COOPERATIVA CEMCOP
COOPERATIVA CEMCOP
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ACUERDO No 008-2024
(28 de febrero de 2024)
Por el cual se aprueba actualizar el reglamento del fondo de bienestar
El Consejo de Administración de la COOPERATIVA CEMCOP en uso de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO QUE:
1. De acuerdo con el artículo 2.2 de los estatutos de CEMCOP dentro de sus fines sociales está previsto la prestación de servicios tendientes al desarrollo integral del asociado y su familia, entre ellos en el campo del bienestar social
2. De acuerdo con el artículo 8.10 de los estatutos de CEMCOP, corresponde al Consejo de Administración la reglamentación de los fondos sociales.
3. El Consejo de Administración ha evaluado la conveniencia de aprobar las modificaciones propuestas por el Comité de Bienestar para algunos artículos del reglamento de bienestar, que a continuación se presentan:
ACUERDA:
Expedir el reglamento del Fondo de Bienestar Social de CEMCOP según las disposiciones que a continuación se transcriben:
CAPITULO I NORMAS GENERALES
ARTÍCULO 1°. CREACIÓN Y NATURALEZA. El Fondo de Bienestar Social de CEMCOP que se regula por el presente reglamento, fue creado por la 69 Asamblea Ordinaria de delegados celebrada el día 27 xx xxxxx de 2014, como una cuenta de naturaleza pasiva, conformada por los recursos que para esta se apropien de acuerdo con la ley y los estatutos.
ARTÍCULO 2º. OBJETIVOS. Los recursos del Fondo de Bienestar Social se utilizarán para el financiamiento de programas de beneficio social para los asociados de CEMCOP y demás beneficiarios que el mismo reglamento determine en las siguientes áreas:
Otorgamiento de auxilios económicos para los siguientes requerimientos:
a. De naturaleza asistencial
b. De recreación
c. Programa de fidelización de los asociados
El financiamiento de otros programas y servicios de beneficio social.
ARTÍCULO 3°. FUENTES DE RECURSOS. El Fondo de Bienestar Social de CEMCOP se nutrirá con los siguientes recursos:
• Las sumas de dinero que determine la Asamblea General de CEMCOP provenientes de los excedentes que resulten del ejercicio económico y en el porcentaje que determine la Asamblea.
• Con auxilios o donaciones recibidos con destino a este fondo.
ARTÍCULO 4º. DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS. Con cargo al Fondo de Bienestar Social y de acuerdo al presupuesto aprobado, podrán pagarse o financiarse los siguientes conceptos o gastos:
a. Auxilios y beneficios entregados directamente a los asociados de conformidad con lo previsto en el presente reglamento.
b. El costo de las actividades que se realicen en cumplimiento de lo previsto en este reglamento, así como los gastos conexos para el desarrollo de dichas actividades.
c. Gastos operativos en que se incurran para el cumplimiento de las actividades que se ejecuten en desarrollo del presente reglamento.
PARÁGRAFO. INVERSIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos del Fondo de Bienestar Social harán parte del capital de trabajo de CEMCOP y por tanto la administración hará uso de estos para la realización de las operaciones ordinarias de la entidad, sin perjuicio de que la misma administración de manera prudencial disponga de la liquidez necesaria para atender los requerimientos correspondientes a las finalidades de este fondo.
ARTÍCULO 5º. BENEFICIARIOS. Los asociados de CEMCOP serán los beneficiarios de los programas y servicios que se presten con cargo al Fondo de Bienestar Social, por necesidades que los afecten directamente o por hechos o eventualidades que afecten a sus familiares previamente reportados a CEMCOP. Tales parientes pueden ser: Cónyuge o compañera (o) permanente, hijos, padres, nietos, abuelos, hermanos.
PARÁGRAFO: Para agregar beneficiarios, el asociado deberá soportar su parentesco de acuerdo a los documentos requeridos por la administración y la ley.
ARTÍCULO 6º. REQUISITOS GENERALES PARA ACCEDER A LOS PROGRAMAS DE
AUXILIOS. Para acceder a los auxilios económicos establecidos en el presente reglamento se requiere:
a. Que el asociado por quien se genera el acceso al auxilio no tenga suspendidos los derechos de asociado.
b. Que el asociado por quien se genera el acceso al auxilio, se encuentre al día con todas las obligaciones con CEMCOP, requisito este para el cual deberá verificarse su cumplimiento, tanto al momento de la aprobación como al momento del desembolso.
c. Que la solicitud sea presentada dentro de la oportunidad establecida.
d. Que se dé cumplimiento a los requisitos especiales establecidos para cada tipo de auxilio.
e. Que exista disponibilidad de recursos.
f. Que el asociado por quien se genera el acceso al auxilio, se encuentre al día con la actualización de datos, en cumplimiento del Estatuto y la normatividad vigente.
ARTÍCULO 7º. LÍMITES EN EL MONTO DE LOS AUXILIOS. A ningún asociado se le se podrán otorgar durante el año calendario, auxilios económicos con cargo al Fondo de Bienestar Social, por cuantía superior a la que asigne el Consejo de Administración, que para efectos de este reglamento se denomina monto anual por asociado o monto único anual, según presupuesto aprobado y previa autorización de la Asamblea, si con cargo al presupuesto general de gastos, se asignasen recursos para el fondo.
El Consejo de Administración anualmente determinará estos montos, estableciendo rangos de acuerdo con la antigüedad, según el siguiente cuadro:
Antigüedad | Monto del Auxilio |
Mayor a 4 años | Valor monto único x 100% |
Mayor a 3 años y menor a 4 años | Valor monto único x 75% |
Mayor a 2 años y menor a 3 años | Valor monto único x 50% |
Mayor a 1 año y menor a 2 años | Valor monto único x 30% |
Menor a 1 año | 0% |
PARÁGRAFO 1: Se exceptúan de este límite, los auxilios y gastos que con cargo al fondo de bienestar se efectúen bajo programas de beneficio general promovidos por la cooperativa.
PARÁGRAFO 2: No computan para la determinación del derecho de los auxilios que se otorguen con cargo al fondo de bienestar, los auxilios que se entreguen con cargo al fondo de solidaridad.
ARTÍCULO 8º. LÍMITE DE DISPONIBILIDAD. Con cargo al Fondo de Bienestar Social se otorgarán auxilios económicos y se desarrollarán programas de bienestar social, hasta la concurrencia de los recursos disponibles; de manera que, si un auxilio es denegado por carencia de recursos, no hay lugar a formular nuevamente la solicitud, aun cuando el fondo sea alimentado con nuevos recursos.
PARÁGRAFO: Como la fuente principal del fondo de bienestar es el porcentaje de los excedentes que para tal fin se destina, los auxilios se otorgarán hasta el monto del saldo disponible en el fondo y una vez agotados sus recursos, dichos auxilios podrán ser otorgados con cargo al presupuesto de gastos de la cooperativa si las condiciones financieras de la entidad lo permiten, para lo cual se requiere la aprobación del Consejo de Administración.
CAPITULO II
NORMAS RELATIVAS A LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL
ARTÍCULO 9º. ÓRGANOS. El Fondo de Bienestar Social estará administrado por el Consejo de Administración, quien, para los asuntos específicamente determinados, delega la administración del Fondo en el Comité de solidaridad y bienestar social y en la Gerencia tal como se indica a continuación:
Para el otorgamiento de auxilios, la decisión correspondiente será adoptada por la Gerencia, siempre que la solicitud se ajuste plenamente a los parámetros de este reglamento y las situaciones especiales y excepciones serán decididas por el Comité de solidaridad y bienestar social.
Las decisiones correspondientes a programas y actividades a desarrollar con cargo al Fondo de Bienestar Social, distintas al otorgamiento de auxilios económicos, serán adoptadas por el Comité de solidaridad y bienestar social.
La tesorería del fondo estará a cargo de la Gerencia, órgano que adicionalmente, le proporcionará a este comité, el apoyo que requiera para su funcionamiento.
ARTÍCULO 10º. FUNCIONES DEL COMITÉ EN RELACIÓN AL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL:
Son funciones del Comité de solidaridad y bienestar social, las siguientes:
a. Aprobar el otorgamiento de los auxilios económicos que se otorguen con cargo al Fondo de Bienestar Social, cuando las solicitudes no se ajusten estrictamente a los parámetros del presente reglamento y haya solicitud de reconsideración.
b. Presentar a consideración del Consejo de Administración, propuestas de programas de bienestar social.
c. Presentar informes al Consejo de Administración de su gestión y de manera trimestral, donde conste entre otros: ejecución del presupuesto, actividades desarrolladas, detalle de auxilios entregados, etc.
d. Ejecutar el presupuesto aprobado por el Consejo de Administración.
e. Planear, aprobar, organizar y dirigir las acciones y actividades que se realicen en cumplimiento de los objetivos del Fondo de Bienestar Social.
f. Analizar junto con el funcionario encargado del área social, los proveedores con los que se ejecutarán las actividades que se programen y en general, aprobar las contrataciones que se requieran para su realización.
g. Las demás que correspondan como administrador permanente del Fondo y que no estén asignadas a otro organismo.
h. Designar a los miembros (directivos o del comité) que apoyarán las actividades sociales o eventos programados por CEMCOP.
ARTICULO 11º. TESORERÍA DEL FONDO. La función de tesorería del Fondo de Bienestar Social será ejercida por la Gerencia de CEMCOP, la cual hará los pagos y giros que con cargo al fondo deban realizarse, luego de ser aprobados o autorizados por el órgano competente.
CAPÍTULO III
PROGRAMA DE AUXILIOS ECONÓMICOS
ARTICULO 12º. CLASES DE AUXILIOS. Los auxilios económicos que se otorgan con cargo al Fondo de Bienestar Social son los siguientes:
A) Con cargo al monto único anual fijado por asociado: • Auxilio de salud
• Auxilio de maternidad/paternidad
• Auxilio para Deportes
• Auxilio para gastos médicos veterinarios.
B) Que no hacen parte del monto único anual fijado por asociado: • Auxilio plan exequial
• Auxilio para programas gastronómicos
• Auxilio para programas de pasadías
• Auxilio para programas culturales
• Auxilio para capacitaciones subsidiadas
• Auxilio para programa Ceremonia los mejores
• Auxilio para programas especiales
• Obsequio Navideño
• Auxilio de fidelización
CAPITULO IV
AUXILIOS CON CARGO AL MONTO ÚNICO ANUAL POR ASOCIADO
ARTICULO 13º. AUXILIOS DE SALUD. DEFINICIÓN. Con cargo al Fondo de Bienestar Social, la Cooperativa reconocerá un auxilio al asociado para atender el valor de los gastos de salud propios o de alguno de los miembros del grupo familiar señalado en el artículo 5º, sin exceder el límite de cuantía establecido de manera general, para los siguientes eventos:
• Consultas médicas, hospitalización y cirugía, vacunas, exámenes médicos, de laboratorio, ayudas diagnósticas, nutrición.
• Fisioterapia adulta y pediátrica, adquisición y alquiler de elementos de ortopedia, equipos de apoyo, recuperación.
• Consultas y procedimientos odontológicos.
• Gafas y lentes de contacto.
• Medicamentos.
• Servicios asistenciales de enfermería.
• Consultas psicológicas, psiquiátricas, asistencia a unidades terapéuticas de salud mental.
• Terapias de lenguaje
• Servicios geriátricos
• Procedimientos terapéuticos, incluidos los de medicina alternativa (hidroterapia, masajes terapéuticos, oxigenoterapia, quiropraxia, terapia neural, terapias biológicas, homeopatía, acupuntura)
ARTICULO 14º. REQUISITOS DEL AUXILIO DE SALUD. Además de los requisitos generales establecidos, para acceder a los auxilios, el asociado deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses de vinculación y presentar solicitud de manera virtual a través de la página web de la cooperativa, adjuntando a esta, copia escaneada de la factura o documento equivalente o recibo de caja o soporte de pago o certificación, correspondiente al servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 49° del presente reglamento.
Si el soporte del pago antes mencionado, no señala claramente al asociado o beneficiario como receptor del servicio prestado, deberá adjuntarse la orden médica u otro soporte con el cual se pueda verificar que el pago realizado, corresponde a un servicio prestado al asociado o beneficiario en virtud del cual se reclama el auxilio.
PARÁGRAFO: El monto de los auxilios por salud, más la sumatoria de los demás auxilios previstos en el artículo 12°, literal A de este reglamento, no podrá exceder el monto único anual fijado por el consejo de administración.
ARTICULO 15°. AUXILIO DE MATERNIDAD/PATERNIDAD. DEFINICIÓN. Por el nacimiento o
adopción de cada hijo del asociado se le concederá el auxilio con cargo al Fondo de Bienestar Social hasta por el 100% del monto único anual establecido de manera general.
ARTICULO 16°. REQUISITOS DEL AUXILIO DE MATERNIDAD/PATERNIDAD. Para acceder a
este auxilio, además del cumplimiento de los requisitos establecidos de manera general, deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado y presentar la solicitud de manera virtual a través de la página web de la cooperativa, adjuntando a esta, copia escaneada del registro civil de nacimiento/adopción.
El (la) asociado (a) deberá tramitar primero el registro del nuevo integrante de la familia como beneficiario en Cemcop antes de tramitar la solicitud del auxilio.
PARÁGRAFO: El monto de los auxilios por maternidad/paternidad, más la sumatoria de los demás auxilios previstos en el artículo 12°, literal A de este reglamento, no podrá exceder el monto único anual fijado por el consejo de administración.
ARTICULO 17º. AUXILIOS PARA DEPORTES. DEFINICIÓN. Con los auxilios para deportes se pretende promover y estimular entre los asociados y su grupo familiar la práctica de algún deporte, incluidos las danzas y el baile. El monto del auxilio será hasta por el valor del servicio, sin exceder el monto único anual. El auxilio se otorgará hasta por máximo el valor del costo del plan correspondiente al año fiscal por el cual se solicita.
ARTICULO 18º. REQUISITOS DEL AUXILIO PARA DEPORTES. Además de los requisitos generales deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado y presentar solicitud de manera virtual a través de la página web de la cooperativa, adjuntando a esta, copia escaneada de la factura o documento equivalente o recibo de caja o soporte de pago o certificación, correspondiente al servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 49° del presente reglamento.
Si el soporte del pago antes mencionado, no señala claramente al asociado o beneficiario como receptor del servicio prestado, deberá adjuntarse soporte con el cual se pueda verificar que el pago
realizado corresponde a un servicio prestado al asociado o beneficiario en virtud del cual se reclama el auxilio.
Solamente se otorgarán auxilios por los servicios prestados por los siguientes proveedores:
• Gimnasios
• Instituciones Educativas y Universitarias
• Entidades o empresas dedicadas a fines deportivos
• Academias
• Cajas de Compensación
PARÁGRAFO: El monto de los auxilios para deportes, más la sumatoria de los demás auxilios previstos en el artículo 12°, literal A de este reglamento, no podrá exceder el monto único anual fijado por el consejo de administración.
ARTICULO 19°. AUXILIO PARA GASTOS VETERINARIOS. DEFINICIÓN. Este auxilio se otorga a
los asociados que tengan a su cargo mascotas, entendiéndose como un miembro de la familia. Se podrán subsidiar gastos clínicos veterinarios como consultas, cirugías, exámenes médicos y laboratorio, tratamientos y medicamentos. No aplica para tratamientos estéticos como spa, peluquería, o similares.
ARTICULO 20º. REQUISITOS DEL AUXILIO PARA GASTOS VETERINARIOS. Además de los
requisitos establecidos de manera general, el asociado deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado y presentar solicitud de manera virtual a través de la página web de la cooperativa, adjuntando a esta, copia escaneada de la factura o documento equivalente o recibo de caja o soporte de pago, correspondiente al servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 49° del presente reglamento.
Para los fines del presente auxilio, solo se admitirán como soportes, documentos que acrediten el pago del servicio prestado por un tercero que profesionalmente realice este tipo de actividades.
PARÁGRAFO: El monto de los auxilios para gastos veterinarios más la sumatoria de los demás auxilios previstos en el artículo 12°, literal A de este reglamento, no podrá exceder el monto único anual fijado por el consejo de administración.
CAPITULO V
AUXILIOS QUE NO HACEN PARTE DEL MONTO ÚNICO ANUAL POR ASOCIADO
ARTÍCULO 21°. AUXILIO PLAN EXEQUIAL. DEFINICIÓN. Con cargo al Fondo de Bienestar Social se reconocerá un auxilio a todos los asociados que al momento de la renovación de la póliza o plan exequial contratado por CEMCOP, estén inscritos en él, hasta por el porcentaje que corresponda, según la partida asignada para subsidiar el costo de dicha póliza o plan exequial. El auxilio se liquidará con base en el plan más económico contratado por la Cooperativa y no se otorgarán auxilios para planes o coberturas adicionales.
Lo referente al alcance de los servicios y beneficios del plan exequial se regulará por los términos del respectivo negocio jurídico celebrado con el proveedor.
El desembolso de este auxilio se efectuará mediante pago al proveedor.
ARTICULO 22°. REQUISITOS DEL AUXILIO DEL PLAN EXEQUIAL. Para acceder a este auxilio el asociado deberá cumplir con los requisitos establecidos de manera general, deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado al momento de la afiliación o renovación a la póliza o plan exequial y suministrar la información requerida por la Cooperativa, previo diligenciamiento de los documentos exigidos tanto por CEMCOP como por el proveedor del servicio.
ARTICULO 23°. AUXILIOS PARA PROGRAMAS GASTRONÓMICOS. DEFINICIÓN. Este auxilio
se otorga con el objetivo de reunir al asociado y su grupo familiar en torno a la mesa y capacitarlos sobre el mundo de la cocina. Se otorgará hasta en favor de dos personas que pueden ser el asociado o miembros de su grupo familiar.
El auxilio que se otorgue para cada asistente, será el que corresponda de acuerdo al siguiente cuadro, teniendo en cuenta la antigüedad del asociado en la cooperativa, así:
Antigüedad | Monto del Auxilio |
Mayor a 3 años | Costo actividad x 50% |
Mayor a 1 año y menor a 3 años | Costo actividad x 30% |
Mayor a 6 meses y menor a 1 año | Costo actividad x 20% |
En ningún caso el monto del auxilio podrá exceder el 20% de un SMMLV por persona. El desembolso de este auxilio se efectuará mediante pago al proveedor.
ARTICULO 24°. REQUISITOS DEL AUXILIO PARA PROGRAMAS GASTRONÓMICOS. Tener una
antigüedad mínima de 6 meses como asociado. Además de los requisitos establecidos de manera general, deberán cumplirse los que determine el comité cuando establezca la programación.
ARTICULO 25°. AUXILIO PARA PROGRAMAS DE PASADIAS. DEFINICIÓN. Para las actividades
de esparcimiento y recreación, programadas por el Comité de solidaridad y bienestar social, se otorgará el auxilio a favor del asociado y hasta tres acompañantes de su grupo familiar y será hasta por el 70% del costo de la participación por cada persona en la actividad, con un monto máximo por participante del 20% de un SMMLV.
ARTICULO 26°. REQUISITOS PARA ACCEDER AL AUXILIO PARA PASADIAS. Tener una
antigüedad mínima de 12 meses como asociado. Además de los requisitos establecidos de manera general, deberán cumplirse los que determine el comité cuando establezca la programación.
ARTICULO 27°. AUXILIO PARA PROGRAMAS CULTURALES. DEFINICIÓN. Para las actividades
de tipo cultural, programadas por el Comité de Bienestar Social y según este mismo determine, se otorgará el auxilio a favor del asociado y hasta tres acompañantes de su grupo familiar; según se determine en los parámetros definidos en la programación y en el presupuesto aprobado.
ARTICULO 28°. REQUISITOS PARA ACCEDER AL AUXILIO PARA PROGRAMAS
CULTURALES. Tener una antigüedad mínima de 2 meses como asociado. Además de los requisitos establecidos de manera general, deberán cumplirse los que determine el comité cuando establezca la programación.
ARTICULO 29°. CAPACITACIONES SUBSIDIADAS. DEFINICIÓN: Este auxilio se otorga para subsidiar parcialmente actividades de capacitación en beneficio del asociado quien sustitutivamente podrá ceder el auxilio a un beneficiario perteneciente a su grupo familiar, siempre que la actividad se cumpla a través de un proveedor inscrito en la cooperativa y que haya sido promovida por esta. El monto del subsidio será hasta del 80% del valor o costo de la capacitación según así se determine al momento de la convocatoria, en la cual se podrá prever que también el monto se otorgue en proporción a la antigüedad del asociado.
Las actividades de capacitación estarán definidas en una programación ajustada al presupuesto aprobado por el Consejo de Administración, la cual estará sujeta a cambios que apruebe el Comité de solidaridad y bienestar social, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
Podrán ser beneficiarios de este auxilio el número de personas que establezca el Comité de solidaridad y bienestar social en la respectiva programación.
Se entregará un auxilio por asociado o su sustituto para cada capacitación en la cual sea admitido dentro de la programación que promueva CEMCOP, hasta la concurrencia del número de beneficiarios que se haya predeterminado en la convocatoria. Si el número de postulantes es superior al de los cupos a subsidiar, los beneficiarios se definirán por sorteo con la veeduría de la Junta de Vigilancia, dando prioridad a aquellos asociados o beneficiarios que participan por primera vez en el año vigente o se hayan inscrito a una única capacitación.
El desembolso de este auxilio se efectuará mediante pago al proveedor. También, y cuando las circunstancias imposibiliten que Xxxxxx realice la convocatoria directamente, el comité podrá aprobar que el pago del subsidio se realice a la cuenta del asociado siempre y cuando presente la respectiva factura de acuerdo a los requisitos establecidos en el Art. 49°.
ARTICULO 30°. REQUISITOS DE LOS AUXILIOS PARA CAPACITACIONES SUBSIDIADAS.
Tener una antigüedad mínima de 6 meses como asociado. Además de los requisitos establecidos de manera general, el asociado deberá realizar la inscripción respectiva dentro del plazo establecido por CEMCOP.
ARTÍCULO 31°. AUXILIO CEREMONIA LOS MEJORES. DEFINICIÓN. Es un auxilio que se otorga
una vez al año para estimular la excelencia académica del asociado o de uno de sus hijos, en los programas de educación básica primaria, secundaria y de educación superior, que previamente se hayan inscrito para participar en el programa dentro de las fechas habilitadas por la administración. No se tendrá en cuenta las solicitudes de inscripciones extemporáneas bajo ningún concepto.
Un asociado solo podrá recibir un auxilio de esta naturaleza al año y cuando el estudiante inscrito en el programa sea hijo de padres asociados a la Cooperativa, el auxilio solo se otorgará por uno de los padres.
El valor de este auxilio resultará de dividir el monto total presupuestado para este evento (menos gastos de logística), entre el número de participantes escogidos de acuerdo con el presente reglamento.
Si el aspirante al auxilio se encuentra cursando educación básica (Primaria y Secundaria) bien sea en calendario A o B, participará con las notas del último año cursado. Si se encuentra cursando educación superior (tecnológica, universidad o post grado), participará con las notas del último semestre cursado.
Durante el periodo del año que designe CEMCOP, se recibirá la documentación pertinente para la participación de todos los asociados interesados en el otorgamiento de los auxilios. Los asociados que no aporten los soportes de notas o envíen documentos incompletos dentro de las fechas establecidas, no serán tenidos en cuenta para la actividad.
PARÁGRAFO 1: Los asociados que sean beneficiarios del auxilio de educación formal que otorga CEMCOP a través del ICETEX, no podrán ser beneficiarios del auxilio de Ceremonia Los Mejores ni por él ni por sus beneficiarios.
ARTICULO 32°. REQUISITOS PARA ACCEDER AL AUXILIO CEREMONIA LOS MEJORES. El
asociado que solicite el auxilio, deberá tener una antigüedad de vinculación mínima de 12 meses y cumplir los siguientes requisitos adicionales:
a. Para concursantes de Primaria y Bachillerato: Original o copia de constancia o certificado de desempeño o copia de boletín o soporte final del último año lectivo culminado, donde se relacione la nota definitiva, expedido por la Institución Educativa. Dicha certificación debe corresponder a un nivel de desempeño final alto, superior, excelente o su equivalente según el sistema de calificación de la institución. Para las instituciones que califiquen numéricamente se tendrá en cuenta una calificación de 4.5 en adelante si la nota máxima es de 5.0 o de 9.0 en adelante en una escala de calificación de 1 a 10 o su equivalente según el sistema de calificación de la institución.
En el caso de soportes de notas alfabéticas que no contengan calificación definitiva, deberá evidenciarse un desempeño Alto, Superior o Excelente, sin ninguna nota en nivel básico o bajo.
En caso de calificaciones alfanuméricas, se tendrá en cuenta el sistema de calificación que otorgue la nota más alta.
En el caso de los niños con capacidades diferentes no se tendrá en cuenta el promedio de calificaciones.
b. Para concursantes de Educación Superior (Tecnológico, Pregrado y Posgrado. El SENA de conformidad con la ley no es considerado establecimiento de educación superior). Original o copia de calificaciones o certificación expedida por la Institución Educativa que contenga un promedio definitivo de 4.0 como calificación mínima, correspondiente al último semestre cursado.
Los tabulados o soportes de notas obtenidos vía internet se aceptan siempre y cuando contengan: nombre completo y número de documento de identidad del estudiante, nombre claro del programa cursado, especificación del periodo cursado y promedio del semestre por el cual participa mínimo de
4.0 (no aplica promedio total de la carrera). Es responsabilidad del asociado la veracidad de los soportes entregados, so pena de encontrarse incurso en la aplicación de proceso disciplinario de acuerdo a los estatutos vigentes.
En ninguno de los casos anteriores a) y b) se podrá realizar aproximaciones en las notas finales ni se aceptan notas inferiores a las requeridas. Los promedios de las notas deben ser entregados por las instituciones educativas, no se aceptan soportes con promedios realizados por asociados o terceros.
El funcionario encargado del área social una vez cumplido el plazo límite para la entrega de la documentación, validará el cumplimiento de los requisitos de cada postulación y programará la reunión con el Comité de solidaridad y bienestar social.
El Comité de solidaridad y bienestar social revisará y aprobará los auxilios, de acuerdo con el presente reglamento y de ello dejará constancia en un acta y posteriormente se publicará el listado en los medios de comunicación que CEMCOP disponga para ello, y se procederá a hacer el desembolso únicamente a los estudiantes beneficiados que asistan a la ceremonia, es decir, no se realizará el pago del premio al estudiante que no asista a la actividad, salvo que medie soporte de su inasistencia por causales de fuerza mayor debidamente soportadas y previamente evaluadas por el Comité de Bienestar.
ARTICULO 33°. AUXILIO PARA PROGRAMAS ESPECIALES. DEFINICIÓN. De acuerdo a la
disponibilidad presupuestal, el Comité de solidaridad y bienestar social, podrá programar algunas actividades especiales u otorgar algunos beneficios o estímulos a los asociados y a los miembros de su grupo familiar, que serán subsidiados total o parcialmente y según se determine en la respectiva programación. Para acceder a estos auxilios se deberá tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado.
ARTÍCULO 34°. OBSEQUIO NAVIDEÑO. Consiste en la entrega de un obsequio a cada asociado con el fin de estimular y fomentar la pertenencia a la Cooperativa y los lazos de fraternidad entre la base social que puede ser en dinero o en especie, según partida asignada por el Consejo de Administración. Este beneficio se entregará a fin de año, para lo cual el Comité de Solidaridad y Bienestar Social definirá el beneficio a entregar.
ARTICULO 35º. REQUISITOS PARA EL OBSEQUIO NAVIDEÑO. Tener una antigüedad mínima de 12 meses como asociado a la fecha xx xxxxx que se apruebe, además de los requisitos establecidos de manera general.
ARTÍCULO 36°. AUXILIO DE FIDELIZACIÓN. Consiste en el reconocimiento económico a cada asociado con base en su antigüedad en la cooperativa, para promover su permanencia.
ARTICULO 37º. REQUISITOS PARA EL AUXILIO DE FIDELIZACIÓN. Tener una antigüedad
mínima de 2 meses como asociado a la fecha xx xxxxx que se apruebe y los parámetros definidos por el Consejo de Administración, además de los requisitos establecidos de manera general.
ARTICULO 38°. COMPRAS Y CONTRATACIONES: En el evento de necesitarse comprar o contratar bienes, servicios o prestación de servicios para la ejecución de los beneficios contemplados
en el presente reglamento, se deberá contar con al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores, entre los cuales el comité elegirá la que en criterio del Comité sea la mejor propuesta, evaluando como mínimo: la experiencia o trayectoria, el servicio y valor agregado y la relación costo beneficio ofrecidos por el proponente.
Se excluyen de esta exigencia, los bienes y servicios que por escasa oferta en el mercado no sea posible obtener las tres cotizaciones antes señaladas, o por la pertinencia, exclusividad o particularidad de la actividad o servicio, se establezca que el proveedor sea una persona o empresa determinada.
CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 39°. OPORTUNIDAD PARA SOLICITAR LOS AUXILIOS. Las solicitudes de auxilios deberán presentarlas los asociados dentro de las oportunidades fijadas por la administración, las cuales se publicarán en los medios de comunicación que tenga disponibles la Cooperativa, entre ellos la página web y carteleras.
En el caso de las solicitudes de auxilio que sean rechazadas o negadas, el asociado deberá volver a realizar el proceso de radicación de la solicitud de auxilio, si la causal de rechazo es subsanable. Para efectos de las notificaciones que deban realizarse al solicitante del auxilio, tales se tendrán surtidas por el envío de comunicación electrónica al correo registrado en la actualización de datos.
ARTICULO 40°. DESEMBOLSO DE LOS AUXILIOS. El desembolso de los auxilios que se haga directamente al asociado lo efectuará la administración acorde a la programación de pagos que igualmente esta establezca.
Los desembolsos se efectuarán mediante abono en cuenta de ahorros del respectivo asociado, de la que sea titular en CEMCOP, salvo aquellos auxilios cuyo pago se haga directamente al proveedor del servicio. Si el asociado no tuviese cuenta de ahorros en CEMCOP y se rehusare a abrirla, se presumirá que renuncia al auxilio.
ARTICULO 41°. EXIGENCIAS ESPECIALES PARA LA RECLAMACIÓN DE AUXILIOS. Para la
reclamación de los auxilios previstos en este reglamento, el asociado deberá aportar únicamente Factura Electrónica. Esta deberá adjuntarse a través de la herramienta web que Cemcop destine para ello y estar expedida a nombre del asociado o beneficiario del grupo familiar registrado en Cemcop que haya recibido el servicio.
En el caso de que el proveedor del asociado no emita factura electrónica, este último se encuentra en la obligación de buscar alternativas con proveedores que cumplan con dicho requisito para poder acceder al auxilio.
Adicionalmente, la factura electrónica con la cual se acredite la obtención o pago del servicio recibido, deberá corresponder a un servicio prestado durante el año fiscal o año vigente en el cual se formule la reclamación del auxilio.
ARTICULO 42°. SANCIONES. Sin perjuicio de la aplicación del régimen disciplinario establecido en el Estatuto, se establecen las siguientes sanciones:
1. El beneficiario deberá reembolsar el monto del auxilio otorgado cuando:
a. Se presenten o adjunten documentos falsos.
b. Se solicite un auxilio en dos o más oportunidades con la misma factura o documento soporte.
c. El beneficiario sea un familiar registrado de varios asociados a la Cooperativa, y estos soliciten un auxilio por el mismo concepto y beneficiario.
2. Cuando el beneficiario no participe de las actividades para las cuales se le otorgó el auxilio o incumpla con las reglas y parámetros referentes a la organización y realización del evento o actividad y normas de convivencia establecidas por CEMCOP, deberá cancelar el valor total de su participación sin auxilio, de la capacitación o evento al cual fue admitido.
PARÁGRAFO. Para los casos anteriores, la administración podrá implementar mecanismos de compensación o cobro como descuento por nómina y la autorización para debitar con cargo a las cuentas de que sea titular el asociado.
CAPITULO VII
COMITÉ DE SOLIDARIDAD Y BIENESTAR SOCIAL ARTÍCULO 43º. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
El Comité de Solidaridad y Bienestar Social, estará conformado por tres (3) integrantes principales y dos (2) suplentes designados por el Consejo de Administración.
Los integrantes principales del comité serán dos (2) miembros del Consejo de Administración y el Coordinador Social y Administrativo de la cooperativa.
Los integrantes suplentes del comité serán dos (2) miembros del Consejo de Administración y serán convocados a las reuniones.
Al coordinador social y administrativo, en sus ausencias, lo reemplazará el respectivo Backup.
Para ser Miembro del Comité se debe estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones con CEMCOP al momento de su elección y no haber sido sancionado de acuerdo al régimen disciplinario interno de la Cooperativa.
ARTÍCULO 44º. QUORUM. El quorum deliberatorio estará conformado por los tres integrantes principales y las decisiones se tomarán por mayoría simple.
ARTÍCULO 45º. REUNIONES. El presidente del comité, citará a las reuniones e informará en la citación el orden del día. Para las reuniones ordinarias citará como mínimo cuarenta y ocho (48) horas de anticipación y cuando se presenten casos extraordinarios, la hará con veinticuatro (24) horas de anticipación. El comité deberá reunirse una vez cada dos meses y extraordinariamente cuando se amerite. Las reuniones podrán ser presenciales o de forma virtual si es necesario.
ARTÍCULO 46º. PERIODO. El periodo de los integrantes del comité, será de un (1) año. Podrán ser reelegidos, removidos y reemplazados por el Consejo de Administración.
ARTÍCULO 47º. DIGNATARIOS. El Comité estará presidido por un (1) miembro principal del Consejo de administración y entre los integrantes elegirán a un (1) secretario.
ARTICULO 48°. FUNCIONES. El Comité de solidaridad y bienestar social cumplirá las funciones previstas en este reglamento, así como también en lo pertinente al fondo de solidaridad según en el mismo se establezca.
ARTICULO 49°. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente reglamento, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones anteriores sobre la materia y en especial las expedidas para el fondo de bienestar social.
El presente acuerdo fue aprobado por el Consejo de Administración en la reunión ordinaria del 28 de febrero de 2024, según consta en el acta No. 561 de la misma fecha.
CONCEPTO | N° ACTA | FECHA | TIPO | EVIDENCIA |
Actualización | 537 | 30 xx xxxxx de 2022 | Acuerdo No. 012 | Se divide el reglamento de bienestar social y el de solidaridad |
Actualización | 539 | 25 xx xxxx de 2022 | Acuerdo No. 021 | Se modifica el Artículo No. 51. Conformación del Comité de Bienestar social. |
Actualización | 545 | 23 de noviembre de 2022 | Acuerdo No. 049 | Se modifica Artículo No. 39. Auxilio Ceremonia los mejores, definición. Artículo No. 40. Requisitos para acceder al auxilio de Ceremonia los mejores. Artículo No. 51. Integración del Comité, y Artículo No. 52. Funcionamiento del Comité. |
Actualización | 551 | 26 xx xxxxx de 2023 | Acuerdo No. 018 | Se modifica art. 7º. límites en el monto de los auxilios, art. 12 literal a. clases de auxilios. Se eliminan art. 17º. auxilio para vacaciones recreativas. Art. 18º. requisitos del auxilio para vacaciones recreativas, art. 19º. auxilio para viajes, art. 20º. requisitos del auxilio para viajes. Art. 23º auxilio para capacitación no formal. Art. 24°. requisitos del auxilio para capacitación no formal, art. 25°. auxilio para útiles escolares educación preescolar, básica y media, art. 26º. requisitos del auxilio para útiles escolares. |
Actualización | 555 | 30 xx xxxxxx de 2023 | Acuerdo No. 029 | Modificación en la conformación del Comité, y de adicionó Quórum, periodo y dignatarios. |
Actualización | 561 | 28 de febrero de 2024 | Acuerdo No. 008 | Modificación art. 31 Auxilio ceremonia los mejores. definición, art 32 Requisitos para acceder al auxilio ceremonia los mejores. y art. 41 exigencias especiales para la reclamación de auxilios. |