Contract
1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para realizar el perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución de los contratos, convenios o modificaciones contractuales.
2. ALCANCE: Inicia con la entrega del contrato o modificación al contratista y finaliza con el archivo del expediente contractual.
3. POLITICAS DE OPERACIÓN: En las Direcciones Regionales las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realiza el Grupo Financiero o quien haga sus veces.
El procedimiento de perfeccionamiento viene de “Elaboración y Suscripción de Contratos” o “Modificaciones Contractuales”
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
No | Actividad | Descripción de la Actividad | Responsable | Registro |
Inicio | ||||
1 | Entregar copia del contrato, convenio, cesión o modificación al contratista, para tramitar las garantías respectivas. | Profesional de la Dirección de Contratación /Profesional Jurídico Regional | Radicación de documentos | |
2 | Solicitar erogación presupuestal. | ¿El contrato o convenio tiene erogación presupuestal? SI: Continuar a la Actividad No. 3 NO: Continuar a la actividad No. 5 | Profesional de la Dirección de Contratación. Profesional del Grupo Jurídico de las Regionales | Registro de Solicitud |
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3 | Solicitar la expedición del Registro Presupuestal. | Profesional de la Dirección de Contratación. Profesional del Grupo Jurídico de las Regionales | Radicación de documentos para el Registro Presupuestal en el Libro destinado para ello en la Dirección Financiera. | |||||
4 | Expedir el Registro Presupuestal. | El Registro Presupuestal se debe entregar a la Dirección de Contratación o Coordinación Jurídica en las Regionales. | Profesional Dirección Financiera Coordinador Financiero en Regionales. | Registro Presupuestal | ||||
5 | Efectuar recepción de la garantía de los contratos | La Garantía pasa a formar parte del expediente del contrato | Profesional de la Dirección de Contratación | Garantía Radicada en Dirección Contratación | la de | |||
6 P.C. | Revisar garantía. | y | aprobar | la | ¿La garantía cumple los requisitos exigidos en el contrato? | Profesional de la Dirección de Contratación | Oficio radicación | de |
SI: Continuar a la actividad No. 7 NO: Regresar a la Actividad No. 1. Devuelve la garantía al Contratista para su corrección. | Profesional Jurídico Regional | |||||||
P.C.: Punto de Control
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7 | Elaborar acta de aprobación de garantía y comunicación de legalización. | Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Jurídico Regional | Acta de aprobación | |
8 | Digitalizar comunicado de supervisión, publicar en la NAS y comunicar al Supervisor. | Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Jurídico Regional | Publicación Oficio | |
9 | Archivar expediente | El expediente se custodia en el archivo de la Dirección de Contratación dispuesto para tal fin, con el contrato o modificación debidamente legalizada. | Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Jurídico Regional | Carpeta archivo del contrato |
10. | Diligenciar la información relacionada con el expediente contractual. | Profesional de la Dirección de Contratación | F1.P15.ABS Formato Único de Contratos | |
FIN |
5. RESULTADO FINAL: Documento contractual debidamente legalizado y archivado
6. DEFINICIONES:
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Contrato: Acuerdo de dos o más voluntades con el fin de crear obligaciones entre las partes,
Modificación: Variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la Ley 80 de 1993; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en documento suscrito por las partes o mediante acto administrativo.
Garantía: Avala el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato. Se mantendrán durante su ejecución y liquidación. Las garantías pueden ser pólizas o garantías bancarias; de ser pólizas NO expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral de la aseguradora.
Registro Presupuestal: Este documento tiene por finalidad vincular de forma definitiva los recursos de un determinado programa o proyecto al correspondiente contrato ó contratista que figura como destinatario del RP.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 2150 de 1955 Decretos Reglamentarios Manual de Contratación
Formato de Verificación Presupuestal
8. RELACIÓN DE FORMATOS:
CODIGO | NOMBRE DEL FORMATO |
F1.P15.ABS | Formato Único de Contratos. |
9. ANEXOS: No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS:
Fecha | Versión | Descripción del Cambio |
Con base en la Resolución 8080 de 11 xx xxxxxx de 2016 y la implementación del nuevo Modelo de operación por Procesos, se |
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crea este procedimiento que hace parte del nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. |