Tabla de contenido

La contratación del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, en adelante ICETEX, se rige por las disposiciones normativas que integran el derecho privado colombiano al así establecerlo el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 8 de la Ley 1002 de 2005. El objetivo del presente Manual es disciplinar el desarrollo de su gestión contractual con arreglo a los principios allí establecidos.

El presente Manual debe leerse en conjunto con sus anexos, a saber:

- Anexo 1. Definiciones

- Anexo 2. Instancias de intervención

- Anexo 3. Xxxxxxx xx xxxxxxxxx

- Xxxxx 0. Reglas para la supervisión contractual

1.2 Naturaleza jurídica y régimen jurídico

1.2.1. Naturaleza jurídica.

El ICETEX, por virtud de lo señalado en los artículos 1 y 2 de la Ley 1002 de 2005, y el artículo 1.2.2.1. del Decreto 1075 de 2015, es una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, y sometida, en lo pertinente, a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.2.2. Régimen jurídico de los actos y contratos.

De conformidad con lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 8 de la Ley 1002 de 2005, el régimen legal de la contratación del ICETEX corresponde al de Derecho Privado.

Lo anterior, sin perjuicio que, de conformidad con lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, durante su actividad contractual el ICETEX se encuentra sujeto a los principios propios de la función administrativa y de la gestión fiscal, así como a la observancia del régimen legal y constitucional de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado.

En ese contexto, el presente Manual incorpora reglas para la materialización de dichos principios, así como para la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

Nota 1: Ante la ausencia de normas expresamente aplicables a la situación, se solucionará el vacío mediante la aplicación motivada de los principios generales a que alude el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 en conjunto con las reglas pertinentes contenidas en el Derecho Privado. En ningún caso se aplicarán las normas del régimen de contratación pública, salvo que haya remisión expresa.

De evidenciarse una contradicción entre una disposición contenida en un documento proferido por la entidad con ocasión del trámite de una modalidad de selección, y lo previsto en el Manual de Contratación, prevalecerán las disposiciones de este último. Los partícipes de la actividad contractual del ICETEX, por el solo hecho de haber presentado su oferta mercantil, entienden y aceptan que las reglas previstas en el presente Manual regulan las condiciones de la contratación.

Nota 2: En observancia del régimen contractual de Derecho Privado del ICETEX, los documentos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, en adelante - CCE:

a. Solo serán de obligatoria observancia cuando quiera que se trate de instrumentos adoptados mediante acto administrativo y cuyo contenido sea aplicable a entidades con régimen especial de contratación;

b. Los demás instrumentos servirán de criterio auxiliar de interpretación para orientar la gestión de contratación de la entidad.

1.3 Ámbito de aplicación y naturaleza de la gestión contractual

El ICETEX, podrá gestionar la adquisición de cualquier categoría de bienes, obras o servicios y la celebración de todo tipo de contratos, ya sea que los mismos se encuentren nominados o tipificados en el Derecho Privado o en normativas especiales, o que surjan del libre ejercicio de la autonomía de la voluntad privada.

Los contratos a que alude el presente Manual no comprenden los convenios o alianzas u otro tipo de acuerdos por virtud de los cuales el ICETEX, en conjunto con una o varias personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado, aúnan esfuerzos, participan o coadyuvan desde sus misionalidades, para, de manera coordinada, satisfacer una finalidad social o de índole estratégico. Tampoco comprenden los contratos estratégicos que celebra el ICETEX, dada su naturaleza de entidad financiera y en cumplimiento de sus funciones. Este tipo de convenciones se regulará integralmente por las “Políticas de Celebración y Ejecución de Acuerdos Estratégicos”, de conformidad con el ámbito de aplicación que allí se define.

1.4 Excepciones al ámbito de aplicación del Manual

Se constituyen en excepciones a la aplicación del presente Manual las actividades encaminadas a celebrar los acuerdos determinados en las “Políticas de Celebración y Ejecución de Acuerdos Estratégicos”, por lo que todo instrumento convencional, independientemente de su nombre, que no se encuentre incluido en tal documento, deberá entenderse gobernado por el presente Manual.

Igualmente, el presente Manual no cobija todos aquellos actos, negocios, convenios o contratos que se encuentren regulados específicamente por un Acuerdo proferido por la Junta Directiva del ICETEX.

Tampoco estarán cubiertos por el ámbito de aplicación del Manual, lo siguiente:

Pagos que tengan carácter obligatorio o impositivo

a) Impuestos o valorizaciones.

b) Gastos notariales.

c) Registro y beneficencia.

d) Pagos de cuotas de administración.

e) Servicios públicos.

f) Pagos de honorarios en Tribunales de

Arbitramento.

g) Gastos judiciales.

h) Pago de inscripción, matricula o costo de participación en seminarios, conferencias, congresos, ferias, capacitaciones o eventos similares, en Colombia o en el exterior, que sean ofrecidos en condiciones uniformes al público en general.

i) Los demás gastos a cargo

del ICETEX que ostenten igual o similar naturaleza.

Contribuciones obligatorias a otras entidades

a) La Superintendencia Financiera de Colombia.

b) La Contraloría General de la República.

c) La Bolsa de Valores de Colombia;

d) El Autorregulador xxx Xxxxxxx de Valores de Colombia AMV.

e) Lo demás gastos a cargo del ICETEX que ostenten igual o

similar naturaleza.

1.5 Naturaleza jurídica de las modalidades de selección

El ICETEX comunicará o publicará, en los términos establecidos en el presente Manual, INVITACIONES A OFERTAR, dirigidas a sujetos determinados o indeterminados, para que los interesados presenten sus propuestas de contratación de conformidad con las reglas señaladas en cada certamen.

En consecuencia, en tanto las invitaciones a ofertar no son una oferta de contrato, el ICETEX tan sólo estará en el deber de estudiar los ofrecimientos, sin que le resulte obligatorio aceptar alguna de las ofertas presentadas, pudiendo, abstenerse de aceptar oferta y celebrar el contrato cuando medien circunstancias objetivas y de interés público que justifiquen dicha decisión.

En aplicación del principio de buena fe precontractual, de optarse por la aceptación de una oferta mercantil, dicha decisión tendrá como motivación la estricta aplicación de las reglas de habilitación y calificación previstas en los respectivos términos de referencia o su documento equivalente, en desarrollo de lo previsto en el presente Manual.

NOTA: De acuerdo con el Anexo 1 – Definiciones se entenderá por oferta mercantil, en los términos del artículo 845 del Código de Comercio, el proyecto de negocio jurídico que una persona le formule y comunique al ICETEX. La oferta mercantil contendrá los elementos esenciales del negocio, y se entenderá, por el hecho de su presentación oportuna, que quién la presentó tiene la intención sería de obligarse para con el ICETEX en el evento en que esta opte por su aceptación.

1.6 Estructura orgánica del ICETEX.

La estructura orgánica del ICETEX es la establecida en el Decreto 380 de 2007, o la norma que lo modifique o sustituya.

2. Principios jurídicos aplicables a la contratación del ICETEX.

De conformidad con lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, en el desarrollo de su actividad contractual, el ICETEX aplicará los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, así como los criterios de sostenibilidad (Principios de Pacto Global, Objetivos de Desarrollo Sostenible y los Principios de Responsabilidad Social), según el alcance que se establece a continuación:

2.1. Por virtud del principio de igualdad:

El ICETEX le dará el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento.

2.2. Por virtud del principio de moralidad:

Los intervinientes en la actividad contractual a que alude el presente instrumento actuarán con rectitud, lealtad y honestidad.

ICETEX como entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, en cumplimiento del marco regulatorio aplicable en el manual SARLAFT desarrollará las siguientes actividades relacionadas con el conocimiento de los contratistas en materia xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo:

a. Llevar a cabo el debido conocimiento de sus contratistas mediante la solicitud de diligenciamiento y revisión de los formularios destinados para el efecto.

b. Realizar la consulta de los contratistas en listas de control previa a la firma del contrato.

c. Si durante la ejecución del contrato la persona llegare a presentar alguna investigación de cualquier tipo relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, o fuese incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de Naciones Unidas- ONU, listas de la Unión Europea – UE y listas de la OFAC), el ICETEX tendrá derecho de terminar unilateralmente el contrato sin que por este hecho, esté obligado a indemnizar.

d. En observancia de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, el ICETEX llevará a cabo medidas de debida diligencia que permitan identificar los beneficiarios finales, teniendo en cuenta los criterios previstos en la normatividad y las instrucciones que le sean impartidas por las autoridades competentes.

e. En observancia de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, el ICETEX implementará Programas de Transparencia y Ética Pública con el fin de promover la cultura de la legalidad.

f. En observancia de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 2195 de 2022, los contratistas del ICETEX donde participen tanto personas naturales como jurídicas obligadas a llevar contabilidad y que ejecuten recursos públicos, deberán registrar en su contabilidad, bien sea, por centro de costo o de manera individualizada cada contrato, de forma que permita al Estado verificar la ejecución y aplicación de los recursos públicos de cada uno de ellos, como práctica de transparencia y de buen gobierno corporativo.

2.3. Por virtud del principio de eficacia:

Los intervinientes en la actividad contractual a que alude el presente instrumento removerán cualquier obstáculo puramente formal, en procura del logro de los objetivos que se pretenden cumplir con la gestión del respectivo contrato.

2.4. Por virtud del principio de economía:

Los intervinientes dentro de la gestión de la actividad contractual del ICETEX deberán proceder con austeridad y eficiencia.

2.5. Por virtud del principio de celeridad:

La gestión de la contratación será adelantada con diligencia, en procura de su oportuna celebración y ejecución. En desarrollo de lo anterior:

a. El ICETEX impulsará oficiosamente las modalidades de selección.

b. Se usarán las tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo de la gestión contractual del ICETEX, permitiendo documentos electrónicos y estimulando el uso de herramientas que maximicen la eficiencia de los trámites contractuales, reduzcan la presencialidad, y propendan por la mayor transparencia.

c. Se observarán los plazos definidos en cada modalidad de selección.

Los términos son renunciables total o parcialmente por los interesados en cuyo favor se concedan. En efecto, mediando el mutuo acuerdo de todas las partes involucradas, se podrá renunciar íntegra o parcialmente a una etapa, o reducir su término.

2.6. Por virtud del principio de imparcialidad:

La actividad contractual se adelantará sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

2.7. Por virtud del principio de publicidad:

El ICETEX dará a conocer al público, su actividad contractual, mediante el empleo de los mecanismos legalmente establecidos para el efecto.

De conformidad con lo previsto en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, el ICETEX publicará los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II) o la plataforma transaccional que haga sus veces.

En razón a lo anterior, de conformidad con la ley, se publicarán los instrumentos que se generen durante su actividad contractual entendidos como tales los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la pos contractual.

Sólo se mantendrá en condiciones reservadas, aquella información que, de conformidad con la ley, no deba ser del dominio público. Los oferentes sólo podrán señalar como reservados, los documentos que por virtud de norma legal tenga esa connotación. Por la participación en el trámite de una modalidad de selección, los eventuales oferentes autorizan el conocimiento por terceros de lo no sometido a reserva legal.

Por virtud de este principio igualmente, el ICETEX responderá, en término, las solicitudes de acceso a información que le presenten los particulares, las veedurías ciudadanas y los organismos de control.

Las solicitudes referidas a aspectos del trámite de una modalidad de selección, una vez presentadas las ofertas, se tendrán como observaciones al mismo y se resolverán en el plazo establecido para el efecto en el cronograma del certamen.

2.8. Por virtud de los principios que orientan la gestión fiscal:

El ICETEX, mediante sus trámites de contratación, velará porque la ordenación del gasto se funde en la eficiencia, la economía, la equidad, el desarrollo sostenible y el cumplimiento del principio de valoración de costos ambientales.

Independientemente de la modalidad de selección de que trate, siempre se dejará constancia de los análisis efectuados a propósito de buscar el mejor uso de los recursos públicos.

2.9. Criterios de Sostenibilidad

En el marco de la Iniciativa de Responsabilidad Social Institucional, el ICETEX busca contribuir a los criterios de sostenibilidad de acuerdo con los siguientes propósitos de valor estratégico:

2.9.1. Propósito de valor Estratégico Ambiental.

La incorporación de criterios de sostenibilidad ambiental para la adquisición de bienes y servicios dentro de los trámites de contratación permitirá obtener los siguientes beneficios e impactos:

a. Uso eficiente de los recursos naturales.

b. Ecoeficiencia en la gestión integral de los residuos.

c. Mejor calidad ambiental de los recursos aire y agua.

d. Mitigar el impacto ambiental de los bienes y servicios contratados.

2.9.2. Propósito de valor Estratégico Económico.

El ICETEX, en sus trámites de contratación propenderá por la implementación de prácticas de anticorrupción, que se promueva el comercio justo entre sus proveedores estratégicos, que estén alineados a la iniciativa de responsabilidad social y sostenibilidad de la entidad. Lo cual le permitirá:

a. Reducción de costos en el mediano y largo plazo.

b. Cultura y creación de demanda por bienes y servicios sostenibles.

c. Promoción de la innovación empresarial a proveedores y contratistas.

d. Altos niveles de competitividad.

Así mismo, de acuerdo con la cadena de valor del macroproceso de gestión de adquisiciones y contratación y su proceso de gestión contractual adoptará los lineamientos de compras públicas sostenibles, con el fin de contribuir a estos criterios.

2.9.3. Propósito de valor Estratégico Social

La incorporación de criterios de sostenibilidad social para la adquisición de bienes y servicios dentro del proceso de compras y contratación permitirá la gestión de los siguientes impactos:

a. Mejorar las oportunidades de grupos minoritarios y vulnerables.

b. Mejorar la calidad de vida.

c. Inclusión social.

d. Proteger y respetar los derechos humanos.

e. Fortalecer los mecanismos de participación ciudadana.

3. Régimen jurídico de inhabilidades e incompatibilidades para

contratar.

De conformidad con lo señalado en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, el ICETEX está sometido al régimen constitucional y legal de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal.

Por virtud de lo anterior, durante la gestión contractual de la entidad, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

a. Las inhabilidades e incompatibilidades son impedimentos o tachas que imposibilitan la participación en los trámites de una modalidad de selección y la celebración de contratos con entidades públicas. Las normas que consagren causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar ostentan reserva legal o constitucional, por lo cual no podrán consignarse en otra clase de documentos adoptados por la entidad.

b. Para la aplicación de una causal legal o constitucional de inhabilidad o incompatibilidad, se comunicará al interesado a efecto de que ejerza su derecho de defensa y contradicción. Las causales de inhabilidad o incompatibilidad son de interpretación restrictiva, de manera que, si no se cumple el preciso supuesto de hecho señalado en la norma jurídica que la contempla, los servidores no pueden excluir a ningún participante de la contratación pública mediando una interpretación que extienda sus efectos a supuestos no contemplados en las normas.

c. Cuando un sujeto haya presentado una oferta, estando incurso en causal legal de inhabilidad o incompatibilidad, su oferta será rechazada de manera motivada.

Dicha decisión deberá pronunciarse alrededor de la configuración de la causal de inhabilidad prevista en el literal b) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, ser informada a la Cámara de Comercio respectiva y a la Procuraduría General de la Nación, para lo de su competencia.

d. Cuando se haya celebrado un contrato con persona incursa en causal de inhabilidad o incompatibilidad, sin perjuicio de compulsar copias a las instancias competentes a efectos de dar apertura a las investigaciones penales y disciplinarias a que haya lugar, el contrato

será terminado de manera unilateral por parte de la entidad contratante, de conformidad con el régimen legal aplicable.

Se aplicará lo pertinente cuando quiera que no se haya suscrito el contrato derivado de un certamen. En este sentido, se iniciarán los trámites encaminados a la declaratoria de la inhabilidad prevista en el literal e) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.

e. En el caso de inhabilidades o incompatibilidades sobrevinientes, se dará aplicación al régimen que sobre el particular establece el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En consecuencia:

i. Si la causal acaece una vez presentada la oferta y antes de la aceptación de la misma, se entiende que el proponente “renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo”.

ii. Si la inhabilidad o incompatibilidad sucede durante el período comprendido entre la aceptación de la oferta y el perfeccionamiento del contrato, hay lugar a la revocatoria de la aceptación de la oferta y posibilita a la entidad para aceptar la oferta del proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta mercantil sea igualmente favorable.

iii. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene con posterioridad al perfeccionamiento de un contrato celebrado con un contratista individual, este deberá, previa autorización de la entidad, ceder el contrato a un tercero, y si no resultare posible, habrá de renunciar a su ejecución.

iv. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene con posterioridad al perfeccionamiento del contrato celebrado con un consorcio o unión temporal, el afectado deberá ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita de la entidad. Misma consecuencia para el miembro afectado de una sociedad constituida con el único objeto de presentar una oferta mercantil, celebrar y ejecutar un contrato estatal y de la figura de promesa sujeta a la condición de adjudicación, puesto que en tales casos surgirán los efectos previstos para los consorcios.

4. Régimen jurídico de los conflictos de intereses.

Cuando el interés general propio de la actividad contractual del ICETEX entra en conflicto con el interés particular y directo del servidor público, este deberá declararse impedido en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en adelante CPACA.

Por virtud del principio de moralidad y en armonía con la Guía de Conflictos de Intereses los servidores pondrán de presente, a la mayor brevedad posible, cualquier hecho o circunstancia, que pueda configurar un conflicto de intereses.

5. Modalidades de Selección de Contratistas del ICETEX.

5.1. Modalidades de selección y su procedencia

El presente apartado, tiene por propósito presentar las modalidades de selección, y las circunstancias que determinan su procedencia.

Contrataciones por adhesión a Acuerdos Xxxxxx de Precios o a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Cuando los bienes, obras o servicios requeridos por el ICETEX se encuentren cubiertos por Acuerdos Marco de Precios, en adelante AMP, o un Instrumento de Agregación de Demanda, en adelante IAD, celebrados por CCE o puedan adquirirse a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, en adelante TVEC, siendo esta la contratación más favorable para la entidad, el delegatario contractual podrá prescindir de los trámites de las modalidades de selección aquí previstos y efectuar el aprovisionamiento en la forma establecida por dicha entidad.

NOTA: Cuando se opte por prescindir del uso de un AMP o de un IAD se dejará constancia de la justificación correspondiente en el estudio previo, explicando razonadamente, desde la

perspectiva económica o técnica

pertinente, la necesidad o conveniencia de procurarse el bien o servicio a través de otro mecanismo de adquisición.

Invitación pública.

La escogencia del contratista se realizará a través de una invitación pública dirigida a personas indeterminadas cuando el presupuesto asignado a la contratación sea superior a mil (1000) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), siempre que el objeto de la misma no corresponda a otra modalidad.

Invitación privada o por sorteo.

La escogencia del contratista se realizará a través de una invitación dirigida a personas determinadas o por sorteo cuando:

a. Cuando el presupuesto asignado a la contratación sea superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV), y hasta mil (1000) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

b. Cuando el objeto sea la contratación de consultorías. Siempre que no se refiera a actividades o estudios incluidos en el documento de “Políticas de Celebración y Ejecución de Acuerdos Estratégicos” sin importar el valor del presupuesto asignado.

c. Cuando surtido un certamen de invitación pública, este no haya concluido con la

aceptación de una oferta mercantil.

Invitación simplificada

Esta modalidad procede para la adquisición de todo tipo de bienes y servicios, incluyendo aquellos de condiciones uniformes cuando la cuantía de los bienes, obras o servicios a adquirir sea inferior o igual a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).

Se podrá así mismo realizar una adquisición en grandes superficies.

Contratación directa

La escogencia del contratista se hará directamente cuando:

a. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

b. Prestación de servicios profesionales especializados.

c. Prestación de servicios profesionales, servicios personales o servicios de apoyo a la gestión de la entidad, con personas naturales o jurídicas.

d. Ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a

determinadas personas naturales.

e. Contratación de Empréstitos.

f. Convenios o contratos interadministrativos.

g. Compraventa de bienes inmuebles.

h. Arrendamiento de bienes inmuebles o espacios dentro de los mismos.

i. Ejecución de los planes institucionales de bienestar social y capacitación, siempre que se realice con una caja de compensación familiar o una institución de educación superior con acreditación de alta calidad.

j. Contratos de Comodato.

k. Contratos de Servidumbre.

l. Contratos de Permuta.

m. Contratos en circunstancias de apremio inminente, entendiendo como tales aquellas situaciones, en donde, se requiere de manera inmediata el aprovisionamiento de obras, bienes o servicios, por el acaecimiento de situaciones excepcionales que impiden acudir a los trámites de las

modalidades ordinarias de selección.

Nota 1: Cuando se encuentren vigentes las restricciones previstas en el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, las contrataciones cubiertas por una causal de contratación directa, deberán adelantarse en desarrollo de las modalidades competitivas de selección previstas en el presente Manual, con excepción de los vinculados a controlar emergencias educativas.

NOTA 2: De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.2.4.2.3. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, el ICETEX podrá realizar convocatorias limitadas a Mipyme colombianas que tengan domicilio en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato. Cada Mipyme deberá acreditar su domicilio con los documentos a los que se refiere el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015.

6. Instancias de intervención en la contratación.

6.1. Instancias:

Serán instancias de intervención durante el desarrollo de la contratación de la entidad:

a. Las áreas solicitantes.

b. El Grupo de Contratación.

c. El Comité de Estructuración.

d. El Comité Evaluador.

e. El Comité de Adquisición de Bienes y Servicios.

6.2. Roles de cada instancia

Las distintas áreas funcionales, dependencias y grupos de trabajo que intervienen en la gestión de contratación del ICETEX, si bien tienen tareas y roles definidos, están llamados a actuar de manera coordinada con el propósito de llevar a cabo las contrataciones requeridas, y a lograr los objetivos de la entidad.

Sin perjuicio de los establecido en el Anexo 2 Instancias de Intervención del ICETEX, en términos generales, sus roles consisten en:

Área	Rol
Áreas solicitantes	a. Verificar que el bien, obra o servicio a adquirir se encuentra incluido en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones. b. Elaborar el estudio previo que corresponda. c. Participar en el Comité de Estructuración, cuando quiera que este se conforme. d. Prestar el apoyo y acompañamiento que le sea requerido.
Grupo de Contratación	a. Asesorar la elaboración del Estudio Previo proyectado por el área solicitante. b. Participar en el Comité de Estructuración, cuando a ello haya lugar. c. Llevar a cabo los trámites de contratación.
Comité de Estructuración	a. Elaborar el Estudio Previo del certamen de contratación, cuando sea constituida esta instancia de intervención. b. Atender las observaciones y solicitudes que se realicen durante el trámite de selección respecto al Estudio Previo y Términos de Referencia.
Comité Evaluador	a. Asignar el puntaje en una determinada modalidad de selección. b. Determinar la habilitación de uno o varios oferentes dentro de una modalidad de selección de contratistas

Comité de Adquisición de Bienes y Servicios

a. Dar aprobación al Plan Anual de Adquisiciones

b. Recomendar el inicio de los trámites contractuales adquisiciones con presupuesto estimado superior a mil (1000) salarios mínimos mensuales legales mensuales vigentes (SMMLV).

c. Aprobar las modificaciones o inclusión de nuevas necesidades de contratación superiores a cien (100) salarios mínimos mensuales legales

vigentes (SMMLV).

7. Delegación de la actividad contractual del ICETEX

7.1. Competencia general u ordinaria para celebrar contratos.

El presidente, en su calidad de representante legal del ICETEX, podrá delegar el ejercicio de competencias pre contractuales, contractuales, pos contractuales y de representación, sin límite de cuantía, conforme a lo establecido en este numeral.

Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de reasumir, total o parcialmente, de manera general o particular, una o varias de las funciones delegadas, cuando quiera que dicha medida se estime necesaria y conveniente para los fines del servicio público.

7.2. Delegación.

De conformidad con lo señalado en el numeral 15 del artículo 23 de los Estatutos del ICETEX, el presidente podrá delegar mediante acto administrativo la celebración de contratos en funcionarios de nivel directivo o asesor.

Se tendrá en cuenta:

7.2.1. Las delegaciones comprenden, además de la celebración de los contratos, el desarrollo de las actividades que sean necesarias para ordenar y dirigir los trámites de las modalidades de selección de contratistas, expedir los documentos requeridos para el efecto, comprometer recursos y ordenar el gasto a nombre del ICETEX.

7.2.2. Se observará lo señalado en el artículo 844 del Código de Comercio, cuando a ello haya lugar.

7.3. Control de la delegación.

A efecto de realizar el seguimiento correspondiente, los delegatarios deberán rendir informes al delegante, en dónde efectuarán una relación fundamentada del progreso de las adquisiciones programadas dentro del respectivo Plan Anual de Adquisiciones con respecto a las áreas, proyectos y recursos que se encuentren bajo su cargo. Estos informes se rendirán con una periodicidad trimestral.

Los delegatarios le enviarán copia del respectivo informe al Grupo de Contratación,

8. Planeación de la actividad contractual.

Por virtud del principio de economía, la contratación del ICETEX será planeada con la debida diligencia. Por ende, de manera previa al inicio de cualquier invitación a ofertar, se elaborarán los estudios requeridos.

Son instrumentos de planeación de la actividad contractual del ICETEX:

8.1. Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones, en adelante PAA, que es el documento expedido por la entidad en dónde se efectúa la relación de los bienes, obras y servicios que se proyectan adquirir durante una vigencia fiscal, teniendo en cuenta que su adquisición eventual, se efectuaría como un medio para coadyuvar su funcionamiento.

8.2. Estudios previos: Los estudios previos para proveer bienes, obras o servicios a la entidad podrán ser:

a. Estudio Previo Simplificado: para adquisiciones cuya cuantía sea superior a los gastos de caja menor, y hasta cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).

b. Estudio Previo: para las demás categorías de adquisiciones.

Las actividades que demanda el trámite de la gestión contractual del ICETEX, serán realizadas como se establece en los numerales subsiguientes.

9. Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

9.1. Adopción.

Para su adopción se tendrá en cuenta:

Término

Aspectos de trámite

La elaboración del PAA se deberá realizar en el último trimestre del año inmediatamente anterior.

La consolidación y aprobación de tal instrumento deberá tener lugar a más tardar antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.

a. Durante cada vigencia fiscal las diferentes áreas de la entidad deberán definir la contratación requerida para el cumplimiento de sus objetivos, así como el valor aproximado de la misma.

b. Las áreas de la entidad presentarán la información respectiva ante el Grupo de Contratación quien consolidará el proyecto de PAA y será presentado ante el Comité de Adquisición de Bienes y Servicios para su aprobación.

c. Previa publicación del PAA, este deberá contar con visto bueno del

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

d. Obtenida tal aprobación, el Grupo de Contratación adoptará y publicará el PAA del ICETEX.

e. Las contrataciones que no generen erogación presupuestal serán informadas igualmente al Grupo de Contratación en las fechas previstas para la

elaboración del PAA.

9.2. Modificación del PAA

Cuando quiera que un área o dependencia del ICETEX evidencie la necesidad de efectuar modificaciones o inclusión de nuevas contrataciones al PAA, deberá solicitar la misma mediante documento escrito dirigido al Coordinador del Grupo de Contratación, en el que se explique y justifique lo que corresponda, el cual deberá ser previamente autorizado por el delegatario contractual correspondiente.

Hecho lo anterior el Coordinador del Grupo de Contratación se encargará de efectuar la correspondiente modificación o inclusión siempre que se cuente con la justificación respectiva.

Si la modificación o inclusión propuesta versa sobre contrataciones superiores a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMVL), se convocará al Comité de Adquisición de Bienes y Servicios del ICETEX para obtener su opinión y aprobación.

10. Estudios Previos

10.1. Aspectos generales:

Al momento de estructurar el Estudio Previo se tendrá en cuenta que:

a. Se elaborará, de manera previa al inicio de una invitación a ofertar. En ellos se dejará constancia escrita alrededor de los aspectos señalados en la Ley 2069 de 2020.

b. El ICETEX valorará de manera previa su disponibilidad de recursos presupuestales o de capacidad financiera, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración del contrato proyectado. En consecuencia, sólo se invitará a presentar ofertas cuando se cuente con las partidas presupuestales que permitan garantizar las obligaciones económicas que adquirirá la entidad.

Lo anterior, sin perjuicio de efectuar las invitaciones a ofertar en dónde no se requiere disponibilidad presupuestal en tanto el ICETEX no asumirá una obligación pecuniaria.

c. Cuando el objeto del contrato así lo amerite, se efectuará el reparto de los riesgos previsibles a aquella parte que esté en mejor capacidad de manejarlos. En ningún caso se asignará un riesgo a un contratista de manera ilimitada. En el evento en que un riesgo supere esa cuantificación, ante la imposibilidad de un acuerdo, podrá terminarse unilateralmente la relación contractual por cualquiera de las partes, dando paso a la liquidación en la que se recojan las restituciones a que haya lugar.

La Oficina de Riesgos del ICETEX emitirá los lineamientos y brindará el apoyo necesario a este respecto.

10.2. Trámite para elaboración

Adquisiciones cuya cuantía sea superior a los gastos de caja menor, y hasta cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).

Adquisiciones cuya cuantía estimada sea superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).

a. El área solicitante verificará, que los bienes, obras o servicios objeto del aprovisionamiento se encuentren incorporados dentro del PAA.

b. Verificado lo anterior, el área solicitante procederá con la elaboración el

correspondiente Estudio Previo Simplificado.

a. A través del Estructurador Técnico del área solicitante se verificará que la necesidad se encuentre incorporada dentro del PAA.

b. Una vez verificado lo anterior, el área solicitante le comunicará al Grupo de Contratación la necesidad

de tramitar el aprovisionamiento y solicitará

c. De ser necesario, podrá contar con el apoyo de otras áreas o dependencias de la entidad, para que le brinden acompañamiento en asuntos que revistan especial complejidad.

d. Una vez elaborado el Estudio Previo Simplificado, este será enviado al Grupo de Contratación, para su valoración, junto con la documentación que le sirva de soporte.

e. Si el Grupo de Contratación tiene comentarios, se los manifestará al área solicitante para que proceda a incorporar al documento de Estudios Previos lo que corresponda.

f. Una vez que el Estudio Previo Simplificado se encuentre ajustado y haya sido revisado por parte del Grupo de Contratación, este será el encargado de dar impulso y sustanciar el resto de trámites requeridos para el aprovisionamiento, para lo cual podrá requerir el apoyo del área solicitante, en lo que se necesite, así como las opiniones de otras áreas o dependencias de la entidad, de ser necesario.

la conformación del Comité Estructurador, si es del caso.

c. En el evento en que no sea necesaria la conformación del Comité Estructurador, el área solicitante proyectará el correspondiente Estudio Previo y será enviado al Grupo de Contratación, para su valoración, junto con la documentación que le sirva de soporte.

d. Si el Grupo de Contratación tiene comentarios, se los manifestará al área solicitante para que proceda a incorporar al documento de Estudios Previos lo que corresponda.

e. Una vez que el Estudio Previo se encuentre ajustado y haya sido revisado por parte del Grupo de Contratación, este será el encargado de dar impulso y sustanciar el resto de trámites requeridos para el aprovisionamiento.

f. En el evento en que se conforme el Comité de Estructuración, este será el encargado de proyectar el Estudio Previo, el cual, una vez concluido, será remitido al Grupo de Contratación, para que se prosigan con los

trámites pertinentes.

10.3. Elementos del Estudio Previo Simplificado

El Estudio Previo Simplificado contendrá, al menos, lo siguiente:

a. La necesidad a satisfacer con el aprovisionamiento, en conjunto con la descripción del bien, obra o servicio a adquirir.

b. El presupuesto aproximado del contrato como fruto de un análisis xx xxxxxxx para el que podrán acudir a cualquiera de los medios apropiados, como lo son: la solicitud de cotizaciones; análisis de precios históricos; consulta de bases de datos especializadas; y, cualquier otro mecanismo que se estime idóneo.

c. El análisis del sector, para lo cual bastará con revisar las condiciones particulares de otras contrataciones similares. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de requerir mayor información por tratarse de un aprovisionamiento clave para la gestión de la entidad. Se dejará constancia alrededor de los aspectos contenidos en los artículos 31, 32 y 33 de la Ley 2069 de 2020 y su reglamentación, de conformidad con lo previsto en este documento.

Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, el ICETEX incluirá los requisitos diferenciales y puntajes adicionales dirigidos a empresas o emprendimientos de mujeres, de acuerdo con los resultados del análisis del sector, desde la perspectiva del estudio de la oferta de las obras, bienes o servicios que requiere.

Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, el ICETEX incluirá los requisitos diferenciales dirigidos a Mipyme, de acuerdo con los resultados del análisis del sector, desde la perspectiva del estudio de la oferta de las obras, bienes o servicios que requiere.

Para los efectos de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 y el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, se efectuará un análisis alrededor de la conveniencia y oportunidad de establecer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional.

d. Otros aspectos sobre los cuales se estime conveniente y necesario dejar constancia escrita y fundamentada.

10.4. Elementos del Estudio Previo

El Estudio Previo contendrá al menos lo siguiente:

10.4.1. Área solicitante: En el estudio previo se identificará el área, dependencia o grupo de trabajo que solicitó la contratación.

10.4.2. Fecha: En el estudio previo se consignará la fecha de elaboración del documento.

10.4.3. Descripción de la necesidad: En el estudio previo se describirá la necesidad que se persigue satisfacer por medio del contrato solicitado.

10.4.4. Descripción del bien, obra o servicio: En el estudio previo se describirá técnicamente los bienes, obras o servicios cuya contratación se solicita para satisfacer la necesidad identificada.

10.4.5. Valor aproximado del contrato: Para determinar el valor aproximado de la contratación podrá acudirse a mecanismos tales como:

a. Análisis de precios históricos.

Para objetos diferentes a los servicios intelectuales, si se ha realizado la adquisición del mismo bien o servicio con las mismas características técnicas, para determinar el valor del contrato u oferta mercantil actual, se tomará el valor del último o últimos contratos u ofertas mercantiles y se le incrementará como mínimo el IPC de las vigencias correspondientes, salvo que haya circunstancias específicas xx xxxxxxx que acrediten un incremento mayor.

b. Consulta de bases de datos especializadas.

De existir bases de datos especializadas que determinen el valor xx xxxxxxx de un bien o servicio, será soporte suficiente para determinar el valor del contrato u oferta mercantil, siempre y cuando coincidan las características técnicas del bien, servicio u obra a adquirir.

Será necesario referenciar la base de datos consultada en el documento que soporte el estudio xx xxxxxxx.

c. Otros mecanismos

Cualquier otro que permita establecer el promedio de los precios xxx xxxxxxx, incluyendo la solicitud de cotizaciones, etc.

10.4.6. Análisis del sector: En el estudio previo se realizará un análisis del sector relativo al certamen de contratación, en dónde se dejará constancia alrededor de:

a. Aspectos generales:

i. El contexto económico de la adquisición, teniendo en cuenta uno o varios de los siguientes aspectos que pueden llegar a afectar el entorno del aprovisionamiento: los agentes del sector; gremios y asociaciones; cifras de ventas; perspectivas de crecimientos; variables económicas (inflación, tasa de

cambio); cadena de producción; materias primas y su variación de precios; dinámica de importaciones, exportaciones; y, las demás que llegasen a estimarse pertinentes.

ii. El contexto de las condiciones técnicas y tecnológicas.

iii. El contexto regulatorio del bien, tanto desde la perspectiva de la regulación de la actividad como de sus normas técnicas.

iv. Los demás que se consideren relevantes.

b. Estudio de la oferta:

i. Identificación de potenciales proveedores, así como sus principales características.

ii. La dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios.

c. Estudio de la demanda:

i. Dinámicas exitosas de adquisición de la entidad en el pasado.

ii. Dinámicas exitosas de adquisición por parte de entidades estatales o empresas privadas.

10.4.7. Participación de MIPYME: Adicional a lo establecido en el numeral anterior, dentro del análisis del sector que se elabore, a efectos de honrar los preceptos contenidos en los artículos 31, 32 y 33 de la Ley 2069 de 2020 y su reglamentación, se dejará constancia expresa alrededor de:

a. La identificación de las MIPYME que podrían ser potenciales proveedoras directas o indirectas, con el fin de definir reglas que promuevan y faciliten su participación en el certamen.

b. Emprendimientos y empresas de mujeres en el sistema de compras públicas, a efectos de la aplicación eventual de incentivos.

c. Para los efectos de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 y el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, se efectuará un análisis alrededor de la conveniencia y oportunidad de establecer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional.

Cuando quiera que del análisis del sector efectuado se logren identificar MIPYME que podrían ser potenciales proveedoras directas o indirectas, a efectos de aplicar lo señalado en el artículo 33 de la Ley 2069 de 2020, en especial lo dispuesto en su numeral 6°, se promoverá la división de la contratación en lotes o segmentos que faciliten la participación de las MIPYME en los trámites de estas contrataciones.

10.4.8. Obligaciones: En el estudio previo se indicarán las obligaciones que el contratista deberá ejecutar.

10.4.9. Criterios de habilitación de los oferentes: Por virtud del principio de igualdad, los requisitos habilitantes deberán establecerse en proporción al objeto de la contratación, de manera que se dé la mayor posibilidad de competir a los interesados.

10.4.10. Criterios de selección: Para el caso de las modalidades de selección competitivas, en el estudio previo se consignarán los criterios de selección del oferente más favorable para la entidad.

10.4.11. Plazo: En el estudio previo se establecerá término estimado de ejecución del contrato.

10.4.12. Análisis de riesgo: En el estudio previo se consignará el análisis de riesgo de la contratación a adelantar. La Oficina de Riesgos del ICETEX emitirá los lineamientos y brindará el apoyo necesario en la elaboración de la matriz de riesgos.

10.4.13. Garantías: En el estudio previo se determinarán las garantías a solicitarse al futuro contratista, en armonía con lo establecido en el Anexo 3 Régimen de Garantías.

10.4.14. Supervisión: En el estudio previo se contemplarán las condiciones generales requeridas para el ejercicio de la supervisión o interventoría. Cuando el valor estimado de la contratación sea superior a mil (1000) salarios mínimos mensuales legales mensuales vigentes (SMMLV), con independencia de la modalidad de selección, se efectuará un pronunciamiento sobre la necesidad de contar o no con interventoría.

10.4.15. Liquidación: En el estudio previo se establecerá el término en que habrá de efectuarse la liquidación bilateral. En caso de exceder de seis (6) meses, se deberá acompañar de una explicación que le sirva de fundamento.

10.4.16. Firma: El estudio previo será suscrito por el responsable del área solicitante, o los miembros del Comité Estructurador según sea el caso.

Para el desarrollo de aquellos aspectos de naturaleza jurídica que deban incorporarse en el estudio, se contará con el apoyo consultivo de la Oficina Asesora Jurídica del ICETEX.

11. Términos de Referencia.

11.1. Términos de referencia para la invitación pública y privada.

Para las modalidades de selección de invitación pública e invitación privada, será necesario elaborar términos de referencia que deberán contener la siguiente información:

11.1.1. Descripción del bien o servicio: Que corresponderá a la descripción del bien o servicio a contratar consignada en el Estudio Previo.

11.1.2. Modalidad de selección: Que será determinada por el estructurador jurídico y el Grupo de Contratación de la entidad.

11.1.3. Criterios de habilitación: Por virtud del principio de igualdad, la subsanabilidad de los requisitos de habilitación es un derecho de los proponentes, que podrán ejercer en el plazo que establezca el requerimiento que haga la entidad o el establecido para el efecto en la audiencia verificación de aspectos habilitantes.

De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar los emprendimientos y empresas de mujeres con domicilio en el territorio nacional, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no sean empresas o emprendimientos de mujeres.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, los criterios habilitantes diferenciales, se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

De acuerdo a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.18.del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, salvo que se esté en frente de una convocatoria limitada a Mipyme, se incluirán condiciones habilitantes para incentivar la participación de las Mipyme domiciliadas en Colombia, estableciéndose beneficios para esta categoría de proponentes, estatuyéndose condiciones más exigentes respecto a alguno o algunos de los criterios de participación señalados en la norma reglamentaria, frente a los demás proponentes que no xxxx Xxxxxx.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2° del artículo 2.2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, los criterios habilitantes diferenciales, se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita la calidad de Mipyme y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

11.1.4. Criterios de calificación: En los certámenes de contratación del ICETEX solo se aplicarán, como aspectos ponderables, los criterios que posibiliten la escogencia de la mejor oferta. Para establecerlos se tendrá en cuenta:

a. Los requisitos calificables son aquellos aspectos contenidos en la oferta mercantil presentada ante el ICETEX que otorgan puntaje.

b. El propósito de la fijación de criterios de calificación consiste en aceptar la oferta mercantil que sea más conveniente para el ICETEX y los fines perseguidos con la contratación, de manera que se logre extraer las mayores ventajas posibles derivadas de la competencia entre los partícipes del certamen.

c. Cuando quiera que se trate de un aprovisionamiento en el que se adquiera un bien de condiciones uniformes, el único criterio será el precio, pudiendo usarse el mecanismo de subasta inversa.

d. De no tratarse de un bien de condiciones uniformes, se deberá:

i. Efectuar la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen en su conjunto la mejor relación de costo- beneficio;

ii. Para el trámite de una modalidad de selección que tenga como propósito la celebración de un contrato de consultoría, se podrá optar por no asignarle puntaje al ofrecimiento económico, sin que, en ningún caso, este pueda exceder del presupuesto oficial estimado, so pena de rechazo.

iii. Se podrá calificar el ofrecimiento económico, sin que el puntaje que se asigne a este factor exceda la mitad de la suma total de puntos a otorgarse dentro de la calificación de la oferta mercantil.

iv. Solo se determinará la asignación de puntajes adicionales dirigidos a determinados grupos poblacionales, o a determinadas categorías de organizaciones empresariales, cuando quiera que, por virtud de la ley y sus reglamentaciones, sean de obligatoria observancia y aplicación para entidades exceptuadas de aplicar el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

v. Se podrán incluir como criterios ponderables, criterios de sostenibilidad ambiental y social que redunden en un ofrecimiento más conveniente para la entidad y los fines por ella perseguidos con la contratación.

e. Para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 2° del Decreto 1860 de 2021, con excepción de los procedimientos donde el menor precio ofrecido sea el único factor, se fijará un puntaje adicional de hasta el cero punto veinticinco por ciento (0.25%) del valor total de los puntos establecidos en los Términos de Referencia, a los proponentes que acrediten ser un emprendimiento o empresa de mujeres, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.2.4.2.14 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, el puntaje adicional se asignará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

NOTA: En razón a lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.18. del Decreto 1082 de 2015, los puntajes adicionales por ostentar la categoría de Mipyme sólo se aplican en tratándose de entidades sometidas al Estatuto General de Contratación. En consecuencia, el ICETEX, por su régimen excepcional de contratación, no estará obligada a asignar puntajes adicionales para Mipyme.

11.1.5. Criterios de desempate. En observancia del principio de imparcialidad, las reglas de desempate observarán lo señalado en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en conjunto con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.4.2.17. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021.

11.1.6. Otros criterios de fomento: En observancia de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 se dispondrá de mecanismos que fomenten en la ejecución de los contratos la provisión de bienes y servicios por población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y, sujetos de especial protección constitucional en las condiciones que señale el reglamento; siempre que se garanticen las condiciones de calidad y cumplimiento del objeto contractual.

De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, previo análisis de su oportunidad y conveniencia, se podrá fomentar la ejecución de los contratos por parte de población en pobreza extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, estableciéndose que los contratistas destinen al cumplimiento del objeto contractual la provisión de bienes o servicios en un porcentaje que no será superior al diez por ciento (10%) ni inferior al cinco por ciento (5%) de lo requerido para su ejecución.

11.1.7. Condiciones de la oferta: Los Términos de Referencia contendrán las condiciones para presentar un ofrecimiento e incluirán el termino mínimo de validez de la oferta.

Sólo se podrán presentar ofertas por parte de estructuras plurales (uniones temporales, consorcios o promesas de sociedad futura), cuando de manera expresa así lo haya posibilitado el ICETEX por conducto de los Términos de Referencia.

11.1.8. Causales de rechazo: Por virtud del principio de eficacia no se rechazarán las ofertas por defectos puramente formales.

11.1.9. Valor estimado del contrato: Que corresponderá al valor estimado para la contratación en el Estudio Previo respectivo.

11.1.10. Reparto xx xxxxxx: En los Términos de Referencia se determinará el reparto de riesgos, cuando a ello haya lugar. La Oficina de Riesgos emitirá lineamientos y brindará el apoyo necesario en las labores de tipificación, estimación y asignación de riesgos contractuales previsibles. También definirá los eventos específicos en que se requiera o no efectuar reparto de riesgos en una contratación.

11.1.11. Garantías: En los Términos de Referencia se determinarán las garantías a solicitarse al futuro contratistas, cuando a ello haya lugar, de conformidad con lo consignado en el Estudio Previo.

11.1.12. Minuta del contrato: Hará parte de los Términos de Referencia el proyecto de minuta de contrato, la cual será susceptible de cambios de conformidad con lo señalado en literal a) del numeral 15.1.1. de este Manual.

11.1.13. Supervisión: En los Términos de Referencia se dejarán señaladas las condiciones generales de la supervisión o interventoría.

11.1.14. Liquidación: En los Términos de Referencia se determinará el término en que debe efectuarse la liquidación bilateral del contrato.

11.1.15. Cronograma: En los Términos de Referencia debe indicarse el cronograma del certamen.

11.2. Bases del certamen para la invitación simplificada.

Para la invitación simplificada no será obligatorio elaborar términos de referencia, en su lugar tendrá unas bases del certamen que contendrán al menos:

a. El objeto.

b. El plazo de ejecución.

c. El valor estimado y la forma de pago.

d. Los criterios de habilitación y selección.

En la invitación simplificada, únicamente cuando el ICETEX opte por ponderar factores adicionales al precio, para los efectos de lo señalado en el artículo 2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 2° del Decreto 1860 de 2021, se fijará un puntaje adicional de hasta el cero punto veinticinco por ciento (0.25%) del valor total de los puntos establecidos en los Bases del Certamen, a los proponentes que acrediten ser un emprendimiento o empresa de mujeres, conforme a las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.2.4.2.14 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 2.2.1.2.4.2.15. del Decreto 1082 de 2015, si en la respectiva modalidad de selección se permitió la posibilidad de concurrencia de proponentes plurales, el puntaje adicional se asignará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) dentro de la respectiva estructura.

e. Las causales de rechazo.

f. El cronograma.

g. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

h. En observancia del principio de imparcialidad, las reglas de desempate observarán lo señalado en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en conjunto con lo reglado en el artículo

2.2.1.2.4.2.17. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado

por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021.

11.3. Elementos de la minuta de contrato.

En los contratos del ICETEX, se incluirán todas aquellas cláusulas o estipulaciones que sean necesarias o convenientes para regular las relaciones contractuales y materializar el propósito perseguido con la contratación, ya sea que las mismas se encuentran previstas en normas que le sean aplicables, o que devengan del ejercicio de la autonomía de la voluntad. En la minuta se estipularán, entre otros, los siguientes aspectos:

a. Objeto: Es una descripción general del acuerdo de voluntades, en dónde se señala el bien, obra o servicio materia de la voluntad coincidente de las partes, en conjunto con el tipo contractual escogido para su materialización.

b. Especificaciones de los bienes o servicios a adquirir o proveer: En este apartado se especificarán los términos acerca de cómo se requieren los bienes o servicios, es decir, su cantidad, número, descripción, plazos de entrega, entre otros.

c. Valor: Es la contraprestación pactada, de acuerdo con los trámites previamente adelantados para la formación de este elemento.

d. Forma de pago: Es el establecimiento de aquellas estipulaciones dirigidas a determinar las condiciones que dan lugar a que se generen las obligaciones de pago, según lo que determinen las partes.

e. Fecha de perfeccionamiento: Será la convenida por las partes en el párrafo que precede las firmas del documento suscrito.

f. Plazo de ejecución del contrato: Es el lapso dentro del cual están llamados a realizarse todos los actos a cargo del contratista o del ICETEX tendientes a cumplir con el desarrollo del objeto y las obligaciones contractuales, según las normas aplicables al contrato.

Este plazo se contará a partir de la fecha de suscripción del Acta de Inicio, si ésta hubiera sido prevista en el contrato, para la cual se requerirá la previa constitución y aprobación de las pólizas establecidas en el contrato.

g. Obligaciones: En esta cláusula deben preverse todos aquellos actos que se espera que el contratista y el ICETEX ejecuten en desarrollo del contrato, así como las reglas que se deben respetar para garantizar su debida ejecución.

De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.16. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, de haberse estatuido dentro de los Términos de Referencia, o sus equivalentes, la obligación a cargo del contratista de proveer un porcentaje de ejecución de los bienes o servicios requeridos por parte de población en pobreza

extrema, desplazados por la violencia, personas en proceso de reintegración o reincorporación y sujetos de especial protección constitucional, se establecerá esta obligación en la minuta del contrato y se precisaran las sanciones pecuniarias derivadas de su incumplimiento injustificado.

h. Supervisión o interventoría: Se señalará el funcionario del ICETEX o la persona natural o jurídica encargada de vigilar la correcta ejecución del objeto contractual.

i. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de vigencias futuras: Se hará referencia a estos documentos cuando quiera que el contrato requiera contar con una disponibilidad presupuestal para amparar las erogaciones a cargo del ICETEX.

j. Confidencialidad de la Información: Las partes definirán en el contrato las obligaciones y los derechos que permitan usar debidamente la información de carácter confidencial.

k. Aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales: Se debe incluir una obligación en los contratos precisando que los contratistas deben cumplir con sus obligaciones de aportes frente al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales acorde con la normatividad vigente que reglamenta la materia.

l. Mecanismos de protección de los derechos e intereses del ICETEX:

i. Cláusula de constitución de garantías: Se estipulará la constitución de garantías, según se determine por el objeto de la contratación y de conformidad con lo establecido en el Anexo 3 Régimen de Garantías del presente Manual.

ii. Plazo para la entrega de pólizas: Cuando se pacte la obligación de constituir y entregar al ICETEX pólizas de cumplimiento y cualquier otra póliza que se acuerde en el respectivo contrato, se deberá establecer un plazo prudencial para que el contratista cumpla con dicha obligación. En caso de que el contratista incumpla con esta obligación dentro del plazo estipulado, el ICETEX podrá, en primera instancia, descontar de los pagos una suma y en caso de persistir tal situación podrá hacer efectivo el respectivo amparo contenido en la garantía de seriedad de la oferta.

Para la aplicación de esta estipulación se observará lo señalado en el Anexo 3 Régimen de Garantías.

iii. Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) para la adquisición de Bienes y Servicios: Estipulación facultativa mediante la cual se establecen las actividades, calidades y tiempos a que habrá de sujetarse el aprovisionamiento de un bien, obra o servicio, de manera que ello permita la determinación del precio del bien o servicio.

En este sentido, los ANS obran como un parámetro objetivo para determinar la magnitud de la contraprestación a que tiene derecho el contratista.

Por virtud de esta cláusula, el contratista autoriza a la entidad contratante para que, al momento de efectuar el pago de una contraprestación, según los parámetros fijados en el contrato, efectúe un descuento respecto del importe a serle reconocido al contratista, que ascendería a una suma proporcional en función de la oportunidad y calidad de la prestación efectivamente ejecutada en favor del ICETEX.

La fijación del descuento que autorice la cláusula se hará siguiendo estrictamente los parámetros que se consignen en el contrato para el efecto, o en su defecto los siguientes pasos:

• Se proyectará, en documento escrito, la cuantía que se planea pagar, discriminando los fundamentos que lo motivan.

• De este escrito se le correrá traslado al contratista para que, dentro del término de tres (3) días hábiles, exprese sus opiniones y comentarios.

• Analizado lo señalado por el contratista, se proyectará el documento definitivo que contendrá la suma que se le reconocerá al contratista como remuneración, incluyendo el decremento que llegare a ocasionarse tras la valoración de lo señalado en los numerales precedentes.

• El contratista solo podrá presentar factura o cuenta de cobro, o sus equivalentes, por el valor reconocido en el documento definitivo de valoración de la remuneración derivada de la aplicación de los acuerdos de niveles de servicio ANS

iv. Cláusula Penal Pecuniaria: En los contratos en los cuales se determine que haya lugar a ello, ante eventos de incumplimientos totales o parciales definitivos, se pactará una cláusula penal pecuniaria, a título de estimación anticipada de perjuicios, cuyo importe será, como mínimo del cinco por ciento (5%) del valor del contrato.

En todo caso, se consagrará que por el pago de la cláusula penal pecuniaria no se entienda extinguida la obligación principal a que ella accede, y que, en todo caso, el ICETEX se reserva el derecho a perseguir, por vía judicial, el reconocimiento y pago de aquellos perjuicios que se le hayan inferido como consecuencia del incumplimiento del contrato, y que excedan la pena pecuniaria causada.

v. Cláusulas de retención en garantía: El ICETEX podrá estipular cláusulas de retención en garantía en virtud de las cuales la Entidad podrá retener un porcentaje del monto a pagar por la ejecución de las prestaciones u obligaciones convenidas en el contrato como garantía de ejecución del mismo.

El porcentaje de retención en garantía pactado se tomará del precio convenido, de manera que habiéndose ejecutado correcta y satisfactoriamente el contrato, la Entidad deberá hacer la devolución correspondiente al contratista. Los dineros retenidos por la Entidad podrán ser usados para cubrir los valores causados por concepto de corrección de defectos o de compromisos contractuales dejados de cumplir por el contratista siempre que estos le sean imputables.

La Entidad también podrá pactar un derecho de retención en garantía a su favor, para efectos del cobro judicial de las Cláusulas Penales a las que haya lugar.

m. Liquidación: Estipulación que regula los términos y condiciones, en que las partes, de mutuo acuerdo, habrán de concurrir a efectuar un xxxxx xx xxxxxxx alrededor de las condiciones de ejecución del contrato, estableciendo el plazo para realizarla.

x. Xxxxxx: La que regula la cesión del contrato, en todo caso previamente autorizada por el ICETEX.

o. Autonomía administrativa, técnica y financiera del ejecutor: Estipulación por medio del cual se precisa que el contratista ejecuta el contrato, bajo su cuenta y por sus propios medios, por manera que no media una relación laboral de subordinación para con el ICETEX.

p. Cláusula de indemnidad: De conformidad con esta estipulación, el contratista se obliga a mantener libre al ICETEX de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes

q. Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos: Se podrá incluir una cláusula que permita a los contratistas solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la aplicación de mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la amigable composición, la conciliación, la transacción o el arbitramiento, según corresponda, de acuerdo a la finalidad de la contratación.

r. Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades: Se pactará en los contratos que suscriba el ICETEX, una cláusula en donde el contratista manifestará que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el ICETEX, ni encontrarse reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

s. Cláusula de suspensión del contrato: Se pactará la posibilidad de suspender la ejecución del contrato, de mutuo acuerdo entre las partes, cuando situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público impidan, temporalmente, cumplir el objeto de las obligaciones a cargo de los contratantes. El pacto de la suspensión tendrá por efecto que las obligaciones convenidas no puedan hacerse exigibles mientras perdure la medida y, por lo mismo, el término o plazo pactado dentro del contrato (de ejecución o extintivo) no corre mientras permanezca suspendido.

La suspensión debe estar sujeta a un modo específico (plazo o condición), pactado con criterios de razonabilidad y proporcionalidad, acorde con la situación que se presente en cada caso, pero no puede permanecer indefinida en el tiempo.

12. Aviso de convocatoria para limitar el certamen a MIPYME

De conformidad con lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020 y en su reglamentación, si dentro de las condiciones del aprovisionamiento se verifican los supuestos legales y reglamentarias que posibiliten la convocatoria limitada MIPYME, se elaborará y publicará, por parte del Grupo de Contratación, un aviso de convocatoria, que contendrá la siguiente información:

a. Objeto a contratar.

b. La modalidad de selección que se utilizará.

c. El presupuesto oficial del certamen.

d. El lugar electrónico donde puede consultarse el proyecto de términos de referencia y el estudio previo.

e. Se señalará de manera expresa que, el objeto de la convocatoria consiste en recibir, a más tardar hasta el tercer día hábil siguiente a su publicación, al menos, dos (2) manifestaciones de interés de MIPYME, para limitar el certamen a esta categoría de proveedores.

f. La indicación de los documentos que deben adjuntarse con la manifestación de interés con la finalidad de acreditar la calidad de MIPYME.

NOTA: De acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015, como fuera modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, el ICETEX, en tratándose de modalidades de selección que permitan pluralidad de oferentes, limitará la respectiva convocatoria a las Mipyme colombianas con mínimo un (1) año de existencia, cuando concurran los siguientes requisitos:

i. Valor: Cuando el valor estimado del contrato sea menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

ii. Solicitudes: Cuando se hayan recibido solicitudes de por lo menos dos (2) Mipyme colombianas para limitar la convocatoria a Mipyme colombianas

La Mipyme acreditará su tamaño empresarial de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.4.2.4. del Decreto 1082 de 2015.

13. Documento de Invitación a Ofertar.

La invitación a ofertar es el documento que contiene la convocatoria por medio de la cual se da inicio a las modalidades competitivas de invitación pública, invitación privada o por sorteo e invitación simplificada. El Grupo de Contratación la elaborará y publicará con base en los requerimientos del área solicitante, la cual contendrá lo siguiente:

a. La identificación del ICETEX como entidad estatal que invita a ofertar.

b. Los datos de contacto por medio de los cuales los interesados en ofertar pueden presentar sus observaciones, requerimientos, así como sus ofertas mercantiles.

c. Identificación y naturaleza del contrato respecto del cual se invita a ofertar.

d. La modalidad de selección que, de conformidad con lo señalado en este Manual, va a ser utilizada.

e. El término estimado para la ejecución del contrato, en el evento en que el ICETEX decida aceptar una oferta mercantil.

f. Descripción de las condiciones para la presentación de la oferta.

g. Se dejará constancia expresa alrededor de la naturaleza jurídica de la invitación a ofertar, de conformidad con lo prevenido en el presente Manual. En este sentido, se pondrá de presente que la invitación a ofertar no obliga a la entidad a aceptar los ofrecimientos que se le presenten, la que, podrá optar por abstenerse de aceptar oferta y celebrar el contrato cuando medien circunstancias objetivas y de interés público que justifiquen dicha decisión. Con todo, si se elige aceptar una oferta mercantil, dicha decisión tendrá como motivación las reglas de calificación previstas en los respectivos términos de referencia o sus equivalentes.

h. Cronograma del certamen.

i. La identificación de las partidas presupuestales con cargo a las cuales el ICETEX atenderá las obligaciones pecuniarias que se llegaren a causar de aceptarse una oferta mercantil.

j. Se mencionará si los posibles participantes de los trámites de la modalidad de selección se encuentran limitado a MIPYME, por haberse recibido las manifestaciones de interés requeridas durante la convocatoria, de conformidad con lo consagrado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020.

k. Los mecanismos para la consulta de los documentos e información relativa a la selección de contratistas.

Elaborado dicho documento, el mismo será firmado por el delegatario contractual correspondiente.

14. Trámite de las modalidades de selección de contratistas

Para el trámite de selección de contratistas, en cualquiera de sus modalidades, se tendrá en cuenta, lo siguiente:

14.2. Acto de declaratoria de Apremio Inminente: Documento que acredita situaciones excepcionales que evidencian la imposibilidad de celebrar un contrato acudiendo a las modalidades ordinarias de selección fijadas en el presente Manual, en consideración a lo cual, los bienes, obras o servicios requeridos podrán ser adquiridos en uso de la modalidad de contratación directa.

14.3. Aviso de convocatoria limitada a MIPYME: En observancia de lo señalado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020, si dentro de las condiciones del aprovisionamiento se verifican los supuestos legales y reglamentarias que posibiliten la convocatoria limitada a MIPYME se elaborará y publicará un aviso de convocatoria, en el que se señalará de manera expresa que su objeto consiste en recibir, a más tardar hasta el tercer día hábil siguiente a su publicación, al menos, dos (2) manifestaciones de interés de MIPYME, para limitar el certamen a futuros oferentes pertenecientes a esta categoría de proveedores.

En la invitación ulterior se mencionará si el trámite de la modalidad de selección se encuentra limitado a MIPYME, por haberse recibido las manifestaciones de interés requeridas durante la convocatoria, de conformidad con lo consagrado en el artículo 34 de la Ley 2069 de 2020.

Se podrán limitar el trámite de las modalidades competitivas de selección, a MIPYME, de acuerdo con las cuantías señaladas en el reglamento que se expida para dar aplicación a la mencionada ley.

14.4. Cancelación o suspensión de la invitación a ofertar: Declaración de voluntad del ICETEX que constará en documento motivado y tiene por objeto hacer desaparecer los efectos del inicio de la invitación a ofertar o suspender los mismos. Dada la naturaleza jurídica de las invitaciones a ofertar, para proceder a su cancelación o suspensión no se requerirá del consentimiento o aquiescencia de quienes hayan presentado oferta mercantil ni dicha actuación generará derecho a obtener indemnización de perjuicios de ninguna clase.

La cancelación o suspensión procederá cuando medien circunstancias objetivas y de interés público que justifiquen dicha decisión. De esta forma, ICETEX se reserva el derecho de cancelar o suspender, el certamen contractual en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, jurídicas, xx xxxxxxx, de fuerza mayor, orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros o razones de utilidad, conveniencia corporativa o cualquier otra circunstancia. La decisión de suspensión o cancelación del certamen será informada a los interesados u oferentes.

14.5. Contratos de prestación de servicios: Los contratos de prestación de servicios, son aquellos por medio de los cuales, una persona natural o jurídica, le brinda apoyo, soporte o acompañamiento al ICETEX, mediante el desarrollo de actividades identificables e intangibles que pueden tener alguna de las siguientes connotaciones:

a. Requerir saber profesional especializado, evento en el cual se tratará de un contrato de prestación de servicios profesionales altamente calificado;

b. Requerir saber profesional, evento en el cual se tratará de un contrato de prestación de servicios profesionales habituales;

c. No requerir de un saber profesional, evento en el cual será un servicio de apoyo a la gestión, en dónde la actividad principal es técnica, operativa o asistencial.

d. Tratarse de la ejecución de actividades artísticas que solo se le pueden encomendar a ciertas personas naturales, evento en el cual se tratara de un contrato de prestación de servicios artísticos.

e. Tratarse de la ejecución de los planes institucionales de bienestar social y capacitación, siempre que se realice con una caja de compensación familiar o una institución de educación superior con acreditación de alta calidad.

f. Los contratos podrán, según la necesidad, mezclar elementos tanto profesionales como técnicos, en cuyo caso podrán ser contratos de prestación de servicios altamente calificados o de servicios profesionales, según corresponda.

Para el cálculo del valor de los honorarios a serle reconocidos a una persona natural, en su calidad de contratista de prestación de servicios profesionales, así como a los de apoyo a la gestión, se tendrán en cuenta los límites fijados por el gobierno nacional, así como la tabla de honorarios que adopte la entidad.

Para la contratación de prestación de servicios se requiere de una certificación expedida por el área xx xxxxxxx humano en la que conste la inexistencia de personal suficiente que atienda la necesidad a satisfacer.

14.6. Contratos de consultoría: Son contratos de consultoría aquellos por medio de los cuales el ICETEX busca contar con estudios o productos intelectuales terminados de cualquier tipo.

Son estudios o productos que se contratan de manera externa dado su grado de especialidad y a que la labor encomendada puede desarrollarse desde diferentes metodologías o puntos de vista técnicos, las que podrán ser calificadas mediante jurados de pares.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría.

14.7. Declaratoria de desierta: Declaración unilateral de voluntad, que constará en documento motivado, por medio de la cual, de mediar circunstancias que imposibilitan la selección objetiva, se decide no aceptar ninguna de las ofertas mercantiles recibidas. Este acto resulta igualmente procedente cuando quiera que la entidad no reciba ofertas dentro del certamen.

14.8. Requisitos de orden presupuestal: Para darle inicio al trámite de cualquier aprovisionamiento, que implique la xxxxxxxx de recursos pecuniarios, se requerirá contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de Vigencia Futuras, según el caso.

De conformidad con lo dispuesto el artículo 22 del Acuerdo 029 de 2019, o la norma que lo sustituya o modifique, cuando sea necesario asumir compromisos que cubran varias vigencias fiscales se deberá obtener previamente la autorización de vigencias futuras por parte de la Junta Directiva.

Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año, caducan sin excepción. En los casos de las modalidades de selección competitivas, se entienden utilizados los cupos anuales de vigencias futuras cuando se haya publicado o comunicado la Invitación a Ofertar.

14.9. Saneamiento: Por virtud del principio de eficacia, los servidores e intervinientes dentro de la actividad contractual del ICETEX sanearán aspectos concernientes a la tramitación de una modalidad de selección con la finalidad de lograr la aceptación de las ofertas mercantiles.

En ese sentido, advertido un defecto durante el curso de cualquiera de las modalidades de selección, se podrá, mediante decisión motivada, volver a la etapa dónde este se presentó, con miras a surtir el trámite defectuoso o pretermitido. En todo caso la duración del trámite de la modalidad de selección no excederá el de validez de las ofertas.

La posibilidad de sanear el trámite de una modalidad de selección, está sujeta a la verificación de los siguientes presupuestos:

a. Temporal: Una vez analizada la forma de efectuar el saneamiento o corrección de un vicio advertido, habrá lugar a determinar si las ofertas mercantiles presentadas con ocasión del certamen se encuentran actualmente vigentes, y que lo seguirán estando para el momento en que habría de tener lugar su aceptación por parte de la entidad.

De ser necesario, para poder efectuar el saneamiento del certamen, se podrá solicitar, en igualdad de condiciones a todos los participantes, la ampliación del término de vigencia de las ofertas.

b. Sustancial: Si durante el trámite de la modalidad de selección ya tuvo lugar el vencimiento del término máximo establecido para la presentación de ofertas, el saneamiento no podrá implicar retrotraerse a una etapa precedente que pudiese posibilitar la presentación de nuevas ofertas, o el cambio o modificación de aspectos concernientes a la calificación y asignación de puntaje.

Ante la ausencia de estos presupuestos que posibiliten la viabilidad del saneamiento, se procederá, de manera motivada, a la cancelación del certamen, de conformidad con lo previsto en este Manual de Contratación.

14.10. Situación de proveeduría única: Se entenderá que hay situación de proveeduría única cuando quiera que:

a. Se evidencia la existencia de una necesidad por parte de la entidad.

b. Que tal necesidad, solo puede ser satisfecha por determinados bienes o servicios.

c. Que tales bienes o servicios solo pueden ser provistos por una persona natural o jurídica, al concurrir, al menos, alguna de las siguientes situaciones:

i. Ser titular de los derechos de propiedad industrial;

ii. Ser titular de los derechos de autor;

iii. Ser proveedor exclusivo en el xxxxxxxxxx xxxxxxxx.

00. Etapas de las modalidades de selección

15.1. Invitación pública.

La modalidad de selección de invitación pública tendrá el siguiente desarrollo:

15.1.1. Proyecto de términos de referencia: La entidad publicará un proyecto de términos de referencia de la futura contratación en el evento en que se estime necesario por la complejidad del objeto a contratar.

La necesidad de efectuar la publicación del proyecto de términos de referencia será decidida por el Comité de Adquisición de Bienes y Servicios, teniendo en cuenta lo que le manifieste el área solicitante y la recomendación que para el efecto realice el Grupo de Contratación.

La publicación de este proyecto no obligará al ICETEX a iniciar el trámite de la modalidad de selección respectiva mediante la publicación de la correspondiente invitación a ofertar.

15.1.2. Aviso de convocatoria limita a MIPYME: Cuando proceda, se publicará el aviso de convocatoria para determinar si procede limitar la invitación ulterior a MIPYME.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 2° del artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015, como fuera modificado por el artículo 5° del Decreto 1860 de 2021, las solicitudes para limitar la convocatoria a Mipyme colombianas deben recibirse por lo menos un (1) día hábil antes de la expedición y publicación de la Invitación a Ofertar.

15.1.3. Expedición y publicación de la Invitación a Ofertar y de los Términos de Referencia: De conformidad con lo señalado en el presente Manual de Contratación, a efectos de darle inicio formal al certamen de selección, se efectuará la publicación del documento de invitación a ofertar, con miras a que potenciales interesados tengan conocimiento de la tramitación efectiva del aprovisionamiento, así como de sus términos y condiciones contenidos en el documento de Términos de Referencia.

15.1.4. Plazo para presentar ofertas: Este término será el establecido en el cronograma contenido en los Términos de Referencia.

15.1.5. Adendas: Por virtud del principio de moralidad las adendas o demás documentos que tengan por objeto modificar los Términos de Referencia, se someterán a las siguientes reglas:

a. Serán publicados en días hábiles.

b. Las adendas deben publicarse hasta un (1) día hábil antes de la fecha límite para presentar ofertas. Las que tengan por objeto modificar el cronograma de evaluación del certamen de selección, pueden publicarse hasta antes de la aceptación de la oferta del contrato.

c. Las adendas no podrán alterar aspectos sustanciales o esenciales del objeto a contratar.

15.1.6. Entrega de ofertas:

Las ofertas estarán compuestas de dos partes, a saber:

La primera conformada por los Aspectos Calificables, referidos a la información económica y técnica que conduzca a la asignación de puntaje.

La segunda conformada por los Aspectos Habilitantes, la cual contendrá los documentos e información necesaria referente a aspectos relativos a la habilitación del oferente.

Los oferentes tendrán en cuenta, por virtud del principio de moralidad:

a. Los particulares se abstendrán de participar en la actividad contractual, cuando quiera que estén incursos en causal legal de inhabilidad o incompatibilidad, so pena de las sanciones legales correspondientes.

b. Los oferentes suscribirán el pacto de integridad, so pena de rechazo de su oferta, lo que no obsta para subsanar tal requisito. La firma del compromiso respectivo se entiende hecha bajo juramento y los compromisos allí asumidos serán cumplidos de buena fe.

c. Los oferentes declararán alrededor del origen lícito de sus fondos y se comprometerán a no usar los recursos percibidos por la ejecución de los contratos, en objetos ilícitos.

15.1.7. Acta de recepción de ofertas: en este documento se dejará constancia de las ofertas recibidas.

15.1.8. Calificación preliminar: Se efectuará la evaluación preliminar de los Aspectos Calificables por parte del Comité Evaluador, en el plazo señalado en el cronograma. El Comité Evaluador dejará constancia escrita de esta labor por medio del informe preliminar de evaluación de los aspectos calificables.

15.1.9. Traslado del informe preliminar de evaluación de los aspectos calificables: Dentro del término establecido en el cronograma, se le correrá traslado a los oferentes e interesados del informe preliminar de evaluación de los Aspectos Calificables con el fin de recibir observaciones.

15.1.10. Respuestas a observaciones: Vencido el término de traslado informe preliminar de evaluación de los Aspectos Calificables el Comité Evaluador dará respuesta a las observaciones, si a ello hay lugar, y emitirá el informe final de evaluación de dichos aspectos que contendrá el orden de elegibilidad el cual se dará a conocer mediante su publicación.

15.1.11. Audiencia de Verificación de Aspectos Habilitantes: Esta actuación se realizará en audiencia presidida por el ordenador del gasto, en la que podrán participar todos aquellos que hayan presentado ofertas.

En ella se revisarán exclusivamente los documentos de habilitación del oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad. A partir de ese momento, todos los oferentes podrán conocer la información relativa a los Aspectos Habilitantes del oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad. Si la complejidad o extensión de la información lo justifica, podrá suspenderse la audiencia para la revisión de esta por parte de la entidad y los interesados.

Concluida la revisión, se ofrecerá el uso de la palabra a los representantes de los oferentes para que expresen por una sola vez las observaciones que puedan tener al respecto. Así mismo se escucharán las explicaciones que desee ofrecer el oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad.

Analizadas las observaciones y explicaciones de los oferentes el Comité Evaluador emitirá su informe de verificación de Aspectos Habilitantes. Hecho lo anterior, se procederá de la siguiente manera:

a. Si la documentación satisface lo requerido en la invitación a ofertar, así se declarará, y se dejará constancia en el Acta de la Aceptación de la oferta, dándose por terminada la tramitación de la modalidad de selección.

Por virtud del principio de eficacia se podrá aceptar la oferta en aquellos eventos en dónde tan solo se haya recibido una oferta mercantil, desde que ella resulte habilitada y sea conveniente para la entidad de conformidad con lo establecido en las condiciones del certamen.

b. De encontrarse alguna inconsistencia subsanable se concederá un plazo razonable y preclusivo para hacerlo, suspendiendo para el efecto la audiencia.

Por virtud del principio de eficacia cualquier documento o información, que no afecte la asignación de puntaje, será susceptible de subsanación dentro del plazo establecido para ello. Sin embargo, no se podrá subsanar alegando hechos o circunstancias acaecidas con posterioridad al momento de recepción de las ofertas.

No será posible hacer mejora de la oferta presentada, esto es, no podrán allegarse documentos con posterioridad al momento de recepción de ofertas, que tengan por objeto o propósito mejorar su asignación de puntaje. Lo anterior, sin perjuicio de aclarar, a solicitud de ICETEX, aquellos aspectos que resulten de difícil comprensión contenidos en el ofrecimiento o en su documentación de soporte.

La no presentación de garantía de seriedad de la oferta no será subsanable. No obstante, si un oferente, junto con su oferta, entrega la garantía de seriedad, pero la misma contiene errores, al ser este un aspecto que no afecta la asignación de puntaje, se le solicitará que proceda a enmendar los yerros contenidos en la garantía a efectos de posibilitar su habilitación.

c. Al reanudar la audiencia se dejará constancia de si se ha subsanado o no la inconsistencia encontrada. En caso positivo, se procederá como se indica en el literal a). En caso negativo, se dejará constancia en el Acta de Audiencia del rechazo de la oferta y se procederá a efectuar la verificación de la información relativa a los Aspectos Habilitantes del oferente ubicado en el segundo orden de elegibilidad, y a agotar el mismo procedimiento de la manera aquí establecida, y así sucesivamente hasta lograr la aceptación de alguna de las ofertas o haber agotado la lista de los oferentes.

Una vez se haya dejado constancia del rechazo con respecto a un oferente que no haya subsanado de manera oportuna o satisfactoria, este no podrá aportar, ni la entidad se encontrará en el deber de valorar, documentos o informaciones que pretenda hacer valer posteriormente y de manera extemporánea.

Con todo, si aún no ha mediado la aceptación de una oferta mercantil, y la entidad se percata de un error manifiesto en la valoración de la habilitación, se acudirá al saneamiento del trámite de la modalidad de selección retrotrayendo la actuación a la instancia correspondiente, con miras a enmendar falencias detectadas durante la verificación de los requisitos de habilitación.

d. De haberse agotado la lista de oferentes, sin que alguna de las ofertas haya sido aceptada, se declarará desierto el certamen de selección.

15.1.12. Reglas especiales cuando la conformación dinámica del precio se adelante a través de subasta inversa:

Cuando se trate de la contratación de bienes de condiciones uniformes, el valor del futuro contrato se conformará de manera dinámica a través del mecanismo de subasta inversa. La conformación dinámica del precio se desarrollará de la siguiente manera:

a. Si el presupuesto asignado a la contratación es superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes y hasta mil (1000) salarios mínimos legales vigentes la entidad podrá dirigir la invitación a personas determinadas, de conformidad con lo señalado en el literal

b) del numeral 15.2 del Manual.

b. La oferta económica inicial y los documentos e informaciones tendientes a acreditar las condiciones de habilitación de los oferentes serán remitidos por el proponente a la entidad por el medio que se establezca en los términos de referencia.

c. Podrán participar en el evento de subasta todos aquellos que hayan presentado formalmente oferta, en las condiciones de tiempo, modo y lugar establecidos en los Términos de Referencia.

d. El evento de subasta requiere, cuando menos, que se hayan presentado dos ofertas. En el evento en que ello no ocurra, se verificará la oferta económica del único oferente y si la misma se ubica dentro del presupuesto estimado por el ICETEX, previa verificación de los Aspectos Habilitantes, podrá celebrarse el contrato con él, prescindiendo de la realización de la subasta.

En este evento, podrá el ICETEX negociar con el oferente único un descuento mínimo cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al margen mínimo indicado en los Términos de Referencia.

e. En el evento de subasta, se procederá a dar a conocer las ofertas económicas de todos los oferentes con el objeto de determinar el menor precio ofertado, el cual servirá de precio base para que los oferentes efectúen sus posturas de mejora, por medio de los lances. A lo largo del evento de subasta no se revelará la identidad de los oferentes.

f. Sólo será válido un lance, desde que la mejora del precio ofrecido sea, al menos, igual al margen mínimo determinado en los Términos de Referencia. Los lances que no cumplan con este requisito no serán tenidos en cuenta.

g. Terminado el evento de subasta, se dejará constancia alrededor de la mejor oferta presentada, es decir el menor precio ofertado.

h. El Comité Evaluador revisará el precio más bajo ofertado, con miras a determinar si el mismo resulta válido. De advertir la presencia de un posible precio artificialmente bajo, se procederá de acuerdo con lo establecido en la Nota 3. Si el precio ofertado no encuentra justificación, la oferta será rechazada, y se revisará la segunda mejor oferta, y así sucesivamente, hasta que el precio sea admisible.

i. Surtido lo anterior se correrá traslado de la información y documentación de Aspectos Habilitantes del oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad a los participantes del certamen, para que realicen las observaciones que consideren.

En el mecanismo de subasta, lo concerniente al traslado y contradicción de los Aspectos Habilitantes se desarrollará de conformidad con lo señalado en la modalidad de selección de invitación privada. En consecuencia, se prescindirá de la Audiencia de Evaluación de Aspectos Habilitantes, y se acudirá al trámite al que acá se remite.

j. Cumplido el traslado, si la documentación satisface lo requerido en la invitación a ofertar, se aceptará la oferta, dándose por terminado el trámite de la modalidad de selección.

k. De encontrarse alguna inconsistencia subsanable se concederá un plazo razonable para hacerlo.

Por virtud del principio de eficacia cualquier documento o información referida a los aspectos habilitantes será susceptible de subsanación. Sin embargo, no se podrá subsanar alegando hechos o circunstancias acaecidas con posterioridad al momento de recepción de las ofertas.

l. Culminado el plazo de subsanación si cumple con lo requerido se procederá a lo señalado en el literal e). En caso negativo, se rechazará la oferta y se procederá a verificar los aspectos habilitantes del oferente ubicado en el segundo orden de elegibilidad de acuerdo con el evento de subasta, y se agotará el mismo procedimiento de la manera aquí establecida, y así sucesivamente hasta lograr la aceptación de alguna de las ofertas o haber agotado la lista de participantes en el certamen.

m. De haberse agotado la lista de oferentes, sin que alguna de las ofertas haya sido aceptada, se declarará desierto el certamen de selección.

15.1.13. Disposiciones sobre perfeccionamiento y ejecución:

a. Durante el término señalado en el cronograma del certamen, el oferente al que se le haya aceptado el ofrecimiento y el delegatario contractual de ICETEX suscribirán el contrato. Se podrán negociar aspectos formales o accidentales, que no desnaturalicen las condiciones esenciales de la contratación, y, particularmente, aquellos sobre los que versó la competencia.

b. Si durante el término señalado el oferente al que se le haya aceptado la oferta, no suscribe el contrato:

i. Se dejará constancia escrita de ello para efectos de lo previsto en el literal e) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 19931;

ii. Se presentará la reclamación ante la compañía de seguros que haya otorgado la garantía de seriedad de la oferta, a efectos de obtener el pago del importe allí contenido.

c. No habiéndose suscrito el contrato dentro del plazo establecido, el delegatario contractual podrá aceptar el ofrecimiento presentado por otro oferente, desde que su propuesta sea conveniente para el ICETEX y los fines que buscan satisfacerse con el aprovisionamiento, para lo cual tendrá en cuenta lo siguiente:

i. Verificará que la oferta mercantil continúe vigente, pudiéndose, de ser necesario, solicitar la extensión de esta;

ii. Procederá a efectuar la verificación de los Aspectos Habilitantes del oferente que se encuentre ubicado en el siguiente orden de elegibilidad con respecto al oferente que se abstuvo de celebrar el contrato;

iii. Para la verificación de sus Aspectos Habilitantes, se observarán las mismas reglas establecidas para el trámite de la modalidad de selección que se haya adelantado;

iv. Lográndose la conformidad en la verificación de los Aspectos Habilitantes, se procederá a aceptar su oferta mercantil;

v. En el evento en que no se logre la conformidad, se podrá proceder a verificar los requisitos habilitantes con el oferente ubicado en el siguiente orden elegibilidad, y así, sucesivamente, hasta lograr la conformidad, o en su defecto, hasta agotar la lista de elegibles.”

d. Para la ejecución del contrato, se requerirá de la aprobación de la garantía de cumplimiento, cuando ella se solicite, y del registro presupuestal del compromiso.

1 ARTICULO 8o. DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR.

1o. Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales:

(…)

e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

e. Por virtud del principio de moralidad los contratistas se comprometerán a no usar los contratos celebrados con el ICETEX como un mecanismo para lavar activos, o, de cualquier otro modo, encubrir recursos producto de actividad ilícitas.

NOTA 1: Por virtud del principio de imparcialidad, la selección de un contratista responderá exclusivamente, a la conveniencia de su oferta mercantil, sin consideración a otra clase de factores. En el evento en que se presente un empate dentro del trámite de una modalidad de selección, la cuestión será dirimida con arreglo a las reglas señaladas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020.

NOTA 2: Por virtud del principio de igualdad:

a. La subsanabilidad de los requisitos de habilitación es un derecho de los proponentes, que podrán ejercer en el plazo que establezca el requerimiento que haga la entidad o el establecido para el efecto en la audiencia verificación de aspectos habilitantes.

b. Para invitaciones publicas cualquiera que se encuentre en condiciones de ejecutar el contrato, tendrá la posibilidad de presentar oferta mercantil y a que la entidad, lo califique de manera objetiva, con apego a las reglas previstas en las bases de la modalidad de selección. Salvo que la entidad, motivadamente, decida cancelar el certamen.

c. En cualquier modalidad de selección, los oferentes serán calificados con apego a los criterios consagrados en las bases del certamen.

Todo lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 816 de 2003 y de las disposiciones consagradas en el Capítulo III de “Compras Públicas” de la Ley 2069 de 2020.

NOTA 3: A efectos de determinar si los precios ofertados son artificialmente bajos, se podrán tener en cuenta los criterios señalados por CCE en la Guía correspondiente. En cualquier evento, el oferente será responsable de la seriedad de su oferta económica y del cumplimiento del contrato, y no podrá perseguir reconocimientos económicos derivados de la presentación de precios artificialmente bajos.

La verificación alrededor de si un precio es artificialmente bajo tendrá lugar, de la siguiente manera:

a. Cuando sea advertido por el Comité Evaluador, se requerirán las explicaciones pertinentes en el informe preliminar de calificación.

b. Cuando sea advertido por el Comité Evaluador, como consecuencia de una observación presentada al informe preliminar de calificación, se le cursará el requerimiento correspondiente al oferente, para que ofrezca las explicaciones del caso.

c. En cualquiera de los dos anteriores eventos, en el informe final de calificación el Comité Evaluador dejará constancia escrita alrededor de la admisibilidad o no del precio ofertado.

d. Para el caso de las subastas, el requerimiento se cursará una vez terminado el evento.

15.2. Invitación privada o por sorteo.

La modalidad de selección de invitación privada se desarrollará siguiendo las mismas reglas señaladas para la invitación pública, salvo lo señalado en los siguientes literales:

a. La invitación se podrá dirigir a personas determinadas o a personas indeterminadas.

b. En el evento en que la invitación se dirija a personas determinadas:

i. La invitación se dirigirá, como mínimo, a cuatro (04) personas.

Excepcionalmente, la invitación podrá dirigirse a un número inferior cuando circunstancias especiales o extraordinarias así lo aconsejen, sobre lo cual se dejará constancia fundamentada en los estudios previos.

ii. La justificación de las personas a las que se dirige la invitación deberá constar en el estudio previo, y deberá basarse en circunstancias objetivas que permitan acreditar la idoneidad de las mismas en función del objeto del contrato y su cuantía, teniendo en cuenta factores como su experiencia, antecedentes de buena ejecución con el ICETEX, su estructura organizacional, su reputación, entre otros.

iii. Solamente serán objeto de estudio aquellas ofertas presentadas por quienes fueron invitados.

iv. Dentro del texto de la invitación a ofertar dirigida a personas determinadas se podrá prever la posibilidad de que el invitado presente su oferta de manera conjunta, con una o varias personas, mediante el empleo de la figura del consorcio o unión temporal, conservando, en todo caso, el mayor porcentaje de participación.

c. La invitación se podrá dirigir a personas indeterminadas, y se podrá limitar el número futuro de oferentes a cuatro (4) o más, para lo cual:

i. De verificarse las condiciones legales y reglamentarias pertinentes, se publicará el Aviso de convocatoria limitada a MIPYME.

ii. Se publicará una invitación a ofertar, en dónde se hará mención alrededor de la concesión de un término para que se presenten manifestaciones de interés. Quienes manifiesten interés deberán cumplir con aquellos requisitos que se señalen en la respectiva convocatoria. Téngase en cuenta:

1) Si la convocatoria se limita a MIPYME, por cumplirse los requisitos previstos para el efecto, y previo agotamiento del trámite descrito, solo serán admisibles manifestaciones de interés provenientes de MIPYME.

2) En caso contrario, serán admisibles manifestaciones de interés provenientes de cualquier clase de personas naturales o jurídicas, desde que cuenten con capacidad jurídica para presentar ofertas y celebrar contratos.

iii. Si durante el anterior término, la cantidad de sujetos que manifiestan interés en ofertar excede el número definido en la convocatoria, se procederá a conformar la lista corta mediante el método aleatorio que defina el ICETEX.

iv. Solamente serán objeto de estudio aquellas ofertas presentadas por quienes quedaron incorporados en la lista corta derivada del sorteo.

d. En esta modalidad se prescindirá de la Audiencia de Apertura del Sobre de Aspectos Habilitantes, en su remplazo se aplicará lo siguiente:

i. Una vez establecido el orden de elegibilidad, se procederá a verificar la conformidad de los requisitos habilitantes con el oferente ubicado en el primer lugar, para lo cual se atenderá lo señalado en los siguientes numerales;

ii. Se dará traslado de la información y documentación de los Aspectos Habilitantes del oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad, por el término de un (1) día, para que se presenten las observaciones a que haya lugar;

iii. De las observaciones presentadas, se le correrá traslado al oferente que haya ocupado el primer lugar, para que brinde las explicaciones a que haya lugar, por el término de un (1) día;

iv. El Comité Evaluador, estudiará, tanto los documentos e información de los Aspectos Habilitantes, como las observaciones y explicaciones que se hayan presentado durante los anteriores traslados;

v. El Comité Evaluador, luego de haber efectuado el análisis correspondiente, dentro del término previsto en el cronograma, procederá así:

1) Si se verifica la conformidad de los requisitos habilitantes, proferirá un informe definitivo respecto del contenido del sobre de Aspectos Habilitantes, que formará parte del acta de aceptación de la oferta mercantil;

2) Si, por el contrario, se evidencia la necesidad de enmendar, corregir, o subsanar documentos o informaciones sobre los Aspectos Habilitantes, le cursará el requerimiento correspondiente al oferente (solicitud de subsanación), concediéndole un plazo razonable y preclusivo para el efecto;

3) Si el oferente no acata el requerimiento, dentro del término previsto, o si la información o documentación aportada no resulta satisfactoria, se rechazará la oferta y se dejarán las constancias y explicaciones del caso dentro del Acta de Rechazo de la oferta, y se procederá a verificar los requisitos habilitantes del oferente ubicado en el segundo orden de elegibilidad, y así, sucesivamente, hasta lograr la conformidad, o, en su defecto, hasta agotar la lista de elegibles;

4) Una vez se haya proferido Acta de Rechazo con respecto a un oferente que no haya subsanado de manera oportuna o satisfactoria, este no podrá aportar, ni la entidad se encontrará en el deber de valorar, documentos o informaciones que pretenda hacer valer posteriormente y de manera extemporánea.

5) Si el oferente acata el requerimiento, dentro del término previsto, de manera satisfactoria, se proferirá un informe definitivo respecto de los Aspectos Habilitantes, que formará parte del Acta de Aceptación de la oferta mercantil;

15.3. Contrataciones por adhesión a AMP o a través de la TVEC

De acuerdo a lo señalado en el parágrafo del artículo 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015, como fuera adicionado por el artículo 3° del Decreto 1860 de 2021, de conformidad con las siguientes previsiones se establecen las condiciones conforme a las cuales el ICETEX podrá realizar compras en los catálogos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), así:

a. Cuando el aprovisionamiento se encuentre cubierto por un AMP u otro IAD, o sea posible efectuarlo en la TVEC, será necesario que, en el Estudio Previo, se especifique si efectuarán la contratación acudiendo o no a tales instrumentos.

b. Cuando se decida no acudir a los mismos, el aprovisionamiento será efectuado en uso de la modalidad de selección que corresponda en los términos del presente Manual.

c. El trámite de esta clase de aprovisionamientos será efectuado por el Grupo de Contratación quien deberá acatar las reglas de procedimiento fijadas por CCE en relación con los AMP y TVEC.

d. Los términos y plazos en que se desarrollarán los aprovisionamientos acá señalados se regirán por las disposiciones para el efecto indicadas por CCE.

15.4. Invitación simplificada

La modalidad de selección de invitación simplificada se efectuará de la siguiente manera:

a. De conformidad con lo establecido en el presente Manual, se elaborarán el Estudio Previo por parte del área solicitante y se remitirán al Grupo de Contratación.

b. Para la elaboración de las bases del certamen, se tendrá en cuenta que el único criterio de calificación será el menor precio ofrecido.

En eventos especiales, se podrán ponderar factores adicionales al precio, cuando quiera que se evidencie la necesidad de evaluar aspectos que resulten beneficiosos para la entidad, de lo cual se dejará constancia en el estudio previo.

c. La invitación a ofertar podrá dirigirse tanto a personas indeterminadas, como a personas determinadas.

d. En el evento que la invitación se dirija a personas determinadas:

i. La invitación se dirigirá, como mínimo, a dos (2) personas.

iii. Solamente serán objeto de estudio aquellas ofertas presentadas por quienes fueron invitados.

e. Desde la comunicación de la invitación a ofertar iniciará el término para presentar ofertas, el cual será, como mínimo, de un (1) día.

f. Vencido el término para presentar ofertas se levantará el acta de recepción de ofertas y se dará a conocer a los participantes la información y documentos de los Aspectos Habilitantes del proponente que haya ofertado el menor precio con el fin de que se presente las observaciones a que haya lugar.

g. La verificación de los requisitos habilitantes y la calificación de la oferta mercantil podrá ser efectuada por un miembro del área solicitante y un miembro del Grupo de Contratación, sin que sea necesario conformar un comité evaluador.

h. Recibidas las observaciones se verificarán los Aspectos Habilitantes de conformidad con lo señalado en la modalidad de selección de invitación privada.

i. Si se verifica la conformidad de los Aspectos Habilitantes, proferirá un informe respecto del cumplimiento de los Aspectos Habilitantes, que formará parte del acta de aceptación de la oferta mercantil;

j. Si, por el contrario, se evidencia la necesidad de enmendar, corregir, o subsanar documentos o informaciones sobre los Aspectos Habilitantes, le cursará el requerimiento correspondiente al oferente (solicitud de subsanación), concediéndole un plazo razonable y preclusivo para el efecto.

k. Si el oferente no acata el requerimiento, dentro del término previsto, o si la información o documentación aportada no resulta satisfactoria, se rechazará la oferta y se dejarán las constancias y explicaciones del caso dentro del Acta de Rechazo de la oferta, y se procederá a verificar los requisitos habilitantes con el oferente que haya presentado el segundo mejor precio, y así, sucesivamente, hasta lograr la conformidad, o, en su defecto, hasta agotar la lista de oferentes.

l. Una vez se haya proferido Acta de Rechazo con respecto a un oferente que no haya subsanado de manera oportuna o satisfactoria, este no podrá aportar, ni la entidad se encontrará en el deber de valorar, documentos o informaciones que pretenda hacer valer posteriormente y de manera extemporánea.

m. Con todo, si aún no ha mediado la aceptación de una oferta mercantil, y la entidad se percata de un error manifiesto en la valoración de la habilitación, se acudirá al saneamiento del trámite de la modalidad de selección retrotrayendo la actuación a la instancia correspondiente, con miras a enmendar falencias detectadas durante la verificación de los requisitos de habilitación.

n. Los evaluadores por medio del informe definitivo harán la recomendación correspondiente para la aceptación de la oferta.

o. El delegatario contractual aceptará la oferta teniendo en cuenta la recomendación de los evaluadores. En caso de que decida apartarse de la misma deberá justificar lo correspondiente.

p. Para todos los efectos la oferta y la aceptación, constituyen el contrato.

15.5. Disposiciones especiales para la adquisición en grandes superficies:

Para la adquisición de bienes ofrecidos en establecimientos calificados como grandes superficies, téngase en cuenta:

a. No se agotarán los trámites previstos para la invitación simplificada, sino que se tendrán en cuenta las disposiciones especiales que acá se señalan.

b. Se dejará constancia en el Estudio Previo Simplificado de las ventajas técnicas o de oportunidad que se reportarían al adquirir los bienes que se requieran en un establecimiento de comercio que ostente el rango de una gran superficie.

c. En el análisis económico se establecerá el almacén que ofrece el mejor precio al público y que por su ubicación garantiza mejores tiempos de entrega.

d. Determinado lo anterior, y previa verificación de las disponibilidades presupuestales requeridas, el delegatario contractual autorizará la adquisición mediante la emisión de una solicitud escrita para el aprovisionamiento correspondiente, la que será cursada al establecimiento que haya sido determinado en el Estudio Previo.

e. La factura emitida por el almacén, con base en la orden de compra que le haya cursado el ICETEX, y previa entrega real y material de los bienes, será título suficiente para proceder a su reconocimiento y pago, de conformidad con la ley.

15.6. Contratación directa.

Para los contratos que se celebren directamente se tendrá en cuenta, lo siguiente:

a. La contratación directa procederá únicamente frente a las causales fijadas en este Manual.

b. Para la celebración de estas contrataciones, no será necesaria la solicitud de varias ofertas. Por virtud del principio de economía, para eventos de contratación directa, la entidad se cerciorará que el precio del contrato se enmarque en los xxxxxx xx xxxxxxx, teniendo en cuenta adicionalmente las condiciones de experiencia, idoneidad, formación, entre otras, del futuro contratista de lo que se dejará constancia en el Estudio Previo.

c. Para celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se hará uso del Estudio Previo Simplificado, en el que se deje constancia del lleno de los requisitos del futuro contratista y de la aplicación de la tabla de honorarios adoptada por el ICETEX para el efecto.

d. Determinada la persona natural o jurídica que cumpla con el perfil requerido, se celebrará el contrato correspondiente, teniendo en cuenta las minutas estándar que se adopten para el efecto.

e. Para el caso de situaciones de apremio inminente:

i. Se declarará por parte del ordenador de gasto, motivando detalladamente las circunstancias que la justifican, en punto de la imposibilidad de realizar el proceso de selección que hubiere correspondido de conformidad con el presente Manual;

ii. Se podrá prescindir de la elaboración de estudios previos y de la solicitud de póliza de cumplimiento.

iii. Se entenderá que todo el presupuesto de gasto disponible de la Entidad queda afecto a la atención de las contrataciones requeridas para conjurar la situación, sin consideración a su desagregación.

iv. El ordenador del gasto podrá hacer uso de cualquier medio de pago, inclusive medios de pago electrónicos mediante tarjetas débito o crédito para realizar las compras que sean necesarias.

v. Dentro del mes siguiente a la celebración de un contrato por apremio inminente, el ordenador del gasto rendirá informe sobre la celebración y ejecución del mismo a la Junta Directiva del ICETEX.

NOTA 1: Por virtud del principio de moralidad cuando se encuentren vigentes las restricciones aludidas en el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, se prescindirá de la contratación directa y se acudirá a la modalidad competitiva de selección a que haya lugar.

15.7. Disposiciones especiales sobre la enajenación de bienes de propiedad del ICETEX.

Para las enajenaciones de bienes de propiedad de la entidad se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

15.7.1. Estudios Previos: Los estudios y documentos previos deben contener además de lo señalado en el numeral 10.4, el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta.

Cuando se estime conveniente o necesario, el ICETEX podrá vincular, a través de contratos de prestación de servicios, a personas naturales o jurídicas que se encarguen de brindarle el acompañamiento necesario para los efectos de determinar el avalúo de los bienes y el precio mínimo de venta.

15.7.2. Mecanismos de enajenación: La enajenación podrá ser efectuada directamente por el ICETEX, o mediante un intermediario.

15.7.3. Enajenación directa por el ICETEX: Cuando la enajenación sea realizada directamente por el ICETEX, la misma se efectuará haciendo uso del mecanismo de subasta a que alude el numeral 15.1.12 del Manual de Contratación, en lo pertinente.

En este evento, el contrato habrá de serle adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y, en consecuencia, el Xxxxxx Xxxxxx de mejora debe ser al alza.

15.7.4. Enajenación mediante intermediario: Cuando la enajenación se efectúe mediante un intermediario, este será vinculado por el ICETEX previa celebración de un contrato de prestación de servicios. Se podrá vincular como intermediario, mediante la figura del contrato interadministrativo, a una o varias entidades públicas que se encuentren habilitadas para celebrar esta clase de negocios.

El objeto del contrato consistirá en la intermediación comercial tendiente al logro y perfeccionamiento de la venta. En el caso de inmuebles y muebles sujetos a registro, se podrá pactar que el intermediario acompañe el proceso de venta hasta el registro y la entrega física del bien, incluyendo la posibilidad de desempeñarse en calidad de mandatario para estos efectos.

El intermediario se encargará de efectuar el avalúo de los bienes.

Cuando se utilice esta figura, la enajenación final se realizará, acudiendo a:

a.) Una subasta pública, conforme a lo señalado en el numeral 15.7.2 y el numeral 15.1.12; o,

b.) Mediante el uso de un mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.

16. Modificación de los contratos.

16.1. Aspectos generales:

Las modificaciones u otrosíes reposarán en documento celebrado por las partes, donde conste cualquier cambio efectuado al contenido del contrato, manteniendo sus elementos esenciales. Estas modificaciones serán numeradas en forma consecutiva y deberán estar sustentados en los informes o estudios que evidencien su necesidad y la proporcionalidad de su contenido en atención a las circunstancias que les sirven de causa.

El contenido de los otrosíes podrá versar sobre:

16.1.1. Adición: Es el otrosí que aumenta el valor económico del contrato, el cual responderá necesariamente a una ampliación del alcance del objeto contractual. No se podrá en todo caso exceder el 50% del valor inicial del contrato, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).

La ampliación del alcance inicial del contrato será debidamente sustentada por el área solicitante, teniendo en cuenta criterios de conveniencia y oportunidad que aconsejen la celebración de tal acuerdo.

16.1.2. Prórroga: Documento suscrito por las partes, donde constan modificaciones en el plazo de ejecución del contrato. Si la prórroga comporta una adición al contrato, se denominará otrosí o acuerdo modificatorio de adición.

Si la prorroga implica extender el contrato más allá de la vigencia presupuestal inicialmente contemplada, el área interesada deberá solicitar la afectación del presupuesto de la siguiente vigencia y honrar el compromiso presupuestal previamente adquirido.

16.1.3. Mantenimiento del equilibrio económico del contrato: Es el documento suscrito por las partes, donde consta cualquier modificación al contrato inspirada en mantener la ecuación económica del contrato. Al mismo no le serán aplicables los límites previstos para la adición.

16.1.4. Otros acuerdos modificatorios: Son aquellos, donde constan las modificaciones al contrato que combina los elementos señalados en los anteriores literales, o se adoptan otras modificaciones que no afectan los elementos esenciales del negocio jurídico.

16.2. Procedimiento para la modificación de los contratos:

Para proceder a la modificación de los contratos celebrados por el ICETEX, se observará el siguiente procedimiento:

a. El supervisor y el área solicitante de la contratación, al evidenciar la necesidad de efectuar una modificación del mismo, presenta la respectiva solicitud ante el Grupo de Contratación.

b. Si la solicitud implica adición de recursos, deberá contarse con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal o de Vigencia Futuras, según el caso.

c. El Grupo de Contratación, verificará el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico y que cuente con justificación técnica suficiente.

d. De encontrar el Grupo de Contratación procedente la modificación, proyectará el correspondiente otrosí.

e. El texto en que se recojan los términos y condiciones del acuerdo modificatorio será suscrito por el correspondiente delegatario contractual y por el contratista.

17. Cesión de contratos

17.1. Aspectos generales

17.1.1. Cesión del contrato: Acuerdo de voluntades por medio del cual una parte se hace sustituir por otra, quién, en consecuencia, asume su lugar dentro del contrato y será la encargada de continuar con la ejecución de las prestaciones encaminadas a la materialización de su objeto. Para los contratos a que alude el presente Manual, la entidad debe aprobar la cesión que se les proponga, para lo cual habrán de verificar que el cesionario propuesto, cuente con calidades iguales o superiores a las del cedente.

17.1.2. Cesión unilateral del contrato: Figura prevista en el artículo 6 (parágrafo 1) de la Ley 2014 de 2019, por virtud de la cual, cuando durante la ejecución del contrato, sobrevenga en el contratista la causal de inhabilidad contemplada en el literal j) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, o cuando administrativamente se le haya sancionado por actos de corrupción, la entidad, mediante acto motivado, antecedido de un procedimiento previo que garantice el derecho de defensa y contradicción, ordena que el contrato sea cedido en favor de un tercero determinado por ella.

17.2. Procedimiento para la cesión contractual.

a. El contratista, o su representante legal pondrá en conocimiento de la entidad la intención de ceder el contrato.

b. Para el caso de las personas jurídicas la solicitud de cesión deberá indicar el eventual cesionario, describiendo y acreditando sus condiciones de orden financiero, organizacional y de experiencia, que deberán ser, al menos, iguales o superiores a las suyas.

c. El área solicitante del bien, obra o servicio estudiará desde el punto de vista técnico la solicitud, presentando su respectivo concepto ante el Grupo de Contratación. Para el efecto contará con el acompañamiento del supervisor del contrato y del área financiera.

d. El Grupo de Contratación, conforme al concepto del área usuaria, emitirá la viabilidad o inviabilidad de aceptar la cesión propuesta.

e. De encontrarse procedente la cesión, se proyectará la correspondiente aceptación de la cesión.

f. El texto en que se recojan los términos y condiciones de la aceptación de la cesión serán suscritos por el correspondiente delegatario contractual, el representante del contratista cedente y el cesionario.

18. Liquidación de los contratos y cierre del expediente.

18.1. Aspectos generales.

18.1.1. Liquidación: La liquidación es un negocio jurídico por medio del cual el ICETEX y su contratista consignan el balance final o corte definitivo de cuentas de la relación contractual, cuyo propósito fundamental es el de determinar si existen obligaciones o pagos pendientes entre las partes, con miras a darle término a la relación, y poderse declarar x xxx y salvo, la cual se somete a las siguientes reglas:

18.1.2. Clases:

a. Liquidación bilateral: Es aquella que se realiza de común acuerdo entre las partes de un contrato donde se efectúa un balance acerca de la ejecución del mismo, con miras a determinar si existen obligaciones o pagos pendientes entre las partes, para así poderse declarar x xxx y salvo y darle término a la relación contractual. Durante su celebración, las partes pueden dejar plasmadas salvedades para llegar a acuerdos parciales.

Cuando quiera que el contratista no concurra a suscribir el acta de liquidación, y desde que no existan obligaciones pendientes entre las partes, el ICETEX, en cabeza del supervisor del contrato, expedirá un acta de cierre que tendrá por propósito dejar constancia escrita alrededor de las condiciones en que se ejecutó el contrato y que las partes se encuentran x xxx y salvo.

b. Liquidación judicial: Es aquella encaminada a hacer un xxxxx xx xxxxxxx que efectúa el juez del contrato, a través de sentencia judicial, previa solicitud que sobre el particular le sea formulada a través de la demanda judicial en ejercicio de la acción correspondiente.

18.2. Procedencia y término para la liquidación.

Los contratos de tracto sucesivo y los demás en dónde expresamente se haya estipulado, deberán ser liquidados de común acuerdo por las partes, dentro del término previsto en el contrato. El área solicitante señalará en los Estudios previos el término en que habrá de efectuarse la liquidación bilateral, en conjunto con una explicación que le sirva de fundamento.

Los contratos de ejecución instantánea y los de prestación de servicios y de apoyo a la gestión no requerirán liquidación, de existir saldos por liberar, el supervisor suscribirá el acta de cierre administrativo y liberación del recurso.

En todo caso, para los efectos de lo previsto en el numeral 1° del artículo 105 de la Ley 1437 de 2011, y sin perjuicio de haberse expedido acta de cierre, los contratos podrán liquidarse en cualquier tiempo, desde que no haya prescrito o caducado el término legalmente previsto para dirimir judicialmente las controversias derivadas del contrato.

Vencido el término estipulado en el contrato para efectuar la liquidación, sin que la misma se haya logrado de mutuo acuerdo, y de existir saldos por liberar, el supervisor suscribirá el acta de cierre administrativo y liberación del recurso, desde que el contratista no haya solicitado la liquidación por vía judicial.

El acta de cierre administrativo será igualmente procedente, cuando quiera que el contratista no comparezca a la suscripción del acta de liquidación bilateral, en aquellos eventos en dónde, luego de analizar el balance de ejecución del contrato, se evidencia que el contratista no le adeuda saldos a la entidad, ni esta al contratista, así como tampoco se encuentra pendiente el cumplimiento de alguna obligación contractual, por lo cual se encuentran recíprocamente x xxx y salvo.

Si aún existen obligaciones insolutas a cargo del contratista y en favor de la entidad, y este no se allana a reconocerlas por medio de la suscripción del acta de liquidación bilateral, el supervisor del contrato deberá informarlo al delegatario contractual y a la Oficina Asesora Jurídica para que se evalúen las circunstancias con miras a efectuar los requerimientos judiciales o extrajudiciales que sean necesarios, con el propósito de obtener el reconocimiento y pago de los saldos adeudados.

Nota: Se entiende por liberación del recurso, la operación destinada a que un recurso registrado para dedicarse a un contrato vuelva a integrar la partida de recursos libres de afectación con que puede disponer el ICETEX para otras contrataciones u ordenaciones de gasto.

18.3. Procedimiento para la liquidación y cierre del expediente.

a. El supervisor del contrato se encargará de proyectar el acta de liquidación del contrato, para lo cual tendrá en cuenta los informes parciales y el informe final de ejecución. Igualmente deberá solicitar al área correspondiente el balance financiero del contrato, donde conste los pagos realizados al contratista y los saldos sin ejecutar si existieren, los cuales deberán consignarse en el proyecto del acta.

b. El proyecto de acta de liquidación junto con los soportes respectivos se remitirá al Grupo de Contratación, quien podrá realizar observaciones y recomendaciones.

c. Una vez ajustado el proyecto de acta de liquidación, el supervisor la remitirá, por cualquier medio eficaz, al contratista para que conozca su contenido y, de ser el caso, presente observaciones en un término máximo de cinco (5) días hábiles.

d. Logrado el texto definitivo del acta de liquidación, se procederá a su suscripción por parte del contratista y del delegatario contractual.

e. Una vez liquidado el contrato y verificado por el supervisor que se encuentren extintas las obligaciones de naturaleza pos contractuales, se entiende que las partes se han liberado de manera definitiva, y le corresponderá a este dejar constancia fundamentada al respecto mediante el acta de cierre del expediente del contrato y proceder a su archivo.

f. Para aquellos contratos no susceptibles de liquidación, una vez vencido el plazo de ejecución y el cumplimiento del mismo, así como verificada la extinción de cualquier obligación pos contractual, el supervisor procederá a emitir el acta de cierre del expediente del contrato y proceder a su archivo.

19. Disposiciones finales – Vigencia y derogatoria

19.1. Incorporación del presente Manual a los contratos celebrados bajo su vigencia

A todo contrato celebrado dentro de la vigencia del presente Manual por el ICETEX, se entiende incorporado el mismo, siempre que se encuentre dentro de su ámbito de aplicación.

19.2. Disposiciones para ejercer el control y vigilancia.

El control y vigilancia de los contratos celebrados por el ICETEX se llevará a cabo en los términos señalados en el Manual de Supervisión contenido en el anexo 4 del presente instrumento.

19.3. Vigencia y derogatorias.

El presente Manual rige a partir de 1 de julio de 2021 y deroga y todas las disposiciones que le sean contrarias.

El presidente, mediante Resolución motivada, podrá prorrogar el momento de entrada en vigencia del presente Manual de Contratación.

19.4. Régimen de transición.

Los procedimientos que hayan sido iniciados de manera previa a la entrada en vigencia de este instrumento, seguirán su trámite conforme al manual vigente para fecha de inicio o publicación de estos y hasta el perfeccionamiento del respectivo contrato.

Una vez perfeccionado el contrato cuyo inicio precontractual se haya dado en vigencia del anterior manual, todo lo concerniente a su ejecución, control y vigilancia, liquidación, y la etapa pos contractual, se regirá por las disposiciones del presente Manual de Contratación y sus anexos.

Las disposiciones contenidas en el presente Manual que hacen referencia a normas contenidas en la Ley 2069 de 2020 que requieran de reglamentación para su operatividad y aplicación, estarán en suspenso hasta que se profiera la normativa correspondiente. Una vez el gobierno nacional profiera el Decreto reglamentario respectivo, de ser necesario, se efectuarán los ajustes que se precisen al presente instrumento, con miras a la pronta y cumplida aplicación de la reglamentación.

Las liquidaciones de los contratos en ejecución o pendientes de dicho trámite a la fecha de entrada en vigencia de esta modificación estarán a cargo del Ordenador del Gasto que haya suscrito el mismo.

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