INSTRUCCIONES PARA LA TRAMITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS (CB) EN EL ACUERDO MARCO 12/2021 PARA EL SUMINISTRO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES
SUBSECRETARIA
DIRECCIÓN GENERAL DE RACIONALIZACIÓN Y CENTRALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
VICEPRESIDENCIA PRIMERA DEL GOBIERNO
MINISTERIO
DE HACIENDA
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE SUMINISTROS Y SERVICIOS DE
CARÁCTER OPERATIVO
INSTRUCCIONES PARA LA TRAMITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS (CB) EN EL ACUERDO MARCO 12/2021 PARA EL SUMINISTRO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES
(AM 12/2021)
ÍNDICE
2. Órgano de contratación del Contrato Basado 2
4. Procedimiento de adjudicación del Contrato Basado 2
4.1. Solicitud de Informe previo 3
4.2. Invitación para la presentación de ofertas 3
4.3 Propuesta de Adjudicación 4
6. Condición especial de ejecución a establecer en el DL 5
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7. Bienes a suministrar, condiciones de entrega y plazo máximo 5
10. Cuestiones específicas para entidades de ámbito no obligatorio 6
10.1. Órgano de Contratación 6
10.2. Procedimiento de Contratación 6
xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx
ALCALÁ, 9.
28071 MADRID
TEL: 00 000 0000
1. Objeto
El objeto del presente Acuerdo Marco es el suministro de equipos audiovisuales declarado de contratación centralizada conforme a lo dispuesto en el artículo 1.h) de la Orden EHA/1049/2008, de 10 xx xxxxx, de declaración de bienes y servicios de contratación centralizada.
Quedan fuera del ámbito de este acuerdo marco los contratos para el suministro de los bienes indicados cuyo valor estimado sea igual o inferior a 5.000,00 euros, excluido IVA.
El objeto del acuerdo marco se divide en los siguientes lotes y categorías de productos:
LOTE 1 SISTEMAS AUDIOVISUALES | 01.01 Sistemas de proyección de vídeo. |
01.02 Sistemas de megafonía y sonido ambiente. | |
01.03 Receptores de televisión de cualquier tamaño y tecnología disponible. | |
01.04 Monitores de pantalla de 32 o más pulgadas y sistemas de video wall. | |
01.05 Pantallas y pizarras interactivas. | |
01.06 Video reproductores y/o grabadores. | |
LOTE 2 VIDEOCÁMARAS Y CÁMARAS FOTOGRÁFICAS PORTÁTILES | Videocámaras digitales, así como cámaras fotográficas digitales compactas, cámaras fotográficas réflex, videocámaras digitales estándar, videocámaras de alta definición y cualesquiera otros sistemas de video y/o fotografía equivalentes que hayan sido diseñados para un uso habitual portátil. |
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Los accesorios y elementos complementarios no inventariables solo podrán adquirirse conjuntamente con el producto principal al que complementan.
2. Órgano de contratación del Contrato Basado
El Órgano de Contratación corresponde a:
- La Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación (DGRCC), cuando el Organismo destinatario pertenezca al ámbito obligatorio (letras a), b), c), d) y g) del apartado 1.º del artículo 3 de la LCSP).
- El previsto en las normas generales aplicables al Organismo destinatario, cuando este pertenezca al ámbito voluntario y se encuentre adherido al Acuerdo Marco.
3. Competencias
Es responsabilidad del Organismo destinatario:
- La determinación de las necesidades que pretenden cubrirse mediante el contrato, dejando constancia de ello en la documentación preparatoria.
- La elaboración del Documento de licitación (DL), así como llevar a cabo todas las actuaciones relativas a la licitación del contrato basado CB.
- La recepción y pago de los suministros.
- Custodia de la documentación del expediente: Los Organismos destinatarios de la prestación serán los encargados de la elaboración, custodia y conservación del expediente administrativo del contrato basado dando cumplimiento a todos los preceptos legales que resulten de aplicación al contrato, incluyendo, en su caso, los requeridos por las normas nacionales o comunitarias que afecten a los contratos financiados por el presupuesto comunitario.
4. Procedimiento de adjudicación del Contrato Basado
El presente acuerdo marco no tiene todos sus términos definidos por lo que, para la adjudicación de los contratos basados, los organismos peticionarios deben convocar siempre una segunda licitación.
Se realizarán tantas licitaciones como lotes en los que se encuadren los bienes cuyo suministro se pretende.
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A efectos de iniciar la tramitación de un CB, el organismo destinatario deberá realizar al menos las siguientes actuaciones:
• Determinación del lote al que corresponde los bienes objeto de licitación.
• Preparación del expediente económico.
• Conocer las condiciones generales de ejecución para la tramitación del CB definidas en el PCAP y en las presentes Instrucciones.
4.1. Solicitud de Informe previo
El Organismo destinatario, con carácter previo a la licitación del contrato basado, deberá recabar el informe previo favorable de la DGRCC al Documento de Licitación a través de AUNA, aportando la siguiente documentación:
• Documento de licitación con el contenido mínimo que establece la cláusula 27.4.1 xxx Xxxxxx de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP).
• Memoria justificativa.
• Certificado relativo al cumplimiento de lo establecido por el artículo 126. “Reglas para el establecimiento de las prescripciones técnicas”, de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
• Documento acreditativo de la existencia y disponibilidad de crédito suficiente o equivalente.
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• En el caso de los contratos basados financiados con cargo al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), resulta de aplicación la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En consecuencia, deberán aportarse las DACIs firmadas por las personas competentes según el Anexo III.C de la orden mencionada.
Después de la subida de esta documentación a AUNA deberá enviarse el expediente a la DGRCC. Tras la revisión de la misma, la DGRCC emitirá informe favorable previo a la licitación, en su caso.
4.2. Invitación para la presentación de ofertas
Una vez que haya sido autorizado el DL, se efectuará la licitación, conforme a lo establecido en la cláusula 27 del PCAP. El Organismo destinatario será el encargado de cursar las invitaciones, recepción y examen de las ofertas para su valoración.
Con carácter general, se deberá invitar a presentar oferta a todas las empresas adjudicatarias del Lote en el que se encuadren los bienes objeto del suministro.
No obstante, cuando el contrato no esté sujeto a regulación armonizada, se podrá invitar a un mínimo de 10 empresas justificando en el expediente los motivos por los que cada una de las empresas no invitadas no está en condiciones de ejecutar el objeto del contrato basado, conforme a lo dispuesto en el artículo 221 de la LCSP. Esta justificación deberá acompañar a la solicitud de autorización previa del DL.
• Plazo de presentación de ofertas:
a) Adjudicación de los contratos basados sujetos a regulación armonizada
Se concederá un plazo suficiente para presentar las ofertas relativas a cada contrato, teniendo en cuenta factores tales como la complejidad del objeto del contrato y el tiempo necesario para el envío de la oferta. El plazo mínimo exigible será de 10 días hábiles, salvo que la DGRCC autorice un plazo inferior previa solicitud motivada del organismo.
b) Adjudicación de los contratos basados no sujetos a regulación armonizada
Se concederá un plazo mínimo de 5 días hábiles para presentar la oferta, salvo que la DGRCC autorice un plazo inferior previa solicitud motivada del organismo.
La licitación se efectuará electrónicamente a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP), o alternativamente en cualquier otro sistema de licitación electrónica que dispongan los organismos.
Los documentos de licitación concretarán las necesidades que los organismos pretendan satisfacer y deberán respetar, en todo caso, lo preceptuado en los pliegos e incluir el contenido mínimo establecido en la cláusula 27.4.1 del PCAP.
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La descripción de los bienes objeto de licitación deberá detallar exclusivamente las características técnicas mínimas de obligado cumplimiento, ajustadas a las necesidades concretas del organismo destinatario, no siendo admisibles enumeraciones de características técnicas que determinen productos concretos o que puedan restringir la competencia. A estos efectos, tal como se indica más arriba, el organismo destinatario deberá presentar un certificado haciendo constar que las prescripciones técnicas no hacen referencia a una fabricación o una procedencia determinada, a un procedimiento concreto que caracterice a los productos o servicios ofrecidos por un empresario determinado, ni a marcas, patentes o tipos, o a un origen o a una producción determinados, con la finalidad de favorecer o descartar ciertas empresas o ciertos productos.
Los licitadores concurrirán a los contratos basados con los productos concretos que estimen más adecuados conforme a los requisitos técnicos exigidos en el DL y, junto con la documentación que forme parte de la oferta, deberán presentar la documentación que se establece en la cláusula 27.2.3 del PCAP.
Los criterios de valoración, conforme a lo establecido en el PCAP, podrán ser:
• Precio, deberá valorarse obligatoriamente como mínimo con el 60% de los puntos.
• Calidad de los productos, expresada en términos de mejora de las características técnicas y/o funcionalidades respecto al mínimo requerido en el DL.
• Criterios medioambientales.
La selección de los criterios de valoración se realizará en función de las características específicas de cada contrato y deberán figurar claramente definidos en el DL. Su valoración será automática, como resultado de aplicar las fórmulas aprobadas por la DGRCC. La suma de las ponderaciones de los criterios utilizados será 100.
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No procede la utilización de criterios de adjudicación distintos a los señalados anteriormente. Todos los adjudicatarios ofertaron el valor máximo posible en la oferta inicial al acuerdo marco para los criterios previstos en el anexo IV.1 del PCAP.
Las invitaciones a las empresas adjudicatarias del acuerdo marco se efectuarán siempre a las direcciones que consten en la aplicación AUNA. Se recomienda utilizar la opción de carga automática de direcciones cuando se licite desde el espacio previsto en la PLACSP. Para ello, deberán obtener el fichero de direcciones en el mismo día que se realice el envío de las invitaciones para presentar oferta, debiéndolo además conservar e incluir en el expediente. Pueden consultar el procedimiento en las Guías para la tramitación de propuestas de adjudicación en AUNA.
4.3 Propuesta de Adjudicación
Las propuestas de adjudicación serán firmadas electrónicamente. En caso de no realizarse las firmas en la aplicación AUNA, éstas deberán ser verificables mediante servicios/aplicaciones de verificación de firma electrónica, o mediante su cotejo por CSV (Código Seguro de Verificación) o sistema equivalente.
Tras la emisión del Informe de Valoración, se procederá a proponer a la DGRCC la adjudicación del contrato basado o la solicitud de declaración de desierto, en su caso.
Las propuestas de adjudicación se remitirán a la DGRCC, a través de la aplicación informática del Sistema Estatal de Contratación Centralizada AUNA, siguiendo lo indicado la “Guía para la tramitación de propuestas de adjudicación a través de AUNA” para organismos obligados, o en la “Guía para la tramitación de propuestas de adjudicación para organismos adheridos a acuerdos marco LCSP” disponibles en nuestro portal, según proceda.
Las propuestas de adjudicación irán debidamente diligenciadas por el Interventor del organismo destinatario. En el caso de no estar sujeto a fiscalización previa, se hará constar en el apartado Pedido > Exento de fiscalización la referencia legal por la que se exceptúa y regula el régimen de intervención y control financiero del organismo.
Al cumplimentar la petición en AUNA debe constar, junto con la documentación requerida en el apartado 4.1, la siguiente documentación:
• La autorización previa de la DGRCC al DL, si no constara en la aplicación.
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• Certificado de la aplicación AUNA de las empresas adjudicatarias disponibles en el momento de envío de las invitaciones. Se obtiene a través de la opción Administración > Estado adjudicatarios.
• Certificados de la licitación (invitaciones cursadas y ofertas recibidas) de la Plataforma de licitación empleada.
• Informe de valoración.
• Actas de los acuerdos adoptados por el Órgano de asistencia.
• Oferta de la empresa propuesta como adjudicataria.
• En el caso de los contratos basados financiados con cargo al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), resulta de aplicación la Orden HFP/55/2023, de 24 de enero, por lo que se deberá aportar la DACI firmada por las personas indicadas en el artículo 3 de dicha Orden, así como el Informe obtenido a través de la aplicación XXXXXXX.
Para los Organismos del ámbito obligatorio la adjudicación del contrato basado se publica de manera automática en la Plataforma de Contratación del Sector Público a través de AUNA, incluyendo en su caso el documento de licitación y el informe de valoración.
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No son objeto de publicación ni la declaración de ausencia de conflicto de intereses (DACI) que firman los funcionarios (contratos financiados con fondos europeos), ni la declaración múltiple que firma el contratista (contratos financiados con cargo al PRTR). Estos documentos, una vez firmados, deben subirse a AUNA de manera independiente a cualquier otro documento, verificando que no se encuentran incorporados indebidamente al documento de licitación ni al informe de valoración.
5. Modelos de documentos
En el portal web de contratación centralizada además de estas Instrucciones, están disponibles el modelo de DL y otros documentos y declaraciones a utilizar en la tramitación de los contratos basados.
6. Condición especial de ejecución a establecer en el DL
La empresa adjudicataria realizará gratuitamente la retirada de los equipos antiguos a los que sustituyan los bienes suministrados, así como de los elementos necesarios para la instalación de estos últimos, y realizará una adecuada gestión de los residuos derivados del material retirado conforme a la normativa vigente. Esta condición especial de ejecución será igualmente exigible a todos los subcontratistas que participen en la ejecución de los contratos basados. A efectos del cumplimiento de esta condición, los organismos concretarán en los respectivos documentos de licitación el alcance de la misma identificando los equipos a retirar.
Una vez retirados los equipos antiguos, a la finalización de cada contrato basado, el contratista deberá entregar al órgano responsable del contrato basado, una declaración responsable donde se recoja que ha realizado la gestión de los residuos conforme a la normativa vigente, que deberá acreditar documentalmente si fuera preciso.
7. Bienes a suministrar, condiciones de entrega y plazo máximo
Los bienes concretos a suministrar se detallarán en el DL, teniendo en cuenta lo establecido en el apartado 4 respecto a las características técnicas admisibles.
Los precios ofertados por los bienes a adquirir en las segundas licitaciones incluirán en todo caso los gastos de transporte y entrega en cualquier punto del territorio nacional, así como el montaje y la conexión de los productos, y la comprobación de su correcto funcionamiento.
Los gastos de instalación no incluidos en el apartado anterior serán objeto de licitación conjunta con los bienes a adquirir, sin que puedan superar en ningún caso el 35% del importe total del contrato basado. Por tanto, cuando se requiera de una instalación o interconexión de cableado más compleja que lo dispuesto en el párrafo anterior, deberá estimarse una cuantía para su realización. Además, deberá detallarse en el apartado correspondiente del documento de licitación y, si se considera necesario, pueden incluirse planos y fotografías en el Anexo III.
Con carácter general, el plazo de entrega se computará en días naturales a partir del día siguiente a la notificación de la adjudicación. Será de 30 días para los contratos no sujetos a regulación armonizada y de 90 para los contratos
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sujetos a regulación armonizada. Los organismos podrán establecer un plazo distinto a los anteriormente indicados, justificándolo debidamente en el DL.
El plazo de ejecución no podrá ser inferior a 20 días naturales.
8. Lugar de entrega
Los bienes que se adquieran deberán ser entregados en el lugar indicado en el DL. En el caso de que se establezcan varios lugares de entrega, se especificará el número de unidades que deben entregarse en cada lugar.
Se admitirán entregas parciales, siempre que se hayan previsto en el DL. Las fechas previstas para las entregas parciales, respetarán las condiciones y plazos mínimos fijados con carácter general y deberán concretarse el lugar/es de entrega y número mínimo de suministros que comprende. En estos casos, el pago se realizará después de cada entrega, siempre y cuando los suministros se hayan recibido de conformidad, según lo previsto en el apartado 27.9 del PCAP.
9. Recepción del suministro
Los contratos basados se considerarán cumplidos por el contratista cuando éste haya realizado, de acuerdo con los términos del acuerdo marco, y a satisfacción de la Administración, la totalidad de la prestación objeto del contrato, según lo establecido en los artículos 210 y 300 de la LCSP.
Tras la recepción de conformidad del suministro se abonará el contrato y se adjuntará a AUNA, el acta de recepción formal de los bienes.
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10. Cuestiones específicas para entidades de ámbito no obligatorio
10.1. Órgano de Contratación
En el caso de las entidades adheridas a este acuerdo marco, el órgano de contratación para la adjudicación de los contratos basados será el previsto en las normas generales aplicables a las Administraciones, Organismos o entidades.
En los expedientes de contratación, las entidades adheridas darán cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los pliegos reguladores que rigen el acuerdo marco, así como a las instrucciones recogidas en el presente documento.
10.2. Procedimiento de Contratación
El órgano de contratación competente del Organismo adherido podrá adjudicar el contrato basado, una vez que la DGRCC emita un informe sobre la adecuación de la licitación a lo previsto en el acuerdo marco o indique que no se emitirá el informe mencionado.
La notificación a la que se refiere el artículo 151 LCSP, así como la publicación de los contratos basados del artículo
154.4 LCSP, será efectuada por los órganos de contratación, sin perjuicio del cumplimiento del resto de obligaciones que la normativa determina aplicable a éstos.
Los contratos, una vez adjudicados por el órgano de contratación del Organismo adherido, se publicarán en el Portal de Contratación Centralizada.
10.3. Garantía
Es competencia específica de los Organismos del ámbito voluntario con respecto a sus contratos basados requerir la constitución de la garantía definitiva con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 17.2 del PCAP.
10.4. Ejecución
Los acuerdos de resolución que sean adoptados por el órgano de contratación en ejecución de los contratos basados, se deberán incorporar a AUNA.
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