Contract
A continuación, presento el estudio de conveniencia y necesidad requerido conforme a lo dispuesto en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80/93 y el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, para adelantar un proceso de selección y la consecuente celebración del contrato requerido.
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Para la Secretaría Distrital de Hacienda es conveniente la celebración de TRES (3) contrato(s) de prestación de servicios, que se enmarca(n) en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, toda vez que no se trata de servicios con personas profesionales, ni en ellas predominan actividades intelectuales, sino meramente materiales o no calificadas.
Con esta contratación se da cumplimiento a los objetivos previstos en el Plan de Desarrollo de la presente Administración y a las funciones a cargo de la entidad como a continuación se detalla:
Las actividades a desarrollar se encuentran dentro de las funciones de la Subdirección de Gestión Judicial, Artículo 27 del Decreto 545 de 2006, modificado por el Decreto 616 de 2007 y el Decreto 581 de 2007, además porque corresponden a actividades que se deben desarrollar en cumplimiento del artículo 26 del Decreto 196 de 1971 que prevé que los expedientes y actuaciones judiciales o administrativas podrán ser examinados por los dependientes de los abogados inscritos debidamente acreditados, siempre que sean estudiantes de derecho, y no están asignadas a ningún cargo de la planta de personal asignada de la dependencia y en consecuencia es necesario atender la función a través de contratos de prestación de servicios de servicios.
La necesidad concreta que la Secretaría Distrital de Hacienda pretende satisfacer, incluida dentro del Plan de Contratación aprobado para esta vigencia es la que a continuación se analiza y describe:
Es función de la Subdirección de Gestión Judicial, coordinar, evaluar y controlar las actividades inherentes a la representación judicial, extrajudicial del Distrito Capital - Secretaría Distrital de Hacienda. La vigilancia, seguimiento y control de los procesos judiciales y/o administrativos, forma parte de dicha función, por tal razón, se ha conformado un grupo de dependientes que realizan un control alterno al ejercido por los apoderados sobre los procesos que tienen a su cargo, lo que contribuye a minimizar el riesgo ante posibles vencimientos de términos y permite contar siempre con información completa, detallada y actualizada de cada proceso.
Es por lo anterior, que se requiere la contratación de tres (3) personas, con formación académica en derecho no menor de 10 semestres aprobados y experiencia laboral de 2 años, como dependiente judicial en el seguimiento y control de mínimo 300 procesos simultáneos, para que apoyen a la Subdirección de Gestión Judicial, en la vigilancia de aproximadamente 500 procesos de diversa naturaleza cada uno, en los que el Distrito Capital es parte y en su mayoría de trascendencia e impacto para los intereses del Distrito, en razón de la cuantía.
En caso de no efectuarse esta contratación, esta herramienta de control interno, con la que hasta ahora ha contado la Subdirección de Gestión Judicial, tendría que suprimirse y se tendría como única fuente la información reportada por los apoderados, además no será posible continuar actualizando las bases de datos de la Subdirección, en las que se recopilan diariamente las novedades encontradas en los despachos judiciales, de la cual se generan todos los informes con destino a entidades y organismos de control.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO. |
2.1. OBJETO: Hacer vigilancia judicial de los procesos a cargo de la Secretaria de Hacienda los cuales son atendidos por la Subdirección de Gestión Judicial de la Dirección Jurídica.
2.2. PERFIL DEL CONTRATISTA (Para contratos de prestación de servicios no profesionales con persona natural ) |
2.2.1 FORMACIÓN EXIGIDA AL CONTRATISTA |
Egresado o estudiante de último año de derecho.
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2.1.2. EXPERIENCIA DEL CONTRATISTA |
Experiencia de 2 años como dependiente judicial en el seguimiento y control de mínimo 300 procesos judiciales simultáneos o en su defecto experiencia laboral en Tribunales y/o Juzgados.
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2.1.3. DESTREZAS Y/O HABILIDADES REQUERIDAS. |
. Posee los conocimientos teóricos básicos del procedimiento civil, administrativo, laboral y/o comercial. - Maneja con propiedad el paquete básico de Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) . Plantea soluciones en procura de hacer más eficiente y efectiva la función.
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2.3. PLAZO
6.00 mese(es)
2.4. VALOR DE LOS SERVICIOS: El valor total de cada contrato es la suma Quince millones trescientos cincuenta y seis mil seiscientos cuarenta pesos moneda legal ($15.356.640). La suma mensual a pagar por concepto de los servicios es de Dos millones quinientos cincuenta y nueve mil cuatrocientos cuarenta pesos moneda legal ($2.559.440)
2.5. IMPUTACION PRESUPUESTAL: El contrato a celebrar se imputará al rubro presupuestal 3-1-1-02-04-00-000-00 - Remuneración Servicios Técnicos.
2.6. FORMA DE PAGO:
El pago de los servicios técnicos se efectuará así: a)El primer pago vencido se cancelará en proporción a los días ejecutados en el mes en que se inicie la ejecución del contrato. b) cinco (5) mensualidades vencidas de DOS MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CUARENTA PESOS ($2.559.440) M/CTE, previa presentación del informe de actividades, del respectivo período, aprobado por el interventor. c) En el último pago se cancelará el saldo del presente contrato previa presentación del informe final aprobado por el interventor.
Los pagos se efectuarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación en la Subdirección Financiera de la certificación de cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones, expedida por el interventor del contrato, acompañada de los respectivos recibos de pago por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, aportes parafiscales: Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Los pagos se efectuarán a través del sistema SAP en la cuenta de ahorros o corriente de la entidad financiera que indique el contratista, de la cual sea titular éste. Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la contraprestación pactada.
2.7. SITIO DE EJECUCIÓN: Los servicios se prestarán en la SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA, XXXXXXX 00 Xx. 00-00 XXXX 00, XXXXXX X.X.
2.8. CLÁUSULAS SANCIONATORIAS Y COSTOS A CARGO DEL CONTRATISTA: El proponente deberá tener en cuenta que el contrato incluirá cláusula de multas, cláusula penal pecuniaria, cláusulas excepcionales (si hay lugar a ellas). Igualmente deberá asumir los costos de publicación en el Registro Distrital, los de expedición de la garantía, así como todos los impuestos, tasas y contribuciones del orden nacional y distrital que gravan los contratos estatales.
2.9. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.
Cumplir lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como en la propuesta presentada.
Acatar la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el Gobierno Nacional y Distrital, y demás disposiciones pertinentes.
Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud, pensiones y aportes parafiscales, cuando haya lugar, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, en la Ley 1122 de 2007, Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 del 5 xx xxxxx de 2003 y demás normas que las adicionen, complementen o modifiquen.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se le entregue la copia del contrato y las instrucciones para su legalización, deberá constituir las garantías pactadas en el presente contrato y realizar la publicación si hay lugar a ella.
Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al interventor del contrato.
Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C. y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.
Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C por conducto de los interventores del contrato.
Prestar los servicios técnicos contratados con autonomía e independencia.
Responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le sean entregados por la entidad para la ejecución del contrato.
2.10. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA.
Ejercer las actividades de control vigilancia y supervisión de los procesos y/o acciones judiciales o extrajudiciales, de naturaleza laboral, contenciosa administrativa, civil, comercial, penal, acciones de tutela, o de cualquier otra, que se adelanten por o contra Bogotá Distrito Capital, Secretaría Distrital de Hacienda.
Solicitar x xxxxx de la Secretaria Distrital de Hacienda, los desarchives de los expedientes de los procesos y /o actuaciones judiciales o extrajudiciales de que trata el numeral anterior, que le indique el Subdirector de Gestión Judicial.
Solicitar x xxxxx de la Secretaria Distrital de Hacienda, las copias de los autos y providencias de primera y segunda instancia dentro de los procesos, actuaciones judiciales y/o prejudiciales que le indique el Subdirector de Gestión Judicial.
Revisar diaria y semanalmente, los expedientes de los procesos y/o actuaciones judiciales o extrajudiciales de que trata el numeral primero, así como los estados, las fijaciones en lista, los edictos, informando oportunamente y por escrito, sobre el contenido de las providencias notificadas y xx xxxxxxxxx encontradas a los apoderados que tengan la representación de la entidad en dichos procesos, en la planilla de "Vigilancia Judicial", diseñada para el efecto.
Registrar diariamente todas las novedades encontradas en los procesos y/o actuaciones judiciales o extrajudiciales , en la base de datos de control de procesos y/o actuaciones judiciales o extrajudiciales, que para el efecto tenga dispuesto la Subdirección de Gestión Judicial.
Diligenciar y mantener actualizadas las hojas xx xxxx , de todos y cada uno de los procesos y/o acciones judiciales y extrajudiciales que para tal efecto tenga dispuesto la Subdirección de Ggestión Judicial.
Presentar los informes que le sean solicitados por el Subdirector de Gestión Judicial.
Apoyar a la Subdirección de Gestión Judicial en la remisión a los expedientes de los procesos de los documentos allegados por los apoderados, siguiendo los procedimientos previstos por la entidad para tal fin.
Presentar y radicar oportunamente en los despachos judiciales o en entes de control, los documentos que les sean entregados para tal efecto.
Apoyar a la Subdirección de Gestión Judicial en el recaudo y envío de pruebas documentales a los diferentes despachos y entes de control.
Dar cumplimiento a las obligaciones previstas para los dependientes judiciales dentro del proceso de representación judicial del sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria de Hacienda.
2.11. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL INTERVENTOR.
El interventor tendrá las funciones establecidas en el procedimiento de interventoría, 38.P-01.
3. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA |
Efectuado el análisis de que trata el numeral 6 “Condiciones Generales” del procedimiento 37-P-01 de la Secretaría Distrital de Hacienda, se determinó que corresponde a la Modalidad de Selección Abreviada - Contratación de Menor Cuantía de que trata el artículo 9 del Decreto 2025 de 2008 y el artículo 2 del decreto 3576 de 2009 y el artículo 32 de la Ley 80 de 1993. El procedimiento se encuentra establecido en los numerales 8. 2.1 y 8.2.1.1. Diagrama de flujo y descripción de actividades.
Se opta por procedimiento de selección abreviada, menor cuantía porque los servicios a contratar no se encuentran dentro de los supuestos de la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión ni de de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales reguladas dentro de la Modalidad de Contratación Directa por el artículo 2, Nral 4 de la Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Decreto 2474 de 2008, artículo 82, es decir no corresponden a aquellos de naturaleza intelectual ni se requiere la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate de la cual el ordenador del gasto o su delegado deba dejar constancia escrita.
4. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO |
Las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo son las siguientes:
De la consulta de precios xx xxxxxxx, adelantada con la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se estableció que esta entidad, tiene asignada la función de vigilancia judicial a funcionarios vinculados como supernumerarios, con un salario promedio mensual de $2.627.565 que comprende salario básico, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales. Igual situación se presenta con el FONCEP, entidad que paga un promedio mensual de $2.479.545 e incluye los mismos factores. Ahora bien, la Secretaria Distrital de Hacienda, ha venido atendiendo dicha función a través de contratos de prestación de servicios, es así como para el año 2008, celebró contratos por un valor mensual de $2.392.000, valor que no incluye prestaciones sociales, aportes a la seguridad social ni parafiscales, los cuales son asumidos por los contratistas. Para el 2009, dicha suma se incrementaría en un 7% del IPC, para un valor mensual de $2.559.440, que se ajusta a los precios informados por las entidades consultadas, según constancia de Estudio xx Xxxxxxx, anexa.
5. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE (D. 2474 de 2008, Artículo 12, y del Artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, que modifica el parágrafo 1 del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009 – Menor Cuantía que no exceda del 10% de la menor cuantía, la entidad definirá el proceso, ponderando factores técnicos y económicos). |
En cumplimiento a lo requerido por el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, los factores que se verificaran y calificarán para determinar la oferta más favorable para la Secretaría Distrital de Hacienda, serán los siguientes:
Selección objetiva |
CRITERIO |
verificación / ponderación |
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VERIFICACIÓN |
Capacidad Jurídica |
Verificación requerimientos jurídicos |
Habilitado/ No habilitado |
Condiciones de experiencia |
Verificación de los requerimientos de experiencia. |
Habilitado/ No habilitado |
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Condiciones Financieras |
Verificación de las condiciones requeridas |
Habilitado/ No habilitado |
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Organización del proponente |
Verificación de la organización del proponente |
Habilitado/ No habilitado |
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PONDERACIÖN |
Técnica |
Cumplimiento de las condiciones técnicas |
60 puntos |
Económica |
Ponderación de la Propuesta Económica |
40 puntos |
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PUNTAJE TOTAL |
100 puntos máximo |
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5.1. REQUISITOS HABILITANTES (Se verificarán únicamente con el oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación) |
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Capacidad Jurídica |
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Condiciones de Experiencia |
Las condiciones de experiencia establecidas en el perfil se acreditaran con los soportes que deberán anexarse al Formato Único de Hoja de Vida- Persona Natural y/o persona jurídica, con sus respectivos soportes |
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Capacidad Financiera
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Tratándose de prestación de servicios dónde predomina la actividad personal del contratista no se requiere acreditar capacidad financiera ni organización del proponente, sino habilidades y/o destrezas para ejecutar la prestación contratada aspectos estos que se incluyen en los factores técnicos de ponderación. |
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Organización del Proponente |
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6. OTRAS CAUSALES DE RECHAZO |
La comprobación de que el proponente o alguno de sus integrantes, cuando se presente en consorcio o unión temporal, se hallan incursos en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para proponer o contratar, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente.
Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o la adjudicación del contrato. sin perjuicio de las acciones legales que pueda interponer la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.
Cuando se presente alguna inconsistencia o inexactitud en la información de la propuesta, sobre los documentos con los cuales se acrediten factores habilitantes o económicos, sin que medie justificación razonablemente aceptable.
La presentación de varias propuestas, directamente o por interpuesta persona, por parte de un mismo proponente, o la participación del proponente en más de una propuesta del presente proceso, o dentro de un mismo grupo o ítem del presente proceso.
Cuando una persona natural tenga la calidad de socio, de 2 o mas sociedades con excepción de las sociedades anónimas y las en comandita por acciones, que se presenten a un mismo proceso de manera separada, o cuando además de ser socio se presente como persona natural.
Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes.
Cuando el proponente, una vez requerido por la entidad, no xxxxxxx los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones solicitadas; y cuando xxxxxxx la respuesta a los requerimientos fuera del plazo que se fije para el efecto.
Cuando los valores de la oferta no sean expresados en pesos colombianos.
Cuando la propuesta se presente en fecha y hora posterior a la señalada para el cierre del presente proceso.
Cuando la propuesta sobrepase alguna de las cifras señaladas en el cuadro de presupuesto oficial
En el evento en que de la corrección aritmética el valor total ofertado por el proponente supere el presupuesto oficial total o el que haya sido asignado al respectivo ítem o grupo según el caso.
Si el (los) proponente(s) expresa(n) algún tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta.
Cuando el número del NIT o documento de identificación de la persona natural o jurídica incorporado en la página web para la inscripción al respectivo proceso de selección, no coincida con el que aparece en la propuesta presentada.
7. EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. |
Se encuentra contenido en la Matriz de Asignación de Riesgos diligenciada y suscrita por el área de origen de acuerdo con la política establecida para la Secretaria Distrital de Hacienda.
NOTA: “D. 2474 de 2008, artículo 88. Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales. …”
8. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL CONTRATO. |
En los procesos de contratación los contratistas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, las garantías de que trata el artículo 3 del decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 2493 de 2009, siempre que amparen los perjuicios que se deriven del incumplimiento del contrato.
Los riesgos que debe cubrir, el monto y la vigencia de los mecanismos de cobertura se determinan teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características del contrato a celebrar, así:
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Modalidad
Porcentaje
Vigencia xxx xxxxxx
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo el pago de multas y cláusula penal pecuniaria.
Por el 20% del valor del contrato.
El término de ejecución del contrato más 4 meses.
Las clases de garantías, los riegos a amparar derivados del incumplimiento del contrato, el cubrimiento de otros riesgos y la suficiencia de la garantía están consagradas en el Decreto 4828 de 2008.
De no exigir garantía debe sustentarse en el siguiente espacio:
NOTA: “Ley 1150 de 2008, articulo 7, inciso 5, y el Decreto 4828 de 2008, artículo 8°, establecen que las garantías no serán obligatorias en los contratos… cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía prevista para cada entidad, , caso en el cual corresponderá determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. NO ESTA PROHIBIDO, LUEGO ES POTESTATIVO. DEBE JUSTIFICARSE LA NO INCLUSION
No se exigirá garantía en consideración a que___________________________
9. SOLICITUD
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Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Secretaría Distrital de Hacienda, por consiguiente, se solicita adelantar el proceso contractual respectivo.
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ÁREA DE ORIGEN
DIRECTOR DEL AREA DE ORIGEN
_________________________________________
Nombre: XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXX
Cargo: Subdirectora de Gestión Judicial
______________________________________
Nombre: XXXXXXXX XXXXXX XX XXXXXXXXXX
Cargo: Directora
37-f.34
V.1
Formato diseñado por Xxxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx X
Registro de derechos de autor 00-000-000 xx xxxxx 18 de 2008