ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SIN PLURALIDAD DE OFERENTES CONTRATACIÓN DIRECTA (Artículo 2 numeral 4 Literal g) Ley 1150 de 2007, Artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015)
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SIN PLURALIDAD DE OFERENTES
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Artículo 2 numeral 4 Literal g) Ley 1150 de 2007, Artículo 2.2.1.2.1.4.8 del
Decreto 1082 de 2015)
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial (en adelante DNDA o la Dirección), adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Para el funcionamiento de la Dirección Nacional de Derecho de Autor como responsable del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos, se requiere contar con una estructura administrativa y financiera eficiente relacionada con los procesos xx xxxxxxx y nómina, razón por la cual, es indispensable que los aplicativos disponibles (Nomina, Almacén) se mantengan en pleno funcionamiento para atender de manera confiable y oportuna los requerimientos de información institucional. En tal sentido, la entidad debe adelantar los trámites pertinentes para que las citadas herramientas ofrezcan el soporte a las actividades previstas en el orden administrativo de la entidad.
Adicionalmente, este software requiere mantenimientos internos dentro de su estructura que permita adaptaciones para que realice operaciones ajustadas a la normatividad vigente y generar informes que cumplan con los requerimientos de terceros en cuanto a reportes.
Para la DNDA es necesario que el Sistema Financiero Xxxxxx se adecue a las actualizaciones normativas generales vigentes, que la estructura en su plataforma y lenguaje sea compatible con la tecnología con que cuenta la entidad actualmente, con el fin de que el trabajo y resultados del mismo satisfaga las necesidades de la entidad en materia financiera.
2. ANALISIS DEL SECTOR
Atendiendo lo ordenado en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 y en aplicación al manual o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del sector en materia de contratación directa, se establece el siguiente análisis del sector desde los aspectos legales, organizacionales, comerciales, técnicos y análisis del riesgo, dejándose claro que: “No será necesario que la Entidad Estatal haga un estudio de la oferta y la demanda del sector de la prestación de servicios con particularidades sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la oferta y la demanda”.
Adicionalmente es importante tener en cuenta que no es factible realizar un estudio del sector en consideración a que la presente contratación es muy específica y debe contar con el permiso del uso de la licencia del software de inventarios que funciona bajo el sistema financiero XXXXXX, además debe estar autorizado por el propietario del software para transformarlo, adicionarlo y modificarlo, y dicho permiso ha sido otorgado a la empresa XXXXXX HARDWARE Y SOFTWARE LTDA. En relación con la nómina por ser la DNDA propietaria de las fuentes, requiere actualizaciones y asistencia técnica adecuados, para garantizar la operación del programa de Inventarios y de Nómina Xxxxxx en el tiempo que los usuarios lo requieren y reducir el riesgo de errores y fallas en los procesos que realiza el sistema, a través del respaldo de la firma propietaria del programa fuente para el caso de inventarios, quien es la única que puede realizar dicho soporte y actualización.
2.1. ASPECTOS LEGALES Y ORGANIZACIONALES (IDONEIDAD):
La Entidad Estatal requiere contratar con la Sociedad XXXXXX HARDWARE Y SOFTWARE Y LTDA el servicio que brinde el soporte técnico para los software de Nómina, Almacén e Inventarios que funciona bajo el sistema financiero Xxxxxx, persona jurídica autorizada por el propietario del software para transformarlo, adicionarlo y modificarlo, para lo cual debe anexar copia simple del certificado de registro del soporte lógico y autorización escrita y firmada por las partes donde conste que el titular de los derechos del aplicativo Xxxxxx en el módulo de inventarios, autoriza a la persona jurídica la comercialización de la licencia.
Prestación de servicios para brindar el soporte técnico para los software de Nómina, Almacén e Inventarios que funciona bajo el sistema financiero Xxxxxx.
2.2. ASPECTOS COMERCIALES, TECNICOS Y ANALISIS DEL RIESGO (EXPERIENCIA).
Dada la naturaleza de la labor a desarrollar sobre el Software financiero Xxxxxx y la autorización expresa del titular de los derechos para que una persona jurídica lo transforme, adicione y modifique, se considera que debe contratarse únicamente con la persona jurídica autorizada y que tenga experiencia mínimo de tres (3) años en el desarrollo de actividades relacionadas con las actualizaciones y soporte técnico del sistema financiero Xxxxxx con los software de inventario y nomina, con empresas públicas o privadas.
2.3. ASPECTOS FINANCIEROS, ORGANIZACIONALES, TÉCNICOS Y DE ANÁLISIS DE RIESGO
La DNDA ha contratado durante las vigencias 2013, 2014 y 2015 los servicios de la persona jurídica autorizada por el propietario del Software Financiero Xxxxxx para transformarlo, adicionarlo y modificarlo, con un costo de i) CINCO MILLONES DE PESOS (5.000.000,oo), con un plazo de ejecución de seis (6) meses durante la vigencia de 2013, ii) DIEZ MILLONES CINCO MIL PESOS (10.005.000,oo), con un plazo de ejecución de once (11) meses para la vigencia 2014 y iii) NUEVE MILLONES DE PESOS ($9’000.000,oo), con un término de nueve (9) meses, para la vigencia 2015. Los contratos fueron realizados mediante la modalidad de contratación directa sin pluralidad de oferentes atendiendo la naturaleza del objeto a contratar, la idoneidad y experiencia del contratista, con base en la causal señalada en el artículo 2º numeral 4º literal g) de la ley 1150 de 2007.
El resultado de tales contratos ha sido satisfactorio, en la medida que se han alcanzado los objetivos propuestos. Sin embargo, se requiere contar con una estructura administrativa y financiera eficiente relacionada con los procesos xx xxxxxxx y nómina, razón por la cual, es indispensable que los aplicativos disponibles (Nomina, Almacén) se mantengan en pleno funcionamiento para atender de manera confiable y oportuna los requerimientos de información institucional. En tal sentido, la entidad debe adelantar los trámites pertinentes para que las citadas herramientas ofrezcan el soporte a las actividades previstas
en el orden administrativo de la entidad, lo que hace necesario que para el presente año se vuelva a contratar el objeto en mención.
2.4. TIPO DE REMUNERACION:
El tipo de remuneración recomendada para la prestación de servicios objeto del Proceso de Contratación son tres pagos durante los meses xx xxxxx, junio y octubre, cada uno por valor de $3.000.000 y un giro en el mes de diciembre por
$2.000.000 para un total de $11.000.000,oo, previa certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, una vez presentados y aprobados los informes para cada pago en los términos previstos, y la acreditación de que el contratista se encuentra al día en el pago de los aportes relativos al Sistema Integral de Seguridad Social.
3. ESPECIFICACIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
3.1. OBJETO A CONTRATAR.
Prestación de servicios para brindar el soporte técnico para los software de Nómina, Almacén e Inventarios que funciona bajo el sistema financiero Xxxxxx.
3.2. Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios:
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 se especifica la descripción del objeto a contratar identificado en el Clasificador de Bienes y servicios:
Segmento | ||||
80000000 | 80100000 | 80101500 | 80101507 | Servicios de asesoramiento sobre tecnologías de la información |
3.3. ENTREGABLES:
Un informe escrito por cada periodo de pago, con indicación de labores y ajustes realizadas al sistema financiero Xxxxxx (Inventario y nomina) en concordancia con las obligaciones específicas consignadas en el presente documento.
3.4. PERFIL REQUERIDO.
El servicio debe contratarse con la persona jurídica autorizada por el propietario del software financiero Xxxxxx para transformarlo, adicionarlo y modificarlo.
Certificaciones y experiencia:
Copia simple del certificado de registro del soporte lógico
Autorización escrita y firmada por las partes donde conste que el titular de los derechos del aplicativo Xxxxxx en el módulo de inventarios, autoriza a la persona jurídica la comercialización de la licencia.
experiencia mínimo de tres (3) años en el desarrollo de actividades relacionadas con las actualizaciones y mantenimiento del sistema financiero Xxxxxx con los software de inventario y nomina, con empresas públicas o privadas.
3.5. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
El contrato que se suscriba en desarrollo del presente proceso de contratación será un contrato de prestación de servicios para brindar el soporte técnico para los software de Nómina, Almacén e Inventarios que funciona bajo el sistema financiero Xxxxxx. .
3.6. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato a través de contratación directa sin pluralidad de oferentes se realizará en cuatro (4) pagos, así: 1) Tres pagos cada uno por valor de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000,oo) en los meses xx xxxxx, junio y octubre de 2016, y 2) Un giro por valor de DOS MILLONES DE PESOS (2’000.000,oo) en el mes de diciembre de 2016, para un total de ONCE MILLONES DE PESOS M/CTE (11´000.000,oo) incluido impuestos. En todo caso los pagos se realizarán cuando el contratista haya realizado las actualizaciones, modificaciones generales, exportación y mantenimiento general de las bases de datos.
Estos pagos se realizarán previa expedición del certificado de cumplimiento firmado por los supervisores en cada área, y entrega por parte del contratista de:
a) Informe escrito sobre las actividades realizadas en cada periodo.
b) Certificado xx xxx y salvo de parafiscales firmado por el revisor fiscal y/o representante legal si no existe revisor fiscal y
c) la factura correspondiente. Sin embargo,
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3.7. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, por un plazo xx xxxx (10) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo, y en todo caso, sin exceder el 31 de diciembre de 2016.
NOTA. En el evento que la ejecución del contrato se termine anticipadamente y/o antes del plazo para su ejecución, se liquidará proporcionalmente el tiempo efectivamente ejecutado sobre el valor ofertado por el contratista y aprobado por el Comité de Contratos.
3.8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
3.8.1. El CONTRATISTA deberá cumplir a cabalidad y en forma oportuna las siguientes obligaciones: Generales:
a) Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación profesional necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista.
b) Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
c) Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes parciales y finales sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento indispensable para el pago.
d) Xxxxx en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e) Emitir los conceptos relacionados con el objeto contractual a solicitud del supervisor del contrato.
f) Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
g) Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
h) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
i) No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
j) No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
k) Xxxxxx a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
l) Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
m) Xxxxxxxxxx las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
n) Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
o) Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
p) Presentar informe parcial y/o final sobre el cumplimiento del objeto contractual al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento del mismo, documento indispensable para el pago.
q) Comunicar a la DNDA el número de una cuenta corriente o de ahorros en una entidad financiera y/o en caso de no tenerla, efectuar la constitución y apertura de una cuenta de ahorros, para la realización de los pagos mensuales de servicios por consignación.
3.8.2. Obligaciones Específicas:
a) Realizar las actualizaciones y modificaciones generales requeridas en cualquier momento para los aplicativos de inventario y de aplicativo de nómina, respectivamente, acorde con los requerimientos normativos vigentes emanados de la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y Servicio Operativo de Información (SOI – Pago planilla única por Internet).
b) Prestar asistencia técnica para la exportación de datos de los módulos de Inventario y Nómina, al Sistema de Información Financiera SIIF acorde con los requerimientos vigentes.
c) Prestar y/o realizar soporte técnico ante eventuales fallas de los módulos de inventario y nómina, con respuesta dentro de las 48 horas siguientes a la solicitud.
d) Realizar el mantenimiento general de las bases de datos de los módulos de inventario y nómina.
e) Prestar asistencia técnica para el cierre financiero de fin de año en los módulos xx xxxxxxx, inventario y nómina.
f) Realizar capacitación general para la presentación de informes ante la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Servicio Operativo de Información (SOI – Pago planilla única por Internet) acorde con los cambios desarrollados en el software.
g) Realizar la preparación de los directorios y carga general de los módulos xx xxxxxxx, inventario y nómina para el inicio de la vigencia 2017, labor que debe realizar en el mes de diciembre de 2016.
h) Parametrizar que el informe de entradas y salidas xx xxxxxxx tengan la cuenta contable, para así facilitar el ajuste manual que hay que subir al SIIF.
i) Realizar los certificados de ingresos y retenciones: el cumplimiento de expedir los certificados de ingresos y retenciones tanto laborales como de proveedores.
j) Realizar la preparación de los archivos para la información exógena cuando así se lo solicite el usuario
k) Licenciar el uso hasta diciembre de 2016 del Sistema Financiero Xxxxxx con los módulos xx Xxxxxxx e Inventarios y Nómina.
l) Las demás que se requieran y que se relacionen con el objeto del contrato.
3.9. OBLIGACIONES DE LA DIRECCION
En desarrollo del objeto de este contrato, LA DIRECCIÓN contrae las siguientes obligaciones:
a) Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.
b) Xxxxxxx en forma clara y expresa las pautas que debe seguir EL CONTRATISTA en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.
c) Dar respuesta oportuna a las solicitudes del CONTRATISTA, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.
d) Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.
e) Prestar la debida, adecuada y oportuna ayuda al CONTRATISTA en los temas que este requiera para la ejecución del objeto del contrato.
3.10. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria y facilitará el ambiente para la realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN
4.1. RÉGIMEN JURIDICO.
a) LEY 80 DE 1993
b) XXX 0000 XX 0000
x) XXX 0000 XX 0000
x) XXXXXXX LEY 019 DE 2012
e) DECRETO 1082 DE 2015.
f) Demás normas que complementen, modifiquen o reglamenten las anteriores disposiciones y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.
4.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN.
La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal g) numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 referidos a la contratación directa sin pluralidad de oferentes.
La Ley 1150 de 2007 (artículo 2, numeral 4, literal g) determinó que cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, debe celebrarse a través del procedimiento de contratación directa.
A su vez el artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015, el cual contempla que se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
El soporte técnico para el software de Inventario, es un trabajo para el cual se requiere ser dueño de la licencia de uso (Aplicativo de Inventario), en tanto que para la Nómina que no requiere licencia se debe conocer totalmente el software, labor que por su misma esencia no puede ser ejecutada por el personal de planta de la DNDA.
Por lo anteriormente expuesto, es entonces factible la celebración de la contratación directa en los términos anteriormente planteados, conforme lo determinan tanto la Ley 1150 de 2007 como el Decreto 1082 de 2015.
5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
5.1. VALOR DEL CONTRATO
El valor estimado del presente contrato es de ONCE MILLONES DE PESOS ($11.000.000,oo) incluido impuestos, tributos, contribuciones, aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley, amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2416 del 02 de febrero de 2016.
5.2. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO.
El valor estimado es de $11´000.000,oo que incluye impuestos, tributos, contribuciones aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Este valor se proyectó tomando como base la cotización del contratista dentro de la etapa del estudio previo y el servicio y soporte a prestar sobre dichos aplicativos para el funcionamiento del sistema en la parte administrativa. Este servicio se contará a partir de la fecha de la firma y legalización del contrato y hasta el término xx xxxx (10) meses y sin exceder el 31 de diciembre de 2016, tiempo en el cual si alguno de los supervisores y/o funcionarios que realizan actividades con los software de Inventario y/o Nómina requieren de los servicios del contratista por problemas técnicos a pesar de encontrarse ajustado a la normatividad vigente en el área financiera, el contratista debe prestar dicho servicio cuantas veces sea necesario para contar con el soporte que necesita la entidad en esta materia.
6. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
Por tratarse de una contratación directa (contratación Directa cuando no exista pluralidad de oferentes), de conformidad con la normativa vigente, no se aplicara la definición de los factores de escogencia y la favorabilidad del ofrecimiento, ni ponderación de las ofertas, siendo en este caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, la base para la aprobación de la oferta presentada.
La verificación del cumplimiento de la capacidad jurídica, financiera, técnica y de experiencia del proponente para la ejecución del objeto contractual, no dará derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada.
En consecuencia, el proponente debe anexar los documentos que acrediten experiencia e idoneidad de conformidad con lo solicitado en los siguientes requisitos.
6.1. EVALUACIÓN
La entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
JURIDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
FINANCIEROS | CUMPLE / NO CUMPLE |
TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA | CUMPLE / NO CUMPLE |
ECONOMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos financieros (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos y de Experiencia (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
La oferta presentada debe cumplir con los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma de ONCE MILLONES DE PESOS ($11.000.000,oo) incluido impuestos, tributos, contribuciones, aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley, amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2416 del 02 de febrero de 2016.
6.2. DOCUMENTOS PARA EVALUAR LA OFERTA
ITEM | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Oferta Económica. La oferta debe contener como mínimo la siguiente información: Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el anexo técnico. (Anexo 1) Atendiendo las labores inherentes al objeto del contrato y dada la esencia del mismo, el plazo de ejecución será xx xxxx (10) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos indispensables para ello, previo el perfeccionamiento del contrato, y en todo caso, sin exceder el 31 de diciembre de 2016. El costo del servicio debe señalarlo mensualmente incluyendo los impuestos que haya lugar acorde con el Estatuto Tributario Vigente. Indicar el precio de la oferta, detallando que incluye impuestos, y entregables acorde con el objeto. La propuesta se debe cotizar en pesos colombianos y en esta moneda se efectuarán los pagos correspondientes del contrato. |
2 | Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. |
3 | Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado (Anexo 2). Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. |
4 | Certificación sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 789 de 2002 e inciso segundo y |
parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. (Anexo 3 Persona Jurídica) | |
5 | Registro Único Tributario expedido por la DIAN debidamente actualizado. |
6 | Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. |
7 | Certificación expedida por la Contraloría General de la República. Donde conste que el oferente no está reportado en el boletín de responsables fiscales |
8 | Certificado de antecedentes de policía o judiciales |
9 | Hoja de vida única persona jurídica. (Anexo No. 4) |
10 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal |
11 | Copia simple del certificado de registro del soporte lógico correspondiente al software titulado “Sistema Financiero Xxxxxx”, en cumplimiento del Artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015. |
12 | Autorización escrita y firmada por las partes mediante la cual el titular de los derechos del aplicativo Xxxxxx en el módulo de inventarios, autoriza a la empresa Xxxxxx Hardware y Software Ltda., la comercialización de la licencia. |
13 | Experiencia profesional y específica del oferente: Acreditar mínimo tres (3) años. Anexar mínimo una certificación y máximo (2) certificaciones de experiencia especifica mínimo de tres (3) años en el desarrollo de actividades relacionadas con las actualizaciones y mantenimiento del sistema financiero Xxxxxx con los software de inventario y nomina, con empresas públicas o privadas. La certificación debe contener mínimo la siguiente información: - Razón social o nombre de la empresa contratante. - Objeto del contrato - Tiempo de labores y/o asesoría (Fecha de inicio y terminación) - Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante, o quien haga sus veces. |
14 | Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante) (Anexo No. 6) El futuro contratista deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). |
6.3. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través de un comité de contratos conformado por el Subdirector Administrativo, un Delegado del nominador, la Coordinadora del Grupo de Compras, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventario o un profesional de la Entidad que conozca las especificaciones técnicas del servicio a contratar.
7. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. (Ver matriz anexa)
En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento
CONPES 3714, el Decreto 1082 de 2015, y artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso de contratación se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:
1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA.
2. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de logística, operación y producción de eventos:
Clase: General y específico
Fuente: Interno y Externo
Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución
Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza, Técnicos, entre otros.
3. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.
Esta evaluación permitió asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.
4. Asignar y tratar los riesgos: Se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.
5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.
Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprender a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.
No obstante lo anterior, los oferentes interesados en el proceso podrán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo.
NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
8. REQUERIMIENTO DE GARANTIAS:
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria Para la presente contratación conforme al objeto del contrato y las actividades desarrolladas por el futuro contratista NO amerita la exigencia de garantías toda vez que NO existen riesgos que pueden afectar el funcionamiento de la entidad.
9. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato resultante del presente proceso designado por el Director General será ejercida por el Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios para el módulo de inventarios y la Subdirectora Administrativa Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx o quien apoye las labores de Recursos Humanos para el módulo de nómina.
10. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.4.1.1 del Decreto 1082 de 2015 la DNDA, establece si el servicio objeto del presente proceso de selección se encuentra cobijado por los acuerdos y tratados internacionales que vinculen al estado colombiano, para lo cual se verificó:
a) Si la cuantía del proceso se somete al capítulo de compras públicas
b) Si la Entidad se encuentra cobijada bajo el capítulo de compras públicas
c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos del capítulo de compras.
De acuerdo a la verificación realizada sobre los TRATADOS DE LIBRE COMERCIO, ACUERDOS INTERNACIONALES VIGENTES PARA EL
ESTADO COLOMBIANO y la excepción consistente en la modalidad de contratación directa, el presente proceso no se somete al capítulo de compras públicas.
NOTA: Teniendo en cuenta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ordenó la implementación del software SIIF NACION II y que el mismo no ha entrado en funcionamiento en lo relacionado con los módulos de inventario y nómina, es necesario continuar utilizando los aplicativos locales para darle continuidad a los procesos xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios y Recursos Humanos, respectivamente.
El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los veintitrés (23) días del mes de febrero de 2016.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR LOS SUSCRITOS XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX
Subdirectora Administrativa
XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Coordinador Almacén, Bienes e inventarios
Anexo: Matriz de Riesgos
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2416 de
2016