PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA CONTRACTACIÓ DEL SERVEI DE PRODUCCIÓ, EMMAGATZEMATGE I EMPAQUETAMENT DE LA CAMPANYA GRÀFICA DE LA FUNDACIÓ LA MARATÓ DE TV3.
PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA CONTRACTACIÓ DEL SERVEI DE PRODUCCIÓ, EMMAGATZEMATGE I EMPAQUETAMENT DE LA CAMPANYA GRÀFICA DE LA FUNDACIÓ LA MARATÓ DE TV3.
EXPEDIENT NÚM.1806OS03
1. OBJECTE
L’objecte d’aquesta concurrència és la contractació per part de la Fundació la Marató de TV3 (en endavant la FUNDACIÓ) del servei de producció, emmagatzematge i empaquetament de la campanya gràfica de la Marató.
2. DESCRIPCIÓ DEL SERVEI
Les característiques del cartell són: DinA3 (amb “faldó blanc” en la part inferior si la campanya ho permet) Mides: 297 x 420 mm) en paper estucat brillant de 135 gr.
Les característiques del fulletó són: format díptic (Mides: tancat: 148 x 210 mm.- Mides obert: 296 x 210 mm) de 4 pàgines, plegat, en paper estucat brillant de 135 gr. Aquest format podria presentar variacions depenent del disseny.
Tot el paper utilitzat ha de ser ECF (lliure de clor elemental), amb certificació mediambiental del fabricant i d’acolliment al programa FSC (Forest Stewardship Council)
2.1. Requeriments obligatoris de la producció:
• Producció d’alta qualitat amb maquinaria d’òfset. Les màquines han de ser d’última generació amb un mínim de quatre colors i una data de fabricació posterior al 2010.
• Els plotters s’hauran de fer amb màquina digital i l’adjudicatari presentarà proves de color, segons ISO de qualitat, abans de l‘acceptació de la feina.
• Els plotters han de ser revisats prèviament pels creatius de l’agència de publicitat i pels responsables de la Fundació. Si fos necessari, el departament de preproducció de l’adjudicatari farà les modificacions que puguin sorgir a darrera hora o la incorporació de nous logos de col·laboradors.
• Si el resultat de la producció no fos satisfactori per problemes d’impressió o del paper, l’adjudicatari haurà de repetir novament la producció encarregada en un període màxim de 2 dies sense cap cost per a la Fundació.
• Finalitzada la producció s’haurà de fer un primer lliurament a 3 destinataris a càrrec de l’adjudicatari en diferents dates indicades i la resta quedarà emmagatzemat per a la seva distribució diària durant la campanya.
• Si durant el període de campanya calgués produir urgentment més cartells o més fulletons, l’empresa adjudicatària imprimirà la quantitat necessària en un període màxim de 2 dies, facturant la impressió al mateix cost unitari ofert.
3. EMMAGATZEMATGE DEL MATERIAL
3.1. Requeriments obligatoris de l’emmagatzematge i empaquetament:
• Magatzem de més de la meitat produïda per a la seva distribució diària durant el període de la campanya (aproximadament: 1 d’octubre – 20 de desembre).
• Magatzem d’altres materials produïts per altres proveïdors per a la seva distribució conjunta (Xxxxxxxx, Fulls informatius, Revista...).
• L’espai de magatzem tindrà unes dimensions mínimes de 500 m2 i haurà de disposar de 2 accessos industrials a dins de la nau:
a) Moll interior d’accés de càrrega per a camions de gran tonatge.
b) Moll interior de càrrega i descàrrega per a furgonetes.
4. EMPAQUETAMENT I ENVIAMENT DEL MATERIAL
• Tots els materials que indicarà la Fundació per a cada destinatari s’han d’empaquetar conjuntament . L’adjudicatari disposarà de capses suficients per introduir diàriament els materials que s’han d’enviar individualment, que haurien d’arribar degudament protegits i empaquetats (sense que s’enrotllin ni es dobleguin). Com alguns paquets indicats per la Fundació poden estar formats per varies capses, caldrà disposar d’un estoc de 2.000 capses aproximadament. La Fundació indicarà diàriament els materials (cartells, fulletons informatius i materials produïts per altres proveïdors) i les dades de l’etiqueta per a cada paquet.
• Empaquetament: Preparació d’aproximadament 40/60 paquets diaris amb els diversos materials, en quantitats variables. L’empaquetament s’ha de fer cada dia de 14.00 h a 16.00 h., durant tot el període de la campanya (1 d’octubre – 20 de desembre, aproximadament), fins un total aproximat de 1.800 paquets.
• Etiquetatge diari de tots els paquets (en capses proporcionades per l’empresa adjudicada) segons les adreces individuals que enviarà a les 14.00 h. la Fundació La Marató de TV3. (L’adjudicatari imprimirà i enganxarà l’etiqueta a la part superior de cada capsa).
• La Fundació enviarà diàriament (inclosa la setmana del 6 i 8 de desembre) un arxiu Excel a les 14.00 h. amb el número exacte de tots els materials que ha de contenir cada paquet i les adreces, nom, telèfon i codi de tots els destinataris.
• L’adjudicatari elaborarà de forma individualitzada tots els paquets previstos a l’Excel (40/60 paquets) per a la recollida diària a les 16.00 h. per part de l’agència de transport, que els lliurarà el dia següent a l’adreça indicada sense possibilitat de retard.
• L’adjudicatari haurà de destinar cada dia el personal necessari per empaquetar absolutament tots els materials indicats en cada data i fer l’etiqueta pel transport, sense possibilitat de demora.
• Si els paquets previstos per a un dia fossin més de 60, l’adjudicatari destinarà el personal que calgui per complir amb el compromís de lliurar-los tots en la data prevista.
• Els destinataris són els organitzadors d’activitats populars ( aproximadament 2.000) que necessiten aquest material, degudament protegit i sense incidències, abans dels actes programats, sense possibilitat de demora, durant tot el període de la campanya.
• La Fundació la Marató de TV3 disposa d’un acord amb una empresa que ofereix gratuïtament la distribució del material de divulgació des de les seves instal·lacions. Aquesta empresa, a més, facilita la recollida gratuïta fins a una distancia màxima de 20 km del Parc Logístic de la Zona Franca per tant, les empreses situades a una distància superior hauran de comunicar-ho i d’incloure el cost de l’enviament diari de 40 a 60 paquets a aquesta empresa de transport en la seva oferta d’empaquetament.
6. COORDINACIÓ INTERLOCUCIÓ i OPERATIVA
El coordinador/a del servei per part de l’adjudicatari informarà periòdicament del desenvolupament del servei al responsable del servei per part de LA FUNDACIÓ.
El responsable del servei per part de LA FUNDACIÓ supervisarà el servei de forma continua i podrà demanar informes puntuals sobre el desenvolupament del servei o sobre les incidències produïdes.
Totes les incidències que puguin sorgir en l’execució del contracte es resoldran en les reunions periòdiques entre la persona responsable designada per LA FUNDACIÓ i la responsable designada per l’empresa adjudicatària i una persona del primer nivell de l’organigrama de l’empresa.
7 ASSEGURANCES
L’empresa adjudicatària serà responsable dels danys i perjudicis causats a LA FUNDACIÓ i a tercers que se’n puguin derivar de la realització del subministrament que constitueix l’objecte del contracte i, per tant, LA FUNDACIÓ queda eximida, en aquest sentit, de tota responsabilitat.
A tal efecte l’empresa adjudicatària ha d’estar en possessió d’una pòlissa de responsabilitat civil que cobreixi un mínim per sinistre i any de 150.000 € i que asseguri riscos d’indemnització per danys personals i materials que es puguin ocasionar a tercers.
Barcelona, juny del 2018