Introducción:
RedNegocios, Cámara de Comercio de Santiago. |
Manual de Usuario: Administración de Contrato de Servicios (SAP Ariba Sourcing) |
Enero 2022. |
Introducción:
Con el objetivo de cumplir con la promesa de valor comprometida en todos los contratos, tanto en términos del servicio contratado (naturaleza del negocio) como en su impacto en el negocio, se ha definido establecer un Proceso Único de Contratación y Gestión de Contratos, donde todos los procesos de compra y/o contratación y gestión de servicios sean realizados bajo un estándar único en todas las divisiones.
En este escenario, el presente documento establece un estándar para el uso de Contract de la Empresa Contratista (EECC).
Objetivo:
Este documento tiene como objetivo describir las actividades y/o tareas involucradas en las distintas variantes de Contract para la Empresa Contratista (EECC) por medio de la plataforma SAP Ariba, la cual ha sido implementada para mejorar y estandarizar los procesos de Abastecimiento en toda la Corporación.
En su primera etapa, la plataforma Contract estará en producción durante Diciembre de 2020, para desplegarse gradualmente en ciclos de habilitación y capacitación a proveedores.
Durante este mes, la Cámara de Comercio de Santiago realizará capacitaciones para empezar a operar con esta herramienta.
Contexto:
El Modelo de Administración de Contratos busca integrar gestión y mejores prácticas a la ejecución y administración de un contrato, buscando eficiencias y capturar la promesa de valor, es por lo cual Se establece un Sistema de Gestión de Administración de Contratos (SIGAC), el cual contempla 3 pilares claves: Procesos, Estructura y Sistemas.
Ejecución
Personas
Riesgo
Proveedores
Gestión
Objetivo del SIGAC
Tener un proceso, estructura y sistema único y estándar para la administración de contratos de servicios en toda la corporación.
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Busca la optimización del Modelo de Administración de Contratos y define un Proceso, Estructura y Sistemas que lo soporten.
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Roles y Responsabilidades:
Durante la ejecución de un contrato, el nexo entre la Empresa Contratista y Codelco se sostiene mediante los Administradores de Contrato de cada una de las partes. A continuación,se desarrollan las responsabilidades de cada uno:
Persona designada por la Empresa Contratista en el Contrato,con facultades de representación suficientes para asegurar el cumplimiento expedito de las obligaciones contractuales convenidas con Codelco. Es el único representante de la Empresa Contratista para el proceso de Administración de un Contrato y única contraparte directa del Administrador de Contratos de Codelco, debiendo velar por la correcta ejecución de las actividades planificadas.
Dentro de sus principales actividades, de las cuales es responsable, se encuentran:
❖ Definir y ejecutar Plan de Implementación
❖ Rehacer, modificar y/o reparar trabajos no conformes e incidentes
❖ Recopilar KPIs y preparar documentación requerida a lo largo de la vigencia del contrato
❖ Gestionar accidentes e incidentes
❖ Preparar y enviar Estados de Pago (EDP) y sus respaldos
❖ Cumplir con normativas ambientales, de seguridad, legales, requisitos laborales, y otrasque se encuentran en los distintos manuales, bases y protocolos que la Empresa Contratista debe manejar.
Persona designada por Codelco en el Contrato, para que actúe en su representación y sea responsable de administrar, supervisar y coordinar por Codelco la ejecución del Contrato, así como resguardar y velar por sus intereses. Debe velar por cumplimiento de la promesa de valor del contrato, gestionar y controlar su correcta ejecución bajo el cumplimiento de las normas jurídicas aplicables y de los procesos y estándares definidos por la Corporación.
Dentro de sus principales actividades, de las cuales es responsable, se encuentran:
❖ Liderar actividades de gestión y administración del contrato
❖ Definir y apoyar Plan de Implementación
❖ Supervisar cumplimiento del servicio
❖ Gestionar recursos para el contrato
❖ Evaluar desempeño del contrato
❖ Autorizar y aprobar Estado de Pago del contrato
❖ Ejecutar término del contrato
Comunicación durante el Proceso
Sistemas que facilitan el relacionamiento entre los Administradores de Contrato:
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El canal formal de comunicación ante cualquier inquietud, solicitud o reclamo que tenga la Empresa Contratista es siempre mediante el Administrador de Contrato de Codelco, a través de él se debe canalizar cualquier tipo de información o requerimiento asociado al contrato.
¿Cómo llevar a cabo un cambio de Administrador para el contrato?
Puede ocurrir el evento de cambio de Administrador de la Empresa Contratista para un contrato durante su ejecución. Este evento extraordinario debe estar sujeto a una serie de condiciones, las cuales son:
• Aquella persona que tome la responsabilidad del Administrador anterior debe cumplir con los requisitos de perfil establecidos originalmente en el contrato, donde por ejemplo se encuentra años de experiencia, profesión u oficio, entre otras características necesarias.
• El canal de comunicación para el cambio de Administrador únicamente puede ser el Libro de Obra Digital (LOD), idealmente con un aviso previo a este cambio (30 días de anticipación).
• En este aviso de cambio debe informarse quién será la persona que reemplace al Administrador de Contrato Actual.
La persona que recibe la transferencia del contrato debe tomar conocimiento de las principales características, documentos y condiciones del contrato, las cuales constan de a lo menos los siguientes aspectos:
Información General del Contrato
• N° de Contrato
• Plazo del servicio
• Monto
• Canales formales de comunicación con Codelco
• Documentación del Proceso de Licitación (Bases específicas y técnicas, Oferta técnica y económica, contrato, etc.)
Estado actual del Contrato
• Etapa
• Porcentaje de Avance Físico
• Porcentaje de Avance Financiero
• Modificaciones al Contrato (Plazo, Monto, N° de la modificación, etc.)
• Evaluaciones realizadas a la empresa contratista
Información de Gestión
• Estados de Pagos
• Informes de Avances
• Recepción de Entregables
• Gestión de Seguridad y Sustentabilidad
• Indicadores
• Alcance
• Hitos de Productividad y Accidentabilidad
Documentación Estándar
Listado de documentos estándar y entregables requeridos a la EECC
• Sin perjuicio de los documentos propios de cada contrato, se entregarán Documentos Estándar (o Plantillas) con el objetivo de Facilitar la ejecución y respaldo de las actividades.
• Los principales documentos son los presentados en la tabla a continuación.
• Se requerirá que la empresa contratista realice o entregue información para la realización del contrato.
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La Empresa Contratista debe tener en cuenta que el proceso de Administración de Contratos consta de tres etapas:
Movilización: Etapa de Inicio al contrato donde se gestionan los documentos y acciones para una correcta ejecución del contrato. Incluye la presentación de las partes, definición de aspectos como comunicación, Plan de implementación de la Empresa Contratista y los tiempos asociados, entre otros, e instalación del proveedor en faena, si es que aplica. Los tiempos asociados deben estar en línea a lo comprometido en las ofertas o en el contrato.
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Ejecución: Etapa en donde la empresa contratista realiza la ejecución del servicio contratado. Durante esta etapa se verifica el cumplimiento de la promesa de valor del contrato a través de actividades como el monitoreo de los recursos asignados por el contratista, avance físico respecto al plan, monitoreo y evaluación de desempeño periódicamente, cumplimiento de normativas relacionadas a seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y comunidad, operacionales, legales, financieras, cumplimiento con trabajadores, entre otras más que se vean especificadas en el contrato. En paralelo a la fase de ejecución, se generan las actividades de Gestión de Pagos, correspondiente al pago por los servicios prestados por la empresa contratista durante la ejecución del servicio, validando que los Estados de Pagos presentados concuerden con lo establecido en el contrato.
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Desmovilización: Etapa que constituye la finalización del servicio y el cierre del contrato. Es la etapa en la cual se cierra el ciclo del contrato e incluye actividades como la recepción del servicio, gestión del finiquito, evaluación de desempeño final e inhabilitación de credenciales, entre otras actividades para un correcto cierre.
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Instancias Resumen por Fase:
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1.- Fase de Movilización:
Ámbitos que abordan las actividades de Movilización
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Actividades por fase, donde EECC es responsable Fase de Movilización
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2.- Fase de Ejecución:
Ámbitos Fase Ejecución
Explicación de los ámbitos
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Fase de Ejecución
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Actividades por fase, donde EECC es responsable Fase de Ejecución – Gestión de Pagos
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Instancias de control y Evaluación
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3.- Fase Desmovilización:
Actividades por fase, donde EECC es responsable
Ámbitos que abordan las actividades de Desmovilización
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Actividades por fase, donde EECC es responsable
Fase de Desmovilización
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Contenido
II. Respaldos al Plan de Implementación 11
IV. Proceso General de Firma Digital 15
I. Plan de Implementación
El plan de implementación es lo que describe cómo se ejecutará y pondrá en funcionamiento el contrato. A continuación, se detalla cómo completar la información paso a paso:
1. Para ejecutar la tarea sobre el Plan de Implementación solicitado por Codelco, El AdC de la EECC recibirá un correo electrónico solicitando completar el formulario ¨Plan de Implementación¨.
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2. El AdC de la EECC deberá ingresar a Ariba Network con su cuenta y acceder a la tarea de revisión. En la tarea, deberá pinchar en el nombre de esta y seleccionar la opción “Ver detalles de la tarea”
3. Una vez dentro de la tarea, seleccione el formulario ¨Plan de Implementación¨ y luego la opción "Abierto para Lectura"
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4. Dentro del formulario, presione el botón “Agregar” para ir registrando cada una de las actividades del plan.
5. Cuando haya terminado de agregar todas las actividades, presione el botón “Guardar”
6. Luego regresará a la tarea y deberá seleccionar la opción “Finalizar revisión”
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7. Una vez finalizado no se registrarán tareas pendientes.
II. Respaldos al Plan de Implementación
1. Para completar esta tarea la EECC recibirá un correo electrónico solicitando enviar los respaldos del plan de implementación a la dirección de correo electrónico indicada.
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2. El AdC de la EECC deberá enviar la documentación correspondiente, como se muestra a continuación;
III. Resultados de KPI’s
El administrador de contrato de la Empresa Contratista (AdC EECC) será el responsable de realizar el cálculo de los KPI’s asociados al contrato y disponer la información al Administrador de contrato de Codelco (AdC) para que este pueda revisar los KPI’s y aprobarlos.
En caso de requerir soporte con la recolección de información, el Administrador de contrato de la Empresa Contratista (AdC EECC) podrá solicitar el apoyo de Codelco, según corresponda.
En caso de que el Administrador de contratos de Codelco (AdC) no apruebe los resultados entregados por el Contratista, contactará a la empresa para la generación de un plan de acción o modificación del KPI si el resultado no refleja la realidad del contrato.
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1. El AdC de la EECC deberá ingresar a Ariba Network con su cuenta y acceder a la tarea de revisión. En la tarea, deberá pinchar en el nombre de esta y seleccionar la opción “Ver detalles de la tarea”
2. Una vez dentro de la tarea, seleccione el formulario ¨KPI’s¨ y luego la opción "Abierto para Lectura"
3. Resultados Mensuales de KPI: Por cada periodo de los KPI solicitados deben ser completados por el AdC EECC:
• Mes del resultado.
• Nombre KPI: Es el nombre del KPI al que se le ingresarán los resultados.
• Fecha: es la fecha para la que se solicita al AdC EECC el resultado del KPI.
• Descripción: Definida por el AdC Codelco.
• Resultado: Llenado por el AdC.
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• Aprobado por Codelco: campo no editable.
4. Una vez completado el resultado de los KPI's del mes de clic en ¨Guardar¨.
5. Luego regresará a la tarea y deberá seleccionar la opción “Finalizar revisión”
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6. Una vez finalizado no se registrarán tareas pendientes
IV. Proceso General de Firma Digital
Para completar una tarea que involucre firma, el documento será enviado por medio del sistema DocuSign, y para firmar debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Diríjase a ¨Revisar Documento¨ para llevar a cabo la firma digital por DocuSign.
2. Para firmar debe previamente aceptar usar registros y firmas electrónicas y luego seleccione la opción
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¨Continuar¨
3. De clic en ¨Firmar¨, para agregar firma.
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4. Seleccione firma a utilizar, posteriormente de clic en ¨Adoptar y firmar¨
Canales de Contacto y Material de apoyo
SAP Ariba:
Centro de ayuda: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxx/xxxxx?x_xxxxxxx&x_xxxxxxx
RedNegociosCCS:
Para dudas respecto al proceso de la inscripción en RedNegociosCCS, existen los siguientes canales:
xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx -sección "Ayuda en Línea" - Solicitudes a RedNegociosCCS.
e-mail: xxxxxxxxxxx@xxx.xx, o al teléfono 000000000 y un ejecutivo resolverá su inquietud.
Link de información de evaluaciones para proveedores CODELCO: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/XxxxXxxxxxx.xxxx
Link de información proyecto Ariba: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxXxxxx.xxxx
Portal de Compras Codelco:
Si presenta dudas con respecto al Portal de Compras de CODELCO podrá realizar sus consultas a través de:
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e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx o al teléfono: 000000000.
Requerimientos Técnicos SAP Ariba:
Esta guía es para todos los usuarios de SAP Ariba, la cual proporciona información sobre los navegadores
compatibles, las opciones del navegador y las aplicaciones de productividad de Office.
Navegadores Compatibles:
• Apple Safari (64 bits)
• Google Chrome (64 bits)
• Mozilla Firefox (64 bits)
• Microsoft Internet Explorer (32 bits)
• Microsoft Edge (32 bits)
Nota: No se soporta el modo de compatibilidad.
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