PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE HALCON VIAJES A LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA Y A LA FUNDACIÓN DE INVESTIGACIÓN DE LA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE HALCON VIAJES A LA UNIVERSIDAD XX XXXXXXX Y A LA FUNDACIÓN DE INVESTIGACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD XX XXXXXXX EN VIAJES OFICIALES.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN:
El contrato suscrito tiene por objeto:
1.1. La prestación del servicio de agencia de viajes, tanto en el territorio nacional como en el extranjero, al personal propio de la Universidad xx Xxxxxxx, así como al personal de otras universidades, centros académicos o de investigación, nacionales o extranjeros, que requiera de lo mismos, con relación a las comisiones de servicios debidamente autorizadas por esta Universidad.
1.2. La prestación del servicio de agencia de viajes a la propia Institución, sus Centros, Departamentos y Servicios en la organización de congresos, conferencias, seminarios, actividades deportivas o cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
1.3. La prestación del servicio de agencia de viajes a otros miembros de la comunidad universitaria cuando éstos se soliciten con cargo a los presupuestos de la Universidad xx Xxxxxxx.
1.4. Prestar el servicio de agencia de viajes a la Fundación de Investigación de la Universidad xx Xxxxxxx (FIUS).
2. CONDICIONES A LAS QUE DEBEN AJUSTARSE LOS SERVICIOS.
2.1. Alojamiento:
La agencia de viajes deberá ofrecer alojamiento en hoteles de 4 ó 5 estrellas, con tarifas del Grupo II establecidas en la normativa de indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía vigente en cada momento.
Excepcionalmente, se admitirán hoteles de 3 estrellas cuando se trate de ciudades sin oferta hotelera adecuada o cuando las condiciones xxx xxxxxxx en ellas en un momento determinado hagan imposible obtener en los de 4 estrellas una tarifa adecuada al Grupo II. La agencia informará motivadamente a la Gerencia de la Universidad de los casos en los que se produzcan tales circunstancias.
No tendrán el carácter de oficial y, por tanto, no serán facturados a la Universidad xx Xxxxxxx, los siguientes gastos:
- Consumos en cafetería, salvo que, dentro de los precios correspondientes al Grupo II, el alojamiento incluya el desayuno.
- Gastos en restaurante, minibar, comunicaciones, limpieza y planchado de prendas u otros extras solicitados por el usuario del servicio.
El usuario deberá ser informado de que en el caso de requerir estos servicios, los gastos correspondientes serán facturados a su nombre y deberá abonarlos en el propio hotel.
2.2. Locomoción:
- La agencia de viajes deberá ofrecer siempre las tarifas más ventajosas posibles. Preferentemente, los billetes de avión se emitirán cerrados.
- Salvo en el caso de grupos, en que podrá acordarse otra modalidad, deberá tratarse siempre de billetes en líneas regulares.
- Los billetes serán de las clases siguientes:
o Avión: clase turista.
o Tren AVE.: clase turista.
o Tren, excepto AVE: clase primera o coche cama.
Cuando la urgencia del viaje no permita su demora y no haya billete de la clase indicada, la Gerencia de la Universidad xx Xxxxxxx podrá autorizar clases superiores. Asimismo, podrá autorizarlas cuando otras circunstancias así lo aconsejen.
3. SOLICITUD DE LOS SERVICIOS.
3.1. Para efectuar la solicitud se utilizará el modelo de impreso que se acompaña, el cual será remitido a la agencia de viajes mediante fax o correo electrónico.
A fin de conseguir las mejores condiciones económicas, la solicitud deberá realizarse con la máxima antelación posible.
Cuando se considere necesario, antes de cursar esta solicitud, el viajero podrá ponerse en contacto telefónico con la agencia a fin de precisar las características del viaje. Esta informará a la mayor brevedad posible y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas, de las posibilidades de servicio existentes.
En el caso de las personas que deban desplazarse en viaje oficial desde otra ciudad a la Universidad xx Xxxxxxx, la solicitud podrá formularse de varias formas:
a) El departamento facilitará a la agencia los nombres y números de teléfono de contacto de las personas que tienen que desplazarse. La agencia se podrá en contacto con estas personas. Una vez concretado el viaje, enviará al Departamento el impreso de solicitud con los datos de la reserva efectuada por cada interesado a fin de que, en su caso, le sea devuelto una vez firmado por el responsable.
b) El departamento facilitará a los miembros del Tribunal/Comisión los datos de la agencia a fin de que ellos mismos realicen la reserva correspondiente. La agencia enviará al departamento el impreso de solicitud con los datos de la reserva efectuada por cada interesado a fin de que, en su caso, le sea devuelto una vez firmado por el responsable.
c) El departamento solicitará directamente la prestación de servicios a la agencia, intermediando en todo momento entre ésta y las personas que deben viajar.
En todo caso, cuando el motivo del viaje sea la participación en comisiones de Cuerpos Docentes Universitarios o en tribunales de tesis en la Universidad xx Xxxxxxx, deberá tenerse en cuenta lo establecido en la Resolución Rectoral de 6 de diciembre de 1999, por lo que el solicitante sólo podrá autorizar con cargo a los presupuestos de esta Universidad, la prestación de alojamiento para las noches comprendidas ente el día anterior a aquél en que tenga lugar la primera sesión y el posterior al día en que se produzca la última sesión.
3.2. Las personas habilitadas para autorizar con su firma la prestación de servicios con cargo a los presupuestos de esta Universidad serán las siguientes:
a) Con carácter general, el responsable del crédito con cargo al que se abonarán los gastos derivados de la prestación del servicio.
b) Cuando el motivo del viaje sea una comisión de servicios con cargo a los presupuestos generales del Rectorado, el Jefe del Servicio o Unidad solicitante de la misma.
c) Cuando el motivo sea la participación en una comisión de oposición de Xxxxxxx Docentes Universitarios o un tribunal de tesis en la Universidad xx Xxxxxxx, el director del departamento correspondiente.
3.3. La agencia facilitará la documentación de viaje por correo electrónico o fax, debiendo constatar que el viajero la ha recibido. Cuando la naturaleza del servicio impida utilizar dichos medios o así sea requerido, la entrega se realizará en el lugar y a la persona determinada en el impreso de contratación. El servicio de mensajería, nacional o internacional, se prestará sin cargo adicional.
Junto a esta documentación, la agencia entregará un formulario de “Información de Itinerario”, donde figurarán los detalles de todos los servicios que recibirá el usuario.
La documentación será entregada en un plazo de 24 horas desde la contratación del servicio y, en todo caso, con antelación suficiente al viaje.
0.0.Xx agencia facilitará al viajero un número de emergencias 24 horas que se utilizará como servicio de atención durante los desplazamientos contratados para incidencias que daban solucionarse en el acto.
3.5.En el caso de que se haya solicitado un servicio y éste no vaya a ser utilizado, en todo o en parte, el solicitante se pondrá en contacto lo antes posible con la agencia para realizar las anulaciones pertinentes.
4. FACTURACIÓN.
4.1. Los servicios serán facturados, según corresponda, a nombre de Universidad xx Xxxxxxx, C.I.F.: Q4118001I o a nombre de Fundación de la Investigación de la Universidad xx Xxxxxxx (FIUS), C.I.F.: G91402941.
4.2. Con carácter general, se expedirán facturas unitarias por cada servicio prestado y usuario. A estos efectos, los gastos de desplazamiento y alojamiento relativos a un mismo viaje y
usuario se considerarán un servicio unitario. En la factura deberá separarse el total de gastos correspondiente al desplazamiento del de alojamiento.
4.3. En la factura quedarán identificados:
- El centro de gasto al que corresponde el pago de la factura y la unidad funcional o persona que efectuó la reserva.
- El usuario del servicio.
- El motivo del viaje:
o Comisión de servicios.
o Comisión de oposición, seguido del nombre del área de conocimiento.
o Tribunal de tesis, seguido del nombre xxx xxxxxxxxxx.
o Master, seguido de su título.
o Cualesquiera otros habrán de quedar bien definidos.
- En cuanto al alojamiento, el nombre del hotel y las fechas correspondientes a los días en los se que haya pernoctado.
- En cuanto a los desplazamientos, las fechas de realización del viaje, con indicación de itinerario y horarios de salida y llegada, así como la clase e importe de los billetes.
4.4. La factura deberá ir acompañada del impreso de contratación correspondiente. De estimarse necesario, podrá requerirse a la agencia documento acreditativo de la prestación del servicio de alojamiento expedido por la empresa hotelera correspondiente.
4.5. Con carácter general, la agencia de viajes enviará la factura al centro de gasto que haya solicitado el servicio una vez prestado el mismo. La factura será remitida por correo electrónico en formato pdf. El centro de gasto deberá registrar la fecha de recepción sobre la propia factura.
Cuando el servicio se haya prestado a miembros de tribunales de tesis o comisiones de oposición de Cuerpos Docentes o con cargo al presupuesto del Rectorado, la factura se enviará a la Unidad de Indemnizaciones por Comisiones y Tribunales.
4.6. El pago de las facturas se realizará mediante transferencia y siempre a través del Área de Gestión Económica, el Área de Investigación, el Centro de Formación Permanente y FIUS.
Las facturas no deben abonarse con cargo a las cuentas de funcionamiento. Tampoco deben ser abonadas directamente por los particulares. Por tanto, estas facturas no deben incluirse en cuentas justificativas.
4.7. Cuando la agencia de viajes haya de reclamar el pago de una factura, se dirigirá en primer lugar al solicitante del servicio. En el caso de que la reclamación no quede resuelta, ésta será dirigida a la Unidad de Indemnizaciones por Comisiones y Tribunales, informando de las diligencias realizadas para su cobro y acompañando una copia de la factura reclamada y del impreso de contratación correspondiente.