DE UN CONTRATO POR EL ACONDICIONAMIENTO DEL CONSULTORIO JURIDICO LA SALLE EN SAN JOSE, COSTA RICA
FECHA: 00 xx xxxxx 0000
SOLICITUD DE OFERTA: N.º RFP/2021/06 PARA LA CELEBRACIÓN
DE UN CONTRATO POR XX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX XX XXX XXXX, XXXXX XXXX
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN: 16 xx xxxxxx 2021 A LAS 23.59
horas
GMT-6 (tiempo de Costa Rica)
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950, la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de cinco décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, las más de 6.600 personas distribuidas en más de 110 países que forman parte de su personal continúan ayudando a unos 34 millones de personas. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en numerosos lugares y tipos de entornos, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web xxxx://xxx.xxxxx.xx/.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), en Xxxxx Rica (XXXXX), convoca a los proveedores de servicios cualificados a realizar una propuesta en firme para la celebración de un contrato por el acondicionamiento del Consultorio Jurídico La Salle, ubicado frente al Parque La Dolorosa, San Xxxx.
IMPORTANTE:
Los términos de referencia (ToR, según sus siglas en inglés) se detallan en el Anexo A del presente documento.
El ACNUR puede adjudicar un contrato por la construcción de la obra especificada en los términos de referencia. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato y el acondicionamiento.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato de servicios con otros organismos delas Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato de servicios, las partes solamente podrán rescindir el contrato previanotificación por escrito a la otra parte con treinta (30) días de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de contrato con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente Solicitud de propuestas y sus respectivos anexos. Las propuestas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 5 de las condiciones generales que se adjuntan (anexo E).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DEL LLAMADO A LICITACIÓN DE PROPUESTAS
Los siguientes anexos forman parte del presente llamado a licitación de propuestas:
Anexo A: Términos de referencia (TDR) Anexo B: Formulario para la propuesta técnica
Anexo C: Formulario para la propuesta económica Anexo D: Formulario de inscripción de proveedores
Anexo E: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios – 2018
Anexo F: Código de conducta de los proveedores Anexo G: Convenio de confidencialidad
Anexo H: Reglamento de seguridad
Anexo I: Condiciones Generales de Contrato para obras Civiles
Anexo J: Tabla de pagos para acondicionamiento del consultorio Juridico La Salle Anexo K: Constancia de visita al lugar de obra
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de esta solicitud de propuestas enviando un correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de esta solicitud de propuestas
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán presentar todas sus solicitudes de aclaraciones sobre esta solicitud de propuestas por correo electrónico a la Unidad de Compras a la dirección xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas serán las 23.59 horas GMT-6 del 30 de julio de 2021. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web, así como el sitio web de UNGM y/o por correo electrónico a todos los postores participantes.
El ACNUR a su discreción, podrá compartir las respuestas las preguntas a todos los demás licitadores invitados a la vez.
El ACNUR organizará una conferencia de proveedores previa a las ofertas de manera virtual el 19/07/2021 a las 2:00 PM. Se permitirá un máximo de dos representantes por empresa. Los nombres y datos de contacto de los representantes de las empresas deberán proporcionarse al menos dos días por adelantado, por correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx, para que se pueda compartir el link de ingreso a la conferencia. Los cambios de personal deberán ser comunicados por adelantado de otro modo no podrán participar.
La participación en la conferencia previa a las ofertas correrá a cargo del proveedor. No habrá reembolsos por parte del ACNUR.
En vista de la complejidad de los requisitos, la participación en la conferencia es altamente recomendable. No obstante, luego de la conferencia, se redactará un documento de preguntas y respuestas que será publicado en el sitio web del ACNUR o distribuido por correo electrónico a todos los proveedores invitados o interesados.
VISITA TECNICA:
Los contratistas tendrán como fecha para la visita técnica el día martes 27 de julio a las 2 p.m.
Deberá confirmar su asistencia respondiendo al correo xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Por favor tomar nota que la visita técnica es OBLIGATORIA. Los proveedores interesados deberán llevar el “anexo K – Constancia de visita al lugar de obra”, solicitar la firma del representante de ACNUR en la visita (Xx. Xxxxx Xxxxxxx) y firmar tambien. Este documento debe ser enviado como parte de la propuesta técnica.
El lugar de la visita es: Consultorio Jurídico La Salle, ubicado frente al Parque La Dolorosa, San Xxxx.
2.4 LA PROPUESTA
IMPORTANTE:
Cancelación de la licitación: El ACNUR se reserva el derecho a cancelar una licitación en cualquier fase del proceso de licitación anterior a la notificación final de la adjudicación de un contrato.
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de propuestas implicara el rechazo de dicha propuesta. Envíe su oferta directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6)“Presentación de ofertas” de la presente solicitud de propuestas.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
- Propuesta técnica (incluyendo Anexo B)
- Propuesta económica (incluyendo Anexo C)
2.4.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
La oferta técnica no deberá incluir ninguna información sobre precios. El incumplimiento puede resultar en descalificación. La oferta técnica deberá incluir toda la información requerida
Los términos de referencia (ToR) de los servicios solicitados por el ACNUR se encuentran en el Anexo A. Los requisitos adicionales se especifican en el Anexo B (formulario de requisitos detallados y oferta técnica).
Su oferta técnica deberá presentarse de un modo conciso y estructurada de contrato con elsiguiente orden, de forma que se incluya, entre otra, la siguiente información:
Criterios a evaluar – Propuesta Técnica | Puntaje |
Empresa está debidamente registrada | Cumple/No cumple |
Cumplimiento técnico de los requerimientos básicos de los TdR (empresa tiene expertise en el sector relevante, documentación adecuada, acepta términos y condiciones de contratos de ACNUR etc.) | Cumple/No cumple |
Formulario de inscripción de proveedores: En caso de que su compañía no esté registrada en el ACNUR, deberá llenar, firmar y enviar el formulario de inscripción de proveedores (anexo D) junto con su propuesta técnica. Si su empresa ya se encuentra registrada como proveedor, presente el formulario de inscripción deproveedores vacío, indicando claramente su identificación como Proveedor del ACNUR. | Cumple/No cumple |
Condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios por medio de la firma del anexo X. | Xxxxxx/No cumple |
Código de conducta de proveedores del ACNUR: La oferta técnica debe incluir el reconocimiento del Código de Conducta de proveedores del ACNUR con la firma del Anexo F. | Cumple/No cumple |
Anexo G - Convenio de confidencialidad: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación del Convenio de confidencialidad del ACNUR con la firma del Anexo X. | Xxxxxx/No cumple |
Anexo H - Reglamento de Seguridad: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación del Reglamento de Seguridad del ACNUR con la firma del Anexo X. | Xxxxxx/No cumple |
Anexo I - Condiciones Generales de Contrato para Obras Civiles: La oferta técnica debe incluir el reconocimiento de las condiciones generales de contrato para obras civiles del ACNUR con la firma del Anexo I. | Cumple/No cumple |
Xxxxx X – Constancia de visita al lugar de obra: El documento debe de estar firmado por la persona responsable de ACNUR y por el proveedor | Cumple/No cumple |
Metodología, enfoque y plan de implementación propuestos: - El alcance del trabajo está bien definido y corresponde a los TdR; - La metodología y el cronograma propuestos se presentan claramente y sugieren una implementación eficiente del proyecto; - Todos los aspectos importantes de los TdR se han abordado con suficiente detalle. | 30% |
Experiencia de la organización que presenta la propuesta: - La organización oferente cuenta con la experiencia profesional relevante y comprobada en el diseño de edificaciones, mínimo 5 años de experiencia. - La organización oferente cuenta con la experiencia profesional relevante y comprobada en la dirección técnica de proyecto de edificaciones, mínimo 5 años de experiencia. - El maestro de obras propuesto cuenta con la experiencia profesional relevante y comprobada, mínimo 10 años de experiencia. - La organización ha construido y/o remodelado al menos 3 proyectos mayores a 200m2 en los 2 últimos años. - Proporciona al menos tres recomendaciones organizacionales para confirmar la experiencia pasada de la organización en la construcción y remodelación de edificaciones. | 40% |
Total | 70 % |
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica separada debe incluir una propuesta global expresada en una única moneda, ya sea en dólares de los Estados Unidos o colones costarricenses.
La oferta económica deberá abarcar todos los servicios que se vayan a prestar (precio con todo incluido).
Los precios deben permanecer sin cambios durante la duración del contrato de servicios, el
cual está contemplado para una duración original de 75 dias con posibilidad de extensión.
La propuesta económica deberá presentarse tal como lo indica el formulario para la propuesta económica (anexo C). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente. Por favor mantenga el formato del Formulario de la Propuesta económica,no cambie su estructura. Si debe añadir comentarios, por favor usar una hoja separada. Sedebe enviar el formato en Excel y también en formato pdf, este último deberá contar con la firma, fecha, sello y membrete de la compañía.
El ACNUR está exento de todo tipo de impuestos directos y de derechos aduaneros. En ese sentido, el precio deberá indicarse sin IVA.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante noventa (90) días a partir de la fecha límite de presentación y también durante el periodo de vigencia del contrato en caso de adjudicación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción del servicio.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea. El postor se hará cargo de todas aquellas actividades o gastos en los que se incurran durante la preparación de un contrato antes de que se firme el contrato real. Los preavisos y la información de adjudicación no se considerarán como ningún tipo de contrato.
El ACNUR no realizará ningún pago anticipado ni por carta de crédito. Las condiciones de pago normales son mediante transferencia bancaria del importe neto treinta (30) días después de la aceptación de la factura del contratista y la entrega de los bienes al ACNUR o de la aceptación por parte de este último de los servicios.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
2.5.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
Perfil de la empresa;
actividad central;
trayectoria;
capacidad para suscribir un contrato.
2.5.2 Evaluación técnica y económica:
Para la adjudicación de este proyecto, el ACNUR ha establecido unos criterios de evaluación que rigen la selección de las propuestas recibidas. La evaluación se realizará enfunción de criterios técnicos y económicos. El porcentaje que se asigna a cada componente se determina de antemano del siguiente modo:
La propuesta técnica se evaluará, entre otros, por medio de los siguientes criterios y representará una distribución porcentual del 70% de la puntuación final:
Criterios | Porcentaje |
Empresa está debidamente registrada | Cumple o no cumple |
Cumplimiento técnico de los requerimientos (TdR) | Cumple o no cumple |
Anexo D – Formulario de inscripción de proveedores (completado y firmado con el sello de la empresa), incluido extracto bancario comprobando que la cuenta está a nombre del proveedor | Cumple o no cumple |
Anexo E – Condiciones generales de los contratos – Contratos para la prestación de bienes y servicios (firmado y con sello en cada página) | Cumple o no cumple |
Anexo F – Código de conducta de proveedores – firmado y sellado en cada página) | Cumple o no cumple |
Anexo G – Convenio de confidencialidad – (firmado y sellado en cada página). | Cumple o no cumple |
Anexo H – Reglamento de Seguridad – (firmado y sellado en cada página). | Cumple o no cumple |
Anexo I – Condiciones Generales de Contrato para Obras Civiles – Contratos para Obras Civiles (firmado y con sello en cada página). | Cumple o no cumple |
Anexo K – Constancia de visita al lugar de obra: El documento debe de estar firmado por la persona responsable de ACNUR y por el proveedor | Cumple o no cumple |
Implementación especificada de acuerdo con los Términos de referencia (TdR). | 10 |
Cronograma | 10 |
Cumplimiento de especificaciones | 10 |
Experiencia en diseño de edificaciones | 7 |
Experiencia en dirección técnica de proyecto de edificaciones | 6 |
Experiencia de maestro de obras | 7 |
Experiencia en construcción | 10 |
Referencias | 10 |
Total: | 70% |
La puntuación de la propuesta se calculará de acuerdo con la distribución porcentualde las propuestas técnica y económica.
El punto xx xxxxx que deberá alcanzar una propuesta para que se considere conforme desde el punto de vista técnico será de un 30% del 70%.
Aclaraciones sobre las propuestas:
A fin de asistir en el análisis, la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, a su propio criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la xxxxxxxxx.Xx solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito, y con ello no se buscará, ofrecerá o aceptará ningún cambio sustancial ni de precio en la propuesta.
En la propuesta económica se utilizará la siguiente distribución porcentual: 30% de la puntuación final.
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que superen la evaluación técnica.
Se asignará la máxima cantidad de puntos a la propuesta que se abra y tenga el precio más bajo entre todas las empresas convocadas. Las demás propuestas de precios recibirán sus respectivos puntos de forma inversamente proporcional al precio más bajo; p. ej.: [Componente del precio total] x [precio mínimo en dólares de EE. UU.] \ [otro precio en dólares de EE. UU.] = puntos otorgados al componente del precio de otro proveedor
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
2.2 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse por correo electrónico y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir copias en Excel o en otros formatos de los documentos en PDF.)
Las propuestas técnica y económica deberán estar bien diferenciadas.
Las ofertas SOLAMENTE deberán enviarse por correo electrónico a la siguiente dirección: xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx por separadas la oferta técnica y la oferta financiera (en diferentes correos) y deberán estar bien diferenciadas y marcadas con títulos diferentes.
En su interior, su oferta debe estar claramente separada en dos componentes con lo que se describe a continuación:
Los dos archivos deberán indicar el nombre y la dirección de su empresa. El primero de ellos contendrá la frase “Componente técnico” e incluirá el componente técnico completode su propuesta. El segundo contendrá la frase “Componente económico” e incluirá su propuesta económica debidamente firmada.
IMPORTANTE:
Las propuestas técnica y económica deberán enviarse en documentos separados. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
Plazo: 16 xx xxxxxx 2021 A LAS 23.59 horas GMT-6 (tiempo de Costa Rica)
Le corresponde a usted verificar que todos los correos electrónicos se hayan recibido correctamente antes del plazo límite. Tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que emplea el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un xxxxxx xx xxxx (10) Mb, por ello, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- Oferta No. RFP 2021-006
- Nombre de su empresa con el título del adjunto
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/4). Por ejemplo: RFP/2021/006 Compañía ABC (correo electrónico 1 de 3)
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté
identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su propuesta.
Su respuesta automática debe estar fechada antes de la fecha límite del 16/08/2021 23:59 HRS hora de la ciudad de San Xxxx. La respuesta automática es la confirmación de recepción de su correo electrónico en relación con el aviso de compra, no implica que su oferta haya sido aceptada. Por otro lado, solo se considerarán para la evaluación las ofertas con una respuesta automática de xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx con fecha de vencimiento en o antes de la fecha /hora límite. En caso de que su envío por correo electrónico no haya generado una respuesta automática, envíe la propuesta por correo postal o mensajería o llame a la Recepción principal al x000 0000 0000 para obtener ayuda o escribir a Xxx. Xxxx Xxxxxxx por el correo xxxxxxxx@xxxxx.xxx. No use este número o correo si ha recibido una respuesta automática. Es su responsabilidad verificar que todos los correos electrónicos hayan sido recibidos correctamente antes de la fecha límite. En el caso de que sea necesario buscar ayuda, es su responsabilidad asegurarse de que esto se haga de manera adecuada y completa antes de la fecha límite. El ACNUR no asume ninguna responsabilidad por los retrasos engendrados por problemas de red, etc.
2.3 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte, o bien de permitir una adjudicación dividida o parcial de este proyecto.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los servicios.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad yprecio.
2.4 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de esta solicitud de propuestas se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la prestación de bienes y servicios en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán despuésde que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
2.5 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que las Condiciones generales de suministro de bienes y servicios (Anexo E) se cumplirán estrictamente a los efectos de cualquier contrato futuro. El licitador debe confirmar por escrito la aceptación de estos términos y condiciones.
Atentamente, Unidad de Suministros
Xxxxx Rica