INVITACIÓN A COTIZAR No. 028 DE 2019
INVITACIÓN A COTIZAR No. 028 DE 2019
Objeto: FIDUPREVISORA S.A a través de la Gerencia de Tecnología e Información está interesada en recibir cotización para contratar los servicios de soporte y desarrollo a través de una bolsa de horas sobre la herramienta Peoplesoft de las Suites HCM y ERP que permitan atender la demanda de la entidad en sus frentes de continuidad de negocio (operaciones, control de cambio, atención de incidencias) y nuevas funcionalidades (normativo, adaptativo, mejora continua, personalizaciones para negocios, reportes, funcionalidades, integraciones).
Apertura de la Invitación: Abril 03 de 2019
Fecha límite para presentar observaciones: Abril 08 de 2019 hasta las 17:00 horas
Audiencia de exposición del proyecto y respuesta a observaciones: Abril 11 de 2019 a las 10:00 horas, Xxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxxxxx 000
Envío documento de invitación a cotizar ajustado: Abril 12 de 2019
Recepción de Cotizaciones: Abril 26 de 2019 hasta las 17:00 horas a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Área Responsable: Gerencia de Tecnología e Información
Contacto: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
1. INFORMACIÓN GENERAL
FIDUPREVISORA S.A. aclara que la presente invitación a cotizar en ningún caso podrá considerarse oferta para celebrar contrato; por lo tanto, no podrá deducirse relación contractual alguna. Así las cosas, se precisa que el fin de esta solicitud es el de analizar las condiciones xxx xxxxxxx correspondiente, la viabilidad de la contratación mediante la medición de variables como la oportunidad, la calidad, el costo, etc. Adicionalmente, se realizarán las gestiones pertinentes si alguna de las cotizaciones allegadas cumple con las expectativas de la Fiduciaria, la cual debe satisfacer las necesidades de acuerdo con los requerimientos descritos en el documento respectivo o si se requiere, se reestructura la solicitud de acuerdo con el presupuesto definido o en el evento en el cual las entidades consultadas no cumplieren con los requisitos para la prestación integral de los servicios solicitados.
1.1.Régimen Jurídico
La presente invitación a cotizar, se encuentra sujeta a las normas del derecho privado y al Manual de Contratación de Bienes y Servicios de FIDUPREVISORA S.A., de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 xx Xxx 1150 de 2007. Así mismo, se aplicarán los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.
1.2.Confidencialidad de la Información
Los interesados se obligan con FIDUPREVISORA S.A., a manejar y utilizar de manera confidencial cualquier información que le sea entregada o a la que tenga acceso con ocasión del presente proceso, garantizando por todos los medios a su alcance que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas respetarán la obligación de guardar secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida.
1.3.Criterios Ambientales
El proveedor deberá cumplir con la normatividad ambiental vigente que le aplique y aportar la documentación pertinente que solicite la Fiduciaria; además, deberá ceñirse a las políticas y lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, cuando sea aplicable al servicio a contratar.
1.4.Forma de presentación de la Cotización
Los interesados deben presentar sus ofertas por medio de correo electrónico, en idioma español, dentro de las fechas establecidas para cada etapa del proceso relacionadas en el cronograma y acompañadas de los documentos solicitados.
1.5.Documentos de carácter jurídico y financiero
Las respectivas cotizaciones deberán estar acompañadas de los documentos que se relacionan a continuación, con el fin de realizar un análisis de tipo jurídico y financiero de cada interesado; veamos:
• Certificado de Representación Legal no mayor a 30 días
• RUT
• Estados Financieros con corte a diciembre de 2018
1.6.Condiciones de la Invitación
Las cotizaciones se recibirán a más tardar el viernes 26 xx xxxxx de 2019 hasta las 17:00 horas, a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
1.7.Experiencia Específica
El interesado debe relacionar experiencia de ejecución de contratos cuyo objeto contemple las actividades citadas en el objeto de esta invitación.
No | EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANTE | OBJETO | FECHA INICIO | FECHA FIN | VALOR TOTAL EJECUTADO EN SMMLV INCLUIDO IVA |
1 |
2 | |||||
3 |
2. OBJETO
FIDUPREVISORA S.A a través de la Gerencia de Tecnología e Información está interesada en recibir cotización para contratar los servicios de soporte y desarrollo a través de una bolsa de horas sobre la herramienta Peoplesoft de las Suites HCM y ERP que permitan atender la demanda de la entidad en sus frentes de continuidad de negocio (operaciones, control de cambio, atención de incidencias) y nuevas funcionalidades (normativo, adaptativo, mejora continua, personalizaciones para negocios, reportes, funcionalidades, integraciones).
3. ALCANCE
Contar con un proveedor que brinde soluciones oportunas en los siguientes aspectos:
a. Incidencias de que presentan los usuarios a nivel de ERP y HCM mediante Mesa de Ayuda.
b. Prestar servicio preventa, análisis, documentación, asesoría y gestión para los nuevos desarrollos requeridos por el personal de Fiduprevisora S.A. para los ambientes HCM y ERP.
c. Prestar servicio preventa, análisis, asesoría y consultoría en los incidentes que requieran de un segundo nivel por incidencias recurrentes o fallas del aplicativo que requiera atención por versionamiento o customización de Fiduprevisora S.A.
4. CONDICIONES DEL SERVICIO REQUERIDO
a. Cumplir con el personal idóneo propuesto en la oferta económica.
b. Cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (ANS) establecidos por Fiduprevisora y la metodología de desarrollo vigente para la entidad (Ver Anexo 1).
c. Todas las propuestas deben tener artefacto de medición para las estimaciones y desarrollos, no pueden basarse más del 60% de juicio de experto.
d. Los consultores asignados para mesa de ayuda deberán prestar el servicio en las instalaciones de Fiduprevisora, acatándose a las normas de vestuario.
e. En cuanto a la mesa de ayuda, el cumplimiento de horario será acorde al establecido por las áreas de operaciones (Actualmente 07:00 AM a 07:00 PM - de acuerdo al nivel de pagos y procedimientos 06:00 AM a 10:00 PM).
f. Actualmente Fiduprevisora cuenta con el aplicativo Xxxxxx para la gestión de casos, herramienta que deberá ser alimentada y administrada bajo los criterios de control expuestos por Fiduprevisora y ANS establecidos en la herramienta.
g. Tener un nivel 1 vía telefónica disponible para atender incidentes y soporte, dentro de la propuesta debe estar definido como opera este modelo de atención.
h. Generar un esquema de continuidad de soporte y metodología de trabajo para dar atención en el horario completo y no dejar casos pendientes sin respuesta.
i. Establecer un esquema de monitoreo, diagnóstico y mejoras en el aplicativo, para garantizar la estabilidad de este, aún con el crecimiento del negocio, basados en el marco ITIL.
j. El servicio de desarrollo de mantenimiento de aplicaciones y nuevos desarrollos existentes comprenderá la realización de las labores típicas de mantenimiento de software (adaptativo, perfectivo y evolutivo), que incluyen entre otras actividades:
- Iniciativa de Requerimientos
- Análisis y estimación de Requerimientos
- Diseño
- Desarrollo
- Pruebas unitarias
- Pruebas de calidad
- Implementación
- Estabilización de los sistemas en producción
- Documentación funcional y técnica
4.1.Entregables y/o reportes
a. Documentación oportuna, clara y efectiva con respecto a los casos trabajados por mesa de ayuda. (De ello depende la correcta ejecución y auditoria al momento de facturación).
b. Calidad y garantía en la entrega de información, ya sea técnica y/o funcional.
c. Entrega de documentos de análisis, diseños, documentos de pruebas funcionales, Manual de Usuario y documento de cierre de actividad claros para todos los funcionarios, en los casos de desarrollos y segundo nivel si hay lugar a ello, cumpliendo la normativa PMI, SCRUM y/o la que defina Fiduprevisora.
d. Presentar una garantía mínima de 60 días por desarrollos puestos en producción.
e. Para efecto de casos por mesa de ayuda debe haber una garantía mínima de 30 días.
f. Se debe tener en cuenta que los desarrollos en etapa de análisis deberán tener en cuenta todas las customizaciones y procedimientos actuales que realiza el sistema sin llegar a perjudicar ninguna aplicación (Garantía en la puesta a producción y en el análisis realizado).
g. Los demás acordados con el proponente seleccionado.
4.2.Requerimientos de Hardware
a. Contar con equipos de cómputo en los casos que Fiduprevisora S.A. no de asignación de ellos, cumpliendo con las normas de seguridad y con las herramientas idóneas para cumplir con la solución de los incidentes y desarrollos presentados.
b. Contar con un espacio de trabajo (sitio alterno) de acuerdo al esquema de continuidad de negocio y en los cuales aplique sobredemanda de incidencias.
4.3.Requerimientos de Software
Los requeridos para la correcta ejecución de la actividad, cumpliendo en su totalidad los niveles de seguridad.
4.4.Recurso Humano
Para la prestación del servicio, el equipo de trabajo estará compuesto por los siguientes roles:
ÍTEM | ROL | EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA | NÚMERO DE RECURSOS |
1 | Gerente de Proyecto | 5 años | 1 |
2 | Consultor Técnico – mesa de ayuda | 5 años | 2 |
3 | Consultor Funcional – mesa de ayuda | 5 años | 2 |
4 | Consultor Técnico – Esquema de trabajo para desarrollos - evolutivos y casos de segundo nivel | 6 años | 2 |
5 | Consultor Funcional – Esquema de trabajo para desarrollos - evolutivos y casos de segundo nivel | 6 años | 2 |
6 | Consultor de Infraestructura | 5 años | 1 |
7 | Consultor QA | 5 años | 1 |
8 | Consultor con experiencia en Base de Datos | 5 años | 1 |
4.5.Forma de pago
Fiduprevisora S.A. por ninguna circunstancia realizará anticipos o pagos anticipados, el pago se hará de forma mensual por caso cerrado.
5. OFERTA ECONÓMICA
El valor de la propuesta debe estar en pesos colombianos, debe incluir IVA y demás impuestos a los que haya lugar. Se debe estimar el tiempo de prestación de servicio a 12, 24 y 36 meses.
ÍTEM | DESCRIPCIÓN | DOCE (12) MESES | VEINTICUATRO (24) MESES | TREINTA Y SEIS (36) MESES |
1 | Valor hora mesa de ayuda | |||
2 | Valor hora nuevos desarrollos |
Nota: Para los plazos de veinticuatro (24) y treinta y seis (36) meses, al cumplimiento de cada año se solicitará la revisión de un valor diferencial a la hora de servicio, tanto para mesa de ayuda como para nuevos desarrollos.
Para Fiduprevisora S.A. es importante contar con su oferta teniendo en cuenta su experiencia y reconocimiento en el mercado; de esta manera, conocer las mejores prácticas que se están llevando a cabo, con el fin de establecer condiciones equitativas y factores objetivos de selección.
Agradecemos su participación.
Elaboró: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Profesional de Inteligencia de Mercados Revisó: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx – Directora de Adquisiciones Aprobó: Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx – Directora de Software
“Defensoría del Consumidor Financiero: Xx. XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX. Carrera 11 A No 96-51 - Oficina 203, Edificio Oficity en la ciudad de Bogotá D.C. PBX 0000000
/ 0000000, Fax: Ext. 500. E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx de 8:00 am - 6:00 pm, lunes a viernes en jornada continua”.
Las funciones del Defensor del Consumidor son: Dar trámite a las quejas contra las entidades vigiladas en forma objetiva y gratuita. Ser vocero de los consumidores financieros ante la institución. Usted puede formular sus quejas contra la entidad con destino al Defensor del Consumidor en cualquiera agencia, sucursal, oficina de corresponsalía u oficina de atención al público de la entidad, asimismo tiene la posibilidad de dirigirse al Defensor con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre la Fiduciaria y sus Consumidores. Para la presentación de quejas ante el Defensor del Consumidor no se exige ninguna formalidad, se sugiere que la misma contenga como mínimo los siguientes datos del reclamante: 1. Nombres y apellidos completos 2. Identificación 3. Domicilio (dirección y ciudad) 4. Descripción de los hechos y/o derechos que considere que le han sido vulnerados. De igual forma puede hacer uso del App “Defensoría del Consumidor Financiero" disponible para su descarga desde cualquier smartphone, por Play Store o por App Store.