Contract
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para llevar a cabo la supervisión y liquidación (Archivo o Cierre) de contratos y convenios suscritos por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas, con el fin de dar cumplimiento de las metas y objetivos, acorde a la normativa vigente en materia de contratación estatal, garantizando la aplicación de los principios de selección eficiencia, eficacia, celeridad y transparencia.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la designación de la persona que ejercerá la supervisión del contrato o convenio por parte del jefe del área solicitante de la contratación respectiva, la cual se especifica en los estudios previos.
Si el contrato es objeto de liquidación (Archivo o Cierre), el procedimiento finaliza con la publicación de la respetiva Acta de liquidación en SECOP I o SECOP II.
Si el contrato o convenio no está sujeto a la liquidación conforme a la normativa que aplica, el procedimiento termina una vez finaliza el plazo de ejecución del contrato y en consecuencia se remitir el expediente contractual al archivo con todos los soportes de ejecución de este incluido el informe final de supervisión. Sobre los convenios de cooperación internacional o régimen especial se dará aplicación a las cláusulas pactadas en el convenio y se elaborará la respectiva acta de liquidación o de cierre o de archivo.
3. DEFINICIONES
Acta de Cierre o de Archivo: Documento interno que es utilizado por la Entidad para archivar el contrato/convenio y no se dejó estipulada cláusula de liquidación
Acta de Liquidación: Documento que contiene el xxxxx xx xxxxxxx final de la ejecución del contrato o convenio y en el cual constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo por todo concepto.
Balance General o Situación Financiera: Es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.
CPACA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Liquidación Bilateral o de Común Acuerdo: Terminada la ejecución del contrato/convenio y sin superar el término de los cuatro (4) meses, las partes de común acuerdo suscriben documento para declararse x xxx y salvo por todo concepto.
Liquidación Unilateral: Al no declararse x xxx y salvo o de común acuerdo la liquidación (es decir dentro de los cuatro (4) meses a la terminación del contrato/convenio), una de las
partes las partes podrá solicitarlo de forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
Liquidación por Vía Judicial: Si el supervisor del contrato/convenio evidencia controversias contractuales, saldos u otro tipo de falencia técnica, administrativa o financiera no subsanables de forma bilateral/unilateral que por ende impida trámite de liquidación será resuelta entapa judicial. Conforme con lo anterior, el supervisor de La Unidad bajo solicitud de memorando solicitará a la Oficina Asesora Jurídica inicio de la acción contractual para que se declare la liquidación por vía judicial.
Liquidación por Vía Judicial: Si el supervisor del contrato/convenio evidencia controversias contractuales, saldos u otro tipo de falencia técnica, administrativa o financiera no subsanables de forma bilateral/unilateral que por ende impida trámite de liquidación será resuelta entapa judicial. Conforme con lo anterior, el supervisor de La Unidad bajo solicitud de memorando solicitará a la Oficina Asesora Jurídica inicio de la acción contractual para que se declare la liquidación por vía judicial.
Supervisor: funcionario público o particular contratado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, que realiza el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio.
Suscripción del Acta: Firma del documento por las partes.
4. CRITERIOS DE OPERACIÓN
• Para el perfeccionamiento de los contratos y convenios se requiere de las firmas de las partes. establecidos en la normativa vigente
• Para la ejecución de los contratos y/o convenios se requiere de Registro presupuestal y aprobación de la garantía única, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras en cuyo caso se requerirá de la existencia de disponibilidad presupuestal, de conformidad con lo previsto en la ley vigente orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, establecidos en la normativa vigente.
• Las funciones de supervisión deberán realizarse dando cumplimiento a la Normatividad vigente, Manual de Supervisión e Interventoría y el presente procedimiento, a lo establecido en el manual de contratación y supervisión y a lo reglamentado en la normativa vigente.
• De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente no es obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Para los demás contratos se deberá surtir el respectivo procedimiento.
• Posterior al VoBo de los documentos presentados para revisión y aprobación del abogado, el área o DT los radicara ante el responsable de la recepción en el GGC; momento a partir del cual comenzaran a correr 5 días hábiles para la elaboración del acta de liquidación.
• El abogado del GGC informara al supervisor y/o enlace mediante correo electrónico, que ya está a disposición el acta de liquidación bilateral original para la suscripción de las firmas, en los términos de la normativa vigente. En el caso de no cumplir con los tiempos previstos se dará curso a la liquidación unilateral y de no proceder ninguna de las dos anteriores se realizaría liquidación por vía judicial.
• La norma establece un plazo de 3 días hábiles a partir de la radicación del acta firmada, para su publicación en el aplicativo de SECOP por parte del abogado del GGC.
• Las áreas tienen un término de cinco días para tramitar la firma del acta una vez entregada por el abogado del G. G.C.
• En el procedimiento de liquidaciones se debe incluir los términos de notificación de acuerdo con el C.P.A.C.A
• Luego de la radicación del Acta de liquidación en el GGC con las firmas de, Supervisor y contratista, se tendrán tres (3) días para publicar el acta a partir de la fecha de suscripción.
• En la verificación del cumplimiento del objeto contractual se realizará acompañamiento a los enlaces y/o supervisores a través de correo institucional sobre el trámite y soportes para la liquidación y de ser necesario concertar mesas de trabajo.
• Entre actividades 23 y 24. Informar a través del correo al supervisor y al enlace del área que el acta de liquidación debe ser retirada en el GGC para que el área se encargue de recaudar las firmas del supervisor y del contratista.
• Junto con el acta de liquidación el GGC entregará los respectivos memorandos de notificación personal de las actas de liquidación – Bilateral – Unilateral – así mismo el GGC remitirá el memorando de notificación por aviso de las mismas, los términos se ajustan a lo estipulado normativamente.
• Acogerse a los lineamientos establecidos por la Secretaria General y el Grupo de Gestión Contractual de la responsabilidad del cargue de los informes de actividades de Contratistas o proveedores en Contratos de Prestación de Servicios y Apoyo a la Gestión, Contratos de Otras Modalidades y Órdenes de Compra, tanto para SECOP II y Tienda Virtual del Estado Colombiano.
La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citadas en el presente procedimiento se encuentra definida en el Normograma de la Unidad, disponible para consulta en la página web.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Producto y/o Servicio Generado | Descripción del Producto y/o Servicio |
Actas de Liquidación de Contratos y/o Convenios | La necesidad de agilizar los procesos misionales y administrativos de la entidad, para así garantizar la capacidad de respuesta institucional y acercar el Estado a las víctimas para brindarles una oferta pertinente, eficaz, sostenible y oportuna. |
6. ANEXOS
Anexo 1. Formato Solicitud Liquidación de Contratos y Convenios Anexo 2. Formato Solicitud de Modificación Contractual
Anexo 3. Formato Informe Final de Liquidación Anexo 4. Formato Hoja de control tramite liquidación
Anexo 5. Formato Informe de Actividades y Supervisión a la Ejecución Contractual
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión | Fecha | Descripción de la modificación |
01 | 25/06/2014 | Creación del procedimiento Versión 1 |
02 | 29/05/2015 | Se adicionan las actividades 2,3 y 4 y 13, se adiciona una actividad entre actividad 4 y 5. Actividad 5 y 6 unificadas y establece punto de control Ítem del 14 al 21 eliminados |
03 | 01/09/2015 | Se modifica el decreto 1510 de 2013 por el decreto 1082 de 2015 |
04 | 03/05/2017 | Se unifican los procedimientos de supervisión contractual y liquidaciones |
05 | 17/01/2020 | Se realizan ajustes legales y procedimentales de acuerdo con la vigencia y necesidad del proceso Contractual y actualización del Manual de Supervisión e Interventoría |
06 | 04/05/2021 | Se deja en la totalidad de las actividades de la liquidación al Supervisor de Contrato o Convenio ya que este nunca pierde la responsabilidad dentro de la liquidación del contrato y/o convenio Se anexa criterio de operación estableciendo tiempos para la entrega del acta de liquidación para firmas por parte del Supervisor de Contrato o Convenio y contratista Y criterio de operación estableciendo tiempos para firma del acta de liquidación por las partes Se modifica el alcance de acuerdo con sugerencia de auditoría interna 2020 |
07 | 02/12/2021 | Se agregan los últimos 5 criterios de operación; radicaciones y recolección de firmas de actas de liquidación Se modifica criterio de operación de 15 a 5 días hábiles proyección del acta de liquidación GGC Se crean la actividad 33 Punto de Control y 34 Se modifica definición de balance general |
08 | 24/08//2022 | Se crea un criterio de operación del cargue de evidencias en SECOP II y TVE y se modificaron las actividades 9, 10, 11, 13 y 15 |