Contract

1. OBJETIVO:

Describir los lineamientos para el préstamo en comodato de los instrumentos musicales propiedad de la Institución, apoyando la formación musical y estableciendo el control que permita la conservación de los mismos.

2. DEFINICIONES:

Comodato: Contrato en virtud del cual uno de los contratantes se obliga a conceder gratuitamente el uso de una cosa no fungible y el otro contrae la obligación de restituirla individualmente.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN

Se prestan bajo esta modalidad de comodato los instrumentos antiguos que se encuentran en buenas condiciones y son de propiedad de la Institución. No aplica para los instrumentos de la Donación del Japón, ni para las adquisiciones recientes del Plan de Desarrollo Institucional.

El préstamo de instrumentos en comodato se realizara a estudiantes matriculados en la Institución.

La letra de cambio debe diligenciarse por el valor comercial actual del instrumento en el mercado.

Los instrumentos prestados en comodato deben ser guardados en los lockers de la Institución y no se deben retirar de las instalaciones, excepto que se requiera con fines institucionales y para ello se debe tramitar previamente el permiso ante el auxiliar del Banco de instrumentos quien envía a portería el formato correspondiente con el cual reporta la salida de la sede.

La devolución del instrumento en comodato se debe realizar a más tardar cinco (5) días hábiles siguientes terminando el periodo académico en el cual este matriculado el estudiante, de lo contrario se llamara al usuario y en caso que no acuda se procederá a romper el candado del locker donde este guardado.

El inadecuado uso y/o pérdida del instrumento será reglamentado de acuerdo a lo establecido en el Contrato de Comodato.

4. DESARROLLO

No.	ACTIVIDAD	RESPONSABLE	EVIDENCIA
1.	Recibir verbalmente la solicitud del estudiante identificándose con el carnet vigente.	Auxiliar del Banco de Instrumentos	N/A
2.	Informar al Almacén General la disponibilidad del instrumento solicitado para la reserva de casillero (Locker)	Auxiliar del Banco de Instrumentos	N/A
3.	Diligenciar en el sistema la información del contrato de comodato, firmar por las partes mencionadas en el contrato de comodato y anexar letra de cambio firmada por el valor del instrumento y copia del documento de identidad del solicitante.	Auxiliar del Banco de Instrumentos	Contrato de comodato Copia del documento de identidad y letra de cambio
4.	Entregar el instrumento al usuario	Auxiliar del Banco de Instrumentos	N/A
5	Recibir y revisar el instrumento en el momento de la devolución.	Auxiliar del Banco de Instrumentos	Contrato de comodato
6.	Cuando se recibe a satisfacción el instrumento se anula mediante sello en presencia del usuario el contrato de comodato, la letra de cambio y la copia del documento de identidad, al tiempo se emite el paz y salvo de contrato de comodato	Auxiliar del Banco de Instrumentos	Paz y salvo de contrato de comodato
7	Cuando se presentan anomalías como daños o incumplimiento con la devolución del instrumento prestado en Comodato se debe Informar mediante correo electrónico al Decano y Director de Escuela de Música.	Auxiliar del Banco de Instrumentos	Correo Electrónico

8 En caso de daño se remite al usuario a la Secretaría General para los trámites pertinentes según lo convenido en la minuta del contrato de comodato.
Auxiliar del Banco de Instrumentos
N/A

5- DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

CODIGO	TITULO
BS-FO-08	Contrato de Comodato ó Préstamo de Uso
BS-FO-23	Paz y Salvo de contrato de comodato

6- CONTROL DE CAMBIOS:

VERSION MODIFICADA	DESCRIPCION DEL CAMBIO
01	Todas las actividades las realiza la Auxiliar xxx Xxxxxxx de Instrumentos y se incluyó el contrato de comodato y paz y salvo de contrato de comodato.
02	Cambio en las políticas de operación, se hace la exclusión para esta modalidad de comodato de todos los instrumentos nuevos. Se aclara que los instrumentos en comodato en algunos casos se requieren de su salida como apoyo a actividades académicas Institucionales. En la actividad 2 se quita el verbo verificar. Se cambió el nombre de la dependencia almacén de Instrumentos por Banco de Instrumentos.