COOPERATIVA DE TRABAJADORES RELACIONADOS CON LA MINERÍA “COINTRAMIN”
COOPERATIVA DE TRABAJADORES RELACIONADOS CON LA MINERÍA “COINTRAMIN”
ACUERDO No 007
Valledupar, 07 xx xxxx de 2010
Por el cual se reglamenta el Régimen de Contrataciones de COINTRAMIN.
El Consejo de Administración, en uso de las atribuciones que le confiere la ley 79 de 1988, y los estatutos vigentes y
CONSIDERANDO:
1. Que el numeral 2º del Artículo 94 de los estatutos vigentes faculta al Consejo de Administración para expedir los reglamentos que faciliten la aplicación del estatuto, el funcionamiento interno de la Cooperativa y la presentación de los servicios.
2. Que se hace necesario definir las políticas y procedimientos para llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultoría, y establecer normas generales para la administración y manejo de los contratos, la definición y asignación de responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en las diferentes etapas de contratación.
ACUERDA:
CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIÓN.- El presente acuerdo se aplicará a toda clase de negocios jurídicos celebrados por la cooperativa, sin importar la denominación que
se les atribuya, salvo los contratos de mutuo comercial otorgados a los asociados, los contratos de trabajo de los empleados y los contratos de aprendizaje.
ARTICULO 2. INTERPRETACIÓN DEL REGIMEN.- Las disposiciones del presente acuerdo se interpretarán en concordancia con el estatuto vigente y en especial con las normas del Código Civil y del Código de Comercio, según el caso.
ARTICULO 3. DEFINICIONES.- Para los efectos del presente Acuerdo, se precisan los siguientes conceptos:
1) Cláusula Compromisoria: Cláusula por virtud de la cual las partes, por mutuo acuerdo, sustraen el conocimiento de las controversias surgidas por virtud de un contrato a los Jueces Ordinarios, para que sean dirimidas por un Tribunal de Arbitramento convocado para el efecto.
2) Cláusula Penal: Estimación contractual y anticipada de los perjuicios que cause el incumplimiento de las obligaciones surgidas de un contrato.
3) Contrato de Ejecución Escalonada: Contratos en los que siendo una sola la obligación, su cumplimiento se difiere en el tiempo. V. Gr. Compra Venta con pago a plazo.
4)Contrato de Suministro: El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios (Art. 968 X.Xx.).
5) Contrato de Tracto Sucesivo: Contratos con obligaciones periódicas independientes. V. Gr. Contrato de Suministro.
6) Contrato Preparatorio: Aquel que se celebra para definir las condiciones o bases de un negocio jurídico futuro. Dentro de esta categoría se incluyen la promesa de contrato y la opción, entre otros.
7) Incompatibilidad: Prohibición para celebrar negocios jurídicos, fundada en la relación actual o reciente del eventual contratista con la cooperativa.
8) Inhabilidad: Prohibición para celebrar negocios jurídicos, a título de sanción por comportamientos lesivos a la cooperativa.
9) Invitación a ofertar: Proceso precontractual consistente en un llamado público e indeterminado a presentar propuestas sobre un proyecto de negocio jurídico específico.
10) Negocio Jurídico: Manifestación de la voluntad destinada a obtener consecuencias jurídicas. V. Gr. Contrato.
11) Rescisión: Nulidad de un acto o negocio jurídico, declarada por autoridad judicial.
12) Resiliación: Terminación anormal de un contrato, por mutuo consenso de las partes.
13) Resolución: Cesación de los efectos de un contrato, ante el incumplimiento de una de las partes, por declaración judicial (Art. 1546 C.C.).
14) Sociedad de Personas: Corresponden a las sociedades de responsabilidad limitada, colectivas y en comandita simple.
ARTICULO 4. INHABILIDADES. Además de las previstas en la Ley y los Estatutos, serán inhábiles para celebrar contratos con la cooperativa:
1) Quienes hayan incumplido contratos celebrados con la cooperativa.
2) Quienes hayan sido objeto de retiro forzoso, de conformidad con el Artículo 13 de los Estatutos vigentes.
3) Quienes hayan sido excluidos de la cooperativa.
4) Xxxxxxx xxxx xxxxxxx, compañero (a) permanente o pariente dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de personas incursas en las inhabilidades contempladas en los numerales 1), 2) y 3) del presente Artículo.
5) Sociedades de personas o empresas unipersonales en las que alguno de sus socios esté incurso en cualquiera de las inhabilidades descritas en los numerales anteriores.
PARÁGRAFO En desarrollo de lo previsto en el presente artículo, el Representante Legal carecerá de capacidad para celebrar contratos con personas inhábiles para contratar en los términos establecidos en este acuerdo.
ARTICULO 5. INCOMPATIBILIDADES.- Además de las previstas en la Ley y los Estatutos, habrá incompatibilidad para celebrar contratos con la cooperativa, cuando la contraparte negocial ostente alguna de las siguientes calidades:
1) Empleado de la cooperativa de nivel directivo, ejecutivo, asesor o coordinador, conforme a los acuerdos que definen la estructura organizacional de la Cooperativa.
2) Xxxxxxx, compañero (a) permanente o pariente dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de un empleado de la cooperativa de nivel directivo, ejecutivo, de control social, asesor o coordinador.
3) Sociedades de personas o empresas unipersonales en las que alguno de los socios esté incurso en cualquiera de las incompatibilidades establecidas en los numerales anteriores.
PARÁGRAFO.- En desarrollo de lo previsto en el presente artículo, el Representante Legal carecerá de capacidad para celebrar contratos con personas incursas en incompatibilidades.
CAPITULLO II OBJETIVOS GENERALES
ARTÍCULO 6. OBJETO: El presente Reglamento de Contratación tiene como objeto disponer los principios, las competencias, los procedimientos para la formación del contrato y en general las reglas que rigen la contratación de la Cooperativa integral de trabajadores relacionados con la minería.
ARTÍCULO 7. DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES:
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación de la Cooperativa de
trabajadores Relacionados con la Minería, se desarrollarán atendiendo los principios de transparencia, buena fe, economía, responsabilidad, equilibrio contractual, planeación, literalidad, solemnidad en la contratación, eficacia y publicidad.
a) Principio de transparencia: En virtud de este principio la Cooperativa integral de trabajadores relacionados con la minería, se obliga a adoptar y utilizar procesos de selección del contratista, con base en reglas claras y objetivas, que sean de público conocimiento y que garanticen la selección de la propuesta más favorable para la institución. Deberá así mismo garantizar la igualdad de oportunidades para la presentación de las propuestas y para su evaluación con fundamento en los términos de referencia.
b) Principio de buena fe: la contratación se tramitará, celebrará y ejecutará de buena fe. Por tanto, ella se presumirá en todas las gestiones y actuaciones de los particulares ante la institución.
c) Principio de Economía: en la contratación se observarán los trámites estrictamente necesarios para lo cual se señalarán los términos perentorios de las diferentes etapas de contratación; así mismo los funcionarios de la cooperativa deberán dar el impulso oficioso y eficaz a las correspondientes actuaciones, de tal forma que los procedimientos sirvan para agilizar las decisiones y actuaran de tal manera que el desarrollo de las actividades contractuales corresponda a los objetivos, prioridades, estrategias y orientaciones de la política general de la entidad.
d) Principio de responsabilidad: Todos los empleados de la institución que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación, responderán por sus actuaciones y omisiones, y deberán indemnizar por los daños que causen por razón a ella a la Cooperativa, a los contratistas, y a terceros sin perjuicio de las sanciones que de su actuación u omisión se deriven.
e) Principio de equilibrio contractual: en los contratos que celebre la cooperativa se mantendrá equidad entre derechos y obligaciones surgidas al momento de proponer o contratar según el caso. Si dicha equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptaran en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.
f) Principio de planeación: los procedimientos contractuales deben estar precedidos por una idónea planeación, en la cual se verifique su adecuación a los planes, proyectos y programas de la Cooperativa, así como al Plan Anual de Compras y al Presupuesto de la misma.
En virtud de este principio no podrá iniciarse ningún proceso contractual sin la existencia previa de disponibilidad presupuestal.
g) Principio de literalidad: Todos los contratos que celebre la Institución deberán constar por escrito. En ellos, como mínimo se indicarán claramente los elementos necesarios para la existencia del contrato, el plazo, la forma de pago, las obligaciones especiales de las partes, las condiciones en que la institución ejercerá la vigilancia del contrato, las garantías del contrato cuando ella se requieran, las condiciones de liquidación del mismo,ylas cláusulas excepcionales, si a ellas hubiere lugar.
h) Principio de Solemnidad en la contratación: además de constar por escrito los contratos que celebra la institución, estarán sometidos a las condiciones sustanciales
y requisitos de validez que imponga la ley para cada contrato.
i) Principio de eficacia: en virtud de este principio todos los procedimientos administrativos que se adelanten para la selección del contratista o en la ejecución de los contratos, tienen por objeto la consecución de los fines de la contratación.
j) Principio de publicidad: en virtud del principio de publicidad y en caso que el bien o servicio a contratar supere los 20 S.M.L.V., la institución deberá hacer una divulgación en la página web y en las carteleras del área de atención al público, hasta el día siguiente a la fecha establecida para la recepción de la propuestas de los proponentes de la Cooperativa.
CAPITULO III COMPETENCIA
ARTICULO 8. COMPETENCIA.- El Consejo de Administración y el represente legal serán los órganos competente para aprobar el otorgamiento de los contratos a celebrar la cooperativa, de acuerdo a las cuantías establecidas en este reglamento.
Podrán ser invitadas a las reuniones del Consejo de administración, con voz pero sin voto, el Asesor Jurídico, y demás personas que tengan conocimiento o directa relación con el tema a tratar.
ARTÍCULO 9.- FUNCIONES.- Será función principal del Consejo analizar y conceptuar sobre la viabilidad de la celebración de contratos, evaluar periódicamente el proceso de
contratación dentro de la cooperativa y revisará los contratos aprobados y suscritos por la Gerencia con sus respectivos anexos.
ARTÍCULO 10.- APROBACION.- El Consejo de administración en las sesiones ordinarias o extraordinarias previamente citadas para su estudio, aprobará lo relacionado con el otorgamiento de los contratos de su competencia, y revisara los de competencia de la gerencia.
De cada reunión se sentara en el acta las deliberaciones y decisiones del Consejo en donde conste la aprobación o revisión.
La votación deberá ser nominal, y se dejara constancia de la votación tanto positiva como negativa, y requiere una votación de las 2/3 de los asistentes de la reunión, en caso de asistir todos, y por unanimidad cuando no asistan todos.
ARTICULO 11.- AUTOCONTROL.- El Consejo de Administración realizará una evaluación semestral sobre las contrataciones otorgadas, para el control y seguimiento de la ejecución de los contratos.
CAPITULO IV FORMACION DEL NEGOCIO
ARTÍCULO 12.- CAPACIDAD.- La capacidad para representar a la cooperativa en la celebración de contratos radica en el Gerente como Representante Legal y, ante ausencias temporales, en su suplente.
ARTICULO 13.- AUTORIZACIONES.- Para la celebración de contratos cuya cuantía supere los cien (20) S.M.L.M.V., el Gerente requerirá de autorización del Consejo de administración.
ARTÍCULO 14.- REQUISITOS PREVIOS.- Para la celebración de los contratos que suscriba la Gerente, se deben presentar como mínimo los siguientes requisitos previos:
a. De 0 hasta 20 smlmv se requerirá lo siguiente: mínimo dos (2) ofertas previa solicitud escrita por la gerencia, régimen común o simplificado, rut, si es de compra de suministro cámara de comercio actualizada a un término no superior a 30 días.
b. De 21 a 100 smlmv, se requerirá: mínimo tres (3) ofertas por solicitud escrita del Presidente del Consejo, régimen común, rut, cámara de comercio actualizada a un término no superior a 30 días, con un término de creación de mínimo un año, con un patrimonio mínimo de 10 smlmv, estados financieros básicos a 6 dígitos suscritos por un contador público o su revisor en caso de tenerlo, la propuesta debe ser presentada en sobre cerrado.
x. Xx 000 x 000 smlmv, se requerirá: mínimo cuatro (4) ofertas por publicación en un periódico de ámbito regional y nacional, régimen común, rut, cámara de comercio actualizada a un término no superior a 30 días, con un término de creación de mínimo tres años, con un patrimonio mínimo de 20 smlmv, estados financieros básicos a 6 dígitos suscritos por un contador público o su revisor en caso de tenerlo, la propuesta debe ser presentada en sobre cerrado.
d. De 201 a 300 smlmv, se requerirá: se requerirá un estudio técnico y económico previo, en el que se determine la viabilidad, conveniencia y oportunidad del negocio, mínimo cinco (5) ofertas por publicación en un periódico de ámbito regional y nacional y en una radiodifusora regional, régimen común, rut, cámara de comercio actualizada a un término no superior a 30 días, con un término de creación de mínimo un año, con un patrimonio mínimo de 20 smlmv, estados financieros básicos a 6 dígitos suscritos por
un contador público o su revisor en caso de tenerlo, la propuesta debe ser presentada en sobre cerrado.
ARTICULO 15. FIJACIÓN DE LA CUANTIA.- Para efectos de fijar la cuantía establecida en los Artículos 12, 13 y 14 se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
1) En contratos de ejecución instantánea, la cuantía será la establecida para el negocio, sin importar que su cumplimiento se difiera en diversos instalamentos.
2) En contratos de tracto sucesivo, la cuantía será la del valor del contrato por seis (6) meses.
PARÁGRAFO.- Cuando por la naturaleza del negocio su costo sea variable, la cuantía se fijará de conformidad con el Flujo de Caja proyectado, por un período de un (1) año.
ARTICULO 16.- PROPUESTAS. El oferente dentro del proceso de selección deberá ceñirse por las siguientes reglas:
1) Objeto a contratar especificando unidades y costo de las mismas, valor incluidos sus adicionales tales como: IVA, AIU, fletes y acarreo, etc., validez de la oferta, forma de pago, pólizas de garantía de seriedad de la oferta.
2) Con las propuestas recibidas y que cumplan los requisitos previstos en la publicación contemplada en el numeral anterior, se hará una evaluación técnica, jurídica y financiera que determine cuál de los oferentes resulta más conveniente para la cooperativa.
3) La evaluación de las propuestas será analizada por el órgano competente y éste autorizará la contratación, libremente. La contratación podrá ser total o parcial y deberá realizarse dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la autorización, sin que la Cooperativa esté obligada a contratar con el oferente que ofrezca el menor precio.
4) Igualmente, la Cooperativa podrá abstenerse de contratar, a pesar de haber recibido las ofertas.
5)
ARTICULO 17. CONTRATOS PREPARATORIOS.- El Gerente podrá celebrar contratos preparatorios, con el objeto de fijar condiciones previas a un negocio jurídico definitivo.
ARTÍCULO 18.- SOLEMNIDADES.- Todos los negocios jurídicos que celebre la cooperativa deberán constar por escrito o estar soportados con documentos comerciales que garanticen el acto.
ARTICULO 19. CONTENIDO DEL CONTRATO.- Además de los elementos esenciales del negocio, cualquier contrato deberá contener la estipulación de garantías de conformidad con el presente acuerdo, cláusula penal y obligaciones accesorias de las partes.
Se estipulará igualmente la prohibición de cesión del contrato, salvo que medie autorización del Consejo de administración.
En los contratos cuya cuantía supere los veinte (20) S.M.L.M.V., de conformidad con el Artículo 16, se pactará cláusula compromisoria.
CAPITULO V GARANTIAS
ARTÍCULO 20.- OBJETO.- El objeto de las garantías es respaldar el cumplimiento de las obligaciones surgidas por virtud de un contrato.
ARTICULO 21. GARANTIAS POR TIPO DE CONTRATO.- En los negocios jurídicos en los que la cooperativa sea contratante, se requerirá del contratista la constitución de garantías, así:
1) En invitaciones a ofertar, siempre que el negocio jurídico proyectado supere los treinta (20) S.M.L.M.V., póliza de garantía de seriedad de la propuesta, con amparo por la vigencia de la oferta y noventa (90) días calendario adicionales, por el veinte por ciento (20%) de su valor.
2) En contratos de obra, prestación de servicios, suministros y compraventa tendrán las siguientes pólizas de acuerdo a su naturaleza: póliza de garantía de cumplimiento, por el diez por ciento (10%) del valor del contrato y amparo por su término de duración y seis (6) meses mas; póliza de garantía de pago de salarios y prestaciones sociales, por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y amparo por el término de duración del contrato y tres (3) años más; póliza de garantía de estabilidad de la obra, por el treinta por ciento (30%) del valor del contrato y amparo de tres (3) años a partir de su terminación. Póliza de responsabilidad civil equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por un término igual a su duración y un (1) año más. Póliza de calidad equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una duración igual a la vigencia del mismo y seis (6) meses. Póliza de correcto manejo del anticipo, equivalente al valor entregado como anticipo, por la duración del contrato y seis (6) meses más.
3) Las que sean necesarias a juicio del Gerente, o del Consejo de Administración.
ARTICULO 22. CONTITUCIÓN DE GARANTIAS POR LA COOPERATIVA.- El Gerente
podrá constituir garantías para respaldar obligaciones a cargo de la cooperativa.
CAPITULO VI TERMINACIÓN DEL CONTRATO.
ARTÍCULO 23.- FORMAS DE TERMINACIÓN.- Los contratos celebrados por la cooperativa se terminarán por las formas previstas en la ley. Sin embargo, la resolución, la rescisión y la resciliación requerirán aprobación por parte del Consejo de administración, cuando la cuantía exceda de 20 S.M.L.M.V.. En los demás casos la facultad será exclusiva del Gerente.
CAPITULO VII DISPOSICIONES FINALES.
ARTICULO 24. MANULALES DE PROCEDIMIENTOS.- Todos los funcionarios de la cooperativa deberán sujetarse al manual de procedimiento que desarrolle el presente acuerdo.
ARTICULO 25. VIGENCIA.-El presente acuerdo rige a partir de su promulgación.
Dado en la ciudad de Valledupar, a los siete (07) días del mes xx xxxx de dos mil diez (2010).