ESPECIFICACIONES AL-E-02

	ESPECIFICACIONES	AL-E-02
	DEFINICIONES SOBRE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS	Versión: 01 Fecha: 11/08/2011 Página : 1 de 5
Elaboración: Especialista de compras	Revisión: Especialista de compras	Aprobación: Jefe de Logística

1. Objetivo

Establecer las definiciones y términos que deben ser de pleno conocimiento del Administrador y Supervisor de contrato asignados a un contrato de Bienes o Servicios en la Empresa, con la finalidad de ejecutar el procedimiento AL-P-04 de manera eficiente.

2. Alcance

Aplica a todas las áreas involucradas de REP y a los contratos que REP administre por encargo de las empresas del grupo empresarial y otros clientes.

3. Definiciones

Absolución de consultas: Respuestas, aclaraciones, modificaciones y/o precisiones que da REP a las consultas formuladas por los proponentes, según lo previsto en las bases. Forman parte de las reglas definitivas del proceso de selección.

Acta de inicio de contrato: Documento que firma el Supervisor de contrato en el que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución. (Ver Anexo 3).

Acta de suspensión de plazo: Documento mediante el cual REP y el contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato. (Ver Anexo 4).

Acta de reinicio de actividades de contrato: Documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas/cartas fianza como obligación a cargo del contratista y firma de la adenda correspondiente (Ver Anexo 5).

Acta de recepción provisional: Documento que da constancia que los bienes, obras o servicios entregados por el contratista cumplen con las especificaciones técnicas y/o términos de referencia.

Acta de recepción final: Documento que se firma una vez transcurrido el periodo de garantía del contrato, desde la fecha de firma del Acta de recepción provisional.

Acta de liquidación: Documento suscrito por el Administrador de Contrato, Supervisor de contrato y el contratista, en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para dar por concluidas las obligaciones establecidas en el contrato.

Administrador de contrato: Representante de REP ante los terceros que es nombrado en el Contrato.

Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le entrega al contratista como adelanto, una vez cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su inicio, después que REP haya suscrito el Acta de inicio del Contrato o durante su desarrollo.

Amortización del anticipo: Porcentaje del anticipo que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de reconocer el valor del bien o avance del servicio para el que se otorgó el anticipo. Este porcentaje de descuento para amortización del anticipo quedará establecido en las Bases o Proforma del contrato.

Bases: Documento que contiene el conjunto de reglas donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la preparación y ejecución del contrato y los derechos y obligaciones de los participantes, postores y del futuro contratista. Dichas reglas serán actualizadas con la absolución de consultas, convirtiéndose en las reglas definitivas del proceso de selección.

Bienes: Objetos que requiere REP para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.

Contrato: Acuerdo escrito celebrado entre la Empresa y el contratista en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento, modificación y liquidación. En el caso de contratos menores o iguales a 30 000 USD, la Orden de Compra o Servicio reemplazará al Contrato.

Contratista: Persona natural o jurídica con quien se celebra un contrato. (Ejemplo: Entrega los bienes, construye las obras o presta servicios profesionales altamente calificados en la elaboración de estudios y proyectos, en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorias, asesorías, estudios de pre-factibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas, expediente técnico de obras, supervisión de obras, entre otros).

Consorcio: Contrato asociativo por el cual dos (2) o más personas se asocian, para participar en un proceso de selección y, eventualmente, contratar con REP, las responsabilidades y condiciones de esa unión se encuentran definidas en el contrato de consorcio correspondiente (anexo al contrato).

Conformidad de ingreso de bienes: Registro en el módulo MM-SAP de la aceptación del usuario por los bienes entregados por el contratista, los cuales cumplen con las especificaciones técnicas solicitadas.

Conformidad de servicio: Registro en el módulo MM-SAP de la aceptación del usuario por los servicios u obras prestados por el contratista, los cuales cumplen con los términos de referencia o especificaciones de servicios.

Comprobante de pago: (Factura o documento equivalente) Documento contable emitido por el contratista, que sustenta los costos y deducciones, tales como el impuesto a la renta, IGV, etc., de conformidad con la reglamentación vigente y que el contratista presenta a REP, los bienes entregados o servicios prestados, para exigir su pago en el plazo previsto contractualmente.

Cuaderno de obra: Documento debidamente foliado y enumerado en todas sus páginas, que se abre en el inicio de toda obra, en el que el Supervisor de contrato y el residente de obra, anotan de forma obligatoria todas las ocurrencias, órdenes y consultas respecto a la obra.

Gastos Generales: Desembolsos que el contratista debe efectuar para la ejecución del contrato, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servicio.

• Gastos Generales Fijos: Desembolsos que no están relacionados directamente al bien, servicio u obra.

• Gastos Generales Variables: Desembolsos que están directamente relacionados al bien, servicio u obra (ejemplo: recursos, tiempo de ejecución de la obra, entre otros) y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de ejecución de la prestación a cargo del contratista.

Informes parciales y final del Contratista: Informes escritos que con periodicidad y al término de las obras, debe entregar el Contratista al Supervisor de contrato para el adecuado seguimiento y control de las obras. La periodicidad de los informes se determina en las bases.

Ingeniero residente: Profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista, previa conformidad de REP, como residente de la obra, con no menos de dos (2) años de ejercicio profesional. Representa al contratista para los efectos ordinarios de la obra, no estando facultado a pactar modificaciones al contrato.

Modificación del contrato: Acuerdo escrito que suscriben la Empresa y el contratista para variar las condiciones del contrato por los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, por ampliación o reducción del plazo o cualquier otra condición que implique una variación a las estipulaciones pactadas en el contrato.

Obra: Construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, xxxxxx de alta tensión, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

Parte Contratante: Red de Energía del Perú S.A., en adelante REP, es la parte contratante (significa también el representante legal y quienes están facultados para contratar).

Penalidad: Xxxxx en el que incurre el contratista por incumplimiento a las condiciones contractuales (plazo de entrega, cumplimiento de especificaciones de acuerdo al AL-E-01, etc.) o por multas impuestas a REP.

Plazo de ejecución: Período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes que suscriben el contrato.

Prestaciones adicionales de obras y servicios: Servicios adicionales que mantienen las condiciones de un contrato pre-existente o vigente.

• En los contratos a precios unitarios, las prestaciones adicionales de obra serán formuladas con los precios del contrato y/o precios pactados y los gastos generales fijos y variables propios del adicional.

• En los contratos a suma alzada, las prestaciones adicionales de obra serán formuladas con los precios y gastos generales fijos y variables del presupuesto referencial.

Reclamos / Observación: Situaciones generadas durante la administración del contrato (antes de la emisión del Acta de recepción final) que ponen en peligro el cumplimiento de los plazos contratados, por causas imputables directamente al contratista, en los siguientes casos:

• La respuesta del contratista respecto a reclamos / observaciones realizadas por el Administrador de contrato, no es aceptada por REP (durante la ejecución del contrato o periodo de garantía contratado).

• En caso de no tener respuesta del contratista sobre la ejecución del servicio u obra.

Requerimientos:

• Especificaciones técnicas: Descripciones de las características fundamentales de los bienes o suministros de obras a contratar.

• Términos de referencia: Descripción de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará las obras, prestación de servicios y de consultoría.

Servicio en general: Actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de REP, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminada la prestación.

Suministro: La entrega de bienes requeridos para el desarrollo de las actividades de REP.

Supervisor de contrato: Persona natural o jurídica designada por el Administrador de Contrato y que representa a la Empresa en el contrato, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven, informando diligente y oportunamente al Administrador de Contrato.

• Supervisor externo: Persona natural o jurídica con quien la Empresa celebra un contrato de Supervisión.

• Supervisor interno: Colaborador designado por el Administrador de contrato, para que cumpla las funciones de Supervisor de contrato en representación de REP.

Trabajos o actividades extras o complementarios: Trabajos contemplados en los planos, la propuesta, el formulario de cantidades o en los precios unitarios, pero que hacen parte inseparable de las labores objeto del contrato o son necesarias para su ejecución, a fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales. La contratación de estas actividades requiere la aprobación del Comité de Contratación.

Trabajos adicionales o mayores metrados: Actividades complementarias a la inicialmente contratada, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá ordenar la Empresa, estando obligado el contratista a realizarlas. Estos mayores costos serán aprobados por el Comité de Contrataciones.

Valorización de obra: Cuantificación económica de un avance físico en la ejecución de la obra, realizada en un periodo determinado.

Vigencia del contrato: Periodo comprendido entre la orden de iniciación y la fecha de liquidación del contrato.