Cartel de Licitación Privada LOC-PR-008-2022
Cartel de Licitación Privada LOC-PR-008-2022
Licitación Privada Internacional Concesionario de Alimentos y Bebidas para la Copa
Mundial Femenina de la FIFA Sub-20 Xxxxx Rica 2022™
Tabla de Contenido
1. Introducción 2
2. Definiciones 2
3. Objeto de la contratación 3
4. Obligaciones del Contratista adjudicado 4
5. Condiciones de la contratación 6
6. Afiliados Comerciales 10
7. Obligaciones de LA ORGANIZACIÓN 10
8. Instrucciones para ofertar 10
9. Documentación legal que debe acompañar la oferta 12
10. Aclaraciones al cartel 13
11. Admisibilidad de las ofertas 13
12. Subsanación y estudio de las ofertas 14
13. Evaluación de ofertas 14
14. Plazo y forma de adjudicación 15
15. Garantía de cumplimiento y formalización contractual 15
16. Modalidad y forma de pago del canon 16
17. Ejecución del contrato 16
18. Penalidades por defectos de ejecución 17
1. Introducción
La Federación Costarricense de Fútbol ha sido designada por la FIFA (Federación Internacional de Futbol Asociado) para llevar a cabo en Xxxxx Rica la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022™, del 10 al 28 xx xxxxxx del 2022.
La responsabilidad de la organización de la Copa recae en la Federación Costarricense de Fútbol (FEDEFUTBOL o “Federación”, en adelante) que ha designado al Comité Organizador Local (Local Organization Committee, “XXX-XX” x “XXX”, xx xxxxxxxx). A este conjunto se le llamará, en adelante: “La Organización”.
Mediante acuerdo de cesión de derechos FIFA autorizó al Comité Organizador Local (COL-CR) la comercialización de alimentos y bebidas en los estadios de la Copa, siendo su responsabilidad garantizar la correcta operación de los servicios de alimentos y bebidas para las diferentes sedes y eventos propios del Mundial y pudiendo para ello delegar en un tercero la operación de alimentos y bebidas.
Para suplir dichos servicios, LA ORGANIZACIÓN ha decidido contar con un concesionario de alimentos y bebidas que opere el servicio de forma integral y que, entre otras cosas, provea el personal calificado para satisfacer los requerimientos de servicios para la Copa Mundial Femenina Sub-20 y cuya contratación es el objeto de este procedimiento de licitación privada internacional.
La contratación se rige por el derecho privado, se tramitará y ejecutará de conformidad con las Políticas de Adquisición de Bienes & Servicios para la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA, los criterios de contratación establecidos por el Comité Organizador Local de Costa Rica y las directrices emitidas por FIFA para las adquisiciones de bienes y servicios en cuanto a autoridades y tipos de contratación, bajo la consigna de la búsqueda de transparencia y calidad. Además, se encuentra sujeta a las disposiciones y reglas del Acuerdo de Cesión de Derechos de Alimentos y Bebidas de la FIFA al Comité Organizador Local.
2. Definiciones
Para el buen entendimiento del cartel, el contratista tiene por establecidas las siguientes definiciones:
1. AFILIADOS COMERCIALES: cualquier empresa a la que la FIFA haya concedido derechos de patrocinio en relación con la Competición, conocidos también como FIFA Partners, Patrocinadores Nacionales y licenciatarios de marca.
2. CANON DE CONCESION: monto que el concesionario entregará a LA ORGANIZACIÓN por el uso de las instalaciones de las sedes de la Copa Mundial para la venta de alimentos y bebidas, de acuerdo con lo establecido en este cartel.
3. FEDEFUTBOL: Federación Costarricense de Fútbol.
4. COL-CR: Comité Organizador Local Xxxxx Rica encargado de organizar en la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022™.
5. LA ORGANIZACIÓN: COL-CR y FEDEFUTBOL en conjunto
6. COPA MUNDIAL FEMENINA SUB-20 DE LA FIFA: torneo mundial patrocinado por FIFA, a efectuarse en Xxxxx Rica.
7. FIFA: Federación Internacional de Futbol Asociado
8. F&B: Alimentos y Bebidas.
9. EN: Xxxxxxx Xxxxxxxx
00. EMS: Estadio Xxxxxx Xxxx
3. Objeto de la contratación y servicios requeridos
El objeto de esta contratación es concesionar el servicio de alimentos y bebidas que opere durante los partidos de la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022, en los dos estadios sedes del campeonato, Estadio Nacional y Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx. El concesionario debe encargarse de:
3.1 Operar los puestos de comidas existentes en los estadios: 6 puestos fijos, 4 en Estadio Nacional y plazoleta de activación de marcas y al menos 2 en el Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx ofreciendo para ello el personal necesario
3.2 Operar unidades móviles, quioscos y máquinas auto expendedoras de alimentos y bebidas (el número será propuesto por el oferente), ofreciendo para ello el personal y equipo necesario, por su cuenta.
3.3 Operar ventas en graderías o “hawkers” (alrededor de 100 vendedores para el Estadio Nacional y 20 vendedores para el Xxxxxx Xxxx).
El servicio a brindar por el concesionario incluye: propuesta y dotación del menú (únicamente marcas autorizadas por la FIFA o productos sin marca visible); propuesta logística-operativa (funcionamiento, personal, cantidad de puestos recomendadas, equipo e insumos necesarios y tipo de servicio) para lo cual se cuenta con la información de cada uno de los estadios en el Anexo 0 x Xxxxx 0 equipo e insumos necesarios para operar los puestos fijos, quioscos, unidades móviles y máquinas expendedoras de ventas. Los puestos fijos cuentan con agua y luz cuyos gastos estarán a cargo de LA ORGANIZACIÓN. Cualquier otro servicio público, debe ser asumido por el concesionario incluyendo internet y datáfonos.
La propuesta final que resulte ganadora del concurso requiere una aprobación final del FIFA, en cuanto al montaje operativo, menú y los precios finales.
Se requiere además generar reportes de ventas periódicos de acuerdo con los requerimientos de este cartel.
4. Obligaciones del Contratista adjudicado
La empresa que resulte adjudicada deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
4.1. Comprender, implementar y reforzar todas las medidas y recomendaciones brindadas tanto por las autoridades nacionales, como por la FIFA y LA ORGANIZACIÓN, con respecto a las medidas de seguridad, salud pública, seguridad laboral, prevención y protocolos Covid-19 tanto para el personal que trabaje para la empresa contratista como en eventuales ajustes que deban hacerse respecto a medidas de limpieza y desinfección.
4.2. Quien resulte adjudicado no podrá ceder a terceros la responsabilidad y la coordinación por la ejecución de las actividades, ni el cumplimiento de obligaciones que deriven de la adjudicación del presente concurso. Solamente le será permitido realizar las subcontrataciones necesarias para la entrega de un servicio de alta calidad, siempre y cuando haya sido aceptado de esta forma por LA ORGANIZACIÓN. Esto implica que la oferta debe indicar expresamente qué servicios se subcontratarán, por ejemplo food trucks, con detalle del montaje propuesto, el nombre de la empresa a la que se pretende subcontratar (En caso de que LA ORGANIZACION lo considere necesario, el Oferente deberá entregarle la información de contacto directo de la empresa para validarla) y del tipo de producto a ofrecer, teniendo en consideración que ninguno de los productos pueden exhibir marcas y que debe tener el branding del torneo.
4.3. Firmar el contrato correspondiente, en el momento en que así lo requiera LA ORGANIZACIÓN contratante, una vez adjudicado el contrato, previa rendición de la correspondiente garantía de cumplimiento.
4.4. Proveer toda la flexibilidad necesaria a LA ORGANIZACIÓN para responder de manera satisfactoria a las posibles modificaciones del objeto contractual que surjan tanto antes como durante el evento, de forma colaborativa.
4.5. Proveer los servicios adjudicados con cada uno de los requerimientos técnicos especificados en este cartel de concesión y sólo durante los días de partidos de la Copa Mundial.
4.6. Abstenerse de vender mercancías o productos distintos a los alimentos y bebidas, atendiendo siempre los lineamientos del COL-CR y de FIFA.
4.7. Abstenerse de ofrecer alimentos y bebidas en otras locaciones distintas a los estadios aludiendo a la obtención de derechos sobre la base de este concurso.
4.8. El proveedor adjudicado deberá brindar un reporte de ventas a más tardar 24 horas después de finalizado cada partido y un reporte total de ventas a más tardar 4 días después de finalizado el evento (Campeonato) el cual deberá desglosarse por sede y por producto.
4.9. Es responsabilidad del contratista adjudicado velar por la limpieza de todos los puestos de comida que sean aprobados dentro del concepto.
4.10. El proveedor adjudicado deberá comprar los productos de los afiliados comerciales o del distribuidor autorizado por el afiliado comercial de Food &Beverage, utilizando la información que se ofrece en el punto 6.1
4.11. El proveedor adjudicado deberá garantizar que los productos que distribuye sean de alta calidad y que cumplan con los estándares de los afiliados comerciales de F&B.
4.12. El proveedor adjudicado garantizará que a los Afiliados Comerciales de F&B no se les cobre ningún tipo de costo de descorche por los productos vendidos en el sitio.
4.13. El proveedor adjudicado será responsable de cualquier infraestructura, mobiliario, material y/o equipo que sea necesaria para la operación de la concesión y para la instalación, vigilancia, almacenamiento, desmontaje y retiro de estos.
4.14. Los afiliados comerciales de alimentos y bebidas pueden proporcionar accesorios y/o equipos (por ejemplo, equipos de refrigeración, unidades de exhibición, u otros artículos que pueden presentar la marca de los afiliados). Si LA ORGANIZACIÓN notifica al proveedor adjudicado que uno o más afiliados comerciales están suministrando accesorios y/o equipos para su uso en las concesiones, entonces el concesionario deberá utilizar dicho equipo en lugar del equipo existente y/o suyo propio, según sea el caso.
4.15. El proveedor adjudicado será responsable del mantenimiento, seguridad y almacenamiento de cualquier accesorio y/o equipo provisto por los afiliados comerciales y los devolverá limpios, en buen estado de funcionamiento y en buenas condiciones.
4.16. El proveedor adjudicado debe almacenar los productos del Afiliado comercial de alimentos y bebidas estrictamente de acuerdo con las pautas de almacenamiento del afiliado comercial de F&B proporcionadas por LA ORGANIZACIÓN.
4.17. El proveedor adjudicado será responsable de que el personal necesario para brindar el servicio en los términos requeridos en este cartel se encuentre legalmente contratado por la empresa contratista, así como cumplir con las obligaciones obrero patronales que procedan según el tipo de relación entre los trabajadores y la empresa (incluidos puestos, unidades móviles y vendedores ambulantes). Deberá proporcionar ropa adecuada para todo el personal, incluyendo ropa de seguridad y protección, dependiendo de la actividad que ejerzan. El personal debe contar con un uniforme limpio para usar todos los días que están obligados a trabajar en las concesiones y debe haber suficiente stock en cada sitio en caso de que se necesite cambiar alguna prenda.
4.18. Las Afiliadas Comerciales de Food & Beverage tienen derecho a proporcionar, a su propio costo, uniformes o artículos de uniforme, con sus marcas, para el personal de Concesiones (incluidos puestos de concesión, personal de unidades móviles y/o vendedores ambulantes). En tal caso, dicho personal de Concesiones deberá portar los uniformes o piezas de uniforme suministrados por las Afiliadas Comerciales de Food & Beverage. Los vendedores en las graderías deberán portar, además de uniformes, números únicos visibles que los identifiquen.
4.19. Si los Afiliados Comerciales de F&B optan por no proporcionar uniformes, el proveedor adjudicado se asegurará de que todos los uniformes de las concesiones estén completamente sin marca (sin marcas registradas, logotipos, o cualquier otro signo distintivo). Todos los uniformes deben presentarse para la aprobación de LA ORGANIZACIÓN y la FIFA antes de la Competencia, en el plazo que establecerá LA ORGANIZACION
4.20. El proveedor adjudicado también se asegurará de que el personal de Concesiones no use ningún artículo adicional no aprobado por LA ORGANIZACIÓN y la FIFA, como pines, insignias, botones u otros elementos de señalización adicionales, a menos que se indique lo contrario.
4.21. Cumplir con todas las leyes, decretos y regulaciones nacionales relacionadas con el manejo de alimentos y bebidas al público, higiene y seguridad, así como medidas específicas de atención a COVID-19
5. Condiciones de la contratación
5.1. Generales:
5.1.1 El oferente debe constituirse como proveedor formal de la Federación: El Oferente deberá estar debidamente inscrito en el registro de proveedores de la Federación Costarricense de Fútbol, lo cual se podrá realizar durante el periodo de recepción de ofertas. (deberán completar el Formulario de Registro de Proveedores y la Declaración de Conflicto de Intereses que se adjuntan como Anexos 1 y 2 de este documento) o bien antes de suscribir el contrato de servicios correspondiente.
5.1.2 El CONCESIONARIO ADJUDICADO, deberá realizar un adelanto de pago de US$5,000 (cinco mil US dólares) para firmar el contrato, por concepto de garantía de cumplimiento. Esta garantía podrá tenerse, al final de la contratación, como parte del canon a pagar, en caso de que el monto no se liquide por concepto de multas o cláusulas penales que deban aplicarse.
5.1.3 La Organización designa a Xxxxxxxx Xxxxx, Gerente de Mercadeo, como fiscalizador técnico y administrativo (Encargada del contrato): su obligación será otorgar la orden de inicio de la ejecución del contrato; velar por que el proveedor se ajuste al cumplimiento de lo establecido en este cartel, y/o en los cambios que se aprueben y que pasen a formar parte del alcance del
proyecto. Así mismo, será el enlace principal entre el Contratista y la Organización. El contratista deberá garantizarle al Encargado del Contrato, en todo momento, el acceso a la información necesaria para verificar el cumplimiento y la calidad de los servicios contratados, así como para realizar la planeación y la toma de decisiones para prevenir y/o corregir posibles desviaciones en su alcance. El Oferente que resulte seleccionado tendrá la obligación de ofrecer al Encargado del Contrato todas las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato, sus entregables y cumplimiento de objetivos. Una vez que se cuente con el Coordinador de Alimentos y Bebidas las tareas del encargado de contrato pasarán a ser su responsabilidad.
5.1.4 El Oferente debe tomar en consideración y aceptar que se requerirá de sus servicios incluso en horarios especiales: fines de semana, días festivos, y en horarios nocturnos y/o rotativos para completar las actividades requeridas.
5.1.5 El Oferente será responsable por cualquier costo de aseguramiento de su personal y/o cualquier otro elemento necesario para ejecutar/entregar los servicios contratados. La Organización no asumirá ninguna responsabilidad para con el personal contratado y/o subcontratado por el Oferente y sus asociados.
5.1.6 El oferente deberá tomar en cuenta que LA ORGANIZACIÓN en conjunto con la FIFA tendrán el derecho de inspeccionar las concesiones para asegurarse de que las mismas cumplan con las obligaciones establecidas en los requisitos y ordenar medidas correctivas.
5.2. Específicas
5.2.1 Propuesta logística-operativa: Deberá presentar en inglés y español y de acuerdo con el objeto de este contrato y contemplará al menos:
5.2.1.1 El menú deberá indicar el precio de venta de cada línea, que deberá ser el mismo para cada sede y para la totalidad de los partidos. Los precios que se ofrezcan serán en números cerrados y no se podrán aceptar monedas como método de pago. Para esto se deberá utilizar el Anexo 5.
5.2.1.2 Logística, distribución y ubicación de los puestos de alimentos y bebidas; incluyendo el detalle de la cantidad de personal propuesto para atender cada uno, en cada sede, en los diferentes días de partido tanto para los puestos fijos como la venta en graderías. En el caso de los puestos fijos la propuesta de personal tendrá en consideración que la persona encargada de cobrar sea diferente a la que sirve los alimentos.
5.2.1.3 El oferente deberá indicar en su oferta el tipo, número, cantidad de equipos e insumos y la ubicación exacta de los puestos o puntos de venta sugeridos las cuales quedan sujetos a la aprobación de LA ORGANIZACIÓN en caso de resultar adjudicado.
5.2.1.4 La propuesta operativa deberá contemplar la dotación de un líder que será responsable de la comunicación, el control y, en general, de la ejecución del contrato y con el cual LA ORGANIZACIÓN coordinará todo lo necesario.
5.2.2 Los permisos municipales y de salud; así como cualquier otro requisito legal-por ejemplo, el carné de manipulación de alimentos- para el funcionamiento de los servicios de venta de comidas corresponderán ser tramitados por el concesionario, bajo su responsabilidad absoluta. La operación a derecho bajo dichas autorizaciones o permisos será responsabilidad exclusiva del contratista.
5.2.3 Cumplir con el plan de manejo de residuos por estadio de acuerdo con la Legislación Nacional (Reglamento No. 37308-S).
5.2.4 El Contratista deberá indicar en detalle la forma de pago que implementará, tomando en cuenta que el pago por medio de datáfono debe ser la forma principal de pago, aceptando y promocionando el pago con VISA al ser socio de servicio de pago de la FIFA. Deberá tomar en cuenta que los equipos y su respectivo funcionamiento es parte de la responsabilidad de la contratación por lo cual deberá velar por el buen funcionamiento del servicio, por ejemplo, cantidad de equipo y conectividad.
5.2.5 Los productos de alimentos y bebidas dentro de cada sede se venderán en los puestos fijos y vendedores en graderías y podrán vender a través de: Unidades temporales o móviles, máquinas expendedoras, según la propuesta del oferente.
5.2.6 El oferente deberá ofrecer los puestos suficientes (puestos fijos, temporales, vendedores) para satisfacer la demanda de alimentos y bebidas, de acuerdo con las proyecciones de asistencia de LA ORGANIZACION y garantizar un servicio ágil y adecuado para una competencia internacional de fútbol Anexo 9.
5.2.7 El oferente deberá tomar en consideración que los horarios de funcionamiento de los puestos durante los días de partido en cada sede serán notificados al proveedor adjudicado y el mismo será definido por LA ORGANIZACIÓN.
5.2.8 Los precios de venta al público que se definan en el contrato (que serán los aprobados por FIFA) no podrán ser variados por el concesionario. Si así ocurriere se expondrá a las penalidades contenidas en este cartel.
5.2.9 Los productos de alimentos y bebidas de los Afiliadas Comerciales de Food & Beverage dentro de sus categorías específicas de productos se venderán de forma exclusiva y no se podrán vender productos que compitan con los de las Afiliados Comerciales de Food & Beverage ya sea con o sin marca.
5.2.10 Otros productos que no sean competitivos con los de cualquier afiliado comercial de Food & Beverage pueden venderse en empaques neutrales o sin marca.
5.2.11 El oferente deberá asegurar flujos de trabajo y operación eficientes y diferenciados de los de venta al público que aseguren una buena experiencia al cliente.
5.2.12 El concesionario entiende y acepta que los vendedores que coloque como personal para toda la operación de los puestos de comida, incluidos los vendedores para graderías han pasado por una revisión de antecedentes penales y que, en caso de que se presente algún problema con cualquiera de ellos durante la ejecución de los servicios, deberá ser sustituido en un máximo de 24 horas. Este aspecto deberá incluirse en declaración jurada autenticada por un notario.
5.2.13 El concesionario debe tener la capacidad de abastecimiento de producto suficiente durante todos los partidos. Dicho abastecimiento se realizará de forma ordenada y sistemática, atendiendo a los espacios y procedimientos que LA ORGANIZACIÓN disponga para tal efecto.
5.2.14 El concesionario deberá ajustarse a las siguientes fechas:
ACTIVIDAD | PLAZO |
Entregar a LA ORGANIZACIÓN certificado de seguro válido y vigente | 2 meses previo al inicio de evento |
Presentar Concepto de Concesiones de F&B para aprobación final de LA ORGANIZACIÓN y la FIFA | 3 meses antes del primer partido del evento |
Presentación de Uniformes | 2 meses previo a inicio de evento |
Remoción y encubrimiento de todas las marcas comerciales en mobiliario y equipo | 7 días antes del primer partido del evento |
Producción, instalación y administración de todos los letreros y tableros de menús | 5 días antes del primer partido del evento |
Presentar a FIFA reporte de ventas desglosada por producto | 24 horas después de cada partido |
Retiro de infraestructura, mobiliario y equipo utilizado para operación | 24 horas después del último partido en cada Venue |
Proporcionar a FIFA declaración de los ingresos totales por ventas recaudados durante la Competición por producto y por sitio | 2 semanas después de la final del Campeonato |
6. Afiliados Comerciales
6.1. Coca Cola: Bebidas no alcohólicas, incluidas todas las bebidas carbonatadas y no carbonatadas, tés, cafés, bebidas energéticas, yogur para beber, leche y bebidas saludables.
Contacto Coca Cola | ||
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx | 6185-3218 | |
7. Obligaciones de LA ORGANIZACIÓN
7.1. Proporcionar al contratista los documentos, información y otros elementos necesarios, vinculados a los servicios objeto de este documento.
7.2. Asegurarse de que los empleados, colaboradores o subcontratistas acreditados por el contratista tengan acceso a los lugares donde se prestan los servicios, salvaguardando las reglas de confidencialidad de la propia organización y de FIFA y de seguridad.
7.3. Comunicar al Contratista cualquier anomalía que ocurra en la ejecución del contrato, cuidando que las irregularidades o fallas se corrijan por completo en el plazo necesario.
8. Instrucciones para ofertar
8.1. El Oferente acepta, en el acto mismo de presentación de su oferta, cada una de las condiciones estipuladas en este documento, tales como requisitos, obligaciones y demás condiciones establecidas en todos y cada uno de los apartados de este cartel. Además, manifiesta su total acuerdo con las penalidades que se detallarán más adelante, las cuales aplicarán en caso de incurrir en alguno de los criterios de incumplimiento establecidos en este documento. Se adjunta anexo 3.
8.2. Fecha, hora y lugar de entrega de las ofertas: Las ofertas deben ser entregadas sólo de manera electrónica, únicamente a la siguiente dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx. La fecha de cierre de recepción de ofertas será a los 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación de este cartel. Hora máxima de entrega: 16:00 horas. El acto de apertura de ofertas lo realizará la Encargada de Proveeduría del COL-CR, el día y hora de cierre del periodo de recepción de ofertas, sin participación de los oferentes, pero se levantará un acta en el que conste las ofertas recibidas y se colocará en la página web en la que se publicó el concurso.
8.3. La oferta deberá ser presentada en archivos pdf identificados con sus respectivos nombres: Oferta, Oferta Económica, Documentos Legales y Anexos (indicando de forma separada un nombre para cada anexo que permita identificarlos fácilmente). El oferente entiende y acepta
que los documentos legales deben cumplir con todas las formalidades requeridas en este cartel y que podrá requerirse su presentación física en caso de que sea adjudicado el contrato.
8.4. La oferta debe presentarse sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el contenido, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas. La oferta debe iniciar con un oficio firmado, mediante el cual el representante legal presenta su oferta formal y se compromete a cumplir todas las condiciones, incluido el adelanto de los US$5,000 en caso de ser escogido.
8.5. Las ofertas, así como su documentación complementaria, deberán entregarse en idioma español y el plan operativo deberá incluirse tanto en idioma español e inglés. El incumplimiento de la forma de entrega de oferta será motivo para rechazar la oferta en el acto de entrega (ad-portas).
8.6. La oferta deberá ser firmada por el representante legal de la empresa o quien se encuentre legalmente facultado para ello. Debe aportarse personería jurídica vigente que acredite esa representación; indicación del nombre, cédula, dirección del firmante. Cuando el oferente concurra a través de apoderado o de representantes xx xxxxx extranjeras, así debe hacerse constar, de manera que quede claramente establecida la identidad de la casa o persona que propone y la del agente a través de quien lo hace, con las citas de inscripción respectivas o el aporte de las certificaciones o copias requeridas o bien el poder notarial otorgado para esos efectos.
8.7. Oferta económica/Canon por concesión: El Oferente deberá proponer el canon a pagar por derechos de concesión a LA ORGANIZACIÓN, el cual no puede ser menor a US$50.000 (dólares americanos); indicando el monto total ofertado. Para ello se coloca a disposición la información contenida en el cronograma de partidos del Anexo 8. Presentará, además, la estructura de costos aplicada para el cálculo de los costos del servicio.
8.8. Oferta técnica: El oferente deberá presentar la propuesta de menú con los precios de venta al público por cada tipo de servicio/producto. Para realizar esta oferta utilizará el formato del Anexo 5 de este cartel.
Los documentos para ofertar no podrán ser alterados ni modificados de ningún modo, sino que únicamente completarán los datos solicitados de forma precisa y puntual. Si requiere hacer precisiones o explicaciones adicionales deberá hacerlo en un documento aparte, rotulado como “Documento explicativo de la oferta”.
8.9. Se deberá ofertar en dólares americanos (USD) y exonerado de impuestos, de acuerdo con la Ley N. 10.085 exención de Impuestos para la organización, realización y promoción de la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022”.
8.10. El plazo de vigencia de la oferta deberá ser mínimo de cuarenta y cinco (45) días naturales, a partir de la fecha de entrega y deberá consignarlo de esta forma en la oferta.
9. Documentación legal que debe acompañar la oferta
Los siguientes documentos deben ser aportados por la persona oferente:
9.1. Personería jurídica al día de la empresa oferente y copia simple de la cédula del representante legal de la empresa o poder notarial para actuar en nombre de una casa extranjera, en caso de que no posea sucursal en el país y se trate de una empresa extranjera
9.2. Declaración jurada autenticada notarialmente emitida por el representante legal de la empresa oferente, en la que declare:
9.2.1.Que la empresa se encuentra inscrita como patrono activo ante la C.C.S.S y está al día con sus obligaciones.
9.2.2.Que la empresa se encuentra inscrita como contribuyente ante la Dirección General de la Tributación Directa y que está al día con todas las obligaciones tributarias nacionales.
9.2.3.Que se encuentra al día en el pago de todo otro tipo de impuestos nacionales.
9.2.4.Que, en caso de resultar adjudicado en la contratación de los servicios, cumplirá con todas las obligaciones descritas en este pliego de condiciones y dispuestas en el contrato de servicios que se suscriba entre las partes.
9.2.5.Que no existe ningún conflicto de interés que puedan comprometer la integridad de las acciones del contratista respecto al contratante y que pueda influenciarlas indebidamente, pudiendo ser éstas de tipo económico, político, personal (sentimental, por afinidad o consanguinidad hasta tercer grado) y que su oferta no derivará ninguna ventaja a una tercera persona.
9.2.6. Que cumple con todos los requisitos de admisibilidad exigidos en el cartel.
9.2.7. Sobre la experiencia deberá declarar:
• La fecha desde la cual brinda servicios en el mercado.
• Listado de los eventos para los cuales ha ofrecido el servicio de alimentos y bebidas en eventos masivos (+1000 personas) en los últimos ocho años, detallando para cada uno: nombre del evento (indicar si es o no un evento deportivo), fecha y lugar en que ofreció el servicio y compañía para la cual brindó el servicio. LA ORGANIZACIÓN se reserva el derecho de solicitar documentación para corroborar dicha experiencia.
• Especificar si en cada uno de esos eventos el servicio incluyó o no: el pago mediante datáfono.
9.2.8.Cuando se trate de una empresa extranjera, la declaración jurada sólo deberá cumplir con lo establecido en los puntos 9.2.4, 9.2.5, 9.2.6 y 9.2.7 pero además deberá declarar que: se compromete a cumplir con la normativa laboral y civil/contractual costarricense para la ejecución de este contrato y que en caso de resultar adjudicado procederá a apostillar la documentación legal aportada para que tenga validez en Xxxxx Rica, previo a la firma del contrato.
9.2.9.Que en caso de resultar adjudicado suscribirá una póliza de responsabilidad civil por el monto solicitado en el punto 11.3.3 la cual deberá estar vigente antes de la firma del contrato.
9.2.10.Que entiende y acepta lo indicado en los puntos 5.2.13.
9.3. Al menos dos cartas de recomendación de servicios brindados que hayan sido referenciados en la declaración jurada solicitada con indicación de: nombre del evento, fecha y lugar en que ofreció el servicio y compañía para la cual brindó el servicio, firmada por el representante o encargado de dicha compañía y con mención expresa de la calidad del menú y servicio.
10. Aclaraciones al cartel
Los interesados podrán formular solicitudes de aclaración al cartel, que se tramitarán de la siguiente manera:
10.1. Toda solicitud de aclaración sobre este cartel deberá ser efectuada por escrito, al siguiente correo electrónico: Licitaciones, Comité Organizador Local: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx con indicación del nombre y número de procedimiento.
10.2. Las solicitudes de aclaración se recibirán desde el propio momento de la publicación del cartel, y dentro de los primeros tres días hábiles siguientes a la publicación. Cualquier solicitud presentada de forma extemporánea será desechada y no se le brindará respuesta. Tampoco podrán realizarse solicitudes de aclaración vía verbal o telefónica con el Encargado el Contrato o cualquiera otra persona integrante del COL CR.
10.3. La organización se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las condiciones o especificaciones del proyecto, cuando se consideren necesarias, en el mismo plazo señalado para las aclaraciones, en cuyo caso se publicarán en la página web de la FEDEFUTBOL.
11. Admisibilidad de las ofertas
11.1. La etapa de admisibilidad se refiere a la valoración inicial que realizará la Organización para determinar si las ofertas de las empresas cumplen con los requisitos esenciales mínimos para continuar en el concurso. En caso de que no cumplan serán descartadas y no se considerarán para la fase de evaluación.
11.2. Únicamente serán subsanables aquellos requisitos de evaluación cuya aclaración se refiera a hechos históricos que no pueden modificarse y siempre que no impliquen la generación de una ventaja indebida para los demás oferentes.
11.3. Criterios de admisibilidad de las ofertas:
Para que la oferta sea admitida es necesario:
11.3.1. Que la persona sea jurídica, debidamente inscrita en el Registro Nacional xx Xxxxx Rica, o bien que es una persona jurídica extranjera debidamente inscrita ante la autoridad competente de su país con documentación legal que lo acredite.
11.3.2. Contar con al menos 3 años de experiencia en la venta de alimentos y bebidas en eventos masivos, de más de 1000 personas (este requisito se comprobará mediante la declaración jurada solicitada).
12. Subsanación y estudio de las ofertas
12.1. La Organización podrá solicitar al Oferente, en cualquier momento, la aclaración de aspectos formales o la presentación de documentos adicionales que sean necesarios para la valoración de las ofertas, los cuales deberán ser aportados por el oferente en el plazo establecido. La no entrega de las aclaraciones solicitadas será interpretada por la Organización como una declaración de no interés por parte del oferente y, por lo tanto, su oferta será excluida del concurso a partir de ese momento.
La Organización se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad. La oferta será rechazada cuando presente un precio inaceptable según los precios xx xxxxxxx relacionados con el giro propio del negocio, de acuerdo con el objeto de la contratación.
13. Evaluación de ofertas
13.1. Una vez que se determine que los oferentes y/o las ofertas cumplen con las condiciones de admisibilidad, la documentación legal solicitada y los requerimientos técnicos exigidos en las especificaciones, se someterán a la metodología de evaluación establecida para este proyecto, por medio de asignación de un puntaje para cada uno de los factores de evaluación que se muestran en la siguiente tabla:
Criterio de evaluación | Puntaje | Descripción del criterio de evaluación |
1. Mejor canon propuesto En este rubro se evaluará la mejor opción de canon ofertada en favor de LA ORGANIZACION | 50% | 50% mejor canon 30% segunda mejor oferta de canon 10% tercera mejor oferta 0% otras ofertas |
2. Operación del servicio | 50% |
2.1 Propuesta de menú Este rubro evaluará la mejor opción de menú en cuanto la variedad de opciones y la calidad del servicio | 20% | • Diversidad razonable (variedad en el menú): mayor número de opciones dentro del menú 10% /segunda mejor oferta 5/ el resto 2% ( tendrá ventaja el menú que permita intercambios según gustos del consumidor y el que incluya opciones para poblaciones con necesidades especiales de alimentación) • Calidad del menú: Mejor menú 10% Segundo mejor menú 5% y el resto 2% (este rubro se evaluará con 2 cartas de recomendación) |
2.2 Propuesta logística-operativa Este rubro evaluará la propuesta operativa enfocada en la cantidad de personal que se dispondrá en cada puesto fijo, así como el personal para ventas en gradería (vendedor ambulante), cantidad de puestos adicionales y la sostenibilidad del servicio | 20% | • Propuesta con mayor cantidad de expendios o puestos de comida variados adicionales a los fijos: 10% • Cantidad de personal que excede mínimo requerido en el cartel: 5% mejor opción, 2% segunda mejor opción. • Sostenibilidad en el servicio: Al menos una acción, certificación o similar en cuanto a manejo eficiente de desechos o uso de empaques amigables con el ambiente: 5% mejor opción. |
2.3 Experiencia en eventos masivos Se evaluará la experiencia en eventos masivos (+1000 personas) y se tomará como referencia la declaración jurada solicitada en el punto 9.2.7 | 10% | Menor a 2 eventos masivos (2%) De 3-5 eventos masivos (5%) Mayor a 5 eventos masivos (10%) |
100% | ||
14. Plazo y forma de adjudicación
14.1. La organización tendrá un plazo de cinco días a partir de que se tengan subsanadas las ofertas para realizar el análisis de las ofertas, pudiendo ser menor, en cuyo caso se ajustará el cronograma de ejecución una vez adjudicado.
14.2. En caso de considerarlo necesario, la organización podría ampliar el plazo para la adjudicación. Si esto ocurre, debe solicitar previamente la ampliación de la vigencia de las ofertas.
15. Garantía de cumplimiento y formalización contractual
15.1. El oferente deberá entregar una Garantía de cumplimiento de acuerdo con lo establecido en las condiciones generales de este cartel (5.1.2). La garantía será liquidada previa audiencia escrita
de descargo al interesado, en caso de que el proveedor no cumpla en tiempo y forma con los alcances del servicio adjudicado y/o que se incurra en alguna de las conductas sujetas a penalidad.
15.2. La Garantía podrá realizarse mediante depósito xx xxxx de garantía de instituciones aseguradoras o entidades bancarias, certificados de depósito a plazo, cheques de gerencia o cheques certificados o similares girados a nombre de la Federación Costarricense de Fútbol como beneficiario, y deberá entregarse el documento original, el cual será devuelto una vez que el proyecto haya sido entregado y finalizado conforme a los requerimientos.
15.3. Esta Garantía deberá entregarse a más tardar 3 días hábiles después de comunicada formalmente la adjudicación, como requisito para la formalización contractual y deberá mantener su vigencia por todo el plazo contractual.
16. Modalidad y forma de pago del canon:
16.1 El concesionario cancelará a LA ORGANIZACIÓN el monto por concepto de canon, en dos tractos a pagar de la siguiente manera:
16.1.1 Primer depósito 40%: Se deberá realizar después del segundo partido de la Selección xx Xxxxx Rica (dentro de los tres días naturales siguientes).
16.1.2 Saldo restante 60%: Se deberá realizar 3 días naturales máximo después de finalizar el evento.
Todos los pagos se realizarán mediante transferencia electrónica en moneda estadounidense, (dólar de los Estados Unidos) a favor de LA ORGANIZACIÓN.
17. Ejecución del contrato
17.1. El Contratista iniciará la ejecución del contrato a partir del día siguiente en que reciba la orden de inicio por parte de la Organización. Para girar la orden de inicio de este contrato, ejecutar y supervisar su entrega en tiempo y con altos estándares de calidad se designa al Gerente de Marketing como gestor encargado del contrato.
17.2. El contratista entiende y acepta que el COL CR, por motivos de fuerza mayor -incluida pero no limitada a las emergencias sanitarias o similares que puedan presentarse-, caso fortuito, o bien por la modificación expresa e inesperada de las fechas de la Copa Mundial por parte de la FIFA, podrá suspender la ejecución del contrato de servicios o modificar los términos de la ejecución. Si llegara a ocurrir alguno de esos supuestos, las partes podrán suscribir una adenda con los nuevos términos del contrato, sea en cuanto a los entregables o las nuevas fechas. De no existir acuerdo se procederá a la terminación anticipada del contrato. Las modificaciones o eventuales
suspensiones no implicarán responsabilidad alguna por parte de la Organización, ni otorgará derecho a indemnizaciones al Contratista.
17.3. Para la extensión del plazo total de ejecución o la suspensión del contrato se realizará una comunicación formal y motivada al contratista con al menos cinco días de anticipación a la suspensión o la prórroga.
17.4. La cancelación del evento por parte de FIFA o su suspensión indefinida, por los motivos descritos en el punto 17.2 podrá dar lugar a la terminación anticipada del contrato, sin responsabilidad para las partes. El contratista recibirá los honorarios correspondientes al trabajo ya ejecutado y acorde con el cronograma vigente a la fecha de comunicada la cancelación del evento, siempre que se hayan recibido a satisfacción los servicios. En tales casos, la Organización comunicará formalmente al contratista sobre la cancelación del evento o la suspensión indefinida para la preparación de la respectiva liquidación y finiquito.
18. Penalidades por defectos de ejecución
La organización aplicará las siguientes penalidades al Contratista, en los siguientes casos:
18.1 Se considerarán fechas de entrega las establecidas en el cronograma de actividades del punto 5.2.15 de este cartel. De producirse retrasos en el plazo de los entregables definidos se rebajará al contratista un 1% de la garantía solicitada, por cada día hábil de atraso por concepto de cláusula penal, siendo innecesario que la organización pruebe la existencia de daños y perjuicios para poder hacer el rebajo. El monto correspondiente a la cláusula penal se tomará automáticamente de la garantía.
18.2 El servicio defectuoso entendido como: ofrecimiento de productos distintos a los ofertados y aprobados por LA ORGANIZACIÓN Y FIFA, incumplimiento en el uso de uniformes, tipos de empaques ofertados y modo de operación de los distintos servicios a ofrecer implicará una multa de un 2% de la garantía de cumplimiento, para cada uno de los eventos ocurridos.
18.3 Cualquier variación de precios o cobro indebido a los usuarios que lleve a cabo cualquiera de las personas empleadas o contratadas por el concesionario dará lugar a la imposición de una multa de 5% de la garantía de cumplimiento, por cada evento que ocurra y pueda probarse adecuadamente mediante los mecanismos de fiscalización que establezca LA ORGANIZACIÓN.
18.4 El incumplimiento de las normas de higiene e inocuidad de alimentos requeridas dará lugar a la imposición de una multa por un monto de un 2.5% del valor de la garantía de cumplimiento.
18.5 El daño a la infraestructura física de los puestos fijos de cada uno de los estadios implicará una multa para el concesionario de un 1% por cada daño causado, sin demérito de las pólizas que puedan resultar aplicables o de los cobros por daños y perjuicios.
18.6 El incumplimiento de los protocolos de seguridad que oportunamente dará el COL-CR para cumplimiento del concesionario se multará con un 3% del valor total de la Garantía, cada vez que ocurra un evento de este tipo.
18.7 La venta de alimentos o bebidas en mal estado o contaminados, previa comprobación objetiva de parte del Encargado del Contrato, por queja presentada por algún usuario o por prueba de oficio que realice LA ORGANIZACIÓN, implicará una multa de un 3% de la garantía de cumplimiento, en cada evento que así ocurra.
Sobre las penalidades descritas debe tenerse en cuenta que:
a) La cláusula penal y multas se tomarán de la ejecución de la garantía de cumplimiento y si el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios causados por el incumplimiento se hará al contratista el requerimiento de pago. En todo caso, la ejecución de la garantía no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados con el incumplimiento, del oferente o del contratista, si éstos fueran mayores a los montos rebajados.
b) En ningún caso será necesario que la organización constituya en xxxx al adjudicatario y se observarán únicamente las formalidades establecidas en este apartado.
c) No serán aplicables las penalidades, únicamente, en el caso de que el incumplimiento del oferente obedezca a motivos de caso fortuito, fuerza mayor o responsabilidad directa de la Organización.
d) No se aplicarán eximientes a las multas o cláusula penal en aquellos casos en que el contratista justifique mediante hechos externos sus atrasos pero cuyo impacto no haya ocasionado de forma comprobada y directa tales atrasos.
e) En caso de que, por causas de fuerza mayor, ajenas al proveedor, o bien imputables a la Organización, el primero no pueda realizar la entrega del servicio, producto o entregable pactado, podrá solicitar a la organización contratante, una prórroga dentro de un (1) día hábil siguiente al conocimiento del hecho que provoca la solicitud de prórroga y antes del vencimiento del plazo de entrega. Los eximentes de las penalidades indicados serán aplicables únicamente si el contratista comunica la situación en tiempo y forma, con la respectiva documentación de prueba que sea suficiente y clara.
Las anteriores penalidades no obstan para que se solicite al concesionario la separación inmediata de la persona responsable de lo ocurrido, que brinde servicios o sea empleada del contratista, en cuyo caso dicho personal se debe sustituir en un plazo de 24 horas máximo.