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PROYECTO: FORTALECIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE JUSTICIA – ALTAS CORTES Y JURISDICCION CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA CUNDINAMARCA Y BOGOTA, CONTRATO XX XXXXXXXX No. 2277/OC-CO. CONTRATO 191 DE 2012
MANUAL DE APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LOS
JUZGADOS ADMINISTRATIVOS.
PROYECTO: FORTALECIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE JUSTICIA – ALTAS CORTES Y JURISDICCION CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA CUNDINAMARCA Y BOGOTA, CONTRATO XX XXXXXXXX No. 2277/OC-CO. CONTRATO 191 DE 2012
INTRODUCCIÓN
Los Juzgados en general son dependencias congestionadas en lo que se refiere al manejo de la información, el volumen de documentos que son resultados de sus procesos crece diariamente. Lo que indica que toda la información producida o recibida por estos, debe estar distribuida y organizada por su fase correspondiente del ciclo vital del documento; los Archivos de Gestión.
Atendiendo a esta necesidad y teniendo en cuenta el volumen de información produce diariamente en los asuntos que tramita y/o los procesos de su competencia, es sumamente indispensable que se organice mediante el establecimiento de directrices o políticas en gestión documental. Por tanto, la presenta estas guía de aplicación de Tablas de Retención Documental, que servirá a los encargados de la actividad archivística y judicial, para controlar, administrar y manejar sus archivos y espacios físicos dentro de sus dependencias.
Este manual se trata de una herramienta de apoyo para que las oficinas administren, controlen, manejen y organicen sus Archivos de Gestión a nivel técnico y en el momento indicado, pasar estos documentos ya organizados al Archivo Central.
1. OBJETIVO.
Orientar a todos los funcionarios de los Juzgados Administrativos en la metodología para la implementación y aplicación de las Tablas de Retención documental.
2. ALCANCE.
Este manual aplica para todos los documentos (físicos y electrónicos) recibidos y producidos en cada una de las dependencias De los Juzgados Administrativos.
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3. NORMATIVIDAD.
Ley General de Archivos 594 de 2000 y los acuerdos reglamentarios inherentes a la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental.
Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21).”
Ley 1273 de 2009. “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.”
Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 2482 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.”
Decreto 2578 diciembre 13 de 2012 Ministerio de Cultura. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.
Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.
4. APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).
Una vez emitido el concepto de aprobación de las Tablas de Retención Documental (TRD) por el Comité Evaluador de Documentos de la Rama Judicial, los Juzgados Administrativos emitirá un Acto administrativo, en donde se establece la fecha a partir de la cual, es de obligatorio
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cumplimiento la aplicación en cada una de las dependencias de esta Corporación.
Es fundamental capacitar previamente a los funcionarios para este proceso de aplicación e implementar de la misma manera todos los procedimientos, instructivos y formatos que se presentan en este manual. De igual forma, es importante realizar un Plan de capacitación archivística permanente, con el fin de que los servidores públicos de la corporación estén en constante actualización sobre los procesos y procedimientos establecidos en la normatividad legal vigente y el Archivo General de la Nación.
El Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación establece la obligatoriedad de los servidores públicos por la correcta implementación de los criterios para la organización de los Archivos de Gestión de conformidad con la Tabla de Retención Documental y la realización de las transferencias documentales, mediante la aplicación de los procesos y procedimientos archivísticos que debe adoptar los Juzgados Administrativos.
Por ende, la Tabla de Retención Documental (TRD) define aspectos importantes a tener en cuenta para la conformación y organización de los Archivos de Gestión y Central de la Corporación:
Identifica la lista de series y subseries, junto con los tipos documentales que se producen, reciben y conservan en cada una de las dependencias como soporte de las funciones legalmente asignadas.
La TRD informa el tiempo que deben permanecer los documentos retenidos en los Archivos de Gestión y Central.
Determina las series y subseries documentales que deben pasar al Archivo Central de la corporación y el tiempo que estas deben permanecer en esta fase de archivo.
La TRD registra el procedimiento final para las series y subseries documentales bien sea conservación total, eliminación, selección, o aplicación de un medio técnico como la digitalización.
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En consecuencia de lo anterior, la Tabla de Retención Documental le permite a los servidores públicos De los Juzgados Administrativos, encargados tanto de la producción de documentos, así como de la administración de los Archivos de Gestión, realizar de forma acertada entre otras las siguientes actividades:
Producir los tipos documentales que se encuentran normalizados en la TRD y que son requeridos para el cumplimiento de la gestión propia de las dependencias.
Recibir y gestionar los documentos que son competencia de cada dependencia de acuerdo con sus funciones.
Organizar el Archivo de Gestión de cada dependencia de acuerdo con las series y subseries documentales asignadas en la TRD y este Manual de aplicación.
En desarrollo de los puntos mencionados anteriormente, se presenta a continuación los procedimientos, instructivos y formatos de la corporación con el fin de guiar a los funcionarios en la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
5. PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Los procedimientos se diseñan con el fin de unificar las actividades funcionales de la corporación, según las necesidades se crearon los siguientes directrices:
PROCEDIMIENTO DE DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS.
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN PRIMARIA DE DOCUMENTOS.
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS.
PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
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5.1. PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS.
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5.2. ELIMINACIÓN PRIMARIA DE DOCUMENTOS.
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5.3. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.
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5.4. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS
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5.5. PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN
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5.6. PROCEDIMIENTO DE LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
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6. INSTRUCTIVOS DE APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Los instructivos se desarrollaron con el objetivo de entrar en detalle sobre aspectos muy puntuales y operativos, guiando de esta manera a los funcionarios sobre de las labores técnicas de aplicación de las Tablas de Retención Documental de la corporación, estos son los siguientes:
INSTRUCTIVO DE INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL.
INSTRUCTIVO DE ROTULACIÓN.
INSTRUCTIVO XX XXXXXXXX DOCUMENTAL.
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6.1. INSTRUCTIVO DE INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL.
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6.2. INSTRUCTIVO DE ROTULACIÓN.
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6.3. INSTRUCTIVO XX XXXXXXXX DOCUMENTAL.
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7. FORMATOS PARA LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Los formatos de archivo se fijan con el propósito de definir un estándar en toda la corporación y son producto fundamental de los procesos y procedimientos de aplicación de las TRD. Se diseñaron los siguientes:
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
FORMATO SOLICITUD DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL.
FORMATO DE ACTA DE APROBACIÓN DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL.
FORMATO DE ACTA DE DESTRUCCIÓN Y/O ELIMIANACIÓN DOCUMENTAL.
FORMATO DE ACTA DE DEPURACIÓN.
FORMATO HOJA DE CONTROL DOCUMENTAL.
FORMATO DE RÓTULOS DE CARPETAS.
FORMATO DE ÍNDICE XX XXXXX.
FORMATO DE RÓTULOS XX XXXXX.
FORMATO DE RÓTULOS DE ESTANTERIAS Y/O ARCHIVADORES.
FORMATO XX XXXXXXXX DOCUMENTAL.
FORMATO TESTIGO XX XXXXXXXX.