COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO DE PENSILVANIA COOTRAPEN
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO DE PENSILVANIA COOTRAPEN
ACUERDO N° 006
Por medio del cual se adopta el REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN de la Cooperativa Multiactiva de Aporte y Crédito de Pensilvania COOTRAPEN El Consejo de Administración en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 76 del estatuto.
ACUERDA
Artículo 1. Definición
El consejo de Administración es el organismo permanente de Administración Estratégica de la cooperativa y de sintonía con el Sector Cooperativo; subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. Su período institucional de funcionamiento será de dos
(2) años pudiendo ser reelegidos hasta por dos periodos institucionales consecutivos, sin perjuicio de su remoción por la Asamblea General en cualquier momento.
Parágrafo: Entiéndase por período institucional, el tiempo comprendido entre dos (2) Asambleas Generales Ordinarias, independientemente de las fechas de celebración de las mismas y hasta tanto sean posesionados por la Superintendencia de la Economía Solidaria y registrada oficialmente la elección de los nuevos Directivos.
Artículo 2. Atribuciones
Serán las necesarias para la realización del objeto social de la cooperativa en concordancia con las funciones asignadas en el estatuto. Se consideran atribuciones implícitas las no asignadas expresamente a otros órganos por la Ley o los Estatutos.
Artículo 3. Remuneración
Los miembros del Consejo de Administración desempeñan un cargo social, originado en la elección democrática en Asamblea General, por lo tanto, no podrán recibir salario ni contraprestación económica alguna, sea cual fuere su denominación y encargo. La cooperativa sufragará los gastos en que incurran los consejeros con ocasión del cumplimiento de sus labores.
Artículo 4. Funciones Generales
Son funciones generales del Consejo de Administración, las que se determinan de modo explícito en el Artículo 76 del estatuto.
Artículo 5. Funciones Específicas
En correspondencia con las funciones generales asignadas en el Estatuto, son funciones específicas del consejo de administración, las que se determinan a continuación:
5.1. De Planeación:
- Establecer su propio plan de trabajo
- Interpretar la información interna y hacer análisis permanentes del medio externo, como elementos esenciales del proceso de planeación de la cooperativa.
- Establecer y desarrollar políticas Generales y objetivos Estratégicos acordes con los lineamientos aprobados por la Asamblea General.
- Discutir y aprobar la Visión de Desarrollo Asociativo y Empresarial y los Proyectos derivados del mismo.
- Discutir y aprobar el Presupuesto de Ingresos, costos, gastos, e inversiones y los ajustes a los mismos.
- Discutir y aprobar los planes de trabajo de los Comités Auxiliares y asesores.
- Discutir y aprobar proyectos para presentar a estudio de la Asamblea General.
5.2. De Organización:
- Expedir su propio Reglamento.
- Elegir sus dignatarios de acuerdo a los Estatutos.
- Establecer los Comités Auxiliares, Asesores, de consulta y participación; nombrar sus integrantes y dirigir su funcionamiento.
- Reglamentar el funcionamiento de las Sucursales y Agencias.
- Aprobar la Estructura Administrativa y fijar los niveles de remuneración.
- Determinar los parámetros generales para la fijación de condiciones para créditos y captaciones en concordancia con las disposiciones legales y el medio externo y reglamentar los demás servicios y aspectos de los Estatutos.
- Reglamentar la creación y aplicación de los Fondos.
- Reglamentar el proceso de Elección de los Organismos de Administración y Control.
- Reglamentar todo lo pertinente a los aportes sociales como cuotas ordinarias, topes, transferencias, devolución y liquidación.
- Reglamentar inversiones permanentes y transitorias.
- Rendir informe a la asamblea sobre las labores realizadas durante su ejercicio y presentar el proyecto de aplicación de excedentes.
5.3. De Administración:
- Autorizar la afiliación de la cooperativa a otros organismos, convenios o acuerdos institucionales y asumir su representación.
- Nombrar y remover al gerente principal y suplente y fijarle su remuneración.
- Convocar y preparar las asambleas generales y ordinarias y extraordinarias y sus proyectos de reglamentos.
- Fijar las fianzas de manejo cuando a ello hubiere lugar.
- Resolver sobre las inversiones requeridas de carácter permanente.
- Convocar reuniones de los asociados o delegados cuando lo considere conveniente.
- Crear las sucursales, agencias necesarias para la adecuada descentralización y prestación de los servicios.
- Decidir y analizar sobre el ingreso y retiro de asociados, dejando constancia en las actas.
- Aplicar sanciones de acuerdo con lo establecido en los estatutos y reglamentos.
- Señalar autorizaciones especiales al gerente.
- Elaborar proyectos de reforma y reglamentar los estatutos de la cooperativa.
5.4. De Control
- Evaluar y controlar la aplicación de los estatutos, reglamentos y mandatos de la asamblea general.
- Evaluar el cumplimiento de misión, las políticas, objetivos y estrategias; el cumplimiento y aplicación del presupuesto de ingresos, costos, gastos e inversiones.
- Velar por el cumplimiento de la normatividad que expiden los entes que nos regulan, especialmente la relacionada con la actividad financiera y el sector cooperativo.
- Canalizar las tareas delegadas por la asamblea general.
- Vigilar el funcionamiento del sistema de información que garantice la comunicación y participación de la estructura social y administrativa.
- Examinar y aprobar en primera instancia los estados financieros.
- Recibir y evaluar los informes del gerente y comités auxiliares y asesores de acuerdo a parámetros establecidos, o solicitarlos cuando lo considere conveniente.
- Recibir y analizar los informes de la junta de vigilancia y del revisor fiscal y trazar los correctivos que se deriven de los mismos.
Artículo 6. Reuniones del Consejo de Administración, Convocatoria, Asistencia y otros aspectos: En las reuniones del Consejo de Administración se cumplirán las siguientes normas:
6.1. Periodicidad de las reuniones: El consejo de administración se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes, según calendario que adopte y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan.
6.2. Convocatoria: Corresponde de manera general hacer la convocatoria al presidente del consejo de administración, y las extraordinarias por el presidente de oficio o a petición de la junta de vigilancia, el gerente o el revisor fiscal.
6.3. Asistencia: Asistirán a las reuniones con derecho a voz y voto los consejeros principales; los suplentes serán citados a todas las reuniones, pero solamente tendrán derecho a voz, salvo que estén reemplazando a un miembro principal.
Podrán asistir por derecho propio el gerente general y con carácter de invitados: la junta de vigilancia, corresponde a la mesa directiva invitar otras personas diferentes; la presidencia del consejo de administración autorizará intervención de los empleados en la discusión de puntos diferentes por los cuales fueron convocados.
6.4. Quórum: El quórum mínimo para sesionar en las reuniones deberá estar integrado por cuatro (4) miembros del consejo de administración.
6.5. Adopción de las decisiones: Las decisiones se tomarán por mayoría de votos, pero si un consejero desea salvar su voto podrá dejar la constancia en el acta respectiva o votar en blanco.
Parágrafo: En las discusiones y decisiones que impliquen intereses o beneficios de tipo personal a un consejero, éste se abstendrá de votar.
6.6. Elecciones: La designación de miembros para comités auxiliares, asesores, de consulta y participación o la asignación de funciones especiales, se hará por mayoría de votos y en forma nominal de una lista de candidatos.
6.7. Metodología: El consejo de administración adoptará metodologías y pedagogías que permitan mayor participación de sus integrantes y que permitan agilizar las reuniones.
6.8. Recepción de Informes: los informes que presenten los cuerpos colegiados (junta de vigilancia, comités, etc.) deberán estar procesados en las reuniones de dichos organismos y refrendados en sus actas, es decir, no es correcto presentar informes a título personal. Estos informes se entregarán con ocho días de anticipación a la reunión del consejo de administración.
Artículo 7. Requisitos o formalidades que deben observarse en la elaboración de las actas y su valor probatorio:
Las actas de las reuniones del consejo de administración, deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos.
- Razón social de la cooperativa y número de acta, el cual será en orden cronológico y consecutivo, y sin interrupción por la vida de la cooperativa.
- Naturaleza de la reunión o su carácter ordinario o extraordinario.
- Ciudad, lugar, fecha, hora de inicio y de terminación de la reunión.
- Nombre del presidente y secretario de la reunión, de conformidad con los estatutos o reglamentos.
- Lista de los asistentes en su calidad de miembros, invitados o especiales.
- Lista de inasistentes en el cual se registre el motivo de la ausencia.
- Las decisiones, nombramientos o elecciones que se hubiesen efectuado con indicación del número de votos a favor, en contra o en blanco. Debe hacerse de una forma muy explícita
- La constancia de aprobación del acta anterior por parte del consejo de administración.
- Firmas del presidente y secretario de la reunión.
Parágrafo 1. El secretario del consejo de administración con su firma certificará la autenticidad de las mismas o las constancias de partes pertinentes: "la anterior parte de acta, es fiel copia tomada de su original, la cual se halla asentada en el libro de actas del consejo de administración".
Parágrafo 2. Las actas de las reuniones del consejo de administración, debidamente firmadas y aprobadas, serán pruebas suficientes de los hechos que consten en ellas (artículo 44°, ley 79/88).
Artículo 8. Impugnación de los Actos del Consejo de Administración
Compete a los jueces civiles municipales el conocimiento de las impugnaciones de los actos o decisiones del consejo de administración, cuando no se ajusten a la ley o los estatutos, o cuando excedan los límites del acuerdo cooperativo (Artículo 45° Ley 79/88).
Artículo 9. Responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración, sanciones y exclusiones de responsabilidad:
Los miembros del consejo de administración serán responsables por los actos u omisiones que impliquen el incumplimiento de las normas legales, estatutarias, reglamentarias, manual de conducta y/o al incumplimiento general del objeto social. Se harán acreedores a las sanciones legales; sólo serán eximidos de responsabilidad mediante la prueba de no haber participado en la reunión o de haber salvado expresamente su voto. El consejo contará permanentemente con la colaboración del gerente general, quien deberá acatar las instrucciones del consejo de administración.
Artículo 10. Régimen de responsabilidad individual de los Consejeros:
Serán responsabilidades individuales de los miembros del consejo de administración las siguientes.
- Asistir puntualmente a las reuniones y demás actividades programadas por el consejo de administración, salvo fuerza mayor o razones justificables, que deberá presentar por escrito y oportunamente ante la secretaria general.
- Estar dispuestos a recibir la capacitación necesaria para el buen cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
- Proyectar en los Comités las políticas y lineamientos trazados por el consejo de administración.
- Ejercer liderazgo entre los asociados.
- Conocer profundamente la visión, misión, objetivos, políticas y estatutos de la cooperativa.
- Cumplir permanentemente las obligaciones derivadas de la relación social y uso de los servicios de la cooperativa.
Parágrafo: El incumplimiento de los consejeros a cualquiera de sus responsabilidades será objeto de llamada de atención por parte del consejo de administración con información a la junta de vigilancia. El incumplimiento reiterado será objeto de la solicitud de renuncia al cargo por parte del consejo de administración. En último caso se procederá a la remoción del cargo, con información a los Asociados.
Artículo 11. Los Deberes de los Administradores:
Los miembros del consejo de administración son considerados, según la legislación comercial - Ley 222 de 1995 Artículo 23, como administradores.
Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus Asociados. En cumplimiento de su función los administradores deberán:
1. Obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios financieros al servicio de la cooperativa.
2. Realizar los esfuerzos conducentes al desarrollo del objeto social.
3. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
4. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal.
5. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de COOTRAPEN
6. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
7. Dar un trato equitativo a todos los asociados y clientes, respetando el derecho de reclamo y/o solicitud de explicación.
8. Abstenerse de participar por si o interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la cooperativa o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa del consejo de administración.
9. Abstenerse de obtener privilegios en tasas de interés, plazos, montos, u otros beneficios para sí u otras personas.
10. Promover y cumplir las normas legales sobre límites a inversiones, concentración de depósitos, créditos y seguridad en el manejo de los negocios.
11. Promover que los préstamos estén razonablemente garantizados.
12. Promover negocios financieros honestos, transparentes y legítimos.
La Superintendencia de Sociedades mediante la Circular externa N°. 09 del 18 de julio de 1997 manifiesta que: "Los anteriores principios imponen a los Administradores una conducta transparente y una actividad que vaya más allá de la diligencia ordinaria porque la ley exige un grado de gestión profesional, caracterizada por el compromiso en la solución de los problemas actuales y en el aprovechamiento de las oportunidades en curso, por el análisis de la información contable de la compañía y por el diagnóstico del futuro de los negocios sociales, procurando en cada caso satisfacer las exigencias del negocio de que se trate, actuando siempre con lealtad y privilegiando los intereses de la sociedad sobre los propios o los de terceros."
Parágrafo: Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios, dolo o culpa que ocasionen a la empresa, a los socios o terceros - Artículo 200 Código de Comercio.
No estarán sujetos a dicha responsabilidad quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos se presumirá la culpa del administrador.
Artículo 12. Garantías para el Trabajo Directivo:
COOTRAPEN otorgará a los integrantes del consejo de administración, comités y junta de vigilancia las siguientes garantías:
12.1 Los gastos de viaje necesarios que requieran para asistir a eventos y actividades derivados de sus funciones, acorde con la reglamentación vigente.
12.2. De acuerdo a la responsabilidad específica de cada organismo y de los cargos asignados por la cooperativa, brindará permanentemente la formación y capacitación cooperativa y específica necesaria para el cumplimiento de las funciones.
12.3. Recibir y solicitar a la administración por intermedio de la gerencia y la secretaría general la información verbal y escrita necesaria para el desempeño de sus funciones.
12.4. Contar con un espacio adecuado y dotado con los implementos de trabajo necesarios, dentro de las instalaciones de la Cooperativa, para realizar reuniones o actividades de trabajo.
Artículo 13. Remoción de los Miembros del Consejo de Administración:
Los miembros del Consejo de Administración serán removidos de su cargo, por las siguientes causales:
1. Por pérdida de su calidad de asociado.
2. Por presentarse a reuniones en estado de embriaguez
3. Por haber sido declarado dimitente.
4. Por incurrir en actos de omisión o extralimitación de funciones.
5. Por hacer dejación del cargo por escrito.
6. Por quedar incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades previstas en el presente estatuto.
7. Por haber sido sancionado por la entidad de vigilancia y control y/o por el mismo Consejo de Administración.
8. Por incumplimiento de comisiones expresamente asignadas.
9. Por declaraciones de inhabilidades para el ejercicio del cargo que efectúe la entidad gubernamental correspondiente
10.Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo como miembro del Consejo de Administración.
11.Por manejar en forma inadecuada la información y las decisiones que pongan en peligro la estabilidad económica, jurídica y social de la institución.
12.Por adulteración comprobada de documentos.
13.Por entregar datos confidenciales a los demás asociados o empresas en las cuales se prestan los servicios.
14.Por el incumplimiento sin causa justificada, de cualquiera de los deberes inherentes al cargo.
15.Quedar incurso en causales de incompatibilidad o de inhabilidad o incurrir en actos que generen conflicto de intereses.
16.Las demás que fije la Ley y el presente Estatuto.
PARAGRAFO 1: Para el caso contemplado en el numeral 2 de este artículo, la remoción como miembro del Consejo de Administración será decretada por este mismo organismo.
Si el afectado apelare a la Asamblea, esta decisión deberá hacerla dentro los quince (15) días siguientes a la notificación mediante escrito presentado a la Secretaría General de la Cooperativa. Mientras la Asamblea decide el removido no podrá actuar como consejero.
PARAGRAFO 2: El miembro del Consejo de Administración que llegare a ser removido como integrante de este órgano en los términos anteriores, quedará impedido durante los dos (2) periodos institucionales siguientes, para ser elegido miembro de cualquier organismo de la Cooperativa.
PARÁGRAFO 3: El miembro de un organismo de administración, de vigilancia o de comités asesores que incurra en xxxx en el pago de sus obligaciones quedará ipso facto suspendido en sus funciones mientras dure tal xxxx..
Artículo 14. Comités Externos, Auxiliares, de Consulta y Participación:
Los Comités tendrán en consideración a sus funciones la siguiente caracterización:
14.1. Auxiliar: tendrán un papel de acompañamiento político y evaluativo de un área específica en el cumplimiento de políticas, objetivos, estrategias, metas, normas, reglamentos y procedimientos de la cooperativa. Podrán realizar algunas funciones precisas delegadas por el consejo de administración de carácter procedimental (sólo en estos asuntos podrá tomar decisiones e informará de ellas al consejo de administración).
14.2. De consulta: Estarán constituidos por asociados dirigentes que hayan sido directivos, convocados por el consejo de administración para análisis y consulta de asuntos concretos que requiera este organismo, en cumplimiento de su plan de trabajo. Esporádicamente el consejo constituirá los comités de consulta que se necesiten.
Parágrafo: Asesorías o Comités Técnicos: En casos especiales y por la dimensión y especialización de algunos temas, el consejo de administración podrá optar por asesorías o comités técnicos conformados por especialistas externos remunerados.
Artículo 15. Criterios para la conformación de los Comités Auxiliares:
15.1. Para hacer parte de estos organismos se requiere ser consejero, asociado dirigente con perfil y conocimiento de las funciones a desempeñar por el comité. Sólo se podrán nombrar personas distintas a los mencionados por sus requerimientos de especialización.
15.2. El número de integrantes será de tres personas como mínimo.
15.3. Los Empleados actuarán como apoyo o coadyuvantes de las tareas y funciones de éstos.
Artículo 16. Comités con vigencia para el presente período: el consejo de administración tendrá los siguientes comités
1. Comités de Educación, con carácter de Auxiliar.
2. Comités de Solidaridad, con carácter de Auxiliar.
3. Comités de Consulta, cuando lo requiera el Consejo.
4. Comité de Riesgo de Liquidez.
5. Comité de Evaluación de Xxxxxxx.
6. Comité de Crédito.
Parágrafo: La función general y específica, el número de integrantes, la periodicidad de las reuniones y otros aspectos particulares atinentes a los comités, serán definidos de manera específica en un reglamento particular, que expida el consejo de administración.
ARTÍCULO 17. MODIFICACIÓN Y CUSTODIA DEL REGLAMENTO.
El estudio de modificaciones al reglamento interno del consejo de administración o su actualización, será competencia exclusiva del consejo de administración; organismo que deberá ceñirse a las disposiciones legales y estatutarias vigentes.
Para tener un control de las modificaciones, la cooperativa utilizara el formato que refleje y conste por escrito: la fecha de la modificación, acta Nº, artículo anterior modificado y firma del presidente y secretario del consejo de administración
El gerente general de la cooperativa será el responsable de la guarda y custodia en medios electrónicos e impresos del presente reglamento, pudiendo delegar esta responsabilidad en la persona que él designe.
ARTÍCULO 18. DEROGACIÓN DE NORMAS
El presente reglamento deroga todas las disposiciones anteriores o que le sean contrarias y que estén relacionadas con la actividad de otorgamiento de créditos.
ARTÍCULO 19. CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Tanto las actuaciones de cada uno de las personas, empleados, integrantes del consejo de administración, las decisiones que se adopten, la información a la que tengan acceso y de la cual tengan conocimiento por razón de su función serán de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no podrá ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios de la institución.
ARTÍCULO 20. APLICACIÓN DEL REGLAMENTO
El presente reglamento entrará regir a partir de la fecha en que sea aprobado por el consejo de administración.
Si se presentaren dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento, estas serán sometidas al concepto del Consejo de Administración, para lo cual se le formulará la respectiva solicitud por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente del Consejo de Administración. En todo caso se tomará en cuenta la doctrina cooperativa, la legislación cooperativa y las normas vigentes en materia de actividad financiera, en especial las que guarden relación con de la Circular Básica Jurídica 007 de 2008 que da origen al presente reglamento o las que posteriormente la modifique, sustituya o derogue.
ARTÍCULO 21. APROBACIÓN
El presente reglamento se aprueba en el Municipio de Pensilvania Caldas el día quince
(15) del mes de diciembre del año dos mil quince (2015), según consta en el acta N°. 326 del Consejo de Administración.
Para constancia firman:
Presidente Secretaria.
CONTROL DE MODIFICACIONES AL REGLAMENTO
FECHA dd/mm/aa | ACTA Nº | TEXTO ARTÍCULO ANTERIOR | FIRMAS |