PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Código PR-021 Versión 05 Fecha 13/02/2017

	PROCEDIMIENTO
	TRAMITE DE CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES	Código PR-021
		Versión 05
		Fecha 13/02/2017

1. OBJETIVO

Recepcionar, revisar, controlar y liquidar las Cuentas de Cobro de los Contratistas y Facturas de Proveedores del Instituto para la Economía Social IPES de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de generar las Ordenes de Pago.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el trámite de las cuentas de cobro radicadas por los contratistas y proveedores del Instituto para la Economía Social.

3. RESPONSABLES

 El (la) Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) es responsable de autorizar las ordenes de pago.

 El contador es responsable de revisar la aprobación de las ordenes de pago

 El profesional es profesional de aprobar las órdenes de pago en el aplicativo SIAFI.

 El técnico operativo es responsable de elaborar las órdenes de pago, de revisar los soportes de la cuenta y verificar que la información en el aplicativo SIAFI coincida con documentos físicos.

 Los supervisores de los contratos son responsables de entregar de manera correcta, completa y oportuna las cuentas de cobro, de acuerdo con los cronogramas establecidos por la subdirección administrativa y financiera.

4. DEFINICIONES

 SAF: Subdirección Administrativa y Financiera

 SIAFI: Sistema de Información Administrativa y Financiera.

 Documentos Soportes: Son documentos comerciales y formatos que se han establecido para el trámite del pago, de las cuentas por pagar contraídas por prestación de servicios, suministro de bienes y convenios interadministrativos.

 Acta de Inicio: Las actas de inicio son documentos en el Sistema de Información que definen el estado de EJECUCIÓN de los contratos. El acta de inicio es obligatoria para comenzar a ejecutar el contrato, y se realizan solo para contratos que estén PERFECCIONADOS, es decir con Registro Presupuestal de Compromiso aprobado o para contratos LEGALIZADOS es decir con pólizas aprobadas. No todos los contratos requieren pólizas y pueden pasar de estado perfeccionado a ejecución. Un contrato puede tener los siguientes estados:

Elaboró: Xxx Xxxxxx Xxxxx Profesional Especializado	Reviso: Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	Aprobó: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
	Profesional Especializado	Subdirectora Administrativa y Financiera

	PROCEDIMIENTO
	TRAMITE DE CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES	Código PR-021
		Versión 04
		Fecha 13/02/18

Borrador Aprobado Perfeccionado Legalizado Ejecución

 Acta de Ejecución: Las actas de ejecución representan los cumplidos, recibos a satisfacción, actas de recibo de obra o cualquier documento que genera la entidad para autorizar un pago a un contratista o proveedor. Para hacer las actas de ejecución se requiere que el contrato esté en ejecución (con acta de inicio aprobada)

 Informe de Ejecución de Contratos o Convenios: Es el documento establecido para registrar toda la información del pago. Corresponde al formato FO-082 de la carpeta X:\1. Sistema Integrado De Gestión\3. Documentación procesos SIG\11. GESTIÓN RECURSOS FINANCIEROS

\FORMATOS\CONTABILIDAD, para contratistas y FO-633 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO de la carpeta X:\1. Sistema Integrado De Gestión\3. Documentación procesos SIG\12. GESTIÓN CONTRACTUAL\FORMATOS, para proveedores constructores y consultores.

5. CONDICIONES GENERALES

La Subdirección Administrativa y Financiera establecerá y difundirá el cronograma para entrega de cuentas de cobro en el mes de enero de cada vigencia, el cual deberá ser cumplido de manera estricta por parte de los supervisores de los contratos.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

TÉCNICO

PROFESIONAL DE APOYO PROFESIONAL ESPECIALIZADO-CONTADOR

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD

INICIO

1 RECIBIR Y VERIFICAR CUENTAS DE

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON SOPORTES.

2. ¿las cuentas de contratistas y

proveedores cSuImplen con los requisitos?

SI

NO

4. RECIBIR Y CORREGIR CUENTAS DE

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON SOPORTES

3. DEVOLVER CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON

SOPORTES

5. ELABORAR BORRADOR DE LA ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.

6. APROBAR ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.

7

3

NO

7. ¿La orden de pago es correcta?

SI

SI

9. AUTORIZAR GASTO

8. REVISIÓN Y VISTO BUENO ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.

10. RADICACIÓN DE ORDEN DE PAGO EN TESORERIA

FIN

6.1 TABLA EXPLICATIVA DEL PROCEDIMIENTO

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
1	RECIBIR Y VERIFICAR CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES CON SOPORTES	Recibir informe de ejecución de contratos y/o convenios y los documentos adjuntos, según sea el caso, verificando el registro de la información en el sistema de información SIAFI, adicionalmente se registra la recepción de la cuenta en el libro de recepción cuentas cobro o facturas. Dependiendo del pago, se verifican los siguientes documentos: Cuentas de Contratistas Primer pago  FO-082 Informe de Actividades en Original previamente recepcionado por el área Jurídica  Certificado de pago de seguridad social  FO-349 Certificación para Efectos Tributarios (Opcional)  Copia Acta de Inicio firmada por las Partes  Copia póliza aprobada por la subdirección jurídica y de contratación  Copia del contrato firmado por las partes y fechado  Certificación Bancaria - Contratistas Nuevos  Copia legible del Rut.  Resolución de pensión, soporte del trámite de pensión o recibo de mesada pensional Pago Siguientes  FO 082 Informe de Actividades en Original previamente recepcionado por el área Jurídica  FO-349 Certificación para Efectos Tributarios (Opcional)  Soportes de pago de Seguridad Social  Resolución de pensión, soporte del trámite de pensión o recibo de mesada pensional	Técnico operativo		Cuentas cobro Facturas Libro recepción cuentas cobro FO-313 Devolución de cuentas FO-082 Informe de Actividades XX-000 Xxx y salvo para la entrega de elementos y documentos	0,36

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
		Ultimo pago  FO-082 Informe de actividades en original previamente recepcionado por el área Jurídica  FO-349 Certificación para Efectos Tributarios (Opcional)  Soportes de pago de Seguridad Social  Resolución de pensión, soporte del trámite de pensión o recibo de mesada pensional  Formato Paz y salvo para la entrega de elementos y documentos.  Reporte de saldo presupuestal. Cuando es pasivo exigible:  FO-082 Informe de Actividades en Original.  FO-349 Certificación para Efectos Tributarios (Opcional)  Soportes de Pago de Seguridad Social.  Informe final de actividades aprobada por el supervisor.  Formato Paz y salvo para la entrega de elementos y documentos o constancia de reintegro de elementos.  Resolución Aprobada por las Partes  Justificación de pago de pasivo exigible.

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
		Cuando es cuenta de proveedores: Primer pago  FO-633 Certificación de cumplimiento en Original firmado por área Jurídica.  Certificado de Aportes Parafiscales.  Acta de Inicio firmada.  Contrato Firmado.  Entrada xx Xxxxxxx (Si Aplica, de conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y el Procedimiento de Recursos Físicos PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos ).  Factura o Cuenta de Cobro (Si Aplica) Original, radicada en gestión documental y firmada por el supervisor del contrato. Póliza de Seguro legalizada ante área jurídica.  Copia del RUT.  Copia de la Certificación Bancaria. Pago siguientes.  FO-633 Certificación de cumplimiento en Original firmado por área Jurídica.  Certificado de Aportes Parafiscales.  Entrada xx Xxxxxxx (Si Aplica, de conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y el Procedimiento de Recursos Físicos PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos ).

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
		 Factura o Cuenta de Cobro (Si Aplica) Original, radicada en gestión documental y firmada por el supervisor del contrato Cuando es pasivo exigible:  FO-633 Certificación de cumplimiento en Original.  Certificado de Aportes Parafiscales.  Entrada xx Xxxxxxx (Si Aplica, de conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y el Procedimiento de Recursos Físicos PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos ).  Formato Paz y salvo para la entrega de elementos y documentos o constancia de reintegro de elementos.  Acta de Liquidación de contrato firmada, cuando el último pago va sujeto a la liquidación del mismo.  Resolución Aprobada por las Partes  Justificación de pago de pasivo exigible. Pago Final  FO-633 Certificación de cumplimiento en Original firmado por área Jurídica.  Certificado de Aportes Parafiscales.  Entrada xx Xxxxxxx (Si Aplica, de conformidad con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y el Procedimiento de Recursos Físicos PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos  Factura o Cuenta de Cobro (Si Aplica) Original, radicada en gestión documental y firmada por el

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad		Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
			supervisor del contrato.
			Acta de Liquidación de contrato firmada, cuando el
			último pago va sujeto a la liquidación del mismo.
			Reporte de saldo presupuestal.
2	¿Las cuentas de contratistas y proveedores cumplen con los requisitos?	SI: Pasa a la actividad No. 5 NO: pasa a la actividad No. 3		Técnico Operativo			0,06
3	DEVOLVER CUENTAS CONTRATISTAS PROVEEDORES CON SOPORTES	DE Y	Se devuelve la cuenta de cobro a la persona designada por la respectiva dependencia para la radicación de las cuentas de cobro.	Técnico Operativo		FO-313 Devolución de cuentas.	0,22
4	RECIBIR CORREGIR CUENTAS CONTRATISTAS PROVEEDORES CON SOPORTES	Y DE Y	El área respectiva realiza los cambios pertinentes con el propósito de enmendar el error e iniciar nuevamente el proceso de radicación de cuentas de contratistas y proveedores con soportes cuentas en el área de contabilidad.	Técnico Operativo. Profesional de Apoyo		FO-313 Devolución de cuentas.	0,07
5	ELABORAR BORRADOR DE LA ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.	Aprobar el borrador de la orden de pago una vez efectuado todo el proceso de verificación y revisión estricta del cumplimiento de todos los requisitos y documentos soportes. Esta actividad constituye el segundo filtro del proceso.		Técnico Operativo		Reporte Siafi: Ruta: Contratación/Post contratación/Orden de Pago	0,13
6	APROBAR ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.	Elaborar la Orden de Pago en Siafi con la información del Acta de ejecución y la liquidación correcta de las retenciones de impuestos de acuerdo con la normatividad tributaria vigente grabar y dejar en estado de borrador.		Profesional de Apoyo		Reporte Siafi: Ruta: Contratación/Post contratación/Orden de Pago	0,40
7	¿La orden de pago es correcta?	SI: Pasa a la actividad No. 8 NO: pasa a la actividad No. 3					0,16
8	REVISIÓN Y VISTO BUENO DE LA ORDEN DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACION.	Se entrega el documento al profesional de apoyo designado el cual firmara con un V°B° la factura o cuenta de contratista. radicación		Profesional de Apoyo		Orden de Pago.	0,13

No.	Nombre de la actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Punto de control	Registro	Tiempo (Hora o fracción de hora)
9	AUTORIZACION DEL ORDENADOR DEL GASTO.	Revisar y firmar la Autorización de la Orden de Pago.	Subdirector Administrat vo y Financiero		Orden de Pago firmada por ordenador del gasto.	0,13
10	RADICACION ORDENES DE ORDEN DE PAGO EN TESORERIA	Radicar Ordenes de Pago en Tesorería para el trámite de pago	Técnico Operativo.		Control de radicación cuentas (Libro Físico)	0,22
11	FIN

	PROCEDIMIENTO
	TRAMITE DE CUENTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES	Código PR-021
		Versión 05
		Fecha 13/02/18

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

FO-313 Devolución de cuentas FO-082 Informe de Actividades

XX-000 Xxx y salvo para la entrega de elementos y documentos

PR-067 Procedimiento Recepción de Bienes Adquiridos

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	FECHA	ÍTEM MODIFICADO	DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01	19/09/2008	Todo el documento	Creación del documento
02	27/06/2016	Todo el documento	Se revisa de manera integral todo el documento
03	09/09/2016	Altas xx xxxxxxx	Se incluyó la norma sobre el manejo de bienes para altas xx xxxxxxx
04	20/12/2016	Modifica actividad 1 requisitos	Incluir en la parte de primer pago el certificado para efectos tributarios, eliminar el requisito de la certificación de la ARL e incluir el soporte requerido a los pensionados no obligados a aporte a pensión
05	13/02/2018	Modificación de las definiciones y la actividad 1 requisitos	Se incluye el formato FO-633 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO para proveedores constructores y consultores, en las definiciones y en la actividad 1 del procedimiento; adicionalmente se quita el requisito del Informe final obedeciendo a la directriz impartida por la SJC en la circular no. 18 del 30 xx xxxxx de 2017

FO-071

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