RESPUESTAS A OBSERVACIONES LICITACION PUBLICA No SA-LP-010-2016
RESPUESTAS A OBSERVACIONES LICITACION PUBLICA No SA-LP-010-2016
OBJETO: “CUSTODIA, ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONTRATO DE CONCURRENCIA 0858 DE 1998 PARA EL PAGO DEL PASIVO PRESTACIONAL DEL SECTOR SALUD EN EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA¨.”
RESPUESTAS A OBSERVACIONES FIDUPOPULAR
1. Comedidamente solicitamos publicar el convenio de concurrencia 0858 DE 1995.
Respuesta: será publicado en la página del CECOP
2. Cordialmente se solicita informar la composición actual del portafolio.
Respuesta: será publicado en la página del CECOP
3. Agradecemos informar a que fecha se encuentra el último cálculo actuarial y la entidad que lo aprobó, así mismo agradecemos aclarar que en caso de requerirse la realización de dicho cálculo, este estará a cargo del Departamento.
Respuesta: Muy amablemente le informamos que el cálculo actuarial lo realiza el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, recién se realizó y está en el proceso administrativo para poder incorporarle nuevamente recursos al encargo fiduciario puesto que actualmente no cuenta con dineros en las cuentas de mesadas. Se espera que dichos recursos sean incorporados a fin de este año o los primeros dos meses del año 2017.
4. Subnumeral 1 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Comedidamente se solicita informar si los recursos ingresan desde el inicio del contrato o irán ingresando en la medida en que se vaya ejecutando, por otra parte es importante conocer si los mismos son líquidos o ingresan títulos valores.
Respuesta: se realizara un único desembolso del Ministerio de Hacienda a la cuenta denominada Encargo Fiduciario – Departamento de Risaralda la cual deberá ser la cuenta recaudadora, luego de ingresar el dinero a esa cuenta se dividirá el monto según las indicaciones para bonos y mesadas.
5. Subnumeral 1 y 4 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Atentamente solicitamos aclara cual es el régimen de inversión que se debe cumplir, esto teniendo en cuenta que se administrarán recursos para el pago de pasivo pensional.
Respuesta: Muy amablemente le informamos que el régimen de inversión será regido por el Decreto 1525 de 2008.
6. Subnumeral 11 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Cordialmente se solicita aclarar que en caso de presentarse gastos de defensa ante actos de terceros, deberá el fideicomitente asumirlos.
Respuesta: Muy amablemente le informamos que se corregirá la redacción del mencionado numeral quedando así el numeral 11:
“En caso de demanda judicial o reclamación extrajudicial, la fiduciaria y la gobernación del departamento acordaran de acuerdo con la naturaleza de la reclamación a quien corresponderá la defensa judicial.
Solo podrán asumirse gastos de defensa judicial o extrajudicial de un acto que atente contra los recursos del Encargo Fiduciario cuando estos sean o estén vinculados directamente al negocio fiduciario.
Si las causas que dan origen a la presentación de demandas en contra de los mismos no son imputables a la fiduciaria, los gastos de defensa no deben ser asumidos con cargo a recursos propios de la misma”
7. Subnumeral 18 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Cordialmente solicitamos modificar esta obligación, indicando que se deben entregar copia en medio magnética de las órdenes de giro o pago, con sus soportes, teniendo en cuenta que se requiere de la información original para aquellos eventos en que las auditorías internas o entes de control verificar la información de la ejecución del contrato.
Respuesta: Muy respetuosamente nos permitimos infórmale que el Departamento de Risaralda no tiene implementado el proceso en medios magnéticos, además el Fideicomitente se permite quedarse con los documentos originales ordenadores del gasto, a la fiduciaria se remitirán copias de los soportes ordenadores del pago y la fiduciaria deberá implementar el archivo histórico de todos los pagos realizados dentro del encargo.
8. Subnumeral 22 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Atentamente solicitamos nos informen que clase de obligaciones tributarias se tienen identificadas en la administración del encargo fiduciario.
Respuestas: las retenciones que normalmente realiza el Departamento para este tipo de contrato, Estampillas Pro Desarrollo, Estampillas Pro Hospitales y Estampillas Pro Ancianos, además la retención en la fuente si aplicase el monto, más la que determine la normativa tributaria según DIAN si fuere el caso.
Nota: esto se da como información mas no significa ninguna obligatoriedad por parte del fideicomitente si sobreviniese otra deducción no enunciada acá, es deber de la Fiduciaria aclarar estas inquietudes solicitando información en el dirección de Fiscalización del Departamento.
9. Subnumeral 34 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Comedidamente solicitamos permitir que se presente la estructura de control interno que actualmente tiene la fiduciaria establecida, indicando la forma en que esta aplica para el desarrollo del contrato...
Respuesta: Muy respetuosamente le informamos que este proyecto xx xxxxxx en su numeral 2.1. Obligaciones mínimas del proponente solo posee 33 Sub numerales.
10. Literal b) Subnumeral 24 del numeral 2.1 Obligaciones Mínimas del proponente. Cordialmente solicitamos aclarar a que corresponden las obligaciones financiero, referenciadas en este punto.
Respuestas: Muy amablemente le informamos que se corrige el texto al que hace referencia y el mismo quedara así: “no podrán existir obligaciones financieras pendientes de ejecución a nombre del encargo al momento de la rendición final de cuentas ni durante el encargo, ya que según el artículo 879 numeral 9 de la Reforma Tributaria dice textualmente: “Exenciones del Gravamen a los Movimientos Financieros: El manejo de Recursos Públicos que hagan las Tesorerías de las Entidades Territoriales”, (Impuesto del 4 x 1000, o Gravamen Movimiento Financiero).
Así mismo El artículo 476 del Estatuto Tributario consagra dentro de los Servicios Excluidos del Impuesto sobre Ventas y Comisiones: “Los Servicios de Administración de Fondos del estado”, (IVA y COMISIONES).
11. Numeral 7.2. Valor estimado del contrato y/o presupuesto oficial. De manera atenta se solicita aclarar si el presupuesto de 21 SMMLV es por año o mensuales.
Respuesta: muy respetuosamente le informamos que el numeral 7.2 xxx xxxxxx condiciones señala un presupuesto de CUARENTA Y TRES MILLONES, CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL, SEISCIENTOS DOS PESOS ($ 43.435.602 M/L, a razón de TRES MILLONES, SEISCIENTOS DIECINUEVE MIL, SEISCIENTOS TREINTA Y CUATRO PESOS MENSUALES ( 3.619.634) :
incluidos todos los costos directos e indirectos y los impuestos, tasas y contribuciones que conlleve la celebración y ejecución total del contrato respaldado para la presente vigencia con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 31 del 02 de Enero de 2016.
12. Numeral 7.8 PLAZO DE EJECUCIÓN. Cordialmente solicitamos ampliar el plazo de ejecución del contrato como mínimo a un año.
Respuesta: solicitamos muy respetuosamente lean el pliego de condiciones, el tiempo de ejecución del contrato estipulado en este proyecto de pliegos es de un
(1) año.
13. Numerales 9.2.; 9.3 y 9.4, Garantías. Comedidamente se solicita al Departamento aclarar que los porcentajes descritos se tendrán en cuenta frente al valor de la comisión cobrada por la fiduciaria y no por el del presupuesto.
Respuesta: muy respetuosamente le informamos que en este encargo fiduciario se realizara un pago por administración, para determinar ese pago se realizó un estudio xx xxxxxxx que determino el presupuesto oficial, a nuestro entender sobre ese presupuesto oficial se tasa el porcentaje de las garantías.
14. Numeral 9.5. Fidelidad y riesgos financieros. Se solicita al Departamento tener en cuenta que esta póliza la emiten las aseguradoras por un periodo de un año, motivo por el cual solicitamos modificar la redacción duración de la misma, indicando que se debe tener vigente durante el tiempo del contrato y seis meses más.
Respuesta: muy respetuosamente le informamos que el numeral enuncia claramente que la póliza debe estar vigente durante el contrato y seis meses más. No creemos necesario modificar la redacción del mismo.
15. Numeral 15.3 EXPERIENCIA ACREDITADA. Cordialmente solicitamos se tengan en cuenta negocios registrados en el RUP, tanto encargos fiduciarios como
patrimonio autónomos que tengan como objeto la administración de negocios pensionales.
Respuesta: De manera atenta le informamos que lo que se busca es acreditar y demostrar es experticia en encargos fiduciarios de administración y pagos, puestos que es puntualmente lo que requiere el fideicomitente.
16. Numeral 15.3.1 Experiencia Acreditada. Comedidamente se solicita permitir que la certificación pueda tener otro nivel de calificación del cumplimiento del contrato.
Respuesta: No se acepta la observación, por cuanto este requerimiento obedece a la coherencia que debe guardar el objeto contractual con la experiencia a acreditar.
17. Numeral 15.4 LA CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN. Comedidamente solicitamos modificar los indicadores xxx XXX y XXX mayor o igual al 4%., esto en el entendido que el indicador no determina la capacidad financiera y de operación para la administración del contrato, por cuanto estos indicadores, se utilizan para observar cual es el real margen de rentabilidad de los accionistas con relación a su inversión. Este valor es más un indicador para análisis interno de los oferentes toda vez que éste les permite comparar el valor obtenido con el costo de oportunidad, es decir, con otras alternativas de inversión posibles de inversión xxx xxxxxxx, pero que no miden la capacidad financiera real de las compañías del sector y al presentarse en negativo o cercanas a cero no significa que las mencionadas sociedades están pasando por una mala situación organizacional. Por otra parte se entiende que para el cálculo xxx XXX los fondos propios equivale al patrimonio y el beneficio neto corresponde a la utilidad operacional, esto debido a que de acuerdo a la información que se registra en el RUP esos son los datos que se toman en cuenta.
Respuesta: Muy respetuosamente le informamos que aunque estos indicadores sean utilizados más para análisis de información interna y para observar cual es el real margen de rentabilidad de los accionistas con relación a su inversión, nos demuestra que rentable es la empresa, lo que nos indica la capacidad de respaldo que tiene, respaldo que se hace indispensable en el momento de que ocurra una contingencia; Por lo tanto no entendemos viable bajar este indicador según su observación, puesto que nos aleja de la fortaleza económica que buscamos en los proponentes.
18. Numeral 16.1. Componente económico y 16.2. Componente de Calidad. Cordialmente solicitamos modificar la forma de otorga puntaje en este ítem, ya que por defecto quien el primer puesto tendrá una diferencia alta frente a los demás, aun cuando las demás propuestas se encuentren cerca, por lo que sugerimos que la calificación se por regla de tres.
Respuesta: Muy respetuosamente nos permitimos aclararle que para el fideicomitente el componente de calidad es muy importante y en este ítem se refleja la coherencia, eficiencia y estabilidad de los proponentes para la administración de los recursos del encargo, razón por la cual el ganador de esta calificación tendrá una ventaja racional frente a los otros proponentes, la generalidad de las premiaciones a los ganadores determina el margen de diferencia aún más alto, por ello es importante ganar, no sería igual si no hubiese una diferencia significativa entre el ganador y los otros.
19. Numeral 16.4. Corrección aritmética. Atentamente solicitamos dar un ejemplo en el que se pueda apreciar la forma en que se realizará este procedimiento.
RESPUESTA:
COSTO DE ADMINISTRACION DEL ENCARGO FIDUCIARIO | |||
DESCRIPCION | MAXIMO OFERTADO SMMLV | MAXIMO OFERTADO $ | |
oferta presentada | Oferta Cobro Administración Encargo | 5,6 | 3.896.948,00 |
corrección aritmética | Oferta Cobro Administración Encargo | 5,6 | 3.860.948,00 |
diferencia | Oferta Cobro Administración Encargo | 36.000,00 | |
la corrección aritmética arroja una diferencia en la cifra ofertada en salarios mínimos frente a la ofertada en pesos es del 0,7 % en este caso la oferta seria rechaza al estar por encima del 0,5 % del valor de la oferta | 93% | ||
MINUTA DEL CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO
20. OBJETO CLAUSULA PRIMERA- OBJETO.
a. Literal a y b. Cordialmente solicitamos dar aclarar a que hace referencia los pagos señalados en la relación de beneficiarios relacionados en el Certificado de calidad de Beneficiarios No. 9 del 17 de septiembre de 1997 y/o a las personas que acrediten el poder otorgado por el beneficiario debidamente autenticado, en el
que se establezca la facultad expresa de recibir a nombre de estos dichos recursos.
Respuesta:
El Certificado de calidad de Beneficiarios No. 9 del 17 de septiembre de 1997 es un libro emanado del Ministerio de Salud en el cual se relacionan con nombre y número de cedula los beneficiarios del fondo del pasivo prestacional del Departamento de Risaralda, (dicho libro fue publicado con los estudios previos y el pliego de condiciones), la persona que no esté relacionada allí no se le podrá pagar, allí se relacionan tanto los beneficiarios de bonos como los de mesadas, en el caso de las mesadas a pesar que es un único giro a las cuentas del hospital y este discrimina el pago a los jubilados, es deber de la fiduciaria verificar en los soportes que se le relacionan en la nómina que los integrantes de la misma estén en el libro, igual mente deberá verificar con los pagos de bonos, en los cuales en la resolución emanada de la gobernación se detalla el nombre del beneficiario xxx xxxx.
En caso de que se presente un apoderado del beneficiario, dentro de los documentos soportes del pago que envié el fideicomitente al fiduciario se deberá enviar los soportes del apoderado y deberá la fiduciaria verificar el cumplimiento de los mismos, todo ello como control dentro del proceso de pago para la salvaguarda de los recursos del encargo.
b. PARAGRAFO PRIMERO. Atentamente solicitamos se determine el procedimiento mediante el cual el fiduciario deberá informar con anticipación al fideicomitente sobre cualquier movimiento que vaya a realizar.
Respuesta: Mediante comunicación escrita deberá informar el fiduciario al fideicomitente sobre cualquier decisión que tenga que ver con las inversiones de los recursos del encargo. Se incorporara esta aclaración en la minuta.
21. CLAUSULA TERCERA INVERSIONES DEL ENCARGO FIDUCIARIO. Teniendo en cuenta que los recursos del encargo fiduciario deberán ser administrados de conformidad con lo establecido en el decreto 1861 del 06 de septiembre de 2012, consideramos que el fideicomitente no deberá impartir instrucciones relacionados sobre las inversiones que se efectúe en desarrollo del contrato.
Respuesta: las inversiones serán regidas por el decreto el Decreto 1525 del 2008, se corregirá en la minuta.
22. CLAUSULA CUARTA– OBLIGACIONES DEL FIDUCIARIO. Subnumeral 28. Atentamente solicitamos su colaboración ampliando el plazo dentro de 30 días calendario para la entrega de la rendición final de cuenta, teniendo en cuenta que se deben realizar varias gestiones previas para su presentación.
RESPUESTA: No se acepta esta observación, la fiduciaria deberá anticipar coherentemente los trámites para cumplir con lo pactado en los requerimientos de empalme en cuanto a lo documental y en cuanto al tiempo, entendemos que el plazo estipulado es coherente y suficiente con lo que realizara.
23. XXXXXXXX XXXXXX – BENEFICIARIOS. Comedidamente solicitamos dar alcance y/o aclarar el término de Los beneficiarios de los pagos de conformidad con la relación entregada en el anexo de Certificado de Calidad de Beneficiarios No. 9 del 17 de septiembre de 1997.
Respuesta: Xxxx respuesta a la pregunta 20 de estas observaciones