DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DAAC-0126-2016
DIRECCION GENERAL DE INTELIGENCIA
INFORME GENERAL
A las o peraciones ad m inistrativas y financieras
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2010/01/01 HASTA : 2015/12/31
DIRECCIÓN GENERAL DE INTELIGENCIA
EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS, EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE INTELIGENCIA, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO DE 2010 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015.
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Quito - Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
DGI: | Dirección General de Inteligencia |
CUR: | Comprobante Único de Registro |
DAAC: | Dirección de Auditoría de Administración Central |
LOCGE: | Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado |
LOSNCP: | Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública |
NCI: | Norma de Control Interno |
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINAS
Carta de presentación 1
CAPITÚLO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
¡
Estructura Orgánica 3
Objetivos de la entidad 3
Monto de recursos examinados 4
Servidores relacionados 4
CAPÍTULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN
Bienes de larga duración, sin control 5
Instructivo para la utilización de los fondos de reposición no ha sido 7
aprobado por la máxima autoridad
Documentos de respaldo con información incompleta en la unidad de 9
Servicios Generales y en la Jefatura Financiera
La base de datos de los servidores con inconsistencias 13
Falta de documentación que justifique el cálculo del presupuesto 14
referencial y actas de entrega recepción de los bienes recibidos no es adecuada
Contrato 001-2014-DGI-SIE-DGI-002-2014 adquisición de equipos 16
informáticos, Hardware y Software para la Dirección General de Inteligencia
Contrato de Consultoría CDC-DGI-001-2012, para los estudios del 21
levantamiento de procesos y su implementación
Informe aprobado el: L
Quito,
Señor
Director General de Inteligencia Presente.-
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras, en la Dirección General de Inteligencia, por el período comprendido entre el uno de enero de dos mil diez y el treinta y uno de diciembre de dos mil quince.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Xxxx, Xxxxxx y Libertad,
CPA. Ir ¡añarlñiguez
Direetorá {Ib Auditoría de Administración Central
Dirección de Auditoría de Administración Central
CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Verificar la determinación, recaudación y registro oportuno de los ingresos.
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, en la ejecución de las operaciones administrativas y financieras de la Dirección General de Inteligencia.
Alcance del examen
Análisis a las operaciones administrativas y financieras en la Dirección General de Inteligencia, Quito, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de 2015.
Respecto del Fondo 001 “Ingresos Fiscales”, el Tesoro de la Nación efectiviza los ingresos activándolos en la misma proporción que se devengan los gastos, por lo que el equipo de auditoría no consideró en la presente acción de control, el análisis de los ingresos fiscales.
Base Legal
La Dirección General de Inteligencia fue creada de acuerdo a lo previsto en el artículo 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx, funciona a base de los artículos 50 de la Ley Orgánica de la Policía Nacional; 52 y 116 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Policía Nacional. 13 v 14 de la Ley de Seguridad Pública y del Estado.
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Estructura Orgánica
El Comandante General de la Policía Nacional, mediante oficio Xx. 00-0000-XXXX-XX 27 de julio de 1998, solicitó la aprobación del Reglamento Orgánico Funcional de la Dirección General de Inteligencia de la Policía Nacional, ante el pedido del Consejo de Generales, constante en Resolución 98-163-CGPN de 26 xx xxxx de 1998, el que fue publicado con Acuerdo Ministerial - Ministro de Gobierno y Policía, 1071 de 7 xx xxxxxx de .1998 y Orden General 174 del Comando General de la Policía Nacional de 9 de septiembre de 1998.
La estructura que mantiene la institución es la siguiente:
Sección Directiva
Sección Asesoría Jurídica Sección Operativa
Sección Contrainteligencia Asesoría Técnica y Auxiliar
Sección Administrativa
Sección Financiera
Dirección General de Inteligencia Subdirección General de Inteligencia
Departamento de Asesoría Jurídica Jefaturas Provinciales
Agencias Provinciales
Subagencias Contrainteligencia
Recursos Humanos Recursos Técnicos Recursos Materiales
Secretarías
Oficina de Procesamiento y Elaboración de Planes, Órdenes, Boletines
Archivos
Jefatura Contabilidad
Administración de Caja
Bodegas de Bienes y Suministros
Objetivos de la entidad
Incrementar la seguridad ciudadana y el orden público en el territorio nacional. Incrementar la efectividad operativa de los servicios policiales.
Incrementar la confianza de la ciudadanía en la Policía Nacional.
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irección General de Inteligencia
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- Incrementar la efectividad de los sistemas de prevención y control interno contra la corrupción en la Policía Nacional.
Incrementar la eficiencia operacional en la Policía Nacional.
Monto de recursos examinados
La Dirección General de Inteligencia, para el desarrollo de sus actividades contó con ingresos fiscales Fondo 001, provenientes del Gobierno Central, por 8 993 079,07 USD, los que sirven para financiar los gastos corrientes, que en el período auditado ascienden a 8 899 507,36 USD, cuyo desglose se detalla a continuación:
ANOS | Grupo presupuestario 53 Bienes y Servicios de Consumo |
2010 | 752 191,62 |
2011 | 875 232,56 |
2012 | 1 366 637,13 |
2013 | 1 610 109,19 |
2014 | 2 250 043,20 |
2015 | 2 045 293,66 |
TOTAL | 8 899 507,36 |
NOTA: Existe un saldo por devengar de 93 571,71 USD
Los procesos de contratación, que la institución efectuó se detallan a continuación:
Años | Número de Procesos de contratación | USD |
2010 | 2 | 139 724,23 |
2011 | 3 | 269 165,06 |
2012 | 4 | 368 554,26 |
2013 | 6 | 793 934,64 |
2014 | 3 | 715 470,56 |
2015 | 6 | 838 359,69 |
TOTAL | 24 | 3 125 208,44 |
Los contratos analizados por el equipo de auditoría se presentan en anexo 2.
El pago de las remuneraciones del personal de la Dirección General de Inteligencia es realizado en la Comandancia General de la Policía Nacional.
Servidores relacionados
Se detallan en anexo 1.
Dirección General de Inteligencia
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Bienes de larga duración, sin control
En el período examinado, los servidores responsables encargados del registro, manejo de las existencias y bienes de larga duración, han realizado verificaciones físicas parciales, en los que constaron activos fijos en mal estado, conforme se evidenció en los listados presentados al equipo de auditoría.
Algunos bienes ubicados en las dependencias de la Dirección General de Inteligencia, no contaron con la codificación implantada por el Ministerio de Finanzas, en unos casos se mantiene la clasificación anterior, la que es ilegible, destruida o no existe, situación presentada por la falta de gestión por parte de los responsables de su custodia, para realizar el proceso de codificación de todos los bienes de propiedad de la institución, lo que dificultó su control, localización e identificación inmediata.
No se dejó constancia en actas la entrega recepción a cargo de los servidores usuarios de los bienes; así como, no fueron actualizadas cuando el personal policial, fue trasladado a otras unidades administrativas, constando en éstas, bienes que ya no están siendo utilizados por el usuario que suscribió el documento.
Los hechos narrados se produjeron por cuanto el Jefe Financiero, no dispuso que personal independiente del registro y control, efectúen constataciones físicas periódicas por lo menos una vez al año; y, que el encargado de los bienes hayan efectuado la codificación de los activos y la elaboración de las actas entrega recepción entre los custodios entrantes y salientes, lo que no permitió determinar con exactitud su existencia y ubicación; así como, los bienes en mal estado, o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate, según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
El equipo de auditoría con oficios 20-DAAC-DGI-HSG-2015 de 28 de julio de 2016, puso en conocimiento de lo observado al Jefe Financiero, quien con oficio 2016-073-AF-DGI- PN de 1 xx xxxxxx de 2016, señaló lo siguiente:
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“...En el año 2010 se han realizado las verificaciones físicas de los bienes y determinando el uso de su operatividad, 2011 se desarrolla normalmente las constataciones de los bienes, 2012 se retoma la verificación de los bienes, 2013 se elabora el inventario de los bienes, 2014 se desarrolla normalmente las constataciones de los bienes que se puedan identificar el estado de los bienes y 2015 se realiza las verificaciones de los bienes y determinando el uso de su operatividad.- En el 2014 fueron entregadas impresoras a nivel nacional para la impresión de etiquetas en las que se realice la codificación mediante el sistema SIIPNEII de las que la DGI no fueron asignadas ni entregadas para poder desarrollar la codificación mediante etiquetas.
La opinión expuesta por el servidor, no es compartido por el equipo auditor, por cuanto no se evidenció en forma documentada las actividades realizadas en relación a las constataciones físicas y codificación de los bienes.
El Jefe Financiero de la Dirección General de Inteligencia, al no disponer comprobaciones físicas periódicas o por lo menos una vez al año de los activos propiedad de la institución; ni la aplicación de la nueva clasificación establecida por el Ministerio de Finanzas; ni la actualización de las actas entrega recepción de los bienes, cuando existen trasladados de personal a otras unidades administrativas, no permitió establecer con propiedad su existencia y ubicación, así como los bienes en mal estado, o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate, según corresponda, por lo que inobservó lo que establece los artículos 10, 11, 12, 13, 64 y 65 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; 32 del Reglamento Orgánico Funcional de la Dirección General de Inteligencia de la Policía Nacional; y, las Normas de Control Interno 406-06 Identificación y protección, 406-10, “Constatación física de existencias y bienes de larga duración” y 406-11 “Baja de bienes por obsolescencia”.
Además, incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 3, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Jefe Financiero de la Dirección General de Inteligencia, no dispuso controles para los bienes de larga duración, como constataciones físicas periódicas o por lo menos una vez al año; ni la aplicación de la nueva codificación implantada por el Ministerio de Finanzas; tampoco, se reemplazaron las actas entrega recepción de los bienes, por cambios de usuarios al ser reubicados en otras unidades administrativas, lo que no permitió establecer con precisión su existencia y ubicación, los bienes en mal estado, o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate.
Dirección General de Inteligencia
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Recomendaciones
Al Director General de Inteligencia
1. Autorizará la baja de donación o remate de los bienes de larga duración que se encuentran en mal estado, a base del informe presentado por el Jefe Financiero, a fin de que el inventario contenga únicamente los bienes realmente utilizados y a disposición de los servidores.
Al Jefe Financiero
2. Programará que personal independiente del registro y control de los activos fijos, realicen periódicamente constataciones físicas de los bienes, a fin de determinar su existencia, estado actual y ubicación; quienes presentarán un informe en el que hará constar las novedades establecidas, mismo que será puesto en conocimiento del Director General de Inteligencia, para su aprobación y toma de acciones correctivas, en caso de existir novedades.
3. Dispondrá al servidor responsable de los bienes, realice periódicamente la actualización de las actas de entrega recepción, a fin de que éstas contengan datos verídicos de los bienes que se están utilizando y su custodio; así como, efectuará la codificación de los mismos, lo que permitirá su ubicación e identificación en forma oportuna.
Instructivo para la utilización de los fondos de reposición no ha sido aprobado por la máxima autoridad
Para el funcionamiento administrativo y operativo, la Dirección General de Inteligencia dentro de su estructura orgánica cuenta con agencias y sub agencias en el territorio ecuatoriano y sus gastos son financiados con el presupuesto institucional a través de un fondo de reposición, designándose como responsable de su manejo y custodia, al Oficial más antiguo en grado, recursos que cubren las principales necesidades financieras, como: servicios básicos, suministros y materiales, arriendos de oficinas, entre otros.
Los montos de las operaciones están definidos ya sean estos incrementos o disminuciones de acuerdo a la capacidad y solicitud justificada de los administradores, la reposición del fondo, la presentan hasta los cinco primeros días de cada mes, observando aue los aastos aplicables estén definidos en el instructivo.
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Es de indicar que el Instructivo para el manejo de los fondos de reposición, proporcionado por la entidad, en atención al oficio de requerimiento 001-DAAC-DGI- HSG-2016 de 6 xx xxxxx de 2016, no se encuentra aprobado, ni tiene fecha de divulgación, siendo un documento simple con el cual se ha venido trabajando desde hace muchos años atrás, mismo que se lo mantiene hasta el 17 xx xxxxxx de 2016, fecha de la conferencia final de resultados, sin que este documento, haya sido aprobado por la máxima autoridad.
El equipo de auditoría, con oficio 14-DAAC-DGI-HSG-2016 de 12 de julio de 2016, comunicó lo observado al Subdirector General de Inteligencia, quien con oficio 2016- 050-SUBDGI-PN de 5 xx xxxxxx de 2016, se expresó en los siguientes términos:
. .me permito informar que NO se encuentra aprobado por la máxima autoridad (Director General de Inteligencia) ...”
Por su parte, el Jefe Financiero de la DGI con oficio 2016-0263-JF-DGI-PN de 24 xx xxxxxx de 2016, solicitó al Director General de Inteligencia, la correspondiente aprobación y autorización para su difusión a nivel nacional del indicado Instructivo, situación que confirmó lo observado, por lo que no se modifica el comentario.
El Director General de Inteligencia, en cumplimiento de su responsabilidad como máxima autoridad de la institución, inobservó el artículo 6 literal j) del Reglamento Orgánico Funcional de la Dirección General de Inteligencia de la Policía Nacional; las Normas de Control Interno 100-01 “Control interno” y 100-03 “Responsable del control interno”.
Conclusión
Para la utilización de los fondos de reposición asignados para cubrir los gastos que demandan las agencias y subagencias a nivel nacional, no se contó con un instructivo aprobado, situación originada por cuanto el Jefe Financiero no puso en conocimiento de la máxima autoridad el indicado documento, presentándoselo para su aprobación el 24 xx xxxxxx de 2016, lo que permitirá contar con un instrumento legal.
D/rección General de Inteligencia
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Recomendación
Al Director General de Inteligencia
4. Aprobará, el instructivo con el cual se ha venido operando actualmente para la utilización de los fondos de reposición de los gastos que demanden las agencias y sub agencias en el territorio ecuatoriano, el que será difundido al personal encargado de su custodia y funcionamiento, lo que permitirá contar con un instrumento legal.
Documentos de respaldo con información incompleta en la unidad de Servicios Generales y en la Jefatura Financiera
La Dirección General de Inteligencia, suscribió varios contratos con empresas proveedoras del combustible, como: Petroecuador, Atimasa S.A, entre otros; de la ' información proporcionada por el servidor responsable del control del combustible, se evidenció que la institución cuenta con 291 vehículos, unos pertenecientes a la empresa FABREC, otros entregados en comodato por el ex CONSEP y otros adquiridos por la Unidad Ejecutora; los pagos del servicio recibido, se sustentaron con las facturas emitidas por el abastecedor y un comprobante de egreso, el que contiene la siguiente información: código, placa fecha, cantidad, precio, tipo de combustible entregadas a los conductores de los vehículos de la DGI; sin embargo, no se adjuntó al reporte total mensual del consumo de combustible (Formulario C3) obtenido del sistema informático de la Jefatura de Servicios Generales, por lo que en esta unidad no existe un archivo con la suficiente documentación sustentatoria del abastecimiento y consumo de combustible, como lo certificó el servidor responsable en los siguientes términos:
“...luego de haber verificado en los archivos de este departamento, se pudo comprobar que los mismos se encuentran en completo desorden y traspapelados correspondientes a los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y parte del 2015...”.
De igual manera, los servidores responsables del control del abastecimiento de combustibles que han sido trasladados a diferentes unidades de la Policía Nacional, no han realizado las respectivas actas de entrega recepción de los archivos que se genera en esa jefatura, con la respectiva documentación.
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Igualmente, se evidenció que la documentación de soporte como: informes de comisión por viáticos, facturas, entre otros, por los desembolsos efectuados por la Jefatura Financiera, por distintos conceptos a sus Agentes encubiertos por las labores de inteligencia y contrainteligencia en las diferentes ciudades del país, quienes salen en comisión de servicios a realizar trabajos específicos, de: seguimiento, vigilancias, encubiertas, infiltrados y demás actividades propias de la DGI, no se encontraban adjuntos al expediente.
Deficiencias que se presentaron debido a la falta de procedimientos para el manejo del archivo y de control previo al desembolso, por parte de los Jefes de Servicios Generales y Jefe Financiero, cada uno en sus períodos de gestión, quienes no elaboraron un instructivo que norme los mismos, así como del flujo de la documentación e información que generan esas unidades, lo que ha motivado que los expedienten que sustentan el abastecimiento de combustible y los gastos efectuados a los agentes encubiertos por las labores de inteligencia y contrainteligencia, no estuvieran disponibles en forma íntegra para su comprobación, análisis y verificación posterior, en razón de que los mismos se encontraban dispersos; como tampoco, existió un ordenamiento cronológico y secuencial, lo que dificultó su verificación posterior, ocasionando, que la entidad no tenga la información completa, para determinar la veracidad, propiedad y legalidad de los mismos, en forma oportuna, dificultando el control posterior.
Los Jefes de Servicios Generales y Jefe Financiero, en sus períodos de gestión, inobservaron el artículo 10 del Reglamento para el Control de los vehículos del Sector Público y de las entidades de Derecho Privado que dispone de Recursos Públicos, emitido por el Contralor General del Estado, mediante Acuerdo 005-CG-2014 de 6 de febrero de 2014, señala:
“...Abastecimiento de combustible y lubricantes.- El servidor responsable de la Unidad de Transporte debe establecer el control del consumo de combustible...Para el abastecimiento de combustible se utilizará formularios con formato específico para asegurar el debido control... ”.
Así como, las Normas de Control Interno 400 “Actividades de control” y la 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo".
El equipo auditor, con oficios 17, 18, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29-DAAC-DGI-HSG-
2016 y 000-XXXX-XXX- XXX-0000 de 15, 20, 28 y 00 xx xxxxx xx 0000 xxxxxxxx xxx Xxxx a los Jefes Departamentales de Servicios Generales, cada uno en sus
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períodos de gestión y al Jefe Financiero, a fin de que presenten sus puntos de vista en forma documentada.
Al respecto el Jefe Financiero, con oficio 2016-210-JF-DGI-PN de 0 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxx los comprobantes de egreso de suministro de combustible de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015; así como, fotocopias de las notas diarias de consumo de la respectiva estación de servicio en orden cronológico y la liquidación mensual con las correspondientes órdenes de pago y facturas; igualmente, con oficio 2016-040-DP- DGI-PN de 2 xx xxxxxx de 2016, adjuntó una comunicación del Administrador de Caja, en el que hace constar lo siguiente:
. .Para que estas funciones esenciales cumplan con su objetivo es necesario contar con recursos económicos y talento humano con que se cuenta esta Dirección es así que los equipos de trabajo salen en comisión de servicios a diferentes ciudades donde se realiza labores de inteligencia y contrainteligencia con el objetivo de satisfacer los requerimientos de la Dirección General de Inteligencia y sus agencias a nivel nacional, por lo que sus agentes encubiertos que salen en comisión de servicios deben realizar trabajos específicos como son seguimiento, vigilancias, encubiertas, infiltrados y demás actividades propias de la DGI, debido a esta actividad la mayoría de agentes de inteligencia que salen en comisión de servicios no pernoctan en un solo lugar ni hoteles específicos ya que deben estar vigilantes de las personas (Blancos, Conejo etc.) de esta manera pueden estar realizando su trabajo de vigilancias permanentes en su vehículo, en la calle, en prostíbulos en moteles etc., por lo tanto estos agentes se alimentan y pernoctan en lugares que no prestan las facilidades para exigir las facturas correspondientes por tal motivo no se ha exigido la presentación de este documento, así mismo en sus labores como agentes operativos de inteligencias y contrainteligencia están expuestos a muchas eventualidades propias de sus operaciones que les limita a identificarse y exigir el documento legal.- Por lo señalado todos los gastos realizados a través de gastos corrientes están en marcados (sic) dentro de las leyes y normas que rige al sector público, ya que los egresos están relacionados con actividades netamente de inteligencia y contrainteligencia para la protección interna y el orden público.
El Jefe Financiero, en oficios 2016-235-JF-DGI-PN, 2016-241-JF-DGI-PN y 2016-247- JF-DGI-PN de 2, 3 y 4 xx xxxxxx de 2016, presentó la documentación respectiva, los que analizados justificaron su utilización.
El ex Jefe de Servicios Generales, posterior a la lectura de la comunicación de resultados finales, en comunicación de 18 xx xxxxxx de 2016, manifestó:
".. .de los valores mensuales en torno al abastecimiento de combustible, información que era entregada de manera directa al Departamento Financiero de la DGI, a fin de que se realicen las cancelaciones correspondientes a los valores empleados por los
ilos de dicha dirección..."
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El Jefe de Servicios Generales, actuante en el período de enero a octubre del 2010, manifestó lo siguiente:
“...el manejo de los documentos del archivo concerniente a las provisiones de combustible (órdenes) no se encontraban a mi cargo y no cumplía esa función, por cuanto existe personal de clases y policías que cumplen tales funciones, los mismos que de acuerdo a los documentos de designación y funciones, son los responsables, tanto del cuidado de mantener el archivo en completo orden secuencia!, por fechas u órdenes de combustible...”
Lo expuesto por los Jefes de Servicios Generales, no es compartido por el equipo auditor, además de que no se presentó oportunamente la información o documentación que aporte con lo observado, por lo que lo comentado se mantiene.
Conclusión
La falta de supervisión por parte de los Jefes Departamentales de Servicios Generales y Jefe Financiero, respecto a la información generada por el consumo de combustible y los gastos efectuados a los agentes encubiertos por las labores de inteligencia y contrainteligencia, permitieron que los expedientes que respaldaron los desembolsos, no estuvieran disponibles en forma oportuna, para la confirmación, análisis y comprobación del ente de control
Recomendaciones
Al Director General de Inteligencia
5. Dispondrá, al Jefe Financiero que previo a la realización de los desembolsos, verifique que se adjunte toda la documentación que justifique los mismos, la que será archivada adjunta al expediente del CUR, en orden cronológico y secuencial.
Al Jefe Financiero
6. Impartirá instrucciones al Contador y Administrador de Caja, que previo al registro correspondiente, lo efectúen sobre respaldos completos, a fin de que la documentación sea integra y confiable, lo que permitirá su análisis y control posterior.
irección General de Inteligencia
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Al Jefe del Departamento de Servicios Generales
7. Mantendrá un archivo actualizado y completo que sustente y justifique el consumo de combustible y que estos, guarden relación con la que conste en la Jefatura Financiera.
La base de datos de los servidores con inconsistencias
La información proporcionada por el Jefe de Recursos Humanos, no guarda consistencia con la entregada por los Jefes Departamentales, servidores policiales y personal en general, pues está difirió en los períodos de gestión y en algunos casos en los nombres y apellidos, situación que se produjo por cuanto el Jefe de Recurso Humano en funciones, no supervisó ni estableció directrices para la conformación de expedientes personales y del ingreso de los datos correctos y que permita comparar con lo ingresado al sistema, ya que el personal policial es cambiado o dado el pase permanentemente, ocasionando que no se mantenga actualizada la información, ni se disponga de ésta, en forma oportuna, dificultando su análisis y control posterior.
Novedades puestas en conocimiento del Jefe xx Xxxxxxx Humano con oficios 00-XXXX- XXX-XXX-0000 de 28 de julio de 2016, quien expresó, lo siguiente:
El Jefe xx Xxxxxxx Humano actuante en el período comprendido entre el 16 xx xxxxx y el 31 de diciembre de 2015, en comunicación de 9 xx xxxxxx de 2016, indicó:
".. .el Departamento xx Xxxxxxx Humano de la DGI, se encontraba conformado por cinco servidores policiales los cuales desempeñaban las funciones de analistas con diferentes responsabilidades que se las comunicaba con memorandos de responsabilidad entre los cuales estaban: realizar memos, oficios, informes, telegramas, dislocamiento del personal, contestación a los diferentes requerimientos de las entidades civiles y policiales entre otros.- Los Jefes xx Xxxxxxx Humano en su período de gestión han establecido directrices para la conformación de expedientes personales, definiendo el tipo de documentación que debe incluirse y los procesos de revisión y actualización de los mismos, toda vez que el personal policial es cambiado o dado el pase permanentemente, no se les había realizado ya que se encontraba distribuida las funciones de cada uno de
nemorandos de responsabilidad, por lo que en caso
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Dirección de Auditoría de Administración Central
de existir un error en el registro o elaboración de algún documento en ese sentido se realizaba el correctivo del caso o la sanción disciplinaria al servidor policial, de acuerdo a lo tipificado en el Reglamento interno de la Policía...”.
El Jefe de Recursos Humanos, expuso sus puntos de vista sobre las acciones que se han considerado con respecto a esta observación de auditoría, sin embargo no adjunto ningún documento que respalde sus puntos de vista sin que el equipo de auditoría pueda verificar su cumplimiento, por lo que la observación se mantiene.
El Jefe de Recursos Humanos, actuante en el período de gestión del 16 xx xxxxx al 31 de diciembre de 2015, incumplió la Norma de Control Interno 407-10 “Información actualizada del personal”.
Conclusión
La información proporcionada por el Jefe de Recursos Humanos, no guarda consistencia con la entregada por el personal, pues está difirió en los períodos de gestión y en algunos casos en los nombres y apellidos, por lo que no se encontró actualizada, dificultando su control posterior.
Recomendación
Al Jefe xx Xxxxxxx Humano
9. Dispondrá a la persona encargada del control y registro de la información del personal policial que han sido trasladados con el pase a la Dirección General de Inteligencia, abrir un expediente en el que contendrá todos los datos necesarios de su situación para informar oportuna y confiablemente.
Falta de documentación que justifique el cálculo del presupuesto referencial y actas de entrega recepción de los bienes recibidos no es adecuada
De la muestra analizada a los expedientes de los contratos realizados por la Dirección General de Inteligencia, se evidenció que en varios procesos de contratación, no se adjuntó información completa, citamos como ejemplo: los parámetros a base de los cuales los responsables y los Jefes Departamentales de Servicios Generales, establecieron la necesidad y el presupuesto referencial, ya que no fueron
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proporcionadas las cotizaciones, investigaciones xx xxxxxxx, entre otros, a fin de conocer previamente la información real de los precios en el comercio, establecer el costo que representaría la negociación y así disponer de una referencia para establecer el valor del contrato, conforme lo señala el numeral 27 del artículo 6 de la Ley Orgánica Contratación Pública, los que se detallan a continuación:
Código | Concepto | Presupuesto Referencial |
COTBS-DGI-001-2011 | Mantenimiento de vehículos | 90 000,00 |
SIE-DGI-001213 | Adquisición de llantas | 68 450,00 |
COTBS-DGI-001-2013 | Mantenimiento vehículos | 348 000,00 |
SIE-DGI-003-2014 | Consumo de combustible | 215 197,91 |
De igual manera, se evidenció que las actas de entrega recepción suscritas por los bienes y/o servicios recibidos, por parte de los Administradores de los contratos, no contienen información relacionada a las liquidaciones de plazos y económicas, por lo que los Administradores del contrato, inobservaron el artículo 124 “Contenido de las actas”, del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Los Jefes de Servicios Generales y Administradores de los contratos, cada uno en sus períodos de actuación, no observaron las Normas de Control Interno 100-01 “Control interno” y la 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”.
Posterior a la lectura de la comunicación de resultados finales, el Jefe de Servicios Generales actuante en el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de septiembre de 2015, en comunicación de 18 xx xxxxxx de 2016, hizo referencia a los procesos SIE-DGI-001213 “Adquisición de llantas”, COTB-DGI-001-2013 “Mantenimiento de vehículos” y SIE-DGI-003-2014 “Consumo de combustibles”, adjuntando copias de los informes de especificaciones técnicas como justificativo, sin indicar los procedimientos que se realizaron para llegar a establecer el presupuesto referencial de dichas compras, opinión que no es compartida por el equipo auditor, por lo que la observación se mantiene.
cl .
¡rección General de Inteligencia
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Conclusiones
- No se determinó la documentación que evidencie que en los procesos de contratación efectuados, se haya determinado el precio referencial a base de una metodología definida y de estudio xx xxxxxxx, lo que limitó determinar si el precio adjudicado fue razonable, precautelando los intereses de la institución.
- Las actas de entrega recepción de los diferentes bienes y o servicios recibidos, no contienen la información relacionada a las liquidaciones tanto de plazos como económicas.
Recomendaciones
Al Director General de Inteligencia
10. Dispondrá a los Jefes Departamentales que en coordinación con el Jefe Financiero establezcan la metodología para la determinación del presupuesto referencial de los bienes y servicios a adquirirse, para lo cual presentaran un informe en el que evidencie documentadamente como se llegó a determinar el respectivo presupuesto referencial, el mismo que puede ser a base de una investigación xx xxxxxxx que incluya la comparación de precios con varios oferentes a fin de obtener las mejores condiciones a favor de la institución, documentación que será archivada en el expediente respectivo para su control posterior.
11. Dispondrá a .los Administradores de los contratos que realicen las respectivas actas de entrega recepción de los bienes y/o servicios, de acuerdo a las normativas legales existentes.
Contrato 001-2014-DGI-SIE-DGI-002-2014 adquisición de equipos informáticos, Hardware y Software para la Dirección General de Inteligencia
El Jefe de Telemática, en oficio 041-2014-TELEMATICA-DGI-PN de 20 xx xxxxx de 2014, presentó al Jefe del Departamento de Servicios Generales el informe técnico para to de la necesidad de los equipos informáticos (hardware y software)
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necesarios para la matriz y agencias a nivel nacional, en el que consta un presupuesto referencial de 80 000,00 USD, sin que se haya evidenciado documentadamente como se lo obtuvo, pues no se presentó cotizaciones para el análisis del precio y calidad del producto a adquirirse, lo que limitó establecer si el precio adjudicado fue razonable buscando precautelar los intereses de la institución, por lo que inobservó lo previsto en el numeral 27 del artículo 6.
El Director General de Inteligencia, con Resolución 011-2014-DGI-PN de 28 xx xxxxx de 2014, adjudicó el proceso a la empresa Representaciones Internacionales Represmundial Cía. Ltda., no obstante el CUR 879 por 21 345,30 USD, valor en el que se incluyó el IVA, por concepto del anticipo y las facturas 16525 por 21 537,60 USD y 16547 por 50 254,40 USD, proporcionadas por el proveedor, fueron emitidas en la misma fecha de la resolución de adjudicación; y, antes de la suscripción del contrato mismo que se formalizó el 19 xx xxxx de 2014, por 64 100,00 USD más IVA lo que totalizó 71 792,00 USD.
La forma de pago, se estableció el 30% como anticipo y el 70% restante, contra entrega de los bienes ofertados, con un plazo de 20 días contados a partir de la suscripción del contrato, cláusula octava, esto es hasta el 7 xx xxxxx de 2014.
Sin embargo, el 6 xx xxxxx de 2014 con oficio C.P.2014-021 el Gerente General de la empresa, faltando un día para que se finiquite el plazo contractual, pidió una prórroga de 15 días debido a circunstancias ajenas a la empresa proveedora que registra retrasos en la entrega de los equipos; y, además, solicitó realizar una entrega parcial de los bienes, requerimiento que no fue aceptado por el pronunciamiento del Asesor Jurídico constante en oficio 2014-145-AJ-DGI-Pn de 122 xx xxxxx de 2014, quien informó al Director General de Inteligencia que no se puede conceder la prórroga solicitada, toda vez que para calificarlo o aceptarlo como un hecho de fuerza mayor o caso fortuito, debe fundamentar su pedido, circunstancias que en el desarrollo de la ejecución del contrato, no existió los siniestros establecidos en el artículo 30 del Código Civil.
".. .fuerza mayor o caso fortuito, es el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, entre otros...”.
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El acta de entrega recepción se suscribió el 18 de julio de 2014, con 41 días de retraso, documento que no refleja cláusulas de las liquidaciones tanto económica y de plazos; por lo que el Jefe de Telemática, como Administrador del Contrato, inobservó los artículos 70 “Administración del contrato” de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 124 “Contenido de las actas” de su Reglamento; las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y la Norma de Control Interno 408-17 “Administrador del contrato”, letra h).
El Jefe Financiero, el 15 xx xxxxxx de 2014 realizó la transferencia por 47 177,60 USD, por la diferencia restante del 70% del contrato, mediante CUR 1851, así como el cobro de la multa correspondiente a 41 xxxx xx xxxx por 2 628,10 USD, conforme se estableció en la cláusula décima del contrato y al oficio 2014-0101-DP-DGI-PN de 14 xx xxxxxx de 2014, del encargado de Presupuesto.
Tanto los bienes como los suministros y materiales fueron ingresados a la bodega con comprobantes de ingreso 03 y 04 de 18 de julio de 2014, como también las licencias antivirus que de acuerdo a parte informativo realizado por la Jefa del Departamento de Telemática de la DGI, se encuentran instaladas a niveí nacional.
El equipo de auditoría, con oficio 016-DACC-DGI-HSG-2016 de 14 xx xxxxx de 2016, solicitó información respecto a lo observado, al Jefe Financiero de la Dirección General de Inteligencia, quien con oficio 2016-218-JF-DGI-PN de 20 de julio de 2016, señaló lo siguiente:
“...con fecha 28 xx xxxxx de 2014 se adjudica el proceso de subasta inversa electrónica Nro. SIE-DG1-002-2014, para la adquisición de Equipos Informáticos, Hardware y Software para la Dirección General de Inteligencia así mismo con fecha 28 xx xxxxx de 2014 se solicita la emisión de las facturas Nro. 000-000-0000000 por un valor de $ 21,537.60 y la factura 000-000-0000000 por un valor de 50.254,40 cabe mencionar que estas facturas se emitieron para realizar el respectivo compromiso y devengado del mencionado contrato ya que con fecha 30 xx xxxxx de 2014 se terminaba el primer cuatrimestre presupuestario y si estos recursos no se ejecutaban se perdía dichas asignaciones y para el segundo cuatrimestre no se contaba con los mencionados recursos. Con fecha 13 xx xxxx se emiten las pólizas de buen uso del anticipo 518391 y cumplimiento del contrato 526043 la cual tiene vigencia 45 días que va desde el 00 xx xxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx de 2014, con fecha 11 xx xxxxx de 2014 se hace la primera renovación de 30 días de las pólizas de buen uso del anticipo 518391 que va desde el 27 xx xxxxx de 2014 al 27 de julio de 2014 y cumplimiento del contrato 526043, con fecha 17 de julio de 2014 se hace la segunda renovación de 30 días de las pólizas del buen uso del anticipo 518391 y cumplimiento del contrato 526043 que va desde el 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxxx de 2014.
I Con fecha 28 xx xxxxx de 2014 y una vez realizada la acta de adjudicación se hace el
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compromiso y el devengado de las facturas 000-000-00000 y 001-001-1547 que fueron emitidas con fecha 28 xx xxxxx de 2014, cabe mencionar que se procedió a realizar la transferencia por parte de la Dirección General de Inteligencia con fecha 19 xx xxxx se firma el contrato Nro. 001-2014-DGl-SIE-DG1-002-2014 Adquisición de equipos informáticos Hardware y software para la Dirección General de Inteligencia, una vez legalizado el contrato se procede a realizar la transferencia con fecha 20 xx xxxx de 2014 efectivizándose el 6 xx xxxxx de 2014 por un valor de $ 21.345,30 y con fecha 15 xx xxxxxx de 2014 se realiza la transferencia por el valor de 70% por un valor de $ 47.177,60 efectivizándose el mencionado valor el 18 xx xxxxxx de 2014 así como también se hace el respectivo cobro de multas correspondientes a 41 xxxx xx xxxx por un valor de $ 2.628,10 de acuerdo al oficio Nro. 2014-0101-DP-DGI-PN de fecha 14 xx xxxxxx de 2014 emitido por el señor encargado de Presupuesto, una vez que se firma el Acta de entrega recepción del 18 de julio de 2014...”.
La opinión vertida por el Jefe Financiero, no es compartida por el equipo auditor puesto que no adjuntó ninguna documentación que respalde o justifique las fechas de la emisión de la emisión del CUR por concepto del anticipo, de las facturas, proporcionadas por el proveedor, con la misma fecha de la resolución de adjudicación, y antes de la suscripción del contrato mismo que se formalizó el 19 xx xxxx de 2014, por lo que inobservó las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y 403-08 “Control previo al pago”.
El equipo de auditoría, con oficio 041-DAAC-DGI-HSG-2016 de 28 de julio de 2016, puso en conocimiento de lo observado al ex Jefe de Telemática, como Administrador del contrato, quien en comunicación de 10 xx xxxxxx, indicó lo siguiente:
“...En oficio de 00 xx xxxxx xx 0000, xx xxxxxx que se requiere realizar una adquisición tanto de Hadware y software, y en un subtítulo se indica PRESUPUESTO REFERENCIAL, cuyo valores de aproximadamente USD 80 000,00 valor que puede variar según el proveedor, dicho valor referencial se lo realizó mediante una búsqueda de productos de similares características a las que se requería vía internet y por páginas que proporcionaban valores estimados, ya que se quiso tener una proforma de alguna empresa o proveedor, mismo que hasta la publicación por compras públicas no existía y no se podía tener un solo presupuesto de lo requerido, por lo que de la forma indicada y sacando precios vía internet de diferentes empresas se pudo obtener un valor referencial, para poder plasmarlo en el informe técnico, más no por querer omitir algún tipo de información...”.
Lo mencionado por el ex Jefe de Telemática, como Administrador del contrato, ratificó lo comentado por el equipo auditor, ya que no anexó ninguna documentación que desvirtúe lo observado, por lo que el comentario se mantiene.
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Posterior a la lectura del informe el Jefe de Servicios Generales actuante en el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de septiembre de 2015, en comunicación de 18 xx xxxxxx de 2016, expuso los mismos argumentos y la misma documentación, que ya se consideró en el contenido del comentario.
Por los hechos expuestos, el Jefe Financiero no observó que la emisión de las facturas para la adquisición de equipos informáticos y licencias proporcionadas por el proveedor, y de la elaboración del CUR 879, tienen la misma fecha de la Resolución de Adjudicación 011-2014-DGI-PN, esto es el 28 xx xxxxx de 2014, fueron elaborados antes de la suscripción del contrato, mismo que se suscribió el 19 xx xxxx de 2014; y, el Jefe de Telemática, para el requerimiento de la necesidad de los equipos informáticos (hardware y software) para la matriz y agencias a nivel nacional, en su informe técnico, en el que constó un presupuesto referencial de 80.000,00 USD, no evidenció documentadamente como lo obtuvo, pues no se presentó cotizaciones para el análisis del precio y calidad del producto a adquirirse, lo que limitó establecer si el precio adjudicado füe razonable buscando precautelar los intereses de la institución, por lo que inobservó lo previsto en el numeral 27 del artículo 6; así como, el acta de entrega recepción, no refleja cláusulas de las liquidaciones tanto económica y de plazos; por lo que el Jefe de Telemática, como Administrador del Contrato, inobservó los artículos 70 “Administración del contrato” de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 124 “Contenido de las actas” de su Reglamento; y, las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y la Norma de Control Interno 408-17 “Administrador del contrato”, letra h).
Conclusiones
El requerimiento de la necesidad de los equipos informáticos para la matriz y agencias a nivel nacional, en el que consta un presupuesto referencial de 80 000,00 USD, no fue sustentado documentadamente como se lo obtuvo, pues no se presentó cotizaciones para el análisis del precio y calidad del producto a adquirirse, lo que limitó establecer si el precio adjudicado fue razonable buscando precautelar los intereses de la institución.
El contrato para la adquisición de equipos informáticos y licencias, fue suscrito el 19 xx xxxx de 2014, antes de la emisión de la Resolución de Adjudicación 011-
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2014-DGI-PN y de la emisión de las facturas proporcionadas por el proveedor, y de la elaboración del CUR 879, documentos que tienen fecha de 28 xx xxxxx de 2014.
El acta entrega recepción, no guardan conformidad con lo establecido en la normativa vigente, puesto que no se hace constar las liquidaciones económicas y xx xxxx.
Recomendación
Al Director General de Inteligencia
12. Dispondrá a los Jefes Departamentales establezcan la metodología para la determinación del presupuesto referencial, la misma que se presentará en forma detallada en el requerimiento de la necesidad para su aprobación y aplicación que será anexada en el expediente respectivo para su control posterior, de la misma manera ordenará realicen los informes por parte del Administrador del contrato, además se realicen las actas de entrega recepción de conformidad con lo establecido en la normativa legal vigente.
Contrato de Consultoría CDC-DGI-001-2012, para los estudios del levantamiento de procesos y su implementación
El Director General de Inteligencia de la Policía Nacional, mediante Resolución 2012- 002-DGI de 20 xx xxxxx de 2012, aprobó los pliegos e inició eel proceso CD-DGI-001- 2012 para la contratación de los servicios profesionales de un consultor para los “Estudios del levantamiento de procesos y su implementación"; y, con Resolución 2012- 003-DGI de 20 xx xxxxx de 2012, invitó a la representante legal de Hardware and Software Communications, empresa a la cual se le adjudicó la negociación con Resolución 2012-004-DGI de 23 xx xxxxx de 2012, lo que fue publicado y notificado en el portal de compras públicas.
El Director General de Inteligencia y la representante legal de la Empresa Hardware and Software Communications, el 26 xx xxxxx de 2012 suscribieron el contrato de consultoría, estableciendo los siguientes objetivos:
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1). Diagnóstico de la situación actual de la Gestión de la DGI-PN;
2). Levantamiento de información en base a la fuente interna institucional;
3). Entrega del Manual de Gestión por Xxxxxxxx en su forma física, con un respaldo informático del programa utilitario llamado BIZAGI;
4). Programa de implementación de procesos;
5). Capacitación del personal de la DGI-PN, en las provincias de Pichincha, Guayas y Azuay en 24 horas total distribuido en 8 horas diarias para cada provincia;
6). Socialización de los estudios, destinada a los líderes de procesos de tres provincias Pichincha, Guayas y Azuay, por ocho horas en cada ciudad, quienes serán entes multiplicadores de los procesos recomendados por la consultora;
7). Implementación del Manual de Gestión por Procesos, derivada a la capacitación de los lideres quienes estarán aptos para el manejo de las matrices que serán aplicadas en los momentos de evaluación, a través de los GPR, que con tiempos de respuestas, competencias y cumplimiento de objetivos procederán a ejecutar el Manual de Procesos que será entregado por la Consultora;
8). Implantación del sistema de gestión por procesos que es la puesta en producción del Manual de Gestión por Procesos; y,
9). La herramienta a utilizarse, en el diseño del Manual de Procesos, es el programa informático utilizado BIZAGI.
Estudios, a realizarse en dos etapas: la primera en la preparación del Manual de Gestión por Procesos y la definición de los modelos de gestión; y, la segunda, a la capacitación, socialización, implementaciones de los procesos y de una herramienta informática que facilite la gestión documental del sistema y el monitoreo de los indicadores.
El plazo establecido para que el consultor entregue la totalidad del producto materia del contrato es 180 días calendario a partir de la firma del contrato; y, a través de un informe final, conforme lo estable la cláusula octava.
En la cláusula décima tercera “Administración y supervisión del contrato” se designó al Jefe del Departamento de Planificación, quien ejerció esas funciones hasta el 16 xx xxxxx del 2012, fecha en que se le dio el pase a otra plaza de trabajo; posteriormente, el Director General de Inteligencia, con memorando 2012/2386/DGI/PN de 30 xx xxxxx de 2012, designa a otro Administrador, en los siguientes términos:
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"... a partir de la presente fecha sírvase hacerse cargo de los procesos de contratao con la Empresa Hardware and Software Communications, por lo que deberá coordinar con el señor Mayor de Policía ... y realizar las respectivas actas de entrega y recepción ....
El monto total del contrato es de 37 000,00 USD más IVA, pagados el 30% como anticipo y una vez que el consultor haya presentado las correspondientes garantías; y, el 70% restante, previa la presentación de la factura respectiva y la suscripción del acta entrega recepción del servicio contratado a satisfacción; sin embargo, se observó que el Jefe Financiero, pagó 20 720,00 USD incluido el IVA, correspondiente al 50% del anticipo, con Comprobante Único de Registro 368 de 10 xx xxxxx de 2012, sin considerar que en el contrato se establecía el 30%, por lo que inobservó la cláusula décima “Valor total del contrato y forma de pago” y las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y 403-08 “Control previo al pago”.
No obstante, de haber recibido el 50% del anticipo y habiendo transcurrido 74 días de los 180 días plazo, para la entrega de los productos, la Gerente de la empresa Hardware and Software Communicatios, con oficio DGI-COP-001-2012 HS.COM00046 de 7 xx xxxxx de 2012, solicitó al Director General de Inteligencia, la terminación por mutuo acuerdo del contrato, en los siguientes términos:
. .De conformidad a la reunión mantenida con usted, el día de ayer 6 xx xxxxx del 2012, y en concordancia con la cláusula décima octava, terminación del contrato numeral 18.1.b, terminación por mutuo acuerdo las partes de manera libre y voluntaria hemos convenido dar por terminado el contrato; esto por circunstancias de fuerza mayor las cuales no convienen a los intereses de las partes ”.
Sin embargo, en el oficio antes mencionado no se adjuntó evidencia alguna, que sustente por parte de la contratista, la fuerza mayor para no realizar la diligencia materia del contrato, como tampoco en el desarrollo de la consultoría, no existió los siniestros, establecidos en el artículo 30 del Código Civil:
. .fuerza mayor o caso fortuito, es el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, entre otros.
Al respecto, el Administrador del contrato, en memorando 2012/3448/DGI/PN de 19 xx xxxxx de 2012, recomendó al Director General de Inteligencia, que es procedente la culminación del contrato CD-DGI-001-2012, por cuanto la empresa “No cuenta con
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personal especializado para el levantamiento de los procesos", información que se hizo contar en el acta de terminación de mutuo acuerdo, del contrato en la parte primera “Antecedentes", letra f), afirmación que no fue sustentada documentadamente; como tampoco, se evidenció en un informe respecto al análisis de los productos correspondientes a la primera etapa, entregados por la Consultora y recibidos por él, por lo que no se tuvo constancia del avance de la consultoría.
El Director General de Inteligencia en Resolución 2012-001 -AJ-DGI-PN de 27 xx xxxxx de 2012, da por terminado por mutuo acuerdo el contrato CD-DGIj 001-2012, razón por la cual el 28 de los mismos mes y año, esa autoridad, el Jefe Financiero, el Administrador del contrato, la Asesora Jurídica y la Gerente Consultora de la empresa Hardware and Software Communicatios, suscribieron el acta de terminación de mutuo acuerdo, en el cual finiquitan sus recíprocas obligaciones. Autoridad que no exigió al Administrador del contrato, un informe del avance del trabajo; así como, evidencia documentada de su afirmación de que la consultora no tenía personal especializado, inobservando las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y la 401-03 “Supervisión”.
En la cláusula segunda de la mencionada acta “Liquidación contractual”, constó:
“...Considerando los antecedentes referidos y en base al informe económico, se procede a recibir el cheque certificado 001029 del banco del Pichincha C.A., por el valor económico de $20.720,00, a favor de la Comandancia General de la Policía Nacional, que entrega la señora representante legal de la empresa Hardware and Software Communicatios...”
Al respecto, el Jefe Financiero, con oficio 2016-193-JF-DGI-PN de 28 xx xxxxx de 2016, adjuntó el oficio 2012-0278-JF-DGI-PN de 29 xx xxxxx de 2012 dirigido al Director General de Inteligencia, en el cual solicitó que los 20 720,00 USD restituidos por la contratista, por concepto de anticipo, fue depositado en el Banco xxx Xxxxxxxx en la cuenta 0516129-0 de la Comandancia General de la Policía Nacional, por lo que se requiere se realice los trámites correspondientes, a fin de que dicho valor se reponga a la Dirección General de Inteligencia, petición efectuada con oficio 2012/4915DGI/PN de 30 xx xxxxx de 2012, al Director Nacional Financiero de la Policía Nacional, sin que hasta el 17 xx xxxxxx de 2016, fecha de la comunicación de resultados, se haya restituido el mismo.
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Los hechos señalados, fueron puestos en conocimiento del Director General de Inteligencia, Administradores del Contrato, Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx, xx xxxxxxx 000, 043, 044, 045, 000 XXXX-XXX-XXX-0000 de 22 y 28 de julio de 2016, habiéndose obtenido las siguientes respuestas.
La Gerente de la Consultora, en comunicaciones de 1 y 8 xx xxxxxx de 2016, anexó copia del acta de entrega recepción del Manual de Diagnóstico de la situación actual de la DGI de la Policía Nacional, de fecha 30 xx xxxxx de 2012, suscrita por ella y el Capitán de Policía, como Administrador del contrato; igualmente, con oficio OF-DGI-0018-HyS- 2012 de 10 xx xxxx de 2012, hace referencia que entregó al Administrador del contrato, los siguientes documentos: Diagnostico institucional; Identificación de usuarios de los procesos y sus necesidades de acuerdo al GPR; Diagnostico Institucional, Form: 015- HyS, mismas que se encuentran analizándose y tabulándose; ficha 01 Diagnostico Institucional, incluyendo en la encuesta otros factores para la tabulación de la información, como misión, atribuciones y responsabilidades, productos finales; se inició el proceso de completar la Ficha de Caracterización; el 7 xx xxxx de 2012, se solicitó una reunión de trabajo con el fin de socializar los procedimientos y base legal para la elaboración del Manual de procesos para la DGI, reunión que se la realizó el 10 xx xxxx de 2012; también presentó, actas de capacitación y socialización sobre directrices en procesos de la DGI, todas estas con sus respectivas firmas de haber obtenido dicha capacitación. Igualmente, con oficio OF.No.DGI-COP-001-2012 HS.COM00041 de 30 xx xxxx de 2012, dirigida al Director General de Inteligencia, hace la entrega de la identificación de los procesos adjuntando un anillado y recibido por la Secretaría de la DGI.
Así mismo, la Consultora con oficio HyS Consultores 000100-2016 de 1 xx xxxxxx de 2016, ante el requerimiento del equipo de auditoría en oficio 019-DACC-DGI-HSG-2016 de 22 de julio de 2016, manifestó:
".. .en lo que se refiere a que no se obtuvo evidencia de que la consultora no haya entregado la primera etapa de dicho contrato, queda desvirtuado tal afirmación, pues la información, documentos, trabajos realizados y productos fueron entregados por parte de la empresa Hadware and Software Communications a su debido tiempo y momento, por lo que deslindo total responsabilidad si esta información fue traspapelada o perdida.- En torno a lo referente a que no ha existido un informe la fuerza mayor, debo informar que de acuerdo a la cláusula octava del contrato, terminación del contrato, su acápite 18.1 terminación por mutuo acuerdo, se conviene la extinción de todas o algunas de las obligaciones contractuales, en el estado en
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que se encuentren, en esta cláusula NO dispone obligación alguna de emitir informe previo por parte de la consultora de fuerza mayor, es más la misma entidad contratante en este caso la DGI, realizó su informe técnico que se estipula dentro del acta de terminación por mutuo acuerdo.- Debido a la observaciones insistentes por parte del señor Teniente Coronel de Policía de E.M. y Jefe de la Comisión de Análisis, Control Monitoreo, Ejecución y Fortalecimiento del proyecto de levantamiento de procesos de que el personal que se encontraba laborando no es el indicado en su oferta técnica y más bien se han presentado dos o tres personas con calidad de asesores técnicos. Hardware y Software Comunications decidió solicitar al Director General de Inteligencia una reunión para finiquitar el contrato. Pese a existir los debidos oficios de 3 autorización (sic) de ingreso de personal nuevo, debido a renuncias de algunos consultores. Portales razones se consideró necesario, solicitar el finiquito del contrato según lá cláusula de mutuo acuerdo del contrato firmado...”.
Al respecto los puntos de vista de la contratista, y de acuerdo a la documentación presentada en dicha comunicación, la consultora cumplió con la entrega de los productos, correspondiente a la primera fase del mismo, sin embargo el Oficial de la DGI, como Administrador del contrato, no presentó un informe de rectificación, aprobación o rechazo respecto a los productos presentados por la Consultora.
Por los hechos expuestos, el Administrador del contrato no cumplió sus funciones, por cuanto no efectuó evaluaciones periódicas del avance de los objetivos definidos de la contratación, de manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes, con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto, por lo que incumplió los artículos 70 Administración del contrato", 80 “Responsable de la administración del contrato”, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 “Administrador del contrato” de su Reglamento; cuarto y quinto párrafo de la cláusula décima tercera del contrato de consultoría CD-DGI-001-2012; las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” y la 408-17 “Administrador del contrato”.
Conclusiones
- Se pagó el 50% del anticipo, sin considerar que en el contrato se establecía el 30%.
- Habiendo transcurrido 74 días de los 180 días plazo, para la entrega de los productos, la contratista solicitó al Director General de Inteligencia, la terminación por mutuo acuerdo del contrato, alegando fuerza mayor para no realizar la diligencia materia del
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contrato, sin que se haya motivado los siniestros, establecidos en el artículo 30 del Código Civil.
- El Capitán de Policía, Administrador del contrato, recomendó al Director General de Inteligencia, que es procedente la culminación del contrato CD-DGI-001-2012, por cuanto la empresa “No cuenta con personal especializado para el levantamiento de los procesos”, afirmación que no fue sustentada documentadamente.
- La consultora cumplió con la entrega de los productos, correspondiente a la primera fase del mismo, sin embargo el Oficial de la DGI, como Administrador del contrato, no presentó un informe de rectificación, aprobación o rechazo respecto a los productos presentados por la Consultora y recibidos por él, correspondientes a la primera etapa, por lo que no se tuvo constancia del avance de la consultoría al no haber efectuado el seguimiento del mismo, por lo que persiste la necesidad de los estudios del levantamiento de procesos y su implementación.
Recomendación
Al Director General de inteligencia
13. Dispondrá a los Administradores de los contratos, realicen el seguimiento de los mismos, para la toma de decisiones oportunas a fin de precautelar los intereses institucionales.
C P^Jngr iñar Xxxxxxx
Directora >ría de Administración Central
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