CONTRATO DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS No. 001 de 2016 ENTRE EL INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ –INFIBOYJORGE ALBERTO HERRERA JAIME y PROSER & CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS – ALVARO DE JESÚS CASTRO SALINAS.
XXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXX Xx. 000 de 2016 ENTRE EL INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ –INFIBOYJORGE XXXXXXX XXXXXXX XXXXX y PROSER & CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS – XXXXXX DE XXXXX XXXXXX XXXXXXX.
Entre los suscritos: XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX, mayor de edad, domiciliado en Paipa, identificado con la cédula de ciudadanía número 4’190.905 xx Xxxxx, en su calidad de Gerente General del Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY-, nombrado mediante Decreto No. 0003 del 02 de Enero de 2016 y Acta de Posesión del 02 de Enero del mismo año, obrando como ordenador del gasto, Entidad creada por la Honorable Asamblea Departamental mediante Ordenanza No. 014 de 1968, reformada mediante Decreto No. 1518 del 27 de Diciembre de 1995 y modificada mediante Decreto No. 1684 del 30 de Noviembre de 2001, en uso de las facultades y funciones y actuando en nombre y representación del INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACA con NIT 891.800.462-5, quien para los
efectos del presente contrato se denomina EL INSTITUTO y PROSER & CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS, identificada con NIT 800.060.491-1,
representada legalmente por XXXXXX DE XXXXX XXXXXX XXXXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 6.757.239 expedida en Tunja, quien para efecto de presente contrato se denominara EL CONTRATISTA, previas las siguientes: 1) Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 articulo 2 y el Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes la escogencia del contratista se efectuara con arreglo a las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa.2) Que el artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015 establece el procedimiento establecido para el proceso de Selección Concurso de Méritos Abierto 3) Que de acuerdo con lo anterior, el Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY- adelanto el proceso de Concurso de Méritos Abierto N° 001 de 2016 4). Que para el efecto el 04 xx Xxxxx de 2016 fueron publicados los pliegos definitivos en el Portal Único de Contratación, y la Página Institucional, junto con la resolución de apertura del proceso. 5) Que el día
7 xx Xxxxx de 2016 a las 18:00 horas se efectuó el cierre del concurso y la entrega de las propuestas. 6) Que al cierre del proceso solo se presentó un proponente correspondiente a la firma PROSER & CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS 7) Que el Comité evaluador realizó un análisis detallado de dicha propuesta con el fin de determinar si todos los documentos, anexos cumplen con los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015. 8) Que durante el periodo entre 11 al 15 xx Xxxxx de 2016 se dio traslado al informe de evaluación, vencido el término no se presentaron observaciones. 9) Que mediante Resolución N° 056 del 28 xx Xxxxx
de 2016 se adjudicó a la firma PROSER &CIA ASESORES DE SEGUROS, la ejecución del presente contrato.
El presente contrato se regirá por las siguientes clausulas y en lo no previsto en ellas, por la Ley:
PRIMERA: OBJETO.- CONTRATAR EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS, PARA QUE ASESORE A ESTE ESTABLECIMIENTO PUBLICO EN LA CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS REQUERIDO PARA LA ADECUADA PROTECCIÓN DE SUS BIENES E INTERESES PATRIMONIALES Y DE AQUELLOS POR LOS CUALES SEA
LEGALMENTE RESPONSABLE. El contrato comprenderá consistirá en todas las actividades propias de la intermediación de seguros y aquellas que sean necesarias para el buen funcionamiento del programa de seguros y tendrá a cargo todas las obligaciones que fueron indicadas en la propuesta presentada y la cual hace parte integrante del presente contrato. Parágrafo: Hacen parte del presente contrato todos los documentos de la etapa precontractual.
SEGUNDA: OBLIGACIONES ESPECIFICIAS DEL CONTRATISTA.- El
CONTRATISTA se obliga para con EL INFIBOY a: 1. Asesorar en la elaboración de los estudios previos para diseñar el programa de seguros que requiera la Entidad de acuerdo con las necesidades de la misma y la disponibilidad presupuestal de cada vigencia. 2. Asesorar al INFIBOY en el análisis y evaluación de riesgos a los que están expuestos sus bienes y patrimonio, así como aquellos por los que sea o llegare a ser responsable y la mejor manera de tratarlos. 3. Estructurar las condiciones técnicas y jurídicas de las diferentes pólizas de seguro que requieran la Entidad. 4. Asesorar al INFIBOY para la obtención de los estudios xx xxxxxxx que en materia de seguros se requieran. 5. Prestar asesoría en el proceso de selección y en la evaluación de las propuestas que se presenten, efectuar las recomendaciones de adjudicación y asesorar a la entidad en todas las demás actividades inherentes al proceso. 6. Formar parte del comité Asesor del respectivo proceso de selección que se adelante para la contratación de las pólizas de seguros requeridas por la entidad. 7. Verificar que las pólizas que la aseguradora adjudicataria del proceso de selección suministre, sean emitidas de conformidad con los términos ofrecidos por el proponente y aceptados. 8. Realizar auditoría técnica a las diferentes condiciones generales y particulares de cada una de las pólizas contratadas y entregar resultados de dicha auditoria dentro del mes inmediatamente siguiente a la fecha de recibo de las pólizas. 9. Asesorar en el proceso de legalización y perfeccionamiento, de los contratos de seguros con la o las aseguradoras que resulten favorecidas en los procesos contractuales que llevará a cabo con su intervención, incluyendo la validación de modificaciones, renovaciones o prórrogas de dichos seguros. 10.
Asesorar en materia de trámites por reclamaciones, que comprende entre otros análisis de los hechos, conveniencia de afectar o no las pólizas, estudio xxx xxxxxx/póliza a afectar, trámite oportuno de la reclamación, nombramiento de ajustadores, valoración de las perdidas, evaluación de liquidaciones de las indemnizaciones, análisis respecto de la forma de recibir las indemnizaciones, informar oportunamente sobre vencimientos de términos y en general todas aquellas actividades que el INFIBOY requiera en materia de trámite de siniestros.
11. Velar por el pago oportuno de las primas a cargo del INFIBOY a favor de la aseguradora para evitar que se presenten cancelaciones automáticas por falta de pago de las primas. 12. Mantener sistematizados y permanentemente actualizados los siniestros, de manera tal que permita una continua y ágil consulta y control y llevar todo tipo de estadísticas que requiera el INFIBOY. 13. Adelantar las labores de prevención de pérdidas y administración de riesgos y presentar informes del desarrollo de estas actividades. 14. Presentar los informes que le sean requeridos, en relación con el programa de seguros. 15. Asesorar en la mejor forma de llevar los archivos relacionados con los seguros y en general todas las demás actividades propias de la intermediación de seguros. 16. Analizar las pólizas y recomendar las coberturas adecuadas para una debida protección. 17. Informar oportunamente sobre las decisiones adoptadas por la superintendencia financiera u otros organismos del estado en materia de seguros y de los cambios que se operen en el mercado asegurador que sean de interés para la entidad. 18. Tramitar los siniestros ante la aseguradora, lo cual comprende entre otras actividades: el aviso del siniestro, presentación de los documentos requeridos, seguimiento de la reclamación y asesoría permanente para lograr la efectiva y oportuna indemnización de acuerdo con las condiciones del contrato de seguro.
19. Guardar reserva sobre todas las informaciones que maneje así como sobre aquellas a las que tenga acceso. 20. Revisar y dar el visto bueno a todas las pólizas, certificados de modificación y anexos, facturas, notas crédito, notas débito y en general a toda la documentación e información expedida por la aseguradora con quien la entidad contrate las pólizas que requiera, y controlar los documentos expedidos por la compañía aseguradora. 21. Cumplir oportunamente con todos los ofrecimientos que contemple su propuesta. 22. Mantener durante la vigencia del contrato, la organización administrativa y operacional propuesta, así como oficina principal y/o sucursal y/o agencia ubicada en Tunja. 23. Los demás servicios normales de la actividad como intermediario de seguros, las que se deriven del artículo 5 de la ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA Sin perjuicio de las obligaciones que de suyo tiene a cargo, en virtud de la naturaleza del contrato, del objeto pactado y del marco que se genera del estatuto general de contratación de la Administración Pública, le corresponde al contratista la observancia de las siguientes Obligaciones Generales: 1. Cumplir a cabalidad el objeto del contrato,
de acuerdo con los términos y condiciones pactadas, las cuales solamente podrán ser modificadas previo cumplimiento del trámite establecido para tal fin por el INFIBOY y con fundamento en los respectivos soportes. 2. Acreditar, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 xx xxx 80 de 1993 – modificado mediante el artículo 23 de la ley 1150 de 2007–, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje
- SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar–ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Igualmente, para la realización de cada pago derivado del contrato, de conformidad especialmente con el parágrafo 1º del Artículo 41 de la ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, el CONTRATISTA deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes que le corresponden respecto del sistema de seguridad social integral. 3. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato cuando a esta hubiere lugar. 4. EL CONTRATISTA se obliga a mantener al INFIBOY libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes (si fueren autorizados) en consecuencia, el contratista mantendrá indemne al INFIBOY contra todo reclamo, demanda, acción legal y costo que pueda causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros incluido el personal del INFIBOY ocasionados por el contratista o por sus subcontratistas o dependientes (si fueren autorizados) en la ejecución del objeto y las obligaciones contractuales.5. En el evento que el objeto contratado involucre la asignación de bienes devolutivos al CONTRATISTA, éste deberá conservarlos y usarlos adecuadamente con la obligación de responder por su deterioro o pérdida imputables al contratista.
TERCERA: VALOR DEL CONTRATO.- Los servicios realizados por el contratista seleccionado se derivan de su función de intermediación, los cuales serán ejecutados como contraprestación de las comisiones correspondientes que les reconocen las compañías aseguradoras, por lo tanto el INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ -INFIBOY- no tendrá que asumir ningún costo alguno por la ejecución.
CUARTA: PLAZO.- El presente contrato tendrá un plazo de ejecución de un (1) año, contado a partir del acta de inicio, previo cumplimiento de requisitos de ejecución y se prorrogara hasta la fecha de vencimiento de los seguros, con la intermediación del Intermediario de seguros dentro del proceso de selección que sea adelantado por el INFIBOY.
QUINTA: INDEMNIDAD.- El CONTRATISTA mantendrá indemne al INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ -INFIBOY- por razón de todo reclamo, litigio, acción legal, reclamación o reivindicación de cualquier clase, incluyendo los perjuicios, daños, lesiones causados a personas o propiedades de terceros por la acción u omisión en la ejecución del contrato.
SEXTA: COMISIONES.- EL CONTRATISTA teniendo en cuenta la propuesta presentada y la resolución de adjudicación, respecto de los seguros generales, la comisión será la que de acuerdo con las disposiciones vigentes y costumbre mercantil se estén reconociendo en el mercado asegurador por su labor de intermediación. Estas comisiones las paga en su totalidad la compañía o compañías aseguradoras adjudicatarias del proceso de selección en la forma, montos y periodos convenidos con EL CONTRATISTA. Es entendido que el CONTRATANTE, no reconocerá ningún honorario, comisión, gasto o erogación al CONTRATISTA por concepto de los servicios prestados no por los gastos que se generen en la ejecución del presente contrato.
SEPTIMA: DERECHO A COMISIONES.- Se deja claramente establecido que EL INTERMEDIARIO solo tiene derecho a la comisión de que se trata la cláusula sexta del presente contrato, hasta el día en que este vigente el presente contrato.
OCTAVA: SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO.- En caso que el
CONTRATISTA incumpla total o parcialmente cualquiera de las obligaciones a su cargo, EL CONTRATANTE podrá imponer, mediante acto administrativo motivado, sanciones hasta por el 10% del valor total estimado de las comisiones de los seguros generales que contrate la ENTIDAD CONTRATANTE, sin que el valor de las mismas exceda del valor de las comisiones de seguros.
NOVENA: GARANTIA ÚNICA.- Para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que con el contrato asume EL CONTRATISTA, deberá constituir por su cuenta una garantía única, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, en formato aprobado por la Superintendencia Bancaria, a favor de la Entidad Estatal, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del presente contrato, que ampare:
RIESGO |
1. Cumplimiento 10% del valor de $137.000.000.oo, por el término del mismo y 4 meses más. |
2. Calidad del Servicio por valor del 20% de $137.000.000.oo, por el término de la vigencia del contrato y 1 año más. |
3. Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista vaya a utilizar para la ejecución del contrato, por cuantía del 5% del valor de $137.000.000.oo, por el término del mismo y 3 años más. |
NOTA: Para efectos de constitución de garantías únicamente, el valor del contrato será el equivalente al costo anual aproximado del programa de seguros del Instituto que para el presente caso será de CIENTO TREINTA Y SIETE MILLONES DE PESOS ($137.000.000) MONEDA CORRIENTE IVA INCLUIDO,
aproximadamente.
DECIMA: SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO.- La ejecución del
contrato podrá suspenderse de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993.
DECIMA PRIMERA: TERMINACIÓN, MODIFICACIÓN E INTERPRETACIÓN
UNILATERALES.- El INFIBOY podrá terminar, interpretar o modificar unilateralmente el presente contrato en los términos de los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. Las causales de terminación del contrato son: 1. Por vencimiento de termino pactado; 2. De común acuerdo entre las partes; 3. Por incumplimiento del contratista de cualesquiera de las obligaciones pactadas en el presente contrato. PARAGRAFO PRIMERO: EL INFIBOY, podrá terminar unilateralmente el presente contrato en los términos del artículo 90 y siguientes de la Ley 418 de 1997.
DECIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- El CONTRATISTA no podrá
ceder el presente contrato sin previa autorización escrita del INFIBOY, según lo señalado en el inciso 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. PARAGRAFO: Si a EL CONTRATISTA le llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad, deberá ceder l presente contrato previa autorización escrita de EL INFIBOY, y si esto no fuere posible, deberá renunciar a su ejecución, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 inciso 1ro de la Ley 80 de 1993.
DECIMA TERCERA: CADUCIDAD.- El INFIBOY podrá declarar la caducidad del contrato en caso de presentarse alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del INTERMEDIARIO, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. El INFIBOY por medio de acto debidamente motivado lo dará por terminado y ordenara su liquidación en el estado en que se encuentre. En caso de que el INFIBOY decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto del contrato. La declaratoria de caducidad no dará lugar a indemnización alguna para el INTERMEDIARIO, quien se hará acreedor de las sanciones e inhabilidades
previstas por la Ley, tal declaratoria será constitutiva de siniestro de incumplimiento, haciéndose efectiva la póliza respectiva.
DECIMA CUARTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- EL
CONTRATISTA, manifiesta bajo la gravedad del juramento que se entenderá prestado con la firma del presente contrato que no se haya incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, y demás normas concordantes; ha acreditado no tener antecedentes disciplinarios, fiscales y/o judiciales según los certificados expedidos por las autoridades competentes las cuales forman parte del presente contrato.
DÉCIMA QUINTA: DOMICILIO CONTRACTUAL Y LEYES.- Para todos los
efectos legales se tendrá como domicilio la ciudad de Tunja. El contrato se regirá por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, su legislación complementaria y la normatividad civil y comercial aplicable.
DECIMA SEXTA: SOLUCION DE CONTROVERSIAS.- Los conflictos que surjan durante la ejecución del objeto contractual se solucionaran preferiblemente mediante los mecanismos de arreglo directo y conciliación de acuerdo a los procedimientos legales para tal efecto.
DECIMA SÉPTIMA: El CONTRATISTA responderá por haber ocultado al contratar, inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrad información falsa, por la buena calidad del objeto contratado, según lo indicado por el artículo 26 numerales 7 y 8 de la Ley 80 de 1993.
DECIMA OCTAVA: SUPERVISIÓN.- La supervisión del presente contrato estará a cargo del Profesional Universitario de Bienes y Archivo y/o quien haga sus veces, quien debe efectuar las coordinaciones que estimen necesarias para realizar la debida ejecución de las obligaciones asumidas por el INTERMEDIARIO.
DECIMA NOVENA: LIQUIDACIÓN.- El presente contrato será liquidado de acuerdo a lo estipulado en el artículo 60 y 61 de la Ley 80 de 1993.
VIGÉSIMA: DOCUMENTOS.- Hace parte integral del presente contrato y se incorporaran al mismo: Estudio Previo, Propuesta del INTERMEDIARIO en su totalidad; Proceso de Selección Abreviada Concurso de Méritos Abierto N° 001 de 2016, que incluye Pliegos Definitivos de Condiciones, Evaluación de Propuesta, Resolución de Adjudicación.
VIGÉSIMA PRIMERA: REQUISITOS DE EJECUCIÓN.- A. EL CONTRATISTA
allegara: a) Documentación contenidos en la propuesta. b) Allegar Garantía única
referenciadas en la cláusula Novena del presente contrato. B. EL INFIBOY para su ejecución realizara: a) Aprobación de Garantía Única. b) Acta de Inicio.
VIGÉSIMA SEGUNDA: PERFECCIONAMIENTO.- El presente contrato se perfecciona con las respectivas firmas de las partes.
En constancia se firma en dos originales para las partes en Tunja a los Veintinueve (29) Días del Mes xx Xxxxx de 2016.
XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX Gerente General NIT. 891.800.462-5 | XXXXXX DE XXXXX XXXXXX XXXXXXX El Contratista PROSER & CIA LTDA ASESORES DE SEGUROS NIT 800.060.491-1 |
Revisó: XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX JEFE OFICINA ASESORA URIDICA
Proyectó. Xxxx X Xxxxx Contratista Infiboy
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