)
DESARROLLO RURAL
(Auditoría Integral)
3
No se encontró evidencia de acta de reunión y/o correo
electrónico donde se visualice la actualización de los Riesgos de
la Unidad de Desarrollo Rural, con corte al 30 xx Xxxxx de 2016,
incumpliendo con la Política de Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual
se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración
Central del Municipio de Manizales” en su artículo 13 y el cual
fuera modificado por el Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014,
que define como fechas para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31
xx Xxxxxx y el 31 de Diciembre de cada año.
Actualización
extemporanea x
Cumplir con la política
de administración de
riesgo de la Alcaldía de
Manizales, contenida en
el decreto 0160 del 25
xx Xxxxx de 2014
Tener un mapa de riesgos
actualizado que evidencie la
efectividad de las acciones de
control emprendidas desde el
proceso de Desarrollo Rural
1-Socializar con los
profesionales de la Unidad de
Desarrollo Rural el mapa de
riesgos 2- Actas de reunión
con el equipo de trabajo en la
socialización xxx xxxx de
riesgos de la Unidad
1- Mapa de riesgos
actualizados en el
software Isolución.
2- Listado de
verificación y mapa de
riesgos ajustados 3-
Actas de Reunión con
equipo de trabajo
donde cada uno
manifiesta
conocimiento xxx xxxx
de riesgos 4- correo
electrónico al sistema
de Gestion Integral
informando la
actualización
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
4
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación:
Públicacion
extemporanea x
Diseño de estrategias
para garantizar la
publicación oportuna
dentro de los términos
de los documentos
contractuales en el
SECOP
Cumplir con la norma legal vigente
1- Designar un funcionario
responsable que haga las
publicaciones en el SECOP 2-
Diseñar un formato de control
para hacer seguimiento de las
publicaciones en el SECOP 3-
Solicitar capacitación en
temas relacionados con
contratación y SECOP
1- Oficio o correo
designando al
funcionario responsable
2- Publicaciones del
Secop 3- Email
Solicitando
capacitacion en
contratación a los
profesionales
involucrados en el
proceso
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
5
No se especifica, ni se determina la periodicidad con que se
deben presentarse los informes o actas de supervisión e
interventoría, dentro de la cláusula de supervisión de las minutas
contractuales de los contratos N° 1505200379,1506230458
incumpliendo el Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el
Decreto 045 de 2007, ejecución 3.16.
contrato N°
1505200379 Dia
del Campesino (
una sola
actividad )
contrato
1506230458
Faltó revisión de
los documentos
y obligaciones
del convenio
x
Establecer en todas las
minutas contractuales la
periodicidad de informes
y actas
Dar cumplimiento a Artículo 83 y
84 xx xxx 1474 de 2011 y el
Decreto 045 de 2007, ejecución
3.16.
1- Incluir en todas las minutas
contractuales la periodicidad
con que se presentan
informes y actas de
supervisión e interventoría
1- Minutas
contractuales 2-
carpetas contractuales
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
6
No se encontró dentro las carpetas contractuales N°1604200227
El soporte original del pago de estampillas Pro Universidad xx
Xxxxxx y Universidad Nacional Sede Manizales Hacia El Tercer
Xxxxxxx y el pago de la estampilla Pro Adulto Mayor, incumpliendo
así el Artículo 5. Decreto 484 de 2012
Revisión de los
documentos
que deben
reposar en los
expedientes
contractuales
custodiados por
la secretaría
jurídica
x
Dar cumplimiento a lo
establecido en la
normativida que regula
el artículo 5 dcto 484 de
2012
Todas las carpetas contractuales
tengan los documentos exigidos en
el proceso contractual
1- Designar un funcionario
para el manejo de la
contratación en la oficina 2-
aplicación listas de chequeo
establecidas para este
proceso desde el interior de la
Unidad
1- Control lista de
chequeo Física 2-
carpetas contractuales
con todos los
documentos completos
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
7
No se encontró la publicación en la página del Secop del acta e
informe de supervisión del contrato N° 1603010106, incumpliendo
así lo estipulado en el Decreto 103 de 2015 en sus Artículos 6 y
7.
Públicacion
extemporanea x
Diseño de estrategias
para garantizar la
publicación oportuna
dentro de los términos
de los documentos
contractuales en el
SECOP
Cumplir con la norma legal vigente
1- Oficio o correo designando
un funcionario responsable
que haga las publicaciones en
el SECOP 2- formato de
control para hacer
seguimiento a las
publicaciones en el SECOP
1- Oficio o correo
designando al
funcionario responsable
2- Publicaciones del
Secop 3- Email
Solicitando
capacitacion en
contratación a los
profesionales
involucrados
19 de julio de 2016 19 de enero de 2017
UNIDAD DE
DESARROLLO
RURAL
10 DESARROLLO RURAL
(Auditoría Integral)
1
No se evidencia implementado el módulo de Fiscalización en el
software de Impuestos SITU, todo vez que no se dio
cumplimiento a la totalidad de las obligaciones derivadas del
contrato No.1210020730 cuyo objeto es “Adquisición,
implementación, puesta en funcionamiento y capacitación de un
sistema de información integrado de impuestos Municipales”,
contraviniendo lo preceptuado en la Ley 80 de 1993 Art. 3 de los
fines de la contratación estatal, Ley 1150 DE 2.007.- Art. 17 del
derecho al debido proceso, Decreto 4828 DE 2008 por el cual se
expide el régimen de garantías en la Contratación de la
Administración Pública. Decreto 734 DE 2012 Por el cual se
reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
X
Verificar el cumplimiento
en la implementación del
módulo de fiscalización
por parte de la firma
ADA
Administración y custodia eficiente
en el manejo de los recursos
Realizar seguimiento para
verficar el cumplimiento al
cronograma de actividades
presentado por la firma ADA.
Concertar reuniones con el
contratista para el análisis y
corrección a las posibles
inconsistencias en la
parametrización.
Realizar capacitaciones a los
funcionarios involucradas en
el proceso por parte de la
firma ADA
Actas de reunión.
Cronograma.
Validación de
funcionamiento del
software.
Listado de Asistencia a
capacitacion
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Secretario de
Despacho
Unidad de
Gestión
Tecnologica
Unidad xx
Xxxxxx
2
Se evidencia liquidación del contrato No. 1210020730, cuyo
objeto es “Adquisición, implementación, puesta en funcionamiento
y capacitación de un sistema de información integrado de
impuestos municipales”, suscrito con la firma ADA S.A., según
consta en Acta Final y de Liquidación de Contratos de Prestación
de Servicios y/o Contratos de Compraventa fechada 30 de
diciembre de 2013. A pesar de encontrarse liquidado dicho
contrato, se continúan presentando inconsistencias en el
funcionamiento de los módulos y otros pendientes por entregar
del software de Impuestos SITU. Incumpliendo lo establecido en
la Ley 80 de 1993 Art. 3 de los fines de la contratación estatal,
Ley 1150 DE 2.007.- Art. 17 del derecho al debido proceso,
Decreto 4828 DE 2008 por el cual se expide el régimen de
garantías en la Contratación de la Administración Pública.
Decreto 734 DE 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción.
x
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Revisar la normatividad
vigente a aplicar y tenerla en
cuenta en el proceso
contractual y previo
liquidacion de los mismos
Contratos liquidados
con apego al
ordenamiento juridico
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 secretaria de
despacho
3
Se evidencia que continúa el atraso en el cierre realizado en el
Sistema AS-400, lo cual genera retardos en la aplicación de los
giros y traslados bancarios. incumpliendo así lo establecido en el
procedimiento aprobado en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION y la Circular 0001 de 2016 “Cierre Financiero
2015 y apertura del presupuesto 2016”
X
Solicitar a la Unidad de
Gestión Tecnológica
que realice los cierres
de manera oportuna
para así poder realizar la
aplicación y los giros de
traslados bancarios en
los tiempos realizados,
una vez se estabilicen
las fechas de cierres del
sistema AS-400.
Razonabilidad de los estados
financieros y cumplimiento de la
normatividad que regula la
Contabilidad Pública
Revisar, ajustar y/o formalizar
el procedimiento para
realización de los cierres,
aplicación de giros y traslados
bancarios. envíar oficio o
correo electrónico a los
funcionarios que tienen
responsabilidad, para que asi
proporcionen información y
que hagan parte del
procedimiento aprobado en el
Sistema de Gestión Integral
Procedimiento
formalizado en el
sistema de gestión
integral.
Actas de seguimiento a
los procedimientos.
Correo electronico y/o
oficio
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
presupuesto y
unidad de
gestion
teconologica
4
No se evidencia implementado el módulo de cartera en el
software de Impuestos SITU, todo vez que no se dio
cumplimiento a la totalidad de las obligaciones derivadas del
contrato No.1210020730 cuyo objeto es “Adquisición,
implementación, puesta en funcionamiento y capacitación de un
sistema de información integrado de impuestos Municipales”,
contraviniendo lo preceptuado en la Ley 80 de 1993 Art. 3 de los
fines de la contratación estatal, Ley 1150 DE 2.007.- Art. 17 del
derecho al debido proceso, Decreto 4828 DE 2008 por el cual se
expide el régimen de garantías en la Contratación de la
Administración Pública. Decreto 734 DE 2012 Por el cual se
reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
X
Realizar los
requerimientos
necesarios al contratista
para que de acuerdo a
lo establecido en la
cláusula segunda del
contrato No.
1210020730-xxxxxxxx,
brinde todas las
acciones encaminadas a
asegurar que el software
funcione correctamente
y su actualización frente
a los cambios en la
legislación.
Administración y custodia eficiente
en el manejo de los recursos
Identificar requerimientos que
funcionen en forma incorrecta,
que no se hayan
implementado o que se
encuentren desactualizados.
Hacer seguimiento al
cumplimiento del plan de
trabajo.
Realizar capacitaciones a los
funcionarios involucradas en
el proceso por parte de la
firma ADA
Actas de reunión de
seguimiento. Listado
de asistencia a
capacitaciones
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad Gestión
Tecnológica
Unidad xx
Xxxxxx
Tesoreria
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
5
Se continúan presentando dificultades en el cierre oportuno en la
presente vigencia. Los problemas que se presentan en el cierre
presupuestal siempre están atados a la aplicación del recaudo en
las rentas. Mientras no se pueda procesar ese recaudo, se
dificulta o retrasa el cierre presupuestal. Se evidencia que el
cierre del mes xx xxxxx de 2016 se realizó el día 10 xx xxxx de
2016. incumpliendo así lo establecido en el procedimiento
aprobado en el Sistema de Gestión Integral ISOLUCION y la
Circular 0001 de 2016 “Cierre Financiero 2015 y apertura del
presupuesto 2016”
X
Establecer fecha límite
para el cierre
presupuestal mensual,
con el fin de hacer
monitoreo y seguimiento
al cumplimiento del
mismo, de tal forma que
se pueda evidenciar las
situaciones que
dificultan el cierre
oportuno y buscar
acciones correctivas y
preventivas de manera
inmediata.
Disminuir las Dificultades en los
Cierres Presupuestales
Revisar, ajustar y/o formalizar
el procedimiento para
realización de los cierres
envíar oficio o correo
electrónico a los funcionarios
que tienen responsabilidad,
para que asi proporcionen
información y que hagan parte
del procedimiento aprobado
en el Sistema de Gestión
Integral
Procedimiento
formalizado en el
sistema de gestión
integral.
Actas de seguimiento a
los procedimientos.
Correo electronico y/o
oficio
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Presupuesto y
Unidad de
Gestion
Tecnologica
6
AUSENCIA DE INFORMES DE SUPERVISION. En el proceso
de revisión de los documentos que conforman las carpetas
contractuales, no se pudo evidenciar los informes que deben
presentarse de manera bimensual y trimestralmente incumpliendo
así, lo pactado dentro del contrato No. 1501020006, cuyo objeto
es: “LA COLABORACIÓN MUTUA, COOPERACIÓN Y UNIÓN
DE ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO Y EL INSTITUTO DE
CULTURA Y TURISMO DE MANIZALES, MEDIANTE LA
AUTORIZACIÓN PARA QUE EL INSTITUTO DE CULTURA Y
TURISMO ADMINISTRE LA PLAZOLETA BENIDORM - MIAMI,
CON TODOS SUS COMPONENTES” 2 de Enero de 2015 (No
se evidenciaron los informes trimestrales con corte x xxxxx de
2015 y a julio de 2015), Y del contrato No 1504090273, cuyo
objeto “Colaboración y cooperación mutua entre el Municipio y la
Caja de la Vivienda Popular, a efectos que ambas entidades se
lleve a cabo la identificación e individualización de predios fiscales
de propiedad del Municipio, con vocación de construir o
desarrollar proyectos de vivienda por parte de la Caja, asi como
los estudios técnicos, usos del suelo, avalúos y levantamientos
topográficos y estudios y análisis de cada predio” del 9 xx xxxxx
de 2015 (No se evidenciaron los informes bimensuales con corte
a junio de 2015), incumpliendo la Ley 1474 de 2011 en sus
artículos 83 y 84, el Decreto 045 de 2007 de la alcaldía de
Manizales
x
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
1-Verificar la existencia de
todos los informes de
supervisione en las carpetas
contractuales 2-
Solicitar el envío de los
informes de gestión
bimestrales a los
comodatarios.
1- Carpestas con los
informes de supervision
2-Oficios de solicitud de
informes de gestión
bimestrales a los
comodatarios.
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
oficina
coordinadora de
bienes
7
AUSENCIA DE ACTAS DE INICIO Y ACTAS DE ENTREGA. No
se evidencio dentro del expediente contractual N°1501020006
cuyo objeto es“La colaboración mutua, cooperación y unión
de esfuerzos entre el Municipio y el Instituto de Cultura y
Turismos de Manizales, mediante la autorización para que el
Instituto de Cultura y Turismo administre la plazoleta
Benidrom, Miami con todos sus componentes ”, el acta de la
entrega y así mismo como en el contrato N°1506240463 cuyo
objeto Aunar esfuerzos para operar de manera técnica y
adecuada el lote de terreno con ficha catastral No 01-011-
0000-0000-000, destinado ala ^Escombrera los Cambulos",
según uso del suelo del mismo, con el fin de dotar a la
ciudad de un espacio dé depósito y disposición final de
tierra, escombros y materiales resultantes de las actividades
de construcción, reparación o demolición que las obras
civiles o de otras actividades conexas, complementarias o
análogas” . actas de inicio, conforme había quedado estipulado
dentro de los contratos de común acuerdo por las partes.
Incumpliendo lo preceptuado en el Decreto 1510 de 2013 y en
el Decreto 303 de 2014 Manual de contratación de la Alcaldía
de Manizales.
x
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
- Elaboración oportuna de las
actas de inicio y de entrega.
1-Verificar la existencia las
actas de inicio en las carpetas
contractuales 2-Se elaboraran
las respetivas actas inicio y de
entrega de los expedientes
contractuales
1-Carpetas
contractuales con las
actas de inicio. 2-
Actas de inicio y de
entrega de los
expedientes
contractuales
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
oficina
coordinadora de
bienes
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
8
OMISION DE PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
SECOP. Dentro de revisión realizada a los contratos de la
secretaria de Hacienda se pudo evidenciar la no publicación de
los documentos que hacen parte de las etapas del proceso
contractual en la página del SECOP.
Contrato No. Fecha de creación Documentos
N°150102006 02 de enero de 2015 Estudios previos.
N°1502100075 10 de febrero de 2015 Otro si
N°1502130096 20 de enero de 2015, Invitación, presentación de
ofertas.
N°1504090273 9 xx xxxxx de 2015 Todos los documentos
Comodato N°1408010311 01 xx xxxxxx de 2014 Estudios previos
Policía Nacional (1503250242) 25 xx Xxxxx de 2015 Todos los
documentos
Policía Nacional (1311081035) 08 de Noviembre de 2013 Todos
los documentos
Situación que genera incumplimiento a lo preceptuado por el
decreto 1510 de 2013 en sus artículos 19 y 20 este último artículo
establece que los estudios y documentos previos deben
permanecer a disposición del público durante el desarrollo del
Proceso de Contratación todo ello orientado a cumplir fielmente el
principio de publicidad y trasparencia contractual. Artículo 20 del
decreto 1510 del 17 de julio de 2013 que los estudios y
documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de
pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben
permanecer a disposición del público durante el desarrollo del
Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos,
además de los indicados para cada modalidad de selección,
incumpliendo lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 en su
artículo 19 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015
x
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Publicación oportuna de todos
los contratos celebrados por
la secretaria
Publicación oportuna
en el SECOP y Lista de
Chequeo ademas
Impresión del SECOP
que demuestra la
publicación de los
respectivos
documentos por cada
secretaria responsable
del contrato o
comodotado elaborado
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
todas las
secretarias-
Secretaria de
Hacienda
9
IMPRECISIONES EN EL SECOP. Dentro de la revisión realizada
al expediente contractual N°1502130096, y que al ser
confrontado con la documentación consignada en el SECOP se
pudo verificar que las adendas (1) uno y (2) dos que reposan en
la página no se encuentran firmadas. Es necesario recordar que
la documentación allí publicada debe ser coherente y fidedigna
con la que reposa en el expediente contractual. Incumpliendo así
lo preceptuado en el Decreto 1510 de 2013 en el artículo 19, ley
80 de 1993 en sus artículos 23 y 24 y en el Decreto 303 de 2014
Manual de Contratación de la Alcaldía de Manizales.
x
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
1-Verficar la coherencia entre
la información publicada en el
SECOP y la que reposa en
las carpetas contractuales
2- Firmar y cargar los
respectivos documentos del
expediente contractual.
Lista de Chequeo que
garantice la Coherencia
entre la información
publicada en el SECOP
y la contenidad en las
carpetas contractuales
por cada secretaria
responsable del
contrato o comodotado
elaborado
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
todas las
secretarias-
Secretaria de
Hacienda
10
Se evidencian sin identificar: 6.800 Partidas que aumentan el
saldo en el libro auxiliar por valor de $00.000.000.000,00 y 6.593
Partidas que disminuyen el saldo en el libro auxiliar por valor de
$00.000.000.000,80, de veintiocho (28) cuentas de Recaudo.
(Unidad xx Xxxxxx). Incumpliendo así con el régimen de
Contabilidad Pública-Manual de procedimientos
X
Establecer plan de
trabajo con todos los
actores responsables,
que permita realizar un
trabajo efectivo en la
identificación de las
partidas
Razonabilidad de los estados
financieros y cumplimiento de la
normatividad que regula la
Contabilidad Pública
Elaborar plan de trabajo paa
la depuración de partidas
Entregar base de datos para
su estudio en el comité de
saneamiento fiscal
Plan de trabajo
Actas de entrega de
bases de datos
Registro de
movimientos aprobados
por el comité
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad xx
Xxxxxx
Unidad de
Gestion
Tecnologica
Tesorería
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
11
En lo referente a la información contable y financiera, las
debilidades en los reportes de la información persisten, se
evidencia falta de cultura contable en las diferentes dependencias
que proveen información a Contabilidad, generando con ello falta
de confiabilidad en la información contable generada con corte a
30 xx xxxxx de 2015, lo que advierte falta de actuación del control
respecto a la adopción de procedimientos, y mecanismos de
verificación y evaluación; Incumpliendo así con el régimen de
Contabilidad Pública-Manual de procedimientos
X
Capacitar y sensibilizazr
a los reponsables del
reporte de la informacion
contable, con el fin de
dar a conocer y
transmitir la importancia
y legalidad que tiene el
reporte de dciha
informacion ademas de
los posibles procesos
sancionatorios a que
dieran lugar por el
incumplimiento de este
deber de caracter legal
lograr con las dependencias
proveedoras de la informacion,
cultura contable y conocimiento de
las responsablidades en el reporte
de la Informacion Contable
Realizar Capacitaciones en el
mes xx xxxxxx y septiembre
es preciso indicar que las
fechas estaran sujetas a
disponibilidad de tiempo
*-sitacion a
capacitaciones
*- listado de asistencia
y tema tratado en la
Capacitación ademas
de evidencia fotografica
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 oficina de
contabilidad
12
Se evidencia que a pesar de que existen alarmas ejecutadas
anunciando retardos en los Sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos “PQRS” se siguen presentando vencimiento de
términos en algunas de las solicitudes presentadas.
Conforme a lo establecido en el artículo 23 de la ley 734 de 2002
código disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley
1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
X
1- Se responderan a
tiempo todas las PQR,
ademas se dejara
evidencia de las
respuestas dadas
personalmente al
contribuyente.
Subsanar el hallazgo,
respondiendo las PQR a tiempo.
1- Se ingresara diariamente al
sistema a las 7:30 A.M y alas
6:00 P.M y se dara el tramite
correspondiente. 2- Se
implementara formato para
diligenciar y evidenciar las
respuestas dadas
personalmente al
contribuyente.
PQR resueltas a
tiempo y los formatos
de registro de la
respuesta dada al
contribuyente.
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 liquidacion y
determinacion
13
No se evidencian respuesta por escrito en el Sistema de Gestión
Electrónica Documental “GED” Conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
X
subir al sistema de
gestion documental las
respuestas dadas a las
solicitudes
facilitar la consulta de las
respuestas dadas alas solicitudes
que presenta la comunidad
subir al sistema de
informacion GED las
respuestas
Gestion Electronica
Documental 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Tesoreria,
Unidad xx
Xxxxxx,
Contabilidad,
Presupuesto,
Oficina
Coordinadora de
Bienes y
Finanzas
14
No se evidencian respuestas claras, concisas y eficientes
emitidas al ciudadano, incumpliendo así lo consagrado en el Art.
23 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1755 del
2015 .El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 22 xx xxxxx 2015 al 27de mayo de
2016, se siguen presentando para años 2015: 19386 y del 2016:
2627-2628 -6532-10391-12156
X
Responder de manera
xxxxx concisa y eficas a
el ciudadano
lograr un grado de satisfaccion del
ciudadano a las PQR presentadas
Dar una respuesta oportuna,
xxxxx y concisa al ciudadano
ademas de evidencia de las
respuestas cargadas en el
sistema GED
Oficios dando
respuesta al ciudadano-
GED
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad xx
Xxxxxx,
Contabilidad,
Presupuesto,
Oficina
Coordinadora de
Bienes y
Finanzas
Publicas y
pensiones
15
No se evidencian procedimientos aprobados por el Sistema de
Gestión de Calidad, de Cobro coactivo de las obligaciones a favor
del Municipio de Manizales, Fiscalización de contribuyentes
omisos atrasados e inexactos, y reconocimiento de beneficios
tributarios, Incumpliendo así lo establecido en el Manual Técnico
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano MECI 2014
X
realizar levantamientos
de los procedimientos
aplicados en la oficina
de presupuesto
reflejar en el sistema de gestion de
calidad los procedimientos
presupuestales aprobados
*-Se solicitará al Sistema
de Gestión Integral,
acompañamiento para
levantar los procedimientos
que se requieran
*-oficio donde se
solicite
acompañamiento a la
oficina de sistema de
gestion de calidad
*- procedimiento
aprobado por el
sistema de gestion de
calidad
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
oficina de
presupuesto
Recursos
Tributarios y
Unidad xx
Xxxxxx
16
No se encuentra actualizado el Reglamento Interno de Cartera de
la Alcaldía de Manizales conforme a lo establecido en la Ley
1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo; Decreto 19 de 2012 “Por el
cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública” y Ley 1607 de 2012
“Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se
dictan otras disposiciones”
X
realizar actualizacion al
manual de cartera
existente de la Alcaldia
de Manizales
contar la normatividad actualizada
que permita sustentar el cobro
coactivo
estudio de la normatividad
que se haya sido expedida
con posterioridad al año 2010,
realizar socializacion del
proyecto de actualizacion con
los funcionarios de la unidad
de recursos tributarios
ademas de socializarlo con
los miembros del comité de
cartera
*-acta de socializacion
y oficio en que se
remita a juridica para
su aprobacion *-
reglamento interno de
cartera actualizado
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
17
No se atienden los CRITERIOS DE GESTIÓN de acuerdo a la
calificación de la cartera según si es de probable Recaudo, difícil
Recaudo, Improbable Recaudo, ejecutando las gestiones de
recaudo para cada caso, incumpliendo lo establecido en el
numeral 3 del Capítulo IX del Decreto 0249 del 3 xx xxxxx de
2010 “Por medio del cual se adopta el Reglamento de
Recaudo de Cartera del Municipio de Manizales”
X
establecer cristerios de
gestion para la
clasificacion de cartera
llevar un control correcto y
oprotuno de la calificacion de la
cartera
solicitar a la unidad de gestion
tecnologica y unidad xx xxxxxx
que realicen la depuracion de
la cartera por vigencias y
despues de que exista la
clasificacion de cartera por las
Unidades se realizara la
calificacion de la misma
deacuerdo a los criterios de
gestion
oficios a la unidad de
gestion tecnologica y
unidad xx xxxxxx-
clasificacion de cartera
según criterios de
gestion ademas de
poderse visualizar en el
sistema SITU
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
18
No se han llevado a cabo gestiones administrativas de
depuración permanente y sostenible tendientes a depurar cifras y
demás datos contenidos en los estados, informes y reportes
contables de la cartera administrada por jurisdicción coactiva, que
no permiten que la información contable cumpla con las
características cualitativas de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad, incumpliendo así con el procedimiento de
control interno contable establecido en la Resolución 357 de
2008 de la Contaduría General de la Nación que establece
como control la depuración contable permanente y
sostenible y el Régimen de contabilidad pública.
X efectuar una informacion
confiable y comprensible
realizar gestiones de depuracion
permanente
solicitar a la unidad de gestion
tecnologica y Unidad xx
Xxxxxx que realicen la
depuracion de la cartera por
vigencias y demas estados.
Despues de que exista la
clasificacion de cartera por las
Unidades de Gestion
tecnologica y Rentas se
realizara depuracion para
generar reportes contables
confiables
oficios a la unidad de
gestion tecnologica y
unidad xx xxxxxx-
Depuracion de cartera
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS-
Unidad de
Gestion
Tecnologica y
Unidad xx
Xxxxxx
19
No se cuenta con un inventario consolidado y debidamente
radicado de los procesos recibidos para el cobro en jurisdicción
coactiva, indicando como mínimo fecha de recepción, clase de
documento, oficina de origen, nombre y firma de quien recibe,
incumpliendo lo establecido en el capítulo 1, numeral 6
“conformación del expediente (pág. 13).” del Decreto 0249
de 2010 “Reglamento de Recaudo de Cartera del Municipio
de Manizales”
X
consolidar un inventario
de los procesos
recibidos para cobro por
jurisdiccion coactivo
contar con un inventario de los
procesos que se remitan para
cobro
crear e implementar un
formato avalado por Gestion
de Calidad para llevar un
radicado de los procesos
recibidos para cobro *-
levantamiento de inventario
en 20 % teniendo en cuanto
el voolumen de procesos
existentes que son ecibidos
para cobro por jurisdiccion
coactiva
crear un formato de
radicacion- solicitar la
aprobacion de dicho
formato a la Oficina de
Calidad- llevar un
control de los nuevos
procesos adjudicados a
la oficina de cobro
coactivo- levantamiento
de inventario en excell
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
20
No se lleva a cabo la identificación y organización de los
expedientes de jurisdicción coactiva en lo correspondiente a su
cronología ascendente, numeración de folios, marcación de la
carátula incumpliendo con lo establecido en el capítulo 1,
numeral 6 “conformación del expediente (pág. 13).” del
Decreto 0249 de 2010 “Reglamento de Xxxxxxx xx Xxxxxxx
del Municipio de Manizales”
X
realizarlo para tener los
procesos de jurisdiccion
coactiva organizados
cronologicamente se
dará cumplimiento al
Decreto 0249 de 2010
contar con expedientes que tengan
cronologia ascendente
se solicitara a la Secretaria de
Hacienda personal con
conocimientos en archivistica
para realizar un plan de
descongestion del archivo, es
preciso aclarar que debido al
volumen de expediente
existentes el proposito es de
cumplir con una meta del
50%. es importante aclarar
que dicha actividad esta
condicionada a la
disponibilidad de personal
solicitado *-se realizará y
presentará un diagnóstico de
necesidades ante el
Secretario de Despacho de
Hacienda, para tomar
decisiones sobre las acciones
a emprender
oficio a la Secretaria de
Hacienda solicitando
personal requierido
para dicha labor-
expendientes con
organizados
cronologicamente
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
21
Se evidencia incumplimiento de los requisitos para la suscripción
de acuerdos de pago contenidos en el capítulo 3 numeral 2.2
“Acuerdos de Pago” del Decreto 0249 de 2010 “Reglamento
de Recaudo de Cartera del Municipio de Manizales” ; en los
siguientes casos: *-
RESOLUCIÓN 41-16. XXXXXX XXXXXX XXXXX cc. 10.175.779
Representante legal de INVERSIONES FABRISA S.A.S,
Establecimiento MOTEL ARIZONA MANIZALES, impuesto de
industria y comercio por valor de $17.740.482, pagó cuota inicial
de 801.000 y el resto a 12 meses
*RESOLUCIÓNES 309-15, 310-15, 311-15, 313-15, 315-15, 316-
15, 317-15, 318-15, 319-15, 329-15, 321-15. UNIVERSIDAD XX
XXXXXX NIT, 890.801.063, impuesto predial unificado.
X
elaboracion de acuerdos
de pago en
cumplimiento de los
requisitos establecidos
del Manual de Cartera,
se dará cumplimiento al
Decreto 0249 de 2010
establecer una lista de chequeo
para la verificacion del
cumplimiento de los requisitos
establecidos en el Manual de
Xxxxxxx para la siuscripcion de
acuerdos de pago
crear lista de cheque y
someterlo a la aprobacion de
la Oficina de Calidad, los
acuerdos de pago se
realizarán conforme lo indica
la xxxxx
xxxxx una lista de
chequeo para la
suscripcion de
acuerdos de pago-
solicitar la aprobacion
de dicho formato a la
Oficina de Calidad y
acuerdos de pago
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
22
No existe coherencia entre el acuerdo 704 de 2008 “Estatuto
xx Xxxxxx Municipales” art 7 inc 2., y la factura que liquida
el impuesto predial expedida por la Unidad xx Xxxxxx del
Municipio ; toda vez que el acuerdo indica a cada propietario del
bien inmueble deberá cobrársele únicamente la cuota parte de la
que es propietario y la factura (titulo) le está liquidando a un solo
propietario el total de la obligación, así mismo se expide el
mandamiento de pago, las medidas cautelares y autos que
compulsan en el proceso sin considerar la cuota prorroga de los
propietarios; esto acarrea como consecuencia que los derechos
que surgen del impuesto predial en bienes de copropietarios no
sean posibles de hacerse efectivos mediante jurisdicción
coactiva.
X
Solicitar a la Autoridad
Catastral (IGAC) la
información relacionada
con el % de propiedad
cuando un inmueble
tenga varios propietarios
Dar cumplimiento al Acuerdo 704
de 2008
Oficio a la Autoridad Catastral
solicitando % de Propiedad
Solicitud al proveedor del
Programa (ADA) para que
realice los ajustes necesaios
en el sistema que nos permita
realizar los cobros como lo
ordena el Acuerdo.
Oficios de solicitud
Seguimiento y
validación de los
ajustes en el Sistema.
Facturas expedidas
con los ajustes
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 Rentas
23
No se evidencia, en el 100% de la muestra auditada, el
cumplimiento de los principios que regulan la Administración
Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y
en la Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la
normalización de la cartera pública” los servidores públicos que
tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor xxx Xxxxxx
Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz,
eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro
Público
X
realizar la gestion de
cobro de manera
eficiente
realizar las acciones de cobro de
manera eficiente con el fin de
obtener liquidez para el tesoro
publico
solicitar a la Oficina de Calidad un
analisis organizacional con el fin de
establecer el mejor mecanismo
para evacuar los procesos de cobro
coactivo con las herramientas
existentes-con el producto del
analisis efectuado por calidad, crear
un plan de descongestion y de ser
el caso solicitar la disponibilidad de
nuevo personal que contribuya a
optimizar un proceso de cobro
coactivo- solicitar a la Unidad xx
Xxxxxx y Unidad de Gestion
Tecnologica la depuracion de la
informacion que existen en los
sistemas de impuestos con el fin
que las actividades de cobro
coactivo puedan realizarse de
manera oportuna y eficiente -
solicitar a la unidad de Gestion
Humana la creacion de una planta
de cargos que permitan que el
personal adscrito a la unidad tenga
una vinculacion permanente *- se
realizará y presentará un
diagnóstico de necesidades y
estado actual de la oficina, ante el
Secretario de Despacho de
Hacienda, para tomar decisiones
sobre las acciones a emprender, y
el plan de trabajo respectivo
oficio solicitando a la
oficina de calidad el
analisis organización-
establecer un proceso
de descongestion-
solicitar a la secretaria
de hacienda personal
para el apoyo requerido-
oficio a la Unidades xx
Xxxxxx y Gestion
Tecnologica solicitando
depuracion de la
informacion existente
en los sistemas de
impuestos-oficio a la
unidad de gestion
humano solicitando la
creacion de una planta
de cargos. diagnóstico
presentado al
Secretario de Hacienda
y el plan de trabajo a
realizar
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
cobro coactivo
RECURSOS
TRIBUTARIOS
24
Se evidencia al 30 xx xxxxx de 2016 sin identificar cinco (5)
partidas que aumentan el saldo en el auxiliar, en la cuenta del
banco BBVA Nro. 801000050, denominada asignaciones directas
SGR, por valor de once millones ciento once mil doscientos
cuatro pesos con setenta y tres centavos ($11.111.204.73),
incumpliendo el numeral 3 del ―Procedimiento para la
implementación y evaluación del control interno contable y
de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación, Resolución 357 de 2008.
X
depurar las conciliacion
bancarias y asi no
existan partidas por
conciliar
identificar y depurar las partidas
conciliatorias pendientes
oficio a la Secretaria de
Planeacion para que dicha
secretaria solicite la
incorporacion de los recursos
al presupuesto
oficio a la secretaria de
planeacion 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Presupuesto
TESORERIA
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
25
No se encontró dentro de las Órdenes de Pago Nros. 260264 del
22 de Diciembre de 2015 y 260272 del 24 de Diciembre de 2015,
los soportes xx Xxx y salvo por concepto de Impuestos
Municipales y Resolución aprobatoria de garantía de estabilidad
y/o calidad, correspondientes a Contratos de Obra Púbica para
el Pago Definitivo, incumpliendo lo establecido en las Hojas de
Chequeo código PSI-SFC-FR-02 que se encuentran
estandarizados en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION.
X
aplicar la lista de
chequeo avalada por la
oficina de calidad
dar cumplimiento a los documentos
establecidos por calidad para
proporcionar una informacion mas
eficiente
circularizar a todos lo
operadores de presupuesto
sobre la utilizacion de la lista
de chequeo, se realizará
verificación de que todas las
órdenes de pago lleven la lista
de chequeo
circular y órdenes de
pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
26
No se evidenció dentro de las Órdenes de Pago Nros. 212222 del
13 xx Xxxxx de 2016 y 212262 del 27 xx Xxxxx de 2016, los
soportes de Certificación sobre veracidad y autenticidad de las
nóminas (incluye el número total de empleados objeto de giro y el
valor de la apropiación), correspondientes a Nómina
Administración Central Municipal, incumpliendo lo establecido
en las Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-04 que se
encuentran estandarizados en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION.
X
apartir del momento de
la auditoria por la unidad
de control interno se
solicita por parte de la
pagaduria a la UNIDAD
XX XXXXXXX
HUMANO certificacion
sobre veracidad y
autenticidad de las
nominas e dará
cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
llevar por parte de la unidad de
pagaduria un soporte de veracidad
y atenticidad de las nominas
solicitid del certificado que se
anexara a las nominas de
autenticidad de veracidad de
las mismas
certificado expedido por
la Unidad de Gestion
Humana que reposa en
las nominas, órdenes
de pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
27
No se encontró dentro de las Órdenes de Pago Nros. 212223 del
13 xx Xxxxx de 2016 y 362084 del 28 xx Xxxxx de 2016, los
soportes de Certificación sobre veracidad y autenticidad de las
nóminas (incluye el número total de empleados objeto de giro y el
valor de la apropiación), correspondientes a Nómina Especial,
incumpliendo lo establecido en las Hojas de Chequeo código
PSI-SFC-FR-04 que se encuentran estandarizados en el
Sistema de Gestión Integral ISOLUCION.
X
apartir del momento de
la auditoria por la unidad
de control interno se
solicita por parte de la
pagaduria a la UNIDAD
XX XXXXXXX
HUMANO certificacion
sobre veracidad y
autenticidad de las
nominas e dará
cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
llevar por parte de la unidad de
pagaduria un soporte de veracidad
y atenticidad de las nominas
solicitid del certificado que se
anexara a las nominas de
autenticidad de veracidad de
las mismas
certificado expedido por
la Unidad de Gestion
Humana que reposa en
las nominas, órdenes
de pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
28
No se observó dentro de la Orden de Pago Nro. 250634 del 13 de
Octubre de 2015, los soportes de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal – CDP y Certificación sobre veracidad y
autenticidad de las nóminas (incluye el número total de
empleados objeto de giro y el valor de la apropiación),
correspondientes a Nómina de Jubilados, incumpliendo lo
establecido en las Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-04
que se encuentran estandarizados en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION.
X
apartir del momento de
la auditoria por la unidad
de control interno se
solicita por parte de la
pagaduria a la UNIDAD
XX XXXXXXX
HUMANO certificacion
sobre veracidad y
autenticidad de las
nominas e dará
cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
llevar por parte de la unidad de
pagaduria un soporte de veracidad
y atenticidad de las nominas
solicitud del certificado que se
anexara a las nominas de
autenticidad de veracidad de
las mismas
certificado expedido por
la Unidad de Gestion
Humana que reposa en
las nominas, órdenes
de pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
29
No se evidenció dentro de la Orden de Pago Nro. 252016 del 27
de Enero de 2016, los soportes de Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes – PILA y Certificado de Disponibilidad
Presupuestal - CDP, correspondientes a Pagos de Seguridad
Social – Aporte Patronal, incumpliendo lo establecido en las
Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-04 que se encuentran
estandarizados en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION.
X
se llevara un mejor
control de los soportes
de las ordenes de pago
se dará cumplimiento a
los requisitos definidos
en las Hojas de
Chequeo establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
dar cumplimiento al autocontrol en
las ordenes de pago con sus
respectivos soportes como lo
indica la lista de chequeo
anexar el correspondiente
CDP y planilla integrada de
liquidacion de aportes en la
orden de pago
la orden de pago
252016 con sus
respectivos soportes
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
30
No se encontró dentro de la Orden de Pago Nro. 250574 del 18
de Septiembre de 2015, los soportes de Cotización de tiquetes y
Solicitud de Comisión, correspondientes a Viáticos, incumpliendo
lo establecido en las Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-05
que se encuentran estandarizados en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION.
X
se llevara un mejor
control de los soportes
de las ordenes de pago
y solicitar un manual o
procedimientos para la
legalizacion de viaticos a
la oficina juridica- .
Servicios
Administrativos y Oficina
de Gestion de Calidad
se dará cumplimiento a
los requisitos definidos
en las Hojas de
Chequeo establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
dar cumplimiento al autocontrol en
las ordenes de pago con sus
respectivos soportes como lo
indica la lista de chequeo
solicitar por escrito a la
Secretaria de Servicios
adminsitrativos, Oficina de
Gestion de calidad y con
copia a la oficina Juridica un
manual o procedimiento existe
para la legalizacion de viaticos
para su correspondiente
aplicación
oficio, órdenes de pago
con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
31
No se evidenció dentro de las Órdenes de Pago Nros. 250568 del
14 de Septiembre de 2015 y 252186 del 11 xx Xxxxx de 2016, los
soportes del RUT, así mismo en las Órdenes Nros. 250623 del 06
de Octubre de 2015, 250808 del 14 de Diciembre de 2015 y
252106 del 29 de Febrero de 2016, los soportes tanto del RUT
como del Certificado de cuenta bancaria, correspondientes a
Cuotas Partes Pensionales, incumpliendo lo establecido en
Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-05 que se encuentran
estandarizados en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION.
X
aplicar la lista de
chequeo avalada por la
oficina de calidad, se
dará cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
dar cumplimiento a los documentos
establecidos por calidad para
proporcionar una informacion mas
eficiente
circularizar a todos lo
operadores de presupuesto
sobre la utilizacion de la lista
de chequeo
circular, órdenes de
pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
32
No se observó dentro de las Devoluciones Nros. 093 del 12 xx
Xxxxxx de 2015 y 114 del 09 de Septiembre de 2015, los
soportes de Planilla o liquidación por valor recaudado,
correspondientes a Recaudo de Impuestos DIAN, incumpliendo
lo establecido en Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-05
que se encuentran estandarizados en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION.
X
aplicar la lista de
chequeo avalada por la
oficina de calidad, se
dará cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
dar cumplimiento a los documentos
establecidos por calidad para
proporcionar una informacion mas
eficiente
circularizar a todos lo
operadores de presupuesto
sobre la utilizacion de la lista
de chequeo
circular, órdenes de
pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
33
No se encontraron dentro de las Ordenes de Pago relacionadas ,
los soportes correspondientes a Contratos de Prestación de
Servicios y Suministros, incumpliendo lo establecido en las
Hojas de Chequeo código PSI-SFC-FR-03 que se encuentran
estandarizados en el Sistema de Gestión Integral
ISOLUCION. orden 250865-260203-262013-262009-252033
X
aplicar la lista de
chequeo avalada por la
oficina de calidad, se
dará cumplimiento a los
requisitos definidos en
las Hojas de Chequeo
establecidas y
estandarizadas en el
Sistema de Gestión
Integral
dar cumplimiento a los documentos
establecidos por calidad para
proporcionar una informacion mas
eficiente
circularizar a todos lo
operadores de presupuesto
sobre la utilizacion de la lista
de chequeo
circular, órdenes de
pago con todos los
documentos soporte
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 TESORERIA
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
34
Se evidencia que en la actualidad existen de Quince (15)
demandas de restitución de bienes inmuebles por recuperar solo
Una (1) se tiene como prueba piloto para definir si le corresponde
al Contencioso Administrativo o al Civil para poder ingresar las
otras demandas lo que impide seguir adelante con la ejecución
del proceso, incumpliéndose asi la Ley 388 de 1997, el Art. 2 de
la Constitución Política, Art. 69 de la Lay 9ª. De 1989
X
realizar un seguimiento
a las demandas de
rstitucion de bienes que
se tienen al momento en
la oficina coordinadora
de bienes
tener un control efectivo sobre
estas demandas
visitas periodicas a los
juzgados revision periodica de
los estados en los juzgados,
adicionar el Estudio y
documentación frente a la
competencia ante la cual
deben presentarse los
procesos de restitución de los
bienes de propiedad del
municipio de Manizales
copia de los
memoriales de gestion
que se aporten a los
proceos con el fin de
impulsar Auto
admisorio o in
admisorio de la
demanda, auto de
rechazo o cualquier
pronunciamiento del
juzgado frente a estos
procesos
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
oficina
coordinadora de
bienes
35
No se evidencia custodia, mantenimiento, conservación y
vigilancia permanente para los bienes inmuebles del Municipio,
de acuerdo a lo observado en la revisión de los contratos de
comodatos, incumpliendo así con las normas previstas en el
código civil, libro cuarto, título XXIX, art. 2200 a 2220, ”
contratos de Comodato”
X
tener un control efectivo
sobre cada uno de los
comodatos referentes a
plazos de jecucion
suprevisores de los
mismos o novedades
que se desarrollen en
estos
consientizar a los tenedores y
responsables de la ejecucion y
cumplimiento de los mismos
oficiar a cada secretaria
donde repose un comodato
sobre la obligatoriedad de
informar cada tres meses a la
oficina de bienes inmuebles el
estado de los mismos
oficios/circular a cada
secretaria 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
oficina
coordinadora de
bienes
36
Se observa un doble pago en devolución de un saldo a favor por
valor de $14.850.000 por concepto de Impuesto de Industria y
Comercio, correspondiente a las Resoluciones 1309 “ Por medio
de la cual se ordena una devolución” de diciembre 23 de 2013 y
Resolución 932 “Por medio de la cual se ordena una devolución”
xx xxxxx 4 de 2014, incumpliendo lo establecido en “Régimen de
Contabilidad Pública (soportes de contabilidad) y en el
procedimiento “Devolución de saldos a favor” código PSI-
SFC-PR-004 establecidos en el Sistema de Gestión Integral
Software ISOLUCION.
X
Realizar un cuadro de
control de devoluciones
que nos permita verificar
si ya se le han realizado
devoluciones. se dará
cumplimiento a lo
establecido en el
procedimiento
“Devolución de saldos a
favor”
Evitar que se realicen
devoluciones dobles.
Elaborar cuadro control de
Devoluciones.
Alimentar y realizar
seguimiento al cuadro control.
Cuadro de control 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 liquidacion y
determinacion
37
No se cumple en su totalidad con lo definido en el procedimiento
“devolución de saldo a favor” en las Resoluciones: 001 de
2014, 068 de 2014, 071 de 2014, 073 de 2014, 077 de 2014,
384 de 2014, 391 de 2014, 392 de 2014, 453 de 2014, 454 de
2014, 459 de 2014, 912 de 2014, 932 de 2014, 1041 de 2014,
1043 de 2014, 1053 de 2014, 1054 de 2014, 1071 de 2014, 1086
de 2014, 1105 de 2014, 1130 de 2014, 1131 de 2014, 1136 de
2014, 1139 de 2014, 1144 de 2014, 1146 de 2014, 1156 de 2014,
1188 de 2014, 001 de 2015, 002 de 2015, 003 de 2015, 006 de
2015, 010 de 2015, 012 de 2015, 014 de 2015, 015 de 2015, 017
de 2015, 020 de 2015, 022 de 2015, 023 de 2015, 025 de 2015,
026 de 2015, 027 de 2015, 028 de 2015, 029 de 2015, 030 de
2015, 247 de 2015, 042 de 2016, 044 de 2016, 053 de 2016, 059
de 2016, de acuerdo a lo establecido en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION código PSI-SFC-PR-004, asociado al
servicio - Liquidación, Cobro y Recaudo de impuestos
municipales, multas y sanciones, incumpliendo los
numerales 3.2 y 1.2.2 del Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014
X
Actualizar de acuerdo
con la normatividad legal
vigente el Manual de
Procedimientos para las
Devoluciones.
Dar estricto
cumplimiento al manual
de procedimientos
establecido para las
devoluciones.
Garantizar el cumplimiento del
Manual de Proedimientos
Oficiar a Calidad las
modificaciones al
Procedimiento de
Devoluciones.
Realizar hoja de Chequeo del
cumplimiento de requisitos
para las devoluciones
Procedimiento de
devoluciones
actualizado.
Hoja de Chequeo en
toda Devolución.
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 liquidacion y
determinacion
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
38
No se encontró evidencia de la actualización de doce (12)
Riesgos como se relacionan a continuación, con corte al 31 de
Diciembre de 2015 y 30 xx Xxxxx de 2016, incumpliendo con la
Política de Administración del Riesgo contenida en el Decreto
0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual se adopta la nueva
plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio
de Manizales” en su artículo 13 y el cual fuera modificado por el
Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014, que define como fechas
para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31 xx Xxxxxx y el 31 de
Diciembre de cada año.
X
actualizar los riesgos de
las dependencias
correspondientes para
que puedan ir enfocados
a la realidad, se dará
cumplimiento a los
establecido en la
Política de
Administración de
Riesgos, de la Alcaldía
enfocar los riesgos de cada unidad
a la realidad
actualizacion de los riesgos
pertinentes y solicitar a la
oficina de Gestion de Calidad
para que sea actualizado en
el aplicativo ISOLUCION, se
realizará reuniones con los
grupos de trabajo para llevar a
cabo la actualización de los
mapas de riesgos y su
respectiva socialización
envio por correo
electronico la
actuallizacion de los
riesgos a la Oficina de
Control de Calidad,
mapas de riesgos
debidamente
actualizados y actas de
reunión con el equipo
de trabajo
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
rentas, tesoreria,
liquidacion y
determiancion,
oficina
coordinadora de
bienes
39
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 . De los
contratos que se relacionan a continuación: Contrato No. Fecha
de creación Fecha de publicación Documentos
N°1512100692 10 de diciembre de 2015. 23 de diciembre 2015
Secretaria de Hacienda . Contrato
N°1512300702 OBRAS PUBLICAS (Xxxx xxxxx xxxxxxxxxxx)
29 de enero de 2016 15 xx Xxxxx de 2016 Contrato
N°1512300705 Secretaria de Hacienda 30 de diciembre de
2015 7 de enero de 2016 Contrato
N°1601140018 Unidad de gestion tecnologica 3 de febrero de
2016 22 de febrero de 2016 Acta de supervisión o interventoría
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda donde se
especifique y se de claridad
de la responsabilidad de
publicacion oportuna ademas
de los responsables de
publicarlos
Acta de reunion 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Secretaria de
Hacienda- obras
publicas-Unidad
de Gestion
Tecnologica
40
No se evidencia la publicación en el SECOP de conformidad y
dando cumplimiento Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19
y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 . Del
contrato que se relaciona a continuación: 1512100692 ACTA
FINAL DE LIQUIDACION
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con los jefes de
area donde se especifique y
se de claridad de la
responsabilidad de
publicacion oportuna ademas
de los responsables de
publicarlos
Acta de reunion 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016 Secretaria de
Hacienda
41
No se encontró dentro las carpetas contractuales
N°1512100692, 1604150213, 1601140018 y 1602100059 el
soporte original del pago de estampillas Pro Universidad xx
Xxxxxx y Universidad Nacional Sede Manizales Hacia El Tercer
Xxxxxxx y de la estampilla Pro Adulto Mayor, incumpliendo así el
Artículo 5. Decreto 484 de 2012.
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con los jefes de
area donde se especifique y
se de claridad de la
responsabilidad de
publicacion oportuna ademas
de los responsables de
publicarlos ademas se
oficiaria a la oficina Juridica
sobre el requisito se contener
la carpeta contractual la copia
original de la estampilla
Acta de reunion-
evidencia de las
estampillas- carpetas
contractuales con
todos los documentos
exigidos en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Secretaria de
Hacienda-Unidad
de gestion
tecnologica-
Unidad xx xxxxxx
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
42
No se evidencia el acta de inicio en el contrato N°1604150213,
incumpliendo lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo
pactado en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014
Manual de contratación de la Alcaldía de Manizales.
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con los jefes de
area donde se especifique y
se de claridad de la
responsabilidad como
supervisor de los contratos
Acta de reunion-imagen
de evidencia de acta de
inicio-carpetas
contractuales con
todos los documentos
exigidos en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad de
Gestion
Tecnologica-
Secretaria de
Hacienda
43
No se especifica, ni se determina la periodicidad con que se
deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, dentro de la cláusula de supervisión de la minuta
contractual del contrato N°s 1602100059, incumpliendo el
Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el Decreto 045 de
2007, ejecución 3.16.
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con todos los jefes
de area donde se especifique
y se de claridad de la
responsabilidad como
supervisor de los contratos
Acta de reunion-
carpetas contractuales
con todos los
documentos exigidos
en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad xx
Xxxxxx
44
No se evidenciaron los informes físicos de supervisión dentro de
la revisión realizada a los contratos N° 1512100692,1512300702
y 1602100059, incumpliendo lo estipulado en la ley 1474 de
2011 en sus artículos 83 y 84, el Decreto 045 de 2007 de la
alcaldía de Manizales como lo pactado por las partes dentro del
contrato.
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con todos los jefes
de area donde se especifique
y se de claridad de la
responsabilidad como
supervisor de los contratos
Acta de reunion-
carpetas contractuales
con todos los
documentos exigidos
en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Secretaria de
Hacienda-obras
publicas-Unidad
xx Xxxxxx
45
No se encontró la publicación en la página del Secop de las actas
e informes de supervisión de los contratos N°s, 1601140018 y
1602100059 incumpliendo así lo estipulado en el Decreto 103 de
2015 en sus Artículos 6 y 7.
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
se realizara una reunion por
parte del secretario de
hacienda con todos los jefes
de area donde se especifique
y se de claridad de la
responsabilidad como
supervisor de los contratos y
publicacion oportunidad en el
Secoop es improtante aclara
en este caso preciso que la
publicacion se efectuo
oportunamente solo que
aparece como MIC-SH-012-
2016
Acta de reunion-
impresión del seccop
sobre la publicacion-
carpetas contractuales
con todos los
documentos exigidos
en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Secretaria de
Hacienda-Unidad
xx Xxxxxx
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
46
No se encontró dentro del expediente contractual Nº 1601140018
la hoja de vida diligenciada en el formato del Departamento
Administrativo de la Función Pública “DAFP” , incumpliendo así lo
estipulado en el Artículo 1 de la ley 190 de 1995 y siguientes.
X
seguimiento continuo a
los requisitos que deben
existir en una carpeta
contractual
cumplir con requisitos esteblecidos
por ley
se solicitara a el contratista
que anexe la hoja de vida de
la funcion publica en el nuevo
contrato 1604150213
copia de la hoja de vida
con recibido de la
oficina juridica para que
quede en la carpeta
contractcual-carpetas
contractuales con
todos los documentos
exigidos en el proceso
contractual y copia de
oficios remitiendo a la
Secretaría Jurídica los
documentos (actas,
informes de
supervisión, recibos de
pago, hoja de vida)
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Unidad de
Gestion
Tecnologica-
Secretaria de
Hacienda
47
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 . De los
contratos que se relacionan a continuación: N°1512150695 15 de
diciembre de 2015. 22 de diciembre 2015. Contrato
N°1512300700 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 0 xx xxxxxxx de 2016
Contrato
N°1511270677 26 de noviembre de 2015 22 de diciembre de
2015 Contrato
N°1411100643 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 00 xx xxxxxxxxx de
2014 Contrato y acta de entrega
DESARROLLO SOCIAL
X
Aplicar y cumplir la
normatividad vigente en
los procesos
contractuales
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
oficiar a la secretaria
responsable oficio 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Desarrollo Social-
Secretaria de
Hacienda
48
Se evidencio que a la fecha de la presente auditoria, los
siguientes contratos de comodato se encuentran vencidos,
incumpliendo así lo preceptuado en los Artículos 60 y 61 de la
ley 80 de 1993 y el Articulo 2200 y siguientes del Código
Civil . Nº 1102080119 0 xx xxxxxxx xx 0000 0 xx xxxxxxx de
2016 Nº 1102080119 0 xx xxxxxxx xx 0000 0 xx xxxxxxx xx 0000
Xxxxxxx xxxxxxxxxxxx de Bienes
Nº 1103090230 0 xx xxxxx xx 0000 0 xx xxxxx xx 0000
xxxxxxxxxx de Gobierno
Nº 1104190381 19 abril de 2011 19 xx xxxxx de 2016 Desarrollo
Social
N° 1012301646 30 de diciembre de 2010 30 de diciembre de
2015 Secretaria de Gobierno
Nº 1102020415 0 xx xxxx xx 0000 0 xx xxxx xx 0000 xxxxxxx
xxxxxxxxxxxx de bienes
Nº 1105020419 0 xx xxxx xx 0000 0 xx xxxx xx 0000
Xxxxxxxxxx Social
Nº 1105100451 00 xx xxxx xx 0000 00 xx xxxx xx 0000
Xxxxxxxxxx de Deporte
Nº 1601150024 15 de enero de 2016 00 xx xxxx xx 0000
Xxxxxxxxxx de Deporte
X
seguimiento efectivo a
los extremos
contractuales de los
Contratos y Comodatos
coordinacion con las
demas secretarias que
tengan esta figura
contractual
tener un control efectivo sobre los
comodatos y Contratos existentes
*dar a conocer a las demas
secretarias el estado actual
de los comodatos vigentes y
la renovacion de los
comodatos vencidos
*oficio donde se les da
a conocer a las
dependencias
involucradas el hallazgo
*copia de los
comodatos
actualizados que hacen
llegar las demas
secretarias a esta
oficina *reporte
donde se les da a
conocer el estado
actual de los
comodatos a todas las
Secretarias
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Oficina
coordinadora de
bienes-secretaria
de Gobierno-
Desarrollo Social-
Secretaria de
Deporte
11 HACIENDA
(Auditoría Integral)
19 de Diciembre 2016
Desarrollo Social-
Secretaria de
hacienda
19 de Diciembre 2016
Oficina
coordinadora de
Bienes y
Desarrollo Social
51
No se evidencia el acta de entrega del bien dado en comodato en
los contratos N° 1102080119, 1104190381,1106280602
incumpliendo así lo estipulado Artículo 32 de la ley 80 de 1993
y el Artículo 2200 del código civil Colombiano.
X
oficiar y tener un control
efectivo de los
comodatos referente a
los extremos
contractuales del mismo
mantener actualizada la base de
datos de los comodatos
*se le oficiara a los
involucrados para que
elaboren la correspondiente
acta de entrega del bien dado
en comodato
*solicitud que se ha
realizado con
anterioridad para
cancelacion del
comodato- *oficio
*carpetas contractuales
18 de Julio del 2016
Secretaria de
Deporte-
Secretaria de
Hacienda
50
No se especifica, ni se determina la periodicidad con que se
deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, dentro de la cláusula de supervisión de la minuta
contractual del contrato N°s 1411100643, incumpliendo el
Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el Decreto 045 de
2007, ejecución 3.16.
X oficiar y tener un control
efectivo de los
comodatos referente a
los extremos
contractuales del mismo
Tener con control efectivo sobre
los requisitos legales
*se le oficiara a los
involucrados donde se les
solicitara que incluyan dentro
de la minuta contractual, la
periodicidad para presentar
los informes y las actas de
supervisión
oficio - minutas
contractuales 18 de Julio del 2016
oficiar y tener un control
efectivo de los
comodatos referente a
los extremos
contractuales del mismo
Tener con control efectivo sobre
los requisitos legales
*se le oficiara a los
involucrados oficio 18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 201649
No se encontró en la revisión realizada al contrato Nº
1601150024, que se hubiera realizado dentro de los estudios
previos un análisis del riesgo para determinar por qué no era
necesario la exigencia de constituir póliza de responsabilidad civil
extracontractual como lo estipula el Articulo 2.2.1.2.3.1.8 del
Decreto 1082 del 2015
X
53
No existe una adecuada supervisión y control sobre los Contratos
de Comodato, debido a que se presenta incumplimiento en la
periodicidad (bimensual y trimestral) de entrega de informes como
también la omisión de los mismos en los siguientes contratos:
Nº 1102080119 COMODATO Infimanizales, la supervisión se
encuentra a cargo de la Oficina de Bienes Inmuebles del
Municipio No se evidenciaron informes de supervisión, ni actas de
seguimiento durante los 5 años por los que se había firmado el
contrato.
X
oficiar y tener un control
efectivo de los
comodatos referente a
los extremos
contractuales del mismo
mantener actualizada la base de
datos de los comodatos
se le oficiara a los
involucrados para que
informen a la fecha como se
encuentran el comodatos-
realizar informes de
supervision de dicho
comodato
oficio- informe de
supervision- minutas
contractuales y las
carpetas contractuales
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Oficina
coordinadora de
bienes
1
No se evidencia archivo organizado, incumpliendo así lo
establecido en la ley 594 de julio de 2000. "Por medio de la cual
se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones."
Falta de
mecanismos de
control, para el
manejo de la
documentación
x
El día 18 de julio se tuvo
capacitación sobre
organización del archivo
de gestión, con la
aplicación de la tabla de
retención documental,
se trabajó sobre la
organización de
carpetas, por serie y
subseries
documentales, para así
cumplir con la ley
general de archivo, en
cuanto a ordenación
cronológica,
clasificación, depuración
y foliación de las
carpetas.
También se vió el tema
encuanto a la
descripción de formatos
archivisticos, rotulación
de las carpetas,
rotulación caja de
archivo y descripción del
inventario documental.
- Aplicar el procedimiento de
archivistica establecido en la ley
594 de julio de 2.000.
-Se solicita acompañamiento
por parte del Archivo
Municipal, para el
cumplimiento de la meta
propueta.
-Estrategías de
capacitaciones y actualización
permanente
Archivo Municipal
Registro de
capacitación.
Se xxxxxxx xxxx xx
xxxxxxxxxxxx xx. 000
plan de mejoramiento
de organización archivo
de historia de acuerdo
a la T.R.D.
8 xx xxxxxx 2 deFebrero de 2017
Jefe de Oficina
Auxiliar
Administrativo
2
No se evidencia cargue en los sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos "PQRS" y el de gestión electrónica documental "GED",
las respuestas emitidas al ciudadano. Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único",
Art. 31 de la 1755 de 2015 y la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
No se puede ver
la trazabilidad
del oficio
x
- Crear mecanismos de
control.
- Realizar segumientos
permanentes.
- Tener claridad y cumplimiento,
sobre la trazabilidad del oficio.
- Seguimiento permanente a
la correspondencia cargada
en el sistema. Correspondencia
software digifile 8 xx xxxxxx 2 de Febrero de 2017
Jefe de Oficina
Auxiliar
Administrativo
3
No se evidencian respuestas claras, precisas y eficientes
emitidas al ciudadano, Incumpliendo así lo consagrado en el Art.
23 de la Constitución Política de Colombia y la ley 1755 del 2015,
la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
No se puede ver
la trazabilidad
del oficio
x
-Seguimientos
Permanentes.
-Respuestas más
claras, concisas y
oportunas para dar
claridad y cumplimiento
a las solicitudes
realizadas por el
ciudadano.
- Tener claridad y cumplimiento,
sobre la trazabilidad del oficio. Seguimiento permanente .
Correspondencia
software digifile 8 xx xxxxxx 2 de Febrero de 2017
Jefe de Oficina
Auxiliar
Administrativo
11
12
oficio * Resolución y la
carpeta contractual
completa
18 de Julio del 2016 19 de Diciembre 2016
Desarrollo Social-
Secretaria de
Hacienda
OFICINA DE LA MUJER
Y EQUIDAD DE
GENERO
(Auditoría Integral)
HACIENDA
(Auditoría Integral)
19 de Diciembre 2016
Oficina
coordinadora de
Bienes y
Desarrollo Social
52
No existe dentro el expediente contractual N° 1104190381 la
constitución de la garantía (póliza) de responsabilidad civil
extracontractual Nº1002674 por valor de cien 100.000 mil pesos,
incumpliendo así lo estipulado en el Articulo 2.2.1.2.3.1.8 del
Decreto 1082 del 2015.
X
oficiar y tener un control
efectivo sobre los
requisitos xx xxx
mantener actualizada la base de
datos de los comodatos
*se le oficiara a los
involucrados para que
alleguen la respectiva
garantía, y se elaborará la
resolución de la misma
51
No se evidencia el acta de entrega del bien dado en comodato en
los contratos N° 1102080119, 1104190381,1106280602
incumpliendo así lo estipulado Artículo 32 de la ley 80 de 1993
y el Artículo 2200 del código civil Colombiano.
X
oficiar y tener un control
efectivo de los
comodatos referente a
los extremos
contractuales del mismo
mantener actualizada la base de
datos de los comodatos
*se le oficiara a los
involucrados para que
elaboren la correspondiente
acta de entrega del bien dado
en comodato
*solicitud que se ha
realizado con
anterioridad para
cancelacion del
comodato- *oficio
*carpetas contractuales
18 de Julio del 2016
4
No se encontró evidencia de acta de reunión y/o correo
electrónico ante la Oficina de Gestión de Calidad, donde se
visualice la construcción y/o actualización de los riesgos de la
Oficina de Mujer y Equidad de Género, con corte al 30 xx xxxxx de
2016, incumpliendo con la política de Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 xx xxxxx de 2014 "Por el cual
se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración
Central del Municipio de Manizales" en su artículo 13 y el cual
fuera modificado por el Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014,
que define como fechas para dicha actividad, el 30 xx xxxxx, el 31
xx xxxxxx y el 31 de diciembre de cada año.
No se ha
realizado el
mapa de riesgos
de acuerdo a lo
esablecido en la
norma.
x
Coordinar con la oficina
de Gestión de Calidad,
para la construcción xxx
xxxx de riesgos, para
dar cumplimiento a la
norma.
Seguimiento
permantente.
- Dar cumplimiento al decreto 0160
del 25 xx xxxxx de 2014.
- Identificar los riesgos.
- Análisis del riesgo.
- Identificar las causas que se
encuentran en las debilidades.
Establecimiento de opciones para
el respectivo análisis.
Acompañamiento
permanente.
Monitoreo del desempeño.
- Disponer el plan de acción a
desarrollar.
Actualización en el
sistema isolución.
Se realizará la jornada
de actualización en la
fecha establecida en la
plataforma estratégica.
8 xx xxxxxx 2 de Febrero de 2017 Jefe Oficina de la
Mujer.
OFICINA DE INFANCIA,
ADOLESCENCIA Y
JUEVENTUD
(Auditoría Integral)
1
No se evidencia archivo organizado, incumpliendo así lo
establecido en la ley 594 de julio de 2000. "Por medio de la cual
se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones."
Falta de
mecanismos de
control, para el
manejo de la
documentación
x
El día 16 xx xxxxxx se
reccibió la respectiva
capacitación sobre
organización del archivo
de gestión, con la
aplicación de la tabla de
retención documental, se
trabajó sobre la
organización de carpetas,
por serie y sub series
documentales, para así
cumplir con la ley general
de archivo, en cuanto a
ordenación cronológica,
clasificación, depuración
y foliación de las
carpetas. Adicionalmente
se recibió la información
respectiva para realizar
la descripción de
formatos archivisticos,
rotulación de las
carpetas, rotulación caja
de archivo y descripción
del inventario
documental.
- Aplicar el procedimiento de
archivistica establecido en la ley
594 de julio de 2.000.
-Se solicita acompañamiento
por parte del Archivo
Municipal, para el
cumplimiento de la meta
propueta.
-Estrategías de
capacitaciones y actualización
permanente
Archivo Municipal
Registro de
capacitación.
Se xxxxxxx xxxx xx
xxxxxxxxxxxx xx. 000
plan de mejoramiento
de organización archivo
de historia de acuerdo
a la T.R.D.
20 xx xxxxxx 2 deFebrero de 2017 Jefe de Oficina
2
No se evidencia cargue en los sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos "PQRS" y el de gestión electrónica documental "GED",
las respuestas emitidas al ciudadano. Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único",
Art. 31 de la 1755 de 2015 y la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
No se puede ver
la trazabilidad
del oficio
x
- Crear mecanismos de
control.
- Realizar segumientos
permanentes.
- Tener claridad y cumplimiento,
sobre la trazabilidad del oficio.
el seguimiento se realizará
mensual y se construirá base
de datos para el seguimiento
Correspondencia
software digifile,
carpetas organizadas y
base de datos en excel
8 xx xxxxxx 2 de Febrero de 2017 Jefe de Oficina
3
No se encontró en el Sistema de Gestión Integal ISOLUCIÓN, el
Mapa de Riesgos correspondiente a la Oficiande Infancia
Adolescencia y Juventud incumpliendo con la guía Nro. 18
"Administración del Riesgo" - Versión 2 del Departamento
Administrativo de la Función Pública - DAFP
Incumplimiento
de la Política de
Administración d
el Riesgo de la
Alcaldía.
x
La Oficina de
Infancia, Adolescencia y
Juventud contará con
su mapa de riesgos
- Dar cumplimiento al decreto 0160
del 25 xx xxxxx de 2014.
- Identificar los riesgos.
- Análisis del riesgo.
- Identificar las causas que se
encuentran en las debilidades.
Establecimiento de opciones para
el respectivo análisis.
se solicitará asesoría y
acompañamiento de la Oficina
del Sistema de Gestión
Integral para levantar el mapa
de riesgos de la Oficina de
Infancia, Adolescencia y
Juventud
Mapa de riesgos
cargado en el Sistema
de Gestión Integral -
Software ISOLUCION y
actas de la asesoría y
acompañamiento.
22 xx xxxxxx 2 de Febrero de 2017 Jefe Oficina
12
13
OFICINA DE LA MUJER
Y EQUIDAD DE
GENERO
(Auditoría Integral)
PLANEACION
(Auditoria Integral) 1
Se evidencian en los Sistemas de Política de Gestión
Documental el vencimiento de términos en algunas de las
solicitudes presentadas. Conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 31 xx xxxxxx de 2015 al 17 xx
xxxxx de 2016, se siguen presentando vencimiento de términos.
TRAMITE - FECHA TRAMITE - DÍAS DE VENCIMIENTO:
28556 08/09/15 10
29082 14/09/15 8
10344 01/04/16 8
11737 12/04/16 5
Desconocimient
o de la
normatividad
legal vigente
X
Cumplir los términos xx
Xxx para resolver o
contestar una petición,
queja o reclamo
presentada por los
ciudadanos, conforme lo
establecido en el
artículo 23 de la Ley 734
de 2002
Evitar sanciones estipuladas en la
ley y no vulnerar el derecho
fundamental de petición y el debido
proceso
a). Realizar seguimiento
continuo al reparto de GED´s
a los funcionarios de la
Oficina de Control Urbano.
b). Reiterar oficio a Servicios
Administrativos para que el
sistema discrime días hábiles
y días calendario.
a). Se evidenciará con
el pantallazo de los
PQR y GED resueltos
en los términos xx xxx.
b). Se evidenciará con
oficio dirigido a
Servicios
Administrativos.
00 xx xxxxxxxxxx xx
0000 Xxxxxxxxxx
Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
y todo el Equipo
de Trabajo
Exp 190-2013. Auto archivo
No. 012 del 01/12/14 ya
notificado.
Exp 486-2013. Se trasladó
peritaje y fue notificado,
subsanando.
Exp 191-2013. Remitido a
Tesoreria para lo de su
competencia. Finalizado en
Control Urbano.
Exp 297-2013. Subsanando y
análisis si se procede a
archivar.
Exp 246-2013. Subsanando y
análisis si se procede a
archivar.
Exp 189-2013. Se procede a
archivar.
Exp 188-2013. Auto archivo
No. 454 del 11/04/16.
Exp 086-2013. Auto archivo
No. 449 del 11/04/16.
Exp 083-2013. Remitido a
Tesoreria para lo de su
competencia. Finalizado en
Control Urbano.
Exp 069-2013. Auto archivo
No. 207 del 25/02/16.
14
Incumplimiento
de norma X
Proceder de
conformidad a la
aplicación del artículo 47
de la Ley 1437 de 2011,
que regula el
procedimiento
administrativo
sancionatorio respecto
al cumplimiento de
normas urbaísticas.
Tramitar de conformidad los
procesos a la normatividad vigente 2
SERVICIO: CONTROL DEL CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS
URBANÍSTICAS.
Se evidenció en los expedientes Nos. 190 - 486 - 191 - 297 - 246 -
189 - 188 - 086 - 083 - 069 - 038 - 036 -004 - 242 - 315 - 383 -
299 - 364 - 412 - 232 de la vigencia 2013, que se tramitaron de
conformidad al Decreto 01 de 1984, el cual tuvo vigencia hasta el
2 de julio de 2012, donde entró a regir la Ley 1437 de 2011,
derogando el anterior, por lo cual los procesos deben
adecuarse al cumplimiento de esta Ley.
01 de septiembre de
2016 01 de diciembre de 2016
Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
y todo el Equipo
de Trabajo
Copia de oficios,
actuaciones de trámite
y/o de fondo
Exp 038-2013. Se oficia otra
vez a Tesoreria para que
procedan con lo de su
competencia. Finalizado en
Control Urbano.
Exp 036-2013. Reiterar
mediante oficio el
mantenimiento del lote.
Analizar si se procede al
archivo del mismo.
Exp 004-2013. Auto archivo
No. 203 del 25/02/2016.
Exp 242-2013. Auto archivo
No. 702 del 01/08/16 con
citación notificación OCU
1201-2016.
Exp 315-2013. Auto archivo
No. 497 del 14/07/16. Ya
notificado.
2
SERVICIO: CONTROL DEL CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS
URBANÍSTICAS.
Se evidenció en los expedientes Nos. 190 - 486 - 191 - 297 - 246 -
189 - 188 - 086 - 083 - 069 - 038 - 036 -004 - 242 - 315 - 383 -
299 - 364 - 412 - 232 de la vigencia 2013, que se tramitaron de
conformidad al Decreto 01 de 1984, el cual tuvo vigencia hasta el
2 de julio de 2012, donde entró a regir la Ley 1437 de 2011,
derogando el anterior, por lo cual los procesos deben
adecuarse al cumplimiento de esta Ley.
Incumplimiento
de norma X
Proceder de
conformidad a la
aplicación del artículo 47
de la Ley 1437 de 2011,
que regula el
procedimiento
administrativo
sancionatorio respecto
al cumplimiento de
normas urbanísticas.
Tramitar de conformidad los
procesos a la normatividad vigente
Exp 383-2013. Auto archivo
No. 496 del 13/07/16. Ya
notificado.
Exp 299-2013. Verificación de
licencia.
Exp 364-2013. Para traslado
de peritaje sobre cerramiento
lote. Análisis si se archiva.
Exp 412-2013. Auto archivo
del 21/04/14. Legalizó.
Exp 232-2013. Sancionado y
aportó licencia en términos, la
cual no cumple con lo
autorizado. Se abrió nuevo
proceso mediante Exp 568Bis-
2015, por no sujeción a la
licencia.
Copia de oficios,
actuaciones de trámite
y/o de fondo
01 de septiembre de
2016 01 de diciembre de 2016
Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
y todo el Equipo
de Trabajo
3
SERVICIO: CONTROL DEL CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS
URBANÍSTICAS.
No se encontró evidencia en los expedientes 486 y 297 de 2013,
que se hubiera realizado el traslado de los peritajes dentro de los
términos establecidos por la Ley, incumpliendo así, el artículo
174 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 358 del Código de
Procedimiento Civil.
Incumplimiento
de norma X
Reparto y asignaciòn de
procesos con riesgo de
nulidad y/o caducidad
para expedir actos
administrativos de
tràmite y de fondo.
Dar traslado en tèrminos de cada
una de las actuaciones procesales
Exp. 486 de 2013
Se dio traslado de peritaje
mediante oficio OCU 1078 del
15/07/2016 y notificado el
21/07/16 dentro proceso.
Exp. 297(Bis3) de 2013
Mediante oficio OCU 690 se
informa vicio procedimental de
no traslado de peritaje y con
oficio OCU 795 del 15/06/16
se cita a notificación de auto
que decreta nulidad parcial
dentro proceso.
Se evidencia con los
oficios de respuesta a
GED y citación a
notificación que decreta
nulidad parcial por no
traslado oportuno
peritaje.
01 de septiembre de
2016 01 de septiembre de 2016
Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
14
Incumplimiento
de norma X
Proceder de
conformidad a la
aplicación del artículo 47
de la Ley 1437 de 2011,
que regula el
procedimiento
administrativo
sancionatorio respecto
al cumplimiento de
normas urbaísticas.
Tramitar de conformidad los
procesos a la normatividad vigente 2
SERVICIO: CONTROL DEL CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS
URBANÍSTICAS.
Se evidenció en los expedientes Nos. 190 - 486 - 191 - 297 - 246 -
189 - 188 - 086 - 083 - 069 - 038 - 036 -004 - 242 - 315 - 383 -
299 - 364 - 412 - 232 de la vigencia 2013, que se tramitaron de
conformidad al Decreto 01 de 1984, el cual tuvo vigencia hasta el
2 de julio de 2012, donde entró a regir la Ley 1437 de 2011,
derogando el anterior, por lo cual los procesos deben
adecuarse al cumplimiento de esta Ley.
01 de septiembre de
2016 01 de diciembre de 2016
Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
y todo el Equipo
de Trabajo
Copia de oficios,
actuaciones de trámite
y/o de fondo
4
SERVICIO: INTERVENCIÓN Y/O OCUPACIÓN DEL ESPACIO
PÚBLICO DEFINITIVA O TEMPORAL - LICENCIAS DE
INTERVENCION DEL ESPACIO PUBLICO.
No se halló en el expediente de la Resolución 1972 de diciembre
15 de 2015 “Por medio de la cual se otorga una licencia para la
intervención y ocupación del espacio público con amoblamiento
urbano para actividades complementarias a la Torre Panorámica
xx Xxxxxx”, la Resolución por medio de la cual se aprueba la
Póliza de responsabilidad extracontractual y de cumplimiento por
una cuantía mínima de 100 millones de pesos y con una vigencia
de seis (2) meses, incumpliendo así, el requisito establecido en el
Artículo tercero del Decreto 018 de 2002 “Por medio del cual se
determinan los requisitos y el procedimiento para la
expedición de la licencia de intervención y ocupación del
espacio público con amoblamiento urbano”.
Incumplimiento
de norma X
Modificar la
caracterización del
servicio y el paso a paso
del trámite de la licencia
de intervención del
espacio público, para
garantizar que las
pólizas sean exigidas
antes de la expedición
de la resolución por
medio de la cual se
adopta la licencia.
Garantizar que las pólizas sean
exigidas antes de la expedición de
la resolución por medio de la cual
se adopta la licencia cumpliendo el
Art 3 del Decreto 018 de 2002
1. Revisar el documento de
caracterización del servicio de
licencia de intervención del
espacio público.
2. Enviar el documento
revisado y ajustado de
caracterización del servicio a
la Secretaría de Servicios
Administrativos para que sea
cargado en el Sistema de
Gestión de Calidad.
1. Documento de
revisión de la
caracterización del
servicio y su paso a
paso.
2. Correo Electrónico
mediante el cual se
envía el documento
revisado para que sea
cargado al Sistema de
Gestión de la Calidad.
01 de septiembre de
2016 01 de octubre de 2016
Secretario de
Despacho de la
Secretaría de
Planeación
Profesional
Universitario
Espacio Público
5
SERVICIO: INTERVENCIÓN Y/O OCUPACIÓN DEL ESPACIO
PÚBLICO DEFINITIVA O TEMPORAL – LICENCIAS DE
INTERVENCION DEL ESPACIO PUBLICO. No se encontró en el
expediente de la Resolución 1816 de noviembre 19 de 2015 “Por
medio de la cual se otorga una licencia para la intervención y
ocupación del espacio público con amoblamiento urbano”, la
Resolución por medio de la cual se aprueba la Póliza de
responsabilidad extracontractual y de cumplimiento de
disposiciones legales a favor del Municipio de Manizales, por una
cuantía mínima de treinta millones de pesos ($30.000.000.00) y
con una vigencia de dos (2) años y (4) cuatro meses,
incumpliendo así, el requisito establecido en el Artículo tercero del
Decreto 018 de 2002 “Por medio del cual se determinan los
requisitos y el procedimiento para la expedición de la
licencia de intervención y ocupación del espacio público con
amoblamiento urbano”.
Incumplimiento
de norma X
Expedir una nueva
resolución modificando
la resolución de
aprobación de la póliza
No 1003410-4
incluyendo la Resolución
N° 1816 del 19 de
noviembre de 2015.
Subsanar un error en la expidición
de la Resolución de aprobación de
la póliza No 1003410-4 presentada
por PUBLIK a favor del Municipio
Proyectar y legalizar la
resolución por medio de la
cual se modifica la resolución
2012 del 23 de diciembre de
2015, por medio de la cual se
aprobó la póliza No. 1003410-
4 cuyo tomador es la firma
Públik Tecnologías
Información, Comunicaciones
y Medio Ambiente.
Resolución de
modificación de la
Resolución por medio
del cual se aprobó una
póliza presentada por
la Firma Publik S.A.S.,
firmada por el
Secretario de
Despacho
01 de septiembre de
2016 01 de octubre de 2016
Secretario de
Despacho de la
Secretaría de
Planeación
Profesional
Universitario
Espacio Público
6
GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL Y PQRS.
No se evidencian respuesta por escrito cargada en el Sistema de
Gestión Electrónica Documental “GED” Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario
único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción.
TRAMITE FECHA TRAMITE
34092 27/10/2015
34665 03/11/2015
35990 17/11/2015
36206 18/11/15
3680 05/02/16
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Seguimiento periodico
para la efectiva
aplicación de requisitos
de cargue de
respuestas en el
Sistema de Gestiòn
Electrónica Documental
"GED"
Evitar sanciones estipuladas en la
ley y no vulnerar el derecho
fundamental de peticiòn.
a.) GED 34092 de 2015.
La respuesta fue adjuntada al
citado GED el dìa 25/08/16
mediante oficio OCU 2650 del
29/10/15, respuesta brindada
por Control Urbano.
b.) GED 34665 de 2015.
Adjuntar respuesta dada al
solicitante.
c.) GED 35990 de 2015.
Oficiar a la Oficina de Control
Interno con la relación de este
hallazgo no es
responsabilidad de la
Secretaria de Planeación.
Oficiar a la Secretaría del
Medio Ambiente para que den
respuesta de fondo a la
peticionaria la que debe
dirigirse con copia a
Personeria, Procuraduría y
Contraloría.
a.) GED 34092-15. Se
evidencia con oficio
OCU 2650-2015
debidamente cargado
en el GED.
b.) GED 34665 de
2015. Se evidencia con
el correo cargado en el
GED.
c.) GED 35990-15. Se
evidencia con el
respectivo oficio.
01 de septiembre de
2016 01 de octubre de 2016
a.) Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
b.) Profesional
Especializada de
la Unidad de
Planeación
Estratégica
c.) Abogado de
la Planta
Temporal
Inspeccióion de
Control Urbano
14
6
GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL Y PQRS.
No se evidencian respuesta por escrito cargada en el Sistema de
Gestión Electrónica Documental “GED” Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario
único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción.
TRAMITE FECHA TRAMITE
34092 27/10/2015
34665 03/11/2015
35990 17/11/2015
36206 18/11/15
3680 05/02/16
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control
X
Seguimiento periodico
para la efectiva
aplicación de requisitos
de cargue de
respuestas en el
Sistema de Gestiòn
Electrónica Documental
"GED"
Evitar sanciones estipuladas en la
ley y no vulnerar el derecho
fundamental de peticiòn.
d.) GED 36206 de 2015. La
respuesta fue adjuntada al
citado GED el dìa 25/08/16
mediante oficio SH OB544-
2015 del 07/12/15. Respuesta
brindada por la oficina de
Bienes adscrita a la
Secretaria de Hacienda.
e.) PQR 3680 de 2016. Oficiar
a Servicios Administrativos -
Ventanilla Unica para el
cargue correcto de respuesta
brindada mediante oficio OCU
0071 del 17/02/16 y oficiar a
Control Interno con copia a la
Secretaría de Servicios
Administrativos - Ventanilla
Única manifestando que la
respuesta que subieron al
aplicativo es una respuesta
brindada por la Secretaría de
Medio Ambiente, y no a la
brindada por Control Urbano.
d.) GED 36206-15. Se
evidencia con el oficio
SH OB 544-2015
debidamente cargado
en el GED
e.) GED 3680-16. Se
evidencia con el
respectivo oficio
01 de septiembre de
2016 01 de octubre de 2016
d.) Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
e.) Profesional
Universitario de
la Oficina de
Control Urbano
(Inspección)
7
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. Se evidencia
información desactualizada en el Listado de Proyectos de
Inversión Municipal 2016 publicado en la página web de la
Alcaldía, en el Link Políticas, Planes, Programas y Proyectos,
respecto a los proyectos de inversión Nos. 2013170010155,
2014170010189, 2012170010146 y 2012170010151, que tuvieron
solicitud de retiro del BPIM por parte de sus responsables en el
año 2015, incumpliendo con lo señalado en el principio de la
divulgación proactiva de la información de la Ley 1712 del 6 xx
xxxxx de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Incumplimiento
de norma X
Verificación del listado
de los proyectos
publicados en página
web
Actualizar la lista de proyectos en
la página web
Enviar comunicado al
administrador de la página
web solicitando correcciones
Oficio enviado Agosto 31 de 2016 Agosto 31 de 2016
Profesional
Universitario
BPIM
8
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. No se cumple con
el quórum decisorio de la mitad más uno de los integrantes del
Comité Interdisciplinario para la Viabilización de Proyectos de
Inversión, para estudiar la viabilidad y pertinencia de los
proyectos radicados en el BPIM, evidenciado en las actas de
reunión llevadas a cabo el 27 de enero de 2015 y el 27 de
octubre de 2015, incumpliendo con lo preceptuado en el Artículo
4 del Acuerdo No. 0742 del 3 de septiembre de 2010 “Por
medio del cual se unifican las normas sobre creación y
funcionamiento del Banco de Proyectos y Programas de
Municipio de Manizales”.
Incumplimiento
de norma X
Reglamentación clara
sobre el manejo del
comité
Cumplir adecuadamente con el
Acuerdo No 0742
Enviar borrador de proyecto
de decreto reglamentario del
Acuerdo No 0742 a la
Secretaria Jurídica con el fin
de reglamentar el
funcionarmiento del Comité
Interdisciplinario para la
Viabilización de Proyectos
1. Xxxxxx enviado a la
Secretaría Jurídica
2. Decreto de
reglamamentación
aprobado
Agosto 2 de 2016 Septiembre 9 de 2016
Profesional
Universitario
BPIM
9
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. No se ha
elaborado el Manual de Operaciones y el Manual de
Metodologías que aseguren el funcionamiento del Banco de
Proyectos de Inversión del Municipio de Manizales, conforme lo
establece el Artículo 8 del Acuerdo No. 0742 del 3 de
septiembre de 2010 “Por medio del cual se unifican las
normas sobre creación y funcionamiento del Banco de
Proyectos y Programas de Municipio de Manizales”.
Incumplimiento
de norma X
Reglamentación clara
sobre el funcionamiento
del BPIN
Cumplir adecuadamente con el
Acuerdo No. 0742 de 2010
Elaborar y enviar a la
Secretaría juridica el Manual
de Operaciones y
Metodologias para adopción
legal mediante resolución
Resolución de
adopción
Septiembre 15 de
2016 Octubre 31 de 2016
Profesional
Universitario
BPIM
14
10
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. No se evidencia
listado generado en el mes de diciembre de 2015, con la relación
de proyectos que tienen 2 años o más de registro en el BPIM y
que no han sido incorporados en el POAI, incumpliendo lo
establecido en el Artículo 9 Acuerdo No. 0742 del 3 de
septiembre de 2010 “Por medio del cual se unifican las
normas sobre creación y funcionamiento del Banco de
Proyectos y Programas de Municipio de Manizales”.
Incumplimiento
de norma X
Verificación del listado
de los proyectos que no
han sido incluidos en el
POAI despues de dos
años para retirarlos de la
lista oficial de proyectos
del BPIM
Mantener actualizada la lista de
proyectos vigentes
Revisión cada dos (2) años de
los proyectos a los que no se
les han asignado recursos
para excluirlos
Informe de la revisión Septiembre de 2016 Septiembre de 2018
Profesional
Universitario
BPIM
11
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. No se encontró
evidencia del envío en los meses de julio y diciembre de 2015, de
informe al Concejo Municipal sobre los programas y proyectos
ejecutados en dicha vigencia, así como los proyectos nuevos o
actualizados y radicados y/o registrados en el BPIM, según lo
señalado en el Artículo 10 del Acuerdo No. 0742 del 3 de
septiembre de 2010 “Por medio del cual se unifican las
normas sobre creación y funcionamiento del Banco de
Proyectos y Programas de Municipio de Manizales”.
Incumplimiento
de norma X
Presentación de informe
al Concejo cada seis (6)
meses sobre programas
y proyectos ejecutados
en la vigencia
Cumplir con el art 10 del Acuerdo
No. 0742 de 2010
Elaborar y enviar al Concejo
de Manizales el listado de los
programas y proyectos
ejecutados en la vigencia, así
como los proyectos nuevos
radicados en el BPIM
Informe semestral
elaborado y entregado
en el Concejo Municipal
Enero 16 de 2017 Continúa cada semestre
Profesional
Universitario
BPIM
12
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. No se llevó a cabo
la actualización del Proyecto de Inversión No. 2012170010123
“Formulación del proyecto de acuerdo con la revisión general del
POT Manizales”, toda vez que solo presenta programación de
actividades hasta el año 2015, y aún así, se incluyó dentro del
POAI 2016, y se le aprobó plan de trabajo para la vigencia 2016,
incumpliendo lo preceptuado en el Artículo 31 de la Ley 38 de
1989, que expresa “En el Plan Operativo Anual de Inversión
no se podrán incluir proyectos que no hagan parte del
Banco de Proyectos de Inversión y Artículo 68 del Decreto
111 de 1996, que establece que no se podrá ejecutar ningún
programa o proyecto que haga parte del Presupuesto, hasta
tanto se encuentre evaluado por el órgano competente y
registrado en el Banco de Programas y Proyectos de
Inversión”.
Incumplimiento
de norma X
Revisón anual de los
Proyectos de Inversión
Cumplir con el art 31 de la Ley 38
de 1989 y el Art. 68 del Decreto
111 de 1996
Elaborar informes de revisión
de los proyectos
Informe anual de
revisión Octubre 31 de 2016 Continúa cada año
Profesional
Universitario
BPIM
13
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. Se evidencian
diferencias entre las actividades programadas en los planes de
trabajo para la vigencia 2016 y las actividades y/o componentes
establecidas en los proyectos de inversión municipal y en el Plan
de Acción 2016, de acuerdo con la revisión realizada a los
proyectos de inversión registrados en el BPIM con los Nos.
2012170010117, 2012170010119, 2012170010120,
2012170010121, 2012170010122, 2012170010123 y
2012170010128, lo cual afecta el elemento Planes, Programas y
Proyectos del Componente de Direccionamiento Estratégico,
establecido en los numerales 1.2 y 1.2.1. del Manual Técnico
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano – MECI 2014.
Incumplimiento
de norma X
Aplicación del nuevo
Manual de Operaciones
y Metodologias
Evitar incoherencia entre los
planes de trabajo y las actividades
de los proyectos
Hacer seguimiento a los
planes de trabajo y a las
actividades del proyecto
Informe mensual Octubre 31 de 2016 Continuo
Auxiliar
Adeministrativo
BPIN
14
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. Se evidencia Acta
No. 1 del 27 de enero de 2015 cuyo tema es COMITÉ
INSTITUCIONAL, numeral 3. Proposiciones y Varios, aprobando
y viabilizando los proyectos presentados para la vigencia 2015,
incumpliendo con las funciones asignadas al Banco de
Programas y Proyectos de Inversión Pública del Municipio,
definidas en el Artículo 5 del Acuerdo No. 0742 del 3 de
septiembre de 2010 “Por medio del cual se unifican las
normas sobre creación y funcionamiento del Banco de
Proyectos y Programas de Municipio de Manizales”.
Incumplimiento
de norma X
Aplicación del nuevo
Manual de Operaciones
y metodologías
Aplicar el manual en relación con la
aprobación de los proyectos
Aprobar los proyectos por
parte del Comité Viabilizador
Actas de los Comités
de Viabilización
realizados
Octubre 15 de 2016 De manera permanente Profesional BPIM
14
15
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS. Se evidencia que
los Proyectos de Inversión registrados en el BPIM con los Nos.
2012170010123 “Formulación del proyecto de acuerdo con la
revisión general del POT”, y 2012170010120 “Control Físico
Urbanístico (vigilancia y control físico urbanístico en el municipio
de Manizales)”, presentan nombres diferentes en el Plan de
Trabajo y en el Plan de Acción 2016 publicado en la página web
de la Alcaldía; incumpliendo los lineamientos del Manual de
Procedimientos del Banco Nacional de Programas y
Proyectos BPIN -2011, numeral 4.2., que señala “Cuando se
deban realizar ajustes al nombre del proyecto, a los objetivos del
mismo o se deban incluir nuevas actividades que no sean
coherentes con el objetivo planteado, se deberá proceder a
formular y adelantar la evaluación previa de un nuevo proyecto.
Así mismo, cuando el proyecto entra en ejecución no se podrá
modificar la clasificación presupuestal (programa o subprograma
presupuestal)”.
Incumplimiento
de norma X
Unificación del nombre
de los proyectos en los
diferentes instrumentos
Evitar las diferencias entre los
nombres de los proyectos
relacionados en los planes de
trabajo y en los planes de acción
1. Realizar chequeo de
verificación y comparación de
los nombres e informar a
quien corresponda cuando se
presenten diferencias
2. Enviar listado de los
proyectos a la Secretaria de
Hacienda e indicaciones para
la unificación de los nombres
de los proyectos en los
diferentes instrumentos
1. Diseñar y aplicar lista
de chequeo y
verificación de los
nombres de los
proyectos
2. Oficio dirigido a la
Secretaria de Hacienda
solicitando conservar
los nombres de los
proyectos tal y como se
registran
Octubre 15 de 2016 Octubre 15 de 2016 Profesional BPIM
16
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y META.S La Secretaría de
Planeación no cuenta con un aplicativo para realizar el
seguimiento a los proyectos de inversión registrados en el Banco
de Proyectos de Inversión Municipal BPIM, incumpliendo lo
preceptuado por el Departamento Nacional de Planeación en la
Resolución No. 1450 del 21 xx xxxx de 2013 “Por la cual se
adopta la metodología para la formulación y evaluación
previa de proyectos de inversión susceptibles de ser
financiados con recursos del presupuesto general de la
Nacional y de los presupuestos territoriales”.
Incumplimiento
de norma X
Diseño e
implementación de un
sistema integrado de
seguimiento a politicas,
programas y proyectos
de inversión municipal
Realizar seguimiento a los
recursos de inversión a través del
seguimiento a los proyectos
Diseñar el modelo de sistema
integrado que requiere el
Municipio
Documento con el
modelo de sistema
diseñado
Agosto 29 de 2016 Febrero 28 de 2017
Profesional BPIM
Profesional CIE
Profesional de
Politicas Públicas
CONTRATACIÓN. No se evidencia la publicación dentro de los
tres días en el SECOP según el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del
Decreto 1082 de 2015 de los contratos que se relacionan a
continuación:
Contrato No. Fecha de creación. Fecha de publicación.
Documentos
Nº 1602160070. 00 xx xxxxx xx 0000. 0 xx xxxx de 2016.
Acta Final y de Liquidación.
CONTRATACIÓN. No se evidencia la publicación en el SECOP
de conformidad y dando cumplimiento al artículo 2.2.1.1.1.7.1
del Decreto 1082 de 2015 del contrato que se relaciona a
continuación:
Contrato No. Documentos
N°1601220029 Acta final y de liquidación
19
CONTRATACIÓN. Se evidenció que el Análisis del Sector de los
contratos Nºs 1602160070 y 1509220614, se realizaron de
conformidad a una norma que se encuentra derogada desde el
26 xx xxxx de 2015, incumpliendo lo estipulado en el Decreto
1082 de 2015 .
Incumplimiento
de norma X
Socialización de nuevas
normas de contratación
Actualizar a los funcionarios
encargados de adelantar la
contratación, en nuevas normas
Realizar mesas de trabajo
para la socialización de la
nueva normatividad cuando
se presente
Actas de asistencia 0 0
Profesional
Universitario
BPIM
Auxiliar
Administrativo
20
CONTRATACIÓN. No coincide la fecha de publicación del
contrato en la página del Secop, con la fecha de publicación
plasmada en el acta de inicio del contrato Nº 1509220614
incumpliendo así lo estipulado en el Artículo 24 de la Ley 80 de
1993.
Incumplimiento
de norma X
Corrección en la página
del SECOP
Realizar la corrección de las
fechas
Solicitar vía correo al SECOP
la correción de fechas
Copia del correo
impreso Agosto de 2016 Agosto de 2016
Auxiliar
Administrativo
21
CONTRATACIÓN. No existe coherencia entre la fecha de la
prórroga 3 que reposa en el contrato Nº 1509290623 con la que
se encuentra publicada en la página del Secop, toda vez que la
del expediente tiene fecha del 28 de noviembre de 2015 y se
publicó el 27 de noviembre de 2015 Artículo 24 de la Ley 80 de
1993 y Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.
Incumplimiento
de norma X
Corrección en la página
del SECOP
Realizar la corrección de las
fechas
Solicitar vía correo al SECOP
la correción de fechas
Copia del correo
impreso Agosto de 2016 Agosto de 2016
Auxiliar
Administrativo
14
Cargar el acta final y de
liquidación del contrato No
1601220029
Pantallazo del SECOP Julio 15 de 2016 Julio 15 de 2016 Auxiliar
Administrativo
1. Correo enviado por
la auxiliar administrativa
al profesional del BPIM
con la información de
cada contrato
2. Imprimir pantallazo
de la revisión realizada
Agosto 31 de 2016 De manera contínua
Profesional
Universitario
BPIM
Auxiliar
Administrativo
18 Incumplimiento
de norma X
Cargar los documentos
faltantes Cumplir con lo establecido
17 Incumplimiento
de norma X
Implementación de
mecanismos de control
Diseñar y aplicar mecanismos de
control para la verificación
oportuna del cargue de la
información
1. Reportar al profesional
universitario del BPIM los
contratos susceptibles de
publicación.
2. Hacer revisión de los
contratos, una vez estén
legalizados y en ejcución y
verificar las publicaciones
realizadas en el SECOP de
DEPORTES
(Auditoría Integral) 1
No se evidencia la legalización de la situación de hecho en la
administración tenencia y uso de las cafeterías ubicadas en el
Coliseo Mayor, Coliseo Menor e instalaciones donde opera la Liga
de Patinaje. Constitución Política de Colombia, código civil,
código general del proceso, Ley 1437 de 2011, código
administrativo y de lo contencioso administrativo
(CEPACA).Decreto 1082 de 2015, Ley 80 de 1993, Ley 1474 de
2011, Decreto 045 de 2007.
El regimen
tributario de la
Alcaldía de
Manizales
(regimen
simplificado) no
permite la figura
del
arrendamiento,
por lo tanto la
secretaría de
hacienda NO
ACEPTA
arrendamiento
dicho locales.
Dichas
ocupaciones se
vienen
presentando
desde hace mas
de 15 años. La
ÚNICA OPCIÓN
es la figura de
sesión al Instituto
de cultura y
turismo.
X
Solicitar la legalización
de la administración,
tenencia y uso de dichos
inmuebles, con el fin de
no incurrir en posibles
demandas, o nuevos
hallazgos.
Evidenciar las gestiones realizadas
por la Secretaría del Deporte para
lograr la legalización o restitución
de los bienes inmuebles.
Se solicitará a la oficina de
Bienes del Municipio de
Manizales ceder dichos
locales al Instituto de cultura y
turismo o proceder con la
restitución.
Oficio enviado a la
oficina coordinadora de
Bienes del Municipio
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
2
No se evidencia cargue en los sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos "PQRS" y el de gestión electrónica documental "GED"
las respuestas emitidas al ciudadano. Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
los nuevos
funcionarios de
escenarios
deportivos
desconcían el
procedimiento
del GED. Con
respecto a los
PQRS, estos
estaban
llegando a una
funcionaria que
ya no laborarba
en la secretaría.
X
La secretaría del
deporte debe informar
oportunamente de los
cambios de funcionarios
a la oficina de ventanilla
única para actualizar la
bandeja y direccionar los
PQRS a la persona
indicada. Los nuevos
funcionarios deben
capacitarse para
responder
correctamenrte el GED.
Responder oportunamente los
GED y los PQRS.
Se realizará seguimiento
permanente al sistema de
PQRS.
Se llevará un registro
digital que evidencie los
PQR que ingresen asi
como las repuestas en
los terminos xx xxx.
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
3
No se evidencia la actualización de los Riesgos de la Secretaría
del Deporte con corte al 30 xx Xxxxx de 2016, incumpliendo con la
Política de Administración del Riesgo contenida en el Decreto
0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual se adopta la nueva
plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio
de Manizales” en su artículo 13 y el cual fuera modificado por el
Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014, que define como fechas
para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31 xx Xxxxxx y el 31 de
Diciembre de cada año.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Cumplir con la politica
de la administración del
riesgo de la Alcaldía de
Manizales, contenida en
el decreto 0160 del 25
xx xxxxx de 2014 y
Decreto 0508 del 6 de
octubre de 2014.
Mantener el mapa de riesgos
actualizado con relación a la
realidad del proceso.
Revizar el mapa de riesgos
actual y solicitar a calidad los
ajustes necesarios.
Acta de reunión y
SOFTWAR
ISOLUCION.
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
4
Se evidencia publicación en la página web de la Alcaldía, en el
Link Políticas, Planes, Programas y Proyectos, de documento
incorrecto del Plan de Acción de la Secretaría del Deporte para la
vigencia 2016, incumpliendo con lo señalado en el Principio de la
divulgación proactiva de la información de la Ley 1712 del 6 xx
xxxxx de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Falta de
atención al
momento de
realizar la
actividad.
X
Se requerira por escrito
al responsable para que
corrija y utilice el formato
adecuado
Utilizar el formato adecuado con la
información requerida.
Enviar oficio por parte del
Secretario de Despacho al
funcionario Xxxxxxxxx Xxxxxx
responsable de la información
de la publicación del plan de
acción, solicitando corregir y
publicar en la pagina web de
la alcaldía el documento
apropiado.
Oficio enviado al
responsable. Sistema
con la información
cargada.
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho y
unidad de
deporte
15
5
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación:Nº1506050416, Nº1505200376,
Acta final y de liquidación Nº1507020532, Acta final y de
liquidación Nº1506240476 y Nº1506240530 (comodato)
Descuido de los
funcionarios X
Recordar a cada
funcionario responsable
de un proceso de
contratación, que debe
entregar copia digital
escaneada de los
documentos
establecidos por ley al
funcionario delegado
para esta función, de
acuerdo a la circular
establecida en
ISOLUCIÓN.
Retroalimentar el
procedimiento al interior
de la Secretaría del
Deporte, para detallar
los tiempos y
condiciones de
responsabilidad de los
supervisores para las
publicaciones en el
SECOP.
Actualizar el procedimiento
designando responsables para que
las publicaciones en el SECOP
esten de acuerdo a los plazos
establecidos en la norma.
Enviar oficio a los
supervisores con la circular
respectiva y el procedimiento
detallado.
Oficios y circular
enviados a cada uno
de los funcionarios de
la Secretaría.
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
6
No se evidencia el acta de inicio en el contrato N°1507020532,
incumpliendo lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo
pactado en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014
Manual de contratación de la Alcaldía de Manizales.
Descuido de los
funcionarios X
Se solicitará a través de
oficio al funcionario
responsable
(Supervisor), para que
de cumplimiento de esta
información.
Reforzar el conocimiento de las
obligaciones que como
supervisores tienen en el
seguimiento a los proceso
contractuales los funcionarios de la
Secretaría del Deporte. Solicitar al
supervisor del contrato dar
cumplimiento al documento acta de
inicio para la Secretaría Juridica.
Oficio dirigido al supervisor del
contrato solicitando el
cumplimiento de este
requisito.
Oficio dirigido al
supervisor del contrato
para exigir el
cumplimiento de sus
funciones.
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho y
Supervisor
7
No coincide la fecha de publicación del contrato en la página del
SECOP, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio
de los contratos Nºs 1506050416, 160629036 y 1605120265
incumpliendo así lo pactado en el Artículo 24 de la Ley 80 de
1993.
Descuido de los
funcionarios X
Se recordará a los
funcionarios de la
Secretaría del deporte
para que verifiquen la
información solicitada en
las actas de inicio.
Reforzar el conocimiento de las
obligaciones que como
supervisores tienen en el
seguimiento a los proceso
contractuales los funcionarios de la
Secretaría del Deporte. Solictar la
información correcta en el
cumplimiento de los contratos.
Enviar oficio a los
supervisores para que
coloquen la información
correcta en los documentos
que elaboren y se publiquen
adecuadamente en la página
del SECOP.
Acta de reunión 6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
8
Se evidencio en la revisión del contrato Nº1606290368, que se
suscribió el día 29 xx xxxxx de 2016 y el acta de inicio es del 5 xx
xxxxx de 2016, lo que da a entender que el contrato hubiera
iniciado 24 días antes de su suscripción incumpliendo así lo
estipulado en el Decreto 303 de 2014 Manual de contratación de
la Alcaldía de Manizales y el artículo 24 de la ley 80 de 1993.
Descuido de los
funcionarios X
Se requerirá por escrito
al responsable para que
corrija esta información.
Corregir la información y entregar a
la Secretaría Juridica.
Enviar oficio por parte del
Secretario al funcionario
responsable Supervisor del
contrato solicitando corregir el
documento.
Oficio enviado al
responsable
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho y
Supervisor
9
No se evidenciaron los informes físicos de supervisión de la
revisión de los meses xx xxxxxx, septiembre y noviembre
realizada al contrato N°1506050416 y del 1506240461,
1507020532 y 1506240476 incumpliendo lo estipulado en la ley
1474 de 2011 en sus artículos 83 y 84, el Decreto 045 de 2007
de la alcaldía de Manizales como lo pactado por las partes dentro
del contrato.
Descuido de los
funcionarios X
Se dará a conocer a
través de oficio la
designación que tienen
los funcionarios como
supervisores de un
contrato para dar
cumplimiento a las
funciones.
Reforzar el conocimiento a los
funcionarios de las obligaciones
que como supervisores tienen en
el seguimiento a los procesos
contractuales, para que de esta
forma brinden los informes
periódicos xx xxxxx del contrato.
Oficio dirigido al personal de
la Secretaría del Deporte
recordando los
procedimientos adeuados de
seguimiento a los contratos.
Oficios enviados a
cada uno de los
funcionarios de la
Secretaría del Deporte
6 de Septiembre de
2016 6 de febrero de 2017
Secretario
Despacho
15
GOBIERNO
(Auditoría Integral) 1
Se evidencia que existen alarmas ejecutadas anunciando
retardos en los Sistemasde Peticiones, Quejas y Reclamos
“PQRS” y aun así se siguen presentando vencimiento de
términos en algunas de las solicitudes presentadas, conforme a lo
establecido en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código
disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción. Es un hallazgo persistente desde la
auditoria de 2015, toda vez que revisada nuevamente la gestión
documental y atención al ciudadano en el periodo comprendido
del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de julio de2016, se siguen
presentando vencimiento de términos, en los siguientes trámites:
22976 08/07/2001, 28684 09/09/15, 3421 12/07/2016, 28849
10/09/15, 22547 21/07/15, 29141 14/09/15, 22629 21/07/15,
29274 15/09/15, 23811 29/07/15, 29276 15/09/15, 25112
10/08/15, 30132 22/09/15, 25197 11/08/15, 31568 05/10/15,
25377 12/08/15, 32157 08/10/15, 28675 09/09/15, 36985
25/11/15 .
Incumplimiento
de deberes por
parte de los
funcionarios que
tienen a cargo el
sistema de
peticiones,
quejas y
reclamos en
algunas
dependecias de
la Secretaría de
Gobierno.
X
Exigir el cumplimiento de
términos en la atención
de las PQRS por parte
de los funcionarios
encargados de
tramitarlas, dando
respuestas claras y de
fondo a las peticiones,
quejas o reclamos
plantedas por los
ciudadanos.
Dar cumplimiento al artículo 23 del
la Ley 734 de 2002 y demás
normas concordantes, por parte de
los funcionarios que son
responsables de atender las PQRS
en cada dependencia de la
Secretaría de Gobierno.
Socialización del hallazgo a
través de reunión, donde se
dará a conocer a cada jefe de
oficina sobre los trámites que
se encuentran pendientes de
ser atendidos, estableciendo
plazo para su cierre.
Verificación de cierre de los
trámites que fueron objeto de
hallazgo.
Acta, lista de
asistencia, evidencia
fotográfica, Sistema de
PQRS de la Alcaldía de
Manizales.
01 de octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Jefe Unidad de
Seguridad
Ciudadana
2
No se evidencian respuestas anexas en el sistema, incumpliendo
así lo establecido en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código
disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción. Este hallazgo persiste desde la
auditoria del 2015, toda vez que revisada nuevamente la gestión
documental y atención al ciudadano en el periodo comprendido
del 10 de julio de 2015 al 15 de julio de 2016, no se evidencian
respuestas anexas en los siguientes trámites: 1486 10/07/15,
7459 04/03/16, 21487 10/07/15, 7460 04/03/16, 22242 15/07/15,
7461 04/03/16, 7244 03/03/16, 7462 04/03/16, 7252 03/03/16,
7463 04/03/16, 7244 03/03/16, 7464 04/03/16, 7423 04/03/16,
7844 08/03/16, 7425 04/03/16, 8255 10/03/16, 7428 04/03/16,
8285 10/03/16, 7431 04/03/16, 8344 11/03/16, 7432 04/03/16,
8348 11/03/16, 7434 04/03/16, 8458 11/03/16, 7438 04/03/16,
8584 14/03/16, 7439 04/03/16, 8596 14/03/16, 7442 04/03/16,
9203 17/03/16, 7444 04/03/16, 9247 17/03/16, 7445 04/03/16,
9447 22/03/16, 7447 04/03/16, 9452 22/03/16, 7449 04/03/16,
9481 22/03/16, 7450 04/03/16, 9482 22/03/16, 7452 04/03/16,
9775 28/03/16, 7453 04/03/16, 15387 10/05/16, 7454 04/03/16,
7455 04/03/16, 7456 04/03/16, 7457 04/03/16, 7458 04/03/16.
Incumplimiento
de deberes por
parte de los
funcionarios que
tiene a cargo el
sistema de
peticiones,
quejas y
reclamos en
algunas
dependecias de
la Secretaría de
Gobierno.
X
Exigir se anexen los
oficios escaneados con
los que se da respuesta
a las PQRS por parte de
los funcionarios
encargados de
tramitarlas, que deben
contener respuestas
claras y de fondo a las
peticiones, quejas o
reclamos plantedas por
los ciudadanos.
Dar cumplimiento al artículo 23 del
la Ley 734 de 2002 y demás
normas concordantes, por parte de
los funcionarios que son
responsables de atender las PQRS
en cada dependencia de la
Secretaría de Gobierno.
Socialización del hallazgo a
través de reunión donde se
dará a conocer a cada jefe de
oficina sobre las respuestas
que carecen de documento
anexos, estableciendo plazo
para su cumplimiento.
Verificación de cierre
satisfactorio de los trámites
que fueron objeto de hallazgo.
Comprometer a los
funcionarios responsables de
las PQRS en dar respuestas
de fondo, completas y con
anexos, a través de los
acuerdos laborales que se
pactan anualmente.
Acta, lista de
asistencia, evidencia
fotográfica, Sistema de
PQRS de la Alcaldía de
Manizales. Formatos
de evalución de
compromisos laborales.
01 de octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Jefe Unidad de
Seguridad
Ciudadana
3
No se evidencia implementación de protocolos de riesgo,
formatos de seguimiento individual, visitas domiciliarias,
acercamiento social, registro de atención área social, aprobados
por el sistema de calidad ISOLUCION en la UPV, de acuerdo a lo
establecido en la NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO
9001 Numeral 4.2.3” Control de Documentos: Debe establecerse
un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para aprobar los documentos……”
Se trata de un
programa de la
Secretaría de
Gobierno
Municipal al que
le ha faltado
contar con
acompañamient
o de Servicios
Administrativos
en la
estandarización
de los
procesos, de
forma tal que se
ajusten al
sistema de
calidad
ISOLUCION.
X
Implementación de
protocolos de riesgo,
formatos de seguimiento
individual, visitas
domiciliarias,
acercamiento social y
registro de atención
social, mediante la
elaboración de cada uno
de los documentos y
posterior revisión de la
oficina de Gestión
Integral e inclusión en el
aplicativo ISOLUCION
Poder contar con procedimientos
bien documentados y
estandarizados, cumpliendo así
con las normas de calidad en la
Unidad de Protección a la Vida.
"UPV"
Realizar reunión entre
Sistema de Gestión Integral y
el Coordinador de la UPV
para que le brinden asesoría
en la estandarización de los
procesos y establecer plazos
para los ajustes e
implementación.
Formatos, oficios
dirigidos a Servicios
Administrativos, actas
de reunión.
01 de octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Jefe Unidad de
Seguridad
Ciudadana-
Coordinador de
la UPV
16
4
Las denuncias de pérdida de documentos y los certificados de
vecindad que se expiden en las inspecciones de Policía, se
elaboran en formatos preimpresos; además los formatos de
menaje usado no se encuentran unificados para todas las
inspecciones, es decir, cada inspección lo elabora y estos no han
sido aprobados en el sistema de calidad SOLUCION,
incumpliendo así con la NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-
ISO 9001 Numeral 4.2.3” Control de Documentos: Debe
establecerse un procedimiento documentado que defina los
controles necesarios para aprobar los documentos……”
Son talonarios que
fueron impresos
hace más de tres
(03) años, indican
o señalan el
escudo del
municipio y no
hacen alución a
ningún logo de
administracion
anterior, que de no
ser utilizados
podría incurrirse
en un posible
daño patrimonial;
en lo referente al
formato de menaje
usado nunca se
ha estandarizado
por considerarlo
algo de baja
demanda en las
Inspecciones
Urbanas de
Policía.
X
Redistribuir los
talonarios existentes
hasta agotarlos, luego
Ajustar y estandarizar
los formatos de perdida
de documentos,
certificados de vecindad
y transporte de menaje
usado, previa
aprobación de la Oficina
de Gestión Integral
adscrita a la Secretaría
de Servicios
Administrativos.
Contar con documentos que
cumplan con las normas de calidad
de manera estandarizada en cada
una de las Inspecciones Urbanas
de Policía de la Secretaría de
Gobierno.
Presentar los artes de perdida
de documentos, menaje
usado y transporte de menaje
usado a la Oficina de Gestión
Integral para su revisión.
Artes, oficios,
talonarios.
01 de octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
5
Se pudo evidenciar que los funcionarios de la Unidad de
Protección al a Vida UPV no cuentan con los elementos de
seguridad y protección en Salud Ocupacional necesarios para el
desarrollo de sus actividades, toda vez que tienen un contacto
directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión
o transmisión de alguna enfermedad portada por los habitantes
xx xxxxx, incumpliendo así lo establecido en la Ley 9 de 1979,
Título III, Ley 1562 del 11 de julio de 2012 y artículo 176 de la
Resolución 2400 del 22 xx xxxx de 1979 del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.”
La rotación del
personal no
permite para dar
continuidad a
los procesos y
falta
acompañamient
o de la
Secretaría de
Servicios
Adminsitrativos
a través de
Salud
Ocupacional.
X
Garantizar que los
funcionarios de la
Unidad de Protección a
la Vida cuenten con los
elementos de protección
necesarios para el
desarrollo de sus
actividades laborales.
Cumplir con la normatividad
existente en materia de Salud
Ocupacional, mitigando los
factores de riesgo del personal
vinvculado por contrato a la UPV.
Solicitar visita de Salud
Ocupacional para que
determine los elementos que
se deben utilizar. Dotar al
personal de los elementos
necesarios para el
desempeño de su función,
solicitar seguimiento y
aprobación por parte de Salud
Ocupacional a las acciones
de mejoramiento y prevención
implementadas.
Oficios. Facturas de
compra. Evidencia
fotográfica. Actas de
visitas de Salud
Ocupacional.
01 de octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Jefe Unidad de
Seguridad
Ciudadana.
Coordinador
UPV.
6
No se evidencian en los contratos No. 1012301646 los informes
de gestión ni supervisión durante el año 2013, solo se evidencia
un informe de supervisión del 1 de octubre de 2016 y para el
contrato No. 1103090230 no se evidenciaron informes desde el 1
de octubre de 2014 hasta el 0 xx xxxxx xx 0000 x xxx 0 xx xxxxx
hasta el 7 de diciembre de 2015 y a la fecha de la auditoria no se
evidencian informes. Incumpliendo así el Art: 83 y 84 de la Ley
1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007.
Incumplimiento
de deberes del
interventor del
contrato y de
seguimiento por
parte de la
Oficina de
Presupuesto de
la Secretaría de
Gobierno.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable
para su verificación.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
16
7
No se evidencian Procedimientos de Atención, Intervención,
Orientación y Remisión de Población vulnerable (Habitante de y
en la calle), en la Unidad de Protección a la Vida – UPV, que
describa secuencialmente la forma de realizar las actividades,
con objetivos, alcance, definiciones, responsables y registros,
incumpliendo los principios de Autocontrol y Autorregulación
estipulados en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano – MECI 2014.
Se trata de un
programa de la
Secretaría de
Gobierno
Municipal a la
que le ha faltado
contar con
acompañamient
o de Servicios
Administrativos
en la
estandarización
de los
procesos, de
forma tal que se
ajusten al
sistema de
calidad
ISOLUCION.
X
Levantar los
procedimientos de
atención, intervención,
orientación y remisión de
habitantes xx xxxxx,
estableciendo objetivos,
alcance y responsable,
contando con la
aprobación de la Oficina
de Gestión Integral, para
que posteriormente sea
incluido en el aplicativo
ISOLUCION.
Estandarizar los procedimientos de
la Unidad de Protección a la Vida.
Programar reunión con la
Oficina de Gestión Integral
para que oriente en el proceso
de levantamiento de los
procedimientos, una vez se
construya el procedimiento se
enviará para su aprobación e
inclisión en al aplicativo
ISOLUCION.
Oficios, actas de
reunión, lista de
asitencia, evidencia
fotográfica,
procedimiento en el
aplicativo ISOLUCION.
01 de Octubre de
2016 30 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Seguridad
Ciudadana-
Coordinador UPV
8
No se encontró la Política Pública Social para Habitantes de la
Calle, incumpliendo el marco normativo contenido en la Ley 1641
del 12 de julio de 2013 “Por la cual se establecen los lineamientos
para la formulación de la política pública social para habitantes de
la calle y se dictan otras disposiciones”.
La rotación de
personal no
permite
implementar y
dar continuidad
a los procesos.
X
Implementar la política
pública para la atención
de habitantes xx xxxxx
en el municipio de
Manizales, teniendo en
cuenta además que se
trata de una de la metas
del Plan de Desarrollo
Municipal.
Lograr que los procesos,
programas y procedimientos se
ajusten a la normatividad existente
en materia de atención a
habitantes xx xxxxx, adoptando las
políticas públicas a que haya lugar.
Realizar mesa de trabajo
entre el Jefe de Unidad y el
Coordinador de la UPV para
analizar la normatividad
existente y establecer un plan
de trabajo para la política
pública para habitantes xx
xxxxx.
Acta de reunión, plan
de trabajo, lista de
asistencia, oficios,
evidencia fotográfica.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Unidad de
Seguridad
Ciudadana-
Coordinador UPV
9
No se encontró evidencia de la entrega adecuada del puesto de
trabajo por parte del anterior líder de la Unidad de Protección a la
Vida al actual Coordinador, incumpliendo el Formato entrega
temporal o definitiva del puesto de trabajo código PSI-ATH-FR-
04, controlado en el Sistema de Gestión Integral – Software
ISOLUCION, lo que genera reproceso administrativo en
desarrollo de la gestión.
No se informó
por parte de la
Unidad de
Gestión
Humana a la
Secretaría de
Gobierno sobre
la no entrega
del puesto antes
de la liquidación
del contrato de
prestación de
servicios.
X
Exigir al personal
vinculado mediante
contrato a que haga
entrega del puesto una
vez cese la prestación
del servicio a la Alcaldía
de Manizales, contando
con colaboración de la
Unidad de Gestión
Humana.
Permitir que los procesos puedan
tener continuidad y no se vean
afectados por haber omitido hacer
entrega del puesto por parte xxx
xxxxxxxxxxxx saliente, exigiendo la
entrega del formato PSI-ATH-FR-
04 debidamente diligenciado con
antelación a la liquidación del
contrato.
Solicitar a la Unidad de
Gestión Humana que informe
cuando el supernumerario no
presente el formato PSI-ATH-
FR-04 diligenciado, para
proceder a hacer el respectivo
llamado de atención. Informar
en reunión a los
supernumerarios sobre la
obligación de entregar el
puesto cuando su contrato se
de por terminado.
Oficio, acta de reunión,
lista de asistencia,
memorandos. Formatos
PSI-ATH-FR-04
diligenciados.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Unidad de
Seguridad
Ciudadana-
Coordinador UPV
10
Se observa que el formato utilizado para registrar la atención del
habitante de y en la calle en el área de Psicología, no
corresponde al Formato GCV-APV-FR-04 “Acta de Ingreso al
Área de Psicología de la Unidad de Protección a la Vida”,
controlado en el Sistema de Gestión Integral – Software
ISOLUCION.
La rotación de
personal que
labora por
contrato de
prestación de
servicios no
permite
implementar y
dar continuidad
a los procesos y
procedimientos.
X
Implementar el formato
GCV-APV-FR-04, por
parte del personal de la
Unidad de Protección a
la Vida durante la
atención del habitante
xx xxxxx y en la calle.
Cumplir con las norma de calidad
implementando los formatos
estandarizados en el aplicativo del
sistema de gestión integral
ISOLUCION
Solicitar en reunión al
personal de la Unidad de
Protección a la Vida el uso del
formato GCV-APV-FR-04.
Acta de reunión, lista
de asistencia, formatos
diligenciados.
01 de octubre de
2016 00 xx xxxxx xx 0000
Xxxxxx xx
Xxxxxxxxx
Ciudadana-
Coordinador UPV
16
11
No se evidencia la actualización de los Riesgos de la Secretaría
de Gobierno, con corte al 31 de Diciembre de 2015 y 30 xx Xxxxx
de 2016, incumpliendo con la Política de administración del riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual
se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración
Central del Municipio e Manizales” en su artículo 13 y el cual
fuera modificado por el Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014,
que define como fechas para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31
xx xxxxxx y el 31 de Diciembre de cada año.
Cambio de
funcionario en la
Unidad de
Seguridad
Ciudadana y
multiplicidad de
funciones que le
impiden estar al
tanto de las
actualizaciones.
X
Revisar los riesgos de la
Secretaría de Gobierno
en el aplicativo para
determinar si se deben
actualizar o incluir
nuevos, posteriormente
en las fechas
establecidas realizar el
respectivo seguimiento.
Garantizar una eficiente
administración del riesgo que
conlleve a evitar su posible
materialización a través del
seguimiento permanente.
En reunión con el grupo de
trabajo hacer revisión de los
riesgos para actualizar los ya
existentes y de ser necesario
incluir nuevos, realizar
periodicamente el seguimiento
en el aplicativo contando con
acompañamiento de la Oficina
de Gestión Integral.
Acta, lista de
asistentes, aplicativo
Isolucion Mapa de
Riesgos, correos
electrónicos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
12
Se evidencia información desactualizada en el Plan de Acción de
la Secretaría de Gobierno 2016, publicado en la página web de la
Alcaldía, en el Link Políticas, Planes, Programas y Proyectos,
toda vez que en el maestro xx xxxxxx para la vigencia 2016, se
observa asignación de recursos para inversión por valor de
$9.796.463.530, y el Plan de Acción relaciona recursos por valor
de $3.900.000.000, incumpliendo con lo señalado en el Principio
de la divulgación proactiva de la información de la Ley 1712 del 6
xx xxxxx de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones”.
Incorporación
de adiciones
presupuestales
como recursos
de balance
durante la
vigencia fiscal
2016.
X
Actualización de planes
de plan de acción cada
vez que se realicen
adiciones
presupuestales.
Realizar actualizaciones cada vez
que sean necesarias, para que
xxxx publicadas y estas a su vez
xxxx confiables para los
ciudadanos.
Se informara a la Secretaria
de Planeación cada vez que
se realicen ajuste o
modificaciones al plan de
acción de la Secretaría de
Gobierno.
Correos electrónicos y
archivo de Excel con
plan de acción
actualizado cada vez
que se requiera.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
13
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación: Contrato No. Nº 1511050652
17 de noviembre de 2015, Nº 1512020686 del 2 de diciembre de
2015, Contrato Nº 1601190026 19 de enero de 2016, Contrato
Nº 1605040255 del 4 xx xxxx de 2016.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Publicar los procesos y
documentos derivados
de las etapas
contractuales dentro de
los tres dias siguientes a
la expedicion de los
mismo en cumplimiento
de los cronogramas que
para tal efectos se
plantean, ademas de
publicar y modificar el
estado de los procesos
contractuales dentro del
mismo termino con la
publicaion del contrato
numerado.
Garantizar el estricto cumplimiento
de la normatividad que regula el
proceso contractual.
Reunión con el grupo de
presupuesto para coordinar
las publicaciones de cada
contrato designando un
responsable para hacerlo.
Acta de reunión, lista
de asistentes,
publicaciones en el
SECOP, archivo
contractual.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
despacho,
Técnico de
presupuesto,
Abogado
Supernumerario
14
No se evidencia la publicación en el SECOP de conformidad y
dando cumplimiento al artículo 19 del decreto 1510 de 2013 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación: Contrato No. N° 1512020686
Acta final y de liquidación, Nº 1601010005 Acta final y de
liquidación, Nº 1601010004 Ningún documento, N º 1602170072
Ningún documento, Nº 1603030115 Ningún documento.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Publicar los procesos y
documentos derivados
de las etapas
contractuales dentro de
los tres dias siguientes a
la expedicion de los
mismo en cumplimiento
de los cronogramas que
para tal efectos se
plantean, ademas de
publicar y modificar el
estado de los procesos
contractuales dentro del
mismo termino con la
publicación del contrato
numerado.
Garantizar el estricto cumplimiento
de la normatividad que regula el
proceso contractual.
Reunión con el grupo de
presupuesto para coordinar
las publicaciones de cada
contrato designando un
responsable de
hacerlo.Reunión con el grupo
de presupuesto para
coordinar las publicaciones de
cada contrato designando un
responsable de hacerlo.
Acta de reunión, lista
de asistentes,
publicaciones en el
SECOP, archivo
contractual.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
despacho,
Técnico de
presupuesto,
Abogado
Supernumerario
16
15
No se encontró dentro de las carpetas contractuales N°s
1601010005, 1601010004,
1601190026,1603030115,1604190220 las actas de supervisión
que deben presentarse durante la ejecución del contrato y ser
publicados en la página del Secop, incumpliendo así lo
preceptuado en el Articulo 8 del Decreto 103 de 2015, los
Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007
de la Alcaldía de Manizales.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soportes contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable
para hacer verificación.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
16
Se evidencio que el documento que justifica la contratación
directa en el contrato Nº 1601010004 se tramitó con normas que
en la actualidad no se encuentran vigentes, así mismo se
evidencio que a este mismo documento debía realizársele unas
modificaciones las cuales se pasaron por alto incumpliendo así el
Decreto 1082 de 2015 y el artículo 24 de la 80 de 1993.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
17
No se encontró dentro de la carpeta contractual N°1601010004 El
soporte del pago de estampillas Pro Universidad xx Xxxxxx y
Universidad Nacional Sede Manizales Hacia El Tercer Milenio y el
pago de la estampilla Pro Adulto Mayor, incumpliendo así el
Acuerdo No. 0798 del 2012, Xxxxxxx Xx. 000 xxx 0000 x xx
Xxxxxxx 484 de 2012.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Como requisito para la
suscripcion del acta de
inicio de cada contrato
se debera acreditar el
pago de la estapilla a
que halla lugar, lo cual
se evidenciara con la
copia del recibo de pago
con el respectivo
comprobante del banco
en el que se halla
realizado la
consignacion.
Garantizar el estricto cumplimiento
de la normatividad que regula el
proceso contractual.
Oficiar por parte del
macroproceso al tecnico de
presupuesto de la Secretaría
de Gobierno al Profesional
Universitario (Abogado
supernumerario), que
verifiquen en cada contrato el
pago de estampillas
consagrada en Acuerdos
Municipal. Enviar circular a
todos los supervisores de la
Secretaría de Gobierno. Se
enviará a la Secretaría
Jurídica los soportes de los
pagos de estampillas del
contrato 1601010004, para
que sean incluidos en
exprediente contractual.
Oficio dirigido a los
dos profesionales del
area de contratación y
envio de circular. Oficio
enviado a jurídica
remitiendo soportes de
pago de estampillas.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
18
No se evidencia dentro del expediente el documento mediante el
cual se solicitó al ordenador del gasto realizar un otro si al
contrato Nº 1603030115 incumpliendo así lo establecido en el
Decreto 1082 de 2015 ,Decreto 303 de 2014 manual de
contratación Alcaldía de Manizales y en el Artículo 24 de la Ley
80 de 1993.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
16
19
Se evidencio que dentro de la cláusula de Supervisión de las
minutas contractuales de los Contratos N°s
1601010005,1604190220 no se especifica, ni se determina la
periodicidad con que se deben presentar los informes o actas de
supervisión e interventoría, observándose así el incumplimiento al
Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de 2011 y el ecreto 045 de 2007,
ejecución 3.16.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso. Por ello se
debe suscribir nun
documento anexo al
contrato en el cual se
establezcan los plazos
en que se deben rendir
los informes por parte
del auditor.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Adicional a ello se le asigna
al Abogado la elaboracion de
documento anexo al contrato
que señala la peridicidad de
los informes. El abogado
deberá incluir en las minutas
contractuales la cláusula de
supervisón, donde se
establecerá la periodicidad
con que deben presentar los
informes o actas de
supervisión.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos, minutas
contractuales o
contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
20
Se evidencio que el certificado de antecedentes Judiciales del
contratista del contrato N°1601010005, no pertenecen al mismo
incumpliendo así lo estipulado en el Decreto Ley 19 de 2012 en
su Artículo 94, Decreto 1082 de 2015 y el Decreto 03 de 2014
Manual de contratación Alcaldía de Manizales.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
21
No se evidencia el acta de inicio en los contratos N°
1604190220,1605040255 y para el contrato Nº1602170072 el
acta de entrega del bien dado en comodato incumpliendo lo
estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo pactado en la
minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014 Manual de
contratación de la Alcaldía de Manizales y el Código Civil.
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
22
No se evidencio en la revisión del contrato Nº1602170072, ningún
acta de seguimiento por parte del supervisor del contrato de
comodato incumpliendo así lo estipulado los Artículos 83 y 84 de
la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007 de la Alcaldía de
Manizales, como lo preceptuado en el Código Civil .
Carencia de
mecanismos
adecuados de
verificación,
seguimiento y
control.
X
Verificar la
documentación con el
fin que obren todos los
documentos que sirven
de soporte contractual,
garantizando el estricto
cumplimiento de la
normatividad que regula
el proceso.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente y evitar procesos
sancionatorios, disciplinarios,
fiscales y penales
Socializar con el personal de
presupuesto el hallazgo,
solicitando mayor compromiso
en la verificación de los
documentos contractuales
estableciendo un responsable.
Acta de reunión, lista
de asistencia, carpetas
de contratos.
01 de octubre de
2016 30 xx xxxxx de 2017
Secretario de
Despacho,
Técnico de
Presupuesto,
Abogado
supernumerario.
16
JURIDICA
(auditoría Integral) 1
No se evidencia procedimientos que hacen parte de la
formulación y aprobación de Decretos, proyectos de acuerdos y
actos administrativos establecidos en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION, incumpliendo así los principios de
Autocontrol y Autorregulación estipulados en el Manual Técnico
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano – MECI 2014
INEXISTENCIA
EN EL
SISTEMA DE
GESTIÓN
INTEGRAL
ISOLUCION DE
PROCEDIMIEN
TOS PARA LA
FORMULACIÓ
N Y
APROBACIÓN
DE
DECRETOS,
PROYECTOS
DE ACUERDO
Y ACTOS
ADMINISTRATI
VOS
X
IMPLEMENTAR LOS
PROCEDIMIENTOS DE
DECRETOS,
PROYECTOS DE
ACUERDO Y ACTOS
ADMINISTRATIVOS
DAR CUMPLIMIENTO A LOS
PRINCIPIOS DE AUTOCONTROL
Y AUTOREGULACIÓN
ESTIPULADOS EN EL MANUJAL
TÉCNICO DEL MODELO
ESTÁNDAR DE CONTROL
INTERNO PARA EL ESTADO
COLOMBIANO - MECI 2014
1. ELABORAR LOS
PROCEDIMIENTOS . 2.
ENVIAR LOS
PROCEDIMIENTOS A LA
COORDINADORA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL DE LA
SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS PARA
SU INCLUSIÓN EN
ISOLUCION
CORREO
ELECTRÓNICO
DONDE SE ENVÍAN
LOS
PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 03 DE
2016 MARZO 30 DE 2017
SECRETARÍA
JURÍDICA -
GRUPO DE
APOYO LEGAL
Y
ADMINISTRATIV
O
2
Se evidencia en el Sistema de Indicadores de la Alcaldía de
Manizales - SIAM, donde son ingresados los derechos de
petición de la Secretaría Jurídica el vencimiento de términos en
algunas de las solicitudes presentadas por el ciudadano,
incumpliendo así los establecido en el artículo 23 de la Ley 734
de 2002 Código Disciplinario Único, artículos 14 y 31 de la Ley
1755 de 2015 y a la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción".
EL SISTEMA
DE
INDICADORES
DE LA
ALCALDÍA-
SIAM -
IMPLEMENTAD
O PARA LA
RADICACIÓN
DE LOS
DOCUMENTOS
EN LA
SECRETARÍA
JURÍDICA NO
CUMPLE CON
LA
PARAMETRIZA
CIÓN QUE
PERMITA
VERIFICAR
LOS TIEMPOS
DE
RESPUESTA
X
SOLICITAR A LA
SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS LA
REESTRUCTURACIÓN
Y ADECUACIÓN DEL
SIAM
DAR CUMPLIMIENTO A LOS
TÉRMINOS DE RESPUESTA A
LAS PETICIONES
ENVIAR OFICIO O CORREO
DE SOLICITUD PARA LA
REESTRUCTURACIÓN DEL
SIAM . 2. REALIZAR UNA
MESA DE TRABAJO PARA
DEFINIR LOS
PARÁMETROS QUE SE
DEBEN IMPLEMENTAR.
1. OFICIO O CORREO
DE SOLICITUD.
2. ACTA DE LA MESA
DE TRABAJO
OCTUBRE 30 DE
2016 MARZO 30 DE 2017
SECRETARÍA
JURÍDICA -
LÍDER DE
PROGRAMA
CONTRATACIÓ
N
3
No se evidencia la actualización de los Riesgos de la Secretaría
Jurídica, con corte al 31 de Diciembre de 2015 y al 30 xx Xxxxx de
2016, incumpliendo con la Política de Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual
se adopta la nueva plataforma estratégica de la Administración
Central del Municipio de Manizales” en su artículo 13 y el cual
fuera modificado por el Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014,
que define como fechas para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31
xx Xxxxxx y el 31 de Diciembre de cada año
FALTA DE
MECANISMOS
DE CONTROL
Y
SEGUIMIENTO
X
1. REALIZAR LA
ACTUALIZACIÓN DE
LOS RIESGOS EN LAS
FECHAS
ESTABLECIDAS ,
ESTO ES EL 30 XX
XXXXX, EL 31 XX
XXXXXX Y EL 31 DE
DICIEMBRE DE CADA
AÑO. 2. SOCIALIZAR
EL MAPA DE RIESGOS
CON LOS
FUNCIONARIOS DE LA
SECRETARÍA
JURÍDICA. 3.
IMPLEMENTAR
AGENDAS PARA EL
SEGUIMIENTO DE
TÉRMINOS DE LOS
DIFERENTES ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y
PETICIONES.
DAR CUMPLIMIENTO A LA
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
1. ENVIAR POR CORREO
ELECTRÓNICO A LA
SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS LA
ACTUALIZACIÓN XXX XXXX
DE RIESGOS. 2. REALIZAR
UNA REUNIÓN CON LOS
FUNCIONARIOS PARA
SOCIALIZAR EL MAPA DE
RIESGOS. 2. CONCERTAR
LA IMPLEMENTACIÓN DE
AGENDAS DE
SEGUIMIENTO DE
TÉRMINOS DE LOS
DIFERENTES ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y
PETICIONES.
1. CORREO ENVIADO
A LA SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS.
2. ACTAS DE LAS
REUNIONES QUE SE
REALICEN
OCTUBRE 30 DE
2016 MARZO 30 DE 2017
SECRETARIO
DE DESPACHO
DE LA
SECRETARÍA
JURÍDICA
17
4
Los indicadores establecidos en el SIAM no cumplen con el
propósito de medir el impacto que generan las actividades
desarrolladas por esta Secretaría, e igualmente, no se
evidencian acciones tendientes a construir indicadores de
Gestión que permitan medir los procesos y se puedan
identificar en el Sistema de Gestión Integral software
ISOLUCION.
EL SISTEMA
DE
INDICADORES
DE LA
ALCALDÍA-
SIAM -
IMPLEMENTAD
O PARA LA
RADICACIÓN
DE LOS
DOCUMENTOS
EN LA
SECRETARÍA
JURÍDICA NO
CUMPLE CON
EL
PROPÓSITO
DE MEDIR EL
IMPACTO QUE
GENERAN LAS
ACTIVIDADES
DESARROLLA
DAS POR LA
SECRETARÍA
JURÍDICA
X
1. SOLICITAR A LA
SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS LA
REESTRUCTURACIÓN
Y ADECUACIÓN DEL
SIAM . 2. CREAR LOS
INDICADORES DE
GESTIÓN PARA LA
MEDICIÓN DE LOS
PROCESOS E
IMPACTO QUE
GENERAN LAS
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
POR LA SECRETARÍA
JURÍDICA. 3.
SOLICITAR A LA
SECRETARÍA DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
QUE ESTOS
INDICADORES SEAN
INCLUIDOS EN EL
ISOLUCION
DAR CUMPLIMIENTO A LA
POLÍTICA PARA MEDIR LOS
IMPACTOS DE LAS
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
1. CREAR LOS
INDICADORES DE GESTIÓN
DE LA SECRETARÍA
JURÍDICA
2. INCLUIR LOS
INDICADORES DE LA
SECRETARÍA JURÍDICA EN
EL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL - SOFTWARE
ISOLUCION
SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL -
SOFTWARE
ISOLUCION
OCTUBRE 30 DE
2016 MARZO 00 XX 0000
XXXXX XXX
XXXXXXX
XXXXXXX
17
SSECRETARIA
GENERAL
l (Auditoría Integral)
1
No se evidencia cargue en los sistemas de Peticiones, Quejas y
Reclamos "PQRS" y el de gestión electrónica documental "GED"
las respuestas emitidas al ciudadano. Conforme a lo establecido
en el artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
20958, 23038, 23360, 24657, 26145, 32996, 33414, 38764,
14601, 15123, 15556, 19990, 20232, 21064, 22026, 24222,
25589, 28010, 30126, 30892, 31022, 32753, 33018, 33599,
33805, 34029, (521, 2049, 3226, 4148, 7663, 11163, 12608,
12670, 15591, 16307, 17550, 17586) - 2016
Desconocimient
o del manejo
adecuado del
Sistema de
PQR´S
x
Cumplimiento de la
Normatividad que aplica
a los Sistemas de
PQR´S
Mejorar el proceso de PQR´S, el
cual se vera reflejadon en la
adecuada, eficiente y oportuna
atención al ciudadano
Realizar revision diaria y
cargue oportuno de la
documentación a las PQRS
que lo requieren.
Base de Datos de
PQR´S, "Manejo de
Documentación" y
Archivo fisíco
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
2
No se evidencian respuestas claras, precisas, concisas y
eficientes emitidas al ciudadano, Incumpliendo así lo consagrado
en el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1755
del 0000.xx ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
0000 -00 , 0000-00
Desconocimient
o de la
Normativida que
aplica y
Desconocimient
o del manejo
adecuado del
Sistema de
PQR´S
X
Cumplir con las normas
que aplican de acuerdo
a Art. 23 de la
Constitución Política de
Colombia y la Ley 1755
del 0000.xx ley 1474 de
2011 Estatuto
Anticorrupción.
Cumplir con la normatividad que
aplica a la respuesta oportuna al
ciudadano y con el debido
procedimiento de PQR´S
Realizar revision diaria y
cargue oportuno de la
documentación a las PQRS
que lo requieren y verificar
que las respuestas cumplan
con los requisitos Art. 23 de
la Constitución Política de
Colombia
Base de Datos de
PQR´S, "Manejo de
Documentación" y
Archivo fisíco
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
3
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación:
Nº 1505150364, Nº 1503030168, Nº 1503310255, Nº
1602080057, Nº 1603160163, Nº 1502110088, Nº1502110090,
Nº 1502110092
Incumpliento del
Procedimiento
Establecido en
Isolucion para el
manejo de
adecuado de la
Contratación y
de la
normatividad
que le aplica
x
Cumplir adecuadamente
con la normatividad
interna y externa aque
aplica a los procesos
contractuales
Cumpliento de la Ley de
Transparencia, ser referente del
buen manejo de la contratación y
evitar posibles hallazgo por entes
de control externo.
Designar responsable del
cargue de información en el
SECOP oportunamente, asi
como el seguimiento de la
publicación y Solictud de
informe mensual de
contratación y publicacion en
el SECOP a las Oficinas
adscritas a la Secretaría
General
Oficio a los jefes de
oficina, solicitando el
informe de la
contratación del mes
anterior para realizar
seguimiento de los
procesos contratcuales
lo cual quedara
evicdenciado en el
mismo informe
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
4
No se evidencia la publicación en el SECOP de conformidad y
dando cumplimiento Decreto 1510 de 2013 en su artículo 19 y
el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Del contrato
que se relaciona a continuación:
N°1505150364 Acta final y de liquidación,
Nº 1603040122 Acta final y de liquidación
Incumpliento del
Procedimiento
Establecido en
Isolucion para el
manejo de
adecuado de la
Contratación y
de la
normatividad
que le aplica
X
Cumplir adecuadamente
con la normatividad
interna y externa aque
aplica a los procesos
contractuales
Cumpliento de la Ley de
Transparencia, ser referente del
buen manejo de la contratación y
evitar posibles hallazgo por entes
de control externo.
Designar responsable del
cargue de información en el
SECOP oportunamente, asi
como el seguimiento de la
publicación y Solictud de
informe mensual de
contratación y publicacion en
el SECOP a las Oficinas
adscritas a la Secretaría
General
Oficio a los jefes de
oficina, solicitando el
informe de la
contratación del mes
anterior para realizar
seguimiento de los
procesos contratcuales
lo cual quedara
evicdenciado en el
mismo informe
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
5
No se evidencia las actas de inicio en los contratos N°s
1503020161,1604300247 incumpliendo lo estipulado en el
Decreto 1082 de 2015, Decreto 1510 de 2013 como lo pactado
en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014 Manual de
contratación de la Alcaldía de Manizales.
Manejo
inadecuado a
los documentos
que hacen parte
de los
expedientes
contractuales
X
Manejo del llibro del libra
radicar y control sobre
los oficios remisorios a
la Secretaría Juridica de
la documentación para
el ecpediente
contractual
Cumplir con los requerimientos del
proceso contracual y evitar
posibles halazgos con entes de
control externos
Remitir las actas de inicio a
los contratos a la Secretaría
Juridica mendiante oficio.
Oficios remisorios 30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
18
6
No se especifica, ni se determina la periodicidad con que se
deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, dentro de la cláusula de supervisión de la minuta
contractual del contrato N°s 1503030168,1502110088 y
1505150364 incumpliendo el Artículo 83 y 84 xx xxx 1474 de
2011 y el Decreto 045 de 2007, ejecución 3.16.
Desconocimient
o del
lineamiento
expedido por la
Secretaria
Juridica en los
procesos
contractuales
X
Cumplir con los
lineamientos de
contratación internos y
externos para los
procesos contractuales
Evitar posibles hallazgo con entes
internos y externos
Incluir dentro de la minuta
contractual la periodicidad con
que se deben presentar los
informes o actas de
supervisión e interventoría,
dentro de la cláusula de
supervisión
Minutas contractuales y
expediente del proceso
contractual
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
7
No se encontró la publicación en la página del Secop de las actas
e informes de supervisión de los contratos N°s 1602010035,
1602080057, 1603040122, 1603160163, 1604300247
incumpliendo así lo estipulado en el Decreto 103 de 2015 en sus
Artículos 6 y 7.
Incumpliento del
Procedimiento
Establecido en
Isolucion para el
manejo de
adecuado de la
Contratación y
de la
normatividad
que le aplica
x
Cumplir adecuadamente
con la normatividad
interna y externa aque
aplica a los procesos
contractuales
Cumpliento de la Ley de
Transparencia, ser referente del
buen manejo de la contratación y
evitar posibles hallazgo por entes
de control externo.
Designar responsable del
cargue de información en el
SECOP oportunamente, asi
como el seguimiento de la
publicación y Solictud de
informe mensual de
contratación y publicacion en
el SECOP a las Oficinas
adscritas a la Secretaría
General
Oficio a los jefes de
oficina, solicitando el
informe de la
contratación del mes
anterior para realizar
seguimiento de los
procesos contratcuales
lo cual quedara
evicdenciado en el
mismo informe
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
8
No coincide la fecha de publicación del contrato en la página del
Secop, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio
del contrato Nº 1503310255 incumpliendo así lo pactado en el
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
Incumpliento del
Procedimiento
Establecido en
Isolucion para el
manejo de
adecuado de la
Contratación y
de la
normatividad
que le aplica
x
Cumplir adecuadamente
con la normatividad
interna y externa aque
aplica a los procesos
contractuales
Cumpliento de la Ley de
Transparencia, ser referente del
buen manejo de la contratación y
evitar posibles hallazgo por entes
de control externo.
Designar responsable del
cargue de información en el
SECOP oportunamente, asi
como el seguimiento de la
publicación y Solictud de
informe mensual de
contratación y publicacion en
el SECOP a las Oficinas
adscritas a la Secretaría
General
Oficio a los jefes de
oficina, solicitando el
informe de la
contratación del mes
anterior para realizar
seguimiento de los
procesos contratcuales
lo cual quedara
evicdenciado en el
mismo informe
30 xx Xxxxxx de
2016 28 de Febrero de 2017
Xxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxxx
18
1
Se evidencia que existen alarmas ejecutadas anunciando
retardos en los Sistemas implementados por la Alcaldía y aun así
se siguen presentando vencimiento de términos en algunas de
las solicitudes presentadas, conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
El hallazgo persiste toda vez que realizada nuevamente la
revisión a los sistemas de la Política Documental de la Alcaldía
en el periodo comprendido del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 xx
xxxxxx de 2016, se siguen presentando vencimiento de términos:
9492,6217,6738,6760,9652,12722,
13870.
1.Desconocimie
nto por parte de
funcionarios
responsablse.
2. Ingreso de
Nuevo personal
a la SSP .
3.Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
Establecer un
mecanismo de
seguimiento articulado
con la oficina de
Correspondencia con
periodicidad mensual
que permita identificar
los funcionarios que
incurren en las fallas
presentadas.
Evitar el vencimiento de términos.
1.Socialización del proceso
con todos los funcionarios.
2. Realizar seguimiento
periódico de los GED
(Mensual)
Acta de socialización y
seguimiento
documentado
Inmediata 21 xx xxxxx de 2017 Planeación
2
No se encontraron respuestas anexas en el sistema,
incumpliendo así lo establecido en el artículo 23 de la ley 734 de
2002 código disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la
ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
PERSISTE: toda vez que revisada nuevamente la gestión
documental y atención al ciudadano en el periodo comprendido
del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxxx de 2016 no se evidencian
respuestas anexas:
8331,8510,8900,9145,4185,4589,4609,4674,4767,4950,4951,495
2,5257,5278,5473,5570,5629,5632,5776,6508,6736,6760,7430,8
178,8305,8336,8361,8489,10568,10775,11086,11219,11652,118
76,11880,11987,12117,12464,12468,12537,12911,13013,13226,
13408,6939,7121,7429,8617,8655,9042,9449,9553,10082,10363,
10382,10511,
10512,13447,13481,13637,1370813815,14055,14121,14373,146
66,1496115018,15139, 15423.
1.Desconocimie
nto por parte de
funcionarios
responsablse.
2. Ingreso de
Nuevo personal
a la SSP .
3.Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
Establecer un
mecanismo de
seguimiento articulado
con la oficina de
Correspondencia con
periodicidad mensual
que permita identificar
los funcionarios que
incurren en las fallas
presentadas.
Subsanar el error incurrido.
1.Socialización del proceso
con todos los funcionarios.
2. Realizar seguimiento
periódico de los GED.
(Mensual)
Acta de socialización y
seguimiento Inmediata 21 xx xxxxx de 2017 Planeación
3
No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por particulares e ingresadas a los
diferentes sistemas de Política Documental implementados por la
Alcaldía de Manizales incumpliendo así lo consagrado en el Art.
23 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1755 del 2015
y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción:
4513
7541
11575
11901
13292
13359
13651
15342
15481
Desconocimient
o por parte de
funcionarios
responsablse.
2. Ingreso de
Nuevo personal
a la SSP .
3.Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
Establecer un
mecanismo de
seguimiento articulado
con la oficina de
Correspondencia con
periodicidad mensual
que permita identificar
los funcionarios que
incurren en las fallas
presentadas.
Subsanar el error incurrido.
1.A partir de la fecha se
adjuntaran las respuestas
anexas en los casos en los
que aplique.
2. Ralizar seguimiento
periódico a los GED.
(Mensual)
Actas de socialización y
seguimiento inmediata 21 xx xxxxx de 2017 Planeación
4
No se encontró evidencia de la actualización de cinco (05)
Riesgos de la Secretaría de Salud Pública como se relacionan a
continuación, con corte al 30 xx Xxxxx de 2016, incumpliendo con
la Política de Administración del Riesgo contenida en el Decreto
0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual se adopta la nueva
plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio
de Manizales” en su artículo 13 y el cual fuera modificado por el
Decreto 0508 del 06 de octubre de 2014, que define como fechas
para dicha actividad, el 30 xx Xxxxx, el 31 xx Xxxxxx y el 31 de
Diciembre de cada año:
738: Conservación inadecuada del biológico (vacunas) - (2015
III).
735:Pérdida injustificada de vacunas (2015 III).
617:No realizar de manera completa la auditoria al proceso de
afiliación y carnetización a los afiliados por traslado excepcional
(2015 III).
618:No realizar el seguimiento y control a la prestación de
Servicios de Salud de los afiliados en traslado excepcional (2015
III).
619:Realizar Auditorías al Régimen Subsidiado sin la
competencia y suficiencia necesaria (2015 III).
Desconocimient
o del proceso
de actualización
en las fechas
establecidas
para tal
finalidad, de
esta forma dar
cumplimiento al
reporte de
información con
oportunidad.
x
Realizar la actualización
xxx xxxx de riesgos, en
las fechas establecidas
Cumplir con la Política de
Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 de
2014, modificado por los Decretos
508 de 2014
actualizar los riesgos con
corte al 30 xx xxxxx, 31 xx
xxxxxx y 31 de diciembre de
cada año
Actas de reunión con
los equipos de trabajo
evidenciando la
revisión y actualización
de los riesgos
agosto 31 de 2016 21 xx xxxxx de 2017
Unidad de
Prestación de
Servicios:
Programas:
Materno Infantil y
Aseguramiento
SALUD PUBLICA
(Auditoría Integral) 19
5
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el
artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. De los contratos
que se relacionan a continuación: 1601010008, 1604290246,
1604280445, 1506240510, 1506240501, 1506240466,
1506010396, 1508280584, 1506240514, 1506240513,
1506240471
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales,
en el cual se incluya el
tema de publicacion
oportuna
2. Darle continuidad al
proceso establecido
desde el área de
Jurídica de enviar de
manera frecuente a los
funcionarios de la
secreatría de Salud
correos recordando la
importancia de la
publicacion oprtuna en
la pagina del Secop
Dar extricto cumplimiento al art
2.2.1.1.1.7.1 del decreto 1082 de
2015
Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
1. Acta de socializacion
de la ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 00 xx xxxxx xx 0000
Xxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxxxxx de
Salud Publica
6
No se evidencio el acta de inicio en los contratos N°
1601010008,1602250088, 1602250092, 1607260438,
1607110401, 1606090320, 1605050258, y para el contrato Nº
1506240513 el acta de entrega del bien dado en comodato
incumpliendo lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo
pactado en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014
Manual de contratación de la Alcaldía de Manizales y el Código
Civil.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales.
2. Dartle continuidad al
proceso establecido
desde el área de
Juridica en cuanto a la
emisión de oficio a la
Secreatría juridica en el
cual se detallan los
documentos
contractuales anexos
que se remitirán
Complementar los
documentos en la
carpeta de Jurídica
Dar cumplimiento a la normatividad
del Decreto 1082 de 2015 y
Decreto 303 de 2014
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
2.Remision de oficio a la
Secretaría juridica con anexos
de documentos contractuales
cuando sea del caso.
3.Evidencia: Actas de
socialización de la ruta de
seguimiento
1.Oficios con evidencia
de recibido por la
secretaría Jurídica.
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Área Jurídica de
la Secretaría de
Salud.
SALUD PUBLICA
(Auditoría Integral) 19
7
No se encontró dentro de las carpetas contractuales N°s
1601010008,1602250088, 1602250092 El soporte del pago de
estampillas Pro Universidad xx Xxxxxx y Universidad Nacional
Sede Manizales Hacia El Tercer Milenio y el pago de la estampilla
Pro Adulto Mayor, incumpliendo así el Acuerdo No. 0798 del
2012, Xxxxxxx Xx. 000 xxx 0000 x xx Xxxxxxx 484 de 2012.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales.
2. Darle continuidad al
proceso establecido
desde el área de
Juridica en cuanto a la
emisión de oficio a la
Secreatría juridica en el
cual se detallan los
documentos
contractuales anexos
que se remitirán
3. Complementar los
documentos en la
carpeta de Jurídica
Evidenciar la entrega oportuna de
los documentos contractuales a la
Secreatría Jurídica
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
2.Remision de oficio a la
Secretaría juridica con anexos
de documentos contractuales
cuando sea del caso.
3.Evidencia: Actas de
socialización de la ruta de
seguimiento
1.Oficios con evidencia
de recibido por la
secretaría Jurídica.
2 Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Supervisores de
cada contrato
8
No se evidencia dentro del expediente el documento mediante el
cual se solicitó al ordenador del gasto realizar un otro si al
contrato Nº 1601010008 incumpliendo así lo establecido en el
Decreto 1082 de 2015 ,Decreto 303 de 2014 manual de
contratación Alcaldía de Manizales y en el Artículo 24 de la Ley
80 de 1993
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales.
Mejorar la ruta de seguimiento de
los procesos contractuales de la
SSP
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
1.Oficio de recibido de
la Secretaría Jurídica
en el cual esté
relacionado el
documneto de solicitud
del otrosi
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
30 de noviembre 21 xx xxxxx de 2017
Jurídica
Secretaría de
Salud
9
No coincide la fecha de publicación del contrato en la página del
Secop, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio
del contrato Nº 1603040119 incumpliendo así lo pactado en el
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales
dar estricto cumplimiento a lo
pactado en el articulo 24 de la ley
80 de 1993
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
1. Oficio con firma de
recibido por parte de
los funcionarios 2.
Socializacion
flujograma de
contratacion SSP (ver
anexo)
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Jurídica
Secretaría de
Salud
10
No se evidencio en la revisión de los contrato Nº1607260438,
1602250092, 1607260438, 1607110401, 1606090320,
1605310302 ningún acta de informe de supervisor del contrato
publicado en la página del Secop incumpliendo así los Artículos
83 y 84 de la ley 1474 de 2011, el Decreto 045 de 2007 de la
Alcaldía de Manizales y los artículos 7 y 8 del Decreto 103 de
2015.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales
Realizar la trazabilidad apropiada a
los documentos precontractuales,
contractuales y postcontractuales
a fin de que cada expediente se
encuentre completo.
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
1.Acta de socializacion
del documento xx xxxx
de contratacion de la
SSP.
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noveimbre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Jurídica
Secretaría de
Salud
11
Se evidencia en el contrato Nº1506240466 el pago de las
estampillas pro Adulto mayor por valor de dos millones
ochocientos setenta y seis mil pesos $ 2.876.000 sin tener en
cuenta que no había quedado pactado cancelar las mismas
dentro de la minuta contractual incumpliendo lo estipulado en la
cláusula vigésima del contrato.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales.
Subsanar el error incurrido.
Se adelantan las acciones
necesarias para la devoluciion
del dinero
1.Oficio de recibido a
fesco en el que se le
notifica que debe
realizar la reclamacion.
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
inmediata 21 xx xxxxx de 2017 Unidad de
Nutricion SSP
12
No se evidencio en la revisión del contrato Nº1511260676, ningún
informe por parte del supervisor del seguimiento y control de la
ejecución del contrato, incumpliendo así lo estipulado los
Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007
de la Alcaldía de Manizales y el manual de interventoría para la
Secretaría de salud Publica Decreto 0660 de 2010
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales
Realizar la trazabilidad apropiada a
los documentos precontractuales,
contractuales y postcontractuales
a fin de que cada expediente se
encuentre completo.
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
2.Realización de informes de
seguimiento por parte del
supervisor.
1. Acta de
socializacion del
documento xx xxxx de
contratacion de la SSP.
2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Jurídica
Secretaría de
Salud
SALUD PUBLICA
(Auditoría Integral) 19
13
No se evidencio en la revisión del Contrato Nº 1506240513 cuyo
objeto es entregar a título de comodato un vehículo automotor
para unidad médico-odontológica tipo furgón, no se observaron
informes de vigencia 2015, incumpliendo así lo estipulado los
Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007
de la Alcaldía de Manizales, como lo preceptuado en el Código
Civil
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
x x
1.Establecer una ruta de
seguimiento de los
procesos contractuales,
basado en el manual de
contratación de la
Alcaldía de Manizales
Realizar la trazabilidad apropiada a
los documentos precontractuales,
contractuales y postcontractuales
a fin de que cada expediente se
encuentre completo.
1. Socialización de la ruta de
seguimiento a los
supervisores de contratos de
la secretaría de salud.
2.Realización de informes de
seguimiento por parte del
supervisor. En la columna
1. Acta de
socializacion del
documento xx xxxx de
contratacion de la SSP.
2. 2. Carpetas o
expedientes
Contractuales
16 de noviembre de
2016 21 xx xxxxx de 2017
Jurídica
Secretaría de
Salud
Socializar el procedimiento
para manejo y tramite
adecuado de requerimientos
en el Sistema de Gestión
Electrónica Documental -
GED.
Capacitación en el
manejo y trámite
adecuado de
requerimientos por el
Sistema GED a todos
los funcionarios de la
Secretaría. Actas de
reunión de socialización
con firmas asistentes.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
Disponer un funcionario que
realice el seguimiento
periódico al trámite de
requerimientos del GED,
realizando llamados de
atención a los funcionarios
que no cumplan con los
términosy directrices.
Registros de
seguimiento a trámite
de requerimientos y
llamados de atención.
Oficio delegación
funcionario.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
Gestionar con el Archivo
Municipal y Secretaría de
Servicios Administrativos para
facilitar los formatos a STM,
para organizar tablas de
retención documental según
sus necesidades de
conservación y para clasificar
el archivo inactivo.
Tablas de retención de
STM según sus
necesidades de
conservación.
Clasificación archivo
inactivo de STM.
Oficios o correo
electrónico.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica -
Area archivo
Coordinar con STM y el
Archivo Municipal, el envío del
archivo inactivo según las
especificaciones del Archivo
Municipal.
Envío archivo inactivo
de STM al archivo
Municipal. Formato de
transferencia.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica -
Area archivo
3
No se evidencia control de la información para la prestación de
los servicios de registro de automotores, registro de conductores
y registros de infracciones por parte de la Secretaría de Tránsito,
toda vez que este control lo realiza directamente el operador STM
(Servicios de Tránsito de Manizales), incumpliendo así lo
estipulado en el art. 159 de la Ley 769 de 2002, art. 26 de la Ley
1383 de 2010.
Falta de
definición de
estratégias para
el flujo de la
información
X
Requeriri a Infotic y STM
la entrega oportuna de
la información a la
Secretaría de Tránsito y
Transporte
Oportunidad en el acceso a la
información por parte de la
Secretaría de Tránsito y
Transporte, relacionada con
servicios de registro de
automotores, registro de
conductores y registro de
infracciones.
Requerir a Infotic y STM para
que haga entrega a la
Secretaría de Tránsito y
Transporte, de la información
que solicite en desarrollo de la
ejecución del contrato, de
manera prioritaria y en
términos no superiores a una
semana.
Requerimiento a Infotic
y STM. Entrega
oportuna de
información. Informes
de supervisión.
01-11-2016 31 de diciembre de 2016 Secretario de
Despacho
Falta de
eficiencia en el
seguimiento y
control
X
Establecer estrategias
de seguimiento y control
eficientes que
garanticen el trámite
adecuado de los
requerimientos del
Sistema GED
Garantizar la Oportunidad, el
trámite adecuado y la trazabilidad
de las solicitudes que ingresan por
el sistema, cumpliendo con la ley
1755 de 2015, Ley 1474 de 2011 y
Ley 734 de 2002
2
Se evidencio que no se realizan transferencias documentales al
Archivo Central Municipal, toda vez que la documentación de la
Secretaría de Tránsito y Transporte (STM) está siendo
salvaguardada en una bodega ubicada en el barrio La Enea,
incumpliendo así con los lineamientos y políticas institucionales
en materia de transferencia documental al archivo central
municipal, que es allí donde deben reposar todos los documentos
generadospor las dependencias adscritas a la Alcaldía de
Manizales de acuerdo a lo consagrado en el Acuerdo 027-2006 y
el Manual de Tablas de Retención Documental y el Acuerdo 042
de 2002.
Poca
articulación
entre Secretaría
de Servicios
Administrativos,
Archivo
Municipal,
Secretaría de
Tránsito y
Transporte y
STM
X
Coordinar acciones con
la Secretaría de
Servicios
Administrativos, el
Archivo Municipal y
STM, para que STM
organice tablas de
retención documental de
acuerdo a sus
necesidades y remita
Archivo inactivo al
Archivo Municipal,
según especificaciones
de este último.
Realizar la Transferencia del
archivo inactivo de STM
cumpliendo con los requisitos
respectivos al Archivo Municipal.
SALUD PUBLICA
(Auditoría Integral)
TRANSITO Y
TRANSPORTE
(Auditoría Integral)
1
No se encontraron respuestas anexas en el sistema,
incumpliendo así lo establecido en el artículo 23 de la Ley 734 de
2002 código disciplinario único, art. 31 de la Ley 1755 de 2015 y a
la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticurrupción. PERSISTE: Xxxx
vez que revisada nuevamente la gestión documental y atención al
ciudadano en el periodo comprendido del 5 de octubre de 2015 al
2 de septiembre de 2016 no se evidencian respuestas anexas.
Tramites: 33685, 34093, 34321, 34810, 36248, 36252, 39385,
39710 de 2015 y 693, 1314, 3968, 5146, 5192, 6150, 6555, 7067,
10044, 13511, 13582, 13585, 13587, 13588 y 15755 de 2016.
19
20
Socializar el procedimiento
para manejo y tramite
adecuado de requerimientos
en el Sistema de Gestión
Electrónica Documental -
GED.
Capacitación en el
manejo y trámite
adecuado de
requerimientos por el
Sistema GED a todos
los funcionarios de la
Secretaría. Actas de
reunión de socialización
con firmas asistentes.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
Disponer un funcionario que
realice el seguimiento
periódico al trámite de
requerimientos del GED,
realizando llamados de
atención a los funcionarios
que no cumplan con los
términosy directrices.
Registros de
seguimiento a trámite
de requerimientos y
llamados de atención.
Oficio delegación
funcionario.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
5
Se evidencia información desactualizada en la página web de la
Alcaldía, en el link Inicio - Nuestra Alcaldía, en donde los
objetivos y funciones generales de la Secretaría de Tránsito y
Transporte, no corresponden a la realidad actual, toda vez que la
Junta Municipal de Tránsito y Transporte no se encuentra activa,
incumpliendo con lo señalado en el principio de la divulgación
proactiva de la información de la Ley 1712 del 6 xx xxxxx de
2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de acceso a la información pública Nacional y se dictan
otras disposiciones".
Ausencia de
seguimiento a la
información
publicada en la
página web
X
Actualizar información
de la Secretará de
Tránsito y Transporte en
la Página web de la
Alcaldía
Información de la Secretaría de
Tránsito y Transporte actualizada
en la página web de la Alcaldía de
Manizales
Solicitar a la Secretaría de
Servicios Administrativos, la
actualización de la
información en la Página web
de la Alcaldía, relacionada
con la Secretaría de Tránsito
y Transporte.
Solicitud a Secretaría
de Servicios
Administrativos.
Información actualizada
en página web de la
Alcaldía.
01-11-2016 31 de diciembre de 2016
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
6
No se evidencia publicación dentro de los tres días en el SECOP
según el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, de los contratos que se
relacionan a continuación: No. 1601010007, fecha de cración: 0
xx xxxxx xx 0000 - 0 xx xxxxxxx de 2016, fecha de publicación:
00 xx xxxxx xx 0000 - 00 xx xxxxxxx de 2016, documentos:
Contrato - Acta de inicio.
Incumplimiento
de plazaos para
entrega de
información que
se debe publicar
X
Publicar de manera
oportuna la información
de los contratos de la
Secretaría de Tránsito y
Transporte en el
SECOP
Publicación oportuna de la
información de contratos en el
SECOP
Requerir a los supervisores de
contratos para que hagan
entrega de la documentación
relacionada con su función y
en los plazos establecidos, a
la persona encargada de
publicar en el SECOP.
Realizar seguimiento y
llamado de atención por
incumplimiento. Solicitar
apoyo a Secretaría Jurídica
para establecer mecanismo
con Entidades del orden
Nacional para trámite de actas
y firmas sin afectar
oportunidad de publicación.
Circular a
Supervisores.
Publicación oportuna
en SECOP. Llamados
de atención por
incumplimiento.
Solicitud a Secretaría
Jurídica.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica -
Area Jurídica
7
No se encontró dentro del contrato No. 1501160636, la fecha en
que se suscribieron las adendas Nos. 1, 2, 3 y 4 incumpliendo así
lo preceptuado en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el Artículo
209 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 19 del
Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082
de 2015.
Falta de
articulación
entre
Supervisores y
quien publica
X
Colocar fecha a los
documentos
contractuales y publicar
con la misma fecha
Cumplir con la normatividad
vigente en materia de contratación
Solicitar revisión a
Supervisores y área
Jurídica,la realización de
revisión para que todos los
documentos contractuales
tengan fecha y sean
publicados con la misma
fecha.
Circular a Supervisores
y Área Jurídica.
Documentos
contractuales con
fecha y publicación con
la misma fecha.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
Falta de
eficiencia en el
seguimiento y
control
X
Establecer estrategias
de seguimiento y control
eficientes que
garanticen el trámite
adecuado de los
requerimientos del
Sistema GED
Garantizar la Oportunidad, el
trámite adecuado y la trazabilidad
de las solicitudes que ingresan por
el sistema, cumpliendo con la ley
1755 de 2015, Ley 1474 de 2011 y
Ley 734 de 2002
TRANSITO Y
TRANSPORTE
(Auditoría Integral)
20
4
No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por particulares e ingresadas a los
diferentes sistemas de política documental implementados por la
Alcaldía de Manizales, incumpliendo así lo consagrado en el art.
23 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1755 del 2015 y
la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Trámites: 7066,
9597, 10834, 956, 15496, 25118, 30273 de 2016.
8
No se encontró dentro de las carpetas contractuales los informes
o actas de supervisión que debían presentarse de manera
mensual durante la ejecución del contrato y que a su vez debían
ser publicados en la página del Secop, incumpliendo así lo
preceptuado en el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015, los
artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 y el Xxxxxxx 000 xx
0000 xx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxx. Contratos de comodato No.
1510160636: No se evidenciaron los informes de supervisión
durante la ejecución del contrato, No. 1511250675: No se
evidenciaron los informes de supervisión durante la ejecución del
contrato, No. 1601010007: No hay informes o actas de
supervisión de los meses febrero, xxxxx, xxxxx y junio de 2016, ni
su publicación en el Secop, No. 1602120064: No hay informe de
supervisión xx xxxxx y junio de 2016, ni su publicación en el
Secop, No. 1603180172: No se evidenciaron los informes de
supervisión durante la ejecución del contrato en lo que va del año
2016, ni su publicación en el Secop, No. 1605100261: No se
evidenciaro ni informes ni actas de supervisión durante la
ejecución del contrato en lo que va del año 2016, ni su
publicación en el Secop, No. 1606170342: No se evidenció el
informe o acta de supervisión del mes de julio de 2016, ni la
publicación de ningún informe en la página del Secop.
Incumplimiento
de plazaos para
entrega de
información que
se debe publicar
X
Publicar de manera
oportuna la información
de los contratos de la
Secretaría de Tránsito y
Transporte en el
SECOP
Cumplir con la normatividad
vigente en materia de contratación
Requerir a los supervisores de
contratos para que hagan
entrega de la documentación
relacionada con su función y
en los plazos establecidos, a
la persona encargada de
publicar en el SECOP.
Realizar seguimiento y
llamado de atención por
incumplimiento. Solicitar
apoyo a Secretaría Jurídica
para establecer mecanismo
con Entidades del orden
Nacional para trámite de actas
y firmas sin afectar
oportunidad de publicación.
Circular a
Supervisores.
Publicación oportuna
en SECOP. Llamados
de atención por
incumplimiento.
Solicitud a Secretaría
Jurídica.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica -
Area Jurídica
9
No se evidencia el acta de inicio de los contratos Nos.
1608040462 y 1608300504 incumpliendo lo estipulado en el
Decreto 1082 de 2015 como lo pactado en la minuta contractual y
en el Decreto 303 de 2014 Manual de Contratación de la Alcaldía
de Manizales.
Incumplimiento
de plazaos para
entrega de
información que
se debe publicar
X
Publicar de manera
oportuna la información
de los contratos de la
Secretaría de Tránsito y
Transporte en el
SECOP
Cumplir con la normatividad
vigente en materia de contratación
Requerir a los supervisores de
contratos para que hagan
entrega de la documentación
relacionada con su función y
en los plazos establecidos, a
la persona encargada de
publicar en el SECOP.
Realizar seguimiento y
llamado de atención por
incumplimiento. Solicitar
apoyo a Secretaría Jurídica
para establecer mecanismo
con Entidades del orden
Nacional para trámite de actas
y firmas sin afectar
oportunidad de publicación.
Circular a
Supervisores.
Publicación oportuna
en SECOP. Llamados
de atención por
incumplimiento.
Solicitud a Secretaría
Jurídica.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica -
Area Jurídica
10
No coincide la fecha de publicación del contrato en la página del
Secop, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio
del contrato No. 1607110404 incumpliendo así lo pactado en el
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
Falta de
articulación
entre
Supervisores y
quien publica
X
Documentos
contractuales con la
fecha respectiva y
publicación con la
misma fecha
Cumplir con la normatividad
vigente en materia de contratación
Solicitar revisión a
Supervisores y área
Jurídica,la realización de
revisión para que todos los
documentos contractuales
tengan fecha y sean
publicados con la misma
fecha.
Circular a Supervisores
y Área Jurídica.
Documentos
contractuales con
fecha y publicación con
la misma fecha.
01-11-2016 30-04-2017
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
11
Se evidenció que dentro de la cláusula de supervisión de las
minutas contractuales de los contratosNos. 1606170342 y
1607110404 no se especifíca, ni se determina la periodicidad con
que se deben presentar los informes o actas de supervisión e
interventoría, observándose así el incumplimiento del Artículo 83
y 84 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007, ejecución
3.1.6.
No considerarse
necesario en
algunos
contratos
X
Contar con minutas
contractuales que
contengan la
periodicidad de informes
o actas de supervisión
Cumplir con la normatividad
vigente en materia de contratación
Enviar directriz a Supervisores
y Área Jurídica, para que en
todas las minutas se
especifíque la periodicidad
para presentar los informes o
actas de supervisión.
Circular a Supervisores
y Área Jurídica.
Minutas contractuales
con periodicidad de
informes o actas de
supervisión.
01-11-2016 31 de diciembre de 2016
Secretario de
Despacho -
Unidad de
Gestión Técnica
TRANSITO Y
TRANSPORTE
(Auditoría Integral)
20
Realizar reunion mensual con
la Secretaria de Hacienda -
Oficina de Bienes y
supervisores de contaratos,
para realizar seguimiento al
proceso
Actas de reunion
Oficiar a la Secretaria de
Hacienda el hallazgo que
persiste a fin que informen a
este despacho las acciones
prevsitas para la restitucion
Oficio
Solicitar la delimitacion
territorial y realizar las
reuniones previas que
requieran
Oficio a la Secretaria
de Planeacion
Actas de reunion
Reunion con los interesados
para determinar las
necesidades de la comunidad
Acta de reunion
Antes de otorgar personería
jurídica a las JAC, verificar el
cumplimiento de los requisitos
establecidos en literal b) del
articulo 2, capitulo 1, titulo 1,
del Decreto 2350 del 20 xx
xxxxxx de 2003 "por el cual se
reglamenta la Ley 743 de
2002
Oficio de la comunidad
interesada.
Personería Jurídica.
Documento que
contenga la revisión
realizada.
Reubicar los espacios del
cisco de la Enea una vez
termine las mejoras locativas
realizadas por la Sec de
Obras Publicas
Registro fotograficos
Acta de recibo de obras
Lider Promocion
Comunitaria
Sec. Obras
Publicas
Control del aseo realizado por
la empresa contratada por el
Municipio de Manizales
Formato de control
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
4
No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por particulares e ingresadas a los
diferentes sistemas de Politica Documental implementados por la
Alcaldia de Manizales incumpliendo asi lo consagrado en el Art.
23 de la Constitucion Politica de Colombia, la Ley 1755 del 2015 y
a la Ley 1474 del 2011 Estatuto Anticorrupcion.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Brindar respuestas
claras, concisas y
precisas a las
solicitudes de la
comunidad
Mejorar los niveles de
comunicación y satisfaccion del
cliente frente a las respuestas que
se brindan a los peticiones de
particulares
Revisar todas las
comunicaciones antes de ser
firmadas, con el fin de verificar
si cumplen con los aspectos
de ser claras, precisas y
concisas.
GED Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lideres de
proceso
Secretaria de
Desarrollo Social
Capacitacion a los
funcionarios sobre el manejo
del GED
Listado de asistencia
Hacer seguimiento a la
correspondencia y al cargue
oportuno de la informacion
Formato de control
DESARROLLO SOCIAL
(Auditoría Integral)
1
Se evidencia que aun existen comodatos vencidos, como lo son
los de Marmato y la Isla, toda vez que las sedes comunales
siguen siendo utilizadas con fines completamente diferentes a los
inicialmente pactados en el comodato, incumpliendo asi con lo
preceptuado en el codigo civil, Decreto Nro. 0477 de 2016
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
2
No se esta verificando el cumplimiento de la totalidad de los
requisitos exigidos para autorizar la constitucion de juntas de
accion comunal en un territorio, entre los que se encuentra: 1.
Que la extension del territorio dificulte la gestion del organismo
comunal existente, 2. que las necesidades de la comunidad que
contituya la nueva Junta de Accion comunal sean diferentes de
las del resto del territorio y 3 que exista una barrera de tipo fisico
que dificulte la interaccion comunitaria, como se pudo evidenciar
en las Juntas de Accion Comunal de los sectores xx Xxxxxx, La
Enea y Puerta del Sol, incumpliendo con el literal b) del articulo 2,
capitulo 1, titulo 1, del Decreto 2350 del 20 xx xxxxxx de 2003
"por el cual se reglamenta la Ley 743 de 2002".
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
21
Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lideres de
proceso y
funcionarios
responsables del
GED, de la
Secretaria de
Desarrollo Social
5
No se llevo a cado el cargue de las respuestas anexas en el
sistema, lo que no permite al ciudadano evidenciar la trazabilidad
a su solicitud presentada ante la Administracion Central
Municipal, incumpliendo asi lo establecido en el articulo 23 de la
ley 734 de 2002 codigo disciplinario unico", Art. 31 de la 1755 de
2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcion.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Cargar la totalidad de
las respuestas anexas
en el sistema GED.
Cumplir con la normatividad que
aplica al trámite de respuestas a la
comunidad.
3
Los espacios fiscos que son el punto de encuentro para las
reuniones Comunitarias y Sociales en el CISCO ubicado en el
barrio La Enea, no se hayan en las condiciones correctas de
salubridad para desarrollar las actividades que tienen
programadas con la comunidad, toda vez que en la vista en situ
realizada se pudo observar espacios reducidos y el inmueble en
mal estado tanto de aseo y desorganizacion, incumpliendo lo
establecido en la Ley 1551 de 2012, circular 1100 del 17 xx xxxxx
de 2013.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Verificar el estado de los
CISCOS para la
prestacion de servicios
Junio 6 de 2017
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
Secretaría de Desarrollo
Social realizará
seguimiento al proceso
de restitución de los
bienes en comodato
correspondientes a
Marmato y la Isla, así
mismo, que se harán las
supervisiones en debida
forma, para verificar el
cumplimiento de las
obligaciones
establecidas en los
comodatos
Lograr la restitución de los bienes
entregados en comodatos
correspondientes a la Isla y
Marmato.
Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
Mejorar las condiciones fisicas y de
salubridad del Cisco la Enea Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Verificar el cumplimiento
de la totalidad de
requisitios exigidos para
la constitucion de Juntas
de Accion Comunal
Cumplir con todos los requisitos
exigidos en la constitucion de las
JAC, como lo establece el Decreto
2350 de 2003
Diciembre 6 de 2016
6
Se evidencia que existen alarmas ejecutadas anunciando
retardos en los Sistemas implementados por la Alcaldia y aun asi,
se sigue presentando vencimiento de los terminos en algunas de
las solicitudes presentadas, conforme a lo establecido en el
articulo 23 de la Ley 734 de 2002 codigo disciplinario unico " Art.
31 de1755 de 2015 y a la Ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupcion.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Mejorar el tiempo de
respuestas a las
solicitudes de la
comunidad
Cumplir el articulo 23 de la Ley 734
de 2002 codigo disciplinario unico "
Art. 31 de1755 de 2015 y a la Ley
1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupcion,
Realizar reunion menusual de
seguimiento al cargue y
respuestas a solicitudes de la
comunidad
Actas de reunion Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Secretaria de
Despacho y
Lideres de
proceso
Delegacion de responsables Oficio
Seguimiento mensual al
proceso Acta de reunion
8
No se evidencia dentro del expediente el documento mediante el
cual se solicito al ordenador del gasto realizar otro si al contrato
N°1604040193 incumplimiento asi lo establecido en el Decreto
1082 de 2015, Decreto 303 de 2014 manual de contratacion
Alcaldia de Manizales y en el Articulo 24 de la Ley 80 de 1993.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Verificar que se elabore
el documento mediante
el cual se solicita al
Ordenador Del Gasto,
realizar el otrosí, en los
casos que se requiera
Cumplir el Decreto 1082 de 2015,
Decreto 303 de 2014 manual de
contratacion Alcaldia de Manizales
y en el Articulo 24 de la Ley 80 de
1993.
Anexar a los expedientes
contractuales, los documentos
que se generen dentro del
proceso contractual y
precontractual
Expedientes
contractuales Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Secretaria de
Despacho,
abogado y
Lideres de
proceso
9
No se encontro dentro de las carpetas contractuales los informes
o actas de supervision que deberian presentarse de manera
mensual durante la ejecucion del contrato y que a su vez, debian
ser publicados en la pagina del SECOP, de los contratos
1603100148, 1603100152, 1603160161, 1603280179,
1604120209, 1607250432 y 1608220496, incumpliendo asi lo
preceptuado en el Articulo 8 del Decreto 103 de 2015, los
Articulos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007
de la Alcaldia de Manizales
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Vrificar que los
supervisores realicen los
informes de supervisión,
conforme los tiempos
señalados en las
obligaciones del
contrato.
Cumplir lo preceptuado en el
Articulo 8 del Decreto 103 de 2015,
los Articulos 83 y 84 de la ley 1474
de 2011 y el Decreto 000 xx 0000
xx xx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxx
Realización de actas de
supervisión e informes de
supervisión y enviarlas a la
Secretaría Jurídica para los
expedientes contractuales.
Expedientes
contractuales Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Secretaria de
Despacho,
abogado y
Lideres de
proceso
10
No se evidencia la publicacion en el SECOP de acta de inicio,
del contrato 1602240087, de conformidad y dando cumplimiento
al articulo 19 del decreto 1510 de2013 y el articulo 2.2.1.1.1.7.1
del Decreto 1082 de2015.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Publicacion de los
contratos en el Secop
en los tiempos
establecidos
Cumplir al articulo 19 del decreto
1510 de2013 y el articulo
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de
2015.
Designar un funcionario que
se encargue de realizar todas
las publicaciones del SECOP
en los tiempos establecidos,
con el fin de organizar el
proceso y tener control sobre
el mismo y además que se
realizará seguimiento al
proceso
Oficio de designacion Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017 Secretaria de
Despacho
11
No se evidencia la publicacion dentro de los tres dias en el
SECOP de los contratos de comodato1511270677, 1512150695,
1512300700
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Publicacion de los
contratos en el Secop
en los tiempos
establecidos
Cumplimiento al articulo 19 del
Decreto 1510 de 2013 y el articulo
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de
2015
Seguimiiento mensual al
proceso de publicacion en el
Secop
Acta de reunion Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Secretaria de
Despacho,
abogado y
Lideres de
proceso
12
No existe una adecuada supervision y control sobre los Contratos
de Comodato, 1112211060, 1112221066, 1210300805, debido a
que se presenta incumplimiento en la periodicidad (bimensual y
trimestral) de entrega de informes. Con el incumplimiento de esta
obligacion se estaria infringiendo lo preceptuado en el Articulo 83
y 84 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007, ejecucion
3.16.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Realizar los informes de
supervision en los
terminos establecidos
Cumplir con el Articulo 83 y 84 de
la Ley 1474 de 2011 y el Decreto
045 de 2007, ejecucion 3.16.
Presentacion de informes en
los tiempos establecidos
Expedientes
contractuales Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Supervisores de
contratos
Enviar informe de control
interno a la oficina de bienes
para que se tenga en cuenta
en las nuevas obligaciones a
establecer
Oficios Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
Condicionar los nuevos
contratos de comodato de
acuerdo a las quejas
presentadas
Minutas contractuales Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
DESARROLLO SOCIAL
(Auditoría Integral) 21
Diciembre 6 de 2016
13
Se evidencia en la visita realizada a la Junta de Accion Comunal
del Barrio la Cumbre el pasado 14 de octubre de 2016 en horas
de la mañana, que el inmueble entregado por la alcaldia de
Manizales a esta Junta esta siendo utilizado para otros fines y no
para el desarrollo de las actividades de la comunidad, toda vez
que se pudo constatar por el grupo auditor, la utilizacion del bien
para talleres de extranjeros, los cuales ademas cocinaban sus
alimentos dentro de la sede de la Junta y quienes a su vez,
pagaban una contraprestacion al presidente de la junta de accion
comunal, en los cuales no participaba la comunidad, incumpliendo
con lo estipulado en la clausula Segunda y Tercera del Contrato
N°1112211060, articulo 5 del decreto 0477 de 2016 de la Alcaldia
de Manizales y la Circular N°044 de octubre de 2013 de la
Alcaldia de Manizales
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
La supervisión a los
contratos se llevará a
cabo conforme los
establecido en la
normatividad y a las
obligaciones de los
contratos.
Evitar las anomalías con los
comodatos y bienes entregados en
comodato, con el fin de no permitir
posible mal uso y posesiones
indebidas de los mismos.
7
No se evidencia la publicacion dentro de los tres dias en el
SECOP de los contratos 1603160161, 1604040193, 1608220496,
según el articulo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el articulo
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015,
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Publicacion en el Secop
en los tiempos
establecidos
Cumplir el articulo 19 del Decreto
1510 de 2013 y el articulo
2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de
2015
Junio 6 de 2017
Secretaria de
Despacho,
abogado y
Lideres de
proceso
Revision de libros contables
para verificar ingreso y
ejecucion de recursos
Libros contables
Reunion con Hacienda y
Juridica para establecer las
acciones legales que pueden
adelantar las JAC para
consecucion de recursos
Acta de reunion
Reunion con Hcaienda y
Juridico para revisar minutas
contractuales y hacer ajustes
pertinentes
Acta de reunion
Informar a la Oficina de
Bienes las anomalias que se
necuntren como resultado de
las supervisiones
Oficio
Informes de supervision Formato de control
Ofiicos de llamado de
atencion a la Junta Comunal
para cumplimiento del objeto
del contrato
Oficio
1
No se evidencia la publicación dentro de los tres días en el
SECOP según el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de
2015. De los contratos que se relacionan a continuación:
Contrato No. Fecha de creación Fecha de publicación
Documentos
Nº 1609070518 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 00 xx xxxxxxxxxx xx
0000 Contrato
Nº 1607140419 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 00 xx xxxxxxxxxx xx
0000 Xxxx xx xxxxxxxxxxx por mutuo acuerdo
Nº1609280564 11 de octubre de 2016-14 de septiembre de 2016
19 de octubre de 2016 – 23de septiembre de 2016 Acta de inicio
y acta de adjudicación
Nº 1606170344 17 xx xxxxx de 2016 00 xx xxxxx xx 0000 Xxxx xx
inicio
Nº1609300572 30 de septiembre de 2016-18 octubre de 2016 6
de octubre de 2016-24 de octubre de 2016 Acta de entrega – otro
si
Nº1604140211 00 xx xxxxx 0000 3 xx xxxx de 2016 Contrato
Nº1602290098 8 xx xxxxxx de 2016 18 xx xxxxxx de 2016
Adición Nº 1
Nº 1603070125 8 xx xxxxxx de 2016 18 xx xxxxxx de 2016
Adición Nº1
Nº 1601290033 29 de enero de 2016 12 xx xxxxx de 2016
Contrato
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
2
No.2 No se evidencia la publicación en el SECOP de conformidad
y dando cumplimiento al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082
de 2015. Del contrato que se relaciona a continuación:
Contrato No. Documentos
Nº1601290033 Adición, prorroga Nº1- acta final y de liquidación
Nº1607110399 Otro si
Nº1608160479 Ningún documento
Nº1603070133 Adición y prorroga Nº1 – acta final y de liquidación
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
Realizar supervision para verificar
el estado de salubridad de la sede
comunal
DESARROLLO SOCIAL
(Auditoría Integral)
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
21
22
Ejercer control y vigilancia sobre el
cumplimiento de los objetos
contractuales
Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
Lider de proceso
Oficina de
promocion
comunitaria
15
Los espacios fiscos de la oficina, el baño y la cocina de la Junta
de Accion Comunal del Barrio la Cumbre, no se haya en las
condiciones correctas de salubridad para desarrollar las
actividades que tienen programadas con la comunidad, toda vez
que en la vista en situ realizada se pudo observar espacios en
mal estado de aseo y desorganizacion incumpliendo lo
establecido en la clausula tercera del contrato N°1112211060
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Seguimiento al
cumplimiento del
comodato
14
Se evidencio en la tercera visita realizada a la Junta de Accion
Comunal del Barrio la cumbre el 24 de octubre en horas de la
mañana, que el inmueble entregado por la Alcaldia de Manizales
a esta Junta, no esta cumpliendo con los fines establecidos por la
Alcaldia, toda vez que se esta cobrando los servicios prestados a
la comunidad, lo que pudo ser constatado por el grupo auditor, y
asi mismo, esta siendo utilizado el bien en su segunda planta
para un gimnasio propiedad de un particular, el cual paga una
cuota mensual de $300.000 pesos como contraprestacion al
presidente de la junta de accion comunal y a su vez, este
particular le cobra a la comunidad $17.000 pesos mensuales por
persona por acceder al servicio de gimnasio. incumpliendo con lo
estipulado en la clausura Segunda y Tercera del contrato
N°1112211060, articulo 5 del Decreto 0477 de 2016 de la alcadia
de manizales y la circular N°044 de octubre de 2013 de la alcadia
de manizales.
Falta de
mecanismos de
control y
seguimiento
X
Veriifcacion del
cumplimiento del objeto
de los contratos de
comodato
Diciembre 6 de 2016 Junio 6 de 2017
3
No.3 INCUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 016 DEL 24 DE
NOVIEMBRE DE 2014 y la circular 0027 del 11 de octubre de
2016: En el proceso de revisión de los documentos que
conforman las carpetas contractuales números 1503250244,
1504100277,1504300330, 1505260389, 1509230618,
1506230448, 1506190439, 1507060534 se observó que las
actas de inicio fueron enviadas a la Secretaría Jurídica, con
posterioridad a los tres días de la creación del documento
omitiendo lo establecido en la circular antes mencionada. Se
evidencia dentro de la nueva revisión incumplimiento a la circular.
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
4
A la fecha de la presente auditoria a pesar de haberse suscrito
contrato No.1310040823 el cual tiene como alcance. “Desglose
de la deuda para registro de saldos pendientes, correspondientes
a los años 2008, 2009, 2010,2011 y 2012 para los contribuyentes
del Impuesto Predial e Industria y Comercio y determinar los
diferentes tipos de contribuyentes para cada una de las vigencias
desde el año 2008 al 2012”, no se encuentra la cartera por
edades en el sistema, incumpliendo así con lo establecido en Ley
1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo Decreto 19 de 2012 “Por el cual se
dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública” y Ley 1607 de 2012 “Por la cual se
expiden normas en materia tributaria y se dictan otras
disposiciones”
Falta del insumo
necesario para
realizar
desglose de la
deudad para el
impuesto predial
Falta claridad en
la asignacion y
delimitacion de
responsabilidad
es entre
Seretaria de
Hacienda y
Secretaria de
Servicios
Administrativos
X
Acordar
responsabilidades,
fechas y actividades
claras para llevar a cabo
el desglose de la cartera
de los impuestos
Acelerar el logro del objetivo
principal que beneficie los
procedimientos tributarios y
financieros de la Administracion
Establecer en documento
escrito las responsabilidades
de cada Secretaría de
Despacho para darle tramite a
este procedimiento y obtener
las carteras por edades en el
Sistema con vigencias
anteriores al 2.013
Documento escrito y
firmado 01 de Enero de 2017 30 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica
5
En desarrollo del Programa Anual de Auditoria Interna - Vigencia
2016, el cual se viene cumpliendo desde el día 15 xx xxxxx hasta
la fecha, se han presentado recomendaciones y hallazgos
respecto a la necesidad de documentar los Servicios en el
Sistema de Gestión Integral – Software ISOLUCION, de tal
manera que describan secuencialmente la forma de realizar las
actividades, estableciendo objetivos, alcance, definiciones y
registros, a lo cual la mayoría de Líderes de Procesos comentan
que han realizado gestiones ante la oficina del Sistema de
Gestión Integral, y se encuentran a la espera de ser revisados y
aprobados por dicha oficina.
En este sentido, la Unidad de Control Interno revisó nuevamente
en ISOLUCION si ya se habían documentado los Servicios,
encontrando que aún persiste la debilidad, motivo por el cual se
hace transversal este hallazgo a la Secretaría de Servicios
Administrativos, con el fin de que se tomen las acciones
pertinentes y se incluya dentro del Plan de Mejoramiento que se
suscriba como resultado de la presente auditoría.
Falta de
obligatoriedad
técnica para
llevar a cabo la
documentacion
de la totalidad
de los servicios
establecidos en
el para la
Administración
Central
Represamiento
de solicitudes
de
documentacion
en los
profesionales de
la Oficina de
Calidad
x
Documentar los
servicios del SGI, de
acuerdo a su necesidad
Mantener al día las respuestas de
las solicitudes en torno a la
documentación de los procesos
Dar tramite a las solicitudes
de documentacion de los
procesos
ISOLUCION
Correos electronicos
01 de Enero de 2017 20 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Administrativa
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
6
Se evidenció una diferencia en un mayor valor pagado a los
funcionarios, entre las prestaciones salariales (horas extras,
horas suplementarias, dominicales y festivos), concedidas
mediante sentencias del Tribunal Administrativo xx Xxxxxx y los
pagos realizados por el Municipio de acuerdo a las Resoluciones
662 de octubre 3 de 2014, 754 de diciembre 30 de 2014, 510 xx
xxxxxx 20 de 2014, 276 xx xxxx 12 de 2014 y 136 xx xxxxx 27
de 2015; incumpliendo con los porcentajes legales para la
liquidación de las prestaciones salariales determinados en el
Decreto 1042 de 1978, artículos del 33 al 39.
A la fecha de la presente auditoria, se constata que se ha
realizado cobro coactivo a veintinueve (29) de los Cuarenta y
Seis (46) funcionarios a los cuales, mediante sentencia judicial,
se les concedió el pago de prestaciones salariales, lo que
representa un avance del 63% en el reintegro de las diferencias
presentadas en las liquidaciones.
"Se aclara por parte de la auditora responsable de verificar este
procedimiento que el porcentaje del 63% representa el avance en
el proceso de cobro coactivo para lograr la recuperación de las
diferencias presentadas en las liquidaciones de las sentencias".
Demora en la
identificacion
total de todos
los funcionarios
x
Realizar de manera
oportuna el cobro de
mayores valores
pagados por concepto
de prestaciones
salariales (horas extras,
horas suplementarias,
dominicales y festivos)
Recaudar el total de los mayores
valores pagados por concepto de
prestaciones salariales (horas
extras, horas suplementarias,
dominicales y festivos)
Enviar oficio a la Secretaria de
Hacienda con el total de las
resoluciones notificadas y
ejecutoriadas, para el inicio de
cobro coactivo respecto a un
mayor valor pagado de unas
sentencias judiciales:
Oficios enviados 26 de Diciembre de
2016 30 de Diciembre de 2016
Unidad de Gestio
Humana
7
"No se encontró instalación de señalética obligatoria en la sede
de la Unidad de Protección a la Vida – UPV, según lo regulado en
la Ley 9 de 1979, Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS
18001 y NTC 1461”. A la fecha de la presente auditoria no se ha
realizado instalación de la señalética, no obstante, se está
levantando inventario de la señalética de las oficinas externas y la
Oficina de Seguridad y salud en el trabajo ya cuenta con los
elementos a instalar
Falta de
celeridad para
instalar
nuevamente la
señaletica
despues de las
remodelaciones
locativas
realizadas
X
Instalar la señaletica
establecida para la UPV
de acuerdo al inventario
de la Oficina de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Mantener la UPV con la
señalización reglamentaria para
optimizar la prestación del servicio
Instalar la señaletica
establecida para la UPV de
acuerdo al inventario de la
Oficina de Seguridad y Salud
en el Trabajo
Acta correspondiente
Fotografias de la UPV
1 de Febrero de 2017 20 xx Xxxxx de 2017 Unidad de
Gestión Humana
8
La Unidad de Gestión Tecnológica, es responsable del desarrollo
de los módulos de fiscalización y cobro coactivo. Una vez
analizada por el grupo auditor la objeción presentada durante la
reunión de cierre del 21 de noviembre de 2016 por parte de la
Secretaría de Servicios Administrativos en el sentido que la
Secretaría no es responsable del desarrollo de los módulos de
fiscalización y cobro coactivo, a la fecha de la presente auditoria
se constata que los módulos no han sido implementados y su
responsabilidad radica en el acompañamiento y supervisión al
cumplimiento del contrato.
Inconformidad
por parte de la
Secretaria de
Hacienda con el
trabajo realizado
x
Desarrollar un
cronograma que permita
finalizar el
establecimiento de los
modulos en el SITU
Poner en funcionamiento los
modulos de fiscalizacion y cobro
coactivo en SITU
Realizar reuniones con la
Secretaria de Hacienda y el
desarrollador del SITU para
llevar a cabo la
implementacion de los
modulos
Actas de Reunion con
la Secretaria de
Hacienda
26 de Diciembre de
2016 30 xx Xxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica
9
La Unidad de Gestión Tecnológica no cuenta con el Plan
Estratégico de Tecnología de la Información del Municipio,
incumpliendo los objetivos, funciones y deberes de la Secretaría
de Servicios Administrativos – Unidad de Gestión Tecnológica,
publicados en la página Institucional de la Alcaldía de Manizales
en el link inicio – nuestra alcaldía – objetivos, funciones y deberes
– título “Objetivos, funciones Generales de la Secretaría de
Servicios Administrativos, numeral 12. El cual dice “Elaborar y
actualizar el plan estratégico de tecnología de la información del
Municipio para precisar el manejo de la información y los
desarrollos tecnológicos”.
Falta de
presupuesto
asignado para el
cumplimiento de
dicho objetivo
x
Elaborar el Plan
Estratégico de
Tecnología de la
Información del
Municipio
Contar con un Plan Estratégico de
Tecnología de la Información para
el tratamiento de nuestra
infraestructura tecnologica
Elaborar un cronograma
donde se establezcan las
actividades y tiempos
requeridos para la
construccion de dicho plan,
por parte de los ingenieros de
la Unidad de Gestion
Tecnologica
Cronograma con
actividades y tiempos
01 de Febrero de
2017 20 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
10
No se realizó el backup correspondiente a la página WEB de la
Alcaldía en el periodo comprendido entre el 31 de octubre de
2015 y septiembre de 2016 incumpliendo el Decreto 0296 de
2015, “Por medio del cual se ajusta el manual específico de
funciones y de competencias laborales para los empleos de la
planta de cargos de la Administración Central Municipal”. Área
funcional – Unidad de Gestión Tecnológica en el ítem número 4
de la descripción de las funciones esenciales, el cual establece
“Responder por la realización de las copias de respaldo a la
información, tanto dentro como fuera de la sede de la
Administración y tomar las medidas necesarias para garantizar la
seguridad de la información que se procesan en la administración
central”.
Falta de
presupuesto
asignado para
contratar la
actividad
relacionada con
las copias de
seguridad
x
Realizar los backups de
la pagina web con la
periodicidad que se
requiera
Mantener salvaguardada la
informacion que es cargada y
publicada mediante la pagina web
del Municipio
Gestionar la realizacion de los
back ups automaticos con el
contratista periodicamente
Archivo de back ups 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica
11
La Unidad de Gestión Tecnológica no cuenta con un
procedimiento para la disposición final de los residuos de los
aparatos eléctricos y electrónicos, incumpliendo con lo
establecido en la Ley 1672 de 2013, “Por la cual se establecen
los lineamientos para la adopción de una política Pública de
gestión integral de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
(XXXX), y se dictan otras disposiciones”
Falta de
necesidad de
documentacion
para realizar
dichas bajas
x
Elaborar un documento
en el SGI para la
disposición final de los
residuos de los aparatos
eléctricos y electrónicos
Darle tratamiento optimo a la la
disposición final de los residuos de
los aparatos eléctricos y
electrónicos
Elaborar en conjunto con la
Oficina de Calidad, el
documento necesario para
establecer la disposición final
de los residuos de los
aparatos eléctricos y
electrónicos
ISOLUCION 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica
12
La Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo no está realizando
las visitas domiciliarias establecidas como seguimiento a las
incapacidades que superen los diez (10) días hábiles,
incumpliendo con lo establecido en el Procedimiento “Tramitar
incapacidades”, vigente.
Falta de revision
y actualizacion
de los
procedimientos
establecidos
x
Definir la realizacion
visita domiciliaria para el
seguimiento de
incapacidades y
documentar según la
norma
Cumplir con la legislacion vigente
Revisar y modificar el
procedimiento de Tramitar
incapacidades, adaptandolo a
la legislacion vigente
ISOLUCION 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017 Unidad de
Gestion Humana
13
La Unidad de Gestión Humana – Oficina de Personal no está
enviando copia de la Resolución de Justificación de Ausentismo a
la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo, como lo establece
el Procedimiento “Tramitar Incapacidades”, vigente.
Falta de
aplicación del
procemiento
establecido
x
Acompañar la
normalizacion del
procedimiento de
"Tramitar
Incapacidades” con
todos los responsables
de ejecutarlo
Aplicar a cabalidad el
procedimiento establecido
Socializar el procedimiento
"Tramitar incapacidades" con
los responsables de su
ejecucion
ISOLUCION 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017 Unidad de
Gestion Humana
14
La Unidad de Gestión Humana – Oficina de Personal, no está
exigiendo a todos los funcionarios de la Administración Central
Municipal, la entrega del Formato PSI-ATH-FR-04 “Entrega
Temporal o Definitiva del Puesto de Trabajo”, en el momento de
presentarse cambio de cargo, salida definitiva de la Alcaldía o
disfrute del periodo de vacaciones, lo cual genera deficiencias
administrativas en la gestión.
Falta de
aplicación del
procemiento
establecido
x
Acompañar la
normalizacion del
procedimiento de
“Entrega Temporal o
Definitiva del Puesto de
Trabajo” con todos los
responsables de
ejecutarlo
Aplicar a cabalidad el
procedimiento establecido
Socializar el procedimiento
“Entrega Temporal o Definitiva
del Puesto de Trabajo” con
los responsables de su
ejecucion
ISOLUCION 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017 Unidad de
Gestion Humana
15
La Unidad de Gestión Humana – Oficina de Bienestar no está
realizando reunión con los funcionarios nuevos y su Jefe
inmediato, a los dos (2) meses después de su ingreso a la
Entidad, para verificar que se le realizó el proceso de
entrenamiento adecuadamente, y en caso contrario, establecer
las acciones que se van a tomar para fortalecer el proceso de
entrenamiento del nuevo funcionario, mediante Acta de
Compromiso, incumpliendo con una de las actividades definidas
en el Procedimiento “Inducción y Reinducción de Personal”,
vigente.
Falta de
aplicación del
procemiento
establecido
x
Acompañar la
normalizacion del
procedimiento de
“Inducción y
Reinducción de
Personal” con todos los
responsables de
ejecutarlo
Aplicar a cabalidad el
procedimiento establecido
Socializar el procedimiento
“Inducción y Reinducción de
Personal” con los
responsables de su ejecucion
ISOLUCION 01 xx Xxxxx de 2017 20 xx Xxxxx de 2017 Unidad de
Gestion Humana
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
16
No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas a las
peticiones que son formuladas por particulares e ingresadas a los
diferentes sistemas de Política Documental implementados por la
Alcaldía de Manizales incumpliendo así lo consagrado en el Art.
23 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1755 del 2015
y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
FECHA TRAMITE TRAMITE
22/02/16 5750
16/03/16 8864
31/03/16 10088
30/11/15 37386
29/02/16 6803
01/03/16 6986
01/03/16 7003
04/03/16 7552
15/03/16 8684
26/08/16 30143
01/09/16 30956
Falta de
disposicion
profesional de
los funcionarios
encargados, al
momento de dar
respuesta
x
Sensibilizar a los
funcionarios con
respecto a la
importancia de entregar
respuestas claras a la
ciudadania
Responder adecuadamente y de
forma satisfactoria a los
ciudadanos las peticiones
formuladas a la Alcaldia
Oficiar a los funcionarios que
responden peticiones de la
ciudadania, con las reglas
basicas que debe cumplir
para dar respuestas claras,
precisas y concisas
Oficios enviados 15 Enero de 2017 00 xx Xxxxxxx xx 0000 Xxxxxxxx xxx
Xxxxxxxxxx
17
No se llevó a cabo el cargue de las respuestas anexas en el
sistema, lo que no permite al ciudadano evidenciar la trazabilidad
a su solicitud presentada ante la Administración Central
Municipal, incumpliendo así lo establecido en el artículo 23 de la
ley 734 de 2002 código disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de
2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
FECHA TRAMITE TRAMITE FECHA TRAMITE TRAMITE
14/01/16 808 18/02/16 5348
19/01/16 1300 22/02/16 5902
17/02/16 5136 15/04/16 12356
13/06/16 19608 24/02/16 6130
15/06/16 20036 25/02/16 6349
20/06/16 20606 29/02/16 6710
30/11/15 37459 01/03/16 6843
29/01/16 2802 03/03/16 7312
29/01/16 2815 07/03/16 7640
29/01/16 2883 08/03/16 7830
01/02/16 2951 09/03/16 8000
02/02/16 3080 10/03/16 8290
02/02/16 3081 19/04/16 12562
02/02/16 3082 23/08/16 29537
17/02/16 5150 24/08/16 29718
19/02/16 5563 24/08/16 29718
11/03/16 8437 26/08/16 30147
16/03/16 8984 29/08/16 30341
17/03/16 9095 30/08/16 30512
11/04/16 11531 30/08/16 30534
12/04/16 11642
Falta de
disposicion
profesional de
los funcionarios
encargados, al
momento de dar
respuesta
x
Sensibilizar a los
funcionarios con
respecto a la
importancia de cargar la
respuesta fisica para
trazabilidad del
ciudadano
Permitir la trazabilidad por parte de
la ciudadania de las respuestas a
las peticiones que formulan a la
Administracion
Oficiar a los funcionarios que
responden peticiones de la
ciudadania, con el
procedimiento que se debe
llevar a cabo para el cargue
de las respuestas a dichas
peticiones
Oficios enviados 15 Enero de 2017 00 xx Xxxxxxx xx 0000 Xxxxxxxx xxx
Xxxxxxxxxx
18
Se evidencia que existen alarmas ejecutadas anunciando
retardos en los Sistemas implementados por la Alcaldía y aun así
se siguen presentando vencimiento de términos en algunas de
las solicitudes presentadas, conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción.
TRAMITE FECHA TRAMITE DÍAS DE VENCIMIENTO
30731 30/08/16 -52
38140 21/10/16 22
38557 25/10/16 18
38758 26/10/16 16
18212 01/06/16 62
30526 30/08/16 52
Falta de
oportunidad y
celeridad de los
funcionarios
encargados, al
momento de dar
respuesta
x
Sensibilizar a los
funcionarios con
respecto a la
importancia de dar
respuesta oportuna al
ciudadano
Dar respuesta oportuna a los
ciudadanos de las respuestas a las
peticiones que formulan a la
Administracion
Oficiar a los funcionarios que
responden peticiones de la
ciudadania, recondando los
terminos de respuesta
oportunos
Oficios enviados 15 Enero de 2017 00 xx Xxxxxxx xx 0000 Xxxxxxxx xxx
Xxxxxxxxxx
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
19
No se encontró evidencia de acta de reunión por parte de los
líderes de los procesos donde se visualice la actualización y
socialización con el equipo de trabajo de los Riesgos y Controles
identificados de la Secretaría de Servicios Administrativos, con
corte al 30 xx Xxxxx y 31 xx xxxxxx de 2016, incumpliendo con la
Política de Administración del Riesgo contenida en el Decreto
0160 del 25 xx xxxxx de 2014 “Por el cual se adopta la nueva
plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio
de Manizales” y el Decreto Nacional Nro. 943 del 21 xx Xxxx de
2014, expedido por el Departamento Administrativo de la Función
Pública, en el cual se actualiza el “Modelo Estándar de Control
Interno – MECI”.
Falta de
necesidad de
reuiones
conjuntas para
la revision y
actualizacion de
riesgos
x
Realizar trabajo en
equipo para la
identificacion y
actualizacion de los
mapas de riesgos de
Servicios
Administrativos
Realizar una optima administracion
del riesgo dentro de los servicios
que se prestan en la Secretaria de
Servicios Administrativos
Realizar 2 reuniones anuales
con todo el equipo de
Profesionales de la Secretaria
para la identificacion y
actualizacion de los mapas de
riesgos de Servicios
Administrativos y dejar acta
de ella
Acta de reunion de
Enero 10 de Enero de 2017 28 de Febrero de 2017
Unidad de
Gestion
Administrativa
20
No se encontró dentro de las carpetas contractuales los informes o
actas de supervisión que debían presentarse de manera mensual,
trimestral o semestral durante la ejecución del contrato y que a su
vez debían ser publicados en la página del Secop, incumpliendo así
lo preceptuado en el Articulo 8 del Decreto 103 de 2015, los Artículos
83 y 84 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007 de la
Alcaldía de Manizales.
N° DE CONTRATO DE COMODATO
INFORMES DE SUPERVISION
Nº 1607110399 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses xx xxxxxx y septiembre de 2016, ni su
publicación en la página del Secop.
Nº1604260239 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses xx xxxx, xxxxx, xxxxx, agosto y septiembre
de 2016, ni su publicación en la página del Secop.
Nº1603180174 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses xx xxxx, xxxxx, septiembre de 2016, ni su
publicación en la página del Secop.
Nº 1603040117 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses xx xxxxx, xxxxx, xxxxx septiembre de 2016, ni
su publicación en la página del Secop.
Nº 1604140211 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses xx xxxx, xxxxx, agosto y septiembre de
2016, ni su publicación en la página del Secop.
Nº1604200229 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión del mes de septiembre de 2016 y su publicación en la
página del Secop.
Nº 1603300181 No se evidenciaron los informes o actas de
supervisión de los meses de julio, agosto y septiembre de 2016, ni
su publicación en la página del Secop, únicamente se publicó el del
mes xx xxxxx de 2016.
Nº1602080058 No se evidencio ningún acta o informe de supervisión
ni su publicación en la página del secop
Nº1601290033 No se evidencio ningún acta o informe de supervisión
ni su publicación en la página del secop
Nº 1511130661 No se evidencio el acta o informe de supervisión que
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
21
No se evidencio el acta de inicio en los contratos N°s
1603070133,1601290033 y 1610280614 incumpliendo lo
estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo pactado en la
minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014 Manual de
contratación de la Alcaldía de Manizales.
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
22
No se evidencia dentro del expediente el documento mediante el
cual se solicitó al ordenador del gasto realizar una adición al
contrato Nº 1601290033 incumpliendo así lo establecido en el
Decreto 1082 de 2015 ,Decreto 303 de 2014 manual de
contratación Alcaldía de Manizales y en el Artículo 24 de la Ley
80 de 1993
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
23
No coincide la fecha de publicación del contrato en la página del
Secop, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio
del contrato Nº 1512090690 incumpliendo así lo pactado en el
Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
24
No se evidencia dentro del expediente el acta final y de
liquidación la cual si se encuentra publicada en la página del
secop del contrato Nº 11602290098 incumpliendo así lo
establecido en el Decreto 1082 de 2015 ,Decreto 303 de 2014
manual de contratación Alcaldía de Manizales y en el Artículo 24
de la Ley 80 de 1993.
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado
26 de Diciembre de
2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
25
No se observó la publicación del contrato No.1604200229 en el
aplicativo SIA-OBSERVA, incumpliendo así las directrices
impartidas por la Auditoria General de la República en su
Resolución Orgánica 008 del 30 de octubre de 2015
Falta de
autocontrol en la
ejecucion de los
procedimientos
establecidos
para la
contratacion en
todas sus
etapas
x
Realizar seguimiento a
la publicacion de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el SIA-
OBSERVA
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SIA-OBSERVA
que los mismos sean publicados
dentro de los terminos
Designar un funcionario para
que mantenga actualizada la
base de datos de los
procesos contractuales de la
Secretaría y genere las
alertas para el control
oportuno de las publicaciones
Cuadro de seguimiento
diligenciado 01 de Enero de 2016 20 xx Xxxxx de 2017
Despacho del
Secretario
26
No han sido identificadas las consignaciones realizadas por
diferentes EPS, por concepto de pago de incapacidades a
funcionarios de la Alcaldía, a través de Bancolombia, cuenta No.
0700708736-7, lo que genera que existan partidas por sanear,
incumpliendo lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública
– Manual de Procedimientos, en la Resolución 193 de la
Contaduría General de la Nación “Por la cual se incorpora, en los
Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad
Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno
Contable”
Demora en la
identificacion de
las
consignaciones
realizadas por
diferentes EPS
x
Realizar de manera
oportuna el cobro de las
incapacidades a EPS
Mantener al dia la ejecucion de la
renta y la conciliacion por concepto
de reintegro de incapacidades
Realizar de manera oportuna
el cobro y las conciliaciones
de las incapacidades
Cobro y conciliacion de
incapacidades 01 de Enero de 2016 20 xx Xxxxx de 2017
Unidad de Gestio
Humana
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Auditoría Integral)
22
1
Una vez consultada la página del SECOP se pudo evidenciar que
por parte de la Alcaldía de Manizales se está incumpliendo con la
publicación de los informes de supervisión e interventoría
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual.
x
Recordar a todos los
supervisores e
interventores la
obligatoriedad de
publicar los informes de
supervisión e
interventoría de todos
los procesos
contractuales de la
Alcaldía de Manizales,
según la periodicidad
que quede establecida
en la minuta de los
contratos
Dar cumplimiento a los artículo 8 y
9 del Decreto 103 de 2015
Enviar circular a todos los
funcionarios de la Alcaldía
recordando que los informes
de supervisión e interventoría
de todos los contratos deben
ser publicados en el SECOP
Circular enviada 01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Secretaría de
Servicios
Administrativos
2
Una vez consultado el link del Índice de Información Clasificada y
Reservada, se evidenció que no se encuentran detallados los
archivos de reserva, como los procesos disciplinarios generados
en la Unidad de Control Disciplinario Interno, la reserva de las
historias clínicas de la Ofcina de Salud Ocupacional, procesos del
CRAV y las inspecciones de policía
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Falta de
establecer
responsabilidad
es y un grupo
interdisciplinario
y contante para
desempeñar las
actividades
relacionadas
x
Establecer y publicar la
Versión # 2 del Índice de
Información Clasificada
y Reservada de la
Alcaldía de Manizales
después de realizada su
respectiva revisión y
actualización
Dar cumplimiento al artículo 20 de
la Ley 1712 de 2014 y los artículos
24 y 27 al 33 del Decreto 103 de
2015
Realizar la revisión y
actualización del índice de
información clasificada y
reservada y publicarlo en la
página web de la Alcaldía de
Manizales
Índice de información
clasificado V2,
publicado en la página
WEB
01 de Febrero de
2016 30 xx Xxxxx de 2016
Secretaría de
Servicios
Administrativos
Oficio dirigido a la Secretaría
de Gobierno solicitando la
legalización de los bienes de
la Liquidada Manizales
Segura
Oficio 5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Grupo Bienes y
Servicios -
Secretaría de
Servicios
Administrativos
Revisar los Inventarios de
Manizales Segura, con el fin
de incorporarlos a los
Inventarios del Municipio y
realizar los traspasos en los
casos de que corresponda
Actas de inventarios y
documentos de
traspaso y certificados
de tradición.
5 xx xxxxx de 2016 31 de octubre de 2016
Despacho del
Secretario de
Gobierno
Acta de Ingreso de los bienes
entregados al Municipio de
Manizales
Acta de Ingreso 0 xx xxxxx xx 0000 0 xx xxxxxxx de 2016
Grupo Bienes y
Servicios -
Secretaría de
Servicios
AUDITORIAS ESPECIALES (UNIDAD DE CONTROL INTERNO)
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Transparencia y Acceso
a la Información Pública)
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y
EDUCACION
(Proceso de Bienes dados
de Baja)
1
"No se encontraron registros documentados de las motocicletas
almacenadas en el sitio destinado como bodega por la
Administración en la antigua sede del Colegio Xxxxxxx Xxxxx
Xxxxxxxx, los cuales pertenecían a Manizales Segura, hecho
que se puede configurar en detrimento patrimonial e
incumplimiento de la Ley 610 del 2000 Art. 7"
2
1
No se ha
realizado la
entrega de los
bienes por parte
del Agente
Liquidador de
Manizales
Segura al
Municipio de
Manizales
X
Realizar las acciones
tendientes a la
legalización de los
bienes adquiridos por
Manizales Segura a
nombre del Municipio de
Manizales
Legalización y regstro de todos los
bienes que eran de la liquidada
Manizales segura, a nombre del
Municipio de Manizales
2
"No se evidencia reporte de los siniestros de robo y pérdida de
los bienes por parte de la oficina de Bienes y Servicios ocurridos
durante la vigencia 2015 a la >Unidad de Control Disciplinario
Interno, en la muestra revisada de procesos de reclamación
incumpliendo lo establecido en el numeral 2 y 22 de la Ley 734
de 2002, que ordena en estos eventos iniciar un proceso
disciplinario."
No haber
reportado los
siniestros por
robo y pérdida
de activos
durante la
vigencia 2015 a
Control Interno
Disciplinario.
X
Reportar todos los
siniestros por robo y
pérdida a Control Interno
Disciplinario
Lograr que todos siniestros por
robo y périda queden reportados a
Control Interno Disciplinario
Oficio haciendo reporte a
Control Interno Disciplinario Oficio 5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Grupo Bienes y
Servicios -
Secretaría de
Servicios
Administrativos
3
"Se observa que en la Planta física destinada por el Municipio
como bodega de bienes muebles, es un bien que presenta un
alto grado de deterioro, e incumple con el Decretro 1077 de 2015
Art. 2.2.6.1.7."
Darle uso a un
inmueble
distinto al de su
vocación,
generando
riesgo por su
deterioro
X
Reanudar el proceso de
venta de inservibles que
se encuentran en la
Sede de la antigua Xxxx
XXXXX
Vender los inservibles para
desocupar las Instalaciones de la
antigua Xxxx XXXXX
Proceso de venta por oferta
en sobre cerrado, en
cumplimiento al Decreto 1082
de 2015.
Contrato de venta 5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad de
Gestión
Administrativa -
Secretaría de
Servicios
Administrativos
Programar jornada de
capacitación con rectores,
tesoreros y contadores de las
I.E, sobre el procedimiento
correcto para proceder con
una baja de bienes muebles
cuando se requiera, asi como
el registro contable que
demanda dicha operación.
Listados de asistencia
por jornada de
capacitación al 100%
de los F.S.E.
5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad
Administrativa y
Financiera FSE -
Secretaría de
Educación
Elaborar un instructivo donde
se consigne el procedimiento
contable que corresponde en
los casos de baja de bienes
por parte de las I.E,
elevandolo a acto
administrativo para su
obligatorio cumplimiento
Acto Administrativo
contentivo del Manual
de Procedimientos
5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad
Administrativa y
Financiera FSE -
Secretaría de
Educación
Socializar a tesoreros y
contadores de los F.S.E. el
procedimiento contable que
establece la contabilidad
pública para el registro
correcto de la baja de bienes,
al igual que la Circular 108 del
22 de octubre de 2014 sobre
la depuración y sostenibilidad
de la información
Listados de asistencia
por jornada de
capacitación al 100%
de los F.S.E.
5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad
Administrativa y
Financiera FSE -
Secretaría de
Educación
Efectuar seguimiento por
parte de la SEM, sobre la
aplicación correcta de los
registros contables cuando se
presenten bajas de bienes
muebles en las F.S.E.
Actas de las Visitas
realizadas 5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad
Administrativa y
Financiera FSE -
Secretaría de
Educación
X
Realizar de manera
oportuna el registro
contable de los bienes
dados de baja
Efectuar un procedimiento para la
baja de bienes en los F.S.E.
acorde con la normatividad
vigente, lo cual mitiga el riesgo de
que se presenten diferencias en
los registros contables y se pierda
la oportunidad y pertinencia que
exige la sostenibilidad del proceso.
5
"No se aplica por la totalidad de las Instituciones Educativas una
Política de depuración contable permanente y sostenible de
forma que se cumplan las características fundamentales de
relevancia y representación fiel de la información financiera que
se agrega por dichas instituciones a la Administración Central
Municipal, situación que fue evidenciada en las entrevistas
realizadas en las Instituciones Educativas, debido a que se
omiten o no se registran oportunamente en la contabilidad las
bajas de los bienes muebles incumpliendo con las características
cualitativas previstas en el numeral 7, del libro I del Plan General
de Contabilidad Pública versión 2007.5 e igualmente
incumpliendo las directrices dadas por la Secretaría de
Educación Municipal mediante circular 108 del 22 de Octubre de
2014, para la depuración contable permanente y de
sostenibilidad de la calidad de la información y muy
particularmente para el manejo del tema de los bienes muebles y
las bajas de los mismos."
No Aplicar por la
totalidad de las
Institucione
Educativas la
Política de
depuración
Contable
previstas por la
Contaduría
General de la
Nación, dadas a
conocer por la
Secretaría de
Educación
mediante
circular 108 del
22 de Octubre
de 2014.
X
Propender que los
F.S.E. del apliquen el
procedimiento contable
fijado por la Contaduria
General de la Nación,
así como del contenido
de la Circular 108 del 22
de octubre de 2014
expedido por la SEM,
sobre la depuración
contable permanente y
de sostenibilidad de la
información frente al
registro de los
movimientos de bienes
muebles y sus bajas
Contar con una información
contable pertinente y oportuna en
cada uno de los F.S.E.que refleje
la realidad sobre el movimiento y
registro de los bienes muebles asi
como sus bajas, permitiendo que el
reporte de información a la
Administración Central sea
actualizado, preciso y corresponda
con la situación actual del
Establecimiento Educativo
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y
EDUCACION
(Proceso de Bienes dados
de Baja)
2
4
"No se puede garantizar de manera absoluta que los saldos de
las subcuentas de los bienes muebles del Municipio de
Manizales reflejan con exactitud la realidad de dichas cuentas,
por que de conformidad con las entrevistas realizadas a los
Tesoreros de las Instituciones Educativas, no todas las
Instituciones aplican un procedimiento contable y registro
oportuno de los bienes dados de baja, tal como lo establece el
Manual de prodecimientos contables versión 2007.12 en su
capítulo III numeral 23. Retiro de Propiedad Planta y Equipo en
concordancia con el numeral 3,2 Manual de Políticas Contables,
procedimientos y funciones de la Resolución 357 de 2008 de la
Contaduría General de la Nación."
No realizar de
manera
oportuna el
registro de los
bienes dados de
baja, de
acuerdo con el
Manual de
Procedimientos
Contables.
6
"No se evidencia que la totalidad de los bienes custodiados por
las Instituciones Educativas se encuentren registrados en el
inventario de de bienes de la Alcaldía de Manizales lo que
ocasiona que la póliza no cubra en caso de siniestro, numeral 63
del artículo 48 de la Ley 734 de 2002."
No estar
registrado en la
contabilidad de
las Instituciones
Educativias la
totalidad de los
bienes
adquiridos por
estas.
X
Procurar que todas las
Insitutciones Educativas
registren en su
Contabilidad la totalidad
de los bienes muebles
adquiridos en las
cuentas de Propiedad
Planta y Equipo
Tener registrado en la Contabilidad
la totalidad de la propiedad planta y
equipo adquiridas por las
Instituciones Educativas, de tal
manera que después de realizar el
proceso de agregación de la
información contable , toda la
propiedad planta y equipo sean
cubiertos por la poliza se seguro
multirriesgo adquiridad por el
Municipio de Manizales
Elaborar circular solicitando a
los Fondos de Servicios
Educativos el envío trimestral
de la información relacionada
con el ingresos de propiedad
planta y equipo adquiridos por
las Instituciones Educativas
Circular enviada a las
Instituciones
Educativas
5 xx xxxxx de 2016 4 de octubre de 2016
Unidad
Administrativa y
Financiera FSE -
Secretaría de
Educación
1
No se encontraron la totalidad de los elementos decomisados, de
acuerdo al siguiente faltante: cinco (5) celulares , marca Nokia,
color blanco IMEI 000000000000000; celular marca Mortorola
color blanco 000000000000000, celular marca Samsung color
blanco y gris, IME359903105137841310, celular marca Ipro color
negro y rojo IMEI
000000000000000, celular xxxxx Xxxx ST 5130 color negro IMEI
355410058685159, entregados en custodia a la Inspección
Segunda de Policía
por la Secretaría de Gobierno mediante reparto radicado con el
No. 2143 xx
xxxxxx 14 de 2014 reparto penal de 2014; contraviniendo lo
dispuesto^en el
artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código
Único
Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 23O de la Ordenanza No.
468
de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para
el
Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para cumpla con la
custodia de los elementos
decomisados y entregados
por la Policía Nacional a la
Secretaría de Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
2
No se encontraron la totalidad de los elementos decomisados, de
acuerdo al siguiente faltante: uno (1) celular marca Sony Ericsson
F305 color negro IMEI
35216203-715566-2, entregado en custodia a la Inspección
Segunda de
Policía por la Secretaría de Gobierno mediante reparto radicado
con el No.
2451 de septiembre 18 de 2014 reparto penal de 2014;
contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de
2002
"Código Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la
Ordenanza No. 468 de 2002 ''REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para cumpla con la
custodia de los elementos
decomisados y entregados
por la Policía Nacional a la
Secretaría de Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y
EDUCACION
(Proceso de Bienes dados
de Baja)
2
3
No se encontró el elemento decomisado: Celular marca Awio
color blanco IMEI 863479020723302, entregado en custodia a la
Inspección Segunda de Policía por la Secretaría de Gobierno
mediante reparto radicado con el No. 3237 de diciembre 1 de
2015 reparto penal de 2015; contraviniendo lo dispuesto en el
artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código
Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza
No. 468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
4
No se encontraron los expedientes que identifiquen la
procedencia de los siguientes elementos encontrados en custodia
en la Inspección Segunda: catorce (14) celulares, BlackBerry
color negra Imei 35196102843896; BlackBerry color blanca Imei
000000000000000; Celular marca Samsung color negro botones
verdes, rosados y azules SGHC 207C; Celular marca Ericsson
Imei 000000000000000; Celular marca Motorola color gris W/175
sin Imei; Celular marca Motorola V3 Imei 00000000000000;
Celular marca Motorola color negro y naranja Imei
000000000000000; Celular marca Nokia color gris y rosado Imei
011404002181601; BlackBerry color negro Imei
000000000000000; Celular marca LG color blanco y azul Imei
000000000000000; Celular marca LG color gris y negro Imei
000000000000000; Celular marca Nokia color azul y negro Imei
000000000000000; Celular marca siemens color blanco y amarillo
Imei 53088053320M314-1; Celular marca Nokia color blanco Imei
010765001752308, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34,
numera 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para cumpla con la
custodia de los elementos
decomisados y entregados
por la Policía Nacional a la
Secretaría de Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
5
No se encontró expediente ni los elementos decomisados: tres
(3) patinetas, 11 aerosoles y un tarro de pintura, entregados en
custodia a la Inspección Octava de Policía por la Secretaría de
Gobierno mediante reparto radicado con el No. 0821 reparto
penal de 2015; contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34,
numeral 5, 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No.
468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA,
para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
6
No se encontró expediente ni los elementos decomisados: media
botella de aguardiente cristal presentación 375 mi, media botella
de aguardiente cristal por 350 y un litro de aguardiente,
entregados en custodia a la Inspección Octava de Policía por la
Secretaría de Gobierno mediante reparto radicado con el No.
1298 reparto penal de 2015; contraviniendo lo dispuesto en el
articulo 34, numeral 5, 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código
Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza
No. 468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
7
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Octava bajo el radicado con el No. 2285 reparto penal
2015, el cual se evidencia recibido y radicado en el libro de
correspondencia de la Inspección Octava con número 125 del 15
xx xxxxxx de 2015, (no presenta relación de elementos
incautados, según la base de datos suministrada por la Oficina de
Seguridad ciudadana), contraviniendo lo dispuesto en el artículo
34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
8
No se encontró expediente ni los elementos decomisados: Doce
(12) Tablet y noventa y ocho (98) celulares, asignados en
custodia a la Inspección Octava de Policía por la Secretaría de
Gobierno mediante reparto radicado con el No. 3234 reparto
penal de 2015, y con evidencia de recibido por radicado interno
de la Inspección No. 338 de 2015 y oficio de la policía No. S-2015-
024525; contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 5,
21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y
Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2002
"REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el
Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
9
No se encontró expediente ni los elementos decomisados: Un (1)
celular
Ericsson, un (1) celular Motorola y dos (2) bicicletas, entregados
en custodia aa Inspección Octava de Policía por la Secretaría de
Gobierno mediante
reparto radicado con el No. 1840 reparto penal de 2014;
contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 5, 21 y 22, de la Ley 734 de
2002
"Código Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 23O de la
Ordenanza No. 468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
10
No se encontró expediente ni los elementos decomisados: tres
(3) celulares (Alcatel, Oipro y Mini KA08), entregados en custodia
a la Inspección Octava de Policía por la Secretaría de Gobierno
mediante reparto radicado con el No. 2992 reparto penal de 2014;
contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 5, 21 y 22,
de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y Parágrafo
del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2002
"REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el
Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
11
No se encontró evidencia de la entrega del puesto de trabajo por
parte del Inspector Xxxxxx de Policía, quien se encuentra en
periodo de vacaciones desde el día 1 xx xxxxx de 2016,
incumpliendo con las directrices de la Unidad de Gestión Humana
sobre el obligatorio diligenciamiento del formato código X0X-XXX-
XX-00 "Entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo".
Falta de
comunicación
entre las
Secretarías de
Servicios
Administrativos
y de Gobierno,
en cuanto a
informar si los
funcionarios que
se disponen a
disfrutar de
vacaciones,
licencias o
permisos, han
cumplido los
requisitos
indispensables
para la entrega
del puesto, de
manera tal que
no se ocasionen
traumatismos a
la prestación del
servicio.
X
Exigir al personal
adscrito a la Secretaría
de Gobierno que al
momento de salir
temporalmente de su
cargo con motivo de
vacaciones o licencias,
hagan entrega del
puesto de trabajo
mediante el diligencia
miento del formato P5I-
ATH-FR-04 "ENTREGA
TEMPORAL O
DEFINITIVA DEL
PUESTO DE
TRABAJO", atendiendo
las directrices de la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Establecer canales de
comunicación con la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que
de manera conjunta se
exija el cumplimiento de
requisitos para la
entrega temporal del
puesto.
Garantizar una correcta prestación
del servicio durante los periodos en
que los titulares del puesto se
encuentren disfrutando de
periodos vacacionales o licencias.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Humana se informe
cuando un funcionario no hay
diligenciado el formato X0X-
XXX-XX-00, para proceder a
hacer el respectivo llamado de
atención por parte del Jefe de
Unidad.
Acta de reunión.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Memorandos.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
12
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No.067 del 12 de
Enero de 2016 reparto penal 2016, contraviniendo lo dispuesto en
el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
13
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No.526 del 00 xx
xxxxxxx xx 0000 xxxxxxx xxxxx 2016, contraviniendo lo dispuesto
en el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
14
Se evidencia pólvora custodiada en los escritorios de las oficinas
de la Inspección Décima sin ninguna condición de seguridad,
incumpliendo eiArt. 6°. DECRETO 4481 DE 2006
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
15
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No.626 del 0 xx xxxxx
xx 0000 xxxxxxx xxxxx 2016, contraviniendo lo dispuesto en el
artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
16
No se encontraron los elementos decomisados: tres (3) celulares,
un (1) celular marca Nokia 1200 Imei 011656/00752226/7 con
una batería y sim card; un (1) celular marca ACATEL One Touch
217 Imei 012808001590480 con una batería y una sim card; un
(1) celular marca Nokia Cl-0,1 Imei 012999/00705391-0 con una
batería y una sim card, entregados en custodia a la Inspección
Décima de Policía por la Secretaría de Gobierno mediante reparto
radicado con el No. 0094 del 15 de Enero de 2015 reparto penal
de 2015; contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 21
y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y
Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2002
"REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el
Departamento xx Xxxxxx".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
17
No se encontraron los elementos decomisados: dos (2) celulares,
un (1) Samsung de color negro y plateado con una batería, una
sim card, modelo GT-S 5260 Imei 352586052548742; y un (1)
celular marca BlackBerry de color negro con una batería y una
sim card modelo 8520 Imei 35782704922834, entregados en
custodia a la Inspección Décima de Policía por la Secretaría de
Gobierno mediante reparto radicado con el No. 0611 del 26 de
Febrero de 2015 reparto penal de 2015; contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de
2002 "Código Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de
la Ordenanza No. 468 de 2002 "REGLAMENTO DE
CONVIVENCIA CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
18
No se encontró el elemento decomisado: un (1) celular marca LG
color negro con una batería un protector una sim card Imei
352082-05-751053-1, entregado en custodia a la Inspección
Décima de Policía por la Secretaría de Gobierno mediante reparto
radicado con el No. 0655 del 3 xx Xxxxx de 2015 reparto penal
de 2015; contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 21
y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y
Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2O02
"REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el
Departamento xx Xxxxxx".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
19
No se encontró el elemento decomisado: un (1) celular marca
AWIO Imei 862800024285900 de color blanco y negro con una
batería marca AWIO modelo KIB150N249 una tapa del mismo de
color blanco una sim card de número 5710110 marca claro de
color rojo, un micro CD marca Class (4) de 4 gb color negra
avaluado en $120.000 pesos, entregado en custodia a la
Inspección Décima de Policía por la Secretaría de Gobierno
mediante reparto radicado con el No. 0898 del 7 xx Xxxxx de 2015
reparto penal de 2015; contraviniendo !o dispuesto en el artículo
34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No.
468 de 2OO2 "REGLAMENTO DECONVIVENCIA CIUDADANA,
para el Departamento xx Xxxxxx".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
20
No se encontró el elemento decomisado: un (1) celular Samsung
color blanco con batería y sin car y memoria micro SD 4 gb reg.
760, entregado en custodia a la Inspección Décima de Policía por
la Secretaría de Gobierno mediante reparto radicado con el No.
3033 del 10 de Noviembre de 2015 reparto penal de 2015;
contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 21 y 22, de
la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y Parágrafo del
artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 2002 "REGLAMENTO
DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el Departamento xx
Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
21
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No. 3302 del 10 de
Diciembre de 2015 reparto penal 2015, contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002
"Código Único Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
22
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No. 3303 del 10 de
Diciembre de 2015 reparto penal 2015, contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002
"Código Único Disciplinario"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
23
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No. 3363 del 17 de
Diciembre de 2015 reparto penal 2015, contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002
"Código Único Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
24
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No. 3364 del 22 de
Diciembre de 2015 reparto penal 2015, contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002
"Código Único Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
25
No se encontraron los documentos físicos correspondiente al
expediente entregado por la Secretaría de Gobierno a la
Inspección Décima bajo el radicado con el No. 1665 del 1 de Julio
de 2014 reparto penal 2014, contraviniendo lo dispuesto en el
artículo 34, numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
26
No se encontró expediente ni el elemento decomisado: un (1)
celular IPRO serie A45051849, entregado en custodia a la
Inspección Décima de Policía por la Secretaría de Gobierno
mediante reparto radicado con el No. 2129 del 14 xx Xxxxxx de
2014; contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34, numeral 5, 21
y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario" Y
Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No. 468 de 20O2
"REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA, para el
Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
27
No se encontró el elemento decomisado: un (1) celular marca
Samsung GTS 5260 color negro y gris Imei: 359115042615743,
correspondiente al expediente 008-15 acta de incautación e
informe secretarial del 26-08-15 y de acuerdo al informe de la
policía S-2015 333ESTPO-CAI terraza 2925, contraviniendo lo
dispuesto en el artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de
2002 "Código Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de
la Ordenanza No. 468 de 20O2 "REGLAMENTO DE
CONVIVENCIA CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
28
No se encontró el elemento decomisado: cámara fotográfica
marca Canon Power Sot A2400 y SHD memoria SD 4Gb, batería
pack NB11LL 2.5 WH (li-ion-cordón negro Canon inc.),
correspondiente al acta de incautación de la Policía con fecha del
23 de noviembre de 2014 informe secretarial del 28 de noviembre
de 2014 y auto de archivo del 16 de febrero de 2015 de la
Inspección Decima de Policía, contraviniendo lo dispuesto en el
artículo 34, numeral 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código
Único Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza
No. 468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
CIUDADANA, para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
29
No se encontraron los elementos decomisados: dos bicicletas
todo terreno 16 y 20 para niño y adulto negra con amarillo
OX78061972, correspondiente al expediente número 004 de 2015
de la Inspección Décima, al informe secretarial del 11 xx xxxxx
de 2015, informe de policía 012 MEMAZCACIGALAN 2925 del 11
xx xxxxx de 2015, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34,
numeral 21 y 22, de la Ley 734 de 2002 "Código Único
Disciplinario" Y Parágrafo del artículo 230 de la Ordenanza No.
468 de 2002 "REGLAMENTO DE CONVIVENCIA CIUDADANA,
para el Departamento xx Xxxxxx"
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
30
No se encontraron los expedientes que identifiquen la
procedencia de los siguientes elementos encontrados en custodia
en la Inspección Décima; dos (2) celulares, un (1) celular blanco
marca V3 Imei 00000000000 y un (1) celular negro Imei
355143060951992, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 34,
numeral 5, de la Ley 734 de 2002 "Código Único Disciplinario".
En las
Inspecciones de
Policía se pudo
evidenciar que
no existe un
procedimiento
actualizado y
aprobado por el
Sistema de
Gestión Integral
para los
elementos que
son entregados
en custodia por
parte de la
Policía y que
son dejados a
disposición de
las autoridades
competentes.
X
Levantar el
procedimiento sobre la
custodia de bienes
entregados por parte de
la Policía Nacional,
describiendo
secuencialmente la
forma de realizar las
actividades,
estableciendo objetivos,
alcance,
definiciones, registros,
custodia, documentos
para proceder a las
devoluciones, tiempos
de entrega de los
elementos y archivo del
proceso, con
el fin de tener control
sobre el mismo,
buscando el
mejoramiento continuo y
el fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno.
Contar con un procedimiento bien
documentado que permita hacer
trazabilidad de los elementos que
son decomisados por la Policía
Nacional, desde que son puestos a
disposición de las Inspecciones
Urbanas de Policía, hasta la
entrega a sus propietarios
mediante la elaboración de las
respectivas actas, o en su defecto
hasta que se determine cual será
su dispoción final, garantizando
siempre una debida custodia de los
elementos asignados.
Socialización del hallazgo a
los funcionarios de la
Secretaría de Gobierno.
Solicitud mediante oficio a la
Secretaría de Servicios
Administrativos para que a
través de la Unidad de
Gestión Administrativa se nos
apoye en el levantamiento del
procedimiento "Custodia de
bienes decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno". Designación de
una sola Inspección Urbana
de Policía para que cumpla
con la custodia de los
elementos decomisados y
entregados por la Policía
Nacional a la Secretaría de
Gobierno.
Acta de reuniones.
Oficios dirigidos a
Servicios
Administrativos.
Procedimiento en el
aplicativo Isolucion.
Oficios remisorios de
elementos
decomisados. Actas de
entrega. Archivo.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
3
31
Se evidencia que la planta física destinada como bodega por el
Municipio de Manizales para almacenar los elementos
decomisados por la Policía y entregados en custodia a la
Secretaría de Gobierno, localizada en la calle 12 con carrera 25,
no cumple con condiciones mínimas de habitabilidad, higiene y
seguridad para las personas y bienes, contraviniendo lo
preceptuado en los artículos 6.3 y 6.4 de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Se trata de una
bodega ubicada
en el sector del
Macroproyecto
San Xxxx que
no es de amplio
reconocimiento
en la
Administración
Municipal, por
cuanto es
destinada
principalmente a
almacenar
decomisos
realizados por
parte de la
Inspección de
Vigilancia y
Control del
Espacio
Público,
posiblememte
por ese motivo
no se beneficia
de los
programas de
promoción y
prevención a
cargo de Salud
Ocupacional, a
su vez no
cuenta con linea
telefónica ni
acceso a
internet.
X
Analizar en conjunto con
la Secretaría de Medio
Ambiente las
condiciones de
habitabilidad, higiene y
seguridad con que
cuenta la bodega
ubicada en la Calle 25
con Carrera 12, con el
fin darlas a conocer a la
Secretaría de Servicios
Administrativos, a fin de
mejorar las condiciones
del personal que allí
labora y salvaguardar en
mejores condiciones los
elementos dados en
custodia.
Garantizar seguridad a los bienes
dejados en custodia y buenas
condiciones de habitabilidad a los
funcionarios que laboran en la
bodega de la Calle 25 con Carrera
12,
Socializar el hallazgo con la
Secretaría de Medio
Ambiente. Realizar visita para
diagnosticar la problemática y
las medidas a implementar.
Informar de este hallazgo a la
Secretaría de Servicios
Administrativos.
Actas de reuniones.
Acta de visita.
Evidencia fotográfica.
Oficios a Secretaría de
Servicios
Administrativos.
20 xx xxxxx de 2016 30 de diciembre de 2016
Unidad de
Seguridad
Ciudadana e
Inspección de
Vigilancia y
Secretaría de
Medio Ambiente.
1
No se encontró publicado el Mapa de Riesgos de Corrupción de
la Alcaldía de Manizales correspondiente a la vigencia 2016, en la
página web de la Alcaldía, contraviniendo lo perceptuado en la
Guía "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano - Versión 2", emanada de la
Presidencia de la República
Falra de tiempo
para el
levantamiento y
publicación xxx
Xxxx de
Riesgos de
Corrupción
X
Publicar el Mapa de
Riesgos de Corrupción
de la Alcaldía de
Manizales en la página
web
xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx
Dar cumplimiento a la Guía
"Estrategias para la construcción
del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano - Versión
2", emanada de la Presidencia de
la República
Enviar a la Unidad de Gestión
Tecnológica el Mapa de
Riesgos de Corrupción de la
Alcaldía para que sea
publicado en la página web
Publicar el Mapa de riesgos
de Corrupción de la Alcaldía
en la página web
Mapa de Riesgos de
Corrupción publicado
en la página web
28 xx xxxxx de 2016 30 xx xxxxx de 2016
Secretario de
Despacho de
Servicios
Administrativos -
Sistema de
Gestión Integral
2
No se evidencian actividades o acciones ADICIONALES en el
Componente de "Iniciativas Adicionales", ya que todas las
acciones propuestas obedecen al cumplimiento de la norma y no
generan un esfuerzo superior a línea ya establecida por la Ley de
Transparencia y Contratación Pública, incumpliendo así el sexto
componente de la Guía "Estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - Versión 2", emanada
de la Presidencia de la República
Desconocimient
o de las
características
con las que
debieron
plantearse las
acciones en el
Componente 6:
Iniciativas
Adicionales
X
Modificar el sexto
componente del Plan
Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
"Iniciativas Adicionales"
Dar cumplimiento a lo establecido
en la Guía "Estrategias para la
construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano - Versión 2", emanada
de la Presidencia de la República
Revisar el sexto componente
del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
"Iniciativas Adicionales"
Modificar el sexto componente
del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
"Iniciativas Adicionales"
Publicar y socializar la nueva
versión del sexto componente
del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
Documento (V2) del
sexto componente del
Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano
"Iniciativas Adicionales"
Documento (V2) del
sexto componente del
Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano
"Iniciativas Adicionales"
publicado en la página
web (Link transparencia
- plan anticorrupción)
28 xx xxxxx de 2016 30 xx xxxxx de 2016
Secretario de
Despacho de
Servicios
Administrativos -
Sistema de
Gestión Integral
y Oficina de
Atención al
Usuario
GOBIERNO
(Elementos entregados
en custodia por la Policía
a la Secretaría de
Gobierno)
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano)
3
4
3
No se evidencia la revisión correspondiente a la vigencia 2016 de
la Política de Administratación del Riesgo a la luz de la "Guía para
la Gestión del Riesgo de Corrupción de la Presidencia de la
República Versión 2015" por parte del Comité de Coordinación de
Control Interno de la Alcaldía de Manizales, conforme lo
establece el artículo 5° del Decreto 1826 del 3 xx xxxxxx de 1994
"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1994 y el
Decreto 943 del 21 xx xxxx de 2014 "Por el cual se actualiza el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI)".
Desconocimient
o de que la no
modificación de
la Política de
Administración
del Riesgo,
debía ser
aprobada
también por el
Comité de
Control Interno
X
Realizar la revisión de la
Política de
Administración del
Riesgo en el Comité de
Control Interno de la
Alcaldía de Manizales
Dar cumplimiento al artículo 5° del
Decreto 1826 del 3 xx xxxxxx de
1994 "Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 87 de 1994 y al
Decreto 943 del 21 xx xxxx de
2014 "Por el cual se actualiza el
Modelo Estándar de Control
Interno (MECI)".
Realizar sesión del Comité de
Control Interno donde se
revisará la Política de
Administración del Riesgo a la
luz de la "Guía para la Gestión
del Riesgo de Corrupción de
la Presidencia de la República
Versión 2015"
Acta de reunión del
Comité de Control
Interno donde se revisó
la Política de
Administración del
Riesgo
28 xx xxxxx de 2016 15 xx xxxxxx de 2016
Secretario de
Despacho de
Servicios
Administrativos -
Sistema de
Gestión Integral
5
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Cajas Menores)
1
No existen los soportes, es decir las facturas correspondientes a
los recibos de caja Nos. 3992 y 3993, incumpliendo con lo
establecido en la Resolución 871 de 1996 "Mediante la cual se
modifica y adiciona la Resolución Nro. 239 de 1996" Artículo
Cuarto, Parágrafo I, y la metodología establecida en el manual de
FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MEJORES, numeral 3.6
Soportes de los gastos cancelados con el Fondo de la Caja
Menor, establecido por el Grupo de Contabilidad - Secretaría de
Hacienda
Se realizaron
compras xx
xxxxx y estopas,
en lugares
donde no se
expiden recibos
de compra (en
la calle), por lo
cual solo se
tenía el recibo
que expide la
funcionaria
responsable de
la caja menor de
la Secretaría de
Servicios
Administrativos
X
Sensibilizar a los
funcionarios de la
Secretaria de Servicios
Administrativos sobre la
obligatoriedad de
adjuntar los recibos o
soportes de gastos de la
caja menor al momento
de su legalización.
Cumplir con las exigencias xx xxx y
procedimientos internos de la
Alcaldía de Manizales para el
funcionamiento de las cajas
menores.
Socializar a través del correo
electrónico institucional a
todos los funcionarios de la
Secretaría de Servicios
Administrativos cuales son los
soportes de los gastos que
deben ser presentados para
el funcionamiento y
legalización de gastos a
través de la caja menor.
Exigir al momento de legalizar
los gastos de la caja menor,
los comprobantes y/o recibos
que sustentan dichos gastos.
Correo electrónico de
socialización
Comprobantes de
recibos de caja menor
09 de Septiembre de
2016 15 de Octubre de 2016
Despacho
Secretaría de
Servicios
Administrativos
6
JURIDICA
(Conciliaciones -
Tesorería)
1
No se evidencio la comunicación a la Secretaria Juridica por parte
de la Tesoreria Municipal del Pago de la sentencia judicial
cancelada el dia 22 de Diciembre de 2015, a los Señores XXXXX
XXXXX XXXXXXX XXXXX, XXXXXXX XXXXXX XXXXX,
XXXXXX XXXXXXX XXXXX, XXXXXXX XXXXXXX XXXXX,
incumpliendo asi lo preceptuado en el Articulo 17 del Decreto
0304 del 2001, por el cual se adopto el reglamento Interno de
Conciliacion de la Alcaldia de Manizales, Articulo 142 del Codigo
de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso
Adminsitrativo
Incumplimiento
a lo
perceptuado en
el Articulo 17 del
Decreto 0304
del 2001 por el
cual se adopto
el reglamento
interno del
Comité de
Conciliacion
x
Garantizar que el 100%
de los pagos realizados
por el Municipio de
Manizales por concepto
de pago por sentencias
xxxxxxxxxx, xxxx
comunicadas
oportunamente a la
Secretaría Jurídica.
Realizar un reporte oportuno a la
Secretaría Jurídica en el momento
en que se realice pagos de
sentencias judiciales
efectuar un reporte oportuno
para la Secretaría Jurídica en
el momento en que se realice
el pago de una sentencia
judicial
*soporte de pago
derivado de una
sentencia judicial
*Oficio con acuse de
recibido en la
Secretaría Jurídica
donde se evidencia la
relacion de los pagos
efectuados que sugen
de una sentencia
judicial con su
respectivo soporte
28-Sep-16 28-Mar-17 TESORERIA
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano)
4
1
Se evidenció que no se está cumpliendo por parte xx
Xxxxxxxxxxxxx (Infotic) con la obligación general número 13
establecida en el convenio interadministrativo N°070517385
celebrado entre el Municipio de Manizales e Infomanizalez (hoy
Infotic), la cual contempla "Asumir todos los gastos que demande
el desarrollo de la concesión, asociados a la operación de la
misma, tales como: Servicios públicos, compra de bienes
muebles y reposición de los mismos, actualización de equipos,
archivos hardware, ínsumos consumidos *en la operación de la
concesión (especies venales, formas continuas, papelería
preimpresa, tintas, entre otros), salarios del personal
administrativo y operativo, que vinculen para la operación de la
concesión, aportes parafíscales y prestaciones sociales tanto de
personal administrativo como operativo, seguros (de las áreas en
comodato \y elementos propios de la concesión), impuestos,
tasas, contribuciones, licencias y permisos de funcionamiento y
demás gastos legales asociados al convenio".
Toda vez que al verificar la cifra neta a distribuir para el Municipio
de Manizales treinta por ciento (30%) y a Infomanizales (Infotic) el
setenta por ciento (70%), se descuenta el valor de las especies
venales, 35% Ministerio de Transporte y Runt, gastos que deben
ser asumidos por parte xx Xxxxxxxxxxxxx (hoy Infotic), de acuerdo
a la obligación General número trece Estipulada en el convenio
interadministrativo.
Falta de revisión
técnica respecto
a la forma de
pago del
Convenio y la
distribución
X
Establecer una
interpretación de común
acuerdo de la cláusula
del convenio y si es del
caso, utilizar los
macanismos a que haya
lugar para ajustar la
distribución
Mecanismos de solución de
conflictos o finalmente acción
jurídica para definir la situación y
buscar los medios para recuperar
los dineros que aparentemente el
Municipio de Manizales ha dejado
de percibir.
Contratar apoyo a interventoria del
convenio, mesas de trabajo con el
contratista tendientes a establecer
una interpretación de común
acuerdo de la obligación general
No. 13 del convenio que se
entiende incumplida por parte de la
Oficina de Control Interno y si se
encuentra fallida esta etapa se
agoten mecanismos alternativos de
solución de conflictos o finalmente
se lleve a cabo una acción jurídica
para definir la situación.
Lo anterior en tanto el interventor
del convenio, no es parte dentro del
acuerdo de xxxxxxxxxx y le es ajeno
la toma de decisiones sobre la
retribución que debe adelantarse e
igualmente no es posible efectuar
interpretación unilateral en tanto las
clausulas excepcionales con esa
(interpretación unilateral del
contrato) no pueden predicarse en
los convenios interadministrativos,
ello en atención a lo establecido en
el parágrafo del artículo 14 de la
Ley 80 de 1993, que dice:
Parágrafo.- En los contratos que se
celebren con personas públicas
internacionales, o de cooperación,
ayuda o asistencia; en los
interadministrativos; en los de
empréstito, donación y
arrendamiento y en los contratos
que tengan por objeto actividades
comerciales o industriales de las
entidades estatales que no
correspondan a las señaladas en el
numeral 2o. de este artículo, o que
tengan por objeto el desarrollo
directo de actividades científicas o
Contrato de apoyo e
informes interventoria,
actas las reuniones de
mesas de trabajo,
mecanismos
alternativos de solución
de conflictos,
evidencias de las
gestiones realizadas
para la recuperación
del dinero
aparantemente dejado
de percibir.
02-01-2017 30-06-2017 Secretario de
Despacho
2
No se evidencia la entrega de los informes de gestión de manera
mensual y oportuna sobre los aspectos relevantes de la ejecución
del convenio incumpliendo lo pactado en el convenio
Interadministrativo N°070517385 Clausula X obligaciones xx
Xxxxxxxxxxxxx ahora Infotic, ' ; MES
Octubre de 2015
Noviembre de 2015
Diciembre de 2015
Enero de 2016
Febrero de 2016
Marzo de 2016
Abril de 2016
Mayo de 2016
Junio de 2016
Julio de 2016
FECHA DE ENTREGA
3 de diciembre de 2015
19 de enero de 2016
28 de enero de 2016
00 xx xxxxxxx xx 0000
00 xx xxxxxxx de 2016
22 xx xxxxx de 2016
31 xx xxxx de 2016
5 de julio de 2016
8 xx xxxxxx de 2016
23 xx xxxxxx de 2016
Ausencia en el
convenio de
periodo de
tiempo en el
cual se deben
entregar los
informes
X
Requerir a Infotic la
entrega oportuna de
informes mensuales
Entrega de informes mensuales de
forma oportuna por parte de Infotic
Requerir a Infotic para que
haga entrega a la Secretaría
de Tránsito y Transporte de
los informes mensuales en
desarrollo del convenio,
dentro de los diez primeros
días del mes siguiente.
Oficios mediante los
cuales se solicita a
Infotic la entrega de los
informes dentro de los
10 primeros días del
mes siguiente. Entrega
de Informes mensuales
en los 10 primeros días
del mes siguiente.
02-01-2017 30-06-2017 Secretario de
Despacho
3
No se realizaron los comités de Seguimiento y el Comité
Administrativo de los meses de Diciembre de 2015 y Enero de
2016, de que deben realizarse de manera mensual, igualmente
se evidenció la ausencia de firmas en las actas de los meses de
octubre de 2015 y noviembre de 2015 incumpliendo lo pactado
por las partes en la Minuta contractual en su cláusula XXIV y el
Decreto 045 de 2007 Manual de procedimientos para las
interventorías de los contratos que celebre la Administración
Central
Falta de
programación y
agenda para
realización de
los comités
X
Programar y realizar los
comités mensuales de
seguimiento y
administrativo
Realización de comités mensuales
de seguimiento y administrativo,
con sus respectivas actas firmadas
Elaborar agenda de reuniones
mensuales y de Comités de
segumiento y administrativo y
llevarlas a cabo con sus
respectivas actas
Actas de los comités
de seguimiento y
administrativo
realizadas
mensualmente y
firmadas en su totalidad
por los integrantes del
comité
02-01-2017 30-06-2017 Secretario de
Despacho
7
TRANSITO Y
TRANSPORTE
(Convenio INFOTIC)
4
No se evidencio el informe o acta de control y seguimiento
realizado por el interventor del convenio interadtninistrativo N°
070517385, del mes xx xxxxxx del 2016, incumpliendo así lo
estipulado en el Decreto 045 de 2007 Manual de procedimientos
para las interventorías de los contratos que celebre la
Administración Central Numeral 4 de actas e informes y los
Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011
Carencia de
funcionario
dedicado de
tiempo completo
a la revisión de
los detalles del
convenio y
elaboración
oportuna de los
informes
X
Contratar apoyo a
interventoria del
convenio que permita
tener controles efectivos
de seguimiento
Presentación oportuna de los
informes o actas de control y
seguimiento mensual por parte del
interventor
Realizar apoyo a interventoría
del convenio, revisión
detallada y presentación de
informes mensuales en los 15
días del mes siguiente
Contrato e informes de
apoyo a interventoria
del convenio.
Presentación del
informe de interventoria
mensual en los
formatos establecidos
por la Alcaldía de
Manizales
02-01-2017 30-06-2017 Secretario de
Despacho
5
No se evidencio el informe de gestión que debe presentar
Infomanizales hoy Infotic a la interventoría del convenio
interadministrativo N° 070517385, del mes de septiembre de 2016
incumpliendo así lo pactado en la Minuta contractual Clausula X
obligaciones de Info manizaIes ahora Infotíc y la cláusula XXI
Informes.
Ausencia en el
convenio de
periodo de
tiempo en el
cual se deben
entregar los
informes
X
Requerir a Infotic la
entrega oportuna de
informes mensuales
Entrega de informes mensuales de
forma oportuna por parte de Infotic
Requerir a Infotic para que
haga entrega a la Secretaría
de Tránsito y Transporte de
los informes mensuales en
desarrollo del convenio,
dentro de los diez primeros
días del mes siguiente.
Oficios mediante los
cuales se solicita a
Infotic la entrega de los
informes dentro de los
10 primeros días del
mes siguiente. Entrega
de Informes mensuales
en los 10 primeros días
del mes siguiente.
02-01-2017 30-06-2017 Secretario de
Despacho
Inclumplimiento
del convenio
09111130893
por parte de la
ERUM
X
1. Realizar seguimiento
mensual al cumplimiento
de las obligaciones del
contrato, socializando
los informes de avances
y dificultades con el
comite de seguimiento
para la toma de
acciones en materia de
Gestion Predial.
* Informes de avance a la
ejecución del contrato.
* Actas de comité de
seguimiento
* Informes de avance a
la ejecución del
contrato.
* Actas de comité de
seguimiento
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Comité
Financiero y de
Seguimiento
1
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
1 Administrativo con alcance de riesgo fiscal y presunto alcance
disciplinario. Gestión predial
* Observancia a las obligaciones
del contrato.
* Cumplimiento de los fines
esenciales de la contratación.
* Adopción de medidas o
acciones que eviten mayores
dilataciones y gastos adicionales
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
oportuna de los documentos
en el SECOP.
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la cronología
de los documentos
contractuales y la
publicación en el
SECOP y su respectivo
par.
Socializar la
designación en reunión
con los jefes de área
de la Secretaria de
Servicios
Administrativos
2016/02/01 2016/04/30
Secretaria de
Servicios
Administrativos
AUDITORIAS ENTES DE CONTROL EXTERNO
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
(Contratación)
1
Incumplimiento de las acciones de mejoramiento planteadas. Se
evidencia que el plan de mejoramiento suscrito por la Secretaria
de Servicios Administrativos producto del proceso auditor AGEI-R
4.60 A 4.61, 4.62, medibles y/o cuantificables , que permitan
susbanar las deficiencias en cuanto a la publicación de todos los
documentos que hacen parte del proceso contractual en el
XXXXX, asi como la secuencia logica, coherente y cronológica
de los mismos.
Deficiencias en
el alcance de
las acciones
planteadas en el
Plan de
mejoramiento.
Falta de
compromiso
para corregir las
situaciones
susceptibles de
mejora.
Deficiencias en
la supervisión e
inadecuados
mecanismos de
control al
proceso
contractual
x
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y
cronológicaq de los
mismos
7
TRANSITO Y
TRANSPORTE
(Convenio INFOTIC)
Incapacidad
institucional
para asumir la
gestion predial y
Social del
Proyecto
X
2. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
1- Identificación documental
(escrito, planos), de los
predios que se requieren.
2- Actualizar de manera
permanente el sistema de
información
3- Seguimiento periodico al
sistema de información.
4, Seguimiento permanente a
los convenios
interadministrativos.
1. Documentos del
Censo Realizado,
verificado y
actualizados, se aporta
CD.
2. Plano de Predios
Avenida Colón (según
estados de gestión
Predial).CD.
3.Pantallazo de
actualización SGP.
4. Certificación de las
causas que originaron
la nulidad.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
Inclumplimiento
del convenio
09111130893
por parte de la
ERUM
X
1. Realizar seguimiento
mensual al cumplimiento
de las obligaciones del
contrato, socializando
los informes de avances
y dificultades con el
comite de seguimiento
para la toma de
acciones en materia de
Gestion Predial.
* Observancia a las obligaciones
del contrato.
* Cumplimiento de los fines
esenciales de la contratación.
Seguimientos mensuales al
cumplimiento de las
obligaciones del contrato.
* Informes de avance a
la ejecución del
contrato.
* Actas de comité de
seguimiento
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Comité
Financiero y de
Seguimiento
Incapacidad
institucional
para asumir la
gestion predial y
Social del
Proyecto
X
2. Presentar al comite
de seguimiento las
dificultades en la
adquisición de predios,
con el fin de generar
alternativas o acciones
que permitan mitigar
dichos riesgos
Mejoramiento de las capacidades
institucionales de la ERUM para
asumir la gestion predial y social
del proyecto
1. Mapa de Riesgos 2.
Seguimiento a las Acciones
definidas para mejorar la
gestión del suelo.
3. Seguimiento al Acta de
reinicio del contrato de obra
No. 1006300123. 4.
formulacion de Plan de
Contingencia que prevenga la
materialización de los riesgos.
Actas de reunion del
comité de seguimiento,
mapa de riesgos y plan
de contingencia,. Acta
de reinicio con fecha de
culminación de la obra
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
Ausencia de
mecanismos de
Control, de
politicas y
procedimientos
para admisnitrar
los riesgos
previsbibles del
contrato
X
3. Revisión y
actualización semestral
de los procedimientos
de la Gestión predial con
el fin de identificar
acciones de
mejoramiento
Mejoramiento de las capacidades
institucionales de la ERUM para
asumir la gestion predial y social
del proyecto
Informe de evaluacion
independiente al procesos.
Actas de reunion del comité
control interno de la ERUM.
Plan de mejoramiento interno
con las acciones correctivas
formuladas.
Informe de evaluacion
independiente al
procesos.
Actas de reunion del
comité control interno
de la ERUM.
Plan de mejoramiento
interno con las
acciones correctivas
formuladas.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
1 Administrativo con alcance de riesgo fiscal y presunto alcance
disciplinario. Gestión predial
* Observancia a las obligaciones
del contrato.
* Cumplimiento de los fines
esenciales de la contratación.
* Adopción de medidas o
acciones que eviten mayores
dilataciones y gastos adicionales
2 Adquisición de predios. Riesgo previsible tipificado, cuantificado y
asignado al Municipio de Manizales.
Inclumplimiento
del convenio
09111130893
por parte de la
ERUM
X
1. Realizar seguimiento
mensual al cumplimiento
de las obligaciones del
contrato, socializando
los informes de avances
y dificultades con el
comite de seguimiento
para la toma de
acciones en materia de
Gestion Predial.
* Observancia a las obligaciones
del contrato.
* Cumplimiento de los fines
esenciales de la contratación.
*Seguimientos mensuales a
las obligaciones del contrato
* Informes de avance a
la ejecución del
contrato.
* Actas de comité de
seguimiento
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Comité
Financiero y de
Seguimiento
Incapacidad
institucional
para asumir la
gestion predial y
Social del
Proyecto
X
2. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Mejoramiento de las capacidades
institucionales de la ERUM para
asumir la gestion predial y social
del proyecto
1- Identificación documental
(escrito, planos), de los
predios que se requieren.
2- Actualizar de manera
permanente el sistema de
información
3- Seguimiento periodico al
sistema de información.
4, Seguimiento permanente a
los convenios
interadministrativos.
1. Documentos del
Censo Realizado,
verificado y
actualizados, se aporta
CD.
2. Plano de Predios
Avenida Colón (según
estados de gestión
Predial).CD.
3.Pantallazo de
actualización SGP.
4. Certificación de las
causas que originaron
la nulidad.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
X
3. Presentar al comite
de seguimiento las
dificultades en la
adquisición de predios,
con el fin de generar
alternativas o acciones
que permitan mitigar
dichos riesgos
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos publicos aplicables al
proyecto
1. Mapa de Riesgos 2.
Seguimiento a las Acciones
definidas para mejorar la
gestión del suelo.
3. Seguimiento al Acta de
reinicio del contrato de obra
No. 1006300123. 4.
formulacion de Plan de
Contingencia que prevenga la
materialización de los riesgos.
Actas de reunion del
comité de seguimiento,
mapa de riesgos y plan
de contingencia,. Acta
de reinicio con fecha de
culminación de la obra
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
X
4. Revisión y
actualización semestral
de los procedimientos
de la Gestión predial con
el fin de identificar
acciones de
mejoramiento
Mitigar los riesgos Evaluación independiente al
proceso de gestión predial.
Informe de evaluacion
independiente al
procesos.
Actas de reunion del
comité control interno
de la ERUM.
Plan de mejoramiento
interno con las
acciones correctivas
formuladas.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
3
Predios en proceso de expropiación entregados al consorcio
Avenida Colón para la ejecución del contrato No. 1006300723 de
2010. Construcción de obras Infraestructura vial Avenida Colón
Manizales
Ausencia de
mecanismos de
Control, de
politicas y
procedimientos
para admisnitrar
los riesgos
previsbibles del
contrato
X
1. Elaborar el
documento tecnico que
permita identificar las
razones por las cuales
son necesarios para el
desarrollo de la Av
Colon
Garantizar que los recursos de las
vigencias futuras se utilizaran de
acuerdo con lo estipulado en el
acuerdo 705
1. Elaborar el documento
tecnico que permita identificar
las razones por las cuales son
necesarios para el desarrollo
de la Av Colon
Documento tecnico Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM- OOPP
X
2. Presentacion del
documento tecnico al
comité financiero y de
seguimiento
Garantizar que los recursos de las
vigencias futuras se utilizaran de
acuerdo con lo estipulado en el
acuerdo 706
Presentacion del documento
tecnico al comité financiero y
de seguimiento
Acta de comité tecnico
y financiero avalando el
documento tecnico
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Comité
Financiero y de
Seguimiento
5
Adquisición de predios de la zona mixta entregados al consorcio
avenida colon para la ejecución del contrato Nº 1006300723 de
2010. Construcción de obras infraestructura vial Avenida Colón-
Manizales.
Inclumplimiento
de las
obligaciones a
cargo de la
ERUM
estipuladas en
el convenio
interadministrati
vo
09111130893
de 2009
X
1. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos públicos aplicables al
proyecto.
Sistema de informacion
actualizado
Reportes mensuales,
Pantallazos, cuadro
SGP actualizado.
4. Copia Certificados
de tradición compra de
predios.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
6
Registro de predios que no corresponden a los entregados y/o
requeridos por el Consorcio Avenida Colón para la ejecución del
contrato No. 1006300723 de 2010. Construcción de Obras de
infraestructura vial Avenida Colón.
X
1. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos públicos aplicables al
proyecto.
1. Sistema de información
actualizado. 2.
Cuadro actualizado de los
predios objeto del Hallazgo
3. Certificado de tradición de
los predios negocados.
4. Matriz de Riesgos en
concordancia con la cadena
de valor.
Reportes mensuales,
cuadro actualizado con
el estado actual de los
perdios, CD mapa de la
manzana 241
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
7
Administrativa con presunto alcance fiscal: registro de predios
que no corresponden a los entregados y/o requeridos por el
consorcio avenida colon para la ejecución del contrato No.
1006300723 de 2010. Construcción de obras infraestructura vial
Avenida Colon-Manizales.
X
1. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos públicos aplicables al
proyecto.
1- Sistema de información
actualizado 2- Cuadro
actualizado de los predios
objeto del Hallazgo 3- Mapa
de Gestión Predial
identificando los predios 3-
Documento certificación de
Gestión Técnica.
Reportes mensuales,
Cuadro actualizado con
los predios objeto del
hallazgo, Documento
certificación de Gestión
Técnica,
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
8 Predios requeridos por el Consorcio Avenida Colon, sin
referentes de informaciión en la base de datos de la ERUM. X
1. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Controlar la gestion del suelo que
xxxxxxx los abogados contratistas
de la ERUM
1. Sistema de información
actualizado.
2.Cuadro con el estado actual
de los 111 predios objeto del
hallazgos. 3.
Mapa de la Manzana 241 ,
con los predios negociados
Reportes mensuales Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
4
La Contraloría estableció que se han entregado al contratista
predios de zona mixta cuya adquisición puede exceder lo
establecido en el acuerdo 705 de aprobación de las vigencias
futuras autorizadas para el proyecto de la Avda. Colón.
Discrecionalidad
en la aplicación
del Acuerdo de
vigencias
futuras .
Inclumplimiento
del convenio
09111130893
por parte de la
ERUM
Ausencia de
mecanismos de
Control, de
politicas y
procedimientos
para controlar la
compra de
predios
Inclumplimiento
de las
obligaciones a
cargo de la
ERUM
estipuladas en
el convenio
interadministrati
vo
09111130893
de 2009
Ausencia de
mecanismos de
Control, de
politicas y
procedimientos
para controlar la
compra de
predios
9
En las Resoluciones de adopción del Macroproyecto San Xxxx
No. 1453 de 2009, modificada por la Resolución 1527 de 2010
expedidas por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial, se disminuye en $97.865 millones el valor de las
vigencias futuras aprobadas por $164.464 millones en el Acuerdo
0705 del 2009 del Consejo de Manizales, para la financiación y
ejecución del Par Vial Avenida Colon.
Las cuentas de
las Vigencias
futuras
registradas en ls
resoluciones
1453 de 2009 y
1527 de 2010
del Ministerio de
Vivienda no
guardan
consistencia
con lo aprobado
en elAcuerdo
0705 de 2009,
ni con lo
estipulado en el
convenio
interadministrati
vo No.
0911130893
suscrito entre
Infi Manizales y
el Municipio de
Manizales
X
Infi- Manizales se
encargara de justificar la
diferencia presentada
entre las Resoluciones
1453 de 2009 y 1527 de
2010 con lo aprobado
en el Acuerdo 0705 de
2009
Verificar el cumplimiento de los
dispuesto en el Acuerdo 705 de
2009
Cotejar las cifras presentadas
en las Resoluciones 1453 de
2009 y 1527 de 2010 con lo
aprobado en el acuerdo 0705
para justificar su concistencia
Documento aclaratorio
de las cifras
relacionadas en las
resoluciones 1453 de
2009 y 1527 de 2010
con lo aprobado en el
Acuerdo 0705 de 2009
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Director
Adminsitrativo y
Financiero
1. Coordinar con la
Empresa de Renovaciòn
Urbana la estructura de
la base de datos para
manejar una
homojeneidad entre las
bases de datos de las
dos entidades.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
2. Complementar la
base de datos existente
con toda la información
que se requiera según la
nueva estructura de la
base de datos.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
X
Obtener una base de datos
adecuada que permita confrontar
la información de una manera más
ágil y confiable.
Conciliacion de las bases de
datos suministradas por la
ERUM E INFI Manizales
Base de datos
conciliada y en
funcionamiento.
INFI -
MANIZALES
(Lider de
Contabilidad y
presupuesto) Y
ERUM (Gestion
Predial)
10
Revisada la base de datos enviada por Infi-Manizales, ni los
conceptos, ni las cifras se pueden corroborar, toda vez que
carece de referentes de validación.
Discrecionalidad
en el
cumplimiento de
las obligaciones
a cargo de
INFIMANIZALE
S estipiladas en
el convenio
interadmisnitrati
vo 0911130893
de 2009
Ausencia de
mecanismos de
Control, de
politicas y
procedimientos
para controlar la
ejecucion de las
vigencias
Futuras
11
Publicacion de documentos y actos administrativos del procesos
de contratación 1006300723 de 2010 construccion de obras de
infraestructura vial Avenida Colon.
Deficiencia en
los mecanismos
de Control
Interno y
Aplicación
discrecional de
las normas
X
Recordar por escrito al
funcionario designado
para realizar las
publicaciones en el
SECOP de los
documentos suscritos con
ocasión de la ejecución
del contrato para la
construcción de obras
infrasestructura vial
Avenida Colón (y que
sean objeto de dicha
publicación) la obligación
de publicar los mismos
dentro de los tres días
siguientes a la fecha de
suscripción del
documento respectivo.
Igualmente definir
procedimiento para firma
del documento respectivo
y sobre fecha de informes
de interventoría que
deben entregarse en la
Secretaría de Obras
Públicas, de tal forma que
se asegure la entrega
oportuna en del
documento a la persona
encargada de la
publicación en el SECOP.
Mayor control en la publicación de
las novedades contractuales y
garantía del principio de publicidad
en la contratación estatal.
Recordar a la persona
designada la obligación de
publicación de documentos en
el SECOP en el término
previsto en la normativa
vigente y definición de
procedimiento para
recolección de firmas de los
documentos que se originen
en el proceso contractual y
sobre fecha de informes de
interventoría que deben
entregarse en la Secretaría de
Obras Públicas.
Documento en el que
se recuerda la
obligación de
publicación en el
SECOP al funcionario
designado.
Documento que define
procedimiento.
1 xx xxxxx de 2016 30 agosto de 2016
OBRAS
PÚBLICAS-
Secretario de
Despacho.
Deficiencia en
las labores de
control y
seguimiento de
situaciones
particulares de
los predios
expropiados
para la
construccion de
la avenida colon
X
1. Realizar visitas
periodicas, según el
caso, a los juzgados con
el fin de revisar los
procesos judiciales.
Mejorar la eficiencia en los
procesos de expropiacion judicial
1- Procesos judiciales
revisados en un 100% y en
seguimiento. 2-
Pantallazo de GP del predio
en mención. 3. Mapa de
Riesgos. 4. Análisis
jurídico de poliza.
Actas de seguimiento a
los juzgados Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016
Gestión Juridica
y Gestión Predial-
ERUM
Deficiencia en el
tramite de
algunos
procedimientos
de expropiacion
judicial del
predio de
matricula 100-
85074-
Dictamenes
periciales
X
2. Realizar reuniones
mensuales de
seguimiento a la gestion
predial con los
abogados internos y
externos que llevan los
procesos de
expropiacion
Controlar la gestion del suelo que
xxxxxxx los abogados contratistas
de la ERUM
Seguimientos mensuales a la
Gestión Predial
Actas de seguimiento a
la gestion predial Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
13 Pago inmueble identificado con la ficha catastral 01-04-0030-0021-
000-folio matricula 000-00000 X
1- Sistema de información
actualizado 2.
Plano predios afectados
octubre de 2009 .
3. Mapa de Riesgos.
Reportes mensuales,
Plano aportado en el
hallazgo 19 se muestra
que el predio es
requerido, se encuentra
en proceso de gestión
desde el 2011.
Febrero 19 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
2
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
Deficiencia en
las labores de
control y
seguimiento de
situaciones
particulares de
los predios
expropiados
para la
construccion de
la xxxxxxx xxxxx
0. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos publicos aplicables al
proyecto
12
Procesos de expropiación Rad. 17001-31-03-0022010-00181-00
Juzgado Civil de Circuito de Manizales. Fallo de primera instancia
dentro del proceso de expropiación instaurado por el Municipio de
Manizales Vs Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx.
14
Pago inmueble identificado con la ficha catastral 01-03-0292-0027-
000-folio matricula 100-7096 y 01-03-0292-0028-000-folio de
matricula 100-25343
X
1. Sistema de información
actualizado
2. Plano predios afectados
octubre de 2009, anexando
documento técnico aclarando
la necesidad de su compra .
Reportes mensuales,
Anexa plano de fecha
octubre de 2009,
afectación de predios.
Estos son requeridos
para empalmes de
xxxxxxx xxxxx xxx xx
xxxxx 00
Xxxxxxx 00 2016 Agosto 19 de 2016 ERUM
X Obras Publicas
X Obras Publicas
16
El contrato No. 1006300723 de 2010. , Alcaldia de Manizales-
Secretaría de Obras Públicas: Cumplimiento del Objeto
contractual, obras inconclusas.
No solo se incumplió con lo inicialmente contratado al dejar de
construir 1.3 Km de proyecto, sino que ademas se generaron
unas expectativas en la comunidad que no se cumplen, porque
no se va alcanzar a satisfacer la necesidad real de la comunidad
y de la ciudadania de Manizaleña con esta inversión en términos
de cantidad y oportunidad, las cuales consisten en tener un
corredor (Par vial) que interconecte el sector de los Fundadores
y la Avenida Xxxxxxxx Xxxxxx
X
Para nuevos procesos
de contratación se
realizaran estudios de
prefactibilidad y
factibilidad sobre los
diseños y presupuestos
que permitan tomar
decisiones con estudios
concretos.
Tener certeza del alcance de los
recursos como de los diseños.
Estudios de prefactibilidad y
factibilidad Estudios 1 xx xxxxx de 2016 31 de diciembre de 2016 Obras Publicas
17 Devolución desembolsos contrato de cesión ERUM-
INFIMANIZALES transersal para las dos (2) entidades X
Suscribir otro SI al
contrato de Cesion
suscrito entre la ERUM
e Infi Manizales
Tener claridad en los desembolsos Suscribir otro si por parte de
la ERUM E INFI Manizales
Otro SI al contrato de
cesion Febrero 19 2016 Marzo de 2016
ERUM
INFIMANIZALES
(Secretario
General)
2
1 xx xxxxx de 2016 31 de diciembre de 2016
Estudios
previos con
deficiencias en
sus alcances.
Subestimacion
al diagnosticar
el problema a
resolver. Falta
de participacion
e integracion de
todos los
actores que
deben de
intervenir en la
etapa de
planeacion.
Deficiencia en
las labores de
control y
vigilancia por
parte de la
interventoria o
supervision.
OBRAS PUBLICAS-
ERUM
(Avenida Colón)
Deficiencia en
las labores de
control y
seguimiento de
situaciones
particulares de
los predios
expropiados
para la
construccion de
la xxxxxxx xxxxx
0. Actualizar
periodicamente el
sistema de información
para la gestión predial
Brindar claridad sobre la realidad
de los predios requeridos,
adquiridos y entregados con
recursos publicos aplicables al
proyecto
15
Falta de Planeación en los estudios y diseños::El Municipio deja
entrever la falta de Planeación y la deficiencia en los estudios
previos realizados para la suscripcion del contrato, sin observar
que con este actuar está desatendiendo preceptos
constitucionales y legales que señalan los principios de eficiencia
, eficacia, económia y planeación , que deben acompañar las
actuaciones de todo servidor público, comprometido con sus
funciones bajo el marco de la Constirución y la Ley.
Deficiencia de
comunicación
entre
dependencias y
funcionarios
agravandose la
situacion si los
problemas de
comunicación
se dan desde el
nivel directivo
Incluir en los contratos
de diseño de los
proyectos viales un
analisis preliminar a la
Gestión Pedial, antes de
los diseños definitivos.
Anticiparse a las novedades que
puedan presentarse y prender las
alarmas de manera oportuna.
Incluir en los pliegos de
condiciones para diseños de
proyectos viales un análisis
preliminar sobre el estado de
la condicion predial y adviertir
sobre las acciones a seguir.
Pliego de condiciones
1
1.1. Trasncripción y
cobro de las
incapacidades de
funcionarios
administrativos del
sector educativo por
parte de la Secretaria de
Educación ante las EPS
Realizar el cobro del 90% de las
incapacidades atrasadas de los
funcionarios administratrivos
incapacitados del Sector educativo
oficial de Manizales
1. El funcionario asignado se
desplazará semanalmente a
las EPS con el fin de legalizar
las incapacidades de
funcionarios administrativos
del sector educativo.
2. Reunión con las diferentes
EPS para aclarar y
establecer parámetros para el
cobro de las incapacidades de
funcionarios administrativos
del sector educativo
1. Listado mensual de
incapacidades
transcritas ante las
EPS.
2. Actas de reunión con
las EPS.
1. Septiembre de
2015
2. Marzo 01 de 2016
1. Diciembre 30 de 2016
2. Abril 30 de 2016
Unidad
Administrativa y
financiera-
Prestaciones
Sociales
1.2. Cruce de base de
datos entre la nómina de
funcionarios
administrativos adcsritos
a la Secretaría de
Educación con las
diferentes EPS.
Identificar el pago del 90% de las
incapacidades de los funcionarios
administrativos del sector
educativo, para que los recursos
xxxx asignados al rubro del
sistema general de participaciones
1. Solicitar a la Secretaría de
Hacienda , la asignación de
un código xx xxxxx para la
Secretaría de Educación.
2. Elevar consulta a la
Secretaría Jurídica a cerca de
la prescripción para el cobro
de las incapacidades
3. Oficio a rectores indicando
procedimiento reporte de
incapacidades a la Secretaría
de Educación.
1. Documento de
solicitud a la Secretaría
de Hacienda.
2. Copia de oficio
remitido a la Secretaría
Jurídica.
3. Copia de oficio
dirigido a rectores
1. Febrero 29 de
2016
2. Febrero 18 de
2016.
3. Febrero 18 de
2016.
1. Febrero 29 de 2016
2. Febrero 18 de 2016.
3. Febrero 18 de 2016.
Unidad
Administrativa y
financiera-
Prestaciones
Sociales
2. Alto volumen
de
incapacidades
mensuales del
personal
docente y
carencia de
funcionarios en
la Secretaría de
Educación, para
asumir el cobro
ante el Fondo
Nacional de
Prestaciones
Sociales del
Magisterio
X
2.1. Realizar el cobro
del 100% de las
incapaciddes de
docentes y directivos
docentes ante el Fondo
Nacional de
Prestaciones Sociales
del Magisterio
Recuperar los recursos
correspondientes a incapacidades
para que xxxx reintregados al
presupuesto del Sistema General
de Participaciones de la Secretaría
de Educación del Municipio.
1. Establecer el procedimiento
y los funcionarios
responsables por parte de la
SEM para el cobro de
incapacidades de docentes y
directivos ante el F.N.P.S.M.
2. Solicitar al F.N.P.S.M. los
formatos e instructivos
actualizados para el cobro de
incapacidades.
3. Presentar los formatos
diligenciados ante el FNPSM
para el cobro de las
incapacidades
1. Acta de reunión y
procedimiento para
cobro de incapacidades
subido en
ISOLUCION.
2. Oficio dirigido al
F.N.P.S.M solicitando
los formatos
3.Oficio remisorio de
envío de formatos de
cobro al F.N.P.S.M.
1. Marzo 01 de 2016.
2. Febrero de 2016.
3.Marzo 30 de 2016
1. Marzo 01 de 2016.
2. Febrero de 2016.
3.Mensualmente hasta
Diciembre 30 de 2016
Unidad
Administrativa y
financiera-
Prestaciones
Sociales
4
SALUD
(Sistema General de
Participaciones)
1
En el contrato No.1409240551, pot $80,000,000, cuyo objeto fue
la actualización del censo y vacunación antirrábica de caninos y
xxxxxxx, si bien los pagos se efectuaron de acuerdo con los
informes de avance presentados por el supervisor, el expediente
contractual no contenia el reporte individualizado (en medio
magnético) del mencionado censo, así como de las vacunas
aplicadas
Deficiencias en
el manejo de la
información que
sirve como
soporte de la
ejecución del
contrato y
genera
dificultades en
el seguimiento
oportuno de las
actividades
contratadas
X
Organizar y mantener
actualizado el archivo de
cada uno de los
contratos celebrados
para contribuir a la
eficiencia y
transparencia en el
manejo de los recursos
públicos.
1, Escanear documentos soportes
de las distintas etapas
contractuales que involucran
desde los estudios previos hasta la
finalizacion del mismo.
2, Organizar en orden cronologico
y de acuerdo a los pagos
autorizados los soportes
contractuales en medio magnetico.
3, Verificar que la informacion que
sirve de soporte para el
reconocimiento de los pagos, este
complenta tanto en físico como en
medio magnetico
1, Escanear documentos
contractuales
2, Organizar archivo
cronologico
3,Verificación de contenido de
información
Archivo en medio
magnetico que incluya
sopoortes
precontractuales,
contractuales y post-
contractuales tales
como actas de inicio,
seguimiento, parciales
de pago y soportes que
sustenten el valor a
pagar e informes
cuando se presente
diferencias entre lo
presentado por el
contratista y lo
autorizado por el
supervisor.
2016/02/22 2016/08/21 Saneamiento
Ambiental
3
EDUCACION
(Sistema General de
Participaciones)
CONCILIACIÓN DE INCAPACIDADES (A-IP):
No existen conciliaciones entre las incapacidades pagadas por la
Secretaría de Educación a los empleadosa administrativos y las
canceladas al municipio por parte de las diferentes EPS, durante
la vigencia 2014.
Esta situación se debe a deficiencias de control interno en ésta
área, que generan incertidumbre en el monto de las
incapacidades pendientes de pago por parte de las EPS.
1. En el
Muncipio de
Manizales el
cobro de las
incapacidades
de funcionarios
administrativos
está
centralizado en
la Secretaría de
Servicios
Administrativos,
toda vez que
para las EPS, el
Municipio este
cuenta con un
sólo NIT.
X
X
Efectuar ajuste a los
aspectos de análisis de
los estudios previos
donde se pueda
determinar el valor de
los recursos y el alcance
de los trabajos a
desarrollar
Garantizar que las obras a ejecutar
xxxx aquellas planteadas en los
estudios previos
Insertar texto sobre recursos y
alcance de los trabajos en los
estudios previos de cada
proyecto a desarrollar
Estudios previos con el
nuevo texto 10 xx xxxxx de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
AREA JURÍDICA
X
Realizar un
procedimiento manual o
en hoja electrónica
debidamente registrado
de cálculo de las
cantidades de obra a
ejecutar, con el fin de
minimizar el riesgo de
modificación de las
mismas durante la
ejecución de las obras
Tener certeza del alcance de las
obras respecto de los recursos
asignados a cada proyecto u obra
Realizar los calculos de
cantidades de obra en
formato debidamente
registrado en el isolucion, ya
sea fisico o en hoja
electrónica
Formato de calculo de
cantidades de obra
registrado en isolucion
10 xx xxxxx de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
UNIDAD
TÉCNICA
X
Solicitar La Oficina de
Formación y
Capacitación una
actualización
permanente en
Contratación estatal
Mantener actualizados a los
supervisores e interventores en
normas de contratación estatal
Asistir los funcionarios con
funciones de supervisión de
Obras Públicas a las
capacitaciones programadas
Capacitaciones
debidamente
certificadas por la
Oficina de Formación y
Capacitación o entidad
competente
10 xx xxxxx de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
OFICINA DE
FORMACION Y
CAPACITACION
5
OBRAS PUBLICAS-
MEDIO AMBIENTE
(Albergue Animal -
Contrato No.1408110347)
1 Planeacion del proceso contractual en contrato de obra
Deficiencia en
los estudios
previos los
cuales no
garantizan en su
totalidad la
eficacia y
efectividad en
los resultados, -
Uso ineficiente
de los recursos,
los cuales no
permitieron
determinar la
real dimensión
de las
cantidades de
obra de los
diferentes items
de construcción
que se iban a
ejecutar, - Falta
de conocimiento
de requisitos y
normatividad en
contratación
Estatal
X
Registrar en actas de
comité de obras y/o
bitácoras todos y cada
uno de los aspectos que
puedan llevar a la
modificacion de
condiciones
contractualmente
pactadas e información
inmediata al ordenador
del gasto
Dejar evidencias consensuadas
entre contratista, contratante y
supervisor e interventor sobre
determinaciones que puedan llevar
a la modificación de aspectos del
desarrollo de las obras
10 xx xxxxx de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
UNIDAD
TÉCNICA
X
Recordar a los
Supervisores e
Interventores sobre las
obligaciones contraidas
en función de sus
delegaciones como tal
en los contratos de obra
que les son asignados
con el fin de ser
eficientes en el control
de los recursos
ejecutados en virtud de
las obras civiles en
ejecución
Tener control sobre los recursos
ejecutados y el cumplimiento de
obligaciones contractuales del
supervisor y el contratista
10 xx xxxxx de 2016 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000
XXXXXXXXXX
XX XXXXX
PÚBLICAS-
SUPERVISORE
S
5
10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
UNIDAD
TÉCNICA
3 Control de obras ejecutadas en el contrato No. 1408110347
• Deficiencias
en el control
de Supervisión
que no
permitieron
advertir
oportunamente
el problema. •
Uso Ineficiente
de los
Recursos. •
Errores de
cuantificación
en las preactas
de Obra. •
Falta de
Mecanismos de
control y
Monitoreo por
parte del
Ordenador del
Gasto.
Creación y socialización de
formato de actas de comité de
obra. - enviar circular a los
supervisores e interventores
sobre la necesidad de llevar
un registro de las actividades
de seguimiento de las obras
civiles en cada uno de los
contratos de obra y que los
informes deben estar
debidamente respaldados con
los informes presentados por
el Contratista y la necesidad
de verificar in situ el desarrollo
y avance de la obra - en la
circular se determinara la
periodicidad quincenal de los
comites de obra - precisar en
las minutas contractuales, la
periodicidad para presentar
los informes de supervisión o
interventoría, con el fin de
realizar un efectivo
seguimiento a la ejecución de
las obras.
Formatos de actas de
comité de obras y
listado de datos
básicos para ser
registrados en las
bitácoras- circulares a
los supervisores e
interventores- minutas
contractuales- informes
de supervisión y
cronograma de
reuniones de comité de
obra-
X
Registrar en actas de
comité de obras y/o
bitácoras todos y cada
uno de los aspectos que
puedan llevar a la
modificacion de
condiciones
contractualmente
pactadas e información
inmediata al ordenador
del gasto
Dejar evidencias consensuadas
entre contratista, contratante y
supervisor e interventor sobre
determinaciones que puedan llevar
a la modificación de aspectos del
desarrollo de las obras
Creación y socialización de
formato de actas de comité de
obra. - enviar circular a los
supervisores e interventores
sobre la necesidad de llevar
un registro de las actividades
de seguimiento de las obras
civiles en cada uno de los
contratos de obra y que los
informes deben estar
debidamente respaldados con
los informes presentados por
el Contratista y la necesidad
de verificar in situ el desarrollo
y avance de la obra - en la
circular se determinara la
periodicidad quincenal de los
comites de obra - precisar en
las minutas contractuales, la
periodicidad para presentar
los informes de supervisión o
interventoría, con el fin de
realizar un efectivo
seguimiento a la ejecución de
las obras.
Formatos de actas de
comité de obras y
listado de datos
básicos para ser
registrados en las
bitácoras- circulares a
los supervisores e
interventores- minutas
contractuales- informes
de supervisión y
cronograma de
reuniones de comité de
obra-
10 xx xxxxx de 2016
OBRAS PUBLICAS-
MEDIO AMBIENTE
(Albergue Animal -
Contrato No.1408110347)
2 Funciones de la interventoría y/o Supervisión en el contrato de
obra 1408110347
• Falta de
Mecanismos de
seguimiento y
monitoreo
• Deficiencias
en los controles
implementados.
• Deficiencias
de supervisión e
interventoría.
X
Realizar un
procedimiento manual o
en hoja electrónica
debidamente registrado
de cálculo de las
cantidades de obra
ejecutadas, con el fin de
evitar errores de
transcripción al
momento de consolidar
las actas de obra
Tener certeza de las cantidades de
obra ejecutadas que serán
consignadas en las actas de obra
respectivas
Realizar los calculos de
cantidades de obra en
formato debidamente
registrado en el isolucion, ya
sea fisico o en hoja
electrónica
Formato de calculo de
cantidades de obra
registrado en isolucion
10 de marzo de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
UNIDAD
TÉCNICA
4 Póliza de estabilidad y calidad de la obra
• Falta de
Gestión
Administrativa
de Seguimiento
a las Pólizas de
Calidad y
Estabilidad de la
Obra.
• Deficiencias
de Control
Interno
X
Recordar a todas los
funcionarios o
administradores de
edificaciones donde se
realicen obras civiles la
obligatoriedad de dar a
conocer a la Secretaría
de Obras Públicas las
anomalías o necesidad
de posventas de las
obras ejecutadas
Lograr en tiempo real la aplicación
de garantías o posventas
necesarias en las obras ejecutadas
Conminar al contratista de las
obras ejecutadas a realizar las
correcciones u obras
necesarias para dejarlas en
las condiciones originalmente
recibidas. Se dará un plazo de
un mes al contratista para
realizar las reparaciones a
que haya lugar-en caso de no
acatar se llevara un debido
proceso sancionatorio con la
aseguradora, dentro de los
plazos de vigencia de la póliza
de calidad y estabilidad
circular a los
adminisitradores de
plantas fisicas de las
obras ejecutadas
indicando la necesidad
de reportar daños o
deficiencias de las
obras ejecutadas -
oficio al contratista y
solicitud a la
aseguradora (en caso
de existir
incumplimiento o que el
contratista haga caso
omiso del
requerimiento)
10 de marzo de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE OBRAS
PÚBLICAS-
AREA JURIDICA-
INTERVENTOR
ES-
SUPERVISORE
S
X
Recordar por escrito a
los funcionarios que
tienen inventario a su
cargo, que el mismo
debe permanecer
actualizado y su
respctivo sitio de trabajo
con el fin de ser
verificado en cualquier
momento
Realizar control en cualquier
momento del inventario a cargo de
los funcionarios
Enviar circular a cada uno de
los funcionarios del Albergue
Animal que deben tener en su
sitio de trabajo el inventario a
su cargo
Documento que
contiene la circular para
los funcionarios del
Albergue Animal
10 de marzo de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE MEDIO
AMBIENTE-
X
Realizar medición de los
linderos con el fin de
determinar longitudes y
proyectar cerramientos
para minimizar el riesgo
de ingreso o salida de
animales y personas
ajenas al Albergue
Animal,
Dar seguridad a las instalaciones,
animales y personal del Albergue
Animal
Ordenar la elaboración de
medidas y presupuestos para
el cerramiento del Albergue
Animal al funcionario
encargado de la Secretaría de
Obras Públicas
Oficio de Orden de
trabajo y diagnóstico al
funcionario encargado
de la Secretaría de
Obras Públicas
10 de marzo de 2016 10 de septiembre de 2016
SECRETARÍA
DE MEDIO
AMBIENTE-
SECRETARÍA
DE OBRAS
PUBLICAS-
GRUPO
ACCION
COMUNAL
5
3 Control de obras ejecutadas en el contrato No. 1408110347
• Deficiencias
en el control
de Supervisión
que no
permitieron
advertir
oportunamente
el problema. •
Uso Ineficiente
de los
Recursos. •
Errores de
cuantificación
en las preactas
de Obra. •
Falta de
Mecanismos de
control y
Monitoreo por
parte del
Ordenador del
Gasto.
OBRAS PUBLICAS-
MEDIO AMBIENTE
(Albergue Animal -
Contrato No.1408110347)
5 Inventario y seguridad del quirófano en el Albergue Animal.
· Negligencia
Administrativa -
Deficiencias del
Control interno.
1
En el analisis y evaluación realizada a la gestión y el resultado se
evidencia que la Secretaría de Hacienda Oficina Coordinadora de
Bienes presenta deficiencias, en el tramite, seguimiento y control
de los contratos asignados bajo la figura contractual del
comodato de bienes inmuebles que estan bajo su
responsabilidad, custodia y administración. No se evidencia
articulación-coordinación en el procedimiento contractual entre la
Oficina Coordinadora de Bienes y el área Jurídica de la entidad.
1. Deficiencias
en los
procedimientos
implementados
para la
contratación de
comodatos (
Instructivos -
directrices).
2. Deficiente
planeación.
3. Deficiente
Coordinación y
articulación
entre
Secretarías
x
Revisar, actualizar,
complementar e
implementar los
procedimientos
establecidos dentro del
Manual de Contratación
PSI-SJM-DRI-001, la
Circular 0005 del 09 de
julio 2007, y demas
lineamientos legales
existentes para la
celebración de los
contratos de comodato
suscritos por el
Municipio.
Coordinación y articulación entre la
Oficina Coordinadora de Bienes -
Secretaría de Hacienda y el área
Jurídica, para el procedimiento
contracual de los contratos de
comodato suscritos por el
Municipio.
1. Incluir dentro del Manual de
Contratación PSI-SJM-DRI-001
en la sección de Contratación
Directa que incluye los
contratos de comodato, las
entidades con las cuales se
pueden celebrar este tipo de
contratos.
2. Especificar en la sección de
Contratación Directa del Manual
de Contratación PSI-SJM-DRI-
001 en cada uno de sus pasos,
si este aplica o no para la
Contratación de Comodatos y
cuál es la legislación vigente
que le aplica.
3. Actualizar la Circular 0005
del 09 de julio 2007 con la
Hoja de Chequeo para
procesos precontractuales PSI-
SJM-FR 015 y demás
lineamientos legales que le
apliquen.
4. Incluir un formato de Acta de
Terminación de Contratos de
Comodato en el Manual de
Contratación PSI-SJM-DRI-001
y por ende en el Sistema de
Gestión Integral.
1. Manual de
Contratación
actualizado y publicado
en el Sistema de
Gestión Integral (SGI).
2.Circular 0005 del 09
de julio 2007
actualizada, socializada
y publicada en el
Sistema de Gestión
Integral (SGI).
3. Formato de Acta de
terminación publicado y
controlado en el
Sistema de Gestión
Integral (SGI).
09 de Marzo de 2016 9 de septiembre de 2016
Oficina
Coordinadoara de
Bienes-Secretaria
de Hacienda-
Secretaria Juridica
2
Se evidencia que en los contratos de comodato que fueron
seleccionados en la muestra no se procedió a su publicación, que
es un requisito normativo que busca salvaguardar el principio de
publicidad y transparencia
1.
Desconociemien
to de la
normatividad.
2. Desorden
Administrativo.
3. Pérdida de
reconocimiento
y legitimidad
institucional
X
Dar cumplimiento a la
Circular No 0008 del 04
de marzo de 2016
motivada por la
Secretaría de Hacienda
por medio de la cual se
recuerda a las
Secretarías de
Despacho sobre la
resposabilidad para la
publicación en el
SECOP de los contratos
de comodato que tienen
a su cargo.
Publicación de los contratos de
comodato en el SECOP de
acuerdo a los parametros
establecidos por la normatividad
vigente.
Elaborar Oficios de solicitud
de manera periódica, dirigidos
al las Secretarías de
Despacho, para que den
cumplimiento a lo establecido
dentro de la circular No 0008
del 04 de marzo, en lo que se
refiere a la publicación en el
SECOP de los contratos de
comodato que tienen a su
cargo.
1. Oficios de recibido
correspondientes a las
solicitudes dirigidas a
las Secretarías de
Despacho.
2. Pantallazos donde
se evidencie la
publicación de los
contratos de comodato
en el SECOP.
09 de Marzo de 2016 9 de septiembre de 2016
Oficina
Coordinadoara de
Bienes-Secretaria
de Hacienda
3
Analizados los contratos de comodato se pudo establecer y
evidenciar el incumplimiento y la deficiente supervisión - control
de los contratos, tanto en la rendición y contenido de los informes
como en la periodicidad establecida para estos.
Independientemente de la responsabilidad de la Secretaría
designada para la supervisión del contrato, la Oficina
Coordinadora de Bienes debe ejercer un mayor control sobre el
cumplimiento de esta función, así como la unidad de control
interno para evitar la meterialización del riesgo.
1.
Desconocimient
o recurrente y
reiterado de las
normas
establecidas.
2. Falta de
empoderamient
o de la función
de control,
desorden
administrativo
X
Dar cumplimiento a la
Circular No 0008 del 04
de marzo de 2016
motivada por la
Secretaría de Hacienda,
por medio de la cual se
informa a cada una de
las Secretarías de
Despacho que tienen a
su cargo los contratos
de comodato suscritos
por el Municipio, sobre
el cumplimiento y
aplicabilidad de la norma
que rige la Supervisión e
interventoria contractual.
Cumplimiento de la normatividad
que rige la supervisión e
interventoria contractual.
Elaborar Oficios de solicitud
de manera periódica, dirigidos
a las Secretarías de
Despacho, para que den
cumplimiento a lo establecido
dentro de la circular No 0008
del 04 de marzo, en lo que se
refiere a la aplicabilidad de la
norma que rige la Supervisión
e interventoria contractua, y la
presentación de los infomes
de gestión y seguimiento de
los contratos de comodato de
acuerdo a la periodicidad
establecida dentro de los
mismos.
1. Oficios de recibido
correspondientes a las
solicitudes dirigidas a
las Secretarías de
Despacho.
2. Actas de
seguimiento de la
supervisión de los
contratos de comodato,
donde se evidencia la
periodicidad de la
presentación de las
mismas.
3. Informes de Gestión
de los contratos de
comodato, donde se
evidencia la
periodicidad de la
presentación de las
mismos.
09 de Marzo de 2016 9 de septiembre de 2016
Oficina
Coordinadoara de
Bienes-Secretaria
de Hacienda
6 HACIENDA
(Contratos Comodatos)
1
Deficiencias en el ejercicio de la interventoría, al no encontrarse
documentos que soporten el convenio de precios, su justificación
y los análisis de precios unitarios respectivos para ítems no
previstos y validados en el Acta N° 3 de liquidación fechada a 17
de septiembre de 2015 correspondiente al Contrato de Obra N°
1503180222. igualmente al existir diferencias entre el precio
pactado en el acta de convenio de precios del 15 de abril de 2015
y el precio pagado en el acta de liquidación N° 3 del 17 de
septiembre de 2015. Deficiencias en la gestión al ser aprobada y
firmada el acta de liquidación del señalado contrato por la
Administración Municipal y Contratista, en señal de aceptación de
lo descrito y pagado en dicha acta, en la cual se dio el pago de
unas cantidades de obra a precios superiores a los pactados en
el acta de convenio de precios fechada a 15 de abril de 2015.
Falta de
mecanismos de
seguimiento y
monitoreo y
deficiencias de
supervisión e
interventoría
que no
permitieron
advertir el
problema.
X
Garantizar que la firma
de cualquier acta
(parcial o de liquidación)
y el pago de la misma
encuentra respaldo en el
respectivo contrato o
convenio de precios,
que el convenio de
precios repose en el
expediente contractual y
que los precios
consignados en la
respectiva acta
corresponden
íntegramente a los
valores pactados
previamente.
Cumplimiento de la normatividad
vigente en materia de funciones de
supervisión e interventoría;
protección de los recursos públicos
garantizando la ejecución oportuna
de los mismos conforme a lo
pactado y garantía que las actas
de liquidación dan cuenta de la
coincidencia entre lo pactado (que
consta en el contrato o en el acta
de convenio de precios para ítems
nuevos), lo ejecutado y lo pagado.
1. Incluir en el expediente
contractual el acta de convenio de
precios acompañada del Análisis de
Precios Unitario de 02 de mayo de
2015 en la cual se pactaron los
ítems señalados en el Informe de
Auditoria que dio origen al presente
plan (AGEI-V 4.11 Abril de 2016).
2. Reintegrar el mayor valor pagado
por diferencias entre el valor
señalado en el acta de convenio de
precios de 15 de abril de 2015 y el
indicado en el Acta N° 3 de 17 de
septiembre de 2015.
ACCIONES PREVENTIVAS:
3. Elaboración de lista de chequeo
en la que se incluya como requisitos
previos para la suscricpión del acta
respectiva: Actas de convenio de
precios debidamente firmadas y
verificación de los precios
señalados en la misma y los
pactados previamente. Dicha lista
de chequeo deberá ser firmada por
el profesional de la unidad a la que
pertenezca el contrato.
4. Solicitud de socialización de lista
de chequeo en un Comité Interno
de Obras Públicas.
1. Acta de Convenio de
Precios de 02 de mayo
de 2015.
2. Recibo en el cual
conste el reintegro del
mayor valor pagado a
la cuenta que se
indique por el Municipio
de Manizales.
3. Lista de chequeo.
4. Acta de Comité
Interno de Obras
Públicas en la que se
evidencie socialización
de la lista de chequeo a
cada uno de los
profesionales
responsables de las
diferentes unidades de
la Secretaría de Obras
Públicas.
2016/05/02 2016/11/02
7
Que el valor pagado por parte de
los contratistas de obra por
concepto de estampillas Pro
Universidad de Caldas y
Universidad Nacional Sede
Manizales Hacia el Tercer Milenio y
Pro Adulto Mayor corresponden a
los parámetros establecidos en el
Acuerdo del Concejo de Manizales
798 de 11 de diciembre de 2012 y
la Ordenanza de la Asamblea
Departamental N° 693 de Julio de
2012 y el Acuerdo del Concejo de
Manizales 0794 de 2012
1. Realizar el pago del
excedente existente entre el
valor que canceló inicialmente
el contratista de obra por
concepto de estampillas y el
valor que se debió pagar
conforme al valor total del
contrato.
2. Señalar el valor sobre el
cual se debe liquidar el
porcentaje de ambas
estampillas en una cláusula o
parágrafo del respectivo
contrato de obra.
3. Socializar con el
funcionario responsable de la
liquidación de las estampillas
la inclusión de dicha cláusula
en el contrato con el fin de
que la misma sea tenida en
cuenta a la hora de realizar la
liquidación de las respectivas
estampillas.
1. Recibo de
consignación
correspondiente al valor
diferencial entre el valor
que canceló
inicialmente el
contratista de obra por
concepto de estampillas
y el valor que se debió
pagar conforme al valor
total del contrato. (Valor
Diferencial: Estampilla
Pro Universidad
$132.000 y Estampilla
Pro Adulto Mayor:
$265.000).
2. Minutas de los
contratos de obra.
3 Oficio o acta en donde
se indique al funcionario
encargado de la
liquidación de
estampillas la necesidad
de revisar la cláusula del
contrato en la cual se
encuentra el valor que
debe ser tenido en
cuenta para dicha
liquidación.
OBRAS PÚBLICAS
(Contratación)
Secretaría de
Obras Públicas y
Profesional
Universitario de
la Unidad de
Vías Urbanas.
2
El concepto de Estampilla "Universidad xx Xxxxxx y Universidad
Nacional Sede Manizales Hacia el Tercer Milenio y Estampilla Pro
Adulto Mayor no fue liquidado sobre el valor total del contrato N°
1503190227, conforme a lo dispuesto en el Acuerdo del Concejo
de Manizales 798 de 11 de diciembre de 2012 y la Ordenanza de
la Asamblea Departamental N° 693 de Julio de 2012 y el
Acuerdodel Concejo de Manizales 0794 de 2012,
respectivamente.
Incorrecta
aplicación de la
norma para la
cancelación de
las estampillas,
liquidación
equivocada del
valor a pagary
deficiencia en
los controles
implementados
X
Asegurar que la
liquidación del valor
pagado por concepto de
ambas estampillas se
realice sobre el valor
total de los contratos de
obra suscritos en la
Secretaría de Obras
Públicas, según lo
definido en la
Ordenanza y Acuerdos
Municipales que regulan
dichos tributos.
02/05/2016 2016/11/02
3
Deficiencias en el ejercicio de la interventoría, al no evidenciarse
el acta de convenio de precios, su justificación y el análisis de
precio unitario para un ítem no previsto y validado en el acta de
liquidaciónde 20 de octubre de 2015 correspondiente al contrato
de obra N° 1503190229.
0 X
Garantizar que la firma
de cualquier acta
(parcial o de liquidación)
y el pago de la misma
encuentra respaldo en el
respectivo contrato o
convenio de precios,
que el convenio de
precios repose en el
expediente contractual y
que los precios
consignados en la
respectiva acta
corresponden
íntegramente a los
valores pactados
previamente.
Cumplimiento de la normatividad
vigente en materia de funciones de
supervisión e interventoría y
garantía que las actas de
liquidación dan cuenta de la
coincidencia entre lo pactado (que
consta en el contrato o en el acta
de convenio de precios para ítems
nuevos), lo ejecutado y lo pagado.
1. Incluir en el expediente
contractual el acta de
convenio de precios
acompañada del Análisis de
Precios Unitarios del 28 xx
xxxxx de 2015 en la cual se
pactó el ítem señalado en el
Informe de Auditoria que dio
origen al presente plan (AGEI-
V 4.18 Abril de 2016).
2. Elaboración de lista de
chequeo en la que se incluya
como requisitos previos para
la suscricpión del acta
respectiva: Actas de convenio
de precios debidamente
firmadas y verificación de los
precios señalados en la
misma y los pactados
previamente. Dicha lista de
chequeo deberá ser firmada
por el profesional de la unidad
a la que pertenezca el
contrato.
3. Solicitud de socialización
de lista de chequeo en un
Comité Interno de Obras
Públicas.
1. Acta de Convenio de
Precios y Análisis de
Precios Unitarios del 28
xx xxxxx de 2015.
2. Lista de Chequeo
3. Acta de Comité
Interno de Obras
Públicas en la que se
evidencie socialización
de la lista de chequeo a
cada uno de los
profesionales
responsables de las
diferentes unidades de
la Secretaría de Obras
Públicas.
2/05/2016 2016/11/02
Secretaría de
Obras Públicas y
Profesional
Universitario de
la Unidad de
Vías Urbanas.
Realizar capacitación a los
supervisores/ interventores
sobre el procedimiento que se
debe llevar a cabo para la
publicación de los contratos
en el SECOP
Registro de asistencia 2016/05/23 08-06-02016 Jurídica
Realizar carta de designación
para la auxiliar administrativa
del área jurídica para realizar
seguimiento a los contratos
en la etapa pre y contractual
Carta de designación
para la auxiliar
administrativa del área
jurídica
2016/05/18 2016/05/25 Jurídica
Implementación de una matriz
de seguimiento por parte del
área jurídica de acuerdo a las
etapas pre y contractual
Matriz en Excel 2016/05/20 2016/06/02 Jurídica
Digitalización de los
documentos soportes del
contrato
Matriz en Excel 2016/05/20 2016/06/02 Jurídica
7
8 EDUCACION
(Contratación)
1
Publicación en SECOP extemporánea de estudios previos y
otrosí y acta de liquidación del contrato 1501160009,
1501160010, 1501160010
1501160012,
1502050051, 1504060265
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos,
descuido
administrativo
X
Publicar dentro de los
términos legales los
contratos en el SECOP
Dar cabal cumplimiento al decreto
1082 del 2015
Publicar dentro de los
términos legales las
liquidación de los
contratos en el SECOP
Realizar seguimiento a cada una
de las etapas pre y contractual
OBRAS PÚBLICAS
(Contratación)
Implementación de una matriz
de seguimiento por parte de la
jurídica de acuerdo a las
etapas pre y contractual
Matriz en Excel 2016/05/20 2016/06/02 Jurídica
Verificación por parte de la
por parte de la unidad
administrativa y financiera de
la matriz de seguimiento de
contratación, a fin de validar
que existan los documentos
que son requisitos de
ejecución de los contratos
antes de generar un pago
Matriz en Excel 2016/05/20 2016/06/02 Administrativa y
Financiera
3 Deficiencias de supervisión del contrato 1504060266
Deficiencias en
los controles
implementados
X
Dar al cumplimiento al
manual de supervisión
de la Alcaldía de
Manizales 045 de 2007,
1474 Estatuto
Anticorrupción
Propender por una adecuada
ejecución de los contratos
suscritos por el municipio de
Manizales
Realizar taller de capacitación
a interventores/supervisores
sobre Manual de supervisión
Matriz en Excel 2016/05/20 2016/06/02 Jurídica
1 Cuentas bancarias de Ahorro y Corriente con saldo negativo
durante la vigencia 2015
Deficiencias en
el proceso de
reconocimiento
de las
operaciones que
se derivan del
recaudo de los
Impuesto
Municipales.
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración
x
Registrar en el Sistema
xx Xxxxxx las
consignaciones
efectuadas por terceros
y que según las
conciliaciones Bancarias
están pendientes.
lograr el reconocimiento de la
totalidad de las operaciones de tal
manera en los libros auxiliares se
refleje la información necesaria que
permita la administración eficiente
y transparente de los recursos
públicos.
Realizar Archivo con las
Partidas Pedientes de Aplicar
para buscar la identificación
del Contribuyente que realizó
el Pago
Indagar con el controbiyente
el concepto de Pago,
Aplicar en la Renta
Correspondiente
Archivo en Excell con
las partidas por
registrar por vigencia
Hojas de trabajo con la
identificación del
contribuyente y
concepto de pago.
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
2 Ingresos sin reconocer, que afectó la información contable del
Municipio de Manizales en el año 2015
Deficiencias en
el proceso de
reconocimiento
de las
operaciones que
se derivan del
recaudo de los
Impuesto
Municipales.
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración
x
Registrar en el Sistema
xx Xxxxxx las
consignaciones
efectuadas por terceros
y que según las
conciliaciones Bancarias
están pendientes.
Contribuir a tener una información
Financiera que nos permita tener
Confiabilidad y razonabilidad
Realizar Archivo con las
Partidas Pedientes de Aplicar
para buscar la identificación
del Contribuyente que realizó
el Pago
Indagar con el controbiyente
el concepto de Pago,
Aplicar en la Renta
Correspondiente
Archivo en Excell con
las partidas por
registrar por vigencia
Hojas de trabajo con la
identificación del
contribuyente y
concepto de pago.
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
9 HACIENDA
(Estados Financieros)
8
Presunto alcance disciplinario. Fecha de pago estampilla Pro-
Universidades "Hacia el tercer milenio" y Pro-Adulto Mayor de
adición N°1 contrato 1504060266
Omisión del
deber funcional
del pago
oportuno de
estampillas Pro-
Universidades y
Adulto Mayor,
Deficiencia en
los controles
implementados.
X
Dar cumplimiento al
acuerdo municipal 798
de 2012
Cumplir con el requisito de
ejecución de los contratos
suscritos
EDUCACION
(Contratación)
2
3
Valores por depurar o ajustar en el proceso contable que afectó
la información contable del Municipio de Manizales en el año
2015.
Deficiencias en
el proceso de
reconocimiento
de las
operaciones que
se derivan del
recaudo de los
Impuesto
Municipales.
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración
x
Registrar en el Sistema
xx Xxxxxx las
consignaciones
efectuadas por terceros
y que según las
conciliaciones Bancarias
están pendientes.
Contribuir a tener una información
Financiera que nos permita tener
Confiabilidad y razonabilidad
Realizar Archivo con las
Partidas Pedientes de Aplicar
para buscar la identificación
del Contribuyente que realizó
el Pago
Indagar con el controbiyente
el concepto de Pago,
Aplicar en la Renta
Correspondiente
Archivo en Excell con
las partidas por
registrar por vigencia
Hojas de trabajo con la
identificación del
contribuyente y
concepto de pago.
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
4 Ingresos no reconocidos por los Bancos, cinco mil quinientos
treinta y un millones. $5.531.000.000
Deficiencias en
el proceso de
reconocimiento
de las
operaciones que
se derivan del
recaudo de los
Impuesto
Municipales.
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración
x
Depurar los registros
según los libros
auxiliares que no
cuentan con registro en
los extracto bancarios
Contribuir a tener una información
Financiera que nos permita tener
Confiabilidad y razonabilidad
Realizar cruces de
información con los registros
en las diferentes entidades
bancarias.
Verificar los registros dobles
Movmientos de
Traslado
Realizar registros
devolviendo los
movimientos
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas-Tesoreria
5
Deficiencias en los mecanismos de control por la existencia de un
Procedimiento desactualizado en el Proceso de Devoluciones de
Impuestos que generó presunta pérdida de recursos públicos.
Falta de
procedimiento
actualizado-
Inexistencia de
mecanismos de
verificación y
seguimiento-
Inoperancia de
los mecanismos
de control
x
Actualizar y darle
cumplimiento al
Procedimiento para las
Devoluciones por saldos
a favor del contribuyente
Evitar que se realicen
devoluciones doblemente
Elaborar cuadro control de
devoluciones.
Verificar en el Estado de
cuenta del contribuyente que
este tenga saldo a Favor.
Verificar el cumplimiento de
requisitos por parte del
contribuyente.
Cuadro de control
Estado de Cuenta
Lista de Chequeo
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
6 Inconsistencias en los requisitos exigidos para el pago de las
Devoluciones
Falta de
procedimiento
actualizado-
Inexistencia de
mecanismos de
verificación y
seguimiento-
Inoperancia de
los mecanismos
de control
x
Actualizar y darle
cumplimiento al
Procedimiento para las
Devoluciones por saldos
a favor del contribuyente
Evitar que se realicen
devoluciones por saldo a favor sin
que exista el derecho a ello.
Inicio del Proceso de
fiscalización para
devoluciones de saldo favor
Por ICA.
Dar traslado del Resultado de
la Fiscalización para resolver
solicitud del contribuyente
Actos Administrativos 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
9 HACIENDA
(Estados Financieros)
7
Devoluciones de Impuestos canceladas doblemente por la
Administración Municipal a los Contribuyentes. Catorce millones
ochocientos cincuenta mil pesos $ 14.850.000.
Deficiencias en
los mecanismos
de control-
Debilidades en
los sistemas de
Información-
Falta de
registros
confiables
x
Solicitar a la Oficina
Jurídica concepto sobre
el procedimiento para la
recueración del valor
girado doblemente y una
vez obtenido este
ejecutar las acciones
pertinentes.
Evitar que se realicen
devoluciones doblemente
Oficio de consulta dirigido a la
Oficina Juridica
Acatar las instrucciones que
imparta la Oficna Jurídica
Oficio dirigido a la
oficina Jurídica 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Rentas
8 Inconsistencia en los saldos a nivel de terceros de la cuenta
Rentas por Cobrar vigencia actual.
• Falta de
política de
sostenibilidad y
depuración
contable-•
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración •
Falta de
procedimientos
de control
x
Registro a nivel xx
xxxxxxx de las cuentas
rentas por cobrar para la
vigencia
Realizar control a nivel xx xxxxxxx y
al sistema de cartera del Municipio
- Solicitar certificacion de
saldos a nivel de terceros a la
Unidad xx Xxxxxx para la
Vigencia Actual.
'- Afectacion de la certificacion
dada a las cuentas contables
carta de solicitud-
comprobante contable 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Contabilidad
9 Inconsistencias en los saldos a nivel de terceros de la cuenta
Rentas por Cobrar vigencia anterior.
• Falta de
política de
sostenibilidad y
depuración
contable-•
Debilidades en
los mecanismos
de control •
Debilidades en
los sistemas de
información de
la
Administración •
Falta de
procedimientos
de control
x
Registro a nivel xx
xxxxxxx de las cuentas
rentas por cobrar para la
vigencia
Realizar control a nivel xx xxxxxxx y
al sistema de cartera del Municipio
- Solicitar certificacion de
saldos a nivel de terceros a la
Unidad xx Xxxxxx para la
Vigencia Anterior.
'- Afectacion de la certificacion
dada a las cuentas contables
carta de solicitud-
comprobante contable 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Contabilidad
10 No se reconocieron en la contabilidad los Avances y Anticipos
cancelados desde el año 2012
· Falta de
política de
políticas
relacionadas
con el
reconocimiento
de los
activos.·
Deficiencias en
los mecanismos
de control. -
Deficiencias en
los sistemas de
información
x
Ejercer control sobre
avances y Anticipos de
contratos otorgados por
el Municipio
Llevar el registro de los anticipos y
amortizaciones al mismo otorgados
en contratos
Desarrollo del comprobante
contable para el registro diario
(si es del caso), de los
anticipos y amortizacion a los
mismos de contratos a partir
xx xxxxx 2016
auxiliar a nivel xx
xxxxxxx 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017 Contabilidad
9 HACIENDA
(Estados Financieros)
11 Diferencias en el grupo de cuentas de Propiedad Planta y Equipo.
· Falta de
política
relacionada con
los procesos de
depuración
contable ·
Falta de
revisiones
periódicas sobre
la consistencia
de los saldos.
Deficiencias en
los mecanismos
de control
x
control y actualizacion
de los bienes inmuebles
del Municipio
actualizar el aplicativo de los
bienes inmuebles "sistema de
informacion de bienes inmuebles"
-* se realiza reunion entre el
area de contabilidad y oficina
coordinadora de bienes *-
realizar actualizacion de
bienes inmuebles que posee
el Municipio según su estado
para asi suministrarlo al area
de contabilidad
*-actas de reunion
* - base de datos
actualizada
9 xx xxxxxx del 2016 00 xx Xxxxxxx xxx 0000
Xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx de
Bienes
Inmuebles
12 Inconsistencia saldo grupo de cuentas de Bienes de Beneficio y
Uso Público.
· Falta de
política
relacionada con
los procesos de
depuración
contable
· Falta de
revisiones
periódicas sobre
la consistencia
de los saldos.
Deficiencias en
los mecanismos
de control
x
control y actualizacion
de los bienes de bienes
de beneficio y uso
publico del Municipio
realizar control y actualizacion de
los bienes de beneficio y uso
publico
*-se realizara reunion para
conciliar los saldos de la
informacion contable
*- realizar reunion con la
unidad de gestion tecnologica
sobre las necesidades que
tienen el area y se puedan
facilitar en el software
actas de reunion 9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017
Oficina
Coordinadora de
Bienes
Inmuebles
Registrar permanentemente
en la base de datos diseñada
para tal efecto, todos los
contratos de comodato que
soporten los bienes muebles
entregados a terceros.
La base de datos
actuializada. 10 de Febrero del 2017
se realizara reunion con el
profesional del area de
contabilidad sobre las
anomalias e inconsitencias del
reporte que se generan y que
son aplicados al sistema
contable para asi entrar a
xxxxxxx y analizar la realidad
de los bienes muebles e
inmuebles del municipio de
manizales *- verificar y
actualizar el estado actual de
los comodatos
*- actas de reunion *-
oficio de los
responsables de los
comodatos
10 de Febrero del 2017
9
Mantener actualizado el
registro de los bienes
entregados a terceros.
Contribuir a que la información
contable cumpla con los principios
y requisitos exigidos por la
Contaduría General de la Nación.
9 xx xxxxxx del 2016
Oficina de Bienes
muebles e
Inmuebles
HACIENDA
(Estados Financieros)
13 Inconsistencias en los registros y deficiencias en el proceso de
actualización de Bienes Entregados a terceros
· Debilidades en
los
procedimientos
de control
interno•
Inexistencia de
mecanismos de
verificación y
seguimientos •
Inefectividad del
proceso de las
depuraciones
x
14 Deficiencias en el sistema de información integrado de Impuestos
Municipales SITU
Debilidades en
los
procedimientos
de control
interno
x
verificar el cumplimiento
de los contratos de
soporte, mantenimiento
y hosting
administrar y custodia eficiente en
el manejo de recursos
*-realizar el seguimiento para
verificar el cumplimiento al
cronograma de actividades
presentados por la xxxxx ADA
*- concretar reuniones con el
contratista para el analisis y
correccion a las posibles
inconsistencias en la
parametrizacion
*- realizar capacitaciones a los
funcionarios involucrados en
el proceso por parte de la
firma ADA *- ademas del
seguimiento a la solicitud
realizada a la firma ADA
*-mesa de ayuda
*- actas de reunion
*- cronograma
*- validacion del
funcionamiento del
software *-
listado de existencia de
capacitacion.
9 xx xxxxxx del 2016 10 de Febrero del 2017
Unidad de
Gestion
Tecnologica y
Secretaria de
Hacienda
Deficiente
gestión en el
suministro de la
información
frente a los
pagos que
efectua la
entidad
X
Inaplicación de
los controles
internos a los
pagos que
efectua la
entidad
(evaluación,
monitoreo y
seguimiento-
control interno
X
Desorden
administrativo y
documental que
no permite
obtener
información
oportuna y
relevante en los
momentos que
se requiera
X
Una vez se solicite
informacion a la entidad
por alguno de los
organismos de control
de manera directa o
indirecta, las mismas
seran tramitadas dentro
de los cinco (5) dias
siguientes a la
radicacion de la
solicitud, salvo que el
organismo de control o
en documento recibido,
fije un termino menor
perentorio
Establecer el termino para dar
respuesta a las solicitudes de las
entidades de control de manera
indirecta
Elaborar procedimiento
interno para atender los
requerimientos de los organos
de control de manera
indirecta.
Expedir circular interna de
socializacion del
procedimiento
Procedimiento interno.
Circular
1-
Incumplimiento
de las Normas
establecidas en
el Acuerdo
Municipal. X
2-Efectuar
traslados
presupuestales
sin autorizacion
de la Autoridad
Competente.
X
Dar cumplimiento a los Acuerdos
municipales que se generen en
desarrollo del proyecto
Presentar al Concejo de
Manizales las solicitudes para
realizar cambios en los
Acuedos en el momento que
se requiera.
Documento presentado
ante el Concejo
Municipal
9
10
Elaborar un cronograma de
pagos y su seguimiento,
siempre y cuando se den en
los terminos de competencia y
dentro del desarrollo de su
objeto social
Formato de
cronograma de pagos y
de seguimiento a estos
4 Noviembre de 2016 31 Diciembre de 2016
Empresa de
Renovacion
Urbana ERUM
Oportunidad en el control de los
pagos
Diciembre 2016 Mayo 2017
Empresa de
Renovacion
Urbana ERUM-
INFIMANIZALES
y Municipio de
Manizales
2
EDUCACION
(Construcción Colegio
San Xxxx)
1
Administrativo con presunto alcance disciplinario y traslado a
proceso sancionatorio, tranversal a la Empresa de Renovacion
Urbana de Manizales ERUM-Ltda. - No Suministro de la
informacion Requerida para la Auditoria,
Hacer seguimiento de
los pagos que realice
infimanizales u alguna
otra entidad o
dependencia, siempre
que los mismos sean
competencia de la
ERUM Ltda. Dentro del
desarrollo de su objeto
social
HACIENDA
(Estados Financieros)
Administrativo con presunto alcance disciplinario tranversal a la
ERUM LTDA, INFIMANIZALES - Pago de predios con recursos
del Acuerdo No. 0705 del 11 de febrero de 2009.
Cumplir con el conducto
regular cuando se
requieran
modificaciones a los
Acuerdos
3- Ordenar
gastos no
autorizados por
la ley o sin
facultad legal
X
Presentación del predio ante
el Fondo de Financiamiento
de Infraestructura del
Ministerio de Educación
Nacional
Correo y oficio de
remisión de los
documentos del predio
2016/11/22 2016/11/22 Secretaría de
Educación
Visita técnica por parte del
Ministerio de Educación
Nacional al predio para definir
el número de espacios a
intervenir
Acta de visita Ministerio
de Educación Nacional
en formato
preestablecido
2017/01/30 2017/12/31
Secretaría de
Educación-
Ministerio de
Educación
Nacional
2- No aplicación
de la norma
tecnica NTC
4595 y de la
misma licencia
de construccion
X
Suscribir convenio con el
Fondo de Financiamiento de
la infraestructura educativa
del Ministerio de Educación
Naconal
Convenio 2016/11/22 2017/01/30
Secretaria de
Educación y
Ministerio de
Educación
Nacional
1. Incluir dentro del Plan
Anual de Auditorías aprobado
en el mes de enero de 2017,
la revisión de algunos
proyectos estratégicos de la
Alcaldía.
Plan Anual de
Auditorías.
29 de noviembre de
2016 29 xx xxxx de 2016
Unidad de
Control Interno
2. Realizar en el primer
semestre de 2017,
seguimiento al cumplimiento
de las acciones establecidas
por la Secretaría de
Educación para subsanar las
causas que dieron origen a
los hallazgos de la Auditoría
Especial AGEI-E.27-2016.
Informe de seguimiento
al cumplimiento del
Plan de Mejoramiento
resultado de la
Auditoría Especial
AGEI-E.27-2016.
29 de noviembre de
2016 29 xx xxxx de 2016
Unidad de
Control Interno
3. Solicitar a la Oficina del
Sistema de Gestión Integral
de la Alcaldía, identificar con
la Líder del Área de
Planeación de la Secretaría
de Educación Municipal, los
riesgos que puedan afectar la
ejecución de los proyectos
estratégicos de dicha
Secretaría.
Oficio al Sistema de
Gestión Integral de la
Alcaldía y a la
Secretaría de
Educación.
29 de noviembre de
2016 29 xx xxxx de 2016
Unidad de
Control Interno
Fortalecer los mecanismos de
control interno, monitoreo,
evaluación y seguimiento de
proyectos estratégicos de la
Alcaldía
4
Deficiencias del Control Interno de la Alcaldía de Manizales. La
Alcaldía de Manizales a través de la Secretaría de Educación ha
inaplicado los mecanismos de control interno, monitoreo,
evaluación, seguimiento del proyecto "Construcción del Colegio
de la Comuna San Xxxx. Los controles no son eficientes, ni
eficaces para garantizar que estos procesos de verificación
interna y control cumplan con sus objetivos, máxime cuando
dicho proyecto hace parte del Plan de Desarrollo del Muicipio,
desde el inicio del proyecto hasta la presente vigencia, la Unidad
de Control Interno no realizó las auditorías que previnieran la
materialización de los riesgos asociados al desarrollo del mismo.
Improvisación y
deficiente
planeación.
Falta de
empoderamient
o de los
responsables
del proyecto.
Deficientes
controles y
seguimiento xxx
xxxx de
riesgos.
Dar cumplimiento a los Acuerdos
municipales que se generen en
desarrollo del proyecto
Presentar al Concejo de
Manizales las solicitudes para
realizar cambios en los
Acuedos en el momento que
se requiera.
Documento presentado
ante el Xxxxxxx
Xxxxxxxxx
00
Diciembre 2016 Mayo 2017
Empresa de
Renovacion
Urbana ERUM-
INFIMANIZALES
y Municipio de
Manizales
3
Administrativo con presunto alcance disciplinario incumplimiento
en la instalacion de los ambientes escolares en el proyecto C
onstruccion del Colegio San Xxxx Norma NTC-4595.
1- Deficiencias
en la planeacion
en cuanto al
alcance del
proyecto, su
duracion
imprevistos y
demas
situaciones.
X
Incluir el colegio San
Xxxx en la postulación
de predios para ser
intervenidos a través del
Fondo de financiamiento
de Infraestructura
educativa del Ministerio
de Educación Nacional
Ofrecer los ambientes escolares
requeridos para brindar mejor
calidad educativa a los estudiantes
del sector de San Xxxx
2
EDUCACION
(Construcción Colegio
San Xxxx)
X
Fortalecer los
mecanismos de control y
seguimiento en el
Sistema de Control
Interno de la Alcaldía de
Manizales
Administrativo con presunto alcance disciplinario tranversal a la
ERUM LTDA, INFIMANIZALES - Pago de predios con recursos
del Acuerdo No. 0705 del 11 de febrero de 2009.
Cumplir con el conducto
regular cuando se
requieran
modificaciones a los
Acuerdos
GOBIERNO
(Contratación) 11
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
2016/12/01 2017/05/30
2016/12/01 2017/05/30
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
4
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
oportuna de los documentos
en el SECOP.
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la cronología
de los documentos
contractuales y la
publicación en el
SECOP y su respectivo
par.
Socializar la
designación en reunión
con los jefes de área
de la Secretaria de
Servicios
Administrativos
2016/12/01 2017/05/30
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
3
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
2016/12/01 2017/05/30
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
2
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
1
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
GOBIERNO
(Contratación)
2016/12/01 2017/05/30
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
11
Unidad de
Seguridad
Ciudadana
Secretaría de
Gobierno
6
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
oportuna de los documentos
en el SECOP.
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la cronología
de los documentos
contractuales y la
publicación en el
SECOP y su respectivo
par.
Socializar la
designación en reunión
con los jefes de área
de la Secretaria de
Servicios
Administrativos
Realizar seguimiento a
la publicación de todos
los documentos que
hacen parte del proceso
contractual en el
SECOP, asi como la
secuencia lógica,
coherente y cronológica
de los mismos
Garantizar que se publiquen todos
los documentos de los procesos
contractuales en el SECOP que
los mismos sean publicados dentro
de los términos.
Garantizar que la secuencia lógica
, coherente y cronológica de los
documentos de los procesos
contractuales , sea de acuerdo a lo
establecido en la Ley.
Socializar los términos y los
documentos que deben ser
publicados en el SECOP con
todos los supervisores e
interventores de contratos de
la Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designar una persona con su
respectivo par para que se
encargue de revisar todos los
documentos de los procesos
contractuales , verificar la
secuencia de los mismos y
verificar la publicación
oportuna de los documentos
en el SECOP.
Acta de reunión con los
supervisores e
interventores de los
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos.
Designación a traves
de circular enviada a
los supervisores e
interventores de
contratos de la
Secretaria de Servicios
Administrativos de la
persona encargada de
revisar la cronología
de los documentos
contractuales y la
publicación en el
SECOP y su respectivo
par.
Socializar la
designación en reunión
con los jefes de área
de la Secretaria de
Servicios
Administrativos
2016/12/01 2017/05/305
Validada la información publicada en el SECOP para el presente
contrato, se encuentra que el supervisor designado por la entidad
debió velar por la correcta publicación del contrato, dentro de los
términos establecidos en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013,
en xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, normatividad aplicable al momento de
suscribir el contrato evaluado. 9 En ese orden de ideas, al
verificar la publicación en SECOP, para el contrato número
1501210013, el contrato fue elaborado el 21-01-2015 y publicado
el 03- 02-2015, evidenciándose que en el caso mencionado se
supera el límite de tres (3) días hábiles siguientes a la expedición
de los documentos.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a
los plazos
establecidos.
Descuido
administrativo.
Inefectivos
mecanismos de
seguimiento a la
publicación del
SECOP.
Análisis de la información del
sistema de información
estadística SIMAT.
SIMAT - Plan de
ordenamiento territorial.
Diciembre 20 de
2016 Enero 30 de 2017
Priorización de las
instituciones y sedes
educativas.
SIMAT Diciembre 20 de
2016 Enero 30 de 2017
Focalización de los titules
derecho los cuales serán
beneficiarios del programa de
alimentación escolar.
SIMAT Diciembre 20 de
2016 Enero 30 de 2017
Incluir en la minuta del
contrato como una obligación
del operador del programa de
alimentación escolar la
publicación en un lugar visible
de la minuta.
Contratos- Minuta
publicad- Actas de
visita de interventoría.
Enero 30 de 2016 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información
Realizar reunión de padres de
familia en el mes de febrero
de 2017, para darles a
conocer el ciclo de menús y
entregar el documento en
forma física.
Acta de reunión de
padres de familia-
Firmas de recibió del
documento por parte
de los padres de
familia.
Enero 30 de 2017 Febrero 18 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Rectores
Instituciones
Educativas
Verificar el cumplimiento de la
publicacion de las minutas
patron en el 100% de las
Instituciones Educativas
oficiales del Municipio de
Manizales.
Registro fotografico y
actas de las visitas. Enero 30 de 2017 Febrero 18 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Rectores
Instituciones
Educativas
3
Comité PAE Instituciones Educativas Municipio de Manizales.
Aunque las intituciones educativas visitadas por la Contraloria
General de la Republica en el Municipio de Manizales, cuentan
con Comité de Alimentacion Escolar, se encontro en actas que
no se reunen con la periodicidad establecida en los Lineamientos
Tecnico Administrativos del Miniterio de Educacion.
Ausencia de
seguimiento por
parte del comité
de alimentación
escolar de cada
institución
educativa.
Incumplimiento
a los
lineamientos de
la Resolucion
16432 de 2015
lo cual genera
deficiencias en
el control social
del programa de
alimentacion.
X
Seguimiento desde la
unidad de Cobertura y
Sistemas de Información
de las reuniones
bimensuales del comité
de alimentación escolar
de las instituciones.
Retroalimentar seguimiento de la
ejecución del programa de
alimentación escolar mediante el
seguimiento al servicio prestado en
las instituciones educativas
oficiales.
Incluir en el plan de
alistamiento como una
obligación del operador y
supervisor del contrato del
programa de alimentación
escolar: hacer seguimiento a
la periodicidad de las
reuniones de comité de
alimentación escolar en cada
institución educativa, de la
misma manera participar
activamente del mismo.
Plan de alistamiento.
Actas de seguimiento o
reunion.
Enero 30 de 2017 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información
Socializar con rectores la
importancia de los CAE y la
periodicidad de las reuniones
y la obligación de enviar a la
Secretaría de Educación
copia de las actas de manera
bimensual.
Acta de reunión de
rectores- Circulares. Enero 30 de 2017 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información
Elaborar diagnóstico
situacional.
Identificar a la población escolar
que debe recibir prioritariamente la
atención alimentaria.
12
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información
EDUCACION
(Plan alimentación-PAE)
1
Diagnostico situacional Manizales.
Al solicitar a la Administración Municipal de Manizales el
documento DIAGNOSTICO SITUACIONAL que cumpliese con
los requerimientos de los lineamientos Técnico Administrativos
del PAE, se aporto archivo en formato en Excel que contenía el
diagnostico de la infraestructura educativa que es solamente uno
de los elementos que debe contener el diagnostico.
Carencia de un
diagnóstico
situacional con
los
componentes
establecidos en
el lineamiento
técnico
administrativo
del programa de
alimentación
escolar PAE.
X
2
Publicación minutas patrón en lugar visible de los comedores
escolares, Municipio de Manizales.
Efectuadas visitas de control por parte de la CGR durante el mes
de septiembre de 2016 en 5 instituciones educativas del
Municipio de Manizales, se encontró que en cuatro de ellas las
minutas patrón no estaban publicadas de manera visible a la
comunidad educativa.
Ausencia de la
minuta patrón
publicada en
lugar visible
para la
comunidad
educativa.
Incumplimiento
de los
lineamientos de
la resolucion
16432 de 2015
del Ministerio de
Educacion
Nacional.
X
Ubicar en un lugar
visible para la
comunidad educativa la
minuta patrón del
programa de
alimentación escolar.
Dar cumplimiento a los
lineamientos de la
Resolución 16432 de
2015 del Ministerio de
Educación Nacional.
Socializar con la comunidad
educativa la minuta patrón del
programa de alimentación escolar.
Consolidar la información de
las actas de reuniones de los
comités PAE de cada
institución educativa e
identificar los hallazgos más
representativos, con el fin de
implementar planes de mejora
inmediatos.
Documento mensual de
hallazgos identificados
y plan de mejora.
Marzo 05 de 2017 Noviembre 05 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información
Realizar contratación directa
para prestar el servicio de
alimentación escolar durante
tres meses del año lectivo
escolar.
Convenios suscritos. Enero 23 de 2017 Junio 16 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Unidad Jurídica
Definir parámetros de nueva
contratación del servicio PAE
con el Ministerio de Educación
Nacional a fin de cumplir con
la Normatividad vigente.
Directrices Ministerio
de Educación
Nacional.
Enero de 2017 Junio 16 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Unidad Jurídica
Se solicitara concepto juridico
y asesoria a la Secretaria
Juridica de la Alcaldia y a las
demas entidades.
Actas de reunion y
asesorias con la
Secretaria Juriidca del
Municipo y demas
entidades y conceptos
juridicos al respecto.
Enero de 2017 Junio 16 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Unidad Jurídica
Establecer procedimiento para
que en las instituciones
educativas se publique las
raciones diarias efectivamente
entregadas de acuerdo con la
asistencia diarias de los
titulares y su respectiva
diferencia.
Procedimiento
elaborado- Acta de
reunión de socialización
con los rectores de las
instituciones educativas
oficiales.
Enero 30 de 2017 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Rectores
Instituciones
educativas
Diseño formato de
publicación. Formato. Enero 30 de 2017 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Verificar el cumplimiento de
esta obligación por parte de
interventoría, supervisión y
rectores de las instituciones
educativas oficiales.
Fotos - Actas de visita. Enero 30 de 2017 Diciembre 07 de 2017
Unidad de
Cobertura y
Sistemas de
Información -
Rectores
Instituciones
educativas
Garantizar la oportunidad y calidad
en la operación del programa de
alimentacion escolar y el
cumplimiento de las normas en
materia contractual.
Implementar un
procedimiento que
permitan evidenciar el
número de raciones
diarias efectivamente
preparadas de acuerdo
a la asistencia diaria de
los titulares de derecho,
control que sera
realizado por cada
Rector de las
Insttuciones Educativas.
Realizar control a las raciones
diariamente entregadas con
respecto a las contratadas
inicialmente.
4
Contratación directa Municipio de Manizales.
El Municipio de Manizales celebro 16 convenios de asociación en
la vigencia de 2015, y dos(2) en el primer semestre de 2016. Se
acudió a la modalidad de convenios de asociación para evitar el
proceso licitatorio, apartándose de las normas de orden publico
sobre la forma general de seleccionar al contratista y
desconociendo la reglamentación(Decreto 777 de 1992) que
excluye del ámbito de su aplicación a aquellos contratos que se
celebran con personas privadas sin animo de lucro, cuando
aquellos impliquen una contraprestación directa a favor de la
entidad pública o desarrolla proyectos específicos.
La ejecucion y
operación del
programa de
alimentacion
escolar se esta
llevando a cabo
mediante la
modalidad
Convenio de
Asociacion.
X
Implementar plan de
contingencia con el fin
de garantizar la
prestación del servicio
desde el primer día del
calendario escolar.
Buscar alternativas
juridicas para la
ejecuccion del programa
de Alimentacion Escolar
con el fin de lograr
transparencia en la
contratcion y prestacion
del servicio.
12 EDUCACION
(Plan alimentación-PAE)
5
Raciones entregadas instituciones educativas del Municipio de
Manizales.
En visitas efectuadas por la CGR a Instituciones Educativas del
Municipio de Manizales, con el acompañamiento de miembros de
la Institución Educativa se realizo conteo, uno a uno, de las
raciones entregadas a los estudiantes por el operador día de la
visita tal como consta en la respectiva Acta de visita Especial de
la CGR . El resultado del conteo realizado se comparo con el
numero de estudiantes publicados en el formato de visibilidad,
estableciendo que en la mayoría de las IE no se entregaron el
total de las raciones informadas por la IE y/o publicadas en el
formato de visibilidad.
Falta
seguimiento y
control en el
programa de
Alimentacion
Escolar al
interior de las
Instituciones
Educativas.
X