PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE CONSULTORÍA Y ASISTENCIA PARA EL ANÁLISIS Y OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LIMPIEZA EN ADIF Y ADIF-ALTA VELOCIDAD
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
8 xx xxxxx de 2017
ÍNDICE
3. DESCRIPCION DE LOS TRABAJOS A REALIZAR 3
4. CONSISTENCIAS DE LOS TRABAJOS A REALIZAR 5
5. PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Y VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 5
6. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 6
7. REQUISITOS DE CALIDAD TÉCNICA 9
8. FACTURACIÓN DE LOS TRABAJOS 7
9. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS TRABAJOS 8
10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 8
12. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS 9
14. SEGUIMIENTO DEL SERVICIO Y CONTROL DE CALIDAD 11
1. INTRODUCCIÓN.
En la actualidad los servicios de limpieza en ADIF y ADIF-Alta Velocidad se vienen realizando generalmente mediante la contratación individual o conjunta de edificios, estaciones o complejos de instalaciones, normalmente de forma separada por cada Dirección o Área de acuerdo a la estructura organizativa de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, situación que produce la existencia de numerosos contratos para la prestación de los servicios de limpieza y la aplicación de criterios diferentes.
Es por ello que cabe la agregación de la demanda en un único marco en el cual se contemple la licitación y ejecución de los servicios de limpieza de forma unificada con unos criterios comunes y en el que se contemplen los siguientes objetivos:
• Conseguir una optimización de la gestión del servicio en un marco general en el que sea posible obtener economías de escala en los costes de la actividad.
• Establecer una gestión más simplificada y un modelo de control de calidad del servicio que permita valorar los resultados de forma objetiva, que facilite la implicación de las empresas contratistas de limpieza en los objetivos de nivel de servicio y su relación con el precio.
• Establecer un modelo homogéneo del servicio de limpieza que cubra las necesidades de diferentes Direcciones y Áreas organizativas con alcance ADIF y ADIF-Alta Velocidad, para todo el territorio nacional, considerando unos valores comunes de calidad, eficacia y profesionalidad del servicio de limpieza.
A través del presente contrato, se pretende el servicio de Consultoría y Asistencia para la consecución por parte ADIF de los objetivos descritos.
2. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del presente contrato es el servicio de consultoría y asistencia para el análisis y optimización de la gestión de los servicios de limpieza en ADIF y ADIF- Alta Velocidad, consistente en el análisis y diagnóstico de las necesidades destinadas a la optimización y racionalización de la gestión de los servicios de limpieza en ADIF y de ADIF-Alta Velocidad.
3. DESCRIPCION DE LOS TRABAJOS A REALIZAR
En la actualidad, ADIF y ADIF-Alta Velocidad cuentan con multitud de dependencias, repartidas por todo el territorio peninsular español, cuya limpieza se gestiona a través de numerosos contratos.
En relación con el alcance del objeto del contrato, los trabajos a desarrollar por la empresa CONTRATISTA serán los siguientes:
1º ANÁLISIS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y ESPACIOS DE ADIF Y ADIF – Alta Velocidad SUJETOS A LIMPIEZA CON SUS CONSISTENCIAS Y SISTEMA DE GESTIÓN ACTUALES.
• Análisis y diagnóstico de la situación actual y de los contratos de servicios de limpieza en los centros de trabajo de ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
• Obtención de la información y datos necesarios de las diferentes áreas de ADIF y ADIF-Alta Velocidad (planos y delimitación de superficies de superficies a limpiar, tipologías de limpieza, etc.), con el fin de identificar posibles oportunidades de optimización, de ajuste de consistencias y otras medidas de mejora de la gestión y su priorización.
2º IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y OPTIMIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN PLAN INTEGRAL DE ACTUACIÓN.
Concluidos los trabajos descritos en el punto 1º, el CONTRATISTA procederá a:
• Identificar las oportunidades y medidas de mejora de la gestión a adoptar por cada área de actividad de ADIF y ADIF-Alta Velocidad (nuevo mapa de consistencias, actualización de rendimientos en función de la maquinaria empleada, actualización o novación del modelo de definición y evaluación de necesidades mediante fichas gama u otros modelos existentes de definición de necesidades, aportaciones al modelo de control de calidad, etc.).
• Estudio de las distintas alternativas que, basado en el análisis de la situación actual y las posibilidades que pudieran ofrecer los Convenios Colectivos de los trabajadores que vienen desempeñando estos servicios de limpieza, proponga las mejoras a implantar.
• Elaborar un Plan de Actuación que englobe el conjunto de acciones y tareas a emprender para la optimización en la gestión de los servicios de limpieza, las actuaciones concretas a llevar a cabo y las medidas de mejora para la consecución de los objetivos establecidos. Dicho Plan deberá plantear, en particular, la posibilidad de una gestión agregada de los contratos, con especial atención al plazo de vigencia actual de los mismos. Igualmente, deberá plantear medidas encaminadas a establecer un adecuado seguimiento, por parte de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, de la calidad y de la correcta ejecución de los contratos.
• Elaborar una propuesta de adecuación técnico/organizativa de los recursos de gestión en ADIF y ADIF-Alta Velocidad en función de los lotes de contratación definidos y del modelo de dirección, control y seguimiento de la actividad que se recoja en el Plan de Actuación.
3º ASESORAMIENTO EN LA LICITACIÓN
• Asesoramiento en la preparación de la licitación correspondiente en función del enfoque global con el que ADIF y ADIF Alta-Velocidad pretenden abordar la contratación del servicio. La contratación y adjudicación de los nuevos contratos de limpieza se efectuará conforme a los procedimientos de contratación en vigor establecidos en ADIF y ADIF-Alta Velocidad
• Asesoramiento y asistencia a ADIF y ADIF-Alta Velocidad en la interlocución con los licitadores potenciales durante la fase de preparación de propuestas, incluyendo, en su caso, el asesoramiento en la revisión xxx Xxxxxx de
Prescripciones Técnicas y anexos correspondientes de forma previa a la publicación de su licitación.
• Soporte técnico global a ADIF y ADIF-Alta Velocidad durante todo el proceso de licitación en función de necesidades puntuales que pudieran precisarse (presentaciones a la Dirección, informaciones adicionales, situaciones xxx xxxxxxx, etc.).
4. CONSISTENCIAS DE LOS TRABAJOS A REALIZAR
Elaboración por el CONTRATISTA y entrega a ADIF y ADIF-Alta Velocidad de los entregables siguientes:
• Diagnóstico de situación, oportunidades de mejora y estudio de alternativas.
• Plan de Actuación.
• Propuesta de adecuación técnico/organizativa de los recursos de gestión.
• Propuesta xx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas para la contratación de los servicios de limpieza.
• Documentación complementaria para preparación de la licitación correspondiente a los servicios de limpieza.
• En relación al Asesoramiento a la licitación, elaboración de presentaciones e informes para información o comunicación a la Dirección de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, a requerimiento del Director de Contrato, hasta un máximo de 4 informes, sin considerar en ésta cantidad los posibles borradores o versiones previas elaboradas antes de considerarse definitivos.
Esta documentación incluirá la información de detalle conforme se describe en el apartado de Descripción de los trabajos a realizar y especificaciones del presente Pliego de Prescripciones Técnicas y conforme a la Oferta Técnica presentada por el CONTRATISTA.
La documentación se presentará inicialmente como borrador al/los Director/es del Contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, para su análisis y en su caso aportación de observaciones a la misma. Posteriormente una vez modificada por el CONTRATISTA, de acuerdo a las indicaciones del/los Director/es del Contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, se presentará la documentación definitiva.
5. PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Y VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
El precio máximo de licitación es de TRESCIENTOS MIL (300.000,00) EUROS, I.V.A. no incluido.
6. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo máximo de ejecución de los trabajos es de 12 meses en el cual se tendrán los dos períodos siguientes:
Período 1: Plazo 3 meses.
Conforme a las consistencias establecidas, se considerarán los plazos parciales siguientes:
• Entrega del diagnóstico de situación, oportunidades de mejora y estudio de alternativas: plazo máximo de 6 semanas desde la firma del contrato.
• Entrega del Plan de Actuación: plazo máximo de 9 semanas desde la firma del contrato.
• Entrega de la Propuesta de adecuación técnico/organizativa de los recursos de gestión: plazo máximo de 10 semanas desde la firma del contrato.
• Entrega de la propuesta xx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas y de la documentación complementaria (descripciones, planos, elementos materiales, etc.) para la elaboración xxx Xxxxxx de Condiciones Particulares para la contratación de los servicios de limpieza: plazo máximo de 3 meses desde el día siguiente a la firma del contrato.
Período 2: Plazo de 9 meses, contado a partir de la finalización del Período 1, para el asesoramiento en la licitación.
El plazo de duración de este Período 2 se establece en consideración al plazo de licitación y adjudicación por ADIF y ADIF-Alta Velocidad de la propuesta efectuada por el CONTRATISTA en el Período 1.
7. REQUISITOS DE CALIDAD TÉCNICA
La calidad de los trabajos a efectuar deberá asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos en el apartado 1 “Introducción”, teniéndose como requisitos de calidad técnica los siguientes:
• Establecimiento de una metodología y plan del proyecto, específica para los trabajos correspondientes a cada fase.
• Disponibilidad de las unidades técnicas precisas para la ejecución, de cantidad y cualificación de los recursos humanos y de los medios técnicos necesarios.
• Precisión de la metodología y recursos de control de calidad de los trabajos.
Los términos indicados, y otros aspectos de interés, se establecerán en el Cuadro de Características del Contrato xxx Xxxxxx de Condiciones Particulares como requisitos de presentación de la Oferta Técnica.
8. FACTURACIÓN DE LOS TRABAJOS
La facturación de los trabajos se efectuará por el CONTRATISTA a la recepción de conformidad por parte de ADIF y ADIF-Alta Velocidad de los servicios contratados, emitiéndose las facturas conforme a la siguiente división:
CONCEPTO | % sobre Presupuesto de adjudicación | |
PERIODO 1 | Entrega del Diagnóstico de situación, oportunidades de mejora y estudio de alternativas | 15% |
Entrega del Plan de Actuación para la mejora de la gestión de los servicios de limpieza y de la Propuesta de adecuación técnico/organizativa. | 15% | |
Entrega de la Propuesta de adecuación técnico/organizativa de los recursos de gestión | 15% | |
Entrega xxx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas y documentación complementaria para la contratación de los servicios de limpieza | 30% | |
PERIODO 2 | Asesoramiento en la licitación. La parte correspondiente a este concepto se facturará a la finalización de la licitación para el establecimiento del nuevo contrato o contratos de limpieza de ámbito ADIF y ADIF-Alta Velocidad (*) | 25% |
(*) Si ADIF promueve más de una licitación para el establecimiento del nuevo contrato o contratos de limpieza, este concepto se entenderá realizado en referencia a la primera licitación que se promueva al respecto. En caso de no iniciarse ninguna licitación, no procederá el abono de dicho concepto.
Para la tramitación y pago de las facturas, el CONTRATISTA tendrá la obligación de facilitar al Director de Contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, junto a las facturas, los documentos justificativos vinculados al correcto cumplimiento de las obligaciones laborales y en materia de seguridad social, en las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones Particulares y Pliego de Condiciones Generales, de acuerdo a la normativa en vigor.
Para la tramitación y pago de las facturas, el CONTRATISTA tendrá la obligación de desglosar los importes por entidad, ADIF y ADIF-Alta Velocidad, si ello fuera requerido por el Director de Contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
Tras la fecha de finalización del contrato, en el plazo máximo de un (1) mes, se elaborará de forma conjunta, por ambas partes, un Certificado de Conformidad de los Trabajos, documento que se elaborará conforme al formato normalizado por ADIF y ADIF-Alta Velocidad en vigor a la fecha de su establecimiento, que permitirá formalizar la recepción de los trabajos.
9. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS TRABAJOS
Una vez elaborados los trabajos se entregarán DOS (2) copias en soporte informático, CD o USB, y formato ”abierto” ( textos en Word, presupuesto y tablas en Excel o similar, planos en dwg) y UNA (1) copia en formato “pdf” para su revisión por los responsables de ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
Una vez finalizados los trabajos, y con el visto bueno del/los Responsable/s del contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, se entregarán TRES (3) copias en formato papel y CUATRO (4) copias en soporte informático CD o USB, dos de ellas en formato “pdf” y dos copias en formato “abierto”.
10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
El CONTRATISTA deberá cumplir con las obligaciones establecidas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, en el Pliego de Condiciones Particulares y en el Pliego de Condiciones Generales.
El CONTRATISTA está obligado a dar adecuado cumplimiento al artículo 24 de la ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, al R. D. 171/2004 por el que se desarrolla el precitado artículo y a la demás normativa en materia de coordinación de actividades empresariales para la prevención de los riesgos laborales, obligándose a utilizar los medios de coordinación y los sistemas y procedimientos de información que ADIF y ADIF-Alta Velocidad designen.
Durante la ejecución del contrato, las visitas a los centros de trabajo, estaciones o dependencias de ADIF y ADIF-Alta Velocidad en todos los casos deberán ser previamente concertadas con los responsables de las mismas, al objeto de minimizar la afección a la explotación normal de las diferentes dependencias.
La información que ADIF y ADIF-Alta Velocidad facilitarán al CONTRATISTA será aquella de la que disponga. Si, para la realización de los trabajos, la misma no fuera todo lo completa que fuera deseable, por el CONTRATISTA se realizarán los trabajos necesarios para el buen fin de los trabajos a efectuar, incluidas mediciones y planimetría si ello fuera necesario.
11. PENALIZACIONES
El CONTRATISTA queda obligado al cumplimiento del plazo de ejecución del contrato y al cumplimiento de los plazos de hitos parciales establecidos como entregables.
El incumplimiento de los plazos de ejecución por causa imputable al CONTRATISTA dará lugar a que incurra en xxxx de manera automática, sin que sea precisa intimación por parte de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, siendo de aplicación las penalizaciones que resulten de aplicar las siguientes reglas:
- Un 2 % del importe de la facturación correspondiente a cada una de las entregas establecidas en el periodo 1 por cada 15 días de retraso en el plazo establecido para la realización de las mismas.
- Un 2% de la facturación correspondiente a la parte de Asesoramiento en la licitación por la no atención, a petición del Director del Contrato, de elaboración de la documentación indicada en las consistencias establecidas en el período 2.
El pago de las penas pecuniarias no sustituirá el resarcimiento de daños y perjuicios por incumplimiento del CONTRATISTA ni le eximirá de cumplir con las obligaciones contractuales, pudiendo ADIF y ADIF-Alta Velocidad exigir conjuntamente el cumplimiento de dichas obligaciones y la satisfacción de las penas pecuniarias estipuladas que se imputarán a factura o a fianza, sin perjuicio de que ADIF y ADIF- Alta Velocidad pueda optar por la resolución del contrato y la reclamación de daños y perjuicios al CONTRATISTA.
12. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
El CONTRATISTA vendrá obligado a guardar la más estricta confidencialidad sobre el contenido del contrato así como los datos o información a la que pueda tener acceso o generar como consecuencia de la ejecución del mismo, pudiendo únicamente poner en conocimiento de terceros aquellos extremos que ADIF y ADIF-Alta Velocidad le autorice por escrito y a usar dicha información a los exclusivos fines de la ejecución del contrato.
En la medida en que las prestaciones y el cumplimiento del presente contrato impliquen un acceso del CONTRATISTA a datos de carácter personal incorporados a los Ficheros de los que sean titulares ADIF y ADIF-Alta Velocidad, el tratamiento de dichos datos por parte del CONTRATISTA deberá realizarse en la forma y condiciones siguientes:
• El acceso del CONTRATISTA a los datos del fichero para la prestación de servicios pactado en el contrato no tendrá la consideración legal de comunicación o cesión de datos a los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 23 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, sino de acceso por cuenta xx xxxxxxx según lo previsto en el artículo 12 de la citada Ley Orgánica. Los datos del fichero serán propiedad exclusiva de ADIF y ADIF-Alta Velocidad extendiéndose esta titularidad a cuantas elaboraciones realice el CONTRATISTA con ocasión del cumplimiento del contrato.
• A los efectos de la prestación de servicios por parte del CONTRATISTA a ADIF y ADIF-Alta Velocidad, el primero tendrá la condición de encargado del tratamiento y se sujetará al deber de confidencialidad y seguridad de los datos personales a los que tenga acceso conforme a lo previsto en la normativa que resulte aplicable, obligándose específicamente a lo siguiente:
• A utilizar y aplicar los datos personales a los exclusivos fines del cumplimiento del objeto del contrato.
• A adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias establecidas en el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999 y en las normas reglamentarias que la desarrollen, que garanticen la seguridad de los datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos objeto de tratamiento y los riesgos a que los mismos estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. En todo caso se obliga a aplicar las medidas de seguridad del nivel que correspondan en función de los datos a tratar de conformidad con lo previsto en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
• A mantener la más absoluta confidencialidad sobre los datos personales a los que tenga acceso para la prestación de servicios así como sobre los que resulten de su tratamiento cualquiera que sea el soporte en el que se hubieren obtenido.
• A no comunicar o ceder los datos del fichero a otra persona, ni siquiera para su conservación, debiendo destruir los datos personales a los que haya tenido acceso, así como los resultados derivados de su tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en los que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento, salvo que ADIF y ADIF-Alta Velocidad requiera que le sean devueltos.
• A guardar secreto profesional de todos los datos de carácter personal que conozca o a los que tenga acceso en ejecución del contrato. Igualmente se obliga a custodiar e impedir el acceso a los datos de carácter personal a cualquier tercero ajeno. Las anteriores obligaciones se extienden a toda persona que pudiera intervenir en cualquier fase del tratamiento por cuenta del CONTRATISTA.
• A comunicar y hacer cumplir a sus empleados las obligaciones establecidas en los apartados anteriores y, en particular, las relativas al deber xx xxxxxxx y medidas de seguridad.
• A comunicar a ADIF y ADIF-Alta Velocidad cualquier incidencia de la que tenga conocimiento que pudiera influir en la exactitud y/o actualización de los datos así como en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los interesados.
El CONTRATISTA vendrá obligado a exonerar a ADIF y ADIF-Alta Velocidad de cualquier tipo de responsabilidad frente a terceros, por reclamaciones de cualquier índole que tengan origen en el incumplimiento de las obligaciones de protección de datos de carácter personal que le incumben en su condición de encargado del tratamiento, y responderá frente a la indicada Sociedad del resultado de dichas acciones. El CONTRATISTA vendrá también obligado a prestar su plena ayuda en el ejercicio de las acciones que correspondan a ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
El CONTRATISTA se compromete a comunicar a ADIF y ADIF-Alta Velocidad, de forma inmediata, cualquier falla en su sistema de tratamiento y gestión de la información
que haya tenido o pueda tener como consecuencia la puesta en conocimiento de terceros de información confidencial obtenida durante la ejecución del contrato.
A la finalización del contrato el CONTRATISTA quedará obligado a la entrega a ADIF y ADIF-Alta Velocidad, o destrucción en caso de ser solicitada, de cualquier información obtenida o generada como consecuencia de la prestación del servicio objeto del presente contrato.
13. SUBCONTRATACIÓN
No está autorizada la cesión ni la subcontratación de las prestaciones objeto de la presente contratación, sin la previa autorización por escrito de ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
Aunque se produzca la subcontratación consentida, se reputará, a todos los efectos, como único CONTRATISTA la empresa adjudicataria quien responderá de la total ejecución del contrato. En el caso de existencia de responsabilidad que tuviera origen o hubiera sido motivada por o con ocasión del servicio contratado, será el CONTRATISTA el que, en primer término, responderá frente a ADIF y ADIF-Alta Velocidad, sin perjuicio de la responsabilidad solidaria del SUBCONTRATISTA.
14. SEGUIMIENTO DEL SERVICIO Y CONTROL DE CALIDAD
El seguimiento del servicio en todas sus fases, se realizará por Responsables designados por ADIF y ADIF Alta Velocidad y los Responsables de la empresa CONTRATISTA, identificándose las siguientes figuras:
Director del contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad.
Quien efectuará la gestión del contrato, supervisión de tareas y la validación de los entregables responsabilidad del CONTRATISTA. E igualmente resolverá los problemas de interpretación de las cláusulas y especificaciones técnicas del contrato y será/n único/s interlocutor/es válido/s de ADIF y ADIF-Alta Velocidad con la empresa CONTRATISTA.
Responsable del contrato del CONTRATISTA.
Quien efectuará la interlocución a través del/los Responsable/s del contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad, siendo el responsable de las funciones administrativas relacionadas con la facturación de los trabajos, garantizar el control de calidad, seguimiento del servicio y su cumplimiento conforme a las condiciones establecidas, asistiendo a ADIF y ADIF-Alta Velocidad en los procesos de consulta que procedan.
Durante la vigencia del contrato el/los Director/es del contrato de ADIF y ADIF-Alta Velocidad coordinará/n las reuniones necesarias con objeto de realizar un control y seguimiento del contrato, pudiendo ser asistido por responsables técnicos de diferentes áreas organizativas de ADIF y ADIF-Alta velocidad.