Pliego de condiciones publicado con modificación 1
Pliego de condiciones publicado con modificación 1
PLIEGO DE CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN
Objeto Contractual: Compra, según demanda, de suscripciones Microsoft Office 365 y licencias Office última versión disponible
El presente documento contiene las bases de la contratación de referencia y en él se detallan las especificaciones técnicas, generalidades y demás condiciones que rigen el concurso.
1. Consultas y aclaraciones:
Cualquier duda o consulta referente a este procedimiento se deberá gestionar mediante la plataforma SICOP, por lo tanto, esta Proveeduría no atenderá consultas que no se gestionen a través de otros medios electrónicos distintos a dicha plataforma.
2. Requisitos de admisibilidad:
Requisitos de admisibilidad para las líneas 1, 2 y 3
2.1 La oferente deberá haber implementado de manera satisfactoria al menos dos (2) soluciones de productividad Office 365 en los últimos tres (3) años anteriores. Se tomarán como experiencia válida aquellos contratos que actualmente se encuentren en ejecución, así como ejecutados a la fecha de apertura de las ofertas, cada una de al menos 500 suscripciones, dentro o fuera del país. Para demostrar lo anterior, por cada solución implementada, el oferente deberá aportar una carta emitida por el cliente en formato digital, o escaneada siempre que se acompañe de la declaración jurada en la que haga constar que dicha información es copia fiel de la original.
Las cartas deben indicar:
A. Nombre de la institución o empresa en donde se brindó el servicio.
B. Nombre del contacto, número de teléfono y correo electrónico.
C. Fecha de inicio y final de proyecto.
D. Detalle de la solución implementada indicando la cantidad total de suscripciones y el recibido a satisfacción.
2.2 El o la oferente deberán aportar una carta en estado vigente al día de apertura de ofertas, por parte del fabricante, donde se demuestre lo siguiente:
a) Estar registrados como Microsoft Partner Network Member (al día a la fecha de la apertura de ofertas), para lo cual deben contar como mínimo con el nivel “Gold Partner” o superior y la competencia “Cloud Productivity”.
b) Contar, al día de apertura de ofertas, con al menos tres (3) años de relación con el fabricante de los productos ofertados.
c)Que está autorizado para comercializar el tipo de programa de licenciamiento Enterprise Agreement Subscription.
La(s) carta(s) deben indicar los datos de la persona que la emitió, a saber: nombre, número de teléfono y correo electrónico.
Nota: Se aceptarán cartas en formato digital, o escaneadas siempre que se acompañen de la declaración jurada en la que haga constar que dicha información es copia fiel de la original y que no ha sido alterada. El Poder Judicial se reserva el derecho de corroborar la información aportada.
Requisitos de admisibilidad para la línea 4
2.3 El oferente de productos Microsoft debe estar registrado como Microsoft Network Member y contar como mínimo con el nivel Silver Partner o superior en Xxxxx Rica. Para comprobarlo, debe presentar certificación del fabricante en estado vigente a la fecha de apertura de ofertas de la presente contratación.
Dicha condición podrá ser verificada a través del sitio Web de Microsoft por la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación.
2.4 El oferente debe contar con al menos 3 años de ser distribuidor autorizado del fabricante de los productos ofertados, previos a la fecha de apertura de ofertas, para lo cual deberá aportar una carta del fabricante en estado vigente a la apertura de ofertas de la presente contratación, esto para demostrar estabilidad y solidez en este mercado. La carta debe indicar el nombre de la persona que la emitió.
Nota: Se aceptará carta en formato digital, o escaneada siempre que se acompañen de la declaración jurada en la que haga constar que dicha información es copia fiel de la original y que no ha sido alterada. El Poder Judicial se reserva el derecho de corroborar la información aportada.
3 Condiciones específicas de la contratación:
3.1 Lugar de Entrega | Para las líneas N°1, 2 y 3 la entrega debe realizarse virtualmente, registrando las suscripciones como disponibles en el portal Microsoft Office 365 propiedad del Poder Judicial, esto en coordinación con el Lic. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, jefe del Subproceso de Base Tecnológica, de la Dirección de Tecnología, correo: xxxxxxxxxx@xxxxx-xxxxxxxx.xx.xx, teléfono 0000-0000 Para la línea N°4 el lugar de entrega del objeto contractual será la Dirección de Tecnología de Información, con el Lic. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, jefe del Subproceso Gestión del Servicio, de la Dirección de Tecnología de la Información, correo electrónico xxxxxxxx@xxxxx-xxxxxxxx.xx.xx, teléfono 0000-0000 |
3.2 Plazo de Entrega | Líneas 1, 2 y 3: 5 días hábiles después de que la Dirección de Tecnología de la Información realice la solicitud de las suscripciones, mediante oficio a la empresa adjudicataria. Momento en que debe quedar activas las nuevas suscripciones. Línea 4: 10 días hábiles después de que la Dirección de Tecnología de la Información realice la solicitud de las licencias, mediante oficio a la empresa adjudicataria, momento en que deben quedar activas las licencias. |
La revisión definitiva del objeto contractual estará a cargo del Lic. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, jefe del Subproceso de Base Tecnológica, de la Dirección de Tecnología de la Información, correo electrónico xxxxxxxxxx@xxxxx-xxxxxxxx.xx.xx, teléfono 0000- 0000. | |
3.3. Garantía Técnica | Para las líneas N°1, 2 y 3 la garantía mínima deberá ser por el mismo periodo de suscripción de cada una de las licencias requeridas. Para la línea N°4 la garantía técnica deberá ser de al menos doce (12) meses contados a partir de la fecha de activación del servicio. |
3.4 Requiere exoneración de impuestos de nacionalización: | Marque con una X: Si ( ) No ( ) Observaciones: El o la oferente deberán indicar un único plazo de entrega el cual se verá suspendido al momento en que el adjudicatario haga la entrega de todos los documentos requeridos para el trámite de la exoneración y seguirá contando a partir del día hábil siguiente en que la Administración entregue al contratista la nota de exoneración debidamente aprobada por el Ministerio de Hacienda. Se aclara que cuando el contratista requiera que se endose la factura o la guía de transporte y se deban firmar cesiones de derecho, las mismas deberán adjuntarse a los documentos presentados para el trámite de exoneración, con el fin de que una vez listo dicho trámite se retiren debidamente firmados. Caso contrario, no se suspenderá el plazo de entrega de requerir firmas adicionales al trámite normal de la exoneración. En todo caso se aclara que el plazo de entrega propuesto en la oferta no deberá contemplar el tiempo que demanda la Administración en llevar a cabo estos trámites. En caso de que no se marque ninguna opción se dará por entendido que no requiere exoneración de impuestos. El detalle del trámite de exoneración de impuestos de nacionalización y el trámite del pago al pedido del exterior se encuentran disponibles en la xxxxx://xxx.xxxxx- xxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx, en “Consultas y Servicios”, apartado de Información de interés para los proveedores. |
4. Certificaciones y otros documentos que deberá aportar el oferente
4.1. Adjuntar fotocopia de la cédula de identidad de la persona que firma la plica y detallar claramente el número de cédula jurídica. |
4.2. Se deberá cancelar en la plataforma SICOP el timbre de la Ciudad de las Niñas por un valor de ¢20,00. |
4.3 Aportar copia digitalizada de la certificación de Personería Jurídica y certificación de naturaleza y propiedad del capital social. |
4.4 Conforme con el Decreto Ejecutivo N° 43433-H publicado en el Alcance N° 47 a la Gaceta N° 43 del 04 xx xxxxx del 2022 mediante el cual se adicionan los incisos d) y e) al artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se deberá adjuntar a la oferta la siguiente declaración jurada, firmada digitalmente por el representante legal de la empresa o por la persona física oferente según corresponda: a) En caso de personas físicas, se deberá presentar una declaración jurada que indique quien será el beneficiario final[1] incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final. b) En caso de personas jurídicas, se deberá presentar una declaración jurada de la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quien pertenecen. Se deberá detallar en forma precisa y completa los beneficiarios finales, incluido el o los nombres completos de sus beneficiarios finales, el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además la información anteriormente señalada. |
4.5 . Verificación de certificaciones que el Departamento de Proveeduría consultará vía plataforma SICOP: 4.5.1 De conformidad con el oficio N° DCO-0562-2017 de fecha 08 xx xxxxx de 2017, de la Caja Costarricense de Seguro Social, debido a la automatización de procesos y a los avances tecnológicos la consulta para verificar si los oferentes se encuentran al día con las obligaciones de la Seguridad Social, se puede realizar mediante la dirección electrónica autorizada xxx.xxxx.xx.xx “Patrono al día/ Consulta Morosidad”, en adelante el Departamento de Proveeduría verificará que los oferentes nacionales se encuentren al día con las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, o bien, que tenga arreglo de pago aprobado por ésta. En este sentido, de acuerdo a la Ley 8909 publicada en la Gaceta N°46 de 7 xx xxxxx del 2011, mediante la cual se reforma el artículo 74 bis de la Ley Orgánica de la C.C.S.S., dicha verificación se realizará mediante la plataforma SICOP. 4.5.2 Adicionalmente, se realizará la consulta que el oferente se encuentra al día con los pagos de FODESAF |
4.6 Consulta de certificación que el Departamento de Proveeduría consultará vía sistema electrónico: De conformidad con el oficio N° DSC-03-2018 de fecha 15 de enero de 2018, de la Dirección General de Tributación, mediante el cual informa la posibilidad de verificar mediante la dirección electrónica que estableció y autorizó el Ministerio de Hacienda para verificar si las personas físicas o jurídicas, se encuentran al día con el pago de los impuestos que administra dicha Dirección, en adelante el Departamento de Proveeduría para todo proceso de Contratación Administrativa, verificará que los oferentes nacionales se |
[1] De conformidad con el artículo 5 de la Ley N° 9416 denominada Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, se entiende por beneficiario final o efectivo, la persona física que ejerce una influencia sustantiva o control, directo o indirecto, sobre la persona jurídica o estructura jurídica de manera que cuenta con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tenga derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos.
encuentren al día con las obligaciones tributarias que administra la Dirección General de Tributación. La consulta de pago de impuesto que se verificará es la siguiente: • Consulta Situación Tributaria: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx.xx/XXX/xxxXxxxxxxxXxxxXxxxxxxxxx.xxxx Sin perjuicio de lo anterior, en todo caso el Poder Judicial podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones tributarias. |
4.7 De conformidad con el Decreto Ejecutivo 33111-MEIC del 6 xx xxxxx de 2006 “Reglamento a la Ley de Fortalecimiento de las PYMES”. Ley No.8262 del 2 xx xxxx de 2002 y la Ley de Incentivos para la Producción Industrial. En caso de que la empresa oferente sea PYME, deberá presentar en la oferta una certificación emitida por la Dirección General de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Economía, Industria y Comercio en la que se demuestre que la oferente cuenta con la condición de PYME de producción nacional en el producto o servicio específico que se está licitando, vigente a la fecha de la apertura, adicionalmente se deberá de indicar si se es PYME de industria, servicio o comercio (en el caso de las ofertas que se presenten en consorcio, bastará con que uno de sus miembros demuestre que es PYME en el bien o servicio que se licita, para lo cual deberá presentar dicha certificación vigente a la fecha de la apertura. |
4.8 La oferta se debe confeccionar con el impuesto de valor agregado para los bienes que se adquieran en esta contratación, esto de conformidad con la Ley N° 9635 -Fortalecimiento de las Finanzas Públicas. El porcentaje a aplicar por concepto de IVA para todas las líneas de este procedimiento es de un 13%. |
5. Régimen de Tributación Simplificada
5.1 El artículo 29 de la Ley N° 9635 denominada Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, y el artículo 41, inciso 7, literal a), del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado (Decreto Ejecutivo 41779), establecen que los contribuyentes sometidos al Régimen de Tributación Simplificada están exceptuados de la aplicación de la retención del impuesto del valor agregado,
5.2 Así las cosas, tomando en cuenta dicha normativa, se establece que, para una evaluación de las ofertas en igualdad de condiciones entre los oferentes, en el caso de que algún interesado en presentar su oferta pertenezca al Régimen de Tributación Simplificada, deberá considerar en su oferta lo siguiente:
5.3 Indicar si pertenece al régimen de tributación simplificado. SI NO , y aportar la respectiva
constancia en formato digital en estado vigente emitida por el Ministerio de Hacienda en donde se hace constar dicha condición.
5.4 Si el adjudicatario ostenta la condición de pertenecer al Régimen de Tributación Simplificado, se le descontará el monto correspondiente al IVA aplicado en la(s) línea(s) adjudicada(s).
6. Información general:
Para esta contratación que promueve el Poder Judicial, los oferentes que participen deben observar y ajustarse en lo pertinente a lo indicado en los documentos adjuntos: ANEXO 1: Especificaciones técnicas, ANEXO 2 Condiciones Generales.
Adicionalmente deberán ajustarse a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración,
Ley de notificaciones, Ley de impuesto sobre la renta, Reglamento para las Operaciones Cambiarias de Contado y Ley General de Administración Pública.
6.1 En el siguiente cuadro se detalla el consumo de suscripciones contratadas por la Institución en años anteriores, para que se utilice la información como referencia.
De igual forma para la compra de licencias Office se tiene:
Como histórico del año anterior, se tiene para la línea 1: 4.508 licencias Microsoft Office 365 Plan E1, para la línea 2: 1.261 licencias Microsoft Office 365 Plan E3, para la línea 3: 5.122 licencias Microsoft Office 365 Plan Exchange Online y la para línea 4: 380 licencias de software Microsoft ESD Office Home and Business.
Y como proyección para el primer año del contrato se tiene los siguientes datos:
Línea | Descripción | Cantidad de Licencias |
1 | Licencia Microsoft Office 365 Plan E1 | 5450 |
2 | Licencia Microsoft Office 365 Plan E3 | 1020 |
3 | Licencia Microsoft Office 365 Plan Exchange Online tipo plan 1 | 4426 |
4 | Licencia de Software Microsoft ESD Office Home and Business | 174 |
Por tratarse de un contrato según demanda, la cantidad estimada de suscripciones que se indica puede variar, de acuerdo con las necesidades institucionales que se presenten, por lo cual la cifra dada debe ser tomada como referencia, la periodicidad usual del consumo será de acuerdo con las necesidades institucionales.
ANEXO 1 ESPECIFICACIONES TECNICAS
Partida | Línea | Descripción | Costo por suscripción de tres meses |
1 | 1 | Adquisición de suscripción Microsoft Office 365 Plan E1 con suscripción de tres meses a partir de la fecha de entrega. | |
1 | 2 | Adquisición de suscripción Microsoft Office 365 Plan E3 con suscripción de tres meses a partir de la fecha de entrega. | |
1 | 3 | Adquisición de suscripción Microsoft Office 365 Plan Exchange Online tipo plan 1 con suscripción de tres meses a partir de la fecha de entrega. | |
Partida | Línea | Descripción | Costo unitario por licencia |
2 | 4 | Compra de licencias de software Microsoft ESD Office Home and Business última versión disponible. |
1. El objeto contractual de este procedimiento corresponde a la compra según demanda de suscripciones Microsoft Office 365 (partida 1), cada suscripción tendrá una vigencia de 3 meses y podrá prorrogarse por periodos iguales hasta 1 año. Por otra parte, este procedimiento también corresponde a la compra según demanda de licencias de software Microsoft ESD Office Home and Business última versión disponible (partida 2). El contrato bajo la modalidad según demanda como tal tendrá una vigencia de un año, prorrogable facultativamente hasta 3 periodos iguales (periodo máximo a contratar 4 años).
1.1 Especificaciones para las líneas N°1, 2 y 3 que conforman la partida 1:
1) La entrega de las suscripciones debe hacerse efectiva 5 días hábiles después de solicitadas por la Dirección de Tecnología de la Información como se estableció en la cláusula 3.2 “Plazo de entrega”. Para lo cual deberá aprovisionarse las suscripciones en el portal Microsoft Office 365 propiedad del Poder Judicial.
2) El licenciamiento debe tener la flexibilidad de permitir agregar suscripciones durante cualquier momento del contrato.
3) La Administración únicamente requerirá bajar las cantidades que considere al finalizar el último trimestre del año contractual, según la necesidad institucional, sin incurrir en un costo adicional.
El contratista debe garantizar que, durante el momento de la prórroga del contrato, se pueda disminuir
cantidades de suscripciones según lo defina la Administración.
4) Los oferentes deberán aportar con su oferta el documento digital o el enlace (link) donde pueda ubicarse la información referente a los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) establecidos para Microsoft Office 365, vigente al momento de la apertura de ofertas, ya que este acuerdo de nivel de servicio son los tiempos que regularan los reportes ante fallas en el periodo de garantía, que según el fabricante Microsoft el tiempo máximo fuera de servicio durante un año para la herramienta Office 365 es de 9 horas naturales; lo anterior se puede corroborar en el siguiente link. xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/xxxxxx-000-xxx-xxxxxxxx- support-options, teniendo en cuenta lo anterior, se tomará como tiempo máximo de solución de un reporte 9 horas naturales; las cuales empezarán a regir en el momento que se realice la notificación de fuera de servicio al adjudicatorio, ya sea por correo electrónico o por medio de una llamada telefónica.
5) El contratista será responsable de garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información, para lo cual se compromete a firmar un acuerdo de confidencialidad con la institución.
6) El contratista debe proveer las cantidades solicitadas por la institución bajo el contrato “Enterprise Agreement Suscription” que mantenga vigente con el fabricante.
Línea 4: Compra de licencias de software Microsoft ESD Office Home and Business última versión disponible. 1.2 Especificaciones para la línea N°4:
1) Indicar el sitio WEB para la descarga, indicando las claves de acceso necesarias para la descarga. El adjudicatario debe entregar el token ESD y el Key de instalación correspondiente al cambio del token. Además, debe suministrar para cada key la información de la cuenta Outlook utilizada para el canje del token incluyendo nombre de la cuenta y clave.
3) La o las claves requeridas (keys), en caso de que sean necesarias para la instalación, u otro aspecto técnico requerido para su funcionamiento. (Token más key de instalación, debe entregar ambos, no se aceptará solo la entrega de una serie. Además, debe suministrar para cada key la información de la cuenta Outlook utilizada para el canje de los tokens: nombre cuenta, clave.)
4) Una vez recibido los insumos solicitados, el Poder Judicial debe verificar la documentación y demás requerimientos solicitados, y en caso de que el producto se descargue de un sitio, se debe realizar el proceso correspondiente para disponer del software. Posterior a dicha verificación se podrá dar el visto bueno (si se cumple con lo solicitado) el proveedor podrá tramitar la factura correspondiente.
2. Acuerdo de confidencialidad
2.1 El contratista deberá suscribir un “Acuerdo de Confidencialidad” con el Poder Judicial, en el que se comprometerá a guardar absoluta reserva sobre cualquier tipo de información a la que tenga acceso con motivo de la adjudicación de esta contratación. Para ello, de previo al inicio de la contratación, la Dirección de Tecnología de la Información remitirá el Acuerdo correspondiente para revisión de la Dirección Jurídica, quien se encargará de su posterior suscripción por parte de los representantes de la adjudicataria y del Poder Judicial. Así mismo, se incluirá un compromiso de confidencialidad entre la empresa adjudicada y el personal técnico y profesional que
estará trabajando en el objeto de esta contratación, de manera que estas personas sean advertidas y estén obligadas a respetar los términos del Acuerdo. De comprobarse la divulgación de información confidencial o sensible, el Poder Judicial procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la Ley. Se aclara que el Subproceso de Base Tecnológica se encargará de la coordinación de la firma del contrato por ambas partes.
2.2. El contratista se compromete a guardar completa confidencialidad de la información que se genera u obtenga como producto de los servicios amparados con la presente contratación. La violación de este principio podría ser motivo de la finalización de esta.
2.3 El contratista estará obligado a no revelar en forma personal o de manera alguna hacer del conocimiento público, por cualquier medio de comunicación, ya sea escrito, hablado o electrónico, los informes producto del contrato, parciales o totales. De comprobarse algún incumplimiento a esta cláusula, el Poder Judicial tomará las acciones pertinentes para que se apliquen las sanciones correspondientes de acuerdo con el marco jurídico establecido.
2.4 Igualmente, la empresa se obliga a guardar total confidencialidad respecto de cualquier información que conste y que no necesariamente fuera producto del contrato, en resguardo de la seguridad institucional.
2.5 En este sentido, el contratista, así como los profesionales que destaque para esta contratación; se comprometen bajo fe de juramento, a guardar total confidencialidad respecto al funcionamiento de los procesos y/o sistemas del Poder Judicial, quedando bajo su responsabilidad las consecuencias de tipo legal, civil o de otra índole que puedan derivarse de la divulgación o uso indebido de esa información.
3. El o la oferente debe emitir declaración jurada donde manifieste que ante un eventual incumplimiento se compromete a respetar los tiempos de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) establecidos para Microsoft Office 365 y que ante alguna falla o incumplimiento en el servicio que sobrepase los tiempos establecidos, en caso de ser adjudicada, se compromete a resarcir al PODER JUDICIAL el valor correspondiente a la afectación según lo indicado en el apartado de “Cláusula Penal” para estos casos.
ESTE ANEXO Nº 2 NO DEBE SER DEVUELTO A LA PROVEEDURÍA, YA QUE ES PARA CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN EXCLUSIVA DEL OFERENTE
ANEXO Nº 2 CONDICIONES GENERALES
1. OFERENTE:
1.1 Será oferente la persona física o jurídica que presente oferta, actuando directamente, o por medio de un representante legal debidamente autorizado. En este último sentido, será responsabilidad exclusiva de todo proveedor verificar su condición en la plataforma SICOP y mantener actualizada su información y documentación.
1.2El (la) oferente podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante xx xxxxx extranjeras, en cuyo caso, deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta.
1.3La capacidad de actuar del oferente (sea física o jurídica), deberá ser acreditada mediante el aporte de la siguiente documentación, según sea el caso:
a) El documento digitalizado de la fotocopia de la cédula de identidad, en caso de personas físicas;
b) El documento digitalizado de la personería jurídica o del poder respectivo, en caso de personas jurídicas;
1.4 Sólo podrán contratar con la Administración las personas físicas o jurídicas que cuenten con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales de incapacidad para contratar con ella, y que demuestren su idoneidad legal, técnica y financiera, según el objeto de contratación.
1.5 La idoneidad legal, será demostrada con la documentación legal que solicita el presente cartel, la idoneidad técnica con el cumplimiento de las especificaciones técnicas la cual será determinada por la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, la idoneidad financiera, se demuestra con la declaración jurada solicitada sobre la solvencia económica.
2. OFERTA:
2.1 Presentación:
2.1.1 La oferta se confeccionará en idioma español como también la información complementaria que pudiese acompañarla. En caso de literatura u otros anexos en otros idiomas, se requiere que el oferente bajo su responsabilidad acompañe una traducción libre de su contenido.
2.1.2 Las comunicaciones que requiera realizar el Poder Judicial luego de efectuada la apertura de las ofertas, podrán realizarse por medio de la Plataforma SICOP al correo electrónico registrado por el oferente en dicha plataforma para tales efectos.
2.1.3 La oferta debe hacerse con indicación de precios unitarios, ciertos y definitivos. Las cotizaciones deberán hacerse en una única moneda sea nacional o extranjera, en caso de recibir propuestas en distinta moneda al
xxxxx, la Administración la convertirá en colones para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta, xxx xxxxx de los Estados Unidos de América, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al momento de la apertura. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.
2.1.4 Por el solo hecho de presentar oferta, se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones y especificaciones de este cartel, así como a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
2.1.5 Forman parte de la oferta electrónica los documentos que se anexan una vez registrada y firmada en SICOP.
2.1.6 El Sistema Internacional de Unidades de Medida; basado en el sistema métrico decimal, es de uso obligatorio en la oferta.
2.1.7 De conformidad con el oficio N° DCO-0562-2017 de fecha 08 xx xxxxx de 2017, de la Caja Costarricense de Seguro Social, debido a la automatización de procesos y a los avances tecnológicos la consulta para verificar si el oferente se encuentran al día con las obligaciones de la Seguridad Social, se puede realizar mediante la dirección electrónica autorizada xxx.xxxx.xx.xx “Patrono al día/ Consulta Morosidad”, en adelante el Departamento de Proveeduría verificará que el oferente nacional se encuentre al día con las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, o bien, que tenga arreglo de pago aprobado por ésta. En este sentido, de acuerdo la Ley 8909 publicada mediante la Gaceta N° 46 de 7 xx xxxxx del 2011, mediante la cual se reforma el tercer párrafo y el inciso 3) artículo 74 y se adiciona el artículo 74 bis de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social, y en concordancia con lo establecido en el artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, dicha consulta se realizará mediante la dirección electrónica autorizada por la Caja Costarricense del Seguro Social.
Sin perjuicio de lo anterior, en todo caso se podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero-patronales.
En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito, ya sea como patrono o trabajador independiente, o que está inactivo, ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la CCSS, artículos 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante el Servicio de Inspección de la CCSS.
2.1.8 De conformidad con la circular DCO-00529-2019, de fecha 05 de setiembre de 2019, de la Caja Costarricense de Seguro Social, mediante la cual se informa de la publicación en La Gaceta No. 131 de fecha 12 de julio del 2019, de la Ley 9686 “Impulso a la Formalización de empresas morosas con la Caja Costarricense de Seguro Social”, se informa que se estará aplicando lo establecido en dicha Ley conforme se detalla: “…Durante la etapa de ejecución del contrato, si un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este …”.
2.1.9 A falta de indicación expresa en la oferta el término de su vigencia, se entenderá que la misma, por su sola presentación, se mantendrá vigente por el plazo indicado en este pliego de condiciones, conforme lo estipulado en el artículo 67 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
2.1.10 El acto de adjudicación o el que declara infructuoso o desierto el concurso, se emitirá en un plazo que no será superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas.
2.1.11 El oferente está obligado a detallar en forma clara y precisa el objeto cotizado y los extremos a que se obliga con su oferta, según los requerimientos comprendidos en este pliego de condiciones.
2.1.12 No se admitirán ofertas que establezcan pago anticipado.
2.1.13 El oferente será el responsable de brindar en su oferta, la información suficiente requerida para su evaluación.
2.1.14 No se autoriza la presentación de ofertas en forma conjunta.
2.1.15 El oferente podrá interponer recursos de objeción al pliego de condiciones mediante la plataforma SICOP, en el entendido que deberá formularse dentro del primer tercio del plazo dispuesto para la recepción de ofertas, contado a partir del día siguiente de la publicación o de aquel en que se realice la invitación. Para efectos del cómputo respectivo no se tomarán en cuenta las fracciones.
2.1.16 De igual manera, el oferente tendrá la oportunidad de objetar las modificaciones, adiciones o aclaraciones que se efectúen al pliego de condiciones mediante la plataforma SICOP, la cual deberá interponerse dentro del primer tercio del plazo que medie entre la publicación o comunicación de la variante xxx xxxxxx de condiciones y la fecha señalada para recibir ofertas.
3. GARANTÍAS:
3.1 De participación
3.1.1 Ver apartado “Garantías”, de los detalles del concurso del expediente de la herramienta SICOP.
3.2 De cumplimiento
3.2.1 El porcentaje a depositar se calculará de la siguiente manera: Se tomará el precio unitario ofertado en cada una de las líneas adjudicadas en la partida 1 (por cada suscripción de tres meses) y en la partida 2 (por cada licencia), según sea el caso, y se multiplicará por la cantidad estimada en el cuadro de proyección para el primer año (página 6 xxx xxxxxx de condiciones), el monto resultante se suma y se multiplicará por el 5% (el total a depositar corresponderá al monto resultante de la operación señalada anteriormente). Su vigencia será de 16 meses. Ver apartado “Garantías”, de los detalles del concurso del expediente de la herramienta SICOP.
3.2.2 En caso de prórrogas o de ajustes en los precios, esta garantía debe igualmente prorrogarse antes de su vencimiento o ajustarse en su vigencia y/o en su cuantía, para lo cual el proveedor adjudicado deberá realizar el trámite correspondiente según se describe en la cláusula denominada “Depósito de Garantías”.
3.2.3 El adjudicatario deberá aportar la garantía de cumplimiento en el plazo señalado en la solicitud que se le realizará vía la plataforma de SICOP.
3.3 Depósito de Garantía:
3.3.1 Esta garantía se aceptará solamente en las modalidades previstas en la plataforma SICOP, sea electrónica o en efectivo.
3.2.2 Si la garantía se presenta mediante depósito de efectivo: se deberá depositar en las cuentas CR23015201001024600842 colones) y CR9601520100123646115 (dólares) que se mantienen en el Banco xx Xxxxx Rica.
3.2.3 Salvo manifestación expresa en contrario del depositante, tratándose de garantías en efectivo, se entiende que al ser depositado mantiene su vigencia hasta que sea procedente su devolución.
3.2.4 Prórrogas, Adendum y Enmiendas:
3.2.5 Cuando por alguna razón sea necesario realizar prórrogas, adendum y/o enmiendas a las garantías existentes, estas deberán cumplir lo indicado en los puntos anteriores.
3.2.6 La garantía de cumplimiento, pueden rendirse en colones o en dólares o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato, según corresponda. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.
3.3 Devolución de Garantías:
3.3.1 La devolución de las garantías se realizará vía SICOP, previo a la verificación del cumplimiento de todas las condiciones que están estipuladas en este pliego de condiciones.
3.3.2 La garantía de cumplimiento será devuelta a petición del interesado, después de los quince días hábiles siguientes a la solicitud, una vez finalizado el contrato.
3.3.3 La devolución de la garantía de cumplimiento será procedente una vez recibido en forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual, esto, sin perjuicio de las valoraciones particulares que resulten necesarias en la fase de ejecución, tal y como lo regula el artículo 45 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
3.3.4 La garantía de cumplimiento será devuelta hasta que el objeto contractual haya sido recibido en forma definitiva y a satisfacción del Poder Judicial. Cabe señalar que la devolución de la garantía de cumplimiento opera, en el plazo establecido, a petición del contratista, sin perjuicio de que, ante algún eventual incumplimiento contractual, la Administración deba someter previamente esa garantía a ejecución; por lo que, la devolución en esos casos sería del saldo restante si lo hubiere.
3.3.5 Para la devolución, el interesado deberá presentar lo siguiente:
- Carta donde solicita de manera formal la devolución de la garantía, indicando el motivo de la solicitud de la devolución.
-La carta debe venir debidamente suscrita por el representante legal, con nombre y número de cédula de identidad, así como con el nombre y número de cédula jurídica del proveedor si corresponde.
-Además debe indicarse el número de procedimiento de contratación para el cual presentó la garantía que requiere que le sea devuelta.
- En caso de que la garantía que se requiere devolver corresponda a una garantía en “Efectivo”, se debe indicar el número de cuenta bancaria del Proveedor registrada en SICOP en la que se deberá realizar el depósito de la devolución de la o las garantías requeridas.
3.3.6 La devolución de la garantía de cumplimiento le corresponderá al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual. La devolución de la garantía de participación le corresponderá al Subproceso de Licitaciones del Departamento de Proveeduría
4 SOBRE LA ENTREGA DEL OBJETO CONTRACTUAL:
4.1 En caso de no detallarse plazo de entrega en la oferta, se entenderá que el mismo se ajusta al máximo admisible solicitado para este procedimiento.
Cualquier manifestación en contrario, significará un condicionamiento grave que automáticamente descalificará la oferta del concurso. El plazo de entrega contará a partir del primer día hábil después de recibida la solicitud por parte de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, ya sea por medio de fax, correo electrónico o en forma personal, lo que ocurra primero. En ningún caso, el plazo de entrega puede remitirse a referencias distintas de las indicadas.
4.2 Se advierte a los posibles adjudicatarios, qué en la ejecución del contrato, si por razones debidamente justificadas se hiciera imposible la entrega en el tiempo ofertado, así deberá hacerlo saber al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría Judicial, solicitando la prórroga respectiva antes de que venza el plazo prometido, conforme lo establece el artículo 206 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
4.3 Para efectos del inicio de la ejecución contractual, a pesar de que el Poder Judicial ya está incorporado a SICOP aún no se está haciendo uso del módulo de contratos, por lo que, por el momento para efectos del inicio de la contabilización del plazo de entrega, se estará emitiendo un pedido el cual será notificado oportunamente al contratista.
5. TÉRMINOS DE PAGO:
5.1 El pago será procedente de manera trimestral una vez que opere la activación de la suscripción a satisfacción de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones en las líneas que conforman la partida 1 (líneas 1, 2 y 3) del objeto contractual. Por otra parte, el pago de la línea que conforma la partida 2
(línea 4) será procedente una vez que opere la recepción definitiva y a satisfacción de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones. En acatamiento a la circular Nº 184-2005 emitida por el Consejo Superior y de conformidad con el artículo 10 de la Ley Nº 8131 del 16 de octubre de 2001, Ley de la Administración Financiera de la Republica y Presupuestos Públicos, que establece a favor de las instituciones públicas la libertad de fijar los medios de pago a utilizar, se advierte que el Poder Judicial realizará los pagos bajo la modalidad de Transferencia Electrónica a través de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda en cualquier cuenta que tenga un domicilio financiero registrado en el Banco Central de Costa Rica, dado que la plataforma de pagos que se utiliza es el Sistema Interbancario de Pagos Electrónicos (SINPE) de dicha entidad reguladora.
5.2 En aquellos casos en que el pago por transferencia se vaya a tramitar por primera vez, se debe remitir vía correo electrónico xxxxx-xxxx@Xxxxx-Xxxxxxxx.xx.xx del Departamento Financiero Contable la certificación de cuenta que emite la entidad financiera.
5.3 Dicha transferencia bancaria se ejecutará una vez realizada el servicio respectivo o la entrega del bien, a entera satisfacción del Poder Judicial. Para tales efectos, el adjudicatario debe presentar en un lapso no mayor de cinco días hábiles a partir de la entrega a satisfacción, la facturación respectiva (factura electrónica) ante la Administración, sea el Departamento Financiero Contable u oficina usuaria, con el visto bueno del Administrador del Contrato en la factura, (firma, nombre, número de cédula, sello de la oficina y fecha). Además, debe estar debidamente aprobada en el SIGA-PJ, por parte de cada oficina que recibe el bien o servicio, Acta de Recibo de Bienes y Servicios. El pago se hará efectivo en un plazo no mayor a 30 días naturales.
5.4 En el caso de pagos en moneda extranjera, el Departamento Financiero Contable ejecutará el pago en colones costarricenses, salvo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central xx Xxxxx Rica. Para ese efecto se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central xx Xxxxx Rica, vigente al momento del pago, según lo regula el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en ningún caso el monto pagado será superior al estipulado en el pedido. Es importante mencionar que, el Departamento Financiero Contable dará un trámite preferencial de pago a los pedidos de bienes pactados en moneda extranjera que correspondan a procedimientos de Licitaciones Abreviadas, Públicas y a Contrataciones Directas por excepción.
5.5 Cuando por la naturaleza de la oferta el contratista gestione el reconocimiento de diferencial cambiario ante el Departamento de Proveeduría, se considerará para el cálculo del pago el siguiente procedimiento:
Con la implementación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial (SIGA PJ), el o la contratista que requiera realizar trámites por concepto de diferencial cambiario, deberá de remitir su gestión por escrito al Departamento de Proveeduría, a la dirección de correo electrónico licitaciones@poder- xxxxxxxx.xx.xx.
Es importante que tomen en consideración que, el procedimiento aplica en el momento de realizar el pago de facturas en moneda distinta x xxxxx, por lo que se realizará el proceso de recálculo de forma automática, el cual consiste en actualizar el monto al tipo de cambio, considerando los siguientes escenarios:
Escenario 1: Si el Proveedor presentó las facturas a cobro dentro del plazo ordenatorio de 5 días hábiles siguientes al recibido a satisfacción del bien o servicio por parte del Poder Judicial, se utilizará la fórmula:
Monto actualizado = (P-NC) *TC del día de pago
Donde:
P= Principal en dólares cobrado en la(s) factura (s) cancelada(s). NC= Notas de crédito si las hubiere
TC del día de pago = Tipo de cambio del día de la transferencia.
Escenario 2: Si el Proveedor presentó las facturas a cobro fuera del plazo ordenatorio de 5 días hábiles siguientes al recibido a satisfacción del bien o servicio por parte del Poder Judicial, no obstante, el Poder Judicial logró acreditar el pago dentro del plazo de 5 días hábiles más 30 días naturales posteriores inmediatos al recibido conforme del bien o servicio, se utilizará la fórmula:
Monto actualizado = (P-NC) *TC del día de pago
Donde:
P = Principal en dólares cobrado en la(s) factura (s) cancelada(s) NC = Notas de crédito si las hubiere
TC del día de pago = Tipo de cambio del día de la transferencia.
Escenario 3: Si el Proveedor presentó las facturas a cobro fuera del plazo ordenatorio de 5 días hábiles siguientes al recibido a satisfacción del bien o servicio por parte del Poder Judicial, lo cual originó que la acreditación del pago fuera después del plazo de 5 días hábiles más 30 días naturales posteriores inmediatos al recibido conforme del bien o servicio, se utilizara la fórmula:
Monto actualizado = (P-NC) *TC menor
Donde:
P = Principal en dólares cobrado en la(s) factura (s) cancelada(s). NC = Notas de crédito si las hubiere.
TC menor= Tipo de cambio que resulte menor entre el del día último del plazo de 5 días hábiles y 30 días naturales con que se cuenta para pagar y el tipo de cambio del día en que se acreditará el pago a la cuenta bancaria del Proveedor, utilizando el tipo de cambio de venta xxx xxxxx con respecto al dólar, calculados por el Banco Central xx Xxxxx Rica.
Lo anterior por cuanto, el tiempo de más que transcurra entre el plazo que se concede y la fecha real en que el proveedor presente a trámite de cobro la factura, no debe convertirse en un mecanismo que afecte el Tesoro público y por lo tanto, no generará cargo alguno para el Poder Judicial.
5.6 Las facturas comerciales por concepto de adquisición de bienes adquiridos por el Poder Judicial que se presenten para trámite de pago deben reunir los siguientes requisitos:
a) Emitirse a nombre de “Corte Suprema de Justicia Poder Judicial”.
b) Las facturas comerciales (física o electrónica) deben estar debidamente registradas ante el Ministerio de Hacienda, lo que se verificará con el timbraje correspondiente o la dispensa emitida por el citado Ministerio y resoluciones de la Dirección General de Tributación sobre la incorporación de comprobantes electrónicos.
c) Las facturas electrónicas deben cumplir con las disposiciones que establezca la Dirección General de Tributación en las Directrices o normativa que al efecto se publiquen.
d) Consignar el recibido conforme de los bienes, indicando como mínimo la fecha, nombre completo, número de cédula, sello y la firma de la funcionaria responsable del recibido a satisfacción.
e) Dicha factura debe ser con la numeración electrónica tal y como lo dispone la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda en las directrices DGT-R-48-2016 “Autorización para el uso de los comprobantes electrónicos” y DGT-R-51-2016 “obligatoriedad para el uso de los comprobantes electrónicos”.
f) Especificar en el detalle, el tipo de compra (artículo), la cantidad y el precio unitario de la mercadería adquirida, con la finalidad de dar cumplimiento a las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda en cuanto a las características de las facturas comerciales.
A los documentos que no contengan los requisitos anteriormente indicados no se les dará trámite, ni se recibirán.
a. De conformidad con lo dispuesto por la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el pago a realizar a quienes resulten adjudicatarios, se les retendrá el porcentaje correspondiente por ese concepto.
b. En los casos en los cuales la forma de pago sea internacional el adjudicatario debe consultar la información respectiva en la siguiente dirección electrónica xxxxx://xxx.xxxxx-xxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx, en “Consultas y Servicios”, apartado de Información de interés para los proveedores.
c. Para efectos de pago, la factura electrónica se enviará a la siguiente dirección: fe-prov-cj@poder- xxxxxxxx.xx.xx, en formato PDF y XML y con la confirmación del Ministerio de Hacienda. Se emite a nombre de Corte Suprema de Justicia - Poder Judicial y debe contener el número de contrato y el número de oficio de solicitud.
d. El pago de los bienes adquiridos se realizará previa aprobación del Administrador del Contrato, contra presentación de las facturas en el lugar de destino correspondiente, y recibidos a satisfacción. El trámite de pago se realizará 30 días naturales, posterior al recibo a satisfacción.
6. CLÁUSULA PENAL:
Incumplimiento | Cláusula Penal |
Entrega del objeto contractual de las líneas que conforman la partida 1. | Por cada día hábil de atraso en la entrega de las líneas que conforman la partida 1, se sancionará al adjudicatario infractor con 8.33% del valor total de las suscripciones en atraso para cada línea (entiéndase que ésta corresponde a la cantidad de suscripciones requeridas en el oficio de solicitud emitido por la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones) hasta un máximo del 25% del valor total de la línea que presentó el incumplimiento. |
Entrega del objeto contractual de la línea | Por cada día hábil de atraso en la entrega de la línea que conforma la partida 2, se sancionará al adjudicatario infractor con 4.16% del valor total de las licencias en atraso (entiéndase que ésta corresponde a la cantidad de licencias requeridas en el oficio de solicitud emitido por la |
que conforma la partida 2. | Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones) hasta un máximo del 25% del valor total de la línea que presentó el incumplimiento. |
Atraso en la ejecución de la garantía técnica | Por cada hora natural que el adjudicatario incumpla con el plazo máximo para la solución de un reporte (después de las 9 horas de tolerancia), se sancionará con un 2.77% y hasta un máximo del 25% del valor total de las suscripciones afectadas por el atraso. |
6.1 En caso de que se incurra en atraso en la entrega del bien requerido, o se incumpla con los compromisos adquiridos, la Administración, podrá resolver el contrato, perseguir el pago de daños y perjuicios no cubiertos y aplicar las demás sanciones administrativas que prevé el ordenamiento jurídico.
7. NORMAS PARA LA ADJUDICACIÓN DE OFERTAS:
7.1 Serán evaluadas por el sistema de valoración que se detalla en el pliego de condiciones, las ofertas que guarden un ajuste sustancial a las especificaciones del concurso e incorporen o brinden la información atinente a este propósito; por el contrario, quien incumpla con lo anteriormente establecido resultará descalificado automáticamente del concurso. Ver apartado "Sistema de Evaluación de Ofertas", de los detalles del concurso xxx xxxxxx de condiciones de la herramienta SICOP”.
7.2 Respecto de la información, es claro que el Poder Judicial se reserva el derecho de verificar; en cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que, a su juicio, se considere necesario investigar. La falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso.
7.3 Es responsabilidad del oferente, velar porque su propuesta esté de acuerdo con el objeto del contrato, reúna todos los elementos informativos que inciden en la evaluación.
7.4 El oferente podrá interponer recursos de revocatoria o apelación al acto de adjudicación, a través de la plataforma de SICOP, de acuerdo con lo estipulado en los artículos N° 7, 67 y 68 del Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP".”
8. DE LA EVALUACIÓN O VALORACIÓN DE LAS OFERTAS:
8.1 Aspectos generales de la evaluación:
8.1.1. La base comparativa de los precios de las ofertas estará definida en colones costarricenses de acuerdo con los tipos de cambio de venta de las monedas extranjeras (referencia del Banco Central de Costa Rica al día de la fecha de vencimiento para la recepción de ofertas).
8.1.2 Cabe señalar que la adjudicación recaerá sobre la oferta que obtenga el mayor porcentaje de las ofertas admisibles a concurso.
8.1.2 Para la evaluación de las ofertas se han establecido las partidas N° 1 (líneas 1, 2 y 3) y N°2 (línea 4).
8.2 Desempate:
8.2.1 En casos de empate, los criterios que por su orden se seguirán para resolverlo y determinar él o los adjudicatarios serán los siguientes:
8.2.2 Si dentro de las oferentes empatadas sólo se encuentra una que tenga la condición de PYME, será ganadora esta última, de conformidad con la preferencia legal establecida en el artículo 20 inciso a) de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.
8.2.3 Si la condición de empate se da entre varias oferentes, y dos o más de ellas tienen la condición de PYME, a las que ostenten esta condición se les otorgará el puntaje adicional que les reconoce el artículo 55 bis del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, a saber:
a) Se otorgará un puntaje adicional a cada PYMES que les reconoce el artículo 55 bis del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, según el siguiente criterio:
• PYME de industria 5 puntos
• PYME de servicio 5 puntos.
• PYME de comercio 2 puntos.
c) De persistir la condición de empate, se recurrirá a efectuar un sorteo en el Departamento de Proveeduría, el cual será convocado oportunamente.
9. EN CUANTO A LAS PYMES:
9.1 Toda PYME, en la cotización del precio deberá considerar del monto todos los costos en los que pueda incurrir, (bodegaje, seguro, costos financieros, administrativos u otros, de manera tal que al presentar la oferta se entenderá que el precio los contiene).
NOTA: Según los establecido en el artículo 29 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, los beneficios contemplados en la Ley 7017 “Ley de Incentivos para la Producción Nacional” son aplicables únicamente a la industria costarricense. Para que una empresa extranjera acceda al trato de empresa nacional, es necesario que exista un Tratado de Integración Económica, de Libre Comercio con el país de origen o cualquier otro instrumento internacional vigente en Xxxxx Rica y además que éste desarrolle un capítulo de compras con el sector público, por lo que todo oferente extranjero que pretenda el disfrute de los beneficios de una PYME, deberá presentar la documentación que acredite lo que aquí se establece. En el caso de que un oferente extranjero pueda optar por el trato nacional, para efectos comparativos, la consecuencia será que de competir con nacionales no le podrán sumar los derechos de aduana ni otros gastos de internación. En todo caso, se entiende que tampoco se le aplicarán los beneficios establecidos en la normativa especial que regula la promoción de las PYMES en las compras de bienes y servicios de la Administración.
10. VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
10.1 A la Dirección de Tecnología de la Información y la Comunicaciones, le corresponde verificar la correcta ejecución del objeto contractual, como despacho competente que cuenta con el personal técnico necesario para llevar a cabo y hacerse responsable de lo relacionado con la ejecución del contrato.
10.2 En caso de que el adjudicatario incurra en incumplimientos y/o conductas como las tipificadas por la Ley de Contratación Administrativa, sus reformas, y su Reglamento, se expondrán a la aplicación de las sanciones, a través del Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría, quien llevará a cabo los procesos para la resolución del contrato si así procediera, aplicación de multas, de cláusulas penales, apercibimientos inhabilitaciones, ejecución de la garantía de cumplimiento, e incluso gestionar el reclamo de daños y perjuicios, según corresponda. Así las cosas y de acuerdo con lo que regula el artículo 48 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cobro de las multas y cláusula penal podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo. En caso de que el adjudicatario no haga entrega de los bienes o servicios pactados, se hará consulta a los usuarios directos del servicio respecto a los daños y perjuicios irrogados a la Administración. Si estos no se logran determinar, se cobrará al menos el costo real y efectivo del nuevo procedimiento tramitado para suplir los bienes y servicios, claro está en caso de que este se haya realizado.
11 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD
11.1 A efectos de que el objeto contractual se reciba conforme lo estipulado en el pliego de condiciones y la oferta adjudicada, la Dirección de Tecnología de Información del Poder Judicial realizará las siguientes labores para garantizar que se cumpla lo indicado en el pliego de condiciones:
• Supervisar la correcta ejecución del contrato.
• Verificar el soporte brindado por el proveedor.
Adicionalmente, la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones, brindará el apoyo que esté dentro de su alcance técnico.
12 CONTRATO Y FORMALIZACIÓN:
12.1 Se entenderá que el contrato se perfecciona cuando el acto de adjudicación queda en firme y se ha depositado la garantía de cumplimiento.
12.2 Esta contratación será por un período de un año, prorrogable facultativamente hasta 3 periodos iguales (periodo máximo a contratar 4 años). Si el Poder Judicial determina no prorrogar el contrato, notificará esa situación al contratista con al menos 30 días hábiles de anticipación al vencimiento del contrato vigente.
12.3 Al contratista, le corresponde pagar el monto de las especies fiscales, el cual será calculado por el Área de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica al momento de confeccionar el contrato, o en su defecto, si no se requiere elaborar contrato, corresponderá al Departamento de Proveeduría definir el monto correspondiente, los cuales se calcularán en ambos casos de la siguiente manera:
Caso 1: En contratos cuya estimación es mayor a ¢1.500.000,00 se toma el monto de la estimación y se multiplica por 0,25% (por concepto de entero de gobierno). A este resultado se le agregan ¢500,00 en entero de gobierno por concepto de papelería.
Caso 2: En contratos cuya estimación es de ¢1.000.0000,00 al ¢1.500.000,00 se toma el monto de la estimación y se multiplica por 0,25% (por concepto de entero de gobierno). A este resultado se le agregan ¢250,00 en entero de gobierno por concepto de papelería.
Caso 3: En contrato cuya estimación sea menor al ¢1.000.000,00 se toma el monto de la estimación y se multiplica por 0,25% (por concepto de entero de gobierno). A este resultado se le agregan ¢125,00 en entero de gobierno por concepto de papelería.
Caso 4: Cuantía inestimable; se cobrará únicamente ¢50,00 en entero de gobierno por concepto de papelería, puesto que no hay estimación.
Lo anterior conforme lo establecen los artículos 273 inciso 1; 244, 240 y 241 del Código Fiscal, la suma total podrá ser aportada solamente en entero de gobierno
12.4 El incumplimiento de alguno de los términos del contrato u otras causas calificadas a juicio de la Administración, podrán dar lugar a la terminación de este en cualquier momento, sin que por ello la Institución deba indemnizar al contratista.
De conformidad con los artículos números 183 y 184 inciso 1) de la Constitución Política de Costa Rica y los artículos 32 de la Ley de Contratación Administrativa número 7494 y 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República número 7428 y el Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, publicado en la Gaceta número 202 del 22 de octubre del 2007, y sus modificaciones, la ejecución tanto del contrato como de las modificaciones contempladas en dicho reglamento, no será eficaz ni podrá operarse hasta tanto no se obtenga de previo la aprobación de Área de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica del Poder Judicial; y se satisfagan las formalidades que establece el ordenamiento jurídico.
13 REAJUSTE DE PRECIOS:
13.1 Por el tipo de objeto contractual debido a que éste se solicita bajo el programa de licenciamiento Enterprise Agreement Subscription en el cual el fabricante no realiza reajustes en los precios, situación que fue previamente confirmada con el fabricante, no aplicará reajuste de precios.
14. ESTUDIOS XX XXXXXXX
14.1 La Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones realizará estudios xx xxxxxxx para la revisión de precios cuando lo considere pertinente, atendiendo los siguientes pasos:
14.2 Se elaborará una proforma que detalle la cantidad necesaria de bienes. Dicha cantidad será un estimado para cubrir las necesidades de un periodo de 1 año, considerando las especificaciones del bien e indicando el plazo de entrega y la garantía requerida.
14.3 Esta proforma se remitirá al menos a 3 casas comerciales que tengan como parte de su giro comercial la venta de este tipo de bienes otorgándoles un plazo de 3 días para la recepción de la información.
14.4 Recibida esta información se evaluarán las cotizaciones para verificar que se apegan a las especificaciones o características del bien que la Administración requiere y que está suministrando la casa comercial contratada. De los precios dados se obtendrá un promedio simple del costo en el mercado de los bienes que interesan.
14.5 Se comparará el precio vigente del contrato (sea este el originalmente pactado o bien el último precio reajustado) con el precio promedio xxx xxxxxxx, determinando de este modo si existe diferencia entre ambos, a fin de tomar las medidas necesarias.
14.6 Una vez realizada la comparación, si se obtiene que el precio promedio simple xxx xxxxxxx actual es mayor al precio de la oferta en ese periodo, se mantienen las condiciones de la contratación sin cambio alguno.
14.7 En caso de que el precio promedio simple xxx xxxxxxx sea inferior al costo del bien correspondiente al contrato que se cancela al momento del estudio xx xxxxxxx, la Administración le concederá audiencia a la empresa contratista a fin de que se pronuncie en los siguientes 10 días hábiles a partir de que se le notifique la audiencia. La casa comercial deberá indicar si está de acuerdo respecto al nuevo precio que el Poder Judicial establece, o bien, tendrá la posibilidad de demostrar que el nuevo costo pueda resultar inconveniente para su empresa, adjuntando los documentos de descargo correspondientes.
14.8 Una vez que la empresa conteste la audiencia, el Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual de este Departamento, revisará los documentos aportados y los argumentos expuestos. Si la empresa no está de acuerdo en rebajar su precio y logra demostrar que sus costos no han variado, el precio del producto contratado se mantendría sin modificaciones. Así las cosas, será responsabilidad de la empresa demostrar que el precio cotizado permanece invariable, caso contrario se aplicará el ajuste a partir del momento en que se detectó la diferencia en el precio de adquisición del producto que aquí se contrata.
14.9 Para efectos de revisión de los precios, en la primera revisión se utilizarán los precios originalmente pactados en el contrato. Para los demás estudios, se tomará el último precio ajustado, de manera que si la administración consulta el mercado luego del primer año de vigencia del contrato y al aplicar el anterior procedimiento el precio resulta menor, se define este precio como el vigente para el siguiente año. Este último será el precio a utilizar tanto para revisiones futuras, como para la revisión por reajustes.
14.9.1 Aplica lo mismo para la inclusión de nuevas líneas, pues correspondería su revisión luego de transcurrido el primer año o en el momento que la casa comercial solicite reajuste, por lo cual, para la inclusión de nuevas líneas en el contrato, se tomaría como referencia el precio en el mercado a la hora de realizar el estudio.
14.10 Respecto a los índices a utilizar en caso de comparación de precios, serán los que se encuentren vigentes a la fecha del estudio, sea los que se publican en La Gaceta o los del Banco Central de Costa Rica, esto para el precio cotizado en el caso del primer estudio xx xxxxxxx y luego con el último precio reajustado para los estudios siguientes.
15. Fórmula para detectar variaciones de precio.
15.1 Cada vez que se dé un cambio en el modelo del equipo a entregar, el Poder Judicial procederá a revisar el precio en internet o solicitar cotizaciones, para lo cual, obtendrá tres precios de referencia para el nuevo modelo a entregar y calculará un precio promedio. Este precio lo conoceremos como NPP (Nuevo Precio Promedio).
15.2 En caso de que las especificaciones del equipo se mantengan durante un periodo de un año, se debe de hacer un estudio con la finalidad de verificar si hubo o existe una devaluación en el producto ofrecido, debido a las nuevas condiciones xx xxxxxxx para este artículo, para lo cual se utilizará esta misma fórmula.
15.3 Si el Nuevo Precio Promedio es menor el precio de la adjudicación, el Poder Judicial procederá a comunicarle al adjudicatario lo detectado en el estudio para el nuevo modelo y le solicitará un análisis con todo el detalle pertinente a los costos, así como el margen de ganancia que está teniendo por equipo. Con un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles.
15.4 De considerarse necesario el Poder Judicial le solicitará al adjudicatario una propuesta de mejora, la cual puede ser económica o tecnológica que compense la diferencia encontrada. El Poder Judicial procederá a realizar un estudio de razonabilidad para aprobar o rechazar esta propuesta.
16. INCLUSION DE NUEVAS LINEAS:
16.1 En caso de considerarlo necesario, La Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones contará con la posibilidad de incorporar nuevas suscripciones del mismo tipo no contratadas en este procedimiento, en el entendido de que deberán ser de similar naturaleza y que el aumento no implique más de un 50% de la cantidad originalmente contratada, para lo cual, la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones, solicitará al adjudicatario y al menos a dos casas comerciales más, las cotizaciones correspondientes; las mismas se recibirán en la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones, en sobre cerrado y en la fecha y hora previamente definidas. Para solicitar estas cotizaciones se informarán las condiciones del contrato, a fin de que se cotice bajo los mismos requisitos y condiciones que el contratista que tiene la exclusividad, sea, que la cotización debe darse según demanda, por un plazo de un año, prorrogable hasta cuatro años con un precio fijo.
Con los precios aportados se realizará la operación matemática a fin de obtener un precio promedio xxx xxxxxxx.
Este precio promedio se comparará con la cotización presentada por el adjudicatario. Si el precio del adjudicatario es inferior al precio promedio, por las reglas de exclusividad se le dará preferencia. Si es superior, se le instará a que presente una mejora respecto a este, siempre y cuando, esto no genere o produzca al adjudicatario un precio ruinoso. En este último caso, deberá justificar la correspondiente para hacer el análisis respectivo.
Posteriormente, si se llega a determinar que la oferta es admisible se traslada al Departamento de Proveeduría para que inicien los trámites para que se incorpore dicho bien al contrato. Asimismo, será factible la exclusión de un producto en los casos de que las políticas institucionales varíen o bien sea cuando no sean de utilidad para el Poder Judicial.
17. OTRAS CONDICIONES:
17.1 Es obligación ineludible del adjudicatario, ceñirse estrictamente a las exigencias de este pliego de condiciones y a los términos de su oferta. Consecuentemente, el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en los documentos antes dichos dará lugar a la ejecución de la garantía de cumplimiento y a la resolución del contrato si el incumplimiento fuere grave, sin perjuicio de accionar en la vía jurisdiccional.
17.2 Para aquellos oferentes interesados en participar en esta contratación, se comunica que deberán acatar todo lo establecido en la Circular N° 158-2016, denominada “Guía de conducta para las empresas proveedoras de bienes y servicios al Poder Judicial”, la cual está disponible en la xxxxx://xxx.xxxxx- xxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx, en el apartado de Información de interés para los proveedores.
17.3 De conformidad con la recomendación 4.8 del informe N° 727-31-SAF-2018 del 5 xx xxxxx de 2018 de la Auditoría Judicial, esta Auditoría tendrá la potestad de fiscalizar el cumplimiento de las cláusulas del presente pliego de condiciones, así como del fin público. Dicho informe se conoció y aprobó sesión del Consejo Superior N° 54-18 del 14 xx xxxxx de 2018, artículo XXII.
17.4 De conformidad con lo dispuesto por la ley del impuesto sobre la Renta, en el pago a realizar a quienes resulten adjudicatarios, se les retendrá el porcentaje correspondiente por ese concepto.
17.5 Sobre el clausulado del Capítulo 1 “Condiciones Generales xxx xxxxxx de condiciones de SICOP”:
En cuanto a lo indicado en las cláusulas 17 y 18 del mencionado apartado, las cuales citan:
“ 17. FINIQUITO: Las partes se encuentran facultadas para acordar la suscripción del finiquito del contrato, el cual podrá realizarse dentro del año siguiente o plazo aplicable según normativa, a la recepción definitiva del bien, servicio u obra. La suscripción del finiquito por quien tenga capacidad legal para ello impedirá reclamos futuros, salvo la responsabilidad que corresponda por vicios ocultos.
18. ARBITRAJE: Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Directivo o la Instancia competente de las Instituciones, siguiendo los lineamientos dictados por dicha Instancia.”
Se indica que la Administración podrá hacer uso de lo indicado, sin embargo, para efectos de este proceso, no se estará aplicando lo señalado en dichas cláusulas.
17.6Lo no previsto en este cartel se regirá por las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y demás normativa aplicable.
San Xxxx, 5 xx xxxx de 2022
XXXXXXX XXXXXXX
Firmado digitalmente por
XXXXXX XXXXX
XXXXXXXX
Firmado digitalmente por
XXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX (FIRMA)
XXXXXX
XXXXXXX XXXXXXX
XXXXXX (FIRMA) Fecha: 2022.05.05
-06'00'
SANABRIA (FIRMA) Fecha: 2022.05.05 13:06:10
(FIRMA)
13:28:20 -06'00'