CONTROL INTERNO

BOLETIN No.2

CONTROL INTERNO

SUPERVISION EN LA CONTRATACION ESTATAL

INFIBAGUE

La Vigilancia de los contratos estatales

De conformidad con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal , las entidades Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia Entidad como los del contratista y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Esta Vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual y debe ejercerse a través de un supervisor o interventor, según corresponda.

Que es la supervisión

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

Artículo 83 La ley 1474

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

Que es la interventoría

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Los Supervisores

❖ Siempre debe ser un funcionario de la Entidad Estatal.

❖ Para su selección debe tenerse en cuenta que tenga

asignadas.

❖ Debe hacerse análisis de la carga operativa de quien va a ser designado, para no incurrir en los riesgos derivados de designar como supervisor a un funcionario que no pueda desempeñar esa tarea de manera adecuada.

❖ La comunicación de la designación de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electrónico y debe reposar en el expediente del contrato.

❖ La Entidad Estatal debe tener en cuenta que cuando no se haga la designación del supervisor la responsabilidad de la vigilancia y control de la ejecución del contrato la tiene el ordenador del gasto.

Los Interventores

❖ Persona que autoriza y fiscaliza ciertas operaciones a fin de

que se hagan con legalidad.

❖ El interventor es una figura que hace referencia a la persona física o jurídica que interviene una determinada organización o actividad con el propósito de supervisar y auditar su funcionamiento con base en ciertos parámetros legales y normativos.

❖ La interventoría es una especie del contrato de consultoría, por lo que la selección del interventor siempre debe hacerse a través de la modalidad de selección de concurso de méritos.

❖ Es recomendable que el proceso de contratación para seleccionar al interventor se inicie al mismo tiempo con el proceso de contratación.

❖ Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

❖ Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados a los contratos y convenios.

❖ Asegurar que el contratista cumpla con los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas en el contrato.

❖ Mantener permanente comunicación con el contratista y las dependencias de la Institución involucradas en la ejecución de los contratos.

❖ Velar porque la ejecución del contrato o convenio no

sufra interrupciones injustificadas.

❖ Ejercer seguimiento al cumplimiento de las políticas y acuerdos referentes a seguridad de la información en los contratos, según aplique y velar por la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de propiedad del Ministerio.

FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES Y INTERVENTORES

❖ Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

❖ Para efecto de coordinar las actividades contractuales al interior de las áreas, los supervisores deberán socializar los estudios previos, el proceso de selección del contratista y el contrato resultante de los cuales ejerzan la supervisión sean supervisores en el interior de su grupo de trabajo.

LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE UN SUPERVISOR

❖ Xxxxxx al equipo de trabajo: No es una persona en la que el equipo no pueda confiar o a quien deba temer.

❖ Coordina las tareas del personal: Entre sus principales funciones se encuentran las de delegar y coordinar las tareas que cada miembro del equipo llevará a cabo.

❖ Garantiza el óptimo cumplimiento de responsabilidades: A través de una buena gestión del trabajo, distribuida de manera adecuada en todo el equipo, el supervisor es el responsable de garantizar que todos los empleados cumplan con sus responsabilidades.

❖ Toma decisiones: Debe ser capaz de tomar decisiones, sobre todo cuando se trata de atender a clientes.

❖ Evalúa el trabajo del personal: A pesar de conocer las fortalezas y oportunidades de mejora del equipo, tiene la función de evaluar el desempeño de los mismos, a través de criterios previamente definidos, que permitan la mejora continua de cada uno de los integrantes del mismo.

FUNCIONES GENERALES

❖ Apoyar el logro de los objetivos contractuales .

❖ Velar por el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades, cantidades y adecuada ejecución de los recursos del contrato.

❖ Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato.

❖ Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los bienes o servicios, cuando estos no se ajusta a lo requerido en el contrato, especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas.

❖ Suscribir las actas que se generen durante la ejecución del contrato para dejar documentadas diversas situaciones y entre las que se encuentra: Actas de actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.

❖ Informar a la Entidad Estatal de hechos o circunstancias que pueden constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato; así como entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal desarrolle las actividades correspondientes.

❖ Informar a la Entidad Estatal cuando se presente incumplimiento contractual; así como entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal desarrolle las actividades correspondientes.

RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O

INTERVENTORES

❖ El principio de responsabilidad busca, de una parte, centrar la responsabilidad en los servidores encargados, en general, de responder por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio al contratista, a terceros o a la misma Entidad. Así mismo, pretende enmarcar la responsabilidad de los contratistas en cuanto a su comportamiento en los procesos de selección y en la ejecución de los contratos correspondientes, de tal manera que deberán responder por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio a la Entidad, al manejo de la gestión contractual.

❖ En los términos de la Ley 80 de 1993 y el Estatuto Anticorrupción, las Entidades Estatales, los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la celebración ejecución y liquidación del contrato Estatal son responsables por sus actuaciones y Omisiones y en consecuencia responde Civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometen en el ejercicio de sus funciones.