Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago Codigo: Apo.4.1.4Fr002 Fecha 19/11/2012 Versiòn 5

Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago

Codigo:

Apo.4.1.4Fr002

Fecha

19/11/2012

Versiòn

Validar documento firmado digitalmente en: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx

PARA: SUBDIRECCION FINANCIERA Y GRUPO DE CONTRA

RADICADO No.: CP -

CONS 16

DATOS GENERALES DEL CONTRATO

2019

003

CONTRATO, ORDEN O CONVENIO No. . -

860522381

NIT O DOCUMENTO IDENTIFICACION CONTRATISTA

bu4Y ouQP c20r KmmC z5YM X7WO c00=

OBJETO DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO

Radicado: 0-0000-000000

Bogotá D.C., 29 xx xxxxx de 2021 10:00

REALIZAR LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE LA OFICINA DE BONOS PENSIONALES, PARA ASEGURAR LA EXISTENCIA, EVALUACIÓN, Y SALVAGUARDA DE LOS REGISTROS DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS VALORES RESULTADO DE LA OPERACIÓN, INFORMAR DE LOS RIESGOS INHERENTES DADA LA NATURALEZA DE LOS PROCESOS, VERIFICANDO LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS DE CONFORMIDAD CON LOS PROCEDIMIENTOS FUNCIONALES, OPERATIVOS Y NORMAS VIGENTES, EVALUAR LOS CONTROLES GENERALES DE TECNOLOGÍA Y LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

No. Compromisos 147619,27920

31/10/2019

NOMBRE CONTRATISTA

VALOR DEL CONTRATO VALOR ADICIONES FECHA ACTA DE INICIO:

FECHA DE FINAL

KPMG ADVISORY SERVICES S.A.S

4,926,596,829.00

.00

06/11/2019

31/07/2022

VR DEL CONTRATO MAS ADICIONES

4,926,596,829.00

TOPE MINIMO DE SEGURIDAD SOCIAL

I.B.C. SALUD

DATOS ESPECIFICOS DEL PAGO

PENSION

A.R.L.

No.

Tipo de Pago

No.

Condicion del Pago

Aclaracion del Pago

Valor de Pago

Iva Aplicado

Valor IVA Valor Amortizacion

Anticipada

Total Pago

1 FACTURA NO.

KABT123 PERIODO 18

SERVICIOS MES DE FEBRERO DE 2021

125,454,465.00

19 %

23,836,348.00

149,290,813.00

TOTALES

125,454,465.00 23,836,348.00

TOTAL A PAGAR

149,290,813.00

CERTIFICACIONES

PERIODO PAGADO - APORTES SEGURIDAD SOCIAL FEBRERO DEL AÑO 2021 PLANILLA No.

145

Anexos y No. de Folios

Factura Otros anexos o Folios

Cuenta de Cobro Entrada a Almacen

Declaracion juramentada Seguridad Social Constancias de pago de la seguridad social

147

Total de Folios Anexos

En calidad de Supervisor/Interventor del contrato enunciado, certifico que he verificado el cumplimiento a satisfaccion de las obligaciones que emanan del contrato, la acreditacion del pago de obligaciones con el sistema de seguridad social integral y las cifras y valores corresondientes al periodo certificado para el reconocimiento del pago que por este instrumento se acredita

Se firma a los 26 dias del mes xx Xxxxx del año 2021

SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES

FIRMA: NOMBRE: XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

CARGO: ASESOR CEDULA: 00000000

FIRMA: NOMBRE: XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

CARGO: ASESOR CEDULA: 00000000

Fecha creación Cumplido 26-03-2021

Firmado digitalmente por:XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX Firmado digitalmente por:XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

EN CASO DE HABER MAS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES, DEBEN FIRMAR EN LA SIGUIENTE HOJA

Jefe Oficina De Bonos Pensionales (D) ASESOR

FACTURADO A:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

NIT 899999090 - 2

CARRERA 8 NO. 6C - 38, PRIMER PISO BOGOTA, D.C. - BOGOTA - COLOMBIA

XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx; xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx;

KPMG ADVISORY, TAX & LEGAL SAS

NIT 860522381 - 1

RESPONSABLE DE IVA - NO SOMOS GRANDES CONTRIBUYENTES DIAN - GRAN CONTRIBUYENTE DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE BOGOTÁ RESOLUCIÓN DDI No. 032117 - Código Actividad

Económica ICA Bogotá D.C. 7020 Tarifa 6.9 X 1.000

Resolución de facturación electrónica DIAN No. 18764008724303 de 2020-12-11 a 2022-06-11 autorizado del KABT11001 al KABT15000

Calle 90 # 19C - 74

Tel. x00 (0) 0000000 Ext. 1337 BOGOTA, D.C. BOGOTA COLOMBIA

FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA

NÚMERO: KABT12318 VENCIMIENTO: 2021-04-23

MONEDA: COP

FECHA DOCUMENTO: 2021-03-24 11:37:33

FORMA DE PAGO: Crédito

MEDIO DE PAGO: Transferencia Crédito Bancaria

Item Medida Descripción Valor Unitario IVA% INC% Subtotal Valor Total

Unidad

Honorarios por servicios profesionales de auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, según Contrato 4.003-2019, Cuota No. 16 vigencia 2021 - Período 1 - 28 de febrero del 2021. Servicios prestados en BOGOTA, D.C. , BOGOTA

$ 125,454,465.00

$ 149,290,813.00

Total items: 1

SUBTOTAL:		$ 125,454,465.00
Por favor realizar transferencia Bancaria a nombre de KPMG ADVISORY TAX & LEGAL
S.A.S. Cuenta de Ahorros N°000-000000-00 BANCOLOMBIA.	IVA:	$ 23,836,348.00
	INC:	$ 0.00
	DESCUENTO:	$ 0.00
	RETENCIÓN:	$ 18,241,079.00
	TOTAL IMPUESTOS :	$ 23,836,348.00
	TOTAL:	$ 149,290,813.00

TOTAL A PAGAR	$ 131,049,734.00
Son : Ciento treinta y un millones cuarenta y nueve mil setecientos treinta y cuatro y 00/100 Pesos colombianos

RESUMEN IMPUESTOS
Detalle IVA: 19 %	$ 23,836,348.00
ReteFuente: 11.00 %	$ 13,799,991.00
Rete ICA: 0.69 %	$ 865,636.00
Rete IVA: 15.00 %	$ 3,575,452.00
Retenciones por un valor de	$ 18,241,079.00

Cuida el medio ambiente

CUFE: c40927d0cb8ad993edfb9ca2c818bfa1d804c5989572a5b213b21d36f27fa77d921c1f8855b4110650afbcd112bd0e50

Elaborado por: Xxxxxx Xxxxxx

Facture SAS Nit: 900399741-7, Proveedor tecnológico. Software: PL-Colab

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	1 de 11

CONTENIDO DEL INFORME

1. Condiciones del Contrato 1

2. Objeto del Contrato 1

3. Obligaciones del Contrato, Actividades Ejecutadas y productos Entregados 1

1. CONDICIONES DEL CONTRATO

Número de Contrato: 4.003 - 2019

Nombre del Contratista: KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. Periodo informe: Febrero 1 al 28 de 2021

Supervisores: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Área perteneciente: Viceministerio General - Oficina de Bonos Pensionales

2. OBJETO DEL CONTRATO

Realizar la Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, para asegurar la existencia, evaluación y salvaguarda de los registros de la información y de los valores resultado de la operación; informar de los riesgos inherentes dada la naturaleza de los procesos, verificando la eficiencia y efectividad de los controles establecidos, de conformidad con los procedimientos funcionales, operativos y las normas vigentes; evaluar los controles generales de tecnología y la seguridad de los sistemas de información.

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATO, ACTIVIDADES EJECUTADAS Y PRODUCTOS ENTREGADOS

Las obligaciones adquiridas son las siguientes:

1. Funcionamiento del Sistema de Liquidación de Bonos Pensionales

1.1 Proceso de Solicitudes.

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

1.2 Información del Proceso de Liquidación

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

1.3 Proceso de Preemisión

Avance: Revisión del proceso de Preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad.

El resultado de la verificación realizada por KPMG fue informado a la Oficina de Bonos Pensionales a

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	2 de 11

través de correo electrónico del 17 de febrero de 2021.

Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

1.4 Proceso de Emisión y Redención

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

1.5 Proceso de Expedición y Pago

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

1.6 Controles del Sistema Automáticos

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

2. Proceso de Garantía de Pensión Mínima

2.1 Proceso de Solicitudes de Garantía de Pensión Mínima.

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

2.2 Control de Garantías de Pensión Mínima No Otorgadas

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

2.3 Proceso mensual de Garantía de Pensión Mínima

Avance: esta actividad se desarrolla en la visita que debe realizar la firma de auditoría semestralmente a cada Administradora de Pensiones, actividad 5.1.

3. Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Xxxxxx

3.1 Controles del Sistema Automáticos

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad.

Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

4. Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados – CETIL

4.1 Verificación de contenido y calidad de las Certificaciones Electrónicas

Avance: Esta actividad se desarrollará en las visitas de auditoría a las entidades públicas, actividad 5.5.

4.2 Verificación de Forma

Avance: Esta actividad se desarrollará en las visitas de auditoría a las entidades públicas, actividad 5.5.

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	3 de 11

4.3 Verificación de Oportunidad

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad.

Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

4.4 Controles del Sistema Automáticos del Proceso Avance:

Actividades desarrolladas para cumplir con el alcance de las pruebas a realizar sobre el funcionamiento del aplicativo CETIL, relacionadas con la prueba de recorrido del aplicativo y la verificación de los perfiles de usuario con sus correspondientes soportes según el proceso definido:

▪ La auditoría se encuentra realizando las verificaciones correspondientes a los formatos de solicitud de usuarios frente a los usuarios registrados en el ambiente de producción, teniendo en consideración los perfiles que requieran estos documentos.

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

5. Prueba de Calidad y Resultados

5.1 Visita a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

⮚ Visita Colfondos:

Actividad realizada entre el 15 al 23 de febrero de 2021.

Casos identificados durante el período julio 1 a diciembre 31 de 2020: 5,096 de los cuales se tomaron 357 para revisión (7.01%) y 19 casos específicos solicitados por la Oficina de Bonos Pensionales: Resultados generales de la revisión: 361 casos satisfactorios (96.01%) y 15 bonos insatisfactorios (3.99%).

Informe en proceso de radicación.

5.2 Visita de Auditoría al Fondo del Congreso y a Ecopetrol

Avance: Durante el período no se programó visita de auditoría a Fondo del Congreso y a Ecopetrol.

5.3 Visita de Auditoría a Colpensiones

Avance: Durante el período no se programó visita de auditoría a Colpensiones.

5.4 Visita de Auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida

Avance: Los numerales 5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida y 10. Programa y herramienta de auditoría, se cubrirán con la reliquidación de las rentas y la revisión aleatoria de situaciones según caracterización de los resultados del cálculo de deslizamiento, antes de la generación de la resolución según acuerdo establecido con la Oficina de Bonos Pensionales según actividades definidas en el acta de seguimiento No 8 y según solicitud de la Oficina de Bonos Pensionales para el proceso del año 2021, según solicitud de la Oficina de Bonos Pensionales en

reunión de seguimiento de diciembre de 2020.

5.5 Visita a empleadores públicos y/o a otras entidades que reconozcan y/u otorgan pensiones.

Avance: Definición y propuesta visitas a entidades públicas por parte de la auditoría, con el fin de continuar con las visitas a entidades públicas.

▪ Generar una base de datos actualizada de todas las entidades que han expedido certificaciones durante la emergencia sanitaria.

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	4 de 11

▪ Definir el total de entidades a las cuales se les realizará la visita de auditoría virtual.

▪ Mediante correo electrónico se informará a la entidad: o Fecha en que se va a realizar la revisión.

o Documentación requerida.

o Alistamiento de información en formato “PDF”, con antelación a la visita virtual de auditoría.

▪ De acuerdo con la respuesta de la entidad, se enviará un segundo correo electrónico informando la relación de cédulas a revisar y se solicitará que la entidad pública envíe los soportes por medio electrónico (PDF) o que al momento de la visita se tenga la información requerida en formato PDF a disposición de la auditoría.

6. Depósito Centralizado de Valores

6.1 Negociación de Bonos

⮚ Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021:

Informe 6.1 15 IA Negociación Bonos Feb 2021 en proceso por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado de enero 1 al 31 de 2021:

Informe 6.1 15 IA Negociación Bonos Ene 2021 en proceso de aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

⮚ Período evaluado de diciembre 1 al 31 de 2020:

Informe 6.1 14 IA Negociación Bonos Dic 2020 VF, entregado el 23 de febrero de 2021 a la Oficina de Bonos en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000

6.2 Cruce de Información y Verificación Cuenta de Cobro Avance:

Se verificó la factura FV- 107904 presentada por la Oficina de Bonos Pensionales el día 10 de febrero de 2021, para el período enero 1 al 31 de 2021, se encontró acorde con los registros del sistema de bonos pensionales y calculado según las tarifas establecidas contractualmente. El resultado se informó a la Oficina de Bonos Pensionales mediante correo electrónico del 11 de febrero de 2021.

Informe “6.2 15 Info Fact Deceval Ene 2021” Período: enero 1 al 31 de 2021”, entregado en formato PDF

al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado el 23 de febrero de 2021 No. 0-0000-000000.

7. Aspectos especiales del Servicio de Administración y Operación del Sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

7.1 Verificación de Datos

Avance: Actividad no programada durante el período.

7.2 Verificar el Procedimiento de Administración de Requerimientos

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021. Actividad ejecutada en su totalidad. Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	5 de 11

7.3 Modificación a la Base de Datos

Avance: La actividad se desarrolla cada vez que sea necesario de acuerdo con lo que requiera la Oficina de Bonos Pensionales.

8. Análisis de Riesgos y Seguridad del Proceso de Bonos Pensionales

8.1 Matriz xx Xxxxxx y Controles Asociados Avance:

⮚ Proceso evaluado: Otorgamiento de la Garantía de Pensión Mínima, Garantía de Pensión Mínima de la Pensión Familiar y Garantía de Pensión Mínima de Padre o Madre cabeza de Familia con Hijo Invalido del Régimen de Ahorro Individual.

La auditoría de acuerdo al procedimiento “Mis.3.9.Pro.6 Reconocimiento_de_GPM a diciembre 10 de 2020”. realizó las siguientes solicitudes a la Oficina de Bonos Pensionales:

✓ Entregar procedimiento actualizado de acuerdo con las observaciones dadas por la auditoría.

✓ Indicarnos fechas para realizar una reunión, con el fin de identificar los controles que se tienen respecto a las actividades y las posibles causas de la materialización de los riesgos.

Se reiteró lo antes expuesto, en reunión de seguimiento del 12 de febrero de 2021. Pendiente respuesta por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

8.2 Auditoría informática al contrato de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

Avance:

⮚ Evaluación pruebas de contingencia a sitio alterno realizado el 4 de diciembre de:

▪ Informe preliminar 8.2 4 IA Prel Prueba contingencia sitio alterno enviado el 16 de febrero de 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales para comentarios, observaciones y/o aprobación para su emisión.

▪ El Consorcio ASD-Cromasoft envío el 9 xx xxxxx de 2021 las actas generadas durante la prueba, para comentarios, observaciones y/o aprobación por parte de los participantes de la prueba.

▪ El 15 xx xxxxx de 2021, se recibieron comentarios sobre el informe preliminar por parte del Consorcio ASD-Cromasoft. En proceso de actualización de informe por parte de la auditoría.

8.3 Evaluación de la Seguridad Informática Avance:

⮚ Evaluaciones de seguridad informática año 2020

▪ Presentación de informe preliminar a la Oficina de Bonos Pensionales el 26 de febrero de 2021.

▪ Presentación de informe preliminar al Consorcio ASD-Cromasoft y a la supervisión del Contrato 3.272 de 2019 el 2 xx xxxxx de 2021.

▪ Resultado de las pruebas ejecutadas por parte de los especialistas de KPMG, se consideró realizar una prueba adicional, mediante la creación de un perfil de usuario de “Consulta para Otros Emisores” y ejecutar nuevamente la prueba.

▪ Coordinar reunión con la Ing. Xxxxxxx y el especialista de KPMG, para acompañamiento en la prueba y validar la posibilidad de poder realizar la reliquidación de un bono con el perfil de usuario creado.

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	6 de 11

8.4 Seminario – Cultura de la Seguridad y Control

Avance: Actividad no programada durante el período.

9 Aspectos Especiales

9.1 Verificación del proceso de cargue de archivos al sistema

Avance:

⮚ Período evaluado: febrero de 2021.

• Estructuras a evaluar:

▪ Colpensiones y Registraduría a corte de febrero de 2020.

▪ Pensionados Genéricos, período de septiembre de 2020 a enero de 2021.

Informe 9.1 15 IA Cargue Archivos Feb 2021 en proceso por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: enero de 2021.

• Estructuras a evaluar:

▪ Asofondos (Enero de 2021), evaluada a través de Power BI

▪ Colpensiones (Enero 2021) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante, Historia_Unificada.

Informe 9.1 15 IA Cargue Archivos Ene 2021 VF, aprobado el 26 de febrero de 2021 por la Oficina de Bonos Pensionales. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

⮚ Período evaluado: diciembre de 2020.

• Estructuras a evaluar:

▪ Asofondos (Diciembre de 2020), evaluada a través de Power BI

▪ Colpensiones (Diciembre 2020) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante, Historia_Unificada y Pensionados_Seguro_Social_MR, evaluadas a través de Power BI).

De acuerdo con la verificación realizada a las planillas de entrada y salida y a lo registrado en el sistema de bonos pensionales y según lo reportado por el Consorcio ASD-Cromasoft el día 4 de enero de 2020 para el mes de diciembre de 2020, no se cargaron archivos correspondientes a las estructuras:

▪ Pensionados_Seguro_Social_MR (Colpensiones)

▪ Registraduría

Informe 9.1 14 IA Cargue Archivo Dic 2020 VF, aprobado para emisión el 22 de enero de 2021 por la Oficina de Bonos Pensionales. Informe remitido por la auditoría el 26 de febrero de 2021 en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

⮚ Período evaluado: noviembre de 2020.

• Estructuras a evaluar:

▪ Colpensiones (Noviembre 2020) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante, Historia_Unificada y Pensionados_Seguro_Social_MR, evaluadas a través de Power

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	7 de 11

BI).

▪ Asofondos (Noviembre de 2020), evaluada a través de Power BI

Informe 9.1 13 IA Cargue Archivos Nov 2020 VF, aprobado por la Oficina de Bonos Pensionales el

14 de enero para emisión. Informe remitido por la auditoría el 11 de febrero de 2021 en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

9.2 Conciliaciones

Avance: Período evaluado de febrero 1 al 28 de 2021.

Para las referencias 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 89, se validó la aplicación efectiva del procedimiento Creación Referencias Contables del 2 de octubre de 2019 V15.

Para las referencias 6-3-7, 6-3-8 y 6-3-9 se realizó el ajuste de la rutina, se ejecutó desde el mes xx xxxxxx 2020 hasta febrero de 2021, sin arrojar diferencias en los resultados.

Para la referencia 7 la auditoría se encuentra en proceso de ajustes de las rutinas debido a que se presentaron nuevas situaciones que generaron diferencias en los resultados de las mismas. Una vez se realicen los ajustes, la actividad se ejecutará retroactivamente a partir xx xxxxxx de 2020.

Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

10. Programa y Herramienta de Auditoría

Avance: Actividad realizada según los tiempos establecidos contractualmente. No procede para el período evaluado.

De acuerdo con los términos establecidos contractualmente, los programas y herramientas de Auditoría implementadas a la medida, disponibilidad de la herramienta de liquidación de bonos desde el 1 de noviembre de 2019, al inicio del contrato 4.003-2019. Notificado mediante Acta No. 1 del 9 de diciembre de 2019.

Presentación a la Oficina de Bonos Pensionales e instalación de la herramienta xx xxxxxx, con conexión inicial a la base de datos en el ambiente de pruebas, realizada el 17 de enero de 2020. Notificado mediante acta No. 6 del 14 de febrero de 2020.

Cálculo de cobertura del mecanismo xx xxxxxxx mínimo año 2021.

La auditoría en cumplimiento de los numerales 5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida y 10. Programa y herramienta de auditoría, realizó la simulación del cálculo de deslizamiento para el año 2021. Una vez finalizada la inscripción xx xxxxxx por parte de las Aseguradoras, de acuerdo con la solicitud de la Oficina de Bonos Pensionales realizada en diciembre de 2020.

Resultado de la simulación del cálculo de deslizamiento al 19 de febrero de 2021:

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	8 de 11

Fuente: herramienta diseñada para la verificación del cálculo de deslizamiento, Resultado de las diferencias cobertura año 2021.

Criterio: según los cálculos realizados y la información descrita anteriormente, se presenta una desviación del 0.5%, lo cual se considera un porcentaje aceptable por cuanto puede ser por temas de integridad de los datos, por aproximación de decimales, y/o por el programa utilizado para este cálculo (R).

Resultado de la simulación del cálculo de deslizamiento fueron reportados a la Oficina de Bonos Pensionales el 19 de febrero de 2021

Resultados reportados en “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF”.

10 Entrega y capacitación

Avance: Actividad no programada durante el período.

11 Cronograma

Avance: Dando cumplimiento a lo establecido contractualmente en el numeral 11. Cronograma, la Auditoría envió Cronograma para el año 2021 el 14 de enero de 2021 a la OBP.

Aprobación del cronograma por parte de la supervisión el 12 y 18 de febrero de 2021.

12 Productos y resultados entregables

Informe mensual de actividades: Avance: Ver sección de Entregables - Informes.

13 Reuniones

Avance: KPMG participó en las siguientes reuniones:

• Reunión de seguimiento de desarrollo del proyecto con la supervisión, realizada el 12 de febrero de 2021, correspondiente al informe 15 del Contrato 4.003 – 2019. Acta No 20.

• Comité de Coordinación – Presentación resultados de la ejecución del plan de trabajo realizado en febrero de 2021, período analizado enero 2020. Contrato 4.003-2019.

14 Actas

Avance:

• Seguimiento al desarrollo del proyecto se realizó con los supervisores del contrato por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según cronograma de trabajo definido para el período de enero de 2021. Contrato 4.003-2019, realizada el 12 de febrero de 2021. Acta No 20

• Comité de Coordinación – Presentación resultados de la ejecución del plan de trabajo realizado en enero de 2021, período analizado enero 2021. Contrato 4.003-2019, realizada el 16 de febrero de

2021, correspondiente al informe 15 del Contrato 4.003 – 2019. Acta de comité No 17.

15 Empalme.

Avance: Actividad no programada durante el período.

16 Modificación de Funciones

Avance: Actividad no programada durante el período.

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	9 de 11

17 Recurso Humano

Avance: KPMG asignó el recurso requerido para cumplir con los siguientes roles:

• Un (1) Gerente de proyecto

• Un (1) Senior Operativo

• Un (1) Senior Informático

• Tres (3) auditores Operativos

• Dos (2) auditores informáticos

18 Lugar de prestación del servicio

Avance: La ejecución del contrato se ha desarrollado de forma remota (conexión VPN) con la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (sistema de bonos pensionales) a partir del 20 xx xxxxx de 2020, lo anterior de acuerdo con la Resolución número 385 del 12 xx xxxxx de 2020 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus, Decreto 90 del 19 xx xxxxx 2020, modificado por el Decreto No 091 del 22 xx xxxxx de 2020, mediante el cual adoptan medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital, y según Decreto 457 xx xxxxx de 2020 del Gobierno Nacional del 22 xx xxxxx de 2020, mediante el cual se imparten instrucciones para el cumplimiento del Aislamiento Preventivo Obligatorio en todo el territorio Colombiano, y Decreto 276 del 15 de diciembre de 2020 mediante el cual se establece medidas

asociadas al aislamiento selectivo individual y medidas de bioseguridad para los habitantes de Bogotá..

19 Elementos de trabajo

a) Proporcionar todos los elementos y equipos necesarios para el desarrollo del trabajo.

b) Proporcionar el equipo de cómputo para el personal mínimo requerido y el personal adicional ofrecido, de tal manera que se cuente con un equipo de cómputo para cada recurso humano vinculado con el contrato.

c) Configuración mínima de los equipos para la conexión al sistema de bonos pensionales.

Avance: La Auditoría asignó los equipos de cómputo y los elementos requeridos para el desarrollo de la auditoría en el período evaluado.

20 Relación y aspectos organizacionales

La Auditoría tuvo en cuenta los interlocutores definidos en este numeral para el desarrollo de sus actividades.

21 Punto inicio de la Auditoría

Los Supervisores del contrato y la Auditoría acordaron que los períodos a evaluar serán establecidos según la actividad de auditoría a desarrollar. Ver Acta de iniciación Persona Jurídica.

22 Acuerdo de confidencialidad

Según lo establecido en la Cláusula Séptima, Literal A. Numeral 20. Acuerdo de Confidencialidad, solo con el hecho de la suscripción del contrato la Auditoría, se compromete a no revelar, difundir, comentar, copiar o dar uso diferente a lo previsto en el contrato. De igual manera, KPMG Advisory, Tax & Legal

S.A.S. acata lo establecido en la Nota del numeral 20. Elementos de trabajo, donde se indica que en el evento que se utilicen computadores portátiles en la ejecución del contrato, el contratista velará y responderá por la salvaguarda de la información que se encuentre allí contenida, siendo responsable de la confidencialidad de dicha información. Al igual, cumple con lo descrito en el literal B. Obligaciones generales del contratista, Numerales: 5. Cumplir las políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; 6. Mantener estricta

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	10 de 11

reserva y confidencialidad sobre la información y los datos que conozca por causa o con ocasión de la ejecución del contrato.

23 Entregables - Informes

Productos del Contrato 4.003 – 2019:

Según numeral 13. Productos y Resultados Entregables. A la fecha de entrega del presente informe, se relacionan los informes que fueron radicados ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:

• “13. Inf 15 Resultados Ene 2021 VF”, entregado el 25 de febrero de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “C5. Inf 15 Ejec y Superv Ene 2021 VF” - Contrato 4.003 – 2019, entregado el 25 de febrero de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• “Factura XXXX00000 - Cuota No. 15, Vigencia 2020”, entregado el 25 de febrero de 2021 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe 6.1 14 IA Negociación Bonos Dic 2020 VF, entregado el 23 de febrero de 2021 a la Oficina de Bonos en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe “6.2 15 Info Fact Deceval Ene 2021” Período: enero 1 al 31 de 2021”, entregado en formato PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado el 23 de febrero de 2021 No. 1-2021- 015097.

• Informe 9.1 14 IA Cargue Archivo Dic 2020 VF, aprobado para emisión el 22 de enero de 2021 por la Oficina de Bonos Pensionales. Informe remitido por la auditoría el 26 de febrero de 2021 en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

• Informe 9.1 13 IA Cargue Archivos Nov 2020 VF, aprobado por la Oficina de Bonos Pensionales el 14 de enero para emisión. Informe remitido por la auditoría el 11 de febrero de 2021 en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

Informes en proceso de radicación por parte de la auditoría:

• Informe “13. Inf 16 de Resultados Feb 2021 VF” – Contrato 4.003 – 2019.

• Informe “C5. Inf 15 Ejec y Superv Feb 2021 VF” - Contrato 4.003 – 2019.

• Informe “Factura KPMG KABT12318 - Cuota No. 16, Vigencia 2020”.

• Informe “Visita de auditoría AFP Colfondos, feb 2021”.

• Informe 9.1 15 IA Cargue Archivos Ene 2021

Informes en proceso de revisión y aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales:

• Informe 6.1 15 IA Prel Negociación Bonos Ene 2021

• Informe preliminar 8.2 4 IA Prel Prueba contingencia sitio alterno enviado el 16 de febrero de 2021 a la Oficina de Bonos Pensionales para comentarios, observaciones y/o aprobación para su emisión.

• Presentación de informe preliminar a la Oficina de Bonos Pensionales el 26 de febrero de 2021.

Informes en proceso por parte de la auditoría:

• Informe 6.1 16 IA Prel Negociación Bonos Feb 2021

• Informe 9.1 15 IA Cargue Archivos Feb 2021

Informe de Ejecución y Supervisión de Contrato	Código:	Apo.4.1.Fr.16
	Fecha:	23-03-2019
	Versión:	3
	Página:	11 de 11

FIRMA CONTRATISTA

XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXX

FIRMA CONTRATISTA XXXXXX XXXXXXXXXX XXXXX

Representante Legal Representante Legal

KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S

En mi calidad de supervisor del contrato me permito avalar el contenido del informe y el avance en la ejecución del mismo de acuerdo a lo descrito.

El contrato no presenta a la fecha dificultades en su ejecución, ni situaciones exógenas que afecten el normal desarrollo del mismo.

FIRMA SUPERVISOR FIRMA SUPERVISOR

XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

Supervisor Contrato 4.003 - 2019 Supervisor Contrato 4.003 - 2019

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Anexo|R

Ministerio de Hacienda y Crédito Público –

Oficina de Bonos Pensionales

Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales

Informe de Resultados

Período evaluado: febrero 2021

Marzo 2021, Bogotá D.C.

Xxxx.xxx.xx

Distribución del reporte de auditoría

Oficina de Bonos Pensionales – Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Doctor Xxxx Xxxxx Xxxxx, Jefe Oficina de Bonos Pensionales.

Supervisión del contrato 4.003-2019:

Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, Asesora Oficina de Bonos Pensionales Ing. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, Asesora Oficina de Bonos Pensionales

Equipo de Trabajo KPMG.

Funcionario de KPMG
Socio a Cargo
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx	Xxxxx (Gerente QA)
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx	Xxxxx (EQCR)
Gerencia del Proyecto Cargo Concurso de Méritos MHCP
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx	Gerente del Proyecto
Área Informática
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx	Auditor Senior Informático
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	Auditor Informático
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx	Auditor Informático
Área Operativa
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx	Auditor Senior Operativo
Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	Auditor Operativo
Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx	Auditor Operativo
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	Auditor Operativo

Datos relevantes del desarrollo de la auditoría

Auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales

Dirección donde fue realizada la revisión de auditoría:

La revisión se realizó de manera virtual utilizando la herramienta Microsoft Teams, según instrucción de la Oficina de Bonos Pensionales teniendo en cuenta la emergencia sanitaria- Covid 19. La auditoría fue atendida por los funcionarios asignados por la Oficina de Bonos

Pensionales según proceso evaluado.

Fecha revisión virtual de auditoría:

Entre el 1 al 25 xx xxxxx de 2021.

Período de revisión:

Febrero de 2021

Auditoría atendida por los líderes funcionales responsables de los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales:

▪ Bonos Pensionales.

▪ Garantía de Pensión Mínima.

▪ Deslizamiento.

▪ Certificaciones electrónicas de tiempos de información laboral (CETIL).

▪ Sistema de Bonos Pensionales

Presentación de resultados:

Resultados de la auditoría son comunicados por correo electrónico a líderes funcionales según aplique, presentados a la supervisión del contrato en reunión de seguimiento de

avance del proyecto y en el comité de coordinación.

Contenido

I. Objetivo y alcance 9

II. Metodología 12

III. Resumen Ejecutivo 14

IV. Resultados generales de las actividades de auditoría según cronograma de trabajo 19

V. Resultado detallado funcionamiento del sistema de liquidación de bonos pensionales 39

1. Proceso de Solicitudes (1.1) 39

2. Información del Proceso de Liquidación (1.2) 45

3. Proceso de Preemisión (1.3) – Febrero de 2021 52

4. Proceso de Emisión y Redención (1.4) 65

5. Proceso de Expedición y Pago (1.5) 82

6 Controles Automáticos del Sistema (1.6 y 2.1) – Febrero de 2021 85

7 Proceso de solicitudes de Garantía de Pensión Mínima (2.1) – Febrero de 2021 89

8 Control de Garantía de Pensión Mínima No Otorgadas (2.2) – Febrero de 2021 98

9 Proceso de Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Mínimo Solicitudes (3.1) – Febrero de 2021. 101

10 Controles del sistema automático – inhibidos – Mecanismo de Deslizamiento xx Xxxxxxx Mínimo (3.1) 107

11 Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos laborados – CETIL – Verificación de la oportunidad (4.3) 110

12 Proceso de Certificaciones Electrónicas de Tiempos laborados – CETIL – Controles del sistema automáticos del proceso (4.4) 113

13 Verificar el Procedimiento de Administración de Requerimientos (7.2) – Febrero de 2021 115

14 Conciliaciones (9.2) – Febrero de 2021 119

VI. Otras Actividades 124

1. Reuniones (14) 124

2. Actas (15) 124

3. Recurso Humano (18) 124

4. Lugar de Prestación del Servicio (19) 125

5. Elementos de Trabajo (20) 125

6. Relaciones y Aspectos Organizacionales (21) 125

7. Punto de inicio de la auditoría (22) 125

8. Literal A. Acuerdo de Confidencialidad (23) 125

Índice de tablas

Tabla 1 Normatividad vigente asociada a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales 10

Tabla 2 Situaciones identificadas durante el trabajo de auditoría (Contrato No. 4.003-2019). 14

Tabla 3 Convenciones consideradas en el informe 19

Tabla 4 Resultado de la revisión realizada por cada aspecto evaluado 19

Tabla 5 Otras actividades contractuales consideradas en el presente informe. 37

Tabla 6 Relación de controles automáticos evaluados durante el período evaluado. 39

Tabla 7 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

................................................................................................................................................................ 42

Tabla 8 Relación de los tipos de solicitudes a considerar durante la evaluación 46

Tabla 9 Detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud 47

Tabla 10 Análisis de las solicitudes recibidas y procesadas durante el período evaluado 47

Tabla 11 Resultado del análisis de la muestra seleccionada en cuanto al procesamiento de los archivos de solicitudes, para el período evaluado y su reporte a las administradoras 49

Tabla 12 Validación de los archivos de salida según la muestra seleccionada 49

Tabla 13 Detalle de los controles / causales de rechazo a verificar para el período evaluado 52

Tabla 14 Resultado de la revisión de los controles/causales verificadas para el período 57

Tabla 15 Resultados de la revisión de registros no incluidos en el proceso de preemisión del período evaluado y los criterios definidos para su exclusión 62

Tabla 16 Relación de estado de cupones exceptuados en el proceso de reliquidación 66

Tabla 17 Rangos considerados en la herramienta de liquidación de bonos 67

Tabla 18 Relación de los procesos ejecutados durante el período evaluado 67

Tabla 19 Detalle de los bonos a reliquidar por estado y por tipo xx xxxx, generados durante el período evaluado 67

Tabla 20 Resultado de liquidación de cupones Nación. 68

Tabla 21 Resultado de liquidación de cupones ISS-COLPENSIONES 68

Tabla 22 Detalle por tipo de bonos y tipo de cálculo, considerados durante el período evaluado. 69

Tabla 23 Relación de los estados excluidos del recalculo de los bonos complementarios o de ajuste. 72 Tabla 24 Tipo de cálculos obtenidos durante el período evaluado 73

Tabla 25 Resultado de los cupones que inicialmente presentaron diferencia, para el período evaluado.

................................................................................................................................................................ 73

Tabla 26 Información relacionada con el número de cupones por resolución, generadas durante el período evaluado 76

Tabla 27 Muestra del número de cupones a revisar para el período evaluado. 78

Tabla 28 Consistencia de información registrada en las resoluciones en formato RTF (Word). 78

Tabla 29 Consistencia de información registrada en las órdenes de pago. 80

Tabla 30 Continuidad de los números de resoluciones durante el período evaluado. 81

Tabla 31 Procesos obtenidos del sistema de bonos pensionales durante el período evaluado 82

Tabla 32 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por tipo de operación, durante el período evaluado 84

Tabla 33 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por número de proceso de emisión. 84

Tabla 34 Relación de controles inhibidos de bonos durante el período evaluado 85

Tabla 35 Relación de controles inhibidos GPM durante el período evaluado 86

Tabla 36 Relación de controles automáticos verificados para el período evaluado 89

Tabla 37 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado 93

Tabla 38 Controles inhibidos para Garantías de Pensión Mínima No otorgadas para el período evaluado.

................................................................................................................................................................ 98

Tabla 39 Relación de controles automáticos evaluados durante el período evaluado. 101

Tabla 40 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado 104

Tabla 41. Relación de controles inhibidos durante el período febrero de 2021 107

Tabla 42. Total de controles inhibidos por usuario y muestra seleccionada para el período de febrero de 2021 109

Tabla 43 Oportunidad de generación de solicitudes por los estados Certificación Expedidas y Certificaciones no vinculación 111

Tabla 44 Oportunidad de generación de solicitudes por el estado Canceladas 112

Tabla 45. Resultado de la verificación de los perfiles de usuario autorizados para la firma de certificaciones electrónicas de tiempos laborados reportados durante el período evaluado 114

Tabla 46. Resultado de la revisión de los requerimientos funcionales reportados durante el período evaluado 117

Tabla 47. Detalle de las referencias contables consideradas en la validación por parte de la auditoría para el período evaluado 119

Tabla 48. Verificación de generación de saldos por referencia contable para el período evaluado 121

Tabla 49. Detalle de las reuniones en las cuales participó la auditoría 124

Índice de gráficos

Gráfico 1 Detalle general de las actividades establecidas en el contrato 4.003-2019. 10

Gráfico 2 Criterios de clasificación de los resultados 13

Gráfico 3 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 42

Gráfico 4 Detalle del proceso de validación de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 44

Gráfico 5 Detalle del total de causales que generan detenciones e investigaciones frente a las causales verificadas por la auditoría durante el período evaluado. 57

Gráfico 6 Comparativo de cupones por tipo xx xxxx antes de la preemisión y los cupones excluidos del proceso de preemisión para el período evaluado 62

Gráfico 7 Número de resoluciones y cupones por proceso, durante período evaluado 76

Gráfico 8. Relación de usuarios, casos inhibidos bonos y muestra seleccionada para el período evaluado 87

Gráfico 9. Relación de usuarios, casos inhibidos GPM y muestra seleccionada para el período evaluado 87

Gráfico 10 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 93

Gráfico 11 Relación de usuarios y muestra de Garantías de Pensión Mínima No Otorgadas para el período evaluado 99

Gráfico 12 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado 104

Gráfico 13 Relación de usuarios, casos inhibidos y muestra seleccionada, para el período evaluado. 108

Gráfico 14 Detalle de procesamiento de solicitudes de CETIL verificadas por la auditoría para el período evaluado 111

Índice de anexos

Anexo No. 1 Confirmación HL Ene 2021 126

Anexo No. 2 Solicitudes Administradoras Feb 2021 127

Anexo No. 3 Preemisión 3677 Feb 2021 128

Anexo No. 4 Reliq Bonos Complementarios Feb 2021 129

Anexo No. 5 Controles Inhibidos Feb 2021 130

Anexo No. 6 GPM No Otorgada Feb 2021 131

Anexo No. 7 Admin Requerim Feb 2021 132

Anexo No. 8 Ref Cont Feb 2021 133

I. Objetivo y alcance

Las actividades de auditoría ejecutadas por KPMG se han desarrollado en función del cumplimiento al contrato 4.003-2019, celebrado entre La Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público y KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S.

Objetivo

Realizar la auditoría a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, para asegurar la existencia, evaluación y salvaguarda de los registros de la información y de los valores resultado de la operación; informar de los riesgos inherentes dada la naturaleza de los procesos, verificando la eficiencia y efectividad de los controles establecidos de conformidad con los procedimientos funcionales, operativos y normas vigentes; evaluar los controles generales de tecnología y la seguridad de los sistemas de información.

Alcance

KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S., en adelante KPMG, realizó las actividades establecidas contractualmente como se describen en el gráfico 1, según la cláusula séptima, literal A del contrato No. 4.003-2019, y de acuerdo con el cronograma definido para la vigencia 2021 el cual se encuentra aprobado por parte la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO - OFICINA DE XXXXX PENSIONALES INFORME DE RESULTADOS PERÍODO EVALUADO FEBRERO DE 2021 KPMG ADVISORY, TAX & LEGAL S.A.S. - CONTRATO 4.003-2019

XXXX.XXX.XX / 9

Gráfico 1 Detalle general de las actividades establecidas en el contrato 4.003-2019.

1 Funcionamiento del Sistema de liquidación de bonos pensionales

2 Proceso de garantía de pensión mínima

3 Mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo

Proceso de certificaciones electrónicas

4 de tiempos laborados - CETIL

5 Pruebas de calidad y resultados

6 Depósito centralizado de valores Aspectos especiales del servicio de

7 administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

Análisis de riesgos y seguridad del

8 proceso de bonos pensionales

9 Aspectos especiales Actividades de seguimiento

Proceso de solicitudes; Información del proceso de liquidación; Proceso de preemisión; Proceso de emisión y redención; Proceso expedición y pago; Controles del sistema automáticos

Proceso mensual de garantía de pensión mínima

Controles del sistema automáticos

Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas; Verificación de forma; Verificación de oportunidad; Controles del sistema automáticos del proceso.

Administradoras de fondos de pensiones; Fondo del Congreso y Ecopetrol; Colpensiones; Aseguradoras xxx xxxx vida; Empleadores públicos que certifican.

Negociación de bonos; Cruce de información y verificación cuentas de cobro.

Verificación de datos; Procedimiento de administración de requerimientos; Modificación a la base de datos.

Matriz de riesgos y controles asociados; Auditoría informática; Evaluación de la seguridad informática; Seminario – cultura de la seguridad y control.

Proceso cargue de archivos al sistema; Conciliaciones

Las actividades de seguimiento a los hallazgos de períodos anteriores se realizaron de acuerdo con lo establecido contractualmente y a los planes de acción que se hayan definido.

Fuente: Elaboración propia a partir de lo establecido en el contrato 4.003-2019.

Los criterios y procedimientos para realizar la revisión y verificación en cada una de las actividades establecidas contractualmente están definidos según la normatividad vigente, políticas y procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, circulares e instructivos sobre bonos pensionales y certificaciones electrónicas de tiempos laborados - CETIL, lo cual se suscribe, pero no se limita a lo detallado en la tabla 1.

Tabla 1 Normatividad vigente asociada a los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Normatividad vigente
Ley 100 de 1993	Instructivo No. 4 de la Oficina de Bonos Pensionales, del 30 de diciembre de 2002
Decreto 1158 del 3 xx xxxxx de 1994	Decreto 3798 del 26 de diciembre de 2003
Decreto 1299 del 22 xx xxxxx de 1994	Ley 999 del 25 de diciembre de 2005
Decreto 1748 del 12 de octubre de 1995	Circular conjunta No 13 del 2007 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social)
Decreto 832 del 8 xx xxxx de 1996	Decreto 3995 de 2008

Decreto 1474 del 30 xx xxxx de 1997

Decreto 036 de 2015, modificado por el Decreto 446 del 16 xx xxxxx de 2017, Resolución No. 3272 de

septiembre 3 de 2015.

Decreto 1513 del 4 xx xxxxxx de 1998

Decreto 726 del 26 xx xxxxx 2018 – CETIL

Decreto 491 del 28 xx xxxxx de 2020.

Fuente: Elaboración propia a partir de la normatividad vigente que rige a la Oficina de Bonos Pensionales y sobre la cual se realizará el encargo del aseguramiento.1

El período auditado corresponde a febrero 1 al 28 de 2021.

La Firma aplica el estándar internacional de control de calidad 1 y en este sentido mantiene un sistema integral de control de calidad, incluyendo políticas y procedimientos documentados relacionados con el cumplimiento de requerimientos éticos, estándares profesionales y requerimientos legales y regulatorios aplicables.

El alcance de esta auditoría está enfocado a verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas, procedimientos e instructivos, que sobre la materia de bonos pensionales emita el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, su verificación se hace bajo las condiciones inherentes de cualquier proceso de auditoría, por lo tanto, está limitado al muestreo seleccionado y a las situaciones identificadas en los procesos de revisión.

Las actividades a desarrollar están contenidas en el contrato 4.003-2019, y por tanto las pruebas no están orientadas a identificar situaciones de favorecimiento propios o a terceros o comportamientos no éticos en las actuaciones de quienes intervienen en los procesos, que puedan ocurrir o haber ocurrido y no sean detectados en la ejecución de las actividades de la auditoría, por lo tanto, no se expresa ninguna opinión sobre tales asuntos.

Este informe se constituye en una alerta, para análisis de variables de factores internos y externos que puedan afectar los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, en función del cumplimiento normativo, políticas, procedimientos e instructivos sobre la materia, con el fin de propender por un adecuado grado de control y seguridad de la información manejada por los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Este informe está actualizado según la ejecución de los procesos de auditoría en el ambiente de producción con corte al 28 de febrero de 2021, por lo tanto, KPMG no se hace responsable de cualquier evento subsecuente que posterior a esta fecha afecte el contenido de este informe. En caso de que surjan eventos posteriores a este reporte que afecte su propósito, se deberá recibir una solicitud expresa por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para su actualización.

1 Este trabajo ha sido realizado de acuerdo con la norma internacional para trabajos de aseguramiento ISAE 3000, Encargos de aseguramiento distintos de la auditoría o de la revisión de información financiera histórica, emitida por el International Auditing and Assurance Standard Board.

II. Metodología

La metodología planteada atiende los requerimientos contractuales y la dinámica de los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, en el entendido que la estructura jurídica del sistema general de pensiones está sujeta a procesos de cambio según la normatividad, por lo que el ambiente productivo del sistema de bonos pensionales que soporta la operación principal del proceso está supeditado a estos nuevos cambios, a las decisiones jurisprudenciales y a los reglamentos del Gobierno, por lo que la auditoría debe responder eficientemente a esta dinámica.

1. Actividades realizadas

• Realizar entendimiento de los procesos a evaluar, según obligaciones contractuales y requerimientos de la Oficina de Bonos Pensionales.

• Identificar los procesos y sus fechas de ejecución, con el fin de ejecutar las consultas al sistema de información para obtener los archivos fuente, o información necesaria e iniciar las actividades de revisión y análisis para establecer el alcance de la auditoría.

• Definir y diseñar las pruebas de auditoría, de acuerdo con el entendimiento de los procesos y requerimientos de la Oficina de Bonos Pensionales, y determinar y extraer las muestras que serán objeto de revisión, según aplique.

• Informar sobre el inicio de las auditorías a las partes interesadas y solicitar la información o los documentos soporte objeto de revisión, al igual que informar y realizar seguimiento a situaciones identificadas en auditorías anteriores.

• Realizar el análisis, cálculos, comparativos y/o verificaciones necesarias para cada una de las revisiones previstas para la auditoría, según los aspectos y parámetros a revisar en cada proceso, utilizando rutinas de auditoría, análisis estadísticos, análisis de datos, matrices de control, métodos de verificación, entre otros.

• Xxxxxxx y documentar los resultados de la revisión realizada con el fin de soportar los hallazgos identificados o las situaciones relevantes a reportar.

• Informar a los interesados sobre los resultados generados para su correspondiente análisis y/o definición de planes de acción.

• Documentar el informe final de resultados, junto con los planes de acción definidos y presentar y entregar a la Oficina de Bonos Pensionales – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

2. Criterios de clasificación de los resultados

El resultado de la auditoría se establece de acuerdo con el cumplimiento de normas, políticas, procedimientos y el adecuado diseño y ejecución de los controles establecidos para prevenir y disminuir los riesgos existentes en los procesos. Los hallazgos y/u observaciones detectadas y contenidas en el presente informe, son calificadas según los criterios establecidos en el gráfico 2.

Gráfico 2 Criterios de clasificación de los resultados.

CUMPLE

CUMPLE PARCIALMENTE

NO CUMPLE

• Cumple la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluados.

Existen controles que mitigan adecuadamente los riesgos operativos identificados.

• Los planes de acción establecidos según resultados de auditorías anteriores fueron cumplidos

• Cumple parcialmente la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluada.

• Los controles diseñados e implementados presentan excepciones que mitigan en parte los riesgos operativos identificados, lo cual puede generar retrasos en el desarrollo de las actividades y/o afectar la integridad y calidad de la información de los procesos.

• Se presentan oportunidades de mejoramiento o se requiere de evaluaciones o aclaraciones adicionales respecto al criterio evaluado.

• Los planes de acción establecidos según resultados anteriores fueron cumplidos parcialmente.

• Incumple la normatividad vigente, política, procedimiento o regla evaluados.

• Los controles diseñados e implementados no son efectivos, o no operan adecuadamente.

• La probabilidad y el impacto de los riesgos operativos identificados pueden afectar considerablemente a la Entidad y la integridad y confiabilidad de la información.

• Los planes de acción establecidos según resultados de auditorías anteriores no fueron cumplidos o no han sido definidos por los responsables.

Fuente: Elaboración propia a partir de los elementos definidos para la realización de la auditoría según actividades contractuales.

III. Resumen Ejecutivo

En la tabla 2, se detallan las situaciones que se han identificado durante el contrato vigente No. 4.003- 2019, los cuales fueron presentados mediante informe radicado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y/o informados a la Oficina de Bonos Pensionales.

Tabla 2 Situaciones identificadas durante el trabajo de auditoría (Contrato No. 4.003-2019).

Actividad: 5.5 Visita a empleadores públicos y a otras entidades que reconocen y/u otorgan pensiones (AO), complementado con los numerales 4.1 Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas – CETIL, 4.2 Verificación de forma y 4.3 Verificación de oportunidad, del contrato 4.003-2019
Riesgos identificados para el proceso de expedición de certificaciones laborales: • Emitir certificaciones que contengan información incorrecta con respecto a los soportes físicos existentes en sus archivos y cuya información sea utilizada para la liquidación de bonos, generando liquidaciones o cobros indebidos y por ende posibles repercusiones negativas de imagen y/o económicas para la entidad. • Emitir certificaciones a personas que no han laborado en la entidad, por inadecuado control y custodia de los expedientes físicos de los funcionarios activos e inactivos de la entidad, lo cual puede conllevar a posibles pérdidas económicas y/o de imagen para la entidad. • Generar certificaciones firmadas por personas no autorizadas por la entidad, que sean utilizadas para liquidaciones y cobros indebidos, por inadecuado control y custodia de los documentos soporte de los funcionarios autorizados como son los Actos Administrativos (inventario de los funcionarios autorizados, actas de posesión, relación de funciones asignadas, fechas de retiro, entre otras), lo cual puede conllevar a un incumplimiento a la normatividad vigente.
Entidad: Gobernación del Tolima- Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: 28 al 29 de octubre de 2020 Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 1 xx xxxxx al 15 de septiembre de 2020.
Principales Hallazgos	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 27; 23 casos satisfactorios (85.19%) y cuatro (4) casos inconsistentes (14.81%).
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Oficina de Bonos Pensionales: • Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se establece que las investigaciones fueron registradas el 15 de febrero del 2021, causal de Investigación 186 “VISITA AUDITORIA”.	Cerrado

Entidad: Universidad de Antioquia - Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: 28 de octubre de 2020 Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 22 de enero de 2019 al 29 xx xxxx de 2020
Principales Hallazgos	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 15; 14 casos satisfactorios (93.33%) y un (1) caso inconsistente (6.67%).
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Oficina de Bonos Pensionales: ✓ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros. ✓ Establecer controles que permitan verificar que los perfiles habilitados a los usuarios solicitados por las entidades correspondan a los requeridos en el formato denominado “Autorización creación de usuarios”, con el fin de evitar que los usuarios realicen acciones en el sistema CETIL que no hayan sido autorizadas por su entidad.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan: 16 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se establece que las investigaciones fueron registradas el 15 de febrero del 2021, causal de Investigación 186 “VISITA AUDITORIA”.	Cerrado
Entidad: Procuraduría General de la Nación - Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: 30 de octubre de 2020 Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 22 de enero de 2019 al 29 xx xxxx de 2020
Principales Hallazgos	Resultados
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 64; 58 casos satisfactorios (90.63%) y seis (6) casos inconsistentes (9.38%).
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Oficina de Bonos Pensionales: ✓ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.	Cerrado

Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales se evidenció la detención 186

“Visita de auditoría” realizada el 15 de febrero de 2021

Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN - Seguimiento a planes de acción

Fecha auditoría: Entre el 16 al 19 de octubre de 2020

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 04 xx xxxx al 22 de septiembre 2020.

Principales Hallazgos

Resultado

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 28; 26 casos satisfactorios (92.86%) y dos

(2) casos inconsistentes (7.14%).

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la Auditoría

Oficina de Bonos Pensionales:

• Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.

Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría.

Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se establece que las investigaciones fueron registradas el 15 de febrero del 2021, causal de Investigación 186 “VISITA AUDITORIA”.

Cerrado

Entidad: Ministerio de Educación Nacional - Seguimiento a planes de acción

Fecha auditoría: Entre el 5 y 6 octubre de 2020

Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 8 xx xxxx al 21 de septiembre de 2020

Principales Hallazgos

Resultado

Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 22; 21 casos satisfactorios (95.45%) y un

(1) caso inconsistente (4.55%).

Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la Auditoría

Oficina de Bonos Pensionales:

Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales

Estado

Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021.

Cerrado

Entidad: Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: Entre el 30 de septiembre y 2 de octubre de 2020 Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL 1 xx xxxxx al 17 xx xxxxx de 2020.
Principales Hallazgos	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 29; 28 casos satisfactorios (96.55%) y un (1) caso inconsistente (3.45%).
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la Auditoría
Oficina de Bonos Pensionales: • Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021. De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría en el sistema de bonos pensionales, se establece que las investigaciones fueron registradas el 15 de febrero del 2021, causal de Investigación 186 “VISITA AUDITORIA”.	Cerrado
Entidad: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF - Seguimiento a planes de acción Fecha auditoría: 5 marzo de 2020 Período evaluado: información registrada por la entidad en el sistema CETIL a corte 31 de enero de 2020.
Principales Hallazgos	Resultado
Resultados generales de la revisión: Xxxxx revisados: 52; 50 casos satisfactorios (96.15%) y dos (2) casos inconsistentes (3.85%).
Aspectos para considerar según situaciones identificadas por la auditoría
Oficina de Bonos Pensionales: ✓ Notificar a la entidad los resultados de la auditoría, solicitar los planes de mejoramiento y realizar seguimiento a las acciones que la entidad defina para corregir las situaciones identificadas y a los controles que se implementen para evitar eventos futuros.
Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales	Estado
Realizar marcación de detención y/o investigación en el sistema de bonos pensionales, para los casos inconsistentes que puedan afectar la liquidación xxx xxxx pensional, dentro de los 30 días siguientes al recibo del informe de auditoría. Seguimiento al plan: 15 xx xxxxx de 2021 De acuerdo con la validación en el sistema de bonos pensionales no se evidenció detención y/o investigación para los casos insatisfactorios.	Abierto
Actividad: 7.1 Verificación de Datos - (AO)
Riesgos identificados para el proceso de confirmación de historia laboral

No generar y/o no enviar las comunicaciones a las entidades que son responsables de cuota parte, de confirmación de historia y/o salario, y de las notificaciones sobre detención de bonos, y por tal motivo no se dé

cumplimiento a la normatividad vigente.

Plan de Acción – Oficina de Bonos Pensionales

Estado

• Período Evaluado: julio 1 a septiembre 30 de 2019

El Consorcio ASD-Cromasoft debe notificar mediante correo electrónico a la Oficina de Bonos Pensionales, las comunicaciones que no fueron entregadas y quedaron en estado DEVOLUCION, para que esta Oficina realice las gestiones pertinentes para lograr que las comunicaciones puedan ser entregadas o tomar una decisión definitiva

respecto a la gestión a realizar para el caso de estas comunicaciones.

Seguimiento al plan 16 xx xxxxx de 2021:

La auditoría verificó en el sistema de bonos pensionales el comunicado

(H2020120323) y aún el documento no se puede abrir, presentando mensaje “No existe documento disponible para descargar”.

El Consorcio ASD- Cromasoft informó a la auditoría por medio de correo electrónico del 10 xx

xxxxx de 2021, que se encuentra ajustado con el requerimiento FUN-1560, el cual está en pruebas por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

Abierto

Seguimiento al plan 16 xx xxxxx de 2021:

La auditoría verificó en el sistema de bonos pensionales las siete (7) comunicaciones que no han sido digitalizadas para el período oct-nov-dic de 2020, evidenciando que aún se encuentran pendientes de cambiar a estado “DIGITALIZADA”.

La auditoría remitió correo a la Oficina de Bonos Pensionales el 9 xx xxxxx de 2021 para su seguimiento y recordó que existe la alternativa de publicar en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público aquellas comunicaciones que no se pudieron entregar en un tiempo

determinado.

Abierto

Seguimiento al plan 16 xx xxxxx de 2021:

La Oficina de Bonos Pensionales por medio de correo electrónico del 18 xx xxxxx de 2021, informó a la auditoría que las 12 comunicaciones del período jul-ago-sep de 2019, que no tienen estado “Digitalizada” en el sistema de bonos pensionales, son comunicados que no eran requeridos, (no se debieron generar), el Consorcio ASD- Cromasoft indicó a la auditoría que hubo una confusión que se presentó en ese momento, acerca de una reversión del proceso (3480 anulación).

Por lo anterior el Consorcio ASD- Cromasotf, con autorización de la Oficina de Bonos Pensionales, procedió a cambiar el estado de las 12 comunicaciones en el sistema de bonos pensionales, la auditoría procedió a revisar en el sistema de bonos pensionales los estados de las 12 comunicaciones, evidenciando que 11 comunicaciones se encuentran en estado “ANULADA” con la respectiva observación del porque no se requiere el envío de dichos comunicados a las entidades y una (1) comunicación que se entregó a su destinatario y se encuentra en estado “DIGITALIZADA”, ya que su envío si era necesario, porque la entidad no ha realizado la anulación

del cupón a su cargo.

Cerrado

Fuente: Elaboración propia a partir de las situaciones identificadas por la auditoría durante la vigencia del Contrato 4.003-2019.

IV. Resultados generales de las actividades de auditoría según cronograma de trabajo

En la tabla 3 se presentan las convenciones para determinar el estado general de las auditorías realizadas, las cuales deben ser consideradas durante la lectura del presente informe.

Tabla 3 Convenciones consideradas en el informe.

Convenciones
Actividad programada y ejecutada, según cronograma de trabajo en proceso de aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para el año 2021	🗸
Actividad reprogramada, con aprobación de los supervisores del contrato	👉
Actividad en ejecución o documentación de resultados	→
Informes aprobados en proceso de emisión y radicación.	🗍
Informes radicados ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público	☑
Actividad no programada según cronograma de trabajo - No aplica la ejecución para el período	N/A

Las obligaciones contractuales se relacionan en la tabla 4 y se presenta el resultado de las actividades de auditoría realizadas durante el período señalado, según los criterios relacionados en el gráfico 2, indicando el numeral asociado en el contrato.

Tabla 4 Resultado de la revisión realizada por cada aspecto evaluado.

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

1. Funcionamiento del Sistema de Liquidación de Bonos Pensionales

1.1 Proceso de solicitudes

Verificar por muestreo, la efectividad de los controles automáticos diseñados e implementados en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes reportadas, registradas e ingresadas por las administradoras.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.2 Información del proceso de liquidación

Evaluar la oportunidad con que el sistema está informándoles sobre la liquidación de sus bonos a las Administradoras. Encausar hacia el Ministerio las observaciones y recomendaciones al respecto.

🗸

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

1.3 Proceso de preemisión

En la fase de preemisión, verificar y analizar las inconsistencias reportadas por el sistema y hacer recomendaciones inmediatas y formales, según lo establezca la Oficina de Bonos Pensionales, antes de la ejecución del proceso de emisión del mes respectivo, de acuerdo con las fechas que para cada proceso determine la Oficina de Bonos Pensionales.

Para lo anterior deberá realizar las siguientes actividades:

a) Mediante muestreo verificar los controles automáticos definidos, diseñados e implementados en el sistema para detectar posibles inconsistencias en la información de las solicitudes que ingresan en este proceso.

b) Validar la causa de exclusión de los bonos que no fueron ingresados al proceso de emisión mensual.

c) Verificar que las cuotas partes asignadas a entidades, en las cuales la Nación podría estar a cargo, correspondan con la información contenida en el sistema como entidades asumidas.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

Identificar bonos pensionales redimidos y pagados con detenciones activas en el sistema de bonos pensionales período febrero de 2021.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.4 Proceso de emisión y redención

a) Verificar y auditar de manera aleatoria el funcionamiento del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, la correcta aplicación de las historias laborales y, en general, todas las novedades que ingresen para estos procesos.

b) Verificar que las anulaciones de bonos determinadas por la Oficina de Bonos Pensionales correspondan a las causales de anulación definidas en el proceso. En proceso definición de alcance.

c) Verificar los bonos detenidos y las detenciones automáticas realizadas por el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

d) Verificar la consistencia de las resoluciones generadas por el proceso en relación con los resultados del mismo, en cuanto a la consistencia de los datos y variables en ellas contenidas y en relación con la realidad del caso particular.

e) Realizar la auditoría sobre la totalidad o las cantidades o los porcentajes que la Oficina de Bonos Pensionales determine de los casos de pagos de bonos,

🗸

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

redención normal, redención anticipada (por vejez, invalidez o muerte) y devolución de saldos.

f) Presentar las inconsistencias o errores encontrados y las recomendaciones respectivas de acuerdo con las fechas que para cada proceso determine la Oficina xx Xxxx Pensionales.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

Verificación proceso de Confirmación de Historia Laboral - Período evaluado: enero 1 de 2019 al 31 xx xxxxx de 2020.

Proceso mediante el cual se solicita directamente a los empleadores la confirmación de la información certificada de la historia laboral y/x xx xxxxxxx base total utilizados en la liquidación xxx xxxx pensional, registrados en el sistema de bonos pensionales.

Los resultados fueron reportados a la Oficina de Bonos Pensionales y al Consorcio ASD–Cromasoft, mediante correo electrónico el 7 de julio de 2020.

✓ Bonos que tienen comunicado H y no tienen asociada la causal de detención 77 en el sistema de bonos pensionales (años 2019 y 2020). (7 casos).

✓ Comunicado H generada igual o mayor a diez (10) días después de la fecha de solicitud, incumpliendo el proceso de generar las comunicaciones el primer fin de semana a partir de la fecha de solicitud de la emisión y/o xxxxxxxxx xxx xxxx pensional (años 2019 y 2020). (21 casos).

✓ La detención 77 se inactivó por silencio administrativo positivo antes de los 30 días calendario, el comunicado de respuesta de la entidad tiene fecha de radicación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Oficina de Bonos Pensionales antes de los 30 días calendario y el registro de esta comunicación en el sistema de bonos pensionales se realizó posterior a la inactivación de detención 77. (6 casos).

✓ Xxxxx que tienen proceso de confirmación de historia laboral, se envió comunicación “H” y no presenta registro en el campo “Fecha de Entrega”. (años 2019 y 2020). (6 casos).

✓ Se evidenció que la causal 24 se activó posterior a la resolución de pago xxx xxxx pensional, y el comunicado de confirmación o negación de historia o salario por parte del empleador presenta fecha de radicación anterior a la de la resolución de pago. (13 casos).

✓ Se evidenció respuesta por parte de la entidad pública negando la historia laboral o salario, con fecha posterior a la resolución de pago. (13 casos).

Cromasoft envió correo de respuesta el 7 de septiembre de 2020 dando explicación a los casos reportados, la auditoría realizó revisión a las observaciones presentadas por Cromasoft y envió correo el 21 de septiembre de 2020, solicitando ampliación y aclaración a las respuestas, Cromasoft dio respuesta el 22 de septiembre sobre la aclaración de los requerimientos funcionales FUN-1483 y FUN-1560, quedando pendiente las aclaraciones adicionales solicitadas por la

auditoría.

🗍

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

Cromasoft envió correo de respuesta el 15 de octubre de 2020 con las aclaraciones pendientes para los puntos 1, 2, 3 y 4, pendiente respuesta de los numerales 5 y 6 por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, seguimiento en la reunión con la supervisión el 13 de noviembre de 2020, pendiente repuesta por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

La auditoría solicitó autorización por medio de correo electrónico el 14 de diciembre de 2020 para la emisión del informe, dejando pendiente las observaciones y/o planes de acciones para los puntos 5 y 6 por parte de la Oficina de Bonos Pensionales. A la fecha se encuentra pendiente de la respuesta.

La Oficina de Bonos Pensionales autorizó la emisión del informe el 07 de enero de 2021 en la reunión de seguimiento, la auditoría emitió el informe y solicitó por medio de correo electrónico del 05 de febrero de 2021 la aprobación para su emisión y radicación, se reiteró en reunión de seguimiento del 12 de febrero de 2021, 16 de febrero de 2021, 5 y 12 xx xxxxx de 2021, pendiente respuesta por

parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

Xxxxx redimidos o negociados y presentan traslado de régimen: corte a junio de 2020.

La auditoría identificó 105 casos de la base total de bonos (todas las AFP´s), en donde el cupón de la nación se encuentra en estado redimido y no se evidencia registro del reintegro por parte de la Administradora por concepto del traslado de régimen del afiliado, por lo cual el estado del cupón Nación no ha cambiado a Reintegrado. Para el caso (uno) del negociado es necesario definir las acciones a seguir para subsanar la situación identificada.

Estados de cupones No. de Valor pagado o a fecha de

bonos emisión

Cupones nación con estado redimido 105 $ 17,920,928,000

Cupones nación con estado negociado 1 $29,076,000

– valor a fecha de emisión

Según la información reportada por la auditoría a la supervisión del contrato el 6 de julio de 2020, se recibió la siguiente información sobre los planes de acción:

✓ Se está ajustando el sistema de bonos pensionales para que la Oficina de Bonos Pensionales, las AFP y los otros emisores puedan registrar reintegros parciales o totales según el caso.

✓ De acuerdo con las mesas de trabajo que se realizan con la Superintendencia Financiera, Colpensiones, Asofondos y la Oficina de Bonos Pensionales, se envía informes mensuales con los bonos que se deben reintegrar, incluidos traslados de régimen.

✓ Para el caso xxx xxxx con estado NEGOCIADO, la Oficina de Bonos Pensionales definirá las acciones a seguir.

La auditoría envió correo electrónico de seguimiento a la Oficina de Bonos Pensionales el 4 de septiembre y 21 de octubre de 2020, pendiente procedimiento

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

para los casos en estado NEGOCIADO, seguimiento en las reuniones con la supervisión del 13 de noviembre y 9 de diciembre de 2020.

De acuerdo con lo informado en la reunión de seguimiento de febrero de 2021 por parte de la supervisión, este tema se incorporó en el Decreto “maxibonos” el cual se encuentra en proceso de firmas por parte de Ministerio del Trabajo y Ministerio

de Hacienda y Crédito Público.

1.5 Proceso de expedición y pago

Verificar la ejecución del proceso de expedición de los bonos que se envían al Depósito Centralizado de Valores con ocasión de la redención y pago o expedición por negociación.

Verificar la ejecución del proceso de pago de bonos pensionales por redención normal y redención anticipada que se realizan directamente a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

Verificar la oportunidad, seguridad y calidad de las confirmaciones por parte del Depósito Centralizado de Valores respecto a los registros enviados por el contratista de la administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, de acuerdo con los términos estipulados en el contrato suscrito con el depósito centralizado de valores.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

1.6 Controles automáticos del sistema

Mensualmente, sobre muestras selectivas representativas, analizar que los controles inhibidos estén debidamente soportados y correspondan a las normas vigentes y a los instructivos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Período objeto de revisión: febrero 1 al 28 de 2021.

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

2. Proceso de Garantía de Pensión Mínima

2.1 Proceso de solicitudes de Garantía de Pensión Mínima

Verificar y validar por muestreo a todas las AFP’S una vez realizado el proceso de Garantía de Pensión Mínima la efectividad de los controles automáticos de rechazos diseñados e implementados en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales acordes con la normatividad vigente para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes de Garantías de Pensión Mínima registradas e ingresadas vía interactiva por las Administradoras de Fondos de Pensiones.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Período objeto de revisión: febrero 1 al 28 de 2021.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

2.2 Control de Garantías de Pensión Mínima No otorgadas

Actividades contrato 4.003-2019	Estado	Resultado de la auditoría
Validar en el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales que el resultado de la verificación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales para Garantías de Pensión Mínima NO otorgadas, se haya realizado de manera correcta de acuerdo con los soportes registrados por la administradora de fondo de pensiones. La actividad se desarrollará mensualmente.
Período objeto de revisión: febrero 1 al 28 de 2021 Ver resultados de la revisión en el presente informe.	🗸
2.3 Proceso de Garantía de Pensión Mínima Validar el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la Ley 100 de 1993, Decreto 142 de 2006 y Decreto 832 de 1996, según la documentación soporte que permitió a la Administradora de Fondos de Pensiones realizar la solicitud de la garantía ante la Oficina de Bonos Pensionales. Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría semestralmente a cada Administradora de Pensiones.	N/A
3. Mecanismo de Deslizamiento xx xxxxxxx mínimo
3.1 Controles del sistema automáticos Sobre muestras selectivas representativas, y durante los términos establecidos en el Decreto 036 de 2015 analizar que los controles inhibidos estén debidamente soportados y correspondan a las normas vigentes e instructivos de la Oficina de Bonos Pensionales. Se deben revisar los controles inhibidos manualmente y automáticos. La actividad se desarrollará mensualmente.
Período objeto de revisión: febrero 1 al 28 de 2021 Ver resultados de la revisión en el presente informe.	🗸
4. Proceso de certificaciones electrónicas de tiempos laborados – CETIL
4.1 Verificación de contenido y calidad de las certificaciones electrónicas Verificar por muestreo la efectividad de la forma, contenido, calidad y oportunidad de la información registrada en las Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados – CETIL, por parte de las entidades empleadoras. Así como, la oportunidad en la atención de las solicitudes realizadas. El Contratista deberá tener en cuenta la ubicación y dirección de cada una de las entidades empleadoras, para efectos de las visitas en cuanto a la determinación de sus costos, pues el Ministerio no reconocerá de manera adicional al valor del contrato ninguna suma al contratista por concepto de pasajes aéreos o terrestres, gastos de viaje, alojamiento, viáticos ni expensas de ese tipo. Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a las entidades públicas.	N/A
4.2 Verificación de forma Para lo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

Validar que las firmas autorizadas de los funcionarios competentes para la expedición de las certificaciones cumplan con lo establecido en la normatividad vigente.

a) Validar que los funcionarios que registran revisan y firman las certificaciones electrónicas de tiempos laborados correspondan a los usuarios solicitados ante la OBP.

b) Validar que la entidad certificadora expida las certificaciones electrónicas de tiempos laborados y salarios, sin necesidad de que medie una solicitud.

c) Validar que el suministro de las certificaciones no esté sujeto al pago de un tributo, tarifa o costo alguno para las entidades solicitantes o interesados.

d) Validar que el Cetil sea el único medio a través del cual las entidades empleadoras, expidan las certificaciones electrónicas de tiempos laborados.

e) El contratista podrá indicar a la OBP otros aspectos que se relacionen con el tema, sobre los cuales se considere necesario ejercer la auditoría.

Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a las entidades públicas.

N/A

4.3 Verificación de la oportunidad

Verificar la oportunidad con que las entidades empleadoras responden a las solicitudes de certificación electrónica de tiempos laborados, según lo indicado en el Decreto 726 de 2018, establece en el Artículo 2.2.9.2.2.8.

Para lo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:

a) Validar que la expedición de las certificaciones electrónicas de tiempos laborados se haga dentro de los tiempos establecidos.

b) Determinar y calcular un indicador de oportunidad de las entidades auditadas.

c) Realizar recomendaciones de oportunidad a las entidades auditadas y registrar los hallazgos correspondientes.

Esta actividad se desarrollará en la visita que debe realizar la Firma de auditoría a las entidades públicas.

Se obtuvo del ambiente de producción del sistema de certificaciones electrónicas de tiempos laborados CETIL, la información registrada en la tabla TABL_CETIL_Solicitudes del período febrero 1 al 28 de 2021, con el fin de determinar el número de solicitudes por mes, así como determinar la oportunidad de expedición de las certificaciones dentro de los tiempos establecidos en la normatividad vigente.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

4.4 Controles del sistema automáticos del proceso

• Del sistema:

a) Verificar y auditar de manera aleatoria el funcionamiento del módulo del Cetil, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, validaciones y demás que intervengan en el proceso de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados.

• Del proceso:

a) Verificar la existencia y correcto diligenciamiento de los formatos de solicitud de creación de usuarios.

→

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

b) Validar que las solicitudes de creación de usuarios cuenten con los soportes correspondientes y estén ajustados a la normatividad.

c) Validar que los formatos de solicitud de usuarios no tengan tachaduras ni enmendaduras.

La actividad se desarrollará mensualmente.

• La auditoría se encuentra realizando las verificaciones correspondientes a los formatos de solicitud de usuarios frente a los usuarios registrados en el ambiente de producción, teniendo en consideración los perfiles que requieran estos documentos.

Actividad en proceso por parte de la auditoría.

→

5. Pruebas de calidad y resultados

A partir del inicio y durante ejecución del Contrato y con el propósito de verificar la calidad de la información que envían o certifican al actual proceso, se deberán efectuar visitas de auditoría a las entidades.

Las visitas se harán de acuerdo con la programación que para tal fin entregue la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La verificación de la calidad de la información que envían o certifican al actual proceso informático del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, se hará sobre una base de muestreo y presentación de indicadores.

La Oficina de Bonos Pensionales determinará la cobertura de cada aspecto verificable en las visitas, en el sentido de si se hace sobre la totalidad de casos,

sobre un porcentaje o se determinarán las bases para hacerlas por muestreo.

5.1 Visitas a las administradoras de fondos de pensiones

Se refiere a los procedimientos e información necesaria para solicitar el reconocimiento, liquidación, emisión y pago de bonos, y lo relacionado con los procesos de otros emisores, devolución de saldos, garantía de pensión mínima y aquellos otros que llegare a determinar la Oficina de Bonos Pensionales según sus procesos.

La actividad se desarrollará semestralmente.

🗸

Visita de auditoría AFP Colfondos:

Actividad realizada entre el 15 al 23 de febrero de 2021.

Resultados generales de la revisión: 361 casos satisfactorios (96.01%) y 15 bonos insatisfactorios (3.99%).

Informe en proceso de radicación.

🗍

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

5.2 Visitas de auditoría al Fondo del Congreso y a Ecopetrol

Realizar visitas de auditoría al Fondo del Congreso y a ECOPETROL para validar que la información que estas entidades reportan al sistema de bonos pensionales para solicitar un bono tipo C o E, sea la correcta según documentación que se presente y que estén cumpliendo con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

La actividad se desarrollará anualmente.

N/A

5.3 Visita de auditoría a Colpensiones

Durante la ejecución del contrato, y de acuerdo con la programación que haga la Oficina de Bonos Pensionales, realizar visitas de auditoría a COLPENSIONES, para verificar, con base en muestreo e indicadores, la calidad de la información que envían al actual proceso informático del sistema de bonos pensionales para solicitar el reconocimiento, liquidación y emisión de bonos pensionales.

La actividad se desarrollará semestralmente.

N/A

5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida

Durante la ejecución del contrato, y de acuerdo con la programación que haga la Oficina de Bonos Pensionales, realizar visitas de auditoría a cada Compañía Aseguradora de Vida que haya inscrito rentas vitalicias al mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo.

Durante una única vez, al inicio de la ejecución del contrato y antes del 31 xx xxxxx de 2020, la auditoria deberá revisar el 100% de las rentas inscritas al mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo (Actualmente se tienen 22.868 rentas inscritas).

Para los años 2020 y siguientes de ejecución del contrato, solo se deberán revisar las rentas inscritas en cada proceso anual conforme el Decreto 036 de 2015, modificado por el decreto 446 de 2017.

A través de la verificación de los documentos físicos o electrónicos del expediente pensional, determinar si la renta vitalicia inmediata o diferida que fue inscrita ante la OBP se presentó en los términos establecidos de acuerdo con el procedimiento establecido en el Decreto 036 de 2015 y modificado por el Decreto 446 del 16 xx xxxxx de 2017, con la documentación correcta.

La actividad se desarrollará anualmente.

Los numerales 5.4 Visita de auditoría a las Compañías Aseguradoras xxx Xxxx Vida y 10. Programa y herramienta de auditoría, se cubrirán con la reliquidación de las rentas y la revisión aleatoria de situaciones según caracterización de los resultados del cálculo de deslizamiento, antes de la generación de la resolución según acuerdo establecido con la Oficina de Bonos Pensionales según actividades definidas en el acta de seguimiento No 8 y según solicitud de la Oficina de Bonos Pensionales para el proceso del año 2021, según solicitud de la Oficina de Bonos

Pensionales en reunión de seguimiento de diciembre de 2020.

N/A

5.5 Visita a empleadores públicos que certifican y a otras entidades que reconocen y/u otorgan pensiones

Para el caso de los empleadores públicos, en las visitas se verificará el procedimiento de expedición de las certificaciones con destino a la emisión de bonos pensionales a partir del inicio de la ejecución del contrato, de acuerdo con la

programación que determine la Oficina de Bonos Pensionales.

N/A

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

Generar los informes respectivos generando las recomendaciones del caso, para cada una de las entidades auditadas. Estas visitas se realizarán sin que representen costo adicional para el Ministerio.

En relación con el número de entidades a visitar de empleadores públicos, se tiene como máximo 36 entidades en la ciudad de Bogotá al año, y en cuanto a ciudades y municipios se tiene como máximo 10 ciudades y/o municipios al año y máximo 5 entidades por visitas a esas ciudades y/o municipios.

Las visitas a entidades públicas se programarán en la medida que las entidades tengan la capacidad de atenderlas virtualmente, según restricciones por

emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional.

Definición y propuesta visitas a entidades públicas por parte de la auditoría, para el año 2021.

De acuerdo con la emergencia sanitaria en el estado colombiano, se requiere definir el número de visitas a realizar en las entidades públicas nivel Bogotá y Ciudades según contrato 4.003-2019.

• Bogotá: 36 entidades al año.

• Ciudades: 10 ciudades, máximo 5 entidades por ciudad.

La auditoría propone el siguiente plan de acción, con el fin de continuar con las visitas a entidades públicas

✓ Generar una base de datos actualizada de todas las entidades que han expedido certificaciones durante la emergencia sanitaria.

✓ Definir el total de entidades a las cuales se les realizará la visita de auditoría virtual.

✓ Mediante correo electrónico se informará a la entidad:

o Fecha en que se va a realizar la revisión.

o Documentación requerida.

o Alistamiento de información en formato “PDF”, con antelación a la visita

virtual de auditoría.

✓ De acuerdo con la respuesta de la entidad, se enviará un segundo correo electrónico informando la relación de cédulas a revisar y se solicitará que la entidad pública envíe los soportes por medio electrónico (PDF) o que al momento de la visita se tenga la información requerida en formato PDF a disposición de la auditoría.

✓ Realizar acta para formalizar estrategia definida, con el fin de dar respuesta a este requerimiento contractual, en el entendido que restan 17 meses para finalización del proyecto y se ha dependido de la disponibilidad de las entidades públicas y acceso virtual, para la ejecución de esta actividad por

parte de KPMG.

→

6. Depósito centralizado de valores

Se deberán verificar como mínimo los siguientes aspectos del proceso en los cuales

participan el (o los) depósito(s) centralizados de valores con los cuales se mantengan contratos para la custodia desmaterializada de bonos pensionales y/o cuotas partes

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

de los mismos. (Actualmente se encuentra vigente el Contrato 3.201-2019 con DECEVAL. S.A.).

El contratista podrá indicar a la Oficina de Bonos Pensionales otros aspectos que se relacionen con el tema, sobre los cuales se considere necesario ejercer la

auditoría.

6.1 Negociación bonos

Verificar la oportunidad y exactitud con que se reportan las operaciones en bolsa de las negociaciones de bonos al sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, por la entidad o entidades que tengan la custodia de los bonos desmaterializados.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Período evaluado: febrero de 2021

Informe 6.1 16 IA Prel Negociación Bonos Feb 2021, en implementación a través de la herramienta Power Bi por parte de la auditoría.

🗸

Período evaluado: enero de 2021

Informe 6.1 15 IA Prel Negociación Bonos Ene 2021, en proceso de aprobación por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

🗍

Período evaluado: diciembre de 2020

Informe 6.1 14 IA Negociación Bonos Dic 2020 VF, entregado el 23 de febrero de 2021 a la Oficina de Bonos en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000

☑

6.2 Cruce de información y verificación de cuentas de cobro

Efectuar cruces de información entre las emisiones, redenciones, pagos y anulaciones de bonos pensionales enviados por la Oficina de Bonos Pensionales y los bonos expedidos que han sido bloqueados en la(s) Entidad(es) encargada(s) de la custodia desmaterializada de los bonos y lo facturado por esta(s) Entidad(es) en las cuentas de cobro (dichas entidades se denominan depósitos centralizados de valores).

Verificar que las cuentas de cobro o facturas emitidas por las entidades que tengan a cargo la custodia de los bonos pensiónales, correspondan a lo previsto en los contratos celebrados entre el Ministerio y dichas entidades. Para el efecto expedirá las respectivas comunicaciones del resultado de la verificación dentro de los plazos que indiquen la OBP y/o el Supervisor del Contrato.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Informe “6.2 15 Info Fact Deceval Ene 2021” Período: enero 1 al 31 de 2021”, entregado en formato PDF al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Radicado el 23 de febrero de 2021 No. 0-0000-000000.

☑

7. Aspectos especiales del servicio de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

Se deberán realizar las siguientes actividades, tendientes a verificar como mínimo los siguientes aspectos del proceso en los cuales participan:

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

a) El contratista de la administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales,

b) El Depósito Centralizado de Valores según Contrato vigente con DECEVAL S.A.

c) Entidades que participan en los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales

El contratista podrá indicar a la OBP otros aspectos que se relacionen con el tema, sobre los cuales se considere necesario ejercer la auditoría.

7.1 Verificación de datos

Se aplica para todas las entidades públicas y privadas que participen en los diferentes procesos de la Oficina de Bonos Pensionales.

Verificar la oportunidad, calidad y suficiencia de los datos, soportes e informes generados a terceros por el sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, de acuerdo con lo estipulado en el contrato de administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales, como resultado de los procesos informáticos, como son:

a) Liquidación, Emisión, redención y pago de Bonos Pensionales: Entidades responsables de cuotas partes o cupones en bonos pensionales emitidos por la Nación, a las entidades emisoras de bonos pensionales en las cuales la Nación es contribuyente e informar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

b) Proceso de Garantía de Pensión Mínima.

c) Confirmación de Información utilizada para bono pensional y/o entidades certificadoras de información soporte xxx xxxx pensional

d) Mecanismo de Cobertura de deslizamiento xxx xxxxxxx mínimo

e) Certificaciones Electrónicas de Tiempos Laborados

f) Y los demás procesos que normativamente se definan a cargo de la Oficina de Bonos Pensionales.

La actividad se desarrollará trimestralmente.

N/A

Confirmación de Historia Laboral - actividad desarrollada mensualmente y no requiere de seguimiento por parte de la auditoría.

KPMG ejecutó la rutina de auditoría que tiene como objetivo identificar las comunicaciones no entregadas a los cuotapartistas relacionadas con Confirmaciones de Historia Laboral.

El resultado fue enviado a la Oficina de Bonos Pensionales para su gestión.

Ver resultados en el Anexo No. 1 confirmación HL Ene 2021, enviado el 1 xx xxxxx de 2021 a los supervisores del contrato.

🗸

7.2 Verificar los procedimientos de administración de requerimientos

Revisar que se cumpla el procedimiento de catalogación y administración de requerimientos establecidos por la OBP para la realización de cambios en el sistema de la oficina de bonos pensionales en el ambiente de producción. La Oficina de Bonos Pensionales informará al contratista sobre el procedimiento existente al respecto.

Reportar los hallazgos y las recomendaciones a la Oficina de Bonos Pensionales.

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

La actividad se desarrollará mensualmente. Ver resultados de la revisión en el presente informe.

Período evaluado: febrero 1 al 28 de 2021

Ver resultados de la revisión en el presente informe.

🗸

7.3 Modificaciones a la base de datos

Cuando de manera excepcional el Ministerio de Hacienda y Crédito Público requiera hacer una intervención directa sobre la base de datos del sistema de bonos pensionales, el Contratista de auditoría deberá acompañar en dicho proceso al Contratista de administración, operación y mantenimiento del sistema de la oficina de bonos pensionales y a la OBP, verificando la aplicación del proceso desde el punto de vista de la auditoría, verificando la consistencia de dichas intervenciones, comprobando los soportes y emitiendo el informe al respecto.

La actividad se desarrolla cada vez que sea necesario de acuerdo con lo que requiera la Oficina de Bonos Pensionales.

N/A

8. Análisis de riesgos y seguridad del proceso de bonos pensionales

El contratista deberá realizar las siguientes actividades tendientes a identificar los riesgos, posibles causas y controles asociados del proceso de bonos pensionales

en sus diferentes aspectos.

8.1 Matriz de riesgos y controles asociados

Evaluar los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales, basado en los principios de administración de riesgos y controles asociados a cada uno, según la matriz de riesgos y controles definidos para los procesos de la Oficina de Bonos Pensionales realizando una evaluación sobre el diseño y efectividad operacional de los controles e identificando nuevos riesgos.

Elaboración y presentación anual.

Proceso evaluado:

Otorgamiento de la Garantía de Pensión Mínima, Garantía de Pensión Mínima de la Pensión Familiar y Garantía de Pensión Mínima de Padre o Madre cabeza de Familia con Hijo Invalido del Régimen de Ahorro Individual.

La auditoría realizó reunión con los líderes del proceso el 7 de diciembre de 2020, con el fin de realizar el entendimiento del procedimiento “Mis.3.9.Pro.6 Reconocimiento de Garantía de Pensión Mínima RAI”, como resultado de este entendimiento se obtuvo:

El procedimiento requiere actualización de acuerdo a la normatividad vigente.

La Oficina de Bonos Pensionales actualizó el procedimiento, el cual fue remitido mediante correo electrónico el 21 de diciembre de 2020 a la auditoría.

Procedimiento “Mis.3.9.Pro.6 Reconocimiento_de_GPM a diciembre 10 de 2.020”, procedimiento en revisión por parte de la auditoría.

→

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

La auditoría de acuerdo al procedimiento “Mis.3.9.Pro.6 Reconocimiento_de_GPM a diciembre 10 de 2020”. realizó las siguientes solicitudes a la Oficina de Bonos Pensionales:

• Entregar procedimiento actualizado de acuerdo con las observaciones dadas por la auditoría.

• Indicarnos fechas para realizar una reunión, con el fin de identificar los controles que se tienen respecto a las actividades y las posibles causas de la materialización de los riesgos.

Se reiteró lo antes expuesto, el 19 y 27 de enero, 5 y 12 xx xxxxx de 2021. Pendiente respuesta por parte de la Oficina de Bonos Pensionales.

8.2 Auditoría informática al contrato de administración y operación del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales

Realizar una auditoría integral a los procesos y aspectos informáticos de las obligaciones del contrato vigente de “administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales, de acuerdo con estándares internacionales como COBIT, ITL, ISO 27001, entre otros, y atendiendo a los lineamientos de las “POLÍTICAS Y ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y

CRÉDITO PÚBLICO”, identificando riesgos, valorando la probabilidad de ocurrencia de éstos e impacto que causaría su ocurrencia en cualquiera de los componentes del sistema de la oficina de Bonos Pensionales (programa aplicativo, bases de datos, archivos, transmisión de datos, autenticaciones de usuarios), incluido el ambiente tecnológico (hardware, software, comunicaciones). Presentar informes sobre la materia que incluya las recomendaciones que permitan elevar el grado de control y seguridad requerido para obtener confiabilidad y oportunidad de la información manejada en los procesos de la oficina de Xxxxx Pensionales

La actividad se desarrollará anualmente.

🗸

Evaluación pruebas de contingencia a sitio alterno realizado el 4 de diciembre de 2020:

• El Consorcio ASD-Cromasoft envío el 9 xx xxxxx de 2021 las actas generadas durante la prueba, para comentarios, observaciones y/o aprobación por parte de los participantes de la prueba.

• El 15 xx xxxxx de 2021, se recibieron comentarios sobre el informe preliminar

por parte del Consorcio ASD-Cromasoft. En proceso de actualización de informe por parte de la auditoría.

→

8.3 Evaluación de la seguridad informática

Evaluar la robustez, fortalezas y debilidades del sistema de seguridad informática del sistema de la oficina de bonos pensionales frente a ataques malintencionados, fraudulentos o procesos erróneos, de acuerdo con las políticas, estándares y normas de seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre la materia, para lo cual hará pruebas de vulnerabilidad o ataques éticos sobre el mismo,

acceso no autorizado al sistema o de violación a cualquiera de las seguridades y

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

componentes del mismo, determinará los riesgos, el potencial impacto de los mismos y formulará las recomendaciones, para mitigar o eliminar el riesgo.

En el mismo sentido deberá verificarse el ambiente de control de los WEB SERVICE que implemente la Oficina de Bonos Pensionales con otras dependencias del MHCP o con entidades externas.

Como parte de la evaluación, el contratista deberá determinar junto con la OBP, escenarios de riesgo asociados a los procesos de bonos pensionales para diseñar y ejecutar las pruebas de seguridad informática de manera puntual sobre esos escenarios, deberá tener en cuenta la “Metodología de Administración de Riesgos Tecnológicos” y en el documento “Políticas y estándares de seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

La Oficina de Bonos Pensionales a su vez comunicará y coordinará con la Dirección de Tecnología sobre la realización de tales pruebas de vulnerabilidad.

El informe de seguridad tendrá carácter de confidencial y será entregado en medio impreso y en medio magnético exclusivamente al jefe de la Oficina de Bonos Pensionales, quien determinará las acciones a seguir y cuando lo considere necesario lo enviará a la Dirección de Tecnología para que se evalúen e implementen cuando sea el caso, las recomendaciones allí formuladas.

Las pruebas de evaluación de la seguridad informática se realizarán así:

• Durante la vigencia del año 2019 una (1) prueba

• Durante la vigencia del año 2020 dos (2) pruebas

• Durante la vigencia del año 2021 dos (2) pruebas Durante la vigencia del año 2022 una (1) prueba.

Evaluación de seguridad informática año 2020:

• Presentación de informe preliminar a la Oficina de Bonos Pensionales el 26 de febrero de 2021.

• Presentación de informe preliminar al Consorcio ASD-Cromasoft y a la supervisión del Contrato 3.272 de 2019 el 2 xx xxxxx de 2021.

• Resultado de las pruebas ejecutadas por parte de los especialistas de KPMG, se consideró realizar una prueba adicional, mediante la creación de un perfil de usuario de “Consulta para Otros Emisores” y ejecutar nuevamente la prueba.

• Coordinar reunión con la Ing. Xxxxxxx y el especialista de KPMG, para

acompañamiento en la prueba y validar la posibilidad de poder realizar la reliquidación de un bono con el perfil de usuario creado.

→

8.4 Seminario – Cultura de la seguridad y el control

Promover la cultura de la seguridad y el control en los usuarios del proceso informático del sistema de bonos pensionales.

Para ello, el jefe de la Oficina de Bonos Pensionales podrá, de manera discrecional y de acuerdo con la conveniencia y oportunidad de la Oficina de Bonos Pensionales, solicitar al contratista dictar, durante la vigencia del contrato, a los funcionarios y/o contratistas que la Oficina de Bonos Pensionales determine, una vez al año, un seminario-taller de hasta ocho (8) horas de duración. El seminario taller se dictará para un cupo máximo de 15 participantes en las instalaciones del contratista o en las del Ministerio. Los temas, contenidos y duración de la actividad se determinarán de común acuerdo con la Oficina de Bonos Pensionales.

La actividad se desarrollará anualmente, a partir del año 2020.

N/A

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

9. Aspectos especiales

• El contratista deberá ejecutar las siguientes actividades de verificación y auditoría relacionadas con el proceso de bonos pensionales.

9.1 Verificación del proceso de cargue de archivos del sistema

Cada vez que ocurra y/o cuando la OBP lo indique, el contratista deberá realizar verificaciones de consistencia sobre los procesos de cargue a la base de datos del sistema de la oficina de bonos pensionales de los siguientes archivos provenientes de las entidades que se relacionan a continuación:

a) REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL: Archivo de cédulas de identidad y tarjetas de identificación

b) MIGRACIÓN COLOMBIA: Cédulas de extranjería

c) DIAN: Archivos de NIT

d) COLPENSIONES: Archivos de historia laboral y sus actualizaciones

e) AFP y/o ASOFONDOS: Archivos de afiliaciones, pensionados e historia laboral.

f) ENTIDADES QUE RECONOCEN Y/O PAGAN PENSIONES: Archivos de pensionados

g) ENTIDADES ASUMIDAS POR LA NACION: Cálculos actuariales, archivos de personal activo, personal retirado, pensionados.

h) Otros archivos relacionados con el proceso que indique la OBP.

i) Afiliados

j) Cetil – Cargue Masivos de entidades certificantes

Se verificarán aspectos tales como procedimientos, completitud, cifras de control, estructuras y demás aspectos relacionados aplicables a estos eventos.

La actividad se desarrollará mensualmente sobre los archivos que se hubieren

cargado durante el mes.

Período evaluado: febrero de 2021

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Colpensiones y Registraduría a corte de febrero de 2020

• Pensionados Genéricos, período de septiembre de 2020 a enero de 2021. Informe en proceso por parte de la auditoría.

→

Período evaluado: enero de 2021.

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Asofondos (Enero de 2021).

• Colpensiones (Enero de 2021). Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada.

Informe 9.1 15 IA Cargue Archivos Ene 2021 VF, aprobado el 26 de febrero de 2021 por la Oficina de Bonos Pensionales. Informe en proceso de radicación por parte de la auditoría.

🗍

Período evaluado: diciembre de 2020.

Estructuras a evaluar a través de Power Bi:

• Asofondos a corte diciembre de 2020).

• Colpensiones a corte diciembre de 2020). Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante y Historia_Unificada.

☑

Período evaluado: noviembre de 2020.

Estructuras a evaluar en Power BI:

☑

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

• Colpensiones (Noviembre de 2020) Estructuras: Afiliados_Seguro, Aportante, Historia_Unificada y Pensionados_Seguro_Social_MR.

• Asofondos (Noviembre de 2020).

Informe 9.1 13 IA Cargue Archivos Nov 2020 VF, aprobado por la Oficina de Bonos

Pensionales el 14 de enero para emisión. Informe remitido por la auditoría el 11 de febrero de 2021 en formato PDF. Radicado No. 0-0000-000000.

9.2 Conciliaciones

Evaluar el procedimiento creación referencias contables del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la concordancia de este con la realidad de los movimientos de las diferentes cuentas según los diferentes conceptos y los estados de los bonos liquidados, emitidos, expedidos, pagados, anulados, de acuerdo con la tabla de estados que se administra en el sistema.

Para efectos de esta actividad, deberá implementar procedimientos y rutinas sistematizados orientados a determinar el cumplimiento del procedimiento, la información obtenida y la efectividad de los controles asociados.

La actividad se desarrollará mensualmente.

Período evaluado: febrero de 2021

Para las referencias 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 89, se validó la aplicación efectiva del procedimiento Creación Referencias Contables del 2 de octubre de 2019 V15.

Para las referencias 6-3-7, 6-3-8 y 6-3-9 se realizó el ajuste de la rutina, se ejecutó desde el mes xx xxxxxx 2020 hasta febrero de 2021, sin arrojar diferencias en los resultados.

Para la referencia 7 la auditoría se encuentra en proceso de ajustes de las rutinas debido a que se presentaron nuevas situaciones que generaron diferencias en los resultados. Una vez se realicen los ajustes, la actividad se ejecutará retroactivamente a partir xx xxxxxx de 2020.

→

10 Programa y herramienta de auditoría – Cálculo de mecanismo de Deslizamiento y liquidación masiva de bonos A, B, C, E y T.

• Desarrollar una herramienta tecnológica a la medida para probar la liquidación masiva de Bonos A, Bonos B, Xxxxx C, Xxxxx E y BONOS T. Acta No 01 (09/12/ 2019), se entregó el 01/11/ 2019.

• Desarrollar una herramienta tecnológica a la medida para probar el cálculo del mecanismo de deslizamiento xx xxxxxxx mínimo. Acta No.06 (14/02/ 2020, entregado el 17/01/ 2020.

🗸

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

Cálculo de cobertura del mecanismo xx xxxxxxx mínimo año 2021.

Resultado de la simulación del cálculo de deslizamiento al 19 de febrero de 2021:

Fuente: herramienta diseñada para la verificación del cálculo de deslizamiento, Resultado de las diferencias cobertura año 2021.

Situaciones presentadas por integridad de datos reportados por las Aseguradas.

• Casos en los cuales está registrada de forma errónea la temporalidad del beneficiario en el sistema de bonos pensionales por parte de las Aseguradoras:

o 12 casos donde están marcados como vitalicios y deben ser temporales.

o 24 casos donde están marcados como temporales y deben ser vitalicios.

• Registros de fecha de nacimiento beneficiarios (1900) y/o inconsistentes:

o 25.173.427: Hijo 1.034.995.987, tiene fecha de nacimiento 17/02/2019 posterior a la fecha de muerte del causante 18/12/2011.

o 39.681.563: Fecha de nacimiento 1900 del cónyuge.

• Integridad de datos (posición de nombre y apellidos, que afectan la aplicación de regla de temporalidad en la herramienta):

o 13.570.270: posición de nombres en campos de apellidos.

o 84.101.382: registra un hijo sin nombre.

→

Actividades contrato 4.003-2019

Estado

Resultado de la

auditoría

o 12.751.480: El apellido conyugue “Xxxxxxxx”, apellido del hijo “Nunpaque”.

o 76.142.912: los dos apellidos del hijo 1.118.201.012 registrados en el mismo campo, adicionalmente la cónyuge debe ser Temporal, está marcada como Xxxxxxxxx.

o 1.143.341.808: segundo apellido del hijo tiene error en la escritura (Xxxxxxxx, por Xxxxxxxx)

o 1.067.861.164: segundo apellido del hijo tiene error en la escritura,

(“Xxxxxxx”, por “Mestra”).

o 6.000.507: error en tipo de beneficiario, el sistema esta como Cónyuge, es Hija.

o 80.747.179: Nombre del cónyuge es el mismo del causante

Intervención auditoría – segunda simulación cálculo Rentas inscritas 2021

De acuerdo con lo informado por la Oficina de Xxxxx Pensionales requiere una segunda intervención de la auditoría, una vez se termine el proceso de subsanación por parte de las Aseguradoras xxx Xxxx Vida. Según cronograma será

a partir del 24 xx xxxxx de 2021.

12. Cronograma

El Contratista deberá presentar para aprobación del Ministerio a más tardar dentro de los primeros quince (15) días calendario, posteriores al inicio de la ejecución contractual un cronograma de actividades que desarrollará en cada vigencia así:

• A partir de la firma del contrato para la vigencia 2019

• En enero del año 2020 o antes de finalizar el año anterior

• En enero del año 2021 o antes de finalizar el año anterior

• En enero del año 2022 o antes de finalizar el año anterior.

Período enero a diciembre de 2021

La auditoría remitió cronograma de trabajo para el año 2021 a la Oficina de Bonos

Pensionales el 14 de enero de 2021 para su revisión, comentarios y/o aprobación. Aprobaciones de la supervisión el 12 y 18 de febrero de 2021

☑

Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de los aspectos evaluados según objeto contractual No. 4.003-2019, cláusula 7, literal A. Obligaciones específicas del contratista.

En la tabla 5 se describen otras actividades u obligaciones contractuales que no generan una calificación de resultado por no corresponder a un proceso de auditoría.

Tabla 5 Otras actividades contractuales consideradas en el presente informe.

Actividades contrato 4.003-2019	Cumplida por la auditoría
13. Productos y resultados entregables	🗸
14. Reuniones	🗸
15. Actas	🗸
16. Empalme	N/A
17. Modificación de funciones	N/A

Actividades contrato 4.003-2019	Cumplida por la auditoría
18. Recurso humano	🗸
19. Lugar de prestación del servicio	🗸
20. Elementos de trabajo	🗸
21. Relaciones y aspectos organizacionales	🗸
22. Punto de inicio de la auditoría	🗸
23. Acuerdo de confidencialidad	🗸

Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de los aspectos evaluados según objeto contractual No. 4.003-2019, cláusula 7, literal A. Obligaciones específicas del contratista.

Notas:

El presente informe se entregará en copia magnética (Formato PDF) de acuerdo con el direccionamiento de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debido a la emergencia sanitaria causada por el COVID-19 (Resolución número 385 del 12 xx xxxxx de 2020 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social); los informes emitidos es únicamente para el uso y beneficio del cliente, la responsabilidad por la seguridad de cualquier distribución electrónica o física de este informe recae sobre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S. no acepta ninguna responsabilidad si el informe es alterado de cualquier manera por alguna persona. Este reporte es realizado con base en información de las rutinas de auditoría ejecutadas en producción el 1 xx xxxxx de 2021, y disponibles para la auditoría en el área de pruebas del sistema de bonos pensionales el 1 xx xxxxx de 2021, por lo que KPMG Advisory, Tax & Legal S.A.S, no se hace responsable por ningún evento subsecuente que, posterior a esta fecha afecte este informe.

El presente informe tiene corte al 28 de febrero de 2021 para efectos de entregables radicados ante la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con lo requerido por esta Oficina.

De acuerdo con las políticas de práctica profesional que deben seguir las Firmas miembro de KPMG internacional y por requerimiento propio de nuestro sistema de Gestión de la Calidad, certificado bajo la norma ISO 9001, 2015, se requiere obtener la aceptación y conformidad del contenido del presente informe, por lo que este documento se entenderá como tal, si dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo no se reciben observaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es responsabilidad de la Oficina de Bonos Pensionales el uso, la presentación, entrega o distribución de resultados a terceros, así como cualquier conclusión o decisión que se tome según la información documentada en el informe emitido por KPMG.

V. Resultado detallado funcionamiento del sistema de liquidación de bonos pensionales

1. Proceso de Solicitudes (1.1)

1.1 Objetivo

Verificar por muestreo la efectividad de los controles automáticos, diseñados e implementados en el sistema de Oficina de Bonos Pensionales para evaluar la consistencia de la información contenida en los diferentes tipos de solicitudes reportadas, registradas e ingresadas por las Administradoras.

1.2 Alcance

Realizar la verificación de la aplicación de los controles (TABL_ERRORES) en el procesamiento de solicitudes, según la información extraída de la tabla solicitudes (TABL_SOLICITUDES), del ambiente de producción en el período febrero 1 al 28 de 2021.

Validar mediante muestreo, los controles establecidos para el procesamiento de solicitudes, con el fin de evidenciar la efectividad de su aplicación en el sistema de bonos pensionales y determinar si una solicitud es procesada o rechazada. En la tabla 6 se relacionan los controles automáticos revisados (57) para el período definido, según las solicitudes reportadas al sistema de bonos pensionales.

Tabla 6 Relación de controles automáticos evaluados durante el período evaluado.

#	Control No.	Descripción del rechazo
1	3000	Nit y Patronal no pueden ser cero.
2	3008	La identificación del aportante registrada por la AFP no existe.
3	3037	Primer apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
4	3038	Segundo apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
5	3039	Primer nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
6	3040	Segundo nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
7	3060	Género del beneficiario no es válido.
8	3602	Número de documento de identidad del beneficiario no existe en los archivos RNEC.
9	3603	Número de documento de extranjería del beneficiario no existe en los archivos del DAS.
10	3604	La cédula de ciudadanía se reporta en los archivos de la RNEC como cancelada.
11	3605	Nombres o apellidos de la solicitud no coinciden con los reportados por la RNEC o el DAS.
12	3607	Beneficiario no figura como afiliado actual de la AFP solicitante.
13	3608	El beneficiario se encuentra afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
14	3610	Beneficiario no afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
15	3613	No se pudo determinar el salario base.

#	Control No.	Descripción del rechazo
16	3614	El bono se encuentra negociado. No se puede solicitar redención anticipada.
17	3616	Beneficiario cobijado por el literal b) del artículo 61 de la ley 100/93- excluido del régimen de ahorro individual.
18	3625	No existe liquidación provisional xxx xxxx.
19	3626	Existe bono previo de otro tipo.
20	3627	Existe bono en trámite de emisión o pago.
21	3638	Valor aceptado por el beneficiario difiere del valor a fecha xx xxxxx.
22	3639	No puede solicitar redención de un bono tipo B no emitido
23	3646	No puede solicitar emisión. La fecha corte difiere de fecha selección de régimen.
24	3648	No existe versión emitida o expedida
25	3650	No existe versión emitida
26	3654	Número del Nit del emisor no corresponde en proceso de expedición.
27	3660	No se expide bono. El bono se redime antes de 45 días
28	3669	Existe bono emitido o redimido con el documento alterno.
29	3670	Existe bono en proceso con el documento alterno.
30	3677	Fecha de reintegro no puede ser anterior a fecha de pago.
31	3678	Fecha de siniestro es anterior a fecha xx xxxxx.
32	3680	La AFP está solicitando emisión de un bono en donde el emisor no es la nación.
33	3683	No se ha confirmado la fecha de nacimiento.
34	3685	No hay cupón nación a reconocer.
35	3743	Existe versión posterior que ha sido anulada.
36	3746	No se puede realizar devolución de saldos debido a que se cotizaron más de 1150 semanas.
37	3747	No se puede realizar redención anticipada porque existe un cupón que ya ha sido negociado.
38	3756	No se puede realizar devolución de saldos debido a que el beneficiario no cumple con el requisito de edad.
39	3757	No se puede realizar redención anticipada debido a que la fecha de emisión xxx xxxx es posterior a la fecha de siniestro.
40	3761	No se puede solicitar devolución de saldos si el beneficiario es inválido. Se debe solicitar redención anticipada por invalidez.
41	3765	No se diligencio fecha de selección de régimen en la solicitud.
42	3800	No se puede solicitar redención anticipada. Fecha de siniestro es posterior a la fecha de redención normal.
43	3900	Género especificado no es correcto.
44	3932	Valor a pagar proyectado es negativo.
45	3936	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha del día.
46	3958	Beneficiario no se encuentra afiliado al fondo del congreso.
47	3960	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
48	4024	Beneficiario figura como afiliado actual de otra AFP con el documento alterno.
49	4027	Beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.
50	4030	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
51	4033	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al ISS/Colpensiones con el documento alterno.

#	Control No.	Descripción del rechazo
52	4036	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al fondo del congreso con el documento alterno.
53	4039	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
54	4046	La solicitud es para emitir un xxxxxxx xxxx y el emisor no es el ISS/Colpensiones.
55	4053	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
56	4153	Se solicita redención normal para un bono de un afiliado fallecido donde la fecha de fallecimiento es anterior a la fecha de redención normal xxx xxxx
57	4434	La fecha de selección de régimen no puede ser anterior al inicio de la vigencia de la ley 100.

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

febrero de 2021.

1.3 Riesgo del proceso

Controles automáticos que no se encuentren debidamente implementados según la normatividad vigente, que conlleven al procesamiento de solicitudes que no estén acorde con lo dispuesto por la normatividad vigente.

1.4 Actividades realizadas

• Determinar los controles a verificar mediante rutinas de auditoría automáticas.

• Diseñar y ejecutar las rutinas definidas, validar resultados.

• Documentar y validar las situaciones identificadas.

• Informar a los interesados sobre los resultados obtenidos en la auditoría.

1.5 Determinación de la muestra

En el gráfico 3, se muestra la totalidad de los errores que generan rechazos identificados por la auditoría (140), y la muestra aleatoria de (57) controles determinados para la verificación que representan el 40,71% del total.

Gráfico 3 Detalle de procesamiento de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado.

Procesamiento solicitudes (Errores)

% Verificados

40.71%

Verificados Auditoría

Generan rechazos

140

100

120

140

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

febrero de 2021 y del resultado de la auditoría.

1.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

En la tabla 7 se detalla el resultado de la verificación realizada a los controles automáticos, en el procesamiento de solicitudes en el período evaluado.

Tabla 7 Resultados de la verificación de los controles automáticos analizados para el período evaluado.

#	Control No.	Descripción del rechazo	Resultado
1	3000	Nit y Patronal no pueden ser cero.
2	3008	La identificación del aportante registrada por la AFP no existe.
3	3060	Género del beneficiario no es válido.
4	3037	Primer apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
5	3038	Segundo apellido no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
6	3039	Primer nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
7	3040	Segundo nombre no existe en tabla de códigos nombre Registraduría.
8	3602	Número de documento de identidad del beneficiario no existe en los archivos RNEC.
9	3603	Número de documento de extranjería del beneficiario no existe en los archivos del DAS.
10	3604	La cédula de ciudadanía se reporta en los archivos de la RNEC como cancelada.
11	3605	Nombres o apellidos de la solicitud no coinciden con los reportados por la RNEC o el DAS.
12	3607	Beneficiario no figura como afiliado actual de la AFP solicitante.
13	3608	El beneficiario se encuentra afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
14	3610	Beneficiario no afiliado al Régimen de Ahorro Individual.
15	3613	No se pudo determinar el salario base.

#	Control No.	Descripción del rechazo	Resultado
16	3614	El bono se encuentra negociado. No se puede solicitar redención anticipada.
17	3616	Beneficiario cobijado por el literal b) del artículo 61 de la ley 100/93- excluido del régimen de ahorro individual.
18	3625	No existe liquidación provisional xxx xxxx.
19	3626	Existe bono previo de otro tipo.
20	3627	Existe bono en trámite de emisión o pago.
21	3638	Valor aceptado por el beneficiario difiere del valor a fecha xx xxxxx.
22	3639	No puede solicitar redención de un bono tipo B no emitido
23	3646	No puede solicitar emisión. La fecha corte difiere de fecha selección de régimen.
24	3648	No existe versión emitida o expedida.
25	3650	No existe versión emitida.
26	3654	Número del Nit del emisor no corresponde en proceso de expedición.
27	3660	No se expide bono. El bono se redime antes de 45 días.
28	3669	Existe bono emitido o redimido con el documento alterno.
29	3670	Existe bono en proceso con el documento alterno.
30	3677	Fecha de reintegro no puede ser anterior a fecha de pago.
31	3678	Fecha de siniestro es anterior a fecha xx xxxxx.
32	3680	La AFP está solicitando emisión de un bono en donde el emisor no es la Nación.
33	3683	No se ha confirmado la fecha de nacimiento.
34	3685	No hay cupón nación a reconocer.
35	3743	Existe versión posterior que ha sido anulada.
36	3746	No se puede realizar devolución de saldos debido a que se cotizaron más de 1150 semanas.
37	3747	No se puede realizar redención anticipada porque existe un cupón que ya ha sido negociado.
38	3756	No se puede realizar devolución de saldos debido a que el beneficiario no cumple con el requisito de edad.
39	3757	No se puede realizar redención anticipada debido a que la fecha de emisión xxx xxxx es posterior a la fecha de siniestro.
40	3761	No se puede solicitar devolución de saldos si el beneficiario es inválido. Se debe solicitar redención anticipada por invalidez.
41	3765	No se diligencio fecha de selección de régimen en la solicitud.
42	3800	No se puede solicitar redención anticipada. Fecha de siniestro es posterior a la fecha de redención normal.
43	3900	Género especificado no es correcto.
44	3932	Valor a pagar proyectado es negativo.
45	3936	Fecha de selección de régimen no puede ser posterior a la fecha del día.
46	3958	Beneficiario no se encuentra afiliado al Fondo del Congreso.
47	3960	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
48	4024	Beneficiario figura como afiliado actual de otra AFP con el documento alterno.
49	4027	Beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.

#	Control No.	Descripción del rechazo	Resultado
50	4030	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
51	4033	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Iss/Colpensiones con el documento alterno.
52	4036	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Fondo del Congreso con el documento alterno.
53	4039	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
54	4046	La solicitud es para emitir un xxxxxxx xxxx y el emisor no es el ISS/Colpensiones.
55	4053	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
56	4153	Se solicita redención normal para un bono de un afiliado fallecido donde la fecha de fallecimiento es anterior a la fecha de redención normal xxx xxxx.
57	4434	La fecha de selección de régimen no puede ser anterior al inicio de la vigencia de la ley 100.

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

febrero de 2021 y del resultado de la auditoría.

1.7 Resultado general de la auditoría

Durante la verificación efectuada por la auditoría para el período de febrero de 2021, en el gráfico 4 se detallan los 57 controles automáticos seleccionados (TABL_ERRORES) para el procesamiento de solicitudes (TABL_SOLICITUDES).

Gráfico 4 Detalle del proceso de validación de solicitudes (errores) verificados por la auditoría para el período evaluado.

Procesamiento solicitudes (Errores)

Resultado en revisión

Resultado satisfactorio

% Verificados

40.71%

Verificados Auditoría

Generan rechazos

140

100

120

140

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_ERRORES”,

febrero de 2021 y del resultado de la auditoría.

2. Información del Proceso de Liquidación (1.2)

2.1 Objetivo

Evaluar la oportunidad con que el sistema está informando sobre la liquidación de sus bonos a las Administradoras. Encausar hacia el Ministerio las observaciones y recomendaciones al respecto.

2.2 Alcance

• Evaluar la oportunidad con la cual el sistema está informando a las administradoras sobre la liquidación de sus bonos, para el período febrero 1 al 28 de 2021.

• Establecer el nivel de rechazos en el procesamiento de solicitudes recibidas de las Administradoras.

• Establecer los tiempos de respuesta al procesar las solicitudes de liquidación de bonos pensionales, a través del sistema.

Para realizar esta actividad, la auditoría incluyó las solicitudes enviadas y que no fueron reprocesadas por alguna actualización de información por cargue de archivos durante el período señalado, con el fin de evaluar la oportunidad de procesamiento de esas solicitudes.

El proceso de verificación se realiza comparando el campo FECHA_SOLICITUD con el campo FECHA_PROCESO en la tabla TABL_SOLICITUDES y estableciendo el tiempo de respuesta en días para el mes objeto de revisión.

• Verificar la oportunidad de notificación a las administradoras del resultado del procesamiento de solicitudes.

2.3 Riesgos del proceso

Inoportunidad en los tiempos de procesamiento de la información que impidan notificar a las administradoras de fondos de pensiones y a Colpensiones sobre la liquidación de sus bonos, a través del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales.

2.4 Actividades realizadas

• Ejecutar la consulta correspondiente a las solicitudes procesadas y el tiempo de respuesta según período a validar.

• Identificar las solicitudes recibidas y procesadas en el sistema de bonos pensionales en el período evaluado.

• Tomar resultados y calcular los tiempos entre la fecha de la solicitud y la fecha del procesamiento.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique. Generar resultados y obtener consolidados por tipo de solicitudes recibidas, procesadas, rechazadas y canceladas.

• Ejecutar la consulta correspondiente a la oportunidad de notificación a las Administradoras del resultado del procesamiento de solicitudes según período a evaluar.

• Solicitar al Consorcio Bonos 2019 ASD-Cromasoft, en adelante Consorcio ASD-Cromasoft la planilla de entrada y salida de archivos procesados, y comparar la información con los resultados de la rutina realizada por la auditoría.

• Identificar las solicitudes recibidas y procesadas en el sistema de bonos pensionales en el período evaluado con sus archivos resultantes.

• Seleccionar la muestra a revisar de los archivos generados de la consulta, por medio del cálculo de muestra aleatorio, propuesto por la Contraloría General de la República – Contraloría Delegada para el Sector Social xx xxxxxx de 2011.

• Solicitar al Consorcio ASD-Cromasoft los archivos de salida, según la muestra obtenida.

• Realizar el análisis y verificación de la información, establecer hallazgos, informar a los interesados y realizar las validaciones del caso.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique.

2.5 Determinación de la muestra

Para la ejecución de la auditoría, se tomó la totalidad de los registros correspondientes a solicitudes reportados en el sistema de bonos pensionales para el período objeto de revisión. En la tabla 8 se detallan los tipos de solicitudes consideradas.

Tabla 8 Relación de los tipos de solicitudes a considerar durante la evaluación.

Solicitud	Tipo de solicitud
A	Anulación
D	Emisión expedición
E	Emisión
H	Historia
L	Liq. Provisional
R	Redención
X	Expedición

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_SOLICITUDES”, febrero de 2021.

2.5.1 Ejecución de las pruebas de auditoría

2.5.1.1 Nivel de rechazos en el procesamiento de solicitudes

Según los registros, el número total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas es de 340,702 para el período en revisión, los cuales se detallan en la tabla 9 por tipo de solicitud y por porcentaje de rechazo.

Tabla 9 Detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud.

Solicitudes
Tipo de solicitud	Tipo	Total solicitudes (A)	Procesadas	Rechazadas (B)	% Rechazadas (B/A)	Canceladas
Liq. Provisional	L	335,605	326,774	8,803	2.62	28
Emisión	E	4,347	3,897	412	9.48	38
Anulación	A	581	501	78	13.43	2
Expedición	X	100	87	9	9.00	4
Emisión expedición	D	49	49	0	0.00	0
Historia	H	13	12	1	7.69	0
Redención	R	7	4	3	42.86	0
Total		340,702	331,324	9,306	2.73	72

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales, febrero de 2021.

Las solicitudes de archivos que quedan sin fecha de proceso, es debido a que los archivos fueron enviados por las Administradoras con inconsistencias en su estructura y en el momento del cargue no se procesaron, por lo cual no se tienen en cuenta para revisión en el período evaluado. De acuerdo con lo anterior, se identificaron 154 casos con esta característica, por lo que el total a revisar corresponde a 340,548 solicitudes.

2.5.1.2 Resultado de la prueba

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, se estableció el detalle del total de solicitudes procesadas, rechazadas y canceladas a considerar durante el período evaluado, por tipo de solicitud; con base en esta información se analiza la oportunidad de procesamiento de las solicitudes recibidas en el sistema de bonos pensionales.

2.5.1.3 Oportunidad en el procesamiento de solicitudes

Según tabla de solicitudes, para las 352,332 solicitudes que presentaron fecha de proceso válida y el origen de su información proviene de “Archivos” y “En Línea”, se establecen los “tiempos en ser atendidos”. En la tabla 10 se presenta el resultado del análisis realizado.

Tabla 10 Análisis de las solicitudes recibidas y procesadas durante el período evaluado.

	Días hábiles en ser atendidas / # solicitudes recibidas
Administradora	0 días (A)	1 días (B)	Total (A+B)	% Procesamiento de solicitudes procesadas
2- Protección	57,240		57,240	16.808
3- Porvenir	149,645	3	149,648	43.943
10- Colfondos	123,295		123,295	36.205
19- Old Mutual S.A.	3,452		3,452	1.014
95- Fondo del Congreso	23		23	0.007

	Días hábiles en ser atendidas / # solicitudes recibidas
Administradora	0 días (A)	1 días (B)	Total (A+B)	% Procesamiento de solicitudes procesadas
99- ISS/Colpensiones	6,890		6,890	2.023
Total	340,545	3	340,548	100.00
%	99.9991%	0.0009%	100.000%

Fuente: Elaboración propia a partir de la información analizada del sistema de bonos pensionales: “TABL_SOLICITUDES”,

y del resultado de la auditoría, febrero de 2021.

Según el análisis de la información anterior, se estableció que el 99.9991% (340,545) se procesaron el mismo día de su recepción (cero días), mientras que el 0.0009% (3) se procesaron al día siguiente de su recepción.

2.5.1.3.1 Resultado de la prueba

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, sobre la oportunidad con que el sistema está procesando las solicitudes recibidas en el sistema de bonos pensionales e informando sobre la liquidación de sus bonos a la Administradores, se establece que se está cumpliendo con el procedimiento definido para tal fin.

2.5.1.4 Oportunidad de notificación a las administradoras del resultado del procesamiento de solicitudes.

2.5.1.4.1 Validación de procesamiento de archivos de entrada y salida

De acuerdo con las actividades descritas en el documento de “Procesamiento de Archivos de Entrada y Salida V 1.0”, del 1 xx xxxxxx de 2011, disponible en la Base de Datos del Conocimiento del sistema de bonos pensionales, una vez finalizado el proceso de validación de la información (proceso automático nocturno) enviada por las Administradoras y Colpensiones con información correspondiente a las solicitudes, el operador del Consorcio ASD-Cromasoft remite correo electrónico a cada una de las AFP´s y a Colpensiones, informando si se presentó alguna novedad durante el proceso de validación. En caso contrario, si el proceso de validación fue consistente, se remite un correo a cada una de las Administradoras y a Colpensiones, confirmando que se ha superado la etapa de validación y que la información se encuentra disponible y dispuesta para su correspondiente consulta en las carpetas configuradas en el servidor.

La auditoría mediante la ejecución de rutina de validación y verificación de los archivos de notificación de las solicitudes que realizan las Administradoras de Fondos de Pensiones (SA) y Colpensiones (SB) para el período febrero de 2021, la cual fue ejecutada en el ambiente de producción se obtuvo archivo de respuesta de la relación de los archivos de entrada por cada una de las Administradoras de Fondos de Pensiones y Colpensiones.

KPMG solicitó al Consorcio ASD-Cromasoft mediante correo electrónico del 1 xx xxxxx de 2021, la planilla de entrada y salida del procesamiento de las solicitudes del período correspondiente a febrero de 2021, con el fin de validar la oportunidad en la recepción y procesamiento de los archivos de solicitudes remitidos por cada una de las Administradoras de Fondos de Pensiones y Colpensiones.

La muestra fue establecida mediante la aplicación del cálculo de muestra aleatorio, propuesto por la Contraloría General de la República – Contraloría Delegada para el Sector Social xx xxxxxx de 2011, y los casos seleccionados de manera aleatoria según muestra por cada una de las Administradoras de Fondos de Pensiones y de Colpensiones.

El resultado del análisis de la muestra seleccionada frente a las solicitudes totales reportadas durante el período de febrero de 2021, se detallan en la tabla 11.

Tabla 11 Resultado del análisis de la muestra seleccionada en cuanto al procesamiento de los archivos de solicitudes, para el período evaluado y su reporte a las administradoras.

Entidades	Total archivos de solicitudes de entrada	Muestra de archivos a revisar por la auditoría	% Muestra / Total de archivos de entrada	Número de archivos de salida de la muestra verificados por la auditoría	Total registros de los archivos de salida, verificados por la auditoría
2- Protección	21	7	33.33	32	768,746
3- Porvenir	42	14	33.33	51	2,924,226
10- Colfondos	35	12	34.29	41	322,184
19- Old Mutual S.A.	1	1	100.00	5	24,107
99- ISS/Colpensiones	42	14	33.33	32	1,699,119
Total	141	48	34.04	161	5,738,382

Fuente: Información extractada de Planilla de Entrada y Salida de Solicitudes suministrada por Consorcio ASD- Cromasoft, febrero de 2021.

Según resultado de la consulta generada por la auditoría, se observó que los archivos resultantes del proceso de validación del cargue de los archivos, así como el procesamiento de las solicitudes (Salida), corresponden con los archivos que remiten las Administradoras de Fondos de Pensiones y Colpensiones (Entrada-cuyo nombre no necesariamente corresponde a la fecha en que son efectivamente radicados para su procesamiento), y se evidenció que los resultados fueron notificados a cada una de las administradoras mediante correos electrónicos, como se detalla en la tabla 12.

Tabla 12 Validación de los archivos de salida según la muestra seleccionada.

Administradoras	Total archivos de solicitudes en el período	Fecha de archivos validados	Nombre de archivos a validar	Muestra de número de archivos por fecha	Número de archivos de salida validados por la Auditoria	Total registros procesados y de salida, verificados por la Auditoria
2- Protección	21	01/02/2021	SA02000220210129.009721	1	5	102,282
		08/02/2021	SA02000220210208.009727	1	5	100,925
		10/02/2021	SA02000220210210.009729	1	4	157,107
		12/02/2021	SA02000220210212.009731	1	5	91,561
		18/02/2021	SA02000220210218.009735	1	3	549
		22/02/2021	SA02000220210222.009737	1	5	158,393
		23/02/2021	SA02000220210223.009738	1	5	157,929
Total				7	32	768,746
3 - Porvenir	42	01/02/2021	SA03184420210201.001844	1	4	15,974
		02/02/2021	SA03184620210202.001846			42
		05/02/2021	SA03185220210205.001852	1	4	6,992
		05/02/2021	SA03185320210205.001853	1	4	32,170

Administradoras	Total archivos de solicitudes en el período	Fecha de archivos validados	Nombre de archivos a validar	Muestra de número de archivos por fecha	Número de archivos de salida validados por la Auditoria	Total registros procesados y de salida, verificados por la Auditoria
		08/02/2021	SA03185420210206.001854	1	4	627,159
		09/02/2021	SA03185520210209.001855	1	4	13,427
		11/02/2021	SA03185920210211.001859	1	5	1,145,074
		12/02/2021	SA03186020210212.001860	1	4	41,681
		12/02/2021	SA03186120210212.001861	1	4	32,756
		15/02/2021	SA03186320210215.001863	1	4	927,417
		17/02/2021	SA03186820210217.001868	1	4	15,533
		24/02/2021	SA03187820210223.001878	1	2	60
		24/02/2021	SA03187920210224.001879	1	4	35,776
		26/02/2021	SA03188620210226.001886	1	4	30,165
Total				13	51	2,924,226
10 - Colfondos	35	08/02/2021	SA10A43120210206.002862	1	3	410
		08/02/2021	SA10A43120210206.002861	1	3	129
		10/02/2021	SA10A43120210209.002864	1	3	1,445
		11/02/2021	SA10A43120210211.002868	1	5	261,803
		12/02/2021	SA10A43120210212.002875	1	4	20,915
		16/02/2021	SA10A43120210215.002880	1	3	1,607
		17/02/2021	SA10A43120210217.002886	1	5	18,562
		17/02/2021	SA10A43120210216.002883	1	3	1,550
		18/02/2021	SA10A43120210217.002889	1	3	78
		18/02/2021	SA10A43120210216.002885	1	2	1,651
		19/02/2021	SA10A43120210217.002888	1	3	1,446
		19/02/2021	SA10A43120210219.002890	1	4	12,588
Total				12	41	322,184
19 - Old Mutual		11/02/2021	SA19010020210211.190301	1	5	24,107
Total				1	5	24,107
99 - Colpensiones	42	09/02/2021	SB99COLP20210203.010508	1	2	2
			SB99COLP20210203.010507	1	2	2
			SB99COLP20210203.010493	1	2	2
			SB99COLP20210203.010505	1	2	2
			SB99COLP20210203.010506	1	2	2
		10/02/2021	SB99COLP20210203.010531	1	2	2
			SB99COLP20210203.010522	1	2	2
			SB99COLP20210203.010529	1	3	4
			SB99COLP20210203.010530	1	2	2
			SB99COLP20210203.010525	1	2	2
		11/02/2021	SB99COLP20210203.010521	1	2	2
			SB99COLP20210203.010515	1	2	2
			SB99COLP20210203.010518		2	2
		12/02/2021	SB99COLP20210212.010532	1	5	1,699,091
Total				13	32	1,699,119
Total				46	161	5,738,382

Fuente: Elaboración propia a partir de información extractada de Planilla de Entrada y Salida de Solicitudes:

“TABL_ARCHIVOS”, y del resultado de la auditoría, período febrero de 2021.

Dichos archivos de salida son relacionados en los correos electrónicos, y quedan disponibles en las rutas del servidor de producción, preestablecidas por el Consorcio ASD-Cromasoft, para que sean consultadas por cada Administradora de Fondo de Pensiones y/o Colpensiones.

En el Anexo No. 2 Solicitudes Administradoras Feb 2021, se detalla la muestra seleccionada por Administradora de Fondos de Pensiones y Colpensiones, con el número de archivos generados, las fechas de verificación, los archivos de salida y el total de registros verificados por la auditoría, para el período febrero al 28 de 2021.

2.5.1.4.2 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la verificación realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, en cuanto a la oportunidad con que el sistema está informándoles sobre la liquidación de sus bonos mediante la generación de los archivos de salida para las administradoras de fondos de pensiones y a Colpensiones, se establece que se está cumpliendo con el procedimiento definido para tal fin.

3. Proceso de Preemisión (1.3) – Febrero de 2021

3.1 Objetivo

Verificar y analizar las inconsistencias reportadas por el sistema y hacer recomendaciones inmediatas y de manera formal según lo establezca la Oficina de Bonos Pensionales, antes de la ejecución del proceso de emisión del mes respectivo de acuerdo con las fechas que para cada proceso determine la Oficina de Bonos Pensionales.

3.2 Alcance

Validar que las detenciones e investigaciones alertadas en el informe de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, sean consistentes con la información almacenada en las tablas del sistema de bonos pensionales, según validación y cruces de información realizados teniendo en cuenta los controles definidos en el procesamiento que generan una detención automática xxx xxxx (causales de rechazo).

Verificar el resultado del proceso de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021. En la tabla 13 se describe la aplicación automática de controles – causales (118) verificadas por la auditoría.

Tabla 13 Detalle de los controles / causales de rechazo a verificar para el período evaluado.

#	Causal	Descripción
1	0	Causal - migración IBM.
2	1	Cambia la liquidación xxx xxxx en el proceso de emisión.
3	2	El beneficiario fue reportado como pensionado por el ISS.
4	3	El beneficiario es excluido del régimen de ahorro individual.
5	4	El beneficiario ya no se encuentra reportado como afiliado al RAI según Xxxxxxxxx.
6	5	La fecha de redención normal vence antes del pago excepto para bono B.
7	6	Existe actualización de historia laboral masiva ISS/Colpensiones que afecta al beneficiario.
8	7	El valor de reintegro es inferior al que la AFP o la entidad debió consignar por el bono que se pago
9	8	Objeción de cuota parte de bonos por parte de contribuyentes.
10	9	La información reportada en registro 5 difiere de la información reportada en una primera solicitud.
11	10	Si existe negación de historia con empleadores ISS/Colpensiones
12	11	Existen dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx base para el mismo patronal.
13	12	Existen dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx con empleadores públicos que cruzan fecha base(bonos A, B,C, E)
14	13	Fecha de Redención anticipada no se ha causado.
15	14	Otras inconsistencias
16	15	Reportes de pensionados no existentes en archivos de pensionados
17	16	Solicitud de detención por AFP
18	17	Reporte de traslados entre regímenes
19	18	Existen cupones en la versión original que pueden ser anulados
20	19	Beneficiario se encuentra reportado como afiliado al RAI.

#	Causal	Descripción
21	20	La consignación del reintegro no ha sido confirmada.
22	21	Existe historia laboral con empleador que no es responsable de cuota parte
23	22	Existen cupones que no han sido reconocidos.
24	23	El emisor no ha confirmado la liquidación.
25	24	Empleador ha negado confirmación de historia o salario.
26	25	El Iss/Colpensiones no ha suministrado las resoluciones de asignación de pensión.
27	26	Valor xxx xxxx negativo.
28	27	Cambia liquidación ( genérico).
29	28	Cambia liquidación por pensión de referencia a fecha xx xxxxx.
30	29	Cambia liquidación por tiempo total de servicios sin acumular tiempos simultáneos.
31	30	Cambia liquidación por tiempo que va de la fecha xx xxxxx hasta la víspera de la fecha de referencia.
32	31	Cambia liquidación por salario base.
33	32	Control difiere solicitud.
34	33	Control no conforme.
35	34	Inconsistencia de datos.
36	35	Dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx base para el mismo patronal.
37	36	Hay negación de historia.
38	37	Cambia liquidación por valor básico xxx xxxx a fecha xx xxxxx.
39	38	Cupón negativo
40	39	Investigación Manual.
41	40	El beneficiario fue reportado como pensionado por otras entidades.
42	41	Fecha de redención es posterior a la fecha del proceso de emisión.
43	42	Máxima categoría
44	43	Cambia el emisor.
45	44	Verificación responsable de cuota parte
46	45	Pensión compartida
47	46	Falta confirmar la resolución remitida por Fonprecon.
48	48	Existe solicitud de redención anterior con información de redención anticipada diferente a la actual.
49	49	Existe multiafiliación sin resolver
50	50	Cambia la tasa de rendimiento xxx xxxx.
51	51	Beneficiario reportado como afiliado al ISS.
52	52	Beneficiario reportado como afiliado a Fonprecon.
53	53	Beneficiario reportado como afiliado a ECOPETROL.
54	54	Beneficiario reportado como afiliado a otras entidades.
55	55	Baja valor cupón del ISS/Colpensiones el cual fué reconocido o redimido por el ISS/Colpensiones en la versión anterior
56	56	Fecha xx xxxxx no valida
57	57	Varios
58	58	Fecha de nacimiento cambia con respecto a versión anterior.

#	Causal	Descripción
59	59	Género cambia con respecto a la versión anterior.
60	61	Verificación tasa de rendimiento.
61	62	Varios bonos B.
62	63	Cupón ISS reportado como pagado o reconocido.
63	64	Detención manual.
64	65	El cupón de la Nación ha sido anulado o reintegrado y existe cupón en trámite de pago del Fonpet.
65	66	Información de redención anticipada es diferente a la reportada por un contribuyente en una versión anterior.
66	67	Los nombres del documento alterno no coinciden con los nombres del documento principal.
67	68	El pago realizado por el ISS no ha sido validado.
68	69	Cambio en la fecha xx xxxxx.
69	70	Fecha de siniestro es anterior a los 18 años del beneficiario.
70	72	La AFP debe enviar los soportes xx xxxxxxx base a la OBP.
71	76	Beneficiario inmerso en la excepción de la Garantía de Pensión Mínima.
72	77	El empleador no ha confirmado la historia laboral.
73	78	Manual - información de saldo RAI y semanas cotizadas inconsistente.
74	79	El beneficiario se encuentra reportado en la base de datos de la RNEC como fallecido.
75	81	El bono fue redimido o se encuentra en proceso de redención por devolución de saldos.
76	87	Documento cancelado en RNEC por interdicción judicial por demencia (14).
77	88	Documento cancelado en RNEC por doble cedulación (22).
78	89	Documento cancelado en RNEC por falsa identidad (23).
79	90	Documento cancelado en RNEC por menoría de edad (24).
80	91	Documento cancelado en RNEC por extranjería (25).
81	92	Documento cancelado en RNEC por mala elaboración (26).
82	93	Documento cancelado en RNEC por reasignación de sexo (27).
83	94	Documento cancelado en RNEC por intento xx xxxxx cedulación (52).
84	95	Documento cancelado en RNEC por intento de suplantación (53).
85	96	Documento cancelado en RNEC por menoría de edad (54).
86	97	Documento cancelado en RNEC por extranjería (55).
87	98	Documento cancelado en RNEC por mala elaboración (56).
88	99	Documento cancelado en RNEC pendiente por estar en reproceso (88).
89	100	Documento cancelado en RNEC en proceso de elaboración (99).
90	102	La Nación no participa en el bono pensional.
91	103	Entidad no asumida por la Nación
92	104	Cambio en fecha de referencia
93	105	Cambio tipo xx xxxx.
94	107	No existe la cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad del beneficiario en los archivos de la RNEC.
95	108	No existe el número de documento de extranjería en archivos de migración Colombia.

#	Causal	Descripción
96	110	No se puede solicitar la redención anticipada de un bono negociado.
97	111	Existe un bono pensional emitido o pagado de otro tipo para el Beneficiario.
98	112	Hay un bono emitido o redimido para el beneficiario reportado con el documento alterno.
99	113	Existe un bono en proceso para el beneficiario identificado con el documento alterno.
100	(*)114	No se indicó fecha de Resolución de pension.
101	(*)115	Bono a anular fue emitido en cumplimiento de una acción de tutela.
102	(*)116	Valor a pagar proyectado es negativo.
103	(*)117	Beneficiario no incluido en el cálculo actuarial del INCORA.
104	(*)118	Beneficiario reportado como pensionado por el RAI por una AFP diferente a la solicitante.
105	119	Beneficiario no se encuentra afiliado al Fondo del Congreso.
106	120	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
107	124	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado actual a otra AFP con el documento alterno.
108	125	El beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.
109	126	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
110	127	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al Iss/Colpensiones con el documento alterno.
111	128	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al fondo del congreso con el documento alterno.
112	129	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
113	130	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
114	132	El afiliado ha sido reportado como fallecido por la RNEC.
115	135	La AFP solicita redención normal pero existe solicitud de redención anticipada anterior
116	146	Afiliado/causante reportado como fallecido por el Ministerio de Salud
117	148	La fecha de fallecimiento reportada por el Ministerio de Salud para el afiliado/causante no coincide con la reportada en la solicitud.
118	151	Documento cancelado en RNEC por extranjería sin carta de naturaleza (28).

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales

“TABL_CAUSALES_DETENCION”, febrero de 2021.

(*) Desarrollo en el período de nuevas rutinas automatizadas de auditoría para verificar controles implementados en el sistema (5)

• Validar que los bonos marcados en su estado con PND, efectivamente se registren en el resultado de la preemisión del mes.

• Identificar los bonos que según su estado se encuentren pendiente de un proceso (PND) y establecer su inclusión en el resultado del proceso de preemisión del período evaluado o evaluar su exclusión, según criterios definidos en el proceso.

• Identificar y validar cuotas partes a cargo de Entidades asumidas por la Nación. Verificar si efectivamente la cuota parte generada debe estar a cargo de la entidad, en principio asumida

por la Nación, ya sea total o parcialmente según los períodos señalados o si existe alguna inconsistencia.

• Verificar que los bonos pagados en el período objeto de revisión, no presenten detención activa al momento del pago.

3.3 Riesgos del proceso

• No procesar bonos por errores en la aplicación de los procesos automáticos o por falta de información en el sistema de bonos, que genere reprocesos y/o posibles incumplimientos en los tiempos de respuesta y de la normatividad.

• Procesar bonos que presentan alguna situación inconsistente o no acorde con la normatividad vigente por no aplicarse el control automático definido en el sistema de bonos para su validación que genere posibles incumplimientos en los tiempos de respuesta y de la normatividad.

3.4 Actividades realizadas

• Extraer información del sistema de bonos pensionales de acuerdo con las consultas diseñadas por la auditoría para la verificación de cada una de las causales, para el período evaluado.

• Obtener los archivos generados por las consultas diseñadas por la auditoría, como resultado de su ejecución en el ambiente de pruebas del sistema de bonos pensionales.

• Verificar mediante muestreo, los controles automáticos definidos, diseñados e implementados en el sistema, para detectar posibles inconsistencias en la información de las solicitudes que ingresan en este proceso.

• Analizar y establecer si se trata de casos de inconsistencias reales, los indicios según verificación presentados para cada una de las causales.

• Validar la causa de exclusión de los bonos que no fueron ingresados al proceso de emisión mensual.

• Verificar que las cuotas partes asignadas a entidades, en las cuales la Nación podría estar a cargo, correspondan con la información contenida en el sistema como “Entidades Asumidas”.

• Identificar y validar que los bonos pagados en el período objeto de revisión, no presenten detención activa al momento del pago.

• Realizar las validaciones del caso, describir los hallazgos, documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento identificados.

3.5 Determinación de la muestra

Para la ejecución de la auditoría, se identificó la totalidad de los cupones registrados en el informe de la preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, correspondiente a febrero de 2021.

En el gráfico 5 se presenta la totalidad de los controles/causales que generan detenciones e investigaciones y la muestra determinada de 118 causales para la verificación correspondiente, la cual representa el 81,38% del total.

Gráfico 5 Detalle del total de causales que generan detenciones e investigaciones frente a las causales verificadas por la auditoría durante el período evaluado.

Preemisión (Causales)

% Verificados

81,38%

Revisados por Auditoria

118

Total Causales

145

100

150

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_CAUSALES”,

febrero de 2021 y resultados de la auditoría.

3.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

3.6.1 Verificar el resultado del proceso de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, validando la aplicación de las causales objeto de revisión (118)

En la tabla 14 se detalla el resultado de la revisión realizada por la auditoría a los controles/causales verificadas durante el mes de febrero de 2021.

Tabla 14 Resultado de la revisión de los controles/causales verificadas para el período evaluado.

#	Causal	Descripción	Resultado
1	0	Causal - migración IBM.
2	1	Cambia la liquidación xxx xxxx en el proceso de emisión.
3	2	El beneficiario fue reportado como pensionado por el ISS.
4	3	El beneficiario es excluido del régimen de ahorro individual.
5	4	El beneficiario ya no se encuentra reportado como afiliado al RAI según Xxxxxxxxx.
6	5	La fecha de redención normal vence antes del pago excepto para bono B.

#	Causal	Descripción	Resultado
7	6	Existe actualización de historia laboral masiva ISS/Colpensiones que afecta al beneficiario.
8	7	El valor de reintegro es inferior al que la AFP o la entidad debió consignar por el bono que se pago
9	8	Objeción de cuota parte de bonos por parte de contribuyentes.
10	9	La información reportada en registro 5 difiere de la información reportada en una primera solicitud.
11	10	Si existe negación de historia con empleadores ISS/Colpensiones
12	11	Existen dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx base para el mismo patronal.
13	12	Existen dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx con empleadores públicos que cruzan fecha base (bonos A, B, C, E)
14	13	Fecha de Redención anticipada no se ha causado.
15	14	Otras inconsistencias
16	15	Reportes de pensionados no existentes en archivos de pensionados
17	16	Solicitud de detención por AFP
18	17	Reporte de traslados entre regímenes
19	18	Existen cupones en la versión original que pueden ser anulados
20	19	Beneficiario se encuentra reportado como afiliado al RAI.
21	20	La consignación del reintegro no ha sido confirmada.
22	21	Existe historia laboral con empleador que no es responsable de cuota parte
23	22	Existen cupones que no han sido reconocidos.
24	23	El emisor no ha confirmado la liquidación.
25	24	Empleador ha negado confirmación de historia o salario.
26	25	El ISS/Colpensiones no ha suministrado las resoluciones de asignación de pensión.
27	26	Valor xxx xxxx negativo.
28	27	Cambia liquidación (genérico).
29	28	Cambia liquidación por pensión de referencia a fecha xx xxxxx.
30	29	Cambia liquidación por tiempo total de servicios sin acumular tiempos simultáneos.
31	30	Cambia liquidación por tiempo que va de la fecha xx xxxxx hasta la víspera de la fecha de referencia.
32	31	Cambia liquidación por salario base.
33	32	Control difiere solicitud.
34	33	Control no conforme.
35	34	Inconsistencia de datos.
36	35	Dos xxxxxxxxx xx xxxxxxx base para el mismo patronal.
37	36	Hay negación de historia.
38	37	Cambia liquidación por valor básico xxx xxxx a fecha xx xxxxx.
39	38	Cupón negativo
40	39	Investigación Manual.
41	40	El beneficiario fue reportado como pensionado por otras entidades.

#	Causal	Descripción	Resultado
42	41	Fecha de redención es posterior a la fecha del proceso de emisión.
43	42	Máxima categoría
44	43	Cambia el emisor.
45	44	Verificación responsable de cuota parte
46	45	Pensión compartida
47	46	Falta confirmar la resolución remitida por Fonprecon.
48	48	Existe solicitud de redención anterior con información de redención anticipada diferente a la actual.
49	49	Existe multiafiliación sin resolver
50	50	Cambia la tasa de rendimiento xxx xxxx.
51	51	Beneficiario reportado como afiliado al ISS.
52	52	Beneficiario reportado como afiliado a Fonprecon.
53	53	Beneficiario reportado como afiliado a ECOPETROL.
54	54	Beneficiario reportado como afiliado a otras entidades.
55	55	Baja valor cupón del ISS/Colpensiones el cual fué reconocido o redimido por el ISS/Colpensiones en la versión anterior
56	56	Fecha xx xxxxx no valida
57	57	Varios
58	58	Fecha de nacimiento cambia con respecto a versión anterior.
59	59	Género cambia con respecto a la versión anterior.
60	61	Verificación tasa de rendimiento.
61	62	Varios bonos B.
62	63	Cupón ISS reportado como pagado o reconocido.
63	64	Detención manual.
64	65	El cupón de la Nación ha sido anulado o reintegrado y existe cupón en trámite de pago del Fonpet.
65	66	Información de redención anticipada es diferente a la reportada por un contribuyente en una versión anterior.
66	67	Los nombres del documento alterno no coinciden con los nombres del documento principal.
67	68	El pago realizado por el ISS no ha sido validado.
68	69	Cambio en la fecha xx xxxxx.
69	70	Fecha de siniestro es anterior a los 18 años del beneficiario.
70	72	La AFP debe enviar los soportes xx xxxxxxx base a la OBP.
71	76	Beneficiario inmerso en la excepción de la Garantía de Pensión Mínima.
72	77	El empleador no ha confirmado la historia laboral.
73	78	Manual - información de saldo RAI y semanas cotizadas inconsistente.
74	79	El beneficiario se encuentra reportado en la base de datos de la RNEC como fallecido.
75	81	El bono fue redimido o se encuentra en proceso de redención por devolución de saldos.

#	Causal	Descripción	Resultado
76	87	Documento cancelado en RNEC por interdicción judicial por demencia (14).
77	88	Documento cancelado en RNEC por doble cedulación (22).
78	89	Documento cancelado en RNEC por falsa identidad (23).
79	90	Documento cancelado en RNEC por menoría de edad (24).
80	91	Documento cancelado en RNEC por extranjería (25).
81	92	Documento cancelado en RNEC por mala elaboración (26).
82	93	Documento cancelado en RNEC por reasignación de sexo (27).
83	94	Documento cancelado en RNEC por intento xx xxxxx cedulación (52).
84	95	Documento cancelado en RNEC por intento de suplantación (53).
85	96	Documento cancelado en RNEC por menoría de edad (54).
86	97	Documento cancelado en RNEC por extranjería (55).
87	98	Documento cancelado en RNEC por mala elaboración (56).
88	99	Documento cancelado en RNEC pendiente por estar en reproceso (88).
89	100	Documento cancelado en RNEC en proceso de elaboración (99).
90	102	La Nación no participa en el bono pensional.
91	103	Entidad no asumida por la Nación
92	104	Cambio en fecha de referencia
93	105	Cambio tipo xx xxxx.
94	107	No existe la cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad del beneficiario en los archivos de la RNEC.
95	108	No existe el número de documento de extranjería en archivos de migración Colombia.
96	110	No se puede solicitar la redención anticipada de un bono negociado.
97	111	Existe un bono pensional emitido o pagado de otro tipo para el Beneficiario.
98	112	Hay un bono emitido o redimido para el beneficiario reportado con el documento alterno.
99	113	Existe un bono en proceso para el beneficiario identificado con el documento alterno.
100	(*)114	No se indicó fecha de Resolución de pensión.
101	(*)115	Bono a anular fue emitido en cumplimiento de una acción de tutela.
102	(*)116	Valor a pagar proyectado es negativo.
103	(*)117	Beneficiario no incluido en el cálculo actuarial del INCORA.
104	(*)118	Beneficiario reportado como pensionado por el RAI por una AFP diferente a la solicitante.
105	119	Beneficiario no se encuentra afiliado al Fondo del Congreso.
106	120	Beneficiario no se encuentra afiliado a Ecopetrol.
107	124	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado actual a otra AFP con el documento alterno.
108	125	El beneficiario se encuentra afiliado al régimen de ahorro individual con el documento alterno.

#	Causal	Descripción	Resultado
109	126	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado de otra entidad con el documento alterno.
110	127	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al ISS/Colpensiones con el documento alterno.
111	128	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado al fondo del congreso con el documento alterno.
112	129	El beneficiario se encuentra reportado como afiliado a Ecopetrol con el documento alterno.
113	130	Existe documento alterno asociado a otro afiliado.
114	132	El afiliado ha sido reportado como fallecido por la RNEC.
115	135	La AFP solicita redención normal pero existe solicitud de redención anticipada anterior
116	146	Afiliado/causante reportado como fallecido por el Ministerio de Salud
117	148	La fecha de fallecimiento reportada por el Ministerio de Salud para el afiliado/causante no coincide con la reportada en la solicitud.
118	151	Documento cancelado en RNEC por extranjería sin carta de naturaleza (28).

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales

“TABL_CAUSALES_DETENCION”, febrero de 2021 y del resultado de la auditoría.

(*) Desarrollo en el período de nuevas rutinas automatizadas de auditoría para verificar controles implementados en el sistema (5).

3.6.2 Resultado general de la auditoría

Durante la verificación efectuada por la auditoría para el período de febrero de 2021, se estableció que los 118 controles automáticos evaluados de acuerdo con las detenciones e investigaciones alertadas en el informe de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, están siendo aplicados de manera efectiva en el sistema de bonos pensionales.

3.7 Validar que los bonos marcados en su estado con PND, efectivamente se registren en el resultado de la preemisión del mes

En el gráfico 6 se presenta el comparativo de cupones por tipo xx xxxx antes de la preemisión (16,976) y los que no fueron incluidos en la preemisión (843), correspondientes al período de febrero de 2021, los cuales corresponden al 4.97% del total de los cupones.

Gráfico 6 Comparativo de cupones por tipo xx xxxx antes de la preemisión y los cupones excluidos del proceso de preemisión para el período evaluado.

14,000

Tipo xx xxxx

12,000

10,000

13,943

8,000

6,000

4,000

2,947

2,000

795

Número de cupones que no quedaron en preemisión

Número de cupones antes de preemisión

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_BONOS_PENSIONALES” y “TABL_BONOS_PENSIONALES_CP”, febrero de 2021.

Se verificó que los cupones que se encontraban en estado pendiente (PND) antes de la ejecución del proceso de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021 quedaron registrados en el reporte generado, salvo los que cumplan algunos de los criterios de control para su exclusión, para lo cual se generaron los registros directamente del sistema de bonos pensionales y se compararon con los del informe de dicha preemisión.

En la tabla 15 se presentan los 843 registros de cupones con estado pendiente (PND) que no fueron incluidos en el proceso de preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, indicando los criterios de control para su exclusión.

Tabla 15 Resultados de la revisión de registros no incluidos en el proceso de preemisión del período evaluado y los criterios definidos para su exclusión.

Tipo

Nombre responsable

Estado cupón

Total

Criterio de exclusión

Colpensiones

PND EMI RED

2. Cupones Colpensiones que no deben

ser pagados por la Nación. Se decide individualmente su ejecución.

PND EMISION

Nación

PND RECON REDEN

4. Nación no registra valor a pagar

PND RECONOCIMIENTO

Nación

PND RECONOCIMIENTO

417

3. Nación no es emisor. Cupones Nación, con solicitud de solo LIQUIDACION. El cupón del emisor es CNF LIQUIDACION, PND CNF LIQUIDACION, PRE LIQUIDACION u OBJETADO, o el Emisor

no sea Nación o Colpensiones.

Tipo	Nombre responsable	Estado cupón	Total	Criterio de exclusión
		PND REDEN	327	1. Cupones Nación, hacen parte de compensación con Colpensiones.
		PND EMISION	1
		RECO PND REDEN	50
C	Nación	PND RECON REDEN	1	5. Cupones Nación, Emisor xxx xxxx tipo C no ha confirmado liquidación.
T	Nación	PND RECONOCIMIENTO	14	6. Cupones Nación, Emisor xxx xxxx tipo T diferente a Nación no ha confirmado liquidación.
Total			843

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_SOLICITUDES”, “TABL_BONOS_PENSIONALES” y “TABL_BONOS_PENSIONALES_CP”, y del resultado de auditoría, febrero de 2021.

La validación de los registros excluidos se relaciona a continuación, de acuerdo con los criterios de control definidos en el proceso, indicando en detalle la situación identificada:

1. Los bonos tipo B en estado PND REDEN y RECO PND REDEN no son incluidos en el proceso de emisión, ya que estos hacen parte de una compensación con ISS - Colpensiones.

2. Los cupones del ISS en los estados PND EMI RED y PND EMISION corresponden a cupones que no deben ser pagados por la Nación. Se decide individualmente su ejecución, según análisis y compensación.

3. Para los bonos tipo B, en donde participa la Nación (Nación no es emisor) y en los que se encuentre PND RECONOCIMIENTO, debe verificarse el estado del cupón del emisor, y el tipo de solicitud debe ser superior a “Solicitud de Liquidación”.

Se verificaron los estados de los bonos, confirmando que registran los estados: CANCELADO RECONOCIMIENTO (2), LIQ PROVIS (5), PAGO COBRO COACTIVO (2), PND CNF LIQUIDACION (113), PND REIN PARCIAL ENTIDAD (1), PRE LIQUIDACION (254), RECO REDI ENTIDAD (2), RECONOCIDO (2), REEMPLAZADA (33), PND

RECONOCIMIENTO (3); luego no deben incluirse en el proceso de emisión.

4. Los bonos identificados no registran valor a pagar por parte de la Nación, por lo tanto, no se incluyen en el proceso de emisión.

5. En el bono tipo C, en donde participa la Nación y que se encuentre PND RECON REDEN, debe verificarse el estado del cupón del emisor. El estado en que se debe encontrar el cupón del emisor es CNF LIQUIDACIÓN. Se verifican los estados de los bonos para estos cupones confirmando que cuentan con el estado PND CNF LIQUIDACIÓN, luego no debe incluirse en el proceso de emisión.

6. Para 14 casos, los bonos tipo T identificados, el cupón de la Nación presenta estado PND RECONOCIMIENTO y por parte del emisor (diferente a la Nación) el estado es PND CNF LIQUIDACIÓN (9) y REEMPLAZADA (5); para los 14 casos identificados, el valor a pagar por parte de la Nación es cero o la Nación no lo paga hasta que sea relacionado para la compensación, por lo tanto, no se incluyen en el proceso de emisión.

3.7.1 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la verificación realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, para los 843 cupones que no pasaron al proceso de emisión se determinó que la exclusión se ajusta a los controles y criterios definidos para este proceso.

3.7.2 Validación cuotas partes a cargo de Nits asumidos por la Nación

En este procedimiento se verificó si la Nación asume su cuota parte de los bonos, de acuerdo con los períodos de tiempo y las premisas establecidas para ello.

Para realizar esta actividad, se relacionan los bonos, cupones, historia laboral de las solicitudes y las entidades cotizantes, verificando los casos donde el Nit empleador de la historia laboral es igual al Nit cotizante de la entidad cotizante y es igual al Nit responsable del cupón correspondiente, excluyendo los casos donde la entidad responsable sea Nación (Nit: 1), Colpensiones (Nit: 900336004) o ISS (Nit: 860013816).

Mediante consulta a la base de datos, se verificó que los casos estén relacionados con novedades de tipo historia, que el estado de la entidad cotizante esté activo y que las fechas de inicio y fin de la novedad se encuentren dentro de los períodos que asume la entidad cotizante.

Según verificación de la información obtenida de la preemisión No. 3677 del 12 de febrero de 2021, se identificaron 595 Nits de “Otras Entidades”, de los cuales 155 Nits (755 cupones) corresponden a entidades relacionadas en la tabla “TABL_ENTIDADES_COTIZANTES”. Según resultados de las validaciones realizadas por la auditoría, las cuotas-partes proceden a cargo de las entidades definidas según proceso de preemisión.

3.7.3 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, se estableció que las cuotas partes generadas a entidades que según su Nit son asumidas por la Nación, son correctas por cuanto corresponden a los períodos de tiempo a cargo de las entidades, según la información existente en el sistema de bonos pensionales.

3.8 Validar que un bono que se vaya a pagar no tenga asociada una detención activa en alguna de sus solicitudes, sin importar su estado

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría, para el período objeto de revisión se generaron 1,398 bonos con su respectiva resolución de pago, los cuales no tenían detenciones activas a la fecha de pago.

3.8.1 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para febrero de 2021, se estableció que los bonos pensionales pagados no tienen detenciones activas.

Nota: El resultado de la verificación del proceso de preemisión No. 3677 ejecutado el 12 de febrero de 2021, fue informado a la asesora de la Oficina de Bonos Pensionales mediante correo electrónico del 17 de febrero de 2021, como se observa en el Anexo No. 3 Preemisión 3677 Feb 2021.msg.

4. Proceso de Emisión y Redención (1.4)

4.1 Reliquidación de bonos

4.1.1 Objetivo

Verificar y auditar de manera aleatoria el funcionamiento del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, la correcta aplicación de las historias laborales y, en general, todas las novedades que ingresen para estos procesos.

Realizar la auditoría sobre la totalidad, las cantidades o los porcentajes que la Oficina de Bonos Pensionales determine para los casos de pagos de bonos, redención normal, redención anticipada (por vejez, invalidez o muerte) y devolución de saldos.

4.1.2 Alcance

Realizar pruebas de liquidación de bonos con el fin de establecer si el sistema de bonos pensionales desarrollado está cumpliendo con las fórmulas establecidas para la liquidación de bonos tipo A, B, C, E y T.

Realizar la liquidación de los bonos tipo A, B, C, E y T emitidos, redimidos y/o expedidos en el período febrero de 2021.

4.1.3 Riesgos del proceso

Realizar pagos indebidos por error en la aplicación de la fórmula establecida, según la normatividad vigente para calcular el valor xxx xxxx pensional.

4.1.4 Actividades realizadas

• Identificar los bonos emitidos y/o redimidos en el período evaluado.

• Realizar pruebas de liquidación de los bonos identificados utilizando la herramienta de auditoría diseñada para tal fin.

• Realizar análisis de los resultados, con el fin de establecer si se trata de diferencias reales según los conceptos establecidos en relación con las variables utilizadas para liquidar los bonos.

• Realizar la reliquidación de casos particulares según la contextualización identificada.

• Establecer hallazgos, realizar las validaciones de casos con la Oficina de Bonos Pensionales y el Consorcio ASD-Cromasoft, documentar resultados y oportunidades de mejoramiento, cuando aplique.

4.1.5 Determinación de la muestra

Para establecer los bonos del período a reliquidar, según revisión con la Oficina de Bonos Pensionales, se tienen en cuenta las siguientes condiciones y criterios:

• Se excluyen cupones cuyo estado sea alguno de los descritos en la tabla 16.

Tabla 16 Relación de estado de cupones exceptuados en el proceso de reliquidación.

Estado	Descripción
AEMI	ANULA EMITIDO
ANEN	ANULA ENTIDAD
CANC	CANCELADA EMISION
CANE	CNF EXP CNF ANUL
CECA	CONFIRMADA ANULACION
CEEA	CNF EMI EN ANUL
CEPA	CNF EMI PDN ANUL
CREC	CANCELADO RECONOCIMIENTO
EANU	CNF EXP EN ANUL
EXCA	EMITIDO EXPEDIDO CNF ANUL
EXEA	EMITIDO EXPEDIDO EN ANUL
EXPA	EMITIDO EXPEDIDO PND ANUL
LPRO	LIQUIDACION PROVISIONAL
PANE	CNF EXP PND ANUL
PANU	PND ANULACION
RANU	ANULA RECONOCIDO
REEM	REEMPLAZADA
XXXX	XXXXXXXXX
RPAN	RECONOCIDO PND ANUL
RXCA	RECONOCIDO EXP CNF ANUL
RXEA	RECONOCIDO EXP EN ANUL
RXPA	RECONOCIDO EXP PND ANUL

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_MULTIVALORES”, febrero de 2021.

▪ Se excluyen procesos cancelados o suspendidos.

▪ Se excluyen cuotas de contribuyentes diferentes a la Nación, a excepción de los cupones ISS reconocidos por la Nación.

▪ Se excluyen bonos detenidos y/o en investigación.

▪ Se excluyen bonos complementarios o de ajuste (se utiliza una herramienta diferente para reliquidar este tipo de bonos).

▪ Se excluyen bonos emitidos en períodos anteriores y expedidos en el período de evaluación.

▪ Se excluyen reintegros.

4.1.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

• Criterios para presentación de resultados

En la tabla 17 se describen los rangos para evaluar los resultados generados por la herramienta de liquidación de bonos, según cálculos realizados y comparados con la información identificada en el sistema de bonos pensionales.

Tabla 17 Rangos considerados en la herramienta de liquidación de bonos.

Rangos de resultados	Descripción
CERO	No se establece diferencia entre el valor calculado por el sistema de bonos y el calculado por la herramienta de auditoría.
ENTRE $1 y $2.000	Diferencias no relevantes. Se asocian a cifras decimales.
MAYOR a $2.000	Casos que deben ser revisados particularmente para determinar la causa de la diferencia.

Fuente: Elaboración propia según criterios de evaluación considerados en la herramienta de liquidación de bonos.

4.1.7 Reliquidación de bonos

Se efectuó consulta directa a la base de datos de producción, para extracción de información de los procesos ejecutados en febrero 1 al 28 de 2021, los cuales se detallan en la tabla 18.

Tabla 18 Relación de los procesos ejecutados durante el período evaluado.

Número proceso	Fecha preemisión	Fecha emisión	Fecha DIP	Fecha pago	Estado	Labor realizada
3678	08/02/2021	08/02/2021	08/02/2021	08/02/2021	EJECUTADO	EMISION
3679	10/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	EJECUTADO	EMISION
3680	16/02/2021	16/02/2021	16/02/2021	17/02/2021	EJECUTADO	EMISION
3681	19/02/2021	19/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	EJECUTADO	EMISION
3682	18/02/2021	18/02/2021	18/02/2021	19/02/2021	EJECUTADO	EMISION

Fuente: Información obtenida del sistema de bonos pensionales, Procesos Especiales / Proceso Emisión, de febrero de 2021.

En la tabla 19 se detallan los bonos a reliquidar por estado y por tipo xx xxxx, identificados para el período febrero 1 al 28 de 2021.

Tabla 19 Detalle de los bonos a reliquidar por estado y por tipo xx xxxx, generados durante el período evaluado.

Estado	A1	A2	B0	C1	Total
CNF EMI RED	2,592		91	1	2,684
EMITIDO	1,000	49	27		1,076
CNF EXP REDENCION	776		19		795
NEGOC EXP CNF RED	66				66
EMITIDO EXPEDIDO CNF RED	61				61
EMITIDO EXPEDIDO	44		1		45
CNF EXP CNF RED	6				6
CNF EMI CNF RED	1				1
Total	4,546	49	138	1	4,734

Fuente: Información obtenida del sistema de bonos pensionales: “TABL_BONOS_PENSIONALES” y “TABL_BONOS_PENSIONALES_CP”, de febrero de 2021.

4.1.7.1 Resultados reliquidación por cupones Nación e ISS/Colpensiones:

• Cupones Nación

Durante el período evaluado no se identificaron diferencias en cupones Nación con valor superior a $2.000. En la tabla 20 se presenta el resultado de la liquidación de cupones Nación para el período señalado.

Tabla 20 Resultado de liquidación de cupones Nación.

Rangos de diferencias	No. registros	%
CERO	4,314	91.13%
ENTRE $1 y $2,000	420	8.87%
Total	4,734

Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de la auditoría, febrero de 2021.

• Cupones ISS

Durante el período evaluado no se identificaron diferencias en cupones ISS-COLPENSIONES con valor superior a $2.000. En la tabla 21 se presenta el resultado de la liquidación de cupones ISS- COLPENSIONES para el período señalado.

Tabla 21 Resultado de liquidación de cupones ISS-COLPENSIONES.

Rangos de diferencias	No. registros	%
CERO	2,753	95.59%
ENTRE $1 y $2,000	127	4.41%
Total	2,880

Fuente: Elaboración propia a partir del resultado de la auditoría, febrero de 2021.

4.1.7.2 Resultados generales de la auditoría

De acuerdo con la reliquidación de los bonos tipo A, B, C, E y T emitidos, redimidos y/o expedidos en el período febrero 1 al 28 de 2021, según las fórmulas establecidas en la normatividad vigente, no se registraron diferencias entre el valor calculado por la auditoría y el registrado en el sistema de bonos pensionales.

4.2 Reliquidación de bonos Complementarios o de Ajuste (tipo cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78)

4.2.1 Objetivo

Verificar y auditar aleatoriamente el funcionamiento del sistema de la Oficina de Bonos Pensionales, verificando la correcta aplicación de las fórmulas, la correcta aplicación de las historias laborales y, en general, todas las novedades que ingresen para estos procesos.

4.2.2 Alcance

Realizar la reliquidación de los bonos complementarios tipo A, cupón Nación y Colpensiones (compensados Nación) o de ajuste, cuyo tipo de cálculo sea 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78 de los cupones identificados en el período febrero 1 al 28 de 2021.

Realizar pruebas de reliquidación de bonos complementarios o de ajuste, con el fin de establecer si el sistema de bonos pensionales desarrollado está cumpliendo con las fórmulas implementadas para la liquidación de cupones Nación y Colpensiones compensados, que tengan asignado el tipo de cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78 según lo descrito en el documento actualizado “DESCRIPCION TIPOS DE CALCULO BONOS PENSIONALES DEFINITIVA.xls”, suministrado por

el Consorcio ASD-Cromasoft al 21 de octubre de 2019, detallados en la tabla 22.

Tabla 22 Detalle por tipo de bonos y tipo de cálculo, considerados durante el período evaluado.

Bono / tipo de cálculo

Fórmula

Descripción

Procedimiento de cálculo

Aplica

A,E / 7

AC(FC,FR EF)

Redención normal de un bono emitido, calculado después del decreto 3798. Se actualiza y capitaliza el valor xxx xxxx al corte desde fecha xx xxxxx hasta

fecha de referencia.

Se actualiza y capitaliza el valor del cupón al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de referencia utilizando el IPCP vigente a fecha del proceso de

emisión.

Cuando existe redención normal de un bono tipo A o E emitido calculado después del decreto 3798.

A, E / 9

AC(FC,FRE F)A(FREF,F RR)

Redención normal. Emitido y redimido simultáneamente después del Decreto 3798, se actualiza y capitaliza el valor xxx xxxx al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de referencia, y luego se actualiza desde fecha de referencia hasta la fecha en que se genera la resolución que ordena el pago.

Se actualiza y capitaliza desde la fecha xx xxxxx hasta la fecha de referencia y el resultado se actualiza desde la fecha de referencia hasta la fecha de la resolución que ordena el pago (fecha en que se realiza el proceso de emisión). Se utiliza el IPCP conocido a fecha en que se

realiza el proceso de emisión.

Cuando existe redención normal xx xxxx que se emite y redime simultáneamente calculado después del decreto 3798.

A / 22

VC AC(FC,FRE F)

Versión Complementaria o de ajuste. La primera versión es una redención normal de un bono emitido y se calculó después del decreto 3798.Para la versión complementaria se actualiza y capitaliza el valor del cupón desde la fecha xx xxxxx

hasta la fecha de referencia.

Se actualiza y capitaliza el valor del cupón de la versión complementaria desde la fecha xx xxxxx hasta la fecha de referencia. Se utiliza el IPCP conocido a la fecha de resolución que ordena el pago (fecha en que se realiza

el proceso de emisión).

Cuando la primera versión es una redención normal de un emitido y calculado después del decreto 3798.

A / 23

AC(FC,FS) A(FS,FRRV 1)

Versión complementaria o de ajuste. La primera versión es una redención anticipada y es calculada después del decreto 3798. Para la versión complementaria o de ajuste se actualiza y capitaliza el valor xxx

xxxx al corte desde fecha de

El valor al corte de la versión complementaria o de ajuste se actualiza y capitaliza desde fecha xx xxxxx hasta fecha de siniestro y el resultado se actualiza desde fecha de siniestro hasta fecha de

resolución que ordena el

La primera versión es una redención anticipada y calculada después del decreto 3798. Se actualiza hasta la fecha de resolución que

Xxxx / tipo de

cálculo

Fórmula

Descripción

Procedimiento de cálculo

Aplica

corte hasta fecha de siniestro,

y luego se actualiza desde fecha de siniestro hasta la fecha de resolución que ordena el pago de la primera versión.

pago de la primera versión

(fecha en que se realiza el proceso de emisión). Se utiliza el IPCP conocido en la fecha en que se realiza el

proceso de emisión.

ordena el pago de la

primera versión.

A / 24

VC AC(FC,FRE F)A(FREF,F RRV1)

Versión Complementaria o de ajuste. La primera versión es una redención normal y se emitió y redimió simultáneamente. Se calculó después del decreto 3798. La versión complementaria o de ajuste se actualiza y capitaliza desde la fecha xx xxxxx hasta la fecha de referencia y se actualiza hasta la fecha en que se generó la resolución que ordenó el pago de la primera versión.

El valor del cupón de la versión complementaria al corte, utilizando el IPCP conocido a la fecha en que se realiza el proceso, se actualiza y capitaliza desde la fecha xx xxxxx hasta la fecha de referencia de la versión y el resultado se actualiza hasta la fecha de la resolución que ordenó el pago de la primera versión y se resta el valor resultante de actualizar el valor de la primera versión desde fecha xx xxxxx hasta la nueva fecha de referencia y la posterior actualización hasta su fecha de resolución de redención. Y a este resultado se descuenta la diferencia del valor efectivamente pagado en la primera versión menos la proyección de su valor al corte con el mismo IPCP, pero con la nueva fecha de

referencia.

Versión complementaria de redención normal con o sin cambio en fecha de referencia o corte en donde la primera versión se emitió y se redimió simultáneamente.

A / 66

CI AC(FC,FRE F) A(XXXX,FR R)

Cupón del ISS con redención normal. La Nación pagó sólo su cupón en la versión o en una versión anterior. Se actualiza y capitaliza el valor del cupón al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de siniestro, y luego se actualiza desde la fecha de siniestro hasta fecha de resolución que ordena el pago del cupón del ISS.

Se actualiza y capitaliza el valor del cupón del ISS al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de referencia, y luego se actualiza desde fecha de referencia hasta fecha de resolución que ordena el pago (fecha en que se realiza el proceso de emisión). Se utiliza el IPCP vigente en la fecha en que se

realiza el proceso de emisión.

Redención normal de cupones del ISS para bonos en que la Nación ha pagado sólo su cupón de la versión o de una versión anterior.

A/67

CI AC(FC,FS)

A(FS,FRR)

Cupón del ISS con redención anticipada por invalidez o muerte. La Nación pagó sólo su cupón en la versión o en una versión anterior. Se actualiza y capitaliza el valor del cupón al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de referencia, y luego se actualiza desde la

fecha de referencia hasta fecha

Se actualiza y capitaliza el valor del cupón del ISS al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de Siniestro, y luego se actualiza desde fecha de siniestro hasta fecha de resolución que ordena el pago (Fecha en que se realiza el proceso de emisión). Se

utiliza el IPCP vigente en la

Redención anticipada de cupones del ISS por invalidez o muerte para bonos en que la Nación ha pagado sólo su cupón de la versión o de una versión anterior

Bono / tipo de

cálculo

Fórmula

Descripción

Procedimiento de cálculo

Aplica

de resolución que ordena el

pago del cupón del ISS.

fecha en que se realiza el

proceso de emisión.

A /78

VC AC(FC,FR)

Versión complementaria. Redención normal de un cupón de otra entidad cuya versión original fue pagada directamente. Se actualiza y capitaliza el valor xxx xxxx al corte desde fecha xx xxxxx hasta fecha de referencia

Se actualiza y capitaliza el valor del cupón al corte desde fecha xx xxxxx hasta la fecha de referencia. Se utiliza el IPCP vigente en la fecha en que se realiza el proceso de emisión.

Versión complementaria de cupón de otra entidad xx xxxx A con redención normal cuya primera versión la entidad pagó actualizando y capitalizando hasta

fecha de referencia.

Fuente: Archivo “Descripción Tipos de Cálculo Bonos Pensionales Definitiva.xls” suministrado por el Consorcio ASD- Cromasoft, al 21 de octubre de 2019.

4.2.3 Riesgo del proceso

Liquidar, emitir y/o redimir y expedir bonos complementarios que no cumplan con los criterios establecidos por cada tipo de cálculo, según la normatividad aplicable y documentación del sistema de bonos.

4.2.4 Actividades realizadas

• Identificar los bonos complementarios o de ajuste, según atributos establecidos del período evaluado.

• Analizar y diseñar consultas automáticas de auditoría, para realizar la reliquidación de bonos complementarios o de ajuste (tipo de cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78), según documentación entregada por la Oficina de Bonos Pensionales.

• Realizar pruebas de liquidación de bonos complementarios o de ajuste (tipo de cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78), utilizando la herramienta de auditoría diseñada para tal fin y calculando los IPCP proyectados.

• Analizar los resultados para establecer si se trata de diferencias reales, según los conceptos establecidos en relación con las variables utilizadas para liquidar los bonos complementarios o de ajuste.

• Reliquidar los casos particulares, según la contextualización identificada cuando se presenten diferencias.

• Establecer hallazgos, realizar las validaciones del caso, documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando apliquen e informar a la Oficina de Bonos Pensionales.

4.2.5 Determinación de la muestra

Para establecer los bonos complementarios o de ajuste que se recalculan, se realiza consulta directa a la base de datos de producción para la extracción de datos de procesos ejecutados en el período febrero 1 al 28 de 2021; según revisión con la Oficina de Bonos Pensionales, se tienen en cuenta las siguientes condiciones:

• Se reliquidan los cupones complementarios identificados/marcados como “C” o de ajuste “A” en TABL_BONOS PENSIONAL_BP, que tengan un cupón a cargo de la Nación o de Colpensiones (Compensados Nación).

• Que presenten un tipo de cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78 a excepción de bonos complementarios o de ajuste, que teniendo uno de estos tipos de cálculo corresponden a liquidaciones provisionales, canceladas, bonos anulados, otros emisores, reintegros o liquidaciones reemplazadas.

• Se excluyen todos los demás tipos de cálculo o que no relacionen un número de tipo de cálculo. En la tabla 23 se detallan los estados excluidos para el recalculo.

Tabla 23 Relación de los estados excluidos del recalculo de los bonos complementarios o de ajuste.

Estado	Descripción
AEMI	ANULA EMITIDO
ANEN	ANULA ENTIDAD
CANC	CANCELADA EMISIÓN
CANE	CNF EXP CNF ANUL
CECA	CONFIRMADA ANULACIÓN
CEEA	CNF EMI EN ANUL
CEPA	CNF EMI PDN ANUL
CREC	CANCELADO RECONOCIMIENTO
EANU	CNF EXP EN ANUL
EXCA	EMITIDO EXPEDIDO CNF ANUL
EXEA	EMITIDO EXPEDIDO EN ANUL
EXPA	EMITIDO EXPEDIDO PND ANUL
LPRO	LIQUIDACION PROVISIONAL
PANE	CNF EXP PND ANUL
PANU	PND ANULACIÓN
RANU	ANULA RECONOCIDO
REEM	REEMPLAZADA
XXXX	XXXXXXXXX
RPAN	RECONOCIDO PND ANUL
RXCA	RECONOCIDO EXP CNF ANUL
RXEA	RECONOCIDO EXP EN ANUL
RXPA	RECONOCIDO EXP PND ANUL

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_MULTIVALORES”, febrero de 2021.

4.2.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

4.2.6.1 Reliquidación de Bonos Complementarios o de Ajuste (tipo cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78)

Se validaron las variables y valores resultantes de la reliquidación de bonos complementarios o de ajuste, tipo de cálculo 7, 9, 22, 23, 24, 66, 67 y 78 usando la herramienta de auditoría diseñada para estas reliquidaciones. En la tabla 24 se detallan los tipos de cálculo generados para el período febrero de 2021.

Tabla 24 Tipo de cálculos obtenidos durante el período evaluado.

Tipo de cálculo	Bonos
Tipo de cálculo	Nación	ISS /Colpensiones
7	0	1
9	8	4
22	91	66
23	2	1
24	65	29
66	0	15
67	0	1
78	0	1
Total	166	118

Fuente: Elaboración propia según resultados de auditoría, febrero de 2021.

Los 166 bonos identificados para reliquidar y los resultados generados según el cálculo de la auditoría y la información registrada en el sistema de bonos pensionales, se relacionan en el Anexo No. 4 Reliq Bonos Complementarios Feb 2021; los 166 bonos tienen cupón Nación y de éstos, 118 tienen cupón ISS/Colpensiones.

De acuerdo con el resultado de la verificación, en la tabla 25 se presenta el detalle de 18 cupones con 12 cédulas, que generaron inicialmente diferencias entre el valor obtenido por la auditoría y lo registrado en el sistema de bonos pensionales y el resultado de la revisión.

Tabla 25 Resultado de los cupones que inicialmente presentaron diferencia, para el período evaluado.

Documento	T doc.	Versión	Tipo cálculo	Nación / ISS Colpensiones	Observaciones
4,934,910	C	4	24	Nación	Se hizo reliquidación manual aplicando lo descrito según tipo de cálculo, donde se tuvo en cuenta la fecha de primera versión. Según resultados de la reliquidación manual no se identificaron diferencias.
4,934,910	C	4	24	ISS / Colpensiones
12,541,368	C	3	22	ISS / Colpensiones
13,842,120	C	3	24	Nación
13,842,120	C	3	24	ISS / Colpensiones
19,077,779	C	2	24	Nación
19,296,856	C	3	24	Nación
4,882,420	C	2	24	Nación	Se hizo reliquidación manual aplicando lo descrito según tipo de cálculo, donde se tuvo en cuenta la fecha de primera versión. Se consideró el cambio en las fechas xx xxxxx y fechas de redención entre versiones. Según resultados de la reliquidación manual no se identificaron diferencias.
31,150,549	C	3	24	Nación	Se hizo reliquidación manual aplicando lo descrito según tipo de cálculo, donde se tuvo en cuenta la

Documento	T doc.	Versión	Tipo cálculo	Nación / ISS Colpensiones	Observaciones
				ISS / Colpensiones	fecha de primera versión. Se consideró el cambio en las fechas de redención entre versiones. Según resultados de la reliquidación manual no se identificaron diferencias.
11,428,092	C	2	22	Nación	Se hizo reliquidación manual aplicando lo descrito según tipo de cálculo, donde se tuvo en cuenta la fecha de referencia. Se consideró el cambio en las fechas de redención entre versiones. Según resultados de la reliquidación manual no se identificaron diferencias.
				ISS / Colpensiones
56,69,785	C	3	22	Nación
				ISS / Colpensiones
86,78,424	C	4	22	ISS / Colpensiones	Se hizo reliquidación manual aplicando lo descrito según tipo de cálculo, donde se tuvo en cuenta la fecha de referencia. Según resultados de la reliquidación manual no se identificaron diferencias.
14,873,905	C	3	22	ISS / Colpensiones
16,253,625	C	4	22	Nación
				ISS /Colpensiones

Fuente: Elaboración propia según resultados de auditoría, período febrero de 2021.

4.2.7 Resultado general de la auditoría

Según el recalculo realizado por la auditoría para el período febrero 1 al 28 de 2021, no se presentaron diferencias en los cupones Nación, ni en los cupones Colpensiones, entre el valor calculado por la auditoría y el registrado en el sistema de bonos pensionales para los bonos complementarios, según tipo de cálculo aplicado.

4.3 Resoluciones del período febrero de 2021

4.3.1 Objetivo

Verificar la consistencia de las resoluciones generadas por el proceso con relación a los resultados en cuanto a la consistencia de los datos y variables en ellas contenida con relación a la realidad del caso particular.

4.3.2 Alcance

Para la realización de la auditoría, se tomó como base la información extraída del sistema de bonos pensionales sobre los bonos que se procesaron en el período comprendido entre el 1 y el 28 de febrero de 2021, y se realizaron las siguientes revisiones:

• Verificar que los cupones registrados en las resoluciones identificadas corresponden a un proceso válido del sistema de bonos pensionales.

• Verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones identificadas.

• Verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones en formato RTF (Word).

• Verificar la consistencia de la información de las órdenes de pago generadas por el sistema de bonos pensionales a las administradoras de pensiones.

• Verificar la continuidad de numeración en resoluciones, desde el último número generado en el período anterior.

4.3.3 Riesgo del proceso

Generación de resoluciones con información que no corresponda a los bonos o que no se generen las resoluciones de las operaciones que se realizan a los bonos pensionales, lo cual conlleve al incremento en la carga operativa del proceso por reprocesamiento de la información, posibles quejas, demandas, derechos de petición y/o demandas por emisión de resoluciones con información inconsistente.

4.3.4 Actividades realizadas

• Identificar los procesos que se ejecutaron durante el período evaluado.

• Extraer la información de la base de datos del sistema de bonos pensionales concerniente a los cupones que hacen parte de las resoluciones generadas durante el período a evaluar.

• Extraer la información de la base de datos del sistema de bonos pensionales concerniente a los cupones que hacen parte de las órdenes de pago generadas durante el período evaluado.

• Extraer la información de los documentos en formato “Word” para evaluar su consistencia.

• Verificar la continuidad de los consecutivos de las resoluciones generadas en el período evaluado.

• Realizar el análisis y verificación de la información, establecer hallazgos, informar a los interesados y realizar las validaciones del caso.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique.

4.3.5 Determinación de la muestra

Para verificar que los cupones registrados en las resoluciones identificadas correspondan a un proceso válido del sistema de bonos pensionales, verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las órdenes de pago generadas en el período febrero de 2021, se toma el 100% de las resoluciones generadas en el período evaluado.

Para verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones físicas generadas, el número de la muestra se determinó con la aplicación del cálculo de muestreo aleatorio, propuesto por la Contraloría General de la República – Contraloría Delegada para el Sector Social xx xxxxxx de 2011, para una población total de 189 resoluciones, corresponde a una muestra de 53 resoluciones físicas para revisar.

4.3.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

4.3.6.1 Verificar que los cupones registrados en las resoluciones identificadas correspondan a un proceso válido del sistema de bonos pensionales

De los seis (6) procesos generados durante el período comprendido entre el 1 y el 28 de febrero de 2021, se identificaron que seis (6) generaron 189 resoluciones con 11,599 registros. Se extractaron mediante consulta a la base de datos del sistema de bonos pensionales los cupones asociados a las resoluciones generadas por cada uno de los procesos ejecutados durante el período evaluado.

En el gráfico 7 se presentan los números de resoluciones y cupones por proceso generado en el sistema de bonos pensionales, durante el período comprendido entre el 1 y 28 de febrero de 2021.

Gráfico 7 Número de resoluciones y cupones por proceso, durante período evaluado.

8,370

Resoluciones

Cupones

6,000

5,000

4,000

3,000

2,247

2,000

1,000

513

130

212

14 241

8 16

3677

3678

3679

3680

3681

3682

No. Procesos

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_BONOS_PENSIONALES_ARCHIVOS”, febrero de 2021.

Según los seis (6) procesos que generaron resoluciones, en la tabla 26 se presenta la información correspondiente a las 189 resoluciones generadas durante el período comprendido entre el 1 y 28 de febrero de 2021, y el número de cupones por cada una, para un total de 11,599.

Tabla 26 Información relacionada con el número de cupones por resolución, generadas durante el período evaluado.

Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.
23978	42	24016	104	24054	2	24092	1	24130	5
23979	142	24017	6	24055	310	24093	1	24131	26
23980	44	24018	1	24056	350	24094	5	24132	28
23981	2	24019	13	24057	102	24095	4	24133	15
23982	54	24020	1	24058	488	24096	17	24134	2
23983	75	24021	1	24059	980	24097	58	24135	3
23984	17	24022	1	24060	278	24098	8	24136	1
23985	1	24023	1	24061	20	24099	6	24137	1
23986	37	24024	1	24062	4	24100	2	24138	5

Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.
23987	1	24025	1	24063	2	24101	6	24139	7
23988	5	24026	10	24064	6	24102	1	24140	1
23989	6	24027	1	24065	2	24103	1	24141	98
23990	2	24028	15	24066	2	24104	1	24142	66
23991	1	24029	285	24067	2	24105	4	24143	12
23992	78	24030	1,596	24068	6	24106	16	24144	2
23993	1	24031	20	24069	8	24107	4	24145	2
23994	2	24032	4	24070	2	24108	2	24146	2
23995	3	24033	4	24071	4	24109	429	24147	29
23996	74	24034	7	24072	3	24110	454	24148	18
23997	2	24035	1	24073	1	24111	214	24149	2
23998	72	24036	1	24074	2	24112	30	24150	1
23999	1	24037	41	24075	36	24113	2	24151	4
24000	60	24038	13	24076	54	24114	5	24152	2
24001	2	24039	1	24077	37	24115	4	24153	2
24002	1	24040	58	24078	1	24116	2	24154	1
24003	2	24041	122	24079	1	24117	2	24155	72
24004	2	24042	2	24080	1	24118	2	24156	37
24005	2	24043	25	24081	1	24119	3	24157	15
24006	2	24044	1	24082	103	24120	2	24158	150
24007	1	24045	42	24083	145	24121	7	24159	538
24008	5	24046	40	24084	46	24122	9	24160	106
24009	1	24047	14	24085	1	24123	4	24161	1,004
24010	1	24048	2	24086	236	24124	2	24162	51
24011	58	24049	52	24087	430	24125	1	24163	267
24012	140	24050	136	24088	121	24126	1	24164	1
24013	4	24051	86	24089	3	24127	69	24165	2
24014	14	24052	4	24090	2	24128	117	24166	4
24015	2	24053	2	24091	1	24129	54	Total	11,599

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_BONOS_PENSIONALES_ARCHIVOS”, febrero de 2021.

Se verificó que los cupones registrados en las resoluciones generadas corresponden a un proceso válido del sistema de bonos pensionales. Por lo cual la auditoría revisó el 100% de los registros generados (11,599) para el período objeto de revisión.

4.3.6.1.1 Resultado general de la auditoría

Según la revisión realizada por la auditoría para febrero de 2021, se estableció que los 11,599 cupones de las 189 resoluciones generadas en el período de febrero de 2021 corresponden a un proceso válido del sistema de bonos pensionales.

4.3.6.2 Verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones identificadas

Según la información del sistema de bonos, se generaron 11,599 registros de los cuales se seleccionó una muestra de 3,222 registros (correspondiente a 53 resoluciones), para revisión de los cupones generados durante el período, correspondiente al 27,78%; la muestra determinada se relaciona en la tabla 27.

Tabla 27 Muestra del número de cupones a revisar para el período evaluado.

Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.	Resol.	Cup.
23978	42	24018	1	24056	350	24081	1	24132	28
23979	142	24020	1	24057	102	24086	236	24133	15
23983	75	24035	1	24059	980	24094	5	24136	1
23985	1	24037	41	24062	4	24095	4	24137	1
23991	1	24039	1	24063	2	24096	17	24138	5
23999	1	24040	58	24065	2	24099	6	24139	7
24004	2	24041	122	24067	2	24111	214	24145	2
24010	1	24045	42	24071	4	24115	4	24157	15
24012	140	24046	40	24074	2	24127	69	24158	150
24013	4	24047	14	24076	54	24129	54	Total	3,222
24014	14	24050	136	24080	1	24130	5

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_BONOS_PENSIONALES_ARCHIVO”, febrero de 2021.

Se validó en los 3,222 registros, la coincidencia de la siguiente información:

• Número de documento

• Versión xxx xxxx

• Número de resolución

• Nit responsable

• Valor del cupón en fecha de emisión, valor del cupón en fecha de redención o valor del reintegro, según el caso.

4.3.6.2.1 Resultado general de la auditoría

Según la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, para los 3,222 cupones de las 53 resoluciones físicas de la muestra seleccionada, se corroboró la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones identificadas frente a lo registrado en el sistema de bonos pensionales.

4.3.6.3 Verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las resoluciones en formato RTF (Word)

Para analizar la consistencia y exactitud de la información contenida en los formatos RFT (Word) y la información relacionada en las resoluciones generadas en el sistema de bonos pensionales, se verifican los valores totales por resoluciones para cupones tanto Nación como ISS/Colpensiones en los dos tipos de fuente, como se muestra en la tabla 28.

Tabla 28 Consistencia de información registrada en las resoluciones en formato RTF (Word).

Resolución	Cupones	Valor Consulta	Valor Docs Word
23978	42	914,586,000	914,586,000
23979	142	3,610,277,000	3,610,277,000
23983	75	1,913,163,000	1,913,163,000
23985	1	56,933,000	56,933,000
23991	1	24,920,000	24,920,000

Resolución	Cupones	Valor Consulta	Valor Docs Word
23999	1	32,367,000	32,367,000
24004	2	29,900,000	29,900,000
24010	1	22,515,000	22,515,000
24012	140	4,843,938,000	4,843,938,000
24013	4	30,359,000	30,359,000
24014	14	111,909,000	111,909,000
24018	1	7,252,000	7,252,000
24020	1	23,894,000	23,894,000
24035	1	45,163,000	45,163,000
24037	41	2,233,701,000	2,233,701,000
24039	1	56,099,000	56,099,000
24040	58	6,133,296,000	6,133,296,000
24041	122	11,177,170,000	11,177,170,000
24045	42	54,962,000	54,962,000
24046	40	109,821,000	109,821,000
24047	14	32,355,000	32,355,000
24050	136	5,696,039,000	5,696,039,000
24056	350	6,296,867,000	6,296,867,000
24057	102	1,778,118,000	1,778,118,000
24059	980	43,818,058,000	43,818,058,000
24062	4	1,003,000	1,003,000
24063	2	1,056,000	1,056,000
24065	2	604,481,000	604,481,000
24067	2	1,049,988,000	1,049,988,000
24071	4	193,000,000	193,000,000
24074	2	158,003,000	158,003,000
24076	54	3,408,241,000	3,408,241,000
24080	1	179,769,000	179,769,000
24081	1	28,547,000	28,547,000
24086	236	14,190,192,000	14,190,192,000
24094	5	1,656,129,000	1,656,129,000
24095	4	1,582,343,000	1,582,343,000
24096	17	4,619,261,000	4,619,261,000
24099	6	1,902,190,000	1,902,190,000
24111	214	12,304,894,000	12,304,894,000
24115	4	1,625,482,000	1,625,482,000
24127	69	5,208,996,000	5,208,996,000
24129	54	4,012,878,000	4,012,878,000
24130	5	633,408,000	633,408,000
24132	28	1,010,446,000	1,010,446,000
24133	15	427,995,000	427,995,000
24136	1	5,449,000	5,449,000
24137	1	5,329,000	5,329,000
24138	5	334,014,000	334,014,000
24139	7	398,914,000	398,914,000
24145	2	490,505,000	490,505,000
24157	15	3,277,900,711	3,277,900,711
24158	150	31,279,663,171	31,279,663,171
Total	3,222	179,643,738,882	179,643,738,882

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_BONOS_PENSIONALES_ARCHIVO”, febrero de 2021.

4.3.6.3.1 Resultado general de la auditoría

Según la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, para los 3,222 cupones de las 53 resoluciones físicas de la muestra seleccionada, se corroboró la consistencia y exactitud contenida en los formatos RFT (Word) y la información relacionada en las resoluciones generadas en el sistema de bonos pensionales.

4.3.6.4 Verificar la consistencia de la información de los cupones registrados en las órdenes de pago generadas en el período.

Se verificó la correcta generación de las órdenes de pago a cada una de las entidades, validando que los bonos correspondan a las mismas.

Para analizar la consistencia y exactitud de la información contenida en las órdenes de pago físicas y la información relacionada en el sistema de bonos pensionales, se verificó la administradora correspondiente y los valores totales por orden de pago generada en el período evaluado, como se muestra en la tabla 29.

Se verificó que cada orden de pago dirigida a las administradoras contenga exclusivamente los cupones correspondientes de la administradora registrada en el sistema de bonos pensionales. Muestra revisada, de un total 6,056 cupones se revisó el (100%).

Se validó que el valor total de las órdenes de pago (físicas) corresponda con el valor obtenido del sistema de bonos pensionales de los cupones correspondientes. Muestra revisada, de un total 6,056 cupones se revisó el (100%).

Se verificó que las órdenes de pago pertenezcan a una resolución y a un proceso ejecutado en el período. Muestra revisada, de un total 6,056 cupones se revisó el (100%).

Tabla 29 Consistencia de información registrada en las órdenes de pago.

Orden de pago	Fecha	Proceso	Valor Pagado	Administradora o depósito
202102014	18/02/2021	3677	27,043,411,000	DECEVAL
202102015	18/02/2021	3677	86,717,630,000	PROTECCION
202102016	18/02/2021	3677	127,052,599,000	PORVENIR
202102017	18/02/2021	3677	50,773,150,000	COLFONDOS
202102018	18/02/2021	3677	702,625,000	SKANDIA
202102019	18/02/2021	3677	13,347,747,000	OLD MUTUAL
202102020	18/02/2021	3677	113,409,000	FONPRECON
202102021	19/02/2021	3681	10,081,383,000	PROTECCION
202102022	19/02/2021	3681	5,013,831,000	PORVENIR
202102023	19/02/2021	3681	1,331,403,000	COLFONDOS
202102024	19/02/2021	3681	490,505,000	SKANDIA
202102025	19/02/2021	3681	164,804,000	OLD MUTUAL

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales, período febrero 2021.

4.3.6.4.1 Resultado general de la auditoría

Según la revisión de la auditoría se presenta consistencia de la información de los cupones registrados en las órdenes de pago generadas en el mes de febrero de 2021 y lo validado en el sistema de bonos pensionales para los 6,056 cupones de las 12 órdenes de pago generadas en el período.

4.3.6.5 Verificar la continuidad en el número de las resoluciones generadas.

Se verificó la correcta numeración de resoluciones, identificando que no presentaran vacíos durante el mes y que mantuvieran continuidad entre enero de 2021 y marzo de 2021.

• Verificación continuidad en numeración respecto al mes anterior.

• Se verificó que no presentaron saltos en el consecutivo de las resoluciones de febrero de 2021.

• Se verificó la continuidad en la numeración de las resoluciones respecto al mes siguiente.

En la tabla 30 se relaciona la continuidad de los consecutivos de las resoluciones para el mes de febrero de 2021.

Tabla 30 Continuidad de los números de resoluciones durante el período evaluado.

Fecha resolución	No. Resolución
Última resolución enero 29 de 2021	23977
Primera resolución febrero 8 de 2021	23878
Última resolución febrero 26 de 2021	24166
Primera resolución marzo 1 de 2021	24167

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales.

4.3.6.5.1 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la revisión realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021, como resultado se presentó continuidad en la numeración de las resoluciones para el período de revisión, de acuerdo con los criterios definidos por la Oficina de Bonos Pensionales para este proceso.

5. Proceso de Expedición y Pago (1.5)

5.1 Objetivo

Verificar la ejecución del proceso de expedición de los bonos que se envían directamente al Depósito Centralizado de Valores con ocasión de la redención y pago o expedición por negociación.

Verificar la ejecución del proceso de pago de bonos pensionales por redención normal y redención anticipada que se realizan directamente a las Administradoras de Fondos de Pensiones.

Verificar la oportunidad, seguridad y calidad de las confirmaciones por parte del depósito centralizado de valores respecto de los registros enviados por el contratista de la administración y operación del sistema de la oficina de bonos pensionales, de acuerdo con los términos estipulados en el contrato suscrito con el depósito centralizado de valores.

5.2 Alcance

Validar que la información suministrada a Deceval por medio de los registros de la tabla TABL_OPERACIONES DECEVAL, estén acorde con los resultados de los procesos de emisión del período febrero 1 al 28 de 2021.

En la tabla 31 se detallan los seis (6) procesos generados en el sistema de bonos pensionales durante el mes de febrero de 2021 y marcados con (*) los cuatro (4) procesos que generaron información para Deceval.

Tabla 31 Procesos obtenidos del sistema de bonos pensionales durante el período evaluado.

Número proceso	Fecha preemisió n	Fecha emisión	Fecha DIP	Fecha pago	Tipo proceso	Estado	Labor realizada
(*) 3677	12/02/2021	18/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	AUTOMATICO	EJECUTADO	EMISION
(*) 3678	08/02/2021	08/02/2021	08/02/2021	08/02/2021	AUTOMATICO	EJECUTADO	EMISION
3679	10/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	AUTOMATICO	EJECUTADO	EMISION
(*) 3680	16/02/2021	16/02/2021	16/02/2021	17/02/2021	MASIVO	EJECUTADO	EMISION
3681	19/02/2021	19/02/2021	26/02/2021	26/02/2021	MASIVO	EJECUTADO	EMISION
(*) 3682	18/02/2021	18/02/2021	18/02/2021	19/02/2021	MASIVO	EJECUTADO	EMISION

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales: Procesos Especiales / Proceso Emisión, febrero de 2021.

(*) Procesos que generaron información para Deceval.

5.3 Riesgos del proceso

• Enviar a Deceval registros que no sean producto de un proceso de emisión válido del sistema de bonos pensionales o dejar de enviar registros sobre los cuales se deba realizar una acción posterior inmediata como es el caso de redenciones o negociaciones.

• La no actualización del sistema de bonos pensionales acorde con la situación real de los bonos en el Depósito Centralizado de Valores.

5.4 Actividades realizadas

• Identificar los bonos expedidos y pagados en el período y realizar la respectiva extracción de información incluyendo los siguientes registros, según confirmación de la Oficina de Bonos Pensionales:

▪ Todos los bonos o cupones Tipo A que contengan algún estado relacionado con REDENCIÓN.

▪ Todos los cupones Tipo A que contengan algún estado relacionado con EXPEDICIÓN.

▪ Todos los bonos o cupones Tipo A que contengan algún estado relacionado con ANULACIÓN.

Según los anteriores puntos se excluyen:

▪ Estado ANULA EMITIDO: no se envía a Deceval, porque se anula un bono que no fue expedido.

▪ Estado EMITIDO: no se envía a Deceval es solo una emisión, no se expide.

▪ Estado REINTEGRO: no se envía a Deceval, es un bono pagado y ya no está en Deceval.

▪ Bonos Tipo B, C o E: no se envían a Deceval en ningún estado.

▪ Valor EMISIÓN NEGATIVO: no se envía a Deceval.

• Mediante la revisión de los registros de tabla (TABL_OPERACIONES_DECEVAL), establecer por búsquedas al sistema de bonos pensionales, los documentos correspondientes a los códigos XXXX o ISIN Fungible de cada registro para su apropiada comparación.

• Realizar la comparación de los registros de la tabla (TABL_OPERACIONES_DECEVAL) con el reporte de los procesos de emisión del período a revisar.

• Realizar el análisis y verificación de la información, establecer hallazgos, informar a los interesados y realizar las validaciones del caso.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, si aplica.

5.5 Determinación de la muestra

Para la ejecución de la auditoría, de los siete (7) procesos generados durante el mes de febrero de 2021, la auditoría tomó los cuatro (4) procesos que generaron información para Deceval. Se obtuvo los registros de Anulaciones, Colocaciones y Redenciones de la tabla TABL_OPERACIONES DECEVAL del sistema de bonos pensionales del mes de febrero de 2021.

5.6 Ejecución de las pruebas de auditoría

Según la verificación realizada, se estableció que la información del período febrero 1 al 28 de 2021, de la tabla TABL_OPERACIONES_DECEVAL, contiene 485 registros en relación con los bonos anulados, expedidos (colocaciones) y redimidos, detallados en la tabla 32.

Tabla 32 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por tipo de operación, durante el período evaluado.

Tipo operación	Fecha operación	No. Registros	Valor nominal	Valor pago
(*) Anulaciones y Retiros	08/02/2021	19	289,438,000	0
	17/02/2021	11	235,630,000	0
	19/02/2021	3	115,741,000	0
	26/02/2021	159	13,681,198,000	0
		192	14,322,007,000	0
Colocaciones	26/02/2021	184	21,007,290,000	0
		184	21,007,290,000	0
Redenciones	2021-02-26	109	17,198,200,000	27,043,411,000
		109	17,198,200,000	27,043,411,000
Total		485	52,527,497,000	27,043,411,000

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_OPERACIONES_DECEVAL”, febrero de 2021.

(*) Se presentaron 192 operaciones de anulación y retiro: 55 bonos anulados y 137 operaciones de retiros, que corresponden a cupones que estaban en Deceval y se pagaron directamente a las administradoras; este procedimiento se hace para retirar los cupones que estando en Deceval se pagan directamente a las administradoras.

En la tabla 33 se detalla el número de registros agrupados por proceso, obtenidos del sistema de bonos pensionales enviados y recibidos de Deceval durante el período febrero 1 al 28 de 2021.

Tabla 33 Detalle de operaciones realizadas con Deceval organizado por número de proceso de emisión.

Fecha emisión	Número proceso	Conteo	Labor realizada
18/02/2021	3677	452	EMISION
08/02/2021	3678	19	EMISION
16/02/2021	3680	11	EMISION
18/02/2021	3682	3	EMISION
Total		485

Fuente: Elaboración propia a partir del análisis la información obtenida del sistema de bonos pensionales:

“TABL_OPERACIONES_DECEVAL”, febrero de 2021.

5.7 Resultado general de la auditoría

De acuerdo con la verificación realizada por la auditoría para el período de febrero de 2021 en cuanto a la oportunidad y calidad de los registros enviados a Deceval frente a lo registrado en el sistema de bonos pensionales, se establece que están acorde con los resultados de los procesos de emisión del sistema de bonos pensionales del período evaluado.

6 Controles Automáticos del Sistema (1.6 y 2.1) – Febrero de 2021

6.1 Objetivo

Mensualmente sobre muestras selectivas representativas, analizar que los controles inhibidos estén debidamente soportados y correspondan a las normas vigentes e instructivos de la Oficina de Bonos Pensionales.

6.2 Alcance

Validar si los procesos de inhibición de control realizado por la Oficina de Bonos Pensionales durante el período del 1 al 28 de febrero de 2021 cuentan con el soporte correspondiente que permita establecer la concordancia entre las decisiones tomadas por la Oficina de Bonos Pensionales y la normatividad vigente, la suficiencia de la documentación que sustenta estas decisiones y el apropiado registro en el sistema de bonos pensionales. En la tabla 34 y 35 se detalla la inhibición de controles registrados en el sistema de bonos pensionales para el período de febrero de 2021.

Tabla 34 Relación de controles inhibidos de bonos durante el período evaluado.

Error	Inhibidos	Descripción
3622	Bonos	Rechazo: beneficiario registrado con pensión incompatible con bono pensional
3687	Bonos	Observación: no emitible no hay devolución de saldos ya se causó la redención normal xxx xxxx
3689	Bonos	Rechazo: no se puede realizar devolución de saldos se cotizaron más de 1150 semanas
3719	Bonos	Rechazo: beneficiario registrado con indicio pensión no ISS/Colpensiones incompatible con bono pensional
3740	Bonos	Observación: no emitible el emisor cambia desde la última versión emitida. Versiones anteriores deben ser anuladas o reintegradas
3853	Bonos	Inconsistencia: No emitible existe traslapo para el mismo empleador de certificación Xxxxxx e Historia masivo ISS/Colpensiones
3920	Bonos	Rechazo: el causante se encuentra reportado como afiliado de otra entidad
3963	Bonos	Rechazo: fecha de nacimiento cambia desde la última versión emitida
4044	Bonos	Rechazo: existen cupones emitidos por la nación en la versión original que pueden ser anulados
4428	Bonos	Rechazo: el valor consignado supera el valor esperado en un porcentaje superior al máximo permitido.
4447	Bonos	Rechazo: El afiliado(a) ya tenía la edad de pensión de RPM en el momento de la primera afiliación al RAI
6024	Bonos	Rechazo: Certificación ingresada por la AFP, no válida para bono
6028	Bonos	Inconsistencia: Certificación laboral del sector público traslapada con otra certificación

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales, Bonos/Controles Inhibidos y análisis de auditoría, febrero de 2021.

Tabla 35 Relación de controles inhibidos GPM durante el período evaluado.

Error

Inhibidos

Descripción

4079

GPM

Rechazo: la fecha de nacimiento no coincide con la reportada en el bono pensional

4131

GPM

Rechazo: afiliado registrado con indicio de pensión con una entidad diferente a

ISS/Colpensiones

Fuente: Elaboración propia a partir de la información obtenida del sistema de bonos pensionales, GPM/Controles Inhibidos y análisis de auditoría, febrero de 2021.

6.3 Riesgos del proceso

• Acción de emisión o redención inapropiada de bonos pensionales u otorgamiento de garantía de pensión mínima por parte de la Oficina de Bonos Pensionales, por inhibición de controles diseñados e implementados en el sistema de bonos, sin contar con soportes válidos, suficientes y con la claridad requerida, lo cual puede generar imprecisiones en las acciones para la inhibición de los controles que permitan el pago de los bonos o el otorgamiento de garantías de pensión mínima que no cumplan con la normatividad vigente.

• Uso indebido por usuarios no autorizados, lo cual puede generar registro de información incorrecta.

• Fallas en el sistema de bonos pensionales, lo que puede ocasionar que la información para la inhibición de un control no se encuentre completa.

6.4 Actividades realizadas

• Generar el listado de los controles inhibidos registrados en el sistema de bonos pensionales para el período objeto de revisión.

• Verificar si el motivo de la inhibición relacionado en la certificación (documento físico) es consistente con lo que aparece ingresado en el sistema.

• Establecer si el concepto considerado para la inhibición o no del control es consistente con la normatividad vigente.

• Validar si los soportes analizados son suficientes para soportar la decisión tomada respecto a la inhibición de los controles, según la muestra seleccionada.

• Documentar los resultados y las oportunidades de mejoramiento, cuando aplique.

6.5 Determinación de la muestra

De acuerdo con la información extractada del sistema de bonos pensionales para el mes de febrero de 2021, se identificaron los usuarios que ejecutaron una acción de inhibición de control y el código del control inhibido. El procedimiento para determinar la muestra a evaluar por parte de la auditoría se definió mediante el uso de la herramienta sugerida por la Contraloría General de la República - Contraloría Delegada para el Sector Social, xx xxxxxx de 2011.

Document Metadata

Table of Contents

Apo.414 Fr.002 Cumplido para Pago Codigo: Apo.4.1.4Fr002 Fecha 19/11/2012 Versiòn 5

Document Metadata