PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN Y TRATAMIENTO DE COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE LA AGENCIA TRIBUTARIA DE SEVILLA.
Expte nº: 2018/000660
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN Y TRATAMIENTO DE COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES DE LA AGENCIA TRIBUTARIA XX XXXXXXX.
0.- Antecedentes.
El alto volumen de las comunicaciones al contribuyente (más de 3 millones en la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx), y la inexistencia de medios propios de impresión acordes al volumen de operaciones, aconsejan la contratación de servicios avanzados de impresión que permitan la consecución de los siguientes objetivos:
1. Creación y mantenimiento de los modelos y plantillas de impresión de documentos para la generación en formato electrónico, impresión, plegado y ensobrado de todas las comunicaciones, notificaciones y documentos destinados al contribuyente o interesado, y de otros tipos de documentos tributarios o administrativos.
2. Realización de todas las operaciones con Correos y Telégrafos, u otra empresa de reparto determinada por la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, relacionadas con la emisión y depósito de remesas de comunicaciones y notificaciones, y recepción de los resultados y devoluciones.
3. Realización de todas las operaciones de intercambio de información con Correos y Telégrafos, u otras empresas de reparto, relacionadas con el protocolo SICER (u otros más avanzados), tanto en la emisión de remesas de comunicaciones y notificaciones, como en la recepción de los resultados de notificación y devoluciones. Integración en el Sistema de Gestión Tributaria y de Recaudación de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, de toda la información relativa a la emisión y depósito de remesas, recepción de resultados y devoluciones.
4. Almacenamiento digital de la información y los documentos generados relativos a las comunicaciones y notificaciones, y a los resultados y devoluciones.
5. Realización de todos los desarrollos informáticos y las operaciones necesarias para la consulta de la información y los documentos electrónicos generados y almacenados, y la integración con los Sistemas de Información Corporativos de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx: Sistema de Gestión Tributaria y de Recaudación, Firma Electrónica, Notificación Electrónica y Gestión Documental de Expedientes.
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1.- Objeto del contrato
El contrato tiene por objeto la generación en formato electrónico, impresión, plegado y/o ensobrado de documentos y preparación de la distribución en envíos ordinarios, y la gestión de la impresión avanzada y tratamiento de la información referente a remesas de notificaciones a contribuyentes, así como el tratamiento de toda la documentación en origen y destino para su incorporación a los sistemas de información de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
2. Descripción de los trabajos a realizar
El detalle de los trabajos es el siguiente:
2.1 Tratamiento xx xxxxxxxxxx y escritos
2.2 Impresión en papel
2.3 Depósito de envíos
2.4 Gestión de resultados
2.5 Almacenamiento físico
2.6 Almacenamiento digital y consulta
2.7 Firma y notificación electrónica
2.1 Tratamiento xx xxxxxxxxxx y escritos
Creación, edición y mantenimiento de los modelos y las plantillas de formatos de impresión que se establezcan por cada tipo de documento y tipo de notificación y, en su caso, el diseño gráfico que se precise para los mismos. Los sobres de notificaciones llevarán incorporados el acuse de recibo que se acuerde normalizado entre la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx y Correos.
Tipos de documentos y notificaciones:
● Documentos para el cobro de recibos y liquidaciones en período voluntario de pago.
● Comunicaciones y requerimientos de pago.
● Otros documentos relacionados con los procedimientos de recaudación voluntaria y ejecutiva.
● Folletos informativos de atención al contribuyente (trípticos).
● Documentos para el cobro de recibos y liquidaciones en periodo ejecutivo de cobro.
● Providencias de apremio.
● Diligencias de embargo de cualquier tipología de acuerdo con el orden de prelación de embargos.
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• Otros documentos que sean objeto posterior de notificación y/o correo certificado, en especial denuncias y sanciones de tráfico, liquidaciones tributarias, resoluciones de recursos y solicitudes de distinta índole, requerimientos, comprobaciones limitadas o sanciones de inspección tributaria.
Al inicio del contrato se efectuará a cargo del contratista la migración y puesta en explotación de todos los modelos y plantillas de formatos de impresión existentes hasta ese momento.
Mantenimiento de un inventario automatizado y actualizado, vía web service, de todas las plantillas de formato de impresión, identificadas de forma unívoca, y relacionadas con el formato de papel, características de ensobrado o plegado y el tipo de envío.
2.2 Impresión en papel
Recepción de la información referente al contenido del documento y al contenido de la notificación, de acuerdo con el formato y canal que la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx establezca y de la forma y soporte que ésta determine, preferentemente a través de procedimientos automatizados de transferencia de ficheros y servicios web.
Impresión de documentos tributarios por envío ordinario y documentos a notificar al contribuyente por envío certificado de Correos y Telégrafos, en el formato y soporte que se establezca, plegado o ensobrado, y su preparación para la distribución, incluyendo la xxxxxxxx por la empresa del coste de todos los materiales necesarios. La documentación a imprimir será determinada por la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx en función de las necesidades del calendario fiscal y necesidades de gestión.
Impresión láser (o calidad equiparable) de la información en los tonos y tipo de papel que establezca la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx según las características de cada tipo de documento y tipo de notificación. Sobres americanos normalizados con impresión a dos tintas. La confección o adquisición de los sobres será a cargo del adjudicatario, no asumiendo la Agencia Tributaria ningún compromiso de recompra o coste sobre los stock sobrantes al final del contrato, o de aquellos que por necesidades operativas sea necesario no utilizar por su necesaria modificación (sin perjuicio de que se comuniquen estas necesidades con 20 días de antelación).
La gestión de la impresión llevará consigo, x xxxxx de la empresa, los trabajos de adaptación del formato del documento desde el punto de vista técnico a sus sistemas de impresión, las pruebas de formato y contenido de las remesas y el diseño gráfico de los formatos, en el caso en que así se requiera.
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2.3. Depósito de envíos
Preparación de todas las remesas para su remisión por correo ordinario y correo certificado (notificación informatizada o de valor añadido similar), de acuerdo con las normas para remesas masivas que tenga estipuladas Correos y Telégrafos.
Remisión y trasiego físico con Correos y Telégrafos, u otras empresas de reparto, relacionado con el envío ordinario y con el envío certificado de remesas de notificaciones, en los plazos que establezca la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx y, en todo caso, en el plazo límite de una semana desde la recepción de la información.
Agrupación, si fuera viable a criterio de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, de los diferentes documentos y notificaciones dirigidos al mismo contribuyente para que les sean remitidos conjuntamente a su domicilio.
Generación de los ficheros necesarios para el proyecto SICER de Correos y Telégrafos (o cualquiera de más valor añadido que éste) en relación con las remesas enviadas.
Realización de los trabajos informáticos necesarios para el trasiego telemático en doble sentido de toda la información que Correos y Telégrafos, u otras empresas de reparto, pudiera aportar en relación con envíos por correo ordinario o envíos por correo certificado o fuera generada por los sistemas de información de la empresa en cumplimiento de este contrato.
Por parte de la empresa adjudicataria, y a la vista de las facturaciones de los operadores postales que se realicen a la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, se procederá a certificar que los productos incluidos en dichas facturas se corresponden con las entregas y productos efectuadas en dichos operadores en el periodo en cuestión, otorgándose al efecto por la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx las oportunas autorizaciones a la empresa adjudicataria frente al operador postal para que se pueda conseguir la información necesaria para el cruce de datos, y la resolución de incidencias.
Elaboración de estadísticas periódicas y mantenimiento de un inventario automatizado y actualizado, vía servicios web, del estado de todas las remesas, identificadas unívocamente, con información detallada de las fechas de recepción, impresión, emisión, depósito, totales, tipo de envío, tipo de documento y otros datos que pudieran estipularse.
2.4. Gestión de resultados
Trasiego físico con Correos y Telégrafos, u otras empresas de reparto, relacionado con la recepción de los resultados de notificación y los envíos devueltos. Recepción física de la información devuelta por Correos. Para ello se entregará la oportuna autorización válida ante Correos.
Recepción y gestión de la información SICER referente al resultado las notificaciones, y unificación con la información recibida mediante el procedimiento de prueba electrónica de entrega del acuse de recibo, incorporando todos los datos relativos a los diferentes intentos de notificación, entrega y firmas.
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Generación de los ficheros necesarios para el proyecto SICER de Correos y Telégrafos (o cualquiera de más valor añadido que éste pudiera acordar con la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx) para su integración en el Sistemas de Gestión Tributaria y de Recaudación, mediante la remisión o envío de la información en el formato y por el canal que la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx establezca, a través de procedimientos y sistemas automáticos y servicios web.
Digitalización de los documentos referentes al acuse de recibo de la notificación donde se visualicen las firmas y resultados manuales anotados de la notificación, de forma que permita establecer su identidad con el código identificativo del documento emitido. Incorporando dicha digitalización a la información a integrar en el Sistema de Gestión Tributaria y de Recaudación, y estableciendo los procedimientos para la remisión del fichero comprensivo de la información, de acuerdo con el formato, canal y procedimiento que establezca la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
Control de calidad de las imágenes digitalizadas para corregir posibles anomalías o fallos en la digitalización, y verificación de la integridad de los datos capturados, para evitar posibles incongruencias.
No obstante lo anterior, el contenido de estos trabajos de digitalización estará condicionado, en su caso, a la implantación de un procedimiento de prueba electrónica de entrega del acuse de recibo en el contrato de servicios postales de correspondencia certificada y notificaciones administrativas para la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
Captura de la información necesaria para el suministro a la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx de la relación (en fichero) de documentos que han sido devueltos por Correos, con identificación de cada uno de ellos, con el fin de poder tomar las medidas necesarias desde la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx para segundos envíos o estudios de los motivos de la devolución. Se valorará la incorporación de la causa de devolución indicada por el distribuidor.
En especial, y para el caso de segundos envíos, se incluye la grabación de las cartas devueltas, y su conversión en un fichero comprensivo de las referencias de los documentos no entregados para su nueva generación.
A petición expresa de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx para los casos en que ésta establezca, revisión formal de los acuses de recibo devueltos por Correos, sobre los requisitos establecidos en la normativa para la gestión de las notificaciones (firmas y sellos, xxxxx xx xxxxxxxx correctas de resultados, congruencia entre éstas y con el resultado Sicer, existencia de fechas/horas, horas de realización entre primer y segundo envío, etc...). Estas validaciones se someterán al protocolo que establezca la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, e incluirá el control de la devolución física y nueva recepción del acuse de recibo con Correos previo a su digitalización.
Se realizarán labores complementarias de grabación de datos en el caso en que se remita por el contribuyente información para su devolución en sobre franqueado enviado previamente.
Elaboración de estadísticas periódicas y mantenimiento de un inventario automatizado y actualizado, vía servicios web, del estado de todas las remesas, identificadas unívocamente, en relación a los resultados de notificaciones y a la digitalización y tratamiento del acuse de recibo. Aportando información detallada de las fechas de devolución, tramitación, intentos de notificación, totales, tipo de envío, tipo de documento y otros datos que pudieran estipularse.
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El intercambio de información entre la empresa concesionaria y la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx se realizará preferentemente a través de procedimientos automatizados de transferencia de ficheros y servicios web.
2.5. Almacenamiento físico
Trasiego físico de los documentos con Correos y Telégrafos referente a la remisión de los envíos y devolución de los mismos. Preparación de los documentos físicos devueltos por correos para archivo, de acuerdo con las instrucciones que se den desde la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
La preparación de todo tipo de documentación tras su digitalización que haya de devolverse a la ATSe para su archivo se efectuará en cajas de cartón (debidamente normalizadas por la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx) siendo su coste asumido por la empresa adjudicataria del presente contrato.
Destrucción física segura de la información y las cartas devueltas por Xxxxxxx y Telégrafos, previa expresa confirmación por remesa, en el caso en que lo decidiera la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
Todos los costes de traslados de documentación física y destrucción de documentación que se deriven de este contrato irán a cargo del adjudicatario, debiendo realizarse éstos con la periodicidad que se establezca, previa expresa confirmación y de acuerdo con las instrucciones que se den desde la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
2.6 Almacenamiento digital y consulta
Almacenamiento de toda la documentación impresa y digitalizada en base de datos y sistemas de información compatibles con los utilizados en la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
Se efectuarán salvaguardas periódicas de la base de datos que se remitirán a la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx para su custodia. Se facturará de acuerdo con el apartado 6 de este pliego el coste de la introducción en la base de datos de los nuevos documentos impresos y/o digitalizados que se establezcan.
Serán a cuenta de la empresa adjudicataria todo tipo de trabajos de desarrollo en el software de tipo técnico que sean necesarios para que el acceso vía consulta o web service a la base de datos, cumpla todos los requisitos de consulta, descarga de documentación, agregación de documentos, órdenes de consulta, y metodologías ordenadas desde la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx con el fin de hacer eficaz y operativo el acceso a la información.
Igualmente serán a cuenta de la empresa adjudicataria los trabajos de desarrollo relacionados con el tratamiento de la información y puesta a disposición de toda la documentación almacenada en la base de datos para su incorporación al Sistema de Gestión Documental de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
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2.7. Firma y notificación electrónica
Estando en desarrollo los sistemas necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales contenidas en las Leyes 39/2015 y 40/2015 en relación a la notificaciones electrónicas, la empresa prestadora del servicio de acuerdo con los requerimientos técnicos e instrucciones dadas por la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx, realizará las tareas necesarias para la integración con los Sistemas Corporativos de Firma electrónica y Notificación Electrónica.
3. Requerimientos técnicos para la prestación del servicio
Para la adecuada prestación del servicio debe ponerse a disposición del mismo:
• Sistemas de Impresión industrial láser de alta velocidad (mínimo 400 impresiones por minuto), resolución mínima de 600 dpi en color negro y escala de grises, a doble cara.
• Maquinaria de acabado industrial: ensobradoras (mín 6.000 sobres por hora y máquina), plegadoras, guillotinas, retractilado y termosellado.
• Software de formateo y composición de documentos de gran volumen.
o Generación nativa a formato AFP (Advanced Function Presentation) ISO 18565, u otros formatos equivalentes utilizados para impresión masiva.
o Salidas múltiples: PDF, PDF/A, AFP, TIFF, HTML, RDI, ETC.
o Entradas múltiples: XML, TXT, SAP, AEB, SQL, JSON, ETC.
o Gestión e inclusión de marcas de ensobrado, secuencia y control.
o Posibilidad de incorporar cualquier gráfico o histograma xxx xxxxxxx.
• Espacio necesario donde almacenar y custodiar los procesos finalizados hasta la retirada de los mismos por el servicio de Correos o mensajería de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
• Ancho xx xxxxx mínimo de 20 mbps simétrico que garantice la transmisión de los ficheros y la prestación de los servicios de consulta e intercambio de información.
4. Implantación del servicio, contingencias y finalización.
Debe garantizarse la continuidad en la prestación del servicio durante toda la duración del contrato y, en especial, al inicio del mismo, en situaciones de contingencia y a su finalización. Para ello, el adjudicatario, y de acuerdo con su oferta técnica, debe presentar al inicio del contrato los tres planes detallados para la implantación, para situaciones de contingencia y para la finalización del servicio.
En cuanto a la fase de implantación, tendrá una duración máxima de 1 mes y tiene como objetivo la transición ordenada y puesta en marcha del servicio sin interrupción en la atención de necesidades de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx. La reunión de lanzamiento del proyecto y puesta en marcha del servicio, entre la empresa adjudicataria y la dirección del servicio, tendrá lugar dentro de los dos días siguientes, y en ella habrá de presentarse el cronograma detallado de la implantación que contemple las siguientes aspectos:
• Estructura dedicada con definición de responsabilidades.
• Cronograma del plan de transición, descripción de actividades y plazos de las mismas.
• Habilitación y despliegue de los sistemas informáticos y de comunicación necesarios para el desarrollo de la prestación de los servicios.
• Seguimiento y control del plan, incluidas las pruebas de funcionamiento.
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• Todas las restantes actividades necesarias para el correcto inicio de la prestación de los servicios
Igualmente el adjudicatario, en el primer mes de prestación del servicio, ha de concretar el plan de contingencia ante incidencias de diversa naturaleza que puedan surgir, de manera que no se afecte a la operativa de los servicios. El plan detallará los recursos humanos y técnicos que dispondrá el adjudicatario para hacer frente a estas incidencias de distinta gravedad durante toda la duración del contrato y a fin de garantizar la continuidad en la prestación.
Dos meses antes de la finalización del servicio, se iniciará el plan de devolución del servicio para el despliegue ordenado de todas las acciones necesarias que garanticen la continuidad del servicio hasta su finalización y, paralelamente, la transición ordenada del servicio a la empresa entrante.
El adjudicatario deberá ejecutar el plan de devolución de forma simultánea a la prestación ordinaria de los servicios, disponiendo a su cargo los recursos necesarios, que contemplará:
• Estructura dedicada con definición de responsabilidades.
• Plan de devolución y descripción de actividades.
El adjudicatario deberá ejecutar el plan de devolución de los servicios en coordinación con el plan de transición propuesto por el nuevo adjudicatario.
5. Plazo de ejecución
Veinticuatro meses contados desde el 7 de octubre de 2018 o desde la fecha de formalización del contrato, si ésta fuere posterior a aquélla.
El contrato podrán ser objeto de una o varias prórrogas con un plazo máximo de veinticuatro mensualidades.
6.-Instrucciones para la formulación de la oferta económica relativa a la impresión masiva de documentos y estimaciones anuales
A fin de facilitar la valoración de la oferta económica incluida en los criterios de adjudicación, los precios unitarios ofertados por los licitadores deberán incluir el coste del papel y del sobre, en su caso, y de todos los trabajos previos o posteriores relacionados con la gestión del documento impreso establecido en este pliego, es decir, deberán comprender:
o El coste por impresión completa, y puesta y recepción en Correos de documentos (de acuerdo con las especificaciones xxx xxxxxx).
o El coste por recogida y distribución física de documentación en las oficinas de la ATSe.
o El coste por impresión de folletos.
o El coste por almacenamiento de datos en BD Documental.
o El coste por almacenamiento de datos en Gestor documental de la ATSe.
o El coste por digitalización del acuse de recibo.
o El coste por revisión formal completa del acuse de recibo (de acuerdo con las especificaciones xxx xxxxxx).
• El papel autoensobrable debe tener un cuerpo en otro color, para imprimir el acuse.
• El papel se corresponde a documentos entre 8 y 12 pulgadas. Una cara equivaldrá a tres tercios a efectos de las ofertas que se remitan.
• El precio ofertado debe ser por unidad.
• El precio no incluirá el I.V.A., que se hará constar en partida independiente.
• Los precios unitarios ofertados no incluirán más de tres decimales.
• Para la valoración de la oferta económica del licitador (Apartado 4 del Anexo I al Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares), la suma total del resultado de la multiplicación de los precios unitarios por los consumos previstos en este apartado incluirá sólo dos decimales por redondeo.
Para la correcta formulación de la oferta, los licitadores deberán presentar precios unitarios por los siguientes conceptos:
• 1 A4, 1 cara, sobre.
• A4 adicionales, 1 cara, sobre.
• 1 A4, 2 caras, sobre.
• A4 adicionales 2 caras, sobre.
• 1 A4, 1 cara, sobre, acuse de recibo integrado.
• A4 adicionales 1 cara, sobre, acuse de recibo integrado.
• 1 A4, 2 caras, sobre, acuse de recibo integrado.
• A4 adicionales, 2 caras, sobre, acuse de recibo integrado.
• Folletos.
• Digitalización de acuse de recibo.
• Almacenamiento imágenes.
• Almacenamiento impresión.
• Almacenamiento de acuses de recibo.
A efectos de valoración del contrato por las empresas que se presenten a la licitación, se establecen las siguientes estimaciones anuales de tiradas de impresión y preparación para distribución:
PREVISIÓN 1 AÑO IMPRESIÓN | Unidades |
1 A4, 1 cara, sobre | 500.000 |
A4 adicionales, 1 cara, sobre | 100.000 |
1 A4, 2 caras, sobre | 500.000 |
A4 adicionales, 2 caras, sobre | 100.000 |
1 A4, 1 cara, sobre, acuse de recibo integrado | 200.000 |
A4 adicionales, 1 cara, sobre, acuse de recibo integrado | 130.000 |
1 A4, 2 caras, sobre, acuse de recibo integrado | 800.000 |
A4 adicionales, 2 caras, sobre, acuse de recibo integrado | 130.000 |
Folletos | 35.000 |
Digitalización de acuse de recibo | 11.150 |
Almacenamiento imágenes | 190.000 |
Almacenamiento impresión | 1.000.000 |
Almacenamiento de acuses de recibo | 1.000.000 |
7.- Organización del Servicio
La organización del servicio permitirá obtener un seguimiento formal del mismo durante toda su duración. Se establecen las siguientes figuras y órganos de dirección del proyecto.
Comité de Dirección.- Formado por los representantes de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx y de la empresa adjudicataria. Tiene por finalidad el control y seguimiento de los trabajos. Forman parte de él:
• Directora del Departamento de Recaudación.
• Directora del Departamento de Gestión de Ingresos
• Directora del Departamento de Gestión de Sanciones
• Directora del Departamento de Informática
• Dirección del proyecto: Responsable funcional y técnico.
• Jefe de proyecto de la empresa contratista
Dirección del proyecto.- Se designará a un responsable funcional y un responsable técnico que asumirán para la adecuada dirección del proyecto las siguientes funciones:
• Supervisión y seguimiento de la correcta realización de todo el trabajo asociado al servicio. Para ello, al inicio de la prestación del servicio se establecerá junto con la empresa adjudicataria la periodicidad de las reuniones de seguimiento del servicio entre la Dirección del Proyecto y el/ la Jefe de Proyecto.
• Participar en el análisis y en la planificación de los trabajos.
• Velar por el nivel de calidad de los trabajos, garantizando que las tareas de impresión y gestión documental demandadas por los distintos Departamentos de la Agencia se ajusten a la disponibilidad presupuestaria del contrato.
• Participar en los estudios que se realicen para la toma de decisiones tecnológicas necesarias para el desarrollo adecuado de los trabajos.
• Facilitar al adjudicatario el acceso a la información necesaria para la realización de su trabajo
• Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones estipuladas en este documento.
• Informar de cualquier incidencia que pueda afectar al normal desarrollo de los trabajos.
• Marcar e indicar al adjudicatario todos las instrucciones que sean precisas para la definición detallada, especificaciones de requisitos y gestión de las tareas a realizar de acuerdo con lo indicado en este pliego.
• Convocar las reuniones del Comité de Dirección con la periodicidad que se establezca al inicio de los trabajos y cuando las circunstancias lo estimen necesario.
• Decidir, ateniéndose a las directrices del Comité de Dirección, sobre todos los aspectos técnicos y funcionales sobrevenidos durante la ejecución de los trabajos, o sobre los que surjan dudas o no estén suficientemente especificados en estos pliegos.
• Comunicar a la empresa los protocolos de comunicación, incluyendo los sistemas de web de envío y comunicación de incidencias y peticiones que serán utilizados entre los usuarios de los distintos departamentos de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx demandantes de los servicios de este pliego.
• Realizar el seguimiento de los trabajos y peticiones reportados a fin de mantener su coordinación y dirección unificada de los trabajos.
• Aprobar y dar conformidad a las propuestas de modificación que se formulen por el Jefe de Proyecto que se estimen necesarias para la mejora o mantenimiento de la calidad de prestación del servicio.
Jefatura del proyecto.- Es el/la responsable jerárquico/a nombrado/a por la empresa adjudicataria y se responsabilizará de:
● Actuar como interlocución de la adjudicataria a lo largo del desarrollo del servicio.
● Informar a la Dirección del Proyecto del avance y situación de los trabajos realizados en las reuniones de seguimiento o a requerimiento de este.
● Participar en los estudios que se realicen para toma de decisiones necesarias para el desarrollo adecuado del servicio.
● Dirigir y coordinar a las personas y entidades que intervengan en el proyecto, ostentando su representación en sus relaciones con el Ayuntamiento xx Xxxxxxx en lo referente a la ejecución de los trabajos.
● Planificar todos los aspectos del servicio.
● Organizar la ejecución del servicio de acuerdo con el Programa de realización de los trabajos y poner en práctica las instrucciones de la Dirección del Proyecto.
● Responder ante la Dirección del Proyecto de la realización de los procesos realizados.
● Proponer a la Dirección del Proyecto las modificaciones que estime necesarias, surgidas durante el desarrollo de los trabajos.
● Asegurar el nivel de calidad de los trabajos.
● Presentar a la Dirección del Proyecto, para su aprobación, los resultados parciales y totales de la realización del proyecto.
8.- Gestión de los trabajos,Informes, entregables y facturación
Al inicio del contrato, se implantará un sistema web de comunicación de peticiones e incidencias que permita la comunicación, respuesta y seguimiento de las mismas entre la dirección del proyecto, los usuarios de los servicios de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx que se determinen en cada departamento y la empresa adjudicataria. Serán a cuenta de la empresa adjudicataria los trabajos de implantación y mantenimiento de la herramienta, puesta a disposición de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx y formación de usuarios, en su caso.
La empresa adjudicataria presentará a la Dirección del Proyecto para su análisis y validación un informe mensual descriptivo y detallado de los servicios realizados, sin perjuicio de la obligación de establecer y mantener un sistema de seguimiento de estado de remesas , sus resultados, etc. al que se hace referencia en el penúltimo xxxxxxx xxx xxxxxxxx 0. 0 xx xxxx pliego.
Dicho informe será preceptivo y necesario para el conforme y recepción de los servicios del periodo al que se refieran.
Las facturas de los servicios prestados, serán presentadas con la periodicidad establecida en los pliegos de cláusulas administrativas particulares, y en todo caso, deben corresponder a los servicios relacionados y conformados previamente en los informes mensuales presentados.
9. Protección de datos
En relación con las bases de datos, informaciones, etc. que la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx pudiera poner a disposición de la empresa adjudicataria, ésta quedará automáticamente obligada a guardar estricta confidencialidad y secreto profesional respecto de los mismos y será de su exclusiva responsabilidad observar cuantas prevenciones contempla la legislación vigente respecto a la seguridad y confidencialidad en el uso de la misma.
El cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal y en materia tributaria y de derechos del contribuyente será especialmente vigilado por la empresa, debiendo establecer los mecanismos jurídicos que resulten necesarios en los posibles contratos que pudiera establecer con otras empresas para la gestión y soporte de la infraestructura con el fin de velar por dicho cumplimiento, y para los cuales necesitará autorización expresa de la Agencia Tributaria xx Xxxxxxx.
Sevilla, a la fecha indicada en el pie de firma del presente documento La Directora del Departamento de Informática de la ATSe.
ÓRGANO APROBANTE Y FECHA
Fdo. Carolina Feu Xxxxxx
Enterado, Sevilla, a
El Adjudicatario