CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 020 – 2023
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 020 – 2023
OBJETO: | PRESTAR EL SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACION PARA LOS MODULOS DE LA SOLUCION SYSMAN SOFTWARE DE :CONTABILIDAD, TESORERIA,CONTROL PRESUPUESTAL, ALMACEN E INVENTARIOS, NOMINA, NOMINA ELECTRONICA ,HOJAS DE VIDA, INDICADORES DE GESTION, COSTOS ABC, FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS PREMIUM, REIMPLEMENTACION FACTURACION EN SITIO, FACTURACION ELECTRONICA, SISTEMA GENERAL DE FACTURACION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE REGISTROS, UTILITARIO CONTROL DE MEDIDORES,UTILITARIO SUI COMPILATORIA, DESARROLLO A LA MEDIDA WEB SERVICE CON BANCO DE BOGOTA , DAVIVIENDA Y SUS CORRESPONSALES,WEB SERVICE XXXX PSE, ASI COMO EL SOPORTE Y LOS TRAMITES EN LINEA, QUE POSEE LA ENTIDAD CON TECNOLOGIA CLIENTE SERVIDOR PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS XX XXXX. EMSERCHIA E.S.P. | |||||
CONTRATANTE: | EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS XX XXXX – EMSERCHÍA E.S.P. | |||||
IDENTIFICACIÓN: | NIT. 000.000.000-1 | |||||
CONTRATISTA: | XXXXXXXXX XXXXXX S.A.S. | |||||
IDENTIFICACION: | NIT. 000.000.000-8 | |||||
REPRESENTANTE LEGAL: | XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX | |||||
IDENTIFICACIÓN: | C.C. No. 46.456.797 expedida en Duitama. | |||||
DIRECCIÓN: | XXXXXXX 00 Xx. 00x – 00 XXXXXXX 000 Y 507 CENTRO EMPRESARIAL DURDAN – DEL MUNICIPIO DE DUITAMA. | |||||
VALOR: | CIENTO SESENTA Y SEIS MILLONES SEICIENTOS VEINTITRES MIL OCHOCIENTOS PESOS ($166.623.800) INCLUIDO IMPUESTOS QUE LE SEAN APLICABLES. | |||||
PLAZO DE EJECUCIÓN: | SERÁ DE ONCE (11) MESES, CONTADOS A PARTIR DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y ACTA DE INICIO, SIN EXCEDER EL 31 DE DICIEMBRE DE 2023. | |||||
FORMA DE PAGO: | LA EMPRESA CANCELARÁ AL CONTRATISTA, EL VALOR DEL CONTRATO DE LA SIGUIENTE MANERA: La forma de pago se realizará por entregables, de acuerdo a la siguiente relación: | |||||
Actividad | Observaciones | Valor | ||||
1 | ACTUALIZACION DE LOS MODULOS | Actualización de los módulos: contabilidad, tesorería, control presupuestal, almacén e Inventarios y devolutivos, nómina, nomina electrónica, hojas de vida, indicadores de gestión, costos abc, facturación de servicios públicos, facturación electrónica, | $42.000.000 | |||
CELEBRADO ENTRE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS XX XXXX-EMSERCHIA E.S.P. Y XXXXXXXXX XXXXXX S.A.S.
Reimplementacion Facturación en sitio, sistema general de facturación, control de medidores, utilitario sui compilatoria, Administración y control de registros Indicadores de gestión, desarrollo a la medida web service con banco de Bogotá, Davivienda y sus corresponsales, WEB SERVICE Xxxx pse, así como el soporte y los tramites en línea, que posee la entidad con tecnología cliente servidor para la Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx. ´´EMSERCHIA E.S.P.´´ por un año y hasta el 31 de diciembre de 2023. | ||||||
1 | FACTURACION EN SITIO ANDROID | Reimplementacion Facturacion en Sitio Android. Estandar | $4.000.000 | |||
3 | SOPORTE COMPLEMENTARIO PRESENCIAL | 6 DIAS de soporte presencial (exceptuando errores por fallas en el sistema sysman). | $10.080.000 | |||
4 | TRÁMITES EN LÍNEA | Tramites en línea, Servicio de disponibilidad de los webservice con Bancos (Banco de Bogotá y Banco Davivienda),Xxxx PSE. Consulta e impresión de la factura de Servicios Públicos. Consulta e impresión del desprendible de Nomina. Consulta e impresión del certificado de Retefuente. Disponibilidad de Facturacion Electronica. Disponibilidad de Nomina Electronica. Mantenimiento y soporte de los servicios (hasta el 31 de diciembre de 2023) | $42.240.000 | |||
5 | GESTION DE INCIDENTES NIVEL 2 | Atención de incidentes relacionados a los módulos incluidos en esta | $13.200.000 |
propuesta comercial por la vigencia del contrato. | ||||||
6 | SOPORTE COMPLEMENTARIO | 150 horas. Atención a cualquier requerimiento que tenga la Entidad en el uso del sistema sysman, diferentes a fallas o interrupciones del aplicativo. | $28.500.000 | |||
SUBTOTAL TOTAL | $140.020.000 | |||||
I.V.A- 19% | $ 26.603.800 | |||||
TOTAL | $166.623.800 | |||||
SE EFECTUARÁN ONCE (11) PAGOS DISTRIBUIDOS ASI: DIEZ (10) PAGOS MENSUALES A PARTIR DEL MES DE FEBRERO HASTA EL MES DE DICIEMBRE CADA UNO POR VALOR DE ($15.000.000) Y UN PAGO POR VALOR DE ($16.623.800) A LA LIQUIDACION DEL CONTRATO, DE ACUERDO A LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS ANTERIORMENTE Y REUNIÓN DE SEGUIMIENTO PARA VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO. DE IGUAL MANERA SE DEBERÁ PRESENTAR CUENTA DE COBRO Y/O FACTURA ORIGINAL POR PARTE DEL CONTRATISTA; CERTIFICACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE LOS SERVICIOS, CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES; PAGO DE LOS APORTES PARAFISCALES. | ||||||
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL | CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 2023000063 DEL 25 DE ENERO DEL 2023, CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA 2023, CUENTAS 2120202008, 2450208 DENOMINADA SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y SERVICIOS DE PRODUCCION, GASTOS AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO GENERAL, SERVICIOS DE SOPORTE EN TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION TI, SISTEMAS GASTOS AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO ADMINISTRATIVO, ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO. | |||||
Entre la Ingeniera XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX, identificada con la cédula de ciudadanía número 20.455.653 expedida en Cota, en su calidad de Gerente de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS XX XXXX "EMSERCHÍA E.S.P.”, identificada con NIT. 899.999.714-1, como Empresa Industrial y Comercial del Estado, nombrada mediante Decreto No. 376 del 19 de noviembre del 2020, y quien en adelante se denominará EMSERCHÍA E.S.P., y por otra parte la señora XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX identificada con cedula de ciudadanía No. 46.456.797 expedida en Duitama, representante legal de la sociedad XXXXXXXXX XXXXXX S.A.S., identificado con Nit. 800.021.261-8, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, previa observancia y aplicación de lo previsto en el Acuerdo 005 del año 2022, Ley 142 de 1994 y los principios establecidos en la Ley 80 de 1993 y con base en las siguientes CONSIDERACIONES señalados en el estudio previo: 1. “La Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx EMSERCHIA E.S.P., en desarrollo de su objeto social, busca prestar sus servicios a la comunidad de manera oportuna, eficiente y con un alto grado de calidad, para ello debe aplicar a cada uno de sus procesos tanto administrativos como operacionales los principios de celeridad, economía y responsabilidad, y para ello requiere contar con las herramientas tecnológicas que coadyuven al cumplimiento de las metas. De igual manera la empresa se encuentra bajo la supervisión de
diferentes entes de vigilancia y control, a los cuales se les debe rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales entre otros con relación a su desempeño y funcionamiento de índole financiero, administrativo, comercial y operativo, por lo tanto, requiere contar con programas y aplicativos confiables en los que se maneje la información solicitada. De igual manera la Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx EMSERCHIA E.S.P. se encuentra bajo la supervisión de diferentes entes de vigilancia y control, a las cuales se les debe rendir informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales entre otros; motivo por el cual es necesario contar con aplicativos que entreguen información confiable de índole presupuestal, financiero, administrativo, comercial y operativo, que le permita presentar de manera diligente y oportuna la información requerida. En la actualidad la Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx, requiere para su normal funcionamiento y desarrollo de sus actividades, el servicio permanente de acompañamiento, soporte, capacitación y las respectivas actualizaciones de la solución SYSMAN SOFTWARE con cada uno de sus respectivos utilitarios, programa que se encuentra instalado en diferentes dependencias de la Empresa y que debe ser modificada de manera oportuna teniendo en cuenta las actualizaciones y/o modificaciones del marco normativo. el servicio debe atender de manera confiable y oportuna los requerimientos para el manejo de la información financiera, comercial, contable y presupuestal de la entidad y así mismo permitir la gestión óptima de los mismos. Es necesario darle continuidad al proceso y contratar un acompañamiento, soporte, capacitación, y la respectiva actualización de todo el sistema de información y/o Software existente con cada uno de sus respectivos utilitarios, ya que los órganos de control y vigilancia emiten actualizaciones y/o modificaciones en la forma y características de presentación de la información, lo que hace necesario adquirir las actualizaciones del sistema de información, que posee EMSERCHIA E.S.P. contando con el respectivo apoyo y acompañamiento para el correcto uso de las nuevas versiones. Actividad que puede realizar exclusivamente la empresa XXXXXXXXX XXXXXX SAS, por ser poseedora de los registros de derechos de autor que la acreditan como proveedora exclusiva y autorizada para realizar actualizaciones, modificaciones, ajustes en el diseño del sistema Sysman Software que posee EMSERCHIA E.S.P. La actualización continua del software, el apoyo y vigilancia permanente permitirá lograr un mejoramiento continuo en el rendimiento, funcionalidad y credibilidad del software y en la generación de informes a los entes de vigilancia y control de manera oportuna. La Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx busca que una vez celebrado el contrato para: PRESTAR EL SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACION PARA LOS MODULOS DE LA SOLUCION SYSMAN SOFTWARE DE
:CONTABILIDAD, TESORERIA,CONTROL PRESUPUESTAL, ALMACEN E INVENTARIOS, NOMINA, NOMINA ELECTRONICA ,HOJAS DE VIDA, INDICADORES DE GESTION, COSTOS ABC, FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS PREMIUM, REIMPLEMENTACION FACTURACION EN SITIO, FACTURACION ELECTRONICA, SISTEMA GENERAL DE FACTURACION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE REGISTROS, UTILITARIO CONTROL DE MEDIDORES, UTILITARIO SUI COMPILATORIA , DESARROLLO A LA MEDIDA WEB SERVICE CON BANCO DE BOGOTA , DAVIVIENDA Y SUS CORRESPONSALES ASI COMO EL SOPORTE Y LOS TRAMITES EN LINEA, QUE POSEE LA ENTIDAD CON TECNOLOGIA CLIENTE SERVIDOR PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS XX XXXX.´´EMSERCHIA E.S.P.´´ se brinde
solución a los problemas que puede ocasionar los cambio en la normatividad del sector, atención prioritaria de requerimientos de información de los entes de vigilancia y/o control y se pueda contrarrestar las eventualidades que pueda ocasionar el cambio de personal dentro de la Empresa EMSERCHIA E.S.P., permitiendo que se disponga calidad y oportunidad e integración de la información, con un sistema totalmente actualizado a las normas vigentes, contando con el apoyo permanente de la empresa desarrolladora del mismo.” 2. Que la Gerente, emite Requerimiento de contratación a la Dirección Jurídica y de Contratación para adelantar el mencionado proceso de contratación. 3. Que La Dirección Administrativa y Financiera mediante La Profesional Universitaria de Presupuesto, expidió el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2023000063 del 25 de enero del 2023. 4. Que el contratista allega propuesta técnica, económica y la documentación requerida para adelantar el proceso de contratación. 5. Que con base en las anteriores consideraciones, las partes acuerdan celebrar un contrato de Prestación De Servicios Profesionales, que se regirá por las siguientes clausulas: CLÁUSULA PRIMERA OBJETO. PRESTAR EL SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACION
PARA LOS MODULOS DE LA SOLUCION SYSMAN SOFTWARE DE :CONTABILIDAD, TESORERIA,CONTROL PRESUPUESTAL, ALMACEN E INVENTARIOS, NOMINA, NOMINA ELECTRONICA ,HOJAS DE VIDA, INDICADORES DE GESTION, COSTOS ABC, FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS PREMIUM, REIMPLEMENTACION FACTURACION EN SITIO, FACTURACION ELECTRONICA, SISTEMA GENERAL DE FACTURACION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE REGISTROS, UTILITARIO CONTROL DE MEDIDORES,UTILITARIO SUI COMPILATORIA, DESARROLLO A LA MEDIDA WEB SERVICE CON BANCO DE BOGOTA , DAVIVIENDA Y SUS CORRESPONSALES,WEB SERVICE XXXX PSE, ASI COMO EL SOPORTE Y LOS TRAMITES EN LINEA, QUE POSEE LA ENTIDAD CON TECNOLOGIA CLIENTE SERVIDOR PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS XX XXXX, EMSERCHIA E.S.P. CLÁUSULA SEGUNDA – OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. El contratista en
desarrollo del objeto contractual se compromete a realizar la totalidad de las siguientes obligaciones: A. OBLIGACIONES ESPECIFICAS: 1. BRINDAR SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN, comprende: Ofrecer soporte
durante el plazo de ejecución del proyecto, para los servicios y/o productos incluidos en propuesta comercial presentada y que da origen al contrato suscrito entre las partes. Instalar las actualizaciones de los productos incluidos en propuesta comercial durante el término de la vigencia del contrato. Este servicio consiste en actualizar las versiones del software instalado en ESP CHIA, con el fin de asegurar que el sistema permita un adecuado manejo de los cambios en la normatividad vigente, única y exclusivamente, en el ámbito nacional (entendiéndose que estos cambios se refieren a los que obligatoriamente deben implementar las instituciones, las cuales se convierten en ley a través de decretos oficialmente liberados por los entes regulatorios definidos por el gobierno central), así como las mejoras realizadas al producto. 2. BRINDAR SOPORTE DURANTE EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. CONDICIONES DEL SERVICIO Y CARACTERISTICA
ESPECIALES. Tener prioridad en la programación de visitas solicitadas, Ofrecer una respuesta oportuna y según la prioridad a los requerimientos registrados, Programar y ejecutar de acceso remoto el mismo día de la solicitud, Hacer las actualizaciones xx Xxx inmediata que será enviada a EMSERCHIA E.S.P. una vez emitida y previo a la entrada en vigencia, incluyendo informes y estadísticas, Envió del kit de actualización según lo contratado, ajustado a Xxxxx x Xxx Nacional General: Abarca exclusivamente las leyes reglamentarias del orden “nacional” subordinadas a la jerarquía de la constitución y/x xxx, que es aplicable durante el plazo de ejecución del proyecto, Envió de manuales de instalación: El manual de instalación describe los pasos con los cuales el Administrador del sistema de ESP CHIA, replicará las actualizaciones en las estaciones de trabajo de La Entidad, Envió de documentación adicional, Ofrecer Mantenimiento y soporte de los servicios por los meses que se establezca en el contrato, Las actividades del CONTRATISTA están sujetas a verificación del adecuado funcionamiento de las actualizaciones suministradas por el CONTRATISTA, Garantizar los Tiempos de atención a requerimientos de acuerdo a la prioridad expuesta en la propuesta, Brindar acompañamiento por parte de SYSMAN hasta verificación de funcionamiento de las actualizaciones, Dar Prioridad en los requerimientos xx xxx, igualmente en las solicitudes del módulo SUI y a las que soliciten los supervisores del contrato, Tener disponibilidad de profesional en los cierres de facturación, desde el inicio hasta el final del cierre del proceso, cierres de mes contemplando hora adicional de ser necesario en el horario de la casa matriz de Sysman. Garantizar que cuando se adquieran los módulos y/o que se encuentren en proceso de prueba se atiendan todos los requerimientos por calidad de funcionamiento. Garantizar que el aplicativo web service (Banco de Bogota y Davivienda, Lyra pse) y los demás módulos adquiridos siempre estén disponibles, sus servicios estables y cumplir con todos los protocolos de seguridad informática. Ofrecer capacitación a los usuarios en caso de requerirse. Las horas de soporte complementario no podrán ser descontadas , si una vez establecido el plazo en que se deba tramitar los requerimientos realizados por el contratante, el contratista no ha dado la debida solución, así mismo, si el contratista al momento de recibir el requerimiento por parte de la E.S.P. CHIA atiende de manera parcial el requerimiento no podrá descontar esas horas de soporte hasta no haber dado solución al inconveniente y no podrá contarlas como horas adicionales a lo previsto al momento de comenzar el soporte. 3. GESTION DE INCIDENTES. Por medio de este servicio Sysman se compromete atender los incidentes relacionados con el uso de los productos adquiridos por ESP CHIA. La atención se hará en forma
PRIORIDAD ALTA
PRIORIDAD MEDIA
PRIORIDAD
BAJA
Fallas que impiden el uso del sistema a menos del 40% de los usuarios
Atención: 4 Horas hábiles
Solución: Desde 24 Horas hábiles
Fallas que impiden el uso del sistema por mas del 40% - 80% de los usuarios
Atención: 60 Min hábiles
Solución: Desde 12 Horas hábiles
Fallas que impiden el uso del sistema por mas del 80% de los usuarios
•Atención: 30 Min hábiles
•Solución:Desde 4 Horas hábiles
HORARIO DE ATENCION: XXXXXXXXX XXXXXX prestará sus servicios de atención de incidencias de lunes a viernes de 08:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm. Se excluyen los días de fiesta oficialmente reconocidos. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS. Este servicio comprende la atención a cualquier requerimiento que tenga la ESP CHIA en el uso del sistema Sysman, diferente a fallas o interrupciones del aplicativo tales como: Capacitaciones y recapacitaciones, Tele Asistencia o Asistencia Presencial, Acompañamiento en procesos especiales tales como cierres o aperturas de un nuevo año, Acompañamiento especializado en el uso del sistema Sysman, Re-parametrización de algún o algunos módulos por cambios normativos que no requieran cambios de código fuente, Asesoría en general en el uso del sistema, Desarrollo de nuevas funcionalidades (siempre que sea técnicamente viables), Servicios con especialista de base de datos, Servicios con especialista de Infraestructura, Para este servicio se debe registrar por parte del cliente una solicitud formal en la herramienta de gestión definida para tal fin; el cierre y aceptación por parte del usuario, tendrá un tiempo de hasta 48 horas hábiles para rechazar o aceptar satisfactoriamente la solicitud, después de este tiempo se dará por ejecutado y aceptado el servicio, Estas actividades y/o requerimientos serán atendidos mediante solicitud expresa por parte del usuario líder(es) formalmente definido(os) por ESP CHIA y facturables en el mes que se consuman o ejecuten según el valor hora de la tabla de precios de la presente oferta, En caso de requerirse para efectos de apropiación presupuestal se definirá en conjunto con ESP CHIA una cantidad de horas disponibles que se irán consumiendo mensualmente para la prestación de este servicio. En caso en que ESP CHIA, por apropiación
presupuestal, deba estimar una cantidad de horas a consumir, La Entidad no estará obligada a consumirlas en su totalidad, por tal razón, al finalizar el plazo de ejecución no será impedimento para la liquidación del contrato. Estas horas de soporte complementario se ejecutarán de manera remota o a través de herramientas virtuales.
ítem | Actividad | Objetivo | Características |
1 | SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MODULOS | PRESTAR EL SERVICIO DE SOPORTE Y ACTUALIZACION PARA LOS MODULOS DE LA SOLUCION SYSMAN SOFTWARE DE :CONTABILIDAD, TESORERIA,CONTROL PRESUPUESTAL, ALMACEN E INVENTARIOS, NOMINA, NOMINA ELECTRONICA ,HOJAS DE VIDA, INDICADORES DE GESTION, COSTOS ABC, FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS PREMIUM, FACTURACION EN SITIO, FACTURACION ELECTRONICA, SISTEMA GENERAL DE FACTURACION, ADMINISTRACION Y CONTROL DE REGISTROS, UTILITARIO CONTROL DE MEDIDORES,SUI, DESARROLLO A LA MEDIDA WEB SERVICE CON BANCO DE BOGOTA , DAVIVIENDA Y SUS CORRESPONSALES,XXXX PSE, ASI COMO EL SOPORTE Y LOS TRAMITES EN LINEA, QUE POSEE LA ENTIDAD CON TECNOLOGIA CLIENTE SERVIDOR PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS XX XXXX.´´EMSERCHIA E.S.P.´´ | CARACTERÍSTICAS ADICIONALES Asistencias presenciales y/o capacitaciones por los profesionales de Xxxxxx, con oportunidad de reprogramar visitas, en casos críticos. Acceso a la mesa de ayuda por soporte telefónico o web con revisión y primera respuesta, según lo definido. Garantía del Software: Se prestará garantía a las fallas o errores del sistema, en cuyo caso no habrá costos adicionales, así como tampoco contabilización de horas consumidas. |
2 | HORAS DE SOPORTE COMPLEMENTARIO CONTRATADAS | 150 horas de servicio para desarrollo de requerimientos específicos y visitas presenciales) | Las horas de soporte se ejecutarán de manera remota o presencial. |
3 | TRÁMITES EN LÍNEA | Consulta e impresión de factura de servicios públicos. Consulta e impresión del desprendible de nómina. Consulta e impresión del certificado de rete fuente. (Página web de la entidad) | Abarca: Permite realizar trámites en línea facilitando a los contribuyentes o usuarios de las entidades consultas, impresión, descarga de certificados, desprendibles, inscripciones x xxxxxxxx web de las entidades, entre otros. |
Mantenimiento y soporte de los servicios (hasta el 30 de diciembre de 2023). (Página web de la entidad) Web service con banco de Bogotá, banco Davivienda y sus corresponsales. Disponibilidad de facturación electrónica. Disponibilidad de nómina electrónica. Web service Lyra PSE | Este módulo permite la implementación (nuevos) y/o renovación de los trámites en línea ya adquiridos por CHIA ESP: Se deben tener en cuenta los prerrequisitos para la implementación definidos en cada tipo de tramite Guías virtuales para el ciudadano, disponibles en el sitio web xx XXXX ESP. Asegura confidencialidad y privacidad de los datos. Asegura disponibilidad del servicio (estar al aire) durante por lo menos un 95% del tiempo de operación especificado en la propuesta comercial, sin tener en cuenta los mantenimientos del servidor y/o ajustes del servicio, programados por XXXXXXXXX XXXXXX S.A.S. Tales actividades serán notificadas con antelación a CHIA ESP. Consulta e impresión de la factura de Servicios Públicos, Consulta e impresión del desprendible de Nómina Consulta e impresión del certificado de Xxxx Xxxxxx | ||
4 | GESTION DE INCIDENCIAS NIVEL 2 | Atención a incidentes relacionados a los módulos contratados | Apoyo y acompañamiento al sistema por fallas y errores del aplicativo sysman que impida la prestación de los servicios. |
5 | ASISTENCIAS PRESENCIALES ESPECIFICAS | Sujetas a programación por parte del supervisor, determinado el asunto específico. Total 6 DIAS | La actividad consiste en el apoyo y acompañamiento en el manejo y operación del sistema. lo que indica que cada visita de soporte presencial consiste en 7 horas de servicio en la sede del Cliente. |
B. OBLIGACIONES GENERALES: 1. Cumplir con las instrucciones impartidas por el funcionario encargado del control y vigilancia del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la presente contratación. 2. El contratista deberá presentar los comprobantes de pago de las obligaciones parafiscales, de conformidad con el Artículo 9 de la Ley 828 de 2003, y el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. 3. Defender en todas sus actuaciones los intereses de la Empresa De Servicios Públicos xx Xxxx EMSERCHIA E.S.P. con lealtad y buena fe en todas las etapas contractuales. 4. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos. 5. Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de la Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx “EMSERCHÍA E.S.P.”, del Municipio xx Xxxx o de alguna sus dependencias. 6. Cumplir con los plazos establecidos en este contrato y en particular con las demás inherentes. 7. Realizar apoyo a todas las actividades y acciones que adelante EMSERCHÍA E.S.P. 8. Cumplir con las instrucciones impartidas por el Supervisor del contrato designado por la Empresa. 9. Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual. CLAUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DE EMSERCHIA E.S.P. En cumplimiento del presente Contrato de Prestación de Servicios Profesionales EMSERCHÍA E.S.P., se compromete a: 1). Designar un funcionario de la Empresa para que ejerza las funciones de supervisión del mencionado contrato; para que vele por los trabajos que se realicen en
desarrollo de este contrato sean de la mejor calidad y cumplimiento con las especificaciones técnicas propias de la actividad contratada; 2). Elaborar el acta de inicio cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución; 3). Brindar la información de que disponga y que sea necesaria para el cumplimiento del objeto; 4). Pagar el valor del contrato en los términos pactados, 5) Obrar de buena fe en el desarrollo del contrato de Prestación de Servicios Profesionales, 6). Asumir los riesgos que le correspondan, de conformidad con lo establecido en el cuadro de asignación de riesgos y contenido en los estudios previos y que forman parte integral del presente contrato, 7). Verificar si el contratista se encuentra afiliado y al día con el último pago al sistema de seguridad social integral y parafiscales cuando a ello haya lugar, 8). Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la esencia o naturaleza del presente contrato. CLÁUSULA CUARTA: VALOR DEL CONTRATO. Para los efectos fiscales y legales el valor del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales corresponde a la suma de CIENTO SESENTA Y SEIS MILLONES SEICIENTOS VEINTITRES MIL OCHOCIENTOS PESOS ($166.623.800) INCLUIDO IMPUESTOS QUE LE SEAN APLICABLES. CLÁUSULA QUINTA. FORMA DE PAGO. LA EMPRESA CANCELARÁ AL CONTRATISTA, EL VALOR DEL
CONTRATO DE LA SIGUIENTE MANERA: La forma de pago se realizará por entregables, de acuerdo a la siguiente relación:
Actividad | Observaciones | Valor | |
1 | ACTUALIZACION DE LOS MODULOS | Actualización de los módulos: contabilidad, tesorería, control presupuestal, almacén e Inventarios y devolutivos, nómina, nomina electrónica, hojas de vida, indicadores de gestión, costos abc, facturación de servicios públicos, facturación electrónica, Reimplementacion Facturación en sitio, sistema general de facturación, control de medidores, utilitario sui compilatoria, Administración y control de registros Indicadores de gestión, desarrollo a la medida web service con banco de Bogotá, Davivienda y sus corresponsales, WEB SERVICE Xxxx pse, así como el soporte y los tramites en línea, que posee la entidad con tecnología cliente servidor para la Empresa de Servicios Públicos xx Xxxx. ´´EMSERCHIA E.S.P.´´ por un año y hasta el 31 de diciembre de 2023. | $42.000.000 |
1 | FACTURACION EN SITIO ANDROID | Reimplementacion Facturacion en Sitio Android. Estandar | $4.000.000 |
3 | SOPORTE COMPLEMENTARIO PRESENCIAL | 6 DIAS de soporte presencial (exceptuando errores por fallas en el sistema sysman). | $10.080.000 |
4 | TRÁMITES EN LÍNEA | Tramites en línea, Servicio de disponibilidad de los webservice con Bancos (Banco de Bogotá y Banco Davivienda),Xxxx PSE. Consulta e impresión de la factura de Servicios Públicos. Consulta e impresión del desprendible de Nomina. Consulta e impresión del certificado de Retefuente. Disponibilidad de Facturacion Electronica. Disponibilidad de Nomina Electronica. Mantenimiento y soporte de los servicios (hasta el 31 de diciembre de 2023) | $42.240.000 |
5 | GESTION DE INCIDENTES NIVEL 2 | Atención de incidentes relacionados a los módulos incluidos en esta propuesta comercial por la vigencia del contrato. | $13.200.000 |
6 | SOPORTE COMPLEMENTARIO | 150 horas. Atención a cualquier requerimiento que tenga la Entidad en el uso del sistema sysman, diferentes a fallas o interrupciones del aplicativo. | $28.500.000 |
SUBTOTAL TOTAL | $140.020.000 | ||
I.V.A- 19% | $ 26.603.800 |
TOTAL | $166.623.800 |
Se efectuarán ONCE (11) pagos distribuidos así: DIEZ (10) pagos mensuales a partir del mes de febrero hasta el mes de diciembre cada uno por valor de ($15.000.000) y un pago por valor de ($16.623.800) a la liquidación del contrato, de acuerdo a la ejecución de las actividades relacionadas anteriormente y reunión de seguimiento para verificación de cumplimiento. de igual manera se deberá presentar cuenta de cobro y/o factura original por parte del contratista; certificación del supervisor del contrato de recibido a satisfacción de los servicios, cumplimiento de los requisitos legales; pago de los aportes parafiscales. CLÁUSULA SEXTA: PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo para la ejecución del presente contrato, será de ONCE (11) MESES contados a partir del perfeccionamiento del contrato y acta de inicio, sin exceder el 31 de diciembre de 2023. CLÁUSULA SÉPTIMA: INHABIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Para los efectos del artículo 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, EL CONTRATISTA teniendo conocimiento de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar de que tratan las disposiciones legales citadas y de las responsabilidades legales de que tratan los artículos 26, numeral 7º, 44 y 52 de la misma norma, declarar por el presente documento, bajo la gravedad de juramento no encontrarse incursos en ninguna de tales inhabilidades e incompatibilidades, el que se entiende surtido con la suscripción del presente contrato. CLÁUSULA OCTAVA: SUPERVISIÓN: LA EMPRESA, designa al Profesional Universitario Sistemas De Información Adscrito A La Oficina Asesora De Planeación, Director Administrativo Y Financiero Y El Director Comercial. PARÁGRAFO I.- En desarrollo de su función el supervisor cumplirá en especial lo siguiente: 1. Propender por el logro de los objetivos contractuales pactados, participando de manera activa en el equipo que se conforme con el contratista y EMSERCHIA E.S.P., a fin de resolver conjuntamente dificultades de orden administrativo, técnico, presupuestal, ambiental, legal y social. 2. Responder por los resultados de su gestión y por las decisiones técnicas, administrativas y presupuestales, tomadas durante el plazo de ejecución del contrato. 3. Verificar el cumplimiento de las condiciones administrativas, técnicas, presupuestales, ambientales, legales y sociales. 4. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente por parte del Contratista en la ejecución del contrato y su liquidación. 5. Asegurar que le contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, especificaciones técnicas y demás condiciones pactadas. 6. Conservar el ámbito de su competencia, procurando abstenerse de atribuirse facultades modificatorias del alcance del contrato o propias del contratista y de la entidad. 7. Mantener permanente comunicación con el Contratista y con EMSERCHIA E.S.P. 8. Evitar que se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. 9. Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente. 10. Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del Contratista acorde con la realidad de la ejecución contractual. 11. Allegar oportunamente los registro y documentos a EMSERCHIA E.S.P., con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente antes de cualquier actuación, verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos previstos en la Ley para la ejecución del contrato, al igual que revisar el contenido del contrato. 12. Verificar periódicamente, al inicio, durante y al finalizar el desarrollo de las actividades objeto del contrato en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los proveedores y contratistas. 13. Las contenidas en el Acuerdo No. 005 de 2022. PARÁGRAFO II.- EL CONTRATISTA se compromete a permitir que el supervisor ejerza las atribuciones que se desprenden de esta cláusula. CLÁUSULA NOVENA: GARANTÍAS: El contratista deberá constituir a favor de LA EMPRESA dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del Contrato una póliza ante una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a fin de que se respalde el cumplimiento de las obligaciones que surjan de la celebración, ejecución, terminación y liquidación del presente Contrato con las coberturas en las cuantías y términos que se determinan a continuación: a). Cumplimiento de las obligaciones del contrato. En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y por un término igual al del contrato y seis (6) meses más. b). Calidad de bienes o servicios. En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y por un término igual al del contrato y un (1) año más. c). Pago de Salarios y Prestaciones Sociales. En cuantía
equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y por un término igual al del contrato y tres (3) años más. PARAGRAFO: El contratista se obliga a ajustar las pólizas cuando se realicen adiciones, prorrogas o suspensiones. CLÁUSULA DÉCIMA: AUSENCIA DE RELACIÓN LABORAL El presente contrato será ejecutado por EL CONTRATISTA con absoluta autonomía e independencia y, en desarrollo del mismo, no se generará vínculo laboral alguno entre EMSERCHÍA E.S.P. y EL CONTRATISTA y/o sus dependientes si los hubiere. PARÁGRAFO I.- El contratista manifiesta que se encuentra afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: SANCIONES: I. MULTAS: En caso de que el contratista se constituya en xxxx o incumpla injustificada y parcialmente las obligaciones que asume en virtud del presente contrato, la Empresa de Servicios Públicos EMSERCHIA E.S.P., podrá imponerle, mediante resolución, multas sucesivas y diarias por el uno por ciento (1%) del valor total del contrato por cada día de incumplimiento sin exceder el 10% del valor del mismo y sin perjuicio de hacer efectiva la sanción pecuniaria prevista en el numeral 2 de esta cláusula. 2. PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento injustificado definitivo o parcial por parte del contratista del objeto del presente contrato o de cualquiera de las obligaciones contraídas, el contratista conviene en pagar a EMSERCHIA E.S.P., a título xx xxxx, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo, suma que EMSERCHIA E.S.P. hará efectiva mediante el cobro de la garantía única de cumplimiento o, a su elección, del descuento de los saldos que adeude al contratista, si los hubiere, para lo cual se entiende expresamente autorizado con la suscripción del contrato. Si esto no fuere posible, se cobrará por vía judicial. La aplicación de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios causados y no cubiertos en su totalidad por el monto establecido como tasación anticipada de los mismos. Igualmente, la aplicación de la cláusula penal no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal PARÁGRAFO: APLICACIÓN DEL VALOR DE MULTAS Y DE LA PENA: EMSERCHIA E.S.P., podrá descontar de forma
directa de las sumas a favor del contratista el valor de las multas o de la cláusula penal, exigirlas al garante o cobrarlas por vía judicial. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: EL CONTRATISTA, no podrá ceder el presente contrato ni subcontratar la ejecución del mismo, a ninguna persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, sin la autorización expresa y escrita de LA EMPRESA pudiendo ésta reservarse las razones para negar la autorización de la cesión o subcontrato. El contratista es el único responsable por la celebración de subcontratos. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: SUSPENSIÓN: Las partes de común acuerdo podrán suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante acta debidamente justificada y soportada, la cual será suscrita por el supervisor y/o interventor y el contratista, previa aprobación por parte del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces. PARÁGRAFO I: El término de suspensión no será computable para efecto del plazo de ejecución del contrato, ni dará derecho a exigir indemnización, sobrecostos o reajustes, ni a reclamar gastos diferentes a los pactados en el contrato. PARÁGRAFO II: En caso de operar la suspensión del contrato, EL CONTRATISTA se compromete a presentar certificado de modificación de la garantía única, ampliando su vigencia por el término que dure la suspensión. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las partes podrán solucionar en forma ágil y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la conciliación, transacción o los mecanismos que las partes acuerden según los procedimientos establecidos en la ley. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: INDEMNIDAD: El contratista mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a LA EMPRESA de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza incluyendo los costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: IMPUESTOS: El contratista pagará todos los impuestos, tasas, contribuciones y similares que se deriven de la celebración, ejecución y liquidación del contrato de conformidad con la ley colombiana, a que hubiere lugar. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: GASTOS: Los gastos que se deriven del cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización del presente contrato serán asumidos por EL CONTRATISTA. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: MÉRITO EJECUTIVO: El presente documento, una vez sea suscrito por las partes, contiene obligaciones claras, expresas y exigibles a cargo de las partes y por consiguiente presta mérito ejecutivo. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA renuncia a los requerimientos legales o privados para ser constituidas en xxxx. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA: PROTECCION DE DATOS PERSONALES: De acuerdo con lo expresado en la ley
Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos de Carácter Personal y las normas que la modifiquen, complementen o sustituyan, no será considerado comunicación ni cesión de datos el acceso de EMSERCHIA
E.S.P. a los datos de carácter personal del Contratista, ya que dicho acceso, y el correspondiente tratamiento, es necesario para llevar a cabo el cumplimiento del objeto contratado. Es por ello que, para todos los efectos de normativa de protección de datos, EMSERCHIA E.S.P. será considerada como “encargada del tratamiento” de los datos del Contratista y, de acuerdo con ello, se establece expresamente que XXXXXXXXX E.S.P. no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las partes, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. XXXXXXXX XXXXXXXX: CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD: EL CONTRATISTA se compromete de manera expresa, tanto durante la vigencia del contrato, como después de su terminación, a no difundir, transmitir, y/o revelar a terceras personas cualquier información de LA EMPRESA, a la que tenga acceso como consecuencia de la ejecución del presente contrato, ni a utilizar tal información en interés propio o de terceros. En consecuencia, será mantenida en estricta confidencialidad. PARÁGRAFO 1: Se entiende como información confidencial, toda aquella información que con ocasión de la ejecución del contrato se ha puesto a disposición del CONTRATISTA, ya sea técnica, financiera, comercial, estratégica, y/o cualquier información relacionada con las operaciones de negocios presentes y futuros de LA EMPRESA, bien sea información escrita, verbal, visual, magnética, incluyendo bases de datos empresariales que se entreguen al CONTRATISTA. Adicionalmente, cualquier información suministrada, previo a la celebración del contrato, mediante el proceso de selección y/o proceso de contratación. PARÁGRAFO 2: En el supuesto de incumplimiento del compromiso asumido y con independencia de la terminación del contrato, LA EMPRESA se reserva el derecho de reclamar el resarcimiento de los daños y perjuicios que le pudieran causar como consecuencia de la vulneración del deber de confidencialidad pactado en la presente cláusula. CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO – SG- SST. – El contratista se obliga a conocer y cumplir las normas de Sistema De Gestión De La Seguridad Y La Salud En El Trabajo – SG-SST y los riegos a los que están expuestos con ocasión del desarrollo de sus obligaciones contractuales. PARAGRAFO: El CONTRATISTA persona natural o jurídica, garantiza el cumplimiento de las normas reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, internas de LA EMPRESA. XXXXXXXX XXXXXXXX SEGUNDA: DOMICILIO CONTRACTUAL Y NOTIFICACIONES: Para todos los efectos legales, las partes declaran como domicilio contractual, el Municipio xx Xxxx, Cundinamarca. No obstante, disponen las siguientes direcciones de notificación: La señora XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX identificada con cedula de ciudadanía No. 46.456.797 expedida en Duitama, representante legal de la sociedad XXXXXXXXX XXXXXX S.A.S., identificado con Nit. 800.021.261-8, en la dirección XXXXXXX 00 Xx. 00x – 00 XXXXXXX 000 Y 507 CENTRO EMPRESARIAL DURDAN – DEL MUNICIPIO DE DUITAMA y EMSERCHIA E.S.P., ubicada en la Xxxxx 00 Xx 00 -00 xxx xxxxxxxxx xx Xxxx.