Expediente nº: SODEBUR 010 (b)-22_PPT Controlador primer nivel. Proyecto P-IRIS (PGI02018)
Expediente nº: SODEBUR 010 (b)-22_PPT Controlador primer nivel. Proyecto P-IRIS (PGI02018)
Documento: Pliego de prescripciones técnicas del contrato “Controlador de primer nivel para la auditoría de gastos de la continuación del proyecto P-IRIS (PGI02018). Programa Interreg Europa – 5ª convocatoria”.
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
ÍNDICE DE CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO
1. Objeto
2. Alcance
3. Condiciones y características de ejecución
4. Plazo de ejecución
5. Requisitos técnicos a cumplir por el auditor
6. Responsabilidad del controlador del primer nivel
7. Justificación
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1. OBJETO
El objeto de las presentes especificaciones técnicas es la contratación de un controlador de primer nivel para la auditoría de los gastos incurridos por parte de la Sociedad para el desarrollo de la provincia xx Xxxxxx (SODEBUR) en el marco de la continuación del proyecto P-IRIS “Policies to improve rural areas' innovation systems by professionalising networking activities and use of innovation tools” (PGI02018) – financiado por la quinta convocatoria del Programa Interreg Europa y comprendidos entre el 01/09/2021 y el 31/12/2022.
2. ALCANCE
El controlador de primer nivel se comprometerá a realizar el trabajo de verificación de los gastos incurridos por SODEBUR en el proyecto, de acuerdo con los requerimientos del artículo 125 del Reglamento (UE) nº 1303/2013 y en concreto con las Instrucciones de la Dirección General de Fondos Comunitarios de
22 xx xxxxx de 2016 sobre los Sistemas de control para los programas enmarcados en el objetivo de “Cooperación Territorial Europea” Transnacionales e Interregionales, Programación 2014-2020, actualizadas en fecha 14 de noviembre de 2017; así mismo deberá respetar las indicaciones de auditoría y control que se establezcan por parte del Programa INTERREG EUROPE.
2.1. Objetivos específicos
Las verificaciones abordarán los aspectos administrativo, financiero, técnico y físico de las operaciones, según corresponda. A través de ellas se comprobará que los productos y servicios cofinanciados se han entregado y prestado, que el gasto declarado por los beneficiarios ha sido pagado y cumple la legislación aplicable, las condiciones del Programa Operativo y las condiciones para el apoyo a la operación.
Asimismo, se comprobará que se aplican los mecanismos necesarios para evitar la doble financiación del gasto con otros regímenes y/o programas comunitarios o nacionales y con otros periodos de programación.
Para llevar a cabo las verificaciones, el controlador dispondrá de una pista de auditoría apropiada, establecida por el organismo beneficiario conforme a la letra d) del apartado cuarto del artículo 125 del reglamento 1303/2013.
De esta manera, con respecto a cada operación, el controlador dispondrá, según proceda, de las especificaciones técnicas, el plan de financiación y los documentos relativos a la aprobación de la concesión.
Asimismo, deberá disponer de toda la documentación relativa a los procedimientos de contratación pública, los informes intermedios de ejecución y los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo y cuanta información sea necesaria para la correcta ejecución de los trabajos.
3. CONDICIONES Y CARACTERÍSTICAS DE EJECUCIÓN
El auditor será el encargado de verificar los gastos presentados de manera exclusiva por la entidad contratante relacionados con el proyecto para el cual ha sido seleccionado de acuerdo a la legislación vigente. Las verificaciones que el auditor llevará a cabo, incluirán los siguientes procedimientos:
3.1. Verificaciones administrativas
Se harán verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso del beneficiario. A través de este tipo de verificaciones se revisará el 100% de los justificantes de los gastos, comprobándose, al menos:
a) Que las solicitudes de reembolso son correctas.
b) Que el gasto se sitúa dentro del periodo elegible.
c) Que el gasto corresponde al proyecto aprobado.
d) Que se cumplen las condiciones del Programa, incluyendo la conformidad con las tasas de cofinanciación.
e) Que se cumplen las reglas nacionales y comunitarias en materia de elegibilidad.
f) Que los documentos justificativos se ajustan a una pista de auditoría.
g) Que se cumplen las reglas sobre ayudas de Estado, las reglas medioambientales ya las reglas sobre igualdad de oportunidades y no discriminación.
h) Que se respetan las reglas sobre publicidad.
i) Que hay ausencia xx xxxxx financiación con otros programas u otros periodos de programación.
Documentación a analizar:
a) Tablas de gastos.
b) Facturas y justificantes de pago.
c) Xxxxxxx, justificantes, seguros sociales y asignaciones temporales de personal propio involucrado en el proyecto.
d) Expedientes de contratación de servicios prestados por terceros.
e) Lista de gastos o similar: documento firmado y sellado por XXXXXXX que recoge los gastos del periodo de referencia desglosados por partidas presupuestarias.
3.2. Verificaciones sobre el terreno.
Las verificaciones sobre el terreno se realizarán, al menos, una vez durante el desarrollo y ejecución del proyecto. Mediante estas verificaciones se comprobarán, al menos, los siguientes aspectos:
a) Realidad de la operación.
b) Entrega del bien/prestación del servicio.
c) Que se cumplen las condiciones del acuerdo y los términos de Programa.
d) El avance físico de los trabajos.
e) El respeto a las normas de la UE en materia de información, publicidad y medio ambiente.
f) El cumplimiento de las normas de accesibilidad para las personas discapacitadas.
g) Infraestructuras y mantenimiento.
h) Otras comprobaciones que se consideren oportunas.
Ambos tipos de verificaciones se ajustarán a los elementos incluidos en una lista de comprobación previamente establecida, acorde a las normas de subvencionabilidad del Programa, que será facilitada a la firma auditora por SODEBUR, tras su recepción por parte de la Autoridad Nacional (Dirección General de Fondos Comunitarios – Ministerio de Hacienda).
El adjudicatario deberá emitir, en tiempo y forma (firmados y sellados apropiadamente) y de acuerdo al calendario establecido, la siguiente documentación que será remitida a la Dirección General de Fondos Comunitarios para la validación de los gastos (modelos propios del Programa):
a) Un informe definitivo de verificación de gastos, en el que quede constancia del trabajo realizado, la fecha y los resultados, así como de las medidas tomadas en relación con las irregularidades que, en su caso, hayan sido detectadas.
b) Una relación de los gastos verificados, así como los rechazados (en su caso) y el motivo del mismo.
c) Un listado de comprobación de los requisitos del art. 125 del Reglamento (UE) Nº 1303/2013 (Check List).
Estos documentos se completarán con los siguientes modelos de la Autoridad Nacional:
a) Un informe de verificación adicional, redactado según modelo adoptado por la Autoridad Nacional, que será común a todos los programas.
b) Una adenda al Listado de comprobación de requisitos del artículo 125, en el caso de que el modelo utilizado por el programa no recogiese todos los extremos previstos por la Autoridad Nacional.
En este sentido, la continuación del proyecto P-IRIS contempla la ejecución de gastos en las siguientes líneas: personal, costes indirectos (administración), viajes y subcontrataciones (expertos externos y servicios).
Concretamente, XXXXXXX tiene un presupuesto asignado de 48.180 €, para los 16 meses de ejecución, desagregado de la siguiente manera:
a) Personal: 37.200 €
b) Costes indirectos (administración). Aportación directa del 15% de los gastos de personal (sin necesidad de justificación): 5.580 €
c) Viajes (desplazamientos, alojamiento y manutención): 2.600 €
d) Subcontrataciones (expertos externos y servicios): 2.800 €
Así, tanto los productos resultantes de la ejecución del proyecto como la documentación justificativa del mismo estarán disponibles a disposición del auditor en las oficinas de SODEBUR, ubicadas en el Xxxxx xxx Xxxxxxx, 00 – 00000 – Xxxxxx.
4. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de entrega de los trabajos será periódico, en función de las certificaciones a realizar entre el 01/09/2021 y 31/12/2022. En este sentido, se estima una única verificación de gastos, cuya programación concreta se realizará a petición de XXXXXXX, entre el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de 2022.
Según el apartado 4 del artículo 23 del Reglamento (UE) nº 1299/2013, cada Estado miembro garantizará que el gasto de un beneficiario pueda ser verificado dentro de un plazo de tres meses, a partir de la presentación de los documentos.
Para que este plazo pueda cumplirse, el controlador, teniendo en cuenta lo establecido en el Programa, deberá asegurar que los trabajos para la verificación de los gastos se llevarán a cabo en un plazo máximo de 30 días naturales.
5. REQUISITOS TÉCNICOS A CUMPLIR POR EL AUDITOR
Los requisitos que se relacionan vienen a coincidir con los previstos para ser auditor de un proyecto financiado en el marco del Programa Interreg Europa:
a) El Auditor tiene que estar inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), bien individualmente o como socio ejerciente de una Entidad Auditora a la que pertenezca.
b) El Auditor tiene que ser independiente de las actividades y finanzas del proyecto y estar cualificado para controlar financieramente la participación del beneficiario en el proyecto del que trata el presente procedimiento.
c) Por todo ello, el auditor tendrá que estar oficialmente autorizado por la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Hacienda antes de que se presente la primera certificación de gastos.
En virtud de ello, el candidato que resulte elegido en este proceso deberá ser oficialmente autorizado por la Autoridad Nacional, para lo cual, deberá facilitar una serie de datos generales (Nombre, dirección, teléfono, etc.) y el ROAC (nº de Registro Oficial de Auditores de Cuentas), así como deberá colaborar en la formalización, firma y remisión, según el caso, de los documentos requeridos en este sentido.
6. RESPONSABILIDAD DEL CONTROLADOR DE PRIMER NIVEL
El controlador, en el ejercicio de sus funciones, es responsable de realizar su trabajo de acuerdo a las normativas comunitaria y nacional vigentes. Como resultado de su trabajo de verificación, debe asegurarse de la exactitud y elegibilidad de los gastos declarados.
En este sentido, la Autoridad Nacional, dentro de sus competencias de supervisión, debe cerciorarse de que el control de primer nivel está funcionando con eficacia.
Se comprobará el adecuado funcionamiento de los sistemas de control a través de los controles de coherencia y conformidad y de calidad, previos a las validaciones de gastos; y, a posteriori, a través de revisiones y análisis de las verificaciones efectuadas por los controladores.
La Dirección General de Fondos Europeos puede llevar a cabo estas revisiones y análisis, como parte de una evaluación continua, a través de supervisiones periódicas o de manera expresa, si se observan deficiencias en las verificaciones, que alcancen un porcentaje significativo.
En aquellos casos en que en el marco de un control (de calidad, de segundo nivel o cualquier otro control), ya sea de operaciones o de sistemas, se detectasen deficiencias en el funcionamiento del sistema de control, y esas deficiencias fuesen numerosas y/o graves, con posible pérdida de fondos, la Dirección General de Fondos Europeos emprenderá las medidas necesarias para corregir la situación. Estas medidas serán proporcionadas, según la naturaleza de las deficiencias, gravedad, duración y carácter recurrente de las mismas y serán comunicadas al beneficiario y al controlador. La Autoridad Nacional, en su caso, podrá revisar y/o revocar la designación de un auditor como controlador de primer nivel.
La Autoridad Nacional, en su caso, podrá revisar y/o revocar la designación de un auditor como controlador de primer nivel.
7. JUSTIFICACIÓN
Una vez finalizado el trabajo contratado y acreditado su correcto cumplimiento, SODEBUR solicitará al adjudicatario la emisión de las correspondientes facturas, debiendo emitirse de conformidad con las disposiciones vigentes, la numeración seriada, fecha de expedición, descripción detallada de los trabajos realizados, N.I.F. del expedidor y destinatario y el I.V.A. repercutido.
SODEBUR realizará la liquidación del importe contratado en un único pago, mediante la correspondiente transferencia a la cuenta corriente del adjudicatario, indicada en la Ficha de Alta de datos bancarios (Anexo IV) que adjuntará a la factura.
13145691H XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX (R: A09492182)
Firmado digitalmente por 13145691H XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX (R: A09492182)
Nombre de reconocimiento (DN): 2.5.4.13=Ref:AEAT/AEAT0432/PUESTO
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Fecha: 2022.02.24 09:03:12 +01'00'