PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO (LEASING)
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO (LEASING)
REVISÓ | APROBÓ |
SECRETARIO JURÍDICO | REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN |
1. OBJETIVO
Definir los criterios y lineamientos en materia de contratación para aplicar en los procesos precontractual y contractual de los contratos de arrendamiento financiero o Leasing que requiera la Gobernación del Meta, a través de alguna de sus dependencias.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la elaboración de los contratos de Leasing con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad vigente aplicable y lo dispuesto por la Administración Central de la Gobernación del Meta, y en lo aplicable a los institutos y entidades descentralizadas del departamento del Meta.
3. DEFINICIONES
CONTRATACIÓN DIRECTA: Es el procedimiento mediante el cual se celebran contratos de manera directa, autorizados en la normatividad vigente, incluyendo los contratos de empréstito.
CONTRATO DE LEASING:
Podemos definir el contrato de leasing como un tipo de contrato de carácter comercial, mediante el cual se entrega un bien (mueble o inmueble) a una persona para que este la use con la obligación de pagar una especie de canon de arrendamiento durante un tiempo determinado, cuando dicho tiempo termine la persona tendrá la facultad de adquirir el bien pagando un precio o podrá devolver. El arrendatario tiene la facultar de adquirir la propiedad del bien, es decir ejercer la opción de compra.
3.1. Características generales:
• Es un contrato de carácter comercial, pues por lo general este tipo de contrato lo celebran grandes empresas con el fin de obtener una utilidad.
• Es innominado pues en Colombia no se encuentra regulado por las normas del código de comercio, el cual define los contratos comerciales.
• Es un contrato de carácter consensual pues para su perfeccionamiento basta la voluntad de las partes contratantes, pero en caso de suscribirlo entidades estatales deberá elevarse a escrito.
• De igual forma es bilateral pues ambas partes contratantes le asisten obligaciones.
• Es oneroso pues reviste unas utilidades para quien recibe el arrendamiento y posiblemente si el arrendatario decide adquirir el bien, se genera la utilidad de la compra. Al igual que el arrendatario recibe los beneficios que el uso de la cosa le pueda otorgar.
• Es de tracto sucesivo pues el contrato se va desarrollando de manera continua.
• Pese a no estar regulado por el código de comercio es un contrato de carácter principal, es decir, que no requiere de la existencia de otro contrato para poder existir.
3.2. Tipos de contratos de leasing:
En la doctrina se han conocido dos clases de leasing, el leasing financiero y el leasing operativo, los cuales se diferencian en que en el leasing financiero el locatario como lo ha llamado la doctrina siempre va a tener presente en el contrato la opción, una vez terminado de pagar los cánones de arrendamiento de adquirir el bien. Mientras que en el leasing operativo la opción de adquirir el bien no siempre está presente esta es excepcional.
Como alternativa para adquisición de viviendas, se ha creado el leasing inmobiliario, que le permite al arrendatario o locatario adquirir a largo plazo la titularidad del mismo, previo el ejercicio de la opción de compra.
3.2.1. Leasing de importación: Es un contrato sobre equipos que están fuera del País y que por ende deben importarse. Por lo general, en este tipo de contratos, el locatario encarga a la compañía de leasing la negociación con el
proveedor del exterior del bien que él expresamente ha escogido, así como la importación del equipo. También existe una modalidad de leasing de importación en la cual se acuerda que el locatario negocie el bien con el proveedor y haga la respectiva importación, y la compañía de leasing financie todos los gastos en que incurra por tales conceptos, mediante la celebración de una promesa de contrato de leasing. Una vez el equipo se haya nacionalizado, se formaliza el contrato de leasing, adquiriendo la compañía el equipo. Cualquiera sea la modalidad operativa del leasing de importación, el canon sólo se comienza a cancelar cuando el bien importado se encuentra en operación.
Si tanto el locatario como la compañía de leasing importadora son nacionales, el leasing será de importación pero no será un leasing Internacional, carácter que adquirirá si la Compañía de Leasing es extranjera.
3.2.2. Leasing de infraestructura: Es aquél que versa sobre bienes destinados a la ejecución de obras o proyectos de infraestructura.
3.2.3. Leasing Inmobiliario: Un contrato en el cual el bien objeto del leasing es un Inmueble. Por tratarse de un contrato comercial, para que un inmueble pueda ser objeto de un contrato de leasing, debe ser susceptible de producir renta.
3.2.4. Leasing Internacional o Cross Border Leasing: Es un contrato en el cual la compañía de Leasing y el locatario se encuentran en países distintos y se rigen por sistemas legales diferentes. Una de las características más importantes del leasing internacional en la regulación colombiana, cuando se trata de una operación entre una compañía de leasing extranjera y un locatario domiciliado en Colombia, es que el bien objeto del contrato se importa bajo el régimen de importación temporal a largo plazo, si se cumplan los requisitos establecidos en los Decretos 1740 de 1991 y 1909 de 1992.
3.2.5. Leasing Financiero: Es un contrato en virtud del cual, una Compañía de Financiamiento Comercial, entrega a una persona natural o jurídica, denominada el locatario, la tenencia de un activo que ha adquirido para el efecto y que éste último ha seleccionado para su uso y goce, a cambio del pago periódico de una suma de dinero (canon) durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, el locatario tendrá derecho a adquirir el activo por el valor de la opción de adquisición.
3.2.6. Leasing Operativo : Es un contrato en virtud del cual, una persona natural o jurídica, denominada la arrendadora, entrega a otra, llamada la
arrendataria, la tenencia de un bien para su uso y goce, a cambio del pago de un canon o renta periódica.
3.2.7. Leasing Sindicado: Es aquél en que el activo objeto del contrato de leasing pertenece a dos o más compañías de leasing, nacionales o extranjeras.
3.3. Definición normativa del contrato de leasing financiero:
El Decreto 913 de 1993 definió en su artículo 2º (hoy artículo 2.2.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010) el leasing financiero con base en las costumbres y prácticas mercantiles vigentes para entonces, de la siguiente manera: “Entiéndase por operación de arrendamiento financiero la entrega, a título de arrendamiento, de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cánones que recibirá durante un plazo determinado, pactándose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del período una opción de compra”.
3.4. Naturaleza jurídica del contrato de leasing de importación
Es una modalidad de Leasing Financiero Tradicional enfocado a las empresas o personas naturales que desean adquirir bienes en el exterior. El usuario selecciona el proveedor y el(los) bien(es) que desea importar y la entidad financiera se encarga del proceso de importación. A la finalización del plazo del contrato, el locatario puede adquirir la propiedad del bien por un valor determinado al inicio u opción de compra.
3.5. Fundamento normativo del contrato de leasing
• Decreto 2059 de 1981 - control de la actividad por la superfinanciera
• Decreto 2920 de 1982 – (art 26) control y restricción a la actividad
• Ley 74/89
• Ley 45/1923
• Decreto 3039/89
• Resolución 4460/89
• Decreto 1250/92 elimina iva para estos cánones
• Decreto 663 de 1993, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
• Ley 510/99 se convierten las empresas de leasing en entidades de financiamiento comercial
• Decreto 913 y 914 de 93 regulaciones del contrato de leasing
• Circular externa 007 de 1996.
• Ley 795 de 2003
• Decretos 777 y 779/ 2003
• Decreto 1787/2004 (deroga el 777 y leasing habitacional)
• Decreto 4327/2005 se fusionan las superintendencias y surge la supe financiera
• Ley 1328 de 2009 autoriza a los bancos a realizar operaciones de leasing
• Es considerado como un gasto de administración y no una operación de crédito (ley 550 y 1116 – insolvencia)
3.6. Elementos de la esencia del contrato de leasing:
- Entrega del bien para su uso y goce
- El canon periódico (compuesto por la amortización y componente financiero)
- La existencia en favor del locatario de una opción de compra a la terminación del plazo.
3.7. CONDICIONES DEL CONTRATO DE LEASING EN EL DEPARTAMENTO DEL META
3.7.1. Es un contrato estatal. Independientemente del régimen jurídico aplicable al contrato de leasing financiero, en este caso el derecho comercial1, por tratarse de una de las partes el carácter de entidad estatal, el contrato será estatal2.
3.7.2. Cumplimiento al principio de planeación.
Para su adecuada ejecución, deberá darse cumplimiento a este principio, incluyendo:
Elaboración del estudio previo
1 Ley 80/93 Artículo 13º.- De la Normatividad Aplicable a los Contratos Estatales. Reglamentado parcialmente por los Decretos Nacionales 1896 y 2166 de 1994, Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 4266 de 2010. Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta Ley.
2 Ley 80/93 Artículo 2º.- De la Definición de Entidades, Servidores y Servicios Públicos. Para los solos efectos de esta Ley:
1o. Se denominan entidades estatales: a) La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles.
Análisis de factibilidad técnica y financiera
Autorización de la Asamblea Departamental, como quiera que se trata de una modalidad de empréstito
3.8. Modalidad de selección aplicable a contrato de leasing. La entidad financiera para un contrato de arrendamiento financiero o leasing se selecciona mediante la modalidad de contratación directa, con fundamento en la ley 1150 de 2007 artículo 2° numeral 4° literal b) en concordancia con el articulo 24 literal b) de la ley 80/93.
La selección del proveedor que eventualmente será recomendado por la administración a la entidad financiera seleccionada para la adquisición mediante arrendamiento financiero o leasing, deberá realizarse con apego a la normatividad vigente para la selección de oferentes, atendiendo las reglas generales de selección según la naturaleza del bien y cuantía, e incluso podría acudirse a la selección en forma directa cuando no exista pluralidad de oferentes, o en las otras alternativas definidas en la normatividad vigente.
4. RESPONSABLES
• Ordenadores del gasto, como responsables del proceso contractual en todas sus etapas.
• Director Departamento Administrativo de Planeación Departamental, quien emite la certificación del Banco de Programas y Proyectos, cuando sea aplicable.
• Jefe de Oficina de Asuntos Contractuales, quien interviene en las etapas previstas para los procesos contractuales del departamento del Meta
• Asesor de Oficina de Asuntos Contractuales,
• Proponente(s), quien(es) debe(n) presentar los documentos requeridos para las diferentes etapas del proceso
• Gerente de Presupuesto de la Secretaria de Hacienda, responsable de emitir el certificado de disponibilidad presupuestal
• Supervisor, una vez designado, dar cumplimiento a lo dispuesto en el manual de supervisión o el documento equivalente
• Comité de contratación, responsable del estudio de los procesos en su etapa precontractual
• Secretaría o dependencia donde se genera la necesidad, responsable de soportar la documentación pertinente requerida.
5. DESARROLLO Generalidades:
Cuando la administración toma la decisión de utilizar el mecanismo de leasing en cualquiera de sus modalidades, con el fin de poner al servicio de los objetivos del Estado, bienes muebles o inmuebles, deberá acogerse a lo dispuesto en la normatividad vigente y lo dispuesto en este procedimiento.
Como en todos los casos, la decisión de adquirir bienes o servicios, parte de una necesidad, la cual debe estar soportada en el Plan de Desarrollo, y para los efectos de las etapas precontractuales, deberá cumplirse con las demás etapas previstas en los procedimientos de contratación estatal adoptados por la Gobernación del Meta.
5.1 CONTRATO DE LEASING:
No | RESPONSABLE | ACTIVIDAD | FLUJOGRAMA | REGISTRO |
INICIO | ||||
ETAPA PRECONTRACTUAL: | ||||
1 | Ordenador del gasto de la dependencia interesada | Presenta la necesidad y estudio previo de bienes objeto de adquisición mediante la modalidad de leasing. Debe adjuntar Certificado de Radicación en Banco de Proyectos y Programas y los demás requisitos de los estudios previos. Tiempo estimado (0.3 día) | Necesidad y Estudios Previos | Estudios previos |
2 | Secretario de Hacienda | Solicita propuestas de leasing a entidades financieras para su análisis. Tiempo estimado (3 días) | Solicitud de propuestas a entidades financieras | |
3 | Secretario de Hacienda | Define conveniencia y viabilidad de adelantar operación por leasing. Tiempo estimado (0.5 día) | Concepto de viabilidad | |
4 | Secretario de Hacienda | Elabora proyecto de ordenanza para presentación a la Asamblea Tiempo estimado (1 a 3 días) | Proyecto de ordenanza | Proyecto de ordenanza |
5 | Secretario de Hacienda | Una vez aprobada la ordenanza, informa a la Dependencia solicitante para que adelante el proceso de selección de proveedor. Tiempo estimado (0.25 día) | Informa a dependencia o entidad solicitante | |
6 | Ordenador del Gasto de dependencia solicitante | Adelanta proceso de análisis de los potenciales proveedores, con base en la normatividad vigente. Tiempo estimado (1 a 30 días) | Proceso de análisis del proveedor |
Ordenador del gasto de
7 dependencia
solicitante
8 Secretario de Hacienda
9 Comité de contratación
10
Ordenador del
11 Gasto
Informa a Secretario de Hacienda el resultado del análisis de potenciales proveedores para su recomendación ante la entidad financiera
Tiempo estimado (0,5 día)
Realiza selección de entidad financiera y justificación de la contratación directa Tiempo estimado (1 a 3 días)
Verificar la carpeta del proceso, tanto del contrato de leasing como del análisis de proveedores potenciales con los soportes y emitir respuesta. Tiempo estimado (0.5 día)
¿La respuesta del Comité de Contratación es positiva?
No: Retirar los documentos para atender a las observaciones y realizar las correcciones que haya a lugar. Tiempo estimado (0.5 día)
Informa resultado de análisis de proveedores
Acto Admin. De Justificación contratación directa y selección de entidad
Verificar carpeta y emitir respuesta
SI
NO
Retirar los documentos y corregir
Acta de comité
12
9
ETAPA CONTRACTUAL:
17 | Secretario de Hacienda | Diligenciar minuta del contrato, con asesoramiento Jurídico. Tiempo estimado (1.5 días) | Diligenciar minuta del contrato | ||
18 | Oficina de Asuntos Contractuales | Realizar revisión jurídica de los documentos Tiempo estimado (1 a 3 día) | Realizar revisión jurídica | F-BS-08 Control de legalidad | |
¿Cumplen requisitos? | SI NO | 21 | |||
19 | Secretario de Hacienda | No: Realizar corrección de Errores Tiempo estimado (1 día) | Corrección de Errores | ||
20 | Secretaría Jurídica (Oficina de Asuntos Contractuales) | Nueva Revisión jurídica de los documentos Tiempo estimado (1 día) | Nueva Revisión Jurídica de Documentos | F-BS-08 Control de legalidad | |
21 | Secretaría Jurídica (Oficina de Asuntos Contractuales) | Emitir visto bueno en el contrato por parte del Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales. Tiempo estimado (0.25 día) | Emitir Vo. Bo. en el contrato | ||
22 | Secretario de Hacienda Ordenador del gasto solicitante y Entidad Financiera | Firma de Contrato Tiempo estimado (1 día) | Firma de Contrato | ||
23 | Secretaría Jurídica (Oficina de Asuntos Contractuales) | Numeración y fechado de la minuta Tiempo estimado (0,5 día) | Numeración y fechado de minuta | Libro de numeración y fechado |
24 | Secretaría Jurídica (Oficina de Asuntos Contractuales) | Publicación en SECOP de la minuta (Escaneo minuta) Tiempo estimado (0,5 días) | Publicación de minuta | .co |
25 | Entidad Financiera y Proveedor | Adquirir las garantías requeridas. Tiempo estimado (1 a 2 días) | Adquirir garantías | Copia del Contrato |
26 | Secretaría Jurídica (Oficina de Asuntos Contractuales) | Revisar y aprobar de garantías. Tiempo estimado (1 día) | Revisar y aprobar garantías | F-BS-11 Acta de aprobación de garantías |
27 | Entidad Financiera | Recibir aprobación de las garantías y entregar en Hacienda para el registro presupuestal. Tiempo estimado (0,5 día) | Recibir aprobación y entregar | F-BS-11 Acta de aprobación de garantías |
28 | Secretaría de Hacienda (Gerencia de presupuesto) | Registro presupuestal de compromisos Tiempo estimado (1 a 3 días) | Registro Presupuestal de compromisos | Registro presupuestal de compromisos (Sistematizado) |
29 | Secretario de Hacienda Ordenador del gasto solicitante | Designación y aceptación de supervisión Tiempo estimado (1 día) | Designar y aceptación supervisión | (Si no está en la Minuta). |
30 | Ordenador del gasto solicitante | Suscribir acta de inicio Tiempo estimado (1 día) | Acta de inicio | F-BS-12 Acta de inicio |
31 | Entidad financiera | Realizar copia al contrato. Tiempo estimado (0,25 día) | Realizar copia al contrato | |
FIN |
6. REGISTROS
Registro | Responsable | Como conservarlo | Donde conservarlo | Tiempo de conservación | Disposición final |
F-BS-01. Solicitud certificado del banco de programas y proyectos de inversión | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-04 Solicitud y certificado del plan de adquisición | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-05 Estudios Previos | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-06 Invitación a presentar propuesta | Funcionario designado de cada dependencia | Medio físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-10. Minuta del contrato | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
Registro | Responsable | Como conservarlo | Donde conservarlo | Tiempo de conservación | Disposición final |
F-BS-11. Acta Aprobación de garantías. | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-12. Acta de inicio | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-13. Presupuest o Oficial | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
F-BS-18 / 19 / 20 Test de Competenci as | Funcionario designado de cada dependencia | Medio Físico | Carpeta del Contrato | Según tablas de retención documental | Según tablas de retención documental |
7. HISTORIAL
VERSIÓN | VIGENCIA | IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS |
01 | 19/05/2017 | Documento creado en respuesta a plan de mejoramiento ante la Contraloría, para optimizar el control a contratos de leasing |