CONTRATOS MENORES
CONTRATOS MENORES
Contenido
ALTA de contrato menor (C.M.) 2
Aprobación del gasto y pedido al proveedor (Generación de INFORMES) 4
Modificación importe del contrato menor (C.M.) 7
Borrado del contrato menor (C.M.) 8
Preguntas y errores frecuentes 10
Contratos Menores
Se tramitarán por este procedimiento todos los gastos sometidos al artículo 118 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, excepto los tramitados mediante Expedientes de Contratación o Acuerdos Marco.
ALTA de contrato menor (C.M.)
Módulo Contratación y Compras >>> Compras y Contratos Menores. Una vez dentro, pulsar sucesivamente:
Desde el Menú GESTIÓN >>>Nuevo Contrato Menor >>>Otros Ordinario (para tramitar un C.M. de Sum. y Serv.)
>>>Obras Obra (para tramitar un C.M. de obras)
También podemos usar los “Accesos rápidos” ubicados a la derecha de la pantalla.
FICHAS | CAMPOS A RELLENAR |
General Insertaremos los datos generales del | DATOS GENERALES Centro: Es el centro al que está adscrito el usuario gestor del C.M. (puede tener varios asociados). Grupo usuarios: Por defecto mostrará el grupo principal al que pertenece el usuario. Si tiene varios, |
C.M.(objeto, tipo de contrato, justificación, etc.) | pulsar el botón de búsqueda y seleccionar el grupo relacionado con el contrato. Gestor: persona que registra el contrato en el sistema Objeto del contrato: Descripción de la compra. Justificación: Indicar el motivo de la necesidad del gasto y su finalidad. Solicitante: Persona que ha propuesto o solicitado la tramitación del C.M. Si en el buscador no aparece hay que darle de alta desde el Módulo Administración Mantenimientos Comunes Administrativas Empleados ALTA. Si con el botón de búsqueda tampoco aparece, hay que |
darle de alta en gestión de terceros previamente y luego en la tabla de Empleados. | |
DATOS COMPLEMENTARIOS Exclusividad: Cuando hay un solo proveedor que puede satisfacer la necesidad o el objeto del C.M. | |
(obligatorio incorporar el certificado de exclusividad de la empresa en la pestaña “Otros” del C.M.) Disp. Adicional 54: Marcar sólo en SUM o SER de proyectos o contratos de investigación. Motivo: | |
Indicar el número de Proyecto o contrato de investigación. | |
Órgano de contratación: Gerente de la UZ. Botón de búsqueda , marcar y aceptar Tipo de contrato: En función de la opción elegida, Suministro o Servicio u Obra, la tramitación | |
seguirá caminos distintos y específicos para el tipo indicado. Botón de búsqueda y elegir: | |
o SUM. Suministro (para C.M. ordinario o simple) o SER. Servicios (para C.M. ordinario o simple) o OBR. Obra (para C.M. de obra) Valor estimado del contrato: Introducir importe sin IVA para comprobar umbrales antes de grabar. Proveedor: Podemos buscarlo por NIF o por nombre utilizando el comodín % antes y después de la | |
palabra clave. Si el proveedor no aparece, tendremos que ir a gestión de terceros para dar el alta (el | |
proveedor deberá rellenar previamente la ficha de terceros que le habremos proporcionado) CPV (Vocabulario común de contratos públicos): Para encontrar el código CPV podéis recurrir al | |
Excel que contiene todas las clasificaciones CPV y su nivel. En el fichero está subrayado en verde las | |
clasificaciones que pertenecen al nivel 3 que es el que veréis en el botón de búsqueda del C.M.. | |
Este fichero podéis usarlo de apoyo buscando, por ejemplo, “portátiles” y ver que: | |
o la categoría 30213100-6 "Ordenadores portátiles" es de nivel 5 o que su clase es la 30213000-5 "Ordenadores personales" que es nivel 4 o que su grupo es la 30210000-4 "Máquinas procesadoras de datos (hardware)" que es nivel 3 |
En el contrato menor si el objeto del contrato es un ordenador portátil, se deberá entonces consignar el código CPV 30210000-4 "Máquinas procesadoras de datos (hardware)" que es la de nivel 3 que adscribe los portátiles. Pulsar Botón : o VALIDADO. Continuar con el contrato. Ya podemos grabar el C.M. . Nos dará un Código de expediente que varía en función del tipo de contrato (SUM, SER, OBR) o NO VALIDADO. El proveedor EXCEDE el umbral legalmente establecido. UNIDADES GESTORAS (imprescindible rellenar OC, OG y UT de la unidad contratante y el OP para proyectos o contratos de investigación y estudios propios): Por defecto, aparecen los códigos DIR3 del grupo de usuarios principal asociado al usuario gestor. Si se tienen varios grupos asociados hay que elegir el grupo correcto y cambiar o introducir manualmente los códigos DIR3 (OC, OG, UT) y el OP en proyectos o contratos de investigación y estudios propios. Ver xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx | |
Conceptos | Insertaremos tantas líneas como sean necesarias desde la barra de herramientas (parte superior pantalla): Botón (insertar registro) para abrir una nueva línea de conceptos de compra: o Descripción: Se vuelca la del objeto del contrato. Se puede modificar o Cumplimentar: IVA e importe neto (directamente o a través de los campos importe unitario y Núm. Unidades). Si queremos añadir una nueva línea Botón Si queremos eliminar una línea: Marcar línea y pulsar Botón |
Son los datos que describen el objeto del C.M. (qué se quiere contratar o comprar). | |
Financiación | DATOS GENERALES Tipo de pago: “A” para ACF y “D” para Pago Directo Caja habilitada (sólo con ACF): Botón de búsqueda y elegir a la que se cargará el gasto Origen de la adquisición: Por defecto se vuelca “operación nacional” con sus importes. Si seleccionamos una opción distinta a “Operación nacional” se eliminan automáticamente los IVA que se hayan insertado y, en cambio, aparecen otros tipos de gastos que se detallan en el campo ”Importe gastos” y que es, por defecto, el 16% para operaciones intracomunitarias y el 20% para importaciones. Estos porcentajes no nos sirven y procederemos de la siguiente manera: o Operación Intracomunitaria. Mismo tratamiento que si fuera nacional. Para ello, eliminaremos el importe que aparece en “importe gastos” y aplicaremos el IVA español y la prorrata que corresponda. o Importación. Eliminar el importe del campo “importe gastos” para dejarlo a cero. Prorrata: Desplegable y elegir entre 100, 0 ó 31 (Ver prorrata que corresponde según orgánica: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx_xxx_xxxxxx.xxxx) Importes: Se vuelca el total de importes de la ficha conceptos. DATOS PRESUPUESTARIOS (indicar la/s aplicación/es presupuestarias a las que se va a cargar el gasto) Botón situado a pie de pantalla izda. Se busca y cumplimenta la aplicación presupuestaria a la que imputar el gasto. Si son varias se repite el proceso asignando el importe correspondiente a cada una de ellas. Pulsar Botón “Aceptar” para volver a la ficha “Financiación”. Si nos hemos confundido y queremos borrar alguna de las aplicaciones introducidas, marcaremos el check de la izda de la/s que queramos eliminar y pulsaremos el botón Llegado este momento, ya podemos generar el expediente económico que nos certificará la existencia de crédito y, posteriormente, poner en marcha el flujo de trabajo que nos guiará en la gestión del contrato. Para generar el expte. económico, 2 pasos: 1. Botón Guardar el contrato. Aceptar mensaje 2. Botón . Aceptar mensaje “Datos guardados correctamente”. El expediente de reserva de crédito se habrá generado automáticamente en el componente “Documenta” de UXXI-EC y quedará asociado al C.M. (Ver pestaña UXXI). Salen estos avisos: Significa que todavía no se inicia la tramitación (flujo de trabajo) hasta que se introduzca una entrega en la siguiente ficha “Entrega”. |
Indicaremos los datos económicos del C.M. y las aplicaciones presupuestarias a las que se debe imputar el gasto. |
Entrega Indicaremos el lugar y la persona responsable de esa entrega por parte de la Universidad. | Podemos introducir tantas entregas como sean necesarias desde el botón insertar de la barra de herramientas ubicada en la parte superior de la pantalla: Botón para abrir una nueva línea de lugar de entrega o Al cumplimentar “Edificio”, el sistema volcará automáticamente el campus y la dirección. o Cumplimentar resto de la ficha. Botón Guardar el contrato. Aceptar mensaje. En este momento se iniciará el flujo de trabajo: Sólo cuando todos los datos son coherentes y se ajustan a la legislación vigente comienza el flujo de trabajo que nos guiará durante la gestión del contrato. Desde la ruleta podemos ver lo que tenemos que hacer en cada momento. El CM habrá cambiado del estado de “Alta” al estado “Registrado” (ver campo “Estado” de la ficha General) |
Otros Archivos adjuntos | Botón para adjuntar documentación adicional al C.M. Ej. Certificado de exclusividad de la empresa, informe favorable de la comisión de compras, etc. |
Aprobación del gasto y pedido al proveedor (Generación de INFORMES)
INFORMES | ACCESO: Ficha “Documentos” o a través del historial para ver las tareas pendientes (ruleta) |
INFORME PREVIO CONTRATO MENOR (firma el responsable de la UP) | Para GENERAR el informe: Xxxxxxx en “informe previo de necesidades y no alteración del objeto de contrato…” Firmantes. La selección de los firmantes debe preceder siempre la generación del documento para que los pies de firma sean correctos. o Si el firmante que sale por defecto no es el correcto, pulsar Botón . Introducir cargo y NIF. Aceptar. Guardar. Aceptar *Bloquea tramitación. Indica si la firma es imprescindible para continuar con la tramitación del flujo de trabajo Pulsar botón . Seleccionar formato de salida y Aceptar Aceptar mensaje “…. Datos guardados correctamente” Podemos Visualizar el informe generado: Si es correcto, se envía al responsable de la UP para su firma electrónica (her@ldo) Si el informe necesita corrección se puede descargar y modificar antes de su envío a la firma. Mientras no lo confirmemos, podemos generarlo cuantas veces necesitemos. Botón para ir a las fichas del C.M. Para CONFIRMAR el informe: Una vez recibido el documento que ha sido firmado electrónicamente por el responsable de la UP, sustituiremos el informe “pendiente de firma” por el que está firmado. Para ello: Ir a la Ficha Documentos\Bloque doc. del Expediente y pulsar el botón modificar que está a la izda. del documento que vamos a sustituir. 1. Xxxxx para subir el informe firmado 2. Botón para guardar la modificación del documento. Aceptar 3. Botón . Aceptar. El documento ya no podrá ser modificado aunque sí anularlo y volver a generarlo. Para ANULAR un documento confirmado pulsar botón “Anular documento” y ya podremos generar una nueva versión. Los documentos anulados podemos consultarlos pulsando el botón “Ver Versiones” Para FIRMAR el informe. Seleccionar firmante y pulsar botón . Aceptar Seleccionar firmante y pulsar botón “Firmar”. Aceptar |
Mensaje correo. Para gestionar las notificaciones por correo electrónico, para que el e-mail salga automáticamente, tiene que estar registrado en gestión de terceros. Botón para ir a las fichas del C.M. | |
INFORME PARA EL ÓRGANO DE CONTRATACIÓN (firma el Gerente de la UZ) | Para generar este informe es necesario que el Informe previo haya sido confirmado. Ir a la ficha Documentos, pinchar en “Informe de necesidades y no alteración del objeto de c ontrato …” En Plantilla elegir Órgano de Contratación – Informe del Contrato Menor”. A partir de aquí, mismo procedimiento que en el informe anterior. El firmante siempre será el mismo: Gerente UZ. Ir a la ficha Adjudicación y rellenar la “Fecha de adjudicación” El CM ya está aprobado y pasará del estado “Registrado” al de “pendiente pedido proveedor” |
C.M. importe > 4.999€ IVA incluido (Requiere aprobación del gasto por la Comisión de Compras) | Cuando el CM de SUM o SER supera el importe de 4.999€ (IVA incluido), NO HAY QUE GENERAR NI ENVIAR A FIRMAR AL GERENTE NINGÚN DOCUMENTO. En su lugar, con el botón EXAMINAR, se subirá la Resolución del Gerente que la Sección de Xxxxxxx haya enviado al responsable de la UP una vez aprobado el gasto por la Comisión de Compras. En caso del CM de OBR, además, obligatorio incorporar en la pestaña “Otros” del C.M. el correspondiente proyecto e informe de supervisión o una declaración de que no se requiere esta documentación. Ver instrucciones de tramitación de Contratos Menores de importe mayor o igual a 5.000(IVA incl.) |
PEDIDO AL PROVEEDOR DEL C.M. | Para generar este informe es necesario confirmar el “Informe de necesidades y no alteración del objeto de contrato …”.(ya sea el que se manda al gerente para la firma o ya sea la resolución del gerente que se incorpora por haber pasado por la C. Compras). Ir a la ficha “Documentos”\Bloque doc. pendientes: Pinchar en “ Pedido al proveedor del contrato menor…” Firmantes. Comprobar que el firmante que aparece por defecto es el correcto, normalmente será el responsable administrativo o gestor del contrato menor. Si no lo es, Insertar cargo y NIF. Botón Pulsar botón . Seleccionar formato y Aceptar Aceptar mensaje Podemos Visualizar el informe generado: Si es correcto, se envía al proveedor Si el informe necesita corrección se puede descargar y modificar antes de su envío al proveedor. Una vez enviada la notificación al proveedor, se confirma el documento pulsando el botón . Aceptar Botón nos lleva a las fichas del C.M. El CM ya está aprobado y notificado, pasa al estado “pendiente factura y documento” |
El proveedor deberá indicar siempre en su factura el Núm. Expediente económico (Ej. 2019/0001962)
FORMATO DE FACTURA | GENERACIÓN DEL JUSTIFICANTE DEL GASTO EN UXXI-EC |
ELECTRÓNICA | Si la factura es electrónica, llegará a uxxi-ec por medio de FACE y el Just. del gasto quedará enlazado automáticamente con su CM a través del código del expediente de Documenta que habrá indicado el proveedor en su factura. Si la factura electrónica viene sin ese nº de expediente, habrá que introducirlo manualmente en la pestaña “Otros Datos” del justificante. Esta asociación podemos verla en la ficha “UXXI” del CM y en la ficha “Otros Datos” del Just. del gasto: Justificante del Gasto La tramitación del pago de la factura y su justificación se realizará siguiendo el procedimiento habitual que tiene establecido la universidad. |
NO ELECTRÓNICA | Si la factura nos ha llegado en papel, el justificante del gasto lo generaremos desde la pestaña “UXXI” del Contrato Menor: Ir al bloque Justificantes del Gasto Botón “Insertar”. Introducir Proveedor a través del botón de búsqueda. Aceptar Guardar el CM . Aceptar mensaje Botón “Generar justificante Gasto”. Nos llevará al módulo de Justificantes del Gasto: o Rellenar grupo usuarios, fecha emisión y nº factura proveedor. Comprobar resto datos. o Guardar el justificante. La tramitación del pago de la factura y su justificación se realizará siguiendo el procedimiento habitual que tiene establecido la universidad. |
Cierre del contrato menor
Una vez pagada la factura y justificada, procederemos a cerrar o saldar el contrato según el caso. Para terminar la tramitación del contrato hay que contestar a las tareas que pide cerrar el CM
TAREAS | RESPUESTAS |
CERRAR contrato menor (el importe imputado en el J.G coincide con el expediente de reserva de crédito del C.M.) | Abrir el C.M. e ir al Historial\bloque Tareas abiertas pulsando el botón Historial Seleccionar la tarea “… Cerrar contrato menor” y editarla en pantalla: Desplegar el bloque “Respuesta”. En el campo “Respuesta” seleccionar “Aceptar” y pulsar el botón . Aceptar mensaje “Datos guardados correctamente” Botón Volver. El CM habrá cambiado al estado “cerrado”. |
SALDAR expediente menor (el importe imputado en el J.G. es menor que el del expediente del C.M.) | Cuando el importe del CM es mayor que el de los Just. asociados, el proceso de liberación del crédito sobrante es diferente según el tipo de pago sea ACF o PD: Tipo de pago ACF 1. Ir al módulo DOCUMENTAMenú GeneralNuevo expediente negativo 2. En el campo “Expediente anterior”, introducimos el nº expediente de Documenta del C.M. (Ej. 2019/0001020) para enlazarlos 3. Ir a y contestar la tarea que pide saldar/cerrar el expediente menor para que el CM quede saldado. Tipo de pago PD 1. Para liberar el líquido sobrante Ir a la Ficha “Financiación\Bloque Datos presupuestarios. Botón “liberar crédito”. El CM habrá quedado saldado 2. Ir a y contestar la tarea que pide saldar el expediente menor para que el CM quede saldado. Botón Volver. El CM habrá cambiado al estado “cerrado” |
Reasignar CM a otro usuario | Si el usuario que cierra el C.M. no es el mismo que lo ha dado de alta, tendrá que resignarlo previamente al usuario que lo va a cerrar: Desplegando el bloque Reasignar, buscamos usuario que lo va a cerrar y pulsamos botón “Reasignar”. |
Modificación importe del contrato menor (C.M.).
Cuando el importe de la factura es mayor que el del CM
ESTADO | PROCEDIMIENTO |
REGISTRADO PENDIENTE PEDIDO PROVEEDOR | Para poder modificar el importe de un CM tiene que estar en estado de “Alta”. Si está en otro estado tendremos que retroceder el flujo de trabajo al estado de Alta y luego ya podremos modificar el importe. 1. Para retroceder el FLUJO DE TRABAJO al estado de “Alta”: Abrir el C.M. cuyo importe queremos modificar Ir al historial del C.M. Bloque “Control del flujo de trabajo”, marcar “Alta” y clicar botón “Volver a estado”. (Se habrán eliminado todos los informes generados) Xxxxx abandonar historial para volver a las ficha GENERAL del CM 2. Para modificar el importe del C.M.: Ir a la pestaña General para comprobar umbrales con el nuevo importe. Ir a la pestaña Conceptos y modificar importe Ir a la pestaña “Financiación”>>>Datos presupuestarios, abrir la aplicación presupuestaria correspondiente y modificar el importe (también se puede eliminar la aplicación e insertar una nueva). El expediente económico habrá quedado actualizado con el nuevo importe y no hay que tocarlo. A partir de aquí, comienza el flujo de trabajo para poder generar los informes etc. |
Borrado del contrato menor (C.M.)
CONDICIONES que tiene que cumplir el Contrato menor para poder ser eliminado:
1. No puede tener ninguna operación asociada (Ni justificantes del gasto, ni expediente)
2. El contrato menor tiene que estar en estado de ALTA
ESTADO | PROCEDIMIENTO |
ALTA (CM sin expediente en Documenta) | Localizar y Abrir el CM que queremos eliminar. Desde la ficha “General” 1. Botón (eliminar registro) ubicado en la barra de herramientas (arriba pantalla) 1. Aceptar mensaje “¿Desea eliminar permanentemente …?” 2. Aceptar mensaje “Datos guardados correctamente” |
REGISTRADO (CM con expediente de reserva de crédito) | Para poder borrar un CM hay que revertirlo al estado de ALTA y eliminar el expediente asociado (el orden no importa): 1. Para Eliminar el EXPEDIENTE generado en Documenta: Abrir el C.M. que queremos borrar. Ir a la ficha UXXI y pinchar en el código del expediente. Nos llevará al módulo Documenta para borrarlo: o Menú General>>>Borrar o Mensaje “Se borrará el expediente …, ¿Desea continuar?. Botón Sí o Aceptar mensaje “el expediente ha sido borrado”. 3. Para volver EL C.M. al estado de ALTA: Ir al historial Bloque “Control del flujo de trabajo” marcar ALTA y pinchar en el botón “volver a estado” Botón abandonar historial para volver a las ficha GENERAL del CM 4. Para eliminar el CM, se procede como se indica en el anterior estado ALTA: Desde la ficha GENERAL del CM: Xxxxx y aceptar mensajes. |
PENDIENTE PEDIDO PROVEEDOR | Procederemos de la misma manera que con el anterior estado “Registrado”. Es decir, tendremos que eliminar el expediente y volver al estado de ALTA para poder borrar el CM. |
ESTADO | DESCRIPCIÓN |
ALTA | Cuando todavía no se ha iniciado el flujo de trabajo Se detallan los datos del contrato Se puede hacer la comprobación previa del umbral El flujo de trabajo se iniciará al realizar el expediente y reservar crédito |
REGISTRADO | Cuando se ha generado el expediente en Documenta e iniciado el flujo de trabajo. Generar el informe de necesidades y justificación de no alteración En caso de C.M. de obras, hay que generar también la resolución de adjudicación de obras |
PENDIENTE PEDIDO PROVEEDOR | Cuando el CM ha sido aprobado (los 2 informes están firmados). |
PENDIENTE FACTURA Y DOCUMENTO | Cuando se ha realizado el pedido o notificación al proveedor. |
PENDIENTE DE SALDAR | Cuando el saldo entre el importe del CM y los justificantes asociados no es cero. |
CERRADO | Cuando el expediente está saldado porque el importe del CM y el del justificante asociado coincide. Si el expediente está saldado, contestaremos esta tarea Si no está saldado, liberaremos crédito para saldarlo antes de contestar la tarea |
SALDADO | Flujo de trabajo finalizado |
Cambiar el estado de un C.M. | Abrir el Contrato Menor Pulsar botón de la barra de herramientas para acceder al historial del C.M. o Ir a “control del flujo de trabajo” y pulsar en + o Marcar el estado anterior deseado o Pulsar botón “Volver a estado” |
TIPO | PROCEDIMIENTO |
HISTÓRICO | o Botón de la barra de herramientas para acceder al historial del C.M. Vemos: o Tareas pendientes o Tareas terminadas o Botón de la barra de herramientas, nos devuelve a las fichas del C.M |
CONSULTA BÁSICA CM Suministros y Servicios CM de Obras | Tenemos dos accesos que nos llevan a la misma consulta: 1. Desde el menú CONSULTAS >>> Contratos menores >>> Otros/Obras Abiertos Cerrados Todos 2. Desde el ACCESO RÁPIDO en pantalla Realizar una consulta básica de CM simples Realizar una consulta básica de CM de Obras Si en la pantalla de búsqueda no hacemos acotaciones, nos saldrán todos los CM registrados en el sistema. Ejemplo búsqueda CM 2019/SUM0000038: %38% |
CONSULTA PARAMÉTRICA (para confeccionar nuestra propia consulta). Disponemos de todos los campos contemplados en el sistema. | Menú CONSULTAS >>> Contratos menores >>> Otros/ObrasParamétrica NUEVA Selección xx xxxxxx: Establecer los campos a utilizar para filtrar la información y el valor o valores que los campos deben tomar para definir la consulta: 1. Marcar en cada campo elegido el/los checks correspondientes: a. Condición. El campo marcado se utilizará como criterio de búsqueda b. Salida. El campo marcado se incluirá en el resultado de la consulta c. Orden. El campo marcado servirá para ordenar el resultado (debe ser necesariamente “campo de salida”) 2. Una vez realizada la selección, pulsar Botón “Añadir” que se encuentra a pie de tabla (izda.). Los campos seleccionados se habrán traspasado a los bloques Condiciones, Campos de Salida y Campos de Ordenación, según se haya indicado en el paso anterior. 3. Ir al bloque Condiciones para indicar un operador de consulta y valores de referencia para cada campo seleccionado Guardar consulta. Una vez definidos todos los campos que se estimen convenientes, pulsar botón Guardar de la barra de herramientas: Descripción de la consulta. Obligatorio darle un nombre Visible grupo: Marcaremos este check si queremos que todos los usuarios que pertenecen a nuestro grupo de usuario puedan ver la consulta guardada. Si no marcamos el check, la consulta sólo la verá el usuario que la crea. x Ejecutar consulta. Para ejecutar una consulta guardada o una consulta generada, pulsar botón Ejecutar consulta de la barra de herramientas. Recuperar consulta guardada. Ir al menú Consultas >>> Otros/Obras Paramétrica almacenada. Aparecerá un listado con todas las consultas guardadas a las que tengamos acceso. A partir de aquí podremos ejecutar de nuevo dicha consulta o bien modificarla y volver a almacenar la consulta. COMODINES DE BÚSQUEDAS: Comodín “%”: Sustituye a una cadena de múltiples caracteres Comodín “_”: Sustituye a caracteres individuales |
Preguntas y errores frecuentes
CUESTIÓN | SOLUCIÓN |
Cambiar el tipo de pago de PD a ACF (cuando el CM se ha iniciado como PD por no tener todavía abierto el ACF) | 1. Desasociar el/los justificantes del C.M.: Puedes hacerlo desde el contrato menor, pestaña UXXI, marcando el JG y pinchando en el botón "eliminar" o bien desde el propio JG pestaña "Otros datos" eliminando la Ref. interna del expediente o el nº de expediente. Si el C.M. no tiene asociado ningún justificante, saltar este primer paso. 2. Modificar la forma de pago en el C.M. Ve a la pestaña financiación del CM y cambia D por A e introduce la caja habilitada. Guarda cambios. 3. Modificar la forma de pago en el expediente económico. Ve a la pestaña UXXI del C.M., pulsa en el código del expediente económico para abrirlo. En Tipo de pago, marca Anticipo de Caja Fija e introduce el Acuerdo de ACF. Guarda cambios. 4. Asociar el/los justificantes al C.M.: Busca el/los Justificantes del gasto y desde la pestaña Administración cambia el tipo de pago de PD a ACF y desde la pestaña "Otros datos" introduce en el campo Ref. interna del expdte el nº del contrato menor (Ej. 2019/SUM_ _). |
No puedo introducir el nº de Ref. interna del expediente o el Nº de expediente en el Just. del Gasto porque están bloqueados | Para poder asociar el JG al C.M. y que se habilite la opción de expediente en la pestaña de “Otros D atos”, el JG debe estar sin imputar. Para ello: 1. Anular la imputación (pestaña “Imputación”) 2. Incluir el expediente económico (Pestaña “Otros Datos”) 3. Volver a imputar (pestaña “Imputación”) |
C.M. de Ejecución sucesiva son visibles para todos los usuarios | Los contratos de ejecución sucesiva son visibles para todos los usuarios de contratos menores porque están ideados para permitir que cualquier gestor pueda ejecutarlo (pedir unidades de conceptos de ese contrato al proveedor, según su necesidad) hasta consumir las unidades y los importes previstos en el mismo C.M. contra el ACF y las aplicaciones recogidas. Dichas limitaciones y que sean visibles para todos los usuarios hacen que su uso sea reservado para contadas ocasiones. Actualmente tenemos algunos contratos de este tipo que, erróneamente, han sido generados por unidades descentralizadas y que deberían ser CM simples u ordinarios a los que se les puede asociar varias facturas. |
Descuadre de 0,01€ entre el C.M. y el justificante del gasto (el descuadre impide asociar el JG con el CM cuando el justificante suma 1 céntimo más que el C.M.) | Si el C.M. es mayor que la/s facturas asociadasNo hay problema, al cerrar el C.M. lo saldaremos. Si la factura tiene un céntimo más que el C.M.: Cuando la diferencia de 1 céntimo es debida a un error del proveedor porque en la Notificación o pedido ya se le indicó claramente el Importe total con IVA, la solución "más purista" sería rechazar la factura y solicitar al proveedor que se ajustara al importe contratado pero, cuando esta gestión con el proveedor pueda suponer un retraso en la tramitación del contrato o cuando esa diferencia sea debida al cálculo de la prorrata, se puede optar por una solución más práctica que sería realizar un expediente complementario positivo por ese céntimo para que cuadrase la Reserva de crédito del expediente con el Total del Justificante de gasto descontado el IVA deducible. ¿Cómo hacer el expediente complementario positivo? Ir a la página de Xxxxxx, bloque “Económico” y abrir el módulo DOCUMENTA Menú “General”Nuevo Expediente En el campo “Expediente anterior” introducir el nº del expediente económico original para vincularlo. Ejemplo 2019/000 . En este momento, el nuevo expediente generado (complementario), se vinculará al original y aparecerá en la ficha UXXI del C.M. En la pestaña “Datos presup.” introduce la aplicación presupuestaria por el importe de 1 céntimo. |
C.M. bloqueado (en 15 minutos se desbloquea solo) | El bloqueo se produce por cerrar con el aspa en vez de utilizar los botones SALIR o Cerrar Módulo. Pasados 15 minutos después de cerrarlo, se desbloquea automáticamente. Supone lo siguiente: El botón EXAMINAR desaparece y no se puede subir el informe firmado No puedo confirmar el informe, ni firmar, ni anular … No puedo cambiar el tipo de pago No puedo introducir la fecha de adjudicación Etc. Etc. |
Fecha de adjudicación bloqueada | Esta fecha se activa cuando el C.M. ha sido aprobado (los 2 informes están firmados) |
Factura electrónica sin nº de contrato menor | Si la factura electrónica del proveedor nos ha llegado sin nº de referencia del C.M., tendremos que registrarlo manualmente en el justificante del gasto (tiene que estar sin imputar). Para ello: Ir al Módulo Justificantes del gasto pestaña OTROS DATOS: Vemos 2 campos referidos al expediente donde podemos introducir cualquiera de ellos: o Nº Expediente (2019/00 ) o o Ref. interna del expediente (Ej. 2019/SUM000 ) Con registrar uno de ellos es suficiente. Veremos que ya nos vuelca el nº del otro campo y, por tanto, queda asociado el justificante con su contrato menor y expediente económico. |
Abrir un Contrato menor que ya está CERRADO ¿Es posible? Si | Abrir el Contrato Menor Pulsar botón de la barra de herramientas para acceder al historial del C.M. o Ir a “control del flujo de trabajo” y pulsar en + o Marcar el estado anterior deseado o Pulsar botón “Volver a estado” |
Modificar la aplicación presupuestaria del C.M. (orgánica-funcional- económica) | En cualquier momento e independientemente del estado en que se encuentre el C.M., es posible modificar los datos presupuestarios del C.M. desde la pestaña FINANCIACIÓN, Bloque “Datos presupuestarios”. Los botones INSERTAR y ELIMINAR permanecerán siempre activos y podremos editarla y hacer cambios en la aplicación o eliminarla y crear otra nueva. Estos cambios actualiza automáticamente el expediente económico de Documenta. |