Procuraduría General de la Nación
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Manual de Contratación
Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN 3
Capítulo I ASPECTOS GENERALES 4
Capítulo II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL 9
Capítulo III PLANEACION DE LA CONTRATACIÓN 13
Capítulo IV MODALIDADES DE SELECCIÓN CONTRATISTAS 32
Capitulo V CONDICIONES CONTRACTUALES 60
Capítulo VI SOLUCION DE CONTROVERSIAS 63
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Introducción
Teniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los fines estatales, es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que les faculten lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución de los mismos.
Por ello, el propio Estado ha expedido cuantiosas normas buscando dotar a las entidades con herramientas que permitan dicha selección idónea.
Con la Ley 80 de 1993 se dotó a las entidades de la estructura general y los principios de la contratación estatal.
Ahora, con la reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se pretende la reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selección elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsqueda del cumplimiento de los fines estatales.
Aplicación del principio de transparencia y publicidad mediante la divulgación de las actuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP, en búsqueda de unificar la información contractual e integrar todos los sistemas que se involucren en la gestión, Registro Único Empresarial y SICE, entre otros.
La nueva legislación crea procesos adicionales como la selección abreviada que pretende simplificar el proceso contractual, garantizando una mejor eficiencia en la gestión desarrollada por la Entidad, específicamente en lo que atañe para el mercado de suministros el sistema de “subasta inversa” al precio mas bajo, o instrumentos de compra por catalogo que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 del parágrafo 5 del Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo transitorio del Art. 17 del Decreto. 2474 de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición de bienes y servicios procedimientos de adquisición de bolsas de productos.
Aspectos relevantes como la manera en que se verifican las condiciones de los contratistas que no tienen asignación de puntaje, en los aspectos jurídicos, financieros, de experiencia y organización del proponente, dentro de los términos de "Pasa y no Pasa", permitiendo aclarar sobre los documentos presentados y otro aspecto en la evaluación
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que se realiza mediante la ponderación de los factores técnicos y económicos de la propuesta bajo criterios y reglas claras establecidas previamente en los pliegos de condiciones.
Los procesos de selección y criterios de evaluación de las ofertas siguen la naturaleza del objeto, antes que su valor, de manera que resulta fundamental analizar el precio una vez valorado la calidad y especificidad de los productos, a contrario de lo que sucede en los procesos de consultoría, situación diferente sucede para los procesos restantes, donde su ponderación se realiza en el precio y la calidad.
Así mismo se amplió el concepto de concurso de méritos en lo que tiene que ver con los procesos de consultoría y hubo redefinición en el proceso de contratación directa, con discrecionalidad regulada en el entendido de garantizar los principios de la contratación estatal.
Precisa la responsabilidad derivada de la delegación de competencia establecida en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en cuanto a que la misma no exonera al delegante en sus compromisos obligacionales de vigilar la actividad precontractual y contractual dada al delegatario. Así como flexibilidad en las garantías y redefinición de las reglas aplicables para la liquidación de los contratos.
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CAPITULO I ASPECTOS GENERALES
1.1 Objeto del Manual
El presente documento ha sido diseñado como herramienta para todos los servidores públicos encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en la PROCURADURIA, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, en virtud de la delegación y/o desconcentración de funciones; y como definición de políticas, fijación de parámetros y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas en conocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratación en la Procuraduría General de la Nación.
El Decreto 2474 de 2008 dispuso en su Art. 89, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, que “Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual”.
No obstante, la Procuraduría General de la Nación expide este instrumento como guía procedimental y de consulta.
Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicarán las que sean de mayor jerarquía.
1.2 Normas que se invocan en el proceso de contratación.
Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratación Pública en especial la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
Forman parte del marco legal de contratación, el Estatuto Orgánico de Presupuesto, las normas de austeridad del gasto.
1.3 Principios que rigen la contratación pública.
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Principio de transparencia:
Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.
Principio de Planeación:
Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Procuraduría.
Principio de Economía:
Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.
Principio de responsabilidad
Los servidores públicos de la Procuraduría están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.
Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 del estatuto de contratación consagra que las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Procuraduría, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.
El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en
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los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.
Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar
Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos.
Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.
Principio de Selección Objetiva:
Es una obligación de la Procuraduría, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva.
¿Cuándo es objetiva la selección?
Cuando la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
Principio de Publicidad:
Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en la Procuraduría, por encontrarse publicados en el portal de contratación y en los diarios de amplia circulación en la oportunidad regulada por ley.
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Principio del debido proceso:
La Procuraduría garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración.
El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.
Supremacía de lo sustancial sobre lo formal:
En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la Procuraduría en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación.
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CAPITULO II
FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL
2.1. Naturaleza de la Procuraduría.
La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la Defensoría del Pueblo y las Personerías.
La Procuraduría tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional.
En materia de contratación la Ley 80 de 1993 le otorga a la Procuraduría capacidad para contratar[1].
2.2. Competencia para la Contratación.
La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Procurador General de la Nación.[2 Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; el ejercicio de las cláusulas excepcionales (terminación, interpretación y modificación unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad); la imposición de multas, la declaración del incumplimiento del contrato , la liquidación y todos los actos inherentes a la actividad contractual.
De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 del citado estatuto, el Señor Procurador, a través de la Resolución 025 de 2000, efectuó la delegación de la competencia para celebrar contratos y adelantar los procesos de selección contractual en el Secretario General de la Procuraduría, sin límite de cuantía, no delegada en otro servidor público del nivel territorial.
[1] Véase Artículo 2 literal b Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007
[2] Véase Artículo 11 numeral 2 literal x Xxx 80 de 1993
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En este sentido, al estar la ordenación del gasto en cabeza del Secretario General, las diferentes dependencias deben preparar los estudios previos y solicitudes de modificación, adición, prórroga, terminación de contratos, entre otras, para su consideración, quien definirá los procedimientos a seguir en cada caso con el acompañamiento de la Oficina Jurídica, convirtiéndose así las distintas áreas en un apoyo para la adopción de las medidas a que haya lugar por parte de la Secretaría General.
2.3. Inhabilidades e Incompatibilidades
No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la Procuraduría General de la Nación, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8° y 9° de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003 y las adicionadas por los artículos
74 y parágrafo del Art. 19 del Decreto 2474 de 2008 y artículos 0, 0, 0, 0, 00, 00 de la Ley 1474 de 2011.
En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Procuraduría y si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la PGN.
2.4 Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual
ACTIVIDADES O TAREAS | RESPONSABLES |
Elaborar y consolidar el Plan de compras | División Administrativa |
Aprobación del plan de compras | Ordenador del Gasto |
Remisión del formato de necesidad del bien o servicio a la División Administrativa | Jefes de Oficina, Delegados. |
Evaluar el plan de compras y asesorar al Ordenador del Gasto en cuanto a su aplicación | División Administrativa |
Consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx, Elaboración del estudio xx Xxxxxxx | División Administrativa |
Elaboración de Estudios previos | Dependencia interesada en la contratación |
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Revisión de Estudios previos | División Administrativa y Oficina Jurídica |
Elaboración de la Invitación Pública de contratación de Mínima Cuantía | Oficina Jurídica |
Elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones definitivo, avisos de convocatoria | Oficina Jurídica |
Recepción de observaciones o solicitudes de aclaraciones al pliego definitivo y proyectar las respuestas | Dependencias interesadas en el proceso y Oficina Jurídica |
Publicación de documentos en el SECOP | Secretaría General |
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal | División Financiera |
Expedición del certificado de plan de compras | Administrador del plan |
Aprobación de los documentos que se generen en la actividad contractual | Ordenador del gasto |
Recepción de ofertas | División Administrativa |
Designación de los comités asesores para verificar y evaluar las ofertas | Junta de Licitaciones y Adquisiciones |
Verificación y evaluación de las ofertas | Comités Asesores designados |
Presentación de informes de evaluación y verificación | Junta de Licitaciones y Adjudicaciones |
Publicación de informes en el SECOP y en la página WEB institucional | Secretaría General |
Recibo de observaciones al informe de verificación y evaluación y respuesta al mismo. | Comités Asesores |
Entrega de respuestas a la Junta de Licitaciones y adquisiciones | Comités Asesores |
Analizar y aprobar las respuestas entregadas por los comités | Junta de Licitaciones y Adquisiciones |
Asesorar al ordenador del gasto sobre la adjudicación | Junta de Licitaciones y Adquisiciones |
Adjudicación de los procesos contractuales | Ordenador del gasto |
Designación del supervisor | Junta de Licitaciones y Adjudicaciones |
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Elaboración de los contratos resultantes de los procesos contractuales | Oficina Jurídica |
Registro presupuestal del contrato | División Financiera |
Reporte mensual de los contratos elaborados en la Cámara de Comercio | Oficina Jurídica |
Reporte de contratos al sistema Único de información del personal Departamento de la Función Pública (prestación de servicios, asesorías y consultorías).Excepto pasajes, vigilancia, cafetería aseo y fotocopias | Oficina Jurídica |
Publicar el contrato electrónicamente en la Imprenta Nacional en los eventos dispuestos en la norma | Oficina Jurídica |
Envío de comunicación al supervisor, contratista y áreas interesadas en el proceso de la legalización del contrato | Oficina Jurídica |
Suscribir acta de inicio | Supervisor y contratista |
Ejercer la Supervisión y vigilancia de los contratos | Supervisores y/o interventores |
Expedición de actas, informes y Liquidación de los contratos, u actos generados en el transcurso del contrato. | Supervisores y/o interventores |
Publicar en SECOP todos los documentos que se generen en la ejecución del contrato (informes de supervisión, acta de inicio, acta de recibo, acta de liquidación) | Secretaría general |
Trámite de pagos | División Administrativa, División Financiera y supervisores |
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CAPITULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Busca determinar las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de la contratación, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, la extensión, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis xxx xxxxxxx, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos que deben acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad.
Comprende:
3.1. Plan de compras
3.2. Estudios previos
3.3 Certificado de disponibilidad presupuestal
3.1 Plan De Compras
Es el documento que contiene las obras, bienes y servicios que ejecutará la Procuraduría para cumplir con sus finalidades. Su elaboración es una obligación legal, previa planeación de las necesidades de la entidad, la cual está a cargo de la División Administrativa de la Procuraduría y debe ser aprobado por la Secretaría General.
El plan de compras debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de cada año fiscal.
Para adelantar cualquier contratación debe obtenerse el certificado que indique que el bien, obra o servicio se encuentra registrado allí.
3.2. Estudios Previos
Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para el análisis de las necesidades de la entidad y la conveniencia de la futura contratación y la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.
Son elaborados por el área de la Procuraduría que tenga la necesidad que se pretende satisfacer con la celebración del contrato, la cual debe remitirlos a la División Administrativa a fin de dar inicio a los trámites para desarrollar el proceso contractual.
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La Entidad previa apertura del proceso de selección o la firma del contrato, según la modalidad de selección que corresponda, deberá elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos para la ejecución del proyecto.
En los procesos cuyo objeto sea la realización de una obra, se debe contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental.[2]
Deben contener lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, así:
3.2.1 Descripción de la necesidad que la Procuraduría pretende satisfacer con la contratación: El área que requiera la contratación debe describir en los estudios previos las razones que justifican la contratación a desarrollar enmarcada en las funciones que debe cumplir la Procuraduría y el interés general.
3.2.2 Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer la necesidad y ello se logra únicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere, sus especificaciones técnicas, las obligaciones del futuro contratista, el valor y las condiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correcto desarrollo del mismo.
Para la identificación del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales más utilizados en la Procuraduría:
- Contrato de Obra Pública: Es el que celebre la Procuraduría para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 1).
- Contrato de compraventa: Es definido por el Código Civil en su artículo 1849, así: ”El contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero”
- Contrato de Suministro: Contrato por el cual una parte se obliga a realizar prestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarle un precio en dinero.
[2] Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011
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- Contrato de Consultoría: Es el que celebre la Procuraduría referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, y la determinación de su porcentaje. De preferencia se acudirá al anticipo, y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago anticipado, en atención a las Directivas Presidenciales números. 012 de 2002 y 04 del 4 de 2003, las cuales señalan que las entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2)
- Contrato de Prestación de servicios: son los celebrados por la Procuraduría General de la Nación para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad y se celebran con personas naturales cuando tales actividades no puedan realizarse por personal de planta o que requieran de conocimientos especializados (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 3)
El Decreto 2209 de 1998, Artículo 1 señala para los contratos de prestación de servicios sea con personas naturales o jurídicas, que sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
“Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo.
Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del jefe del respectivo órgano, ente o entidad contratante. Esta autorización
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estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar".
De conformidad con la norma expuesta le compete al Jefe de la Entidad acreditar la inexistencia de personal suficiente.
-De acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, y sus características, se escogerá la forma de pago y la periodicidad de los pagos al Contratista.
El Consejo de Estado aclaró los términos de anticipo y pago anticipado señalando que el primero debe entenderse como el primer pago de un contrato que se haya pactado en ejecución sucesiva y para sus gastos iniciales y para el último aquel pago efectuado al contratista respecto de un contrato de ejecución instantánea. Con respecto al anticipo es preciso señalar que se amortiza contra la ejecución del contrato y en el pago anticipado no hay lugar a reintegro pues éste pertenece al contratista.
En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que recibe a título de anticipo en virtud de lo establecido en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, salvo los contratos de menor o mínima cuantía.
El artículo 40 de la Ley 80 de 1993 señala que el monto del pago anticipado o del anticipo pactado, no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, salvo lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, que autoriza la prorroga o adición hasta por el sesenta por ciento (60%) para los contratos de concesión de obra.
3.2.3 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: Los estudios deben precisar la modalidad por la cual se desarrollará la contratación, citando expresamente sus fundamentos legales, esto es Licitación Pública, Selección Abreviada (menor cuantía y subasta inversa), contratación directa, concurso de méritos, menor cuantía.
3.2.4 El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el Concurso de Méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los estudios previos.
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- La dependencia interesada en la contratación debe hacer un análisis xxx xxxxxxx para determinar el presupuesto real de la futura contratación, para lo cual debe sondear el mercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definición que hizo del objeto del contrato y sus especificaciones técnicas, y advirtiendo expresamente que la solicitud es únicamente con el propósito de elaborar un estudio xx xxxxxxx.
- En los estudios previos debe plasmar las variables utilizadas para llegar al presupuesto, por ejemplo, promedios, análisis históricos, actualizaciones con IPC, revisión de procesos similares en la misma entidad, entre otras.
3.2.5 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable: Desde los estudios previos debe indicarse cómo se seleccionará la oferta que más convenga a la entidad.
Para ello, de acuerdo a la Ley 1474 de 2011, artículo 88, tenemos:
"2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
En los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
En los procesos de selección abreviada con subasta inversa y los de selección de mínima cuantía el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.
En los procesos de selección de consultores se hará uso de factores destinados a valorar la mejor calidad. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.
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3.2.6 Tipificación, Estimación, y Asignación de los Riesgos
La tipificación, estimación, y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato.
La tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles se hará de acuerdo al objeto contractual, lo que significa que no hay un modelo predeterminado. La tipificación se entiende como la identificación de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y la ejecución del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimación corresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignación que tiene que ver con quién asume el riesgo: el contratista o la entidad.
En la audiencia de aclaraciones y de análisis de los riesgos asociados al contrato, o en su defecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
El siguiente listado se ofrece como un instrumento de ayuda a los encargados de la elaboración de los estudios previos, soportado en la guía básica presentada por el Consejo Nacional de Política Económica y Social:
Tipo de riesgo | Descripción | Estimación | Distribución | Porcentaj e |
Riesgos Financieros | Consecución de financiación o riesgo de liquidez (dificultad de conseguir recursos financieros ya sea en el xxxxxx xxxxxxxxxx x xx xxxxxxx xx xxxxxxxxx para lograr el objetivo del contrato) y el riesgo de las condiciones financieras términos financieros de dichos recursos como plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones) | |||
Riesgos | Derivados por los cambios de las |
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sociales o políticos | políticas gubernamentales que sean probadas y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato (paros, huelgas, actos terroristas, etc). | |||||
Riesgo Regulatorio | Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afectan el equilibrio contractual (cambio de tarifas, mercados regulados, cambio en los regímenes especiales, designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros | |||||
Riesgo operacionales | Son loa asociados a la operatividad del contrato (posibilidad que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato, extensión del plazo, no obtención del objeto del contrato por procesos inadecuados, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos y técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes. Se trata de estos riesgos, siempre y cuando no sean obligaciones de las partes | |||||
Riesgo Económico | ||||||
Se derivan del comportamiento xxx xxxxxxx, como fluctuación de precios de los insumos, desabastecimiento, especulación, marco cambiario, comportamiento de la moneda, tarifas, | ||||||
Riesgos de la naturaleza | ||||||
Eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes y que tengan impacto en la ejecución del contrato (temblores, inundaciones, lluvias, sequias) | ||||||
MEDIO
20%
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Riesgos ambientales | Obligaciones que emanan de las licencias ambientales, planes de manejo ambiental, condiciones ambientales o ecológicas exigidas, evolución de tasas retributivas, uso del agua. | ||||||
Riesgos tecnológico | |||||||
Eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica.. | |||||||
3.2.7 Exigencia de garantías
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de las mismas.
La Ley 1150 de 2007 dispone la facultad de que los proponentes ofrezcan pólizas de seguro, garantías bancarias y las demás autorizadas para tal efecto.
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las condiciones del Decreto 4828 de 2008, modificado por los Decretos 931, 490 y 2493 de 2009.
El mecanismo de cobertura de riesgo es por regla general indivisible y solo podrá ser dividido en etapas contractuales en los casos contemplados en el artículo 9 del Decreto 4828 de 2008, como es en los contratos de obra, concesión, operación o en aquellos contratos que su objeto contractual se desarrolle por etapas.
3.2.7.1. Eventos que cubren las garantías:
AMPARO | RIESGO | VALOR ASEGURADO | VIGENCIA |
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SERIEDAD DE LA OFERTA | La no suscripción del contrato en las condiciones y términos que dieron lugar a la adjudicación. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas. | Diez por ciento (10%) del valor total del contrato | Igual al plazo previsto para la adjudicación y suscripción del contrato |
BUEN MANEJO DEL ANTICIPO | Falta de inversión del anticipo Uso indebido del anticipo Apropiación indebida. | Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo. | Por el plazo del contrato y el de su liquidación. |
DEVOLUCIÓN DEL PAGO ANTICIPADO | Ausencia de devolución total o parcial por parte del contratista de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar | Por el ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado. | Por el plazo del contrato y el de su liquidación. |
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CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO ESTATAL Y PAGO DE MULTAS Y CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA, CUANDO SE HAYAN PACTADO EN EL CONTRATO | Cubre a la Procuraduría (contratante) de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Comprende el pago del valor de las multas y la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado. | Por el treinta (30%) por ciento del valor total del contrato. No obstante este puede variar teniendo en cuenta el análisis que se haga del objeto del contrato, el plazo de ejecución y el valor del mismo. | Por el plazo del contrato y el de su liquidación. |
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES | Incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato. | Mínimo el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. | Su vigencia debe corresponder al plazo del contrato y tres (3) años más. |
ESTABILIDAD Y CALIDAD DE OBRA | Cubre a la Procuraduría a consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independiente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. | El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. | La vigencia no será inferior a cinco años, salvo que la entidad justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior. |
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CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS | Cubre a la entidad por: Mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos suministrados por el contratista. Incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. | El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. | Este amparo no debe ser inferior al término de las garantías señaladas en la legislación comercial y civil. |
CALIDAD DEL SERVICIO | Cubre a la entidad de los perjuicios ocasionados con posterioridad a la terminación del contrato y que surjan de: Mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría La mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas dentro del contrato. | El valor se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. | La vigencia se determina de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. |
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL | Cubre a la Procuraduría por perjuicios ocasionados por terceros derivados de la responsabilidad civil extracontractual. | El valor de la garantía no podrá ser inferior al cinco (5%) del valor del contrato y no menor a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV) al momento de la expedición de la póliza. | Plazo de ejecución del contrato. |
3.2.7.2 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo
Excepciones | Contratos de empréstito |
Contratos Interadministrativos | |
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Contratos de seguro | |
POTESTATIVO: La Procuraduría podrá o no solicitar la garantía de Seriedad de la oferta en: | Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad (de acuerdo a la naturaleza y el objeto) |
Subasta Inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común utilización - enajenación de bienes | |
Concurso de méritos con propuesta técnica simplificada |
3.3 Cláusula de indemnidad.
En todos los contratos que celebre la Procuraduría se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista.
En los eventos de que no se establezca esta cláusula se deberá sustentar en los estudios previos la razón de su exclusión.
3.4 Otras clases de garantías:
Mecanismo | Parámetros |
Fiducia Mercantil en garantía | Por medio de esta garantía los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer a la Procuraduría General de la Nación un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad fiduciaria, en desarrollo del contrato xx xxxxxxx en garantía, deberá expedir el respectivo certificado de garantía o el documento que haga sus veces. El oferente y/o contratista debe acreditar la constitución de la garantía a través de la copia del respectivo contrato y entregar el certificado de garantía expedido por la sociedad fiduciaria con el lleno de los requisitos señalados por el decreto 4828 de 2008, artículo 20. |
Garantías Bancarias | A través de esta garantía, una institución financiera nacional o extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autónomo, independiente e incondicional de pagar directamente a la Procuraduría, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado, una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la entidad como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones asumidas por el proponente o contratista, ante la presentación del |
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acto administrativo en firme que así lo declara. Serán admisibles garantías bancarias a primer requerimiento: .-Contrato de garantía bancaria. Una entidad bancaria emisora, obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se obliga irrevocablemente con la Procuraduría, en calidad de beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasión de la propuesta , del contrato o de su liquidación surjan para el proponente o el contratista. -Carta de crédito stand by: La entidad emisora, obrando por solicitud y de conformidad con las instrucciones del proponente o contratista, se obliga a garantizar irrevocablemente el pago en dinero de las obligaciones que con ocasión de la propuesta o del contrato surjan para el proponente o contratista. Ese pago lo efectuará el banco emisor contra la entrega de la carta de crédito, acompañada del acto administrativo debidamente ejecutoriado, en el que conste el incumplimiento del proponente o contratista. | |
Endoso en garantía de títulos | Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. El título valor es un derecho en beneficio de una persona, y quien lo suscribe se obliga frente al poseedor del título. El endoso de títulos valores sólo es admisible como garantía de seriedad de la oferta y entre ellos específicamente los certificados de depósito a término, pagarés emitidos por una entidad financiera y los títulos de tesorería (TES). En todos los casos, el oferente o contratista deberá ser el endosatario exclusivo del título valor. Los títulos valores endosados solo podrán ser recibidos por el 70% de su valor, porcentaje que deberá cubrir como mínimo los montos exigidos por la Procuraduría General de la Nación para la garantía de seriedad de la oferta, es decir, el 10% del presupuesto oficial si se tiene que presentar oferta total o el del 10% valor del presupuesto del lote o ítem que corresponda. |
Depósito de dinero en garantía | En este una persona entrega una suma de dinero a una entidad autorizada y vigilada por la Superintendencia Financiera para que lo administre como garantía de una obligación adquirida por el depositante (contratista) en beneficio de un tercero (Procuraduría). |
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3.5 Documentos Adicionales y Complementarios a los Estudios Previos por modalidad de contratación:
MODALIDAD | DOCUMENTOS ADICIONALES |
SELECCIÓN ABREVIADA- SUBASTA INVERSA | Ficha técnica que debe contener como mínimo: Denominación del bien o servicio Denominación técnica del bien o servicio Unidad de medida Descripción general |
CONTRATACION DIRECTA | Acto administrativo que contendrá: Causal que invoca la modalidad Determinación del objeto a contratar. Presupuesto para la contratación. Indicación del lugar donde se podrá consultar los estudios previos, salvo en el caso de Urgencia manifiesta. |
CAPITULO IV
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
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LICITACION
Procesos de selección que impliquen complejidad en la evaluación.
SELECCIÓN ABREVIADA
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
Contratación de menor cuantía
Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
Contratos para la prestación de servicios de salud.
La enajenación de bienes del estado con excepción de aquellos que refiere la ley 222 de 2995
Productos de origen o destinación agropecuarias que se ofrezcan en las bolsas de productos.
Entre otras.
CONCURSO DE MERITOS
Selección de consultores o proyectos
CONTRATACION DIRECTA
Urgencia manifiesta
Contratación de empréstitos
Contratos Interadministrativos
Contratos desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Arrendamiento o adquisición de inmuebles
Entre otros
CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA
Cuando el contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía
ODALIDADES DE SELECCION
M
4.1. LICITACIÓN PÚBLICA
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Es el procedimiento mediante la cual la Procuraduría anuncia públicamente una convocatoria para en igualdad de oportunidades los interesados presenten ofertas y la entidad seleccione la más favorable.
¿Cuándo procede?
- Cuando el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía de la Procuraduría General, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de común utilización y de características técnicas uniformes, evento en el cual se adelantará por el sistema de selección abreviada por subasta inversa.
-Cuando el objeto del contrato involucre además del contrato de consultoría otras obligaciones principales, como por ejemplo, la ejecución de proyectos que incluyan el diseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía.
Las cuantías de contratación son determinadas en cada vigencia por la División Financiera de acuerdo al presupuesto asignado a la Procuraduría.
¿Qué normas regulan esta modalidad?
Está regulada principalmente por el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 (artículo 9) y el Decreto 2474 de 2008, y la Ley 1474 de 2011.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que se adelanten por licitación pública?
Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGN deberá establecer factores de calificación soportados en:
La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones.
Ponderación de elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo- beneficio1
1 Art. 88 de la Ley 1474 de 2011
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Esquema del proceso licitatorio
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4.1.1 Aspectos Específicos de la Licitación Pública
El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica por 10 días hábiles de antelación al acto que ordena su apertura.
Se da apertura al proceso mediante resolución motivada, proyectada por la Oficina Jurídica.
Se debe adelantar audiencia de riesgos una vez proferido el acto o resolución de apertura.
Las adendas (documentos por los cuales se modifica el contenido xxx xxxxxx de condiciones) se deben proferir en un término superior a los tres días hábiles anteriores al cierre del proceso.
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La adjudicación del proceso se debe hacer en audiencia pública y las reglas se definen en el pliego de condiciones. De la audiencia se levanta un acta por el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad.
4.2 SELECCIÓN ABREVIADA
Modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
¿Cuándo procede la selección abreviada?
Las causales para que proceda son:
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades publicas.
La contratación de menor cuantía.
La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud
Declaratoria de desierto del proceso de licitación pública
La enajenación de bienes del Estado
Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas
Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta
Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, entre otros.
La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
4.2.1 SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA
Es la utilizada para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización.
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¿Qué normas rigen la selección abreviada por subasta inversa? Esta modalidad está regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de características técnicas uniformes? Aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.
¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de común utilización? Aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.
¿Se requiere que se den ambas condiciones? Sí. Es decir, los bienes y/o servicios deben ser de características técnicas uniformes y de común utilización.
Se debe tener en cuenta que no se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.2
¿Qué es una Subasta Inversa? Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en la selección abreviada por xxxxxxx? El precio.
¿Cómo puede realizarse la subasta? Hay dos modalidades o formas para realizar la subasta:
2 Artículo 16 Decreto 2474 de 2008.
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Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos.
Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
La Procuraduría tiene los medios para desarrollar las subastas en forma electrónica.
¿Cuáles son las características generales para desarrollar la audiencia de subasta?
Durante la subasta, los proponentes podrán visualizar únicamente la posición de su oferta.
Xxxxxx proponente podrá conocer durante el desarrollo de la subasta la identificación de los otros proponentes que están efectuando lances.
De presentarse dos o más ofertas con el mismo valor, el sistema tomará en primer lugar, la oferta enviada cronológicamente primero.
No se puede ingresar un número mayor al último grabado.
El sistema permitirá mejorar la oferta, cuantas veces sea necesario, dentro del tiempo establecido para la subasta.
El valor de ingreso de la subasta debe incluir el IVA de cada ítem (si hubiere lugar) y los demás impuestos a que haya lugar.
El cierre de la subasta, depende del número de extensiones que esta tenga. Es decir, si faltando cinco (5) minutos para el cierre de la subasta, el sistema recibe una oferta, extiende el cierre de esta subasta en cinco (5) minutos más, y así sucesivamente. La subasta se cierra cuando dejen de ingresar ofertas durante los últimos cinco (5) minutos que faltan para el cierre.
El tiempo programado para la subasta será de treinta minutos, con extensiones automáticas de cinco minutos.
El sistema se refrescará en promedio cada 30 segundos.
El orden de los participantes cambiará de acuerdo con las ofertas que ingresen.
Todos los ingresos o modificaciones de los valores quedarán grabados en el sistema.
El reloj con el que se rige la subasta, es la hora que aparece dentro de la aplicación.
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No hay necesidad de ingresar el precio con signo de pesos ($) o separado por punto, simplemente se ingresa el valor.
En todo caso en el pliego de condiciones del proceso se regulará el desarrollo de la subasta.
4.2.1.1 Aspectos adicionales para esta modalidad:
A. Los estudios previos deberán contener además de los requisitos generales establecidos en el Decreto 2474 de 2008, analizados en el Capitulo III del presente documento, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, que deberá contener como mínimo:
-Denominación del bien o servicio
-Denominación técnica del bien o servicio
-Unidad de medida.
-Descripción general.
B. El pliego de condiciones deberá:3
Definir reglas para el desarrollo de la subasta
Indicar si la subasta se realizará por ítems o por lotes
Señalar los requisitos habilitantes que serán objeto de verificación
La PGN ampliará el plazo y procedimiento a seguir en caso de resultar un solo oferente habilitado (Decreto 2474 de 2008, artículo 22, inciso 3 y parágrafo). Durante esta ampliación sólo podrán presentar documentación, aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta. Si vencido el plazo, no se alcanza la pluralidad de oferentes, la PGN adjudicará el proceso de selección abreviada con subasta inversa electrónica al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado.
Establecer márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.
Señalar que la propuesta inicial de precio solo será abierta al momento de inicio de la puja.
Se deberá señalar el decremento mínimo para cada proceso.
3 Adicionales a los que se detallan en el presente capitulo.
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Esquema Selección Abreviada Con Subasta
4.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CONTRATACION DE MENOR CUANTIA
Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en la ley en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artículo 2 Ley 1150 de 2007). En la Procuraduría este ejercicio lo hace la División Financiera.
¿Cuándo Procede?
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Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuantía de la Procuraduría para la vigencia fiscal.
Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de la Entidad.
Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto. Si la entidad decide no adelantar un nuevo proceso de licitación, se iniciará el proceso de menor cuantía dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, y en este caso se puede publicar directamente el pliego de condiciones definitivo.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto 2025 de 2009.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que se adelanten por selección abreviada de menor cuantía?
Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGN deberá establecer factores de calificación soportados en la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones.
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Esquema de la selección abreviada para la contratación de menor cuantía
4.2.2.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Selección Abreviada De Menor Cuantía
1. El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso.
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2. Si bien la norma4 prevé que se haga una manifestación de interés por parte de los interesados en participar, y la posibilidad de realizar un sorteo entre quienes manifestaron su interés5, a fin de determinar la lista de participantes, la Procuraduría NO realizará sorteo en ningún evento, por lo cual en los procesos que adelante, no requerirá manifestación de interés.
3. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.
4. El informe de evaluación de las ofertas debe publicarse por tres (3) días hábiles en el SECOP.
5. La adjudicación NO se realiza en audiencia pública sino en acta motivada, que realiza el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad, en la cual se incluyen las respuestas a las observaciones presentadas por los interesados al informe de evaluación.
Otra modalidad de selección abreviada utilizada eventualmente por la entidad es la enajenación de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007).
Los Decretos 4444, 4637 de 2008 y 3297 de 2009 reglamentaron lo relativo a la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales regidas por el estatuto de contratación publica, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La Procuraduría por su parte, reglamentó el procedimiento de la enajenación de bienes muebles e inmuebles a través de la Resolución No 322 del 2 de octubre de 2009.
4.3. CONCURSO DE MERITOS
Se trata de una modalidad de selección de consultores o proyectos.
4 Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
5 Si su número fue superior a 10.
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Consultoría
Procesos de Arquitectura
Selección de intermediarios de seguros
Objeto Complejo
CONCURSO DE MERITOS
.
¿Cuándo procede el concurso de méritos?
Esta modalidad se usa para la contratación de:
1. Servicios de consultoría:
- Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.
- Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos.
- Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
- Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos.
- Dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.
2. Proyectos de arquitectura.
¿Cómo se desarrolla un concurso?
Hay dos clases de concursos:
1. Concurso abierto.
2. Con Precalificación.
¿Qué es precalificar? Es conformar una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de selección. Esto se puede surtir a través de:
a. Conformación de una lista corta: si es para un solo proceso de selección.
b. Utilización de lista multiusos: si es para varios concursos de méritos.
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La conformación de listas es una etapa previa al proceso del concurso.
¿Cómo deben presentar las propuestas los proponentes?
- Si la entidad suministra la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.
- Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que se adelanten por concurso? Se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. Se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.6
4.3.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Concurso De Méritos
- No es necesario publicar el detalle del análisis que soporta el valor estimado del contrato.
- El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta técnica simplificada, y diez (10) días hábiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta técnica detallada.
6 Art. 5 numeral 4 Ley 1150 de 2007
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- El pliego de condiciones debe incluir un Anexo de requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar.
Este anexo debe contener:
* Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.
* La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
* El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.
* El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.
* La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.
- El pliego de condiciones debe incluir los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos.
- El pliego de condiciones debe incluir el término para presentar propuestas se cuenta a partir de la expedición del acta administrativo de apertura.7
- La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a Contratar.8
- La Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad designa un comité asesor conformado por un número impar y plural de personas idóneas. Este comité asesorará a la entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos,
7 Artículo 66 Decreto 2474 de 2008.
8 Incluye: Remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso,
sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.; Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones; Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor; Gastos de administración.; Utilidades del consultor.; Gastos contingentes. (Art. 70 Decreto 2474 de 2008).
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en la evaluación y calificación de Ias ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.
- La apertura del proceso de concurso se ordena mediante Resolución motivada, con los requisitos establecidos en el artículo 66 del Decreto 2474 de 2008. Si se hace uso de precalificación sólo se puede expedir este acto una vez esté en firme la lista corta o lista multiusos, según el caso.
- Si se hizo uso de precalificación, una vez expedido el acto de apertura se remite carta de invitación a presentar propuestas a los integrantes de la lista corta o lista multiusos, según el caso.
- El informe de evaluación de ofertas sólo puede ser trasladado por un término de máximo tres (3) días hábiles.
-Los contratos de interventoria podrán prorrogarse en proporción al tiempo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia, se ajustara de manera proporcional al del contrato inicial
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Esquema concurso De Meritos
4.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
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Es una modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista mediante la confrontación de propuestas para obtener la más favorable a la entidad.
4.4.1 Aspectos de la contratación directa:
1. Partidas o disponibilidades presupuestales respectivas.
2. Análisis de la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y autorizaciones y aprobaciones para ello.
3. Estudios, diseños y proyectos requeridos: Consta de los estudios y documentos previos.
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero, del artículo 77 del Decreto 2474 de 2008, no se requerirá estudios previos para el caso de urgencia manifiesta.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto 2474 de 2008.
¿Cuándo procede esta modalidad?
1. Urgencia Manifiesta. Procede cuando:
la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro
cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepción;
cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas
El acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, hará las veces del acto de justificación y no se necesita de estudios previos
Una vez celebrado el contrato motivado resultante de la urgencia manifiesta, deberá enviarse al organismo que ejerce el control fiscal, así como el acto administrativo que lo declaro y expediente que contiene los antecedentes precontractuales y contractuales.
2. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere
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el caso y de conformidad con lo dispuesto en por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.
3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Contratación que es celebrada por una determinada persona que realiza una actividad científica y tecnológica prevista y definida en el artículo 2º del Decreto 591 de 1991.
4. Cuando no exista la pluralidad de oferentes en el mercado.
Se entiende que no existe pluralidad de oferentes:
o Cuando no existe más de una persona inscrita en el RUP-
o Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley.
5. Contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos.
Para la prestación de servicios profesionales la Procuraduría podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Se procederá de igual forma para la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la entidad, los que sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.
Trabajos Artísticos: Aquellos trabajos que sólo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico.(…)”.
6. Arrendamiento o adquisición de inmuebles: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 3576 de 2009, la entidad podrá adquirir bienes inmuebles en arrendamiento mediante negociación directa, previas las autorizaciones a que haya lugar.
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Estructura de la modalidad de Contratación Directa
4.5. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.
¿Cuándo procede?
En los eventos de adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Procuraduría General, independientemente de su objeto.
La dependencia interesada en la contratación determinará la necesidad de la contratación, para lo cual elaborará el estudio previo, contentivo de la descripción de la necesidad y del objeto,las condiciones técnicas, valor estimativo del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal.
4.5.1 Aspectos específicos de la modalidad
- El único factor de ponderación es el precio
- No son obligatorias las garantías
- No se requiere la inscripción en el RUP
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada por la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011.
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Esquema Mínima cuantía
4.6 OTRAS FORMAS DE CONTRATACION: CONVENIOS, ACUERDOS DE COOPERACION, ACTAS DE ENTENDIMIENTO, O SIMILARES:
Se entiende por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba la Procuraduría General de la Nación con entidades públicas, privadas o de naturaleza mixta, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes.
¿Qué acuerdos se tienen incluidos dentro este concepto?
Los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho internacional, los convenios de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, los memorandos de entendimiento, los convenios marco de colaboración, los convenios interadministrativos, las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que reúna las calidades establecidas, independientemente de la nominación que adopten.
La Ley 1150 de 2007, estableció nueva regulación sobre el tema, indicando que los convenios financiados con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los procedimientos y reglamentos de tales organismos, en los siguientes eventos:
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Por financiación de forma total del organismo internacional
Por financiación con fondos del organismo internacional en sumas iguales o superiores al cincuenta (50%)
Los recursos de contrapartida que se encuentren vinculados a estas operaciones.
Los contratos o convenios no contemplados anteriormente y que se celebren con recursos públicos deberán someterse a los procedimientos del Estatuto general de contratación de la Administración Pública.
Esquema- CONVENIOS
Área o dependencia interesada en la celebración del convenio.
ENVIA
FIN DEL PROCESO
Estudios previos, acreditación de la representación, Acta de intención de la parte conveniente, CDP (si existiere recursos presupuestales)
SUSCRIBE
Procurador General de la Nación
OFICINA JURIDICA
ENVIA
Revisa y proyecta el convenio.
NOTA: En el evento que los convenios sean firmados con organismos internacionales la Coordinación de Relaciones Internacionales de la Procuraduría concertará con las dependencias internas las actividades a desarrollar, conforme a la Resolución No. 222 de 2001.
4.7. Documentos comunes de las diferentes modalidades de selección:
4.7.1 El pliego de Condiciones
¿Qué es el pliego?
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El pliego de condiciones corresponde a un acto administrativo de carácter general, mediante el cual la Procuraduría establece las reglas claras y justas para determinar las necesidades que pretende satisfacer y el procedimiento para que, en virtud de los principios que rigen la contratación pública, y los requisitos y criterios ponderables, presenten ofertas y la administración pueda escoger en forma objetiva la oferta mas favorable.
¿Quién lo elabora?
La Oficina Jurídica de la Procuraduría elabora pliegos de condiciones para los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, con el fin de dar a conocer a los interesados las condiciones y requerimientos para poder participar en los diferentes procesos que adelante la Procuraduría General de la Nación. Se elaboran con base en los estudios previos.
Por considerarse que los pliegos de condiciones son ley para las partes debe incorporarse aspectos relacionados con la reglamentación del proceso de selección y las futuras cláusulas contractuales.
Para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La descripción técnica, detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.
- Se incluirán los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurídica, la experiencia probable y acreditada, la capacidad financiera, capacidad técnica, y de organización, según el tipo de contrato a celebrar.
En cuanto a la capacidad jurídica se de incluir la inscripción en el Registro de Proponentes, teniendo en cuenta la clasificación como Constructor, Consultor y/o Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes, de
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acuerdo con los contratos ejecutados y la capacidad residual en virtud de lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1464 de 2010.
- La inscripción del Registro Único Tributario RUT, en el que indique a qué régimen pertenece.
- Las causales que generarían el rechazo de las propuestas, teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, o la declaratoria de desierto del proceso.
- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.
- El presupuesto oficial.
- Los requisitos de evaluación que otorguen puntaje, con la descripción clara de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán, y las reglas de desempate.
El menor plazo podrá ser objeto de ponderación en todos los contratos, a excepción de los procesos de obra.
La calidad es un factor técnico pero no es el único, pueden incorporarse factores adicionales al de calidad que resulten necesarios, adecuados o razonables al objeto; igualmente pueden incorporarse factores económicos adicionales al precio, todo bajo ponderación objetiva.
En los procesos de selección abreviada de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, la oferta mas favorable será aquella que ajustada al pliego de condiciones obtenga el mayor puntaje, teniendo en cuenta el menor precio, dada la naturaleza del objeto.
En los procesos de concurso de méritos, la oferta mas favorable será la que obtenga mayor puntaje teniendo en cuenta los aspectos técnicos y el precio no se puede incluir como factor de ponderación.
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En los procesos de prestación de servicios se puede valorar la experiencia específica del proponente, la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
En todos los procesos, a excepción de la selección abreviada por subasta inversa, se debe incluir como factor de evaluación la ponderación del factor de estímulo a la industria nacional, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 816 de 2003.
En los casos en que la Procuraduría evalúe las ofertas y estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al proponente para que rinda explicación sobre las razones del valor ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador del proceso recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta.
- La tipificación, estimación y asignación de riesgos, indicando si hay lugar a una audiencia para su determinación en el evento en que ésta última sea solicitada por los participantes en el proceso. En el proceso de selección por Licitación Pública, se debe adelantar una audiencia de aclaración xxx xxxxxx de condiciones, en la que igualmente se pueden estudiar los riesgos de la contratación respectiva.
- El lugar donde se debe hacer entrega de las propuestas.
- El plazo razonable para los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas, y para solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen necesarias.
- El plazo para la adjudicación y firma del contrato.
- La minuta del contrato a celebrar.
- Los anexos que se requieran.
- El cronograma del proceso.
- Para efecto de los factores de desempate en la puntuación de dos o más ofertas que queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se deben indicar claramente las reglas a adoptar.
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- El pliego de condiciones precisará las condiciones de costo y de calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto.
- No se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de responsabilidad derivadas de datos, informes y documentos que se suministren.
La publicación del proyecto de pliegos de condiciones no genera obligación para la Procuraduría de dar apertura al proceso de selección.
Los proyectos deben publicarse con los estudios previos que sirvieron de base para su elaboración. La Procuraduría publicará las razones por las cuales acoge o rechaza las observaciones a tales proyectos.
4.7.2 Aviso de convocatoria pública (Aplica para Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada).
Deberán contener la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico y electrónico donde puede consultarse el proyecto xx xxxxxx de condiciones y los estudios y documentos previos.
Es elaborado por la Oficina Jurídica de la Procuraduría.
4.2.3 Acto administrativo de apertura del proceso de selección (Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada).
Los actos administrativos deben contener:
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4.7.3 Documentos de la contratación que se deben publicar en el Portal de Contratación
Dando cumplimiento al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y para garantizar la publicidad del proceso contractual, el Gobierno Nacional desarrolló el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP.
El Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 establece que las Entidades serán responsables de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
-Excepciones a la publicación de documentos en el SECOP
La adquisición o suministro de bienes o servicios de características uniformes y de común utilización que se efectué mediante el procedimiento de Bolsa de Productos. Salvo los que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos.
Selección de enajenación de bienes del estado a que se refiere el literal e del articulo 2, num 2 de la Ley 1150 de 2007.
La celebración de contratos para la prestación de salud
Productos de origen o destinación agropecuarios.
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Contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas.
Actos derivados de los procesos de selección cuando su valor sea inferior a la diez (10%) de la menor cuantía.
4.7.4. Suspensión de los procesos de selección que se desarrollen a través de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.
El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo motivado en el cual se establecerá el plazo de la suspensión, siempre que a juicio de la Procuraduría se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, lo cual se señalará en el acto citado.
4.7.5 Revocatoria del acto de apertura
La Procuraduría General de la Nación, revocara el acto administrativo que ordeno la apertura del proceso de selección en los siguientes eventos:
Si se presenta durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 69 del código contencioso administrativo (causales de revocatoria directa).
Manifiesta oposición a la Ley y a la constitución No esté conforme con el interés público o social Agravio injustificado a una persona.
Cuando la modificación de los elementos mínimos que integran los estudios y documentos previos impliquen cambios fundamentales en los mismos.
4.7.6 Revocatoria del Acto de adjudicación
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.
-Excepción:
1. Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad dentro de la adjudicación y la suscripción del contrato.
2. Cuando se demuestre que el acto de adjudicación se obtuvo por medios ilegales.
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4.7.7 Declaratoria Desierta
Procederá por:
La declaratoria de desierta se declarará en acto administrativo en el que se señalaran en forma expresa y detallada las razones que han conllevado tal decisión
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CAPITULO V CONDICIONES CONTRACTUALES
Aspectos generales en el desarrollo del contrato:
5.1 Plazo del contrato
El plazo es un elemento para la exigibilidad de la obligación y para determinar el momento a partir del cual se cumple oportunamente o se incumple la obligación. Debe ser señalado desde los estudios previos.
5.2. Vigencia
La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado el contrato y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final. Término que tiene la administración para hacer uso de sus poderes excepcionales.
5.3. Aprobación de la garantía de cumplimiento
Antes de iniciar la ejecución del contrato, el ordenador del gasto aprobará la garantía mediante firma de la póliza, siempre y cuando reúna todos los requisitos y condiciones legales y reglamentarias, así como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia establecido para cada caso.
5.4. Suspensión
La suspensión de la ejecución del contrato se hará constar por las partes y el supervisor o interventor del contrato, en un Acta, con indicación de los motivos que llevaron a la misma. Deberá constar también la fecha del inicio de la suspensión, así como la fecha de la reanudación de la ejecución del contrato. El contratista deberá solicitar a la compañía de Seguros que expidió la garantía única del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos amparados, conforme al Acta.
5.5. Prórrogas
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La prórroga del contrato será aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto del Interventor o supervisor del contrato.
La prórroga, adición o la modificación del mismo sólo se podrá realizar durante el desarrollo del contrato y antes del vencimiento del plazo.
Se dará por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Procuraduría, se requiera en atención a los fines estatales.
La prórroga y/o la adición, darán lugar a la modificación de la vigencia de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato.
5.7. Supervisión
¿QUE ES LA SUPERVISION?
Se refiere a la gestión de los supervisores e interventores en cuanto a la parte técnica, administrativa, contable, financiera y jurídica del contrato.
La supervisión será ejercida por un funcionario de la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados y la interventoría por una persona natural o jurídica contratada para tal fincuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifique de acuerdo a la naturaleza del contrato principal9.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.
¿Cuáles son los elementos de la Supervisoría o interventoría?
9 Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
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Conocimiento
Apoyo a la Administración
Compromiso Colaboración
Capacidad de interlocución
Acceso a la labor del contratista
¿Cuáles son los propósitos de la SUPERVISORIA O INTERVENTORÍA
Asegurar la calidad de los trabajos, y el cumplimiento de las metas contractuales. Velar por la mitigación del impacto ambiental que causará la ejecución de los trabajos en el entorno.
Velar porque las partes suscriptoras del contrato cumplan con las exigencias de índole legal y reglamentaria del mismo.
Proteger la moralidad administrativa y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
¿Cuáles son sus funciones?
1. Los supervisores o interventores deberán ejecutar las actividades administrativas, técnicas, financieras, contables y jurídicas que determine el gobierno mediante reglamento así como las establecidas en las resoluciones 340 de 2001 y 382 de 2005 de la entidad.
2. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización y la suscripción de las actas con ocasión a la ejecución del contrato.
3. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos amparados de la garantía única.
4. Controlar que el contratista cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes parafiscales, cuando a ello haya lugar.
5. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo.
6. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato que se cumplan a cabalidad las normas técnicas de acuerdo con el objeto del contrato, la existencia de los permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes si es del caso.
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7. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos asignados para la ejecución del objeto.
8. Verificar la apertura de la fiducia, el manejo de las misma, el pago de los rendimientos financieros a que haya lugar.
9. El supervisor deberá resolver oportunamente y previa aprobación del ordenador del gasto, circunstancias tales como:
Ajustes de diseños y procedimientos constructivos que se requieran (contratos de obra).
Aspectos sin definir o ambigüedades en las especificaciones técnicas de Construcción, (contratos de obra).
Entrega tardía o ausencia de diseños, documentos o información que afecte la iniciación, desarrollo o continuidad de actividades.
Inconsistencias encontradas en los planos que afecten una actividad en ejecución.
Falta, entrega tardía o suministro incompleto de materiales, insumos o consumibles requeridos para la ejecución de las actividades.
Deficiencias en equipos o materiales que afecten los rendimientos programados.
Trabajos rechazados por mala calidad.
10. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio y serán responsables por mantener informada a la Procuraduría de los hechos o actos que puedan constituir actos de corrupción, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
11. Avisar al ordenador del gasto y a la oficina Jurídica sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes.
12. Presentar a la finalización del contrato el informe del balance final de ejecución del contrato, y proyectar el acta de liquidación respectiva.
¿Qué normas regulan este concepto?
La supervisión y la interventoría están reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1450 de 2011, Ley 734 de 2002 y las Resoluciones Internas
Nos. 340 del 14 de noviembre de 2001 y 382 del 14 de octubre de 2005 y lo estipulado en el presente manual.
5.7.1. Interventores externos o contratistas
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Las personas naturales o jurídicas que ejerzan interventoría de contratos estatales, son considerados para efectos penales como particulares en ejercicio de funciones públicas y sometidos al mismo régimen consagrado para los servidores públicos.
Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, disciplinaria y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fuere imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades10.
5.8 Solución de las controversias contractuales
La PROCURADURIA tratará de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual.
Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción.
No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos de la PROCURADURIA, ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato.
En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993.
5.9 Sanciones en la ejecución contractual.
Hay tres (3) modalidades de sanciones contractuales, de acuerdo a su naturaleza y efectos jurídicos: sanciones coercitivas, pecuniarias y resolutorias.
10 Artículo 82 ley 1474 de 2011.
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Consiste en una estipulación fijada por las partes de manera anticipada del valor de la indemnización correspondiente al incumplimiento de las obligaciones por alguna de las partes.
PENAL:
CLAUSULA
Sanciones Pecuniarias.
SANCIONES
Sanciones Coercitivas.
MULTAS: Cumplen una función compulsiva o de apremio orientada a la oportuna y cabal ejecución del objeto contratado.
Las multas persiguen sancionar el incumplimiento parcial o la xxxx sin valorar los perjuicios.
Sanciones Resolutorias.
CADUCIDAD.
Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a la paralización, la entidad por medio de acto administrativo lo dará por terminado y ordenara su liquidación.
- En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba la PROCURADURIA tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.
- Si hay incumplimiento de obligaciones del contratista la Procuraduría podrá hacer exigible la cláusula penal.
Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.
La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.
- Si iniciada la ejecución del contrato, el contratista incumple la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de obtener su renovación o de restablecer su valor o de
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aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo.
5.9.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓNES:
Esquema- Imposición de sanción
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | OPORTUNIDAD |
Verificar el hecho que genera el incumplimiento | Supervisor o Interventor | Gestión permanente de vigilancia |
Informar a la Oficina Jurídica y al ordenador del gasto | Supervisor o Interventor | Inmediato |
En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera. | Oficina Jurídica - Ordenador del gasto o su delegado | Inmediato |
En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. | Oficina Jurídica - Ordenador del gasto o su delegado | Audiencia |
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La entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia. Términos establecidos en los artículos 44 y 45 del CCA | Oficina Jurídica - Ordenador del gasto o su delegado | Audiencia |
En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. Al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. | Ordenador del gasto | Audiencia |
La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento. | Ordenador del gasto | Audiencia |
- Para la imposición de multas a los contratistas, debe concurrir circunstancias como:
1. El plazo del contrato se encuentre vigente
2. La Procuraduría General de la Nación no puede encontrarse en xxxx de las obligaciones contraídas.
- De conformidad con lo establecido en el Art. 8 del Decreto No. 2474 de 2008, se publicará en el SECOP, a través del portal único de contratación, la información correspondiente a la multa impuesta al contratista.
- La Procuraduría informará a la cámara de comercio las multas impuestas o las declaratorias de incumplimiento conforme a lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.
5.9.2 Esquema- Reclamación Ante La Compañía Aseguradora
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Caducidad Multas Incumplimientos
(Debido proceso, Derechos de defensa y contradicción
INICIO
Compañía ASEGURA XXXX
(1 mes, para)
La PGN, profiere Acto Administrativo que declara el incumplimiento y cuantifica la perdida (hace efectiva la cláusula penal) (Acto administrativo susceptible de recurso de reposición)
Envía a la Compañía Aseguradora Reclamación formal
Acto Administrativo debidamente ejecutoriado
Garantía o póliza
Documentos soportes
A.- PAGO
Dinero
Reposición,
reemplazo o reconstrucción
Nota: En la contratación estatal las aseguradoras no pueden oponerse al merito ejecutivo (*)
FIN
FIN
(*)Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, exp. 05001 23 31 000 2000 01720(24609) de
2009)
5.10. Liquidación del Contrato.
El Interventor o el Supervisor del contrato, dentro del término establecido, proyectará el acta de liquidación, con sus respectivos soportes contractuales, la extensión de las garantías para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, certificación de cumplimiento de los aportes parafiscales de conformidad con lo señalado en la Ley 789 de 2002, entre otras, para la firma del contratista y el ordenador del gasto.
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En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
La liquidación procede en los contratos de tracto sucesivo, aunque se puede pactar en todo tipo de contratos.
Puede ser:
- Liquidación de Común Acuerdo. Si ambas partes participan en la liquidación
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las partes pactan el plazo de liquidación.
- Liquidación Unilateral
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la PROCURADURIA, tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato.11
11 Artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, modificado artículo
217 del Decreto Ley 19 de 2012
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CAPITULO VI
RESPONSABILIDADES DERIVADAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
6.1 Contractual
Los servidores públicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuación y su conducta.
6.2 Penal
Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como delito en el código penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusión, el cohecho, la celebración indebida de contratos, el trafico de influencias, el enriquecimiento ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad ,entre otras.
Son conductas constitutivas de hechos punibles:
Violación del régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando exista interés ilícito en la celebración de contratos.
Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación.
6.3. Disciplinaria
Afecta directamente la imagen del funcionario, su investidura. Este tipo de responsabilidad enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de la falta.
6.4. Pecuniaria
Corresponde a la responsabilidad del funcionario frente a la administración y frente al particular por los perjuicios causados con su actuación en desarrollo de la actividad administrativa que tiene a su cargo. Existe afectación al patrimonio del funcionario.
6.5. Fiscal
Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa en su gestión fiscal.