CONTENIDO

2.2.10 Opciones de base de datos 103

2.2.11 Opciones de sistema 108

2.3 Manejo de asitencias 113

2.3.1 Salida de empleado en hora de trabajo/Preguntar salida 113

2.3.2 Manejo del olvido de checar entrada/salida del personal . 121

2.3.3 Llegadas tarde /salida temprano colectiva 124

2.4 Buscar/Imprimir 126

2.4.1 Registro de asistencia 126

2.4.2 Buscando excepciones de asistencia y lista de registros . 134

2.4.3 Logs de operacion del sistema 169

2.5 Administracion de datos 170

2.5.1 IniciaIizar sistema 170

2.5.2 Borrar datos obsoletos 171

2.5.3 Respaldar base de datos 173

2.5.4 Importar datos de asistencia 174

2.5.5 Exportar datos de asistencia 176

CAPITULO 3 178

Apendices ¡Error! Marcador no definido.

3.1 Determinar la fecha de inicio para exportar datos 179

3.1Determinar fecha 179

3.2 Seleccionar empleado 181

3.4 Seleccionar departamento 182

El cuadro de opciones de departamento es como este 182

3.5 Barra de herramientas tabla de datos 183

3.6 Exportar datos 184

3.7 Exportacion Avanzada 187

CAPITULO 4 191

CAPITULO

1. Instalar y desinstalar el programa

1.1 Instalar Programa

Se recomienda cerrar cualquier otro programa antes de instalar para evitar posibles conflictos en el proceso de instalación.

Atención：Algunas versiones de software tal vez no coincidan con el contenido real del CD, por favor permita que el CD instalar el programa estándar.

Inserte el CD en su lectora de discos, automáticamente se mostrara el menú de instalación：Aparece el siguiente cuadro

Seleccione el lenguaje que desea instalar, de click en (Next) para avanzar a la siguiente pantalla：

De click en (Next), aparecerá la siguiente ventana

Esta ventana es un acuerdo del uso del programa，por favor léalo cuidadosamente. Si está de acuerdo con el contenido, de click en (I Agree) y entre al siguiente proceso de instalación； si no acepta el acuerdo de click en (No) para salir del proceso de instalación； si necesita volver a la pantalla anterior de click en (Back). La siguiente pantalla de instalación es:

Esta pantalla es para seleccionar la carpeta de instalación para el programa, puede escoger la que tiene por defecto o puede escoger o crear otra carpeta. Después de seleccionar la carpeta de click en (Next) aparecerá lo siguiente:

Aquí selecciona lo que desea instalar, después de seleccionar de click en

(Next)，aparecerá lo siguiente：

En esta pantalla se muestra la carpeta que será creada en el menú de

Inicio, de click en (Next) para continuar, aparecerá lo siguiente

Esta ventana muestra que ha terminado de configurar el programa de instalación, si desea hacer alguna modificación de click en (Back)；de lo contrario de click en (Install)，el programa de instalación copiará los archivos necesarios en el disco duro y escribirá la información relacionada，después de esto de click en el botón (Finish), el proceso de instalación habrá terminado.

El acceso directo aparecerá en el escritorio, de click en para entrar al programa.

1.2 Desinstalar programa

Si no necesita volver a usar este software y desea quitarlo de la computadora, siga los siguientes pasos para hacerlo:

Cierre completamente el programa.

Entre a la ventana de “Agregar o Quitar programas”, seleccione “Attendance Management” y de click en “Desinstalar”. Haciendo esto, aun le faltaran archivos por eliminar, deberá entrar a la carpeta del software (att2007) dentro de “Archivos de Programa” y eliminarla manualmente.

1.3 Flujo de trabajo del software

1. Descargar al programa las huellas o tarjetas de los usuarios que han sido enrolados en el equipo (Conecte el equipo-Descargar datos personales del equipo)

2. Subir al equipo el nombre del personal y otras opciones que hayan sido modificadas en el mantenimiento de empleados (Conecte el equipo–Subir información personal al equipo)

3. Asignar un empleado a un departamento (entre en Administración de Departamentos)

4. Establecer turnos y periodos de tiempo (entre a Mantenimiento de Programación de turnos y periodos de tiempo)

5. Establecer programación de turnos (entre a Administración de programación de turnos)

6. Asignar programación de empleados (entre a Programación de empleado)

7. Descargar al software los datos de asistencia (Conecte el equipo-Descargar registro de datos del equipo)

8. Examinar el reporte de asistencia (entre a Reporte de asistencia)

CAPITULO

2. Administración del programa

2.1 Intercambiar información entre el equipo y el programa

2.1.1 Administración del equipo

Antes de descargar o subir información del equipo con el software, asegúrese de que se estableció la comunicación entre el equipo y la PC. Primeramente conecte el equipo al sistema, introduzca la información necesaria, después de la conexión exitosa la descarga o subida de datos está disponible.

Mantenimiento del equipo

Click en (Device Maintenance) en la interface o click derecho con el mouse en “My Device List” y seleccione (Device Maintained), en esa lista podrá agregar, eliminar y modificar dispositivos.

Por defecto hay dos parámetros de comunicación en el sistema, uno es RS232/RS485, el otro es Ethernet.

◆ Agregar：El usuario puede agregar nuevos dispositivos, introduzca los parámetros correspondientes de la conexión, grábelos, el nombre del dispositivo aparecerá en la lista de la izquierda.

◆ Nombre del dispositivo: El nombre que el dispositivo tendrá al conectarse con el equipo.

◆ Forma de Comunicación: Cual método es usado para la comunicación entre el dispositivo y la computadora.

◆ Baud rate: La velocidad debe ser la misma en el equipo y la PC.

◆ Dirección IP: La dirección IP del equipo

◆ Contraseña de comunicación: Si hay una contraseña de comunicación en el equipo deberá ponerla en este campo, de lo

contrario no es necesario que escriba algo

◆ Numero del equipo: Numero de identificación del equipo.

◆ Puerto： El Puerto usado por la computadora. El RS232/RS485 es un Puerto COM; el Puerto por defecto de Ethernet es 4370.

◆ Borrar: Si el equipo ya no estará más en uso, de un click sobre él en la lista de la izquierda, click en (Delete) para quitarlo del sistema.

◆ Guardar: Después de modificar la información de los parámetros de conexión de click en (Save) para guardar la información.

🖎 Nota: Algunos equipos no soportan la comunicación por Ethernet.

Numero del equipo: Si la comunicación es por RS232, introduzca un numero entre el 1 ~ 100, 133 ~ 255. Si el puerto RS485 esta ocupado, introduzca la dirección del equipo.

Conectarse al equipo: Los equipos que se encuentran en el sistema se muestran en " My Device list”, de click sobre el que desee y luego click en el botón (Connect), o de click derecho sobre el equipo que desea conectar y seleccione “Connect” del menú que aparece.

Cuando el sistema se conecte al equipo aparecerá＂connecting, please wait＂en la parte inferior derecha, si el dispositivo se conecta o no el programa se lo informará.

Si la conexión falla por favor revise:

1) Si los parámetros de conexión en el equipo coinciden con los de la opción en el menú del programa

2）Si el medio de comunicación está funcionando correctamente

Desconectar

Cuando el sistema y el equipo se encuentran subiendo o descargando datos, el equipo está en un estado de “trabajando”, así que no podrá realizar ninguna otra acción durante ese tiempo. Después de subir o descargar información, desconecte el equipo, de click en (Disconnect) para desconectar la comunicación en el equipo.

2.1.2 Subir y descargar datos

Esto es el intercambio de datos entre el software y el equipo. La utilidad de intercambio es utilizada para descargar o subir datos de registros e información de usuarios. El siguiente procedimiento muestra cómo usar esta utilidad para descargar y subir datos. Antes de empezar este procedimiento, primero complete la conexión del dispositivo.

Descargar del equipo el registro de asistencia：Descarga todos los registros de verificación en el equipo;

Descargar del equipo información y huellas del personal：Descarga la información del personal, las huellas del personal pueden ser descargadas al mismo tiempo.

Subir al equipo información y huellas del personal: Sube la información y huellas del personal al mismo tiempo.

Administración del equipo: Examinar la información del equipo y modificar opciones mediante el software.

Descargar del equipo el registro de asistencia: No es posible descargar datos del equipo a menos que el equipo y el sistema se encuentren conectados. Directamente de click en "Download attendance log " en la pantalla principal en la parte izquierda para descargar los datos del equipo o entre al Menú de administración y seleccione la opción de descargar los registros de asistencia del equipo.

El sistema podrá mostrar "trabajando ", espere un momento, después de terminar se le informara que ha sido completada la descarga, la comunicación entre el software y el equipo ha terminado. Los datos descargados han sido agregados al sistema, si los datos son muchos, es posible que se necesite mucho tiempo para realizar la descarga.

Los registros descargados se pueden mostrar en el área que tiene el “circulo” en la figura de arriba. Al mismo tiempo, los registros nuevos serán almacenados en la lista de datos de registro de personal en el sistema, usted podrá verlos desde el registro de asistencia; Los usuarios nuevos serán almacenados en el sistema en la tabla de información de personal, la podrá ver a través de “mantenimiento de personal”. Después de descargar los datos, el sistema aun no elimina los datos almacenados en el equipo. En la opción “Maintenance/Options->Downloads record” puede elegir descargar los datos y borrar el registro de datos del equipo al mismo tiempo, el sistema removerá del equipo los registros de datos

automáticamente.

🖎 Nota: Si el modelo del equipo es M100 puede ser posible que

no necesite enrolar al usuario, directamente, deslizando la tarjeta verificara la identidad del usuario, por lo tanto, la información de ese usuario no será descargada junto con los registros de datos, después de la descarga el sistema le preguntara si desea agregar la información de un usuario que no está registrado pero aun así tiene datos almacenados en la base de datos.

Descargar la información de personal del dispositivo: Solo cuando el sistema y el equipo están conectados se pueden descargar los datos, de un click en "Download user info and FP” que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla principal, o acceda al menú “Device management”, seleccione “Download user info and FP”.

Ver usuario en el dispositivo: Click en (view User). Para usuarios nuevos, se mostraran en la columna "new user". Mientras tanto, se le sugerirá que agregue los nuevos usuarios a la base de datos del sistema.

Descargando: Cuando no se descargan los datos directamente, haga clic en el botón descargas

Si hay un Nuevo usuario en la columna “new user", se le preguntara si se agrega a la base de datos del sistema. Si el usuario en el equipo fuera un usuario que ya existe en la base de datos del sistema, entonces se podría mostrar “there is a user in the local database".

Borrar：Seleccione un usuario que desea que sea borrado de la lista, también puede seleccionar todos los usuarios. Borrar solamente contraseña o huella, solo necesita colocar una marca frente al elemento correspondiente y dar click en (Delete), si desea seleccionar varios elementos podrá mantener presionada la tecla “Ctrl” mientras va dando click sobre los elementos a seleccionar.

Subir información del personal al equipo

Cuando fue un descuido de usuario cancelar la información personal o muchos dispositivos están en uso al mismo tiempo, para uso conveniente, reduzca el trabajo de enrolado, el software provee una opción para subir la información del personal de la base de datos al dispositivo.

Subir datos es un proceso que no se puede ejecutar hasta que el sistema y el dispositivo estén conectados. De un click directamente en “Upload

user info and FP”, o entre al menú “Device Management” y seleccione “Upload user info and FP”.

Seleccionar personal por departamento ： Ej. Hay muchos departamentos en una compañía, si se necesitan subir algunos usuarios de un departamento, puede dar click en ese departamento, el personal de ese departamento se mostrara en la lista tal como se muestra en la siguiente figura

Subir：

1）Seleccione el personal que desea subir en la columna “user” 2 ） Seleccione el personal que se subirá y se asignara al equipo seleccionado en la columna “device”.

Información de usuario/Huellas: Marque la información que desea que se suba.

Subir en alta velocidad：Cuando el equipo está conectado por Ethernet y tiene una gran cantidad de datos para subir.

Borrar：Xxxxx el usuario que desea borrar y luego presione el botón “Delete”.

Administración de dispositivo

Solo cuando el equipo y el programa están conectados, se pueden descargar datos, De click directamente en “AC Manage”, o seleccione el menú “Device Management” y acceso a “AC Manage”, seleccione descargar la información del personal del dispositivo.

1）Si el equipo es un M100, entonces la opción “Advanced Option” aparecerá.

Establecer contraseña para login: Si desea entrar a la interface de administración del equipo deberá introducir la contraseña, por defecto es 888888. Se pueden evitar dificultades al cambiar esta contraseña (la contraseña consta de seis dígitos, otro formato no será valido）

Borrar todos los datos del equipo: El sistema borrara todos los datos en el equipo, incluyendo usuarios y registros.

Aviso: Si borra todos los datos será imposible restaurarlos. Para evitar esto se recomienda que primero descargue toda la información y la almacene en el sistema

Sincronizar tiempo del equipo: Puede sincronizar el tiempo del equipo con el de la computadora.

2）Conectar a un equipo lector de huellas

a. Esta página describe la información del equipo, a través de esta página usted podrá ver información como tipo de producto, modelo, número de serie, firmware, etc. Solo de click en el botón “Read Options”.

🖎 Nota：No es posible modificar esta información

b、Con el fin de garantizar la fiabilidad del equipo por mucho tiempo, algunos equipos soportan la administración de energía, como tiempo en espera, tiempo de apagado, etc.

Click en Read Options, la configuración de “inactividad” aparecerá en la pantalla principal:

Modifique la configuración que desea usar y de click en Set Options.

c、Click en otra página de funciones para ver otras funciones del equipo：

Borrar todos los datos en el equipo: El sistema eliminará todos los datos en el equipo, incluyendo huellas y registros.

🖎 Aviso: Si borra todos los datos será imposible restaurarlos.

Para evitar esto se recomienda que primero descargue toda la información y la almacene en el sistema

Eliminar privilegios de administrador: Si el usuario olvida el nombre y contraseña de este equipo y no puede entrar al menú, puede usar esta opción para eliminar el antiguo administrador y registrar uno nuevo.

Sincronización de tiempo：Xxxxxxxxxxx el tiempo del equipo con la PC, mantener el tiempo del dispositivo igual que el de la PC.

Actualizar firmware：Puede dar click en “Upgrade firmware” para actualizar el firmware, la siguiente pantalla aparecerá

Click en “Yes” para actualizarlo, Click en “No” para cancelar. Si después de dar click en yes y el archivo de actualización esta correcto, se le informara que el firmware del equipo es el más nuevo.

🖎 Precaución：No actualice el firmware sin autorización, deberá

contactar al proveedor y que éste le de autorización para actualizar el firmware, si lo hace sin autorización puede afectar el funcionamiento normal del equipo.

Capturar imagen de huella：Capturar la imagen de la huella que está colocada sobre el sensor del equipo.

🖎 Nota： Algunos equipos no soportan esta función

Descargar registro de administración: Descargar el registro de administración del equipo al sistema.

De Click en la página de “communiaction setting”, ver las configuraciones de comunicación del equipo, click en Read options para ver todas las configuraciones de comunicación.

Si desea modificar estas configuraciones, puede introducir directamente

los valores en los cuadros, después de terminar, de click en “Set Options” para guardarlo en el equipo.

2.1.3 Monitor en tiempo real

La función de monitor en tiempo real permite al software saber la asistencia del personal o el estado del control de la puerta en tiempo real, puede encontrar y tratar con el estado de excepciones.

Ejecute esta función, solo es necesario abrir el software y agregar el equipo a la red, si hay muchos equipos solo necesita conectarlos todos, después de que un usuario se verifique, su registro aparecerá en la pantalla:

🖎Nota: Algunos equipos no soportan esta función

2.1.4 Administration USB

Como es común, existen las siguientes formas de descargar datos: XX000, Xxxxxxxx, and RS485.

Cuando se dificulta o falla la comunicación por esos medios, puede utilizar un USB para subir o descargar información y huellas del personal y así guardar esta información en el software.

Seleccione “SystemOptions” del menú “Maintenance/Option”, en la ventana que aparece de click en la opción “Function Option” que se encuentra del lado izquierdo, marque la casilla “USB Manage” en el cuadro de “Function Configuration”, así la opción de “USB Disk Manage” del menú “Data” ya estará disponible.

Debido a que cada equipo es diferente, los datos que se descargan a la memoria USB serán diferentes, así que antes de utilizar el USB primero seleccione el tipo de datos que su equipo utiliza.

Después de escoger, presione OK para entrar a la administración de USB, tal vez se produzca un error mientras descarga los datos que es ocasionado por una mala elección.

Importar datos de usuario a la PC

Introduzca el USB en el puerto del equipo lector de huellas, seleccione “Menú” –“U flash disk management”—“Download User Data”, Presione OK, cuando la ventana le informe que la copia de datos ha sido exitosa, retire el USB y conéctelo a la PC, en el software vaya a “Data”-“U flash disk management”, seleccione “Import user into PC”, Aparecerá la siguiente pantalla.

El archivo de datos del actual usuario que se encuentra en el USB será mostrado en la columna “check rec info”, después de seleccionar este archivo de click en “Import user data”, el sistema importara los datos y serán mostrados en la lista de en medio para indicar que los datos han sido descargados exitosamente.

Borrar datos de USB: Elimina todos los datos del USB.

Borrar lista：Borrar la información del personal de la lista actual.

Actualizar：Actualizar la información del personal en la lista actual.

Importar desde el disco local: Importar datos de usuario de la PC a otro disco.

Exportar Datos de Usuario a USB

Exportar los datos de usuario del software al USB para grabarlos o

transferirlos a otro dispositivo, aquí puede seleccionar el usuario que desea subir, como se muestra en la siguiente figura.

Podrá ver toda la información del personal en la columna de la izquierda, de click en el botón para mover los datos a la parte de “Export User Data”.

：Mueve todos los registros a la parte de “Export User Data”.

：Mover el personal que ha sido seleccionado a la parte de “Export User Data”.

：Remover todos los registros de la parte de “Export User Data”.

：Remover el personal que ha sido seleccionado de la parte de “Export User Data”

Importar los registros de datos a la PC

Conecte el USB en el dispositivo, seleccione “Menú”—“U flash Disk Management”, Presione OK, la ventana le informara que los datos se

descargaron exitosamente. Retire el USB del equipo, después conéctelo a la PC, entre a “Data”–“U flash disk Management” y seleccione “Import record to PC”, como se muestra en la siguiente pantalla.

La información de los datos de usuario que ha sido grabada en el USB se mostrará en la parte izquierda, que es la lista de espera para importar. Seleccione el archivo, de click en “import record from U flash disk” el sistema importara los datos, éstos se mostraran en la lista de en medio lo cual indica que los datos se descargaron exitosamente.

Borrar datos del USB: Elimina todos los datos del USB Borrar lista：Borrar los mensajes cortos en la lista actual.

Actualizar：Actualizar la información del personal en la lista actual Importar de disco local: Importar datos de usuario de otro disco a la PC.

Importar mensajes cortos

Conecte el USB al equipo, seleccione “Menú”—“U flash Disk Management”—“Download SMS”, Presione OK, la ventana informará que los datos se descargaron exitosamente. Retire el USB del dispositivo, conéctelo a la PC, entre a “Data”–“U flash disk Management”, seleccione “Import SMS to PC”, como se muestra a continuación

Click en Import Short Message from U flash disk, los datos se importarán al sistema, después de la importación, todos los datos de los mensajes cortos que se importaron se mostraran en la pantalla.

Agregar nuevo mensaje corto a la PC：Agrega un Nuevo mensaje corto al software.

Sobrescribir datos de la PC：Use los datos importados del USB para sobrescribir los datos del software.

Borrar datos del USB: Borra los mensajes cortos que se encuentran en el

USB.

Borrar lista：Borra la lista actual de mensajes cortos. Actualizar：Actualizar los mensajes cortos en la lista actual. Exportar mensajes cortos

Exportar mensajes cortos en el software o en el USB, o subir mensajes a otro dispositivo, aquí puede seleccionar el mensaje corto que desea subir, así como se muestra en la siguiente figura.

En el software puede ver todos los mensajes cortos en la columna de la izquierda, estos mensajes aun existen en “short message box” después de que son seleccionados, cuando hay muchos mensajes para realizar búsquedas puede utilizar alguna forma como las siguientes: número de serie del mensaje corto, contenido, mensaje público o privado.

Mover registros a la lista del lado derecho: seleccione el mensaje corto que desea subir, click en (Move) para moverlo a la lista del lado derecho,

el mensaje se transferirá a “wait for moving to U flash disk list”

Borrar los registros de la lista; Borra todos los registros en la lista “wait for moving to U flash disk”, después de borrarlos ya no será posible subir esos mensajes al USB.

Borrar solo ciertos registros：Seleccione los registros que no necesitan ser subidos y de click en “Clear Selected List” para eliminarlos de esa lista.

Nota：Esta función solo es válida para los equipos con USB

2.1.5 Administración de mensajes cortos

Algunos productos proveen una función con la cual podrá mandar mensajes a una persona a través de una forma pública o personal, antes de utilizar esta función, es necesario configurar los mensajes cortos, personalice los mensajes de acuerdo al personal y después cargue los mensajes al equipo. El equipo soporta dos formas de subir los mensajes, una es subirlos conectando el equipo directamente con el software y la otra es utilizando un USB, a continuación se muestra un ejemplo para subir mensajes：

Entre al software a la opción “System Option” dentro del menú de configuraciones, marque la opción de “SMS Content Manage” que se encuentra en la opción de “Function Option”, así se activara la función de SMS y podrá ser utilizado.

Sistema de mensajes cortos (Short management System, SMS)

1、Configuración de la comunicación

Se ofrecen dos opciones de conexión --- Puerto serial/Ethernet, determine el modo de comunicación entre el equipo y su PC, de acuerdo a la configuración del equipo, complete la información del “numero de dispositivo” y la “contraseña de comunicación”, click en “Test Connection”, si la conexión es exitosa, este elemento cambiara a “Disconnection”, si la conexión falla, el sistema dirá “Fail to connect”.

2、Búsqueda de mensajes

El sistema soporta cuatro formas de búsqueda ---por número de serie, contenido, mensajes públicos y mensajes personales, deberá seleccionar la forma que necesita a través del cuadro “Condition”, Click en “Browse”, los resultados aparecerán en el área de lista.

3、Mantenimiento de mensajes cortos

En esta sección también soporta el mantenimiento de la información básica del mensaje corto. Las cuatro funciones que se incluyen son agregar, borrar, modificar y actualizar

Agregar: Click en el botón add, aparecerá lo siguiente:

Mensaje corto publico：Para mensajes públicos, tan pronto como el equipo reciba el mensaje lo estará mostrando en todo momento；

Mensaje corto personal：Para mensajes personales， no se mostraran hasta que la verificación del usuario sea positiva；

Configuración del periodo de validez ： Después de seleccionar el elemento, se agregara una línea en la pantalla, define el tiempo de inicio y los términos del periodo de validez.

Cancelar：De click en “cancel”，el sistema le preguntara si está seguro que desea cancelar el mensaje “Are you sure to cancel the selected

short massage ?” después de confirmar, el sistema le preguntara si desea eliminar el mensaje corto también en el dispositivo o no “whether delete the short message in the attendance machine together or not” Click en OK y el mensaje se eliminara permanentemente；

Modificar： Después de seleccionar un mensaje de la lista puede hacer click en modify, así podrá modificar el número de serie, periodo de validez y el contenido del mensaje corto；

Actualizar ： Después de realizar la búsqueda de SMS, solo se mostraran los mensajes que arrojo el resultado de su búsqueda, puede actualizar para mostrar todos.

4、Enviar un mensaje corto

Desde la lista de mensajes en la lista izquierda, seleccione los mensajes que desea enviar y de click en “Send SMS”.

5、Personalizar un mensaje corto del personal

Click en “Employee SMS customize”, aparecerá lo siguiente

Información de personal：Esta lista muestra el personal que tiene mensajes cortos personalizados.

Mensajes cortos： Esta lista muestra los mensajes cortos que son personalizados por el personal;

Operación de selección： Si el software se conecta con el equipo, puede dar click en “send immediately”, si el software no esta conectado con el equipo seleccione “Not send temporarily”, y regrese a la pantalla principal de la administración de mensajes cortos, luego seleccione el tema del mensaje corto que no ha sido enviado y de click en “send SMS” para lograr la exportación de información del usuario o utilice un USB para exportar los mensajes que han sido grabados en él.

6、Eliminar

Seleccione “SMS of attendance machine”, click en “execute”, puede eliminar todos los mensajes cortos en el equipo de asistencia, seleccione un mensaje de la lista de la izquierda, de click en “Execute” y el

mensaje seleccionado se borrará.

Seleccione “user customizes message”, click en “Execute” para borrar todos los mensajes de usuario en el dispositivo T&A.

Opción “Employee SMS customization inquiry (Búsqueda personalizada de mensajes SMS de empleados)”.

Búsqueda：Este sistema soporta cuatro maneras de búsqueda ---basadas en número de serie, departamento, numero de empleado y nombre; puede seleccionar la que necesite en el cuadro “Condition”; para iniciar la búsqueda de click en “Query”, los resultados aparecerán en la lista de la izquierda, click en “Refresh” para que vuelvan a aparecer todos los mensajes cortos personalizados de usuarios.

🖎 Nota: Estas opciones solo son válidas en los equipos que cuenten con función de SMS.

2.2 Mantenimiento/Opciones

Con el fin de obtener resultados correctos y exactos de Tiempo y Asistencia, deberá configurar las opciones del menú “Mantenimiento/Opciones (Maintenance/Options)”, aquí puede

configurar la base de datos del software y hacer configuraciones del sistema. Primeramente, entre a “lista de departamentos (department list)” para configurar y asignar personal a los departamentos, después configure una contraseña para la base de datos, luego establezca los días festivos, tipos de salidas y reglas de asistencia, departamentos, mantenimiento de personal y configuraciones de administrador, por último, mantenimiento de calendario, mantenimiento de programación de turnos, asignación de turnos al personal.

🖎 Nota：A menos que haya asignado la programación de turnos al personal, el sistema no producirá reportes de asistencia

Este sistema provee el enrolado de huella o tarjeta después de conectarse con la PC, esto soluciona los problemas de que el personal no coincida la huella o tarjeta, por favor vea 2.2.2 Mantenimiento de empleados.

2.2.1Administracion de departamento

En este modulo se proporcionan indicaciones para administrar cada departamento, principalmente agregar o borrar departamentos y enrolar personal a los departamentos. Para más detalles vea lo siguiente:

De click en la opción “Department list” del menú “Maintenance

/Options”，aparecerá la siguiente ventana：

Si desea agregar un departamento，de click en la opción “Add” que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana, introduzca el nombre del departamento en el cuadro de dialogo y de click en (confirm) para grabarlo.

Si desea borrar un departamento, debe seleccionar el departamento que desea borrar de la lista y dar click en la opción “Delete”, seleccione “confirm” para confirmar.

Si desea mover un departamento y cambiarlo de área, de click sobre el departamento que desea mover y arrástrelo hacia el área en la que lo desea colocar.

Para enrolar usuarios en cada departamento de click en “Employeed”,

aparecerá lo siguiente:

El personal en la lista de “Employees” son los que aun no están asignados a ningún departamento, es decir que han dejado sus puestos. Esto es lo mismo que dejarlos sin salario.

En esa lista seleccione los empleados que desea agregar a su departamento y de click en el botón (Add), así los empleados seleccionados se agregarán en su departamento.

En la lista de “Our Department’s Employees” seleccione aquellos empleados que dejarán su departamento, de click en (Remove) y esos empleados dejaran de pertenecer a su departamento (dejaran sus puestos).

Después de terminar de click en el botón (Close) o en para regresar a la pantalla principal de administración de departamento.

2.2.2 Mantenimiento de empleados

Seleccione el menú “Maintenance/Options”， click en la opción

“Mantenimiento de empleados (Employee Maintenance)” para abrir la lista de empleados, dentro de esta ventana, hay varia información del personal y configuraciones de asistencia. A través de la lista de personal podrá ver a que departamento pertenece el personal, podrá modificar y ver información del personal, aquí los privilegios de configuración de asistencia son superiores a “Assign Staff Schedule”.

La mitad superior de la ventana de “Employee List” es una lista de empleados y la mitad inferior esta diseñada para seleccionar y configurar información del personal. La mitad inferior se divide en tres pestañas, de click en las diferentes etiquetas en la parte inferior para cambiar entre las distintas pestañas.

Cuando tiene mucho personal, puede utilizar la función de búsqueda, en la barra de menús en el cuadro correspondiente introduzca la condición de búsqueda, click en “Search” y así podrá tener los detalles de la

información de su personal.

1、 Deberá llenar los espacios de la lista de información del personal con el nombre, numero de enrolado, etc.; de acuerdo a su necesidad actual puede agregar otra información sobre el personal.

Nota： A diferencia del software antiguo, hemos integrado una nueva función en el menú de “maintenance/options”, el numero de usuario se distingue del numero de enrolado, el numero de enrolado es para el dispositivo y de acuerdo a un dispositivo normal éste numero no puede ser mayor a 65535, pero el numero de usuario no tiene limite.

Agregar un nuevo usuario

Cuando usualmente se ejecuta este programa de administración por primera vez, después de registrar al usuario en el dispositivo, se descarga al software, se revisa el nombre o alguna otra información y después se sube de nuevo al equipo. Si tiene que añadir directamente el personal en el software, con el fin de garantizar la información de usuario y la huella o la tarjeta de correspondencia uno a uno, conecte el dispositivo para ir a la registración en tiempo real y la huella y la tarjeta están disponibles en esta interface. Después de conectar el equipo, cada vez que agrega un usuario su correspondiente huella o tarjeta serán registradas simultáneamente. Evita los problemas de que la huella o tarjeta y el personal no correspondan con lo que aparece.

A, Registro de huella

Debajo de “Fingerprint manage” se encuentra una opción para

seleccionar el equipo lector de huellas que esta conectado al sistema, después de conectarlo exitosamente, empiece a agregar al personal. Seleccione el departamento el cual el personal pertenece, de click en el botón, introduzca en número de registro, nombre y otra información del personal. De un click en el botón “save” para empezar el registro de huellas.

Registro de huella en el equipo: registrar la huella con el equipo lector de huellas y pasarla al software.

Registro de huella en lector usb: Registrar la huella a través de un lector USB y pasarla al software.

Registro de imagen: Con una plantilla de huella grabada en la PC para registrar huellas en el dispositivo.

Flujo de registro:

De click en el botón de registro, aparecerá lo siguiente：

Empiece el registro, click en cualquiera de los dedos, el equipo que esta conectado al sistema le pedirá que coloque su dedo para hacer la captura, después de colocar el dedo tres veces, se le informara que el registro ha sido exitoso, el proceso de registro habrá terminado.

Si desea una huella de respaldo para el sistema, seleccione otro dedo para registrarlo. Después de terminar el registro presione OK para regresar a la pantalla de agregar usuarios.

B, Registro de tarjeta

Dentro de "fingerprint or card registration", seleccione el dispositivo con la función de tarjetas, después de que la conexión sea exitosa, empiece a agregar personal. Seleccione el departamento al cual va a pertenecer el personal, Click en , deslice la tarjeta por enfrente del equipo que desea que sea registrada, después de esto, el numero de registro y de tarjeta del empleado mostraran la información correspondiente a la tarjeta, de acuerdo a las necesidades cambie el numero de serie y el nombre, el numero de tarjeta no cambia al azar.. El cursos se sitúa en la columna nombre.

Si desea agregar nuevos usuarios presione el botón para repetir la operación descrita anteriormente.

2）Agregar batch de personal:

Cuando algunos departamentos enrolan mucho personal, puede utilizar esta función para agregar personal y aligerar el trabajo. Ej. Muchas personas se desean agregar al departamento de finanzas, primero seleccione el departamento; click en el botón “batch”, la ventana para agregar batch aparecerá.

Si no hay personal en ese departamento aparecerá lo siguiente

Si hay personal en el departamento aparecerá lo siguiente

Los datos de respaldo del personal que se selecciono del departamento de finanzas se muestran en la esquina superior izquierda, si el personal Nuevo agregado y el personal seleccionado tienen el mismo turno y asistencia, de un click en (Copy selected employee attendance option and schedule), si desea tener los mismos datos como “genere”, “title”, etc., entonces active la casilla del dato correspondiente que desea copiar.

Formato de numero：Eso habla del numero de serie de asistencia, por ejemplo, el numero de personal de este departamento comienza con el 1, así su numero de serie es 1***, introduzca 1（*）en el cuadro de numero de serie, la ventana se mostrará como la siguiente：

Longitud del “asterisco comodín”：Esto significa, cuantas cifras indica el símbolo? Ejemplo: la sección delantera del número de serie es 1???， el rango de su comodín es de 3， si el numero de serie es??，entonces la longitud de su comodín es 2. Después de que la longitud del “comodín” ha sido definida; por el uso de los cuadros “from” y “to” para crear el rango del numero de serie. Ejemplo: crear el xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx 000 xx 000; introduzca 6 en el cuadro “from” y 18 en el cuadro “to”， la amplitud del comodín es 2，pero la anchura del 6 al 9 es una cifra. En este caso, el sistema agregara un 0 automáticamente. El ejemplo se muestra en la siguiente figura:

Click en el botón “OK”, agrega al personal y de click en “Cancel” para regresar a la pantalla principal.

3）Modificar personal

No modifique al azar el nombre o numero de enrolado del personal. Evite que exista información que no coincida con la información correspondiente en el dispositivo. Click en el botón , introduzca los nuevos datos en los campos correspondientes y presione el botón (Save).

4）Transferir empleado

Click en el botón (Transfer Employee) para transferir empleados de un departamento a otro, aparecerá la siguiente pantalla

En el cuadro de Employee Transfer seleccione el departamento al cual quiere agregar al Nuevo empleado, click (OK) para transferirlo o (Cancel) para cancelar.

2、Operación de accesos de click derecho

De un click derecho en una región de la lista de personal para exportar la información básica del personal, el reporte de producción esta disponible; todo el rango de datos puede ser ocultado o mostrado en la pantalla actual. Como se muestra en la siguiente figura:

Exportar datos: Exporta toda la información del personal del departamento actual. Esto es como crear un reporte en el Time Attendance.

Crear reporte: Toda la información del personal en el departamento actual será mostrada en un reporte. Esto es como exportar datos en el reporte de Time Attendance.

Guardar red de diseño: Después de hacer cambios del rango de datos, guarde la configuración, es posible utilizarlos después de una escritura directa de la configuración del rango de datos.

Mostrar todas las columnas: Después de seleccionar esta opción, aparecerá toda la información del personal.

Ocultar todas las columnas: Después de utilizar esta opción, toda la información del personal será ocultada.

Columnas: Muestra el nombre de la columna de la información del personal, esto en la vista de personal

3, Click en configuración de departamentos , se permite establecer la configuración de departamentos. Su método es la misma operación que el la administración de departamentos.

4、Click en la etiqueta de paginación de otra información. Aparecerá lo siguiente:

Aquí se permite introducir la información importante del personal. Para saber acerca de la información importante que es introducida en la pagina relativa， seleccione el departamento, seleccione personal ，

presione el botón , agregue un elemento de registro， escriba el

estilo de información en las palabras de la fila ， introduzca la información en relación al contenido, grabe los cambios, seleccione departamento, seleccione personal, introduzca la información en la columna así como introduce el contenido relacionado en la columna de contenido, después grabe solo esta información

5、Opción de reglas de asistencia

Click en la etiqueta AC option. Aparecerá la siguiente pantalla：

Activar AC： Esto es para ver si la asistencia es valida, si esta marcada esta casilla se contabilizará el personal y la estadística de asistencia de acuerdo a la regla de asistencia，en caso contrario, el personal no necesita mantener un registro de asistencia. Ejemplo. El líder de un departamento no checa asistencia, pero su asistencia es contabilizada en trabajo normal.

Contador de OT (overtime): Active esta casilla para contar las horas extras del personal.

Restablecer días festivos：Active esta casilla y el personal tendrá descanso en los días festivos, si el personal va a trabajar se le contara como tiempo extra. En caso contrario, si el personal debería estar en trabajo normal y no esta, se contará como falta.

Check-in/Check-out：Este elemento puede controlar si el personal debe checar la entrada o salida, esta selección esta por encima de la selección en la programación de turnos.

Configuración de tiempo y asistencia de personal

Click en “Schedule AC”; introduzca la configuración de tiempo y asistencia del personal, como se muestra a continuación

El método de estadísticas de asistencia es similar al método de configuración avanzada, solo que hay un incremento opcional si el registro de horas extra tiene que ser registrado y examinado. En las opciones, todo el tiempo extra tiene que ser examinado y registrado, de lo contrario, el tiempo extra no se pagará.

Una lista actual de turnos indica la planificación de horario de trabajo del personal, la ventana muestra el turno del personal incluyendo la

fecha de comienzo y fin y nombre del turno, si necesita modificar el turno del personal, primero seleccione el turno de la lista “shifts”, se pondrá en azul, de click en el botón (-) para eliminar el turno actual, después de esto de click en (+) para agregar un nuevo turno, la ventana es la siguiente:

Seleccione un nuevo turno de la lista de turnos que han sido configurados, defina el tiempo de comienzo y final, click en “OK” para confirmar, click en “Cancel” para cancelar esta acción, regrese a la pantalla de configuración de asistencia.

Mientras el turno del personal sea en horas normales de trabajo, puede agregar muchos elementos de programación. Ejemplo:

Fecha de inicio Fecha de termino Turno

03-3-1 03-5-30 springs

03-6-1 03-9-1 xxxxxxx

La asignación automática de turno de personal esta seleccionada, aparecerá la ventana siguiente.

La auto-asignación de turno de personal es que, mientras personal que no tenga asignado un turno, pero el/ella tienen registro de asistencia, el sistema automáticamente definirá el periodo de tiempo. Esta función se utiliza principalmente en los cambios de turnos.

Mínimo de tiempo para auto-asignar turno：Cuando establece un periodo de tiempo, por ejemplo un día, entonces si al empleado no se le asigna un turno, después de un día de que el esta checando se le asignara turno automáticamente.

Periodo de tiempo utilizado：Esto es para establecer el periodo de tiempo de este usuario， click en (+), aparecerán las opciones del periodo de

tiempo, éstos son los que se crearon en la lista de administración de turnos. Aparecerá lo siguiente

De un click sobre el periodo de tiempo que desea agregar, si desea quitar alguno solo selecciónelo y de click en el botón (-)

Después de configurar, click en (OK) para guardar los cambios，click en (Cancel) para cancelar los cambios, regrese a la etiqueta de configuración de asistencia.

2.2.3 Configuración de administrador Establecer administrador

Para ayudar a mejorar la seguridad de su sistema, para prevenir que los datos sean cambiados por personal no autorizado, este programa de administración provee una función para establecer un administrador, Click en el menú “maintenance/options” y de click en el submenú “Administrator”, aparecerá la siguiente ventana

Click en el botón (administrator), aparecerá lo siguiente

Seleccione el tipo de administrador que desea agregar (se recomienda agregar un super administrador), después de dar click sobre la opción que desea aparecerá lo siguiente

En la pantalla seleccione al usuario que desea poner como administrador, todos los administradores deben ser personal de la compañía.

La contraseña inicial del administrador es su propio número de registro, click (OK) para entrar a la pantalla de privilegios de administrador, aquí puede establecer los privilegios que tendrá este administrador

De click en los privilegios que desea que el administrador tenga, indica que ese elemento esta seleccionado, “all no choice” significa que el sistema dará a cada clase de administrador los privilegios por defecto. Al terminar de click en "OK" para completar la configuración, si da click en “Cancel" se le permitirá establecer los privilegios en otra ocasión (para establecer después los permisos, en la ventana de administradores, de click en el botón “Operation Purview”).

Nota: El administrador no puede revisar sus propios privilegios o borrar su cuenta, solo el “super administrador” se le permite revisar, agregar o borrar a los otros niveles de administrador.

Para mas detalles vea la clasificación y privilegios de administradores.

Después de establecer el administrador, la contraseña por defecto es su número de registro de personal, se recomienda cambiarlo para garantizar la seguridad de los datos. Después de establecer un administrador en el sistema, el sistema mostrara una ventana, si no introduce los datos del administrador no podrá entrar en el software.

Privilegios y clasificación de Administradores

1. Clasificación de Administradores

Hay 4 clases de administrador en el sistema, de acuerdo al nivel de privilegios del rango más alto al mas bajo la secuencia seria: “Super administrator”, segundo nivel de “departments’ administrators”, primer nivel de “departments’ administrator” y department administrators

2. Privilegios de Administrador: Los super administradores pueden administrar a todo el personal; los administradores de departamento solo

pueden administrar al personal de su departamento.

◆ Privilegios de super administrador: El super administrador, es el administrador de mas alto nivel en el sistema, tiene privilegios para agregar, modificar, o eliminar otros administradores, se le permite inicializar la administración del sistema y establecer la base de datos. Por defecto se le permite realizar cualquier operación en el sistema. Si no se selecciona ningún privilegio en la interface de los privilegios de administrador, entonces tendrá los privilegios por defecto, si solo algunos puntos han sido seleccionados, entonces este administrador que tiene esos privilegios puede seleccionar solamente el proyecto correspondiente.

◆ Privilegios del administrador de segundo nivel de departamento: el segundo nivel de administradores de departamento se les permite agregar administradores en su departamento, ya sea del mismo nivel o mas abajo que el mismo, eliminar departamento al que pertenece, no se le permite operar administradores de otros departamentos. Si solo unos pocos elementos han sido seleccionados, entonces el administrador que tiene esos privilegios, solo podrá seleccionar los proyectos correspondientes.

◆ Primer nivel de administrador de departamento: el primer nivel de administrador de departamentos puede agregar administradores a su departamento, y revisar los privilegios de los de su mismo o mas bajo nivel, eliminar el departamento al que pertenece, no esta permitido a operar sobre administradores de otros departamentos. Si pocos elementos han sido seleccionados, el administrador que tiene esos

privilegios, solo podrá seleccionar los proyectos correspondientes.

◆ Administradores de departamento: Los administradores de departamento pueden agregar administradores a su departamento con sus mismos privilegios, eliminar el departamento al que pertenecen, no se les permite operar sobre otros administradores de departamento. Si pocos elementos han sido seleccionados, entonces este administrador podrá seleccionar los proyectos correspondientes.

Proyecto Autorizado

Eliminar los datos obsoletos / respaldar la base de datos / exportar los datos de asistencia:

Hay 3 proyectos bajo el menú de “Data”, el administrador cuenta con estos privilegios para guardar y examinar información.

◆ Importar los datos de asistencia: Se pueden importar los datos grabados en el archivo al sistema a través de la opción Import AC data dentro del menú “Data”.

◆ Dejar el trabajo /pedir permiso: click en el submenú "Employee leave on business/ asking for leave" que se encuentra dentro del menú “Attendance”, aquí puede establecer las configuraciones y producir las hojas de datos correspondientes.

◆ Olvido de checar entrada / salida: si el personal se olvida de checar su entrada/salida, agregue la “checada” correspondiente a través de esta opción “Forgetting to clock in/out” dentro del menú “Attendance”.

◆ Llegadas tarde/Salidas temprano colectivas: si varios miembros del

personal han olvidado checar su entrada o salida, con esta opción se puede establecer que se ignore esa “checada” y se le puede asignar una nueva de acuerdo a como el administrador lo desee.

◆ Salidas en tiempo de trabajo: puede buscar a los empleados que salen a las horas de trabajo, examinar el sistema y revisar la agenda a través de este submenú ubicado en el menú Search/printing.

◆ Actual situación de trabajo del personal: con esta opción puede buscar cuales son las personas que actualmente vinieron o no a trabajar, esto a través de la opción “current employee´s on duty status” en el menú “Search/Print”.

◆ Consultas y reportes de excepciones de asistencia: En el menú “search/printing” puede también hacer click en la opción "Attendance Calculation report”, puede buscar cualquier clase de excepciones, estadísticas de asistencia, reporte de producción e imprimir reportes.

◆ Administración de departamento/Mantenimiento de empleados: puede establecer los departamentos en “administración de departamentos”; revisar la información y configurar los tiempos de asistencia del personal en la opción de “mantenimiento de empleados” a través del submenú Department list/ Employee maintenance que se encuentra en el menú Maintenance/Option.

◆ Configuración de administrador: En el menú de “maintenance/options”, configure el administrador y asigne los privilegios.

◆ Mantenimiento de periodo de tiempo/administración de

programación de turnos: a través de esta opción puede crear el periodo de tiempo de trabajo en el mantenimiento de periodos de tiempo, administrar la programación de turnos, seleccionar el periodo de tiempo apropiado o cambiar el periodo de tiempo para establecer las diferentes programaciones de turnos.

◆ Asignar una programación de turno al personal: Asignar la programación de turnos ya establecida al personal.

◆ Mantenimiento de días festivos: Establezca los días festivos en la opción “Xxxxxxxx Maintenance”.

◆ Configuración de salidas: En esta opción establezca las opciones por las cuales el personal se puede ausentar.

◆ Regla de tiempo y asistencia: Establezca las reglas de asistencia y la regla estadística para el proyecto de tiempo y asistencia en el reporte.

◆ Configuración de base de datos: A través de esta opción establezca la conexión a la base de datos.

◆ Configuración del sistema: Puede llevar a cabo la configuración de algunas opciones del software.

◆ Conexión a dispositivo: Le permite conectarse a un dispositivo.

◆ Descargar registros de datos del dispositivo: Le permite descargar los datos disponibles en un dispositivo.

◆ Subir información del personal al dispositivo: Le permite subir la información del personal al dispositivo seleccionado.

◆ Descargar empleados y sus huellas: Aquí puede descargar la información de las huellas de los empleados.

◆ Borrar la información en el dispositivo: Elimina los datos de asistencia grabados en el equipo

◆ Administración de dispositivo: Le permite examinar la información del dispositivo y llevar a cabo algunas operaciones sobre ella.

◆ Editar dispositivo: Puede agregar, eliminar y revisar la comunicación del software con el dispositivo.

◆ Sincronizar el tiempo del equipo: Sincroniza el tiempo del equipo con el de la computadora,

2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo

Antes de que sea asignada la programación de turnos, se deberá configurar el periodo de tiempo, seleccione el menú “Maintenance/ Option”, click en “Time Period Maintenance (Maintenance Timetables)”, puede usar periodos de tiempo los cuales se van a utilizar para manejar los turnos del personal, la pantalla es la siguiente:

Si aun no ha asignado la programación de turnos mientras se establece los periodos de tiempo, el sistema le anunciara que aun no ha asignado ninguna programación de turnos, la pantalla es la siguiente.

Click en (Cancel) para regresar a la pantalla principal, click en (OK)

para empezar a configurar los periodos de tiempo, aparecerá lo siguiente

Seleccione “Add” para introducir los tiempos de entrada/salida de trabajo, aparecerá un asistente para establecer el periodo de tiempo.

De acuerdo a las condiciones de cada empresa se deberá seleccionar el método de entrada y salida al trabajo, hay dos opciones (mañana y tardes) o si es un turno corrido (desde en la mañana hasta en la tarde), introduzca los horarios correspondientes de entrada y salida, click en el botón (Cancel) para regresar a la pantalla principal, click en (Next) para continuar la configuración, aparecerá la siguiente ventana:

En esta pantalla se configuran los tiempos de entrada y salida, establezca los rangos que desea para que el personal pueda checar la entrada y la salida.

Establezca si el empleado esta “forzado” a checar su entrada y su salida, también podrá establecer diferentes opciones dependiendo de los diferentes departamentos y empleados, click en (Next), aparecerá lo siguiente:

En esta pantalla establezca los tiempos que el empleado puede llegar tarde en la entrada, o el tiempo que se puede ir temprano a la hora de la salida, click en (Next) para entrar a la siguiente pantalla:

En esta pantalla el sistema le anuncia que agregara un periodo de tiempo llamado “daytime” y una programación de turno llamada “Normal shift”, si antes seleccionáramos el método que tiene dos asistencias en un día, el sistema agregará dos nuevos periodos de tiempo, uno para “A.M” y otro “P.M”. Hay 3 opciones en la pantalla, selecciónelas de acuerdo a sus necesidades, después de click en el botón “finish” para completar la configuración. Aparecerá la siguiente pantalla

Esta pantalla puede ser dividida en dos partes, la parte de la izquierda muestra la lista de los periodos de tiempo, a parte derecha es la administración de los periodos de tiempo. Puede agregar, borrar y revisar periodos de tiempo.

◼ Agregar: De un clic sobre el botón ( Add) para agregar un Nuevo periodo de tiempo, después introduzca el nombre, las horas de entrada y salida de trabajo, los minutos de tolerancia, las horas de checar entrada o salida, así como por cuantos días de trabajo

contara ese periodo de tiempo. También defina si para este periodo de tiempo el empleado tendrá que checar su entrada y salida. El formato de tiempo es hh:mm.

◼ Borrar: Seleccione un periodo de tiempo de los que ya existan y después de click en el botón ( Delete) para eliminarlo.

◼ Guardar: De click en el botón (Save) para modificar un periodo

de tiempo, o para agregar uno nuevo, de click sobre este botón para guardar la información del periodo de tiempo.

◼ Establecer los minutos de tolerancia para llegar tarde (Late): Como se muestra en la figura de arriba, se estableció el valor de 5, así si la entrada fuera a las 08:30, así: A) El empleado checa a las 8:33, B) El empleado checa a las 8:40; en el inciso A el empleado llega a la hora normal, en el inciso B el empleado tendrá 10 min de retardo debido a que checo después de los 5 min de tolerancia.

◼ Establecer los minutos permitidos de salir temprano (Leave Early Time): Esto es similar a los minutos para llegar tarde, solo que aquí es para establecer los minutos que el empleado podrá salir antes de su horario normal.

◼ Principio/Fin de la entrada (Begining /Ending in): Aquí se establece a partir y hasta que hora el empleado podrá registrar su entrada.

◼ Principio/Fin de la salida (Beginng/Ending out): Establece a que tiempo los empleados pueden empezar a checar la salida y a hasta que tiempo después de la hora de salida pueden checar.

◼ A cuantos días de trabajo será equivalente (Count as workday): Aquí se establece el valor de días de trabajo será equivalente el periodo de tiempo seleccionado.

◼ Cantidad de tiempo (Count as a minute): Aquí se establece la cantidad de minutes que se tomaran en cuenta como trabajados, por ejemplo, si un turno es de 9 horas pero se cuenta con 1 hora de comida, entonces el empleado solo trabaja 8 horas, en este caso se establecería como 480 minutos equivalente a esas 8 horas.

◼ Checar entrada/salida (Must checking in/out): De acuerdo a los diferentes puestos y a las diferentes necesidades se puede establecer si es necesario o no que loe empleados tengan que checar su entrada/salida.

◼ Cambiar el color del periodo de tiempo (Change the display color): Aquí puede cambiar el color de los diferentes periodos de tiempo, esto puede ser muy útil para diferenciarlos uno de otro.

2.2.5 Administración de turnos

Después de configurar los periodos de tiempo, podrá configurar la programación de turnos, seleccione la opción “shift managment” del menú “maintenance/ option”, aparecerá la siguiente pantalla:

Esta pantalla se divide en “nombre de turno (shift name)” y “periodo de tiempo de turno (shift time period)”, la parte del nombre de turno incluye el nombre, la fecha de inicio, la cantidad de ciclos y la unidad de ciclos.

Los nombres de turnos no se pueden repetir y ninguno de los campos podrá quedarse vacío.

La fecha de inicio tiene como formato dd-mm-yyyy, por ejemplo, el 15 de noviembre del 2003 se grabara como 15-11-2003.

Periodicidad cíclica de turno (Shift cycling periodicity) = cuenta de periodicidad (periodicity count) * unidad de periodicidad (periodicity unit)

La unidad del ciclo puede ser en día, semana y mes.

Puede agregar turnos vacios que no tienen hora de entrada?

Utilice la Barra de herramientas de la administración de turnos para agregar, eliminar o modificar turnos. Bajo el estado de agregar o modificar turnos (cuando esta activado el botón { √} ） , podrá Agregar/Modificar/Eliminar periodos de tiempo de turno.

De un click en el botón () para agregar un Nuevo turno, aparecerá un periodo de tiempo de turno en blanco del lado derecho, entonces agregue un periodo de tiempo, aparecerá lo siguiente:

Seleccione un periodo de tiempo de la lista de la izquierda y seleccione el (los) días que desea asignarles dicho periodo de tiempo. Aquí también puede establecer si contara como tiempo extra o no, de click en (OK) para guardar los cambios, de click en (cancel) para no guardar los cambios.

Cancelar turno: Seleccione un turno que desea eliminar, de click en el botón ( ) para eliminarlo.

Modificar: Seleccione el turno que desea modificar y de click en el

botón ( ).

Eliminar periodo de tiempo: Seleccione el periodo de tiempo que desea eliminar y de click en el botón ( ).

Guardar: Después de que se ha agregado un nuevo turno o ha sido

modificado uno existente de click en el botón () para guardar los cambios realizados.

2.2.6 Asignar turnos al personal

Si el personal no ha sido programado, al final el sistema no podrá contarlos en las estadísticas de asistencia, si el personal no pertenece a un turno el sistema no podrá reconocer su registro de asistencia como cuando entra o sale de trabajar y no podrá contar su tiempo de asistencia.

Después de configurar el periodo de tiempo y la administración de turnos, seleccione “Employee Schedule” del menú “Maintenance/Option”, se abrirá la ventana de “schedule employee's AC”, aquí podrá mantener los datos relacionados con los turnos del personal.

El lado izquierdo de la página muestra los distintos departamentos. De click sobre alguno de ellos para poder ver todos los empleados y su programación de turnos en el lado derecho de la ventana.

Asignar turno al personal por departamento: Asigna turnos de acuerdo a las características de los departamentos, de click sobre el

botón ”Department Schedule", aparecerá la siguiente ventana:

“Default schedule”: Seleccione un turno de la lista para establecerlo como el turno por defecto que será usado para el nuevo personal, después de enrolar un nuevo personal, éste tendrá dicho turno.

“May used schedule”: Podrá seleccionar las programaciones que podrán ser utilizadas por dicho departamento.

Modo normal de asignar turnos al personal

La parte derecha de la ventana es el modulo para asignar los turnos al personal. Aquí no solo puede asignar turnos al personal individualmente, también puede hacerlo a todo el personal. Click en (all choice ) para asignar turno a todo el personal. En la lista de personal, mantenga presionada la tecla Ctrl y vaya dando click sobre el personal que desea

asignarle turno, después de click en ( Arrange Employee’s shifts), aparecerá la siguiente ventana:

Clock in/out: Podrá establecer si el personal tendrá que checar su entrada/salida, podrá juzgar si es necesario establecerlo de acuerdo con el correspondiente periodo de tiempo, el establecimiento de privilegios en este proyecto es superior al de la configuración de periodo de tiempo de turno.

Attendance active: Se refiera a si el tiempo de asistencia es efectivo o no, después de seleccionar esta opción, de acuerdo con las reglas de asistencia y la programación de turnos, el total de los registros de tiempo y asistencia están disponibles, de lo contrario este empleado no se encontrara en los registros respecto a la forma normal de trabajo. Por ejemplo, algunos líderes no les necesitan contar el tiempo de asistencia

para ir a trabajar normalmente.

Count overtime: Después de seleccionar esta opción será posible calcular el tiempo extra de dicha persona.

Holiday: Después de seleccionar esta opción el empleado podrá descansar en los días festivos, si el empleado va a trabajar su registro contará como trabajo de tiempo extra, de lo contrario, el personal que tenga asignado un turno para ir a trabajar en días festivos, sino va a trabajar le será contado como falta.

Registry for OT: Se refiere a que todo el personal que trabaje tiempo extra deberá ser revisado para su aprobación.

En la organización actual de turnos bajo la opción de permitir examinar todos los turnos del personal, agregue o elimine cambios al turno del

personal. Click en el botón , aparecerá lo siguiente

Todos los turnos y los periodos de tiempos de turnos se muestran en esta pantalla. Seleccione alguno turno de los que se encuentran configurados, determine su fecha de inicio y de término, de click en el botón “OK” para guardar los cambios, de click en el botón "cancel" para cancelar estos cambios, regresara a la pantalla de asignar turnos al personal. Después de terminar, el nombre correspondiente del turno aparecerá en la columna “shift” y la lista de tiempo se mostrara en la parte de abajo de la pantalla.

Auto asignar periodo de tiempo (Auto- assign timetable)

Si la asignación de turnos al personal o el cambio de la programación de turnos es muy frecuente y no hay una regla que seguir, esta disponible la opción “auto- assigning timetable”, esto se refiere a que el empleado no tiene asignado un horario pero si cuenta con registro de asistencia, el programa puede juzgar automáticamente a que periodo de tiempo

pertenece dicho empleado. Después de seleccionar dicha opción, la siguiente pantalla aparecerá

A continuación seleccione la hora mínima de la inteligencia de asignar turnos al personal, esto se refiere a que después de que establece el tiempo, por ejemplo un día, el sistema no podrá llevar a cabo la sentencia del periodo de tiempo hasta que el tiempo en el que el personal no ha sido asignado a un grupo sea mas de un día. Por ultimo, seleccione el periodo de tiempo que será utilizado para asignárselo al

personal: para hacer esto solo haga click sobre el botón , aparecerán

las opciones para escoger periodo de tiempo, estos periodos de tiempo son los que se establecieron en la opción de “mantenimiento de periodos de tiempo (maintenance timetable). La pantalla es la siguiente

De click en el botón si necesita borrar algún periodo de tiempo

Turnos temporales de empleado

Si uno (o varios) empleados necesitan cambiar sus horas de trabajo

temporalmente, su turno puede ser definido temporalmente, de click en el botón de “temporary shifts” en la ventana principal llamada “Schedule employee´s AC”, aparecerá el siguiente mensaje:

Click en el botón (OK), entrara a la programación temporal, click en el botón (Cancel ), para regresar a la ventana principal. Primero defina Primero defina el rango de tiempo, seleccione al empleado, si desea seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla (Ctrl) y de click en los empleados que desea, después de click en (temporary shifts), seleccione (+) para agregar un periodo de tiempo y asignarlo a los días que desea. Este proceso es muy similar al de agregar periodos de tiempo en la administración de turnos. Click en (save temporarily schedule) para guardar la programación temporal o de click en cancel para cancelar.

La programación temporal tiene mas prioridad que la programación de turnos.

Seleccione el periodo de tiempo que desea agregar, click en (OK) para confirmar, la programación temporal aparecerá en la lista de programación de turnos.

Antes de guardar este periodo de tiempo, puede seleccionarlo y dar click en el botón para eliminarlo, o, Presione (All Delete) para eliminar todos los periodos de tiempo, si este periodo de tiempo ya ha

sido grabado puede dar click en el botón para cancelar la programación temporal.

La programación de turnos cambia regularmente

Hay cambios regulares de programación de turnos en la mayoría de las empresas, como organizar la programación de turnos para que cambie regularmente, el manejo de varias programaciones de turnos que

cambian regularmente es una importante función del software.

Aquí, se ilustra el método de cambio de turnos con cuatro turnos que cambian tres veces por semana, por ejemplo, hay cuatro turnos: A、B、C、 D, la programación de horas de trabajo esta dividida en turno matutino, turno de día, turno nocturno, tres periodos de tiempo, la fecha del comienzo de la aplicación es 1.

Realice la configuración como la instrucción anterior, aparecerá la siguiente ventana

La lista de la programación de horas de trabajo del personal es:

Date shift	Morning shift	Day shift	Night shift	Have rest
1	A	X	X	X
0	X	X	X	X
0	C	D	A	B

4	B	C	D	A
5	A	B	C	D
6	D	A	B	C
7	C	D	A	B

De la lista de programación, se determina que el ciclo de horas de trabajo de todo el personal es de cuatro días. Así A、B、C、D las horas de trabajo de los cuatro días son divididas dentro de cuatro turnos.

Tiempo de comienzo/fin: Se refiere mostrar el día en que comienza la programación de turnos de todo el personal y el día en que termina el periodo de tiempo en la región de “roles”.

2.2.7 Mantenimiento de días festivos

En los días festivos, de acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar, el personal tendrá el día libre y no tendrá registro de asistencia durante ese periodo, en una situación normal si el personal no checa su asistencia en el sistema será contado como falta del trabajo sin excusa alguna, además el personal que trabaje horas extras en días festivos no se le tomaran en cuenta, de acuerdo a esta clase de situaciones deberá establecer correctamente esta opción. Seleccione la opción “Holiday list” en el menú “maintenance/Option” y se abrirá la ventana de mantenimiento de días festivos

Esta pantalla se divide principalmente en la lista de días festivos y la barra de herramientas para el mantenimiento de días festivos. Podrá

agregar, eliminar y modificar los días festivos a través de ésta barra de herramientas.

Agregar: De click en el botón y aparecerá un registro Nuevo en el cual agregara la información. Introduzca el nombre del día festivo, el tiempo y la duración. La pantalla es la siguiente

Nota: Deberá introducir el formato correcto de fecha el cual es por ejemplo: 19/09/2008, en caso de que no introduzca el formato correcto le aparecerá una ventana de error:

Después de introducir correctamente los datos que desea agregar, de click en el botón para guardar la información.

Eliminar: Click en el botón para eliminar la información que ya

no en necesaria.

Modificar: Cuando necesite modificar algún día festivo de los que ya ha agregado, debe seleccionar el registro que desea modificar y dar click en

el botón después de hacer los cambios de click en el botón para guardarlos.

Después de agregar los días festivos, mientras se asignan los turnos al personal, el sistema no puede programar estos periodos de tiempo. Debido a que el registro de asignar turno al personal no existe, por lo tanto, establezca el periodo de días festivos, en el reporte de tiempo y asistencia, el sistema no puede contar este periodo de tiempo de asistencia. Si en el periodo de días festivos el personal ha de realizar el registro de asistencia, If in holiday period had the staff to carry on the Time Attendance registration, contados en el reporte de tiempo y asistencia será de trabajo “libre” de tiempo extra

2.2.8 Configuración de salida

Es posible que cuando el personal tenga problemas necesite salir por diferentes razones, pidiendo permiso puede ser almacenado automáticamente en las estadísticas del sistema. Este sistema provee el mantenimiento de clases de salidas, Click en (Leave Class) en el menú “maintenance/option” aparecerá la siguiente ventana.

El sistema provee 3 clases de “salidas” por defecto: salida por enfermedad “sick leave”, vacaciones “vacation”, otro “other”. Si necesita mas clases de “salidas” solo de click en el botón para agregar una nueva clase.

Agregar: Click en el botón para agregar la nueva clase común. En el lado derecho podrá definir el nombre de la salida, reglas estadísticas, así como la manera de ejecución de estas salidas en el reporte y si

contara como pedir permiso. Después de llenar esta información, de click en el botón para guardar los cambios, si da click en el botón es para abandonar la operación actual.

Durante este proceso, la información que necesita agregar es la siguiente:

Leave name: El nombre de la clase de salida.

Statistical rule: La regla especifica en el reporte de tiempo y asistencia para contarlo como salida.

Los parámetros de las reglas estadísticas son: “Min-unit”, “round off control”, “accumulation by times”, “Round up after the accumulation”, cuatro clases de reglas.

La opción “min-unit” es la unidad más pequeña de la medida para la salida. La unidad común puede ser día, hora, minutos, hay varias clases de unidades de medida en el día de trabajo como se muestra en la siguiente figura.

El “round -off control” se refiere a si la hora de la salida no es entero en el reporte de asistencia mientras calculamos el registro de T&A, con el fin de obtener comodidad en el calculo de las estadísticas de T&A, provee un modo de computo: Redondear hacia arriba (Round up), redondeo apagado (round off), redondeo hacia abajo (Round down).

La opción “Acc. By times” se refiere a las estadísticas de salidas en el reporte de T&A: El personal pide una salida en un periodo de tiempo, por el número de veces que piden permiso para salir se toma el modo de cómputo. Si selecciona esta opción, entonces el computo del calculo de T&A no cumple con el “min-unit” y el control de redondeo en la regla estadística. Se muestra en la figura siguiente

Después de acumular, “rounding off” es para acumular todas las veces de este proyecto y convertirlos en la unidad correspondiente de estadística, entonces depende de “min. Unit” para establecer el método para apagar el redondeo. El signo de identificación en el reporte “Symbol in report” es la manera simbólica de representar las salidas en el reporte mientras es imprimido.

“Count to leave” se refiere a si se establece estas salidas como “asks for leave (permisos para salir)”. Atención, si marca esta opción, entonces en

la fecha en que se pida permiso para salir que esta recién agregada se contará en las estadísticas del reporte de T&A.

Eliminar: Le permite eliminar “salidas”. Seleccione la “salida” que desea eliminar y de click en el botón para eliminarla.

Modificar: Modifique las “salidas”. Seleccione la “salida” que desea y de click en el botón para modificar la información.

2.2.9 Reglas de asistencia

Todos los cálculos estadísticos de asistencia deben cumplir con las reglas de asistencia,

1. Seleccione el menú Maintenance /Option, click en (Attendance rules) y aparecerá la siguiente ventana:

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