Contract
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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATO No. 620000XXXX/2016
CONTRATANTE: CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, entidad sin ánimo de lucro, creada mediante Decreto 062 del 11 de febrero de 1891, que se rige por lo establecido en el Decreto 410 de 1971 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen, en adelante LA CÁMARA.
NIT. 860.007.322-9
REPRESENTANTE DE LA CÁMARA:
XXXXXXXXXXXXXXXXX obra en nombre y representación de LA CÁMARA
CONTRATISTA: XXXXXXX., en adelante EL CONTRATISTA
NIT.
REPRESENTANTE LEGAL:
DATOS DE CONSTITUCIÓN:
DOMICILIO:
OBJETO: Servicio de consultoría para diseñar e implementar el sistema de gestión de la continuidad del negocio en la CCB.
A. CONSIDERACIONES GENERALES: 1) LA CÁMARA es una institución de servicios de carácter privado que representa al sector empresarial y a la comunidad en su conjunto y cumple funciones que le fueron delegadas por el Estado. 2) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.2.38.1.4, Sección 1, Capítulo 38 del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx x Xxxxxxx”, XX XXXXXX tiene entre sus funciones y facultades las siguientes: a) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos. b) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. c) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. d) Celebrar convenios entre ellas, asociarse o contratar con cualquier persona natural o jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 3) LA CÁMARA desde el año 2005 ha implementado esquemas de gestión de riesgos independientes en diferentes fases. En el año 2010, la entidad avanzó en el modelo de gobierno de riesgos con la creación del Comité de Buen Gobierno, Riesgos y Auditoría y con el primer levantamiento de riesgos operacionales llevado a cabo por la Contraloría Interna. En el año 2014 y 2015 la CCB diseño una Hoja xx Xxxx donde están identificadas las acciones a ejecutar para lograr el Nivel de Madurez que la Organización desea en cada uno de los aspectos que conforman los Procesos de Gestión de Riesgos y Seguridad de la Información. Dentro de esta hoja xx xxxx está planteada la necesidad de diseñar e implantar un sistema de gestión de continuidad de negocio. 4) En consideración de lo anterior y siguiendo los procedimientos aplicables, LA CÁMARA realizó la invitación a proponer para la selección objetiva del contratista que se encargaría de la prestación del servicio requerido. 5) EL CONTRATISTA es una firma independiente que cuenta con la experiencia necesaria para realizar, con los más altos estándares de calidad y cumplimiento, las actividades contratadas, presta habitualmente servicios remunerados en ejercicio de su actividad y actúa con plena autonomía técnica, financiera, directiva y administrativa. 6) Los servicios objeto de este contrato serán prestados por EL CONTRATISTA de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación, utilizando sus propios medios y bajo su exclusivo riesgo. 7) Este contrato es de naturaleza comercial y no faculta a LA CÁMARA para dar a EL CONTRATISTA órdenes en cuanto al modo, cantidad, tiempo y trabajo, ni para exigirle el cumplimiento de su Reglamento Interno de Trabajo. No se genera relación laboral alguna entre las partes. 8) La apertura de la invitación a proponer No. 3000000291 fue recomendada por el Comité Asesor de Contratación del día X de XXXXX de 2016 mediante acta No. XXX y la adjudicación a EL CONTRATISTA que ejecutará el presente contrato fue recomendado por el Comité Asesor de Contratación del día X de XXXXX de 2016 mediante acta No. XXX. B. ESTIPULACIONES DEL CONTRATO: 1) OBJETO: Servicio de consultoría para diseñar e implementar el sistema de gestión de la continuidad del negocio en la CCB. 2) ALCANCE DEL OBJETO: El servicio deberá cumplir con los siguientes características: a). 3) ESPECIFICACIONES TECNICAS: EL CONTRATISTA conoce y se obliga a cumplir con las especificaciones técnicas requeridas por LA CÁMARA en el Anexo Técnico de LA INVITACIÓN para el cumplimiento del objeto contractual, y con las descritas en LA PROPUESTA. 4) EQUIPO DE TRABAJO: EL CONTRATISTA deberá garantizar la ejecución del presente contrato con un equipo de trabajo, de acuerdo a lo ofrecido en LA PROPUESTA, conformado por mínimo cuatro (4) profesionales: a) Un (1) Gerente de la Consultoría. b) Dos (2) Consultores Senior Continuidad
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de Negocio. c) Un (1) consultor Junior. PARÁGRAFO: Cualquier modificación o cambio en el equipo de trabajo presentado por EL CONTRATISTA para la ejecución del contrato, deberá ser autorizado previamente y por escrito por LA CÁMARA y el nuevo personal deberá como mínimo acreditar la formación y experiencia del personal presentado en LA PROPUESTA. 5) ENTREGABLES: EL CONTRATISTA en el marco del presente contrato, suministrará los siguientes entregables: a) Fase 1: Planificación detallada del proyecto. i) Plan de Gestión del Proyecto. ii) Cronograma de Actividades. b) Fase 2: Mejores prácticas aplicables. i) Identificación y descripción de las mejores prácticas para la gestión de continuidad del negocio. ii) Análisis y justificación de su aplicabilidad en la organización. iii) Descripción de los componentes o elementos de estas mejores prácticas. c) Fase 3: Diagnóstico. i) Diagnóstico integral y detallado de la gestión de continuidad del negocio y del Plan de Recuperación de Tecnología de la Organización en relación con las mejores prácticas aplicables definidas en la fase II. d) Fase 4: Análisis. i) Informe de Riesgos de interrupción/disponibilidad que contenga los escenarios del peor caso y las medidas de control que deberían existir para mitigar el riesgo residual. ii) Informe BIA con la prioridad de recuperación de procesos y dependencias, tiempos objetivo de recuperación (RTO por sus siglas en inglés) y puntos objetivo de recuperación (RPO por sus siglas en inglés). e) Fase 5: Modelo de Gobierno. i) Informe del Modelo de Gobierno. f) Fase 6: Estrategias de continuidad y recuperación tecnológica. i) Informe con las estrategias de Continuidad de Negocio para la CCB, que incluye: evaluación de las alternativas indicando ventajas y desventajas y su respectiva relación costo – beneficio. ii) Plan de Continuidad del Negocio de la CCB, el cual debe incluir los procedimientos de recuperación de negocio para cada uno de los escenarios de crisis establecidos. iii) Informe sobre la estrategia de Recuperación Tecnológica con recomendaciones sobre alternativas indicando ventajas y desventajas y su respectiva relación costo – beneficio. g) Fase 7: Capacitación y sensibilización. i) Materiales y herramientas de capacitación y entrenamiento a medida. ii) Listas de asistentes y evaluaciones de las capacitaciones realizadas a cada audiencia objetivo. h) Fase 8: Acompañamiento e implementación. i) Definición y diseño de tipos de pruebas a ejecutar (escritorio y modulares o integrales). En el caso de pruebas modulares deberá incluirse la evaluación de riesgos para la operación normal de la organización con el fin de que la entidad pueda tomar una decisión sobre su alcance. ii) Plan de Pruebas. iii) Acompañamiento durante la implementación del Plan de Pruebas. Iv) Informe de resultados de las pruebas ejecutadas y recomendaciones. I) Fase 9: Cierre. i) Acta de liquidación del contrato. ii) Documento de Lecciones aprendidas del desarrollo de la consultoría. PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA deberá suministrar los entregables en medio físico y/o magnético para aquellos que aplique. PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA realizará los ajustes a los entregables que le solicite LA CÁMARA sin costo adicional para la misma. 6) ANEXOS. Forman parte integral del presente contrato como anexos, y vinculan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: a) La invitación a proponer del día XX de XXXXXX de 2016, con sus respectivos Anexos y adendas, en adelante LA INVITACIÓN. b) La propuesta presentada por EL CONTRATISTA el día XX de XXXXXX de 2016, en adelante LA PROPUESTA. En caso de contradicción entre lo consignado en el contrato y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato. En caso de contradicción entre los anexos, se preferirá lo estipulado en LA INVITACIÓN. 7) OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Sin perjuicio de otras obligaciones pactadas en el presente documento, EL CONTRATISTA se obliga a: a) Dar estricto cumplimiento a todo lo ofrecido en LA PROPUESTA y a las especificaciones técnicas de LA INVITACIÓN. b) Cumplir el objeto contratado acorde con las especificaciones técnicas y metodología descrita en LA PROPUESTA. c) Cumplir con las disposiciones establecidas en el Código de Ética de LA CÁMARA. d) Cumplir con los requisitos de seguridad física y de la información establecidos por LA CÁMARA. e) Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento, que permita el manejo de las metodologías a los usuarios que para ello designe LA CÁMARA. f) Cumplir los tiempos acordados en el cronograma de la Consultoría. g) Garantizar la plena disponibilidad del equipo de trabajo vinculado para la ejecución del presente contrato y en el porcentaje de participación descrito en LA PROPUESTA. h) Designar un Gerente de la Consultoría quien será el encargado de las comunicaciones entre las partes en cuanto a la ejecución del objeto del contrato, el cual será el encargado de atender todos los requerimientos que tenga la entidad, sobre la ejecución y cumplimiento del contrato. i) Informar y coordinar con el supervisor del contrato, con la debida anticipación, las entrevistas, talleres o actividades que requieran participación del personal de LA CÁMARA. j) Asegurar el uso de las mejores prácticas para el diseño del sistema de gestión de continuidad del negocio de LA CÁMARA. k) Presentar los entregables en cumplimiento del objeto contratado a la Gestión de Riesgos de LA CÁMARA y/o a las personas que ésta determine. l) Aclarar, corregir o complementar los entregables definidos en el alcance de LA PROPUESTA presentada por EL CONTRATISTA, en los casos en que LA CÁMARA así lo solicite, sin que esto genere para LA CÁMARA costos adicionales al valor del
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presente contrato. m) Cumplir con los entregables establecidos, en los tiempos acordados. n) Dejar constancia de cada entregable y recibo a satisfacción de LA CAMARA. o) Dar cumplimiento a los acuerdos de niveles de servicio pactados con LA CÁMARA. p) Adelantar por su cuenta y riesgo todos los trámites y gestiones necesarias para el cumplimiento del contrato suscrito, y las necesarias para la correcta ejecución del mismo. q) Realizar el seguimiento y mantener la comunicación con LA CAMARA durante la ejecución del contrato. r) Atender cualquier requerimiento que le haga LA CÁMARA sobre la ejecución del presente contrato y asesorarla sobre el particular. s) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de carácter laboral frente a los empleados o dependientes que emplee para la ejecución del presente contrato, lo cual incluye, entre otros, el pago de salarios, prestaciones sociales, aportes fiscales y parafiscales. t) Asistir a las reuniones a las que sea citado por LA CÁMARA. u) Responder ante LA CÁMARA y ante terceros por todas las fallas, errores, omisiones, negligencias, anomalías o inconsistencias que le sean imputables frente a la labor contratada y por los perjuicios que con ello se generen durante la vigencia del contrato. v) Adoptar todas las medidas que sean necesarias con el fin de garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de riesgos profesionales, el cumplimiento del programa de salud ocupacional y seguridad industrial de EL CONTRATISTA y el de LA CÁMARA, y acatar las disposiciones legales vigentes en materia de prevención de riesgos. w) Tomar todas las medidas necesarias para preservar la confidencialidad de la información que obtenga con ocasión de la ejecución del presente contrato. x) Informar inmediatamente a LA CÁMARA cualquier incidencia, acontecimiento o situación que pueda afectar las actividades objeto del contrato o su ejecución. y) Designar e informar al Supervisor del contrato, la persona que hará las veces de contacto funcional con LA CÁMARA, la cual será la encargada de atender todos los requerimientos que tenga LA CÁMARA, sobre la ejecución y cumplimiento del contrato, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la legalización del presente contrato. z) Presentar las pólizas con su respectivo recibo de pago dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del presente contrato; en todo caso EL CONTRATISTA estará obligado a realizar los ajustes requeridos por LA CÁMARA, hasta tanto no se realice la respectiva aprobación de las mismas. aa) Presentar el documento que acredite la afiliación del personal de EL CONTRATISTA al Régimen de Seguridad Social Integral, A.R.L. y pago de aportes parafiscales (si aplica) y cancelar los demás gastos necesarios para la legalización del contrato. bb) Indemnizar a LA CÁMARA por los perjuicios que se generen por el retardo en el cumplimiento y/o por el incumplimiento del objeto pactado en el presente contrato y las obligaciones que se deriven del mismo. cc) Abstenerse de divulgar, publicar o comunicar a terceros, información, documentos o fotografías, relacionadas con las actividades que se desarrollan y no hacer uso externo de los formatos y documentación entregada por LA CÁMARA, los cuales son exclusivos para la ejecución del presente contrato. dd) Todas las demás necesarias para la adecuada ejecución del presente contrato. 6) OBLIGACIONES DE LA CÁMARA: a) Pagar el valor del contrato de conformidad con lo establecido en el presente documento. b) Designar a los funcionarios que harán las veces de contacto técnico y funcional para la coordinación de las actividades objeto del presente contrato. c) Todas las demás necesarias para la adecuada ejecución del presente contrato. 7) VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente contrato es por la suma de XXXXXXXXXX ($XXXXXX), más el IVA correspondiente o el que haga sus veces de acuerdo a lo establecido en la Ley 1607 de 2012, teniendo en cuenta el valor ofrecido en LA PROPUESTA. PARÁGRAFO PRIMERO. VALORES UNITARIOS: El valor del contrato será pagado por LA CÁMARA, según los valores unitarios antes de IVA descritos a continuación:
CONCEPTO CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
Fase I Planificación Detallada del Proyecto
1 $ $
Fase II Mejores Prácticas Aplicables 1 $ $
Fase III Diagnóstico 1 $ $
Fase IV Análisis 1 $ $
Fase V Modelo de Gobierno 1 $ $
Fase VI Estrategias de Continuidad y Recuperación Tecnológica
1 $ $
Fase VII Capacitación y Sensibilización 1 $ $
Fase VIII Acompañamiento e Implementación Plan de Pruebas y Fase IX Cierre
1 $ $
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PARÁGRAFO SEGUNDO: Los valores unitarios especificados fueron los ofrecidos por EL CONTRATISTA en LA PROPUESTA teniendo en cuenta todas las actividades para la plena ejecución del presente contrato, las cuales EL CONTRATISTA conoce y acepta en su integridad. PARÁGRAFO TERCERO: EL CONTRATISTA acepta que no habrá lugar a ningún tipo de reajuste del valor del contrato durante el plazo de ejecución del mismo, ni por concepto de IPC o incremento al salario mínimo mensual legal vigente. Esto en el entendido que EL CONTRATISTA con la presentación de LA PROPUESTA realizó todos los cálculos, operaciones, análisis y equivalentes necesarios que determinaron que el valor de los servicios que por este documento se contratan, durante todo el plazo de ejecución, corresponden a las sumas determinadas en LA PROPUESTA y establecidas en el presente documento. El riesgo cambiario de la moneda extranjera lo asume EL CONTRATISTA. Así mismo el valor del cambio que pueda llegar a tener la adquisición de las licencias y demás servicios necesarios; es por cuenta y riesgo del proveedor, por lo que no se aceptaran solicitudes de reajustes del valor del contrato por estos conceptos. PARÁGRAFO CUARTO: CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL VALOR DEL CONTRATO. El valor total del Contrato incluye todos los costos directos e indirectos necesarios para el oportuno y satisfactorio cumplimiento del objeto del presente Contrato por parte del CONTRATISTA, tales como materiales, recursos técnicos, medios magnéticos, papelería, copias, transporte, administración, seguros, imprevistos, utilidad e impuestos, entre otros. Cualquier costo, impuesto o gasto adicional que se genere por la celebración o ejecución del presente Contrato y relacionado directamente con el objeto del mismo será asumido exclusivamente por EL CONTRATISTA. 8) FORMA DE PAGO: LA CÁMARA pagará el valor del contrato contra la realización y ejecución de cada una de las fasese descritas en la oferta economica, con sus respectivos entregables, de acuerdo con los valores unitarios ofrecidos en su propuesta. Todo a entera a satisfacción de LA CAMARA. PARÁGRAFO PRIMERO: Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura mediante transferencia electrónica. EL CONTRATISTA no podrá facturar sin haber prestado los servicios y entregado los elementos a entera satisfacción de LA CÁMARA. 9) NATURALEZA DE LOS RECURSOS: En razón del objeto específico determinado en este contrato, se entiende que los pagos que sean o llegaren a ser debidos por LA CÁMARA en virtud del mismo serán atendidos con recursos de origen público. Teniendo en cuenta que las prestaciones del contrato serán pagadas totalmente con dineros de origen público, EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que mediante la ejecución de sus compromisos colabora eficientemente en el logro de las funciones de interés general que corresponde adelantar a LA CÁMARA. Por lo mismo, en la interpretación de las declaraciones de voluntad en estos casos se procurará estarse a la que más se ajuste a tales fines. LA CÁMARA se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual notificará por escrito esta circunstancia a EL CONTRATISTA quien acepta que esa modificación unilateral puede tener lugar en cualquier momento. 10) REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD PARA LOS PAGOS: Además de los requisitos mencionados en el presente contrato, para que procedan los pagos, EL CONTRATISTA se obliga previamente a presentar a satisfacción de LA CÁMARA los documentos que acrediten el pago oportuno del Régimen de Seguridad Social Integral, A.R.L y parafiscales cuando a esto haya lugar. Para acreditar dicho pago debe presentar la planilla integrada de liquidación de aportes (pila) en los términos establecidos en la ley. En el evento en que LA CÁMARA encuentre que EL CONTRATISTA no está dando cumplimiento a las obligaciones de pago al Régimen de Seguridad Social Integral, ARL o parafiscales (cuando haya lugar) LA CÁMARA tendrá la facultad de abstenerse de pagar, mientras EL CONTRATISTA no cumpla con sus obligaciones legales. 11) PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del presente contrato es de siete (7) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución. 12) GARANTÍAS: EL CONTRATISTA se obliga a favor de LA CÁMARA a constituir y a mantener vigente por su cuenta y a favor de ésta, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá, D.C., y aceptada por LA CÁMARA, las pólizas que cubran los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO: Una póliza que garantice el cumplimiento del presente Contrato, por un valor asegurado igual al 20% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. b) CALIDAD DE LOS SERVICIOS ENTREGADOS: Una póliza que garantice la calidad de los servicios entregados, por un valor asegurado igual al 30% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y dos (2) años más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. c) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Una póliza que garantice el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal empleado por EL CONTRATISTA para la ejecución del presente contrato, por un valor asegurado equivalente al 15% del valor del contrato antes de IVA y con una vigencia igual a la del presente contrato tres (3) años más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. PARÁGRAFO: MODIFICACIONES. En
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todos los casos en que se modifique el plazo de ejecución del presente contrato y/o se adicione el valor del mismo, EL CONTRATISTA se compromete a presentar a LA CÁMARA el certificado de modificación de la póliza, ajustado con el nuevo plazo o valor, según corresponda. 13) NATURALEZA DEL CONTRATO: Las partes manifiestan que EL CONTRATISTA realiza las actividades objeto del presente contrato en forma independiente, utilizando sus propios medios y recursos, con total autonomía administrativa, sin que medie subordinación alguna respecto de LA CÁMARA. Así mismo, se entiende que con la suscripción del presente contrato no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA o sus dependientes. Así mismo, queda claramente establecido que EL CONTRATISTA es totalmente independiente para todos los efectos laborales y será el único empleador de los trabajadores que emplee en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como el ISS, EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR, etc. Igualmente, LA CÁMARA queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que realice EL CONTRATISTA con terceras personas jurídicas o naturales para la ejecución del presente contrato. 14) SUPERVISOR: La supervisión del presente contrato será ejercida por el Jefe de Riesgos de LA CÁMARA, o quien haga sus veces. 15) FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO: La persona encargada de la supervisión del contrato deberá cumplir con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría de LA CÁMARA, el cual forma parte integral del presente contrato, para su correcta ejecución. 16) CONFIDENCIALIDAD: EL CONTRATISTA, sus dependientes, subcontratista y en general el personal que designe para la ejecución del presente contrato, se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros información, documentos, planos o fotografías relacionados con las actividades de LA CÁMARA que conozcan por virtud de la ejecución del presente contrato o por cualquier otra causa. Para estos efectos, las partes convienen que toda la información que reciban EL CONTRATISTA y/o sus dependientes, referente a LA CÁMARA, se considera importante y confidencial y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de LA CÁMARA o su reputación. EL CONTRATISTA y/o sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de LA CÁMARA para cualquier fin diferente a la ejecución del presente contrato. De igual manera, LA CÁMARA se abstendrá de divulgar o compartir con personas diferentes al personal de LA CÁMARA los documentos, programas, estrategias y tarifas de EL CONTRATISTA. 17) INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CÓDIGO DE ÉTICA: EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente documento, no encontrarse incurso en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. EL CONTRATISTA acepta que ha revisado el documento denominado Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo de LA CÁMARA, que se encuentra publicado en la página web xxx.xxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxxx. 18) CESIÓN DEL CONTRATO: En ningún caso EL CONTRATISTA podrá subcontratar ni ceder el presente contrato, salvo con autorización previa por escrito de LA CÁMARA. El incumplimiento de esta obligación facultará a LA CÁMARA para terminar unilateralmente y de manera inmediata el presente contrato, sin que por este hecho se genere indemnización alguna por parte de LA CÁMARA a favor de EL CONTRATISTA. 19) CLÁUSULA PENAL: Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a LA CÁMARA, EL CONTRATISTA pagará a LA CÁMARA sin necesidad de previo requerimiento, por el retardo o inejecución total o parcial de las obligaciones a su cargo, contraídas en virtud del presente contrato, una suma equivalente al 20% del valor total del mismo. La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, ni su pago extinguirá las obligaciones contraídas por EL CONTRATISTA en virtud del presente contrato. En consecuencia, la estipulación y el pago de la pena dejan a salvo el derecho de LA CÁMARA de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento o la resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios. EL CONTRATISTA manifiesta y acepta que LA CÁMARA compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de LA CÁMARA, ya sea en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto. 20) MULTAS Y SANCIONES: LA CÁMARA, aplicará multas diarias hasta del 1% del valor total estimado del contrato, hasta cumplir un porcentaje máximo del quince (15%) en los siguientes eventos: a) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA estipuladas en el contrato, dentro del plazo contractual previsto para cada una de ellas. b) Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA. c) Por el retraso o demora en el cumplimiento de sus obligaciones de carácter laboral. d) Por el incumplimiento en el deber de confidencialidad de la información por EL CONTRATISTA, sus empleados, subcontratistas o dependientes, por lo cual pagará a LA CÁMARA una suma equivalente al 5% del valor del contrato. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO. La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido
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subsanada dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de LA CÁMARA a EL CONTRATISTA. Se aplicará una multa diaria hasta que EL CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que LA CÁMARA pueda dar por terminado anticipadamente el contrato por incumplimiento grave de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA acepta que LA CÁMARA descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a EL CONTRATISTA, en virtud del presente contrato o de cualquier otro crédito que exista a cargo de LA CÁMARA y a favor de EL CONTRATISTA. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por LA CÁMARA ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos. Para la terminación del presente contrato por incumplimiento de EL CONTRATISTA o para la exigencia de la cláusula penal, no será necesario que LA CÁMARA imponga previamente multas a EL CONTRATISTA. El procedimiento mínimo para la aplicación de cualquier sanción contractual será el siguiente: (i) El Supervisor del Contrato comunicará por escrito a EL CONTRATISTA el presunto incumplimiento presentado. (ii) Recibida la comunicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, EL CONTRATISTA podrá indicar las razones por las cuales estima que no tiene responsabilidad en relación con el presunto incumplimiento. (iii) El Supervisor del Contrato analizará las explicaciones suministradas por EL CONTRATISTA, y de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la sanción contractual (igual comunicación se dará en caso de que EL CONTRATISTA no indique razón alguna). 21) CAUSALES DE TERMINACIÓN: Además de otras causales previstas en el presente documento, este contrato terminará: a) Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes. b) Por el vencimiento del plazo de ejecución. c) Por mutuo acuerdo entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA. d) Por fuerza mayor o caso fortuito. e) Por imposibilidad técnica, administrativa y/o legal de continuar con la ejecución del presente contrato. f) De manera unilateral e inmediata cuando EL CONTRATISTA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. g) De manera unilateral por parte de LA CÁMARA, en cualquier tiempo, caso en el cual se dará aviso a EL CONTRATISTA con treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de terminación. h) Por las demás causales señaladas en el presente contrato o en la ley. PARÁGRAFO: PRIMERO: TERMINACIÓN ANTICIPADA. Las partes de mutuo acuerdo podrán terminar anticipadamente el presente contrato, mediante documento en el cual manifiesten los motivos de la terminación, suscrito por las partes. PARÁGRAFO SEGUNDO: EFECTOS DE LA TERMINACIÓN. Las partes renuncian expresamente a reclamar perjuicios o indemnizaciones entre ellas mismas, con motivo de la terminación del presente contrato por cualquiera de las causales indicadas en la presente cláusula, salvo la estipulada en literal a, pero EL CONTRATISTA tendrá derecho a que se le liquiden y paguen los dineros correspondientes a los servicios ejecutados/bienes entregados a satisfacción de LA CÁMARA. En caso de terminación anticipada de este contrato por cualquier causa, EL CONTRATISTA se obliga a restituir inmediatamente y sin necesidad de previo requerimiento las sumas de dinero que deba cuando el desembolso en su favor exceda el valor de los servicios/bienes hasta entonces ejecutados y recibidos a satisfacción por LA CÁMARA. 22) INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne a LA CÁMARA por cualquier situación o hecho que se derive de la ejecución del objeto del presente contrato, por tanto se obliga a asumir la defensa de LA CÁMARA y los costos de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar, en caso de que LA CÁMARA resultara demandada por hechos derivados de la ejecución del presente contrato y que sean imputables a EL CONTRATISTA. Esta cláusula también se aplicará cuando existan quejas o reclamos por compensaciones laborales de los trabajadores de EL CONTRATISTA y en todo caso de demandas civiles, laborales, penales, administrativas, etc. por dolo o culpa de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se obliga a salir en defensa de LA CÁMARA y estará obligado a acudir al llamamiento en garantía, que se le dirija si LA CÁMARA es demandada o recibe algún reclamo por parte de terceras personas en relación con la ejecución del contrato (por incumplimiento de los requisitos técnicos pactados, por defecto de los bienes suministrados, deficiente o mala calidad en los bienes y/o servicios prestados, así como defectos en la instalación y puesta en funcionamiento, entre otros), independientemente de si este reclamo se hace a través de jueces, árbitros, autoridades administrativas o por cualquier otro medio. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial que se derive por incumplimiento de los requisitos técnicos pactados, por defecto de los bienes suministrados, deficiente o mala calidad en los bienes y/o servicios prestados, así como defectos en la instalación y puesta en funcionamiento, LA CÁMARA notificará a EL CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa de LA CÁMARA. Si EL CONTRATISTA después de notificado por LA CÁMARA no asume la defensa en un término de cinco (5) días hábiles, ésta queda facultada para contratar, a expensas de EL CONTRATISTA, la defensa que considere necesaria, cuyos costos y las indemnizaciones a que hubiere lugar correrán por cuenta exclusiva de EL CONTRATISTA, pudiendo LA CÁMARA
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repetir contra EL CONTRATISTA. 23) MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: En caso de suscitarse cualquier diferencia con ocasión del presente contrato, las partes intentarán primero el arreglo directo, y en el caso de no ser ello posible, las partes acudirán a los mecanismos alternativos de solución de controversias regulados en la ley, como la transacción y la amigable composición, si dentro de los cinco (5) días al surgimiento de la controversia las partes no llegan a un acuerdo en el mecanismo de solución de conflictos a utilizar, la disputa se resolverá a través de la conciliación. 24) CLÁUSULA COMPROMISORIA: Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja entre las partes con ocasión del presente contrato, que no haya podido resolverse mediante los mecanismos de solución de controversias extrajudiciales a que se hizo referencia en la cláusula anterior, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente, por las siguientes reglas: a) El Tribunal estará integrado por un (1) árbitro nombrado de manera conjunta por las partes y si esto no es posible se delega su nombramiento al Director del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, para que lo designe conforme al reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. b) El árbitro deberá ser abogado colombiano, inscrito en las listas de árbitros del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. c) La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, en lo no regulado en la presente cláusula. d) El Tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá, en el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades. e) El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material de última instancia y, en consecuencia, será final y obligatorio para las partes. f) Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del Tribunal estarán a cargo de la parte vencida. 25) REQUISITOS PARA EL ACCESO DEL PERSONAL DE EL CONTRATISTA A LAS INSTALACIONES DE LA CÁMARA, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y RESPONSABILIDAD: LA CÁMARA permitirá el ingreso a sus instalaciones de los dependientes o empleados designados por EL CONTRATISTA para la ejecución del presente contrato, siempre y cuando los mismos estén debidamente identificados y porten en lugar visible los documentos de afiliación a las EPS y ARL- respectivas. EL CONTRATISTA dará instrucciones a sus dependientes para que porten los carnés de EPS y ARL respectivos al momento del ingreso a las instalaciones de LA CÁMARA. A su vez, los dependientes o empleados de EL CONTRATISTA deberán atender todos los reglamentos internos y requerimientos de seguridad que se imponen a los terceros que ingresan a las instalaciones de LA CÁMARA, los cuales se encuentran publicados en la página de Internet xxx.xxx.xxx.xx. Adicionalmente, EL CONTRATISTA se obliga a dar estricto cumplimiento a todas y cada una de las normas que sobre seguridad industrial se imponen a la prestación de los servicios que por este documento se contratan, las cuales son de su cargo, por ello EL CONTRATISTA responderá de todos los daños y perjuicios que ocasionen sus empleados o dependientes dentro de las instalaciones de LA CÁMARA, incluidos los accidentes de trabajo. LA CÁMARA podrá abstenerse de permitir el ingreso de los empleados o dependientes de EL CONTRATISTA, cuando éstos no porten los documentos de EPS y ARL e incluso podrá suspender las actividades de EL CONTRATISTA cuando detecte que en la ejecución de las mismas no se están cumpliendo las normas de seguridad industrial, las disposiciones internas de LA CÁMARA o los requerimientos de seguridad formulados por LA CÁMARA. Lo anterior no servirá de excusa o justificación alguna a favor de EL CONTRATISTA para el incumplimiento de las demás obligaciones a su cargo pactadas por este documento. LA CÁMARA se reserva el derecho de realizar requerimientos a EL CONTRATISTA que tengan como fin dar cumplimiento a las políticas de seguridad industrial de LA CÁMARA o de garantizar procedimientos seguros para LA CÁMARA o para los terceros que la visitan. EL CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a estos requerimientos y su desatención será causal de terminación unilateral del presente contrato, sin lugar a pago alguno de indemnización a cargo de LA CÁMARA. 26) MODIFICACIONES: Todas las modificaciones que se efectúen al presente contrato deberán constar por escrito suscrito por las partes contratantes. 27) INTEGRIDAD Y DIVISIBILIDAD: Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. 28) LEGISLACIÓN APLICABLE Y DOMICILIO: El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia, y tendrá como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. 29) INSTRUMENTACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a suscribir el presente contrato y aportar los documentos correspondientes establecidos en el mismo, a más tardar dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por LA CÁMARA que el documento se encuentra listo para ser firmado. EL CONTRATISTA acepta que
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LA CÁMARA podrá desistir de contratar lo previsto en este documento en caso de que EL CONTRATISTA incumpla el término aquí señalado y no entregue o no entregue oportunamente a LA CÁMARA los documentos atrás señalados, sin que se genere indemnización alguna y sin que se requiera para ello notificación de cualquier naturaleza. 30) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas por parte de LA CÁMARA y la presentación ante LA CÁMARA del documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL y el pago de aportes parafiscales de EL CONTRATISTA o su personal (cuando aplique). Las partes han consentido en el objeto de este contrato en constancia de lo cual firman el día XX de XXXXX de 2016.
LA CÁMARA
EL CONTRATISTA
Elaboró: Revisó: