CIRCULAR No 04 DE 2021

PARA: Contratista de Obra e Interventoría, Supervisores de Contratos, Actas de Servicio y Acuerdos de Obra y funcionarios de la UG PA FFIE

DE: Dirección Financiera y Administrativa, Dirección Técnica - UG FFIE FECHA: 25 febrero de 2021

ASUNTO: ACTUALIZACION DE FORMATOS Y LISTAS DE CHEQUEO

Con el fin de hacer más eficiente el proceso de facturación para los contratos de obra e interventoría, se informa que toda factura o cuenta de cobro que se radique a partir del 1 xx xxxxx de 2021, deberá contener y aplicar los nuevos formatos como son el acta parcial y final de obra e interventoría, cuenta de cobro y certificado de supervisión de aprobación de pagos de obra, los cuales fueron socializados por la UG FFIE en reuniones virtuales los días 23 y 24 de febrero de 2021. Estos documentos se encuentran publicados junto con la presente circular en el portal web de la UG FFIE xxx.xxxx.xxx.xx en la sección

“Documentos y Circulares”. 1

Así mismo, se ha elaborado un anexo que sirva como guía para la elaboración de las actas parciales, con el fin de que facilite el proceso tanto a los contratistas como a los equipos de revisión.

Por otro lado, se han actualizado las listas de chequeo, para que las mismas sean tenidas en cuenta dentro de los requisitos para el proceso de facturación, de acuerdo con cada tipo de cobro, las cuales se encuentran en la página web de UG FFIE xxx.xxxx.xxx.xx en la sección “Documentos y Circulares”.

Como siempre, estamos comprometidos con el proceso de facturación que permita el desarrollo y construcción de la Infraestructura Educativa para proporcionar mejores espacios a los niños y las niñas de nuestro país.

Cordial saludo,

XXXXXX XXXXX XXXXX

XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

Directora Financiera y Administrativa Director Técnico

Proyecto: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X, Profesional Senior 2 Dir. Técnica Revisó: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx X., Coordinadora Seguimiento y Control Dir. Técnica

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora de Gestión Financiera

GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTAS PARCIALES

TIPO A – ACTA PARCIAL Y BALANCE PRESUPUESTAL DE OBRA FORMATO FE-42

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleve el acuerdo de obra

• Solo pueden diligenciar los campos en color blanco, el color gris no se puede modificar.

• Tener presente las fases de la etapa de estudios y diseños. (fase 1, fase intermedia, fase complementaria – según otrosi), numerales 1, 2 y 3 del formato.

• El formato está diseñado para que las fases de Diseños le apliquen el IVA, en caso de que el acuerdo de obra le apliquen desde un comienzo AIU, deben incorporar las filas que se requieran y validar formulas.

• Para la etapa de construcción, tener presente las fases que tiene el acuerdo de obra, (fase 2, fase intermedia, fase complementaria – según otrosi), numerales 4, 5 y 6 del formato.

• Cuando se presenten obras complementarias de puede detallar en la casilla blanca como se 2

muestra a continuación:

4.1	CONTRATO DE OBRA 100% FASE INTERMEDIA	Ej.: Muro de contención Petard
5.21	718100024001 - OBRAS COMPLEMENTARIAS	Ej.: Muro de contención Petard
6.1	CONTRATO DE OBRA 100% FASE COMPLEMENTARIA	Ej.: Muro de contención Petard

• Si cualquiera de las fases tiene subdivisión de Hitos, se deben incorporar las filas que se requieren, se manera similar a como se muestra a continuación:

5	FASE 2: CONSTRUCCIÓN ( Si hay subdivisión de hitos aprobados inserte las filas necesarias debajo de cada uno de los hitos para registrar la información)	CONTRATADO ACTA DE SERVICIO O ACUERDO DE OBRA	ACUMULADO ANTERIOR	EJECUTADO PRESENTE MES
5.1	718100002001-COSTOS DIRECTOS PRELIMINARES
5.2	718100003001-CIMENTACION
	718100003001-CIMENTACION BLOQUE A		xx
	718100003001-CIMENTACION BLOQUE B			xx
	718100003001-CIMENTACION BLOQUE C

• En la sección de balance presupuestal, es necesario registrar la información detallada por cada uno de los hitos cobrados por factura en cada acta parcial, se debe colocar el valor cobrado por hito + AIU

TIPO A - ACTA PARCIAL Y BALANCE PRESUPUESTAL INTERVENTORIA FORMATO FE-42

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleve el acuerdo de interventoria

• Solo pueden diligenciar los campos en color blanco, el color gris no se puede modificar.

• Tener presente las fases de la etapa de estudios y diseños. (fase 1, fase intermedia, fase complementaria – según otrosi), numerales 1, 2 y 3 del formato.

• Para etapa de construcción, tener presente las fases que tiene el acuerdo de obra, (fase 2, fase intermedia, fase complementaria – según otrosi), numerales 4, 5 y 6 del formato.

• En la fase 2, se discrimina el 80% y 20%, pero no necesariamente se debe aplicar a cada hito en esta proporción, se pueden cobrar hitos totales hasta llegar al 80% del valor de la fase y en la sección del 20% se dejaron relacionados todos los hitos para que diligencien los que les aplica.

FASE 2: CONSTRUCCIÓN

CONTRATADO

ACTA DE SERVICIO DE INTERVENTORÍA

ACUMULADO ANTERIOR

EJECUTADO PRESENTE MES

5.1

Preliminares

100.000

INTERVENTORIA 80% F2

Ej cuando se aplica el 100% de un hito

6	FASE 2: CONSTRUCCIÓN
6.1	Preliminares			Cobra el 20% sobre otros hitos
INTERVENTORIA 20% F2		-	-	-

Ej cuando se aplica el 80% y 20% de un hito

FASE 2: CONSTRUCCIÓN

CONTRATADO

ACTA DE SERVICIO DE INTERVENTORÍA

ACUMULADO ANTERIOR

EJECUTADO PRESENTE MES

5.1

Preliminares

80.000

INTERVENTORIA 80% F2

6	FASE 2: CONSTRUCCIÓN
6.1	Preliminares	20.000		Cobra el 20% cuando este el cierre
INTERVENTORIA 20% F2		-	-	-

• Si para el cobro mensual de la Supervisión Técnica Independiente manejan subdivisión por cada mes, se pueden incorporar las filas que se requieren, se manera similar a como se muestra a continuación:

8	SUPERVISIÓN TÉCNICA INDEPENDIENTE		CONTRATADO ACTA DE SERVICIO DE INTERVENTORÍA	ACUMULADO ANTERIOR	EJECUTADO PRESENTE MES
8.1	SUPERVISIÓN TÉCNICA INDEPENDIENTE	Pago Mensual Enero	10		10
		Pago Mensual febrero	10
		Pago Mensual marzo	10
8.2	SUPERVISIÓN TÉCNICA INDEPENDIENTE	Pago Final	3

TIPO B – OBRA ACTA PARCIAL Y FINAL FORMATO FE-1-026 Y FE-1-027

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad en los campos resaltados en gris.

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleve el contrato de obra.

• En toda el acta parcial, solo pueden diligenciar los campos en color gris, el color blanco y verde no se puede modificar.

• Cuando cobren obras complementarias, se debe diligenciar el anexo de obras complementarias, donde se diligencia el detalle, el renglón 27.1 y 27.2 se encuentra formulado para que de manera automática traiga los valores del anexo, que se encuentra en la hoja electrónica “Anexo Acta Complementaria”.

27	OBRAS COMPLEMENTARIAS (Ver detalle en Anexo Acta Complementaria)
27.1	Diseño de obras complementarias
27.2	Ejecución de obras complementarias

• Si existe un ítem que no se encuentre relacionado en el acta parcial en la fase de diseños o de construcción, se pueden incorporar las filas que se requieren, validando siempre la formulación.

• Para el cobro de los estudios y diseños existe dos situaciones: 4

o Cuando es ajuste a los diseños ya existentes, y el contrato no tiene fases, se ejecuta todo en la etapa de obra, los diseños son un item dentro de la fase de obra o fase 2. Para este caso, se debe diligenciar en el acta parcial FASE DE ESTUDIOS Y DISEÑOS, el bloque denominado “ETAPA DE IMPLEMENTACION Y/O COMPLEMENTACION DE ESTUDIOS Y DISEÑOS”, como se ilustra a continuación:

FASE DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
ITEM	DESCRIPCION
	ETAPA DE IMPLEMENTACION Y/O COMPLEMENTACION DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

o Cuando existe fase de estudios, diseños y obtención de licencia y los recursos del contrato se encuentra en las dos fases (fase 1 estudios y diseños y fase 2 obra). Para este caso, se debe diligenciar en el acta parcial FASE DE ESTUDIOS Y DISEÑOS, el bloque denominado “ETAPA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA PROYECTOS NUEVOS”.

FASE DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
ITEM	DESCRIPCION
	ETAPA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA PROYECTOS NUEVOS

• En la parte final de acta parcial, se encuentra los totales del contrato y sus acumulados (celdas resaltadas en verde) las cuales están totalmente formuladas, solo se debe diligenciar los renglones de color gris, dentro de los cuales está el AIU y el ajuste al peso.

• El “resumen presenta acta por tipos de pago” que esta al final del formato, se deben ubicar en la celda C524 y deben seleccionar el pago que están cobrando para fase 1 de estudios y diseños, los demás campos se encuentran formulados y bloqueados para que no se modifiquen, el éxito de la información depende de la calidad y certeza al momento de ingresar.

TIPO B - CERTIFICADO DE SUPERVISIÓN DE APROBACIÓN DE PAGO DE OBRA FORMATO FE-1-028

• Este formato aplica solamente para pagos de contrato de obra.

• No olvidar que este formato debe venir con y sin firma para tomar la forma digital de la interventoria.

• En el campo % DE EJECUCIÓN, se debe diligenciar el acumulado actual que lleva el acta parcial

TIPO B - CUENTA DE COBRO - FORMATO FE-1-025

• Este formato aplica para el cobro de anticipo

• Solo deben diligenciar los campos en color gris

• Debe tener numeración 5

• Se debe seleccionar el tipo de pago: “B ANTICIPO OBRA 20%”

• La fecha es del mes que se tramita el anticipo

• Estos campos corresponden a la cuenta bancaria asignada por la Fiducia, donde se consignará el anticipo:

Autorizo consignar en la cuenta de:	AHORROS	CORRIENTE	No.

BANCO

• Debe ser firmada por el representante legal del contratista de obra.

TIPO B – INTERVENTORIA ACTA PARCIAL Y FINAL FORMATO FE-1-028

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad, cuando se registre el plazo se debe seleccionar la unidad de medida del plazo (meses o días calendario)

• En toda el acta parcial, solo pueden diligenciar los campos en color gris, el color blanco y verde 6

no se puede modificar.

• El acta parcial de interventoría se divide en dos criterios:

o 1. Condiciones iniciales y/o con prórroga sin adición y/o rebalanceo por fases

o 2. Adición y prorroga (se pueden registrar hasta 3 adiciones con o sin prórroga)

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleva el contrato de interventoría, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

o Si el contrato no ha tenido modificaciones: se actualiza ingresando la información del encabeza y en el primer recuadro “CONDICIONES INICIALES Y/O CON PRÓRROGA SIN ADICIÓN Y/O REBALANCEO POR FASES”debe digitar el campo meses cobrados bajo condiciones iniciales en acumulado anterior.

Campo de validación

o Si existen modificaciones al contrato de prorroga sin adición o de rebalanceo de fases, se deben identificar los valores cobrados antes de las modificaciones y diligenciar estos campos, y seguidamente registrar la prorroga en el encabezado del formato, así automáticamente se calcula el pago fijo mensual.

Meses cobrados bajo condiciones iniciales	Digite el número de meses que se cobraron antes de la modificación de prorroga
Valor Cobrado bajo condiciones iniciales	Digite el valor que se cobró antes de la modificación de prorroga

o De acuerdo con lo descrito anteriormente, se realiza de la misma manera si el contrato no ha sufrido prorrogas ni rebalanceos y si más adelante se presentan.

o Cuando el contrato de interventoria presenta fase de diseños y de obra, se debe diligenciar el siguiente campo como se ilustra, con el valor de la fase de diseños, para que calcule el pago fijo mensual sobre el valor del contrato para la etapa de obra:

o Cuando el contrato tiene modificación como adición y prorroga, se debe diligenciar la sección que se ilustra a continuación

Y automáticamente se calcula el pago fijo mensual, en la sección :

o Cuando el contrato tiene modificación de solo adición de recursos sin prorroga, se debe diligenciar la sección que se ilustra a continuación: en la cual se debe digitar el plazo restante del contrato sobre el cual se aplicaran los recursos adicionados, ejp., un contrato tiene plazo de 8 meses y cuando ha ejecutado 2, y al tercer mes le adicionan recursos sin prorroga, por tanto quedan 6 meses del contrato sobre los cuales se ejecuta la adición.

MEJORAMIENTO – OBRA ACTA PARCIAL Y FINAL FORMATO FE-1-031

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad en los campos resaltados en gris.

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleve el contrato de obra.

• En toda el acta parcial, solo pueden diligenciar los campos en color gris, el color blanco y verde no se puede modificar.

• Si existe un ítem que no se encuentre relacionado en el acta parcial, se pueden incorporar las filas que se requieren, validando siempre la formulación.

• El “ANEXO AL ACTA PARCIAL O FINAL” que está en hoja anexa, se debe diligenciar la información de las Instituciones Educativas que tiene el contrato como son LLAVE, DDP, NOMBRE IE, SEDE, MUNICIPIO, como se indica en la siguiente imagen sombreada con color gris, porque está es la información base para la ubicación de las IE según su línea de inversión, así:

Se debe seleccionar de acuerdo con la información del acta parcial, cada IE según la línea de inversión que tiene, ej Estudios y diseños, Mejoramiento, Comedor Cocina, Residencias Escolares. Esta información se selecciona de la lista desplegable en cada fila de la columna NOMBRE INSTITUCIÓN.

• En la parte final “ANEXO AL ACTA PARCIAL O FINAL” antes de firma, se debe seleccionar el tipo de pago que se esta realizando, ya se 90% de avance o el pago final que corresponde a la liquidación.

MEJORAMIENTO – INTERVENTORIA ACTA PARCIAL Y FINAL FORMATO FE-1-033

• El encabezado debe ser diligenciado en su totalidad, cuando se registre el plazo se debe seleccionar la unidad de medida del plazo (meses o días calendario)

• En toda el acta parcial, solo pueden diligenciar los campos en color gris, el color blanco y verde no se puede modificar.

• El acta parcial de interventoría se divide en dos criterios:

o 1. Condiciones iniciales y/o con prórroga sin adición y/o rebalanceo por fases

o 2. Adición y prorroga (se pueden registrar hasta 3 adiciones con o sin prórroga)

• Actualizar el formato nuevo con los saldos acumulados que lleva el contrato de interventoría, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

• Si el contrato no ha tenido modificaciones: se actualiza ingresando la información del encabezado y en el primer recuadro “CONDICIONES INICIALES Y/O CON PRÓRROGA SIN

ADICIÓN” debe digitar el campo meses cobrados bajo condiciones iniciales en acumulado anterior.

o Si existen modificaciones al contrato de prorroga sin adición, se deben identificar los meses cobrados antes de las modificaciones y diligenciar estos campos, y seguidamente registrar la prorroga en el encabezado del formato, así automáticamente se calcula el

pago fijo mensual. 12

Meses cobrados bajo condiciones iniciales

Digite el número de meses que se cobraron antes de la modificación de prorroga

o De acuerdo con lo descrito anteriormente, se realiza de la misma manera si el contrato no ha sufrido prorrogas ni rebalanceos y si más adelante se presentan.

o Cuando el contrato tiene modificación como adición y prorroga, se debe diligenciar la sección que se ilustra a continuación

Y automáticamente se calcula el pago fijo mensual, en la sección :

• En el “ANEXO 1 DEL ACTA PARCIAL - DISTRIBUCIÓN COSTO INTERVENTORIAS EN LOS PROYECTOS INTERVENIDOS”, se debe diligenciar las Instituciones Educativas intervenidas

en el contrato de obra en los campos de color gris, como se muestra a continuación: 14

Con esta información se calcula el pago fijo mensual que se distribuye en cada IE, así mismo se calcula el costo variable, pero este afecta únicamente las IE en ejecución , por tanto el interventor debe seleccionar las que no se encuentra en ejecución y no afectar en valor (borrar formula), así aplica para prorroga con adición y el saldo de liquidación.

Document Metadata

Table of Contents

CIRCULAR No 04 DE 2021

Document Metadata