ESPECIFICACIONES
ESPECIFICACIONES
CONTRACT MANAGEMENT
Gracias a VORTAL no necesitará preocuparse del trabajo administrativo que implica crecer y podrá comenzar a concentrarse en lo que de verdad importa.
EL ÉXITO DE UNA EMPRESA DESCANSA EN EL ÉXITO DE SUS CONTRATACIONES
SUPERVISIÓN DE TODOS LOS CONTRATOS EN CUALQUIER MOMENTO
Los departamentos de compras tienen que contar con registros precisos de los bienes y servicios contratados por la compañía.
Gracias a la Solución de Gestión de la Contratación de VORTAL, se puede gestionar de manera sencilla el ciclo de vida de los contratos. El sistema se encuentra completamente integrado en la plataforma de contratación. De esta forma, las empresas pueden crear, negociar y aprobar fácilmente los mejores contratos. Por supuesto, la
herramienta VORTAL, la mejor xxx xxxxxxx, ofrece un paquete de prestaciones adicionales entre las que se incluye la posibilidad de realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores.
LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN OFRECE LAS SIGUIENTES VENTAJAS:
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Simplifica el proceso de gestión de garantías;
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Facilita el control y la gestión de la facturación;
Posibilita, no solo la aplicación de modificaciones de los contratos una vez formalizados, sino también la interacción con el proveedor en el momento de su aprobación;
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Gestión y control de todos los contratos incluidos en la plataforma VORTAL sin salir de la misma;
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Permite la gestión de la ejecución de contratos y la supervisión del desarrollo de los mismos;
Puesto que el proceso se integra de forma global en la plataforma VORTAL, no es necesario adquirir y gestionar otras herramientas, lo que reduce los costes de compras y los recursos administrativos.
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HITOS
Innovación e Impacto
La Gestión de Contratación VORTAL permite crear contratos de forma sencilla, rápida y coherente a la vez que garantiza el control integral de las condiciones, las aprobaciones y las operaciones de los contratos.
La gestión de la contratación mediante un proceso global reduce la posibilidad de errores y la necesidad de realizar ajustes posteriores en los pagos.
EL ÉXITO DE UNA EMPRESA DESCANSA EN EL ÉXITO DE SUS CONTRATACIONES
Las empresas que cuentan con herramientas de gestión de contratación optimizan
notablemente sus oportunidades de ingresos, cuentan con mejores relaciones con su cadena
de suministro, garantizan el cumplimiento de los contratos de forma activa y reducen los riesgos. El mantenimiento de la visibilidad de los compromisos y riesgos del conjunto de los contratos supone una actividad fundamental de cualquier empresa. La gestión efectiva de la contratación sirve para cumplir con los compromisos
y garantizar que los productos y servicios se ajustan a los términos correspondientes
y favorece la eliminación de los contratos minoritarios, lo que redunda directamente en el éxito de la actividad de la empresa. La gestión eficiente
de la contratación tiene efectos
directos sobre los resultados.
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La Gestión de la Contratación VORTAL mejora la actividad de su empresa desde el primer día
Visibilidad Global de la Contratación:
La gestión de la contratación permite una mejora en los procesos de toma de
decisiones de las empresas por medio de un acceso inmediato a la información de la cartera de contratos tanto activos como archivados.
Gestión de Riesgos:
Los riesgos son inherentes a cualquier actividad empresarial, por eso resulta fundamental localizarlos e identificarlos. La gestión de contratación de las empresas facilita la implementación de controles para unificar la redacción y los términos de los contratos a la vez que ofrece información a los gestores de contratos relativa a la exposición a los riesgos, de forma puedan mitigarlos.
Garantía del Cumplimiento:
Realiza un seguimiento del cumplimiento de la normativa que afecta a las empresas en todos los sectores y ámbitos
geográficos. Garantiza que se respeten los términos y condiciones acordados durante las negociaciones una vez que el contrato entra en vigor.
Aumento de la Productividad:
Permite a los equipos aplicar su experiencia a cada una de las etapas del ciclo de vida del contrato, fomentando así un aumento de la colaboración dentro de la empresa mediante la automatización del ciclo de vida del contrato y permitiendo la excepción - aprobación de los flujos de trabajo.
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PRESTACIONES
CARACTERISTICAS
Gestor de Contratos de Compras
Archivo de contratos de compras para Compradores y Proveedores. Archivo central único de fácil acceso a
todas las propuestas y contratos vinculados con una vista completa de los compromisos existentes. Visibilidad global de todos los contratos, tareas y búsquedas. Creación, revisión y aprobación de contratos de forma sencilla y rápida.
Gestión de Obligaciones
Gestión activa de los compromisos negociados en los contratos para garantizar que todas las partes respetan sus obligaciones y se cumplen todos los términos y condiciones durante la vigencia del contrato.
Catálogo de Contratos
Una vez que ha comenzado la fase de ejecución del contrato, los Compradores pueden modificar los productos y/o servicios adjudicados directamente desde el catálogo inicial. Se pueden añadir cantidades adicionales así como otro tipo de modificaciones, lo cual permite un control total de la Ejecución del Contrato.
Enmiendas Contractuales
Además de los cambios en el catálogo del contrato, se puede editar la totalidad del mismo. Asimismo, la
aprobación de los flujos de trabajo se puede modificar. Y, si el Comprador da su visto bueno, los Proveedores pueden ceder su posición contractual a otros Proveedores.
Documentos de Certificación
La herramienta de Gestión Contractual ofrece una lista de Documentos de Certificación estándar para que los
Compradores escojan los que consideren oportunos con la posibilidad de añadir otros.
Documentación Contractual
La Plataforma cuenta con Modelos de Contratos que facilitan la edición de los contratos nuevos con la posibilidad de subir documentación externa. Se pueden crear Modelos Nuevos a partir de una gran variedad xx xxxxxx dinámicos con información disponible en la plataforma de forma que se puedan generar contratos nuevos de forma automática.
Asociación entre diferentes Contratos
Se pueden vincular distintos contratos para mejorar la trazabilidad de los mismos y, si se modifica alguno, el sistema avisa en caso de que se deban supervisar y corregir los contratos vinculados.
Firmas Digitales
Ambas partes, si así lo decidiesen, podrán firmar digitalmente los contratos.
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Aprobación del Flujo de Trabajo
El flujo de trabajo interno del cliente está disponible, con la posibilidad de configurar sus propias normas. Antes de enviar el contrato al proveedor, se pone en marcha automáticamente el flujo de trabajo.
Notificaciones y Recepciones
La acción principal entre las partes consiste en generar alertas de correo electrónico y recepción de notificaciones para que a todos los implicados se les notifiquen las tareas urgentes que deban abordar.
Plan de Ejecución Contractual
Planificación de la ejecución de forma integrada. Tanto para el suministro de productos (cantidades) como para la ejecución de servicios (porcentaje). Desde este área los
Compradores pueden supervisar y controlar la ejecución y confirmar y editar los valores reales.
Saldo Dinámico del Contrato
Saldo de pagos y entrega automática. Cada vez que se aprueban o pagan facturas, o se actualiza el plan de ejecución, el saldo se actualiza automáticamente en base a los últimos cambios.
Edición Colaborativa del Contrato
Puesto que se trata de una herramienta colaborativa, los Compradores pueden solicitar a los Proveedores que cumplimenten cierta información. Las versiones que se editen e intercambien permanecerán en el sistema.
Ajustes Financieros
Los Compradores pueden definir si el contrato predice códigos de autorización para el registro de facturas para controlar la emisión de facturas.
Facturación
Los Proveedores pueden registrar sus facturas. Se les notifica la aceptación de las mismas o si resulta necesario llevar a cabo alguna acción complementaria.
Adelantos
Los Compradores pueden establecer adelantos en el plan de amortización de cada factura futura.
Garantías
Se establecen garantías para la gestión del riesgo. Los Proveedores deben subir los documentos solicitados por los Compradores. Con respecto a cada garantía, se gestionan su valor y fecha de vencimiento y se puede añadir la aprobación del flujo de trabajo de forma que la organización del Comprador pueda supervisar este aspecto de la gestión del riesgo.
Cuenta Bancaria del Proveedor
En lugar de tener los datos de la cuenta bancaria de los proveedores almacenada en un documento, dicha información resulta visible en el contrato online, sin
necesidad de descargar el documento. Además, tanto el comprador como el proveedor pueden actualizar dicha información mediante la edición del contrato.
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