Contract

FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO CONTRATACIÓN DE PERSONAS, BIENES Y SERVICIOS

Administración de la SIU

Código: S-GC-03

Versión: 09

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1 PRODUCTO / SERVICIO

El servicio de contratación de personas, bienes y servicios consiste en la elaboración de los contratos correspondientes.

Si es Contrato de Personas, se realizan los siguientes tipos de contratos:

• Contratos de Cátedra.

• Contratos de Actividades Especiales.

• Prestación de Servicios Hora Cátedra (docentes nuevos con menos de 25 horas y dictadas en menos de un mes).

• Prestación de Servicios de Ejecución Personal.

• Convenio de Pasantía (estímulo económico estudiantes en formación).

•

• Resolución para evaluadores de proyectos.

• Ayuda Económica.

• Convenio Práctica (acta de compromiso).

• Joven Investigador.

Si es Contrato de Bienes y Servicios, se realizan los siguientes tipos de contratos:

• Orden de pedido / contrato.

• Prestación de Servicios.

• Contrato de Compraventa.

• Contrato de Edición.

• Contrato de Coedición.

• Contrato de Arrendamiento Bien Inmueble.

• Contrato de Administración Delegada.

• Contrato de Transporte.

• Contrato de Obra Civil.

• Convenios de Colaboración.

• Resolución de Dirección para devolución de recursos no ejecutados en los proyectos de Investigación.

Elaboró: Asistente de

Contratación

Revisó: Asistente de

Contratación

Aprobó: Coordinador de

Proceso Gestión Compras

Firma:

Fecha: 2009-05-20

Fecha: 2018-06-15

1.1 CONTROLES DE CALIDAD

Con el fin de asegurar la oportuna y confiable prestación de este servicio; se cuenta con los siguientes controles de calidad:

• Se registra cada servicio y se realiza seguimiento teniendo en cuenta el procedimiento de contratación de personas, bienes y servicios.

• Se realizan encuestas de satisfacción del usuario para asegurarse de cumplir con sus necesidades.

• Se realizan reuniones con el personal del proceso para la toma de acciones de mejoramiento y para el control del servicio no conforme.

• Existe un Comité de Calidad para la presentación de los indicadores del proceso donde se establecen las acciones pertinentes para el mejoramiento del mismo.

2 USUARIO

Este procedimiento aplica al Personal de la Administración de la SIU, y los Grupos de Ciencia y Tecnología que tengan los proyectos adscritos a la Administración de la SIU.

2.1 OBLIGACIONES DEL USUARIO

Cumplir con la normatividad del Estatuto General de Contratación y entregar toda la documentación solicitada oportunamente y debidamente diligenciada.

2.1.1 PASOS A SEGUIR

1. Traer la solicitud de trámite y entregarla al auxiliar de proyectos respectivo, en ella se debe especificar toda la información requerida dependiendo del tipo de contrato como se describe en el numeral 1.

• Si el trámite es para un contrato de bienes y servicios, se debe adjuntar el Estudio Previo de Necesidad y Conveniencia para Contratar: Si es un contrato menor a 30 SMMLV se debe diligenciar el estudio simplificado (GL- CL-FO-011) y si es un contrato mayor a 30 SMMLV se debe diligenciar el formato largo (GL-CL-FO-007).

• Si el trámite es para un contrato de prestación de servicios de ejecución personal se debe entregar el Formato Justificación de contrato por prestación

de servicios – Ejecución personal (DI-TH-FO-120), debidamente diligenciado.

• Si el trámite es para una Ayuda Económica o Convenio Pasantía para un estudiante, se debe adjuntar la copia de la constancia de matrícula del estudiante.

2. Luego de recibir la notificación de que hay disponibilidad presupuestal para realizar el servicio; el usuario debe traer los documentos que se especifican en el Capítulo 2.1.2 del presente documento, según el tipo de contrato.

3. Una vez recibido el contrato, lo deben firmar y regresar nuevamente a la Administración de la SIU.

En el caso de los contratos de prestación de servicios de ejecución personal, los contratistas deben realizar las afiliaciones a Salud, Pensión y ARL, siempre y cuando el contrato sea superior a treinta (30) días.

4. Luego de informar que los contratos están legalizados, deben realizar la interventoría respectiva: seguimiento de las actividades del contratista y solicitar cuentas de cobro o facturas respectivas.

Para los contratos de prestación de ejecución personal se debe realizar mes a mes el Informe de interventoría de actividades de contratos de prestación de servicios personales (F-GC-69).

NOTA: Teniendo en cuenta que en algunos períodos el procedimiento cambia debido a aspectos normativos o legales como es el caso de la ley de garantías (elecciones presidenciales, de congreso y senado) que es temporal, estos indicadores se verán afectados y, por lo tanto, se ampliará la oportunidad en la prestación de este servicio de conformidad con el procedimiento Universitario acogido.

2.1.2 TIPOS DE CONTRATO

Dependiendo del tipo de contrato se debe entregar al Asistente de Contratación los documentos asociados al trámite solicitado, como se enuncia a continuación:

2.1.2.1 CONTRATO DE CÁTEDRA (DOCENTES EXTERNOS)

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con los documentos requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar claramente los datos personales y las actividades a desarrollar por el docente, el interventor del contrato y la duración (debe ser coincidente con el semestre calendario enero a junio y julio a diciembre). Debe estar autorizada por el Auxiliar de proyectos de la Administración. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

Personas que prestan un servicio por primera vez:

− Formato único de Hoja de vida diligenciando el formato de la UdeA.

− Formato de Autorización de consignación de pagos, diligenciando el formato de la U de A.

− 3 Fotocopias de la cédula al 200% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de la cédula.

− Fotocopia de los certificados de estudio.

− Fotocopia de los certificados laborales.

− Certificados de afiliación a la Entidad Promotora de Salud (EPS), Administradora de Fondos de pensiones (AFP) o último pago si es independiente y ha estado afiliado.

− Formularios firmados por el docente a contratar, de la Entidad Promotora de Salud (EPS) y Administradora de Fondos de pensiones (AFP).

− Tarjeta profesional si aplica.

Personas que ya han contratado con la Universidad:

Los docentes de cátedra que hayan tenido contrato y estén desvinculados, anexarán los siguientes documentos como si prestaran el servicio por primera vez:

− 2 Fotocopias de la cédula al 200% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de la cédula.

− Formulario únio xx xxxxxxxxx firmado por el docente a contratar, de la Entidad Promotora de Salud (EPS).

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente en ambos casos:

− De conformidad con el Acuerdo Superior 253 de 2003, se deben anexar al contrato, las Resoluciones de Dirección de excepción de estudios de pregrado o de postgrado según el caso y Resoluciones de Dirección de incremento en el valor de la hora si es requerida.

2.1.2.2 CONTRATO DE ACTIVIDADES ESPECIALES (Docentes vinculados y Empleados administrativos)

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con los documentos requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar claramente los datos personales y las actividades a desarrollar por el docente, el interventor del contrato, la duración (debe ser coincidente con el semestre calendario enero a junio y julio a diciembre). Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Carta de autorización del jefe inmediato en el formato Autorización Actividades Especiales (DI-TH-FO-038) donde se informe que las actividades a realizar en el contrato de Actividad Especial están por fuera del plan de trabajo del docente o de la jornada laboral para el semestre a contratar según el caso, a su vez se debe especificar el número de horas semanales y totales y el horario en que va a desarrollar su actividad.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

2.1.2.3 PRESTACIÓN DE SERVICIO HORA CÁTEDRA (Docentes nuevos con menos de 25 horas y dictadas en menos de un mes)

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con los documentos requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar claramente los datos personales y las actividades a desarrollar por el docente, el interventor del contrato, la duración. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Hoja de vida diligenciada en el formato de la Universidad.

− 3 Fotocopias de la cédula al 200% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de la cédula.

− Fotocopia de los certificados de estudio.

− Fotocopia de los certificados laborales.

− Formato de Autorización de consignación de pagos, diligenciando el formato de la UdeA

− Copia del Registro Único Tributario RUT

− Tarjeta profesional si aplica.

Personas que ya han contratado con la Universidad:

− Fotocopia de la cédula al 200% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de la cédula.

− Copia del Registro Único Tributario RUT

− Tarjeta profesional si aplica.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente para ambos casos:

2.1.2.4 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con los documentos requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar claramente los datos personales (Nombre, número de cédula, nivel de educación) y las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor del contrato, la duración y el valor mensual a pagar. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Justificación de contrato por prestación de servicios – Ejecución personal (DI- TH-FO-120) completamente diligenciado y firmado en original por el interventor

− Si el contrato es inferior a 1 mes o superior a 11 meses, adjuntar el formato Solicitud de viabilidad de excepciones (DI-TH-FO-121)

• Personas que se contratan por primera vez:

− Fotocopia de la cédula de ciudadanía al 150% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de las cédulas.

− Formato de Hoja de vida diligenciada en el formato de la UdeA con foto tamaño cédula.

− Formato de Declaración juramentada de bienes y rentas diligenciada en el formato de la U de A.

− Formato para Autorización de consignación de pagos en la cuenta personal, diligenciada en el formato de la U de A.

− Copia de los títulos obtenidos y certificados de experiencia laboral (Acta de grado, Certificado de Estudio).

− Copia de la matrícula o tarjeta profesional (si aplica).

− Copia del Registro Único Tributario RUT.

− Libreta militar para los hombres.

− Examen pre-ocupacional.

Cuando la duración del contrato es superior a 30 días:

− Copia del formulario de afiliación como independiente a salud y pensión y copia discriminada del pago como independiente al Sistema de Seguridad Social en Salud y Sistema de Pensiones (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).

− Formulario de afiliación a la ARL. Si la afiliación se va a realizar con POSITIVA, la hace la Administración de la SIU.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− Formato de Verificación de Antecedentes (DI-TH-FO-028), previa verificación de los antecedentes judiciales, disciplinarios, responsabilidad fiscal, y Registro nacional de medidas correctivas.

• Personas que ya han contratado con la Universidad:

Si la persona a contratar ha estado desvinculada por más de seis (6) meses, se debe traer la documentación como si fuera por primera vez.

Si la persona a contratar ha estado desvinculada por menos de seis (6) meses y el contrato es superior a treinta (30) días se debe traer la siguiente documentación:

− Formulario de afiliación a la ARL. Si la afiliación se va a realizar con POSITIVA, la hace la Administración de la SIU.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− Formato de Verificación de Antecedentes (DI-TH-FO-028), previa verificación de los antecedentes judiciales, disciplinarios, responsabilidad fiscal, y Registro nacional de medidas correctivas.

• Personas extranjeras:

Si la persona viaja a Colombia:

− Fotocopia de la cédula de extranjería o pasaporte al 150% y en el frente de la hoja deben estar las dos caras de las cedulas.

− Formato de Hoja de vida diligenciada en el formato de la UdeA con foto tamaño cédula

− Formato de Declaración juramentada de bienes y rentas diligenciada en el formato de la UdeA

− Formato para Autorización de consignación de pagos en la cuenta personal, diligenciada en el formato de la UdeA.

− Copia de los títulos obtenidos y certificados de experiencia (Títulos convalidados por el Ministerio de Educación Nacional).

− Copia discriminada del pago como independiente al Sistema de Seguridad Social en Salud y Sistema de Pensiones, cuando la duración del contrato es superior a 30 días. (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)

− Copia del Registro Único Tributario RUT.

− Visa de trabajo.

− Examen pre-ocupacional

− Formulario de afiliación a la ARL. Si la afiliación se va a realizar con POSITIVA, la hace la Administración de la SIU.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− Formato de Verificación de Antecedentes (DI-TH-FO-028), previa verificación de los antecedentes judiciales, disciplinarios, responsabilidad fiscal, y Registro nacional de medidas correctivas.

2.1.2.5 CONVENIO DE PASANTÍA

Convenio de Pasantía, Estudiante en formación de Postgrado:

− Formato Solicitud de trámite diligenciado por el coordinador del proyecto (Informando nombre, cedula, dirección, teléfono y correo electrónico del estudiante). En la solicitud se debe indicar claramente las actividades, los compromisos y obligaciones adquiridas por el estudiante en formación dentro del proyecto de investigación, el nombre del Tutor del estudiante, y la duración total del convenio de pasantía (Todo el tiempo durante el cual el estudiante recibirá el estímulo). La solicitud de trámite debe estar autorizada

por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Fotocopia de la constancia de matrícula vigente.

− Copia del documento de identidad.

− Constancia de estar afiliado a salud (puede ser como beneficiario o cotizante) o SISBEN

− Adquirir una xxxxxx xx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx (xxxxxxxxx xx xxx xxxxxxxxx 00000 (Xxxxxxxxxxx) Referencia 10410041 o 396169994391 (Davivienda) Referencia 10410041 a nombre de la Universidad de Antioquia, por el valor informado en la Oficina de Seguros de Soluciones Logísticas), debe entregarse el original de la consignación a la Administración de la SIU, para ser incluidos en la póliza.

2.1.2.6 RESOLUCIÓN PARA EVALUADORES DE PROYECTOS

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, en la solicitud se debe indicar claramente los datos personales y el nombre del proyecto a evaluar. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Copia del documento de identidad.

− Copia del Rut.

− Certificado de la cuenta bancaria con una vigencia superior a un mes si no está inscrito en SAP.

2.1.2.7 AYUDA ECONÓMICA Para estudiantes:

− Formato Solicitud de trámite diligenciado. En la solicitud se debe indicar claramente el concepto por el que se entregará la ayuda para el estudiante, la ciudad a donde se viajará y en que fechas, si la ayuda es para pago de una inscripción a un evento, se debe informar el nombre de la entidad que facturará el cobro a la universidad. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Fotocopia de la constancia de matrícula vigente.

− Registro Único Tributario (R.U.T.) de la entidad que factura el cobro en caso de ser ayuda para un pago de inscripción.

Si la ayuda económica es superior a un mes debe adjuntar:

− Copia del documento de identidad.

− Constancia de estar afiliado a salud (puede ser como beneficiario o cotizante) o SISBEN

Para contratistas:

2.1.2.8 CONVENIO PRÁCTICA (Acta de compromiso)

− Formato Solicitud de trámite diligenciado por el coordinador del proyecto. En la solicitud se debe indicar claramente los datos personales y las actividades a desarrollar por el estudiante dentro del proyecto de investigación, el nombre del responsable de las prácticas del programa académico del estudiante, y la duración total del convenio de práctica. La solicitud de trámite debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Fotocopia de la constancia de matrícula vigente.

− Copia del documento de identidad.

− Constancia de estar afiliado a salud (puede ser como beneficiario o cotizante).

− Adquirir una xxxxxx xx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx (xxxxxxxxx xx xxx xxxxxxxxx 00000 (Xxxxxxxxxxx) Referencia 10410041 o 396169994391 (Davivienda) Referencia 10410041 a nombre de la Universidad de Antioquia, por el valor informado en la Oficina de Seguros de Soluciones Logísticas), debe entregarse el original de la consignación a la Administración de la SIU, para ser incluidos en la póliza.

2.1.2.9 ORDEN DE PEDIDO/CONTRATO, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONTRATO DE ARRENDAMIENTO BIEN INMUEBLE, CONTRATO DE EDICIÓN, CONTRATO DE COEDICIÓN, CONTRATO DE ADMINISTRACIÓN DELEGADA, CONTRATO DE COMPRAVENTA, CONTRATO DE OBRA CIVIL Y CONTRATO DE TRANSPORTE

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con el formato Estudio previo de necesidad y conveniencia para contratar con el formato Estudio previo de necesidad y conveniencia para contratar, (si el contrato es menor a 30 SMMLV diligenciar el formato simplificado (GL-CL-FO-011) y si es mayor a 30 SMMLV diligenciar el formato largo (GL-CL-FO-007)) y el formato de consulta de precios xxx xxxxxxx. En la solicitud se debe indicar claramente el objeto a desarrollar por el contratista, el interventor del contrato, la duración del contrato, la forma de pago (pago único o pagos parciales) y el valor máximo a pagar por el bien o servicio solicitado. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

Requisitos para celebrar contratos con personas naturales

− 3 Cotizaciones vigentes (la fecha debe ser posterior a la del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP) del bien o servicio. Si es único proveedor del bien o servicio solicitado, se debe adjuntar la cotización con la certificación del grupo de porqué es único proveedor de dicho bien o servicio, esta es necesaria, cuando por motivos de exclusividad y por protocolo de investigación, no se puedan tener más cotizaciones o cuando no sea posible tener las tres como se requiere.

− Copia legible del RUT (Registro Único Tributario) de la persona a contratar.

− Registro Mercantil si tiene establecimiento comercial (30 días de vigencia)

− Copia del documento de identidad.

− Copia del pago al Sistema de Seguridad Social en Salud y Sistema de Pensiones, cuando la duración del contrato es superior a 30 días. (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− Certificado de Antecedentes Disciplinarios que expide la Procuraduría General de la Nación vigente (3 meses de vigencia).

− La constancia de verificación en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República vigente (3 meses de vigencia).

− Certificado de Antecedentes Judiciales de la Policía Nacional vigente (1 año de vigencia).

− Registro Nacional de Medidas correctivas

Requisitos para celebrar contratos con personas jurídicas

− Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente, según sea el caso, cuya fecha de expedición no sea mayor a 30 días.

− Certificado de estar x xxx y salvo en los últimos 6 meses con el pago de los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARL), y aportes parafiscales, expedida por el Revisor Fiscal de la empresa, en caso de que la empresa no tenga Revisor Fiscal, debe ser expedido por el Representante Legal de la empresa o entidad contratista.

− Registro Único Tributario (R.U.T.)

− Copia de la cédula del representante legal.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− La constancia de verificación en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República vigente. (3 meses de vigencia).

Para el CONTRATO DE ARRENDAMIENTO BIEN INMUEBLE

adicionalmente se debe anexar lo siguiente:

− Certificado de libertad bien inmueble.

− Acta de entrega.

Para el CONTRATO DE TRANSPORTE adicionalmente se debe anexar lo siguiente:

− Resolución del Ministerio de Transporte donde autoriza la prestación del servicio público de transporte al contratista.

− Seguro obligatorio de accidentes de tránsito vigente (SOAT).

− Póliza de responsabilidad civil extracontractual frente a terceros.

2.1.2.10 CONVENIO DE COLABORACIÓN

− Formato Solicitud de trámite diligenciado, con el Estudio previo de necesidad y conveniencia para contratar diligenciado totalmente. En la solicitud se debe indicar claramente el objeto a desarrollar por el contratista (Objetivo general y específicos), el interventor del convenio, la duración del convenio, la forma de pago (pago único o varios pagos). Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administración de Proyectos. Ver instructivo de la solicitud de trámite.

− Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente, según sea el caso, cuya fecha de expedición no sea mayor a 30 días.

− Registro Único Tributario (RUT.)

− Copia de la cédula del representante legal.

La Administración de la SIU anexará al contrato lo siguiente:

− La constancia de verificación en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República vigente (3 meses de vigencia).

2.1.2.11 RESOLUCIÓN DE DIRECCIÓN PARA DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NO EJECUTADOS EN LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

- Formato Solicitud de trámite diligenciado. En la solicitud se debe indicar claramente la información del proyecto de investigación del cual se devolverán los recursos no ejecutados, la entidad a la que se le devolverán los recursos y el valor a devolver.

- Acta, memorando o documento donde se determina el valor a devolver por parte de la entidad financiadora del proyecto.

2.2 PROPIEDAD DEL USUARIO

Se considera propiedad del usuario todos los documentos que debe entregar el usuario para realizar los contratos (Ver 2.1.2) los cuales son custodiados acorde con el procedimiento para el control de los registros.

3 RESPONSABLES

• Coordinador de Proceso Gestión Compras.

• Asistente de Contratación.

• Auxiliar de Contratación.

• Auxiliar Administrativo.

• Ordenador del Gasto.

• Interventores.

4 REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS AL SERVICIO

• Acuerdo Superior 253 de 2003.

• Acuerdo Superior 295 de 2005.

• Acuerdo Superior 318 de 2006.

• Acuerdo Superior 338 de 2007.

• Acuerdo Superior 419 de 2014.

• Circular 1000-001 de 2012. Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción.

• Circular 1000-002 de 2012. Aplicación del artículo 83 de la Constitución Nacional, el Decreto 019 de 2012 y la Ley 962 de 2005 (Ley para racionalización de los trámites).

• Circular 2 de 2015. Para efectos de aplicación práctica en los procesos contractuales relacionados con la adquisición de bienes y servicios para ciencia, tecnología e innovación del numeral 13 del artículo 17 del Acuerdo Superior 419 de 2014.

• Circular 3 de 2012. Afiliación obligatoria de contratistas a la Administradora de Riesgos Laborales

• Decreto 019 de 2012.

• Decreto 4270 de 2008.

• Resolución Rectoral 21985 de 2006.

• Resolución Rectoral 39475 de 2014.

• Resolución Rectoral 40631 de 2015. Por la cual se modifica la Resolución Rectoral 39475 de 2014, reglamentaria del Acuerdo Superior 419 de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia.

• Resolución Rectoral 40632 de 2015. Por la cual se modifica la Resolución Rectoral 39475 de 2014, reglamentaria del Acuerdo Superior 419 de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia.

• Resolución Rectoral 42899 de 2017.

5 OPORTUNIDAD

20 días hábiles, y si necesitan visto bueno del Comité Técnico de Contratación, 35 días hábiles.

6 HORARIO DE ATENCIÓN

De lunes a jueves de 8:00 a. m. a 12:00 m. y de 1:00 p. m. a 5:00 p. m. y los viernes 7:00 a. m. a 12:00 m. y de 1:00 p. m. a 4:00 p. m.

7 RESULTADOS DEL PRODUCTO/SERVICIO

− Contratos de personas, bienes y servicios.

− Otrosí (modificaciones a los contratos).

− Actas de terminación y liquidación.

− Resoluciones de dirección.

− Convenios de pasantía, de colaboración e interadministrativos.

8 DATOS DEL CONTACTO

Coordinación: Proceso Gestión Compras

Oficina: Área Administrativa

Teléfono: 000 0000 – 6418

Dirección: Xxxxxxx 00 Xx 00 – 30

E-mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

9 NOTAS DE CAMBIO

No.	BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO	VERSIÓN FINAL	FECHA
01	No aplica para la primera versión.	01	2009-08-04
02	Se modificó el horario de atención al usuario.	02	2012-02-16
03	• Se modificó el capítulo 1 con los contratos de ayuda económica y convenio de práctica, además se incluyó contrato de compraventa y el contrato de transporte, entre otros. • Se aclaró en el capítulo 5 que se reportan son horas de contratos de cátedra y reportes de honorarios para contratos de prestación de servicios personales. • En el capítulo 6 se adicionó el scanner. • En los responsables se incluyó el Coordinador de compras, el Coordinador Administrativo y el auxiliar de contratos. • Se cambió la oportunidad en los diferentes tipos de contrato (se disminuyó). • En el capítulo 11.5 se adicionó al convenio de pasantía, que deben entregar un nuevo documento que es la constancia de afiliación a la seguridad social y el pago para adquirir una póliza de accidentes estudiantiles. • Se adicionó el capítulo11.9 para los documentos que se deben entregar para un contrato de transporte. • Se incluyeron nuevos tipos de contrato y nuevos registros. • Se adicionaron nuevos requisitos legales. • Se cambió el nombre del Registro Calculo Seguridad Social por valor pagado salud y pensión F-GC-40.	03	2012-06-20
04	• Capítulo 11.4: Se adicionó nueva documentación que debe entregar el usuario. • Capítulo 11.10: Se incluyeron unos requisitos adicionales para el contrato de arrendamiento de bien inmueble. • Capítulo 14: Se cambió el e-mail por el general del servicio. • Se reemplazó ARP por ARL.	04	2013-10-18

No.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

VERSIÓN

FINAL

FECHA

Se actualizó el documento de acuerdo a la implementación del Sistema SAP y a las nuevas políticas del Estatuto de Contratación.

2015-08-04

• Capítulo 7. Se incluyó a la Coordinadora de Proceso Administrativo.

• Capítulo 8. Se modificó el horario de atención por el estipulado por la Universidad.

2015-09-18

• Capítulo 2.1.1. Se incluyó el texto: “, para compras hasta 30 SMMLV se debe diligenciar el estudio de necesidad simplificado (GL-CL-FO-011) y para compras que superen los 30 SMMLV se debe diligenciar el estudio de necesidad largo (GL-CL-FO-007).”

• Capítulo 2.1.2.9 y 2.1.2.10. Se actualizó con los estudios de conveniencia y consulta de precios xxx xxxxxxx. Se modifica Certificado xx Xxxxxx de Comercio por Registro Mercantil. Este último capítulo se unifica con contrato de transporte.

• Capítulo 13. Se actualizaron los registros.

2017-04-03

• Se eliminaron los capítulos: tipo de proceso, proceso, insumos/implementos, equipos y registros.

• Capítulo 1. Se incluyeron: Resolución para evaluadores de proyectos y Estímulo económico.

• Capítulo 2.1.1 y 2.1.2.4. Se incluyó el formato: Justificación de contrato por prestación de servicios – Ejecución personal (DI-TH- FO-120).

• Capítulo 2.1.2.9. Se unificó la orden de pedido con los contratos de prestación de servicios, entre otros.

• Capítulo 3. Se actualizaron los responsables eliminando al Coordinador de proceso administrativo y al Coordinador de proceso administración de proyectos.

• Capítulo 4. Se actualizaron los requisitos legales asociados al servicio.

• Capítulo 7. Se incluyeron como resultado del servicio: Resoluciones de Dirección, Convenios de pasantía, de colaboración e interadministrativos.

2017-09-05

• Se actualiza el documento según los nuevos requisitos de la Universidad.

• Pasos a seguir: se incluye la nota relacionada con la Ley de garantías.

2018-06-15

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