Contrato de Arrendamiento de Stand para Feria – Condiciones Generales de Ferias de easyFairs®
Contrato de Arrendamiento de Stand para Feria
– Condiciones Generales de Ferias de easyFairs®
Por una parte, easyFairs Colombia S.A., empresa cuyo objeto social principal es la organización de ferias y eventos, actuando como organizador de la FERIA referida en el encabezado (en adelante el “ARRENDADOR” o “EASYFAIRS”); y por la otra parte; el EXPOSITOR según se identifica en el presente documento (en adelante el “EXPOSITOR” o “ARRENDATARIO”); mediante el presente documento acuerdan los términos y condiciones que regirán el contrato de arrendamiento de espacio o stand para la FERIA en las fechas y horarios referidos en el presente documento y en el reglamento, todo bajo el marco y en cumplimiento de los lineamientos, restricciones y políticas que le sean comunicadas por
EASYFAIRS, y en particular de las “CONDICIONES GENERALES DE
FERIAS DE EASYFAIRS” que se incorporan y hacen parte del presente acuerdo, y cuyo incumplimiento por parte del EXPOSITOR se considera grave. 1. OBJETO Y VIGENCIA - EASYFAIRS otorga al EXPOSITOR el derecho a usar y gozar del área (“STAND”) que se especifica en el Formulario de Reserva (en adelante el “FORMULARIO”), durante el período de duración de la FERIA, únicamente con el fin que el expositor pueda usar dicho STAND mediante su participación en la FERIA organizada por EASYFAIRS. En consideración a lo anterior, el EXPOSITOR se compromete a pagar a EASYFAIRS el PRECIO referido en dicho FORMULARIO. 2. PAGO Y ANTICIPO - El EXPOSITOR pagará a
EASYFAIRS la totalidad del PRECIO referido en el FORMULARIO a más tardar 30 días hábiles antes del inicio de la FERIA. Sin perjuicio de lo anterior, el EXPOSITOR deberá pagar a EASYFAIRS a título de anticipo dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firma del presente acuerdo, una suma equivalente a por lo menos el 40% del PRECIO para efectos de separar el STAND. PARAGRAFO 1: En el evento que el EXPOSITOR no pague el anticipo dentro del término referido, se entenderá como desistimiento de su intención de arrendar o participar en la FERIA; y en consecuencia el presente contrato quedará sin efectos. PARAGRAFO 2: En el evento que el EXPOSITOR no pagué la totalidad del PRECIO dentro del término referido, igualmente se entenderá como desistimiento de su intención de arrendar o participar en la FERIA; y dará derecho EASYFAIRS para dar por terminado unilateralmente el contrato. En este evento, el EXPOSITOR pagará a EASYFAIRS a título de multa el equivalente al valor del anticipo, para lo cual autoriza a EASYFAIRS a retener y a hacer suyo el anticipo ya recibido. 3. USO Y DESTINACIÓN – El arrendamiento del STAND que se acuerda entre las partes opera única y exclusivamente dentro del marco de participación del EXPOSITOR en la FERIA, obligándose el Expositor a cumplir con los parámetros indicados por EASYFAIRS de tiempo y en particular con el
“REGLAMENTO DE FERIAS DE EASYFAIRS”. Teniendo en cuenta lo anterior, cualquier uso indebido por parte del EXPOSITOR o de su personal, o cualquier perturbación a los demás participantes, clientes, instalaciones, o personal, serán causa suficiente para dar por terminado el presente contrato sin que exista ningún tipo de obligación de pago, reembolso o indemnización por parte de EASYFAIRS al EXPOSITOR. Adicionalmente, es claro para las partes que dentro del tiempo de la FERIA, el EXPOSITOR no tiene autorización para montar o desmontar el STAND, ni para realizar adecuaciones en el mismo, salvo por expresa autorización de EASYFAIRS, en la medida que se le concede al Expositor tiempo suficiente antes y después de la FERIA para dichas actividades. PARAGRAFO 1: EASYFAIRS permitirá el ingreso al EXPOSITOR, 24 horas antes del inicio de la FERIA, y durante las 12 horas siguientes a la finalización de la feria con el fin que este pueda realizar el montaje y desmontaje del STAND respectivamente. PARAGRAFO 2: EASYFAIRS podrá variar la ubicación del STAND, previo aviso al EXPOSITOR, con al menos 5 días de antelación al inicio de la FERIA. PARAGRAFO 3: Las adecuaciones interiores al espacio arrendado, serán por cuenta y a cargo exclusivo del EXPOSITOR; sin embargo EASYFAIRS se compromete a la iluminación general del pabellón y a una toma eléctrica por cada stand, con una potencia de 120w, lo que permite conexión por cada stand de 1 equipo (que puede ser 1 portátil, 1 computador convencional, o 1 televisor con VHS o DVD). El EXPOSITOR deberá informar y solicitar a EASYFAIRS por lo menos quince (15) días antes de la FERIA, los requerimientos de conexión para equipos especiales como refrigeradores, hornos, microondas, cafeteras u otros, para lo cual EASYFAIRS informará al EXPOSITOR la disponibilidad o posibilidad de procurar las conexiones eléctricas adecuadas según sean requeridas. PARÁGRAFO 4: En el evento que la FERIA sea suspendida o aplazada, EASYFAIRS le comunicará esta situación al EXPOSITOR con al menos 48 horas de anticipación a la fecha inicialmente pactada, y le informará prontamente la nueva fecha para la FERIA. PARAGRAFO 5: En ningún caso el EXPOSITOR podrá hacer uso de espacio adicional al asignado, tales como los corredores para el paso de los visitantes, ni ubicar en ellos personal o elementos informativos o decorativos. Por lo tanto, toda su actividad deberá desarrollarse dentro del STAND. 4. OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR - Además de las obligaciones consagradas en el presente contrato, o las que puedan derivarse de la ley, son obligaciones del EXPOSITOR (a) Destinar el espacio del STAND asignado única y exclusivamente para la exhibición y venta de sus productos, sin que pueda ceder o sub-arrendar parte de su espacio a terceras personas; (b) Tener listo su STAND 12 horas antes de la hora de apertura de la FERIA. El EXPOSITOR únicamente estará autorizado a realizar trabajos de adecuación y organización de los espacios, así como el ingreso de mercancías, hasta las 11 p.m. del día anterior a la apertura de la FERIA; (c) Responder por todo
daño que sus productos, bienes o su personal puedan causar a las instalaciones donde se realiza la feria, a bienes de terceros o a personas; (d) Pagar de manera oportuna el PRECIO; (e) Cumplir con los horarios de apertura y cierre de la feria según sean informados por EASYFAIRS; (f) Desmontar el STAND, retirando todos los elementos y objetos del mismo dentro de las 12 horas siguientes al cierre de la FERIA; (g) Responder frente a EASYFAIRS y ante terceros, por cualquier daño, perjuicio o deterioro causado por los productos, equipos o personal en el STAND o en las locaciones de la FERIA, o por cualquier daño, perjuicio o deterioro que razonablemente pueda ser imputado al EXPOSITOR, e incluso salir a la defensa e indemnizar a EASYFAIRS por cualquier reclamo imputable al EXPOSITOR, que sea iniciado contra EASYFAIRS; (h) a no ceder ni subarrendar el STAND. PARAGRAFO 1: Teniendo en cuenta la naturaleza de las ferias y eventos en cuanto a su temporalidad, es de la esencia del presente contrato que el EXPOSITOR cumpla a cabalidad y en debido tiempo con las referidas obligaciones, en particular con la referida al desmonte del STAND y al retiro de todos sus productos, equipos, personal, mercancía, materiales, etc, que haya utilizado en dicho STAND. En el evento que dentro del día siguiente a la finalización de la FERIA, el EXPOSITOR no haya retirado la totalidad de los referidos materiales de su STAND, el EXPOSITOR autoriza de manera amplia y suficiente a EASYFAIRS (o a quien EASYFAIRS designe) para retirar, con cargo al EXPOSITOR, todos los referidos elementos, sin que esto cause ningún tipo de responsabilidad de manejo, custodia o transporte a cargo de EASYFAIRS. 5. INCUMPLIMIENTO Y PENALIDAD - Sin perjuicio de la
multa referida para el anticipo, las partes acuerdan que el incumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente documento por parte del EXPOSITOR, causarán una pena a favor de EASYFAIRS del equivalente a dos (2 SMMLV) salarios mínimos mensuales legales vigentes por STAND. 6. RESPONSABILIDAD - EASYFAIRS no asume ninguna responsabilidad por los daños o perjuicio que al EXPOSITOR, sus bienes o personal, puedan sufrir por causas atribuibles a terceros, sustracción con violencia o sin violencia, hurtos o siniestros causados por incendios, inundación o terrorismo. La existencia de vigilancia por parte de la locación, no implica en ningún caso responsabilidad de EASYFAIRS. El Expositor es responsable en todo momento por sus bienes y por la cobertura de seguros sobre los mismos. PARAGRAFO 1: El EXPOSITOR reconoce que la responsabilidad de EASYFAIRS en el presente contrato se limita al otorgamiento del uso del STAND al EXPOSITOR para la FERIA.