CONSIDERANDO:

RESOLUCIÓN No. 104 de 2014

(Agosto 27)

“POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXXXX HUILA”

La Gerente de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXXXX

HUILA, en ejercicio de las facultades normativas y en especial las conferidas por el artículo 195 de la ley 100 de 1993, Decreto 1510 de 2013, Resolución No. 5185 de 2013, Xxxxxxx

Xx. 000 xx 0000 x

XXXXXXXXXXXX:

1. Que de conformidad con el artículo 2 de la Carta Política, son fines esenciales del Estado, entre otros, servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, Derechos y deberes consagrados en la constitución.

2. Que según el artículo 209 de la Constitución Nacional, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

3. Que LA EMPRESA SOCIAL XXX XXXXXX XXXXXXXX XXX XXXXXXX XX XXXXXX XXXXX, tiene por objeto la prestación de servicios de salud, entendido como un servicio público a cargo del Estado y como parte integral del Sistema General de Seguridad Social en Salud, acorde con lo consagrado en la Ley 100 de 1993, el Decreto 1876 de 1994, y en sus propios Estatutos, Acuerdo No. 008 del 12 xx xxxxx de 2014.

4. Que de igual manera de acuerdo a lo preceptuado por la Ley 100 de 1993 “Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 194, las Empresas Sociales del Estado se encargan preferentemente de la prestación de servicios de salud en forma directa por la nación o las entidades territoriales, siendo una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

5. Que de conformidad con el numeral 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993, el Decreto 1876 de 1994, los contratos que celebre EL HOSPITAL en su condición de Empresa Social del Estado se regirán por las normas del Derecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria.

6. Que el citado Numeral 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993 también autoriza a las Empresas Sociales del Estado incluir discrecionalmente en los contratos que realice, las cláusulas excepcionales al derecho común, consagradas en el Estatuto de Contratación Estatal.

7. Que no obstante la aplicación de las normas de Derecho Privado respecto de los contratos que celebre la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, a todos ellos resultan aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad y los principios generales de la contratación pública, consagrados en la Ley 80 de 1993 y demás normas complementarias sobre el particular.

8. Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 establece que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen legal contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades para la contratación estatal.

9. Que en virtud de lo anterior, La Junta Directiva expidió el Acuerdo No. 008 del 12 xx Xxxxx de 2014, mediante el cual adoptó el Estatuto de Contratación de la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, acorde con los lineamientos legales establecidos en La Resolución No. 5185 del 04 de Diciembre de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, documento que irradia la composición normativa del presente acto administrativo.

10. Que por disposición del artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, en concordancia con La Resolución 5185 del 04 de Diciembre de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, dispuso que las entidades destinatarias a través del Gerente o Director están facultadas para adecuar mediante acto administrativo el Manual de contratación pertinente, en el cual se consignarán los procesos y procedimientos contractuales que se implementarán para dar cumplimiento con lo ordenado.

11. El Manual de Contratación es un documento que establece la forma como opera la

gestión contractual de las Entidades estatales y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública, la forma en que opera dicha gestión contractual, convirtiéndose en un instrumento de gestión estratégica, puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento de la misión institucional.

12. Que la Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública se aplica a las Empresas Sociales del Estado, a fin de ejercer las estrategias idóneas tendientes a garantizar su cumplimiento.

13. Que El Decreto 019 de 2012 suprimió, reformó, reguló procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública que deberán observarse con diligencia y control.

14. Que por lo anterior y siendo de su competencia la determinación de las disposiciones, principios, metodología de la gestión contractual en el sistema de gestión de la calidad, presupuestos y procedimientos contractuales mínimos, a los cuales se someterá la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1.- REGULACIÓN: Adoptar el Manual de Contratación de la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, como un documento que establece en forma clara la operatividad de la gestión contractual, los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo calidad, eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgos, publicidad y transparencia, el cual se encuentra contenido en la presente Resolución, de conformidad con la siguiente estructura:

CAPITULO I DE LAS NORMAS GENERALES.

CAPITULO II ASESORÍA Y CONSULTORÍA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL CAPITULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.

CAPITULO IV ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CAPITULO V PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS CAPITULO VI DE LA FORMA DEL CONTRATO

CAPITULO VII SITUACIONES CONTRACTUALES CAPITULO VIII MODALIDADES DE CONTRATOS.

CAPITULO IX MECANISMOS PARA EL LOGRO DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN CAPITULO X DISPOSICIONES VARIAS

CAPITULO XI VIGENCIA Y DEROGATORIA

Sin perjuicio de las exigencias dispuestas en normas jurídicas de superior jerarquía respecto de la selección de los contratistas, que con posterioridad expida el gobierno nacional y resulten de obligatorio acatamiento, en los procesos de contratación que adelante la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, se observarán las siguientes reglas:

CAPÍTULO I

DE LAS NORMAS GENERALES

ARTÍCULO 2.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN: El presente Manual tiene por objeto establecer las reglas, principios y procedimientos a los cuales deberán someterse todos los procesos de gestión contractual que adelante La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila para el cabal desarrollo y cumplimiento de sus funciones.

ARTÍCULO 3.- NATURALEZA JURÍDICA: La E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, es una entidad pública descentralizada de categoría especial, personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa creada mediante Acuerdo 032 de 1995 expedido por el honorable Concejo Municipal xx Xxxxxx.

ARTÍCULO 4.- UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO: La E.S.E. Hospital

Xxx Xxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx, fue creada como una institución descentralizada de primer nivel de atención en salud, pertenece a la estructura orgánica municipal, la cual está organizada mediante una Junta Directiva y su dirección administrativa a partir de un gerente.

ARTÍCULO 5.- RÉGIMEN JURÍDICO: El Régimen de contratación del Hospital corresponde al derecho privado, conforme al numeral 6 del artículo 194 de la Ley 100 de 1993 estando facultada para pactar las cláusulas exorbitantes. Le son aplicables El Estatuto de Contratación de la institución, Acuerdo No. 007 de 2014, las emanadas de los órganos rectores de la actividad prestataria de la salud, tales como la Secretaría de Salud Departamental o quien haga sus veces, el Ministerio de la Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud, se aplicarán, en lo que sea pertinente y se les tendrá

como fuente de interpretación, las normas de Derecho privado, prioritariamente las de origen civil y comercial.

Igualmente le serán aplicables en materia de contratación los principios Generales de La Contratación Pública, de la función administrativa, sostenibilidad fiscal, las Cláusulas Exorbitantes, El Régimen de las inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos, conflictos de intereses prescritos en la Constitución y en La Ley 80 de 1993 o norma que lo modifique, complemente o sustituya.

ARTÍCULO 6.- DE LOS PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES.

Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación que adelante la EMPRESA SOCIAL XXX XXXXXX XXXXXXXX XXX XXXXXXX XX XXXXXX XXXXX, se

desarrollarán con arreglo a los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la constitución política, los contenidos en la Ley 489 de 1998, los principios del Sistema General de Seguridad Social en Salud contenidos en el artículo 3 de la Ley 1438 de 2011, los principios del Estatuto General de La Contratación Pública, así como los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos contenidos en el CPACA, en especial; el Debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía, celeridad, planeación, equilibrio contractual, selección objetiva y responsabilidad social y ambiental.

ARTÍCULO 7.- FINES QUE ORIENTAN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA EMPRESA SOCIAL DEL E STADO HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXXXX HUILA:

En los procesos de contratación que adelante la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, los funcionarios encargados de su responsabilidad, tendrán en cuenta que con la celebración y ejecución de los contratos se busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios de salud que correspondan a la empresa y la efectividad de los Derechos e intereses ciudadanos.

ARTÍCULO 8.- CAPACIDAD PARA CONTRATAR: Podrán contratar con la Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, todas las personas naturales y jurídicas consideradas legalmente capaces por las disposiciones legales vigentes. De la misma manera, podrán hacerlo los consorcios y las uniones temporales.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para los efectos de la presente Resolución se entiende por Consorcio cuando dos (2) o más personas en forma conjunta presentan la misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo

solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Por Unión Temporal cuando dos (2) o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante.

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Las personas jurídicas que decidan contratar con la empresa deberán acompañar, si para ellas se exige, el certificado de existencia y representación legal, expedido por la respectiva Cámara de Comercio o por la autoridad competente, expedido con una antelación no superior a treinta (30) días calendario respecto a la fecha de celebración o adjudicación del contrato. En todo caso, el término de duración del ente jurídico no podrá ser inferior al fijado como plazo para la ejecución del objeto del contrato y un (01) año más.

ARTÍCULO 9.- PROHIBICIONES PARA CONTRATAR: No podrán participar en los procesos de contratación ni celebrar contratos con la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, quienes se encuentren incursos en alguna de las causales de inhabilidad o de incompatibilidad para contratar previstas en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002 y demás normas que las complementen o adicionen.

ARTÍCULO 10.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: En todos los contratos

que celebre la E.S.E, se aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Constitución y la Ley vigente y especialmente las previstas en el Art. 8 del Estatuto de Contratación (Art. 6 de la Resolución 5185 de 2013).

ARTÍCULO 11.- DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

SOBREVINIENTES. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una convocatoria o invitación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

PARÁGRAFO: En todo caso, la Empresa exigirá al proponente y a los contratistas que tanto en sus ofertas como al momento de la suscripción de los contratos, manifiesten expresamente y bajo la gravedad del juramento que no se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses.

Se entiende que al momento de formalizar el contrato el contratista hace tal afirmación.

ARTÍCULO 12.- MINUTAS GUÍAS: Con el fin de facilitar la elaboración de los contratos, la E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, diseñará minutas – guías que contendrán como mínimo las siguientes cláusulas: el objeto del contrato, el plazo o término de duración, el valor, la forma de pago, las obligaciones de las partes y las garantías.

ARTÍCULO 13.- DELEGACIÓN PARA CONTRATAR: No obstante lo dispuesto en el artículo anterior acerca de la competencia para dirigir los procesos de contratación, el gerente de la empresa podrá delegar ésta facultad en funcionarios de planta que cumplan con los requisitos legales acorde con los términos del artículo 37 del Decreto Ley 2150 de 1995 y el artículo 9 de la Ley 489 de 1998 o normas que modifiquen, complementen o sustituyan esta materia.

ARTÍCULO 14.- DE LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN

ESTATAL: El Hospital durante la gestión contractual, convocará a las veedurías ciudadanas, en especial en los procesos mediante convocatoria pública para que ejerzan el control social, de conformidad con la Ley, facilitando las actividades de vigilancia, a fin de buscar la eficiencia institucional y la probidad en la acción de los funcionarios públicos. Así

mismo, podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante la entidad para asegurar la finalidad de la contratación que se proyecta a la satisfacción del interés general y el cumplimiento del objeto misional

ARTÍCULO 15.- COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS: El Hospital a

través de la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y el Portal del Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP”, publicará los procesos contractuales que de conformidad con lo ordenado en el Estatuto de Contratación que sean exigibles, facilitando un Link especial de la página del Hospital y el correo electrónico institucional destinado para tal finalidad, que serán los medios tecnológicos para interactuar entre la institución, los oferentes y los contratistas. Al igual dispondrá de los medios convencionales para garantizar la comunicación; teléfono, Fax, carteleras y correo institucional, centrando la atención al público de los procesos contractuales en la Oficina Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO 16.- ARCHIVO DEL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS: Una vez legalizado

el contrato y verificadas las condiciones de ejecución se remitirá a la dependencia responsable para el archivo del contrato original con todos sus documentos debidamente foliados, los cuales reposarán en una carpeta individual para cada contrato.

ARTÍCULO 17.- SANEAMIENTO DEL PROCESO: Si durante el proceso de contratación, el funcionario autorizado encuentra que se ha omitido alguno de los requisitos exigidos, o se ha cumplido en forma deficiente, ordenará su cumplimiento o corrección, siempre y cuando no se encuentre frente a la falta total de capacidad, ausencia de consentimiento, objeto ilícito o causa ilícita, las cuales constituyen causales de nulidad absoluta. Efectuada la enmienda, se reanudará el correspondiente trámite.

ARTÍCULO 18.- DE LA COMPETENCIA PARA CELEBRAR CONTRATOS: Corresponde

a (la, el) Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, ordenar, dirigir y celebrar la realización de los procesos contractuales.

PARÁGRAFO: En los siguientes casos se requiere autorización previa de la Junta Directiva:

a) Para enajenar o adquirir a cualquier título bienes inmuebles.

b) Las Operaciones de Empréstitos, con excepción de cartas de crédito para el pago de importaciones.

c) La creación o participación en Sociedades, Empresas, Corporaciones, Fundaciones y Asociaciones, concesiones, tercerización, outsourcing y Asociaciones Público Privadas

d) Los que comprometan vigencias futuras, previa aprobación de la autoridad competente.

e) Para otorgar donaciones cuyo valor sea igual o exceda al equivalente de cien (100) S.M.M.L.V.

ARTÍCULO 19.- REGLAS DE SUBSANABILIDAD: En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en los términos de condiciones.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.

Sin perjuicio de lo anterior, será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

En ningún caso la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, señalará taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitirá que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

CAPITULO II

ASESORÍA Y CONSULTORÍA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

ARTÍCULO 20.- COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATOS: Se creará el Comité de

Compras y Contratos con el propósito de definir los lineamientos que regirá la actividad precontractual, contractual y pos contractual. Dicho comité funcionará como órgano asesor, y consultor en los diferentes procesos contractuales y tendrá como objeto garantizar el cumplimiento de los principios de la contratación pública.

ARTÍCULO 21 - CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS.

El Comité estará integrado por:

1) Gerente

2) Profesional Administrativo

3) Tesorero

4) Almacenista

5) Regente de Farmacia

6) El responsable del área que requiere la adquisición del bien, o quien haga sus veces.

PARÁGRAFO PRIMERO: Concurrirán como invitados a las sesiones del Comité, los funcionarios o contratistas que se consideren pertinentes para tratar temas específicos, que requieran conceptos Jurídicos, técnicos o financieros. Los invitados tendrán voz pero no voto.

Actuará como Secretario del Comité el Regente de Farmacia, quien se responsabilizará de elaborar el acta del Comité, la cual deberá estar firmada por sus miembros.

Las actas se identificarán con números consecutivos para cada año calendario con indicación de la fecha de la sesión y el resumen de las decisiones o recomendaciones respectivas.

PARÁGRAFO SEGUNDO.-Podrá asistir como invitado el Jefe de Control Interno de la Institución.

ARTÍCULO 22.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATOS: Son

funciones del Comité:

1. Formular las políticas y estrategias internas en materia de contratación.

2. Aprobar los Planes Anuales de Contratación y adquisiciones que deberá realizar la dependencia o área responsable, de acuerdo con las necesidades de la institución, cuyo consolidado le corresponde presentar a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

3. Emitir recomendaciones para la adjudicación de contratos acorde con los procedimientos establecidos.

4. Velar porque la planeación esté acorde con la capacidad presupuestal de la institución, con los lineamientos y parámetros trazados por El Ministerio de Salud y Protección Social, Secretaría de Salud Departamental del Huila y demás entidades oficiales que ejercen control y seguimiento en esta materia.

5. Las demás que estén relacionadas con aspectos de contratación y compras de bienes.

6. Velar porque el Plan Anual de adquisiciones se publique en la Página web de la institución y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP” a más tardar a 31 de Enero de cada vigencia fiscal.

7. Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO 23-. SANCIONES CONTRACTUALES: La Institución aplicará las sanciones establecidas en la Ley vigente y que sean procedentes para este Régimen especial, las cuales deberán quedar expresamente definidas en cada uno de los contratos que celebre la entidad con los diferentes contratistas.

CAPITULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 24.- PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: Acción dirigida a

la elaboración de los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad contratante respecto al plan de inversiones, adquisiciones y a su presupuesto. Comprende la elaboración de los términos de referencia tratándose de convocatoria pública y al análisis de los riesgos que previsiblemente se puedan presentar en su ejecución, a fin de establecer reglas claras de solución y las exigencias de las pólizas que amparen los eventos acorde a la naturaleza del objeto contractual y a lo dispuesto en el Estatuto y Manual de Contratación.

ARTÍCULO 25.- PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es el plan general de compras, el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente. (Circular No. 399 del 21 de Octubre de 2013) y/o normas que modifiquen o complementen.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, se publicarán en la página web de La E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP”, a más tardar el 31 de Enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año y/o cuando se considere pertinente.

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Gestión, pero se va perfilando o detallando acorde al Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser

proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en el análisis de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

El Plan Anual de Adquisiciones para la institución, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.

La persona encargada en cada dependencia para la elaboración del Plan específico, es el líder gestor, sin embargo la Subgerencia administrativa y Financiera es la encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual elaborará formatos, guías y la metodología para su elaboración.

ARTÍCULO 26.- ELABORACIÓN: La Gerencia y la oficina Administrativa de la institución, se reunirán con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar las necesidades específicas, dejando constancia de la aprobación de las mismas.

Los insumos para realizar los planes son: El Plan de Gestión y el proyecto de ejecución del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal, que contiene los techos de funcionamiento e inversión; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización. De igual manera, para su preparación, se recolectará información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones de La E.S.E. Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y

servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que la institución contratará en el período fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.

El Plan Anual de Adquisiciones contendrá los siguientes elementos mínimos:

 Necesidad

 Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas, (UNSPSC); con el máximo nivel posible de descripción.

 Valor y tipo de recursos

 Modalidad de selección

 Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.

 Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones)

ARTÍCULO 27.– ADOPCIÓN: El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al Comité de Compras y Contratos, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción. La Gerencia y la oficina administrativa son la los responsable de su consolidación y envío a la dependencia pertinente para su publicación en cumplimento a las normas establecidas.

ARTÍCULO 28.- EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: La Gerencia y la Oficina Administrativa harán seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones.

CAPITULO IV

ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN CONTRACTUAL

ARTÍCULO 29.- FASES DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL: Son fases del

procedimiento contractual:

a. Fase pre contractual

b. Fase contractual

c. Fase post contractual

ARTÍCULO 30.- FASE PRECONTRACTUAL: Se entiende por etapa precontractual aquella que comprende todos los actos previos y preparatorios a la celebración de los contratos. Esta fase tiene inicio con la misma identificación de la necesidad que se habrá de satisfacer con la celebración del contrato y se extiende hasta el momento de la adjudicación o celebración del contrato, según el caso.

ARTÍCULO 31.- CONTENIDO DE LA FASE PRECONTRACTUAL: Durante la etapa

precontractual la dependencia que internamente corresponda, adelantarán las siguientes actuaciones, según el procedimiento contractual de que se trate, en tanto lo requiera:

1. Elaboración de los estudios previos, de conveniencia y oportunidad, por el responsable del área que plantea la justificación, donde se indiquen las necesidades que se habrán de satisfacer con el objeto del contrato.

Estos estudios deberán constar por escrito y contendrán como mínimo la siguiente información: a).- La definición de la necesidad que la empresa pretende satisfacer con la contratación. b).- La modalidad de selección del contratista. c).- La definición técnica de la manera en que la entidad puede cubrir este requerimiento, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño. d).- Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. e).- El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. f).- El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia, el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista. g).- Los criterios para seleccionar la oferta más favorable, en el evento que se requiera. h).-. Análisis de Precios indicativos xxx xxxxxxx, según el caso y favorabilidad para la entidad. i)- Las garantías exigidas en el proceso de contratación. j).- La determinación de la necesidad de contratar la interventoría externa cuando sea requerida.

2. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

3. Solicitud de documentación al contratista conforme a la siguiente relación.

 Registro Único Tributario (RUT).

 Certificado xx Xxxxxx de Comercio, con expedición no superior a treinta (30) días.

 Certificado de antecedentes disciplinarios.

 Certificado de antecedentes fiscales.

 Certificado de antecedentes judiciales.

 Para las Agremiaciones sindicales, se deberá anexar el certificado de acta de constitución, depósito de estatutos, Junta Directiva ante El Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.

4. Solicitud y recepción de las cotizaciones y propuestas.

5. Análisis comparativo de Propuestas, evaluación, calificación y adjudicación del contrato.

PARÁGRAFO UNO: La justificación suscrita por el responsable del área funcional que plantea la necesidad de la contratación en aquellos eventos donde el bien o servicio es necesario para la normal operatividad de la entidad y en procesos que no superen los diez

(10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá insertarse como soporte del correspondiente contrato, orden de servicio, trabajo y compra.

PARÁGRAFO DOS: Según la naturaleza del objeto a contratar, se podrá exigir garantía de la seriedad de la oferta a quienes presenten propuesta para la adquisición de bienes o servicios. La cuantía mínima del valor asegurado será igual al Diez por ciento (10%) del valor de la propuesta o del presupuesto oficial estimado y su vigencia no podrá ser inferior a sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta.

ARTÍCULO 32.- TÉRMINOS DE CONDICIONES: En los casos de convocatoria pública siempre se requerirá la elaboración de los términos de condiciones, para lo cual se deberá tener en cuenta:

1) La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.

2) La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3) Los criterios de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.

4) Las condiciones de costo y/o calidad que la Empresa Social del Estado tendrá en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se

evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la adjudicación del contrato.

6) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.

7) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8) El certificado de disponibilidad presupuestal.

9) Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

10)Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones. 11)Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12)Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato de conformidad a lo establecido por el Manual de Supervisión de la E.S.E.

13)El plazo dentro del cual la Empresa Social del Estado puede expedir adendas.

14)El cronograma, cuando a ello hubiere lugar deberá contener las fechas, horas, plazos para las actividades propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.

15)Lugar físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condiciones, estudios y documentos previos.

16)El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.

17)La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Administración Pública.

18)Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

ARTÍCULO 33.- DE LA VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES DE

LOS PROPONENTES: La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia probable, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección simplificada y convocatoria pública y no otorgarán puntaje.

En los procesos para la selección de Consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto; también, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo

de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de Consultores.

ARTÍCULO 34.- CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE

CONTRATACIÓN: La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, podrá declarar desierto el proceso de contratación por los siguientes motivos: Falta de presentación de propuestas, el incumplimiento por parte de los proponentes de los requisitos sustanciales establecidos en los términos de condiciones, no alcanzar los puntajes mínimos requeridos y cuando por razones de inconveniencia la oferta resulte desfavorable para la entidad, por la imposibilidad por parte del Hospital de efectuar la comparación objetiva de las propuestas.

ARTÍCULO 35.- REGLAS DE SUBSANABILIDAD: En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en los términos de condiciones.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.

Sin perjuicio de lo anterior, será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

En ningún caso la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, señalará taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitirá que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

ARTÍCULO 36.- FASE CONTRACTUAL: Se entiende por etapa contractual el conjunto de trámites que se desarrollan a partir de la firma del contrato hasta su terminación dentro del giro normal de los negocios de la empresa.

ARTICULO37.– CONTENIDO DE LA FASE CONTRACTUAL.

1. Firma y perfeccionamiento del contrato.

2. Registro presupuestal de las obligaciones patrimoniales que surgen del contrato.

3. Aprobación de las garantías exigidas a cargo del contratista y verificación de su suficiencia por parte de la empresa.

4. Publicación del contrato y pago de impuestos, tasas o contribuciones según sea el caso.

5. Designación del interventor y/o Supervisor cuando sea indispensable, siempre que dentro del mismo contrato no se haya hecho.

6. Elaboración y suscripción del acta de iniciación de la ejecución del contrato si la naturaleza del mismo lo permite.

7. Actas parciales de ejecución del contrato cuando este lo permita.

8. Acta final de recibo y/o informe por parte del supervisor, a satisfacción de las obras, servicios, bienes, prestaciones o trabajos contratados, según sea su naturaleza.

ARTÍCULO 38.- PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y EJECUCIÓN: Los

contratos que celebre la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx (H) se perfeccionan cuando se logre acuerdos sobre el objeto, contraprestación y este se eleve a escrito.

Una vez suscrito el contrato por las partes, se entregará al contratista para que diligencie en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, las garantías correspondientes y acredite el pago de impuestos si a ello tiene lugar. Cumplido lo anterior, la institución aprobará la

(s) garantía (s) debidamente constituida (s), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación.

Para la ejecución se requerirá la aprobación de las garantías y el registro presupuestal.

ARTÍCULO 39.- GARANTÍAS CONTRACTUALES. La Garantía Única de cumplimiento ampara todas las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos y se deberá exigir su expedición a través de una Empresa de Seguros legalmente establecida en el país que garantice el cumplimiento de los requisitos legales.

ARTICULO 40.- RIESGOS QUE DEBEN CUBRIR LAS GARANTÍAS EN LA

CONTRATACIÓN: El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, con ocasión de: (I) la presentación de las ofertas; (II) los contratos y su liquidación; y (III) los riesgos a los que se encuentra expuesta la empresa, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir

por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deberán estar garantizadas en los términos de la ley, y de la presente Resolución.

ARTÍCULO 41.- CLASES DE GARANTÍAS: Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza.

2. Patrimonio autónomo.

3. Garantía Bancaria.

ARTÍCULO 42.- CLASES DE GARANTÍAS Y COBERTURA.

42.1.- Responsabilidad Civil Extracontractual. La responsabilidad Civil extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente puede ser amparada con un contrato de seguro, para cubrir los perjuicios que se causen a terceros cuando estos provengan de la ejecución del objeto del contrato. La cuantía del seguro será como mínimo del Treinta por ciento (30%) del valor del mismo. La vigencia del seguro será igual al del plazo del contrato y un (1) año más.

42.2.- Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la empresa de los perjuicios derivados de:

(a) El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

(b) El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

(c) Los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales.

(d) El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

(e) La cuantía mínima para la garantía de cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que se celebren, será equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato. El término de la garantía de cumplimiento no podrá ser inferior al de la ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

42.3.- Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la empresa con ocasión de: (I) la no inversión del anticipo; (II) el uso indebido del anticipo; y (III) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. La Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo se

suscribirá por el cien por ciento (100%) del valor del contrato que cubra el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.

42.4.- Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la empresa por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar. La garantía de pago anticipado se suscribirá por el cien por ciento (100%) del valor del contrato que cubra el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.

42.5.- Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este amparo debe cubrir a la empresa de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado. La cuantía de la garantía por el pago de salarios y prestaciones sociales e indemnización del personal será igual al quince por ciento (15%) del valor total del contrato y sus adiciones, si a ello hubiere lugar. El término de esta garantía tendrá una vigencia mínima igual a la del plazo del contrato y tres (3) años más.

42.6.- Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la empresa de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción. La cuantía de esta garantía será del Treinta por ciento (30%) del valor final de la obra, es decir, sobre la inversión total acumulada más ajustes. El término de la garantía de estabilidad no podrá ser inferior a cinco (5) años y deberá otorgarse simultáneamente con el recibo de obra.

La empresa puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

42.7.- Calidad del servicio. Este amparo cubre a la empresa por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio. La cuantía de la garantía de calidad del servicio será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. El término no podrá ser inferior al de la ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

42.8.- Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la empresa en cumplimiento de un contrato. Por medio de esta póliza La Empresa buscará garantizar la calidad y correcto funcionamiento de los equipos que adquiera, en cuantía no inferior al Cuarenta por ciento (40%) del valor del contrato, el término no podrá ser inferior a un (1) año contado a partir de la entrega de los bienes.

PARÁGRAFO: La presente póliza podrá ser suplida por la garantía de calidad y correcto funcionamiento que otorgue conforme a la Ley el distribuidor o fabricante

42.9.- Calidad de bienes. La empresa debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos. Esta garantía no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato que cubra el término de ejecución y Cuatro (4) meses más.

42.10.- Provisión de Repuestos y accesorios. Por medio de esta garantía LA E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXXXX, se protege contra el incumplimiento en la provisión de los repuestos o accesorios que se requieran para los equipos o bienes adquiridos. La cuantía de la caución de provisión de repuestos y accesorios será del veinte por ciento (20%) del listado valorizado de los repuestos y si ello no es posible, será por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato. El término de esta garantía no podrá ser inferior al plazo del contrato y tres (3) años más.

42.11.- Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

Se suscribirá con una póliza de seguros que cubra el 5% del valor del contrato por un término no inferior a sesenta (60) días.

PARÁGRAFO UNO: La E.S.E. podrá prescindir de la exigencia de garantías tanto para la presentación de la propuesta como para la ejecución del contrato, siempre y cuando justifique las razones en los estudios previos respectivos. En todo caso, para la contratación directa inferior a 10 salarios mínimos, no es obligatoria exigirlas.

PARÁGRAFO DOS: En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia, deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. Esta ampliación y prórroga deberán realizarse con anticipación a la fecha del vencimiento del contrato inicial y deberá cubrir la fase de liquidación.

PARÁGRAFO TRES: En los estudios previos se determinará con claridad las garantías que sean requeridas de acuerdo a la tipología contractual y su cobertura acorde con las normatividad especial que gobierna la materia.

ARTÍCULO 43.- INTERVENTORÍA. La E.S.E garantizará el ejercicio de la Interventoría en cada proyecto o contrato que celebre a través del funcionario competente designado por el Gerente en el cuerpo del contrato o mediante contratación externa que se haga, cuando así se requiera por mandato legal. Para efectos de las responsabilidades y deberes de los interventores se aplicarán las siguientes funciones o aquellas legales que la regulen:

 Funciones Administrativas: Efectuará el control sobre el cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito; entre otras, ejercerá las siguientes funciones:

o Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

o Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo.

o Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

o Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que la E.S.E. intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

o Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y, una vez se produzca, enviar copia de la misma al grupo de asesoría jurídica respectiva.

o Coordinar con las dependencias de la E.S.E que tengan relación con el contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

o Evitar que por causas atribuibles a la E.S.E sobrevenga mayor onerosidad, es decir, precaver que se rompa el equilibrio financiero del contrato o convenio.

o Programar y coordinar, con quien sea necesario, reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato o convenio.

o Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos;

de igual manera, presentar los informes necesarios para atender los requerimientos efectuados por los organismos de control, respecto de las obligaciones a su cargo.

o Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

o Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

o Las demás inherentes al contrato o convenio respectivo.

 Funciones Técnicas: El interventor o supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto contractual, verificando que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelante de acuerdo con las normas técnicas aplicables, como asimismo que se cumpla con las especificaciones técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas y presupuestos. Son funciones técnicas, entre otras, las siguientes:

o Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato. Igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas necesarias para la ejecución del objeto pactado exigidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, que aquellos correspondan a la naturaleza del contrato o convenio.

o Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal así como el equipo con las características e idoneidad exigidas de acuerdo con los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio, y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

o Estudiar y recomendar los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato o convenio. En caso de requerirse modificaciones, éstas deberán someterse a la decisión del Gerente o su delegado.

o Controlar el avance del contrato o convenio con base en el cronograma previsto de acuerdo con los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta y, demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio y, recomendar los ajustes a que haya lugar.

o Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; al igual, que ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

o Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro de los equipos, elementos y documentos suministrados por la E.S.E; así como, constatar su estado y cantidad.

o Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato o convenio.

o Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

o Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

 Funciones Financieras: El interventor o supervisor ejercerá seguimiento y control del contratista, respecto de las actuaciones de orden financiero, contable y presupuestal que se deban realizar dentro del marco del contrato o convenio suscrito. Entre otras, cumplirá las siguientes funciones financieras:

o Verificar que el manejo y la correcta inversión de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo o pago anticipado, al igual que los rendimientos que llegaren a producir éstos, se realice de conformidad con lo estipulado en los pliegos de condiciones, términos de referencia, oferta, contrato o convenio, y, en general, según las prescripciones legales aplicables al manejo de recursos públicos. Para el efecto el interventor o supervisor deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, así como el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo o pago anticipado.

o Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia de la E.S.E que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, como también llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados

o Funciones de Carácter Legal: El interventor o supervisor velarán por el cumplimiento de la normatividad legal, al igual que el acatamiento de las condiciones y estipulaciones generales y particulares estipuladas en el respectivo contrato o convenio. Entre otras, el interventor o supervisor, cumplirá las siguientes funciones de carácter legal:

o Verificar y exigir el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio, en particular, el registro presupuestal, la aprobación de la garantía exigida, el pago del impuesto de timbre, cuando éste proceda, y el pago la publicación, sin perjuicio de la verificación en el cumplimiento de los demás requisitos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, oferta, el contrato o convenio, y aquellos señalados en la ley de contratación pública y demás normas que regulan la materia.

o Velar y exigir que las garantías se mantengan de acuerdo con los pliegos de condiciones, términos de referencia, ofertas, contrato o convenios y, en general, que los amparos permanezcan vigentes por el tiempo exigido en la ley de contratación pública, según la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

o Velar por el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la E.S.E., en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias, cuando a ello hubiere lugar, y mecanismos de apremio previsto en este estatuto.

o Según el caso, verificar que los subcontratos sean los necesarios para el cumplimiento del objeto contractual y estén permitidos por el contrato o convenio respectivo.

o Emitir concepto al ordenador del gasto respectivo, acerca de la pertinencia para suscribir adiciones o modificaciones a los contratos o convenios.

o Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen en relación con el contrato o convenio suscrito.

o Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista, y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

o Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato o convenio.

o Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o convenio, al igual que proyectar la liquidación unilateral, cuando las condiciones o circunstancias así lo ameriten.

o Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los contratistas, los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato o convenio. Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión, como requisito, para iniciar la de inversión.

o Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan al contrato o convenio y a la función de interventoría o supervisión.

ARTÍCULO 44.- SUPERVISIÓN.- La Supervisión de los contratos que celebre el Hospital estará a cargo de los funcionarios de planta de la institución, atendiendo a la naturaleza de las actividades y a sus conocimientos, quienes podrán asesorarse de expertos para el cabal cumplimiento de esta obligación a fin de cumplir con los fines de la contratación.

ARTÍCULO 45.- SELECCIÓN DE LA MEJOR PROPUESTA: La Empresa Social del

Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, debe determinar la oferta más favorable, teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista. En los procesos de contratación por selección simplificada y convocatoria pública, la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, podrá conformar un comité de apoyo a la actividad precontractual y contractual, para tal efecto podrá contratar personal especializado.

ARTICULO 46.- FASE POST CONTRACTUAL: Comprende todas las actividades que se desprenden a partir de la liquidación de los contratos que celebra el Hospital dentro del giro normal de sus negocios y que sea procedentes legalmente realizar.

ARTÍCULO 47.- CONTENIDO DE LA FASE POST CONTRACTUAL, LIQUIDACIÓN DE

CONTRATO Y OBLIGACIONES POSTERIORES: Procederá la liquidación en los contratos de tracto sucesivo cuya cuantía sea superior a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes (S.M.M.L.V), dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución de los mismos, salvo estipulación en contrario.

No será obligatoria la liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales ni de apoyo a la gestión de la empresa, sin perjuicio que al vencimiento del plazo de los mismos se haga entrega del informe de cumplimientos por parte del supervisor y/o acta de recibo.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación de los amparos prestados a través de la respectiva garantía, con el fin de avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por LA E.S.E. HOSPITAL SAN XXXXXXX XX XXXXXX, adoptándose en acto administrativo motivado, susceptible de recurso de reposición, hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término establecido para la liquidación de común acuerdo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

PARÁGRAFO.- En aquellos contratos que no sea procedente legalmente la liquidación de los contratos, El Hospital se abstendrá de hacerlo no obstante después de consultar su pertinencia.

CAPITULO V

PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

ARTÍCULO 48.- CONTRATACIÓN DIRECTA: Es el procedimiento mediante el cual ella Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx (H) hace conocer a dos o más oferentes a excepción de las exclusividades certificadas conforme a la ley, el objeto y demás variables de la contratación a fin de que se formule propuesta, teniendo en cuenta las condiciones y precios xxx xxxxxxx. Solo se podrá contratar directamente en los siguientes casos:

1. Los contratos de empréstito y encargo fiduciario

2. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión administrativa o para la ejecución de trabajos artísticos, científicos que se encomienden a determinada persona en razón a su capacidad, idoneidad y experiencia relacionada con el objeto contractual

3. Contratos de prestación de servicios que celebre la Empresa Social del Estado para ejecutar actividades de apoyo administrativo y logístico para el normal funcionamiento de la empresa.

4. Los contratos de arrendamiento de inmuebles, de espacios físicos o equipos

5. Cuando la contratación solo pueda celebrarse con una determinada persona por tratarse de titularidad de patentes, derechos de autor u otros derechos exclusivos, obras de arte, servicios de artistas, museos y/o exposiciones.

6. Cuando por subordinación tecnológica existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de bienes de marca determinada

7. Cuando, previo el agotamiento del procedimiento de selección simplificada, éste se declare desierto o no haya sido posible contratar.

8. Cuando se trate de compra de inmuebles.

9. Cuando se trate de suministro servicios públicos domiciliarios o de bienes y servicios con precio regulado por el Gobierno Nacional.

10. En la suscripción de convenios o contratos interadministrativos.

11. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

12. Cuando se requiera la compra de equipos biomédicos y sus repuestos, siempre que se realicen directamente con el fabricante o su distribuidor exclusivos.

13. Cuando se requiera la compra de medicamentos, insumos médico quirúrgicos y dispositivos biomédicos, cuando se realice directamente con el fabricante o distribuidor exclusivo en Colombia.

14. Los contratos de prestación de servicios de salud que requiera el Hospital para su normal funcionamiento, se celebrarán por parte de la entidad tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx. Las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deberán acreditar el cumplimiento de requisitos de conformidad con las normas vigentes que los regulan.

15. Los contratos que tengan por objeto, el desarrollo de una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada, que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por mismo contratista.

16. Cuando se pretenda adquirir publicaciones seriadas, material bibliográfico, Audiovisual o de Multimedia ofrecido en venta por el Editor o Productor con derechos de autor, cuando estos se adquieran a precios estandarizados de distribución en el mercado.

17. Software y licencias con aplicaciones específicas; renovación de software y licencias ya adquiridas; compra de módulos adicionales a un software ya adquirido; soporte, actualización y mantenimiento de software ya adquirido.

18. Los contratos para el desarrollo y apoyo de actividades científicas, tecnología e innovación.

19. Aquellos contratos que requiera la institución para el suministro singular de elementos médico quirúrgicos necesarios en el restablecimiento de la salud de los pacientes.

20. Los contratos cuya cuantía sea menor o igual a 50 S.M.M.L.V.

PARÁGRAFO 1: En la contratación directa el estudio de conveniencia y oportunidad será efectuado por el área donde surge la necesidad del bien y/o servicio, salvo en los casos de los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, en los que además de la experiencia, capacitación y formación profesional es fundamental el grado de confianza y calidades de la persona (intuito personae) no están sometidos a estudios de precios xx xxxxxxx.

PARÁGRAFO 2: En la contratación directa cuya cuantía sea inferior a cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (05 S.M.M.L.V), la selección del contratista se hará mediante la solicitud de una (1) cotización por escrito previa acta de justificación elaborada por la dependencia donde surja la necesidad y evaluadas por el responsable del área, donde se tendrá en cuenta como único factor de selección el precio y la calidad de los mismos. Surtido el presente trámite se procederá de manera inmediata a la expedición de la respectiva orden de compra, servicio y /o trabajo.

ARTÍCULO 49.- SELECCIÓN SIMPLIFICADA: Corresponden a aquellos procesos contractuales mediante los cuales se formula una invitación para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas, conforme a los términos de condiciones establecidos por la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, la cual, seleccionará la propuesta más favorable para la empresa, de conformidad con la evaluación que se realice. Esta modalidad de selección del contratista se aplicará para

aquellos contratos cuya cuantía sea superior a cincuenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (50 S.M.M.L.V) y menor de Quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 S.M.M.L.V).

La Selección Simplificada estará precedida del correspondiente estudio de conveniencia y oportunidad y su adjudicación se realizará del análisis comparativo que se haga de las propuestas presentadas con su debida justificación.

ARTICULO 50.- CONVOCATORIA PÚBLICA: Mediante este procedimiento La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx, invitará públicamente a las personas interesadas en contratar, para que en igualdad de oportunidades, formulen ofertas acerca de las obras, bienes o servicios que requiera, de forma que se seleccione entre ellas el ofrecimiento más favorable a los fines que busca. Los interesados presentaran su propuesta de acuerdo a lo expresado en el documento contentivo de la invitación. La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx acudirá a este trámite cuando la cuantía sea igual o supere los Quinientos Salarios Mínimos mensuales Vigentes (500 S.M.M.L.V.); se tramitarán mediante Convocatoria Pública, elaborando los correspondientes términos de condiciones.

La convocatoria pública se regirá por el siguiente procedimiento:

1. El gerente o su delegado elaborará las bases de la contratación a través de un instructivo claro y de conocimiento público denominado términos de referencia ,donde se indicarán los requisitos técnicos y operativos necesarios para el desarrollo del objeto contractual y se definirá de manera clara y objetiva las reglas para la participación de los oferentes o proponentes dentro de un cronograma que garantice el cumplimiento de los términos contractuales para las actividades que se proyectan realizar.

2. La administración iniciará el procesos mediante Resolución administrativa que declara la apertura del proceso señalará la finalidad de selección del contratista para adquirir determinado bien o servicio o ejecutar determinada obra, con el propósito de solucionar una necesidad concreta que hace parte de las funciones de la institución o que se requiere para el normal desarrollo de sus actividades constitucionales y legales además que se cuenta con un presupuesto determinado según consta en el CDP correspondiente y que conforme a la cuantía debe seguirse la convocatoria pública.

3. Tanto la Resolución de apertura y los términos de referencia se publicarán en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP” y en el sitio web de la institución

que corresponde a la página xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, por el término de tres (3) días hábiles, con el objeto de que los posibles oferentes hagan las observaciones y sugerencias al mismo, las cuales deberán presentar, por escrito o por correo electrónico, dentro de este mismo período para que la institución proceda a dar respuesta a las mismas en un término adicional de dos (2) días.

4. Absueltas las observaciones u objeciones de los interesados se harán los ajustes a los términos de Referencia bien sea producto de los requerimientos realizados o de oficio por encontrar la institución justificado hacerlo.

5. Se procederá en consecuencia a la publicación de los Términos de Referencia Definitivos por cinco (5) días hábiles y a realizar la convocatoria a las veedurías ciudadanas para que ejerzan la concertación, control y vigilancia de la gestión contractual. Dentro de este mismo período se recibirán las propuestas de los oferentes interesados siguiendo las reglas establecidas del concurso público. Las propuestas se recibirán en sobre cerrado y sellado en original y copia dentro del plazo fijado en la convocatoria. Se depositarán en una urna previamente cerrada y sellada y será de responsabilidad de los delegados por el señor Xxxxxxx.

6. Vencido el término anterior se cerrará la convocatoria y se ordenará la apertura de los sobres en acto público lo cual se dejará constancia en un acta donde se exprese el nombre del oferente, (persona natural o jurídica debidamente identificados), objeto, número de folios de la propuesta , valor de la propuesta, entre otros aspectos relevantes, al igual que las observaciones o constancias que a bien los oferentes asistentes deseen plantear como también las del comité evaluador si fuere necesario. Dicho documento será firmados por los integrantes del Comité de contratación.

7. Dentro del término de tres (3) días calendario, se realizará la evaluación pertinente por parte de los delegados de la gerencia, la cual se publicará por el término de dos (2) días, para que los interesados realicen las observaciones y la institución haga lo propio respondiendo las inquietudes que se realicen.

8. La evaluación constará en un acta la cual se publicará por el término de dos (2) días hábiles para que los interesados realicen las observaciones pertinentes y se dará respuesta a las mismas en un día adicional.

9. Concluido lo anterior se ordenará la adjudicación mediante acto administrativo por parte de la Gerencia el cual se notificará al interesado en los términos establecidos en el CPACA.

10. Se ordenará la realización y suscripción del contrato con el cumplimiento de los requisitos xx xxx y administrativos, especialmente los contenidos en el Reglamento de Contratación y el Manual de Contratación de la entidad dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación.

PARÁGRAFO UNO: Podrá adjudicarse la convocatoria con la presentación de una sola propuesta siempre y cuando cumpla a satisfacción con los requisitos contenidos en los términos de referencia.

PARÁGRAFO DOS: Cuando se presentaren más xx xxxx (10) oferentes, la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, podrá realizar un sorteo de preselección a través xx xxxxxx, en acto público previa citación, de tal modo que el mismo pueda realizarse con diez (10) de ellos.

Cuando se presentaren diez (10) oferentes o menos, el proceso de selección se realizará con los participantes.

PARÁGRAFO TRES: Cuando se estime conveniente o la necesidad en el servicio lo imponga, o por la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor, la empresa podrá ampliar el plazo del cronograma mediante adenda.

PARÁGRAFO CUATRO: La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx, bajo la modalidad que estime pertinente, podrá asociarse entre sí con el fin de buscar economías de escala, calidad, oportunidad y eficiencia en sus compras. Dichas asociaciones deben estar precedidas de estudios técnicos que las justifiquen, lo anterior de conformidad con lo previsto por el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011.

ARTÍCULO 51.- DECLARATORIA DESIERTA CONVOCATORIA: La institución

procederá a declarar desierta la convocatoria cuando:

a. Todas las propuestas omitieren el objeto, el valor o el plazo.

b. Cuando se haya violado la reserva de las propuestas antes de su cierre.

c. Cuando la propuesta contenga precios artificiosamente bajos.

d. Cuando a juicio de la institución resultaren inconvenientes.

ARTÍCULO 52.- CARACTERÍSTICAS DE LA OFERTA: La oferta será presentada en original y una copia, en idioma español, en sobre cerrado, con todas las páginas numeradas, se depositará en la urna y en la oportunidad señalada en el instructivo preparado para tal fin.

No se recibirán ofertas presentadas en lugar o en oportunidades diferentes a las señalas en el instructivo.

Presentada una oferta esta es irrevocable y por lo tanto el participante no podrá retirarla, modificarla, adicionarla o condicionar sus efectos.

Tan poco podrá formular aclaraciones a su oferta salvo que la ESE por escrito se lo solicite, la institución no considerara aquellas ofertas que omitieren el objeto, el valor y el plazo.

ARTÍCULO 53.- ADJUDICACIÓN: Al Gerente le corresponde decidir la adjudicación de la oferta más favorable para la institución o declarar desierta la convocatoria. Podrá asesorarse de un comité Ad hoc cuando lo estime pertinente.

La selección del contratista será objetiva de tal manera que la escogencias se haga atendiendo criterios de calidad y precios xxx xxxxxxx.

En las convocatorias, el acto de adjudicación se hará mediante resolución, en el cual se indicará al adjudicatario y la fecha en que debe presentarse a firmar el contrato. Dicha providencia se notificará en los términos del Código Contencioso Administrativo.

Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término de cinco (5) días contados a partir de la comunicación, el Gerente podrá optar por adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea favorable, de no ser así abrirá una nueva convocatoria.

CAPITULO VI

DE LA FORMA DEL CONTRATO

ARTÍCULO 54.- DE LA FORMA DEL CONTRATO: Los contratos que celebre la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx deberán hacerse constar en formato escrita.

ARTÍCULO 55.- CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS: Órdenes de trabajo,

servicio o compra). Se entiende por orden de trabajo, servicio o compra todas aquellas que se suscriban en una cuantía menor e igual a CINCUENTA (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V.).

ARTÍCULO 56.- CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS: Se entiende por

contrato con formalidades plenas, aquellos que se suscriben superando una cuantía de CINCUENTA (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V.), y deben contener los siguientes requisitos:

1. Identificación del contrato con su número y año.

2. Identificación de las partes contratantes.

3. Consideraciones previas: Se hace alusión al proceso contractual, modalidad de contratación, justificación, participantes y clase de contrato de acuerdo a lo indicado en el Estatuto de contratación.

4. Objeto, valor, forma de pago, plazo de ejecución y vigencia, sujeción de los pagos a la apropiación presupuestal, relación laboral, documentos del contrato, inhabilidades e incompatibilidades, interventoría o veeduría, imputación presupuestal, penal pecuniaria, cesión y subcontratos, régimen legal y jurisdicción, garantía del contrato, liquidación del contrato, solución de controversias contractuales, perfeccionamiento, domicilio, y demás cláusulas propias o usuales conforme a su esencia y naturaleza, accidentales y excepcionales si se trata de aquellos estipulados en la cláusula sexta de este estatuto.

5. Firmas de las partes.

CAPITULO VII SITUACIONES CONTRACTUALES

ARTÍCULO 57.- CASOS DE CONTRATACIÓN SIN NECESIDAD DE PLURALIDAD DE

OFERTAS O DE PUBLICACIÓN: La Empresa podrá contratar sin atender pluralidad de ofertas o de su publicación, en los siguientes casos:

a. Cuando se trate de contratos que sólo determinada persona está en condiciones de ejecutar, (Intuito Personae), para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.

b. En caso de declaratoria de desierta la convocatoria pública, se procederá a contratar en forma directa.

c. Cuando la necesidad inminente del servicio no permita la recepción de varias ofertas, evento en el cual debe tenerse en cuenta los precios de referencia xxx xxxxxxx o los existentes en las bases de datos con que cuenta la E.S.E.

d. Cuando de acuerdo con la información obtenida no existan en el lugar varios oferentes que puedan proveer los bienes y servicios.

e. Los contratos de prestación de servicios de salud celebrados con E.P.S., E.S.S., I.P.S., E.S.E., A.R.L., El Ministerio de la Protección Social, universidades o con entidades públicas o privadas con el mismo objeto. Sin embargo dicha competencia estará sujeta a la capacidad y volumen de procedimientos y servicios que ofrezca la Empresa. Lo anterior igualmente cuando el Gerente celebre convenios interadministrativos

f. Contratos de prestación de servicios, que celebre la entidad para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

g. El comodato.

h. El empréstito en caso de necesidad inminente.

i. La adquisición de medicamentos, material médico quirúrgico y de laboratorio, equipamiento médico especializado de marcas reconocidas en el mercado, necesarios para mejorar la infraestructura tecnológica, estándares de calidad en la prestación de servicios, competitividad y capacidad resolutiva de la empresa social del estado y que sólo fabricantes o distribuidores exclusivos pueden suministrar, previa verificación de los precios indicativos xxx xxxxxxx.

ARTÍCULO 58.- OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE A LA ENTIDAD: El ofrecimiento

más favorable para la entidad se determinará de la siguiente manera:

a. En el caso de la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que dé el menor precio a la entidad, siempre y cuando la calidad prevalezca.

b. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad y conveniencia, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones o términos de referencia, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación, siempre y cuando no superen las tarifas profesionales señaladas por la ley.

c. En los procesos de selección por convocatoria pública, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en los términos de referencia.

La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo - beneficio para la entidad, para lo cual en los términos de referencia o invitación a cotizar establecerá:

a. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

b. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad, conveniencia o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

c. Las condiciones económicas adicionales que para la Institución representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Institución directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de riesgos previsibles identificados, entre otras.

d. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la E.S.E., estará

representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio y de conveniencia. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

PARÁGRAFO: En caso de que el pliego de condiciones o términos de referencia permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos.

ARTICULO 59.- OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO: Cuando de

conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al jefe de la entidad o su delegado, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

ARTÍCULO 60.- ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS

TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN: Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere.

PARÁGRAFO 1: No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

PARÁGRAFO 2: Para efecto de lo previsto en el presente artículo, por diseño o

características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

PARÁGRAFO 3: No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

ARTÍCULO 61.- DE LA NECESIDAD INMINENTE:Existirá necesidad inminente cuando la continuidad de la prestación del servicio y la protección de la vida y la salud de los usuarios, exija el suministro de medicamentos, bienes o la prestación de servicios, inclusive de profesionales, o la ejecución de obras en el inmediato futuro: Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastres que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso.

La necesidad inminente se declarará mediante acto administrativo motivado, expedida por el Gerente o su delegado salvo para la adquisición de medicamentos y/o elementos médico quirúrgicos, que se requieran con urgencia para salvar la vida o garantizar la salud de un usuario que los necesite de manera inmediata, en aquellos casos cuando la parte administrativa no se encuentre laborando. Dicha adquisición deberá realizarse con laboratorios o empresas reconocidas que estén previamente registrados en la E.S.E.

Con el fin de atender las necesidades y los gastos de la necesidad inminente, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran en el presupuesto de la Institución.

PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de situaciones de necesidad inminente que no permitan la suscripción de un contrato escrito, se prescindirá de este y se dejará constancia escrita de la autorización impartida por el Gerente o su delegado.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Una vez superada la necesidad inminente, se procederá dentro de los dos (2) días siguientes a la misma, a realizar todos los trámites pertinentes encaminados a soportar la adquisición de los bienes o servicios.

ARTÍCULO 62.- ADICIONES Y ANTICIPOS: Cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas, que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del contrato, el interventor y contratista suscribirán un acta previa que contendrá con claridad y precisión las modificaciones pertinentes, la que servirá de soporte para elaborar un contrato adicional que modifique la cláusula o cláusulas pertinentes.

La E.S.E. podrá pactar en cada contrato a celebrar el pago anticipado y la entrega de anticipos, sin exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Los contratos podrán adicionarse hasta el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V.)

ARTÍCULO 63.- CESIONES Y SUBCONTRATOS: El contratista no podrá ceder ni subcontratar los contratos que celebre con la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx (H), sin consentimiento previo y escrito de su gerente, siendo necesario que en caso de autorizarse, se deje constancia del íntegro sometimiento del cesionario o subcontratista a las condiciones del contrato inicial, estando autorizada la empresa para ordenar la terminación de la cesión en cualquier tiempo, sin que el contratista, el cesionario o el subcontratista tengan el derecho a reclamar indemnización de perjuicios o a instaurar acciones en su contra por esta causa.

ARTÍCULO 64.- SUSPENSIÓN TEMPORAL: Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o la existencia de causal justificativa objetivable y demostrable, se podrá de común acuerdo, suspender temporalmente la ejecución del contrato mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento y la fecha de reiniciación de labores sin que para los efectos del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión. En este caso el contratista prorrogará la vigencia de la garantía única por un término igual al de la suspensión.

ARTICULO 65.- SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las divergencias que surjan con ocasión del desarrollo del objeto contractual y de las obligaciones derivadas del mismo, podrán ser solucionadas acudiendo a los mecanismos alternativos de solución de conflictos o directamente ante las autoridades jurisdiccionales según la competencia que les corresponda.

PARÁGRAFO: A través del Comité de Conciliación del Hospital se podrán implementar mecanismos de solución a controversias contractuales que prevengan el daño antijurídico, que faciliten la celebración de acuerdos entre las partes acudiendo a la solución directa, transacción o amigable composición.

CAPITULO VIII MODALIDADES DE CONTRATOS

ARTÍCULO 66.- CONTRATO DE OBRA: Son contratos de obra los que celebre la empresa social del estado para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de Convocatoria pública, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables.

ARTÍCULO 67- CONTRATO DE CONSULTORÍA: Son contratos de consultoría los que celebre la empresa social del estado referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

ARTÍCULO 68.- CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son contratos de

prestación de servicios los que celebre la empresa social del estado para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

ARTÍCULO 69.- CONTRATO DE CONCESIÓN: Son contratos de concesión los que celebre la empresa social del estado con el objeto de otorgar a una persona llamada

concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

ARTÍCULO 70.- CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: Los contratos de arrendamiento se celebrarán directamente y el plazo se pactará expresamente, el precio se establecerá por periodos de días, meses o años, pero cuando se trate de bienes inmuebles no se podrán pagar valores superiores a los señalados en las disposiciones vigentes sobre la materia. En el caso de muebles no se podrá pagar valores superiores a los corrientes que se encuentre en el mercado según el número de unidades.

ARTÍCULO 71.- OTROS CONTRATOS.- La Ese Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx en cumplimiento de su objeto misional podrá realizar otros contratos no regulados en el presente manual, fundamentado en las necesidades del servicio o en razón a cambios normativos que sean necesarios suscribir.

CAPITULO IX

MECANISMOS PARA EL LOGRO DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 72.- MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS: La modificación del contrato cualquiera sea su naturaleza debe ser autorizada por el ordenador del gasto, siempre y cuando exista justificación de las razones, motivos o circunstancias técnicas, jurídicas y económicas que la soporten, suscrito por el supervisor y/o Interventor responsable del seguimiento y control de la ejecución del contrato.

ARTICULO 73.-. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: La empresa podrá pactar dentro del contenido de los contratos que se celebre la cláusula penal pecuniaria, por la cual, de suceder evento alguno de incumplimiento total de las obligaciones a cargo del contratista, éste se obligará a pagarle a título de indemnización por incumplimiento, el valor correspondiente no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato,

incluidos reajustes de precios, sumas que podrán exigirse previo requerimiento, con base en el documento contractual, el cual prestará por si solo mérito ejecutivo o podrá hacerse efectiva con cargo a la garantía única, cuando habiéndose constituido, ampare riesgos de incumplimiento.

ARTICULO 74.- APLICACIÓN DE CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: En los contratos

que celebre la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, podrán pactarse cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad. Estas cláusulas deben consignarse expresamente en el contenido del contrato.

Todo lo relativo a tales cláusulas se regirá por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y lo consignado en éste Manual. Los actos en los que se ejerciten esas facultades estarán sujetos al control de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.

ARTÍCULO 75.- INTERPRETACIÓN UNILATERAL: Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx, si no se logra acuerdo con el contratista, interpretará unilateralmente por medio de acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia.

ARTÍCULO 76.- MODIFICACIÓN UNILATERAL: Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio que se pueda satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila, mediante acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios.

Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más el valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se ordenará la liquidación del contrato y la empresa adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo.

ARTÍCULO 77.- TERMINACIÓN UNILATERAL: La Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila a través del acto administrativo debidamente motivado dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos:

1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.

2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.

3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

En los casos a que se refiere los numerales 2 y 3 de este artículo, podrá continuarse la ejecución con el garante de la obligación.

ARTÍCULO 78.- CADUCIDAD: La caducidad es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la Empresa Social del Estado Hospital San Xxxxxxx xx Xxxxxx Huila,

por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

En caso que la empresa decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. La declaratoria de caducidad no impedirá que la institución tome posesión de la obra o continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través del garante o de otro contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar.

Si se declara la caducidad no habrá lugar a indemnización para el contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en esta ley.

La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.

ARTÍCULO 79.- LIQUIDACIÓN UNILATERAL.-Solamente en aquellos casos en los cuales resulte imposible la consecución del contratista para la suscripción del acta de liquidación lo podrá realizar el Hospital en forma unilateral de conformidad con las solemnidades contenidas en el Código Contenciosos Administrativo.

PARÁGRAFO. Se entiende que la Liquidación unilateral es un mecanismo de carácter excepcional por lo tanto las condiciones, consideraciones y fundamentos deberán estar debidamente soportados en la Ley.

CAPITULO X DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 80.- FUENTES DE INFORMACIÓN DE PROPONENTES: Para la selección

de los futuros contratistas y oferentes se podrá acudir a la información contenida en el Registro Único de Proponentes, el Registro Único Comercial, los listados de oferentes que reposen en la empresa, los directorios o guías de proveedores especializados y cualquiera otra existente en el mercado que permita adecuarse al perfil y características de idoneidad que exija el objeto que se desea suplir con las contrataciones según lo determinado en la etapa pre contractual.

ARTÍCULO 81.- INCORPORACIÓN DE NORMAS: Para efectos de las exigencias de los contratos que celebre la empresa; las tasas, impuestos y demás gravámenes que deban sufragar los contratistas como requisitos de legalización, entiéndase incorporados a éste manual, las normas municipales, departamentales y nacionales que consagran los presupuestos particulares o general de aquellas exigencias.

Los funcionarios encargados dentro de la empresa de velar por el cumplimiento oportuno de estos requisitos velarán por actualizar dicha información y exigirla en la estricta forma dispuesta.

La no inclusión expresa de aquellos supuestos de exigencia en los textos documentales de los contratos no exime su cumplimiento dado en carácter general de éstas disposiciones, estando obligados los interesados y contratistas a conocer sus disposiciones y acatar su contenido. La empresa velará y facilitará el acceso al conocimiento de ésta normatividad, debiendo publicar el presente acuerdo en lugares visibles de la empresa para el pleno conocimiento de los funcionarios y personas interesadas.

ARTICULO 82- PUBLICACIÓN DE LAS CONTRATACIONES EFECTUADAS: Los

contratos que de conformidad con la normatividad vigente requieren ser publicados, la institución lo hará en el portal del Sistema Electrónico de Contratación Pública “SECOP” o

en la plataforma que el gobierno nacional determine para el cumplimiento de esta obligación.

ARTICULO 83.- CONTRATACIÓN MEDIANTE ASOCIACIONES DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO O A TRAVÉS DE OTRAS ENTIDADES DE NATURALEZA

PÚBLICA: Cuando la selección del contratista se haga en forma conjunta con otras Empresas Sociales del Estado y/o la Secretaría Departamental de Salud, no se aplicarán en materia de cuantías, formalidades y requisitos previos de contratación las disposiciones del presente Manual y el HOSPITAL se acogerá a los criterios que sobre selección objetiva del contratista se determinen para los participantes en la negociación. Por tanto cuando haya mediado un proceso de selección conjunta, el HOSPITAL podrá acoger tal selección y procederá a la suscripción del contrato sin otro requisito, propiciando mecanismos de contratación como ruedas de negocios, subasta pública inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos etc.

CAPITULO XI VIGENCIA Y DEROGATORIA

ARTÍCULO 84- VIGENCIA Y MODIFICACIONES DEL PRESENTE ACUERDO. La

presente Resolución rige a partir de su publicación

COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

En El Municipio xx Xxxxxx (H) a los veintisiete (27) días del mes xx Xxxxxx de dos mil Catorce (2014).

XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXX

Gerente

VB/ XXXX XXXXXX CARRRILLO XXXXXX

Asesor Jurídico

Calle 3ª No. 6 – 4

0 Teléfonos (000) 0000000 0000000 – Telefax (098) 8329190