Contract
CONTRATO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS REDES SOCIALES CON LAS QUE EL CONSEJO SUPERIOR DE DEPORTES (CSD) MANTIENE SU PRESENCIA INSTITUCIONAL EN INTERNET, EL MANTENIMIENTO Y EDICIÓN DEL CONTENIDO DEL PORTAL WEB DEL CSD Y LOS PORTALES ASOCIADOS CON PRESENCIA EN INTERNET, ASÍ COMO LA INTRANET DEL ORGANISMO.
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1. OBJETO DEL CONTRATO
Contratación de un servicio de administración y gestión de las redes sociales con las que el Consejo Superior de Deportes (CSD) mantiene su presencia institucional en Internet, el mantenimiento y edición del contenido del portal web del CSD y los portales asociados con presencia en Internet, así como la Intranet del organismo.
Se contrata mediante procedimiento abierto y regulación armonizada, conforme al artículo 156 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público por la que se trasponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
2. ANTECEDENTES
Las redes sociales y los portales web son herramientas fundamentales en la estrategia de comunicación del CSD. Las cuentas institucionales y asociadas del CSD en las principales redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram, Youtube, Tik Tok), los portales web institucionales y asociados del organismo, y la Intranet del CSD son los canales que el organismo utiliza para difundir sus actividades y la información externa, dirigida a los usuarios, y la información interna, dirigida a los trabajadores. Además, mediante el Portal web del CSD se ofrece el servicio de Sede Electrónica, donde se facilita a los usuarios que puedan realizar vía Internet los trámites administrativos. Complementariamente, existe la posibilidad de creación tanto de nuevas páginas web como cuentas/perfiles en las redes sociales que trasladen la actividad de iniciativas y áreas específicas. Es por todo esto, que se precisa de la creación y gestión de perfiles en las redes sociales, todas ellas tienen que tener la misma imagen de marca y el mismo estilo a la hora de dirigirse a los seguidores. A su vez, se requiere de disponibilidad para responder a los usuarios, porque las redes sociales pueden ser un canal de atención al usuario rápido y muy eficaz. Por otra parte, siempre hay que intentar que la comunidad de seguidores sea más amplia y conseguir que éstos participen y opinen, para ello es necesario que los contenidos y publicaciones sean de calidad y estén adaptados al público objetivo del CSD.
Atendiendo a la importancia y necesidad de dichas herramientas y canales de información, con el fin de garantizar el correcto desarrollo de la estrategia de comunicación tanto interna como externa del CSD, se requiere de la contratación del servicio objeto del presente contrato.
3. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR
El servicio se proporcionará de forma remota, fuera de las dependencias del CSD, con los medios técnicos y humanos que proporcione el adjudicatario. Dentro del servicio se incluyen las siguientes tareas:
Tareas de Community Manager:
1. Administración, configuración y publicación de la página en Facebook del CSD, así como la administración, configuración y publicación de las páginas en Facebook de cualquier otra Subdirección, organismo dependiente y las campañas e iniciativas que se articulen a través de dicha red social.
2. Administración, configuración y publicación del perfil de Twitter del CSD, así como la administración, configuración y publicación de los perfiles de Twitter de cualquier otra Subdirección, organismo dependiente del CSD y las campañas e iniciativas que se articulen a través de dichos perfiles.
3. Administración, configuración y publicación del canal de Youtube del CSD, así como la administración, configuración y publicación de los canales de Youtube de cualquier otra Subdirección, organismo dependiente del CSD y las campañas e iniciativas que se articulen a través de dichos canales.
4. Administración, configuración y publicación del perfil de Instagram del CSD, así como la administración, configuración y publicación de los perfiles de Instagram de cualquier otra Subdirección, organismo dependiente del CSD y las campañas e iniciativas que se articulen a través de dicha red social.
5. Administración, configuración y publicación del perfil de Tik Tok del CSD, así como la administración, configuración y publicación de los perfiles de Tik Tok de cualquier otra Subdirección, organismo dependiente del CSD y las campañas e iniciativas que se articulen a través de dicha red social.
6. Monitorización y seguimiento de los comentarios e interacciones generadas en el portal del CSD, la Intranet, las webs asociadas, las cuentas, perfiles y canales en redes sociales del organismo, así como de cualquier web, cuenta o perfil de nueva creación.
7. Elaboración de métricas e informes mensuales en relación con las páginas, los perfiles y los canales del organismo. Los trabajos de monitorización incluirán recoger resultados de las diferentes acciones; consulta de estadísticas en las diferentes herramientas de monitorización.
8. Atención al buzón de correo, cuenta de WhatsApp o canal de comunicación que se establezca entre la empresa adjudicataria y el CSD para la recepción de las instrucciones o información en relación con el contenido a publicar en las redes sociales, los diferentes portales en Internet y la Intranet.
9. Tareas asociadas a la labor de Community Manager:
9.1. La creación y gestión de los diferentes perfiles en las redes sociales, los contenidos de los portales y las webs de nueva creación del CSD han de mantener la imagen de marca y el estilo del organismo.
9.2. Incrementar la comunidad social de la organización; conseguir la participación, la conversación entre los seguidores; consolidar la presencia institucional del CSD en Internet; implementar las novedades que surjan en relación con los nuevos canales y herramientas de comunicación a través de Internet (aparición de nuevas redes sociales, perfiles, cuentas, etc.). Para ello, los contenidos y publicaciones han de ser de calidad y adaptados al público objetivo del CSD.
Tareas de editor del Portal Corporativo y portales asociados:
1. Soporte a otros usuarios editores de contenidos del portal y los portales asociados en lo relativo al uso de las herramientas de publicación web inherentes a la plataforma de los portales del CSD en cualquier lenguaje informático que el CSD incorpore a sus plataformas digitales. Actualmente, la plataforma está basada en LINUX/APACHE/DRUPAL/JOOMLA.
2. Recepción y gestión de las peticiones relativas a la edición de contenidos del portal corporativo y asociados (altas, bajas, y modificaciones) que sean publicadas de manera centralizada. Atención al buzón de correo, cuenta de WhatsApp o canal de comunicación que se establezca entre el CSD y la empresa adjudicataria para la recepción de las instrucciones de publicación en los diferentes portales web del CSD.
3. Especial atención al tratamiento de las páginas iniciales (HOME) tanto del portal corporativo como de los asociados, incluyendo el mantenimiento y reorganización de los contenidos en base a criterios de “usabilidad” e interés para el Organismo.
4. Edición de contenidos textuales en lenguaje HTML, incluyendo, si es necesario la redacción o reelaboración de los mismos atendiendo al estilo periodístico oportuno.
5. Selección, elaboración y adecuación formal de imágenes, logotipos y otros objetos gráficos de acompañamiento.
6. Provisión y mantenimiento de contenidos dinámicos cuando así se requiera ('gif' animados, animaciones basadas en flash, etc.).
7. Coordinación de la definición de la arquitectura de contenidos con las unidades involucradas.
8. Revisión completa de sus contenidos y validación de los enlaces, especialmente tras la realización de cambios en la misma.
Tareas de editor de la Sede Electrónica:
1. Mantenimiento de determinados contenidos de la Sede Electrónica (Preguntas Frecuentes, empleo, etc.).
2. Revisión completa de contenidos y validación de enlaces, especialmente tras la realización de cambios en la misma.
Tareas de editor de la Intranet corporativa:
1. Recepción y gestión peticiones relativas a la edición de contenidos de la lntranet (altas, bajas, y modificaciones) que sean publicadas de manera centralizada. Atención al buzón de correo, cuenta de WhatsApp o canal de comunicación que se establezca entre el CSD y la empresa adjudicataria para la recepción de las instrucciones de publicación en los diferentes portales web del CSD.
2. Mantenimiento y reorganización de los contenidos en base a criterios de “usabilidad” e interés
para el Organismo.
3. Apertura y cierre de procesos de inscripción que requieran un periodo de solicitud como la
“acción social” o la inscripción en procesos de formación, seminarios, jornadas, etc.
4. Edición de contenidos textuales en lenguaje HTML incluyendo, si ha lugar, la redacción o reelaboración de los mismos atendiendo al estilo periodístico oportuno.
5. Selección, elaboración y adecuación formal de imágenes, logotipos y otros objetos gráficos de acompañamiento.
6. Provisión y mantenimiento de contenidos dinámicos cuando así se requiera ("gif" animados, animaciones basadas en flash).
7. Coordinación de la definición de la arquitectura de contenidos con las unidades involucradas.
8. Revisión de los contenidos de las aplicaciones internas (acción social, formación...), especialmente tras su actualización o modificación.
9. Actualmente, la plataforma está basada en LINUX/APACHE/DRUPAL.
Xxxxxx complementarias para la gestión de las cuentas en redes sociales y la edición de contenidos de los portales web del CSD:
1. Diseño y edición de imágenes y banners.
• Diseño de banners.
• Retoque fotográfico.
• Creación y diseño de logotipos e iconos.
• Creación de organigramas.
2. Diseño y edición de Flash.
• Creación de menús y vistas en flash.
3. Creación y retoque de documentos en PDF.
4. Edición de vídeo básico para redes.
5. Adaptación de formularios electrónicos.
6. Consolidación y estructuración de documentos.
7. Creación de manuales de edición para usuarios.
8. Asesoramiento en arquitectura de contenidos y en diseño.
4. MODALIDAD DE PRESTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO.
El servicio se proporcionará de forma remota con los medios técnicos y humanos que ha de proporcionar la propia empresa adjudicataria para cubrir la totalidad del servicio. Para ello, deberá habilitar una línea telefónica y un correo electrónico donde se atenderán las diferentes solicitudes
incluidas en el servicio contratado. El CSD habilitará a la empresa adjudicataria el acceso remoto a los sistemas web donde han de ser publicados los contenidos. Se realizarán reuniones periódicas en las instalaciones del CSD entre la empresa adjudicataria y el responsable del proyecto del CSD para realizar el seguimiento del contrato.
El horario del servicio será de lunes x xxxxxxx en el siguiente horario: de 8 a 23 h.
Las solicitudes del servicio de edición de contenidos en las redes sociales, Internet e Intranet y, en especial, aquellas que sean extraordinarias o requieran de un tratamiento singular, serán clasificadas por el CSD en relación con su prioridad normal o urgente. En caso de duda, la empresa adjudicataria podrá consultar dicha clasificación con el responsable del contrato.
Se define como tiempo de respuesta del servicio de gestión de contenidos en las redes sociales y los diferentes portales web el tiempo que transcurre entre la recepción de una solicitud de servicio y la respuesta al solicitante, incluida la solicitud de aclaraciones e información adicional. Se define como tiempo de resolución el tiempo transcurre desde que una petición se realiza por parte del CSD (vía correo o telefónica) y ésta es completada por parte de la empresa adjudicataria (lo que en la mayoría de los casos implica su publicación en portales web o redes sociales tras realizar las tareas oportunas asociadas de adaptación, formateo, redacción, diseño, etc.).
La empresa adjudicataria remitirá informes mensuales recogiendo todas las peticiones recibidas en relación con el servicio, donde se detallará toda la actividad asociada al servicio (número de solicitudes, calificación y tiempo de respuesta y de resolución de las solicitudes, etc.) para verificar que se mantienen dentro de los acuerdos de nivel de servicio contratados.
Para el seguimiento del servicio contratado se establecen los siguientes acuerdos del Nivel de Servicio:
Las llamadas al teléfono al servicio de gestión de contenidos web dentro del horario de servicio deberán ser atendidas en el 100% de las ocasiones en el primer intento.
Tiempo de respuesta xxx xxxxx de correo o el medio establecido por el CSD para la gestión del servicio (buzón de correo, cuenta de WhatsApp) o canal de comunicación que se establezca entre el CSD y la empresa adjudicataria para la recepción de las instrucciones de publicación en las redes sociales asociadas al servicio deberá ser inferior a 15 minutos. El tiempo de resolución de este servicio para las solicitudes de prioridad normal será inferior a 30 minutos; y, para las solicitudes de prioridad urgente, inferior a 15 minutos.
Tiempo de respuesta xxx xxxxx del servicio de gestión de contenidos web: deberá ser inferior a 30 minutos. El tiempo de resolución de este servicio para las solicitudes de prioridad normal será inferior a 3 horas; y, para las solicitudes de prioridad urgente, inferior a 1 hora.
5. EQUIPO DE TRABAJO
Los trabajos se prestarán de forma remota, fuera de las dependencias del CSD, y la empresa adjudicataria tendrá que contar con los medios técnicos y humanos necesarios para cubrir la totalidad del servicio, correspondiendo exclusivamente a la empresa contratista la selección del personal reuniendo los requisitos de titulación y experiencia exigidos. Todo ello, sin perjuicio de la verificación por parte del CSD del cumplimiento de estos. La empresa contratista asume la obligación de ejercer de modo real, efectivo y continuo, sobre el personal integrante del equipo de trabajo encargado de la ejecución del contrato, el poder de dirección inherente a todo empresario.
El equipo de trabajo estará integrado por trabajadores con la categoría, formación, conocimientos, experiencia y certificaciones que se indican a continuación, en número suficiente para la correcta ejecución del contrato:
• “Community Manager” (CM)- Gestor de contenidos: Titulación superior, preferentemente en Periodismo, Relaciones Públicas o Publicidad con Master en Marketing digital o Master o curso en Social Media Manager o Community Manager y experiencia acreditada en la gestión de cuentas en Redes Sociales vinculadas preferentemente al sector deportivo, o bien empresas e instituciones de relevancia, acreditando una experiencia mínima de dos años en la gestión de servicios similares. Además, debe contar experiencia en la gestión de contenidos mediante el uso de los principales gestores de contenidos, en especial para los entornos Joomla y Drupal. Las capacitaciones que ha de reunir el CM serán: dominio de la edición de textos, estilo de redacción y la creación de los elementos gráficos necesarios para la ejecución del servicio; carisma a la hora de interactuar con la comunidad de usuarios de las diferentes redes sociales y portales web del CSD; capacidad para la creación de contenidos originales y potencialmente virales con una redacción excelente y de estilo claro y directo; responsabilidad y empatía al responder con rigor y seriedad a los comentarios o cuestiones suscitadas por las interacciones entre usuarios y el CSD; organización para establecer el orden de prioridades para la prestación del servicio, atendiendo al calendario de trabajo establecido por el Director Técnico; conocimiento tanto de los agentes del sector deportes como de la Administración, así como de los principales “influencers” en el ámbito deportivo; amplios conocimientos de las redes sociales y tendencias en comunicación digital y “marketing“; capacidad de análisis para la evaluación del trabajo realizado, aportar iniciativas de mejora y los cambios más adecuados al servicio.
• Responsable Técnico, Titulado en Ingeniería Informática, con experiencia en desarrollo en lenguajes PHP, Phyton y Javascript, experiencia en los entornos: Linux-Apache-Drupal-Joomla- Zope-Plone, y experiencia mínima de dos años en trabajos de ´Frontend-Backend` para proyectos digitales. El responsable técnico dará soporte al CM-Gestor de contenidos en las tareas especializadas en relación con la edición los materiales, elementos y soportes.
6. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS
El CSD designará un Director Técnico cuyas funciones en relación con el objeto del presente pliego serán las de velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados. El Director Técnico podrá delegar sus funciones en las personas que designe. Asimismo, se podrán incorporar al equipo de trabajo las personas que el Director Técnico estime necesarias para la verificación y evaluación de la correcta prestación del servicio contratado.
El contratista designará un responsable único del proyecto para la gestión diaria, que, salvando los momentos en los que se encuentre de permiso o en vacaciones, asumirá la relación con el CSD y dirigirá toda actividad que el prestador del servicio ejerza en relación a este proyecto. Dicho responsable será comunicado al CSD al comienzo del presente contrato. La empresa comunicará al CSD cualquier eventualidad que tenga relación con dicho responsable, su baja, sustitución o vacaciones. El responsable del equipo de trabajo tendrá entre sus obligaciones las siguientes:
a) Actuar como interlocutor de la empresa contratista frente a la "entidad contratante”, canalizando la comunicación entre la empresa contratista y el personal integrante del equipo de trabajo adscrito al contrato, de un lado, y la "entidad contratante", de otro lado, en todo lo relativo a las cuestiones derivadas de la ejecución del contrato.
b) Distribuir el trabajo entre el personal encargado de la ejecución del contrato, e impartir a dichos trabajadores las órdenes e instrucciones de trabajo que sean necesarias en relación con la prestación del servicio contratado.
c) Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tienen encomendados, así como controlar la asistencia de dicho personal al puesto de trabajo.
d) Organizar el régimen de vacaciones del personal adscrito a la ejecución del contrato, debiendo a tal efecto coordinarse adecuadamente la empresa contratista con la "entidad contratante", a efectos de no alterar o verse afectado el funcionamiento del servicio.
7. PROPIEDAD INTELECTUAL.
El contratista acepta expresamente que los derechos de explotación de cualquier trabajo realizado en el presente contrato corresponden únicamente al Estado, con exclusividad y a todos los efectos. El Consejo Superior de Deportes se reserva el derecho de reproducir los documentos, elementos gráficos e imágenes elaborados por la empresa.
8. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
El contratista está obligado a guardar la confidencialidad de la información a que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato por un plazo de cinco años a partir del conocimiento de la citada información, salvo que en el apartado 26.1 del Anexo 1 se establezca un plazo mayor. Este compromiso tiene el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 211.1.f de la LCSP, por lo que su incumplimiento supondrá la resolución del contrato por causa imputable al contratista.
Cuando la ejecución del contrato implique el acceso del contratista a datos de carácter personal de cuyo tratamiento sea responsable el Consejo Superior de Deportes, aquél tendrá la consideración de encargado del tratamiento. En todo caso, el contratista está obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y sus disposiciones de desarrollo, especialmente lo indicado en el artículo 33 de la Ley Orgánica, que a continuación se transcribe:
“Artículo 33 Encargado del tratamiento
1. El acceso por parte de un encargado de tratamiento a los datos personales que resulten necesarios para la prestación de un servicio al responsable no se considerará comunicación de datos siempre que se cumpla lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica y en sus normas de desarrollo.
2. Tendrá la consideración de responsable del tratamiento y no la de encargado quien en su propio nombre y sin que conste que actúa por cuenta de otro, establezca relaciones con los afectados aun cuando exista un contrato o acto jurídico con el contenido fijado en el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679. Esta previsión no será aplicable a los encargos de tratamiento efectuados en el marco de la legislación de contratación del sector público.
Tendrá asimismo la consideración de responsable del tratamiento quien figurando como encargado utilizase los datos para sus propias finalidades.
3. El responsable del tratamiento determinará si, cuando finalice la prestación de los servicios del encargado, los datos personales deben ser destruidos, devueltos al responsable o entregados, en su caso, a un nuevo encargado.
No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deberán ser devueltos al responsable, que garantizará su conservación mientras tal obligación persista.
4. El encargado del tratamiento podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento.
5. En el ámbito del sector público podrán atribuirse las competencias propias de un encargado del tratamiento a un determinado órgano de la Administración General del Estado, la Administración de las comunidades autónomas, las Entidades que integran la Administración Local o a los Organismos vinculados o dependientes de las mismas mediante la adopción de una norma reguladora de dichas competencias, que deberá incorporar el contenido exigido por el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679.Cuando finalice la prestación contractual los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Consejo Superior de Deportes o al encargado del tratamiento que éste hubiese designado.”
En el caso de que un tercero trate datos personales por cuenta del contratista, encargado del tratamiento, deberán cumplirse los siguientes requisitos:
• Que dicho tratamiento se haya especificado en el contrato firmado por el Consejo Superior de Deportes y el contratista.
• Que el tratamiento de datos de carácter personal se ajuste a las instrucciones del responsable del
tratamiento.
El cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y sus disposiciones de desarrollo tiene el carácter de obligación esencial a los efectos previstos en el artículo 211.1.f de la LCSP, por lo que su incumplimiento supondrá la resolución del contrato por causa imputable al contratista.
9. DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS.
Como parte de los trabajos objeto del contrato, el contratista se compromete a generar toda la documentación que sea aplicable. La estructura y calidad de esta documentación tendrá que ser consensuada y aceptada por el Director Técnico del proyecto. La falta de documentación o de calidad de la misma podrá provocar la resolución del contrato.
La documentación, quedará de propiedad exclusiva del CSD sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización de este centro directivo, que la daría en su caso previa petición formal del contratista con expresión del fin.
Una vez concluido el servicio objeto del presente contrato, previo acuerdo con el Director Técnico del formato y soporte más adecuado, la empresa adjudicataria trasladará al CSD todo el material generado durante el plazo de ejecución del servicio.