Contract
SERVICIO DE GESTORÍA Y ASESORAMIENTO FISCAL, LABORAL, CONTABLE Y JURÍDICO; Y ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES DE LA FUNDACIÓ VALÈNCIA CLIMA I ENERGIA.
EXPEDIENTE: VCE/41/2019
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1.- OBJETO.
El objeto del presente contrato es definir las características técnicas para la contratación del servicio de gestoría y asesoramiento fiscal, laboral, contable y jurídico de la Fundació València Clima i Energia, así como la elaboración de las cuentas anuales, con el fin de llevar el control de las gestiones fiscales, laborales, contables y jurídicas que València Clima i Energia no puede elaborar por falta de medios técnicos.
Todo ello, tal y como define la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP), en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.
La modalidad del presente contrato es abierto simplificado abreviado según lo dispuesto en el artículo 159.6 en la LCSP, y la naturaleza es de un contrato de servicios de acuerdo con lo previsto en el articulo 17 de la misma Ley.
La ejecución del objeto del contrato deberá adecuarse a las prescripciones técnicas anexas que tiene carácter contractual.
2.- SERVICIOS A REALIZAR
El adjudicatario/a se compromete a prestar los siguientes servicios:
2.1.- Gestoría y asesoramiento laboral:
- Asesoramiento integral en ámbito de las relaciones laborales.
- Asesoramiento en materia de subvenciones a la contratación de personal.
- Asesoramiento sobre obligaciones y procedimientos a seguir en la contratación de extranjeros.
- Servicio de asesoría y gestoría del servicio sobre los derechos y obligaciones de València Clima i Energia en materia de Seguridad Social en relación con sus empleados: Altas, variaciones y bajas en la seguridad social, cotizaciones mensuales, etc.
- Redacción de contratos de trabajo comunes (ordinarios) y especiales y registro de estos en la oficina de empleo.
- Gestión con la Mutua y/o INSS de trabajadores en cualquier incidencia en caso necesario.
- Gestión integral de nóminas que comprenderá los siguientes servicios:
Confección de todas las nóminas de los trabajadores (hasta un máximo de 10 trabajadores/as).
Confección y envío mensual de los costes laborales mensuales, desglosados por conceptos y trabajadores, incorporando en su caso, cualquier incidencia o situación extraordinaria si lo hubiese, así como el coste/hora de cada empleado.
Confección, gestión y tramitación con la Seguridad Social de finiquitos, en caso de haberlos, así como la cuantificación de importes indemnizatorios en caso de extinción de contrato de trabajo.
- Servicio de asesoría y gestoría en materia de obligaciones y derechos en relación con sus empleados con la Agencia Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social, y otras Administraciones.
- Confección y tramitación telemática de todos aquellos impuestos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias, fiscales o laborales de València Clima i Energia con las distintas Administraciones.
- Asesoramiento, gestión y tramitación de cualquier bonificación por formación de la plantilla con la Seguridad Social.
2.2.- Gestoría y asesoramiento fiscal /contable:
- Asesoría contable básica.
- Asesoría fiscal básica.
- Dar cumplimiento a las instrucciones establecidas por la Intervención General y la Tesorería del Ayuntamiento de València sobre la información a remitir anual, cuatrimestral, trimestral y mensualmente.
Datos contables Plataforma de Información Contable del Ayuntamiento de València (cuatrimestral)
Cálculo del Periodo Medio de Pago a Proveedores, en los cinco días siguientes al termino de cada mes (mensualmente)
Cálculo morosidad (trimestralmente).
Cualquier otro trámite que nos indiquen desde el Ayuntamiento de València.
- Confección y presentación de las declaraciones anuales de compras y ventas
superiores a 3.005,06 € (Modelos. 347 y 415)
- Elaboración y presentación del modelo 190 (con los datos de los profesionales proporcionados por València Clima i Energia)
- Confección y presentación de declaraciones trimestrales y anuales de las retenciones del IRPF (Modelos 111 y 190).
- Presentación de declaraciones fiscales varias (censos…)
- Tramitación de las notificaciones electrónicas recibidas ante la AEAT.
- Mecanización de los procesos contables:
Facturas de compras y gastos.
Ingresos.
Diario general.
Balances de sumas y saldos.
Balance de situación (cuenta de pérdidas y ganancias).
Extractos de movimientos bancarios.
Recogida mensual de datos.
Conciliaciones bancarias.
Asesoría contable personalizada. Incluirá la resolución de consultas telefónicas o presenciales que conlleven una respuesta inmediata o por correo electrónico cuya elaboración no requiera más de 1 hora de trabajo.
- Preparación, elaboración y remisión de las Cuentas Anuales de València Clima i Energia, para su posterior fiscalización a la Intervención General del Ayuntamiento de València.
Balance de situación.
Cuentas de resultados económico-patrimonial.
Estados de cambios en el patrimonio neto.
Estado de flujos de efectivos.
Estado de la liquidación del presupuesto etc.
- Acudir, en el caso que fuera requerido a las sesiones del Patronato de València Clima i Energia donde se sometan a aprobación el Presupuesto Anual, Cuentas Anuales y cualquier otro requerimiento relacionado con el objeto del presente contrato que deba ser refrendado por la asesoría, según el criterio de la dirección gerencia, ante el órgano de gobierno de la fundación, a efectos de la explicación de su contenido y la resolución de las consultas al respecto.
- Análisis y formulación de alegaciones, en su caso, al informe de fiscalización anual emitido por la Intervención General del Ayuntamiento de València o por el Protectorado de Fundaciones de la Comunidad Valenciana.
- Informar periódicamente de las novedades más significativas que se produzcan en materia contable.
2.3.- Asesoramiento Jurídico:
Comprende el asesoramiento jurídico integral en todas las áreas del Derecho, incluyendo a título enunciativo y no limitativo: el Derecho Mercantil (incluyendo el Derecho Bancario, xxx Xxxxxxx de Capitales y Valores, y Derecho Consursal), Derecho Civil, Fiscal, Tributario, Laboral, Administrativo, Procesal, Penal económico, Internacional y Comunitario; entendiendo como tal asesoramiento el que requiera València Clima i Energia y sus Órganos de Gobierno en las actividades que tenga encomendadas, y siempre limitadas al ámbito extrajudicial.
El total de la bolsa de horas de asesoramiento jurídico será de 50 quedando subordinadas a las horas que efectivamente solicite la Fundació València Clima i Energia en cada periodo dependiendo de sus necesidades. La facturación de las horas efectivas prestadas en el presente apartado se realizará trimestralmente por el número de horas de servicio jurídico prestadas a petición del cliente, al coste ofertado en su oferta económica, en una única factura que incluirá el concepto anteriormente mencionado como Criterio 1.2 del Anexo I así como la parte proporcional del servicio prestado de Gestoría/asesoría laboral, contable y fiscal al precio incluido en su oferta económica como Criterio 1.1 del Anexo I.
En lo referente a las horas prestadas de Asesoramiento Jurídico y el importe derivado de su ejecución, la Fundación de la C.V. València Clima i Energía no está obligada a agotar el número de horas máximo recogido en el contrato de 50h anuales, y, por lo tanto, la partida destinada a ello se verá en su caso, reducida en importe consecuente de la
multiplicación del precio hora ofertado por el número de horas no prestadas hasta las 50 horas estimadas.
La empresa adjudicataria del servicio, presentará ante la Fundació, un presupuesto de horas empleadas por cada solicitud de asesoramiento jurídico que la Fundación solicite, en un plazo de menos de 2 días hábiles desde su comunicación.
Todos los conceptos del presente pliego deberán tener las consecuentes actualizaciones y puesta al día en la materia.
3.- PERSONAL ADSCRITO AL CONTRATO.
El equipo de trabajo estará constituido, como mínimo, por dos personas con estudios superiores universitarios en las áreas de Derecho, y/o Ciencias Económicas, y/o empresariales o equivalentes.
La/s persona/s designadas inicialmente, en caso necesario, podrán ser sustituidas por la empresa adjudicataria durante el periodo de vigencia del contrato, previa comunicación a València Clima i Energia. En todo caso, la/s persona/s sustituta/s deberán acreditarse con la misma cualificación y experiencia que la/s persona/s sustituida/s. València Clima i Energia verificará este extremo a fin de velar por el adecuado cumplimiento del contrato.
La empresa adjudicataria tiene la obligación de adecuar el equipo de trabajo a las necesidades del servicio o cuando circunstancias extraordinarias que puedan concurrir, reduciendo o ampliando el mismo según corresponda, siempre y cuando se garantice el compromiso mínimo de adscripción de medios humanos del equipo antes descrito.
La empresa adjudicataria deberá mantener a su personal perfectamente formado sobre las materias y novedades normativas necesarias para la adecuada ejecución del os servicios objeto del contrato y los trabajos que lo integran.
4.- OBLIGACIONES DE VALÈNCIA CLIMA Y ENERGIA
València Clima i Energia se compromete al envío en formato electrónico de toda aquella información y documentación necesaria con suficiente antelación para que el/la adjudicatario/a pueda gestionar con el suficiente margen de tiempo las tareas indicadas en el punto 2 del presente pliego.
5.- LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS.
Los servicios mencionados los prestará la empresa adjudicataria con su propio personal y en sus propias instalaciones, y se encargará de suministrar la información y documentación necesaria a València Clima i Energia.
No obstante, la empresa adjudicataria deberá acudir a las oficinas de València Clima i Energia o al lugar concertado por ambos, siempre que sea necesario o se le requiera, facilitándole la
documentación que corresponda y dedicándole el tiempo necesario de asesoramiento al personal y solventar las dudas e incidencias que xxxxxx y que sean objeto del contrato.
6.- DEBER DE COLABORACIÓN
El/la adjudicatario/a colaborará con València Clima i Energia facilitando y poniendo a su disposición cuanta información le sea solicitada, referida a las actuaciones correspondientes en el presente contrato.
La colaboración prestada se hará con el estricto cumplimiento del deber de confidencialidad y con respeto a la legislación sobre la protección de datos de carácter personal de la forma señalada en la cláusula siguiente.
7.- CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN
7.1.- Confidencialidad
La información, datos o especificaciones facilitadas por el València Clima i Energia al adjudicatario/a o al personal de su servicio, así como a los que hayan accedido en ejecución del contrato, deberán ser consideradas por éstos como confidenciales, no pudiendo ser objeto, total o parcial, de publicaciones, copia, utilización, cesión o préstamo a terceros.
El adjudicatario/a y el personal a su servicio adquieren la obligación fiel de custodiar cuidadosamente la información, documentación o datos de los que se le haga entrega para la realización de los trabajos objeto del servicio, y con ello el compromiso de que los mismos no lleguen bajo ningún concepto a poder de distintas personas.
El adjudicatario/a y el personal a su servicio no podrán acceder a aquellas informaciones, datos y documentos no directamente relacionados con el objeto del contrato.
7.2.- Protección de datos
7.2.1.- Los datos personales facilitados, para los casos en que se trate de persona/s física/s, o en el caso de ser representante/s de una persona jurídica, así como la curricular y otras de índole laboral, del/los trabajador/es que realizarán el servicio u obra, serán tratados por València Clima i Energia en calidad de Responsable de Tratamiento.
La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos es la gestión de la adjudicación xxx xxxxxx, para la formalización y ejecución del mismo en el supuesto de ser asignado al adjudicatario/a.
La finalidad de la recogida y tratamiento de la información es la valoración de su idoneidad en el proceso de selección o adjudicación del servicio/s y/u obra/s de que se trate, así como –en el caso de que resulte adjudicatario/a –su utilización para mantener la relación contractual con la Administración Pública, en los aspectos económicos y técnicos derivados, así como el control de la/s obra/s, bien/es y/o servicio/s contratado/s y, en su caso, remisión de información sobre las incidencias relacionadas con aquéllos.
Se informa que los datos personales podrán ser cedidos o comunicados a las entidades públicas –estatales o autonómicas –competentes y en los supuestos previstos, según Ley.
Asimismo, podrán ser publicados en los tablones y diarios o boletines oficiales de la Administración Pública correspondientes.
7.2.2.- La entidad adjudicataria y el personal a su servicio deberá cumplir con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos) y con la normativa que se cree para su desarrollo, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo a su vigencia.
De conformidad con el artículo 5 RGPD, el personal de la entidad adjudicataria deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio.
Es obligación de la entidad adjudicataria comunicar este deber a su personal, así como cuidar de su cumplimiento.
Si por el tipo de obra o servicio objeto de adjudicación, no comporta un acceso a datos de carácter personal, los empleados de la entidad adjudicataria tendrán la prohibición de acceder a los tratamientos, informáticos y en papel, propiedad de València Clima i Energia.
Para el caso que la prestación del servicio pueda comportar un acceso o tratamiento de datos de carácter personal contenidos en tratamientos, informáticos y/o en papel, titularidad de València Clima i Energia, la entidad adjudicataria, en su calidad de Encargado del Tratamiento se obliga especialmente a lo siguiente:
a) No aplicar o utilizar la información de carácter personal con un fin distinto al previsto en el presente pliego, así como su cesión o comunicación a terceros, ni siquiera para su conservación.
b) En el caso de que la entidad adjudicataria sometiera a tratamiento o almacenamiento, de cualquier modo, datos personales de los tratamientos titularidad de València Clima i Energia, se compromete a adoptar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas.
c) Asimismo, para el caso en que el servicio implique tratamiento de datos personales en las propias instalaciones de la entidad adjudicataria (Encargado de Tratamiento), pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el RGPD, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del responsable o de otro auditor autorizado por dicho responsable.
d) València Clima i Energia (Responsable de Fichero o Tratamiento) tendrá la facultad de exigir a la entidad adjudicataria (Encargado de Tratamiento), prueba de su cumplimiento de las obligaciones impuestas por la legislación de protección de datos, solicitando copia del informe de Auditoría, o de cualquier otro documento que estime conveniente siempre que se refiera a datos personales que trata por
cuenta de aquél. En el supuesto de que no quede acreditada, a juicio de València Clima i Energia, el cumplimiento de las obligaciones que como Encargado de Tratamiento le corresponden, el primero podrá rescindir unilateralmente el contrato.
e) Una vez finalizada la prestación contractual, debe ser devuelto cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento a València Clima i Energia, excepto cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a València Clima i Energia dicha conservación. Aquellos datos que no se devuelvan, deberán destruirse adoptando las medidas de seguridad para evitar el acceso por parte de terceros. También podrá el Encargado del Tratamiento conservar, debidamente bloqueados los datos, en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el Responsable del Fichero o Tratamiento.
f) El incumplimiento por parte del adjudicatario/a de las estipulaciones del presente pliego lo convierten en Responsable del Tratamiento, respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como al pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta a València Clima i Energia, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra València Clima i Energia, como consecuencia de dicho incumplimiento.
7.3. Propiedad de la información.
La propiedad de la información en cualquier soporte es exclusiva de València Clima i Energia, por lo que, en consecuencia, el/la adjudicatario/a deberá entregarla a su propietario al finalizar el contrato sin mantener ningún original o copia de dicha información.
La empresa adjudicataria deberá observar reserva absoluta de la información obtenida en el desarrollo del contrato. No podrá transferir a personas o entidades información alguna recibida con ocasión de los trabajos o con relación a los mismos, sin consentimiento previo y por escrito de València Clima i Energia. Asimismo, y antes de la aceptación de los trabajos, devolverá todas las informaciones que le hayan sido suministradas en sus soportes originales. En todo caso, el/la adjudicatario/a será responsable de los daños y perjuicios que deriven del incumplimiento de esta obligación.