PROYECTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES

AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS

LICITACIÓN PÚBLICA No. 003 DE 2018

PROYECTO XXX XXXXXX DE CONDICIONES

OBJETO: Contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica de los archivos de la Agencia, la digitalización de los expedientes y la indización en el sistema documental de la Agencia (ORFEO)

Bogotá D.C., MAYO DE 2018

RECOMENDACIONES

SEÑOR PROPONENTE TENGA EN CUENTA

El proponente deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, antes de aportar la información requerida en el presente pliego de condiciones:

1. Lea cuidadosamente toda la información del proceso de selección, el cuestionario, el contenido de este documento y de los demás documentos publicados en la plataforma del SECOP II, así como las respuestas a observaciones y adendas una vez publicado el pliego de condiciones definitivo, antes de elaborar la propuesta.

2. Examine rigurosamente el contenido xxx xxxxxx de condiciones, los documentos que hacen parte del mismo y las normas que regulan la Contratación Administrativa con entidades del Estado.

3. Verifique no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para participar en la presente convocatoria y para celebrar contratos con las entidades estatales según lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

4. Cerciórese que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

5. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran.

6. Tenga en cuenta el presupuesto oficial establecido para esta convocatoria.

7. Tenga presente la fecha y hora prevista para el cierre del presente proceso, EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO Y UNICAMENTE SE RECIBIRAN EN LA PLATAFORMA DEL SECOP II.

8. Revise los formatos y diligencie totalmente aquellos requeridos para la presentación de la propuesta

9. Toda consulta deberá formularse por escrito a la AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, única y exclusivamente a través de la plataforma del SECOP II. No se atenderán consultas telefónicas ni personales. Ningún convenio verbal con el personal de la Entidad, antes, durante o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.

10. Queda entendido que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en el pliego, en los anexos y en la ley.

11. La presentación de la propuesta indica igualmente que el proponente está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

12. Los proponentes, por la sola presentación de su propuesta, autorizan a la entidad a verificar toda la información que en ella suministren.

13. Recuerde que cuando se presente la oferta como proponente plural (consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura), el oferente deberá inscribirse y presentar la oferta en la plataforma del SECOP II, como tal. Esto es, no podrá inscribirse como proponente singular y presentar documentos como xxxxxxxxxx xxxxxx.

00. La Entidad se reserva el derecho de verificar toda la información incluida en la propuesta y de solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.

TRANSPARENCIA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones xxx xxxxxx de condiciones de la presente convocatoria y el contrato que forma parte de la misma, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran.

En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se podrá interponer denuncia o queja a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la Republica, a través del correo electrónico: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx igualmente se podrán comunicar a través de la línea 01 8000 913 040, por correspondencia o personalmente, en la dirección Xxxxx 0 Xx. 0 - 00, Xxxxxx, X.X., página de Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

CONTROL SOCIAL Y CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993, se convoca públicamente a las veedurías ciudadanas que estén interesadas en realizar control social al presente proceso de contratación, con el fin de que formulen, de considerarlo procedente, las recomendaciones escritas que consideren necesarias para buscar la eficiencia institucional, señalándoles que puedan intervenir en todas las audiencias que se realicen dentro del proceso de selección.

DOMICILIO Y CORRESPONDENCIA:

Durante el presente proceso de selección y hasta nuevo aviso, la correspondencia y tramitación de documentación se deberá cargar ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE a través de la plataforma de SECOP II.

CAPÍTULO PRIMERO

DE LAS CONDICIONES GENERALES

1. INFORMACIÓN GENERAL

Dependencia Solicitante: Subdirección Administrativa y Financiera de la Agencia Nacional de Tierras.

Presupuesto oficial: El presupuesto oficial estimado para la presente contratación será hasta la suma de SEIS MIL NOVECIENTOS VEINTISIETE MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS

MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE. ($6.927.472.500), de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad presupuestal No. 12818 de fecha 13 de febrero de 2018, incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o municipal, costos directos e indirectos. Consulta del proyecto xx xxxxxx de Condiciones y el estudio previo: El lugar de consulta es el SECOP II. xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX.

Lugar de Ejecución: Los servicios serán prestados en la sede principal de la Agencia Nacional de Tierras – ANT, ubicada en la Xxxxx 00 Xx 00 – 00 xx Xxxxxx X.X.

Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución del contrato será contado a partir del cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución y hasta el 21 de diciembre de 2018.

Identificación del contrato a celebrar: El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) en su artículo 32 define los contratos estatales como "(…) todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad (…)", procediendo a la enumeración de algunos de los tipos contractuales que pueden utilizar las entidades al celebrar contrataciones logrando así la consecución de sus fines.

El numeral 3° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 define el contrato de prestación de servicios, en los siguientes términos: “3° Contrato de prestación de servicios. Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable”.

Además, por vía jurisprudencial, se ha reiterado que el contrato de prestación de servicios puede celebrarse tanto con personas naturales como jurídicas. Al respecto, el Consejo de Estado se pronunció manifestando que "el contrato de prestación de servicios tiene por finalidad realizar actividades relacionadas con la administración de la entidad o el cumplimiento de sus funciones; su carácter es temporal; el contratista goza de autonomía e independencia para la ejecución de las prestaciones y puede celebrarse tanto con personas jurídicas como naturales, en este último caso, siempre y cuando las actividades contratadas no pueden cumplirse con personal de planta o cuando las labores requeridas exigen conocimientos especializados de los que no disponen los servidores de la entidad. (…)" (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. C.P. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx., sentencia del 23 de noviembre de 2005. No de radicación 11001-03-06-000-2005-01693-00 (1693).)

En concordancia con lo anterior, dado el desarrollo del objeto a contratar y teniendo en cuenta que las actividades a ejecutar no pueden ser prestadas directamente por personal vinculado a la Agencia Nacional de Tierras y que además requieren su prestación por parte de personal especializado, el contrato que se pretende celebrar en virtud del proceso de selección, corresponde al de prestación de servicios.

2. OBJETO

CONTRATAR EL SERVICIO ESPECIALIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES A LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE LOS ARCHIVOS DE LA AGENCIA, LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Y LA INDIZACIÓN EN EL SISTEMA DOCUMENTAL DE LA AGENCIA (ORFEO).

2.1.ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O ALCANCE DEL OBJETO

En desarrollo del objeto contractual, EL CONTRATISTA deberá prestar el servicio especializado de gestión documental con medios tecnológicos que cumplan con las especificaciones técnicas contenidas en los documentos de estudio previo y descritas a contracción:

Recepción, verificación y devolución de expedientes con Formato de Inventario Documental: Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo, en carpetas, o legajos. Dicha recepción debe estar acompañada de la verificación del Inventario en estado natural aportado por la ANT (que corresponde

al entregado por el Incoder en Liquidación) y que será la base para el levantamiento del FUID a cargo del proveedor. Elaborar acta o constancia de recepción, en la que conste la entrega que realiza la ANT, de tal forma que se evidencie la trazabilidad y transparencia en el proceso de entrega y organización. Devolver los expedientes debidamente organizados, ubicándolos en la estantería o lugar que señale la ANT, en cajas de archivo X-200, con su respectiva identificación acorde a los formatos entregados por la ANT.

Validación de volumetrías y unificación de expedientes: Del total del archivo recibido por la ANT, (443.675 carpetas) se ha evidenciado que existen documentos y carpetas con los asuntos definidos y que permiten ser objeto de organización documental.

En cuanto a los archivos que serán objeto del actual proceso se encuentra la serie documental Historiales de Tierras – Baldíos y sus equivalentes.

SERIE	CANTIDAD Metros lineales
HISTORIALES DE TIERRAS - BALDIOS	1.500

Digitalizar en Estado Natural: Digitalizar la documentación en el estado en el que se encuentre, esta digitalización se puede hacer generando un solo archivo carpeta por carpeta. Para esta digitalización inicial se requiere que se puedan realizar búsquedas sencillas sobre los documentos para consulta. El archivo que se debe generar deberá ser como mínimo en formato PDF/1b o superior de conformidad con los avances tecnológicos aplicables en la materia, toda vez que se cumpla con la normativa aplicable, además, se deberá indizar en el sistema documental Orfeo. La ANT hará entrega del listado de los expedientes que actualmente tiene digitalizados en estado natural para que esta actividad se aplique únicamente a los expedientes pendientes. A la fecha la Agencia cuenta con 39.000 expedientes digitalizados en estado natural. La Agencia hará entrega de la base de datos con esta información. La agencia además hará entrega de un FUID el cual deberá mantenerse y complementarse para la devolución de los pdfs. pues deberá indicar que efectivamente quedo asociado a un expediente en el Sistema Orfeo.

Organización de expedientes suministrando todos los materiales a que haya lugar.

Realizar la limpieza del expediente por acumulación de polvo, así como el retiro de material metálico de la documentación que lo requiera, aplicar proceso de selección natural por copias idénticas almacenadas en el mismo expediente. Esta documentación duplicada deberá ser entregada a la ANT relacionada mediante Inventario documental señalando el expediente del cual fue retirada para posteriormente ser corroborada de tal forma estas copias no constituirán un adicional en metros lineales ejecutados por ser parte del proceso de organización, si tras procesos de control de calidad en el proceso de Organización la Agencia considera que no se debía retirar un documento, el contratista deberá incorporarlo nuevamente al expediente, realizando los ajustes que ello conlleve. El Aval de eliminación lo dará al Comité de Desarrollo Administrativo, o quien haga sus veces, y esta es una actividad que no necesariamente se llevara a cabo durante la ejecución del contrato, por lo que la documentación deberá ser devuelta en cajas con una presentación óptima. El proveedor, deberá desarrollar las actividades de conformidad con los acuerdos: Nos. 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo" del AGN, del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación, acuerdo 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos y 050 de 2000,

Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo, Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. y 002 de 2014 por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones del Archivo General de la Nación, entre otra normativa aplicable, que para efectos de la adecuada organización de los expedientes haya sido emanada por el Ente Rector.

Preparar Físicamente: agrupar los documentos que conforman de manera integral cada expediente, incluidas las unidades lógicas contenidas en medios magnéticos, que se pudieran encontrar en los expedientes de tal manera que exista un expediente único. Para tal fin la ANT entregará la base de datos con el cruce realizado con anterioridad de estas duplicidades para que se realicen las incorporaciones necesarias en los expedientes que correspondan (ver estudio previo como complemento de las exigencias del proceso).

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN

La escogencia del contratista se efectuará a través de licitación pública, por no encontrarse dentro de las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2º, de la Ley 1150 de 2007 y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de 2013.

4. INTEGRALIDAD Y COMPLEMENTO DE LOS TÉRMINOS

Son documentos complementarios xxx xxxxxx de condiciones, entre otros:

 El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 Ley 1882 de 2018 y sus decretos reglamentarios).

 El Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

 Las actas de las audiencias públicas del proceso.

 Las aclaraciones al pliego de condiciones.

 Los certificados de disponibilidad presupuestal.

 Las adendas que se profieran.

 Los comunicados que se expidan en el marco del mismo.

5. PRELACIÓN DE DOCUMENTOS

En caso de presentarse contradicciones, ambigüedades o diferencias entre los documentos que la AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS suministra a los proponentes en la etapa precontractual, prevalecerá sobre los demás documentos, lo expresado en el presente pliego de condiciones, incluyendo sus adendas.

6. CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDAD	FECHA Y HORA	LUGAR
Publicación aviso de convocatoria	09/05/2018	Plataforma SECOP II
Publicación estudios previos y proyecto xx xxxxxx de condiciones.	09/05/2018	Plataforma SECOP II

Xxxxx Xx. 0 (xxxxxxxx 000 xxx Xxxxxxx 019 de 2012)	09/05/2018	Plataforma SECOP II
Xxxxx Xx. 0 (xxxxxxxx 000 xxx Xxxxxxx 019 de 2012)	15/05/2018	Plataforma SECOP II
Plazo máximo para presentar observaciones y aclaraciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Hasta el 24/05/2018	Plataforma SECOP II
respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes al proyecto xx xxxxxx de condiciones.	28/05/2018	Plataforma SECOP II
Comité para la gestión contractual	29/05/2018	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS
Resolución de apertura del proceso - Publicación acto de apertura y pliego de condiciones definitivo.	30/05/2018	Plataforma SECOP II
Audiencia (para precisar el contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones de ser solicitada) y de asignación definitiva de riesgos.	31/05/2018 10:00 am	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, Grupo Interno de Trabajo para la Gestión Contractual, en la calle 43 No. 57-41 Piso 3, Bogotá D.C
Plazo máximo para presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo por parte de los oferentes	Hasta el 05/06/2018	Plataforma SECOP II
Respuesta a las observaciones xxx xxxxxx de condiciones definitivo	07/06/2018	Plataforma SECOP II
Plazo máximo para expedir adendas	08/06/2018	Plataforma SECOP II
Cierre del proceso - Plazo máximo para presentar oferta	15/06/2018 10:00 am	Las propuestas deben ser cargadas ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE en la Plataforma de SECOP II. Se recomienda a los oferentes prever el tiempo que se requiere para cargar la documentación en el SECOP II.
Verificación y evaluación de las propuestas por parte de la entidad	Hasta el 19/06/2018	AGENCIA y Plataforma SECOP II
Publicación del Informe de verificación de requisitos habilitantes y evaluación	20/06/2018	Plataforma SECOP II
plazo para presentar observaciones sobre el informe de evaluación	Hasta el 28/06/2018	Plataforma SECOP II
Respuesta observaciones y publicación del informe de evaluación definitivo, si aplica	29/06/2018	Plataforma SECOP II

Audiencia pública de adjudicación	03/07/2018 3:00 p.m.	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, Grupo Interno de Trabajo para la Gestión Contractual, en la calle 43 No. 57-41 Piso 3, Bogotá D.C.
Suscripción del contrato	Dentro de los dos (2) días siguiente a la adjudicación	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, Grupo Interno de Trabajo para la Gestión Contractual, en la calle 43 No. 57-41 Piso 3, Bogotá D.C y Plataforma SECOP II
Cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución	Dentro del día siguiente a la suscripción del contrato	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, Grupo Interno de Trabajo para la Gestión Contractual, en la calle 43 No. 57-41 Piso 3, Bogotá D.C. y Plataforma SECOP II
Pago del contrato		De conformidad con lo pactado en el contrato

6.1.Apertura de la convocatoria y publicación xxx xxxxxx de condiciones

La AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará la apertura del proceso a través del Portal del Sistema Electrónico de la Contratación Pública SECOP II.

La Entidad publicará con el acto administrativo los pliegos de condiciones definitivos.

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6.2.Visita previa contractual (no obligatoria):

Los interesados en el presente proceso de selección, podrán asistir a la visita no obligatoria, la cual se adelantará en las instalaciones de la Agencia, ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Calle 43 No 57 – 41. A fin de inspeccionar el estado actual de los documentos a intervenir.

6.3.Audiencia de revisión de asignación de riesgos previsibles y audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones

Con el objeto discutir y determinar de manera definitiva con los interesados en participar en el proceso, la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, se celebrará una audiencia para oír a los interesados el día, hora y lugar señalados en el cronograma del presente proceso.

La tipificación, estimación y asignación, determinados en la audiencia constará en el pliego de condiciones definitivo en documento anexo al mismo.

Ahora bien, teniendo en cuenta que la audiencia para precisar el contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones se realiza a solicitud de parte, según lo dispone el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto 0019 de 2012, en concordancia con lo señalado en el Artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015, y que este tema puede tratarse en la audiencia de revisión de asignación de riesgos previsibles; los interesados en la aclaración de aspectos xxx

xxxxxx de condiciones podrán solicitarlo en la audiencia, si durante el desarrollo de la misma los interesados lo manifiestan.

De la audiencia se levantará un acta que será suscrita por los intervinientes.

6.4.Modificaciones al pliego de condiciones definitivo:

Cualquier modificación al pliego de condiciones se efectuará a través de ADENDAS, las cuales se incorporarán al pliego y se publicarán para consulta en la Plataforma de SECOP II. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, que fuera modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, no podrán expedirse adendas dentro de los tres

(3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.

Así mismo, acorde con lo señalado en el inciso tercero del artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015, la Entidad Estatal debe publicar las adendas en días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m.

La Entidad Estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. Todas las adendas y avisos que publique y envíe LA AGENCIA en relación con el pliego de condiciones, pasarán a formar parte integral del mismo.

6.5.Prórroga del plazo de la Licitación Pública

El plazo de la presente licitación, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas (fecha de apertura) y la del cierre, será el establecido en el cronograma del proceso.

Este plazo podrá prorrogarlo LA AGENCIA cuando lo estime conveniente, o cuando lo solicite un número plural de posibles oferentes según lo establecido en el inciso 2º del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, prórroga que no podrá ser superior a la mitad del plazo inicialmente fijado.

6.6.Recibo de propuestas

Las propuestas se recibirán UNICAMENTE a través de la Plataforma de SECOP II desde la fecha de apertura y hasta el último día y hora indicada en el cronograma del proceso. Las propuestas deben ser cargadas ÚNICAMENTE en el Portal del Sistema Electrónico de la Contratación Pública SECOP II. No se admiten ofertas enviadas por correo electrónico o presentadas en lugar diferente al señalado en el presente pliego de condiciones y de conformidad con las estipulaciones contenidas en el manual de uso del SECOP II para proveedores. Tampoco se recibirán ofertas enviadas por correo electrónico, ni por fax ni en físico. Se recomienda a los oferentes prever el tiempo que se requiere para cargar la documentación en el Portal SECOP II y se recuerda que las propuestas presentadas por fuera del término establecido para ello no serán recibidas por la entidad.

Debe tenerse en cuenta que cuando se presente la oferta como proponente plural (consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura), el oferente deberá inscribirse y presentar la oferta en la plataforma del SECOP II, como tal. Esto es, no podrá inscribirse como proponente singular y presentar documentos como proponente plural.

6.7. Cierre y apertura de las ofertas – constancia de ofertas recibidas

El cierre del presente proceso de selección tendrá lugar el día y hora señalada en el cronograma. Las propuestas deben ser cargadas UNICAMENTE en la Plataforma de SECOP II. Del acto de cierre y apertura de ofertas se dejará constancia a través del SECOP II.

6.8. Verificación de requisitos habilitantes y evaluación

Durante el plazo previsto en el cronograma del proceso, se realizará la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes y la correspondiente evaluación.

La Entidad tendrá en cuenta que en todo el proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.

En todo caso para la subsanación de propuestas se deberá tener en cuenta lo consignado en los presupuestos de la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican, dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la Ley de Infraestructura y se dictan otras disposiciones”.

No se admitirá que los proponentes subsanen la falta de capacidad para presentar la oferta, la no presentación de la garantía de seriedad junto con la oferta y demás elementos que la Ley disponga como no subsanables.

6.9. Publicidad de los informes

El informe de verificación de requisitos habilitantes, así como el informe de evaluación serán publicados en el SECOP II, para que, dentro de las fechas indicadas en el cronograma del proceso, los proponentes presenten las observaciones y aclaraciones que estimen pertinentes.

Las aclaraciones y observaciones, se deberán presentar en los plazos establecidos en el cronograma de la convocatoria y única y exclusivamente a través del SECOP II.

6.10. Adjudicación

La adjudicación se realizará en audiencia pública, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 39 del Decreto 2.2.1.2.1.1.2 de 2015. En la misma, los oferentes podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de verificación y evaluación, sin que esta posibilidad implique una nueva oportunidad para mejorar o modificar las propuestas.

6.11. Declaratoria de desierta

Cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de las propuestas, la AGENCIA declarará desierto el presente proceso, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

7. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL

Colombia mantiene los siguientes Acuerdos Comerciales, conforme a las leyes que se mencionan a continuación, y con las cuales se incorporaron en la normativa colombiana dichos acuerdos:

Estado	Ley
Alianza Xxxxxxxx	Xxx 1746 de 2014
Canadá	Ley 1363 de 2009
Chile	Ley 1189 de 2008
Estados AELC	Ley 0000 xx 0000
Xxxxxxx Xxxxxx	Ley 0000 xx 0000
Xxxxxx	Ley 172 de 1994
Triángulo Norte	Ley 1241 de 2008
Unión Europea	Ley 1669 de 2013

Adicionalmente, se tiene en cuenta la Decisión 439 de 1998 de la Secretaría de la Comunidad Andina de Naciones –CAN–, la cual incluye algunas obligaciones en materia de trato nacional, de acuerdo con la sección E.1.

Conforme a lo anterior, y teniendo en cuenta que las Entidades Estatales deben cumplir las obligaciones del Estado colombiano consagradas en los acuerdos comerciales, se procede a analizar si los acuerdos comerciales le son aplicados a este proceso, conforme a lo siguiente:

- El presente proceso de contratación está dentro de los procesos cubiertos por los Acuerdos Comerciales en atención a los montos mínimos (umbrales) previstos en ellos para su aplicación, conforme al siguiente cuadro:

ACUERDO COMERCIA L		Entidad Estatal incluida	Presupuesto del Proceso de Contratación superior al valor del Acuerdo Comercial	Excepción Aplicable al Proceso de Contratación	Proceso de Contratación cubierto por el Acuerdo Comercial
ALIANZA PACIFICO	CHILE	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $163’842.000)	NO	SI
	PERU	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $311’299.000)	NO	SI
	MEXICO	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $163’842.000)	NO	SI
CANADÁ		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $172.701.000)	NO	SI
CHILE		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $160’816.000)	NO	SI
XXXXX		SI (Entidad general del nivel	NO APLICA (Bienes y servicios, a	NO	SI

		nacional)	partir $229’378.000)
XXXXX RICA		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $172’701.000)	NO	SI
ESTADOS AELC		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $553’848.000)	NO	SI
ESTADOS UNIDOS		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $172’701.000)	NO	SI
MÉXICO		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $78.920 USD)	NO	SI
TRIANGUL O NORTE	EL XXXXXXXX	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Valor de la menor cuantía de la Entidad Estatal entre $20.656.076 y $206.560.760)	NO	SI
	GUATEMAL A	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Valor de la menor cuantía de la Entidad Estatal entre $20.656.076 y $206.560.760)	NO	SI
	HONDURAS	SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Valor de la menor cuantía de la Entidad Estatal entre $20.656.076 y $206.560.760)	NO	SI
UNIÓN EUROPEA		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Bienes y servicios, a partir $558’839.000)	NO	SI
COMUNIDAD ANDINA		SI (Entidad general del nivel nacional)	SI APLICA (Independiente del objeto y la cuantía a contratar)	NO	SI

Verificada la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se determinó que el objeto contractual del presente proceso de selección, no se encuentra taxativamente incluido en alguno de los tratados de libre comercio publicados.

8. ANÁLISIS DE RIESGOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, la AGENCIA deberá evaluar el riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, por lo que de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual propuesto y el tipo de contrato

que se pretende celebrar, la entidad elaboró el análisis de riesgos que se encuentra publicado dentro de los estudios previos del presente proceso de selección.

CAPÍTULO SEGUNDO DE LAS PROPUESTAS

1. RECIBO DE LAS PROPUESTAS

Las propuestas se recibirán UNICAMENTE a través de la Plataforma de SECOP II desde la fecha de apertura y hasta el último día y hora indicada en el cronograma del proceso.

Las propuestas deben ser cargadas ÚNICAMENTE en el Portal del Sistema Electrónico de la Contratación Pública SECOP II. No se admiten ofertas enviadas por correo electrónico o presentadas en lugar diferente al señalado en el presente pliego de condiciones y de conformidad con las estipulaciones contenidas en el manual de uso del SECOP II para proveedores. Se recomienda a los oferentes prever el tiempo que se requiere para cargar la documentación en el Portal SECOP II y se recuerda que las propuestas presentadas por fuera del término establecido para ello no serán recibidas por la entidad.

2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La propuesta estará conformada por toda la documentación solicitada, anexos y demás información necesaria, que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos, así como conocer los ofrecimientos realizados por el proponente. El mismo deberá indicar en los anexos todas las respuestas que se solicitan frente a cada requerimiento.

El proponente deberá indicar expresamente en su oferta, qué información de la consignada tiene el carácter de reservada, señalando expresamente la norma jurídica en la que se fundamenta, con el fin que la Entidad se abstenga de publicar la misma. En el evento que no se señale la norma específica que le otorgue ese carácter, se tendrá por no escrito el anuncio de la reserva.

CAPÍTULO TERCERO

DE LOS REQUISITOS HABILITANTES

1. REQUISITOS HABILITANTES: CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN

Los requisitos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un proceso de contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y técnica. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de contratación.

1. De manera singular.

2. De manera plural bajo las modalidades de consorcio o unión temporal cuando todos los integrantes cuenten con la autorización de la Superintendencia Financiera para comercializar todas las pólizas requeridas por la Entidad.

REQUISITOS HABILITANTES REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS

Documento 1: Carta de presentación de la propuesta. (Formato No 1).

El proponente deberá adjuntar a la propuesta, la carta de presentación de la misma, debidamente firmada por el proponente: persona natural, representante legal para personas jurídicas, persona designada para representarlo en caso de consorcio o unión temporal, o apoderado debidamente constituido. Con la firma de dicho documento, el oferente declara bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en ninguna causal de incompatibilidad e inhabilidad para presentar la oferta y acepta y conviene expresamente en los procedimientos, contenidos y obligaciones recíprocos derivados del estudio previo y de la invitación pública.

Si el proponente no incluye la Carta de Presentación de la propuesta, o si incluyéndola no está suscrita por el proponente o por el representante legal o apoderado, constituidos en debida forma para el efecto.

La carta debe escribirse en la papelería original del proponente y debe constituir un compromiso de adherencia y responsabilidades, siguiendo el contenido técnico descrito en el documento de estudio previo.

Documento 2: Poder debidamente constituido.

En el evento de que la oferta se presente a través de apoderado, éste debe encontrarse debidamente facultado para participar en el proceso de contratación y suscribir el contrato que se derive de éste. Cuando se trate de personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, deberán además acreditar un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para realizar el ofrecimiento, de ser necesario presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran, así como el contrato, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con la convocatoria, así como para ejecutar el contrato, liquidarlo o representarlo judicial o extrajudicialmente.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en consorcio o unión temporal, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los integrantes del consorcio o unión temporal con los requisitos relacionados con la autenticación, consularización y traducción; particularmente con lo exigido en el Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del consorcio o unión temporal.

Documento 3: Certificado de Existencia y Representación legal.

Personas jurídicas nacionales. El proponente deberá acreditar su existencia y representación legal a través del correspondiente certificado expedido por la Cámara de Comercio de la jurisdicción del domicilio principal, con una antelación no superior a treinta (30) días calendario anteriores al cierre del proceso de selección.

Personas jurídicas extranjeras. Deberán aportar el documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente en el país en donde tienen su domicilio principal.

Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia acreditarán lo pertinente mediante un certificado expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, cuya fecha de expedición

deberá ser dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha prevista para la recepción de documentos, en el que conste su existencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades. Si el representante legal tuviere limitaciones para comprometer a la empresa mediante la presentación del ofrecimiento, para presentar la propuesta, suscribir el contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, deberá presentar conjuntamente con el ofrecimiento copia del acta o documento en la que conste la decisión del órgano social competente o su equivalente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación del ofrecimiento y de ser necesario lo faculte para la presentación de la propuesta, la celebración del contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación.

Si una parte de la información solicitada no se encuentra incorporada en el certificado o documento mencionado, o si este tipo de certificados o documentos no existieren, de acuerdo con las leyes que rijan estos aspectos en el país de origen, sede del interesado, la información deberá presentarse en documento independiente emitido por el representante del máximo órgano directivo de la empresa.

Si la solicitud fuere suscrita por una persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se encuentre abierta en Colombia y/o por el representante de ésta, deberá acreditarse la capacidad legal de la sucursal y/o de su representante mediante la presentación del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad de la República de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, cuya fecha de expedición deberá ser dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha prevista para la recepción de documentos. Cuando el representante legal de la sucursal tenga limitaciones para presentar el ofrecimiento, la propuesta, suscribir el contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, deberá presentar junto con el ofrecimiento copia del acta en la que conste la decisión del órgano social competente o su equivalente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación del ofrecimiento, y de ser necesario lo faculte para presentar propuesta, celebrar el contrato y realizar los demás actos requeridos para la contratación.

Consorcios o uniones temporales. Para las propuestas en asociación se debe presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal de cada uno de los miembros que conforman la unión temporal o el consorcio, expedido dentro de los treinta (30) días calendarios anteriores al cierre del proceso de selección por la autoridad respectiva.

Se debe verificar que el objeto social cumpla con el objeto a contratar, la calidad del representante legal de quien suscribe la oferta, las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar oferta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato, el plazo de inscripción en la cámara de debe ser igual al plazo de ejecución del contrato que se va a adjudicar y mínimo un (1) año más.

Personas naturales. El proponente deberá aportar el correspondiente certificado mercantil expedido por la Cámara de Comercio, cuando a ello hubiere lugar. El proponente deberá ser mayor de edad.

REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS

Capacidad Jurídica:

La persona natural extranjera sin domicilio en Colombia, acreditará su existencia mediante una copia de su pasaporte vigente. Se deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y

representación legal de la sociedad extranjera en el país de origen. Así mismo, su decisión de establecer negocios en Colombia cumpliendo con los requisitos señalados en el artículo 472 del Código de Comercio, que indica:

“Artículo 472: La resolución o acto en que la sociedad acuerda conforme a la ley de su domicilio principal establecer negocios permanentes en Colombia, expresará:

1) Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social;

2) El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere;

3) El lugar escogido como domicilio;

4) El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos;

5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, y

6) La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia”.

Cuando participen en Consorcio o Unión Temporal podrán designar un solo mandatario común y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal, suscrita por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación, consularización y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además de los señalados en éste documento.

Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sucursal en Colombia y en cuyo país de origen no exista la obligación de realizar aportes parafiscales y al sistema de seguridad social, se deberá indicar esta circunstancia en documento suscrito bajo la gravedad de juramento por la proponente persona natural o por el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal.

Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sucursal en Colombia y en cuyo país de origen no exista ente estatal que certifique la ausencia de antecedentes disciplinarios o que no exista Boletín de Responsables Fiscales o su equivalencia, se deberá indicar esta circunstancias como la declaración de no contar con antecedentes disciplinarios que implique inhabilidad para contratar en documento suscrito bajo la gravedad de juramento por el proponente persona natural o representante legal de la persona jurídica, como proponente individual o integrante del proponente plural.

Documento 4: Autorización del órgano social.

Si el estatuto social impone restricciones a la autorización para la presentación de la propuesta y/o suscripción del contrato, conferida al representante legal, se debe adjuntar copia del documento de autorización correspondiente, emitido por la junta de socios u órgano superior de gobierno social. Para el caso de consorcios o uniones temporales, dicho documento es exigible a cada uno de los integrantes, si sus estatutos individuales contienen la limitante.

Documento 5: Registro Entidad sin Ánimo de Lucro - Cooperativas.

Si el proponente es una entidad sin ánimo de lucro presentará el correspondiente certificado, expedido por la Cámara de Comercio u otro órgano competente en donde conste su registro y personería jurídica con una antelación no superior a treinta (30) días calendario, anteriores al cierre del presente proceso de selección.

Si se trata de una Cooperativa, deberá anexar el reconocimiento de la personería jurídica expedido por DANSOCIAL o quien haga sus veces.

Documento 6: Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

Cuando la propuesta sea presentada en consorcio o unión temporal, se debe anexar el documento suscrito por sus integrantes, en el cual se demuestre el estricto cumplimiento de lo establecido en el Artículo 7º de la Ley 80 de 1993, donde se debe:

 Indicar en forma expresa si su participación es a título de CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL.

 Designar la persona, que para todos los efectos representará el consorcio o la unión temporal.

 Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del consorcio o la unión temporal y sus respectivas responsabilidades.

 Precisar cuál es el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes.

 En el caso de la UNIÓN TEMPORAL, señalar en forma clara y precisa, los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución y las obligaciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Entidad contratante.

 Señalar la duración del mismo que no deberá ser inferior a la del contrato y un año más.

 En atención a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago, en relación con la facturación deben manifestar: Si la va a efectuar en representación del consorcio o la unión temporal uno de sus integrantes, caso en el cual se debe informar el número del NIT de quien factura.

 Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del consorcio o la unión temporal, caso en el cual se debe informar el número del NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del contrato.

 Si la va a realizar el consorcio o unión temporal con su propio NIT, caso en el cual se debe indicar el número. Además, se debe señalar el porcentaje o valor del contrato que corresponda a cada uno de los integrantes y el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de sus miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

En cualquiera de las alternativas anteriores, las facturas deberán cumplir los requisitos establecidos en las disposiciones legales.

El plazo de duración debe ser igual al plazo de ejecución del contrato que se va a adjudicar y mínimo un (1) año más.

En caso de resultar favorecidos con la adjudicación para la suscripción del contrato, deberá presentar el respectivo Registro Único Tributario – RUT del consorcio o unión temporal.

Los integrantes del consorcio o unión temporal no pueden ceder sus derechos a terceros, sin obtener la autorización previa, expresa y escrita de la Agencia. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

Documento 7: Certificación del cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema Integral de Seguridad Social y Aportes Parafiscales. (Formato No 2).

Los proponentes personas jurídicas deben acreditar que se encuentran al día en el pago de sus aportes relativos al Sistemas de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Sistema General de Riesgos Laborales, así como los propios del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx o por el representante legal, durante un lapso que no será inferior a los últimos seis (6) meses anteriores al cierre del proceso de selección. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Los proponentes personas naturales deben aportar la planilla y/o el recibo de pago al Sistema Integral de Seguridad Social en salud y pensión del mes que corresponda según la fecha del cierre establecida en el cronograma.

En caso de que la oferta sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal cada uno de sus miembros deberá presentar la certificación correspondiente.

Documento 8: Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales.

El artículo 60 de la Ley 610 de 2000, por medio del cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, exige como requisito indispensable para nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado, verificar que la correspondiente persona natural o jurídica y su representante legal según se trate, no se encuentran reportados en el boletín de responsables fiscales que publica la Contraloría General de la República con periodicidad trimestral.

Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligación la Agencia, verificará en el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín.

Tratándose de interesados extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia y en cuyo país de origen no existe Boletín de Responsables Fiscales o su equivalente, deberá indicar esta circunstancia, en documento suscrito bajo la gravedad de juramento por el interesado persona natural o representante legal de la persona jurídica, como interesado individual o integrante del interesado plural

Documento 9: Certificación de no reporte en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades de la Procuraduría General de la Nación.

Con el fin de acreditar la no inclusión en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e inhabilidades, la Agencia verificará el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, que el proponente, persona natural o jurídica y su representante legal y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una unión temporal o una promesa de sociedad, no se encuentre(n) reportado(s).

Documento 10: Cédula de ciudadanía.

Toda persona natural que funja como oferente en el presente proceso de contratación, deberá allegar la fotocopia legible de su cédula de ciudadanía amarilla de hologramas, de conformidad con la Ley 757 de 2002, modificada por la Ley 999 de 2005, reglamentada por el Decreto 4969 de 2009. Igualmente lo deberá hacer el representante legal de la persona jurídica que se presente como proponente y cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal que se constituya para el efecto.

Documento 11: Declaración de no estar incluido en las listas nacionales e internacionales de lavados de activos.

El representante legal debe anexar declaración expresa bajo la gravedad del juramento de que la empresa, ni él están incluidos en listas nacionales o internacionales xx xxxxxx de activos. Cuando se trate de consorcios y/o uniones temporales cada uno de sus integrantes deberá presentar el documento respectivo.

Documento 12: Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional.

Con el fin de acreditar que el proponente no se encuentre en alguna causal de inhabilidad, la Agencia verificará en el certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional que aquel, persona natural o jurídica y su representante legal y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una unión temporal o una promesa de sociedad, no se encuentre(n) inhabilitados. En el evento en que el proponente cuente con el correspondiente certificado expedido por la Policía Nacional, podrá aportarlo con su propuesta. (Esta consulta se debe realizar a través de la página web xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/,

Documento 13: Libreta militar:

Los proponentes, personas naturales, deben presentar la copia de la libreta militar ampliada al 150%, siempre que reúna la siguiente condición: Hombre menor de 50 años o certificación en la cual se de cuentas del estado actual de su situación Militar.

Documento 14: Compromiso de transparencia. Ver anexo 3 Documento 15: Registro Único de Proponentes.

Por disposición del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.1.5.1.del Decreto 1082 de 2015, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.

Para tal efecto, la Agencia Nacional de Tierras revisará el Registro Único de proponentes desde el Portal del Sistema Electrónico de la Contratación Pública SECOP II

(xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/Xxxxx/Xxxxx/Xxxxx?XxxxXxxxxXXX).

La fecha expedición del documento no debe ser mayor a un (1) mes de anterioridad al cierre del presente proceso. Para el cierre del proceso el proponente deberá estar inscrito en el Registro Único de proponentes, y en todo caso para que su propuesta se considere hábil dicha inscripción debe estar en firme.

Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal, para la verificación de cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros deberán acreditar la inscripción en el Registro Único de Proponentes

Documento 16: Original de la garantía de seriedad de la propuesta acompañada de las condiciones generales o aval bancario que garantice la seriedad de la oferta.

Requisitos para la garantía de seriedad de la propuesta:

BENEFICIARIO	AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS – ANT NIT 900.948.953-8
AFIANZADO – TOMADOR:	El afianzado es el proponente. En este aspecto se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. El/los nombre(s) debe(n) señalarse de la misma forma como figura(n) en el certificado de existencia y representación legal, (persona jurídica) o en el documento de identidad (persona natural). 2. En el caso de consorcios o uniones temporales debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando todos y cada uno de sus integrantes). 3. En caso de que el proponente tenga establecimiento de comercio, en la garantía debe figurar como afianzado la persona natural.
VIGENCIA:	El plazo de vigencia se extiende desde el momento de la presentación de la oferta, y hasta por tres meses más o hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. (En caso que la fecha de cierre del proceso de Licitación se amplíe, debe tenerse en cuenta la nueva fecha para efecto de la vigencia de la póliza).
VALOR ASEGURADO:	10% del valor del presupuesto oficial. (Las cifras del valor de la póliza deben expresarse en pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil inmediato, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si el decimal es de 1 a 49 y aproximar al siguiente superior, si el decimal es de 50 a 99.)
OBJETO:	CONTRATAR EL SERVICIO ESPECIALIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES A LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE LOS ARCHIVOS DE LA AGENCIA, LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

	Y LA INDIZACIÓN EN EL SISTEMA DOCUMENTAL DE LA AGENCIA (ORFEO).
FIRMA	El tomador deberá radicar en la sede principal de la Agencia, ubicada en la xxxxx 00 # 00-00, tercer piso, la garantía debidamente firmada en su original.

Si la oferta se presenta en forma conjunta, es decir, bajo la modalidad de CONSORCIO O UNION TEMPORAL, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes (artículo 2.2.1.2.3.1.4 del Decreto 1082 de 2015)

Si el proponente es persona natural y tiene establecimiento de comercio, el tomador debe ser la persona natural y no su establecimiento de comercio.

En caso que la fecha de cierre se amplíe, debe tenerse en cuenta la nueva fecha para efecto de la vigencia de la póliza.

La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos, los cuales deben incluirse en el contenido de la garantía de seriedad presentada:

 La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

 El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

 La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

 La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento del contrato.

Parágrafo: De conformidad con lo establecido en la Ley 1882 de 2018 la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma

Documento 17: Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional.

Con el fin de acreditar que el proponente no se encuentre en alguna causal de inhabilidad, la Agencia Nacional de Tierras verificará en el certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional que aquel, persona natural o jurídica y su representante legal y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una unión temporal o una promesa de sociedad, no se encuentre(n) inhabilitados.

En el evento en que el proponente cuente con el correspondiente certificado expedido por la Policía Nacional, podrá aportarlo con su propuesta. (Esta consulta se debe realizar a través de la página web xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/, no tiene costo alguno).

Documento 18: Certificado de no inclusión de medidas correctivas expedido por la Policía Nacional.

1.1. REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° la Ley 1150 de 2007, la Agencia Nacional de Tierras – ANT, verificará la capacidad financiera de los proponentes con base en los indicadores definidos en el Decreto 1082 de 2015 para cada caso y la información contenida en el Certificado de Inscripción y Clasificación Registro Único de Proponentes – RUP, correspondiente a los estados financieros con corte a treinta y uno (31) de diciembre de 2017.

La ANT realizará la verificación del cumplimiento de la capacidad financiera y organizacional exigida para el presente proceso de la siguiente forma:

Todos los indicadores financieros y organizacionales habilitantes establecidos en el presente numeral deberán ser cumplidos por todos los proponentes, sin excepción.

En el caso de personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia o personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia, los estados financieros (con corte a 31 de diciembre de 2017 o a la fecha xx xxxxx del país de origen) de los cuales se tome la información deberán estar preparados de conformidad con los estándares internacionales de reporte financiero – IFRS, y deberán encontrarse DEBIDAMENTE AUDITADOS Y DICTAMINADOS.

También podrán, a opción de la persona jurídica extranjera sin sucursal en Colombia o persona natural extranjera sin domicilio en Colombia, presentar estados financieros bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia – COLGAAP, caso en el cual la información contable que se obtenga de los mismos deberá presentarse debidamente certificada por Contador Público Colombiano el cual deberá presentar fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta Central de Contadores.

Los proponentes deberán acreditar los siguientes indicadores de capacidad financiera y organizacional, los cuales serán verificados en el correspondiente RUP expedido por la cámara de comercio del domicilio respectivo, el cual debe estar en firme, con corte a 31 de diciembre de 2017.

Para el caso de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia o personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia, la información se verificará directamente de los estados financieros (balance general y estado de resultados, junto con las notas a los estados financieros) ya mencionados con corte a 31 de diciembre de 2017, adicionalmente deberá presentar el resultado de los indicadores financieros y organizacionales en la forma establecida en el anexo para verificación de capacidad financiera y organizacional para proponentes no obligados a estar inscritos en el RUP, de indicadores financieros y organizaciones (aplica solo cuando el proponente no está obligado a estar inscrito en el RUP):

REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES FINANCIEROS
INDICADOR	FÓRMULA	MARGEN SOLICITADO	CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
LIQUIDEZ	Activo Corriente / Pasivo Corriente	= o > 1,4	El proponente que presente propuesta debe cumplir por igual, con los
			indicadores mínimos. Los indicadores se calculan de acuerdo con la participación
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO	Pasivo Total / Activo Total	Desde = o > 0% y hasta 60%
			porcentual de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal.
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES	Utilidad Operacional / Gastos de Intereses	= o > 1,2 o indeterminado o indefinido
		= ó > al 25%	Se determinará con base
CAPITAL DE	Activo Corriente –	del	en la sumatoria de los
TRABAJO	Pasivo Corriente	Presupuesto	valores absolutos de
		Oficial	cada uno de sus

estimado integrantes.

REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES ORGANIZACIONALES
INDICADOR	FÓRMULA	MARGEN SOLICITADO	CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO	Utilidad Operacional / Patrimonio	= o > 0,09	El proponente que presente propuesta debe cumplir por igual, con los indicadores mínimos. Los indicadores se calculan de acuerdo con la participación porcentual de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal.
RENTABILIDAD DEL ACTIVO	Utilidad Operacional / Activo Total	= o > 0,06

NOTAS APLICABLES A LA VERIFICACIÓN FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL:

1. Los indicadores financieros de liquidez, endeudamiento y razón de cobertura de intereses, así como los indicadores organizacionales de rentabilidad del patrimonio y del activo del consorcio o de la unión temporal se determinarán con base en la participación porcentual de cada uno de sus integrantes. Sus cuentas contables se calcularán de acuerdo a ese porcentaje, consolidándose cada una de éstas en sumatoria. Obtenido el total de cada cuenta contable, se calcularán los indicadores financieros y organizacionales.

2. El indicador financiero adicional de Capital de Trabajo, se solicita teniendo en cuenta las características del objeto a contratar, en especial la forma de pago. Se determinará con base en la sumatoria de los valores absolutos de cada uno de sus integrantes, teniendo en cuenta lo establecido por Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación (Versión M-DVRHPC-04). En todo caso, para los proponentes que presenten propuesta, se tomará como máximo hasta el ciento por ciento (100%) del valor total del capital de trabajo, resultado que se calculará directamente con la verificación de las cuentas contables del activo corriente y el pasivo corriente, certificadas en el respectivo RUP y/o de acuerdo con las cuentas contables de los estados financieros, cuando a ello hubiere lugar.

3. Queda HABILITADO en su capacidad financiera y organizacional, como XXXXXX, el proponente que cumpla con los documentos e indicadores de capacidad financiera y organizacional y, como NO CUMPLE, el proponente que no cumpla con los documentos e indicadores de capacidad financiera y organizacional.

4. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, no requieren estar inscritas en el RUP.

En consecuencia, deben presentar los estados financieros (balance general, estado de resultados y notas explicativas a los estados financieros) con corte a 31 de diciembre de 2017 ó, a la fecha de cierre contable anual correspondiente a dicho año, con la información financiera del proponente, según la legislación propia del país de origen, con la traducción al idioma español debidamente

apostillado, con los valores re-expresados en moneda legal colombiana a la tasa representativa xxx xxxxxxx (TRM) de la fecha de cierre de los mismos, suscrito por la persona natural o el representante legal, según corresponda, avalados con la firma del contador público o del revisor fiscal, con tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia.

De igual manera, deben presentar la certificación suscrita por el contador público o el revisor fiscal, en la que se registren las cifras contables de los estados financieros solicitados y exigidos para el cálculo de los indicadores financieros y organizacionales. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, integradas por personas naturales o jurídicas extranjeras, que no tengan domicilio o sucursal en Colombia, presentarán en forma independiente los estados financieros (balance general, estado de resultados y notas a los estados financieros) con corte a 31 de diciembre de 2017 o, a la fecha de cierre contable anual correspondiente de dicho año, debidamente suscrito por la persona natural o el representante legal, y, por el contador público o revisor fiscal, según corresponda, con tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia, junto con la certificación suscrita por el contador público o el revisor fiscal, según aplique.

5. Para el indicador de razón de cobertura de intereses, el proponente cuyos gastos de intereses sea cero (0) no podrá calcular dicho indicador, por resultar indefinido o indeterminado. En este caso, se entenderá que el proponente cumple con el mismo, siempre y cuando la utilidad operacional sea positiva o mayor a cero (0). Si la utilidad operacional es negativa, no cumple con el indicador de razón de cobertura de intereses.

Si el proponente es consorcio o unión temporal, debe acreditar este indicador de la misma forma prevista, a menos que uno de sus integrantes tenga gastos de intereses igual a cero (0). En este caso se debe utilizar la siguiente fórmula para calcular el índice requerido, donde n es el número de integrantes del consorcio o unión temporal.

n

(∑ Utilidad Operacional i X porcentaje de participación i)

i=1

n

(∑ Gastos de intereses i X porcentaje de participación i)

i=1

1.2. REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS

Las condiciones técnicas habilitantes se encuentran en el ANEXO TÉCNICO, el cual hace parte integral del presente pliego de condiciones.

Los requisitos técnicos habilitantes son objeto de verificación y no de calificación, por tanto, si el proponente cumple con la totalidad de dichos requisitos, se evaluará como CUMPLE o HABILITADO. En caso contrario será evaluado como NO CUMPLE o NO HABILITADO.

El Comité Técnico Evaluador, dentro del término señalado en el cronograma, realizará la verificación de los requisitos habilitantes técnicos de las propuestas.

Los documentos que se relacionan a continuación serán objeto de verificación:

1.3. Experiencia general del proponente.

Para demostrar la experiencia el proponente deberá adjuntar el Registro Único de Proponentes, vigente, actualizado de conformidad con el Decreto 1082 de 2015 y en firme de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 221 del Decreto Ley 19 de 2012, en el que se verificará que se tenga experiencia hasta en tres (3) contratos ejecutados cuya sumatoria sea igual o superior al presupuesto oficial estimado, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, los contratos que se presenten para acreditar la experiencia deberán constar en el RUP de acuerdo con las normas vigentes y encontrarse clasificados en al menos tres (3) de los códigos del clasificador UNSPSC señalados más adelante:

La Agencia Nacional de Tierras no tendrá en cuenta experiencia relacionada que no esté soportada por los documentos que se solicitan. La ANT verificará que el objeto contractual se enmarque dentro de los siguientes códigos del Clasificador de Bienes y Servicios:

CLASIFICACIÓN	DESCRIPCIÓN
80161506	Servicio de archivo de datos
78131804	Servicio de almacenaje de documentos
78131602	Almacenaje de archivo de carpetas
43201800	Dispositivos de almacenamiento
43211700	Dispositivos informáticos de entrega de datos
44122000	Carpeta de archivo, carpetas y separadores
80101600	Gerencia de proyectos
81112000	Servicios de datos

Sólo serán válidos los contratos que se hubieren ejecutado con entidades públicas, o entidades privadas que cumplan funciones públicas, teniendo en cuenta que solo aplica para éstas la normatividad archivística en Colombia.

Sólo se deberá presentar información sobre máximo tres (3) contratos. En el caso de que un proponente presente un mayor número de contratos, para salvaguarda de los principios de transparencia e igualdad, se tendrá en cuenta únicamente los tres (3) primeros que se reporten en el formato en Excel presentado por el proponente. Los contratos aportados deben contener la prestación de servicios de bodegaje o custodia de documentos y alguna de las siguientes actividades:

1. Organización, Administración, Almacenamiento,

2. Digitalización,

3. Custodia

4. Digitalización e Indexación de Expedientes

Adicional, y toda vez que todas las condiciones que la ANT requiere verificar no están reflejadas en el RUP, el PROPONENTE deberá acreditar en las certificaciones lo siguiente:

Experiencia en por lo menos seis (6) de los requisitos que comprenden la parte técnica del proceso contenida en los documentos de estudio previo.

La experiencia que se pretende acreditar deberá relacionarse en un Excel –Experiencia Acreditada Proponente. Las certificaciones deberán coincidir con la información reportada en el RUP y ser expedidas por el funcionario o autoridad competente de la respectiva entidad pública o privada y cumplir con los siguientes requisitos:

a. Razón social de la empresa o entidad contratante

b. Nombre del Contratista

c. Objeto del contrato y/o descripción de las obligaciones relacionadas con el objeto del presente proceso de selección donde haga referencia del lugar o lugares en el cual se ejecutó el contrato.

d. Fecha de inicio y terminación.

e. Fecha, firma y cargo del funcionario que expide la certificación.

Se acepta como equivalente a la certificación de cumplimiento de los contratos ejecutados, copia de los mismos, siempre que se acompañe con la respectiva acta de liquidación, o de recibo final o cierre y de ellos se extracte toda la información requerida en los literales a) al e) del presente numeral.

En todos los casos, las certificaciones deberán venir acompañadas de los soportes correspondientes, entiéndase copia de los contratos y/o actas de liquidación.

Cuando el proponente aporte certificaciones de contratos ejecutados en los cuales participó en unión temporal o consorcio, se tendrá en cuenta la experiencia en cuanto al valor de acuerdo con el porcentaje de participación del integrante en el respectivo consorcio o Unión Temporal, según se indique en las mismas, o en el contrato ejecutado o en el documento de conformación de la forma asociativa.

Se tendrán en cuenta para la evaluación aquellas certificaciones que reúnan la totalidad de los requisitos exigidos en el presente documento. No obstante, la ANT podrá verificar la información contenida y podrá solicitar aclaraciones sobre los datos consignados en las certificaciones.

No se aceptan auto-certificaciones ni certificaciones expedidas por el o los otros miembros de consorcios o uniones temporales.

1.4. Experiencia Requerida:

El objeto de La experiencia del proponente se documentará a través del Registro Único de Proponentes, en el cual se deben evidenciar contratos celebrados por este para los servicios solicitadas como experiencia por la Entidad, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el cuarto nivel y su valor expresado en SMMLV.

Si la propuesta se presenta en forma individual, el oferente debe cumplir con cualquiera de las clasificaciones señaladas anteriormente.

De igual forma se tendrán en cuenta los contratos celebrados por consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación, para cada uno de los ser- vicios que ofrecerá a la Entidad, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV.

Si la propuesta se presenta por un Consorcio o Unión Temporal, será necesario que todos los integrantes estén inscritos en el RUP de la Cámara de Comercio a la fecha de cierre del proceso, y, que al menos uno de los miembros que componen el proponente plural, cumpla con cualquiera de las clasificaciones señaladas anteriormente.

En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal, serán válidas las certificaciones de experiencia en contratos donde el Contratista sea cualquiera de los integrantes del consorcio o unión

temporal constituida para esta contratación, cada integrante certificará su experiencia por separado en su respectivo Registro Único de Proponentes.

Para el caso de la acreditación de experiencia en contratos ejecutados en Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta los SMMLV de acuerdo con el valor correspondiente al porcentaje de participación que el proponente como persona natural, jurídica y/o integrante del consorcio o unión temporal, haya tenido en el respectivo consorcio o unión temporal.

1.5. Presentación de la Propuesta Técnica:

El proponente debe presentar su oferta atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas relacionadas en el documento de estudio previo y condiciones generales del servicio, garantía y demás requerimientos establecidos.

El procedimiento de selección del contratista está sometido al deber de selección objetiva y a los principios de transparencia e igualdad de derechos y oportunidades de lo que se deriva la obligación de someter a todos los oferentes, a las mismas condiciones definidas en la ley y en el pliego de condiciones, el cual forma parte esencial del contrato y es la fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su interpretación e integración, pues contiene la voluntad de la administración a las que se someten los proponentes y el futuro contratista.

La ley 1474 de 2011, artículo 88 que modifica el numeral 2 del artículo 5 de la ley 1150 estipula que "la oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad…”.

1.6. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES:

- Vigencia y firmeza del RUP

De conformidad con lo establecido en el artículo 6° Ley 1150 de 2007, modificada por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, los interesados en participar en este proceso deben estar inscritos en el Registro Único de Proponentes, por lo tanto, los proponentes deben allegar el correspondiente certificado de inscripción en el RUP, vigente y en firme, expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de cierre.

Nota 1: El Certificado de Registro Único de Proponentes que adjunte el proponente, deberá estar

vigente y en firme al momento del cierre de recibo de propuestas.

Nota 2: Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal o promesa de sociedad futura, para la verificación de cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros deberán acreditar la inscripción en el RUP.

Nota 3: Las personas extranjeras naturales o jurídicas sin domicilio en Colombia no tienen la obligación de inscribirse en el RUP, según lo establece el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012. En razón a lo anterior, y con el fin de realizar la verificación de requisitos habilitantes dichas personas deberán diligenciar los anexos xxx xxxxxx de condiciones.

Nota 4: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder celebrar y ejecutar el contrato deberá, previamente, constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los artículos 471 y 474 del citado Código.

Cuando la certificación que se presenta para acreditar la experiencia haya sido realizada bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, solo se tendrá en cuenta para efectos de evaluación el porcentaje ejecutado por cada uno de los integrantes del consorcio y/o unión temporal.

Si el proponente presenta más de los tres contratos solicitados, solo serán tenidos en cuenta los tres primeros contratos en el orden de presentación de la propuesta

El valor actualizado del contrato ejecutado se calculará en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) del año en el cual se suscribió el contrato de acuerdo con la siguiente tabla:

EVOLUCION XXX XXXXXXX MINIMO MENSUAL LEGAL

PERIODO	MONTO MENSUAL EN PESOS
2010	$515.000
2011	$535.600
2012	$566.700
2013	$589.500
2014	$616.000
2015	$644.336
2016	$689.454
2017	$737.717
2018	$781.242

*Para los efectos mencionados, el valor xxx xxxxxxx mínimo legal mensual vigente será aquel que corresponda a la fecha de terminación de cada contrato.

2. Propuesta económica. (PROPUESTA ECONÓMICA)

El proponente deberá indicar el valor de su propuesta a través de la casilla habilitada por la plataforma SECOP II para tal fin.

El valor de la propuesta debe expresarse en pesos colombianos, incluyendo en ella todos los costos y gastos tanto directos como indirectos en que pueda incurrir desde la presentación de la propuesta y

durante la ejecución del contrato, en caso de ser favorecido con el mismo; además deberán incluirse los pagos por conceptos de impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar. En consecuencia el valor ofertado se mantendrá durante toda la vigencia inicial del contrato sin reajustes.

Manifestación del Servicio (Nacional o Extranjero)

El proponente deberá efectuar la manifestación de que el servicio que prestará a la Entidad, es de origen nacional o extranjero. Se entiende por "servicio de origen nacional" aquel prestado por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional colombiana, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia.

Registro Único Tributario-RUT: Las personas que deben presentar el RUT son las siguientes:

 Persona jurídica

 Cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal.

En caso que el consorcio o unión temporal resulte adjudicatario del contrato, deberá tramitar el RUT ante la DIAN y posteriormente, allegarlo a las Entidades para la firma del contrato, teniendo en cuenta que, de acuerdo a las disposiciones de la DIAN, el RUT debe encontrarse actualizado con la nueva clasificación de las actividades económicas.

CAPÍTULO CUARTO CRITERIOS DE SELECCIÓN

De conformidad con lo establecido en el numeral 2º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, la oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

Solo serán objeto de evaluación las ofertas cuya verificación las habilite desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero:

REQUISITOS HABILITANTES	CUMPLE / NO CUMPLE
Jurídico	CUMPLE / NO CUMPLE
Financiero	CUMPLE / NO CUMPLE
Técnico	CUMPLE / NO CUMPLE

Una vez efectuada la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes se procederá a la evaluación de las ofertas teniendo como factores de ponderación los criterios de precio y calidad.

1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La función archivística se encuentra regulada por la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” la cual tiene por objeto: “…establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”, y a su vez esta Ley asigna al Sistema Nacional de Archivos, la modernización y homogenización metodológica de la función archivística, lo último realizado por el Archivo General de la Nación a través de las normas que expide.

En este sentido, es claro que la función archivística es una actividad regulada por el Archivo General de la Nación, regulación que es de obligatorio cumplimiento tanto para las Entidades Estatales por ser los administradores de sus propios archivos, como por aquellas empresas que tengan por objeto la prestación de servicios relacionados con la organización documental, en consecuencia la ANT no podría evaluar los procesos, procedimientos y metodologías ofrecidas por el mercado, razón por la cual los mismos son exigidos en la “Ficha Técnica”.

SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE

Conforme a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 reglamentado por el Decreto 1082 de 2015 en especial atendiendo el artículo 2.2.1.1.2.2.2, el presente proceso se adjudicará, a quien obtenga la calificación más alta en los criterios de selección, y cuya verificación de los requisitos habilitantes resulte como CUMPLE.

Los criterios de selección serán los siguientes:

ITEM	CRITERIOS PONDERABLES NO HABILITANTES	PUNTAJE
1	PROPUESTA ECONÓMICA	40
2	PUESTOS DE TRABAJO ADICIONALES	20
3	CALIDAD DEL PERSONAL	20
4	ESTÍMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA	10
5	BODEGA CERCANA A LA AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS	10
	TOTAL	100 PUNTOS

1.PROPUESTA ECONOMICA 40 puntos de 100

En primer lugar, la ANT efectuará la verificación aritmética de las propuestas. En caso de presentarse error aritmético el valor corregido se tomará como el valor propuesto.

La ANT aplicará la media geométrica con presupuesto oficial, la cual consiste en establecer la media geométrica de las ofertas habilitadas y el presupuesto oficial un número determinado de veces y la asignación de puntos en función de la proximidad de las ofertas a dicha media geométrica, como resultado de aplicar las reglas que se indican a continuación.

Para el cálculo de la media geométrica con presupuesto oficial se tendrá en cuenta el número de ofertas habilitadas y se incluirá el presupuesto oficial del Proceso de Contratación en el cálculo tantas veces como se indica en el siguiente cuadro.

Número de Ofertas (n)	Número de veces que se incluye el presupuesto oficial (nv)
1-3	1
4-6	2
7-9	3
10-12	4
13-15	5

… …

De esta manera sucesivamente, por cada tres ofertas válidas se incluirá una vez el presupuesto oficial del presente Proceso de Contratación. Posteriormente, se determinará la media geométrica con la inclusión del presupuesto oficial de acuerdo lo establecido en la Tabla anterior, mediante la siguiente fórmula.

Dónde:

Obtenido el resultado anterior, la propuesta habilitada cuyo valor total de la oferta económica, sea igual o esté más cerca de la media geométrica establecida, obtendrá un puntaje de 30 puntos y en la medida que se alejen de la media geométrica en su orden, se disminuirán cinco puntos a los 30 del primer lugar. Es decir, el primer puesto tendrá un valor de 30 puntos, el segundo 25, el tercero 20 puntos y así sucesivamente hasta llegar a cinco (5) puntos, a partir del cual se asignará este puntaje al resto de las propuestas habilitadas.

NOTA 1: En todo caso el puntaje mínimo asignado a una propuesta habilitada en esta evaluación económica será de cinco (5) puntos.

NOTA 2: En caso de presentarse dos o más propuestas con el mismo valor económico en su propuesta se le asignará el mismo puntaje.

NOTA 3: Para efectos de la evaluación económica se tendrá en cuenta el valor total de la propuesta incluido IVA y demás costos e impuestos a que haya lugar para la ejecución del contrato.

NOTA 4: El cálculo de la media geométrica se efectuará utilizando el valor total de la propuesta (incluido IVA y demás costos e impuestos a que haya lugar para la ejecución del contrato), de los proponentes habilitados.

1. PUESTOS DE TRABAJOS ADICIONALES 20 puntos de 100

Al proponente que ofrezca en la bodega lugar de ejecución del contrato, 10 puestos de trabajo con el propósito que sean ocupados por los contratistas de la Agencia Nacional de Tierras para llevar a cabo las labores de control de calidad y que cumplan con las siguientes características se le otorgaran 20 puntos.

A. 10 Equipos de computo

Características:

 Core i3 mínimo 3 Ghz

 8 Gb de RAM

 500 Gb de espacio en disco

 unidad de DVD-RW

 Usb 2.0

 Pantalla 19"

 Mouse óptico USB

 teclado estándar USB

 Conectividad en cada uno de los equipos

B. 10 Puestos de trabajo

 Puesto individual tipo escritorio con cajonera y porta teclado

C. 10 Sillas

 Que cumplan con condiciones ergonómicas fundamentales: Soporte lumbar, curvatura en cascada, acolchado, móvil, apoya brazos, profundidad, altura, en general que brinden la mayor comodidad durante su uso.

Nota: Para acreditar este punto, el proponente deberá anexar la ficha técnica de los equipos de cómputo, de los puestos de trabajo y de las sillas.

2. CALIDAD DEL PERSONAL 20 puntos de 100

Se asignará hasta un máximo de 10 puntos a cada uno de los 2 perfiles profesionales más altos en experiencia especifica relacionada con el perfil requerido indicado a continuación e incluidos en el numeral 2.2., siempre y cuando cumplan con el perfil idóneo que permita dar cumplimiento al objeto del contrato en el tiempo establecido para su realización. La asignación de puntaje

será conforme a los siguientes ítems, para tal fin el proponente deberá allegar, con soportes, documento debidamente suscrito que certifique por el mismo o su representante legal formalizando el ofrecimiento:

Ítems

PERSONAL PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECIFICA	PUNTOS
Gerente del proyecto	Los que superen la experiencia específica a partir del 5 año exigido se dará por cada año adicional 2 puntos hasta completar los 10 como director y/o gerente y/o coordinador y/o jefe de área en temas relacionados con gestión documental y/o digitalización de documentos y planos y/o inventario documental y/o la organización de archivos y/o elaboración de hoja de control y análisis de información	10

Líder del Proyecto Los que superen la experiencia específica a partir del 4 año exigido se dará por cada año adicional 2 puntos hasta completar los 10 como director y/o gerente y/o coordinador y/o jefe de área y/o líder en temas relacionados con gestión documental y/o digitalización de documentos y planos y/o inventario documental y/o la organización de archivos y/o elaboración de hoja de control y análisis de información
10

NOTA 1: El proponente deberá aclarar cuales hojas de vida son susceptibles para la verificación, validación y otorgamiento de puntaje.

NOTA 2: En caso que el proponente adjudicatario del contrato haya realizado ofrecimientos para el presente criterio, deberá acreditar el personal correspondiente, con estricto cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia solicitados (hojas de vida y soportes que lo demuestren). El personal acreditado deberá ser el que ejecute las actividades durante toda la ejecución del contrato, cualquier cambio deberá ser justificado plenamente por el contratista y autorizado por la ANT, suponiendo en todo caso el reemplazo de la persona será por una con iguales o mejores calidades que aquella.

3. ESTÍMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA: 10 puntos de 100

La ANT asignarán máximo 10 PUNTOS, según la procedencia de los bienes y servicios ofrecidos por el proponente de conformidad con la siguiente tabla, para tal fin el proponente deberá allegar documento debidamente suscrito por el mismo o su representante legal formalizando el ofrecimiento.

ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS	PUNTOS MAXIMOS: 10
El 100% de los bienes y servicios ofertados son de origen nacional y/o de origen extranjero con trato de reciprocidad acreditado.	10
Bienes y servicios de origen extranjero pero con incorporación de componente Colombiano de bienes y/o servicios profesionales, técnicos y operativos	5

4. BODEGA CERCANA A LA AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS: 10 puntos de 100

Teniendo en cuenta el planteamiento técnico de solución en la descripción del bien o servicio, y es que el proponente cuente con una bodega propia o en arrendamiento, se otorgarán hasta un máximo

de 10 puntos, a la oferta que ofrezca una bodega cerca a la sede de la Agencia Nacional de Tierras ubicada en la xxxxx 00 Xx 00-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx.

Para el otorgamiento, se tendrá en cuenta lo siguiente:

CRITERIO	DISTANCIA PERIMETRAL EN k/m	PUNTAJE
Ofrecimiento del proponente de una bodega con ubicación cercana a la calle 43 Nº 57-41 Agencia Nacional de Tierras Bogotá	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 7 y 10 kilómetros de distancia perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	10
	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 11 y 15 kilómetros de distancia perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	5
	Si la bodega ofrecida por el proponente se encuentra ubicada entre 16 o más Kilómetros de distancia perimetral con relación a la dirección suministrada. Recorrido vehicular – particular.	0

Se recuerda que la bodega para el almacenamiento y proceso de organización de los expedientes debe cumplir con el literal B del Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. De igual forma se debe cumplir con los espacios amplios de trabajo para la organización y las condiciones de seguridad para la guarda y custodia de la documentación entre tanto dure el proceso.

NOTA 1: Si la bodega es propia anexar el certificado de tradición y libertad del inmueble, en el caso de ser arrendada adjuntar compromiso de arriendo o promesa de compra o de arrendamiento en caso de ganar la licitación.

NOTA 2: Para la medición donde se evidencie la distancia que existe entre un punto y otro, en este caso desde la dirección indicada y la bodega ofertada, se debe presentar un documento en tamaño carta u oficio con la imagen de Google Maps - Recorrido vehicular-particular (no utilizar medición en línea recta, ni otro tipo o medio de transporte).

CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, las Entidades utilizarán las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los

compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del decreto 1082 de 2015:

a) La propuesta que haya sacado el mayor puntaje en el factor económico.

b) La propuesta que haya sacado el mayor puntaje en el factor calidad.

c) La propuesta que haya sacado el mayor puntaje en el factor apoyo a la industria nacional.

d) Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

e) Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

f) Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; (c) ni la Mipyme ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados , socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

g) Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina en condición de discapacidad a la que se refiera la ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condiciones de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

h) En caso de permanecer el empate se definirá la adjudicación mediante sorteo, se introducirán en una bolsa negra los nombres de cada uno de los proponentes empatados y se procederá a escoger al azar uno solo, que será el oferente ganador. El sorteo se hará en presencia de los representantes de los oferentes empatados, los cuales serán avisados respecto de la fecha y hora del sorteo.

Nota 1: En cualquier caso, los factores de desempate se aplicarán de conformidad con el parágrafo 1° del artículo 1° de la Ley 816 de 2003 en los casos en que aplique.

Nota 2: Para acreditar la condición de Mipyme nacional el proponente de deberá adjuntar con su propuesta un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta para cumplir este requisito que al menos uno de los integrantes lo acredite.

Nota 3: Para acreditar que por lo menos el diez por ciento (10%) de la nómina del proponente está en condición de discapacidad, deberá adjuntar con su propuesta el certificado en las condiciones de que trata el artículo 24 de la Ley 361 de 1997. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta para cumplir este requisito que al menos uno de los integrantes lo acredite.

1. CAUSALES DE RECHAZO

1. Cuando el proponente se encuentre incurso en las causales de inhabilidades, incompatibilidad o en conflicto de interés fijados por la Constitución y la Ley, para presentar la propuesta.

2. Cuando el proponente o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación de la oferta.

3. Cuando la Entidad haya solicitado presentar algún documento o subsanar o aclarar alguna información necesaria para el cumplimiento de los requisitos habilitantes, o para la aclaración de

los referidos a los factores técnicos y el proponente no aporte, subsane o aclare lo pertinente, en los plazos y condiciones determinados por la Entidad y la Ley

4. Cuando no se cumpla con uno o más requerimientos técnicos mínimos solicitados.

5. Cuando la propuesta sea presentada extemporáneamente, es decir luego de la fecha y hora exactas señaladas para el cierre del plazo o presentada en lugar diferente al indicado en el pliego de condiciones.

6. Cuando presentada la propuesta mediante consorcio, unión temporal, luego de la fecha señalada para la entrega de propuestas, se modifique el porcentaje de participación de uno o varios de sus integrantes, o uno o algunos de ellos desista o sea excluido de participar en el consorcio o unión temporal.

7. Cuando no se presente con la oferta la garantía de seriedad de la oferta (parágrafo 3 articulo 5 Ley 1882 de 2018)

8. Cuando en la propuesta económica resultante de la verificación aritmética, el proponente presente un valor superior al 100% del valor del presupuesto oficial estimado.

9. Cuando el Proponente se encuentre en xxxx en el pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

10. Cuando el proponente no presente oferta económica.

11. Cuando el oferente condicione su oferta, de modo que no se garantice el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones, o que establezca condiciones que resulten contrarias a las estipulaciones xxx xxxxxx de condiciones o a la ley de contratación, aunque aluda excepciones o renuncias a su aplicación.

12. Además de las causales de rechazo establecidas en el presente pliego, serán causales de rechazo las contenidas en las normas legales vigentes.

CAPÍTULO QUINTO DEL CONTRATO

La AGENCIA informará al proponente favorecido para que éste proceda a la firma del contrato dentro del plazo establecido en el presente pliego de condiciones de conformidad con la minuta anexa al presente pliego.

1. OBJETO

Contratar el servicio especializado de gestión documental, para desarrollar las actividades correspondientes a la organización técnica de los archivos de la Agencia, la digitalización de los expedientes y la indización en el sistema documental de la Agencia (ORFEO).

2. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

2.1.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En cumplimiento del objeto del contrato, el contratista deberá aceptar y cumplir con las obligaciones señaladas a continuación y en las que correspondan a la naturaleza de la contratación, así:

 Presentar el plan de trabajo, metodología y cronograma de trabajo detallando la cantidad de metros lineales a ejecutar según las actividades contractuales, así como el documento con las especificaciones técnicas de las instalaciones que dispondrá para la ejecución del proyecto que cumpla con lo establecido en el Acuerdo No. 08 de 2014 del Archivo General de la Nación "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos

de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000.

 Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo, o en carpetas, o en legajos. Dicha recepción debe estar documentada, por lo que debe elaborar acta o constancia de recepción, en la que conste la entrega que realiza la ANT a través del operador, de tal forma que se evidencie la trazabilidad y transparencia en el proceso contratado. Y devolver los expedientes debidamente organizados, trasladándolos al lugar que señale la ANT, en cajas de archivo, con su respectiva identificación, ubicándolos en el lugar y estantería que la ANT le indique, cumpliendo con las normas de seguridad en el embalaje y transporte que se requieran. El recibo y entrega se hará en la ciudad de Bogotá y será concertada en el cronograma propuesto por el proveedor y aprobado por la ANT.

 Aplicar los procesos archivísticos a que haya lugar, entre los que se destacan: técnicos de limpieza, retiro de material metálico, clasificación, incorporación de documentos, ordenación cronológica de documentos, foliación, rotulación, velando por el adecuado diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental y de la Hoja de Control, así como el correspondiente almacenamiento para cada Expediente y carpetas resultantes, de conformidad con la Normatividad exigida por el Archivo General de la Nación – AGN, los cuales deberán ser digitalizados documento por documento e indizados en el Sistema Orfeo parametrizado en la Agencia, de acuerdo con la ficha técnica.

 Dar cumplimiento a los requerimientos establecidos en los Acuerdos Nos. 047, 049 y 050 de 2000, 042 de 2002, 002 y 008 de 2014, y demás expedidos por el Archivo General de la Nación, que le sean aplicables al contrato que se suscriba.

 Garantizar la seguridad y debida custodia de toda la documentación, y en forma particular y rigurosa, la que será objeto de intervención en las instalaciones del proveedor y que trasladará para aplicar los procesos solicitados.

 Suministrar el personal mínimo requerido, de acuerdo con los Requerimientos Técnicos Mínimos contenidos en los documentos de estudio previo. (ver estudio previo).

 Proveer para la ejecución del contrato el personal necesario e idóneo que permita dar cumplimiento al objeto del contrato en el tiempo establecido para su realización. Teniendo en cuenta el cumplimiento de la normatividad archivística que aplica para cada una de las fases del contrato.

 Adelantar procesos de control de calidad en cada una de las fases de ejecución del contrato como son: revisión, clasificación e inventario velando por la conformación integra de expedientes de la ANT hasta completar los 1.500 Ml, foliación, descripción en Hoja de Control y FUID, proceso de digitalización documento por documento, su cargue e indización en el sistema Orfeo con el fin de mitigar al máximo la realización de reprocesos que afecten la debida ejecución del contrato.

 Guardar reserva de los asuntos que conozca debido a sus actividades y que por su naturaleza no deban divulgarse.

 Responder en los plazos que la ANT establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule a través del supervisor del contrato, así como entregar los informes que se le soliciten.

 En caso de pérdida o deterioro de carpetas o documentos que se transporten a las instalaciones del proveedor o que se encuentren en intervención, el proveedor deberá realizar la reconstrucción correspondiente asumiendo el costo que esto genere. Durante la entrega se dejará constancia de algún tipo de deterioro en las carpetas entregadas.

 Mantener los precios de la propuesta durante el término de ejecución del contrato.

 Disponer los equipos de hardware y software (equipos de cómputo, incluyendo cables de red, escáneres, lectores de código xx xxxxxx y demás equipos necesarios para cumplir el objeto del contrato.

 Permitir la práctica de seguimiento y control que sea solicitado por la Entidad en cabeza del supervisor que para ello designe la ordenadora del gasto de la Agencia.

2.2.OBLIGACIONES DE LA AGENCIA

1. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

2. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por cada Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas.

3. Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista de acuerdo con los recursos aportados por cada una de las la Agencias

3. FORMA DE PAGO

La Agencia Nacional de Tierras realizara pagos mensuales por los metros lineales de archivo organizados, digitalizados e indizados en el sistema de gestión documental ORFEO.

NOTA: En caso de requerir desplazamiento del contratista a un lugar diferente al de la ejecución del contrato, los gastos de viaje y transporte no serán reconocidos por la Agencia.

4. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La supervisión del contrato que llegare a suscribirse estará a cargo de la doctora Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx- Subdirectora Administrativa y Financiera de la ANT, por quienes hagan sus veces o designe por escrito el Ordenador del Gasto de la Agencia, quien deberá en el ejercicio de sus funciones, observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento el contrato. El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes:

1. Verificar el pago de los aportes en el sistema de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y/o aportes parafiscales si a ello hubiere lugar, conforme a los términos del contrato.

2. Vigilar la realización de las actividades del contrato conforme a lo establecido en el contrato.

3. Solicitar oportunamente cualquier modificación del contrato e indicar las circunstancias de tiempo, modo y lugar que la justifica.

4. Presentar el informe periódico de supervisión, en el que conste la verificación de la ejecución del contrato conforme los productos y/o informes del mismo.

5. Verificar que el seguro de responsabilidad civil médica del contratista se encuentre vigente durante la ejecución del contrato.

6. En caso de que se requiera, proyectar el acta de liquidación del contrato. El supervisor presentará un informe final y el recibo a satisfacción de los productos e informes, por cada uno de los pagos realizados a la entidad ejecutora.

5. GARANTÍAS

El contratista se compromete a constituir a favor de la Agencia Nacional de Tierras dentro de los dos

(2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, garantía única a favor de Entidades Estatales, de acuerdo con la modalidad de garantía que para el efecto seleccione EL CONTRATISTA, que ampare los riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones del contrato, las cuales se enumeran a continuación:

RIESGO	PORCENTAJE	SOBRE EL VALOR	VIGENCIA
Cumplimiento	20%	Del contrato	Plazo de ejecución del contrato y 6 meses más.
Calidad y Correcto Funcionamiento de los bienes Entregados o instalados	20%	Del contrato	igual al término de ejecución del contrato y un (1) año más, contado a partir del recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.
Calidad del servicio	20%	Del contrato	Plazo de ejecución del contrato y 6 meses más.
El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones	10%	Del contrato	Plazo de ejecución del contrato y 3 años más.
Responsabilidad Civil Extracontractual	200 SMLMV	200 SMLMV	Plazo de ejecución del contrato

Nota 1: Si resultare como contratista, un CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes y deberá estar firmada por los representantes de los mismos.

Nota 2: EL CONTRATISTA deberá restablecer el valor de las garantías cuando este se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la entidad contratante. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término de ejecución, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

6. REGIMEN LEGAL DEL CONTRATO

El contrato a celebrar se somete a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, sus decretos Reglamentarios, sus normas complementarias y a las disposiciones del Código Civil y Código de Comercio en lo pertinente, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás decretos reglamentarios y normas que le sean concordantes.

7. SOLUCIÓN DIRECTA DE CONFLICTOS

De conformidad con el artículo 68 de la Ley 80 de 1993, las partes buscarán solucionar en forma ágil y directa las discrepancias que surjan con ocasión de este convenio. Para tal efecto, se acudirá al empleo de los mecanismos de solución de controversias previstas en la ley 80 de 1993 y a la conciliación, amigable composición y transacción.

En todo caso, los conflictos que puedan surgir entre las partes, con ocasión de la ejecución del contrato serán resueltos mediante los mecanismos definidos en la ley y la jurisdicción será en consecuencia la de lo contencioso administrativo.

8. MULTAS

El procedimiento para la aplicación de las multas previstas en la presente cláusula, será el establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, lo dispuesto en el manual de contratación de la entidad y demás normas concordantes que regulen la materia. Serán causales para imponer multas: a) Por atraso en la presentación de los documentos para iniciar la ejecución del contrato; b) Por xxxx o incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato; c) Por incumplimiento de la obligación de pago de los aportes al sistema general de seguridad social integral y parafiscales.

En caso xx xxxx o incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas por el CONTRATISTA, la AGENCIA podrá cobrar multas diarias y sucesivas equivalentes uno por ciento (1%) del valor total del contrato, por cada día de retardo o incumplimiento, sin que el monto total de las multas exceda el diez por ciento (10%) del valor del contrato.

Estas multas serán acumulables y se contabilizarán separadamente para cada una de las obligaciones incumplidas y se causan por el simple retraso sin que la AGENCIA tenga que demostrarlo y los perjuicios que se ocasionen a la AGENCIA por este aspecto, se harán efectivos en forma separada, sin detrimento de la indemnización de perjuicios a que haya lugar y de la cláusula penal pecuniaria.

El Contratista autoriza expresamente a la AGENCIA con la simple suscripción del contrato, para descontar y tomar el valor de las multas de que trata esta cláusula, de cualquier suma que se adeude por concepto del contrato, sin perjuicio de hacerla efectiva a través de la garantía constituida o conforme a la Ley.

9. PENAL PECUNIARIA

EL CONTRATISTA se obliga para con la AGENCIA a pagar una suma equivalente al 10% del valor del presente contrato, a título de estimación anticipada de perjuicios que éste llegare a sufrir en caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones que por medio del presente documento adquiere, sin perjuicio de lo establecido en la cláusula anterior. El valor de la Cláusula Penal Pecuniaria que se haga efectiva, se considerará como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados.

El procedimiento para la aplicación de las multas previstas en la presente cláusula, será el establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, lo dispuesto en el manual de contratación de la entidad y demás normas concordantes que regulen la materia.

EL CONTRATISTA autoriza expresamente a la AGENCIA con la simple suscripción del contrato, para descontar y tomar el valor de la Cláusula Penal Pecuniaria de que trata esta cláusula, de cualquier suma que se adeude por concepto de este contrato, sin perjuicio de hacerla efectiva a través de la garantía constituida o conforme a la Ley.

10. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

La liquidación del contrato se efectuará de mutuo acuerdo dentro del término de cuatro (4) meses contados a partir del vencimiento del plazo de ejecución del contrato.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

11. EXCLUSIÓN DE TODA RELACIÓN LABORAL

En ningún caso el contrato a celebrarse por medio de este proceso genera relación laboral, ni prestaciones sociales, respecto del contratista o del personal que éste ocupe para el desarrollo del objeto contratado.

12. CESIONES Y SUBCONTRATOS

EL CONTRATISTA no podrá ceder ni subcontratar el contrato a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, sin previo consentimiento por escrito de la AGENCIA, pudiendo ésta reservarse las razones que tengan para negar la autorización de la cesión o el subcontrato. Si la persona a la cual se le va a ceder el contrato es extranjera, debe renunciar a la reclamación diplomática. El Contratista es el único responsable por la celebración de subcontratos.

13. IMPUESTOS

El CONTRATISTA pagará todos los impuestos, tasas y similares que se deriven de la ejecución del contrato, de conformidad con la ley colombiana.

Proyectó: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx – Abogada GITGC Revisó: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx X. – Abogado SAF

Aprobó: Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx – Coordinadora GITGC