Contract

1. OBJETIVO

Atender y despachar oportunamente los requerimientos de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, en materia de compras, suministros y contratación de servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos, muebles y enseres, edificios y demás inmuebles y mano de obra calificada, etc.

2. DIRIGIDO A

A todas las dependencias y funcionarios de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.

3. RESPONSABLES

Jefe del Departamento Servicios Generales.

4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN

Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento, previa autorización de la Secretaría General y/o Gerencia General.

5. DEFINICIONES

5.1 Compras / Servicios: Proceso mediante el cual se adquieren equipos y elementos devolutivos y de consumo o se contratan servicios indispensables para suplir las necesidades de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, mediante Órdenes de Compra / Servicios, o Contratos de suministro , mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, celebrados con Proveedores debidamente inscritos en el Registro de Proveedores y Contratistas de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, previa selección de propuestas evaluadas dentro de los principios de calidad, rendimiento, economía y transparencia.

5.2 Orden de Compra / Servicio: Es la solicitud escrita que Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz dirige a un proveedor de bienes y/o servicios para que entregue en venta bienes o servicios, en determinado tiempo y de acuerdo con especificaciones, calidades, garantías y precios previamente convenidos.

5.3 Mantenimiento: Puede ser preventivo o correctivo y es una actividad encaminada a evitar o corregir daños o deterioro de los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo, garantizando su operatividad y funcionamiento y que cumplan óptimamente con la finalidad para la cual fueron adquiridos.

	ELABORO	REVISÓ	APROBÓ
Firma
Nombre	XXXX XXXXXXX XXXXXXXXX X.	XXXX XXXXX XXXXX	XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX
Cargo	Jefe Dpto. Servicios Generales	Secretaria General	Gerente General
Fecha	Mayo de 2015	Julio de 2015	Agosto de 2015

5.4 Contrato: Es un compromiso, pacto, convenio o acuerdo de voluntades, que genera unos deberes u obligaciones pero también unos derechos entre las partes que intervienen. En el caso de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, los hay de diversa naturaleza, como: arrendamiento, vigilancia, servicios especializados, obras civiles, asesoría, suministros, etc.

5.5 Contrato de arrendamiento, vigilancia o servicios: Proceso mediante el cual se reciben o entregan bienes muebles e inmuebles en arriendo, se contrata la vigilancia o celaduría para oficinas y granjas, o se autorizan servicios y mano de obra calificada para garantizar el buen funcionamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz y para facilitar la labor de sus funcionarios.

5.5 Proveedor: Persona natural o jurídica que vende bienes o servicios a Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.

6. DEFINICIONES ACLARATORIAS

6.1. PRECAUCIONES

- Se deben hacer compras, ejecutar trabajos y contratar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de todos los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, que se requieren para el desarrollo de sus actividades, para lo cual el Jefe del Departamento de Servicios Generales debe proyectar las respectivas Órdenes de Compra / Servicio, o solicitar a la oficina jurídica la elaboración de contratos de mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, con proveedores especializados, con la finalidad de dotar de los elementos necesarios a las distintas dependencias y preservar y asegurar la vida útil de los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo y demás bienes de propiedad de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.

- Se deben solicitar ante la oficina jurídica y tramitar por el Jefe del Departamento de Servicios Generales los Contratos de arrendamiento, vigilancia y mantenimiento de equipos de acuerdo por lo definido en el procedimiento PR-0049-OJ Contratos.

- Si el valor de la compra o servicio supera los 30 SMLMV se requiere hasta tres (3) cotizaciones. En los casos en que los requerimientos y especificaciones técnicas lo ameriten, los profesionales del Área Técnica o de Investigaciones Económicas podrán presentar con sus respectivas requisiciones las cotizaciones que estimen convenientes.

- Los proveedores deben estar incluidos en el fichero electrónico, en caso contrario deben diligenciar el FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” y adjuntar los documentos relacionados en el mismo.

- El Ordenador del Gasto es el Gerente General de Fedearroz entidad administradora del Fondo Nacional del Arroz. La Secretaria General para gastos iguales o inferiores a 200 SMMLV y los Directores de las Seccionales para gastos iguales o inferiores a 20 SMMLV para compras, servicios o delegaciones otorgadas por el Gerente General.

- Se deben presentar por parte de los profesionales adscritos al área técnica o de Investigaciones Económicas de las diferentes seccionales o centros experimentales, ante la Subgerencia Técnica o División de Investigaciones Económicas para su evaluación y aprobación sendos planes trimestrales de gastos, los cuales deben ser respaldados con los

respectivos certificados de disponibilidad presupuestal expedidos por la Coordinación Nacional del Fondo Nacional del Arroz, requisito sin el cual no se podrán adquirir compromisos de ninguna índole en dichas dependencias.

- En seccionales, las evaluaciones a los proveedores de productos considerados de impacto en el producto final y cuyas compras son inferiores a 20 SMLMV, serán registrados y evaluados por el profesional responsable de la compra de FEDEARROZ FNA en cada seccional. Los productos considerados son: Alimentos suministrados en eventos de transferencia, agro insumos requeridos para la realización de los ensayos, servicios como laboratorio de suelos, insumos y reactivos para laboratorio.

- Cuando un proveedor o contratista esté radicado en la seccional que formula el respectivo requerimiento es necesario que los profesionales de las Áreas Técnica o de Investigaciones Económicas remitan a la oficina principal, a la Subgerencia Técnica o División de Investigaciones Económicas, los documentos del proveedor o contratista (RUT, certificado xx xxxxxx de comercio, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal si es persona jurídica y si se trata de persona natural, RUT Hoja de vida, carnet de afiliación a EPS, pensión y ARL y demás requisitos de seguridad y salud en el trabajo, fotocopia de la cédula de ciudadanía, etc) para que éstas soliciten el trámite y legalización a través del Departamento de Servicios Generales de los contratos de arrendamiento, compraventa o suministro, vigilancia y mantenimiento de equipos y Órdenes de Compra / Servicio que se requieran, previo visto bueno de la Subgerencia Técnica o Dirección de Investigaciones Económicas.

- En las seccionales no se podrán ejecutar gastos que superen los 20 SMMLV, y no podrán adquirir activos fijos contables.

- Los profesionales de las áreas Técnica y de Investigaciones Económicas ejecutaran a través del respectivo Director Ejecutivo las compras de bienes de consumo, tales como materiales y útiles de oficina, insumos, fertilizantes, abonos y demás elementos similares necesarios para las actividades de investigación de acuerdo a la respectiva programación trimestral de gastos y conforme al certificado de disponibilidad presupuestal y procedimiento expedido por la Coordinación del FNA

- Los Directores de las Seccionales podrán autorizar gastos por montos iguales o inferiores a 20 SMMLV.

- Todas las compras de activos fijos y de aquellos otros compromisos cuya cuantía superen los

20 SMLMV se deben solicitar por parte de los profesionales de las áreas Técnica o de Investigaciones Económicas, a la Subgerencia Técnica o a la División de Investigaciones Económicas, según corresponda; quienes a su vez tramitarán la respectiva solicitud al Departamento de Servicios Generales.

6.2. FRECUENCIA

6.2.1 Cada vez que se presente un requerimiento.

6.3. ANEXOS

6.3.1 Orden de Compra / Servicio.

6.3.2 FR-0061-SE-PR-0042: “Relación y estado de órdenes de compra”.

6.3.3 FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal”.

6.3.4 FR-0104-SE-PR-0042: “Requerimiento de suministros o servicios”.

6.3.5 FR-0210-SE-PR-0042 “Registro Proveedores Seccionales”.

6.3.6 FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos”.

7. PROCEDIMIENTO

7.1. PROCEDIMIENTO OFICINA PRINCIPAL.

REGISTROS ASOCIADOS

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS O

INICIO

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Solicitar y justificar la compra y/o servicio, para lo cual diligenciará el formato FR-0104-SE-PR-0042

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

CONTAR CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Justificando la necesidad, precisando con claridad cantidades, especificaciones técnicas, marcas y demás referencias que faciliten la identificación del equipo, elemento o servicio e indicando el área y funcionario destinatario. Cuando se trate de equipos o servicios cuya complejidad exija conocimientos técnicos especializados propios de cada área, estas pueden anexar cotizaciones y/o sugerir el proveedor o contratista, remitir la solicitud a la Secretaría General para su autorización. Para el caso de equipos de cómputo contemplar lo establecido en el PR-0070-DS.

El Asistente del Departamento de Servicios Generales verificará si para el producto o servicio solicitado Fedearroz cuenta con proveedor o contratista incluido en el Fichero electrónico.

Si no lo está se le solicitará el diligenciamiento del FR-0213-SE-PR- 0042 “Documentos proveedores nuevos” junto con los documentos relacionados en el formato, igualmente el proveedor se incluye en el fichero electrónico. Cuando las compras superan los 30 SMLMV se deben solicitar hasta 3 cotizaciones, que serán evaluadas por el Jefe de Servicios Generales, junto con las que presente el área solicitante

Si el proveedor es único o exclusivo y la cuantía es igual o inferior a los 30 SMLMV solo será necesaria una oferta.

Jefe de área

respectivo / Subgerente Técnico / Director de la División de Investigaciones Económicas

Asistente del Departamento de Servicios Generales

FR-0104-SE-PR-

0042 “Requerimiento de Suministros o Servicios” /

PR-0070-DS

“Prestación de servicios de tecnología”

Fichero Electrónico /

FR-0213-SE-PR-

0042 “Documentos proveedores nuevos”

REGISTROS ASOCIADOS

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS O

SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

1 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal al Coordinador Nacional del Fondo Nacional del Arroz diligenciando el formato FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud

Certificado de Disponibilidad Presupuestal” Jefe del Dep. de

Servicios Generales

FR-0065-SE-PR-0042:

“Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal / PR-

Solicitar la elaboración de los contratos de

ELABORACION CONTRATOS / ORDENES DE COMPRA O SERVICIOS

Arrendamiento, Vigilancia y Mantenimiento, cuando el proceso lo requiera, según PR- 0049-OJ Contratos.

Elaborar Orden de Compra / Servicio y pedir constitución de pólizas de garantía a favor de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz si se requieren, y someterlas a revisión y aprobación de la Oficina Jurídica.

SOLICITUD GARANTIAS

Solicitar para las Órdenes de Compra / Servicio, las garantías respectivas de acuerdo con las cuantías y plazos establecidos por la Oficina Jurídica según Relación de Pólizas a exigir por tipo de contrato en el AX-0015-OJ-PR-0049.

RECIBI DE LA COMPRA O EL SERVICIO

Recibir mediante constancia los elementos suministrados por el proveedor si se trata de compras, la cual podrá hacerse sobre la respectiva Factura o Remisión que éste entregue y/o mediante actas de recibo parcial o definitivo, según el caso, a través del Interventor o del Jefe del área respectiva los trabajos o servicios. El recibo de

Asistente del Departamento de Servicios Generales

Asistente del Departamento de

0049-OJ: Contratos

Orden de Compra / Servicio

AX-0015-OJ-PR-0049

Relación de Pólizas a exigir por tipo de contrato

elementos, trabajos o servicios siempre se Servicios Generales /

hará acorde con las especificaciones técnicas, de calidad y demás características correspondientes, para lo cual el Departamento de Servicios Generales o el Interventor, si se requiere, se apoyarán en

2 el personal técnico especializado, que en

cada caso particular designaran la Subgerencia Técnica o las Divisiones de Investigaciones Económicas o de Sistemas. Sin embargo, si se trata de insumos o elementos de consumo basta la constancia de recibo suscrita por el Jefe de Área o Usuario Respectivo

Auxiliar Técnico / Profesional de Servicios Generales

Interventor o Supervisor designado

Factura o Remisión

REGISTROS ASOCIADOS

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS O

2 Verificar con el área respectiva o Interventor de la Orden de Compra/ Servicio, los elementos o servicios, y si no reúnen los requisitos exigidos en cada caso, devolverlos o formular las observaciones pertinentes.

VERIFICACIÓN Y CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO ADQUIRIDO

Son responsables de esta verificación el Asistente del Departamento de Servicios Generales, el interventor, el Jefe del área respectiva, o el técnico que este designe. El Jefe del Departamento de Servicios Generales ejercerá el respectivo control.

Controlar el cumplimiento de plazos o términos de entrega de elementos, trabajos o servicios y verificar la vigencia de las garantías constituidas, por parte del Asistente del Departamento de Servicios Generales, del interventor y del Jefe del Área Solicitante, quienes deben reportar las inconsistencias que surjan al Jefe del Departamento de Servicios Generales

TRAMITE DE FACTURAS

Tramitar las respectivas facturas para revisión y aprobación del Jefe del Departamento; y una vez aprobadas remitirlas a la Oficina de Contabilidad de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz para su correspondiente causación y consiguiente pago

ASIGNACIÓN O ENTREGA AL USUARIO RESPONSABLE

Entregar por parte del Asistente, al Auxiliar Técnico de Activos Fijos o al profesional del FNA, adscritos al departamento de servicios Generales, copia de las facturas y de las Órdenes de Compra / Servicio, para su ingreso, asignación de responsable y placa de identificación, si se trata de activos fijos o de mejoras de éstos; y, para la entrega de los elementos o equipos adquiridos al respectivo destinatario o usuario acorde con el correspondiente requerimiento

Interventor designado / Jefe del área respectiva / Asistente del Departamento de Servicios Generales

Asistente del Departamento de Servicios Generales

Orden de Compra/ Servicio

Factura o Remisión

FIN

7.2. PROCEDIMIENTO EN SECCIONALES

REGISTROS ASOCIADOS

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS O

IDENTIFICAR NECESIDAD DE GASTO

INICIO

¿HAY PROVEEDOR

SELECCIONADO?

IDENTIFICAR PROVEEDOR

Identificar necesidad de gasto, de acuerdo con el presupuesto de gastos, previamente aprobado por el Director o Sub Gerente Técnico según sea el caso.

Consultar listado de proveedores para determinar si se tiene alguno que pueda suministrar el insumo o servicio solicitado.

Tiene proveedor seleccionado?

No tiene proveedor:

Identificar posibles proveedores del insumo o servicio, cotizar, incluirlos en el registro de proveedores, evaluar la propuesta.

Si tiene proveedor:

SOLICITAR INFORMACION PARA LA COMPRA

Solicitar la información completa sobre el suministro del insumo o servicio (costo, condiciones de entrega, forma de pago, otros).

SOLICITA INSUMO O SERVICIO

Solicitar al proveedor el insumo o servicio según lo requerido. Para el caso de servicios de laboratorio u otros que tengan que ver directamente con la ejecución de un protocolo de investigación, las cotizaciones y recepción de los resultados del servicio se deben realizar a través de correo electrónico, haciendo la correspondiente observación en el respectivo Protocolo.

RECIBIR Y VERIFICAR INSUMO O SERVICIO Y EVLUAR EN FACTURA

Recibir insumo o servicio y verificar consistencia con lo solicitado. Recibir y firmar factura o cuenta de cobro sin enmendaduras, evaluar la entrega con los parámetros del sello “Calificación proveedor” y pasar factura a Director Ejecutivo para verificación.

FIRMA DE LA FACTURA

Verificar la factura o cuenta de cobro teniendo en cuenta que esta no supere los 20 SMMLV; firmar el documento.

ENVÍO DE FACTURA

Enviar la factura o cuenta de cobro sin enmendaduras, por correo electrónico Y posteriormente en físico al Técnico auxiliar.

Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio

Director Ejecutivo de la seccional

Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio

Plataforma de gestión técnica http:// 000.00.000.000/

FR-0210-SE-PR-0042

Registro de Proveedores Seccionales

FR-0210-SE-PR-0042

Registro de

Proveedores Seccionales

FR-0210-SE-PR-0042

Registro de

Proveedores Seccionales

Correo electrónico cuando aplique.

Factura o Cuenta de Cobro

FIN

7.3. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La selección de los proveedores se realizará de acuerdo con el análisis de la propuesta u oferta presentada.

La evaluación de proveedores se realizará a través del concepto con respecto a la compra según parámetros de: precio, especificaciones, tiempo de entrega pactado, comunicación oportuna, plasmando en cada factura el “Sello calificación proveedor”. En oficina principal se realizará seguimiento a órdenes de compra a con el FR-0061-SE-PR-0042 “Seguimiento a órdenes de compra”.

EL PROVEEDOR CUMPLIÓ:

SI NO

Precio

Especificaciones Tiempo pactado

Comunicación oportuna OBSERVACIONES

SELLO CALIFICACIÓN PROVEEDOR

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA	VERSION	CAMBIOS
01 - 08 - 2012	6	Se incluye ultima precaución, Formatos para registro y evaluación de proveedores en seccionales, se amplia numeral 7.3. para proveedores en seccionales. Se incluye numeral 8. Historial de cambios.
11 – 06 - 2013	7	Se integra flujograma con el procedimiento AX-0081-SE-PR- 0042, se ajusta procedimiento en oficina principal y seccionales.
14 - 08 - 2015	8	Se ajusta procedimiento de compras en seccionales incluyendo la necesidad de tener registro de los servicios que incidan directamente en los protocolos, igualmente se elimina el FR- 0211-SE-PR-0042 “Evaluación de proveedores en seccionales” y se implementa sello “Calificación proveedor”. Se modifica el nombre del FR-0061-SE-PR-0042 a “Seguimiento a órdenes de compra”. Se incluye registro de proveedores en fichero electrónico y se inicia el uso del FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” para proveedores nuevos y se modifica el procedimiento para no ser excluyente con base en monto de compra.

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